Dokument on sisule ja eesmärgile vastavas vormis esitatud teave. Dokument on loodud eesmärgiga, kellegi poolt kellegi teise jaoks. Kuid isik ei ole alati dokumendi allikas ja/või selle adressaat. Kaasaegne tase on see, kui on võimalik ja vajalik masinaid ja mehhanisme tõhusalt ja praktiliselt juhtkontuuri kaasata.
Dokumendi protsess, omadused ja liikumise kiirus sõltuvad selle vormist, sisust ja "liikumiskeskkonna" toimimisest. Edu, majandusnäitajad ja sotsiaalne efektiivsus ning see: ettevõtte kvaliteet ja elu sõltub sellest, kui kompetentselt on töövoog organisatsioonis konfigureeritud.
Haldus, vorm ja töövoo järjekord organisatsiooni näitel ei ole seadusega reguleeritud. Seal on GOST-id, põhimäärused ja kohustuslikud soovitused. Raamatupidamisdokumentide, laenu vormistamise paberite või meditsiiniliste aruannete kohta kehtivad õigusnormid.
Dokument ei ole alati range kirjalik vorm. Ta võib olla:
Kõik kolm dokumentide versiooni võivad olla paberkandjal või elektroonilisel kujul ning tänu tehniliste ja juriidiliste vahendite olemasolule on need absoluutselt samaväärsed, kuigi siiski on juhtumeid, kus on võimalik ainult paberkujul.
Vaatamata dokumentide vormi ja sisu ning dokumendivoo seadusandliku reguleerimise puudumisele on dokumentide loomisel, teisaldamisel, säilitamisel või hävitamisel karm, üldtunnustatud ja arutlemata praktika, mida iga organisatsioon võib vabalt ise kohandada. igal viisil.
Ideaali on põhimõtteliselt võimatu saavutada:
sest iga uus lähenemine annab võimaluse näha uusi horisonte. On soov ja vajadus neid järgida. Dokumendivoog pole erand. Vastupidi, see on indikatiivne ja elav näide teabe liikumise protsessi dünaamilisest fikseerimisest.
See, kuidas teave salvestatakse: paberkandjal või elektroonilisel kujul, pole üldse oluline. Praegu on mõlemal vormil sama õiguslik tähendus, kuigi mõnel juhul on paberkandjal eelised.
Näide töövoo kohta organisatsioonis, mis austab ennast, oma tegevusvaldkonda, kohtleb valitsusasutusi, oma partneriid, tarnijaid ja tarbijaid (kliente), ei ole alati tingimata viidatud elektrooniline süsteem, mis kontrollib, arvestab dokumente ja annab nende liikumise tsükli ilmumise (loomise) hetkest hoiuleandmise või hävitamiseni.
Mitte kõik organisatsioonid ei mõista, et paljusid dokumente saab täita otse masinate ja mehhanismidega ilma inimese osaluseta, nagu ka kõik allikad (autorid) ei tohiks olla ainult inimesed.
Tavaline arusaam on valdaval enamusel juhtudel lihtsa "signaalidee" tasemel, kui programmile usaldatakse ainult sündmuste toimumisest aru andmine.
Mõlemad ahelad on eduka organisatsiooni jaoks olulised. Välisel käibel on staatiline väärtus ja sisemisel käibel dünaamiline väärtus.
Mida paremini ettevõtte juhtkond seda asjaolu mõistab, seda perspektiivsema elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ta valib. Need, kes tahavad näidata ehedat näidet äripaberite liikumisest organisatsioonis, kirjutavad ise oma infosüsteemi.
Dokumendid võivad olla esmased ja sekundaarsed. Viimastel on alati organisatsioonisisese liikumise ajalugu.
Dokumendi ja selle kasutamise kohta teadmiste rakendamist analüüsides on võimalik hinnata ettevõtte funktsionaalseid omadusi, sotsiaal-majanduslikke näitajaid ja ajaparameetreid. See on oluline nii partnerite kui ka tarbijate jaoks.
Unikaalsus pole omane mitte ainult inimesele, vaid ka organisatsioonile. Pealegi hindab iga inimene oma individuaalsust ja püüab seda riietuse, käitumise, hariduse jms igal võimalikul viisil rõhutada.
Valmis infosüsteemi soetav ettevõte on ideaalne näide organisatsiooni dokumentide liikumisest, mis jätab selle ilma oma näost ja sunnib töötajaid riietuma “võõraste riietesse”.
Parem on usaldada oma töötajatele paberikandjatega töötamine vanaviisi, kui suruda peale kolmanda osapoole, kuid kaasaegset arvamust dokumentide ja nende kasutamise kohta. Iga töötaja on organisatsiooni funktsionaalsuse oluline element, mitte teiste inimeste ideede ja kolmanda osapoole töövoo kujunduse tõhususe uurija.
Töövoo välimine kontuur on alati piiratud, tagasihoidlik ja seda iseloomustab staatiline stabiilsus. Üldiselt ei tohiks sellele omistada rohkem tähtsust, kui see väärib. Näiteks, mis mõte on "investeerida oma südant" suhetesse maksuameti, reguleeriva asutuse või partneritega. Teabevahetust reklaamiagentuuridega saab kuidagi mitmekesistada, kuid see võtab lõpuks staatilise, igapäevase vormi.
Meie enda infotöötlussüsteemi prioriteetsus, mille oluliseks osaks on alati elektrooniline dokumendivoog, ei tekita kahtlust. Kuid kõigil on alati kahju ajast ja rahast oma süsteemi loomiseks.
Klassikaliste valikute "one es" või "galaxy" kombinatsioon, mis ei saa kunagi läbi ilma "Ixeli" ja mõne kolmanda osapoole kohaliku majandus- või raamatupidamisprogrammita, koos nende veebisaidiga tagasiside ja dokumentide (tellimused, kaebused, ettepanekud, .. .) klientidelt ja partneritelt - tavapärane asjade seis, töötajad on pidevalt rutiiniga hõivatud ja kulusid ei kaasne.
Tootmisprotsessi dünaamika saab tagada ainult selle enda funktsionaalsuse tõhus rakendamine. Vaid selles rollis on elektrooniline dokumendivoog organisatsioonis jäljendamist väärt eeskuju ning oma äriidee elluviimise kontekstis suurepärane tootmise dünaamika, majanduslikud ja sotsiaalsed näitajad.
Iga organisatsioon on infosüsteem, mis tekib ja eksisteerib sarnases keskkonnas. Dokumendid saadakse väljastpoolt organisatsiooni, selle sees on ka kohustatud koostama dokumendid, millest osa on reguleeritud ja kohustusliku iseloomuga.
Organisatsiooni lihtne töövoo diagramm on näide sellest, kuidas kõik seda tavaliselt teevad. Tööreeglid, igapäevane rutiin, töötajate kohustused on tavapärane norm, kuid "Organisatsiooni infosüsteemi eeskirjade" väljatöötamisega tegelevad väga vähesed.
Objektiivsest küljest võivad organisatsiooni juhid juhinduda kõigest, kirjutada ükskõik milliseid ametikohti ja ametijuhendeid. Kuid selle reeglite kehtestamise tõhusus ja praktilisus sõltub ainult sellest, kuidas sisemine regulatiivne arsenal vastab tegelikkuse nõuetele.
Ettevõtte dokumendihaldussüsteem on ettevõtte infosfääri lahutamatu osa, millest tulenevalt on „Dokumendiringluse määrus“ „Organisatsiooni infosüsteemi määruse“ lisa, kuid väga oluline. ja kõigi selle koostisosade ühendamine üheks infoorganismiks.
Kui juhtkonnal on kavas luua organisatsioonis ideaalnäide dokumendivoost, siis tegeletakse tõesti eduka äritegevuse arendamisega, on eesmärgiks kasumi teenimine ja töötajate heaolu tõstmine.
Tarkvaraarenduse valdkonnas, eriti esirinnas, hajutatud infotöötluse valdkonnas (näited Interneti programmeerimisest), on praeguse seisu eripäraks see, et mobiilset isekohanduvat rakendust on peaaegu võimatu luua.
Elektroonilise dokumendihalduse ülesanne organisatsioonis on lihtne, kuid illustreeriv näide. Siin on dünaamika omane:
Väga raske on kirjutada koodi, mis võib varieeruda vastavalt andmete ja algoritmide muutustele. Aja- ja ressursiinvesteeringud ei pruugi olla kõigile organisatsioonidele kättesaadavad.
Ettevõttes dokumendivoo korraldamine elektroonilise versiooni probleemi näitel on asjakohane, lihtne, soovituslik ja praktiline. Dünaamilisi muutusi võimaldava koodi kujundamise protsess on väljakutse. Probleemiks on ka arendusaeg.
Tähelepanuväärne on dokumentide liikumise järjekord föderaalsesse maksuteenistusse, föderaalsesse migratsiooniteenistusse, Venemaa posti jne kuuluva organisatsiooni näitel. Pealegi pole absoluutselt vaja süsteemi täpselt kooskõlastada, piisab, kui võtta aluseks võtta dokumentide struktuur ja sisu, kasutada üldist töötlusloogikat.
Siis töövoog organisatsioonis = näide + teie enda äriidee omadused. Esimesel ligikaudsel lähenemisel ei ole tulemus praktiline, kuid niipea, kui ülesannete esimene rakendamine on käivitatud, muutub nende lahendamise tsükkel pöördumatuks ja piisava tähelepanuga saavutatakse tulemus.
Dünaamiliselt muutuvat infot töötlema suutva infosüsteemi loomine on ennekõike loomisprotsessi enda dünaamika.
Kuni pole loodud mehhanismi sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide adekvaatseks muutmiseks ning kood ei saa võimalust iseseisvalt ilma programmeerija osaluseta muuta, ei saa rääkida ka elektroonilise dokumendihaldussüsteemi loomise faktist. .
Oma süsteemi väljamõtlemine ja juurutamine organisatsiooni infoprotsesside täielikuks toetamiseks on aga sama, mis muuta selle edu säravaks ja täiuslikuks.
Paar aastat tagasi rääkisid isegi professionaalid elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest kui "helgest tulevikust". Kuid elu osutus meie ideedest kiiremaks. Elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme kasutatakse juba praegu aktiivselt suurtes ja keskmise suurusega ettevõtetes riigistruktuurid, ja mis kõige tähtsam, huvi nende vastu kasvab pidevalt. See artikkel annab lühiülevaate peamistest Venemaal esitletavatest elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest ja tutvustab põhikontseptsioone, mis võimaldavad teil läheneda teie organisatsioonile kõige sobivama dokumendihaldussüsteemi valimise otsusele. Teeme kohe broneeringu: artikkel ei pretendeeri tarkvaratoodete võimaluste täielikule esitusele (vajadusel saate nendega tutvuda, pöördudes materjalide tarnijate poole) - tähelepanu on suunatud nende kontseptuaalsetele omadustele, mis võimaldavad teil teha õige toote (süsteemi) valik.
Ülevaade sisaldab 12 erinevat süsteemi Venemaa turg... Et nende kirjeldus ei tunduks hajutatud faktide kogumina, on artikli alguses ära toodud süsteemide klassifitseerimise rakendatavad põhimõtted - ilma sellise "skaalata" on selle artikli teema uurimine keeruline ja mitmetahuline, oleks võimatu. Kirjeldamaks konteksti, milles neid süsteeme kasutatakse, tuuakse ära elektroonilise dokumendihalduse tekkimise põhjus, tuuakse välja mõned põhimõisted ning tuuakse ära peamised süsteemide poolt lahendatavad ülesanded. Valiku tegemise "võtmena" tuuakse välja peamised süsteemi valiku otsust mõjutavad tegurid, tuuakse ära peamised juurutamise probleemid.
Miks see artikkel ilmus artiklite jaotises Kõik skannerite kohta? Nagu seda artiklit lugedes näete, on ilma igasuguse dokumendihaldussüsteemita mõttetu andmesisestuse plokk. Sest just andmed on üksus, mis süsteemi sisestatakse, töödeldakse, teisendatakse süsteemi igas etapis ja mis lõpuks viivad uute formaliseeritud andmete moodustumiseni, mis omakorda määravad süsteemi edasise käitumise.
Andmete sisestamiseks elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi võib olla mitu võimalust: need võivad olla andmed teistest süsteemidest, rakenduste rakendustest, e-postist jne, kuid ennekõike sisestatakse EDMS-i andmed paberikandjatelt. skannides originaaldokumendi ja seejärel töötledes seda. Seetõttu on dokumendiskannerid ja skannimiseks spetsiaalne tarkvara elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide lahutamatuks ja sageli esmaseks osaks.
Vaadake ülaltoodud diagrammi. Konkreetsete rakenduste korral võivad mõned komponendid puududa või, vastupidi, olla mitmel juhul olemas.
Igas organisatsioonis on töövoog olemas või mitte. Kui organisatsioon saab eksisteerida mitteformaalse juhtimise tingimustes ("ülemus ütles - tehtud"), siis ilmselgelt puudub selles dokumendivoog. Kui ettevõtte juhtimises ja kõikvõimalike äriprotsesside (ehk "äriprotsesside") korralduses kehtestatakse teatud formalism, siis varem või hiljem tekib vajadus vähemalt osa juhtimisest üle anda. mehhanismid korrastatud dokumentaalsele alusele (näiteks viisade sissenõudmine lepingus, sissetulevate ja väljaminevate kirjade registreerimine, et hiljem otsad üles leida jne). Selle tulemusena on töövoog. Kui seda ei kontrollita, siis mõne aja pärast algavad probleemid. Näiteks lähevad dokumendid kaotsi ja siis, kui vajadus nende järele kaob, leitakse need tavapärasest kohast üles. Või kirjutab juht alla lepingule, milles on märgitud vale summa ja lisaks puudub selle täitmise eest otseselt vastutava töötaja viisa. Peaaegu kõigile tuttavad olukorrad.
Ilmselgelt leiavad ettevõtete juhid korda seadmisel erinevatele töövoo probleemidele organisatsioonilised lahendused, mis vastavad umbkaudu iga ettevõtte ülesannete tasemele. Sageli mõtlevad nad välja mõistliku skeemi failide serverisse paigutamiseks, et dokumendid ikka leitavad, ning kasutavad dokumentide kinnitamiseks ja täitmise kontrollimiseks peamise vahendina e-posti.
Need osalised meetmed toimivad aga ainult teatud hetkeni. Edasi, kui ettevõte seab endale üha keerukamaid ülesandeid ja lisaks kasvab ka oma suurus, hakkab puudu jääma sellistest teabe salvestamise, suhtluse tagamise ja tellimuste täitmise jälgimise vahenditest. Võimalusi on kaks: kas võtta ettevõttes kasutusele klassikaline paberdokumendivoog, mis tänapäeval näeb välja nagu "kiviaeg", või võtta kasutusele elektrooniline süsteem. Tavaliselt tehakse valik üheselt teise tee kasuks – küsimus on vaid selles, millist süsteemi valida.
Esiteks on juhtkond mures selle küsimuse pärast majanduslik efektiivsus elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutamine. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valiku ja juurutamise otsuse tegemise etapis kuuleb kliendi esindaja suust mõnikord umbes sellist arutluskäiku: "Miks on üldse vaja elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme kasutusele võtta?"; "Millise majandusliku efekti annab EDMSi kasutuselevõtt?"; "Inimesed on paberiga töötanud sadu aastaid. Miks me ei tööta samamoodi?"; "Infosüsteemide kasutuselevõtt üldiselt ja eelkõige elektrooniline dokumendihaldus nõuab tõsiseid kapitaliinvesteeringuid. Pigem kulutame selle raha põhilise ajakohastamisele. tootmisvarad"... Vahel esitatakse sarnased argumendid mõneti provokatiivses vormis:" Nagu ma arvan, et elektroonilise dokumendivaliku süsteemi kasutuselevõtt on moes, paljulubav, kaasaegne ja isegi tulus. Aga sa veenad mind selles!"
Rääkides erinevatest organisatsiooni tegevuse efektiivsust tõstvatest teguritest elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisel, tuleb ennekõike kokku leppida, kuidas sama tõhusus määratakse. Ülddefinitsiooni kohaselt käsitleme efektiivsust kui tegevuse saavutatud tulemust, viidates selle saavutamise kuludele.
Nagu sellest definitsioonist näha, on organisatsiooni efektiivsuse parandamiseks vähemalt kaks võimalust: kulude vähendamine ja/või tulemuse suurendamine. Head elektroonilised dokumendihaldussüsteemid võimaldavad rakendada mõlemat võimalust. Piltlikult öeldes, selliste süsteemide kasutuselevõtt annab organisatsioonile võimaluse vähem kulutada ja rohkem teenida... Vaatleme kõigepealt kulude vähendamist soodustavaid tegureid:
1. tegur – paberdokumentide maksumuse vähendamine
2. tegur – töötajate tööaja ebaproduktiivsete kulude vähendamine
3. tegur – infovoogude kiirendamine
4. tegur – muutus ettevõtte kultuuris
Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu võimaliku majandusliku mõju hindamiseks on vaja teada, kui palju aega kulub organisatsiooni töötajatel rutiinsete, ebaproduktiivsete toimingute tegemiseks dokumentidega. Lääne konsultatsioonifirmade hinnangul võib selliste toimingute osakaal olla kuni 20-30% kogu tööajast. Kes on kunagi proovinud Venemaa bürokraatlikes organisatsioonides dokumenti kokku leppida, see teab, et see võib võtta 60 ja 70% tööajast. Üsna täpse ettekujutuse sellistest kuludest saab olemasoleva töövoo uuringu ja vastavate näitajate mõõtmise kaudu.
Nii nagu bitt on küberneetikas infoühik, on dokument töövoosüsteemides infoühik. Dokumendihaldussüsteemid salvestavad dokumente, säilitavad nende ajalugu, tagavad nende liikumise kogu organisatsioonis ning võimaldavad jälgida nende äriprotsesside täitmist, millega need dokumendid on seotud. Organisatsioonis, kus on juurutatud dokumendihaldussüsteem, on dokument põhiline haldustööriist. Ei ole lihtsalt otsuseid, korraldusi ega korraldusi - on dokumendid, mis sisaldavad samu korraldusi, otsuseid, juhiseid jne: kogu juhtimine organisatsioonis toimub dokumentide kaudu.
Kõik töövoosüsteemi dokumendid on varustatud raamatukoguga sarnase "kaardiga". Tavaliselt on sellisel kaardil teatud väljade komplekt seotud dokumendi tüübiga. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi säilitamist võib ette kujutada andmebaasi kujul, mis sisaldab teavet kaardiväljade kohta ja teatud salvestusruumi dokumentide endi jaoks.
Tavaliselt aetakse segi kaks mõistet: "paberimajandus" ja "töövoog". Tihti võib kuulda lauset: "See ei ole dokumendihaldussüsteem, vaid paberimajandus" või vastupidi. Paberitöö on kontoripraktikas kasutatav termin, mis viitab dokumentidega töötamise ametlikule reeglistikule. Olemas on dokumendihaldussüsteemid, mida saab seadistada vastavalt vajalikele kontorireeglitele. Kuid on süsteeme, mis olid algselt loodud just neid reegleid toetama ja millel pole selles mõttes piisavalt üldisemaid funktsioone, et neid töövoosüsteemideks nimetada. Teisest küljest on Venemaal vastu võetud kontoritöö reeglistik üsna ulatuslik ja töövoosüsteemi kohandamine nende reeglitega ei ole tühine ülesanne.
Dokumendihaldussüsteeme rakendatakse tavaliselt organisatsiooni ees seisvate konkreetsete väljakutsete lahendamiseks, millest kõige levinumad on järgmised:
Peaaegu igale organisatsioonile on ühiseid probleeme, mis tuleb lahendada elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamisel, juurutamisel ja hooldamisel. Peamised on loetletud allpool.
Lisaks nendele on teatud tüüpi organisatsioonidele omaseid probleeme, nende üksikasjalik analüüs võib saada eraldi artikli teemaks.
Iga töövoosüsteem võib sisaldada iga alltoodud kategooria elemente, kuid enamikul neist on konkreetne orientatsioon mõnes valdkonnas, mis on seotud peamiselt toote positsioneerimisega.
Teatavasti on erinevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (EDMS) kasutavate organisatsioonide vahelise kirjavahetuse probleem üsna aktuaalne. Kahe erineva organisatsiooni vaheline dokumendivoog toimub endiselt paberkandjal, mis raskendab oluliselt ametliku teabe operatiivset vahetamist. Seni nägi see protsess välja nii: ühe organisatsiooni EDMS-is loodud dokument trükiti paberile, toimetati kulleriga või tavapostiga teise organisatsiooni, kus see skaneeriti ja sisestati uude EDMS-i. Võttes arvesse asjaolu, et igal neist organisatsioonidest on oma töövoo automatiseerimissüsteem, allutatakse iga muudatusega välisringluseks mõeldud dokumendis korduvalt ülaltoodud protseduur.
Elektroonilise digitaalallkirja seaduse vastuvõtmine lahendas selle probleemi osaliselt, võimaldades seadusandlikult paberivaba dokumentide vahetamist sõltumatute organisatsioonide vahel. Tõsiseks takistuseks selle võimaluse praktilisel rakendamisel oli aga elektroonilise kirjavahetuse ühtse standardi puudumine. See probleem on eriti tõsine föderaalse sihtprogrammi "Elektrooniline Venemaa" elluviimisel, mille üheks ülesandeks on riigiasutuste ühendamine ühtse elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga.
Uue XML-vormingu tekkimine, mille üks paljutõotavamaid rakendusi on üleminek ühtsele elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile, suurendab oluliselt kontaktide tõhusust organisatsioonide ja nende partnerite, kaugemate filiaalide, riigiasutuste ja muude väliste organisatsioonide vahel.
2002. aasta märtsi keskel teatas IT Co. esimesena elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tootjatest lahenduse väljatöötamise lõpetamisest, mis võimaldab integreerida erinevatele platvormidele ehitatud ja erinevaid andmevorminguid kasutavaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme. ühtne inforuum.
Selle lahenduse loomiseks ajendas ettevõtte spetsialiste soov korraldada oma toote – laialt levinud Lotus Domino / Notes platvormile ehitatud süsteemi BOSS-Referent interaktsiooni teiste elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidega. Sel eesmärgil rakendab BOSS-Referent süsteem XML-lüüsi, mis on välja töötatud, võttes arvesse kehtivate GOST-ide soovitusi ja juhiseid juhtimisdokumentatsiooni valdkonnas.
Dokumendihaldussüsteemi valik ei ole ainult tehnoloogiline või inseneri väljakutse, on see seotud organisatsiooni üldise arengustrateegiaga. Kui tegemist on äriettevõttega, siis määravad valiku suuresti selle eesmärgid, konkurentsikeskkond, hetkel olemasolev struktuur, aga ka struktuur, milleni ettevõte tulevikus jõuab ning lisaks rakendamise majanduslik mõju. Kui tegemist on riigiasutusega, tuleks rõhku pöörata organisatsiooni lahendatud ülesannete arvestuse täielikkusele, nende ülesannete eripäradele, mis on seotud tema tegevuse spetsiifikaga. Üldjuhul tuleb dokumendihaldussüsteemi valikul arvestada paljude teguritega, mis esmapilgul ei pruugi olla teemaga seotud. Ülaltoodud ülevaade aitab teil luua esialgse hüpoteesi selle kohta, millised süsteemid võiksid teile sobida.
Ettevõttes turvarežiimi tagamise kontseptsiooni koostamine, mis oma ülesehituse ja eesmärgi poolest ühendab kõik selle suunad, näeb ette kogu sisemiste regulatiivdokumentide kompleksi olemasolu organisatsioonis.Need on ettevõttes kinnitatud reeglid, eeskirjad, juhised, mitmesugused märgukirjad jms.
Dokumendi "Turvarežiimi tagamise kontseptsioon" koostamist tuleks alustada siis, kui ettevõttel on lokaalne määrused.
Sisedokumendid tuleb koostada vastavalt kehtivale seadusele ja need peavad koostama kogenud juristid.
Selles artiklis tutvustame teile nende vajalikku loendit ning räägime teile nende rakendusest ja eesmärgist. Sisedokumente võib olla palju, kõik oleneb organisatsiooni tegevuse suunast, sh rahvusvahelisest koostööst.
Ohutusrežiimi tagamiseks tootmistegevuses rakendatakse ettevõttesiseseid (kohalikke) normatiivdokumente, mida täidavad ettevõtete ametnikud ja kogu personal järgmistes tootmistegevuse valdkondades:
Sisemised tööeeskirjad.
Kohustuslik täita eranditult kõigile ettevõtte töötajatele (juhid, insenerid, töötajad);
määrus "Ärisaladuste kohta".
Seda levitatakse seoses juhtide ja inseneridega, kes on ärisaladuse kandjad;
määrus "Laode töökorralduse kohta".
Kohustuslik täitmiseks varude (kaubad ja materjalid) arvestuse ja liikumisega seotud ettevõtete juhtidele ja ladude (ladude) töötajatele;
määrus "Töökaitse- ja ohutusmeetmete kohta".
Kehtib kõigi tootmisprotsessiga seotud juhtide, samuti töökaitse- ja ohutusmeetmeid pakkuvate ettevõtete ametnike kohta;
määrus "IT-osakonna (ATS) kohta".
Kohustuslik infotehnoloogia (IT) ja automaatjuhtimissüsteemide (ACS) osakondade töötajatele;
määrus "Raamatupidamise kohta".
Kehtib ettevõtte juhile, ametnikele ja raamatupidamistöötajatele.
määrus "Lepinguliste tööde kohta".
Vajalik lepingute sõlmimise algatajate (täitjate) ja juriidilise osakonna tööks;
määrus "Isikuandmete kohta".
Vastavalt eeskirja nõuetele täidavad nende ülesandeid personaliaparaadi juht ja ametnikud.
määrus "Distsipliini kohta".
Kohustuslik kõigile ettevõtete töötajatele;
Seisukoht "Umbes tuleohutus", Evakuatsiooniskeemid, vastavad korraldused, arvutused.
Kohustuslik kõigile ettevõtte töötajatele.
määrus "Personali vastuvõtmise ja töölt vabastamise kohta".
Kohustuslik kõigile ettevõtete juhtidele ja personaliosakondadele.
Töökirjeldus.
Kehtib kõigi täitmisvaldkonna ettevõtete töötajate kohta funktsionaalsed kohustused.
määrus "Juurdepääsukontrolli kohta".
Kohustuslik kõigile ettevõtte töötajatele.
Juhend (määrus) "Ettevõtte varude sisse- ja väljaveo korra kohta."
Kohustuslik täitmiseks kõikidele juhtidele ja rahaliselt vastutavatele isikutele;
Eraturvafirmade töötajate tööjuhend valvega objektil.
Kehtib kõikidele eraturvafirmade töötajatele vastavalt lepingulistele kohustustele. Võib olla ühine.
Ohtlike tööde erialade loetelu juhend.
See on vajalik kõigile otsese tootmisega seotud juhtidele, samuti personaliteenistuse töötajatele ja töökaitse eest vastutavatele ettevõtete ametnikele;
Eeskirjad "Ettevõtte ruumide sanitaarhoolduse kohta".
Mõeldud kõigile ettevõtte töötajatele.
Meeldetuletus tegutsemiseks hädaolukorras.
Kehtib kõigile ettevõtte töötajatele.
Tulekahju ja muude hädaolukordade korral evakueeritavate prioriteetsete dokumentide ja vara loetelu.
Kõik ettevõtte ametnikud juhinduvad nimekirjast.
Määrused, Lepingud teenindusorganisatsioonidega, Tellimused.
Kehtib üksikametnikele osas, mis puudutab.
Muud sisemised eeskirjad.
Avaldatakse vastavalt vajadusele konkreetse ettevõtte ametnike kategooria jaoks.
Rõhutame veel kord, et see ei ole sisemiste regulatiivsete dokumentide täielik loetelu. Seal võivad olla näiteks klubikaartide juhised, kauba eskortimise juhised jne.
Ettevõttel peavad olema need normdokumendid, mis on tootmistegevuses vajalikud.
Kõik ettevõttesisesed (kohalikud) normatiivdokumendid kiidavad heaks ettevõtete juhid ja need edastatakse vastutavatele ametnikele nende allkirjaga.
Ettevõtete ametnikud, aga ka töötajad, kes tegelevad turvarežiimi tagamisega, peavad tundma kinnitatud ettevõttesiseseid normatiivdokumente ja nendest oma praktikas juhinduma.
Mõiste "sisedokumendid" ühendab kõik asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud ametlikud paberid. Need kuuluvad töövoo kõige vähem reguleeritud segmenti.
Kuni viimase ajani võis selle määratluse leida riiklikust standardist GOST R 51141-98 "Kontoritöö ja arhiivindus". Tema sõnul loetakse ettevõttesiseseks kõik ametlikud dokumendid, mis ei välju neid koostanud ettevõtte piiridest. Kuid uue GOST 7.0.8-2013 kasutuselevõtuga kadus määratlus regulatiivsest ja metoodilisest dokumentatsioonist.
Sisedokumentidel on oluline roll juhtimisprotsesside dokumenteerimisel. Nad toimivad mis tahes institutsiooni siseelu reguleerijatena samaväärselt seadusandlike ja õigusaktidega. Mõne ettevõttesisese seaduse väljatöötamise vajaduse dikteerivad kehtivad õigusaktid.
Ettevõttesisesed aktid hõlbustavad probleemide lahendamist konkreetses organisatsioonis. Selliseid dokumente on mitut tüüpi. Reeglina on selle klassifikatsioon üles ehitatud ametliku paberi eesmärgi, sisu ja kinnitamise järjekorra alusel.
Organisatsiooni sisedokumentide loetelu koosseis sõltub paljudest teguritest: organisatsiooni organisatsiooniline ja õiguslik vorm, omandivorm, avatuse määr, eesmärk, suurus ja tegevusala.
Sisedokumentide tüübid kaasaegses kontoritöös:
|
Kohtumine |
||
|
Harta, personal, eeskirjad, organisatsiooni eeskirjad, sisemised tööeeskirjad, ametijuhend |
Need täidavad ühingu õigusliku raamistiku ülesandeid ja sisaldavad haldusõiguse normidest lähtuvaid siduvaid sätteid. |
Organisatsiooniline ja juriidiline |
|
Põhitegevuse ja isikkoosseisu korraldused, määrused, korraldused, otsused, juhised |
Dokumendihalduse otsused organisatsioonilistes küsimustes. |
Administratiivne |
|
Teenus, märgukiri, seletuskirjad, avaldused, ettepanekud, tõendid, protokollid, aktid, järeldused |
Need annavad teavet asjade tegelikust seisust, soodustavad haldusotsuste vastuvõtmist, haldusaktide väljaandmist. |
Teave ja viide |
|
Üürilepingud, teenuste osutamine, alltöövõtt, ehitus, tarne. Litsentsilepingud, lisalepingud |
Kehtestada kahe või enama lepingupoole (füüsilised või juriidilised isikud) tsiviilõigused ja -kohustused, neid muuta või lõpetada. |
Lepingud |
|
Litsentsid ja load, teatud liiki tööload, teatised tegevuse alustamise kohta, tõend äriregistrisse kandmise kohta, konto kupong ja kassaaparaadi pass, lepingud selle hooldamiseks |
Need fikseerivad organisatsiooni tegevuse erinevaid tahke, reguleerivad jooksvaid küsimusi. |
Teeninduspaberid põhitegevuse järgi |
|
Pearaamat, majandusaasta aruanded, bilansid, esmane dokumentatsioon, kasumiaruanded, auditiaktid ja inventuurid, plaanid, aruanded, kalkulatsioonid, aruanded, kassaraamatud |
Need on ettevõttes sünteetilise ja analüütilise raamatupidamise aluseks, on vajalikud aruannete (maksu-, raamatupidamis-, statistiliste) koostamiseks ja raamatupidamine. |
Finants- ja raamatupidamine |
|
Personalitellimused, töölepingud, tööraamatud, isikutoimikud, isikukaardid, puhkusegraafikud, palgaarvestus |
Need fikseerivad tööandja ja tema alluvate õigused ja kohustused, reguleerivad töösuhteid. |
Töösuhted |
|
CV, autobiograafia, kviitungid, volikirjad |
Loodud üksikute töötajate poolt individuaalselt. |
Sisedokumentide vormistamine vastab väljamineva dokumentatsiooni koostamise skeemile. Esmalt koostatakse projekt, seejärel kooskõlastatakse see huvirühmadega ja vormistatakse vastavalt tehtud märkustele ja kommentaaridele, lõpliku versiooni koostab ja kinnitab organisatsiooni juht. Seejärel registreeritakse lõplik versioon ja seda reprodutseeritakse paljudes koopiates, millest piisab kõigile esinejatele. Iga eksemplar kinnitatakse ja antakse kviitungi vastu täitmiseks vastavale struktuuriüksusele või otse vastutavale isikule. Originaal sisestatakse faili.
Sisedokumentide registreerimise etapid:
1. Esmase projekti koostamine;
2. Koordineerimine;
3. Täpsustus kavandatud kommentaaride põhjal;
4. leppimine;
5. Registreerimine vastavalt õigusaktide ja kohalike eeskirjade nõuetele;
6. Heakskiitmine;
7. Allkirjastamine;
8. Registreerimine.
Täitmise etapid:
Ülekanne vastutavale isikule (esinejale);
- Täitmine;
- Täitmise kontroll;
- Juhtumi esitamine.
Sisedokumentide registreerimine
Sisedokumentide registreerimise kord määratakse nende kuuluvuse alusel teatud kategooriasse. Nii registreeritakse näiteks otsused, juhised, otsused, korraldused samamoodi nagu korraldused. Teistesse kategooriatesse kuuluvad ametlikud paberid registreeritakse enamasti samal viisil koos väljamineva dokumentatsiooniga.
Igale objektile määratakse kordumatu registreerimisindeks, mis koosneb struktuuriüksuse koodist, nomenklatuurijärgsest juhtuminumbrist ja bürooaasta sees olevast järjekorranumbrist. Sisedokumentide registreerimine toimub sageli detsentraliseeritult vastavalt gruppidele nendes struktuuriüksustes, kus need koostatakse. Need võivad olla raamatupidamisdokumendid, personaliosakonna või kontori paberimajandus.
Organisatsiooni iga kohalik akt tuleb registreerida päeval, mil juht sellele alla kirjutab või selle heaks kiidab.
Sisedokumentide registreerimise vormid
Vastavalt ettevõtte vajadustele saab valida ajakirja, kaardi ja automatiseeritud elektroonilise registreerimisvormi.
Ajakiri
Eelistatav on ebaolulise töövoo mahu korral, eeldab iga kohaliku dokumentatsiooni kategooria jaoks eraldi ajakirja olemasolu, see on mugav, kui dokumentaalne raamatupidamine on organisatsiooni tegevuse eripära tõttu esikohal. See võtab palju aega, toob kaasa toimingute dubleerimise, raskendab teatmetööd ja tähtaegade kontrollimist.
Kaart
Registreerimine toimub registreerimiskaartide abil, mille vorm määratakse ettevõttesiseselt ja fikseeritakse kontoritöö juhendis. Selle meetodi kasutamisel saavad protsessis osaleda mitmed töötajad, kaob ümberregistreerimise vajadus, hõlbustatakse kartoteegi ja teatmeteose süstematiseerimist ning lihtsustub kontroll täitmise üle.
Sisedokumentide ülestähendamine on üldise arvestuse pidamise oluline osa. Selle peamised eesmärgid hõlmavad järgmist:
Teabe hankimine büroohaldusteenuse personali arvu arvutamiseks;
- Organisatsiooni vajadustele vastavate tehniliste vahendite valik;
- Asutuse täitjate ja osakondade töökoormuse kohandamine dokumentatsiooniga töötamisel;
- Korrektselt korraldatud raamatupidamine võimaldab teil hinnata töövoo mahtu, hõlpsalt määrata mis tahes objekti asukohta ja sellega töötamise järjekorda.
Kohaliku dokumentatsiooni arvestamiseks kasutatakse selle põhiatribuute, mis võimaldavad mis tahes objekti unikaalselt tuvastada:
1. Seeria registreerimisnumber;
2. Registreerimise kuupäev;
3. Sisu;
4. Alajaotuse koostaja;
5. Töövõtja;
6. Täitmise tähtaeg;
7. Täitmise edenemine;
8. Juhtumi number.
Sõltumata registreerimisvormist saab igale objektile määrata täiendavaid atribuute, näiteks lehtede arvu või manuste olemasolu. Arvesta, et raamatupidamine ja registreerimine tuleb läbi viia vastavalt kinnitatud dokumendihaldusjuhendile ja ettevõtte poolt vastu võetud juhtumite nomenklatuurile.
Tegemist on kohustusliku dokumendiga juhtumite registreerimisel ettevõtte jaoks eriti väärtusliku teabega. Juhtumi dokumentide siseinventuur on ühtse vormiga ja täidetakse eraldi lehel.
Juhtumi siseprotokolli peab allkirjastama koostaja. Juhul, kui sisemine inventar on köidetud või palistatud ilma toorikuta, siis liimitakse see korpuse esikaane siseküljele.
Organisatsiooni arhiivis on korpuse ja hoiuüksuste mõiste samaväärne.
Korpuse sisemise inventuuri lehed on nummerdatud eraldi araabia numbritega ja on sertifitseerimislehel märgitud "+" märgiga.
Juhtumi dokumentide sisemise inventuuri täitmise reeglid:
Seerianumber.
Märgitakse toimikus oleva dokumendi järjekorranumber.
Dokumendiregister.
Dokumendi registriks on dokumendi registreerimisnumber (kui seda pole, siis tehakse märge siseinventuuris).
Dokumendi kuupäev.
Veerus on märgitud dokumendi registreerimise kuupäev või dokumendi allkirjastamise kuupäev (kui dokumenti ei ole registreeritud).
Dokumendi pealkiri.
Dokumendi pealkiri sisaldab dokumendi kokkuvõtet.
Lehtede numbrid.
On vaja märkida dokumendi lehtede numbrid.
Märge.
Märkuses tehakse vajadusel märge asjadokumentide füüsilise seisundi iseärasuste kohta (eemaldamine, kaasamine, koopiatega asendamine jne) koos linkidega asjakohastele aktidele.
Lõplik rekord.
Inventuuri lõpus järgneb koondkirje, kuhu on märgitud dokumentide arv numbrite ja sõnadega. Märgitakse siseinventuuri lehtede arv.
Erand: olukord, kus organisatsiooni juht on võtnud vastutuse raamatupidamisarvestuse pidamise eest. Näiteks väikeettevõtjad peavad sisekontrolli korraldamisel lähtuma ratsionaalsuse põhimõttest ning teatud tingimustel saab sellise majandusüksuse juht teostada sisekontrolli ülesandeid iseseisvalt. Teabe nr PZ-11/2013 kohaselt võivad sarnast lähenemist rakendada ka mõned mittetulundusühingud.
Organisatsiooni tegevuse sisekontroll peaks:
1. läbima kogu juhtimissüsteemi, alates arengust strateegilised plaanid ja taktikaliste ülesannete seadmine mis tahes ressursi ja varade omandamise, kasutamise ja ohutuse tagamise konkreetse toimingu kontrollimiseks;
2. edendada juhtimisotsuste elluviimist, hinnata nende seaduslikkust ja tulemuslikkust, näidata asjade tegelikku seisu organisatsioonis, tuvastada ja minimeerida riske.
Sisekontrollid ei peaks mitte ainult hindama majanduselu faktide usaldusväärsust, vaid ka ennetama ebaseaduslikke sündmusi, protsesse, toiminguid ning ennetama majandusüksuse finants- ja majandustegevuse negatiivseid tulemusi. Sisekontroll hindab näitajate usaldusväärsust ja aruandluse õigeaegsust. See hoiab ära raamatupidamisandmete ja raamatupidamise (finants)aruannete moonutamise.
Sisekontrolliprotseduurid hõlmavad Venemaa rahandusministeeriumi soovituste kohaselt:
Kõikide tehingute ja toimingute dokumentaalne registreerimine;
raamatupidamise esmaste dokumentide kehtestatud nõuetele vastavuse kontrollimine ja teabe usaldusväärsuse hindamine;
tehingute volitamine, nende sooritamise seaduslikkuse kinnituse andmine;
andmete vastavusse viimine;
volituste piiritlemine, ametnike õiguste ja kohustuste määramine;
objektide tegeliku olemasolu ja seisukorra kontroll;
seatud eesmärkide saavutamise analüüs, tehingute ja toimingute teostamise õigsuse hindamine;
teabe ja infosüsteemide arvutitöötlusega seotud protseduurid.
Seega peaksid organisatsioonil olema dokumendid, mis sisaldavad sisekontrolli peamiste meetodite ja protseduuride kinnitatud loetelu, kirjeldust, tunnuseid ja kvantitatiivset hinnangut.
Sisekontrolli olulisemateks elementideks on riskide avastamine, riskianalüüs, nende kõrvaldamisele, vähendamisele ja minimeerimisele suunatud juhtimisotsused.
Rahandusministeeriumi teabes N PZ-11/2013 on öeldud, et riskihinnangu eesmärk on tuvastada need, mis võivad mõjutada raamatupidamise ja aruandluse usaldusväärsust.
Sisekontrolörid peavad tagama, et:
Raamatupidamises kajastatud majanduselu faktid toimusid aruandeperioodil ja on seotud organisatsiooni jooksva tegevusega;
raamatupidamises kajastatud vara, organisatsiooni varalised õigused ja kohustused on reaalselt olemas;
raamatupidamisobjektid kajastuvad õiges väärtuse mõõtmises;
raamatupidamisandmed on raamatupidamisaruannetes korrektselt ja õigeaegselt avalikustatud.
Hinnake väärkohtlemise ohtu. Kuritarvitamist võib seostada mis tahes raamatupidamisvaldkonna ja organisatsiooni kui terviku tegevusega.
Kuritarvitamise riski hindamise probleem on otseselt seotud ettevaatamatuse ja hooletusega nii äritegevuses üldiselt kui ka konkreetselt vastaspoolte valikul.
Võttes arvesse Venemaa rahandusministeeriumi soovitusi, on sisekontrolli korrektseks korraldamiseks ja rakendamiseks vaja välja töötada ja täita majandusüksuse sisemised organisatsioonilised ja haldusdokumendid (korraldused, korraldused, määrused, ametijuhendid, määrused). , meetodid, standardid). Nendes dokumentides sätestatud osakondade ja personali ülesanded ja volitused määratakse sõltuvalt majandusüksuse tegevuse spetsiifikast ja juhtimissüsteemi iseärasustest. Sisekontrolli saavad läbi viia nii organisatsiooni siseteenistused kui ka väliskonsultantide kaasamisel.
Erilist tähelepanu tuleks pöörata asjaolule, et sisekontrolli tõhusust saab erinevatel põhjustel vähendada või piirata, sageli organisatsioonist sõltumatult. Näiteks muudatused seadusandluses, uute asjaolude ilmnemine väljaspool majandusüksuse juhtkonna mõjusfääri. Kuid ametlike volituste ületamine juhtkonna või teiste töötajate poolt või vigade esinemine otsustusprotsessis, tehingute tegemisel, raamatupidamises on juba sisemised põhjused ja nende mõju kontrollikorraldusele on võimalik vähendada.
Kokkuvõtteks olgu öeldud, et sisekontrollisüsteemi peab iga ettevõte looma ja oma tegevuses kasutama. See on organisatsiooni juhtimistööriist, mis võimaldab erinevaid äriprotsesse võimalikult tõhusalt ellu viia. Sisekontroll peaks mitte ainult avastama puudusi ja rikkumisi majanduselu juba teostatud faktide osas, vaid ka vältima nende esinemist tulevikus. Ja on oluline, et see toimuks pidevalt, ilma lünkadeta kogu aruandeperioodi jooksul, täielikult kooskõlas kinnitatud eeskirjadega.
Sisekontroll peaks saama üheks olulisemaks vahendiks otsuste tegemisel, organisatsiooni strateegiliste eesmärkide saavutamisel, varade kaitsmisel, nende efektiivsel kasutamisel, seadusandlusest ja siseregulatsioonidest kinnipidamisel, samuti usaldusväärse raamatupidamise (finants)aruannete koostamisel.
PVTP-d töötab välja ja koostab organisatsioon iseseisvalt (töö spetsiifikast lähtuvalt) ettevõtte personali- või juriidiline osakond ning need võivad olla kollektiivlepingu lisana. Olemas normatiivne baas aidata kaasa PVTP väljatöötamisele. Kuna käesolev dokument viitab organisatsioonilisele ja halduslikule, on selle kujundus reguleeritud GOST R 6.30-2003 nõuetega.
Tavaliselt kodukorra tiitellehte ei koostata. Esimene reeglite leht peaks sisaldama pealkirja logo kujutisega, organisatsiooni täisnime (mõnel juhul on lubatud märkida lühendatud nimi, kui see on hartas sätestatud), samuti ettevõtte nime. dokument - suurtähtedega. Kui väljatöötatud tööeeskiri on kollektiivlepingu lisa, siis tehakse üleval vastav märge.
Üleval paremas nurgas on reeglite kinnitamise tempel. Näiteks MA KINNITAN peadirektori täisnime. Kuupäev.
Eeskirjade koostamise kuupäev on nende kinnitamise kuupäev.
Tuletame veelkord meelde, et PVTP peaks kajastama organisatsiooni töö spetsiifikat ning tuvastama võimalikult palju töö käigus tekkivaid tüüpilisi olukordi.
Sisekorraeeskirjas on keelatud ette näha töötajate olukorda halvendavaid tingimusi.
Väljatöötatud reeglistik peab tingimata läbima kokkuleppe etapi organisatsiooni teiste osakondadega, aga ka ametiühingukomitee esindajatega ja alles pärast seda kinnitab juht.
Kõiki töötajaid on vaja kviitungi vastu tutvustada kinnitatud protseduuriga. Seetõttu peaks organisatsiooni PTP olema nähtaval kohal ja igal ajal lugemiseks kättesaadav.
1. Üldsätted - eeskirja eesmärk ja kohaldamine, kellele need kehtivad, millistel juhtudel muudetakse üldisi andmeid.
2. Töötajate töölevõtmise ja vallandamise kord - töötajate vastuvõtmise ja vallandamise registreerimise korra kirjeldus, organisatsiooni tegevus töötaja üleviimisel teisele tööle, tingimused ja kestus katseaeg, vajalike dokumentide loetelu.
3. Töötajate põhiõigused ja -kohustused (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 21 alusel).
4. Tööandja põhiõigused ja kohustused (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 22 alusel).
5. Tööaeg - tööpäeva (vahetuse) alguse ja lõpu aeg, tööpäeva (vahetuse) ja töönädala pikkus, vahetuste arv päevas; ebaregulaarse tööajaga töötajate ametikohtade loetelu nende olemasolul; töötasu maksmise koht ja tingimused.
6. Puhkeaeg - lõunapausi aeg ja selle kestus; eripausid teatud töötajate kategooriatele (näiteks pakikandjad, kojamehed, külmal aastaajal vabas õhus töötavad ehitajad), samuti nende tööde loetelu; puhkepäevad (kui organisatsioon töötab viiepäevasel töönädalal, tuleks reeglites märkida, milline päev, välja arvatud pühapäev, on puhkepäev); iga-aastase täiendava tasulise puhkuse kestus ja andmise alused.
7. Töötajate ergutus - moraalsete ja materiaalsete ergutusmeetmete rakendamise kord.
8. Töötajate vastutus distsipliinirikkumise eest - distsiplinaarkaristuse kohaldamise, distsiplinaarkaristuste tühistamise korra kirjeldus, karistusliigid ja konkreetsed karistamisega kaasneda võivad töödistsipliini rikkumised.
9. Lõppsätted - sisaldab punkte reeglite kohustusliku rakendamise ja töösuhete üle vaidluste lahendamise korra kohta.
PVTP võib sisaldada ka muid jaotisi, näiteks "Konfidentsiaalne teave", "Läbilaskevõime ja saidisisene režiim".
A) haldus, mis sisaldab korraldusi konkreetse äritehingu teostamiseks; need ei ole aluseks tehingute kajastamisel raamatupidamises, kuna puudub kinnitus sellise tehingu toimumise kohta. Haldusdokumendid hõlmavad korraldusi, juhiseid, juhiseid jne;
b) täidesaatev või õigustav, mis kinnitab toimingute fakte. Need on registreerimise esimene etapp. Siia kuuluvad laekumised ja väljaminekud, arved, väärtuste vastuvõtmist kinnitavad kviitungid, tehtud tööde aktid jms;
c) raamatupidamisdokumendid, mis sisaldavad haldusinfot, erinevaid tõendeid, arvutusi jne. (näiteks materiaalsete varade hankimise ja ostmise summa arvutamine);
d) kombineeritud - raamatupidamise registreerimise haldus-, täitevdokumentidega antud äritehingus ja samal ajal märge selle kajastamise kohta raamatupidamisarvestuses. Need dokumendid hõlmavad eelaruandeid, kasumi- ja kassakviitungeid ning taotlusi materjalide laost väljastamiseks.
Koostamiskoha järgi jagunevad dokumendid välisteks ja sisemisteks.
Välisdokumendid on need, mis pärinevad teistest ettevõtetest, organisatsioonidest ehk on väljaspool antud ettevõtet. Nende hulka kuuluvad pangaväljavõtted, tarnija arved jne.
Sisedokumendid on dokumendid, mis on koostatud (välja kirjutatud) antud ettevõttes, organisatsioonis.
Kuvatavate toimingute mahu järgi jagunevad dokumendid põhi- ja koonddokumentideks.
Esmased dokumendid on sellised dokumendid, mis esmakordselt registreerivad äritehingu selle tegemise ajal või vahetult pärast teostamist. Siia kuuluvad põhivara vastuvõtmise ja käsutamise aktid, arved, kviitungid jne. Koonddokumendid koostatakse esmaste dokumentide alusel. Nende hulka kuuluvad erinevad aruanded, palgalehed jne.
Kasutusviisi järgi jagunevad dokumendid ühekordseteks ja akumuleerivateks.
Ühekordseid dokumente kasutatakse ainult ühekordseks registreerimiseks ja tehingute kajastamiseks. Siia kuuluvad kasumlikud ja väljaminekute kassaorderid, laost materiaalsete varade kättesaamise nõuded jne.
Kogumisdokumente kasutatakse tehingute mitmekordseks täitmiseks ja registreerimiseks teatud aja jooksul (nädal, dekaad, kuu). Näiteks piiraia kaardid, mille abil väljastatakse materjalide tootmiseks (tööde teostamiseks) väljastamine. Sellised dokumendid vähendavad esmase dokumentatsiooni hulka.
Rahaliste vahendite kasutamise astme järgi jagatakse dokumendid käsitsi täidetavateks ja mehhaniseeritud dokumentideks.
Esmaseid dokumente peavad kohustuslikult kontrollima töötajad, kes peavad raamatupidamist vormiliselt ja sisuliselt, see tähendab, et nad kontrollivad kohustuslike üksikasjade olemasolu dokumendis ja äritehingu vastavust kehtivatele õigusaktidele, üksikute näitajate loogilist seost.
Raamatupidamisdokumente kasutatakse korralduste üleandmiseks juhilt täitjale ehk ettevõtte majandustegevuse juhtimiseks.
Dokumentatsioon mängib impulsi rolli, tingib raamatupidamisinfo liikumise. See annab raamatupidamisele ettevõtte majandustegevuse pideva ja pideva kajastamise. Dokumentatsiooni abil jälgitakse toimingute õigsust, tehakse jooksev analüüs tehtud tööde kohta. Seega täidab dokumentatsioon juhtimis- ja analüüsifunktsioone.
GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele "võimaldab organisatsiooni äranägemisel seeria registreerimisnumbreid täiendada identifitseerimisindeksitega (punkt 3.12), mis aitab kaasa konkreetse dokumendi operatiivotsingu ülesannete lahendamisele.
Nii et väljaminevate kirjade nummerdamist täiendatakse dokumendi algatanud osakonna koodiga. Vältimaks segadust haldusdokumendi definitsiooniga, nummerdatakse personalikorraldused indeksi K (personal) või PM (personal) omistamisega, korralduse numbrit on tavaks täiendada tähega R.
Kui saabub taotlus dokumendi otsimiseks, saab sekretär numbri, täpsemalt täiendavalt määratud indeksi järgi hõlpsalt navigeerida, millisel juhul (kausta) seda otsida, näiteks:
nr 26-r - tellimustes;
nr 26-ls - tellimustes personalile;
Nr 26-ooper - operatiivkoosolekute protokollide hulgas.
Lisades saabunud dokumendi seerianumbri tähega F (faks) või E (e-post), saate lahendada oma organisatsiooni kirja kohaletoimetamise viisi arvestamise probleemi ilma registreerimisvorme (ajakirju) suurendamata.
Ühekordne registreerimine. Ühe asutuse seintes olev dokument registreeritakse üks kord (loomisel või vastuvõtmisel). Dokument liigub üksusest üksusesse oma kordumatu numbri all, s.o. sisejaoskonnad, olles saanud dokumendi, võtavad selle arvesse algselt määratud indeksi all, mitte ei määra uut. See reegel kehtib nii haldusdokumentatsiooni kui ka ametliku kirjavahetuse kohta.
Registreerimise õigeaegsus. Vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse dekreediga nr 477 kinnitatud föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglite punktile 16 toimub vastuvõetud dokumentide registreerimine vastuvõtmise päeval, loodud - allkirjastamise päeval. või kinnitamine või järgmisel tööpäeval. Sellised nõuded on põhjendatud asjaoluga, et dokumendi viivitus registreerimisjärgus vähendab tegeliku täitmise aega määratud kuupäevaks. Selline viivitus võib kaasa tuua negatiivseid tagajärgi töötajatele või isegi kogu asutusele, olenemata omandivormist. Registreerimise kord ja tingimused peaksid kajastuma konkreetse ettevõtte kontoritöö juhendis.
Registreerimiskirjete eraldamine. Igal dokumendiliigil on oma eraldi registreering.
Seega võetakse eraldi registreerimisvormides arvesse järgmist:
Sissetulev kirjavahetus (sissetulevad dokumendid);
väljaminevad dokumendid;
sisememod;
põhitegevuse tellimused;
personali korraldused;
tellimused;
juhatuse protokollid;
planeerimiskoosolekute aruanded (RAM-id) jne.
Registreerimine toimub kalendriaasta jooksul. Iga aasta 1. jaanuaril nullitakse peaaegu kõigi dokumentide liikide (tellimused, sissetulevad ja väljaminevad kirjad, protokollid jne) nummerdamine. Erandiks on alalise ladustamise juhtumite inventuur. Nendel laovarudel on kogu organisatsiooni eluea jooksul üks number ja üksused on otsast lõpuni nummerdatud.
Dokumendi kohta käiva teabe täielikkus registreerimisel. Registreerimisandmete sisestamisel andmebaasi logisse (andmebaasi) märgitakse kogu dokumendil olev teave: register, kuupäev, viide päringu numbrile ja kuupäevale, adressaadi/korrespondendi nimi, samuti selle sisu. välja toodud maksimaalselt üksikasjalikult. Lisaks traditsiooniliselt arvestatavale infole tuleks raamatupidamise blankette täiendada veergudega, mis kajastaksid Lisainformatsioon mida töötajad või kliendid kõige sagedamini nõuavad (näiteks saatmisviis). Arvesse võetavate märkide loetelu tuleks ette näha kontoritöö juhendis.
Registreerimise ühtsus, olenemata selle vormist või dokumendi vastuvõtmise (loomise) vormist. Dokumentide arvestus organisatsioonis toimub samade reeglite järgi, sõltumata aktsepteeritud registreerimisvormist: käsitsi ajakirjas, Excelis või spetsiaalse elektroonilise dokumendihaldusprogrammi abil.
Sinu ülesandeks on teha asfaltpragu.
Sellise dokumendi loomiseks on nõutav, et see oleks seaduse teksti ja ühe Tšitšvarkini kirja teksti rist.
Alustuseks uurige kõiki saadaolevaid dokumendivoo standardeid, dokumentatsiooni GOST-e, juhiseid juhiste jaoks.
Kui olete veendunud, et teate kõiki nõudeid, võite neid ignoreerida, sest need on valikulised, välja arvatud juhul, kui otsustate hankida standardile vastavuse sertifikaati.
Pärast seda on vaja uurida süsteemi hetkeseisu. Saate aru, kuidas uue standardi järgimine seda seisundit parandab.
Sest dokument kirjeldab reeglina protsessi - selle käigus tuleb välja kirjutada sisekliendi nõuded. Muidugi just selle sisekliendiga tuleb see regulatsioon ka arendusetapis kokku leppida.
Järgmise regulatiivdokumendi kirjutamiseks istudes peate olema valmis koostama inimkonna ajaloo parimat reguleerivat dokumenti.
Dokumendil peab olema selline kumulatiivne laeng, et läbida järgmised süsteemi inertssoomuse kihid:
1. Dokument tuleb läbi lugeda.
Iga töötaja peaks teie dokumenti lugema, mitte lihtsalt tutvusele alla kirjutama. Selleks peaks dokument olema lühike, kaunilt kujundatud ja mitte igav ning mitte nagu mingi bürokraatiatükk, samuti ei tohi see sisaldada tarbetuid osi, mis peaksid olema lihtsalt sündsuse huvides.
Vanad bürokraadid ei vaeva seda kunagi. Nad lihtsalt lohutavad end sellega, et nende dokumenti peavad lugema need, kes on selleks kohustatud. Ja kui töötajad lihtsalt kirjutavad tutvusele alla, siis on nad lihtsalt kergemeelsed, kergemeelsed töötajad ja ise on süüdi, et järgnevat ei loe. Kui nad rikuvad normatiivdokumenti, vastavad nad, sest siin see on – allkiri sissejuhatuses!
Kõige ebaefektiivsem asi, mis võib olla, kui eesmärgiks on uue/muudetud protsessi elluviimine, on allkirjaga tutvumine. Kui tutvumine algab ja lõpeb tutvumislehel oleva allkirjaga, on see tavaliste amatööride "esitluseks" tehtud teos, kes heitis esinejatele kogu vastutuse, olles eriti hämmingus nende nõuete tulemustest ja tõhususest.
2. Dokumendist tuleb aru saada.
Kujutage ette, et selgitate ühele töötajale isiklikult dokumendi teksti. Lihtsalt kirjuta! Ja mitte ruudukujuline pesakontor!
Vanad bürokraadid ei vaeva seda kunagi. Nad kirjutavad lihtsalt midagi sellist: "Kui jälgimist ja mõõtmist kasutatakse toodete ja teenuste kindlaksmääratud nõuetele vastavuse tõendite saamiseks, peaks organisatsioon kindlaks määrama andmete sobivuse ja usaldusväärsuse tagamiseks vajalikud ressursid."
Seetõttu vihkavad QMS-teenused kõiki – nad kirjutavad targa paberi ja erutuvad siis, et kõik seda ignoreerivad. Jah, ainuüksi sellise dokumendi lugemine on töö omaette!
Ja kui neile juhitakse tähelepanu, et dokument pole selgelt kirjutatud, tehakse ettepanek tõstatada nende töötajate kvalifikatsiooni küsimus, kellele dokument on mõeldud.
Saate kirjutada näiteid juhistesse ja isegi standardisse, võite kirjutada argumente, võite kirjutada mida iganes, et töötajatel oleks lihtsam mõista tähendust, mida proovite neile edastada!
Mõnikord loete juhiste lõiku ja esitate autorile küsimuse:
Ja mida see üksus TEGELIKULT tähendab?
Pole tähtis, kuidas sa dokumendi kirjutasid, peamine on see, kuidas sellest aru saadakse!
Ükskõik kui selgelt dokument on kirjutatud, kui see on kinnitatud, vajab dokument ikkagi täpsustamist. a) koolituse kaudu; b) etapiviisilise rakendamise kaudu koos esilekerkivate probleemide analüüsi ja vajaduse korral määruste muutmisega.
3. Dokument tuleb pähe õppida.
Selleks peate töötajale edastama lahendatava probleemi olulisuse ja asjakohasuse. Saate kirjeldada hetkeseisu või lahendatavat probleemi (parem on see panna saatekirja) ja anda sellele võimalikult palju valu.
Lisaks peaksite vajadusel muutma teksti emotsionaalselt värviliseks. Lubatud on sellised kõnepöörded nagu "ÄRA MITTE MINGIL JUHUL öelge Kliendile, et ..". Soodustatud on konkreetsete näidete, arusaadava ja slängi kõnepöörete olemasolu, jutustav kõne. Olge kujutlusvõimega. Inimmõistus suudab kõige paremini meeles pidada pilte ja tekste, mis on nagu loo jutustamine.
Kuid te ei tohiks sellega üle pingutada, nii et sellised sõnad nagu "vasta õigesti" on parem asendada sõnadega "vasta õigesti".
4. Dokument tuleb vormistada.
Selleks kasutasin sellist tehnikat kirjeldusena, mis saab siis, kui üht või teist lõiku rikutakse. Kirjeldan nõuet. Selle alla kirjutan "Kui seda ei täideta, siis juhtub järgmine: * kirjeldatakse valusat ja tõest pilti täielikust ebaõnnestumisest *" Ärge kõhelge oma väiteid vaidlemast. Nõue, kohe selle nimetamise põhjuse all.
Vanad bürokraadid ei vaeva seda kunagi. Nad lihtsalt nõuavad. Nad arvavad, et iga inimene saab midagi teha ainult mingite sanktsioonide ähvardusel, mitte sisemise motivatsiooni (näiteks sündsuse) põhjustel. Ja nad taotlevad tonni kontrolli, mikrojuhtimise, trahvide ja muude välise motivatsiooni ilmingute dokumendi täitmist. Ja see kõik on muidugi muda. Või nenditakse lihtsalt, et organisatsiooni töötajad on väga vastutustundetud ja nõdrameelsed.
Enamik töötajaid täidab teie nõuded, kui nad lihtsalt mõistavad, miks seda vaja on. Enamik töötajaid ignoreerib teie nõudmisi isegi mingisuguse karistuse ähvardusel, kui nad ei mõista, miks see vajalik on.
Inimeste sisemise motivatsiooni tõstmiseks süsteemi nõuete täitmiseks on palju võimalusi. Läksin isegi nii kaugele, et normatiivdokumentides solvatakse "Kui sa seda nõuet ei täida, siis ei saa teid spetsialistiks nimetada" ja ähvardusteni "selle juhendi rikkumine on karistatav erilise pahatahtlikkusega".
5. Igaüks peaks elama teie dokumendi järgi. Kui protsess muutub, peaks töötajate esimene mõte olema "Määrust on vaja muuta".
Selleks proovige kõiki selle dokumendi koostamisse kaasata. Kui inimene ise kirjutas regulatiivdokumendi, kui ta osales aktiivselt selle kinnitamises, siis suhtub ta sellesse suure tähelepanuga. Laske kõigil oma täiendusi väljendada.
Pärast dokumendi kinnitamist ei teki töötajatel võimalust öelda, et on kirjutatud mingit jama, mida teha ei saa. Nad ise kirjutasid selle jama ja nõustusid. Teiseks, lisapea nõuete määratlemisel võimaldab meil vaadata nõudeid teisest küljest, millega me ei osanud arvestada. Protsessiomanikel võib olla üksikasjalikum ülevaade süsteemi hetkeseisust.
Mida rohkem aega kulutame dokumendi väljatöötamisele ja kinnitamisele, seda vähem kulub aega selle juurutamiseks, nõuete elluviimiseks.
Kasutage alati testperioodi kontseptsiooni, mil mitte ainult keegi ei kontrolli nõuete täitmist, vaid suudab kiiresti lahendada kõik probleemid, vastata tekkivatele küsimustele ja olla kursis nõuete rakendamise edenemisega kogu perioodi algusest lõpuni. protsessi selle perioodi jooksul.
Ja ärge unustage, et teie dokument peab olema süstemaatiline ja õige ülesehitusega. Õigesti konfigureeritud sisendid ja väljundid, lingid teistele määrustele, õigesti määratud positsioonid, õigekirjavigade puudumine ja kena kujundus. GOST-idest ja dokumendivoo standarditest saate õppida palju kasulikke näiteid, mida soovitasin lugeda selle postituse alguses.
Nii saate tagada, et dokument on "aktiivne". Igaüks võib kirjutada surnult sündinud pabereid, mida keegi kunagi ei loe ega juhinduda.
Näide kaaskirjast, millega esitasin ettevõttesisese postiga kinnitamiseks käivitatud organisatsiooni "Tootekvaliteedi juhtimine" standardi:
Kallid kolleegid!
Palun käsitle seda standardit kui organisatsiooni kõige olulisemat dokumenti. See on tuum, vundamentide alus, mille ümber kõik keerleb.
Standard ei ole praegu täiuslik. See näeb välja rohkem nagu skelett, kuid tulevikus kasvab see lihaks, muutub üksikasjalikumaks ja süsteemsemaks.
Soovin, et igaüks teist annaks oma panuse selle standardi kirjutamisse. Kirjutage mulle oma täiendused ja kommentaarid sama hoolsalt ja üksikasjalikult, kui ma vaatan üle teie kõigi dokumente, mis mulle kinnitamiseks tulevad.
Halvim, mida saate teha, on ignoreerida selle dokumendi sünniprotsessi. Nüüd on aeg kõik mured välja öelda ja kõiges kokku leppida. Kui standard on heaks kiidetud, ei lase ma teil enam selle rakendamisest kõrvale hiilida.
Nüüd näen olukorda, kus me ehitame väga kiiresti, aga ehitame liivale. Ja teil on vaja - vundamendil! See standard on vundament, mida püüan meie tegevusele panna. Ehitame ühele poole maja ja see osa, mis veidi varem ehitati, on lagunemas. Seetõttu tuleks loobuda mõttest, et vundamendi rajamine on ajaraisk. Jah, seda pole näha, tk. see on maa all, aga seda on vaja.
Palun teil seda standardit lugeda ja selle koostamisel osaleda mõttega, et elate selle järgi. Ja mitte mingil juhul ei tohiks sellest protsessist loobuda. Rumal on perroonil püsida, kui meie parenduste rong auto vaguni järel ette läheb. Teil ei pruugi olla aega viimasele vankrile hüpata.
Ei tasu arvata, et selle standardi järgi on võimatu elada - haldan oma projektide osas suurepäraselt arendusosakonna andmebaasi ja olen kirjeldatud meetodid enda peal täielikult välja töötanud. Nüüd proovin oma tulemust kogu ettevõttele skaleerida.
Hetkel ei ole standardis kirjutatud “nagu on”, vaid “nagu peab”. Näiteks ei ole meil veel ühtegi täielikku juhendit toote valmistamiseks. Joonistame nüüd endale pildi ideaalsest seisundist ja kõik saavad selgelt aru, millise süsteemi seisuni me kõik lõpuks püüame jõuda.
Kes aga vajab konkreetset nimekirja spetsiaalselt oma organisatsiooni jaoks, koostavad meie Rjazani tööjuristid teie organisatsiooni jaoks vajalikud dokumendid.
Ettevõttesisesed dokumendid:
Sisedokumentide kinnitamise otsused (protokollid);
Otsus (ainujuhtimisorgani (direktor, president, juhataja, esimees jne) määramise protokoll).
Siin ei ole me välja toonud organisatsiooni loomisel ja registreerimisel nõutavad protokollid (otsused), sest eeldatakse, et need on juba olemas, kui organisatsioon töötab.
Valikuliselt võite ette näha ka kõrgeima juhtorgani (asutajate, osanike, liikmete, aktsionäride jms koosolekud) kokkukutsumise korra sätte koos vastavate protokollidega nende kinnitamiseks.
Teabe suunamise määrus, kinnitatud ka kõrgeima juhtorgani poolt.
Raamatupidamise sisedokumendid:
Arvestuspoliitika määrus (selle dokumendi töötavad tavaliselt välja raamatupidajad ise, vastavalt volitatud ettevõtte edasisele tööle);
Valikuliselt võib olla ka säte kasumi jaotamise, dividendide, fondide – reservi, kapitali ja muu – moodustamise kohta.
Sisemiste tööjõu (personali) dokumentide loetelu:
Personalilaud (võite võtta standardvormi T3);
Sisemised tööeeskirjad (tööseadustiku artikkel 189);
Töötasu käsitlevad eeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku 21. peatükk);
Tööjõualaste normatiivaktide loetelu (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 212);
Tööjõualaste õigusaktide kogum vastavalt tegevuse spetsiifikale (tööseadustiku artikkel 212);
Töölepingud (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 57), sealhulgas tööleping direktoriga (märkus: varem, kui LLC asutaja ja direktor langesid kokku ühes isikus, siis töölepingut ei nõutud, kuna endaga lepingut sõlmida ei saa, muide oli palju selgitusi ja Tööministeerium ja Rahandusministeerium, aga nüüd liigub riigibürokraatlik mõte seda rada, et ikkagi, kui asutaja ja juhataja kokku langevad, siis peaks leping ikka olema);
Kutsealade ja tööliikide loetelu, mille jaoks tuleks välja töötada töökaitsejuhised (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 211, 221, 223, 225, 226, 228);
Töökaitsealaste juhendite loetelu (määrus 1/29);
Dokumendid, mis kinnitavad töötajate kindlustamist tööõnnetuste ja kutsehaiguste vastu (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 212).
Programmid (tööseadustiku artikkel 225):
Sissejuhatav infotundide programm;
esialgne töökoha juhendamise programm.
Juhised:
Direktorite ja töötajate ametijuhendid (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 211, 221, 223, 225, 226, 228);
töökaitsealane juhendamine;
tuleohutusjuhised.
Ajakirjad:
Sissejuhatava juhendamise registreerimispäevik (tööseadustiku artikkel 225);
töökoha instruktaažipäevik (225 TC);
tööõnnetuste register (Vene Föderatsiooni tööseadustiku art. art. 228 - 231);
töötajate töökaitse juhendite register, resolutsioon 1/29);
töötajate töökaitsejuhendite andmise päevik (määrus 1/29).
Raamatud (Vene Föderatsiooni tööministeeriumi resolutsioon N 69 "Tööraamatute täitmise juhiste kinnitamise kohta"):
Tulu- ja kuluraamat tööraamatu blankettide arvestuseks ja vaheleht selles;
tööraamatute ja nendes olevate lisade liikumise arvestusraamat.
Asutajate kohalikud korraldused ja eeskirjad töö- ja töökaitse kohta:
Korraldus kutsealade ja tööliikide loetelu väljatöötamise (kinnitamise) kohta, mille jaoks tuleks välja töötada töökaitsejuhendid;
korraldus töökaitsealase juhendamise ja juhendamise päeviku pidamise eest vastutava isiku määramise kohta * (* saab kombineerida);
iga-aastase puhkuse ajakava kinnitamise korraldus;
korraldus tööraamatute pidamise ja arvestuse eest vastutava isiku määramise kohta;
otsus (protokoll) sisseelamiskoolituse programmi kinnitamise kohta;
esmase töökohal juhendamise programmi kinnitamise otsus;
töötajate tööohutuse juhendi kinnitamise otsus (saab kombineerida).
Valikuliselt (need organisatsiooni sisedokumendid võivad sõltuvalt konkreetsest eripärast ja (või) soovist sõltuda, kuid ei pruugi, kuid siiski pidasime vajalikuks oma nimekirja nendega täiendada:
Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate kontrollimise ajakiri on vabatahtlik (föderaalseaduse N 294-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel" artikli 16 punkt 8 , Vene Föderatsiooni majandusarengu ministeeriumi korraldus N 141 "Föderaalseaduse "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel" sätete rakendamise kohta ;
Isikuandmete määrus (tööseadustiku artikkel 86 punkt 8, artikkel 88);
Juhised arvutiga töötamiseks (kui arvutiga töötamine võtab rohkem kui 50% tööajast);
Tööohutusalase koolituse programm (vabatahtlik töötervishoiu ja tööohutuse koolituse komisjoni loomisel);
Töökaitsealaste teadmiste kontrollimise komisjoni loomise korraldus;
Tööohutusalase koolituse juhendamine;
Töökaitsealaste teadmiste kontrollimise protokollid;
Töökaitsealaste teadmiste kontrollimise ajakiri.
Nagu näete, ei midagi erakordset. Nõuetekohase hoolsusega ja minimaalsete arvutioskustega saate koostada vajaliku nimekirja oma organisatsiooni sisedokumentidest.
Vastavalt tööseadustiku artiklile 309.2 võivad aga mikroettevõtete kategooriasse kuuluvad organisatsioonid kasutada töötaja ja tööandja vahel sõlmitud töölepingu tüüpvormi - mikroettevõtete hulka kuuluv väikeettevõtja, kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse dekreediga nr 858. Mikroettevõteteks klassifitseerimise kriteeriumid on kehtestatud föderaalseaduse nr 209 - FZ "Venemaa väike- ja keskmise suurusega ettevõtete arendamise kohta" artikliga 4 Föderatsioon" ja Vene Föderatsiooni valitsuse määrusega, mis on vastu võetud vastavalt käesolevale seadusele nr 265 "Ettevõtlustegevusest saadava tulu piirväärtuste kohta iga väike- ja keskmise suurusega ettevõtete kategooria jaoks".
Kui mikroettevõte kasutab tüüptöölepingut, ei või koostada selliseid organisatsioonisiseseid dokumente nagu sisemised tööeeskirjad, töötasusätted ja mitmed muud kohustuslikus nimekirjas olevad kohalikud töö (personali) dokumendid.
Sissetulevad (sissetulevad) dokumendid, s.o. organisatsiooni sisenemine;
väljaminevad (saadetud) dokumendid;
sisedokumendid.
Sissetulev dokument (sissetulev dokument) - asutusse saabunud dokument.
Väljaminev dokument (saadetud dokument) - asutusest saadetud ametlik dokument.
Sisedokument on ametlik dokument, mis ei ulatu selle koostanud organisatsioonist kaugemale.
Igal dokumendivool on töötlemise iseärasused. Alati tuleb meeles pidada, et töötlemise iseärasusi mõjutab dokumentidega töökorralduse vormi valik (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud, segatud).
Sissetulevad dokumendid hõlmavad neid, mis pärinevad teistelt organisatsioonidelt: ülemustelt, alluvatelt, avalik-õiguslikelt, munitsipaal-, valitsusvälistelt, saadikutelt ja kodanikelt. Näiteks: seadused, määrused, otsused, otsused, juhised, juhised, juhised, juhised, korraldused, volikirjad, lepingud, kirjad (pakkumised, saate-, garantii-, reklaam-, info-, päringud jne), faksiteated, saadetud teated e-posti teel , telegrammide, telefoniteadete, teletüüpi teadete, majandus-, finants-, juhtimistegevuse aruannete, märgukirjade, aktide, kodanike pöördumiste, saadikute palvete ja pöördumiste, avalduste, kollektiivsete pöördumiste teel.
Sissetulevate dokumentide töötlemine hõlmab:
Dokumentide vastuvõtt ja esmane töötlemine;
dokumentide eelläbivaatamine ja jagamine;
registreerimine;
täitmiseks üleandmine.
Dokumentide vastuvõtmise ja esmase töötlemise organisatsioonides, mis saavad suurt hulka dokumente, teostab büroohaldusteenistus, väikestes - sekretär. Väga suurtes organisatsioonides (ministeeriumid, kontsernid) koolieelse õppeasutuse struktuuris luuakse eriüksused, mis võtavad vastu dokumente - ekspeditsioonid.
Sissetulevaid dokumente saab vastu võtta posti teel, kohale toimetada kulleri, kulleriga, külastajatega või saata e-posti või faksiga.
Vastuvõtmisel on vaja kontrollida kirjavahetuse õigsust. Kui see toimetatakse valele aadressile, tuleb see saata saatjale. Ümbrikud avatakse, välja arvatud need, millel on märge “isiklikult”, hinnatakse dokumentide füüsilist seisukorda (teksti kahjustused, faksiteate mittetäielik kättesaamine), kontrollitakse manuste olemasolu. Reeglina ümbrikud hävitatakse, välja arvatud juhul, kui ümbrikule on võimalik tembeldada dokumendi saatmise või kättesaamise kuupäeva või saatja aadressi. Seejärel kinnitatakse ümbrik dokumendile. Kui dokumendi tekst on kahjustatud, lisad puuduvad, siis koostatakse akt. Akti üks eksemplar koos saabunud dokumentidega saadetakse adressaadile. Tähitud kirju võetakse vastu kviitungi vastu. Kui dokumendil on kiri "KIIRE", märgitakse sellele kättesaamise aeg. Dokumentide eeluurimine viiakse läbi selleks, et jaotada sissetulev kirjavahetus dokumentidele, mis nõuavad organisatsiooni juhtkonna või struktuuriüksuste erilist läbimõtlemist, et vabastada juht kõrvalküsimuste kaalumisest, kiirendada dokumentide liikumist ja nende hukkamine.
Sissetulevate dokumentide jaotamisel juhtkonna vahel lähtutakse juhtkonna vahelisest vastutuse jaotamise korraldusest, kus tegevussuunad määratakse igale ametnikule. Dokumentide tasumiseks üleandmine organisatsiooni juhtkonnale toimub lähtuvalt dokumendi sisu olulisusest ning vastavalt nende ametnike ülesannetele ja pädevusele, kellele dokument jaotuse alusel arutamiseks saadetakse. organisatsioonis kehtestatud ülesannetest.
Sissetulevate dokumentide arvestus seisneb kviitungi kinnitamises. See sisaldab dokumendi registreerimisjärjekorranumbrit ja kättesaamise kuupäeva (vajadusel tunnid ja minutid). Märk asetatakse dokumendi esimese lehe paremasse alumisse nurka. Seda saab tembeldada käsitsi või elektritempliga. Dokumendi faksipildil on kättesaamise kuupäev, seega tuleks sellele lisada ainult seerianumber. Seejärel sisestatakse registreeritavad dokumendid organisatsiooni kehtestatud registreerimisvormile (ajakiri, kaart, elektrooniline kaart).
Dokumendiga arvestamine juhtkonna poolt seisneb selles, et vastav ametnik kirjutab sellele resolutsiooni, s.o. tema otsus dokumendis sisalduva teabe kohta.
Otsus kantakse registreerimisvormile.
Dokumendi täitmiseks üleandmine toimub pärast selle juhtkonna kaalumist.
Dokumendid peavad olema vormistatud õigeaegselt, mistõttu saabuvad dokumendid tuleb tegijale üle anda nende vastuvõtmise ja registreerimise päeval või esimesel tööpäeval, kui dokumente saabub väljaspool tööaega.
Kui dokument nõuab viivitamatut täitmist, saab selle edastada otse esitajale, kuid alati koos sellekohase teatega pähe.
Kui dokument on ette nähtud täitmiseks mitmele esitajale, antakse see kokkuleppel vastutava täitjaga üle ükshaaval igaühele või kõikidele resolutsioonis märgitud esitajatele või tehakse valguskoopiad. Kogu dokumendi eelnõu koostamise tööd korraldab vastutav täitja.
Seega on sissetulevate dokumentide töötlemise peamised ülesanded:
Dokumentide õige kohaletoimetamise kontrollimine;
manuste terviklikkuse ja vastuvõetud dokumentide füüsilise seisukorra kontrollimine;
dokumentide kättesaamise fakti fikseerimine;
nende täitmiseks ettevalmistamine;
dokumentide üleandmine esinejatele.
Väljuv - organisatsiooni sees loodud ja sealt teistele pöördumise saatnud asutustele või isikutele saadetud dokumendid. Kui organisatsioonil on allasutused, saab ta neile saata haldusdokumente (resolutsioonid, korraldused, juhised), kirju (teave, garantii jne). Nad saadavad kõrgematele organisatsioonidele memorandumeid, aruandeid, tõendeid, ülevaateid, kirju, telegramme, telefoniteateid, fakse, e-posti teel saadetud teateid.
Väljaminev töötlemine hõlmab järgmist:
Dokumendi kavandi koostamine;
dokumendi kavandi koostamine;
selle kinnitamine (vaatamine);
dokumendi kinnitamine;
dokumendi saatmine.
Väljamineva dokumendi kavandi koostamise eest vastutab täitja. Ta koordineerib teiste otsuses nimetatud täitjate tegevust. Vastutaval täitjal on õigus: kutsuda kokku kaastäitjaid töökoosolekutele, nõuda neilt kõike vajalikke materjale, kehtestada kaasesinejate vaheline tööjärjekord.
Väljamineva dokumendi koostamise käigus koostab teostaja iseseisvalt kavandi, koostab dokumendi kavandi ja kinnitab selle (visend). Ta peab tooma koolieelsesse lasteasutusse dokumendi kavandi, mis eeldab vajalike tõendavate rekvisiitide (allkiri, allkirjastamise kuupäev, väljamineku registreerimisregister, vajadusel kinnitustempel, pitsat) kinnitamist. Dokumendi saab vastavale ametnikule üle anda koolieelse lasteasutuse või sekretäri talituse kaudu. Dokumendi kavand esitatakse koos kõigi selle koostamise aluseks olnud materjalidega. Kui eelnõule on lisatud dokumendi eelnõule kooskõlastava ametniku (isikute) märkused, tuleb need lisada eelnõule.
Juhataja, olles tutvunud dokumendi eelnõuga, saab seda kohe oma allkirjaga kinnitada või teha märkusi, muudatusi ja esitada läbivaatamiseks. Seejärel vormistab töövõtja dokumendi vastavalt märkustele "kogub uuesti viisa kinnituse. Projekti tagastamist saab korrata ja iga kord peab teostaja kordama kogu dokumendi mustandi koostamise protseduuri algusest lõpuni.
Iga koolieelse haridusasutuse töötaja peaks teadma, "et töövõtja toob kaasa dokumendi mustandi, mis on täielikult vormistatud: trükitud vastavale vormile koos kõigi viisadega.
Koolieelse õppeasutuse peamised ülesanded väljaminevate dokumentide töötlemisel on:
Dokumendi kujunduse õigsuse kontrollimine vastavalt kehtestatud reeglitele;
tõendavate andmete olemasolu kontrollimine;
väljamineva registreerimisindeksi kinnitamine;
saadetava dokumendi töötlemine.
Saadetud kirjavahetuse töötlemine hõlmab:
Sorteerimine;
ümbrikutele kinnitamine;
adresseerimine;
kohaletoimetamine postkontorisse.
Dokumentide saatmiseks vastuvõtmisel kontrollige kindlasti:
Paberitöö õigsus (allkiri, kuupäev, registreerimisindeks, märge lahkumiskategooriale);
saadetud dokumendis märgitud manuste olemasolu ja eksemplaride arvu vastavus adressaatide arvule;
õige adresseerimine, kirjenumbri olemasolu, kui dokument on saadetud faksi teel.
Ühele aadressile saadetud dokumendid võib panna ühte ümbrikusse.
Kirjaliku teenistuse tähitud kirjavahetuse jaoks koostatakse meililist, mille lõppu märgitakse selle koostanud töötaja perekonnanimi ja väljasaatmise kuupäev.
Masina dokumente võetakse vastu ainult koos saatekirjaga.
Kõik organisatsioonist pärinevad dokumendid tuleb vormistada ja saata samal päeval või hiljemalt järgmise tööpäeva esimesel poolel.
Sisedokumentide hulka kuuluvad aruanded, seletuskirjad, protokollid, aktid, avaldused.
Sisedokumentide menetlemine nende koostamise ja täitmise etappides läbib väljaminevate dokumentide koostamise (kavandi koostamine, dokumendi mustandi koostamine, kinnitamine (viseerimine), tõestamine, registreerimine, saatmine) ja täitmise etapis. - sissetulevad dokumendid (vastuvõtmine, eelläbivaatamine, registreerimine, juhtkonna poolt läbivaatamine, täitmiseks üleandmine).
Sisedokumentidel on nende töötlemisel mitmeid tunnuseid, mille määrab dokumentide tüüp:
Tellimuse projektid peab kinnitama õigusteenistuse esindaja;
protokollis puudub projekti ettevalmistamise, samuti kinnitamise ja kinnitamise etapp.
Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide edastamine on võimalik:
kuller või kullerteenus;
sekretärid;
tehniliste vahendite abil.
Mõnede organisatsioonide struktuuriüksused võivad asuda erinevates hoonetes või linnaosades. Sellistel juhtudel on soovitav korraldada dokumentide kohaletoimetamine kullerite abil.
Struktuuriüksuse siseselt on kõige ratsionaalsem kaasata sekretär, kes saab tulla koolieelsest õppeasutusest kirja, tagastada saatmiseks koostatud väljaminevad dokumendid ning anda dokumendid vormistamiseks üle struktuuriüksuse töötajatele.
Tehniliste vahendite ja arvutitehnoloogia kasutuselevõtt on võimaldanud muuta dokumentide menetlemise protsessi. Dokumendi koostamise protsess on kiirendatud, kuna muudatuste tegemine ei vaja kordustrükki. Dokumendi kinnitamine (viseerimine) väheneb ja lihtsustub oluliselt. Fakside ja e-kirjade tulekuga toimusid põhimõttelised muudatused dokumentide vastuvõtmise ja saatmise protsessis. Kuid tuleb meeles pidada, et nimetatud edastusvahendid edastavad üldjuhul mitte dokumenti, vaid kandjal näidatud teavet. Praegu saab info- ja telekommunikatsioonisüsteemide abil edastatavat dokumenti tõendada elektroonilise digitaalallkirjaga. Ainult sel juhul on see õiguslikult siduv.
Kõik dokumendid tuleb esitada koos märgetega üleandmise fakti kohta vastavatel registreerimisvormidel. Kui dokument viiakse ühest struktuuriüksusest teise, koolieelsest lasteasutusest mööda minnes, peab dokumendi üle andnud töötaja teavitama üleandmise faktist seda talitust.
Dokumendi registreerimine on dokumendi kohta ettenähtud vormis volituste kirje, mis fikseerib selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti.
Registreerimise kui kindlal kuupäeval dokumendi loomise või kättesaamise kinnituse saate anda ka täpsema definitsiooni, sisestades selle registreerimisvormile koos konto registreerimisnumbri määramisega ja fikseerides selle põhiteabe vormis dokument, mis võimaldab luua andmebaasi asutuse dokumentide kohta, et hiljem kontrollida dokumentide täitmise ajastamist ja sellega seotud teatmeteost.
Teisisõnu, registreerimisprotsessi käigus pannakse paika kõikidele asutuse dokumentidele infootsingusüsteem, mida saab seejärel kasutada teatmeteosteks ja dokumentide täitmise kontrollimiseks.
Seetõttu on registreerimisel kolm eesmärki:
Dokumendiarvestus;
kontroll nende täitmise üle;
teatmeteos dokumentide kohta.
Registreerimisele kuuluvad ainult vastamist ja täitmist vajavad dokumendid, olenemata nende loomise või vastuvõtmise viisist.
Operatiivse iseloomuga dokumente, mis on saadetud või loodud üksnes teavitamise eesmärgil ja mis ei nõua vastust ega täitmist, ei registreerita. Bürootööteenistus peaks välja töötama nimekirja (nimekirja) dokumentidest, mis ei kuulu registreerimisele. Selle kinnitab organisatsiooni juht ja ajakohastab seda vastavalt vajadusele. Registreerimata dokumendid antakse pärast esmast töötlemist üle osakonnale või otsestele täitjatele, keda neis sisalduv teave võib mõjutada.
Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid on reeglina järgmised:
Teabe saamiseks saadetud infokirjad;
kõik müügikirjad;
õnnitluskirjad ja -telegrammid;
kutsed, seminaride, koosolekute ja konverentside programmid;
trükiväljaanded (raamatud, brošüürid, ajakirjad);
pakid, millel on märge "isiklikult";
regulatiivdokumentide, riigiorganite otsuste ja korralduste koopiad;
infomaterjalid jne.
Sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid registreeritakse eraldi eraldi registreerimisnumbritega.
Dokumendi registreerimisnumber (indeks) on digitaalne või tähtnumbriline tähis, mis antakse dokumendile selle registreerimisel.
Dokumentide registreerimiseks on kolm vormi:
Ajakiri;
kaart;
automatiseeritud.
Ajakirjade süsteemi kasutatakse tavaliselt siis, kui esiplaanile tuleb dokumentide registreerimine, ajakirjadesse registreeritakse enamasti väärtuslikumad dokumendid, näiteks passid, töövihikud, haridusdokumendid. Pangad peavad päevikuid hoiulepingute, firmade raamatupidamise jms raamatupidamiseks. Ajakirjade registreerimise süsteemi kasutatakse piiratud juurdepääsuga dokumentidega töötamisel: salajane, konfidentsiaalne. Iga dokumentide kategooria jaoks töötatakse tavaliselt välja oma ajakirja vorm, mille teabe detailsus on dokumendi kohta erinev.
Ajakirjade registreerimise süsteem oli organisatsioonidele mugav seni, kuni neile laekus vähe dokumente. Suure töövoo mahu korral on ajakirjade süsteemil mitmeid olulisi puudusi. Kuna päevikus registreerimine toimub dokumentide laekumise järjekorras, saab seda korraga läbi viia ainult üks inimene. Kuna laekunud dokumente on palju, võtab registreerimisprotsess palju aega ja venitab edasist tööd dokumentidega. Lisaks viib ajakirjade registreerimise süsteem sageli dokumentide ümberregistreerimiseni teistes struktuuriüksustes, kuhu dokument üle antakse. Kuid ajakirjade registreerimise süsteemi peamiseks puuduseks on võimatus korraldada kontrolli dokumentide täitmise tähtaegade üle ning dokumentide kohta teabe ja teatmeteoste kiire läbiviimine.
Kaardi registreerimise süsteem võimaldab neid puudusi ületada, kuna kaarte saab kartoteekitesse paigutada suvalises järjestuses ja mitu inimest saavad korraga dokumente registreerida, luues koopia all vajaliku arvu registreerimiskaardi koopiaid. Registreerimiskaardi vormi saab asutus ise määrata ja see fikseeritakse arvestuse pidamise juhendis.
Kõige ratsionaalsem on tänapäeval aga automatiseeritud süsteem dokumentide registreerimiseks arvutis. See võimaldab erinevatel töökohtadel registreerides koondada kogu info dokumentide kohta ühtsesse andmebaasi, mille alusel on võimalik korraldada tsentraliseeritud info- ja teatmeteos ning kontroll dokumentide täitmise üle.
Sissetulevad dokumendid registreeritakse tavaliselt tsentraalselt. Väikeses ettevõttes registreerib need sekretär, asutuses, kus on kontor - spetsiaalselt määratud töötaja või kui sissetulevate dokumentide maht on suur, registreerimisrühm.
Dokumendid registreeritakse sõltumata nende kättesaamise viisist: saabumine posti teel, kättesaamine kulleri kaudu, faksiga, e-postiga.
Registreerimisvormile sisestatakse tavaliselt järgmine teave saabuva dokumendi kohta:
Vastuvõtmise kuupäev;
sissetuleva asutuse poolt dokumendile antud sissetuleva registreerimise number;
autor (korrespondent) - st. kelle dokument see on;
autoriasutuse poolt talle määratud dokumendi kuupäev;
autoriasutuse poolt talle antud dokumendi registreerimisnumber;
pealkiri (millest dokument räägib);
resolutsioon;
saabunud dokumendi täitmise tähtaeg;
esineja (kes töötab saadud dokumendiga);
täitmise käik (kõik dokumendi edastamised ja täitmise tulemus fikseeritakse);
Juhtumi N & (kuhu dokument asetatakse pärast täitmist).
Sissetuleva dokumendi registreerimisankeet ei ole algul täielikult täidetud. Enne dokumendi juhatajale üleandmist ei ole dokumendil resolutsiooni, tähtaega ja täitjat, need andmed kantakse peale dokumendi läbivaatamist juhataja poolt. Teave dokumendi täitmise edenemise ja asja numbri kohta kantakse registreerimislehele juba dokumendi vormistamise ajal ja pärast seda.
Sellise kaardi saab kujundada A5 (148x210) või A6 (105x148) formaadis. Seda korrutatakse, valides üsna paksu paberi.
Erinevate registreeritud dokumentide rühmade jaoks saate kasutada erinevat värvi kaarte, värvilisi triipe ülemises veeris või diagonaalselt.
Automatiseeritud registreerimissüsteemiga on see kõige mugavam (pakkub enamik arvutiprogrammid) kuvatav registreerimiskaardi (RKK) vorm, kuhu sisestatakse andmed dokumendi kohta sarnaselt tavapärasele käsitsi kaardile. paberist tagakülg.
Automatiseeritud registreerimissüsteemiga saab dokumendi kohta teavet lihtsalt täiendada. Näiteks lisage:
Dokumendi tüüp;
dokumendi autori geograafiline asukoht;
resolutsiooni autor;
struktuuriüksuse nimetus;
lehtede arv dokumendis;
taotluslehtede arv;
seotud dokumendid.
Registreerimiskaardi täitmine arvutiekraanil sarnaneb paljuski traditsioonilise paberkaardi täitmisega, kuid sellel on ka omad eripärad.
Elektroonilise registreerimiskaardi vorm sisaldab reeglina nii käsitsi täidetavaid andmeid (väljasid) (näiteks saabuva dokumendi number ja kuupäev, kokkuvõte, resolutsiooni tekst), andmeid (väljasid), mis sisestatakse automaatselt (registreerimise kuupäev, dokumendi registreerimisnumber) ja andmed (väljad), mis sisestatakse ripploenditest infot valides. Selline teabe sisestamine mitte ainult ei kiirenda registreerimiskaardi täitmise protseduuri, vaid, mis on eriti oluline, väldib ka kirjavigu ja arusaamatusi, mis võivad dokumendi kohta teabe automaatse otsimise oluliselt keerulisemaks muuta või isegi võimatuks muuta.
Rippmenüüde abil täidetakse reeglina andmed (väljad):
Dokumendi tüüp - kuna dokumenditüüpide arv on piiratud;
otsuse autor on organisatsiooni juhtivate isikute nimekiri;
struktuuriüksus - struktuuriüksuste loetelu;
esinejad - reeglina koosneb see väli kahest osast - struktuuriüksuse nimi (ja/või indeks) ning esitaja perekonnanimi ja initsiaalid;
Juhtumi number – seotud organisatsiooni juhtumite nomenklatuuriga;
lingitud dokumendid – need andmed loovad seose registreeritud dokumendi ja teiste vahel (näiteks on vastusdokument lingitud algatusdokumendiga).
Uuendatud nimekirja abil täidetakse andmed (väli) "korrespondent". Nimekirjast valitakse organisatsioonid, kellega peetakse pidevat kirjavahetust. Uuelt korrespondendilt saadud dokumendi registreerimisel kantakse selle kohta teave loendisse. Teavet korrespondentide kohta saab edaspidi kasutada teatmeteoses, meililistide moodustamiseks jne.
Olles kulutanud aega selliste loendite loomisele üks kord, säästavad nad edasise töö käigus märkimisväärselt aega.
Väljaminevate dokumentide registreerimisvormid on paljuski sarnased sissetulevate dokumentide registreerimisvormidele, kuid täidetud erinevate andmetega. Näidatud:
dokumendi koostanud osakonna nimi,
väljamineva dokumendi number;
dokumendi kuupäev;
adressaat, s.o. organisatsiooni nimi, kuhu dokument saadetakse;
dokumendi kokkuvõte;
dokumendi koostanud töövõtja nimi;
eeldatava vastuse võtmekuupäev;
link sissetulevale dokumendile, kui dokument on vastus;
juhtumi number, millele on lisatud saadetud dokumendi koopia (või originaal, kui dokument saadetakse faksiga).
Dokumendi kohta saab lisada muud infot, näiteks lehtede arv "manuste olemasolu" ankeedi number, saatmise järjekord jne.
Väljaminevad dokumendid registreeritakse tavaliselt postipiirkonnas tsentraalselt.
Tihti registreeritakse sisedokumendid detsentraliseeritult rühmadena nendes osakondades, kus need koostatakse ja vormistatakse: raamatupidamises, personaliosakonnas, kontoris jne.
Sisedokumendid tuleb registreerida nende allkirjastamise või kinnitamise päeval.
Sisedokumendi registreerimisel täidetakse selle kohta järgmised andmed:
Dokumendile antud seeria registreerimisnumber;
dokumendi (registreerimise) kuupäev;
kokkuvõte;
dokumendi koostanud osakond;
testamenditäitja;
täitmise periood;
täitmismärk (täitmise käik);
juhtumi number, kuhu dokument esitatakse.
Nagu eelmistes sissetulevate ja väljaminevate dokumentide vormides, saab registreerimisvormile lisada muid andmeid: lehtede arv, manuste olemasolu jne.
Iga dokumendiliik (tellimused, korraldused, lepingud, märgukirjad) registreeritakse ja nummerdatakse iseseisvalt. Dokumendile kantakse üle registreerimisel dokumendile antud järjekorranumber. Numbrile saab lisada tähti. Näiteks personali korraldusele - "ls", st personal või "k" - kaadrid, tellimuse numbrile - täht "r" - tellimus jne.
Ratsionaalse dokumentide registreerimissüsteemi loomine võimaldab büroohaldusteenistusel omada teavet organisatsiooni kõigi dokumentide kohta ning täita professionaalselt selliseid olulisi ülesandeid nagu teabe- ja teatmetööd ning kontroll dokumentide täitmise üle.
Kontrolliülesanded vormistatakse tavaliselt ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) juhi korralduses (korralduses). Bürootöö seisu kontrollimiseks moodustatakse tavaliselt komisjoni koosseisus vastavate volitustega alakomitee.
Alakomitee peamised ülesanded on järgmised:
1) ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) bürootöö korraldust reguleerivate kohalike regulatsioonide olemasolu, nende vastavuse kontrollimine bürootöö valdkonda reguleerivate õigusaktide nõuetele;
2) bürootöö tagamine peamiste ressursside liikidega, nende vastavus ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) vajadustele dokumenteeritud teabes;
3) ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) tegevuses tekkinud dokumentide haldamise, samuti selle dokumentatsiooni töö seis;
4) puuduste väljaselgitamine ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) bürootöösüsteemi toimimises, nende põhjuste väljaselgitamine, bürootöösüsteemi täiustamisele suunatud ettepanekute väljatöötamine (eeltoodu kajastamine kontrollaktis).
Mõelgem, kuidas need ülesanded kontrollitoimingute käigus lahendatakse.
Bürootöö korraldamise volitusi teostava struktuuriüksuse määrused;
- juhised kontoritööks;
- volitatud üksuse töötajate ametijuhendid. Loetletud LNA-d moodustavad organisatsioonilise ja õigusliku aluse ettevõtte arvestussüsteemi nõuetekohaseks toimimiseks.
Lisaks neile saab ettevõte (organisatsioon, asutus) arendada:
Volitatud struktuuriüksuse koosseisus allüksuste eeskirjad: dokumentide menetlemise rühm, dokumentide tehnilise vormistamise rühm, dokumentide operatiivsäilitamise rühm, dokumentide arhiivisäilitamise rühm jne;
- juhised teiste struktuuriüksuste kontoritöö eest vastutavatele töötajatele.
LNA kontrollimisel tehakse ka kindlaks, kuidas need vastavad bürootöö valdkonda reguleerivate ja juriidiliste (regulatiivsete ja metoodiliste, normatiiv- ja tehniliste) aktide nõuetele.
Eelkõige tehakse bürootöö juhendite kontrollimisel kindlaks ja kinnitatakse selle ülesehituse ja sisu vastavus föderaalsete täitevorganite bürootöö juhiste väljatöötamise juhendile. Rosarkhivi N 76 käsul.
Kontrollimisel töökirjeldus tuvastatakse nende sisu vastavus kvalifikatsioonitunnustele. Lisaks juhitakse tähelepanu LNA disaini vastavusele GOST R6.30-2003.
Kontrolli tulemuste põhjal tehakse järeldus ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) kontoritöö korraldust reguleeriva LNA olemasolu (osalise või täieliku puudumise) kohta, samuti selle vastavuse või osalise (täieliku) mittetäitmise kohta. -bürootöö valdkonda reguleerivate õigusaktide täitmine.
Kontoritöö turvalisuse kontrollimisel peamiste ressursside tüüpidega, nende vastavust ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) vajadustele keskendub dokumenteeritud teave:
Volitatud struktuuriüksuse komplekteerimine vajaliku arvu ja kvalifikatsiooniga personaliga;
- ruumide olemasolu ja seisukord volitatud struktuuriüksuse ja vastavate tööalade paigutamiseks;
- volitatud struktuuriüksuse personali töökohtade olemasolu ja varustus, nende vastavus töökaitsenõuetele;
- volitatud struktuuriüksuse tegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe vahendite kättesaadavus ja kasutatavus: dokumenteeritud teabe töötlemine, säilitamine, side ja side jne;
- volitatud struktuuriüksuse toimimise tagamiseks raha laekumise regulaarsust, nende piisavust ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) vajaduste rahuldamiseks dokumenteeritud teabes.
Kontrolli tulemuste põhjal tehakse dokumenteeritud teabes järeldus loetletud ressursside olemasolu (osaline või täielik puudumine), nende vastavus (osaline või täielik mittevastavus) ettevõtte (organisatsiooni) vajadustele. .
Ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) tegevuses tekkinud dokumentide haldamise, aga ka dokumenteerimise töö seisu kontrollimisel hinnatakse eelkõige tegeliku tegevuse vastavust kavandatule.
Eelkõige määratakse kindlaks ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) dokumendiringluse maht: üldiselt ja põhiliste infovoogude (sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid), samuti dokumendiliikide (paber- ja elektrooniline), sh. . võrreldes eelmiste aastate sarnaste näitajatega.
Samuti hinnatakse dokumenteeritud teabe töötlemise automatiseeritud vahendite kasutamise tõhusust.
Erilist tähelepanu pööratakse ringluses olevate dokumentide ohutuse tagamisele: nende normaalse füüsikalise ja keemilise seisundi otsimise ja taastamise meetmete mahule, avastamata (kadunud) dokumentide arvule kontrollitaval perioodil ja võrreldes sarnaste dokumentidega. eelmiste aastate näitajad. Samuti kontrollitakse andmeid dokumentide täitmise kontrolli tulemuste kohta, eelkõige nende mittenõuetekohase täitmise juhtude arvu: tähtaegadest mitte kinnipidamine, dokumentide vormistamine kehtestatud nõudeid rikkudes, vormistatud dokumendi mittevastavus resolutsioonile. , jne. Auditi tulemuste põhjal tehakse järeldus kontoritöö efektiivsuse astme kohta - nii üldiselt kui ka funktsionaalsete komponentide lõikes (dokumendihaldus ja dokumentatsioon).
Vene Föderatsiooni tööseadustiku normide järgimist, personalidokumentatsiooni koostamise õigsust kontrollivad nii föderaalse tööinspektsiooni (föderaalne tööinspektsioon) kui ka föderaalse maksuinspektsiooni organid. Riiklik inspektor võib tulla mis tahes organisatsiooni kontorisse, olenemata omandivormist ja nõuda personaliarvestusega seotud dokumente ja muid kohustuslikke ja organisatsioonis kehtivaid sisemäärusi ja korraldusi (föderaalseadus nr 134-FZ "Kaitse kohta"). Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ajal).
Personaliteenistuse tegevuse dokumenteerimine hõlmab kõiki personalidokumentatsiooni koostamise ja töötlemisega seotud protsesse vastavalt kehtestatud reeglitele ning lahendab järgmisi personalijuhtimise ülesandeid:
Töötajate töökorraldus;
- töölepingu sõlmimine ja tööle asumine;
- üleviimine teisele tööle;
- töötajatele puhkuse võimaldamine;
- töötajate julgustamine;
- töötajatele distsiplinaarkaristuste määramine;
- töötajate sertifitseerimine;
- personalitabeli pidamine;
- tööaja kasutamise arvestus;
- töötajate meelitamine tööle nädalavahetustel ja töövälistel pühadel;
- töölähetuste registreerimine;
- töölepingu lõpetamine ja töölt vabastamine.
Organisatsioonide poolt peetavate personalidokumentide loetelu, sõltumata nende omandivormist, on toodud lisas. Samuti näidatakse normatiivdokumendid, mis reguleerivad tööandja kohustust säilitada teatud personalidokumente, ja säilitusajad (vastavalt organisatsiooni tegevuses koostatud standardsete juhtimisdokumentide loendile, märkides ära Rosarchivi poolt kinnitatud säilitusajad).
Töötajate töökorraldus toimub kohalike eeskirjade vastuvõtmisega (organisatsiooni juhi või tema volitatud ametniku heakskiitmisega). Igal tööandjal peavad olema sisemised tööeeskirjad ja isikuandmete kaitse määrus. Vajadusel võetakse vastu ka muud kohalikud eeskirjad, nagu töötasu, töönormide, lisatasude ja materiaalsete stiimulite, sertifitseerimise jms eeskirjad.
Kollektiivleping (leping) on soovitusliku iseloomuga, kuna see sõlmitakse poolte kokkuleppel (Vene Föderatsiooni tööseadustiku 7. peatükk). Töötajate isikutoimikute haldamine on eraettevõtetele nõuandva iseloomuga. Tööandja isiklike asjade hoidmise kohustus kehtib riiklike organisatsioonide töötajatele vastavalt föderaalseadusele nr FZ-79 "Vene Föderatsiooni riikliku avaliku teenistuse kohta". Mugavuse huvides võite siiski soovitada moodustada isiklikud failid või isiklikud kaustad ning nende moodustamise kord tuleks fikseerida organisatsiooni kohalikus õigusaktis, mille kinnitab juhataja.
Töötaja isikutoimikus (isiklikus kaustas) võib olla koopiad dokumentidest, mida on vaja tööle kandideerimisel (pass, sõjaväetunnistus, TIN-i määramise tõend, pensionikindlustuse tõend, abielutunnistus, laste sünnitunnistus – tulumaksusoodustuse andmiseks; dokumendid hariduse kohta jne) ja seejärel kõik töötaja tööalase tegevuse perioodil loodud peamised dokumendid, mis iseloomustavad tema töötegevust (teisele tööle üleviimise avaldused, vallandamise kiri, omadused, ametialase arengu dokumendid, töökorralduste koopiad). vastuvõtmine, üleviimine, vallandamine jne).
Lisaks peavad tööandjal olema järgmised töötervishoiu ja tööohutuse dokumendid:
Tööohutusjuhendid ametite kaupa;
- instruktaaži logi (juhistega tutvumine);
- kohustusliku tervisekontrolli läbinud töötajate päevik ja muud.
Neid dokumente saab hoida ettevõtte personaliosakonnas, kui organisatsioonil pole eraldi töökaitseteenistust, või kontoris.
Vastavalt sub. "A" osa 1 Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 356 kohaselt teostab föderaalne tööinspektsioon riiklikku järelevalvet ja kontrolli selle üle, kas tööandjad järgivad tööseadusi ja muid normatiivseid õigusakte. Föderaalsel Tööinspektsioonil on õigus ettenähtud viisil saata föderaalorganid täitevvõim, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste täitevorganid, organid kohalik omavalitsus, õiguskaitseorganid ja kohtud, nõuded ja muud materjalid töö- ja töökaitsealaste õigusaktide rikkumiste faktide kohta kuni rikkumisi tuvastanud ettevõtete tegevuse peatamiseni (Haldusseadustiku artikkel 3.12).
Organisatsioonide juhid vastutavad isiklikult oma tegevuse käigus moodustatud dokumentaalfondi eest. Vene Föderatsiooni õigusaktide ja muude normatiivsete õigusaktide rikkumise, personaliarvestuse ebaõige pidamise või selle puudumise eest näeb seadusandja ette haldustrahvi: ametnikele - 1000 kuni 5000 rubla, juriidilistele isikutele - alates 30 000 kuni 50 000 rubla. või tegevuse administratiivne peatamine kuni 90 päevaks ja jällegi - toob kaasa ametniku äravõtmise (haldusseadustiku artiklid 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 ja 14.23).
Organisatsiooni jaoks vajalike personalidokumentide loetelu:
|
Dokument |
Mis dokument reguleerib |
Märge |
Säilitusperiood |
|
|
Sisemised tööeeskirjad (PVTR) |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 189 |
Tööandja on töölevõtmisel (enne töölepingu sõlmimist) kohustatud töötajat HTPP-ga allkirja vastu kurssi viima. Kehtib kuni uute vastu vahetamiseni. |
Pidevalt |
|
|
Määrus töötajate isikuandmete kaitse kohta |
Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 86 |
Töölevõtmisel (enne töölepingu sõlmimist) on tööandja kohustatud töötajat kurssi viima töötajate isikuandmete allkirjavastase kaitse määrusega. Kehtib kuni asendamiseni uuega. |
Pidevalt |
|
|
Töötajate tabel (vorm T-3) (personali paigutus) |
Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 57, Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1 |
See koostatakse iga kord, kui selles tehakse teatud muudatusi. |
Pidevalt |
|
|
Tööraamatute ja nende lisade teisaldamise arvestusraamat |
Seda hoitakse personaliosakonnas ja hooldatakse pidevalt. |
|||
|
Tööraamatute arvestusvormide kviitung ja kuluraamat ning nende lisad |
Juhend tööraamatute ja nende lisade täitmise korra kohta (kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi määrusega nr 69) |
Seda hoitakse raamatupidamisosakonnas koos tööraamatute vormide ja nende lisadega; personaliosakonda, blanketid võetakse vastu personalitöötaja soovil. |
50 aastat (kuid ettevõtte likvideerimisel antakse see koos muude dokumentidega üle linna arhiivi, mille säilivusaeg on 75 aastat) |
|
|
Määrused töötasude, lisatasude ja materiaalsete soodustuste kohta |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku 6. jagu, Vene Föderatsiooni tööseadustiku 21. peatükk |
Keeruliste tasustamissüsteemide ning tööjõu- ja preemiasüsteemide olemasolul. Kehtib kuni asendamiseni uuega. |
Pidevalt |
|
|
Koolitussüsteemi määrused |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 196, 197 |
Kui organisatsioonis on koolitussüsteem. |
Pidevalt |
|
|
Määrused töötajate sertifitseerimise kohta |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 81 |
Sertifitseerimise läbiviimisel tööandja otsusega. |
Pidevalt |
|
|
Puhkuse ajakava |
Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 123, Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1 |
Kinnitatakse tööandja poolt hiljemalt kaks nädalat enne kalendriaasta algust. |
||
|
Tööleping |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 16, 56, 57, 67 |
See sõlmitakse iga töötajaga kirjalikult. |
||
|
Ametijuhendid iga ametikoha kohta vastavalt personalitabelile, ametite tööjuhendid |
Vastu võetud tööandja otsusega. |
Pidevalt |
||
|
Töökäsud |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 68 |
Avaldatud töölepingu alusel. Need tehakse töötajale allkirja vastu teatavaks kolme päeva jooksul alates tegelikust tööle asumisest. |
||
|
Tellimuste ülekandmine |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 72.1 |
Avaldatud teisele tööle üleviimise kokkuleppe (töölepingu lisakokkulepe) alusel. |
||
|
Vallandamise korraldused |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 84.1 |
|||
|
Tellimused põhitegevuseks |
Avaldatud vastavalt vajadusele. Personaliosakonna poolt koostatud põhitegevuse tellimused registreeritakse ja säilitatakse kontoris. Personaliteenistuses on käimas juhtum "Põhitegevuse tellimuste koopiad". |
1 aasta (personaliosakonnas säilitatavate tellimuste koopiad) |
||
|
Jätke korraldused |
Vene Föderatsiooni töökoodeksi 19. peatükk, Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1 |
Avaldatud puhkuste ajakava või töötaja avalduse alusel |
||
|
Töötajate avaldused palgata puhkuseks |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 128 |
Tasustamata puhkust antakse töötaja taotlusel (taotluse alusel) vastavalt art. 1. osale. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 128 alusel või seaduse nõudmisel töötaja avalduse alusel (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 128 2. osa). |
||
|
Töötaja isiklik kaart (vorm T-2) |
Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1. |
Toimub iga töötaja jaoks. |
||
|
Tööajalugu |
Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 66, Vene Föderatsiooni valitsuse määrus nr 225 "Tööraamatute kohta", Juhised tööraamatute ja nende lisade täitmise korra kohta (kinnitatud tööministeeriumi määrusega Venemaa nr 69) |
Tööandja peab tööraamatuid iga töötaja kohta, kes on tema juures töötanud üle viie päeva. |
Vallandamisel saab töötaja kätte tööraamatu. Väljavõtmata tööraamatuid säilitatakse organisatsioonis 50 aastat, ettevõtte likvideerimisel antakse need üle arhiivi |
|
|
Täieliku vastutuse lepingud |
Venemaa Tööministeeriumi määruse nr 85 lisad 2, 4 |
Need sõlmitakse töötajatega, kes teenindavad otseselt materiaalset vara. |
||
|
Põhitegevuse tellimuste raamatupidamisraamat (registreerimispäevik). |
VNIIDADi personaliteenistuse kontoritöö juhend "Organisatsiooni personaliteenistuse kontoritöö orienteeruvad juhised" (soovitav) |
Peab olema nummerdatud ja pitseeritud, pitseeritud ja tööandja poolt allkirjastatud |
||
|
Töövõtutellimuste raamat (registreerimispäevik). |
||||
|
Vallandamise korralduste registriraamat (register). |
||||
|
Puhkuse andmise korralduste arvestusraamat (registreerimispäevik). |
||||
|
Reisitunnistuste registreerimise päevik |
||||
|
Ajaleht |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 91 kolmas osa |
Tööandja on kohustatud pidama arvestust iga töötaja poolt tegelikult töötatud aja kohta |
||
|
Vahetuste ajakava |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 103 |
Sellele juhitakse töötajate tähelepanu hiljemalt üks kuu enne selle rakendamist. |
||
|
Ülevaatusasutuse ülevaatuse päevik |
Föderaalseadus nr 134-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ajal" |
Juhivad kõik juriidilised isikud ja ettevõtjad ilma juriidilist isikut moodustamata |
Pidevalt |
|
|
Koosolekute protokollid, atesteerimise kvalifikatsioonikomisjonide otsused |
Ettevõtte töötajate atesteerimise eeskirjad |
Välja antud atesteerimiskomisjoni poolt |
||
|
Kahjulike elukutsete töötajate lauad ja rõivad |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 91 kolmas osa |
Koostatakse igakuiselt. |
||
|
Tootmises olevate kahjulike töötingimustega töötajate nimekirjad |
ENSV Ministrite Nõukogu resolutsioon nr 10 "Soodustuspensionile õigust andvate majandusharude, ametite, ametite, ametikohtade, näitajate nimekirjade kinnitamise kohta" |
Kui tootmine kahjulike töötingimustega; jätkuv. |
||
|
Sooduspensionilt pensionile jäävate töötajate nimekirjad |
||||
|
Kirjavahetus ametisse nimetamisel - riiklikud pensionid ja toetused; Sooduspension |
||||
|
Tööohutusjuhendid ametite kaupa |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 10 |
Pidevalt |
||
|
Infopäevik (lugege juhiseid) |
Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 10 |
|||
|
Kohustusliku tervisekontrolli läbinud töötajate ajakiri |
Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 69, Vene Föderatsiooni tervishoiuministeeriumi korraldus nr 90 "Töötajate esialgse ja perioodilise tervisekontrolli läbiviimise korra ja kutsealale lubamise meditsiiniliste eeskirjade kohta". |
|||
|
Õnnetusjuhtumite raportid |
Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi resolutsioon nr 73 "Tööõnnetuste uurimiseks ja registreerimiseks vajalike dokumentide vormide kinnitamise kohta ning sätted tööõnnetuste uurimise eripära kohta teatud tööstusharudes ja organisatsioonides" |
|||
|
Kutsemürgistuse ja kutsehaiguste uurimise aktid |
Dokumendi läbimise kiirus, selles tõstatatud probleemi lahendamise efektiivsus, osakondade ja ametnike töökoormuse ühtsus sõltuvad dokumendivoo õigest, ratsionaalsest korraldusest.
Tööd ettevõtte dokumentidega saab esitada järgmise tehnoloogilise toimingute ahela kujul:
sissetulevate dokumentide vastuvõtmine;
eelülevaade (sekretäri juurdehindlus);
dokumentide registreerimine;
laekunud dokumentidest aru andma juhatajale;
otsuste tegemine juhi poolt;
dokumentide saatmine täitmiseks;
kontroll dokumentide täitmise üle;
dokumentide vormistamine;
asjas dokumentide vormistamine;
dokumentide kasutamine teatme- ja teabetöös;
dokumentide säilitusaja määramine (arhiivi üleandmine, edasine kasutamine, dokumentide hävitamine).
Dokumentidega töötamise tehnoloogilise süsteemi täiuslikkuse astme määrab dokumentide liikumise ja täitmise kiirus ning ettevõtte juhtkonna dokumenteeritud teabega varustamise tõhusus.
Ettevõtte dokumentatsioonitoes saab eristada kolme põhilist dokumentide rühma: sissetulevad dokumendid (sissetulevad), väljaminevad dokumendid (väljaminevad), sisedokumendid.
Registreerida saab kõikidele dokumendirühmadele, eelkõige sissetulevatele dokumentidele. Paljud ettevõtted ei registreeri sisedokumente.
Töö dokumentide vormistamise ja täitmise kontrolliga hõlmab sisemisi, sissetulevaid ja ainult erandkorras väljaminevaid dokumente.
Alates kohtuasjade vormistamise etapist läbivad kõik dokumendirühmad samad toimingud, välja arvatud sissetulevad dokumendid, mida harvade eranditega arhiivihoidlasse ei edastata.
Dokumentide vormistamise ja nendega töö korraldamise ühtse korra kehtestamiseks töötab ettevõte välja kontoritöö juhendi, mis sisaldab korrektselt vormistatud dokumentide näidiseid ja nendega töötamise reegleid.
Sissetulevate dokumentide vastuvõtmise ja töötlemisega tegeleb sekretär-assistent.
Vastuvõetud dokumendid läbivad järgmised etapid:
Esmane töötlemine;
eelülevaade, juurdehindlus;
registreerimine;
dokumentide läbivaatamine juhtkonna poolt;
täitmise suund;
täitmise kontroll;
dokumentide vormistamine;
asjasse dokumentide esitamine.
Sissetulevate dokumentide esmane töötlemine seisneb kirjade kohaletoimetamise õigsuse kontrollimises. Kõik ümbrikud on avatud, välja arvatud isiklikuks kirjavahetuseks (märge "isiklikult"). Seejärel kontrollitakse ümbrikusse lisatud dokumendi adresseerimise õigsust, dokumendi lehtede arvu ja nendele lisatud manuste olemasolu.
Dokumendi manuste või lehtede puudumisel teavitatakse kirja saatjat ning tehakse märge dokumendile endale ja saabuvate dokumentide registrisse veergu "Märkus":
Ärge avage ümbrikke, millele on märgitud "isiklikult".
Koostada akt, kui dokumendi tekst on kahjustatud või puuduvad lisad.
Akti üks eksemplar koos saabunud dokumentidega saata adressaadile.
Edastage ekslikult saadetud kiri õigele aadressile.
Tähitud kirju võetakse vastu kviitungi vastu.
Märkige kättesaamise aeg dokumendile, millel on kiri "kiire".
Üldjuhul ümbrikud hävitatakse, välja arvatud juhtudel, kui saatja aadressi, väljasaatmise kuupäeva ja kättesaamise kuupäeva saab määrata ainult ümbriku järgi või kui ümbrikul on märge “konfidentsiaalne”, “kiire”.
Sissetulevate dokumentide eelläbivaatamine toimub dokumentide jaotamiseks registreeritud ja registreerimata dokumentidele.
Registreeritud dokumentidele on märgitud sissetulev number, dokumendi organisatsioonis kättesaamise kuupäev.
Eelekspertiisi käigus selgitatakse välja ka see, kas juhatajale üleantavad dokumendid ei vaja lisamaterjalide valikut: eelnev kirjavahetus, lepingud, normdokumendid jne. Need dokumendid valib välja sekretär-referent ja antakse üle koos saabuva dokumendi ettevõtte juhile.
Struktuuriüksusele või konkreetselt ettevõtte töötajale adresseeritud dokumendid viiakse ilma eelneva läbimõtlemiseta sihtkohta.
Ettevõtte juht tutvub saabunud dokumendiga ning saadab selle oma otsust ja tegelikke täitmistingimusi kajastava resolutsiooniga sekretäri kaudu täitjale. Sekretär kannab otsuse registrisse. Kui resolutsioonis on märgitud mitu esitajat, kantakse dokument üle nimekirjas esimesele, keda peetakse vastutavaks täitjaks.
Töövõtja koostab dokumendiga töötades vastuse, mis saadetakse juhile allkirjastamiseks (koos vastuse koostamisel kasutatud materjalidega).
Sekretär (vajadusel) jälgib saabuva dokumendi täitmist.
Sekretär võtab täitjalt vastu algatuskirja ja asetab selle edasiseks säilitamiseks ja kasutamiseks vastavasse faili ning saadab vastuse adressaadile.
Ettevõttest saadetud dokumente nimetatakse väljaminevateks dokumentideks. Väljaminev töötlemine koosneb järgmistest toimingutest:
Väljamineva dokumendi koostamine;
dokumendi eelnõu kinnitamine;
dokumendi kavandi õigsuse kontrollimine sekretäri poolt;
dokumendi registreerimine;
adresseerimise õigsuse kontrollimine;
dokumendi saatmine adressaadile;
dokumendi teise koopia (koopia) esitamine asjasse.
Väljamineva dokumendi kavandi koostab ja vormistab töövõtja ning selle täitmise õigsust kontrollib sekretär.
Väljaminevad dokumendid koostatakse kahes eksemplaris, välja arvatud ühes eksemplaris koostatud faksid.
Väljamineva dokumendi koostatud kavand esitatakse allkirjastamiseks juhatajale. Koos sellega võib üle anda ka muid dokumente, mille alusel koostati väljamineva dokumendi kavand (algatuskirjad, lepingud, aktid, normdokumendid jne).
Juht võib allkirjastatud dokumendis teha muudatusi ja täiendusi või tagastada selle töövõtjale läbivaatamiseks.
Pärast kahes eksemplaris juhi poolt allkirjastamist registreerib sekretär dokumendi. Saadetavad dokumendid registreeritakse "Väljuvate dokumentide registreerimise ajakirjas".
Väljaminevate dokumentide registreerimiseks on vaja järgmisi andmeid:
Dokumendi register, sealhulgas juhtumi number;
dokumendi kuupäev;
sihtkoht;
kokkuvõte või pealkiri;
täitemärk (küsimuse lahendamise kanne, vastusdokumentide numbrid);
testamenditäitja;
Märge.
Nimetatud dokument saadetakse adressaadile samal päeval. Dokumendi saatmisel on vaja kontrollida saaja aadressi kirjal ja ümbrikul.
Saadetud dokumendi koopia ja faksi üks eksemplar on lisatud kohtuasjale koos kirjavahetusega:
Dokumendid tuleb vormistada ja saata samal päeval.
Telegrammid saadetakse kohe.
Väljaminevad dokumendid prinditakse kahes eksemplaris.
Dokumendi tagastamisel palume sellele lüüa tempel või märge “Tagastada” ja märkida see kappi või ajakirja.
Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimiseks personaalarvuti abil saate kasutada registreerimispäeviku samu veerge.
Sisedokumendid on dokumendid, mis koostatakse, vormistatakse ja vormistatakse organisatsiooni (asutuse) enda sees, vastavalt dokumentide väljatöötamise sise-eeskirjadele.
Sisedokumentide hulka kuuluvad: avaldused, aktid, protokollid, aruanded ja seletuskirjad jne.
Töö sisedokumentidega toimub järgmiselt:
1) dokumendi projekti koostamine töövõtja poolt;
2) dokumendi eelnõu kujunduse õigsuse kontrollimine;
3) juhi poolt dokumendi allkirjastamine (vajadusel kooskõlastus);
4) dokumendi registreerimine;
5) dokumendi üleandmine töövõtjale;
6) dokumendi vormistamine;
7) dokumendi täitmise kontroll;
8) vormistatud dokumendi toimikusse viimine.
Sisedokumentidega töötamise lõppfaasid on: kasutamine teatme- ja teabetöös (1 kuni 3 aastat) ning edasise säilitusaja määramine (dokumentide väärtuse uurimine). Ettevõtte ekspertkomisjoni otsuse tulemusena saab sisedokumente kasutada kantseleitööteenistuse teatme- ja teabetöös üle kolme aasta või üle anda arhiivi või hävitada.
Dokumentide registreerimine. See on dokumendi loomise või vastuvõtmise fakti fikseerimine, andes dokumendile registreerimisnumbri (indeks) ja salvestades selle kohta andmed registreerimispäevikusse.
Registreerimine on vajalik dokumentide ohutuse, kiire otsingu, arvestuse ja kontrolli tagamiseks:
Esitage dokumentide kvalitatiivsed ja kvantitatiivsed omadused;
kinnitama dokumendi kättesaamise või saatmise fakti;
luua registreerimis- ja võrdlusaparatuur, mida saab kasutada informatiivsel eesmärgil;
jälgida dokumendi täitmist.
Dokumendi registreerimise põhiprintsiip on ühekordne kanne. Iga dokument tuleb selles ettevõttes registreerida ainult üks kord. Sissetulevad dokumendid registreeritakse vastuvõtmise päeval, väljaminevad ja sisedokumendid - allkirjastamise päeval.
Dokumentide registreerimisel on mitu vormi: tsentraliseeritud, detsentraliseeritud, segatud.
Suurim efektiivsus saavutatakse tsentraliseeritud dokumentide registreerimissüsteemiga, st kui kõik registreerimistoimingud tehakse ühes kohas või ühe töötaja, näiteks sekretäri, poolt. Selline süsteem võimaldab luua ettevõtte dokumentide jaoks ühtse tugikeskuse ja kehtestab ühtse registreerimisprotseduuri.
Detsentraliseeritud süsteem hõlmab dokumentide registreerimist nende loomise või täitmise kohtades, see tähendab struktuuriüksustes.
Arvestades ettevõtte eripära, saab kasutada segadokumentide registreerimissüsteemi, kui osa dokumente registreeritakse tsentraalselt ja osa dokumente detsentraliseeritult, struktuurijaotistes.
Väikeettevõtetes kasutatakse kõige sagedamini tsentraliseeritud registreerimissüsteemi.
Ettevõttes dokumentide registreerimisel tuleb järgida järgmisi reegleid:
Iga dokument registreeritakse ainult üks kord;
kõik dokumendid registreeritakse ainult ühes kohas;
kõik dokumendid registreeritakse ettevõttes vastuvõetud ühtsel kujul.
Registreerimisel jagatakse kõik dokumendid mitmeks rühmaks, millest igaüks registreeritakse eraldi, näiteks:
Sissetulevad dokumendid;
väljaminevad dokumendid;
sisedokumendid;
kaubanduslepingud;
dokumendid, millel on märge "CT" ("Konfidentsiaalne").
Iga dokumendirühma registreerimisel tuleb rakendada ühtseid ühtseid dokumentidele numbrite (indeksite) määramise meetodeid.
Dokumentide registreerimisel on kolm peamist tüüpi:
1) kaardisüsteem dokumentide registreerimiseks;
2) dokumendi registreerimise päevikusüsteem;
3) arvutipõhine dokumentide registreerimise süsteem.
Organisatsiooni personalitabelid ja nende muudatused väljatöötamise ja kinnitamise kohas omavad alalist säilitusaega (tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loendi artikkel 71).
Sisemisi tööeeskirju tuleb organisatsioonis säilitada ühe aasta pärast uutega asendamist (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu artikkel 773).
Põhineb Art. 411 Tüüphaldusarhiividokumentide loetelu, töötajate töötasu ja lisatasu käsitlevad sätted kuuluvad alaliselt säilitamisele nende koostamise ja kinnitamise kohas.
Organisatsioonis ärisaladuse režiimi kehtestamist käsitlevatel dokumentidel (teabe loetelu, määrused jne) on alaline säilitusaeg (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu artikkel 62).
Hoolimata asjaolust, et kohalike määruste ja neid kinnitanud korralduste säilitusajad sageli erinevad, muutub kohalik normatiivakt korralduse, selle lisa osaks ning säilitusaeg sõltub sel juhul kohaliku akti või korralduse säilitusajast. (olenevalt sellest, kas kui pikk on pikem).
Ametijuhendi uue redaktsiooni kinnitamise hetkest ei kehti vana enam. Ametijuhendite kehtetute väljaannete säilitusaeg on 3 aastat (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu punkti 2 punkt 77).
Seaduse nr 125-FZ artikliga 22.1 kehtestatud personalidokumentide säilitustähtaegade muudatused puudutavad ainult dokumente, mille säilitusaeg oli varem 75 aastat. Samal ajal tegid seadusandjad vea, kuna saavutasid formaalselt kõigi personalidokumentide rühmade säilitusaja pikenemise. Nimelt neile, mille säilitustähtaeg on viis aastat vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punktidele 19 ja 665. Praegu on koostamisel seaduseelnõu, mis muudab seaduse nr. 125-FZ ja kõrvaldage tekkinud puudus. Nagu Rostrudi spetsialistid selgitavad, tuleks enne nende muudatuste vastuvõtmist rakendada olemasolevat dokumentide säilitusaja määramise süsteemi vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjale, et vältida arusaamatusi. ja trahvid ning mitte eraldada hävitamiseks personalidokumente.
Perioodid, mille jooksul on vaja personali puudutavaid dokumente säilitada, on märgitud seaduse nr 125-FZ artiklis 22.1 ja Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjas. Dokumentide säilitustähtaja algus on Nende koostamise aastale järgneva aasta 1. jaanuar (Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja lõige 4, punkt 1.4).
Seega tuleb töötajate töölevõtmise, üleviimise, vallandamise, palgata puhkuse ja muud korraldused, samuti töötajate avaldused, kui neid säilitatakse nende isiklikes toimikutes, üldiselt säilitada vähemalt 75 aastat, kui need on loodud. kuni 2003. aastani. Kui need dokumendid on loodud pärast 2003. aastat, siis tuleb neid säilitada vähemalt 50 aastat.
Samuti tuleb töölepinguid, isikukaarte ja töötajate isikutoimikuid säilitada 75 aastat, kui need on loodud enne 2003. aastat, või 50 aastat, kui need on loodud pärast 2003. aastat, ning juhtide isikutoimikuid püsivalt. Samuti on vaja pidevalt hoida personalitabelit.
Samal ajal tuleb kõiki dokumente personali kohta, mis on moodustatud avaliku teenistuse ajal, mis ei ole avalik teenistus, säilitada 75 aastat, olenemata nende loomise kuupäevast.
See protseduur on sätestatud seaduse nr 125-FZ artiklis 22.1.
Korraldused põhi- ja õppepuhkuse andmiseks, Venemaale lähetusse saatmiseks (samuti muud töölähetuse dokumendid: lähetused, aruanded jne), samuti inkassokorraldused ja töötajate väljavõtted, kui neid hoitakse eraldi , ja mitte isiklikes toimikutes, piisab vaid viie aasta hoidmisest.
See järeldus tuleneb Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punktidest 19 ja 665.
Tähelepanu: seaduse nr 125-FZ artikliga 22.1 kehtestatud personalidokumentide säilitustähtaegade muudatused puudutavad ainult dokumente, mille säilitusaeg oli varem 75 aastat. Samal ajal tegid seadusandjad vea, kuna saavutasid formaalselt kõigi personalidokumentide rühmade säilitusaja pikenemise. Nimelt neile, mille säilitustähtaeg on viis aastat vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punktidele 19 ja 665. Praegu on koostamisel seaduseelnõu, mis muudab seaduse nr. 125-FZ ja kõrvaldage tekkinud puudus. Nagu Rostrudi spetsialistid selgitavad, tuleks enne nende muudatuste vastuvõtmist rakendada olemasolevat dokumentide säilitusaja määramise süsteemi vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjale, et vältida arusaamatusi. ja trahvid ning mitte eraldada hävitamiseks personalidokumente.
Töökoha sertifitseerimismaterjale tuleks säilitada 45 aastat ja rasketes, kahjulikes või ohtlikes töötingimustes - 75 aastat.
Järgige tööreegleid ka pärast nende asendamist uutega. Säilivusaeg on üks aasta. Üheaastane säilitusaeg on määratud ka puhkusegraafikutele.
Ajavahemik, mille jooksul peate säilitama dokumente, mis kinnitavad, et töötaja sai hariduse organisatsiooni kulul, tuleneb maksuseaduste nõuetest. Fakt on see, et Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 264 punkt 3 sätestab, et nende kulude mahakandmiseks maksustatava kasumi vähendamiseks peab organisatsioon säilitama kõik koolitust kinnitavad dokumendid (leping õppeasutusega, õppeasutuse korraldus). pea töötaja koolitusele saatmise kohta, teenistustunnistus, diplom, tunnistus, tunnistus jne). Nende säilitamise aeg on piiratud koolituslepingu kestusega ja töötaja ühe aasta tööajaga, kuid mitte vähem kui neli aastat.
Tagasi | |
Mitte nii kaua aega tagasi tegelesin ühe oma kliendi jaoks elektroonilise dokumendihalduse juurutamisega. Selle käigus pidin selgitama palju mõisteid, rääkima, mis see on, kuidas seda tüüpi süsteemid töötavad. Ja alles pärast seda suutis ta mõista minu ettepanekute olemust ja kiitis tööplaani heaks. Arutelu käigus sain aru, et sellel teemal on laiale lugejaskonnale lihtsas keeles kirjutatud väga vähe. Nagu tavaliselt, püüan ma seda kontseptsiooni lihtsal viisil selgitada.
Oluline on mõista, et dokumendivoogu on kahte tüüpi – sisemine (EDMS) ja väline (VEDO). Venemaal on tavaks nimetada seda EDO-ks, kuid ma arvan, et õigem on seda nimetada VEDO-ks ja EDMS-iks, põhimõtteliselt jagavad nad neid mõisteid Vene Föderatsioonis. See tähendab, et kui otsite süsteemi vastaspooltega vahetamiseks, siis peate otsima EDF-i, kui sisemise dokumendivoo jaoks, siis EDMS-i.
Selles artiklis tahan rääkida ettevõtte ja tema vastaspoolte vahelisest välisest elektroonilisest dokumendivoost. Sisemised süsteemid elektroonilist dokumendihaldust kasutatakse ühe ettevõtte allüksuste vaheliseks dokumentide vahetamiseks, neile esitatakse veidi erinevad nõuded. Aga ma ei hakka neid siin arvesse võtma.
Elektrooniline dokumendihaldus on kaasaegne ja mugav alternatiiv tavapärastele paberdokumentidele, mida kasutatakse igasuguses äritegevuses.
Traditsiooniline töövoog on seotud pidevate viivitustega. Kliendiga koostöö alustamiseks on vaja arvet, sageli lepingut ja seejärel allkirjastatud arveid, tehtud tööde akte jne. Kõik need paberid on kinnitatud, need on trükitud, allkirjastatud ja pitseeritud. Pärast seda on vaja need üle anda äripartnerile, kus nad läbivad ka kinnitamise ja allkirjastamise.
Seejärel skaneeritakse allkirjadega dokumendid ja saadetakse e-postiga. Seejärel saadetakse originaalid kulleriga, töötajatega või tavapostiga. Kõik see võtab märkimisväärselt aega, paberdokumendid lähevad mõnikord kaduma, nõuavad parandusi (mis aeglustab dokumentide kättesaamist veelgi). Ja nende ladustamiseks eraldatakse sageli terved ruumid. Sellest tulenevalt on äris palju ebameeldivusi, tehingute sõlmimine viibib, tekivad probleemid raamatupidamisega, kuna aruandeperioodi lõpus on väärtpaberid veel kuskil “teel”. Ja kui pärast ühe osapoole allkirjastamist tuvastati vaidlusi tekitavad punktid või leiti viga raamatupidamisdokumentatsioonis, võtab õige paberdokumendi hankimine veelgi rohkem aega, mõnikord isegi kuid.
Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab teil vabaneda kõigist nendest ebamugavustest:
Lisaks võimaldab elektrooniline dokumendihaldus lahendada äritegevuse riigile aruandluse probleemi. Varem võeti dokumente vastu ainult paberkandjal ning ettevõtte töötajad veetsid pikki tunde maksuameti väljasõitudel, seisid inspektori järjekordades ning inspektorid omakorda vormistasid palju pabereid, et akti õigsust kontrollida ja sisestada. andmed ühisesse andmebaasi.
Nüüd saab kõiki neid probleeme lahendada ka elektroonilise dokumendihalduse abil. Samal ajal on oluline mõista, et elektroonilisel kujul võtab maksuteenistus vastu rangelt kehtestatud vormis aruandeid ja dokumente. Muud vormingut ei aktsepteerita. Seetõttu on elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel mõttekas kontrollida ettevõtte sisedokumentatsiooni vormingut ning vajadusel teha dokumendimallides vastavad kohandused.
Esimeses etapis hakkas riik maksudeklaratsioone vastu võtma elektrooniliselt. Tehnika osutus edukaks. Ja viimasel ajal aktsepteeritakse kõiki dokumente ka elektroonilisel kujul.
Seda tüüpi dokumendivooga on kaasatud 4 osapoolt:
Kuidas seda praktikas rakendatakse:
Seega fikseeritakse automaatselt dokumendi saatmise ja vastuvõtmise fakt. Erinevalt paberkottidest dokumentidega, mida ettevõtte töötajad, kuller või postiteenus edastavad, ei saa dokumenti elektrooniliselt kätte saada või see kaotsi minna. Dokumendi õigeaegse kättesaamise fakt elektroonilises süsteemis fikseeritakse automaatselt, neid andmeid saab vaidluse korral kasutada isegi kohtus.
Samuti edastatakse mõlemale poolele allkirjastatud dokumentide teave automaatselt maksuhaldurile, mis vähendab raamatupidamisvigade, paberkoopiate kadumise või tehingu aruandesse kandmata jätmise tõenäosust, mis välistab tulevikus võimalikud trahvid ja muud maksustamisega seotud probleemid. inimfaktorile ja nii levinud pabertöövoo kasutamise puhul.
Pabertöövoo puhul on ettevõtte juhil raske kontrollida iga dokumendi laekumise õigeaegsust. Enamasti lahendatakse need probleemid raamatupidajate, kullerite, müügijuhtide tasemel. Seetõttu ei ole raamatupidajal alati enne aruandeperioodi lõppu paberoriginaale kaasas. Ja see võib kontrollimisel kaasa tuua trahve ja muid probleeme.
Elektroonilise dokumendihalduse abil:
Koostöö elluviimiseks läbi elektroonilise dokumendihalduse on vajalik, et mõlemad pooled kasutaksid dokumendihaldusplatvormiga ühendatud tarkvara. Teise võimalusena võivad üks või mõlemad pooled töötada otse dokumentide saatmise ja vastuvõtmise teenuses.
Dokumentide elektroonilise vahetamise korraldamiseks on vajalik kõrge turvalisuse ja kaitse tase. Kõik elektroonilised dokumendihaldusteenused kasutavad turvalist ühendust, andmete krüptimist ning saadetud dokumendi ehtsuse kinnitamiseks kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja.
Digiallkiri on spetsiaalne "elektrooniline võti", mis loob kasutaja sertifikaadi ja elektroonilise dokumendi andmeid matemaatiliselt töödeldes unikaalse digitaalse koodi. Allkirja kontrollimiseks ja kinnitamiseks kasutatakse avalikke sertifikaate. Ja genereerimiseks (allkirjastamiseks) - kasutaja isiklik konfidentsiaalne "võti".
Tänapäeval on olemas suur hulk saite, mis pakuvad dokumendihaldusteenuseid. Need on Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc ja paljud teised. Kõik nad täidavad ligikaudu samu funktsioone:
Ettevõttele süsteemi valimisel on kõige olulisem arvestada oma klientide eelistusi. Siinkohal on oluline, et töötaksite kas samas süsteemis teie jaoks olulise kliendina või peaks teenusel olema võimalus integreerida (andmeid vahetada) teie süsteemi ja sarnase platvormi vahel, mida teie klient kasutab.
Mõnel juhul saate veenda ostjat alustama tööd teile sobiva saidiga. Kuid väga sageli, eriti suurte jaekettide ja ettevõtetega koostöö alustamise puhul, on nad oma valiku juba ammu teinud ning koostöö üheks tingimuseks on võimalus töötada teatud elektroonilise dokumendihalduse platvormiga.
Dokumendihaldussüsteemi valikul seisavad paljud kasutajad silmitsi ka süsteemidega, mis positsioneerivad end mitte VEDO-na, s.t. "Elektrooniline dokumendivoog", kuid EDI-na (jaemüügi dokumendivoog).
EDI-süsteemid on elektroonilise dokumendihalduse erijuht. Need on keskendunud andmete vahetamisele kaubanduspartnerite või kaubandusvõrgu osakondadega. Kui üldjuhul viiakse töövoo kaudu läbi mis tahes tüüpi juriidiliselt olulisi dokumente, siis toimub organisatsioonide vahel äriteabe, sealhulgas kaubandustoiminguteks vajalike juriidiliselt oluliste dokumentide operatiivne vahetus.
Tavapärane elektrooniline dokumendihaldus võimaldab kasutada mistahes tüüpi dokumente ja pooltele sobivas vormingus. EDI kasutamisel on võimalike dokumentide loetelu, nende vorm rangelt reguleeritud. Ettevõttesiseses vormingus või kauplemistoimingutega otseselt mitteseotud dokumenti ei saa kuidagi genereerida ja edastada. Sellest, kuidas EDI töötab, miks seda ainult kauplemisel kasutatakse ja millised on selle eelised, räägin ühes järgmistest artiklitest.
Sest tõhus töö elektrooniline dokumendihaldus on väga oluline, et teie valitud platvorm toetaks integratsiooni teie raamatupidamissüsteemiga.
Miks seda vaja on:
Väga oluline on, et Teie raamatupidamissüsteemi jaoks oleks teeninduspoolel olemas valmislahendus, mille alusel Teie spetsialistid suudavad juurutada raamatupidamisprogrammile vajaliku lisa. Kui sellist lahendust pole, siis on parem mitte proovida seda ise rakendada, see on väga aeganõudev ja keeruline protsess. Dokumendihaldusteenused kasutavad digitaalallkirja, keerulisi krüpteerimissüsteeme. Seetõttu pole garantiid, et isegi pärast programmeerijate kõiki jõupingutusi saate soovitud tulemuse. Parem on valida mõni muu sait, kust leiate sobiva integreerimisvõimaluse.
Dokumendihaldusteenused pakuvad teenusega ühenduse loomist tavaliselt tasuta. Ja dokumentide saatmise eest tuleb tasuda. Mõnel juhul on see iga saadetud dokumendi jaoks fikseeritud hind. Kuskil saab osta teenuseid pakettidena, st. üks summa - 100 dokumendi eest, teine - 1000 kuus jne.
Ka sellele küsimusele tuleb läheneda mõistlikult. Ühest küljest, mida suurema paketi valite, seda väiksem on ühe dokumendi saatmise kulu. Seevastu 300, 500 või 1000 dokumendist koosneva paki eest, mille dokumendiringlus ei ületa 100 dokumenti kuus, pole mõtet maksta.
Kas kõik dokumendid tuleb saata läbi elektroonilise süsteemi?
Ei. Elektroonilise dokumendihalduse abil saadate ainult neid dokumente, mida on sel viisil kõige mugavam saata. Tavaliselt on need tehtud tööde aktid, maksuarved, vahel lepingud jne. Kõik sõltub ainult teie vajadustest ja mugavusest.
Kas saatmistasu võetakse dokumendi või lehe kohta?
Maksate ja süsteem salvestab dokumendi saatmise. Isegi kui teie dokumendil on palju lehti, loetakse see üheks tasuliseks ühikuks.
Kui turvaline see on?
Elektrooniline dokumendihaldus on täiesti ohutu. Lisaks vastutab turvalisuse tagamise eest teenust osutav teenus. Selleks kasutatakse digitaalallkirja, andmete krüptimist ja turvalist sidekanalit. Turvalisuse tase on umbes sama, mis tavalistes panga-klienditeenustes.
Kui meil on installitud 1C, kas kõigil kasutajatel on juurdepääs elektroonilisele dokumendihaldusele?
Ei. Lisaks juurdepääsuõiguste piiramisele raamatupidamissüsteemis endas on elektrooniliste dokumentidega töötamiseks ühendus piiratud ühe seansiga ühes arvutis. Teisest arvutist juurdepääsu saamiseks peate looma nullist ühenduse kõigi paroolide ja muude turvameetoditega.
Kas elektroonilist dokumendihaldust on võimalik kasutada ilma elektroonilise allkirjata ja tasuliste teenustega ühendamiseta?
Ei. Riikliku sertifikaadi läbinud dokumendihaldusteenuse allkirjastamine ja kasutamine on vajalik, et teie dokumendivoog oleks õiguslikult jõustatav. Loomulikult saate ilma elektrooniliste allkirjadeta dokumente oma klientidele saata mis tahes viisil mis tahes kanali kaudu. Kuid neid ei peeta dokumendivoogudeks. See pole midagi muud kui koopia teile viitamiseks. Sel juhul peate need alati kinnitama paberoriginaalidega.
Kas elektroonilise dokumendihalduse kasutamine on nii keeruline?
Raskused võivad tekkida ainult ühenduse loomise etapis. Kuid selle probleemi lahendamiseks kaasatakse tavaliselt spetsialiste. Kasutusprotsess ise on lihtne ja mugav. Juht (vastutav isik) kontrollib dokumenti, klõpsab nuppe "allkirjasta" ja "saada". Need. dokumentide saatmine muutub palju lihtsamaks kui isegi skaneeritud piltide e-posti teel vahetamine.
Aga mis siis, kui mu klient ei kasuta saiti, mida mina kasutan?
Teil on kaks võimalust. Saate oma saidiga ühendada näiteks vastaspoole oma kulul. Teise võimalusena saate teada, kas teie elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide vahel on integreerimise võimalus. Kui jah, siis lihtsalt kasutage seda teenust. Seejärel edastatakse dokument vastavalt skeemile: teilt - teie süsteemi - seejärel saaja süsteemi - ja lõpuks isiklikult adressaadile. See ei mõjuta dokumendi vastuvõtmise kiirust ega süsteemi kasutamise keerukust.
Sildid:
