Müəssisənin keyfiyyəti və səmərəliliyi əsasən ofis avadanlığı kimi müasir əşyaların tətbiqi ilə müəyyən edilir ki, bu da müəssisə personalının işini əhəmiyyətli dərəcədə asanlaşdırır və sürətləndirir.
İstənilən təşkilatın fəaliyyəti sənədlərin yaradılması ilə müşayiət olunur. Sənədlərin mövcud qaydalara uyğun rəsmiləşdirilməsi təşkilatın mənafeyini qoruyur, idarəetmə işinin səmərəliliyini artırır. Sənədlərlə işin düzgün təşkili, ilk növbədə, onların hazırlanması və icrasının məqsəd və prinsiplərinə görə qruplara bölünməsini nəzərdə tutur. Bu gün informasiya axınlarının ilbəil dəfələrlə artması şəraitində kommersiya firmalarının, bank strukturlarının, dövlət müəssisə və təşkilatlarının aydın qarşılıqlı əlaqəsini müasir telekommunikasiya və rabitə vasitələri olmadan təsəvvür etmək demək olar ki, mümkün deyil.
Müəyyən bir müddət ərzində əlaqəli idarəetmə və ya digər hərəkətlərin sonunda hər hansı bir sənəd təşkilatda saxlanılır. İdarəetmədə yüksək çeviklik, hərəkətlilik və uyğunlaşma qabiliyyətinə malik informasiya texnologiyalarından istifadə müxtəlif şərtlər iş idarəetmə işinin səmərəliliyinin yüksəldilməsi üçün ilkin şərtdir. İdarəetmə fəaliyyətinin tərkib hissəsi kimi işgüzar işin səmərəliliyi də biznes sənədlərinin kompüterlə işlənməsinə keçidlə əhəmiyyətli dərəcədə artır.
Sənədlərlə işin təşkili idarəetmə aparatının işinin keyfiyyətinə, idarəetmə işçilərinin işinin təşkilinə və mədəniyyətinə təsir göstərir. Bütövlükdə idarəetmə fəaliyyətinin uğuru sənədlərin nə dərəcədə peşəkarlıqla aparılmasından asılıdır.
Bu işin mövzusunun aktuallığı ondan ibarətdir ki, bir müəssisədə ofis işinin təşkili və ofis avadanlığı ilə işləmə qaydaları artıq yeni deyil, həm də zəruri bir şeydir, hər hansı bir müəssisəni kompüterlər, printerlər olmadan təsəvvür etmək artıq çətindir. , fakslar və digər texniki avadanlıqlar, onların sayəsində müəssisənin fəaliyyəti həyata keçirilir.
Bu işin məqsədi ofis işinin təşkili və ofis texnikası ilə işləmə qaydalarını, ofis işinin əsaslarını öyrənmək və bu müəssisədə işin təkmilləşdirilməsi üçün tövsiyələri müəyyən etməkdir.
1. Müəyyən edin nəzəri əsas ofis işləri və ofis avadanlıqları ilə işləmək;
2. "ORANGE TOUR" MMC müəssisəsinin timsalında ofis idarəçiliyinin dəyərlərini nəzərdən keçirin;
Bu iş giriş, üç fəsil, nəticə, biblioqrafiya, əlavələrdən ibarətdir.
“Kabinet işi” termini qurumların idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi və onlarda sənədlərin təşkili üzrə işlərin məcmusunu xarakterizə edir. “Sənəd” anlayışı hər hansı fiziki və ya hüquqi şəxs tərəfindən, hər hansı təşkilatda öz fəaliyyətində istifadə üçün dərc edilmiş və ya alınmış hər hansı material üzərində hər hansı şəkildə qeydə alınmış məlumat kimi müəyyən edilir. Beləliklə, "idarəetmə", "informasiya", "ofis işi", "sənəd" anlayışları bir-biri ilə üzvi şəkildə bağlıdır.
Təsadüfi deyil ki, idarəetmə təfəkkürünün təkamülünü tədqiq edən müəlliflər eramızdan əvvəl III minilliyə aid gil lövhələr üzərində şumer yazıları haqqında məlumat verirlər. Bu ilk sənədlərdə kommersiya əməliyyatları və Şumer qanunları haqqında məlumatlar var ki, bu da qədim dünyada ofis işinin və idarəetmə təcrübələrinin mövcudluğunu sübut edir.
Sənəd idarəetmə problemlərinin həlli müasir dövr inkişaf etmiş ölkələrdə iki əsas mərhələdən keçmişdir. Birinci mərhələ 1970-1980-ci illər Bu zaman əksər müəlliflər hesab edirdilər ki, “kağız idarəetməsi” lazımsız və köhnəlmişdir. Bununla belə, ofis işinin ikinci mərhələsi göstərdi ki, “kağız” axını artmaqdadır və belə qənaətə gəlinir ki, ənənəvi ofis işinin mövcudluğu və sənədlərin kompüterdə işlənməsi çox uzun çəkəcək.
Sürətli tərəqqi, bazar münasibətləri və rəqabətqabiliyyətli iqtisadiyyat şəraitində strateji və taktiki vəzifələrin vaxtında və düzgün həlli şirkətin və ya təşkilatın həyat qabiliyyətini müəyyən edir.
Sənədləşdirilmiş informasiya idarəetmənin əsasını təşkil edir, onun effektivliyi daha çox informasiyanın istehsalı və istehlakına əsaslanır. V müasir cəmiyyət informasiya tamhüquqlu istehsal resursuna, cəmiyyətin sosial-siyasi həyatının mühüm elementinə çevrilmişdir. İnformasiyanın keyfiyyəti idarəetmənin keyfiyyətini müəyyən edir. Müasir şəraitdə idarəetmənin səmərəliliyini artırmaq üçün sənədlərlə işin təkmilləşdirilməsinə kifayət qədər diqqət yetirmək lazımdır, çünki istənilən idarəetmə qərarı həmişə informasiyaya, rəsmi sənədə əsaslanır.
Sənədlərlə işin təşkili idarəetmə aparatının işinin keyfiyyətinə, idarəetmə işçilərinin işinin təşkilinə və mədəniyyətinə təsir göstərir. Bütövlükdə idarəetmə fəaliyyətinin uğuru sənədlərin nə dərəcədə peşəkarlıqla aparılmasından asılıdır. Biznes məlumatları müxtəlif növ sənədlər şəklində təqdim olunur. Tədqiqatlar göstərir ki, təşkilatın işçilərinin vaxtının 75%-i onların təliminə, saxlanmasına, doldurulmasına, surətinin çıxarılmasına və köçürülməsinə sərf olunur. İSO-ya (Beynəlxalq Standartlar Təşkilatı) görə, sənəd idarəetməsi istənilən müəssisənin rəqabət qabiliyyətinin əsas amillərindən birinə çevrilir. Bu, sənədlər və məlumatlarla işin xüsusi təşkili, yaradılma proseslərinin əlaqələndirilməsi, paylanmanın dəyişdirilməsi deməkdir. İşin düzgün təşkili axtarış üçün tələb olunan vaxtı azaldır, məlumatın düzgünlüyünü və operativliyini artırır, artıqlığını aradan qaldırır.
Bazar münasibətləri dövründə idarəçilikdə işləyən işçilərin məhsuldarlığını yüksəldən iş proseslərinin mexanikləşdirilməsinə və avtomatlaşdırılmasına böyük əhəmiyyət verilir.
İstənilən mülkiyyət formalı müəssisələrdə idarəetmənin sənədləşdirilməsinin rasionallaşdırılmasına böyük diqqət yetirilməlidir, çünki bu işin təşkilindəki çatışmazlıqlar rəhbərin və bütövlükdə müəssisənin işində ciddi çətinliklərə səbəb olur. İdarəetmə sənədlərinin daha mükəmməl sistemi sayəsində rəsmi sənədlərin daha sürətli hərəkətinə və icrasına, onların mühafizəsinə, istifadəsinə və dövlət saxlanması üçün düzgün seçilməsinə nail olunur.
İstənilən inzibati aparatın işi, ümumiyyətlə, bugünkü hər bir iş kimi, əməyin elmi təşkilinin əsaslarına söykənir. Hər hansı bir işin təşkili prosesi metodik olaraq ən sadə əməliyyatlara qədər onun tərkib hissələrinə bölünməlidir. Elmi və təşkilati işlərin tam zənciri yaxşı düşünülmüş, düzgün təşkil edilmiş əməliyyatlardan qurulur.
İnformasiya və sənədləşdirmə xidmətlərinin prinsipi eyni əməliyyatlar toplusuna endirilir. Yalnız bəzi təşkilatlarda onlar əl ilə həyata keçirilir, digərlərində - mexanikləşdirmənin köməyi ilə, digərlərində - bu proseslər tam avtomatlaşdırılır. Lakin sənədlərlə işin kargüzarlıq dövrünün bütün bu mərhələləri oxşardır. Buna görə də, səlahiyyətli rəhbər işçi yalnız sənədləri özləri düzgün tərtib etməyi və icra etməyi deyil, həm də bu sənədlərlə hansı növ işlərin görüldüyünü bilməlidir.
Təəssüf ki, bir çox müəssisə rəhbərləri, menecmentin sənədləşmə təminatına cavabdeh olan işçilər müasir ofis işinin əsasları ilə, hətta daha çox sənədləşmənin incəlikləri ilə tanış deyillər.
Eyni zamanda, sənədlərin yeni standartlara uyğun düzgün tərtibi və icrası ofis xidmətləri işçilərinin ən mühüm vəzifəsidir. Məlumat ona təşkilati forma verən, zaman və məkanda hərəkət edən sənədlərdə qeyd olunur. Sənədlər və sənədli məlumatlar idarəetmə qərarlarının əsasını təşkil edir və onların maddi təcəssümü olur, hüquqi qüvvə verir. Sənədlərlə iş elə qurulmuş nizama malik olmalıdır ki, işçilər müəssisənin əsas istehsal məqsədlərindən yayınmasınlar.
Xüsusi ofis işi qanunlarla tənzimlənir, onların həyata keçirilməsi müəssisə və ya təşkilatın əsas funksiyasının (hüquq mühafizəsi, hüquq-mühafizə, nəzarət, monitorinq və s.) həyata keçirilməsi ilə bağlıdır. İşdə sənədlərin yaradılması və sistemləşdirilməsi xüsusi qaydalar əsasında həyata keçirilir və işlərin müəyyən edilməsi birbaşa inzibati işgüzar işlərlə bağlı deyil.
Sənədləşdirmə dəstəyinin rasional təşkilinin dəyəri ondan ibarətdir ki, o, idarəetmə prosesinin səmərəliliyini artırmağa imkan verir. Eyni zamanda, idarəetmə sənədləri ilə işləmək, onların hərəkətinə və saxlanmasına nəzarət, onlarla informasiya işi və ofis işinin digər komponentləri ilə bağlı mövcud qaydalar idarəetmə fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi üçün optimal şərait yaradır.
Ofis işinin elementləri
 |  |
 |  |
İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi müxtəlif daşıyıcılarda qeyd (fiksasiya) və idarəetmə tədbirlərinin həyata keçirilməsi üçün zəruri olan məlumatların müəyyən edilmiş qaydalara uyğun qeydiyyatı ilə bağlı bütün prosesləri əhatə edir. Sənədləşmə təbii dildə (əl yazısı, makina ilə yazılmış sənədlər), eləcə də yeni daşıyıcılardan (perfokartlar, perfolan, maqnit lentləri, disklər və s.) istifadə etməklə süni dillərdə aparılır.
İdarəetmənin bütün səviyyələrində idarəetmə tədbirlərinin sənədləşdirilməsi qaydalarının vahidliyi Sənədlərin İdarə Edilməsi üzrə Dövlət Sisteminin (GSDOU) və vahid sənədləşmə sistemlərinin (SDS) istifadəsi ilə təmin edilir.
Sənəd axını - sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və ya göndərilməsi başa çatana qədər təşkilatda hərəkətidir.
Sənəd dövriyyəsinin təşkili bir qurumda sənədlərin hərəkətidir. Sənəd axınının təşkili sənədlərin rasional hərəkətini təmin edir, o cümlədən həm sənədlərlə əməliyyatlar, həm də idarəetmə aparatındakı bütün hərəkətləri, yəni. onların icrası, sertifikatlaşdırılması, qeydiyyatı və göndərilməsi.
Sənəd dövriyyəsi ofis işində vacib bir əlaqədir, çünki o, yalnız sənədlərin hərəkəti üçün təlimatları deyil, həm də bu hərəkətin sürətini müəyyən edir.
Texniki proses kimi sənəd axını bir neçə hissəyə - idarəetmədə birbaşa və əks əlaqəni təmin edən axınlara bölünür. Sənəd axını (sənəd məlumat axını) dedikdə, bu məlumatların ümumi mənbəyi və ümumi qəbuledicisi olması şərti ilə məlumat sistemi daxilində müəyyən istiqamətdə müəyyən edilmiş və ya təşkilati hərəkət başa düşülür.
Sənəd axını istiqamətinə və idarəetmə obyektinə münasibətinə görə fərqləndirilir.
İstiqamətdə eyni səviyyəli təşkilatları birləşdirən üfüqi axınlar və müxtəlif səviyyəli təşkilatları birləşdirən şaquli (artan və enən) axınlar var.
Yuxarı bağlantılar, tabeliyində olan təşkilatlardan əsas təşkilat tərəfindən alınan giriş sənədləridir.
Downstreams yuxarı orqanlar və rəhbərlik tərəfindən tabe təşkilatlara göndərilən sənədlərdir.
İdarəetmə obyektinə münasibətdə daxil olan, çıxan və daxili sənəd hərəkətləri fərqləndirilir.
Uçotların aparılması prinsipləri
İstehsal biznesinə dair biliklərin mənimsənilməsi üçün onun prinsiplərini aydınlaşdırmaq lazımdır. Ofis işinin təşkilində prinsiplərin əhəmiyyəti ondan ibarətdir ki, onlar ilkin qaydaları və ümumi prinsipləri müəyyən edir. Əsas prinsiplərə aşağıdakılar daxil edilməlidir:
Birləşmə prinsipi
Birləşmə prinsipi obyektin vahid forma, sistemə gətirilməsidir. Unifikasiya prosesi bəzi ümumi əlamətlərlə bir sıra obyektlərə tətbiq edilən ən ümumi universal modelin yaradılmasında ifadə olunur. Müasir ofis işində unifikasiya əsasında, məsələn, sənədli əməliyyatların icrası üçün ilkin qaydalar hazırlanır. Bu qaydalar sahə nazirlikləri üçün ümumi xarakter daşıyır və onların normativ-metodiki aktlarında müəyyən edilir.
Standartlaşdırma prinsipi
Standartlaşdırma prinsipi standart (nümunə) kimi başqa oxşar obyektlərin müqayisəsi üçün başlanğıc nöqtəsi kimi qəbul edilən standartın yaradılması və tətbiqidir. Standart normativ-metodiki sənəd kimi səlahiyyətli orqan tərəfindən təsdiq edilmiş standartlaşdırma obyektinə dair normalar, qaydalar, tələblər toplusudur. Standartlaşdırma məcburi hüquqi formada ifadə olunan unifikasiyanın ən yüksək dərəcəsidir.
Ardıcıllıq prinsipi
İşgüzar işin normativ-metodiki tənzimlənməsinin ardıcıllığı prinsipi işgüzar işin təşkilinə vahid tələblərin müəyyən edilməsi üçün əsasdır.
Mərkəzləşmə prinsipi
Orqanların mərkəzləşdirilməsi və işin metodiki təminatı prinsipi hakimiyyət və idarəetmə sistemində müvafiq funksiyaların əhəmiyyətini əks etdirir. Ofis işinin təmin edilməsinə nəzarət edən mərkəzi orqan Rusiya Federasiyası Gosstandart, metodoloji nəzarət isə Rosarchivdir.
Mərkəzsizləşdirmə prinsipi
İşçiliyin qeyri-mərkəzləşdirilməsi prinsipi ondan ibarətdir ki, hər bir nazirlik, idarə, müəssisə, müəssisə müstəqil olaraq öz struktur bölmələrində məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin vəzifələrini idarə vəzifələri əsasında müəyyən edir. Bu prinsip standart Ofis İşi Təlimatında təsbit edilmişdir.
Sənədlərin sistemləşdirilməsinin əlamətləri
|
|
Tez tapmaq üçün tələb olunan sənəd bir çox digərləri arasında, onlar sənəd dövriyyəsinə aid olmaqla yanaşı, bəzi digər meyarlara görə sistemləşdirilməlidirlər. Sənədləri sistemləşdirməyin ən sadə yolu onları işlərdə qruplaşdırmaqdır, bir neçə ümumi xüsusiyyətə malik sənədlər iş daxilində birləşdirilir.
İşlər üzrə sənədlərin sistemləşdirilməsi üçün praktikada, bir qayda olaraq, bir neçə işarədən istifadə edilir və işin üz qabığında həmişə xronoloji işarə və ekspert işarəsi göstərilir. Sənədlərin qruplaşdırılmasının əlamətləri hər bir işin başlığında öz əksini tapır. Məsələn: “Daxili İşlər İdarəsi rəisinin 2004-cü il üçün əmrləri” işi. nominal, müəllif və xronoloji atributları ehtiva edir, onların hər biri saxlama müddətini - ekspert atributunu göstərməlidir.
Ofis işində işlərin başlıqları xüsusi sənədlə müəyyən edilir - işlərin nomenklaturası, hər il ATS ekspert komissiyası tərəfindən yoxlanılmalıdır. Nomenklatura ən azı beş ildə bir dəfə polis idarəsinin rəisi tərəfindən təsdiq edilir.
İşlərin nomenklaturası - təşkilatda qaldırılan işlərin adlarının müəyyən edilmiş qaydada tərtib edilmiş, saxlanma müddətləri göstərilməklə sistemləşdirilmiş siyahısıdır.
Kargüzarlıq və arxiv işinin nəzəriyyəsi və praktikası sənədlərin fayllarda qruplaşdırılmasının əlamətlərini vurğulamışdır. Bu xüsusiyyətlərə aşağıdakılar daxildir: nominal, mövzu-sual, müəllif, müxbir, coğrafi, xronoloji, ekspert.
Nominal xüsusiyyət
Nominal xüsusiyyət eyniadlı sənədlərin qruplaşdırılmasını nəzərdə tutur - əmrlər, protokollar, aktlar və s.
Mövzu-sual işarəsi
Mövzu-sual işarəsi bir məsələ (mövzu) üzrə sənədlərin bir işə birləşdirilməsidir, məsələn: tikinti sənədləri, rəsmi hazırlığa dair sənədlər və s.
Müxbir işarəsi
Müxbir xarakteristikası müəyyən müxbirlə yazışma yarandıqda tələffüz olunur; məsələn, təchizatçı ilə yazışmalar.
Coğrafi xüsusiyyət
Coğrafi göstərici bir inzibati-ərazi bölgüsünə uyğun gələn sənədlərin ümumiliyini göstərir; məsələn, regional idarələrlə yazışmalar.
Xronoloji işarə
Xronoloji xüsusiyyət bir zaman dövrünün sənədlərini birləşdirir. Məsələn, ilin 1-ci yarısı üçün iş planları.
Ekspert işarəsi
Ekspert işarəsi sənədlərin birində ümumi saxlanma müddətini göstərir
Biznes. Məsələn, 3 il saxlama.
Sənəd axını
Sənəd axını- sənədləşmə prosesləri və təşkilatın bütün fəaliyyəti ilə əlaqəli müxtəlif parametrlərlə xarakterizə olunan mürəkkəb bir proses. Sənəd dövriyyəsinin təşkilinə sənədlərin qəbulu, ötürülməsi, hazırlanması, icrası, sertifikatlaşdırılması və göndərilməsi üzrə bütün əməliyyatlar daxildir.
İş axınının əsas xüsusiyyətləri layihənin yaradılmasından (və ya qəbzdən) işə təqdim edilməsinə qədər hərəkət marşrutu və sənədlərin keçməsinə sərf olunan vaxtdır. Sənəd axınının təşkili üçün əsas qayda sənədin ən qısa və birbaşa marşrut üzrə ən az vaxtla operativ şəkildə keçməsidir. Sənədlərin hərəkətini təşkil edərkən aşağıdakı qaydalara əməl edilməlidir:
· Sənədlərin ötürülməsi hallarının maksimum azaldılması;
· Sənədlərin geri qaytarılmasının istisna edilməsi və ya maksimum məhdudlaşdırılması;
· Əsas kateqoriya sənədlərin keçməsi və işlənməsi qaydasında maksimum vahidlik.
Sənəd axını kimi texnoloji proses bir neçə hissəyə - birbaşa və əks əlaqəyə nəzarəti təmin edən axınlara bölünür. Nəzarət aparatına münasibətdə daxil olan, gedən və daxili sənəd hərəkətləri fərqləndirilir.
 |
|||||||||
 |  |
||||||||
 |
Daxil olan sənəd axını
Daxil olan sənəd dövriyyəsi yuxarı təşkilatlardan (orqan və mərkəzi aparatlardan və s.) sənədlərdən ibarətdir. Bu sənədlərə sərəncamlar, normativ-metodiki aktlar, fərmanlar, sərəncamlar, göstərişlər, qərarlar, sərəncamlar, tövsiyələr, vətəndaşların müraciətləri daxildir.
Xarici sənəd axını
Xarici sənəd axını bu təşkilatda yaradılan və ondan kənara göndərilən sənədlərdən ibarətdir. Göndərilən sənədlər qəbul edilmiş yazılı və ya şifahi sorğulara cavab olaraq yaradılır.
Daxili sənəd axını
Daxili sənəd dövriyyəsi idarəetmə aparatının özündə yaradılmış və istifadə olunan, hüdudlarından kənara çıxmayan sənədlərdən ibarətdir. Daxili axın eyni təşkilat daxilində idarəetmə problemlərinin həllini təmin edir. Belə sənədlərə əsasnamələr, vəzifə təlimatları, protokollar, planlaşdırma və hesabat sənədləri, qaydalar, ştat cədvəlləri və s.
Təşkilatda sənədlərin hərəkəti
 |
|||||||||
Daxil olan sənədlərin keçilməsi səması
Qəbul üsulundan (poçt, teleqraf faksı və s.) asılı olmayaraq təşkilata daxil olan (daxil olan) bütün sənədlər konkret vəzifəli şəxsə verilir.
Sənəd poçt vasitəsi ilə qəbul edildikdə, zərf açılmazdan əvvəl zərfin düzgün çatdırılması, zərfin tamlığı, habelə sənədlərin və əlavələrin olması yoxlanılır. Əgər zərfdə rəsmi sənəd varsa, ünvan sahibi onu oxuduqdan sonra onu qeydiyyat üçün idarəyə qaytarır. Bəzi hallarda zərfin özü qaytarılır (vətəndaşların şikayətləri olan zərflər həmişə saxlanılır).
Sənədi qeydiyyatdan keçirməzdən əvvəl onu nəzərdən keçirməlisiniz
Əsas məqsəd sənədi baxılmaq üçün göndərməli olan şöbə və ya vəzifəli şəxsi müəyyən etməkdir. Həmçinin məzmunun əhəmiyyətini, verilən sualların mürəkkəbliyini və yeniliyini, sənədin növünü nəzərə almaq lazımdır.
Sənədin qiymətləndirilməsi əsasında və struktur bölmələrinin funksiyalarına uyğun olaraq daxil olan sənədlərin bölgüsü aparılır.
Birinci səhifənin aşağı sağ küncündə qeydiyyatdan keçmiş bütün sənədlərdə qeydiyyat möhürü vurulur:
|
Ştamplama, tarix, qeydiyyat nömrəsi (təqvim ilindən başlayaraq nömrələr sırası ilə) sənədin daxil olduğu gün aparılır. Bütün sənədlər qeydiyyata alınmır. Yuxarı orqanlardan gələn sənədləri qeydiyyata almaq lazımdır, ictimai təşkilatlar, digər təşkilatlardan mühüm məktublar, vətəndaşların müraciətləri və s.
Qeydiyyat növləri:
jurnal;
Kart;
Kompüter.
Daxil olan sənədlərin qeydiyyatı.
Daxil olan sənədlər üçün qeydiyyat kartları.
Kartın bölmələri doldurulur:
Daxil olan nömrə və qeydiyyat tarixi;
Sənədin kimdən alındığı;
Qəbul edilmiş sənədin tarixi və çıxış nömrəsi;
Qeydiyyatın birinci mərhələsindən sonra sənədlər baxılmaq üçün təşkilatın rəhbərinə və ya struktur bölmələrinin rəhbərlərinə təqdim olunur.
Qeydiyyat kartının nüsxələrinin sayı kartların sayı ilə müəyyən edilir: nəzarət, arayış, suallar üzrə, coğrafiya və s.
Menecer sənədləri qəbul etdiyi gün onlara baxmalıdır. Qərara əsasən, sənəd podratçıya verilir. Podratçıya alındığı andan iş başa çatana qədər sənəd iş qovluğundadır. Sənəd və ona aid bütün materiallar onların üzərində iş tam başa çatdıqdan sonra işə göndərilir.
Xarici sənədlərin axını diaqramı.
| Sənədlərin qeydiyyatı |
| Sənəddə çatdırılma tarixi, indeksi (nömrəsi). |
Təşkilat tərəfindən göndərilən (gedilən) sənədlər bir neçə mərhələdən keçir:
Sənəd layihəsinin tərtib edilməsi;
Onun istehsalı;
Koordinasiya;
Görmə;
İmzalama;
Qeydiyyat;
Göndərilir.
Əvvəlcə layihənin əlyazma variantı, sonra isə çap variantı tərtib edilir. Hazırlanmış sənəd layihəsi imza üçün rəhbərə verilir. İmzaya təqdim etməzdən əvvəl podratçı sənədin məzmununun düzgünlüyünü, hazırlanmasını və icrasını, vizaların və təkliflərin mövcudluğunu, habelə onun əsasında hazırladığı materialları yoxlayır.
Rəhbər təşkilat tərəfindən göndərilən sənədi imzaladıqdan sonra vərəqdə tərtib edilən sənədin birinci vərəqinə gediş tarixi və qeydiyyat nömrəsi qoyulur.
Sənədin birinci nüsxəsi ünvana göndərilir, ikincisi - təsdiqlə viza təşkilatın işində qalır.
Qeydiyyat kartı proqnozlaşdırılan sənədə daxil edilir, bu elementlərə aşağıdakılar daxildir:
Seriyanın qeydiyyat nömrəsi və tarixi;
Vərəqlərin və nüsxələrin sayı;
sənədin kimə göndərildiyi;
Qəbz və ya reyestr nömrəsi;
Sənədi kim imzalayıb;
icra sənədinin daxilolma nömrəsi və tarixi;
Göndərilən sənədin surətini və təşəbbüs sənədinin əslini özündə əks etdirən iş nömrəsi;
Cavabın alındığına dair işarə, tarix.
Kartın qeydiyyatı kartları müxtəlif meyarlara görə təşkil etməyə imkan verir: xronoloji, müəllif, obyekt və s. Kartların surətini çıxarmaqla, müxtəlif meyarlara uyğun olaraq, kitabxanada olduğu kimi fayl şkaflarını saxlaya bilərsiniz. Axtarış jurnal forması ilə müqayisədə daha səmərəlidir. Dezavantaj - kartların itirilməsi mümkündür.
Göndəriləcək sənədin qeydiyyat kartı
Jurnalın qeydiyyatı ən etibarlıdır və sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün artan tələblərlə tövsiyə olunur (gizli ofis işində). Dezavantaj - yavaş axtarış
Çıxan sənədlərin qeydiyyatı jurnalı.
Kompüter qeydiyyatı qeydiyyatın ən rahat və operativ formasıdır. Dezavantaj - texniki səbəblərə görə mümkün məlumat itkisi. Bunu etmək üçün xərcləyin ehtiyat nüsxəsi qeydiyyat faylları.
Daxili sənədlərlə iş sxemi
Daxili sənədlərin hazırlanması və icrası mərhələlərində keçidi gedən sənədlərlə işin ümumi qaydasına uyğun olaraq, daxil olan sənədlərin icrası mərhələsində isə təşkil edilir. Daxili sənədlər rəhbərlik tərəfindən baxıldıqdan (imzalandıqdan) sonra qeydiyyata alınır.
Müvafiq struktur bölmələri və hüquq xidməti ilə razılaşdırıldıqdan sonra normativ sənədlərin layihələri təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalanır və idarədə və ya digər struktur bölməsində qeydiyyata alınır, sənədlərin surətləri təsdiq edilir və ya əsli surətlərin çıxarılması xidmətinə göndərilir. reproduksiya. Sənədlərin təsdiq edilmiş surətləri təşkilatın struktur bölmələrinə, zəruri hallarda isə ondan kənara göndərilir.
Memorandumlara, arayışlara, protokollara, hesabatlara və digər bu kimi daxili sənədlərə onların göndərildiyi və struktur bölmələrinə verildiyi və ya müvafiq işə salındığı vəzifəli şəxs tərəfindən baxılır.
Daxili sənədlərin keçməsi, qeydiyyatı, uçotu qaydası təşkilatın işinə dair Təlimatla müəyyən edilir.
Vətəndaşların müraciət və şikayətləri
 |
|||
 |
|||
 |
 |
1. Rusiya vətəndaşları dövlət orqanlarına və vəzifəli şəxslərə şəxsi və kollektiv müraciətlər göndərmək hüququna malikdirlər.
Vəzifəli şəxslər öz səlahiyyətləri daxilində aşağıdakıları etməyə borcludurlar:
Müraciətlərə baxmaq;
Qərar qəbul etmək;
Lazımi tədbirləri görmək;
Müəyyən edilmiş müddətdə əsaslandırılmış cavab verin.
Təşkilatların rəhbərləri vətəndaşların müraciətlərinə baxılması işinə görə şəxsən məsuliyyət daşıyırlar.
2. Müraciətlər üç növdür:
bəyanat;
təklif.
3. Müraciətlər ola bilər:
fərdi (bir şəxs tərəfindən təqdim olunur);
kollektiv (iki və ya daha çox şəxsin adından verilmişdir).
Şikayət
Şikayət - vətəndaşların qanunla nəzərdə tutulmuş hüquq və mənafelərinin həyata keçirilməsinə yönəlmiş şəxsi və ya ictimai xarakterli müraciətləri əks etdirən sənəd.
Bəyanat
Ərizədə dövlət orqanlarının, müəssisələrin, ictimai təşkilatların fəaliyyətində yol verilmiş nöqsanlar barədə məlumatlar ola bilər.
Təklif
- dövlət orqanlarının, müəssisələrin, ictimai təşkilatların işinin təkmilləşdirilməsinin zəruriliyini göstərən və qarşıya qoyulan vəzifələrin həlli yollarını və vasitələrini tövsiyə edən sənəd.
4. Müraciətlər həll olunur:
xüsusi tədqiqat və əlavə yoxlama tələb etməyənlər - 15 gün müddətində;
xüsusi təhsil və əlavə yoxlamalar tələb edən - 1 ay ərzində.
Ərizə və ya şikayətin həlli üçün xüsusi yoxlama aparmaq, əlavə materiallar tələb etmək və ya digər tədbirlər görmək zərurəti yarandıqda, həll müddəti təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən müstəsna olaraq, lakin bir aydan çox olmayaraq uzadıla bilər. bu barədə ərizəçiyə mesajla.
Dövlət təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı işlərin aparılması digər sənədlərin işlənməsindən ayrı aparılmalıdır.
Bütün müraciətlər qeydiyyat formalarında alındığı gün qeydə alınır:
Qeydiyyat jurnalları;
Kart indeksləri.
Vətəndaşların müraciətlərinin qeydiyyatı jurnalı
Dövriyyəyə buraxmaq üçün:
qəbul tarixləri;
daxil olan nömrə;
Müraciətin birinci səhifəsinin aşağı haşiyəsinin ortasında qeydiyyat nömrəsi olan möhür qoyulur.
Yenidən sorğu aldığınız zaman:
növbəti seriya nömrəsi verilir:
ilk zəngin nömrəsi göstərilir;
“Təkrarlandı” işarəsi qoyulur
Vətəndaşların müraciətləri icazə verilmiş hesab olunur:
onlarda qaldırılan məsələlərə baxıldıqda;
barələrində zəruri tədbirlər görülmüşdür;
müvafiq cavablar verilib mövcud qanunvericilik və digər qaydalar.
İnformasiya daşıyıcısı sənəddir.
Sənəd - maddi daşıyıcıda onu müəyyən etməyə imkan verən rekvizitlərlə qeyd olunan məlumat.
İnformasiyanın tamlığı onun həcmində ifadə olunur, bu, idarəetmə üçün kifayət etməli və məsələnin bütün aspektlərini əks etdirməlidir.
Sənəd idarəetmə fəaliyyətinin bütün formaları ilə sıx bağlıdır, idarəetmə aparatına həvalə edilmiş funksiyaların həyata keçirilməsi vasitəsidir. O, işgüzar münasibətlərin əsas aləti kimi çıxış edir. Beləliklə, sənəd qanunçuluğun və nəzarətin gücləndirilməsi vasitələrindən biridir.
Sənədin yaradılması və rəsmiləşdirilməsi prosesi sənədin müəllifi kimi çıxış edəcək həm fiziki, həm də hüquqi şəxslər tərəfindən həyata keçirilə bilər. Bu baxımdan şəxsi mənşəli sənədlə rəsmi sənədi fərqləndirmək adətdir.
Sənəd olmalıdır: mənalı və qısa, başa düşülən, düzgün formatlaşdırılmış. İstənilən sənəd detallar adlanan bir sıra elementlərdən (tarix, mətn, imza) ibarətdir. Hər bir sənəd növü (sərəncam, fərman, sərəncam ...) müəyyən detallar toplusuna malikdir.
Rəsmi sənədlərin mətninə qoyulan ümumi tələblərlə yanaşı, hər bir sənəd növünün hazırlanmasında və tərtibində özünəməxsus xüsusiyyətlərinin, mətnin qurulması üçün öz sxeminin olduğunu nəzərə almaq lazımdır.
İnzibati-təşkilati məsələlər, habelə hakimiyyət orqanlarının, təşkilatların və vəzifəli şəxslərin fəaliyyətinin idarə edilməsi, qarşılıqlı fəaliyyəti, dəstəklənməsi və tənzimlənməsi məsələləri üzrə qərarları qeyd edən sənədlər təşkilati-inzibati sənədlər adlanır.
Təşkilati və inzibati sənədlər üç əsas sənəd qrupuna bölünür:
təşkilati (nizamnamələr, əsasnamələr, qaydalar, təlimatlar,);
inzibati (əmrlər, sərəncamlar, qərarlar);
məlumat və arayış (aktlar, arayışlar, hesabatlar və xidməti qeydlər, protokollar).
Təşkilati sənədlər
|
|||
Təşkilati sənədlər(bəzən onlara təşkilati-hüquqi sənədlər də deyirlər) təşkilat yaratmaq, onun strukturunu yaratmaq, vəzifəyə görə işçilərin ştat cədvəlini və tərkibini müəyyən etmək, struktur bölmələrinin, məşvərətçi kollegial orqanların funksiyalarını müəyyən etmək, iş qrafikini qurmaq, işin təşkili üçün zəruridir. əmək və işçilər arasında vəzifələri bölüşdürmək, təşkilatın yenidən təşkili və ləğvi qaydasını müəyyən etmək.
Təşkilati-hüquqi sənədlər inzibati hüquq normalarına əsaslanan müddəaları ehtiva edir və məcburi xarakter daşıyır. Bu sənədlər təşkilatın fəaliyyətinin hüquqi əsasıdır.
Təşkilati-hüquqi sənədlər sənədin növündən və növündən asılı olaraq səlahiyyətli orqan - yuxarı təşkilat, bu təşkilatın rəhbəri, kollegial orqan və ya struktur bölmənin rəhbəri tərəfindən təsdiq prosedurundan keçməlidir. Təşkilat sənədləri birbaşa rəhbər tərəfindən, rəhbərin inzibati sənədi (sərəncam və ya sərəncamla) və ya kollegial orqan tərəfindən təsdiq edilə bilər.
Müddəaları
Əsasnamələr sərbəst kodlaşdırma xarakteri daşıyan və formalaşma, səlahiyyət, işin təşkili qaydasını müəyyən edən normativ aktlardır.
Ən çox yayılmış müddəa növü təşkilatın və ya struktur bölmənin fəaliyyətinin hüquqi tənzimlənməsi üçün nəzərdə tutulmuş sənəddir. Təşkilat haqqında əsasnamə onun statusunu, yaradılması qaydasını, idarəetmə sistemindəki yerini, səlahiyyətlərini, vəzifələrini, yenidən təşkili və ləğvi qaydasını müəyyən edir. Əsasnamə təsdiq edildiyi andan qüvvəyə minir.
Nizamnamə
Nizamnamə - təşkilatların, idarələrin, cəmiyyətlərin fəaliyyətini, onların digər təşkilatlar və vətəndaşlarla münasibətlərini, müxtəlif sahələrdə hüquq və vəzifələri tənzimləyən qaydalar məcmusudur. hökumət nəzarətindədir.
Nizamnamə təşkilatın formalaşması qaydasını, səlahiyyətlərini, funksiyalarını, vəzifələrini və iş qaydasını müəyyən edən hüquqi aktdır. Bu əsasdır təşkilati sənəd qurumun, təşkilatın fəaliyyətində
Ofis işinin əsas funksiyaları və prinsipləri
Ofis işinin əsas funksiyaları: (latın funksiyasından - "icra, icra")
Ø təmin edir - müəssisə prosesini son dərəcə vacib kəmiyyət və məzmunlu sənədləşdirilmiş informasiya ilə təmin etmək;
Ø transformativ - sənədləşdirilməmiş məlumatların sənədləşdirilmiş məlumatlara çevrilməsi (kağız şəklində və ya elektron sənədlər);
Ø mühasibat uçotu - sənədlərin uçotu sisteminin formalaşdırılmasında və onlara mühasibat uçotu nişanlarının verilməsində ifadə olunur, onların sistemləşdirilməsi, saxlanması və hərəkəti prosesində sənədləri daha da müəyyən etməyə imkan verir;
Ø emal - sənədlərlə nizam-intizamla işləməkdə və onlar üzrə bu məqsədlə tədbirlərin həyata keçirilməsində ifadə olunur sistemləşdirmə, saxlama və hərəkət;
Ø nəzarət - davamlı təkmilləşdirmək məqsədi ilə fəaliyyət prosesində ofis işinin vəziyyətinin "izlənməsi" ilə ifadə edilir.
Prinsiplər(lat. - "başlanğıc") - fundamental prinsiplər, onların əsasında fəaliyyətin əsas istiqamətləri işlənib hazırlanır, hər bir istiqamət üzrə ofis işi problemlərinin həllinin optimal vasitələri və üsulları müəyyən edilir:
· səmərəlilik - ofis işinin fəaliyyət göstərməsi bütövlükdə müəssisənin səmərəliliyinə töhfə verməlidir;
· etibarlılıq - müəssisənin sənədləşdirilmiş məlumatlara olan tələbatının təminatlı təmin edilməsi;
· vaxtındalıq - tələb olunan sənədləşdirilmiş məlumat müəyyən bir tarixə (müəyyən müddət ərzində) müəssisənin sərəncamında olmalıdır;
· mürəkkəblik - müəssisənin müxtəlif növ sənədləşdirilmiş məlumatlara, ilk növbədə idarəetmə məlumatlarına olan tələbatının əlaqələndirilmiş və məqsədyönlü şəkildə ödənilməsi;
· nizam-intizam - sənədləşdirilmiş məlumatın (müəssisə ilə onun tərəfdaşları arasında, habelə onun daxilində) funksional məqsədinə və müəssisənin sənəd dövriyyəsi sxemində nəzərdə tutulmuş məlumat mübadiləsi kanallarının "keçirmə" imkanlarına uyğun hərəkəti;
· çeviklik - alt sistemin işləmə şərtlərinə əsasən özünü inkişaf etdirmək üçün sənədləşdirilmiş məlumat vermək qabiliyyəti.
İdarəetmə sahəsinin işçiləri iş vaxtlarının orta hesabla 60%-ni sənədlərlə işləməyə sərf edirlər. Həcmi texniki iş sənədlərlə çox vaxt o qədər böyük olur ki, müəssisənin məhsuldar, əsas fəaliyyətinə mane olur. Bu səbəbdən ofis işinin rasional təşkili səmərəli idarəetməni təmin etmək üçün ən mühüm vəzifələrdən biri kimi qəbul edilir.
Ofis işinin təşkili aşağıdakılardan asılıdır:
Ø idarəetmənin səmərəliliyi;
Ø gəlirlilik;
Ø səmərəlilik;
Ø işçilərin iş mədəniyyəti
İdarəetmədə yeni informasiya texnologiyalarının, yeni ofis proqramlarının işlənib hazırlanması ənənəvi işgüzar qaydalar (sənədlərin qeydiyyatı, təsdiqi, onların icrasına nəzarət, icra, arxiv saxlanması və s.) əsasında həyata keçirilir.
Ofis işinin təşkili və idarə olunması peşəkar bilik və bacarıqlar tələb edir. Yalnız rəsmi sənədlərlə işləmə qaydalarını və texnikasını mənimsədikdən sonra ofis işində peşəkar ola bilərsiniz.
Qeydiyyat aparılır xüsusi bölmələr(ofis xidmətləri), kiçik təşkilat və firmalarda isə - katib köməkçiləri.
Təkrarlayaq ki, ofis işi bir-biri ilə ayrılmaz şəkildə bağlı olan iki işdən ibarətdir komponentlər:
Ø sənədlər;
Ø sənədlərlə işin təşkili.
Sənədləşdirmə– müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq müxtəlif daşıyıcılarda məlumatların qeyd edilməsi ... Sənədləşmə qaydalarına çox yer verilir. Detalların dizaynına, formalara olan tələblərə xüsusi diqqət yetirilir.
Mətnə tələblər, xidməti sənədlərin dil və üslub xüsusiyyətləri, onların redaktə qaydası ayrıca fəsildə işıqlandırılır. Hər bir sənəd növü (əmr, protokol, məktub, akt və s.) özünəməxsus xüsusiyyətlərə malikdir.
Ofis işçiləri sənədlərlə işləmə texnologiyası ilə tanış olmalıdırlar. Sənədlərlə işin səmərəli təşkili sənədlərin yaradılması və ya alındığı andan məhv edilməsinə və ya arxiv saxlanmasına təhvil verilməsinə qədər onlarla işin bütün növləri üçün optimal şərait yaradır.
Sənədlərlə işin təşkili qurumun cari fəaliyyətində sənəd dövriyyəsinin təşkili, sənədlərin saxlanması və istifadəsi daxildir. Vurğulamaq lazımdır ki, sənədlərlə işin təşkili bəzən adlanır sənədlərlə işləmək texnologiyası . O daxildir:
Sənəd axını,
Sənədlərin qeydiyyatı,
İcra müddətinə nəzarət,
İşlərin nomenklaturası,
Sənədlərin cari saxlanmasının təşkili,
Dəyər ekspertizası,
İşlərin qeydiyyatı,
· İşlərin hazırlanması və təşkilatın arxivinə təhvil verilməsi.
Ofis işinin əsas funksiyaları və prinsipləri - konsepsiya və növləri. "İşin işinin əsas funksiyaları və prinsipləri" kateqoriyasının təsnifatı və xüsusiyyətləri 2017, 2018.
Tədris və işlərində bilik bazasından istifadə edən tələbələr, aspirantlar, gənc alimlər Sizə çox minnətdar olacaqlar.
haqqında yerləşdirilib http://allbest.ru
Giriş
1. Sənəd anlayışı. Sənədlərin növləri
1.1 Təşkilat sənədləri
1.2 İnzibati sənədlər
1.3 İstinad sənədləri
1.4 Kadr sənədləri
2. Sənədlərin təsnifatı
2.1 Sənədlərin təsnifatı anlayışı
2.2 Sənədin informasiya komponenti üzrə təsnifatı
2.3 Sənədin maddi komponentinə görə təsnifat
2.4 Sənədlərin xarici mühitdə fəaliyyət göstərmə şəraitinə görə təsnifatı
Nəticə
Biblioqrafiya
Giriş
İdarəetmə fəaliyyəti bütün idarə, təşkilat və müəssisələrə xasdır. O, təşkilati məsələləri, planlaşdırma, maliyyələşdirmə, sahə üzrə istehsalat işləri, kadrların nəzarəti, seçilməsi və yerləşdirilməsi və s. İdarəetmə prosesində böyük miqdarda məlumat toplanır, işlənir və ötürülür. İdarəetmənin effektivliyi məlumatların həcmindən, səmərəliliyindən və etibarlılığından asılıdır, onların böyük əksəriyyəti sənədlərdə qeyd olunur.
Qanunvericilik və tənzimləyici aktlar məlumatların sənədləşdirilməsinin məcburi olduğu bir sıra halları nəzərdə tutur. Sənədlər sabit məlumatın maddi daşıyıcısıdır.
Konkret idarəetmə vəziyyətindən asılı olaraq onlarla müxtəlif növ sənədlər yaradılır. Sənədin növü onun müxtəlifliyindən fərqləndirilməlidir. Sənəd görünüşü bir sıra çeşidləri birləşdirir. Beləliklə, məsələn, protokol bir sənəd növüdür.
Onun növləri: iclas protokolu, iclas protokolu, dindirmə protokolu, fikir ayrılıqları protokolu və s. Və ya: akt - sənədin növü, onun növləri - işlərin qəbulu və təhvil aktı, inventar aktı, çatışmazlıq aktı, və s.
İdarəetmə fəaliyyəti əsasən təşkilati və inzibati sənədlərlə (ORD) qeydə alınır. ORD tərkibində üç qrup fərqlənir:
təşkilati,
təmkinli,
İstinad sənədləri.
Təşkilati olanlara nizamnamələr, əsasnamələr, təlimatlar, qaydalar, ştat cədvəlləri daxildir. İnzibati qaydada - fərmanlar, qərarlar, sərəncamlar, göstərişlər, sərəncamlar. Arayış-məlumat sənədləri qrupuna məktublar, teleqramlar, telefon mesajları, hesabatlar və izahat qeydləri, müqavilələr, aktlar, şəhadətnamələr, nəticələr, rəylər və s. ORD həmçinin kadr sənədlərini və ya kadr sənədlərini ehtiva edir. Bunlar çıxarışlar, sertifikatlar, xarakteristikalar, şəxsi kartlar, müxtəlif qeydiyyat formalarıdır.
Beləliklə, hər bir idarəetmə funksiyası idarəetmə qərarlarının həyata keçirilməsi metodu və vasitəsi kimi xidmət edən müəyyən sənədlərdə əks olunur.
Bu işin məqsədi idarəetmə fəaliyyətində istifadə olunan sənədlərin növləri, onların inkişafı və təsnifatı haqqında bilikləri sistemləşdirmək, toplamaq və möhkəmləndirməkdir.
Məqsədə çatmaq üçün aşağıdakı vəzifələri həll etmək lazımdır:
Sənədlərin təsnifatı.
1. Sənəd anlayışı. Sənədlərin növləri
İdarəetmə fəaliyyəti sənədlərdə əks olunur ki, onların köməyi ilə müxtəlif funksiyalar həyata keçirilir: maddi-texniki təminat, qiymət, təşkilati və inzibati və s.
Sənəd hər hansı faktı və ya bir şeyə hüququ təsdiq edən iş sənədidir; daşıyıcının kimliyini rəsmi şəkildə sübut edən budur; bir şeyin yazılı sübutudur.
Elmi baxımdan sənəd mühafizə üsuludur fərqli yollar faktlar, hadisələr, obyektiv reallıq hadisələri və insanın psixi fəaliyyəti haqqında məlumatların xüsusi materialı üzərində.
“Sənəd” sözü rus dilinə I Pyotrun dövründə gəlib və ilkin olaraq yazılı şəhadətnamə mənasını daşıyır. Daha sonra “iş kağızı”, “rəsmi sənəd”, “akt” terminləri meydana çıxır və sənədin idarəetmədə əhəmiyyəti vurğulanır. Vurğulanmış "mühasibat sənədləri", "tarixi sənədlər".
“Sənəd” termini ictimai fəaliyyətin bütün sahələrində istifadə olunur. Demək olar ki, hər bir bilik sahəsi bu terminin öz şərhini verir. Təəssüf ki, bu günə kimi bir sıra qanunvericilik və rəsmi təriflərin olmasına baxmayaraq, sənədin idarə edilməsi, kitabxanaşünaslıq, informatika və digər sahələr üzrə mütəxəssislər arasında “sənəd” anlayışının anlaşılmasında vahidlik yoxdur. Son vaxtlar transfer olub semantik yük maddi komponentdən informasiyaya qədər “sənəd” anlayışında
1.1 Təşkilati sənədlər
Qurumların fəaliyyəti sənədlərdə qeyd olunur müxtəlif növ... Mövcud qanunvericiliyə əsasən, Rusiya Federasiyasının qanunvericilik və icra hakimiyyəti orqanları qərarlar, fərmanlar, sərəncamlar, qərarlar, sərəncamlar, göstərişlər, göstərişlər kimi sənədlər verir.
Təşkilatlar, idarələr, özəl müəssisələr nizamnamə, əsasnamə, təlimat və s.
Nizamnamə - təşkilatların, idarələrin, vətəndaşlar cəmiyyətlərinin fəaliyyətini, onların bir-biri ilə münasibətlərini, dövlət və ya təsərrüfat fəaliyyəti sahəsində hüquq və vəzifələri tənzimləyən qaydaların məcmusudur.
Nizamnamələr strukturu və məzmunu tərtibatçıların özləri tərəfindən müəyyən edilən mürəkkəb sənədlərdir.
Ümumi nizamnamələr ali dövlət orqanları tərəfindən təsdiq edilir. Dövlət müəssisə və idarələrinin nizamnamələri yuxarı orqanlar (nazirliklər, idarələr) tərəfindən təsdiq edilir.
Bələdiyyə müəssisələrinin nizamnamələri rayon və ya şəhər idarələri tərəfindən təsdiq edilir.
Özəl müəssisələrin nizamnaməsi rayon, rayon, şəhər və ya rayon idarələrində mülkiyyətçilər, idarə qrupları tərəfindən təsdiq edilir.
İş təsviri - təşkilatın, onun bölmələrinin və vəzifəli şəxslərinin elmi, texniki, texnoloji, maliyyə və digər aspektlərini müəyyən edən uzun və ya daimi qüvvədə olan (yenisinin tətbiqinə qədər) təşkilati və inzibati sənəd.
Vəzifə təlimatları struktur bölmələrinin rəhbərləri, kadrlar şöbəsi və ya kadrlar üzrə mütəxəssislər tərəfindən hazırlanır. Mətn hüquqşünaslar, əmək və əmək haqqı şöbəsi ilə razılaşdırılır. Vəzifə təlimatları təşkilatın rəhbərləri tərəfindən və ya inzibati aktla təsdiq edilir.
Vəzifə təlimatında dəyişikliklər təşkilatın rəhbəri tərəfindən onun əmri və ya inzibati aktla edilir.
Təlimatın mətni təlimat xarakteri daşıyır. Əmr sözlərindən ibarət aydın ifadələr tövsiyə olunur: “lazımdır”, “haqqı var”, “icazə verilir”, “qadağan olunur” və s. mətn üçüncü şəxsdən və ya şəxsi olmayan formada təqdim olunur.
Təlimatın qüvvəyə minmə tarixi onun təsdiq edildiyi tarixdir (mətndə başqa tarix göstərilməyibsə). Təlimat A4 vərəqində tərtib edilmişdir. İş təsviri əmək müqaviləsi (müqavilə) tərtib etmək üçün əsas ola bilər və əmək münaqişələrinin və mübahisələrinin həllində istifadə edilə bilər.
Əsasnamə - bütövlükdə müəssisənin və onun struktur bölmələrinin formalaşdırılması, vəzifələri, vəzifələri, hüquqları, məsuliyyəti və işinin təşkili qaydasını müəyyən edən hüquqi akt.
Müddəalar bunlardır:
Fərdi - sxemə daxil edilmiş şöbələr, sexlər, idarəetmə bölmələri haqqında təşkilati strukturu müəssisənin idarə edilməsi;
Tipik - əsas istehsalın sexləri, struktur bölmələri haqqında.
Əsasnamələr müəssisə rəhbərlərinin göstərişi və struktur bölmələrinin rəhbərlərinin təşəbbüsü ilə hazırlanır.
Əsasnamənin layihəsi təsdiq olunmaq üçün müəssisə rəhbərinə təqdim edilir.
Təşkilat haqqında əsasnamə əsas təşkilatın inzibati sənədinin köməyi ilə təsdiq edilir.
Mətndə başqa tarix göstərilməyibsə, müddəanın tarixi sənədin təsdiq edildiyi tarixdir.
Əsasnamə mürəkkəb sənəddir. Onun strukturu və məzmunu adətən inkişaf institutu tərəfindən müəyyən edilir.
Onlar şirkətin blankında vəzifələrin siyahısı, işçilərin sayı, rəsmi maaşlar, müavinətlər və aylıq əməkhaqqı haqqında məlumatlar göstərilməklə ştat cədvəlini tərtib edirlər.
Ştat cədvəli müəssisə rəhbərinin müavini tərəfindən imzalanır, baş mühasib ilə razılaşdırılır və müəssisənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.
Çıxarışların başlığında müəssisənin işçilərinin ümumi sayı və aylıq əmək haqqı fondu göstərilir.
Ştat cədvəlində dəyişikliklər müəssisə rəhbərinin əmri ilə edilir.
Struktur və ştat cədvəli müəssisənin Nizamnaməsinə uyğun aparılır. Bütün struktur bölmələr, vəzifələr və hər bir vəzifə üzrə ştat vahidlərinin sayı göstərilir.
Sənəd şirkətin blankında tərtib edilir. Müəssisə rəhbərinin müavini tərəfindən imzalanır. Baş mühasiblə razılaşın. Müəssisənin direktoru tərəfindən təsdiq edilir.
Bütün dəyişikliklər direktorun əmri ilə edilir.
1.2 İnzibati sənədlər
İdarə, müəssisə, təşkilatların idarə edilməsində inzibati sənədlər çox mühüm rol oynayır.
İnzibati sənədlərin dərci məcburidir: təşkilati məsələlər, planlaşdırma, istehsal, tikinti, maddi-texniki təchizat və satış, maliyyə və kredit, əmək və əmək haqqı üzrə.
Sənədin məcburi nəşri mövcud qaydalarla müəyyən edilmədiyi bütün hallarda idarəetmə hərəkətlərinin yazılı və ya şifahi formasının seçimi idarəetmə orqanının (vəzifəli şəxsin) üzərinə düşür.
İnzibati sənədlər inzibati xarakter daşıyır. Onlar tabeliyində olan və ya tabeliyində olan təşkilatlara yönəldilir; qruplar və ya şəxslər.
İnzibati sənədlərə aşağıdakılar daxildir: fərmanlar, göstərişlər, sərəncamlar, qərarlar, sərəncamlar.
İnzibati sənədlərin hazırlanması sxemi:
Məsələnin hərtərəfli öyrənilməsi, sənəd layihəsinin hazırlanması;
Mətnin razılaşdırılması, imzalanması (əmr, göstəriş, sərəncam);
Kollegial orqanın iclasında sənədin müzakirəsi və qəbulu (qərar, qərar).
İnzibati sənədlərin layihələri struktur bölmələr və ya ayrı-ayrı mütəxəssislər, habelə işçi qrup tərəfindən hazırlana bilər.
Əmr (əsas fəaliyyət üzrə) - müəssisənin əsas və əməliyyat vəzifələrini həll etmək üçün təkbaşına idarəetmə əsasında fəaliyyət göstərən müəssisə rəhbərinin fərmanı ilə verilən hüquqi akt.
Sərəncam əsas inzibati sənəddir.
Sifarişlər rəsmiləşdirilir: müəssisənin fəaliyyəti qaydası, işin təşkili üçün göstərişlərin qəbulu, təşkilati tədbirlər, işin nəticələri, yoxlamaların nəticələri və s.
Sifarişlər yalnız zəruri hallarda verilir. Dəyişikliklər, əlavələr, sifarişlərin ləğvi yalnız yeni sifarişlər əsasında həyata keçirilir.
Sərəncamın mətni müəyyənedici və inzibati hissələrdən ibarətdir.
Sərəncamın tarixi onun imzalanma tarixi, onun fəaliyyətə başlamasıdır. Əmr təşkilatın rəhbəri, o olmadıqda isə müavin tərəfindən imzalanır. Əmrin layihəsində imzası hazırlanmış vəzifəli şəxs olmadıqda, sərəncam yenidən çap edilir.
Əmrin hazırlanması, bir qayda olaraq, struktur bölməyə, bir qrup şəxsə, ayrı-ayrı vəzifəli şəxsə həvalə edilir.
İmzalanandan sonra sərəncama imza sahibinin icazəsi olmadan dəyişiklik və əlavələr edilməsinə yol verilmir.
Təsdiq möhürü ilə təsdiqi tərtib edin. Təsdiq möhürü aşağıdakı elementləri ehtiva edir: RAZILIQ sözü, vəzifənin adı, imza, imza stenoqramı (baş hərflər, soyad), tarix.
Siz poçt siyahısına uyğun olaraq sifarişlərin surətlərini və onlardan çıxarışlar edə bilərsiniz. Əlavə nüsxələr nəzarətçinin icazəsi ilə çıxarıla bilər.
Əmrlərin əsli ofisdə saxlanılır və istifadəyə verilmir.
Sifarişlər ümumi və ya xüsusi blanklarda tərtib edilir, burada sənədin adı tipoqrafik şəkildə çap olunur - SİFARİŞ.
İmzalanmış əmrlər qeydiyyat üçün idarəyə (ümumi şöbəyə və ya katibə) verilir.
Sifarişdən çıxarış - sənədin bir hissəsinin surəti. Çıxarış mətnin iş üçün lazım olan hissəsidir. Çıxarışda müəyyənedici hissə tam qeyd olunur (əgər varsa).
Əmr dövlət orqanının idarə edilməsinin hüquqi aktıdır, ünvanlandığı vətəndaşlar və təşkilatlar üçün məcburidir. Bu idarəetmə formasından müəssisələr, təşkilatlar, nazirliklər, hökumətlər, şəhər, rayon idarələri və s.
istiqamət - dövlət orqanları tərəfindən verilən təşkilati-metodiki xarakterli inzibati sənəd; nazirliklər, idarələr; təşkilatlara əmrlərin, göstərişlərin və digər sənədlərin icrası prosesi ilə bağlı məsələlər üzrə (ezamiyyətdə olduqda, cərimələr tətbiq edildikdə və s.).
Qərar dövlət hakimiyyətinin ali orqanları - hökumət yanında yaradılan komitələr və komissiyalar tərəfindən verilən sənəddir.
Təşkilati xarakterli və icra üçün digər orqanlara ünvanlanmış qərarları fərqləndirin. Birincilər komissiyaların, komitələrin fəaliyyətinin təşkilati məsələlərini (orqan yaradılması, üzvlər arasında vəzifələrin bölüşdürülməsi, planın təsdiqi ilə bağlı məsələlər) həll etməyə imkan verir.
Sonuncular müəssisələr, idarələr, vəzifəli şəxslər tərəfindən icra üçün nəzərdə tutulmuşdur.
Fərmanlar iqtisadi, siyasi və təşkilati məsələləri açıqlayır. Çox vaxt qərarların köməyi ilə müxtəlif normativ sənədlər təsdiqlənir.
Qərar kollegial idarəetmə orqanının inzibati sənədidir. Nazirliklər, idarələr, elmi şuralar tərəfindən nəşr olunur.
Qərarlar təşkilatlar (kollegial idarəetmə və bir nəfərin idarəetməsi altında), dövlət orqanları və ictimai təşkilatlar tərəfindən verilir.
Qərarın mətni bəyanatdan və inzibati hissədən ibarətdir.
Qərar kollegial orqanın sədri və katibi tərəfindən imzalanır. Lakin onların mətnin məzmununu dəyişdirmək hüququ yoxdur.
1.3 İstinad sənədləri
Qurumlar tərəfindən yaradılan sənədlərin əksəriyyəti məlumat və arayış xarakterlidir. Bu sənədlərdə qərarların qəbulu və inzibati sənədlərin verilməsi üçün əsas olan işin faktiki vəziyyəti haqqında məlumatlar var.
Arayış sənədlərinə: arayışlar, hesabatlar və izahat qeydləri, aktlar, məktublar, teleqramlar və s. Onlarda olan məlumatlar hərəkətə keçə bilər, lakin yalnız nəzərə alına bilər.
Akt arayış və məlumat sənədidir.
Müəyyən edilmiş faktları və ya hadisələri (inventarlaşdırma, qəbul və təhvil aktları) təsdiq etmək üçün bir qrup şəxs tərəfindən tərtib edilir. maddi dəyərlər, işlər, sənədlərin məhv edilməsi, qəza aktları və s.).
Bu cür aktlar səlahiyyətlərini təsdiq edən sənədlər göstərilməklə şəxslər və ya bir vəzifəli şəxs tərəfindən səlahiyyət verilmiş müvəqqəti və ya daimi komissiyalardır.
Bəzi aktlar təsdiq edilməlidir (nəzarət və audit xarakterli, tövsiyə və təklifləri ehtiva edən).
Akt inzibati sənədlə və ya sənədin onun tapşırığı ilə tərtib edildiyi və ya aktın məzmununun səlahiyyətinə aid olduğu rəhbər tərəfindən təsdiq edilir.
Aktın təsdiq möhürü ola bilər.
Aktın mətni giriş və bəyanatdan ibarətdir.
Akt onun hazırlanmasında iştirak etmiş bütün şəxslər tərəfindən imzalanır (vəzifələr göstərilmir).
Yoxlama və sorğu aktları fəaliyyətinə aidiyyəti olan bütün şəxslərə təqdim edilir. Eyni zamanda təsdiq nişanı qoyulur (Aktla tanışlıq: imza, tarix).
Şərhlər olduqda, akt "Şərhlər əlavə olunur" qeydi ilə təsdiqlənir.
Aktlar ümumi formada tərtib edilir. Daxili aktlar blankda tərtib edilə bilməz.
Rekvizitlər bir-birindən 1, 5-3 intervalla ayrılır.
Protokol - iclaslarda, iclaslarda, konfranslarda və kollegial orqanların digər iş formalarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişini müəyyən edən sənəd.
Protokol mətni iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas.
Protokol sədr və katib tərəfindən imzalanır. Katib mətni redaktə edir, hər bir məruzəçini öz çıxışının yazısı ilə tanış edir və çıxışının yazısına uyğun olaraq məruzəçinin imzasını alır. Rəyasət heyətinin seçildiyi iclasların protokolları sədr və rəyasət heyətinin üzvləri tərəfindən imzalanır.
Protokolun tarixi iclasın tarixidir. Yığıncaq bir neçə gün davam edərsə, iclasın başlanğıc tarixini və tire ilə sonunu göstərin.
Protokol nömrəsi - təqvim ili ərzində vurulan seriya nömrəsi.
Memorandum məlumat və istinad sənədidir. Burada hər hansı bir sualın və ya faktın ifadəsi, müəllifin rəy və təklifləri, onun təşkilatının rəhbərinə və ya yuxarı orqana ünvanlana bilər.
Məzmun və təyinatına görə memorandumlar məlumat xarakterli və hesabat xarakterli olmaqla bölünür.
Ünvandan asılı olaraq memorandumlar daxili (təşkilat daxilində fəaliyyət göstərən) və xarici (yuxarı və ya digər təşkilatlara göndərilir) olur.
Onun imzalanma tarixi sənədin tarixi hesab edilir.
Memo həm müəllifin təşəbbüsü, həm də rəhbərliyin göstərişi ilə tərtib oluna bilər. Proaktiv memo-nun məqsədi meneceri qərar qəbul etməyə sövq etməkdir. İnformasiya tərəqqi hesabatları davamlı olaraq rəhbərliyə təqdim edilməlidir.
Məktubun mətni iki hissəyə bölünür. Birincisi, onun tərtib edilməsinə səbəb olan faktların ifadəsi, ikincisi, tərtibçinin - təşkilatın və ya vəzifəli şəxsin gəldiyi nəticə, rəylərdir.
İzahedici qeyd - əsas sənədin bəzi müddəalarının (plan, proqram, hesabat və s.) məzmununu izah edən və ya əmək intizamının pozulmasının, hər hansı əmrin yerinə yetirilməməsinin səbəblərini izah edən sənəd.
Xidməti qeyd daxili yazışma formasıdır. Struktur bölmələrdən və ya vəzifəli şəxslərdən birbaşa rəhbərlər istisna olmaqla, təşkilat daxilində istənilən ünvana göndərilir.
Məktub poçtla göndərilən müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adıdır. O, qurumlar, fərdlər arasında ünsiyyət vasitəsi kimi xidmət edir, müxtəlif məlumatları bildirməyə, hadisələrdən xəbərdar etməyə imkan verir.
Məktub məsələni başqa vasitələrlə (şəxsi söhbət, telefon danışığı) həll etmək mümkün olmadıqda istifadə olunur.
Məktubların bir çox növləri var: sorğu, təklif, iddia, sorğu, cavab tələb edən məktublar. Bildiriş, məlumat, imtina, xatırlatma ehtiva edən və cavab tələb etməyən məktublar var.
Kömək - hər hansı faktları və ya hadisələri təsdiq edən sənəd.
İki növ sorğu var:
1. Təşkilatın istehsalat fəaliyyətində faktları və ya hadisələri təsvir edən və təsdiq edən arayışlar.
2. Hüquqi faktları təsdiq edən arayışlar: iş, təhsil, tutduğu vəzifə, yaşayış yeri və s. onlar maraqlı şəxsin və ya qurumun tələbi ilə verilir. Bu, ən çox və gündəlik tərtib edilmiş istinadlar qrupudur. Bir qayda olaraq, bu cür sertifikatlar tərtib edilərkən, A5 formatının vahid trafaret formalarından istifadə olunur.
Hesabat yığıncaqlar, görüşlər, görüşlər üçün böyük əhəmiyyət kəsb edir.
Yaxşı bir hesabat yazmaq üçün müəyyən etmək lazımdır: sənədin məqsədi, icra qaydaları.
Hesabat iki məqsədə xidmət edə bilər:
1. Məlumat
2. Məlumat və inandırma.
Hesabat yazmaq praktiki bacarıq və hesabat layihəsinin tənqidi təhlilini tələb edən bir bacarıqdır.
Teleqram - ötürmə üsulu ilə (teleqrafla) başqalarından ayrılan sənəd. Başqa, daha yavaş bir üsul icranı yavaşlatsa, ötürmə sürəti bəzən lazımdır.
Telefonoqram mətn ötürmə üsulu ilə vurğulanan müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adıdır - telefonla. Qəbul edən tərəfindən qeydə alınıb. Təcili sifarişlərin, bildirişlərin və məlumatların ötürülməsi üçün əlverişlidir. Bununla belə, bu cür sənəd yalnız telefon əlaqəsi daxilində mövcud ola bilər.
1.4 Kadr sənədləri
İşgüzarlıqda sənədlərin xüsusi qrupunu idarə və təşkilat işçilərinin hüquqi, əmək və xidməti fəaliyyətini əks etdirən kadrlar haqqında sənədlər təşkil edir.
Kadr sənədləri qurumlarla işçilər arasında yaranan əmək münasibətləri nəticəsində yaranır. Belə sənədlərə aşağıdakılar daxildir: şəxsi heyət üçün əmrlər, çıxarışlar, əmək kitabçaları, şəxsi kartlar və s.
Müəssisələrdə kadr uçotunun məcburi aparılması Əmək Məcəlləsi, əmək kitabçalarının aparılması üçün təlimat və s.
Kadrlar haqqında əmrdə kadrlar haqqında məlumatlar qeyd olunur:
İşə qəbul;
İş yerində hərəkət etmək;
İşdən çıxarılma;
Rəsmi əmək haqqının müəyyən edilməsi;
bayramlar;
İşgüzar səfərlər;
soyad dəyişikliyi;
Təşviqlər;
Penaltilər və s.
Kadrlar üçün əmrlər digər sənədlərdə (iş kitabçaları, şəxsi kartlar, maliyyə sənədləri) müvafiq qeydlərin aparılması üçün əsasdır.
Ərizə - işə qəbul, işdən çıxarılma, köçürmə, məzuniyyət tələbi ilə təşkilata və ya vəzifəli şəxsə ünvanlanan sənəd.
İşçi bəyanatı, bir qayda olaraq, əl ilə, istənilən formada və ya həmin müəssisədə hazırlanmış trafaret formasında yazır.
İş üçün ərizə.
A4 kağızında yazılmalıdır, çünki bu, şəxsi iş sənədləri üçün ümumi qəbul edilmiş formatdır. İşə qəbul üçün ərizə işçinin şəxsi işinə yerləşdirilir.
Başqa bir vəzifəyə keçmək üçün ərizə.
Bu cür tətbiq aşağıdakı xüsusiyyətlərə malikdir. Ünvanda işçi cari vəziyyəti, mətndə isə köçürmənin səbəblərini göstərir.
Təhsil məzuniyyəti, analıq məzuniyyəti, ailə üzvünə qulluq və s.
Əmək müqaviləsi (müqavilə) - işçi ilə müəssisə (müəssisə, təşkilat) arasında bağlanan müqaviləyə əsasən işçi müəyyən ixtisas üzrə iş qrafikinə əməl etməklə, iş yerinə yetirməyi, müəssisə (müəssisə, təşkilat) isə əmək haqqı ödəməyi öhdəsinə götürür. tərəflərin razılığı ilə və qanunla nəzərdə tutulmuş əmək haqqı və iş şəraiti ilə təmin edilir.
Əmək müqaviləsinin (müqavilənin) əsas və əlavə şərtlərini fərqləndirin.
Müqavilələr bağlanır:
Qeyri-müəyyən müddətə, yəni. daimi iş üçün;
Müəyyən bir müddət üçün, beş ildən çox olmayan;
Müəyyən bir işin müddəti üçün.
Əmək kitabçası işçinin iş təcrübəsini təsdiq edən əsas sənəddir. Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq müəssisədə işçilər üçün əmək kitabçaları saxlanılır.
Qanun bir neçə əmək kitabçasının olmasını qadağan edir.
Əmək kitabçaları yalnız əsas iş yerində saxlanılır.
İş kitabçasını və ya əlavəsini itirdikdən sonra iş yerindəki rəhbərliyə məlumat verməlisiniz.
Təşkilat formaların və doldurulmuş iş kitablarının uçotu üzrə sənədləri aparır
Mühasibat uçotu blankları və əmək kitabçaları və onlara əlavələr üçün mədaxil və məxaric kitabçası mövcuddur.
Kassir müəssisənin mühasibatlığında mədaxil və məxaric kitabçasını apara bilər.
Bu kitablar nömrələnməli, krujevalı və direktorun imzası və möhürü ilə möhürlənməlidir.
CV, bir insanın işə qəbul zamanı təqdim etdiyi bioqrafik məlumatları ehtiva edən sənəddir.
Kadr uçotu üzrə şəxsi vərəq (anket) - işçinin bioqrafik məlumatları, təhsili, əmək fəaliyyəti, ailə vəziyyəti və s.
Şəxsi vərəq kadr fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinə cavabdeh olan işçi tərəfindən yoxlanılmalıdır.
Anket "Kadr uçotu üçün şəxsi vərəq"in oxşar formasıdır və eyni sütunları ehtiva edir.
Şəxsi kart (forma T-2) əsas mühasibat sənədidir. O, statistika orqanları tərəfindən təsdiq edilmiş standart idarələrarası formaya malikdir.
2. Sənədlərin təsnifatı
2.1 Sənədlərin təsnifatı anlayışı
"Təsnifat" anlayışı ən çox həm prosesin mənasında, həm də nəticənin mənasında istifadə olunur, yəni. qruplaşdırma və nəticədə yaranan sxem kimi başa düşülür. Təsnifat prosesini və onun nəticəsini fərqləndirmək üçün iki termindən istifadə etmək təklif olunur:
· sənədlərin təsnifatı - sənədlərin onlar arasında əlaqəni əks etdirməsi və təsnifat sxeminin tərtib edilməsi məqsədi ilə sıralanması və ya siniflərə bölünməsi prosesi;
· Sənədlərin təsnifatı (latınca classik - kateqoriya, qrup) sənədlərin sinifləri arasında əlaqə yaratmaq, habelə onların müxtəlifliyinə istiqamətləndirmək üçün istifadə olunan tabeçilik sistemidir. Təsnifatın strukturu adətən cədvəl və ya diaqram şəklində təqdim olunur.
Təsnifat idrak üsullarından biridir. Bunsuz mövcud sənəd növlərinin müxtəlifliyini öyrənmək, onları sistemləşdirmək, müxtəlif xüsusiyyətlərinə görə fərqlənən sənədlər növləri arasında fərqləri müəyyən etmək mümkün deyil. Mürəkkəb təsnifat sənədlərin işlənmə qanunauyğunluqlarını əks etdirir, onlar arasındakı əlaqələri aşkar edir, onların hər hansı bir dəstində naviqasiya etməyə kömək edir, sənəd sistemlərində onların sıralanması üçün əsas rolunu oynayır. Qeydlərin idarə edilməsi nəzəriyyəsi və praktiki sənəd və kommunikasiya fəaliyyəti üçün vacibdir.
Sənədlərin təsnifatı üçün ən azı aşağıdakı müddəaları nəzərə almaq xüsusilə vacibdir:
· Bölmənin həyata keçirildiyi atribut bölmənin əsası, bu prosesdə formalaşan anlayışlar isə bölmə üzvləri adlanır;
· Bir və eyni bölmə eyni əsasda aparılmalıdır (kəsişməmə tələbi);
· Bölmənin bütün üzvlərinin cəmi bölünəcək anlayışın ümumi həcminə bərabər olmalıdır, yəni. bölmə hərtərəfli olmalıdır; bölmənin nə qeyri-kafiliyi, nə də artıqlığı məqbul deyil (mütənasiblik tələbləri);
· Bölmə üzvləri bir-birini istisna etməlidirlər (qarşılıqlı xaricetmə tələbləri);
· Bölmə üzvləri bölünə bilən anlayışa ən yaxın olmalıdır, cərgədəki növbəti yarımsinifdən yuxarı və ya aşağıda yerləşən uzağa tullanmağa icazə verilmir (davamlılıq tələbi).
Sənədlərin təsnifləşdirilməsi onların nəsillərə, növlərə, yarımnövlərə, sortlara çoxpilləli, iyerarxik və dixotomiya bölünməsini həyata keçirmək deməkdir. Cins (sinif) bu çoxluğu digər obyektlərdən fərqləndirən müəyyən ümumi xüsusiyyətə malik olan sənədlər toplusudur (topluluğu). Təsnifat bölməsi olaraq, təsnifatın məqsədindən asılı olaraq müxtəlif xüsusiyyətləri götürə bilərsiniz. Sinif həmişə sənədin təsnifatın məqsədinə cavab verən ən vacib xüsusiyyətinə əsaslanır. Başqalarını ehtiva edən sinif onlara münasibətdə bir növ, ona daxil olan siniflər isə növlər olacaqdır. Eyni sinif aşağı sinfə münasibətdə cins və yuxarı sinifə münasibətdə növ ola bilər. Beləliklə, “kino-foto-fono-sənədlər” sinfi “sənədlər” sinfinə münasibətdə bir növ və “kino-foto-sənədlər”, “fono-sənədlər” və “fono-sənədlər” sinfinə münasibətdə bir növdür. . Cins (sinif) sənədin xüsusi bölmələrinin köməyi ilə aşkar edilən bölmənin birinci səviyyəsidir.
Baxış bölgünün ikinci səviyyəsidir. Bu halda, ümumi anlayış "sənəd" xüsusi anlayışlara bölünür, yəni. sənədlərin növləri üzrə. Növlərin təsnifatının hər bir əlaqəsini bu və ya digər əlamətlərə görə sənəd növü adlandırmaq olar (insan qavrayışı üçün nəzərdə tutulmuş simvolik vasitələrin təbiətinə görə, sənədləşdirmə üsulu, maddi mühit və s.).
Bölünmənin üçüncü səviyyəsi alt növdür. Bu təsnifatda konkret sənədin (şəxsin) son yeri müəyyən olunana qədər onun ardınca müxtəliflik və s.
İerarxiya sənədlərin yuxarıdan aşağıya doğru düzülüşüdür. Müvafiq olaraq, sənədlərin iyerarxik düzülüşü belədir: sənəd nəşri dövri olmayan nəşr kitabı.
Dixotomiya - eyni sinif sənədlərinin ardıcıl olaraq iki əks tipə, yarımnövə, sortlara və s. Məsələn: dərc edilmiş və dərc olunmamış sənəd, təkrarlanan və təkrar olunmayan sənəd və s.
2.2 Sənədin informasiya komponenti üzrə təsnifatı
Əsas əlamətlər təsnifat sənədin məlumat komponenti üzrə - sənədin məzmunu; məlumatın ümumiləşdirmə dərəcəsi; məlumatı qeyd etmək üçün istifadə olunan simvolların növü; insanın informasiya qavrayışı üçün nəzərdə tutulmuşdur; məzmunu qeyd etmək üçün istifadə olunan simvolları qəbul etmək üçün bir kanal; məlumatın yayılma dərəcəsi; məlumatların qeydə alınması üsulu və s.
a) Sənədlərin məzmununa görə təsnifatı. Sənədin məzmununun (mənasının) atributuna əsaslanan təsnifatlar semantik adlanır. Bilik sahələri, mövzular, mövzular, problemlər üzrə sənədin məzmununun işarəsinə uyğun olaraq növlərə və yarımnövlərə bölünürlər. Sənədlərin məzmununa görə təsnifatı praktikada rubrikatorlar, təsnifatçılar, təsnifat cədvəlləri və s. Mövzu, mövzu, eləcə də əsas semantik aspektlər leksik vahidlərdən (açar sözlər, deskriptorlar) istifadə etməklə təsvir edilə bilər ki, bu da sənədlərin təsnifatının qurulması üçün əsas ola bilər.
Sənədlərin semantik təsnifatları sənəd-kommunikasiya sahəsinin bölmələrində böyük praktik əhəmiyyət kəsb edir və buna görə də ən inkişaf etmişlərdir. Bunlara Kitabxana-Biblioqrafik Təsnifatın (KBC) beş variantı, Universal Onluq Təsnifatı (UDC), Dewey Ondalıq Təsnifatı, Kitab Nəşriyyatı üçün Ədəbiyyatın Vahid Təsnifatı və digərləri daxildir. Müəyyən növ sənədlər üçün əsaslı təsnifatlar mövcuddur: məsələn, dövlət standartlarının təsnifatı, İxtiraların Beynəlxalq Təsnifatı. Əksər informasiya axtarış sistemlərinin və sənəd massivlərinin təşkili bu təsnifatlara əsaslanır.
b) İnformasiyanın ümumiləşdirmə səviyyəsinə görə sənədlərin təsnifatı. İnformasiyanın ümumiləşdirilməsi səviyyəsinə görə sənədlər ilkin və ikinci dərəcəli bölünür.
c) İnformasiyanın fiksasiyasının simvolik vasitələrinin xarakterinə görə sənədlərin təsnifatı. Sənədin fərqli xüsusiyyəti ondan ibarətdir ki, orada olan məlumat müəyyən işarələr vasitəsilə ötürülür. İnsan tərəfindən məlumatın fiksasiyası, ötürülməsi və qavranılmasının simvolik vasitələrinin xüsusiyyətlərini nəzərə alan təsnifatlarda mətn və qeyri-mətn sənədləri fərqləndirilir.
Mətn sənədində simvol təbii dilin əlifbasıdır (hərfləri). Mətn sənədləri çox vaxt şifahi və ya şifahi olaraq adlandırılır. Şifahi sənəd, bir qayda olaraq, yazılı şəkildə mövcuddur - sözlər (nitq) şərti hərflərlə maddi mühitdə sabitlənir. Məlumatın şifahi kodlaşdırılması üsulu sayəsində mənanın ən dəqiq ötürülməsi təmin edilir. “Mətn sənədi” anlayışı təkcə yazılı deyil, həm də nitqi ehtiva edən fono sənədlərə, başqa sözlə, bütün mətn sənədlərinə şamil edilə bilər.
Məlumatın hər hansı bir yazı şəklində təcəssüm olunduğu mətn sənədinin əsas növlərindən biri yazılı sənəddir - bu, çox vaxt məzmunu yazılı formada şifahi şəkildə ifadə olunan ədəbi sənəddir. Qeyri-mətn sənədi nota, kartoqrafik və digər nitqsiz işarələrin köməyi ilə plata şəklində tərtib edilir. Bunlara aşağıdakılar daxildir: ikonik, ideoqrafik, səsləndirmə və matris sənədlər. Onlara çox vaxt qeyri-verbal (qeyri-verbal) deyilir.
İkonik sənəd işarənin əks olunan obyektə (rəsm, fotoşəkil, film və s.) bənzədiyi bir sənəddir.Bu sənədlər sinfinin variasiyası ikonik sənəddir ki, burada təsvir şəkilli vasitələr sistemi ilə ötürülür. rəssamlıq, qrafika, fotoqrafiya.
İdeoqrafik sənəd, simvolun real obyektləri və ya hadisələri (xəritə, qeydlər, rəsm) əks etdirməyən işarə kimi istifadə edildiyi sənəddir. Sənədlərin bu sinfinə kartoqrafik və musiqi sənədləri daxildir: kartoqrafikdə xüsusi cisimlərin - Yer səthinin və ya digər göy cisimlərinin xüsusi işarə sistemində hazırlanmış təsvirləri var; musiqi sənədi isə xüsusi sistemi - not yazısını ifadə edən qrafik (təsviri) işarəli musiqi əsərinin yazısıdır.
Səslənən sənəd məlumatı səslərlə tutur və ötürür. Bu, fono-sənəd deyilən şeydir (qrammofon yazısı, maqnit yazısı).
Matris sənədi “matris dili” vasitəsi ilə icra edilir, yəni. kod xanalarından-matrislərdən ibarətdir, onların köməyi ilə informasiya maşın tərəfindən “oxuya bilən” formada kodlaşdırılır (perfokartlar, maqnit və optik disklər). Səs və matris sənədləri yalnız texniki vasitələrin, o cümlədən səsin bərpası, proyeksiya avadanlığı və ya kompüterin köməyi ilə çoxaldıla bilən səs yazısı olan texniki kodlaşdırılmışlar sinfinə aiddir.
Mürəkkəb sənəd iki və ya daha çox əhəmiyyətli məlumat fiksasiya vasitəsini birləşdirir (qrammofon yazısı şəklində musiqi əlavəsi olan jurnal; mətni olan şəffaflar dəsti; elektron musiqi klaviaturası olan kitab və s.).
G ) Sənədlərin uçot məlumatlarının ölçülərinə görə təsnifatı. Məlumat qeydinin ölçülməsi sənədin məkanda tutduğu yer (onun maddi əsası) müəyyən edilir. Bu əsasda bir, iki və üç ölçülü (həcmli) sənədlər fərqləndirilir.Birölçülü mühitdə informasiya Morze əlifbası ilə (ikili kod) “sətirdə” və ya xətti ardıcıllıqla qeyd olunur.
e) İnformasiyanın qavranılması üçün nəzərdə tutulmuş təyinatına görə sənədlərin təsnifatı . Müəyyən simvolik vasitələrdən istifadə etməklə sənəddə qeydə alınan məlumat şəxs tərəfindən həm birbaşa, həm də dolayı yolla qəbul edilə bilər. Semantik məzmunun qavranılması mövzusuna görə, bütün sənədlər insan tərəfindən oxuna bilən - onlar xüsusi texniki vasitələr olmadan birbaşa şəxs tərəfindən "oxula" bilər - və maşın tərəfindən oxuna bilən, sənəddə məlumatın avtomatik bərpası üçün nəzərdə tutulmuş sənədlərə bölünür. maqnitofon, televizor, printer, displey və s. Maşınla oxunan sənədlərin uçotu daşıyıcının strukturunun dəyişdirilməsi ilə həyata keçirilir.
Görünüşünə görə, bir şəxs bu cür sənədlərdəki girişin mahiyyəti haqqında heç bir şey deyə bilməz, çünki bu, hansısa texniki şəkildə edilib.
f) İnformasiyanın qavranılması kanalına görə sənədlərin təsnifatı . Sənəddə olan məlumat müxtəlif hiss orqanlarının (görmə, eşitmə, toxunma) köməyi ilə qəbul edilə bilər. Məzmunu qeyd etmək üçün istifadə olunan işarələrin qavranılması kanalına görə vizual, toxunma, eşitmə və audiovizual sənədlər fərqlənir.
g) Sənədlərin yayılma dərəcəsinə görə təsnifatı dərc edilmiş, dərc olunmamış və dərc olunmamış sənədləri fərqləndirir.
i) Sənədləşmə üsuluna görə sənədlərin təsnifatı . Sənədləşdirmə üsuluna (və ya daşıyıcıda məlumatın fiksasiyasına) görə əlyazma, çap, mexaniki, maqnit, foto, optik, lazer və elektron sənədlər fərqlənir.
2.3 Sənədin maddi komponentinə görə təsnifat
Sənədin ikinci atributiv komponenti onun maddi (əsaslı) forması, məlumat daşıyıcısının maddi əsasıdır, xüsusiyyətlərinə görə sənədləri məlumat daşıyıcısının materialına görə növlərə və alt növlərə bölmək üçün nisbətən müstəqil əsasların ikinci qrupunu təşkil edir. , maddi quruluşuna görə və s.
a) İnformasiya daşıyıcısının materialına görə sənədlərin təsnifatı süni və təbii maddi əsasda sənədlərin siniflərini fərqləndirir. Süni mühitdə müasir sənədlərin əsas növləri kağız və polimer (polimer-plyonka və polimer-plitə) sənədlərdir.
b) İnformasiya daşıyıcısının maddi strukturuna və ya formasına görə təsnifat . Hər bir sənəd öz maddi daşıyıcısının müəyyən xarici formasına malikdir. Məhz sənədin formasına (konstruksiyası) görə adi səviyyədə kitab qəzetdən, qrammofon disketdən fərqləndirilir, nəzərə alınmaqla sənədin kitab, disk, maqnit lenti və s.
İnformasiya daşıyıcısının maddi strukturuna görə onlar fərqləndirilir: vərəq, kod, kart, lent, iddia, birləşmiş sənəd.
2.4 Sənədlərin xarici mühitdə fəaliyyət göstərmə şəraitinə görə təsnifatı
Sənədin məzmunu və ya forması ilə əlaqəli olmayan təsnifatın ümumi xüsusiyyəti sənədlər toplusunun xarici mühitdə fəaliyyət göstərmə şəraitinə görə bölünməsi xüsusiyyətidir, yəni. zaman və məkanda. Buraya aşağıdakılar daxildir: nəşrin müntəzəmliyi, sənədin xarici mühitdə görünmə yeri və vaxtı və s.
a) Sənədlərin nəşr tezliyinə görə təsnifatı dövri və dövri olmayan sənədləri fərqləndirir. Dövri sənədlər - nömrələnmiş və ya tarixli, vahid buraxılışlarla (qəzet, jurnal, seriyalı və davamlı nəşr) müntəzəm olaraq buraxılan sənədlərdir. Qeyri-dövri sənədlər - bir dəfə çap olunan və davamı olmayan sənədlər (kitablar, kartoçkalar, afişalar, perfoqrafik lentlər, optik disklər, disketlər, qrammofon yazıları və s.). Bundan əlavə, nəşrin müntəzəmliyinə görə illik, rüblük, aylıq, həftəlik, gündəlik və s.
b) Sənədlərin xarici mühitdə görünmə vaxtı üzrə təsnifatı. Sənəd xarici mühitdə görünən zaman orijinal, orijinal, surət, dublikat fərqlənir.
c) Sənədlərin mənşə yeri üzrə təsnifatı yerli sənədi (bir rayon, şəhər, bir və ya bir neçə rayon daxilində, müəssisə, idarə, təsərrüfat və ya Təhsil müəssisəsi); regional sənəd - Federasiyanın bir və ya bir neçə təsis qurumu daxilində verilir və paylanır; milli və ya milli (ümummilli) və xarici və ya xarici (xaricdə nəşr edilmiş və ya çap olunmuş).
Zyekunlaşdırır
Hər hansı bir qurumun, şirkətin, müəssisənin fəaliyyəti üçün məlumat və sənədləşdirmə xidmətlərinin təşkilində mərkəzi məsələlərdən biri DOE xidmətinin yaradılmasıdır (idarəetmə sənədlərinə dəstək). Bu gün idarəetmə sahəsində informasiyanın dəyərini heç kimə sübut etməyə ehtiyac yoxdur və hər bir menecer başa düşür ki, o, hər hansı bir məsələ ilə bağlı yalnız məsələ ilə bağlı müvafiq məlumata malik olduqda qərar verə bilər. O, məlumatı nə qədər tez qəbul edərsə və nə qədər dolğun olarsa, bir o qədər inkişaf şansı olur ən yaxşı həll mümkün olan ən qısa müddətdə və rəqiblərini qabaqlayaraq.
İnformasiya daşıyıcısı müxtəlif əsaslara malik sənəddir.
İnformasiya və müvafiq olaraq sənədlərin həcminin artması sənədlərin vaxtında işlənməsi texnologiyasının tətbiqini, kompüterlərin - və məlumatın özünün meydana gəlməsini tələb etdi.
XX əsrin son rübündə məlumatın həcminin böyük artması və kompüter texnologiyalarının tətbiqi informasiya və sənədləşmə xidmətlərinin təşkilinə artan tələblər qoymağa başladı. Müvafiq olaraq, məlumat və sənədləşdirmə dəstəyi ilə məşğul olan xidmətlərə olan tələblər dəyişməyə başladı. Xaricdə onlar getdikcə daha çox ad alırlar - informasiya və sənəd resurslarının idarə olunması xidməti.
Bildiyiniz kimi, istənilən qurumda dövlət və ya ictimai idarəçiliklə bağlı müəyyən işlər aparılır. İstənilən idarəetmə orqanının öz funksiyalarını yerinə yetirməsi üçün informasiya sisteminə ehtiyacı var. Əlbəttə ki, sənədsiz - "birbaşa" idarəetmə də var, lakin idarəetmə işinin böyük əksəriyyəti öz hərəkətlərini qeyd etməli olduğundan, zəruridir. səmərəli sistem rəhbərliyin sənədləşdirmə dəstəyi.
Sənədləşdirmə üçün praktiki olaraq tətbiq olunan qaydaların tərkibi, sənədlərin formaları, sənədlərin işlənməsi və saxlanması texnologiyaları birbaşa təşkilatın funksiyalarından asılıdır.
Bu, sənəd idarəetməsi problemlərinin daim inkişafda olduğunu və hələ də kifayət qədər elmi-metodiki öyrənilməmiş olmasını izah edə bilər. Həqiqətən, digər şeylərlə yanaşı, təşkilatlarda sənədli idarəetmənin real sistemləri statusundan, iş həcmindən, hüquq və səlahiyyətlərinin həcmindən və rəhbərinin şəxsiyyətindən və bütövlükdə bütün idarəetmə sistemindən asılıdır. Məsələn, kiçik firmalarda mühasibat uçotu vəzifələri ən çox ofis rəhbərliyinə tapşırılır, iri firmalarda isə onlar müstəqil funksional sahədir, lakin hər iki halda eyni əməliyyatlar eyni şəkildə, eyni göstərici və formalarda sənədləşdirilməlidir. sənədlər.
Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin xidmətləri müxtəlif təşkilatlarda kəmiyyət və keyfiyyət baxımından əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənir, lakin eyni zamanda aşağıdakı tendensiyanı qeyd etmək olar - şirkət nə qədər böyükdürsə, informasiya əlaqələrinin təşkili və sənədləşdirmə ilə bağlı fəaliyyət növləri bir o qədər çox olur. idarəetmə aparatı müstəqil xidmətlərə ayrılır. İdarəetmə fəaliyyətində sənəd növlərinin inkişafı problemi bu gün ən vacib məsələlərdən biri kimi görünür. İşin məqsədi idarəetmə fəaliyyətində istifadə olunan sənədlərin növləri, onların inkişafı haqqında biliklərin sistemləşdirilməsi, toplanması və konsolidasiyası idi.
Məqsədə çatmaq üçün aşağıdakı vəzifələr həll edildi:
İdarəetmə fəaliyyətində istifadə olunan sənədlərin növlərinin təhlili;
Sənədlərin İnkişafı Araşdırması;
Sənədlərin təsnifatı.
Biblioqrafiya
mətn sənədi ofis iş rekvizitləri
1. Komanda "Müəssisədə ofis işi və sənədlərin idarə edilməsi №1 2010" Nəşriyyat: MMC "Business-Arsenal", yanvar 2010, 97 s.
2. Zaxarkina O.İ., Qusyatnikova D.E., Şitova M.A. “Müəssisənin kadrlar şöbəsi. Ofis işi, sənəd axını və normativ baza "/ Ed. Omega-L, 2009 260 s.
3. Roqojin M.Yu. "Müəssisənin kadr xidmətinin sənədləri" / Ed. GROSS MEDIA, ROSBUKH, 2008, 281 s.
5. Romanina L.A. “Sənədlərin təminatı” 3-cü nəşr, 2005, 224 s.
Allbest.ru saytında yerləşdirilib
Əmək kitabçalarının doldurulması qaydaları. İş kitabında ifadə nümunələri. Tək qərar qəbulu şəraitində inzibati sənədlər. Onların işlənməsi qaydası, qeydiyyatı və detalların tərkibi. Məlumat və arayış sənədlərinin qeydiyyatı.
test, 06/07/2010 əlavə edildi
Sənədlərin təsnifatı, standartlaşdırılması və unifikasiyası istiqamətləri. Sənədlərdəki rekvizitlərin tərkibi və yeri, onların düzəldilməsi qaydaları, müddətləri. Müəssisənin kadrları haqqında sənədlər. Sənədlərin sistemləşdirilməsi, qeydiyyatı və saxlanması.
tutorial, 08/04/2010 əlavə edildi
İdarəetmə strukturunda katibin rolu. Təşkilati, inzibati, məlumat və arayış sənədləri. Sənəd işlərinə dair tələblər. Sənəd dövriyyəsinin təşkili və sənədlərin çatdırılması. Sənədlərin rəsmiləşdirilməsi, işlərin nomenklaturasının tərtibi.
kurs işi, 12/05/2009 əlavə edildi
İnqilabdan əvvəlki Rusiyada işlərin idarə edilməsinin əmri, kollegial və nazirlik sistemləri. Sovet müəssisələrində ofis işinin inkişafı. Sənədlərin detallarının dizaynına müasir tələblərin təhlili. Sənəd idarəetmə standartının məzmunu.
kurs işi 14/12/2016 əlavə edildi
İstehsal və təsərrüfat fəaliyyətini əks etdirən müəssisə sənədləri. Sənədlərin növləri: təşkilati-hüquqi inzibati, məlumat və arayış, iş məktubları, kadr xidmətinin sənədləri. Sənədlərin qeydiyyatı və saxlanması qaydaları.
mücərrəd, 19/05/2011 əlavə edildi
Möhür detallarının bucaq düzülüşü ilə A4 vərəqinə məktubun, aktın və arayışın yazılması qaydası, bu sənədlərin işlənməsi qaydaları və onların hüquqi qüvvəsi. Memorandumun tərtib edilməsi qaydası, şəxsi heyət üçün sifariş, protokollar, telefon mesajları.
test, 18/02/2011 əlavə edildi
Katibin iş yerinin təşkili. Sığorta məsələləri üzrə məktubun tərtibinin xüsusiyyətləri. Qeydiyyat üçün təşkilati və inzibati sənədlərin hazırlanması. Rekvizitlərin qeydiyyatı qaydaları. Arayış və inzibati sənədlər.
test, 02/07/2010 əlavə edildi
Arayış sənədlərinin təsnifatı (məktublar, hesabatlar və izahat qeydləri) və onların doldurulması qaydaları. Etibarnamənin, məzuniyyət üçün ərizənin, təsdiqedici arayışın tərtib edilməsi nümunəsində ofis işi biliklərinin praktiki tətbiqi.
test, 07/10/2010 əlavə edildi
Sənədlərin yaradılması və işlənməsi üçün müasir texniki vasitələrin xüsusiyyətləri. Sənədlərin növləri: təşkilati-hüquqi, inzibati, məlumat və arayış. İnformasiyanın sənədləşdirilməsinin əsas yolları. Telekommunikasiyadan istifadə.
kurs işi 03/11/2011 əlavə edildi
İdarəetmə aparatının işçiləri tərəfindən sənədlərin tələbi ilə tərtib edilməsi və icrası, emalı, saxlanması, axtarışı. Ofis işinin təşkili və aparılmasında peşəkar bilik və bacarıqlara ehtiyac. Sənədlərin formaları və rekvizitlərin maksimum dəsti.
Qeydlərin aparılmasına görə məsuliyyət adətən katibə həvalə edilir. Bu mövqe tələb etmir xüsusi təhsil, və tez-tez minimal iş təcrübəsi olan ərizəçiləri qəbul edir. Ancaq sənəd idarəetməsi məsuliyyətli və vacib bir işdir, müəssisənin uğurlu fəaliyyəti onun düzgünlüyündən və düzgünlüyündən çox asılıdır.
Ofis işi ola bilər:
Ofis işinin əsaslarını təkbaşına mənimsəmək çətin deyil. Ən vacib və əsas sənəddən - işlərin nomenklaturasından başlamaq daha yaxşıdır.
Bu, təşkilatdakı bütün "halların" siyahısını əks etdirən sənəddir. Bu halda “iş” eyni tipli və ya istiqamətli işgüzar sənədlər toplusu deməkdir.
Nomenklatura müəssisənin sənədli fəaliyyətini təhlil etməyə imkan verən sistemdir. Onu tərtib etmək üçün bütün mövcud sənədlər növlərinin siyahısını müəyyən etməlisiniz. Sonra onları istiqamətlər üzrə birləşdirin.Hər bir növə bir nömrə verilir - kod, o, bir neçə rəqəmdən və ya hərfdən ibarət ola bilər, məsələn, sənədlərin həcmi əhəmiyyətli olarsa, bir nömrə, il və ya hətta bir ay nəşr oluna bilər.
Məsələn: 01 / BU / 2017, burada 01 nömrədir, BU mühasibat şöbəsidir, 2017 ildir. İşin ora təhvil veriləcəyi arxivdə saxlama müddəti və yer də göstərilir. Nomenklatura müəyyən müddətə - bir il, 3 il və ya heç bir dəyişiklik nəzərdə tutulmadıqda 5 il müddətinə təsdiq edilə bilər. Təsdiq edilməzdən əvvəl nomenklaturanın məzmunu şöbə müdirləri tərəfindən onların işi baxımından yoxlanılmalıdır.
Sənədlərin rahat arxivləşdirilməsi, habelə işlərin sistemə daxil edilməsi məqsədilə nomenklatura tərtib edilir. O, ofis işinin əsaslarını yığcam şəkildə təsvir etməyə kömək edir, müəssisənin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq işgüzar sənədlərin əsas növlərini əks etdirir. Adətən o, cədvəl şəklində tərtib olunur - işin adı, kodu (nömrəsi), arxivdəki yeri, saxlama müddəti. İşlərin növlərinə, nəşrlərinin şöbələrinə görə qruplaşdırmaq daha yaxşıdır.
İşlərin sayı və sənədlərin növləri birbaşa şirkətin fəaliyyətinin xüsusiyyətləri ilə bağlıdır. Tez-tez iş axını iş sahələrində mütəxəssislər tərəfindən həyata keçirilən bloklara bölünür. Amma istər kommersiya olsun, istər dövlət olsun, istənilən şirkət üçün xarakterik olan bir siyahı var:
Gələnlər qutusu - təşkilata xaricdən daxil olanlar - poçtla, kuryerlərlə, digər təşkilatların nümayəndələri tərəfindən şəxsən çatdırılan hər şey.
Çıxış - təşkilatdan göndərilir - digər hüquqi şəxslərə, eləcə də fiziki şəxslərə ünvanlanan hər şey (cavablar, məktublar, qərarlar).
Daxili - təşkilatdan kənarda deyil, müəssisənin işini tənzimləyən (əmrlər, sərəncamlar, əsasnamələr, əsasnamələr və s.).
Bir qayda olaraq, hər bir növ üzrə ayrıca uçot jurnalı aparılır ki, orada nömrə, tarix, ad, sənədin haradan gəldiyi və ya hara göndərilməsi, məsul şəxsin adı qeyd olunur.
Əgər jurnal işçilərə verilən sənədləri qeydiyyata alırsa, qəbzdə imza sahəsi qalır. Həmçinin, jurnalda qeyd edilə bilər, bu halda, nomenklaturaya uyğun olaraq, bir nüsxə saxlanmaq üçün verilmişdir.
Təşkilat həmçinin daxili ezamiyyətlərin qeydlərini apara bilər, açarların çatdırılması, çatma vaxtının uçotunu apara bilər. iş yeri və hətta telefon zəngləri. Bəzən qeydiyyat kitablarının sayı jurnalın yaradılmasına gətirib çıxarır. Hamısı ehtiyacdan və müəssisədəki mövcud təcrübədən asılıdır.
Jurnalları nömrələmək, tikmək və möhürləmək lazımdır, bu vərəqin dəyişdirilməsi ehtimalını istisna etmək üçün edilir.
Qeydlərin aparılması - ofis işinin və iş axınının əsasları. Jurnalların və işlərin sayı şirkətin ehtiyaclarından və bütün sənədləri qeyd etmək istəyindən asılıdır.
İşlərin nomenklaturasını və zəruri jurnalların siyahısını hazırladıqdan sonra təşkilatın iş axını haqqında Əsasnamənin tərtib edilməsi məqsədəuyğundur. Bu, bütün mövcud sənədlərin tərtibi, köçürülməsi, arxivləşdirilməsi qaydalarını izah edən tənzimləmədir. O, hər bir sənəd axını üçün proseduru təsvir edir və onun bir şöbədən digərinə ötürülməsi üçün vaxt cədvəlini təyin edir.
Tənzimləmə çaşqınlığın, məsuliyyətin dəyişdirilməsinin və vacib iş sənədlərinin itirilməsinin qarşısını almağa kömək edəcək. Hər bir axın üçün marşrut təyin olunur - məsələn: nəşr, təsdiq, qeydiyyat, ünvana göndərmə, arxivə təqdim etmək.
Çox vaxt yeni gələnlər, nəinki onlar, hansı hallarda təşkilatın möhürünün lazım olduğunu, hansı hallarda lazım olduğunu başa düşə bilmirlər. Cavab çox sadədir: çıxan blanklar möhürlə təsdiqlənir, çünki möhürün olması məktubun mənşəyini təsdiq edir. Daxili sənədlər olduğu kimi çap tələb etmir bu halda təlimatın imzası kifayətdir.
Daxil olan sənədlər qeydiyyata alındıqdan sonra qərar qəbul etmək və icraya cavabdeh şəxs təyin etmək və ya cavab vermək üçün rəhbərə verilir. Onların da möhürə ehtiyacı yoxdur. Möhür və möhürü qarışdırmaq olmaz. Markalar "Daxil olan Nömrə ..." dən "Nüsus düzdür"ə qədər çox fərqli ola bilər və onların hüquqi qüvvəsi yoxdur. Bu, sadəcə katibin işi üçün köməkçi vasitədir.
