Odnedavno je svima na usnama elektroničko upravljanje dokumentima kao jedan od alata za digitalnu transformaciju organizacija. Većina organizacija ili je već počela koristiti elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama, a ne samo s vladinim agencijama, ili to planiraju početi raditi u bliskoj budućnosti. Nažalost, još uvijek postoji određena zbrka u razumijevanju što je EDF među ugovornim stranama, pa bismo iz tog razloga željeli objasniti ovaj fenomen razumljivim i pristupačnim jezikom kako biste imali priliku donijeti informirani izbor.

Koje su prednosti EDI-ja s drugim ugovornim stranama?

Svaki stručnjak u financijskom odjelu svakodnevno izrađuje ili priprema dokumente s poreznim tijelima, mirovinskim fondom Rusije ili drugim državnim agencijama, kao i s poslovnim partnerima. Broj dokumenata nastalih u papirnatom obliku stalno se povećava i podrazumijeva ne samo dodatne troškove za papir i potrošni materijali za tiskanje, ali i troškove održavanja arhive, gdje se papiri moraju čuvati dulje vrijeme, što je vrlo precizno i ​​jasno regulirano važeće zakonodavstvo naša zemlja. Osim toga, puno se vremena troši na izradu, ispis i slanje dokumenata drugim stranama - to smanjuje ukupnu učinkovitost računovodstva. Kako bismo riješili ovaj problem, nudimo modernim tvrtkama da pređu na elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama.

Ako već automatizirate svoje poslovne procese, primjerice, radeći u programu VLSI Electronic Reporting, koji može značajno optimizirati sve što se tiče pripreme i generiranja raznih izvješća za većinu nadzornih tijela, onda bi tijek rada trebao biti sljedeći na putu digitalizacije . Možete automatizirati internu i vanjsku razmjenu dokumenata. Štoviše, vanjski EDF čini čuda i omogućuje organizacijama da dosegnu neviđene visine!

Ilustrirajmo što znači EDI s drugim ugovornim stranama konkretnim primjerima. Završetak svakog posla računovodstvena transakcija je čin obavljanja posla. Računovođa ga mora ispisati i poslati drugoj strani na potpisivanje. Nakon toga, dokument se mora objaviti i spremiti u arhivu. Sve to oduzima puno vremena i općenito je neučinkovito kada je to moguće učiniti elektroničkim putem. Ali takav primjer jasno ilustrira koliko su neovlašteni procesi vanjske interakcije suvremenih organizacija s njihovim suradnicima. Treba samo zamisliti kako će se optimizirati materijalni i vremenski troškovi nakon automatizacije ovih elementarnih radnji kroz uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima. Na primjer, slanje omotnice u drugi grad košta oko 50-60 rubalja i traje od 4 do 7 dana. Da biste to učinili u sustavu za upravljanje dokumentima (na primjer, u VLSI Electronic Document Management), potrošit ćete ne više od 9 rubalja, a sam proces će trajati nekoliko sekundi. Gotovo odmah nakon što kliknete na gumb "Pošalji", vaša će druga strana dobiti svoj primjerak i moći će poduzeti radnje koje se od njega zahtijevaju. Ekonomski učinak uvođenja EDI-a prilično je opipljiv, posebice za velike korporacije koje svakodnevno obavljaju niz transakcija sa svojim poslovnim partnerima.

Značajke organiziranja EDF-a s drugim ugovornim stranama

Mnogi su zainteresirani za potpuno prirodno pitanje - kako prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima s drugim stranama? Kako bi točno ovaj proces trebao biti strukturiran? Općenito, postoje dvije mogućnosti za razvoj događaja u ovom smjeru:

1. Izravna razmjena s drugom stranom. U tom slučaju morate sa svakim poslovnim partnerom sklopiti ugovor u kojem se slažete i upisujete osnovne uvjete za ovu vrstu interakcije. Međutim, kako ne biste sklopili puno ugovora, možete kupiti kvalificirani potpis. Usput, to se može učiniti povoljno i prilično brzo na web stranici EDS centra. Ovdje ćete pronaći bilo koji potpis za vaše poslovne potrebe. Odaberete li ovaj scenarij za rad s elektroničkim dokumentima, nećete biti opterećeni plaćanjem posrednicima;
2. Postoji i drugi način organiziranja EDF-a s suradnicima - rad ne izravno, već putem posredničke organizacije. No, imajte na umu da ćete odabirom ovog puta morati raditi preko posrednika, a prenosit ćete samo račune.

Naravno, prva opcija je mnogo poželjnija, jer vam omogućuje optimizaciju mnogih zadataka na području unutarnjeg i vanjskog tijeka rada.

Prilično je lako saznati možete li početi raditi s određenom drugom stranom. Najčešće, upravo u programu koji koristite, na kartici s podacima o tvrtki možete pronaći podatke o njenom statusu. Na primjer, VLSI će naznačiti:

• Organizacija koristi EDF;
• Organizacija ne koristi EDF, ali je primila poziv za korištenje EDF-a, ali još nije odgovorila;
• Organizacija ne koristi EDF i nije dobila poziv za korištenje EDF-a.

EDO: kako pozvati drugu stranu?

Ako druga strana s kojom vrlo često komunicirate ne koristi EDF i nije primila poziv za korištenje EDF-a, tada ga možete pozvati da se pridruži izravno u sustav. Da biste to učinili, pronađite ga u imeniku organizacija, provjerite status, uvjerite se da tvrtka nije spojena na VLSI, kliknite na ikonu zrakoplova i sustav će joj poslati pozivnicu.

U svakom slučaju, čak i ako ste poslali dokument drugoj stranci, a on nije povezan s EDF-om, tada će on sigurno dobiti e-mail na svoju e-mail adresu u kojoj se navodi da ste mu poslali pismo s uputama kako mu može pristupiti. U svakom slučaju, možete biti potpuno sigurni da će vaš dokument sigurno stići do primatelja.

Imate još pitanja? Pitajte naše konzultante!

Zamjenik generalnog direktora Taxcom LLC

Velika većina računovođa koristi specijalizirane računalne programe, podnose elektronička izvješća poreznoj upravi i fondovima. Pa zašto ne komunicirati "elektronički" i sa svojim suradnicima? Zašto ispisivati ​​hrpe papira kada možete stvoriti i pohraniti elektroničke dokumente? Kako to učiniti, rekli su nam u tvrtki koja pruža usluge elektroničkog upravljanja dokumentima.

Igore Vladimiroviču, recite nam što je to - elektroničko upravljanje dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Elektronsko upravljanje dokumentima je način organiziranja rada s dokumentima, kada se najveći dio njihovih izvornika generira u elektroničkom obliku, bez korištenja papirnatih medija. Napominjemo – kod takvog tijeka dokumenata u elektroničkom obliku nastaju izvornici, a ne samo elektroničke kopije papirnatih dokumenata. Elektronički dokumenti u odobrenim formatima mogu se pripremiti u većini računovodstvenih programa. No, da bi elektronički dokument bio pravno značajan, ne samo da mora biti u skladu s odobrenim formatima i imati obvezne podatke, već mora biti i potpisan elektroničkim potpisom.

Nakon izrade dokumenta, možete ga odmah potpisati elektroničkim potpisom u mnogim, iako ne svim, računovodstvenim programima.

Ako se elektronički dokument šalje drugoj stranci, isti se mora poslati u skladu s postupkom za razmjenu elektroničkih dokumenata.

A koja je to procedura za razmjenu elektroničkih dokumenata? Kojom vrstom elektroničkog potpisa treba biti potpisan elektronički dokument?

Zahvaljujemo na predloženoj temi intervjua glavnog računovođe LLC "Firma" ANIS-98 " Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva grad.

I.V. Murashkintsev: Ovaj će se postupak razlikovati za različite dokumente. Za e-račune postoje posebni, stroži zahtjevi. Moraju biti potpisani poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom i poslati putem operatera elektroničkog toka dokumenata. Nalog je odobren. Naredbom Ministarstva financija od 25. travnja 2011. broj 50n.

Unaprijeđeni kvalificirani elektronički potpis je analogni pečatu organizacije zajedno s potpisom odgovorne osobe. Uz njega je priložen kvalificirani certifikat ključa za provjeru. Samo akreditirana tijela za certifikaciju mogu izdavati takve elektroničke potpise. Zakon od 06.04.2011 br. 63-FZ... Dokumenti koji su potpisani elektroničkim digitalnim potpisom po starom Zakonu o EDS-u koji prestaje na snazi ​​od 1. srpnja Zakon od 10.01.2002 br. 1-FZ smatraju se potpisanima poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom.

U određenim industrijama, na primjer, u industriji nakita, poželjno je prenijeti preko operatera ne samo vanjske, već i neke interne dokumente organizacije. Interne dokumente obično nije potrebno potpisivati ​​pojačanim kvalificiranim potpisom. Odlukom same organizacije može se prilično ojačati nekvalificirano ili čak jednostavno Elektronički potpis.

Ojačane nekvalificirane potpise također izdaju tijela za ovjeravanje, a mogu biti jeftiniji od kvalificiranih. Jednostavan potpis je kod ili lozinka koja identificira tvorca dokumenta. Takav potpis možete staviti pomoću kompjuterski program i bit će jeftinije od kupnje poboljšanog potpisa.

Vanjski dokumenti, osim faktura, mogu se slati drugim stranama jednostavnom e-poštom. Po dogovoru stranaka, mogu se potpisati ili poboljšanim kvalificiranim ili poboljšanim nekvalificiranim elektroničkim potpisom. No, korištenje posebnog elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima je praktičnije, jer vam omogućuje da odmah primite obavijest da je vaš partner primio dokument. On ga, pak, može odmah potpisati i poslati vam.

Koji je najbolji način za početak implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Obično se tvrtke koje imaju mnogo kontrastranaka i veliki volumen vanjskog toka dokumenata odlučuju prijeći na korištenje elektroničkih dokumenata. Budući da je razmjena elektroničkih dokumenata, posebice računa, moguća samo uz zajednički dogovor stranaka stavka 1. čl. 169 Poreznog zakona Ruske Federacije, tada prvo trebate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima sa svojim stalnim suradnicima. Zatim morate odabrati operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima i s njim sklopiti ugovor. Popis operatera elektroničkog tijeka dokumenata uključenih u mrežu povjerenja Federalne porezne službe objavljen je na web stranica FTS-a .

Na koje kriterije je poželjno obratiti se pri odabiru operatera?

I.V. Murashkintsev: Operatori elektroničkog upravljanja dokumentima u pravilu omogućuju razmjenu elektroničkih dokumenata s nekoliko ugovornih strana u testnom načinu rada. Tijekom takvog "probnog rada" moći ćete razumjeti koje sučelje vam je prikladnije i hoće li biti lako kombinirati vaš računovodstveni program sa sustavom upravljanja dokumentima operatera.

Što je teže kombinirati računovodstveni program sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima, to će biti veći trošak implementacije sustava. Obratite pažnju na troškove slanja elektroničkih dokumenata. Obično se prijenos plaća na isti način kao u mobilnim komunikacijama: plaća "pozivatelj", odnosno pošiljatelj elektroničkog dokumenta. Često se zahtijeva slanje elektroničkih dokumenata u kompletu. U tom slučaju može se naplatiti slanje paketa dokumenata, na primjer, faktura i čin dovršenja ili faktura.

Je li obvezno istovremeno zaključiti ugovor s certifikacijskim centrom - organizacijom koja izdaje elektroničke potpise?

I.V. Murashkintsev: To je neophodno za vanjsko upravljanje dokumentima. Certifikacijski centar mora svim sudionicima u tijeku dokumenata osigurati elektroničke potpise. Tvrtke koje dostavljaju izvješća elektroničkim putem već su potpisale takve ugovore. Ako koristite samo interni tijek rada, to ovisi o vašoj želji. Interni dokumenti mogu se potpisati jednostavnim elektroničkim potpisom, te u tom slučaju nije potrebno sklapati ugovor s certifikacijskim centrom.

Mogu li druge strane koristiti različitim sustavima elektroničko upravljanje dokumentima? Ili možete dobiti dokumente samo ako ih je vaš partner poslao putem istog operatera?

I.V. Murashkintsev: Sada, nažalost, nema internog roaminga između operatera. Stoga se za primanje dokumenata potrebno povezati s istim operaterom na kojeg je povezana tvrtka koja šalje dokumente. Dakle, ako vaše druge ugovorne strane rade preko različitih operatera, kako biste razmijenili dokumente s drugim ugovornim stranama, morat ćete sklopiti ugovor sa svakim od operatera.

Nadamo se da će roaming funkcionirati tijekom ove godine i tada će biti moguće prihvatiti dokumente poslane preko drugih operatera.

Je li potrebno posebno propisati korištenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u ugovorima s izvođačima?

I.V. Murashkintsev: Ne, ne moraš. Dovoljno je razmijeniti redovne e-mailove (možda nisu ovjereni elektroničkim potpisom) ili papirnata pisma faksom, gdje se potvrđuje suglasnost za korištenje elektroničkih dokumenata. Dopis Ministarstva financija od 01.08.2011. broj 03-07-09 / 26... Ili, na primjer, jedna od ugovornih strana može pozvati drugu putem svog operatera, kao što je slučaj kada poziva prijatelje na društvenim mrežama, a drugi prihvaća taj poziv. Međutim, ako vaša druga strana ne želi primati dokumente elektroničkim putem, morat ćete mu nastaviti slati papirnate dokumente.

Pa, dogovorili smo se s partnerima, odabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Što dalje?

I.V. Murashkintsev: Sada morate prilagoditi poslovne procese u poduzeću za implementaciju elektroničkog upravljanja dokumentima pri radu s suradnicima:

izraditi i odobriti postupak elektroničkog upravljanja dokumentima;
imenovati osobe odgovorne za njegovo održavanje;
organizirati elektroničku arhivu primljenih i poslanih dokumenata;
u računovodstvenoj politici propisati pravila izrade, zaprimanja i pohrane elektroničkih dokumenata, imenovati odgovorne za formiranje i potpisivanje elektroničkih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektroničkih dokumenata mora imati elektronički potpis, jer svoj potpis ne možete prenijeti na druge osobe.

Trebam li ispisivati ​​i pohranjivati ​​elektroničke dokumente u papirnatom obliku?

I.V. Murashkintsev: Ne, nije potrebno, iako mnogi to nastavljaju raditi na starinski način. Svi poslani i primljeni elektronički dokumenti pohranjeni su u elektroničkoj arhivi. A vaša elektronička arhiva treba biti organizirana na način da, ako je potrebno, na primjer, na zahtjev porezne uprave, možete brzo pronaći tražene dokumente i poslati ih u ured u elektroničkom obliku, jer se sada prenosi elektroničko izvješćivanje .

A ako porezna uprava ili revizor zatraže papirnatu kopiju elektroničkog dokumenta, hoće li se vidjeti da se radi o preslici elektroničkog dokumenta i da je elektronički dokument potpisan od strane stranaka?

I.V. Murashkintsev: Elektronički dokument se može ispisati i dobiti papirnati primjerak. Ova kopija će se automatski ispisati da se radi o papirnatom primjerku elektroničkog dokumenta, a izvornik je potpisan elektroničkim potpisima stranaka. Papirnati primjerak, ako je ispravno sastavljen, odnosno ovjeren potpisom i pečatom organizacije ili ovjeren kod javnog bilježnika, može se koristiti na isti način kao i preslika izvorne papirnate isprave.

Mogu li se svi dokumenti izraditi elektroničkim putem?

I.V. Murashkintsev: Dokumenti se mogu izraditi u papirnatom i elektroničkom obliku. Ako je elektronički dokument potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom, jednak je papirnatom dokumentu potpisanom rukom. stavka 5. čl. 9. Zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ; stavka 1. čl. 6. Zakona od 06.04.2011. br. 63-FZ... Za fakturu, tovarni list TORG-12 i potvrdu o izvršenju odobreni su od strane Federalne porezne službe elektronički formati... Ostatak dokumenata može se izraditi u bilo kojem formatu, poput teksta ili pdf-a.

Ali postoji dokument koji se mora sastaviti na papiru. Ovo je tovarni list. Još nije moguće osigurati mogućnost njegovog elektroničkog čitanja na putu.

Osim toga, dokumenti koji reguliraju odnos između poslodavca i zaposlenika, na primjer, prijava za zapošljavanje, ugovor o radu, također moraju biti sastavljeni u papirnatom obliku.

Koji su zahtjevi za opremu, za računala spojena na sustav elektroničkog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Isto kao i za računala s kojih se elektroničko izvješćivanje šalje poreznoj upravi i drugim regulatornim tijelima. Svako radno mjesto povezano sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima mora imati stabilan internetski kanal i instaliran program Crypto-Pro ili drugi sličan program za rad s elektroničkim ključevima.

Koje opasnosti mogu nastati pri izradi i slanju elektroničkih dokumenata i kako ih izbjeći?

I.V. Murashkintsev: Po mom mišljenju, nema ozbiljnih opasnosti. Jedino morate biti jako oprezni, sve raditi na vrijeme i izbjegavati greške u elektroničkim dokumentima, posebice računima. Pravila za izdavanje i slanje računa su vrlo stroga. A da ispravite grešku u poslanom računu, potrebno je ponovno poslati ispravljeni račun.

Ali ne možete poslati novu fakturu retroaktivno s datumom koji je već prošao.

Numeriranje računa odvija se u računovodstvenom programu. Nije bitno šaljete li račune u papirnatom ili elektroničkom obliku te koristite li usluge jednog ili više operatera.

Koliki je okvirni trošak slanja i primanja elektroničkog dokumenta?

I.V. Murashkintsev: Stabilna tržišna cijena ovih usluga se još uvijek formira. Danas može biti od 1 do 5 rubalja. za slanje jednog elektroničkog dokumenta. Neki operateri dodatno postavljaju pretplatu. Primanje elektroničkih dokumenata obično je besplatno.

U svakom slučaju, jeftinije je od slanja dokumenata običnom poštom, pogotovo na velike udaljenosti. Plus smanjenje troškova ispisa i pohranjivanja papirnatih dokumenata.

Prema recenzijama tvrtki koje su započele s implementacijom elektroničkog upravljanja dokumentima, uštede u prijelazu na razmjenu dokumenata s ugovornim stranama u elektroničkom obliku mogu iznositi oko 2% bruto prometa tvrtke.

Želimo prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima s nekim suradnicima, posebice na primanje računa i akata potpisanih elektroničkim potpisom, treba li to biti navedeno u ugovoru o usluzi kako bi se izbjeglo prigovaranje s porezom.

Za organizacije bi bilo bolje sklopiti ugovor o elektroničkoj razmjeni dokumenata koji će definirati format elektroničkog tijeka dokumenata između tvrtki. Koje će klauzule sporazuma pomoći organizacijama da izbjegnu zahtjeve inspektora, u članku je u cijelosti odgovor.

Opravdanje

Ono što je važno odraziti u ugovoru o elektroničkoj razmjeni dokumenata kako bi se izbjegli porezni gubici

Ekaterina Shestakova, generalna direktorica LLC "Aktualno upravljanje", dr. sc. pravna osoba znanosti

David Okolelov, savjetnik Državne državne službe Ruske Federacije, 3. raz

Za elektroničku razmjenu "primarni" potrebna vam je suglasnost obiju strana

Nećete moći razmjenjivati ​​fakture bez dogovora s EDF-om

Potrebno je unaprijed dogovoriti korištenje jednostavnog potpisa.

S Sada sve više tvrtki prelazi na elektroničko upravljanje dokumentima ne samo s inspekcijama, već i s partnerima (više pročitajte u nastavku). Međutim, za razliku od razmjene informacija s poreznim tijelima, postupak pripreme, ugovaranja i potpisivanja ugovora o elektroničkoj razmjeni dokumenata između tvrtki nije zakonski odobren.

PROČITAJTE NA E.RNK.RU

Još korisniji materijali

Izradili smo uzorak ugovora o elektroničkoj razmjeni dokumenata (u daljnjem tekstu ugovor), u kojem smo odredili format elektroničkog tijeka dokumenata između tvrtki (vidi uzorak u nastavku). Razmotrimo koje će klauzule takvog sporazuma pomoći tvrtki da izbjegne zahtjeve inspektora. *

1. Osiguranje oblika ugovora u računovodstvenoj politici opravdat će pravo društva na elektroničku razmjenu vrijednosnih papira

Elektronički tijek dokumenata povezan je s internim tijekom dokumenata poduzeća, računovodstvom i izvješćivanjem. Zauzvrat, skup računovodstvenih metoda mora biti odobren u računovodstvenoj politici (članak 8. Federalnog zakona od 06. 12. 11. br. 402-FZ, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Stoga, ako se tvrtka odluči za uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima i elektroničkog izvještavanja, takav sustav mora biti odražen u računovodstvenoj politici. Istodobno, važno je konsolidirati:

- obujam elektroničkog upravljanja dokumentima;
- formati elektroničkih dokumenata;
- postupak pohrane elektroničkog izvješćivanja;
- slučajevi kada tvrtka umjesto elektroničkih dokumenata priprema dokumente na papiru.

2. Naznaka metode elektroničke razmjene će biti pojašnjena prilikom interakcije s drugim ugovornim stranama

Red i način upravljanja elektroničkim dokumentima društva utvrđuje se samostalno. Važno je uzeti u obzir dvije glavne nijanse.

Prvo, sporazum mora naznačiti jesu li elektronički dokumenti duplicirani na papiru. Na primjer, tvrtka šalje TTN drugoj ugovornoj strani u elektroničkom obliku, a zatim nakon nekog vremena šalje isti dokument u papirnatom obliku (na primjer, ako druga strana nije primila elektronički dokument). *

Napominjemo da je takav postupak obrade dokumenata trenutno predviđen za račune (članak 4. Pravila za vođenje registra primljenih i izdanih računa koji se koriste za izračun poreza na dodanu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca, 2011. broj 1137 „O obrascima i pravilima za popunjavanje (održavanje) isprava koje se koriste za obračun poreza na dodanu vrijednost“).

Drugo, preporučljivo je u ugovoru navesti da li tvrtke razmjenjuju elektroničke dokumente izravno (pomoću specijaliziranih programa ili redovitih klijenata pošte) ili angažiranjem operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima (više o tome pročitajte u nastavku).

PROČITAJTE NA E.RNK.RU

Kako elektronički zamijeniti račune

Ministarstvo financija Rusije strogo regulira postupak elektroničke razmjene računa (naredba od 25.04.2011. br. 50n), u kojoj je cijeli postupak opisan u 23 točke. Međutim, razmjena elektroničkih računa nije tako teška kao što se na prvi pogled čini.

Prema Ministarstvu financija Rusije, činjenica poslovne transakcije za porezne svrhe može se potvrditi elektroničkim dokumentom potpisanim poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom. Dokument potpisan jednostavnim ili pojačanim nekvalificiranim potpisom može se smatrati analogom dokumenta s vlastitom potpisom na papiru samo u slučaju utvrđenom zakonom (pismo od 12. 4. 13. br. 03-03-07 / 12250).

Ispada da dokument potpisan jednostavnim ili pojačanim nekvalificiranim potpisom neće potvrditi troškove tvrtke (pisma Ministarstva financija Rusije od 23. siječnja 2013. br. 03-03-06 / 1/24, od 25. prosinca, 2012. broj 03-03-06 / 2/139 i od 20. 12. broj 03-03-06 / 1/710).

- tovarni list prema obrascu broj TORG-12;
- akt prijema i predaje radova (usluga).

Osim toga, važno je zapamtiti da tvrtke mogu razmjenjivati ​​račune samo angažiranjem operatera za elektroničko upravljanje dokumentima. Stoga, ako organizacija nema odgovarajući ugovor, preporučljivo je isključiti račune s popisa elektroničkih dokumenata.

5. Naznaka postupka pohrane elektroničkih dokumenata zaštitit će ih od preranog uništenja

Postupak pohrane elektroničkih dokumenata ne razlikuje se od postupka pohrane dokumenata na papiru. Dakle, elektronički računi moraju biti pohranjeni u razdoblju predviđenom za pohranu papirnatih dokumenata (članak 1.13. Postupka za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa, odobrenog naredbom Ministarstva financija Rusije od 25.04.11. broj 50n). Podsjetimo to za potrebe računovodstvo primarni dokumenti čuvaju se pet godina, a za porezne svrhe - četiri godine.

Ali u praksi postoje rizici od gubitka dokumenta (na primjer, u slučaju kvara računala ili u slučaju požara). Stoga je preporučljivo u sporazumu odrediti postupak za dobivanje kopija dokumenata od druge ugovorne strane (vidi komentar stručnjaka u nastavku).

Što treba napraviti tvrtka koja je odlučila prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima. Koji je algoritam radnji, odakle početi?

Prvo što treba učiniti je razmisliti o tome kakve rezultate tvrtka želi postići. Sada postoje dva područja rada. Ovo je B2G tijek rada, odnosno između poduzeća i vladinih agencija. I B2B, odnosno razmjena vrijednosnih papira između poduzeća. Što se tiče B2G-a – ovdje govorimo o povezivanju s potrebnim državnim agencijama za ovog poduzeća, ovisno o specifičnostima svoje djelatnosti. Sve naše tvrtke prijavljuju se poreznoj upravi.

Tada sve ovisi o području djelatnosti - na primjer, jedna tvrtka trguje alkoholnim pićima, druga, tijekom proizvodnje na ovaj ili onaj način, utječe na okoliš, treće osiguravajuće društvo, tržište vrijedne papire itd. Moramo pogledati što druga tijela zahtijevaju prijavu. Nakon što se utvrdi popis odjela kojima ćemo izvještavati, trebamo pogledati koje prijedloge može dati operater elektroničkog upravljanja dokumentima. Ovisno o tome, tvrtka odabire odgovarajući tarifni plan. Nadalje, sklapa se ugovor, izrađuje potreban broj elektroničkih potpisa, instalira se potreban softver, održavaju se seminari za podučavanje rada s ovim softverom. To je zapravo sve - tijek rada s državnim agencijama ima svoje mjesto.

- Recite nam više o B2B-u?

Ovo je, kao što sam rekao, druga vrsta razmjene digitalnih dokumenata. Organizirano je između poslovnih subjekata. Sve ovisi o konkretnom poduzeću. Od nekih opći recept početak prijenosa dokumenata ovdje ne postoji. Postoje situacije kada je poduzeće jednostavno obvezno prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima sa svojim suradnicima kako bi opstalo.

U svezi stupanja na snagu nove norme od 1. siječnja 2014., svi korisnici EDS-a, bez iznimke, morat će se obratiti certifikacijskom centru radi zamjene certifikata ključeva. Do sada su svi virtualni papiri potpisani važećom potvrdom prepoznati kao dokumenti ovjereni kvalificiranim elektroničkim potpisom.

Primjerice: jedan od najvećih trgovačkih lanaca nedavno je počeo surađivati ​​sa svojim dobavljačima, razmjenjujući isključivo digitalne papire. Dakle, poljoprivrednik, da bi svojim proizvodima opskrbio ovu mrežu, treba prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima.

Prednosti EDF-a

Ima li koristi od prelaska na EDI za mala i srednja poduzeća? Stječe se dojam da do sada digitalno može donijeti stvarnu korist samo velikim organizacijama.

Za mala i srednja poduzeća prijelaz na EDI sada nije super zadatak. Ali možete ga pobliže pogledati, "osjetiti". Brzina tijeka dokumenata - to će biti prednost. No korištenje EDF-a ne odnosi se samo na odnose s drugim ugovornim stranama. To je odnos s državnim agencijama, a ovdje će se gospodarstvenici morati preseliti, nema mogućnosti.

Još jedan vrlo važna točka Mala i srednja poduzeća moraju zapamtiti - korištenje e-potpisa na tržištima način je proširenja vašeg poslovanja. Od 2014. do 2015. 15 posto državne narudžbe morat će se plasirati među male i srednje poduzetnike. Sada je u tijeku ozbiljan rad na privlačenju tih tvrtki da ispune vladine narudžbe. A ovo je prava prilika da proširite svoje poslovanje. Tko će odbiti primiti ugovor za 100-200 tisuća rubalja uz zajamčeno plaćanje?

Postoje li neke pogodnosti za male tvrtke pri plaćanju usluga elektroničkog upravljanja dokumentima? Uostalom, mnoge organizacije ne prelaze na EDM zbog straha od visokih tarifa.

Danas sam na seminaru dao primjer: 995 rubalja - cijeli niz usluga za upravljanje dokumentima s državnim agencijama. Ako izračunate trošak putovanja u Moskvi javnim prijevozom nekoliko puta godišnje u tijelu gdje trebate predati dokumente, pa čak i u oba smjera, tada će se iznos troškova pokazati vrlo blizu trošku koji sam najavio .

Ako računovođa nije “prijateljski” s računalom, je li moguće pogriješiti? Općenito, koliko je teško raditi s takvim programima?

Postoje formatiranje i logičke kontrole. Ako tijekom formiranja dokumenta nema zlobe, onda je gotovo nemoguće promašiti. Pa ako se nešto radi namjerno ili je korisnik nepažljiv, nijedan program nije osiguran da će osoba umjesto 1.000 unijeti 1.000.000.

Digitalni potpis

Zašto, po Vašem mišljenju, prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima još nije postao raširen? Što plaši tvrtku?

Plaši li vas to stvarno? Pogledajmo, u našem 63. [Savezni zakon od 06.04.2011. br. 63-FZ "O elektroničkim potpisima" - pribl. Ed.] zakon formulira koncept tri vrste EDS-a. Jednostavno je, zapravo je kombinacija korisničkog imena i lozinke. Ojačani je potpis koji koristi kriptografsku zaštitu. A elektronički potpis je kvalificiran, onaj koji izdaje akreditirani certifikacijski centar. 90 posto ljudi u našoj zemlji koristi login i lozinku. Bilo na bankomatima, društvenim mrežama ili e-mail... Odnosno, možemo reći da gotovo svi koriste jednostavan potpis.

Takav broj digitalnih potpisa koji se danas koristi nije nezgodan ni za certifikacijske centre, ni za informacijski sustavi niti za korisnike. Nadam se da ćemo tijekom 2014.-2015. imati ujednačenost i da će se smanjiti broj potpisa.

Što se tiče kvalificiranog potpisa, on se još uvijek ne koristi tamo gdje se koristi. Ali koristi se, primjerice, na portalu. I što više usluga može pružiti, to će više ljudi koristiti ovaj potpis. Njegovo korištenje ograničeno je ne toliko strahom ljudi koliko nedostatkom sredstava za korištenje.

Korporativni sektor je još lakši. Sada otprilike polovica poduzeća koristi sustave elektroničkog izvještavanja, a svi su implementirani s elektroničkim potpisom. A te tvrtke zapošljavaju iste ljude koji se, čini se, boje prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima. Dakle, ovaj strah je više kao mit nego stvarnost.

- Treba li očekivati ​​neke značajnije izmjene zakonodavstva u području EDI-ja?

Uostalom, mnogi sada govore o nesavršenosti pravnog polja u ovoj oblasti... Ne bih to nazvao nesavršenošću, ovo je normalan proces formiranja zakonodavstva. Zapravo, dobro je za nas u Rusiji da aktivno koristimo elektroničke potpise ako imamo pet godina. Naravno, za takvo razdoblje za formiranje dobro uspostavljena regulatorni okvir s obzirom na razvoj tehnologije, to je jednostavno nemoguće. Sada postoji sustavni proces razvoja zakonodavstva. Od onoga što vrijedi čekati: ovo je konačni unos 63. zakona o elektroničkom potpisu i odbacivanje 1. zakona [Savezni zakon od 10.01.2002., br. 1-FZ "O elektroničkim digitalnim potpisima". Ovo pravilo je prestalo važiti od 1. srpnja ove godine – cca. ur.]. Zakon je, inače, sasvim adekvatan i kompetentan. U njemu nema očitih praznina. Dovoljno je strukturiran. Nadamo se da će se njegovim uvođenjem smanjiti broj tipova EDS-a. Sada mnoge državne agencije, informacijski sustavi postavljaju svoje zahtjeve za elektroničke potpise, koji nisu uvijek u skladu sa zakonom.

Prisutnost takvog broja EDS-a nije nezgodna ni za certifikacijske centre, ni za informacijske sustave, ni za korisnike. Zamislite da na vašem privjesku za ključeve visi pet potpisa, a morate imati na umu da je jedan za poreznu upravu, drugi za trgovačku platformu, treći za Rosreestr i tako dalje. Nadam se da ćemo tijekom 2014.-2015. imati ujednačenost i da će se smanjiti broj potpisa.

Krajem svibnja 2011. Ministarstvo financija napravilo je još jedan korak prema uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima - pojavila se naredba kojom je odobren postupak izdavanja i primanja elektroničkih računa. Ali da bi se ostvario ekonomski učinak od korištenja tehnologija bez papira važno je prevesti cjelokupni tijek dokumenata * u elektronički oblik. Tvrtka "1C" spremna je svojim korisnicima pružiti takve mogućnosti.

Porezni kod RF

Umjetnost. 169. Poreznog zakona Ruske Federacije s izmjenama i dopunama Savezni zakon od 27.07.2010. br. 229-FZ).

Savezni zakon br. 63-FZ od 10.01.2002. br. 1-FZ

od 25.04.2011.godine broj 50n

Idemo na razmjenu elektroničkih dokumenata s drugim ugovornim stranama

Potreba za prijelazom na tehnologije bez papira već je dugo zrela u gospodarstvu. Implementacija razmjene elektronički dokumenti druga strana će imati pozitivan ekonomski učinak: smanjenje troškova organizacija za potrošni materijal, poštanske usluge, održavanje arhive dokumenata na papiru (troškovi za papir, osoblje, najam prostora za arhiv i sl.), smanjenje vremena za obradu i razmjena podataka, smanjenje broja pogrešaka, mogućnost brzog pretraživanja traženi dokument u elektronskoj arhivi.

Sada država puno radi u tom smjeru. Godine 2002. donesen je Zakon "O elektroničkom digitalnom potpisu" kojim je utvrđen pravni značaj elektroničkih dokumenata potpisanih EDS-om. Nažalost, norme ovog zakona nisu se primjenjivale na fakture, jer je postojala posebna norma u Poreznom zakonu Ruske Federacije. Ovo ograničenje je sada uklonjeno.

U ljeto prošle godine donesene su izmjene Poreznog zakona Ruske Federacije koje predviđaju mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektroničkom obliku uz obostranu suglasnost strana u transakciji i dostupnost tehničkih sredstava i mogućnosti za primanje i obrada takvih računa (članak 169. Poreznog zakona Ruske Federacije izmijenjen Saveznim zakonom od 27.07.2010. br. 229-FZ).

Predsjednik Ruske Federacije potpisao je 6. travnja 2011. Savezni zakon br. 63-FZ „O elektroničkim potpisima“. Novi zakon ima za cilj otklanjanje nedostataka važećeg Saveznog zakona br. 1-FZ od 10.01.2002. "O elektroničkim digitalnim potpisima", kao i proširenje opsega korištenja elektroničkih potpisa.

I konačno, 25. svibnja 2011. godine donesena je naredba Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. br. 50n „O odobravanju Procedure za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala pomoću elektroničkog digitalnog potpisa“ registrirano u Ministarstvu pravosuđa Rusije (registracijski broj 20860) ...

Rusko Ministarstvo pravosuđa registriralo je postupak izdavanja i primanja elektroničkih računa

Postupkom se utvrđuje da se izdavanje i zaprimanje računa u elektroničkom obliku obavlja preko jednog ili više operatera elektroničkog prometa dokumenata s kompatibilnim tehničkim sredstvima. Napominjemo da je korištenje elektroničkih računa dopušteno samo uz obostranu suglasnost strana u transakciji. Stoga je korištenje elektroničkih dokumenata pravo, a ne obveza druge strane. Postupkom se propisuje koji se dan smatra datumom izdavanja i datumom zaprimanja elektroničkih računa, a uređuje se i postupak ispravka istih.

Naredba stupa na snagu od trenutka službene objave (članak 2. naredbe Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. br. 50n). Zapravo, može se primijeniti nakon pojave akreditiranih operatera za elektroničko upravljanje dokumentima * i odobrenja Federalne porezne službe Rusije formata faktura, registra primljenih i izdanih računa, knjige kupnji i knjige prodaja u elektroničkom obliku (stav 2, klauzula 9, članak 169 Poreznog zakona Ruske Federacije) ...

Bilješka:
* Postupak za akreditiranje tvrtki kao operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima mora odobriti Federalna porezna služba Rusije. Nakon što operateri budu akreditirani, s njima će se dogovoriti odgovarajući mehanizam razmjene, a zatim će biti podržan u ekonomskim programima 1C.

U gospodarskim programima tvrtke "1C" mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektroničkom obliku bit će realizirana nakon odobrenja navedenih dokumenata i formata.

Uvođenje elektroničkih računa poslužilo je kao poticaj za što širu upotrebu u elektroničkom obliku ostalih dokumenata računovodstvenog, poreznog i financijskog računovodstva.

Razmjena elektroničkih dokumenata s drugim stranama u "1C: Enterprise 8"

Program "1C: Upravljanje trgovinom 8" već je implementirao mogućnost razmjene dokumenata čiji redoslijed razmjene nije reguliran zakonom (na primjer, fakture, fakture, katalozi proizvoda, cjenici, narudžbe, uključujući dokumente u bilo kojem obliku). Iz programa je moguća izravna razmjena "Prodavatelj - Kupac" (e-mailom ili zajedničkim direktorijem datoteka na poslužitelju).

Prilikom razvoja mehanizma za razmjenu elektroničkih dokumenata u "1C: Enterprise 8", zadatak je bio implementirati jednostavan mehanizam za postavljanje i razmjenu s najprikladnijim sučeljem. Dokumenti se potpisuju elektroničkim digitalnim potpisom i šalju primatelju pritiskom na gumb. Ako se sudionici razmjene međusobno dogovore da svi poslani dokumenti ne moraju biti pravno značajni, tada je za određene vrste dokumenata moguće ne koristiti EDS.

Radi lakšeg korištenja, u sustav je ugrađen sustav upita (korak po korak) koji obavještava korisnika o sljedećoj potrebnoj radnji u radu s elektroničkim dokumentom.

Za praktičnost korisnika, program također uključuje:

• fleksibilno podešavanje koraka u radu s elektroničkim dokumentima u korisničkom načinu rada;
• formiranje elektroničkog dokumenta u nekoliko općeprihvaćenih formata koje odredi korisnik;
• vezanje certifikata potpisa za određene vrste potpisanih elektroničkih dokumenata, kao i provjeru ispravnosti potvrde potpisa prilikom slanja ili primanja;
• automatsko praćenje trenutne verzije elektroničkog dokumenta na dokumentu računovodstveni sustav;
• pregled popisa svih elektroničkih dokumenata s njihovim kratke karakteristike u odnosu na dokument računovodstvenog sustava;
• vođenje detaljnog dnevnika događaja za radnje s elektroničkim dokumentima;
• pregled sadržaja elektroničkog dokumenta na ekranu u tiskanom obliku poznatom korisniku, instaliranje EDS-a ili njegovo slanje autoru dokumenta na reviziju, kao i mogućnost prijenosa elektroničkog dokumenta s instaliranim EDS-om u imenik na disku;
• usporedba 2 verzije elektroničkih dokumenata.
• zaseban ergonomski obrazac za obradu elektroničkih dokumenata pripremljenih za potpisivanje, raščlanjen potvrdama o potpisima odgovornih djelatnika organizacije;
• automatsko generiranje dokumenta računovodstvenog sustava na temelju sadržaja zaprimljenog elektroničkog dokumenta.

U budućnosti će se razmjena elektroničkih dokumenata s ugovornim stranama implementirati u druga rješenja na platformi 1C: Enterprise 8.

Zaključno, još jednom napominjemo da je uvođenjem razmjene elektroničkih dokumenata s drugim ugovornim stranama moguće povećati razinu kvalitete obrade i razmjene relevantnih informacija, smanjiti broj pogrešaka nastalih tijekom "ručnog" unosa, a također i smanjiti složenost i vrijeme obrade dokumenta.