Elektrooniline dokumendihaldus kui üks organisatsioonide digitaalse ümberkujundamise tööriistu on viimasel ajal olnud kõigi huulil. Enamik organisatsioone on juba hakanud kasutama elektroonilist dokumendihaldust koos osapooltega, mitte ainult nendega valitsusorganid või plaanite seda lähiajal teha. Kahjuks on osapoolte vahel endiselt segadust arusaamises, mida EDI endast kujutab, ning just sel põhjusel soovime seda nähtust selges ja arusaadavas keeles selgitada, et teil oleks võimalus teha teadlik valik.
Mis kasu on EDI-st osapooltega?
Iga finantsosakonna spetsialist koostab või koostab iga päev koos maksuametiga dokumente, pensionifond Venemaa või teiste riigiasutustega, samuti äripartneritega. Paberkandjal loodavate dokumentide arv kasvab pidevalt ning sellega kaasnevad mitte ainult lisakulud paber- ja kulumaterjalid trükkimiseks, aga ka arhiivide ülalpidamise kulud, kus pabereid tuleb pikka aega säilitada, mis on väga täpselt ja selgelt reguleeritud kehtivad õigusaktid meie riik. Lisaks kulub palju aega dokumentide loomisele, printimisele ja vastaspooltele saatmisele – see vähendab raamatupidamise üldist efektiivsust. Selle probleemi lahendamiseks pakume kaasaegsetel ettevõtetel koos vastaspooltega üle minna elektroonilisele dokumendihaldusele.
Kui juba automatiseerite oma äriprotsesse, töötades näiteks VLIS elektroonilise aruandluse programmis, mis suudab enamiku järelevalveasutuste jaoks oluliselt optimeerida kõike, mis on seotud erinevate aruannete koostamise ja genereerimisega, siis peaks töövoog olema järgmine. digitaliseerimisest. Saate automatiseerida nii sisemist kui ka välist dokumentatsioonivahetust. Veelgi enam, just väline EDI teeb imesid ja võimaldab organisatsioonidel jõuda enneolematutesse kõrgustesse!
Illustreerime konkreetsete näidetega, mida tähendab EDI koos vastaspooltega. Lõpetamist iga majandus raamatupidamistoimingud on sooritusakt. Raamatupidaja peab selle välja printima ja saatma vastaspoolele allkirjastamiseks. Pärast seda tuleb dokumenti hoida ja säilitada arhiivis. Kõik see võtab palju aega ja ei ole üldjuhul efektiivne, kui seda on võimalik teha elektrooniliselt. Kuid selline näide illustreerib selgelt, kui automatiseerimata on kaasaegsete organisatsioonide välise suhtluse protsessid oma vastaspooltega. Jääb vaid ette kujutada, kuidas materjali- ja ajakulu optimeeritakse pärast nende elementaarsete toimingute automatiseerimist elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtuga. Näiteks ümbriku saatmine teise linna maksab umbes 50–60 rubla ja kestab 4–7 päeva. Selle tegemiseks dokumendihaldussüsteemis (näiteks SBIS-i elektroonilises dokumendihalduses) kulutate mitte rohkem kui 9 rubla ja protsess ise võtab paar sekundit. Peaaegu kohe pärast nupu "Saada" klõpsamist saab teie vastaspool oma koopia ja saab teha temalt nõutavaid toiminguid. EDI kasutuselevõtu majanduslik mõju on üsna märgatav, eriti suurettevõtetele, kes teevad igapäevaselt oma äripartneritega mitmeid tehinguid.
EDI korraldamise tunnused vastaspooltega
Paljud on huvitatud täiesti loogilisest küsimusest - kuidas minna vastaspooltega elektroonilisele dokumendihaldusele? Kuidas see protsess täpselt peaks olema üles ehitatud? Üldiselt on selles suunas sündmuste arendamiseks kaks võimalust:
Loomulikult on esimene variant palju eelistatum, kuna see võimaldab optimeerida paljusid ülesandeid nii sisemise kui ka välise töövoo valdkonnas.
Selgitada, kas saate ühe või teise vastaspoolega koostööd alustada, on üsna lihtne. Kõige sagedamini leiate teavet selle oleku kohta otse teie kasutatavast programmist ettevõtte teabega kaardil. Näiteks VLSI näitab:
EDO: kuidas kutsuda vastaspoolt?
Kui vastaspool, kellega väga sageli suhtlete, ei kasuta EDI-d ega ole saanud kutset EDI kasutamiseks, siis kutsute teda otse süsteemiga liituma. Selleks leidke see organisatsioonide kataloogist, kontrollige olekut, veenduge, et ettevõte pole VLSI-ga ühendatud, klõpsake lennukiikoonil ja süsteem saadab talle kutse.
Igal juhul, isegi kui saatsite dokumendi vastaspoolele ja ta ei ole EDI-ga ühendatud, saab ta kindlasti meili, mis ütleb, et olete saatnud talle e-kirja juhistega, kuidas ta sellele ligi pääseb. Igal juhul võite olla täiesti kindel, et teie dokument jõuab kindlasti adressaadini.
Kas teil on küsimusi? Küsige neid meie konsultantidelt!
Taxcom LLC peadirektori asetäitja
Valdav enamus raamatupidajaid kasutab spetsiaalseid arvutiprogramme, esitab maksuametile ja fondidele elektroonilisi aruandeid. Miks siis mitte suhelda oma vastaspooltega "elektrooniliselt"? Miks printida paberipakke, kui saate luua ja salvestada elektroonilisi dokumente? Kuidas seda teha, rääkis meile elektroonilist dokumendihaldusteenust pakkuva ettevõte.
Igor Vladimirovitš, palun öelge meile, mis see on - elektrooniline dokumendihaldus?
I.V. Muraškintsev: Elektrooniline dokumendihaldus- see on viis dokumentidega töö korraldamiseks, kui suurem osa nende originaalidest moodustatakse elektroonilisel kujul, ilma paberit kasutamata. Pange tähele, et sellise elektroonilisel kujul töövoo puhul luuakse originaalid, mitte ainult paberdokumentide elektroonilised koopiad. Elektroonilisi dokumente vastavalt kinnitatud vormingutele saab koostada enamikus raamatupidamisprogrammides. Kuid selleks, et elektrooniline dokument oleks juriidiliselt oluline, peab see mitte ainult vastama kinnitatud vormingutele ja olema nõutavate detailidega, vaid olema allkirjastatud ka elektroonilise allkirjaga.
Pärast dokumendi loomist saate selle kohe elektroonilise allkirjaga allkirjastada paljudes, kuigi mitte kõigis raamatupidamisprogrammides.
Kui vastaspoolele saadetakse elektrooniline dokument, tuleb see saata järgides elektrooniliste dokumentide vahetamise korda.
Ja mis on see elektrooniliste dokumentide vahetamise kord? Millistele elektrooniliste allkirjade liikidele tuleks elektrooniline dokument allkirjastada?
Oleme tänulikud LLC “Firma “ANIS-98” pearaamatupidajaga intervjuu pakutud teema eest. Olga Vladimirovna Saltõkova, Moskva linn.
I.V. Muraškintsev: Erinevate dokumentide puhul on see järjekord erinev. Elektrooniliste arvete jaoks on kehtestatud erinõuded, rangemad. Need tuleb allkirjastada täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga ja saata elektroonilise dokumendihaldusoperaatori kaudu a Tellimus, kinnitatud. Rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011 korraldus nr 50n.
Täiustatud kvalifitseeritud elektrooniline allkiri on organisatsiooni pitseri analoog koos vastutava isiku allkirjaga. Manus on kvalifitseeritud kinnitusvõtme sertifikaat. Selliseid elektroonilisi allkirju võivad anda ainult akrediteeritud sertifitseerimiskeskused. 6. aprilli 2011. aasta seadus nr 63-FZ. Dokumendid, mis on vana EDS-seaduse alusel allkirjastatud elektroonilise digiallkirjaga, mis enam ei kehti 10. jaanuari 2002. aasta seadus nr 1-FZ loetakse allkirjastatuks täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga.
Mõnes tööstusharus, näiteks juveelitööstuses, on soovitav operaatori kaudu edastada mitte ainult väliseid, vaid ka mõningaid organisatsioonisiseseid dokumente. Sisedokumente ei ole tavaliselt vaja täiustatud kvalifitseeritud allkirjaga allkirjastada. Organisatsiooni enda otsusel võib olla piisavalt tugevdatud oskusteta või isegi lihtne elektrooniline allkiri.
Täiustatud kvalifitseerimata allkirju annavad ka sertifitseerimisasutused ja need võivad olla odavamad kui kvalifitseeritud allkirjad. Lihtne allkiri on šifr või parool, mis võimaldab tuvastada dokumendi looja. Selle allkirja saab teha kasutades arvutiprogramm, ja see nõuab vähem kulutusi kui täiustatud allkirja hankimine.
Väliseid dokumente, välja arvatud arveid, saab saata vastaspooltele lihtkirjaga. Poolte kokkuleppel saab need allkirjastada kas täiustatud kvalifitseeritud või täiustatud kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga. Mugavam on aga spetsiaalse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamine, mis võimaldab saada koheselt teate, et partner on dokumendi kätte saanud. Tema omakorda saab selle kohe allkirjastada ja teile saata.
Kuidas on kõige parem alustada elektroonilise dokumendihalduse juurutamist?
I.V. Muraškintsev: Tavaliselt otsustavad elektrooniliste dokumentide kasutamisele üle minna ettevõtted, kellel on palju vastaspooli ja suur hulk välist dokumendivoogu. Kuna elektrooniliste dokumentide, eelkõige arvete vahetamine on võimalik ainult poolte vastastikusel kokkuleppel artikli 1 lõige 1 169 Vene Föderatsiooni maksuseadustik, siis tuleb esmalt arutada tavaliste vastaspooltega elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku võimalust. Seejärel tuleb valida elektroonilise dokumendihalduse operaator ja sõlmida temaga leping. Föderaalse maksuteenistuse usaldusvõrgustikku kuuluvate elektrooniliste dokumendihaldusoperaatorite loend on postitatud föderaalse maksuteenistuse veebisait .
Millistest kriteeriumidest tuleks juhi valimisel juhinduda?
I.V. Muraškintsev: Reeglina võimaldavad elektroonilised dokumendihaldusoperaatorid testrežiimis vahetada elektroonilisi dokumente mitme vastaspoolega. Sellise "proovioperatsiooni" käigus saate aru, milline liides on teile mugavam ja kas on lihtne ühendada oma raamatupidamisprogrammi operaatori töövoosüsteemiga.
Mida keerulisem on ühendada raamatupidamisprogrammi elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga, seda suuremaks läheb süsteemi juurutamine. Pöörake tähelepanu elektrooniliste dokumentide saatmise hinnale. Tavaliselt makstakse edastamise eest samamoodi nagu mobiilsides: maksab “helistaja”, see tähendab elektroonilise dokumendi saatja. Elektroonilised dokumendid tuleb sageli saata komplektina. Sel juhul võidakse tasuda dokumentide paketi, näiteks arve ja täitmistunnistuse või arve saatmine.
Kas on vaja sõlmida samaaegselt leping sertifitseerimiskeskusega - elektroonilisi allkirju väljastava organisatsiooniga?
I.V. Muraškintsev: See on välise töövoo jaoks kohustuslik. Sertifitseerimiskeskus peab varustama kõiki dokumendivoos osalejaid elektrooniliste allkirjadega. Elektrooniliselt aruandeid esitavad ettevõtted on sellised lepingud juba sõlminud. Kui kasutate ainult sisemist töövoogu, sõltub see teie soovist. Sisedokumente saab allkirjastada lihtsa elektroonilise allkirjaga, mille puhul ei ole vaja sertifitseerimisasutusega lepingut sõlmida.
Kas töövõtjad saavad kasutada erinevad süsteemid elektrooniline dokumendihaldus? Või saate dokumente vastu võtta ainult siis, kui teie partner saatis need sama operaatori kaudu?
I.V. Muraškintsev: Nüüd operaatorite vahel sisemist rändlust kahjuks veel ei ole. Seega tuleb dokumentide vastuvõtmiseks ühenduda sama operaatoriga, kellega on ühendatud dokumente edastav ettevõte. Seega, kui teie vastaspooled töötavad erinevate operaatorite kaudu, peate vastaspooltega dokumentide vahetamiseks sõlmima lepingu iga operaatoriga.
Loodame, et selle aasta jooksul roaming toimib ja siis on võimalik vastu võtta ka teiste operaatorite kaudu saadetud dokumente.
Kas vastaspooltega sõlmitud lepingutes tuleb eraldi ette näha elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamine?
I.V. Muraškintsev: Ei, seda ei nõuta. Piisab tavaliste e-kirjade (need ei pruugi olla elektrooniliste allkirjadega kinnitatud) või paberkirjade vahetamisest faksi teel, kus kinnitatakse nõusolek elektrooniliste dokumentide kasutamiseks. Rahandusministeeriumi kiri 01.08.2011 nr 03-07-09/26. Või näiteks võib üks vastaspooltest kutsuda teise oma operaatori kaudu, nagu juhtub "sõpru" kutsudes. sotsiaalvõrgustikes ja teine on see kutse vastu võtta. Kui aga teie vastaspool ei soovi dokumente elektrooniliselt saada, peate jätkama talle paberdokumentide saatmist.
Noh, leppisime partneritega kokku, valisime operaatori või isegi mitu operaatorit. Mida edasi teha?
I.V. Muraškintsev: Nüüd peame kohandama ettevõtte äriprotsesse elektroonilise dokumendihalduse juurutamiseks osapooltega töötamisel:
töötab välja ja kinnitab elektroonilise dokumendihalduse korra;
määrata vastutus selle hooldamise eest;
korraldama saabunud ja saadetud dokumentide elektroonilist arhiivi;
sätestab arvestuspoliitikas elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise ja säilitamise reeglid, määrab elektrooniliste dokumentide vormistamise ja allkirjastamise eest vastutajad.Iga töötaja, kes on volitatud allkirjastama elektroonilisi dokumente, peab olema varustatud elektroonilise allkirjaga, sest te ei saa oma allkirja teistele isikutele edasi anda.
Kas ma pean paberkandjal elektroonilisi dokumente printima ja säilitama?
I.V. Muraškintsev: Ei, see pole vajalik, kuigi paljud jätkavad seda vanamoodsalt. Kõik saadetud ja vastuvõetud elektroonilised dokumendid säilitatakse elektroonilises arhiivis. Ja oma elektrooniline arhiiv peaks olema korraldatud nii, et vajadusel näiteks maksuinspektsiooni nõudmisel leiaksite kiiresti nõutud dokumendid ja edastaksite need elektroonilisel kujul inspektsioonile, kuna nüüd edastatakse elektrooniline aruandlus .
Ja kui maksuamet või audiitor küsib elektroonilisest dokumendist paberkoopiat, kas siis nähakse, et tegemist on elektroonilise dokumendi koopiaga ja et elektrooniline dokument on poolte poolt allkirjastatud?
I.V. Muraškintsev: Elektroonilist dokumenti saab printida ja paberkoopiat hankida. See koopia prinditakse automaatselt välja, et tegemist on elektroonilise dokumendi paberkoopiaga ja originaalile on alla kirjutatud poolte elektroonilised allkirjad. Paberkoopiat, kui see on nõuetekohaselt vormistatud, see tähendab organisatsiooni allkirja ja pitseriga või notariaalselt kinnitatud, saab kasutada samamoodi nagu dokumendi paberkandjal originaali koopiat.
Kas kõiki dokumente saab koostada elektrooniliselt?
I.V. Muraškintsev: Dokumente saab koostada nii paber- kui ka elektroonilisel kujul. Kui elektrooniline dokument on allkirjastatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, on see samaväärne oma käega allkirjastatud paberdokumendiga. artikli 5 lõige 5 6. detsembri 2011. aasta seaduse nr 402-FZ artikkel 9; artikli 1 lõige 1 06.04.2011 seaduse nr 63-FZ artikkel 6. Arve, arve TORG-12 ja tehtud töö on kinnitatud föderaalse maksuteenistuse poolt elektroonilised vormingud. Muid dokumente saab luua mis tahes vormingus, näiteks teksti- või pdf-vormingus.
Kuid on dokument, mis tuleb vormistada paberil. See on konossement. Transpordi ajal ei ole veel võimalik tagada selle elektroonilise lugemise võimalust.
Lisaks tuleb paberkandjal vormistada ka tööandja ja töötaja vahelisi suhteid reguleerivad dokumendid, näiteks tööleasumise avaldus, tööleping.
Millised on nõuded seadmetele, elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga ühendatud arvutitele?
I.V. Muraškintsev: Sama, mis arvutite puhul, millest saadetakse elektrooniline aruandlus maksuametile ja teistele reguleerivatele asutustele. Igal elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga ühendatud töökohal peab olema stabiilne Interneti-kanal ning installitud programm Crypto-Pro või muu sarnane programm elektrooniliste võtmetega töötamiseks.
Millised ohud võivad tekkida elektrooniliste dokumentide loomisel ja saatmisel ning kuidas neid vältida?
I.V. Muraškintsev: Tõsiseid ohte minu arvates ei ole. Ainus asi on see, et peate olema väga ettevaatlik, tegema kõik õigeaegselt ja vältima vigu elektroonilistes dokumentides, eriti arvetes. Arvete väljastamise ja saatmise reeglid on väga karmid. Ja selleks, et saadetud arvel viga parandada, tuleb parandatud arve uuesti saata.
Samas ei saa saata tagasiulatuvalt uut arvet, mille kuupäev on juba möödas.
Arvete pidev nummerdamine toimub raamatupidamisprogrammis. Ja pole vahet, kas saadate arveid paber- või elektroonilisel kujul ning kas kasutate ühe või mitme operaatori teenuseid.
Kui suur on ligikaudne elektroonilise dokumendi saatmise ja vastuvõtmise maksumus?
I.V. Muraškintsev: Nende teenuste stabiilne hind turul on alles kujunemisel. Täna võib see olla 1 kuni 5 rubla. ühe elektroonilise dokumendi saatmiseks. Mõned operaatorid määravad lisaks liitumistasu. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmine on reeglina tasuta.
Igal juhul on see odavam kui tavapostiga dokumentide saatmine, eriti pikkade vahemaade tagant. Lisaks väheneb paberdokumentide printimise ja säilitamise kulud.
Elektroonilise dokumendihalduse juurutamist alustanud ettevõtete ülevaadete kohaselt võib kokkuhoid, kui minna üle elektroonilisele dokumendivahetusele osapooltega, moodustada umbes 2% ettevõtte brutokäibest.
Organisatsioonidel oleks parem sõlmida elektroonilise dokumendivahetuse leping, mis määrab kindlaks ettevõtetevahelise elektroonilise dokumendihalduse vormingu. Millised lepingu punktid aitavad organisatsioonidel inspektorite väiteid vältida, on toodud täismahus vastuses.
Põhjendus
Mida on oluline kajastada elektroonilise dokumendivahetuse lepingus, et vältida maksukahju
Ekaterina Shestakova, Actual Management LLC peadirektor, Ph.D. seaduslik Teadused
David Okolelov, Vene Föderatsiooni riikliku avaliku teenistuse nõunik, III klass
"Esmase" elektrooniliseks vahetamiseks on vajalik mõlema poole nõusolek
Ilma EDI-ga kokkuleppeta arveid vahetada ei saa
Lihtallkirja kasutamine on vajalik eelnevalt kokku leppida
FROM Nüüd on üha enam ettevõtteid üle minemas elektroonilisele dokumendihaldusele mitte ainult kontrolliga, vaid ka töövõtjatega (loe lähemalt allpool). Erinevalt teabevahetusest maksuhalduriga ei ole aga ettevõtetevahelise elektroonilise dokumendivahetuse lepingu koostamise, kokkuleppimise ja allkirjastamise kord juriidiliselt kinnitatud.
LUGEGE E.RNK.RU
Veel kasulikke asju
Oleme välja töötanud elektroonilise dokumendivahetuse lepingu näidislepingu (edaspidi leping), milles määratlesime ettevõtetevahelise elektroonilise dokumendihalduse vormingu (vt näidist allpool). Mõelgem, millised sellise lepingu punktid aitavad ettevõttel inspektorite pretensioone vältida.*
1. Lepingu vormi fikseerimine arvestuspoliitikas õigustab ettevõtte õigust vahetada pabereid elektroonilisel kujul
Elektrooniline dokumendihaldus on seotud ettevõttesisese dokumendihalduse, raamatupidamise ja aruandlusega. Arvestusmeetodite kogum tuleb omakorda heaks kiita raamatupidamispoliitikas (6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ artikkel 8, edaspidi - seadus nr 402-FZ).
Seega, kui ettevõte otsustab võtta kasutusele elektroonilise dokumendihalduse ja elektroonilise aruandluse süsteemi, peab selline süsteem olema kajastatud ka arvestuspoliitikas. Samal ajal on oluline parandada:
- elektroonilise dokumendihalduse maht;
- elektrooniliste dokumentide vormingud;
– elektroonilise aruandluse säilitamise kord;
- juhud, kui elektrooniliste dokumentide asemel vormistab ettevõte dokumente paberkandjal.
2. Elektroonilise teabevahetuse meetodi viide selgitab vastaspooltega suhtlemisel
Ettevõtte elektroonilise dokumendihalduse järjekord ja viis määratakse iseseisvalt. Oluline on arvestada kahe peamise nüansiga.
Esiteks tuleb lepingus täpsustada, kas elektroonilised dokumendid on paberkandjal dubleeritud. Näiteks saadab ettevõte TTN-i osapoolele elektroonilisel kujul ja seejärel mõne aja pärast saadab sama dokumendi paberkandjal (näiteks kui vastaspool ei ole elektroonilist dokumenti kätte saanud).*
Tuleb märkida, et selline dokumentide töötlemise kord on praegu ette nähtud arvete puhul (Vene Föderatsiooni valitsuse detsembrikuu dekreediga kinnitatud käibemaksuarvestuses kasutatavate vastuvõetud ja väljastatud arvete päeviku pidamise eeskirja punkt 4 26, 2011 nr 1137 „Käibemaksuarvestuses kasutatavate dokumentide vormide ja täitmise (säilitamise) reeglite kohta“).
Teiseks on soovitatav lepingusse märkida, kas ettevõtted vahetavad elektroonilisi dokumente otse (kasutades spetsiaalseid programme või tavapostikliente) või kaasates elektroonilise dokumendihaldusoperaatori (loe lähemalt alt).*
LUGEGE E.RNK.RU
Kuidas vahetada arveid elektrooniliselt
Venemaa rahandusministeerium reguleerib rangelt arvete elektroonilise vahetamise korda (25. aprilli 2011. a korraldus nr 50n), milles kogu protseduur on kirjeldatud 23 lõikes. Elektrooniliste arvete vahetamine pole aga nii keeruline, kui esmapilgul võib tunduda.
Venemaa rahandusministeeriumi teatel on võimalik majandustehingu fakti maksustamise eesmärgil kinnitada täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilise dokumendiga. Liht- või täiustatud märkusteta allkirjaga allkirjastatud dokumenti saab käsitada paberile kantud omakäelise allkirjaga dokumendi analoogina ainult seaduses sätestatud juhul (12.04.13 kiri nr 03-03-07 / 12250) .
Selgub, et liht- või täiustatud märkusteta allkirjaga allkirjastatud dokument ei kinnita ettevõtte kulusid (Venemaa Rahandusministeeriumi kirjad 01.23.13 nr 03-03-06 / 1/24, 12.25.12 Ei 20.12.12 nr 03-03-06/1/710).
- saateleht vormil nr TORG-12;
- tööde (teenuste) vastuvõtmise ja üleandmise akt.
Lisaks on oluline meeles pidada, et ettevõtted saavad arveid vahetada vaid kaasates elektroonilise dokumendihaldusoperaatori. Seega, kui organisatsioonil pole vastavat lepingut, on soovitatav arved elektrooniliste dokumentide loendist välja jätta.
5. Elektrooniliste dokumentide säilitamise järjekorra märge kaitseb neid enneaegse hävitamise eest
Elektrooniliste dokumentide säilitamise kord ei erine paberkandjal dokumentide säilitamise korrast. Seega tuleb elektroonilisi arveid säilitada paberdokumentide säilitamiseks ettenähtud aja jooksul (Venemaa rahandusministeeriumi korraldusega telekommunikatsioonikanalite kaudu elektroonilisel kujul arvete väljastamise ja vastuvõtmise korra punkt 1.13). 25. aprillil 2011 nr 50n). Meenuta seda eesmärkidel raamatupidamine esmaseid dokumente säilitatakse viis aastat ja maksustamise eesmärgil neli aastat.
Kuid praktikas on oht dokumendist ilma jääda (näiteks arvuti rikke või tulekahju korral). Seetõttu on soovitav lepingus määratleda vastaspoolelt dokumentide koopiate saamise kord (vt allpool eksperdi kommentaari).
Mida peab tegema ettevõte, kes on otsustanud minna üle elektroonilisele dokumendihaldusele. Mis on toimingute algoritm, millest alustada?
Esimese asjana tuleb mõelda , milliseid tulemusi ettevõte saavutada soovib . Praegu on tööd kaks rida. See on B2G dokumendivoog, see tähendab ettevõtete ja valitsusasutuste vahel. Ja B2B ehk ettevõtetevaheline paberivahetus. Mis puutub B2G-sse, siis räägime vajalike valitsusasutustega ühenduse loomisest see ettevõte, olenevalt selle tegevuse iseloomust. Meie riigis annavad kõik ettevõtted aru maksuametile,.
Siis oleneb kõik tegevusalast - näiteks üks firma kaupleb alkoholitoodetega, teine, tootmise käigus mõjutab nii või teisiti keskkond, kolmas kindlustusteenustega tegelev ettevõte, turg väärtuslikud paberid ja nii edasi. Tuleb vaadata, mida teised asutused aruandlust nõuavad. Pärast seda, kui on kindlaks määratud osakondade nimekiri, kuhu me aru andma hakkame, peame vaatama, milliseid ettepanekuid saab elektroonilise dokumendihalduse operaator teha. Sõltuvalt sellest valib ettevõte sobiva tariifiplaani. Edasi sõlmitakse leping, vormistatakse vajalik arv elektroonilisi allkirju, paigaldatakse vajalik tarkvara, toimuvad seminarid selle tarkvaraga töötamise õpetamiseks. See on kõik – riigiasutustega dokumendivoos on koht, kus olla.
- Räägi meile B2B-st lähemalt?
See, nagu ma ütlesin, on teist tüüpi digitaalne dokumendivahetus. See on korraldatud äriüksuste vahel. Kõik sõltub konkreetsest ettevõttest. mõned üldine retsept dokumentide saatmise algust siin ei eksisteeri. On olukordi, kus ettevõte on lihtsalt ellujäämiseks kohustatud oma vastaspooltega üle minema elektroonilisele dokumendihaldusele.
Seoses uue normi jõustumisega alates 1. jaanuarist 2014 tuleb eranditult kõigil EDS-i kasutajatel võtmesertifikaatide väljavahetamiseks pöörduda sertifitseerimiskeskuse poole. Seni tunnustatakse kõiki kehtiva sertifikaadiga allkirjastatud virtuaalseid pabereid kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga kinnitatud dokumentidena.
Näiteks: üks suuremaid kaubandusvõrke alustas hiljuti koostööd oma tarnijatega, vahetades eranditult digitaalseid pabereid. Seega peab talunik oma toodetega varustamiseks sellesse võrku üle minema elektroonilisele dokumendihaldusele.
Kas EDI-le üleminekust on väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele mingit kasu? Näib, et esialgu võib digi tuua reaalset kasu vaid suurtele organisatsioonidele.
Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks pole EDI-le üleminek praegu superülesanne. Aga seda saab vaadata, "tunnetada". Töövoo kiirus - see tuleb eeliseks. Kuid EDI kasutamine ei seisne ainult suhetes töövõtjatega. See hõlmab suhteid valitsusasutustega ja siin on ärimehed sunnitud vahetama, valikuid pole.
Teine väga oluline punktÜks asi, mida väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted peaksid meeles pidama, on see, et elektroonilise allkirja kasutamine turgudel on viis äri laiendamiseks. Aastatel 2014-2015 tuleb 15 protsenti riiklikust tellimusest anda väike- ja keskmise suurusega ettevõtjatele. Praegu käib tõsine töö nende ettevõtete meelitamiseks riigitellimust täitma. Ja see on tõeline võimalus oma äri laiendada. Kes keeldub garanteeritud maksega 100-200 tuhande rubla suuruse lepingu saamisest?
Kas elektroonilise dokumendihaldusteenuse eest tasumisel on väikeettevõtetele mingeid eeliseid? Paljud organisatsioonid ei lähe ju EDI-le üle kõrgete tariifide kartuses.
Ma tõin täna seminaril näite: 995 rubla - täielik teenuste valik dokumendihalduseks riigiasutustega. Kui arvutate Moskvas ühistranspordiga reisimise maksumuse mitu korda aastas ametiasutustes, kus peate dokumente esitama, ja isegi mõlemas suunas, siis osutub kulude summa väga lähedale minu teatatud kuludele. .
Kui raamatupidaja pole arvutiga “sõbralik”, kas on võimalik eksida? Kui keeruline on üldiselt selliste programmidega töötada?
Seal on vormingu ja loogilise juhtimise elemente. Kui dokumendi koostamisel pole pahatahtlikkust, siis on peaaegu võimatu mööda vaadata. No kui midagi tehakse meelega või kasutaja on tähelepanematu, ei garanteeri ükski programm, et inimene 1000 asemel 1 000 000 sisestab.
Miks pole teie hinnangul üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele veel laialt levinud? Mis ettevõtteid hirmutab?
Kas see on tõesti hirmutav? Vaatame, meil on 63. [föderaalseadus 04/06/2011 nr 63-FZ "Elektroonilise allkirja kohta" - u. toim] sõnastas seaduses kolme tüüpi EDS-i mõiste. See on lihtne, tegelikult on see sisselogimise ja parooli kombinatsioon. Täiustatud on allkiri, mis kasutab krüptokaitset. Ja elektrooniline allkiri on kvalifitseeritud, see, mille annab välja akrediteeritud sertifitseerimiskeskus. 90 protsenti meie riigi inimestest kasutab sisselogimist ja parooli. Kas sularahaautomaatides, sotsiaalvõrgustikes või sisse e-mail. See tähendab, et võime öelda, et peaaegu kõik kasutavad lihtsat allkirja.
Selline tänapäeval kasutatavate digiallkirjade hulk on ebamugav nii sertifitseerimiskeskuste kui infosüsteemid, ega ka kasutajatele. Loodan, et 2014-2015 jooksul on meil ühtlus ja allkirjade arv väheneb.
Mis puutub kvalifitseeritud allkirja, siis seda kasutatakse veel vähe kus. Aga seda kasutatakse näiteks portaalis. Ja mida rohkem teenuseid see pakkuda suudab, seda rohkem inimesi seda allkirja kasutab. Selle kasutamist ei piira mitte niivõrd hirm inimeste ees, kuivõrd ressursside nappus, mille pealt seda kasutada saaks.
Ettevõtlussektoriga on ikka lihtsam. Praegu kasutavad ligikaudu pooled ettevõtetest elektroonilisi aruandlussüsteeme ja need kõik on rakendatud elektroonilisel allkirjal. Ja nendes ettevõtetes töötavad samad inimesed, kes näivad kartvat elektroonilisele dokumendihaldusele üle minna. Nii et see hirm on pigem müüt kui reaalsus.
- Kas peaksime ootama olulisi muudatusi EDI seadusandluses?
Tõepoolest, paljud räägivad praegu õigusvaldkonna ebatäiuslikkusest selles valdkonnas... Ma ei nimetaks seda ebatäiuslikkuseks, see on normaalne seadusandluse kujunemise protsess. Tegelikult on elektroonilise allkirja aktiivne kasutamine Venemaal hea, kui selleks on viis aastat. Loomulikult moodustada väljakujunenud reguleeriv raamistik tehnoloogia areng on lihtsalt võimatu. Nüüd käib süstemaatiline seadusandluse väljatöötamise protsess. Mida tasub oodata: see on 63. elektroonilise allkirja seaduse viimane kanne ja 1. seaduse tagasilükkamine [10.01.2002 föderaalseadus nr 1-FZ "Elektroonilise digitaalallkirja kohta". See reegel on muutunud kehtetuks alates selle aasta 1. juulist – ca. toim.]. Seadus, muide, on üsna adekvaatne, pädev. Selles pole ilmseid lünki. See on üsna struktureeritud. Loodame, et selle kasutuselevõtuga EDS tüüpide arv väheneb. Nüüd esitavad paljud riigiasutused, infosüsteemid elektroonilistele allkirjadele oma nõuded, mis ei ole alati seadusega kooskõlas.
Sellise arvu digitaalallkirjade olemasolu ei ole ebamugav ei sertifitseerimiskeskustele, infosüsteemidele ega kasutajatele. Kujutage ette, et teie võtmehoidjal on viis allkirja, jättes samal ajal meelde, et üks on maksuameti jaoks, teine kauplemisplatvormi jaoks, kolmas Rosreestri jaoks jne. Loodan, et 2014-2015 jooksul on meil ühtlus ja allkirjade arv väheneb.
2011. aasta mai lõpus astus Rahandusministeerium järjekordse sammu elektroonilise dokumendihalduse juurutamise suunas - ilmus korraldus, millega kinnitati elektrooniliste arvete väljastamise ja vastuvõtmise kord. Aga selleks, et tõeliseks saada ökonoomne efekt paberivaba tehnoloogiate kasutamisest on oluline muuta kogu töövoog* elektrooniliseks vormiks. 1C on valmis oma kasutajatele selliseid võimalusi pakkuma.
Vene Föderatsiooni maksuseadustik
Art. Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 169, muudetud kujul. 27. juuli 2010 föderaalseadus nr 229-FZ).
Föderaalseadus nr 63-FZ 10. jaanuarist 2002 nr 1-FZ
25.04.2011 nr 50n
Vajadus minna üle paberivabadele tehnoloogiatele on majanduses juba ammu küps. Vahetuse rakendamine elektroonilised dokumendid koos töövõtjatega on positiivne majanduslik efekt: vähenevad organisatsioonide kulud tarbekaupadele, postiteenustele, paberkandjal dokumentide arhiivi pidamisele (kulud paberile, personalile, arhiivipinna rentimine jne), lühendades töötlemisaega ja vahetada andmeid, vähendades vigade arvu, võimalust kiiresti otsida nõutav dokument elektroonilises arhiivis.
Nüüd teeb riik selles suunas palju. 2002. aastal võeti vastu seadus "Elektroonilise digitaalallkirja kohta", millega kehtestati EDS-iga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide õiguslik tähendus. Kahjuks ei kehtinud selle seaduse normid arvetele, mis oli Vene Föderatsiooni maksuseadustikus erinorm. Nüüd on see piirang tühistatud.
Eelmisel suvel muudeti Vene Föderatsiooni maksuseadustikku, et näha ette võimalus tehingupoolte vastastikusel nõusolekul arveid koostada ja väljastada elektroonilisel kujul ning tehniliste vahendite ja võimaluste olemasolu selliste arvete vastuvõtmiseks ja töötlemiseks ( Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 169, muudetud 27. juuli 2010. aasta föderaalseadusega nr 229-FZ).
6. aprillil 2011 kirjutas Vene Föderatsiooni president alla föderaalseadusele nr 63-FZ "Elektroonilise allkirja kohta". Uue seaduse eesmärk on kõrvaldada praeguse 10. jaanuari 2002. aasta föderaalseaduse nr 1-FZ "Elektroonilise digitaalallkirja kohta" puudused, samuti laiendada elektrooniliste allkirjade kasutusala.
Ja lõpuks, 25. mail 2011, Venemaa Rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011 korraldus nr 50n "Elektroonilisel kujul arvete väljastamise ja vastuvõtmise korra kinnitamise kohta sidekanalite kaudu, kasutades elektroonilist digitaalallkirja" oli registreeritud Venemaa justiitsministeeriumis (registrinumber 20860) .
Kord kehtestab, et elektroonilisel kujul arvete väljastamine ja vastuvõtmine toimub ühe või mitme ühilduvate tehniliste vahenditega elektroonilise dokumendihaldusoperaatori kaudu. Juhime tähelepanu, et elektrooniliste arvete kasutamine on lubatud ainult tehingu poolte vastastikusel kokkuleppel. Seega on elektrooniliste dokumentide kasutamine vastaspoolte õigus, mitte kohustus. Kord määrab kindlaks, millist päeva lugeda elektrooniliste arvete väljastamise ja laekumise kuupäevaks, ning reguleerib nendes paranduste tegemise korra.
Kord jõustub selle ametliku avaldamise hetkest (Venemaa Rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011. a korralduse nr 50n punkt 2). Tegelikult saab seda rakendada pärast elektroonilise dokumendihalduse * akrediteeritud operaatorite ilmumist ja Venemaa föderaalse maksuteenistuse arvevormingute, vastuvõetud ja väljastatud arvete registri, osturaamatu ja elektroonilise müügiraamatu heakskiitmist. (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 169 lõige 2, punkt 9) .
Märge:
* Ettevõtete elektroonilise dokumendihalduse operaatoriks akrediteerimise kord peab olema kinnitatud Venemaa föderaalse maksuteenistusega. Pärast operaatorite akrediteerimist lepitakse nendega kokku sobiv vahetusmehhanism ja seejärel toetatakse seda ettevõtte 1C majandusprogrammides.
Ettevõtte 1C majandusprogrammides rakendatakse elektroonilisel kujul arvete koostamise ja väljastamise võimalust pärast ülaltoodud dokumentide ja vormingute kinnitamist.
Elektrooniliste arvete kasutuselevõtt on olnud stiimuliks muude raamatupidamis-, maksu- ja finantsarvestuse dokumentide võimalikult laialdaseks kasutamiseks elektroonilisel kujul.
Juba praegu on programmil "1C: Trade Management 8" võimalus vahetada dokumente, mille vahetamine ei ole seadusega reguleeritud (näiteks arved, saatelehed, tootekataloogid, hinnakirjad, tellimused, sh dokumendid mis tahes kujul) . Otsevahetus "Müüja - Ostja" on võimalik programmist (e-posti teel või jagatud failikataloogi kaudu serveris).
1C:Enterprise 8 elektroonilise dokumendivahetusmehhanismi väljatöötamisel oli ülesandeks rakendada kõige mugavama liidesega lihtne konfiguratsiooni- ja vahetusmehhanism. Dokumendid allkirjastatakse digitaalselt ja saadetakse adressaadile ühe nupuvajutusega. Kui vahetuses osalejad lepivad omavahel kokku, et kõik saadetud dokumendid ei pea olema juriidiliselt olulised, siis eest teatud tüübid dokumendid ei saa EDS-i kasutada.
Kasutusmugavuse huvides on süsteemi sisse ehitatud vihjesüsteem (sammude kaupa), mis teavitab kasutajat järgmisest vajalikust toimingust elektroonilise dokumendiga töötamisel.
Kasutajate mugavuse huvides rakendab programm ka:
Edaspidi rakendatakse elektrooniliste dokumentide vahetamist osapooltega ka teistes 1C:Enterprise 8 platvormil põhinevates lahendustes.
Kokkuvõtteks märgime veel kord, et elektrooniliste dokumentide vahetamise kasutuselevõtuga osapooltega on võimalik parandada asjakohase teabe töötlemise ja vahetamise kvaliteeti, vähendada "käsitsi" sisestamisel tekkivate vigade arvu ning vähendada dokumentide töötlemise keerukust ja aega.
