Praegu on enamikus ettevõtetes töövoogis endiselt tavalisel, traditsioonilises paberkandjal, hoolimata asjaolust, et paljud ettevõtted püüavad automatiseerida, kui mitte kõik dokumendid tõendid, siis vähemalt mõned selle etapid, sest automatiseeritud tehnoloogial on mitmeid olulisi eeliseid .
Peamine kriteerium Office'i töökorralduse valimisel on organisatsioonile saadud dokumentide maht ja selle loodud teatud aja jooksul loodud. Seepärast muutub elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt ettevõtetes, mille ulatuslik struktuur on seotud ühekordse dokumendi ühe ahelaga, muutub elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt oluliseks ülesandeks.
Kaaluge elektroonilise dokumendihalduse peamisi mõisteid. Dokumendi draiv - See on dokumentide liikumise protsess alates nende loomise hetkest või täitmise hetkest ja rakendamise hetkest ning lõppkokkuvõttes on ladustamine, arhiveerimine või hävitamine, kui dokument ei kujuta endast teatud väärtust.
Elektrooniline dokumendihaldus - See on ühtne mehhanism arvuti tööriistade abil loodud dokumentide liikumiseks reeglina, allkirjastanud elektroonilise digitaalse allkirjaga ning viis nende dokumentide töödelda erinevate elektrooniliste meedia abil.
Elektroonilist dokumendivoolu võib kohaldada mis tahes organisatsioonile: nii väikeses ettevõttes kui ka suures ettevõttes või ettevõttes ulatusliku filiaalide võrgustikuga. Sellel on mitmeid eeliseid.
Esiteks, see on Äriprotsesside läbipaistvus. Kontroll üle täitmise, vastuvõtmise, loomise ja üldiselt olemasolu dokumente elektronisüsteemi viiakse läbi kiirem ja lihtsam, mis võimaldab jälgida äriprotsesse juhtimise ja lineaarsete juhtide.
Samuti on elektroonilise dokumendihalduse kahtlemata eelis suurendage toimivust funktsiooni. Statistika kohaselt ei teosta töötajad üsna suur protsent tellimustest. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemis saab juht kontrollida kõiki töövooge, kiirust ja täitmise kvaliteeti ning kõige tähtsam, töö tulemus.
Töötlemise aja vähendamineja dokumentide täitmine ise. Elektrooniline dokumendivool annab dokumendid kiirema loomise, otsingu, töötlemise ja levitamise, samuti aruannete, aruannete ja registrite automaatse koostamise, mis võimaldab teil kiiresti ja tõhusalt töötada ja lõpuks optimeerida äriprotsesse.
Samuti võimaldab elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt suurendage privaatsust. Iga osaleja saab täpselt ettevõtte dokumentidele juurdepääsu astet, mis vastab tema volitustele: lugemine, dokumendi redigeerimine või täielikud õigused. Kõik toimingud on sisse logitud arvutisüsteemi, nii et igal ajal näete, kes töötas nendega tehtud andmetega.
Üldiselt on konfidentsiaalsuse probleem väga äge. Ettevõtte mõnede dokumentide kaotus võib kaasa tuua miljoneid kahjusid. Lõppude lõpuks võib paberdokumente eemaldada ilma kausta probleemideta ja edastada kogu teave küljele. Elektroonilise dokumendihalduse süsteemi rakendamisel ei välista see täielikult teabe leke, muidugi ei ole võimalik, kuid alati näha, millist töötajaid, millisel hetkel ja kuidas neid dokumente kasutada.
Elektrooniline dokumendivool võimaldab Optimeerige uute töötajate õppimise protsessi ja uute protsesside kasutuselevõttu ettevõttes. Uute juhiste ja positsioonide kasutuselevõtt elektroonilises dokumendisoolis esineb märkimisväärselt kiiremini kui iga töötaja teavitamine eraldi ja selle tutvustamist paberdokumentidega.
Elektrooniline dokumendihaldus Suurendab ettevõtte kultuuri. Kõik ettevõtte struktuurid töötavad ühe teaberuumis, mis võimaldab peaaegu iga töötaja kaasata ettevõtte protsessidesse.
Elektroonilise dokumendihalduse olemasolu ettevõttes võimaldab Kiirem kohaneb rahvusvaheliste standardite turu muutustega. Kui uusi standardeid tekivad, võib elektroonilise dokumendihaldussüsteemis tegutsev ettevõte oma dokumente muuta uue malli alusel, mis suurendab konkurentsivõime taset turul.
Tuleb märkida, et elektroonilise dokumendi tõend on oma puudusi. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi oluline miinus on dokumentide säilitamise probleem. Lõppude lõpuks, igal ajal võib viirus arvutisse tungida, ei tööta dokumentide salvestamise süsteem. Probleemi saab lahendada varukoopiate loomisega.
Üks elektroonilise dokumendihalduse süsteemi miinimumid on raamidvõi töötajad, kes on hõivatud süsteemis. Tööprotsessi automatiseerimise protsessis ei pruugi olla võimalik vältida stressi käsitsi tööga harjunud töötajate seas ja neil ei ole piisavalt teadmisi elektroonilise dokumendi voolu kohta.
Pädev andmeside sisestamine on eriti oluline elektroonilise dokumendihaldussüsteemis. Inimese tegur on eriti oluline siin, sest kvalifitseeritud personali kvalitatiivne töö sõltub süsteemi edasise katkematu toimimisest.
Ka elektroonilise dokumendihaldussüsteemi omandamise ja rakendamise etapis on ettevõtte suured kulud paratamatud, mida hüvitatakse siiski dokumentide dokumentide ja äriprotsesside optimeerimise ajakulude vähenemise vähendamisega.
Negatiivselt mõjutab elektroonilise dokumendihalduse laialdast kasutuselevõttu ja geograafiline tegur. Dokumentide elektrooniline vahetus on võimalik mitte kõigi vastaspoolte tõttu ühe teabe ruumi puudumise tõttu. Seetõttu moodustavad paljud ettevõtted paralleelselt traditsioonilise "raamat" ja dokumentide elektroonilise vahetamisega. Siiski lihtsustavad tegude teod E-viisid kliendi ja klientide vahelist tööd mis tahes turu segmendis, eriti geograafiliselt kaugete piirkondade vahel.
Tuleb märkida, et enamiku õiguslike dokumentide kohustuslikud üksikasjad on isiklik allkiri. Elektroonilise dokumendi juriidilist jõudu kinnitatakse elektroonilise allkirjaga, mis vastavalt 63-Fzile on kolm tüüpi. Praegu enamik riike on õiguslikult võrdne kaaluda dokumendid paberkandjal allkirjastatud regulaarse allkirja ja elektroonilise dokumendi allkirjastanud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga.
Personal Office'i töös on täielik üleminek elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile on võimatu, sest kui personalikorraldokument peaks sisaldama töötaja isiklikku allkirjastamist, on vaja seda paberile kujundada töötaja ja töötajate vaheliste õigussuhete nõuetekohaseks osutamiseks. tööandja.
Lisaks on tööraamatute haldamine rangelt reguleeritud. Seda ja mitmeid teisi personali dokumente võib väljastada, täita ja säilitada üksnes paberkandjal.
Elektroonilise dokumendihalduse eelised on siiski nii ilmsed, et täna on raske ette kujutada personaliteenust, juhtivat dokumendihalduse ainult paberkandjal.
Elektrooniline dokumendivool kuulub töösuhetesse ja õigusloome tasandil. 2013. aasta kevadel täiendas Venemaa Föderatsiooni töökoodeksi juht kaugarite töötajate töörežiimi omaduste juht. Mõlemad pooled on tööandja ja töötaja - töösuhete moodustamiseks peaks olema elektrooniline allkiri. Kui inimene töötab pidevalt vabakutselisena või kodus, veeta elektroonilise allkirja ja selle protsessi veelgi optimeerida, muidugi seda väärt.
Elektroonilise dokumendihaldussüsteemil on oma eelised ja võivad olla kasulik suure ettevõtte jaoks, millel on ulatuslik osakute struktuur. Selle olemasolu selles etapis on süsteemil mitmeid puudusi, mis aeglustavad paberit ülemineku protsessi elektroonilise dokumendi voolu lõpuleviimiseks. Kõik see nõuab tõsiseid parandusi ja tehnoloogilisi ja õigusloome tasandil.
Ettevõtte või organisatsiooni tõhususe parandamisega seotud strateegilised eelised pärast SED-i rakendamist võib omistada: \\ t
Tekkimise võimalus kollektiivse töö dokumentide (mis on võimatu paberi büroo menetluses);
Oluline kiirendus otsimise ja proovide võtmise dokumentide (vastavalt erinevate atribuutide);
Teabe ohutuse parandamine tuleneva teabe ohutuse tõttu, mis töötavad kinnipeetava tööjaamaga töötada, on võimatu ja iga EDD kasutaja määrab nende juurdepääsu teabele;
Dokumentide ohutuse suurendamine ja nende säilitamise mugavuse suurendamine, kuna need salvestatakse serveris elektroonilisel kujul;
Dokumentide täitmise kontrolli parandamine.
ERP-süsteemide integreerimine elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemidega toetab kogu ettevõtte äriprotsesse - dokumentide, piltide, tööprotsentide, ettevõtete aruannete käitlemise kaudu.
Ametnikud:
otsuste tegemiseks vajaliku kiire teabe;
distsipliini operatiivjuhtimine.
Sekretär, referentliikmed ja abilised:
dokumentide kiire otsimine;
dokumentide otsimise suur täpsus;
distsipliini kontrollimise hõlbustamine;
lihtsustada igasuguseid sündmusi, üritusi;
lõppdokumentide ettevalmistamise, koordineerimise ja heakskiidu kiirendamine.
Finants- ja raamatupidamisteenused:
dokumentide kiiruse suurendamine, näiteks peaorganisatsiooni filiaalidest;
vähendada dokumentide kadumise ohtu;
ajade salvestamine arvete või kontrolliasutuste teostamise dokumentide valimisel.
Õigusteenistus:
tööjõu intensiivsuse vähendamine dokumentide koostamise kohta;
tõhusa aja jälgimine;
kiire otsida vajalikke regulatiivseid dokumente.
Kui elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendatakse "nagu on", siis tekivad tekkivad probleemid kasutajate negatiivseid reaktsioone ja nende lahendamist on raskem raskendada.
Dokumendihalduse skeemi määramiseks on vajalik olemasoleva dokumendihalduse kirjeldus: dokumentide marsruudid ja liigid, nende registreerimise eeskirjad, dokumentide salajasus ja muud küsimused. Optimeerimise osana on vaja kindlaks määrata äriprotsessid automatiseerimiseks ja hinnata praeguste dokumentide läbimise menetluste logisatsiooni ja teostatavust, registreerimisreegleid. Uuring ja dokumendihalduse optimeerimine on oluline samm elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide rakendamisel. Rakendatud süsteemi funktsionaalsuse nõuete kvaliteet sõltub saadud teabest. Kui ettevõttel on selged standardid, mis kirjeldavad seminari organisatsioonis, mis ei nõua optimeerimist, langetatakse see etapp ja süsteem töötatakse välja nende standardite põhjal.
Edasised meetmed pärast dokumendihalduse kirjeldust ja optimeerimist sõltub sellest, kes rakendab süsteemi: töövõtja või oma vägede korraldamine.
Organisatsioonid, kes konfigureerivad ja rakendavad elektroonilise dokumendihaldussüsteemi oma vägede kohta, ei pööra alati sellele etapile piisavalt tähelepanu sellele, mille tulemusena muutub süsteemi seadistamise süsteem keerulisemaks ja on tugevalt edasi lükatud.
Töövõtja süsteemi rakendamise korral peaks organisatsioon esitama tehnilise ülesande, mis näitab süsteemi funktsionaalsust, süsteemi seadeid, spetsifikatsioone, turvameetodeid, dokumendivoogude kirjeldust, ülesande ajastamist ja muid nõudeid. Praktikas tekib praktikas probleeme, mis on seotud tehniliste ülesannete kirjutamise suutmatusega, samuti teadmistega projekti täpsetest piiridest ja rakendamise eesmärkidest, mille tulemusena ei ole võimalik kvalitatiivselt kirjeldada süsteemi funktsionaalsed nõuded. Seoses nende probleemidega võib töövõtjate poolt välja töötatud süsteem olla kliendile tarbetu, kuna see ei vasta tema soovidele. Selle probleemi lahendamiseks on vaja arendaja alalist ja tihedat kontakti organisatsiooni peamiste projektide osalistega.
Süsteemi loomisel ja rakendamisel oma jõududega on vaja treenida kasutuselevõtu käsk, mille järel hakkab ta süsteemi konfigureerima ja otseselt rakendama. Kui dokumendihalduse kirjelduse ja optimeerimise kirjeldus viidi läbi põhjalikult, jääb rakendamise käsk süsteemi konfigureerimiseks vastavalt optimeeritud dokumendi voolule. Vastasel juhul on rakendusmeeskond sunnitud marsruudi skeemi kohandama, määrama dokumentide registreerimisnumbrite registreerimisnumbrite ja muude dokumentide haldamise omaduste registreerimise korra ja kohe sellel etapil kohe optimeerimiseks.
Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise ajal peate süsteemi töökohtades paigaldama ja konfigureerima töökohtades, koolitatavate kasutajate dokumentide väljatöötamiseks kasutajate elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide dokumentatsiooni, korraldab tehnilist tuge. Kui süsteemi rakendatakse iseseisvalt, siis personali koolitus võib toimuda nii abiga süsteemi tarnija ja iseseisvalt juhiseid sissejuhatus meeskond.
Piloodi- ja tööstuse ajal kohandab toode kasutajaid uutele töötingimustele, süsteemi katsetamisele või reaalsetele tingimustele või järgneva tööstusliku tööstuse ligikaudu tingimustes. Kogenud operatsiooni valik jääb sissejuhatusmeeskonna jaoks. Ka selles etapis on vaja pidevalt konsulteerida kasutajad töös süsteemis. Kogenud operatsiooni eesmärk on eelnevalt muutumatute kõrvalekallete avastamine süsteemi toimimises, samuti põhjendamatuid nõudeid.
Pärast süsteemi parandamist piloot- ja tööstustoimingute käigus tuvastatud vea süsteemide põhjal tutvustatakse elektrooniliste dokumentide haldamise süsteeme tööstustoimingusse. Süsteemi uute funktsioonide kasutajate nõustamine ja koolitus, süsteemi jälgimine ja vältida süsteemi ebaõnnestumiste esinemise ja vigade esinemist, lisades ka uusi funktsioone või uue süsteemi kasutuselevõttu moodulid.
Varem kaaluti mõningaid probleeme elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide rakendamisest tulenevaid probleeme, kuid me kaalume mitmeid rohkem probleeme, mis võivad omistada rakendamise protsessi tervikuna.
Üks peamisi probleeme kasutuselevõtu peaaegu iga uuendusi, mitte ainult elektroonilise dokumendihaldussüsteemide on inimese tegur. Paljudes organisatsioonides on personali, kes ei taha midagi uut õppida või reinkarneerida. Elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide rakendamisel võib kasutaja konservatiivsus olla väga tõsine probleem, kuna need süsteemid peavad rakendama kõikidel töökohtadel, muidu selle kasutamise tõhusus on minimaalne. Selle probleemi otsus on bürootööde käitamise suuniste järjekord ainult elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemides.
Süsteemsete süsteemide sõltumatu kasutuselevõtuga tekib organisatsioon projekti häirete probleemidest, rakendamismeeskonna kogenematuse ja ebapiisava kvalifikatsiooni tõttu, samuti ametliku lähenemisviisi mõnele projekti etappidele. Selle probleemi võimalik lahendus on pöörduda raskustes oleva süsteemi tarnijatele rakendusmeeskonna tegevuse pideva kontrolli rakendamisel, samuti personali isikliku vastutuse projekti aja häirimise eest.
Organisatsioonides konstantsete struktuurimuutustega ja madala deformaalsete äriprotsessidega võib elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide kasutuselevõtt tunduda üsna keeruline, kuid siiski rakendamine on võimalik, kui süsteem on järk-järgult rakendatud, alustades nendest vähem muutunud üksustest. Sellisel juhul peab süsteem olema modulaarne, mis võimaldab teil töötamise ajal funktsionaalsust suurendada.
Lisaks ülaltoodud probleemidele on süsteemi rakendamise algusest veel mitmeid probleeme ülesandeid. Elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemides levitatakse elektroonilisi dokumente, mis alles hiljuti ei olnud juriidilist jõudu. Tänu hiljuti vastu võetud seadusele, mis reguleerib elektroonilise digitaalse allkirja kasutamist, läheb see probleem ülesanne organisatsiooni- ja tehniliste ülesannete kategooriasse.
Elektrooniline allkiri -andmed elektroonilisel kujul, mis on lisatud teiste elektrooniliste andmetega või nendega loogiliselt seotud ning on mõeldud selle andmete abonendi tuvastamiseks.
Elektrooniline digitaalne allkiri (EDS) - Elektroonilise andmete kogumi krüptograafilise konversiooni vormi kujul, mis ühendab selle komplekti või loogiliselt sellega loogiliselt, on kombineeritud ja võimaldab kinnitada selle terviklikkust ja tuvastada allkirjastava. Elektrooniline digitaalne allkiri on asetatud isikliku võtme abil ja seda kontrollitakse avatud klahvi abil.
Vastutasuks isiklik võti - See on krüptograafilise algoritmi parameeter, mis on saadaval ainult allkirjastajale ja mõeldud allkirja paigaldamiseks ja avage võtmetunnistus - See on võtmete sertifitseerimiskeskuse väljastatud dokument, mis kinnitab selle autentsust ja allkirjastaja avatud võtme täitmist.
Elektroonilist digitaalset allkirja saab kasutada juriidilised isikud ja üksikisikud kui personali allkirja analoog, et pakkuda õiguslikku jõudu elektroonilist dokumenti. EDS-i allkirjastatud elektroonilise dokumendi õiguslik jõud on samaväärne dokumendi õigusliku tugevusega paberkandjal, mille allkirjastas tema enda allkirjastamise ja liimitud pitseri allkirjaga.
Vastaspoolte suheldes ei ole aga elektroonilist dokumenti kõige sagedamini õiguslikult oluliseks. Sellega seoses välise dokumendi voolu peaaegu alati läbi traditsioonilises dokumendis. Väliste vastaspooltelt tulevate dokumentide arvestamiseks on vaja saada oma elektroonilisi proove, skannides ja suurendades süsteemi andmebaasi.
Organisatsiooni elektroonilise dokumendi voolu kasutuselevõtt peaks olema üldtunnustatud kõigis selle rajoonides, kuna sedi töö on seotud kogu ettevõtte jaoks vajalike põhjuste loomise, muutmise ja säilitamisega. Selles valdkonnas ei tohiks olla "nõrku lingid".
Inimeste harjumuste inertness on peamine takistus elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide kasutuselevõtule. Nende eelised on peagi ettevaatlik konkureeriva võitlusega, nii et nüüd peate mõtlema digitaalsetele rööbastele kontori töö üleandmisele.
Suurte ettevõtete ulatusliku filiaaliga võrgustikud liiguvad kiiresti elektroonilise dokumendi voolu, mis aitab kaasa piisava õigusliku raamistiku olemasolule.
SED-i töö reguleerivad seadused on järgmised:
Otsesed seadusandlikud normid on kõikjal kõik, kuid SED-i rakendamisel peaks ettevõte välja töötama täiendava arvu haldusdokumentide arvu:
Ettevõtte töötajad on kohustatud kasutama ainult sertifitseeritud EDS-i ja vahendeid teabe krüptograafiliseks kaitseks. Selle reegli järgimine ja õigusraamistiku sidusus võimaldab teil teha töötajate tegevus ettevõtte sed õiguslikult oluliseks.
Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on automatiseeritud töövoo juhtimissüsteem, mis võimaldab teil suhelda töötajate abil digitaalseadmete abil ilma pabermeedia kasutamata.
FDI põhifunktsioonid on:
SED-i oluline parameeter on selle modulaarsus, mis võimaldab laiendada funktsionaalsust ilma põhiseadete oluliste muudatusteta.
Ilmselgelt suurte tööstusettevõtete ja ettevõte tegelevad ettevõttes on erinevad nõuded sed. Sellepärast jagatakse tarkvaratooted kaheks kategooriaks, sõltuvalt tööprotsesside standardimisest:
"Kastid" tooted on mõeldud ladu operatsioonidele, kontoriprotsessidele ja väikestele tööstusharudele. Nad nõuavad ainult modulaarset seadistust ja esmase teabe kasutuselevõttu.
Nende omadused:
Põhiplatvormid avanevad suurettevõtete ainulaadse organisatsioonilise ja tootmisstruktuuriga. Sellised küljed nõuavad pikaajalist paranemist, sealhulgas kliendi enda IT-spetsialisti.
Neil on järgmised omadused:
Enamiku väikeste ettevõtete ja kaubandusorganisatsioonide puhul on piisavalt standardseid "kasti" lahendusi.
Tõlge dokumendi haldamise ettevõtte elektrooniliste liikide annab ettevõtte eeliseid mitte mitmeid organisatsioonilisi tasemeid. Sed võimaldab teil lihtsustada nii juhtivate töötajate kui tavaliste töötajate tööd.
Elektrooniline dokumendivoolu vähendab praeguseid ärikulusid. Otsustades installida EDSi kogu ettevõttes, on soovitatav mõõta töötajate tulemuslikkust enne süsteemi kasutamist. Te saate lugeda aega mallide ülesannete täitmiseks, ettepanekute heakskiitmiseks, nõutavate dokumentide otsimiseks. Eraldi saate määrata kontoriseadmete ja kontori jooksvad kulud. 
Ettevõtte põhiliste protsesside tõhususe põhjal on sellised EDS-i eelised:
EAFi taktikalised eelised hõlbustavad tavaliste töötajate tööd, nii et nad teavitavad kõigepealt parandusi.
EAFi rakendamisel strateegilised eesmärgid mõjutavad põhitegevuse protsesse: kasumiindikaatoreid, vastaspoolte kommunikatsiooni kiirust ja tõhusust, kaubandusliku teabe kaitset.
Nendes valdkondades võib eristada selliseid elektroonilise dokumendihalduse eeliseid:
Strateegilised eelised aitavad kaasa ettevõtte juhitavuse ja kujutise kasvule, mis annab olulist kasu uute klientide meelitamiseks.
Pikaajalised rutiinsed toimingud kajastatakse tervisele kahjulikena ja järsult vähendatud jõudlust. Taotluste ja dokumentide monotoonne töötlemine erinevates programmides häirivad ülesandeid, võttes lõvi tööaja osa.
SED-il on mitmed eelised määratud kasutaja probleemide lahendamiseks:
Arvutamise arvu vähendamine ja kestus mittespetsiifiliste toimingute võimaldab teil maksta aega otse töövoogude nõudva kõrge kvalifikatsiooni.
EAFi rakendamisel on see integreeritud olemasoleva IT-infrastruktuuriga, pakkudes selliseid eeliseid:
SED tähendab teatud investeeringuid tehnilistesse vahenditesse, kuid nad maksavad lühikese aja jooksul välja.
Arvuti seadmed muutuvad ühilduvaks, põhjustades selle ressursside kasutamise astet.
Elektrooniline dokumendi tõend muudab juhtimismeeskonna tõhusa toimimise süsteemi järgmiste eeliste arvelt:
Juht võib alati sisse logida ja moodustada aruande iga töötaja sepistamise kohta.
Selle asjaolude teadlikkus töötajate poolt ei anna neile võimalust lõõgastuda ja osaleda oma asjades.
Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt ettevõttes on oma puudusi. See on need, kes ei anna väikeettevõtted tutvustada täielikku ladu operatsioone ja juhtimise põhineb SED.
Määratused hõlmavad järgmist:
Need puudused on suuresti tingitud vajalike õigusnormide vastuvõtmise hilinemisest ja ärikeskkonnas vähese eeter astet. Kuid suundumused näitavad, et 10-20 aasta pärast loetakse ettevõtte elektroonilise dokumendi vooluks rohkem reeglina kui erand.
SID-i valik ei ole lihtne, sest on olemas suur tõenäosus osta sobimatut toodet või sõlmida lepingu ebakompetentse äriühinguga. 
Seega, kui otsustate elektroonilise dokumendihalduse programmi ostmisel, on vaja arvesse võtta selle omaduste arvu:
Ettevõtte lõpliku valiku jaoks SED-i rakendamiseks on soovitatav analüüsida mitmeid teenusepakkujaid, uurida demonstreerimismaterjale ja paluda luua tarkvara demoversioon. Otsustades, et on oluline võtta arvesse seadmete ajakohastamise kulusid ja oma IT-spetsialistide kutseõppe taset.
EDS-i rakendamise protsess Venemaal mõjutab mitmete litsentside programmide kasutamist, nende kokkusobimatust ja äriprotseduuride käsitsi haldamise ülekaalust.
Selle tulemusena seisavad elektroonilised dokumendihalduse pakkujad selliste raskustega ettevõtete ees:
Et minna elektroonilise dokumendi haldamise, vähe taustvaldkonna haldamise otsuse. Vajadus ettevõtte töötajate ametlike ülesannete süsteemset ümberkorraldamist ja ettevõtte juhtimisstruktuuri. Soovitud integreerimise süsteemiga, mis tuleb paigaldada vastavalt seadusele.
Oluline suund EDS rakendamisel on ebakompetentsete ja talumatute töötajate jaoks raske personalipoliitika. Kuna nende vastumeelsus uute põhimõtete tegemiseks suurendab oluliselt rakendamisprotsessi kulusid ja elektroonilise eskordi kulud. EDC peaks suhtlema ühe mehhanismi inimestega, nii et selle halvasti töötavad elemendid peavad olema õiged või asendatud.
Meil on valmis lahendus ja seadmed
Kogege kõiki Ekami platvormi omadusi tasuta
Eraelu puutumatuse kokkulepe
ja isikuandmete töötlemine
1. Üldsätted
1.1. Isikuandmete konfidentsiaalsuse ja töötlemise kokkulepe (edaspidi "leping) konfidentsiaalsuse ja töötlemise leping on vastu võtnud vaba ja selle tahe, tegutseb seoses kogu teabega, mis insents RUS LLC ja / või selle tütarettevõtetes, kaasa arvatud kõik isikud ühes grupis LLC-ga "Inseyls Rus" (sh EKAM-teenuse LLC), saab kasutaja vastu võtta mis tahes saidi, teenuste, teenuste, programmide kasutamise ajal arvuti, toodete või teenuste LLC insseyls Rus (edaspidi - teenused) ja täitmise ajal LLC insellid RUS »Kasutajaga sõlmitud lepingud ja lepingud. Kõigi teiste loetletud isikute suhtes kohaldatakse kõigi teiste loetletud isikute suhtes väljendatud lepingu nõusolekut kokkuleppega.
1.2. Teenuste kasutamine tähendab kasutaja nõusolekut käesoleva lepinguga ja selles sätestatud tingimustel; Nende tingimustega lahkarvamuste korral peab kasutaja hoiduma teenuste kasutamisest.
"Insellid" - piiratud vastutusega äriühing "Inseyls Rus", Ogrn 1117746506514, TIN 7714843760, PPC 771401001, registreeritud aadressil: 125319, Moskva, St. Okademik Iilyushina, D.4, Korp.1, Office 11 (edaspidi "insellid"), ühelt poolt ja
"Kasutaja" -
või üksikisik õigussuhete ja tunnustatud osaleja kodaniku õigussuhete kooskõlas õigusaktide Vene Föderatsiooni;
või juriidiline isik, kes on registreeritud vastavalt riigi õigusaktidele, kelle resident on selline isik;
või üksikisik ettevõtja registreeritud vastavalt riigi õigusaktidele, mille resident on selline isik;
mis võeti vastu käesoleva lepingu tingimused.
1.4. Käesoleva lepingu osapooltel tuvastasid lepinguosalised, et konfidentsiaalne teave on iga olemuse kohta teave (tootmine, tehnilised, majanduslikud, organisatsioonilised ja teised), sealhulgas intellektuaalse tegevuse tulemused ning teave kutsealaste tegevuste meetodite kohta (kaasa arvatud, kuid mitte piirav: teave toodete, tööde ja teenuste kohta; teave tehnoloogiate ja teadusuuringute kohta; Andmed tehniliste süsteemide ja seadmete kohta, sealhulgas tarkvaraelemendid; äriprognoosid ja teave hinnanguliste ostude kohta; konkreetsete partnerite ja potentsiaali nõuete ja spetsifikatsioonide kohta Partnerid; Intellektuaalomandiga seotud teave, samuti plaanid ja tehnoloogiad, mis on seotud eespool loetletud kõike), teatas teise osapoole ühelt poolt kirjalikult ja / või elektroonilisel kujul, mille partei on selle konfidentsiaalseks teabeks selgesõnaliselt määratud.
1.5. Järgnev leping on kaitsta konfidentsiaalset teavet, et pooled vahetavad läbirääkimiste käigus lepingute järeldusi ja kohustuste täitmist, samuti mis tahes muu koostoime (sealhulgas, kuid mitte ainult, nõustamine, taotlemine ja esitamine, ja Muude tellimuste täitmine).
2. Jaga pool
2.1. Tegurid nõustuvad hoidma salajasi kogu konfidentsiaalset teavet, mis on saadud poolte teisel poolel saadud konfidentsiaalsesse teabele, mitte avalikustama, mitte avaldamata, mitte avaldamata ega muul viisil mitte esitama sellist teavet mis tahes kolmandale isikule Ilma teise lepinguosalise eelneva kirjaliku loata, välja arvatud praegustes õigusaktides sätestatud juhtumid, kui sellise teabe andmine on poolte vastutus.
2.2. Lepinguosaline võtab kõik vajalikud meetmed konfidentsiaalse teabe kaitsmiseks vähemalt samade meetmete kasutamisega, mida pool kehtib oma konfidentsiaalse teabe kaitsmiseks. Juurdepääs konfidentsiaalsele teabele antakse ainult nendele töötajatele iga osapoole töötajatele, kellele see on mõistlikult vaja täita ametlike kohustuste täitmiseks käesoleva lepingu täitmise.
2.3. Konfidentsiaalse teabe salajane kaitse on selle lepingu tähtaja jooksul tõepoolest 12. detsembri 2016. aasta arvutiprogrammi litsentsilepingu litsentsileping, mis leping litsentsilepinguga arvutisse, agentuuri ja muude aluslepingute programmide ja viie piires Aastaid pärast nende tegevust lõpetamist, kui pooled eraldi ei täpsustata teisiti.
a) kui esitatud teave on muutunud avalikkusele kättesaadavaks ilma ühe osapoole kohustuste rikkumiseta;
b) kui esitatud teave sai tuntuks oma teadusuuringute, süstemaatiliste tähelepanekute või muude tegevuste tõttu, ilma et see ei ole teisel poolel saadud konfidentsiaalse teabe kasutamisest;
c) kui esitatud teave on kolmandalt isikult õiguspäraselt saanud ilma kohustuse säilitada seda salajas, enne kui see on esitatud ühele osapoolest;
d) kui osapooltele on vaja teavet riigiasutuse, muu riigi asutuse või kohaliku omavalitsuse asutuse kirjaliku taotluse esitamise kohta. Pooled on vajalikud nende ülesannete täitmiseks ja selle avalikustamine nendele asutustele. Samal ajal peab partei viivitamata teatama teisele poole saanud taotluse;
e) kui teave esitatakse kolmandale isikule lepinguosalise nõusolekul, edastatakse teave edastatakse.
2.5.seils ei kontrolli kasutaja esitatud teabe õigsust ja tal ei ole võimalust hinnata selle suutlikkust.
2.6. Teave, mida kasutaja pakub insüüle teenuste registreerimisel, ei ole isikuandmed, nagu on määratletud Venemaa Föderatsiooni nr 152-FZ föderaalseaduses 27. juuli 2006. "Isikuandmete kohta."
2.7.Seils on õigus teha muudatusi käesoleva lepingu. Kiireloomulise toimetamise muudatuste tegemisel on täpsustatud viimase värskenduse kuupäev. Lepingu uue väljaanne jõustub selle paigutamisele, kui lepingu uus versioon ei ole sätestatud teisiti.
2.8. Pärast seda lepingut mõistab kasutaja ja nõustub, et insellid saavad kasutajatele isikupärastatud sõnumeid ja teavet saata (sh mitte ainult), et parandada teenuste kvaliteeti, uute toodete väljatöötamist, luua ja saata kasutaja isiklikele pakkumistele Teavitage kasutajat tariifiplaanide ja uuenduste muutustest, et saata kasutajate turundusmaterjalid teenuste objektiks, teenuste ja kasutajate ning muudel eesmärkidel.
Kasutajal on õigus keelduda ülaltoodud teabe saamisest, aruandlusest sellest kirjalikult Insellide e-kirjale -.
2.9. Kui see kokkulepe on kasutaja teadlik ja nõustub sellega, et küpsised, loendurid, muud tehnoloogiad ja kasutajal ei ole INTELide kohta kaebusi, et tagada teenuste osutamine tervikuna või nende konkreetsete funktsioonidena.
2.10. Kasutaja on teadlik, et nende kasutatavad seadmed ja tarkvara, mida kasutavad internetis asuvate saitide külastamiseks, võivad olla funktsiooni küpsiste keelamiseks (mis tahes saitidele või konkreetsetele saitidele), samuti eelnevalt saadud küpsiste eemaldamine.
In Insiels on õigus tõendada, et konkreetse teenuse osutamine on võimalik ainult siis, kui küpsiste vastuvõtmine ja vastuvõtmine on kasutaja poolt lubatud.
2.11. Kasutaja vastutab sõltumatult nende vahendite turvalisuse eest, mis on valitud kontole juurdepääsuks valitud ja tagab ka nende konfidentsiaalsuse. Kasutaja vastutab sõltumatult kõigi tegevuste (samuti nende tagajärgede) eest kasutajakonto all või kasutavate teenuste eest, kaasa arvatud kasutajal vabatahtlike andmete juhtumid kasutajakontole juurdepääsu kolmandatele isikutele mis tahes tingimustes (sh lepingud või lepingud või lepingud või lepingud) kokkulepped). Samal ajal loetakse kasutajal koostanud kõik kasu kasutajakonto all olevad või kasutatavad tegevused, välja arvatud juhul, kui kasutaja teatas sisselülitavatele kasutusele lubamatule juurdepääsule teenuseid kasutajakonto ja / või rikkumise kohta rikkumise kahtlused) nende konto konfidentsiaalsuse konfidentsiaalsusele.
2.12. Kasutaja on kohustatud viivitamatult teatama insellidest igasuguse loata (mitte kasutaja päästetud) juurdepääsu teenuse kasutamisele kasutajakonto ja / või rikkumise kohta (kahtlused rikkumise kohta) oma konto juurdepääsu konfidentsiaalsuse konfidentsiaalsusest. Turvalisuse huvides on kasutaja kohustatud iseseisvalt täitma iga tööseansi lõpus oma konto töö lõpetamist. Insiels ei vastuta võimaliku kahju või kahju eest, samuti muid tagajärgi mis tahes laadi, mis võivad tekkida kasutaja rikkumise tõttu käesoleva osa sätted.
3. Vastavus parteile
3.1. Lepingu alusel sõlmitud konfidentsiaalse teabe kaitsega ette nähtud kohustus on kohustatud hüvitama mõjutatud osa taotlusele, mis on tingitud sellisest rikkumisest põhjustatud tegeliku kahju hüvitamise. Kokkulepe vastavalt Venemaa Föderatsiooni kehtivatele õigusaktidele.
3.2. Kahju ei lõpe lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmise osa rikkumise kohustusi.
4. SÄTTED
4.1.Kõik teated, taotlused, nõuded ja muud kirjavahetus käesoleva lepingu alusel, sealhulgas need, sealhulgas konfidentsiaalne teave, tuleks väljastada kirjalikult ja antakse isiklikult või kulleri kaudu või saadetakse e-posti aadressid litsentsilepingus sätestatud arvutiprogrammide 01.12.2016, lepinguosalise litsentsilepinguga ühinemise leping litsentsilepinguga ja käesolevas lepingus või muudes aadressides, mis võivad tulevikus kirjutada kirjalikult.
4.2. Kui käesoleva lepingu üks või mitu sätet (tingimused) (tingimused) (tingimused) on kas kehtetuks muutunud, ei saa see olla teiste sätete lõpetamise põhjuseks (tingimused).
4.3. Käesoleva lepingu ja asjaomaste suhete puhul kohaldatakse Venemaa Föderatsiooni suhtes lepingu kohaldamisega seoses lepingu kohaldamisega seotud lepingute vahel.
4.3.Kõik pakkumised või küsimused selle lepingu kohta, kasutajal on õigus saata INSIELSi kasutajatele tugiteenusele või postiaadressile: 107078, Moskva, Ul. Novoryazanskaya, 18, lk.11-12 Stendhal BC LLC insells RUS LLC.
Avaldamise kuupäev: 12/01/2016
Täielik nimi vene keeles:
Piiratud vastutusega äriühing "Inseyls Rus"
Lühendatud nimi vene keeles:
LLC "Inseyls Rus"
Nimi inglise keeles:
INSATSES RUS Piiratud vastutusega äriühing (ISATES RUS LLC)
Õiguslik aadress:
125319, Moskva, Ul. Akadeemik Iilyushina, 4, Corp.1, Office 11
Postiaadress:
107078, Moskva, Ul. Novoryazanskaya, 18, lk 11-12, Stendhal BC
Inn: 7714843760 PPC: 771401001
Panga andmed:
Elektroonilise dokumendihalduse eelised on tööjõu ja materiaalsete ressursside säästmine ning aja vähendamine dokumentide loomise, ladustamise ja töötlemise kulude vähendamine. Aga kas see on kõik roosiline ja majanduslikult paberivaba tehnoloogiate puhul? Uuri artiklist elektroonilise dokumendihalduse eeliste ja miinused.
Ükskõik, kuidas te kasutate paberitööga töötamisega, muudab meie elu tegelikkus elektrooniliste tehnoloogiate nüansse. Üks selliste tehnoloogiate elemente on elektrooniline dokumendivool. Elektroonilise dokumendihalduse kontseptsiooniga tegelemiseks ja samal ajal mitte uppuda mahulinete määratluste ja konkreetse terminoloogia, keskendume mitmetele olulistele tingimustele:
See on elektrooniline dokument, mis on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi esialgne ja peamine objekt. Korraldada süstemaatiliselt selle moodustamise, töötlemise, kaitse, edastamise ja ladustamise vaja, meetmete kogum (eriprogrammid, tehnilised vahendid, koolitatud personal jne).
Elektrooniline dokumendi voolu ehitatakse nii, et lahendada erinevaid konkreetseid ülesandeid. Võimalikud elektroonilise dokumendihalduse liigid ettevõttes:
Teatud elektrooniliste dokumentide haldamise tugevade ja nõrkuste puhul leiate veelgi.
Üleminek elektroonilisele dokumendi voolule ettevõttes nõuab tõsist esialgset ettevalmistust. Esimene märkimisväärne miinus tekitab ka siin - märkimisväärne materjal, tööjõud ja muud kulud süsteemi rakendamisetapis:
Lisaks on vaja teha korrigeerimist raamatupidamispoliitika, mis peegeldab IT dokumendid (seotud maksu- ja raamatupidamises) osalevad elektroonilise dokumendi voolu, nimekirja töötajate, kes on õigus oma allkirja ja muud olulised nüansse (dokumentide salvestamise meetodid, juurdepääs, ülekanded ja t. d.).
Pärast süsteemi rakendamist (elektroonilise dokumendihalduse läbiviimise protsessis), püsiv kontroll kehtestatud eeskirjade ja reeglite täitmise üle, tarkvara ajakohastamine jne.
Elektroonilise dokumendihalduse peamiste eeliste kohta Uurige allolevat kava:
Elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide kiitus, ei ole võimatu ignoreerida ja selle puudusi, mida kõiki nende eeliseid saab nullini vähendada:
Eraldi keskendume sellistele dokumentide fondivalitseja sellistele olulistele komponentidele, kui personali ja raamatupidamise elektroonilise dokumendi voolu.
Personali elektrooniline dokumendi tõendamine on süsteemi moodustamise, akumulatsiooni ja vahetamise süsteemi elektrooniliste dokumentide nii ettevõtte eesmärkide kui ka sidusrühmade teabevahetuse jaoks.
Seadusandlikult fikseeritud personali elemendid elektroonilise dokumendihalduse elemendid on juba tegutsevad: töölepinguid saab väljastada elektroonilisel kujul, kui neil on elektrooniline allkiri (Venemaa Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 312.3).
Varsti tasub oodata personali elektroonilise dokumendihalduse laialdast kasutuselevõttu. Mintrost juhib juba selle teema katse (Venemaa siseministeeriumi korraldus 03/26/2018 nr 194):
Töötajate jaoks on see süsteem kasulik ka: nad saavad taotleda dokumente elektroonilisel kujul ja sõlmida lepinguid.
Hiljuti on üha enam vestlused tööandja ja töötaja elektroonilise interaktsiooni kohta ning teiste huvitatud isikute elektroonilise interaktsiooni kohta - elektrooniliste tööraamatute laialdase kasutuselevõtu.
Selle teabe saamiseks vaadake "Electronic LolsBooks - kõik ja vastu" .
Üleminek elektroonilisele dokumendile voolu personali valdkonnas võimaldab varsti läbida tööjõu kontrolli eemalt Interneti kaudu.
Selle peamine oluline puudus on võimetus täielikult tõlkida kogu dokumendid elektrooniliseks vormiks, kuna individuaalsed personali dokumendid peavad tingimata sisaldama töötaja isiklikku allkirja, et tagada tööandja suhte ja töötaja nõuetekohane õiguslik toetus. Ja kohustada töötajat elektroonilise allkirja andmiseks võtnud aega ja seadusandlikke algatusi.
Finantsteenused, eelkõige raamatupidamisstruktuurid sõltuvad kõige kõrgemalt kõrge kvaliteediga ja kiire dokumendihaldusega. Need üksused elektroonilise dokumendi voolu võimaldab:
Raamatupidamise elektroonilise dokumendihalduse eelised oleme kasutanud üsna pikka aega. Võimalus moodustada ja töödelda elektroonilisi dokumente spetsialiseeritud kontodel võimaldab mitte ainult vähendada tööjõukulusid, vaid ka vältida vigu kõigis dokumentide loomise ja töötlemise etappides (programm ei võimalda teil viga teha või seda viivitamatult teha).
Näiteks elektrooniliste arvutatud lehtede väljaandmine. Neid saab saata e-posti aadressile või kohale iga töötaja isiklikes kontorites ettevõtte ettevõtte veebisaidil. Ametnikud vastu elektroonilise meetodi väljastamise arveldamise lehed ei ole vastuväiteid (kiri tööministeeriumi 21.02.2017 nr 14-1 / OOG-1560). See on vaja ainult konsolideerida selle ettevõtte kohalikus seaduses.
Me räägime ka elektroonilistest koostoimete elektroonilistest vormidest teiste väliste välistega.
Ütleme lusikatäis tõrva. Meil on hästi teada, et teadsime selle süsteemi olulist puudust. Interneti katkestusi või seadmete tõrkeid, regulaarse tarkvarauuendusega probleeme, elektrooniliste võtmete ja sertifikaatide probleemid võivad teenindada halba teenust mis tahes finantsabile.
Ettevõtted ja uurimisperioodid, mis ebaõnnestumiste ja viiruste tõttu ei suuda kontrollida vastutavatest töötlejatele ega kaotada vastused nende taotlustele, võib kannatada rahaliselt (sattudes karistusi).
Järk-järgult luuakse vahetus elektrooniliste dokumentide äriüksuste maksuametite, FSS, FIU ja teiste juhtudel. Tänu rangelt vormistatud elektroonilistele vormingutele tekib teabe ja dokumentide vahetamine kiiresti ilma tarbetute punaste rehvideta ja ametnike meelevaldsuseta. See on suur pluss iga ettevõtte või uurimisperioodi jaoks.
Koostoimed FFR-ga
FIU-s on võimalik esindada personaalse raamatupidamise aruandlusdokumente (seaduse artikkel 8 "üksikisiku (isikutunnistusega) raamatupidamises riigi pensionikindlustussüsteemis" 04/01/1996 nr 27-FZ). Peaasi on tagada nende tagatud kaitse volitamata juurdepääsu eest. See protsess on rangelt reguleeritud:
Elektrooniline koostoime FSS-iga
Socystrakh ei ole ka elektroonilise dokumendi voolu uus. Intereerijad on võimalus edastada fondi elektroonilise aruandluse ilma kontorist lahkumata - lihtsalt registreeru fondi portaalis (täitke taotlus otse süsteemis) ja saada elektroonilise allkirja (ee).
FSS See protsess reguleerib ka:
Samuti saate valitava aluse ja EDO operaatori kaudu valitava koostöö, lõpetades vastava lepingu sellega.
Hiljuti on elektroonilise dokumendihalduse eelised elektrooniliste puude lehtede väljastamise ja töötlemise süsteemi kasutuselevõtt.
Kindlustusandjatel oli võimalus taotleda elektroonilist haiglat ja töötada nendega (kui nad sõlmivad asjakohase lepingu):
Kinni elektrooniline koostoime "kindlustatud - FSS" töötamise elektroonilise haigla (EB):
Töötajatel on Venemaa Föderatsiooni FSS-i elektroonilise dokumendihaldussüsteemist informatiivsed kasu. Nad suudavad kontrollida oma EB-d, jälgides selle töötlemise etappe ja kaardistamist, kui need on registreeritud riigiteenuse portaalis (kui on olemas kinnitatud konto).
Üksikasjad elektrooniliste haiglate kohta vt viide.
Elektrooniline dokumendivool IFTS-ga
Võib-olla on see kõige levinum elektroonilise dokumendihalduse tüüp. Maksuaruandlus siseneb peamiselt IFTS elektrooniliselt. Vastutavad töötlejad eelistavad suhelda maksumaksjatega elektrooniliste tehnoloogiate kaudu (edastades elektroonilisi nõudeid, taotlusi jne).
Elektroonilise dokumendihalduse eelised on kahtlemata: materjali vähendamine, dokumentide registreerimise ja töötlemise tööjõukulud, nende koordineerimise ja heakskiitmise aeg ning paljud teised positiivsed punktid. Elektroonilise dokumendihalduse eelised on palju, kuid ka piisavad puudused. Elektroonilise teabe ohutuse ja ohutusega seotud probleemid, ebapiisav seadusandlik ja tehnoloogiline areng, mis on seotud elektroonilise dokumendihalduse rakendamisega ja läbiviimisega, võivad aeglustada selle üldine rakendamine.
Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimisel juhivad kaasaegseid ettevõtteid üldist arengustrateegiat, eesmärke, konkurentsikeskkonna kohalolekut, soovitud struktuuri ja eeldatavat majanduslikku mõju sellise otsuse rakendamisele. EAFi rakendamise objektidele hõlmavad distsipliini tõrje parandamist, vähendades kaotatud dokumentide arvu; koordineerimise aja vähendamine; Tüüpiliste dokumentidega töötavate vigade arvu vähendamine.
Fed (ECM) funktsioonide jaoks on mitmeid põhinõudeid. Süsteemi vastavusest sõltub ettevõtte dokumendihalduse ettevõtte optimeerimise edasine edu. Tööülesannete koordineerimise ja määramise protsess viiakse läbi kiiremini, kui need on tõlgitud "paberist" elektrooniliseks vormiks, ajavahemikuks dokumentide ja juhiste töötlemise aeg ja võime jälgida dokumendiga töötamise käiku. Süsteemiga töötamisel teatatakse esitajatele uusi dokumente automaatselt ja nende töötlemisaeg on kontrolli all. Dokumentide kiireks juurdepääsuks korraldab dokumentide lihtne otsing ja säilitamine elektroonilise salvestamise teel.
On oluline, et kaitsealuste andmete kättesaadavuse õigused piiritleda. Vähendab oluliselt tööaega ja automaatselt täites standarddokumentide vaheseinad olemasolevatele võrdlusandmetele. Pea on oluline, et oleks mugav vahend ülesannete ajastamise ja kokkuvõtva aruandluse jälgimiseks. Informatiivsuse säilitamiseks SED-i töös tuleks hõlpsasti integreerida olemasoleva postisüsteemiga ja olemasolevate raamatupidamissüsteemidega (personal, finants-, raamatupidamis- ja tootmisjuhtimissüsteemid.
Samuti pöörama üha enam organisatsioone tähelepanu võimalusele kaugtööstuses süsteemis. Süsteemi hindamise olulised kriteeriumid hõlmavad võimalust moodustada aruanded dokumentide, esitajate, dokumentide staatuse jms kohta; Kiire süsteemi sissejuhatus; Paigalduskulude ja süsteemi toetus; Süsteemi arendamise lihtsus; Võime kasutada süsteemi tarkvara, et lahendada täiendavaid ülesandeid.
Ja täiendavad nõuded:
Mõelge sellele, kuidas neid funktsioone rakendatakse DocSvisionis, Directumis, Elma ECM +, Optima töövoo ja 1C-süsteemides: Dokumendi tõend 8. Kõik need süsteemid ühendavad üldise kontseptsiooni klassikalise EDD ja äriprotsessi juhtimisvahendite kombinatsioonil. Elektrooniliste dokumentide haldamise ja BPM-süsteemide eeliste ühendamine, ettevõtted saavad protsesside väljatöötamine ja äritegevuse tõhususe parandamine.
Directum süsteemi funktsionaalsed eelised viitavad mitte ainult arenenud ärilahenduste kataloogile. Iga päev kasutatavatest funktsioonidest saate valida mugavaid meeldetuletusi, võime luua nummerdaatoreid ja töötada vöötkoodi sildid. Sisestatud failide eelvaate olemasolu, failihoidlate, suure valiku täidetud viiteraamatud põhikonfiguratsioonis, interaktiivse dokumendi loomise viisardid.
Selle sedi negatiivsed küljed: puudumine lehekülje järeldus dokumentide ja otsingutulemuste inventeerimisel, täiendavate stiilide kättesaadavuse dokumentide inventuuris.
Neid funktsioone rakendatakse docsvisionis. Põhi-rakenduste akna sees kuvatakse kõik veebilehed ja konfigureeritud aruanded. Arhiivokumendid liiguvad eraldi andmebaasi tabelitesse. Kasutajate süsteem saab valida autentimisvaliku. XSLT Conversion XML-i kirjeldus registreerimiskaardi kasutatakse.
Elma süsteemil on laiendatud ärilahenduste liin. Nende hulgas on ECM + moodul (BPM-süsteemi ja klassikaliste EDS funktsioonide kombinatsioon) projektid + - standardfunktsioonid projektijuhtimise pluss protsesside juhtimiseks; Elma CRM + - rakendab kliendile orienteeritud lähenemisviisi protsesside kaudu. Ja KPI lahendus, mida directum süsteem ei ole.
Integratsiooni võimaluste küsimuses - plugin töötamiseks koos MS Outlookiga on nii Elma ECM + ja kahes teises lahenduses. Lisaks on Elma lihtsalt integreeritud "1C: ettevõttega" (kõigi praeguste versioonidega).
Selleks et mitte segi ajada suurte failide muudatustega ja muudatustega, võivad lisas esitatud dokumendid avaldada piiramatu arvu versioone, kuid tegelikule saab määrata ainult üks. Kogu ajalugu dokumendi muutused läheb dokumendi kaardile.
Kõik vajalikud tööriistad töövahendid dokumendi ja kontrolli teostava distsipliini nende dokumentidega töötamise kohta on kasutaja käes.
Kui dokument sisenes ettevõttesse paberkandjal, salvestatakse see automaatselt pärast skaneerimist.
Head saab vaadata aruannet praeguse olukorra toimivusega ja kasutajad pakuvad mitmeid filtreid, mis moodustavad tulemusi, kui nad peavad sobima.
ECM + taotlust saab kohandada meelevaldselt vastavalt eraldi ettevõtte vajadustele ja selle organisatsioonilisele struktuurile.
Dokumentide loomise kiirendamiseks saate luua malle. See on saadaval iga kasutaja jaoks, isegi ei ole programmeerimise oskusi.
Saate konfigureerida vöötkoodi automaatse valmistamise malli süsteemis vahetu tunnustamise malli.
Kõikide ülevaate süsteemidel on mobiilne rakendus süsteemi funktsioonide abil tahvelarvuti või mobiilseadme kaudu. See võimaldab tippjuhtidel osaleda ettevõtte operatiivtegevuses kõikjal, kus on Internet. Mobiilseadmete kliendid ühilduvad kõigi mobiilsides.
Süsteemi eelised hõlmavad võimalust kasutada täiendavaid stiile dokumentide inventeerimisel, kuvades kujutisi dokumentide ja vaatepiirkonna inventeerimiseks. Allalaaditud varude dokumentide võimalik filtreerimine. Optima töövoogu toetab dokumendi logide rubriraatorite seadistamisega, konfigureerides valitud kirje vaateala dokumentide inventeerimiseks. Tellimuse registreerimiskaardi kohandamine. Kolmanda osapoole veebirakendused saab ehitada põhiaknas. IBM WebSphere MQ-ga on integreerumine. Arhiivüksuste tegevuse automatiseerimiseks on välja töötatud spetsiaalne arhiivimoodul.
Selle lahenduse töö peamised juhised on kontoritööd, ülddokumendi haldamine, lepinguliste tegevuste juhtimine, elektrooniline arhiiv ja tööga seotud töö. Funktsionaalsust saab laiendada plug-ins. Dokumentide marsruutide töötlemisel saate faile lisada ja seejärel neid muuta. Seal on Windowsi Exploreri registreerimine.
Saate konfigureerida automaatse loomise, registreerimise ja saatmise marsruudil erinevatest allikatest (kaust, e-posti kast, veeb).
Puudused: Siseposti puudub. Juhiste puhul ei saa grupi ja kausta ülesandeid luua ülesandeid. Lisaks sellele lahendusel ei ole projektijuhtimismoodulit. Registreerimine MS Office'i avatud kontor ei ole võimalik. Ei toeta QMS-dokumentatsiooniga töötamisega. Samuti ei ole võimalik kasutada isiklikke kasutajakaustade.
Kõikide juhtimissüsteemide toimimisviiside liidesed on ühtsed, saate konfigureerida dokumentide ja ülesannete töötlemise reegleid. Asendusrežiimis säilitab süsteem oma informatiivsuse. Failidega töötamine on võimalik võrgus. Jaotatud juurdepääsuõigused eraldi faili, millest igaüks neist on eraldi kirjeldatud. Samuti saate märkida dokumendihaldusprotsesside läbipaistvuse. Ülesanded lisatakse MS Outlook Calendar. Süsteemi pluss on kohandatavad otsingumustrid ja mugavad filtreerimismehhanismid loetleb veergu.
Kuid on mitmeid puudusi: elementide lühter (Win32-s) ei ole ühtegi võimalust. Minimaalsed visuaalsete efektide seaded. Erinevates keeltes on võimatu lokaliseerida erinevates keeltes. Kaardi suurust ei saa muuta. Elektrooniliste dokumentide vaheliste linkide loomisel ei saa kommentaare kommunikatsiooni kirjeldamiseks. Liidese on ülekoormatud.
Joonis fig. üks. Directum süsteemi liides
DocSvision Kasutage ülaltoodud teemasid, käsulint on konfigureeritud. Raku lõikamise seosed dokumentide vahel kuvatakse puuna. Lingid saab kommenteerida. Taskkaarte on võimalik kujundada. Tööriistariba on konfigureeritud. Täistekstiotsing ühest stringist töötab, on olemas kohandatavad otsingumudelid, otsinguvormide kujundamine on konfigureeritud.
Samal ajal seisnevad süsteemi puudused puudumisel võime automaatselt dokumendi ülesande täitmiseks. Protsessid ei ole läbipaistvad, meeldetuletused töötavad ainult MS Outlooki lubatud.
Joonis fig. 2. DocSvision süsteemi liidese
Väliselt Elma ECM + liides on standardse faililadus, kasutaja ilma kogemusteta selliste süsteemide kogemata võib navigeerida iseseisvalt.
Dokumendi registreerimist rakendatakse mitmel järjestikusel etapil spetsiaalses viisardis. Süsteemi sisestamisel peate dokumendi vajalikke üksikasju täpsustama ja kinnitama elektroonilise versiooni, genereerib süsteem automaatselt dokumendikaardi kõigi andmetega.
Kogu teave organisatsiooni kohta sisaldub siseportaalis. Kõik vajalikud tööriistad on ühes kohas: dokumentide, ülesannete, kalendri, sõnumi lindi, aruannete, veebi dokumentide arhiiv.
Toiminguid saab lihtsustada või laiendada konfiguratsiooni ajal.
Joonis fig. 3. Elma liidese
Süsteemil on intuitiivne liides. Süsteemis on rakenduse disaini stiilid konfigureeritud, dokumentide väljund ja detailide ja piltide vaatamise valdkond on saadaval dokumentide loendi joonistamise stiilid (font, täitmine, piktogramm).
Väärib märkida mugavat otsingut registreerimiskaartide nimekirjas, kohustuslike väljade visuaalse kontrolli olemasolu, võime töötada failide, ühenduste ja dokumendi vooluga ühes aknas.
See on mugav töötada lisatud failidega - töö toimub võrgus ühes aknas, sisseregistreerimisel ja väljaregistreerimisel. Dokumentide vahelised raku lõikamise lingid visualiseeritakse puuna.
Tellimuse loomisel saate ülesande kaardi kujundada.
Puudused: Kasutajad ei saa luua uusi palke, dokumentide valikut, seadeid ei salvestata andmebaasi. Registreerimiskaardil ei saa te tööriistariba konfigureerida, lokaliseerida üksikasjad. Kaardi suurus muutumatu. Drag & Drop mehhanisme ei rakendatud. Sidevahendite liidese valiku põhifunktsioonid puuduvad. Teine puudus on protsessi läbipaistmatus ülesande loomisel, meeldetuletusi ei saa esitajatele konfigureerida.
Joonis fig. neli. Optima töövoo liidese
Liidese on konfigureeritud kasutajate liikidele. Saate vaadata süsteemi töötavate kasutajate nimekirja. Seal on RCC disaini tööriistad (disainer), võime laiendada ja konfigureerida RSC, samas kui kompleksseid elemente saab kasutada - tabelid, struktuurid.
Puudused: Lisatud failide vaatamiseks ei ole sisseehitatud vahendeid, ei ole kontserni ülesannete täitmist, kunstniku ametisse nimetamist rühmast rühmast.
Joonis fig. Viis. Interface 1c: dokumendi draiv 8
Süsteemi eeliste hulka kuuluvad täisteksti otsimine dokumentide ja registreerimiskaartide (RK) detailide olemasolu. Otsi malle saab konfigureerida RK detailidega. Veerude abil on filtri varude dokumendid. Mugav otsingumallide otsing. Saate luua otsingukaustade.
Negatiivsed omadused: Te ei saa kohandada juurdepääsuõigusi kohandatud otsingule; Veebi kliendis ei ole kohandatud otsinguid; Ei ole võimalik luua keerulisi otsingupäringuid, ei ole dokumentide ja otsingutulemuste inventeerimisel objektide väljavõtmist, täiendavaid stiile ei kohaldata dokumendisoodustuses.
DocSvision toetab keerukate otsingupäringute loomist XML-i abil ning otsingule juurdepääsu jaotus.
Ebasoodus - Vaatepaneeli aeglane vaade.
Elma ECM + dokumendid kogutakse ühe elektroonilise arhiivi. Dokumentide otsimine toimub kiiresti ja mugavalt mitte ainult nimede järgi, vaid ka dokumentide kaardi või RK-ga. Otsingutulemused kuvatakse ainult siis, kui teil on juurdepääsuõigused dokumentidele. Otsinguparameetrid salvestatakse filtri vormingus, tulevikus saate kiiresti otsida salvestatud parameetrite dokumente.
Rike: Täise teksti puudumine dokumentides Otsi dokumente.
Otsene taotlus andmebaasi rakendatakse, et moodustada keeruka otsingupäringu dokumentide logides. Terve tekstiotsing dokumendi sisu ja proovi registreerimiskaardi otsimine toimub (otsingumudelite seadistamine ei ole vaja). Registreerimiskaartide üksikasjade otsingupäringuid saate sisestada otsingupäringuid. Rakendatud filtrid kõigile kättesaadavatele dokumentidele logides.
Süsteemi puudumine kohandatud otsingumudelite salvestamise võimatus. Dokumentide registreerimiskaartide üksikasju puudub täielik tekst. Kasutajad ei saa luua otsingukaustade ja keerukate otsingupäringuid. Registreerimiskaartide üksikasjade kohta ei ole täistekstiotsingut.
Dokumendi üksikasjade atribuutide otsimine toimub. Saate luua otsingumudeleid, nende ladustamine on hierarhiline ja klassifitseeritud. Vastavalt otsingutulemustele ehitatakse aruandlus.
Ühes taotluses ei ole võimalik teha erinevaid otsinguid. Registreerimise ajal ei ole konfiguratsiooni seadistus automaatselt otsida duplikaadi dokumenti.
Süsteem võimaldab teil samaaegselt juhtida mitmete ettevõtete organisatsioonilist ja personali struktuuri. Üksikasjalikku teavet jaotuste ja töötajate kohta saab laiendada. Kui teil on vaja asendada (täielik või assistent), luuakse automaatselt "Saabunud / väljuvad" kaustad. Töö filter stressi ja jooksva otsingu jaoks.
Puudused: OSS-i kuvamine ei ole selge, ei ole mingit võimalust sorteerida üksusi teatud järjekorras, on raske luua ja täita katalooge, ei ole lokaliseerimine arvestust referentraamatute. Kasahstani Vabariigi välimuse ja käitumise miinimumseaded.
Joonis fig. 6. Registreerimiskaartide välispinnal
DocSvision toetab OSS-i mitmete ettevõtete hooldamist korraga. On asendusfunktsioone (alaline või ajutine asendaja). Töö filter stressiks. Puudused on osaliselt dubleeritud directumi omadustega: mitte OSS-i visuaalne kuvamine, ei ole antud järjekorras üksusi sorteerimist, see on võimatu juhtida kataloogi ajalugu, luua trükitud viiteraamatuid, luua hierarhilisi katalooge , Ei ole sisseehitatud viiteraamatu "nomenklatuur asju." Disaineri madal kiirus.
Joonis fig. 7. DocsVision süsteemi töötajate kataloog
On mugav jälgida suurettevõtete filiaalide olukorda. Mitmed süsteemid ühendatakse ühes aknas, korraldades ühe infosüsteemi osakondade ja kvalitatiivse teabevahetuse. Kasutaja omab kõiki vajalikku teavet välise süsteemi kohta ilma lehelt lahkumata. Ettevõtte jaotuste lehekülgede vahel on mugav vahetada. Lisaks teave toimingute tegemise, aktuaalsete uudiste, dokumentide vaatamise, äriprotsesside käivitamise kohta.
Joonis fig. kaheksa. Elma süsteemi filiaalide lehekülgede seadmine
Üldine teave kõigi filiaalide ja osade kohta on pea peal. Jaotuste ja töötajate andmeid saab laiendada.
Töötajate asendamine toimub erilises osas. Tunnustamine eemaldatakse automaatselt pärast perioodi lõpuleviimist. Asendusülesande paigaldamisel protsessides automaatselt kantakse sellele. Süsteem teatab ühe ülesande ja selle töötaja puudumise kohta, pakkudes valida teise esineja.
Joonis fig. üheksa. Sektsiooni "asendamine" seadistamine Elma süsteemis
Eriosas "puudumise puudumine" kuvatakse nimekiri töötajatest, kes ei ole töökohal teatud aja jooksul töökohal.
Süsteem toetab mitme ettevõtte hooldust, struktuur kuvatakse selgelt. Asendusfunktsioonid rakendatakse (alaline / ajutine asendaja), on esimeste kirjade otsimine. Elemente saab sorteerida antud järjekorras; Üsna lihtne kataloogi täitmine, hierarhiliste kataloogide loomine, võrdlusraamatu elu rekord.
Seal on disainikaardi malli disainer, suurused, taust, järjehoidjad, väljad, fondid on konfigureeritud, registreerimiskaartide sündmuste skriptide skriptid.
Puudused: Võrdlusraamatu ajaloost ei ole mingit võimalust asendamise kohta peegliteavet. Teave jaotuste ja töötajate kohta on minimaalne. On võimatu luua trükitud viiteraamatuid, juhtida viiteraamatute ajalugu, lokaliseerida referentraatorite dokumente. Ei ole mingit ülesannet kontrollida süntaks skriptide stsenaariumi koodi, ei ole väljad tüüpi "raadiopunkt".
Joonis fig. 10. Uue töötaja tegemine organisatsioonile Optima töövoo
Kasutaja töölaual reguleeritakse vastavalt oma rollile. Kiire juurdepääs töötajate andmetele, telefonide nimekirja, kirjavahetuse soovituste jne nimekirja osakonna juhile saate konfigureerida täisteksti otsingupaneeli mis tahes sihtpunkti otsimiseks, juhile antakse kiire juurdepääsupaneeli aruannetele. Teave jaotatakse vastavalt juurdepääsuõigustele. Organisatsiooni organisatsiooniline struktuur ja esitajate rolli saab kasutada äriprotsesside esitajate valimiseks.
"Ülesanded ja protsessiprotsessid" allsüsteem sisaldab vahendeid äriprotsesside loomise ja haldamise vahendeid ning rollimängude seadistamine, asendusmaatriksi / asenduspersonali seaded.
Süsteem rakendab mugavaid simulatsiooni funktsioone. Marsruudi ahela silumine rakendatakse samm-sammult. Platvormile on ehitatud kõrgetasemeline on-ehitaja programmeerimiskeel. Oma API abil on võimalik luua oma funktsioone ja skriptide stsenaariume. Aruandluse redaktor rakendatakse IS-Builderis. Miinus: põhiliste plokkide arv on ebapiisav.
Joonis fig. üksteist. Äriprotsesside modelleerimine Directumisüsteemis
Süsteemil on mugavad funktsioonid modelleerimiseks ja marsruudi ahela kujundamisel ilma tarkvara kasutamata. Te saate arendada oma funktsioone. Olemasoleva skriptide stsenaariumide loomine oma API-ga, Web Service Call. Tööriistad - MS aruandlus.
Rike: Sa pead asendama rühma lihtne plokid ühe plokk skripti skripti optimeerida.
Joonis fig. 12. Business protsesside modelleerimine DOCSVISIS süsteemi
Business protsesside modelleerimine toimub spetsiaalses graafilises redaktoris "Elma disainer", millel on lihtne ja arusaadav graafiline liides. Märkus äriprotsesside kirjeldamiseks - BPMN 2.0, mugav töökettide kirjeldamiseks ja peaaegu kõik vajalikud primitiivsed. Disain äriprotsessid saavad ärianalüütik ilma programmeerija abita. Töötada välja juhtimismudel ettevõttes ja muudavad muudatusi protsessidesse, ilma süsteemi peatamata jätmiseta.
Dokumentide liikumist ettevõttes saab korraldada mööda igasuguse keerukuse marsruute. Dokumendis peegeldab asjaolu, et töötajate kaudu toimub see dokument, samuti selle kavandatava töö korraldus ja laadi. Protsessi graafiline mudel on loodud paleti soovitud plokkide lohistamisega, mille järel toimingud on ühendatud üleminekutega. Üleminekud saate sisestada kommentaari.
Joonis fig. 13. Dokumendi marsruuti kirjeldatud äriprotsessina Elma Sed
Süsteemil on äriprotsesside mudelit, mida kasutatakse skriptitud skripte.
Joonis fig. neliteist. Business protsesside modelleerimine Optima töövoo
Ploki omaduste seadmine on lihtne. Skriptide stsenaariumide loomine oma API abil, oma funktsioonide loomine ja plokkide loomine, objektide mahalaadimine vahetusvormingusse. Tööriistad - Crystal aruanded 11.0.
Võimalus konfigureerida taotluse välimus, dokumentide inventuuri seaded (veerude nähtavus ja järjekord, sorteerimine), teavitusseaded.
Simulatsiooni mehhanismid on ebamugavad, äri loogika konfiguratsioonifunktsioonid on minimaalsed, on vaja kirjutada dokumendi töötlemise skriptid, elutsüklite disainer.
Süsteem loob tüüpiliste dokumentide liikumise liinide, toetust marsruudi oksad ja tingimuslikud üleminekud. Samuti on aruandlusvormide disainer.
Joonis fig. Viisteist. Block diagrammi äriprotsessi 1c: Dokumendi draiv 8
Andmekaitse süsteemis viiakse läbi sisselogimisparooli ja Windowsi kontode abil. Saate luua gruppe ja kasutaja rolle. On olemas diskreetne ja rollimängu juhtimismudel, samuti on võimalik anda volitusi ja õigusi. Juurdepääsuõiguste piiritlemine toimub kausta tasemel, RK-l, failis ja võrdlusraamatus. Saate konfigureerida õiguste üleandmise. Krüpteerimise ja EDS kehtib.
Süsteemi puudused: Konfigureeritud otsingule ei ole juurdepääsuõiguste jaotamist, ei ole veebi kliendis konfigureeritud otsinguid konfigureeritud otsinguid, te ei saa luua keerulisi otsingupäringuid.
Vaatepaneeli kiirus on üsna madal.
Andmekaitsesüsteemi eeliseid saab eraldada järgmiselt: mandaadi juurdepääsu kontrolli olemasolu, juurdepääsuõiguste piiritlemine kõigil tasanditel; Õiguste üleandmise seadmine. Krüpteerimise ja EDS-i rakendamine.
Iga kasutaja kõikjal, kus Internet on olemas, saab sisestada oma kasutajanime ja parooli ning minna Elma süsteemi. Selline sisend on konfigureeritud vaikimisi kõigile kasutajatele, kuid sisselogimise kaitsmiseks on kolm peamist võimalust:
Sobitada dokumendi või selle versiooni registreerimine, elektroonilist digitaalset allkirja. Sellisel juhul ei saa ükski teine \u200b\u200bkasutaja isegi parooli õppimine, dokumendi läbirääkimisi või allkirjastada.
Elma kasutab juurdepääsuõiguste seadistamise õigusi erinevatele süsteemiobjektidele. Õiguste haldamise keskmes - Organisatsiooni ja üksikute kasutajate elementide rollid koosneb konfiguratsiooni protsess postituste, osakondade ja osakondade graafilisest väljapanekust ning vastutuse jaotusest.
Andmekaitse toimub sisselogimise / parooli, Windowsi konto abil. Rühmad ja kasutaja rollid on loodud, diskreetne ja rollimängu juhtimismudel. On võimalus väljastada asutus, eraõiguslike õiguste piiritlemise tasemel kausta, millega määratakse suhtelised õigused organisatsiooni organisatsioonis, EDSi kasutamine.
Eraldi faili ei saa jagada juurdepääsuõigusi. Failide eelvaade ei ole.
Seal on tarkvara terviklikkuse kontroll, toetus erinevate autentimismeetodite toetamine. Kasutaja väljastatakse õigusi täitmise korralduse või dokumendi. Tellitud EDS-dokumendid saadetakse allkirjade teabe säilitamisega. Juurdepääsuõigused nimetatakse vastavalt kasutaja positsioonile, selle rollile, äriprotsesside osalemise astmele, vultuurile või individuaalselt. Õigused on seatud kaustadele ja dokumentide liikidele ning kehtivad ka lisatud failide puhul, võivad nad sisaldada lugemis- või kirjutamispiiranguid. Juurdepääs aruannetele on samuti piiratud - ainult tema aruanded on töötajale kättesaadavad, tema allüksuse aruannete juht.
Dokumendi osa (registreerimisvaldkonnad, lisatud failid) puuduvad juurdepääsuõigused puuduvad. Varundus- ja andmete taastamise tööriistad puuduvad.
Ettevõtted valivad sed nägu üks ja sama probleem - neil on pikaajaline ühendus omandatud süsteemi ja olemasolevate äriprotsesside organisatsiooni. Kogu ettevõtte töö optimeerimiseks on oluline lisada dokumendihaldusmenetlused peamistesse protsessidesse ja varasem see liit toimub, seda parem. Kuid see aeganõudev sündmus võtab aega, kogemusi ja korrapärast suhtlemist kõigi töötajate, kelle töö on seotud dokumentidega. Ühel või teises süsteemis, kasutades selle funktsioone, võimaldab teil seda protsessi kiirendada. Kui me tulemusi kokku võtame ja hinnata, vastavad kõige olulisemad nõuded Elma ECM +, 1C: dokumendi draivi 8 ja Directump.
