Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eelised

Integreeritud dokumendihaldussüsteemi peamised eelised

Paberist kontoritöölt elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile ülemineku vajadusest on räägitud juba ammu, kuid millised on elektroonilise dokumendihalduse juurutamise tegelikud eelised?

EDMS -i eelis nr 1: ettevõtte tootlikkuse suurendamine

Vajalike dokumentide ja teabe leidmine elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juures kulutab palju vähem aega kui traditsiooniline paberkandjal kontoritöö. Juurdepääsu elektroonilisele dokumendihaldusele saate oma ettevõtte igast arvutist, kuhu on installitud tõhus juhtimissüsteemi bb tööala .

EDMS-i eelis nr 2: kohene juurdepääs ajakohasele teabele

Elektroonilise dokumendihalduse peamine eelis on võimalus kiiresti ja lihtsalt leida dokumentide uusimaid versioone. Seega lahendatakse töövoo asjakohasuse probleem, see tähendab, et isegi kui sama dokument on olemas mitmes versioonis, saab kasutaja leida faili uusima versiooni ja sellega töötada.

EDMS -i eelis # 3: inimtegurite vigade vähendamine

Elektroonilise dokumendihalduse õige korraldus võimaldab teil välistada inimteguriga kaasnevad vead. Paberitöö käigus kulub puuduvate dokumentide leidmiseks tunde, samas kui EDMS saab sarnase ülesandega hakkama vaid mõne sekundiga.

EDMS nr 4 eelis: materjalikulude vähendamine

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid vähendavad oluliselt organisatsiooni kulusid. Esiteks suureneb ettevõtte töötajate tootlikkus töö automatiseerimise tõttu ja teiseks vähenevad kulud kulumaterjalidele, mida kasutatakse paberitöövoos.

EDMS -i eelis # 5: parem koostoime

Elektroonilise dokumendihalduse üks peamisi eeliseid on organisatsioonisiseste osakondade ja osakondade parem suhtlemine. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt hõlbustab suhtlemist, teabevahetust ning aitab ka erinevate osakondade vahelisi tõkkeid lõhkuda.

EDMS nr 6 eelis: kollektiivne töö dokumentidega

Dokumendivoogude automatiseerimine võimaldab mitmel kasutajal töötada sama failiga korraga ja otsida ühest dokumentide andmebaasist.

EDMS -i eelis # 7: lisatöötajate vajaduse vähendamine

Tootmismahtude suurendamine elektroonilise dokumendivooga ei nõua personali märkimisväärset laiendamist; piisab olemasoleva meeskonna töö automatiseerimisest, kasutades bb tööruumi tõhusat juhtimissüsteemi.

EDMS nr 8 eelis: dokumentide säilitamise kulude vähendamine

Vene Föderatsiooni õigusaktid näevad ette dokumentide säilitamise aja 5 aastat, elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt vähendab dokumentide säilitamise kulusid.

EDMS nr 10 eelis: dokumentide kaitse kahjustuste eest

EDS -i kasutamine vähendab tulekahjust või muudest vääramatu jõu asjaoludest tulenevaid riske. Kahjuks ei ole võimalik täielikult üle minna elektroonilisele dokumendihaldusele ja vabaneda paberkandjal kontoritööst, kuna vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele loetakse paberit endiselt oluliseks dokumendivormiks, kuid selliste dokumentide protsent koguarvust maht on suhteliselt väike.

EDMS -i eelis # 11: organisatsiooni immateriaalsed eelised

Immateriaalne kasu ei ole esmapilgul nii märgatav ja mõjutab ainult kaudselt ettevõtte efektiivsust. Nende eeliste hulka kuulub näiteks dokumendi tajumise parandamine või töötajate ja klientide distsipliini suurendamine.

EDMS # 12 eelis: ettevõtte teadlikkuse suurendamine

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu üht ootamatut tulemust võib nimetada ettevõtte teadvuse kasvuks. Iga töötaja hakkab tundma end ühtse meeskonna osana, mõistes selgelt ühiseid eesmärke ja eesmärke.

Loeng 16 Dokumendi automatiseerimise eelised

1. Töövoo automatiseerimise eelis

2. Miks me vajame elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme?

3. Põhimõisted ja terminoloogia

4. Dokumendihaldussüsteemidega lahendatud peamised ülesanded

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt võimaldab vähendada dokumentidega töötamise teenuste hulka (kullerid, kontoritöötajad jne).

Joonis 43 näitab, kui palju väheneb dokumentidega töötamise üksikute etappide aeg, kui paberprotsess asendatakse digitaalsega.

Elektroonilise dokumentide ringluse tingimustes on dokumentide ringluse ümberkorraldamiseks palju vähem kulusid vaja, kui välistingimused muutuvad, näiteks aruandlusvormi muutmise nõuded.

Hoolimata asjaolust, et elektroonilise dokumendihalduse tõhusus on üldtunnustatud, nõuab täielik üleminek paberivabale tehnoloogiale paljude juriidiliste probleemide lahendamist ja investeeringuid. Nii leiate täna Venemaal kõik loetletud dokumendivoogude tüübid.

Endiselt on ettevõtteid ja asutusi, mis töötavad endiselt paberkandjal kontoritöö tingimustes, enamik kasutab dokumentide voo korraldamisel arvuteid ja kohalikke võrke ning vaid väike protsent kasutab täielikult automatiseeritud elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme. Mis on selle olukorra põhjus?

Joonis 43 - Elektroonilise dokumendihalduse eelised

Ideaalis peaksid täiesti paberivabad tehnoloogiad olema elektroonilise dokumendihalduse arengu tagajärg. Kuid tänapäeval on paberdokumendid endiselt kohustatud vastama paljude määruste nõuetele - maksuseadused, raamatupidamisseadused jne. Dokumendi üks peamisi eesmärke on võimalus teatud fakte kinnitada. Kuni viimase ajani oli vajalike andmete ja kaitseastmetega paberdokument peamine fakti tõendamise viis, s.t. esindas juriidilist jõudu. Paberil kui materiaalsel kandjal on puudus selles mõttes, et see ei võimalda teil uut teavet täielikult kustutada ja kirja panna, kuid see puudus osutub eeliseks dokumentide võltsimise välistamise osas. Ega asjata ütle vene vanasõna: sulega kirjutatut ei saa kirvega välja lüüa.

Teisisõnu, kui saame dokumendi, millel on allkiri igal lehel ja paberi pinna rikkumisest pole jälgi (st on selge, et teksti ei kustutatud ega ümber kirjutatud), võime olla kindlad, et see dokument saadeti allkirja pannud isiku nimel ja et seda pole kättetoimetamise ajal muudetud.

Põhimõtteliselt pakuvad kaasaegsed krüpteerimisvahendid samu vahendeid dokumendi autentimiseks nagu paberallkiri.

2002. aasta jaanuaris vastu võetud föderaalseadus "Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta" annab organisatsioonidele võimaluse luua süsteemid eranditult elektrooniliste dokumentide vahetamiseks, milles elektrooniline dokument võib toimida originaalina, mida ei pea kõvakettal paljundama koopia. Kuid täna on EDS -i seaduslikkus absoluutne ainult sisemise dokumendivoo puhul, kus seda aktiivselt kasutatakse, kuna sisemist dokumendivoogu reguleerib tegevjuht.

Seega on dokumentide segavoo olemasolu peamine põhjus asjaolu, et EDS -i kasutamise küsimus pole riigi tasandil veel lahendatud.

Dokumentide vahetamist elektroonilisel kujul saab aga kasutada mitte kõigis, vaid ainult mõnes organisatsiooni valdkonnas.

Samuti on üldiselt aktsepteeritud, et EDMSi rakendamisega saavutatakse taktikalisi ja strateegilisi eeliseid. Taktikalised eelised määratakse EDMSi rakendamise kulude vähenemisega, mis on seotud: füüsilise ruumi vabastamisega dokumentide säilitamiseks; paberdokumentide kopeerimise ja kättetoimetamise kulude vähendamine; personali ja seadmete kulude vähendamine jne. strateegiline hõlmama ettevõtte või organisatsiooni tõhususe parandamisega seotud hüvesid. Nende eeliste hulka kuuluvad:

Dokumentidega kollektiivse töö võimaluse tekkimine (mis on paberkontoritööga võimatu);

Dokumentide otsimise ja valiku oluline kiirendus (erinevate atribuutide järgi);

Teabe turvalisuse suurendamine tänu sellele, et registreerimata tööjaamast EDMS -is töötamine on võimatu ning igale EDMS -i kasutajale määratakse oma juurdepääs teabele;

Dokumentide ohutuse ja nende säilitamise mugavuse parandamine, kuna neid hoitakse serveris elektrooniliselt;

Parem kontroll dokumentide täitmise üle.

Elektrooniline dokumendihaldus

Kontoritöö- meetmete kogum ettevõtte või organisatsiooni töövoo korraldamiseks. Paberitöö on mõiste, mida kasutatakse kontoripraktikas, et viidata dokumentidega töötamise ametlikele reeglitele.

Elektrooniline dokument(ED) on arvuti andmetöötlustööriistade abil loodud dokument, millele saab alla kirjutada elektroonilise allkirjaga (ES) ja salvestada masinmeediumile vastavas vormingus faili kujul.

Dokumendi voog- süsteem dokumentide loomiseks, tõlgendamiseks, edastamiseks, vastuvõtmiseks ja arhiveerimiseks, samuti nende rakendamise kontrollimiseks ja volitamata juurdepääsu eest kaitsmiseks.

Elektrooniline dokumendihaldus(EDM) - automatiseeritud protsesside komplekt elektroonilisel kujul esitatud dokumentidega töötamiseks, rakendades mõiste "paberivaba kontoritöö".

• tootmisdokumentide voog;
• juhtimisdokumentide voog;
• arhiveerimine (arhiivitööprotsessi protseduuride kogum);
• Personalitöövoog (personaliprotseduuride protseduurid);
• raamatupidamisdokumentide voog;
• lao dokumentide voog;
• salajane ja konfidentsiaalne kontoritöö;
• tehniliste ja tehnoloogiliste dokumentide voog.

Muu. Ilmselgelt võib töövoosüsteeme olla sama palju kui tegevuste tüüpe, mistõttu arenevad massisuunas privaatset tüüpi töövooge automatiseerivad infosüsteemid.

• Tõhusa juhtimise tagamine rakendamise automaatse kontrolli kaudu, kogu organisatsiooni läbipaistvus kõigil tasanditel.
• Rahvusvahelistele standarditele vastava kvaliteedikontrolli süsteemi säilitamine.
• Toetades tõhusat kogumist, haldamist ning juurdepääsu teabele ja teadmistele. Personali paindlikkuse tagamine tänu iga töötaja tegevuse suuremale vormistamisele ja võimele salvestada kogu tema tegevuse ajalugu.
• Ettevõtte kui terviku metsaraie (teenistusesisesed uuringud, osakondade tegevuse analüüs, tegevuste „kuumade kohtade” tuvastamine).
• Äriprotsesside optimeerimine ning nende rakendamise ja kontrollimise mehhanismi automatiseerimine.
• Paberdokumentide väljaarvamine ettevõtte siseringlusest. Säästke ressursse, vähendades organisatsioonis dokumentide voogude haldamise kulusid.
• Vajaduse kõrvaldamine või oluline lihtsustamine ja paberdokumentide säilitamise kulude vähendamine toimiva elektroonilise arhiivi olemasolu tõttu.

• Säilitamise nõuded. Peate valima töövoosüsteemi, mis toetab hierarhilist struktureeritud salvestusruumi (HSM - Hierarchal Storage Management). See mehhanism salvestab kõige aktiivsemalt kasutatavad andmed kõige kiiremale, kuid ka kõige kallimale andmekandjale, samas kui harvemini kasutatav teave kantakse automaatselt üle aeglasele ja odavale andmekandjale.
• Ametlike protseduuride olemasolu, mis nõuavad toetust nende rakendamiseks ja kontrolli automatiseerimiseks (teatud tüüpi dokumentide koostamine, organisatsiooni standardfunktsioonide täitmine jne).
• Vajadus automatiseerida organisatsiooni haldamist. Organisatsiooni struktuuri keerukus.
• Geograafiliselt jaotatud piirkondade olemasolu. See tegur seab teatud nõuded kaugjuurdepääsule, andmete replikatsioonile jne.
• Suure paberiarhiivi olemasolu. Mõned dokumendihaldussüsteemid on varustatud juba integreeritud alamsüsteemidega massdokumentide sisestamiseks.
• Dokumentide ringlussüsteemi olemasolu, mis ei vasta praegustele vajadustele.
• Vajadus täiustatud dokumentide marsruutimise, töövoo haldamise järele. Selle vajaduse jätkuna on vaja toetada suvalisi äriprotsesse, mis võivad toimida koos rakendussüsteemidega nende protsesside toetamiseks.
• Dokumentide säilitamise aja nõuded. Pika säilitusajaga (kümneid aastaid) tasub tõsiselt kaaluda paralleelse arhiivi korraldamist mikrofilmide kohta.
• Nõuded "avatusele", süsteemi laiendatavus. Võimalus integreeruda olemasolevate infosüsteemidega ja kasutada olemasolevaid seadmeid.
• Dokumentide piltide salvestamise vajadus. Kasutage dokumentide säilitamiseks spetsiifiliste vormingute korraldamisel. Vajadus toetada inseneri- ja projekteerimisülesandeid, ettevõtte muid funktsioone.
• Vajadus täiustatud teabeotsingu tööriistade järele. Täielik tugi dokumentide korraldamisel saadaolevas keelesüsteemis.
• Turvanõuded (krüptimine, juurdepääsu korraldamine jne). Võimalus kasutada töövoosüsteemis organisatsiooni teabeinfrastruktuuris juba olemasolevaid juurdepääsumehhanisme.
• Nõuded teatud standardite järgimisele: sisemine, tööstus, GOST, rahvusvahelised kvaliteedikontrolli standardid, teabe salvestamise korralduse tase.

Igasugune elektrooniline dokumendihaldussüsteem võib sisaldada iga alltoodud kategooria elemente, kuid enamikul neist on konkreetne suund ühes valdkonnast, mis on peamiselt seotud toote positsioneerimisega.

Selliste süsteemide juurutamisel suurtes ettevõtetes on oluline kindlaks teha, kas süsteem pakub tõhusat haldamist, suure hulga teabe töötlemist, integreerimist automatiseeritud tootmise juhtimissüsteemidega, mastaapsust, järkjärgulist rakendamist, territoriaalse jaotuse arvestamist, keerukat organisatsioonilist struktuuri, rollipõhine juurdepääsu korraldamise põhimõte jne ...

Sellise platvormi valimisel tuleks põhilist tähelepanu pöörata:

• elektrooniliste dokumentide hoidlate korraldamine;
• dokumentide voo automatiseerimine, võttes arvesse organisatsiooni individuaalseid omadusi;
• integreerimine olemasoleva teabekeskkonnaga.

Funktsionaalsed nõuded

Praegu liigub dokumentide vahetamine äriüksuste ja üksikisikute vahel järk -järgult paberilt üle elektroonilisele. Elektroonilisel dokumendihaldussüsteemil on tavalise paberi ees mitmeid eeliseid - see säästab aega ja suurendab otsuste tõhusust. EDMS -i saab luua nii ettevõtte sees kui ka erinevate ettevõtete vahel Interneti kaudu.

Elektrooniline dokumendihaldus on protsesside süsteem dokumentide elektroonilisel kujul töötlemiseks. Enamik kaasaegseid raamatupidamis- ja personaliprogramme on võimelised genereerima elektroonilisi dokumente seadusandlikul tasandil kehtestatud standardvormis. Kuid selleks, et sellisel dokumendil oleks juriidiline kaal, peavad mõlemad osapooled selle allkirjastama elektroonilise allkirjaga.

Elektroonilise dokumendivoo võib jagada kahte suurde tüüpi - dokumentide vahetamine ettevõttesiseselt või erinevate ettevõtete vahel sidekanalite kaudu. Neid kahte süsteemi on lubatud ühendada üheks globaalseks süsteemiks.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutamine ettevõtte sees eeldab vajaliku tarkvarapaketi (EDM platvorm), aga ka selle tööks vajalike seadmete (võrguseadmed, server jne) ostmist.

Dokumentide vahetamiseks kahe ettevõtte vahel on vaja elektroonilist dokumendihalduse operaatorit. See tagab sõnumite edastamise, kontrollib edastatud dokumentide vormingut, nõuab andmetega töötamise sertifitseerimist elektroonilise allkirjaga, salvestab dokumentide arhiivi.

Tähelepanu!Üks neist teenustest on. Selle kaudu saadud dokumendid on juriidiliselt olulised, kui neil on dokumendivoogude mõlema poole EPC märgistus.

EAFi eelised ja puudused

Peamised eelised

Elektroonilisel dokumendivool on paberiga võrreldes vaieldamatuid eeliseid:

• Kontoritöö sujuvamaks muutmine - süsteem ei luba erinevatele dokumentidele sama numbrit määrata, kuna see toimub järjekorras ja automaatselt;
• Iga dokumendi asukoha jälgimine - igal ajal on võimalik täpselt teada saada, kes dokumendiga töötab. Töötaja ei saa seda rikkuda ega kaotada. Juhuslikult või meelega kustutatud dokumenti saab siiski taastada;
• Dokumentide töötlemise kiirendamine - kui ettevõtte osakonnad on hajutatud mitmetesse hoonetesse, tuleb paberdokument sinna kinnitamiseks isiklikult kohale toimetada. EDFi puhul jõuab nõutav dokument töötajani sekundi murdosa jooksul;
• Mugav töö versioonidega - redigeerimisel salvestab süsteem iga versiooni. Vajadusel saate jälgida, kes ja millal dokumendis muudatusi tegi;
• Ööpäevaringne kaugjuurdepääs-vajadusel saab EDM-süsteemile juurdepääsu korraldada Interneti kaudu igast maailma arvutist. Töötaja saab dokumentidega töötada töölähetusel, puhkusel või haiguslehel;
• Tööde ajastamine - tänu loomiskuupäeva ja tähtaja märkimisele saate planeerida saabuvate dokumentide täitmist vastavalt järjekorrale;
• Dokumentide otsimine - saate otsida dokumentide üldisest andmebaasist märksõnade ja väljendite järgi;
• Säästke paberit - pole vaja printida kõiki vajalikke dokumente.

Peamised puudused

Vaatamata ilmsetele eelistele on EDM -süsteemidel ka puudusi, mis võivad takistada ettevõtte rakendamist.

Need sisaldavad:

• Peate kulutama raha süsteemi ostmiseks, mis võib sõltuvalt kasutajate arvust olla kuni 100 tuhat rubla;
• Pärast ostu võtab installimine, juurutamine ja silumine kaua aega;
• On vaja läbi viia koolitus kõigile kasutajatele, kes sellega tegelevad;
• Süsteemi turvalisuse tagamine - juurdepääsu piiramine kasutajate vahel, vajalike elektrooniliste allkirjade väljastamine, kaitse väljastpoolt tungimise eest;
• Ettevõtte töötajatel peaks olema administraator, kes jälgib süsteemi toimimist, teostab teenuseid ja lahendab kasutajate probleeme;
• Teabe säilitamiseks on vaja andmebaas varundada dokumentidega;
• Kui partnerfirmadel EDM puudub, on vaja tagada nii elektrooniliste kui ka paberisüsteemide olemasolu.

Funktsionaalne elektrooniline dokumendihaldus

Iga dokumendihaldussüsteem peab tagama paljude toimingute tegemise:

• Töötada igasuguste dokumentidega - neid luua, koostada, töödelda, registreerida, kontrollida nende täitmist, koordineerida jne;
• Töövoogude korraldamine - määrake ettevõttesisesed marsruudid, piiritlege juurdepääs üksikute kasutajate vahel, andke võimalus töötada ühe dokumendiga mitmele isikule korraga;
• Korraldage dokumentide arhiiv, mis võimaldab otsida, salvestada.

Tähelepanu! Elektrooniline dokumendivoog peaks pakkuma samasugust võimalust dokumentidega töötamiseks nagu traditsiooniline paberkandjal.

Suured arenenud süsteemid pakuvad võimalusi:

• Kõigi mööduvate dokumentide registreerimine - sissetulevad, väljaminevad, sisemised, koos nende edasise ümbersuunamisega pähe;
• Pakkuda ühtne kord dokumentidega töötamiseks igas ettevõtte osakonnas;
• Töötage dokumendiga nii individuaalselt kui ka kollektiivselt;
• Vahetada dokumente osakondade ja konkreetsete töötajate vahel;
• Piirata juurdepääsu dokumentidele;
• Kasutage kõigi dokumentide jaoks standardvorme;
• Kontrollige, kas dokumendi kinnitamine, täitmine ja muud tööd lõpetatakse õigeaegselt;
• Loo aruandlus - analüütiline, statistiline jne;
• Korraldage arhiivisalvestus, määrates kindlaks kasutaja juurdepääsu kuupäeva ja kellaaja.

Kas on võimalik ühendada paber- ja elektrooniline dokumendivoog?

Pärast organisatsioonis elektroonilisele dokumendivoole üleminekut ei ole esialgu siiski võimalik paberdokumentidest täielikult loobuda.

See võib juhtuda mitmel põhjusel:

• Mitte kõik osapooled ei kasuta EAFi;
• Ettevõttel on juba arhiivis palju paberdokumente.

Elektrooniliste ja paberdokumentidega töötamisel on aga põhimõttelisi erinevusi. Näiteks tuleb paberdokument välja trükkida ja juhatajale allkirjastamiseks tuua, samas kui elektrooniline dokument allkirjastatakse süsteemis endas. Vastaspoolele saadetud raamatupidamisdokumendid võivad edastamise ajal posti teel kaduma minna, samas kui elektroonilised dokumendid jõuavad adressaadini.

Peamine erinevus kahte tüüpi dokumentidega töötamise vahel on nende säilitamine. Elektroonilised dokumendid sisenevad kohe süsteemi, kus kõik kasutajad saavad nendega töötada. Paberdokumentide puhul tuleb ikkagi korraldada arhiiv, kus neid korrapäraselt säilitatakse. Samal ajal tuleb pärast ettevõttesse sisenemist paberdokument skaneerida ja see skaneeritud koopia edasiseks tööks süsteemi üles laadida.

Tähelepanu! Seega tuleks ettevõttesisest tööd teha siiski ainult elektroonilisel kujul. Kui saabub paberdokument, siis nähakse ainult neid, kes selle kätte saavad või sellele alla kirjutavad. Samal ajal võimaldab elektroonilise koopiaga töötamine kaitsta originaali peaaegu igasuguse kadumise eest ja võimaldab mitmel kasutajal sellega korraga töötada.

Mis on EDI programmid?

Turul on palju dokumendihaldussüsteeme, millest igaühel on oma eelised ja puudused. Kõige tavalisemad süsteemid on:

Elektroonilise dokumendi koostoime teiste programmidega

Asudes oma kohale organisatsiooni elektroonilises keskkonnas, peab EDI -süsteem vabalt toetama teisi selles juba töötavaid ärirakendusi. Näiteks peate vabalt töötlema raamatupidamisdokumente - arved, aktid, arved, volikirjad jne.

Lisaks peab elektrooniline dokumendihaldussüsteem töötama koos kõigi inimestega ja toimima samade andmetega. Seetõttu on vaja, et süsteem suudaks säilitada elektroonilises keskkonnas kasutatavaid teatmeteoseid ja oleks võimeline neis olevaid andmeid uuendama.

Lisaks on vaja arvestada tööd väliste andmetega - e -post, turud jne.

EAFi valimisel tuleb pöörata tähelepanu võimalusele selle koostoimeks teiste ettevõttes saadaolevate vahendite ja andmeallikatega. Tavaliselt sisaldavad populaarsed ja seetõttu aktiivselt arendavad süsteemid palju mooduleid kõige populaarsemate programmide jaoks - 1C, Parus, Oracle ja paljud teised.

Näiteks programmi 1C elektrooniline dokumendivoog võimaldab teil vormistada, vastu võtta ja saata elektroonilisi raamatupidamisdokumente otse sealt, kinnitades need samal ajal kvalifitseeritud allkirjaga.

Elektroonilisel dokumendihaldusel on organisatsioonis eeliseid ja puudusi, plusse ja miinuseid.

Et kaaluda ettevõttes elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu "plusse ja miinuseid", on see väga oluline osa ettevõtte struktuuri ja dokumendivoogude tüübi kavandamisel. Kuigi paljud juhid ei pööra piisavalt tähelepanu dokumendivoogude ja äriprotsesside automatiseerimise küsimusele, on need ainult need juhid, kes ei tea elektroonilise dokumendivoo eeliseid.

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised avalduvad selles, et selle kasutamisel töötavad kõik ettevõtte osakonnad ja struktuurid ühes inforuumis. Sellega seoses suureneb dokumentide töötlemise kiirus ettevõttes suuresti. Samuti on dokumentide ohutus ja turvalisus oluline tegur, mis tõstab elektroonilise dokumendivoo tavapärasest suurusjärgu võrra kõrgemale. Kaasaegsed süsteemid kasutavad andmete krüptimist, mis võib takistada katseid luua teabe lekkeid. Seda tüüpi töövoo kasutamisel suureneb töötajate tootlikkus ja väheneb dokumentide töötlemisel vigade tõenäosus, mis sõltub töötaja kvalifikatsioonist. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt annab märkimisväärse majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hindamine on keeruline protsess arvestada tuleb paljude teguritega.

Süsteemi juurutamise otsene mõju võimaldab säästa kulusid, kulusid posti- ja kullerteenuste eest tasumiseks, materjalide paljundamiseks ning kulutada tööjõukulusid. Kaudne mõju on need juhtimise eelised, mis on organisatsiooni toimimiseks olulised: juhtimise läbipaistvus, juhtivdistsipliini kontroll jne.

Nii võimaldab elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtt:

1. täielikult automatiseerida dokumentidega töötamise protsessi;

2. tagada töökorraldus kaugkasutajate ja kasutajarühmadega;

3. tagada integratsioon väliste e-posti süsteemidega;

4. ehitada üles elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhivõimalused, kasutades modulaarsust ja sisseehitatud tööriistu;

5. tagada samaaegse töö protsess piiramatu arvu kasutajate süsteemis;

6. parandada dokumentidega töötamise tõhusust;

7. parandada dokumentidega töötamise ettevõtte kultuuri;

8. oluliselt vähendada paberi töövoo mahtu;

9. lühendada oluliselt dokumentide menetlemise ja saatmise aega, dokumentide otsimise aega, kokkuleppimise ja eelnõude heakskiitmise aega;

10. tagama kõik dokumentatsiooniprotsessid dokumentide elektroonilise ja paberversiooni samaaegsel kasutamisel;

11. lihtsustada igat tüüpi dokumentide registreerimise protsessi (registreerimine e-posti ja veebivormide kaudu, voogesituse skannimise tugi, mis tahes vormingus failide registreerimine);

12. pakkuda töövoo juhtimist (dokumentide edastamine esinejate vahel);

13. näha ette protsess sellega seotud dokumentidega töötamiseks;

14. tagama dokumendi haldamise kogu olelusringi vältel;

15. tagama kõikide protsesside läbipaistvuse alates dokumendi loomisest kuni selle arhiivi esitamise hetkeni;

16. Dokumentidega töötamise ajaloo salvestamine (aja ja kõigi dokumentidega tehtud toimingute jälgimine, töökommentaaride salvestamine, lisatud failide versioonimise toetamine);

17. jälgida dokumendi loomise ajalugu;

18. tagada selge dokumentide kooskõlastamise ja kinnitamise protsess;

19. ehitada hästi toimiv tellimuste süsteem;

20. tagama range distsipliini kontrolli;

21. sorteerida dokumente mis tahes kriteeriumide alusel;

22. pakkuda teabeotsingut erinevate atribuutide ja täistekstiotsingu alusel;

23. tagama dokumentide liikumist käsitlevate statistiliste andmete kogumise ja analüüsi automatiseerimise;

24. tagama dokumentide elektrooniliste kujutiste arhiivisalvestuse;

25. tagama juurdepääsuõiguste reguleerimise;

26. võimaldama kohest juurdepääsu dokumentidele;

27. vähendada dokumentide koguselist kadu;

28. suurendada tööviljakust;

29. vähendada dokumentide arhiivi esitamiseks ettevalmistamise ja dokumentide arhiivi säilitamise kulusid;

30. anda elektroonilistele dokumentidele õiguslik mõju;

31. vähendada kulleri- ja postiteenuste kulusid;

32. vähendada sise- ja väliskullerite arvu;

33. tagama teabe- ja võrdlusbaasi säilitamise;

34. Täpsema otsingu võimaluste pakkumine (atribuutiline otsing, täpsem otsing, täistekstiotsing, võttes arvesse vene keele morfoloogiat, dünaamiliste otsingukaustade tugi);

35. Toetus paber- ja elektrooniliste dokumentide registreerimiseks vastavalt GDOU nõuetele.

36. Dokumentide liikumisteede toetamine (järjestikused, paralleelsed, tasuta marsruudid, tingimustega marsruudid, edasilükkamised)

37. Segatud töövoo toetamine (paberdokumentide ja aruannete koostamine mallide järgi, dokumendi registreerimiskaardi väljatrükk, originaaldokumentide säilitamise arvestuse pidamine);

38. Töövahendite kättesaadavus töövoo analüüsimiseks, aruannete koostamiseks, samuti töötajate täidesaatva distsipliini jälgimiseks (aruannete ja analüütiliste viidete genereerimise võimalus, automaatne logimine);

39. Infoturbe tagamine (digitaalallkirja tugi, andmete krüpteerimine, logimine, juurdepääsuõiguste ja rollisüsteemide diferentseerimine, sisseehitatud andmete terviklikkuse kontroll ja automaatne varundamine).

Kuid koos kõigi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eelistega on sellel oma puudused. Neid tuleks elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide rakendamist puudutavate otsuste tegemisel arvesse võtta. Kui ettevõte on algusest peale juurutanud elektroonilist dokumendihaldussüsteemi, siis see ei tekita oma töötajates mingit "stressi". Ja kui otsuse langetab ettevõte, millel on olnud üsna pikk töökorraldus, siis peate arvestama asjaoluga, et süsteemi reformimine võib töötajatele tekitada mitmeid "pingeid". Kõik on uus, seda võetakse raskustega vastu. Samuti peate arvestama asjaoluga, et ettevõttel võivad tekkida kulud programmide ja dokumendihaldussüsteemide ostmisel, samuti nende rakendamisel ja edasisel hooldamisel.

Esineb ka infoturbe lünki. Kuna turg on üle ujutatud piraatketastega, millel on hea kaitsega tõsiste valitsusasutuste üleslaaditud andmebaasid, siis mida saab öelda väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete kohta. Konkurents on äriõigus. Ebaausal võistlejal on paberile postitatud teabe hankimine keerulisem: dokumente saab hoida erinevates ruumides, kappides (lauad, seifid), hajutatud kaustades. Elektrooniliste andmebaasidega on lihtsam. Kaasaegsed häkkerid kasutavad kaugjuurdepääsu, et tungida kõrgeima kaitseastmega kallistesse programmidesse.

Järgmine puudus on töövoo voolu järsk suurenemine. Selle tulemusena ei saa serverid hakkama ja tööviljakus langeb. Paberi töövoo juuresolekul on selline terav tõmblemine võimatu.

Ja veel üks puudus on tööjõukulude suurenemine töövoo suurenemise tagajärjel. Tööandjal ei ole aega sellistele hüpetele adekvaatselt reageerida personaliküsimuste otsuste tegemisel. Mahud suurenevad, samas kui personal jääb samaks.

Pärast elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaalumist võime järeldada, et sellel on oma eelised. Ja puudused ja selle rakendamine organisatsioonis sõltub juhist. Kuna iga juht vastutab isiklikult selle eest, kui produktiivne tema äri saab olema.