Sistemin üstünlükləri elektron sənəd dövriyyəsi

Vahid sənəd idarəetmə sisteminin əsas üstünlükləri

Kağız ofis işlərindən elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinə keçməyin zəruriliyi uzun müddətdir danışılır, amma elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin əsl üstünlükləri nələrdir?

EDMS Avantajı # 1: Şirkət Məhsuldarlığının Artması

Axtar zəruri sənədlər və elektron sənəd idarəetmə sistemində məlumat, ənənəvi kağız işlərinə nisbətən daha az vaxt sərf olunur Elektron sənəd idarəçiliyinə bb iş sahəsinin təsirli idarəetmə sisteminin qurulduğu şirkətinizin istənilən kompüterindən əldə edilə bilər.

EDMS üstünlüyü # 2: ən son məlumatlara anında giriş

Elektron sənəd idarəçiliyinin əsas üstünlüyü sənədlərin son versiyalarını tez və asanlıqla tapmaqdır. Beləliklə, iş axınının aktuallığı problemi həll olunur, yəni eyni sənəd bir neçə versiyada olsa belə, istifadəçi faylın ən son versiyasını tapa və onunla işləyə biləcək.

EDMS Avantajı # 3: İnsan Faktorları Səhvlərinin Azaldılması

Elektron sənəd idarəçiliyinin düzgün təşkili insan faktorunun yaratdığı səhvləri istisna etməyə imkan verir. Kağız iş axını ilə, itkin sənədləri tapmaq üçün saatlar lazımdır, EDMS isə oxşar bir işi bir neçə saniyədə həll edir.

EDMS No 4 -ün üstünlüyü: maddi xərclərin azaldılması

Elektron sənəd idarəetmə sistemləri təşkilatın xərclərini əhəmiyyətli dərəcədə azaldır. Birincisi, işin avtomatlaşdırılması səbəbindən şirkətin işçilərinin məhsuldarlığı, ikincisi, xərcləri artır sərf olunan materiallar, kağız işində istifadə olunur.

EDMS Avantajı # 5: Daha yaxşı qarşılıqlı əlaqə

Elektron sənəd idarəçiliyinin əsas üstünlüklərindən biri, təşkilat daxilində şöbə və bölmələr arasında daha yaxşı ünsiyyət qurmaqdır. Elektron sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqi ünsiyyəti, məlumat mübadiləsini asanlaşdırır və eyni zamanda müxtəlif şöbələr arasındakı maneələri aradan qaldırmağa kömək edir.

6 nömrəli EDMS -in üstünlüyü: sənədlərlə kollektiv iş

Sənəd axınının avtomatlaşdırılması bir neçə istifadəçiyə eyni sənədlə eyni vaxtda işləməyə, eyni zamanda sənədlərin vahid məlumat bazası vasitəsilə axtarış etməyə imkan verir.

EDMS Üstünlüyü # 7: Əlavə işçi ehtiyacını azaldır

Elektron sənəd axını ilə istehsal həcmlərinin artması, kadrların əhəmiyyətli dərəcədə genişlənməsini tələb etmir, bb iş sahəsinin təsirli idarəetmə sistemindən istifadə edərək mövcud bir komandanın işini avtomatlaşdırmaq kifayətdir.

8 nömrəli EDMS -in üstünlüyü: sənədlərin saxlanılması xərclərinin azaldılması

Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi sənədlərin 5 il saxlanılma müddətini nəzərdə tutur, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi sənədlərin saxlanılması xərclərini azaldacaq.

10 nömrəli EDMS -in üstünlüyü: sənədlərin zədələnmədən qorunması

EDS -in istifadəsi yanğın və ya digər fors -major halları səbəbindən riskləri azaldır. Təəssüf ki, elektron sənəd idarəçiliyinə tamamilə keçmək və kağız işindən qurtulmaq mümkün deyil, çünki Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinə görə kağız hələ də əhəmiyyətli bir sənəd forması hesab olunur, lakin bu cür sənədlərin cəmi həcmi nisbətən kiçikdir.

EDMS Avantajı # 11: Təşkilatın Qeyri -maddi Faydaları

Qeyri -maddi faydalar ilk baxışdan o qədər də nəzərə çarpmır və yalnız dolayı yolla şirkətin səmərəliliyinə təsir göstərir. Məsələn, bu üstünlüklərə sənədin qavranılmasını yaxşılaşdırmaq və ya işçilərin və müştərilərin intizamını artırmaq daxildir.

EDMS # 12 -nin üstünlüyü: korporativ məlumatlılığın artırılması

Elektron sənəd idarəetmə sisteminin tətbiq edilməsinin gözlənilməz nəticələrindən birini korporativ şüurun artması adlandırmaq olar. Hər bir işçi, ümumi məqsəd və vəzifələri aydın şəkildə başa düşərək özünü vahid komandanın bir hissəsi kimi hiss etməyə başlayır.

Mühazirə 16 Sənədlərin avtomatlaşdırılmasının üstünlükləri

1. İş axınının avtomatlaşdırılmasının üstünlüyü

2. Niyə elektron sənəd idarəetmə sistemlərinə ehtiyacımız var

3. Əsas anlayışlar və terminologiya

4. Sənəd idarəetmə sistemləri ilə həll olunan əsas vəzifələr

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi sənədlərlə işləməklə məşğul olan xidmətlərin sayını (kuryerlər, kargüzarlıq işçiləri və s.) Azaltmağa imkan verir.

Şəkil 43, sənəd prosesini rəqəmsal bir proseslə əvəz edərkən sənədlərlə işin ayrı -ayrı mərhələləri üçün vaxtın nə qədər azaldığını göstərir.

Elektron sənəd dövriyyəsi şəraitində xarici şərtlər dəyişdikdə sənəd dövriyyəsinin yenidən qurulması üçün daha az xərc tələb olunur, məsələn, hesabat formasının dəyişdirilməsi tələbləri.

Elektron sənəd idarəçiliyinin effektivliyinin bütün dünyada tanınmasına baxmayaraq, sənədsiz texnologiyalara tam keçid bir sıra hüquqi məsələlərin həllini, eləcə də investisiya qoyuluşunu tələb edir. Beləliklə, bu gün Rusiyada sadalanan sənəd axınının bütün növlərini tapa bilərsiniz.

Hələ də kağız işi şəraitində işləyən, əksəriyyəti sənəd axınının təşkilində kompüterlərdən və lokal şəbəkələrdən istifadə edən, yalnız kiçik bir faizi tam avtomatlaşdırılmış elektron sənəd idarəetmə sistemlərindən istifadə edən müəssisələr və təşkilatlar var. Bu vəziyyətin səbəbi nədir?

Şəkil 43 - Elektron sənəd idarəçiliyinin üstünlükləri

İdeal olaraq, elektron sənəd idarəçiliyinin inkişafı tamamilə sənədsiz texnologiyalardan ibarət olmalıdır. Bununla birlikdə, bu gün kağız sənədlər bir çox qaydalara - vergi qanunlarına, mühasibat qanunlarına və s. Sənədin əsas məqsədlərindən biri də müəyyən faktları təsdiq etmək bacarığıdır. Son vaxtlara qədər, zəruri detalları və qorunma dərəcələri olan kağız sənəd, bir faktı sübut etməyin əsas yolu idi, yəni. hüquqi qüvvəni təmsil edirdi. Kağızın maddi bir vasitə kimi bir çatışmazlığı var ki, bu da yeni məlumatları tamamilə silməyə və yazmağa imkan vermir, lakin bu çatışmazlıq sənəd saxtakarlığını istisna etmək baxımından bir üstünlükdür. Rus atalar sözünün əbəs yerə söyləmədiyi: qələmlə yazılanı balta ilə yıxmaq olmaz.

Başqa sözlə, hər səhifədə imzası olan bir sənəd aldıqda və kağızın səthində pozulma izləri olmadıqda (yəni mətnin silinmədiyi və ya yenidən yazılmadığı aydındır), bu sənədin arxayın ola bilərik. imza atan şəxsin adından göndərilmiş və çatdırılma prosesində dəyişdirilməmişdir.

Prinsipcə, müasir şifrələmə vasitələri bir sənədin kağız imzası kimi təsdiqlənməsi vasitələrini təmin edir.

2002 -ci ilin yanvar ayında qəbul edilmiş "Elektron Rəqəmsal İmza haqqında" Federal Qanun, təşkilatlara yalnız elektron sənədlərin sərt surətdə təkrarlanmasına ehtiyac olmayan orijinal sənəd kimi çıxış edə biləcəyi elektron sənədlərin mübadiləsi üçün sistemlər yaratmaq imkanı verir. kopyalamaq Ancaq bu gün bir EDS -in qanuniliyi yalnız daxili sənəd axını üçün mütləqdir, çünki daxili sənəd axını CEO tərəfindən tənzimlənir.

Beləliklə, qarışıq sənəd axınının olmasının əsas səbəbi EDS -dən istifadə məsələsinin hələ dövlət səviyyəsində həll edilməməsidir.

Bununla birlikdə, elektron formada sənəd mübadiləsi hamısında deyil, yalnız təşkilatın bəzi sahələrində istifadə edilə bilər.

EDMS -in tətbiqi ilə taktiki və strateji faydaların əldə edildiyi də ümumi olaraq qəbul edilir. Taktiki üstünlüklər EDMS -in tətbiqində xərclərin azaldılması ilə müəyyən edilir: sənədlərin saxlanması üçün fiziki yerin boşaldılması; kağız sənədlərin kopyalanması və çatdırılması xərclərinin azaldılması; kadr və avadanlıq xərclərinin azaldılması və s. strateji müəssisə və ya təşkilatın səmərəliliyinin artırılması ilə bağlı faydalar daxildir. Bu üstünlüklərə aşağıdakılar daxildir:

Fürsətin yaranması komanda işi sənədlər üzərində (kağız işi ilə işləmək mümkün deyil);

Sənədlərin axtarışının və seçilməsinin əhəmiyyətli dərəcədə sürətlənməsi (müxtəlif atributlara görə);

EDMS -də qeydiyyatsız bir işlə məşğul olmağınız səbəbindən məlumat təhlükəsizliyinin artırılması iş stansiyası mümkün deyil və hər bir EDMS istifadəçisinə məlumat əldə etmək üçün öz səlahiyyətləri verilir;

Sənədlərin elektron şəkildə serverdə saxlandığı üçün onların təhlükəsizliyinin və saxlanmasının rahatlığının artırılması;

Sənədlərin icrasına nəzarətin təkmilləşdirilməsi.

Elektron sənəd dövriyyəsi

Ofis işi- bir müəssisənin və ya təşkilatın iş axınının təşkili üçün bir sıra tədbirlər. Sənəd işi, sənədlərlə işləmək üçün rəsmi qaydalar toplusuna istinad etmək üçün ofis təcrübəsində istifadə olunan bir termindir.

Elektron sənəd(ED), elektron imza (ES) ilə imzalana bilən və müvafiq formatdakı bir fayl şəklində bir maşın mühitində saxlanıla bilən kompüter məlumat emalı vasitələrinin köməyi ilə yaradılan bir sənəddir.

Sənəd axını- sənədlərin yaradılması, təfsiri, ötürülməsi, qəbulu və arxivləşdirilməsi, habelə onların icrasına nəzarət və icazəsiz girişdən qorunma sistemi.

Elektron sənəd dövriyyəsi(EDM) - "sənədsiz ofis işi" konsepsiyasının tətbiqi ilə elektron formada təqdim olunan sənədlərlə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış proseslər toplusu.

• istehsal sənədlərinin hərəkəti;
• idarəetmə sənədlərinin hərəkəti;
• arxivləşdirmə (arxiv iş axını üçün bir sıra prosedurlar);
• HR iş axını (İK qeyd prosedurları);
• mühasibat sənədlərinin hərəkəti;
• anbar sənəd dövriyyəsi;
• gizli və məxfi ofis işi;
• texniki və texnoloji sənəd axını.

Digər. Aydındır ki, fəaliyyət növləri olduğu qədər çox iş axını sistemi ola bilər, nəticədə özəl iş axını növlərini avtomatlaşdıran informasiya sistemləri kütlə istiqamətində inkişaf edir.

• Bütün səviyyələrdə bütün təşkilatın şəffaflığının həyata keçirilməsinə avtomatik nəzarət etməklə effektiv idarəetməni təmin etmək.
• Beynəlxalq standartlara uyğun bir keyfiyyətə nəzarət sisteminin saxlanması.
• Effektiv toplanmanı, idarəetməni və məlumat və bilik əldə etməyi dəstəkləmək. Hər bir işçinin fəaliyyətinin daha çox rəsmiləşdirilməsi və fəaliyyətinin bütün tarixini saxlamaq qabiliyyəti sayəsində kadr elastikliyinin təmin edilməsi.
• Ümumilikdə müəssisənin qeydiyyatı (daxili xidmət araşdırmaları, şöbələrin fəaliyyətinin təhlili, fəaliyyətlərdə "qaynar nöqtələrin" müəyyən edilməsi).
• İş proseslərinin optimallaşdırılması və onların həyata keçirilməsi və nəzarət mexanizminin avtomatlaşdırılması.
• Kağız sənədlərin çıxarılması daxili dövriyyə müəssisələr. Təşkilatdakı sənəd axınlarını idarə etmək xərclərini azaldaraq mənbələrə qənaət edin.
• Əməliyyat elektron arxivinin olması səbəbindən kağız sənədlərin saxlanması ehtiyacının və ya əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirilməsi və xərclərinin azaldılması.

• Saxlama tələbləri. Hiyerarşik strukturlaşdırılmış saxlamanı (HSM - Hierarchal Storage Management) dəstəkləyən bir iş sistemi seçməlisiniz. Bu mexanizm ən aktiv istifadə olunan məlumatları ən sürətli, eyni zamanda ən bahalı mediada saxlayır, daha az istifadə olunan məlumatlar isə avtomatik olaraq yavaş və ucuz mediaya köçürülür.
• Onların həyata keçirilməsinə və nəzarətin avtomatlaşdırılmasına dəstək tələb edən rəsmiləşdirilmiş prosedurların olması (müəyyən bir növ sənədlərin hazırlanması, təşkilatın standart funksiyalarının yerinə yetirilməsi və s.).
• Təşkilatın idarə olunmasını avtomatlaşdırmaq ehtiyacı. Çətinlik dərəcəsi təşkilati strukturu.
• Coğrafi olaraq paylanmış bölmələrin olması. Bu amil uzaqdan giriş, məlumatların təkrarlanması və s.
• Böyük bir kağız arxivinin olması. Bəzi sənəd idarəetmə sistemləri, kütləvi sənəd girişi üçün artıq inteqrasiya olunmuş alt sistemlərlə birlikdə verilir.
• Mövcud ehtiyacları ödəməyən bir sənəd dövriyyəsi sisteminin olması.
• İnkişaf etmiş sənəd yönləndirməsinə, iş axınının idarə olunmasına ehtiyac. Bu ehtiyacın davamı olaraq, ehtimal ki, bu prosesləri dəstəkləmək üçün tətbiq sistemləri ilə birlikdə işləyən ixtiyari iş proseslərini dəstəkləmək ehtiyacı.
• Sənədlərin saxlanma müddətinə dair tələblər. Uzun saxlama müddəti (on illər) ilə, mikrofilmlərdə paralel bir arxiv təşkil etməyi ciddi şəkildə düşünməyə dəyər.
• "Açıqlıq", sistemin genişlənməsi üçün tələblər. Mövcud olanlarla inteqrasiya etmək bacarığı informasiya sistemləri və mövcud avadanlıqların istifadəsi.
• Sənədlərin şəkillərini saxlamaq ehtiyacı. Sənədlərin saxlanması üçün xüsusi formatların təşkilində istifadə edin. Mühəndislik və dizayn vəzifələrini, müəssisənin digər xüsusiyyətlərini dəstəkləmək ehtiyacı.
• Qabaqcıl məlumat axtarış vasitələrinə ehtiyac. Sənədlərin təşkilində mövcud olan dillər sistemi tərəfindən tam dəstək.
• Təhlükəsizlik tələbləri (şifrələmə, girişin təşkili və s.). İş axını sistemində təşkilatın informasiya infrastrukturunda artıq mövcud olan giriş mexanizmlərindən istifadə etmək bacarığı.
• Müəyyən standartlara uyğunluq tələbləri: daxili, sənaye, GOST, beynəlxalq keyfiyyətə nəzarət standartları, məlumatların saxlanmasının təşkili səviyyəsi.

Hər hansı bir elektron sənəd idarəetmə sistemi aşağıdakı kateqoriyaların hər birinin elementlərini ehtiva edə bilər, lakin əksəriyyəti məhsulun yerləşdirilməsi ilə əlaqəli sahələrdən birində müəyyən bir istiqamətə malikdir.

Bu cür sistemləri iri müəssisələrdə tətbiq edərkən, sistemin səmərəli idarə etmə, böyük miqdarda məlumatı işləmə, avtomatlaşdırılmış sistemlər istehsalın idarə edilməsi, ölçeklenebilirlik, ərazi bölgüsünü nəzərə alaraq mərhələli həyata keçirilmə, kompleks təşkilati quruluş, girişi təşkil etmənin rola əsaslanan prinsipi və s.

Belə bir platforma seçərkən əsas diqqəti çəkmək lazımdır:

• depoların təşkili elektron sənədlər;
• nəzərə alınmaqla iş axını avtomatlaşdırılması fərdi xüsusiyyətlər təşkilatlar;
• mövcud informasiya mühiti ilə inteqrasiya.

Funksional tələblər

Hazırda sahibkarlıq subyektləri ilə fiziki şəxslər arasında sənəd mübadiləsi tədricən kağızdan elektronikaya keçir. Elektron sənəd idarəetmə sisteminin sadə kağız üzərində bir sıra üstünlükləri var - vaxta qənaət edir və qərarların səmərəliliyini artırır. EDMS həm bir şirkət daxilində, həm də fərqli şirkətlər arasında İnternet vasitəsilə qurula bilər.

Elektron sənəd dövriyyəsi sənədlərin elektron formada işlənməsi prosesləri sistemidir. Ən müasir mühasibat uçotu və kadr proqramları qanunvericilik səviyyəsində müəyyən edilmiş standart formatda elektron sənədlərin necə yaradılacağını bilmək. Ancaq belə bir sənədin hüquqi çəkiyə malik olması üçün hər iki tərəf tərəfindən elektron imza ilə imzalanmalıdır.

Elektron sənəd axını iki böyük növə bölünə bilər - şirkət daxilində və ya fərqli şirkətlər arasında ünsiyyət kanalları vasitəsilə sənəd mübadiləsi. Bu iki sistemi bir qlobal sistemə birləşdirməyə icazə verilir.

Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etmək üçün lazımi proqram paketinin (EDM platforması), eləcə də onun işləməsi üçün avadanlıqların (şəbəkə avadanlığı, server və s.) Alınması tələb olunur.

İki şirkət arasında sənəd mübadiləsi üçün elektron sənəd dövriyyəsi operatoru tələb olunur. Mesajların çatdırılmasına zəmanət verir, göndərilən sənədlərin formatına nəzarət edir, elektron imza ilə işlərin sertifikatlaşdırılmasını tələb edir, sənədlərin arxivini saxlayır.

Diqqət! Bu xidmətlərdən biri də. Sənəd axınının hər iki tərəfinin EPC -dən bir işarəsi varsa, bu sənədlər hüquqi baxımdan əhəmiyyətlidir.

EDF -nin üstünlükləri və mənfi cəhətləri

Əsas üstünlüklər

Elektron sənəd axınının kağız üzərində danılmaz üstünlükləri var:

• Ofis işlərinin asanlaşdırılması - sistem eyni sənədin fərqli sənədlərə verilməsinə icazə verməyəcək, çünki bu sırayla və avtomatik olaraq baş verəcək;
• Hər bir sənədin mövqeyini izləmək - istənilən vaxt sənədlə kimin işlədiyini öyrənmək mümkün olacaq. İşçi onu korlaya və ya itirə bilməyəcək. Təsadüfən və ya qəsdən silinmiş sənəd hələ də bərpa oluna bilər;
• Sənəd emalının sürətlənməsi - şirkətin şöbələri bir neçə binaya səpələnmişsə, kağız sənəd təsdiq üçün şəxsən ora aparılmalıdır. EDF ilə tələb olunan sənəd bir saniyədə işçiyə çatır;
• Versiyalarla rahat iş - redaktə edərkən sistem hər versiyanı saxlayır. Gerekirse, sənədə kimin və nə vaxt dəyişiklik edildiyini izləyə bilərsiniz;
• Gecə-gündüz uzaqdan giriş-lazım gələrsə, dünyanın istənilən kompüterindən EDM sisteminə giriş təşkil edilə bilər. İşçi ezamiyyətdə, məzuniyyətdə və ya xəstəlik məzuniyyətində olarkən sənədlərlə işləyə bilər;
• İş qrafiki - yaradılma tarixinin və son tarixin göstərilməsi sayəsində daxil olan sənədlərin növbəyə uyğun olaraq icrasını planlaşdıra bilərsiniz;
• Sənədləri axtarın - sənədlərin ümumi məlumat bazasında açar sözlər və ifadələrlə axtarış edə bilərsiniz;
• Kağız qənaət edin - lazım olan bütün sənədləri çap etməyə ehtiyac yoxdur.

Əsas çatışmazlıqlar

Aşkar üstünlüklərə baxmayaraq, EDM sistemlərinin bir şirkətin tətbiqini dayandıra biləcək mənfi cəhətləri də var.

Bunlara daxildir:

• İstifadəçilərin sayından asılı olaraq 100 min rubla qədər olan sistemi satın almaq üçün pul xərcləməlisiniz;
• Satın alındıqdan sonra quraşdırmaq, tətbiq etmək və ayıklamaq uzun müddət çəkir;
• Bu işdə iştirak edəcək bütün istifadəçilər üçün təlim keçmək lazımdır;
• Sistem təhlükəsizliyinin təmin edilməsi - istifadəçilər arasında girişin məhdudlaşdırılması, lazım olanların verilməsi elektron imzalar, xarici nüfuzdan qorunma;
• Şirkətin işçilərində sistemin işini izləyəcək, xidmət hərəkətlərini yerinə yetirəcək, istifadəçi problemlərini həll edəcək bir idarəçi olmalıdır;
• Məlumatı qorumaq üçün onu həyata keçirmək lazımdır ehtiyat nüsxəsi sənədləri olan əsaslar;
• Tərəfdaş firmalarda EDM yoxdursa, həm elektron, həm də kağız sistemlərinin mövcudluğunu təmin etmək lazımdır.

Funksional elektron sənəd dövriyyəsi

Hər hansı bir sənəd idarəetmə sistemi bir çox hərəkətlərin yerinə yetirilməsini təmin etməlidir:

• Hər hansı bir sənədlə işləyin - onları yaradın, tərtib edin, emal edin, qeydiyyatdan keçirin, icrasına nəzarət edin, əlaqələndirin və s.
• İş axını axınlarını təşkil edin - şirkət daxilində marşrutları müəyyənləşdirin, fərdi istifadəçilər arasında girişi məhdudlaşdırın, eyni anda bir neçə şəxs üçün bir sənədlə işləmək imkanı təmin edin;
• Axtarış, saxlama qabiliyyətinə malik sənədlərin arxivini təşkil edin.

Diqqət! Elektron sənəd axını, sənədlərlə işləmək üçün ənənəvi bir sənəd kimi eyni qabiliyyəti təmin etməlidir.

Böyük inkişaf etmiş sistemlər imkan verir:

• Bütün keçən sənədlərin qeydiyyatı - gələn, gedən, daxili, daha sonra rəhbərə yönləndirilməsi;
• Şirkətin hər bölməsində sənədlərlə işləmək üçün vahid bir prosedur təmin etmək;
• Sənədlə həm fərdi, həm də kollektiv şəkildə işləmək;
• Şöbələr və xüsusi işçilər arasında sənəd mübadiləsi;
• Sənədlərə girişi məhdudlaşdırın;
• Bütün sənədlər üçün standart formalardan istifadə edin;
• Sənədlə təsdiq, icra və digər işlərin vaxtında tamamlanmasına nəzarət etmək;
• Hesabat hazırlayın - analitik, statistik və s.
• İstifadəçinin onlara daxil olma tarixini və vaxtını təyin edərək arxiv saxlamasını təşkil edin.

Kağız və elektron sənəd dövriyyəsini birləşdirmək mümkündürmü?

Təşkilatda elektron sənəd idarəçiliyinə keçdikdən sonra əvvəlcə kağız sənədlərdən tamamilə imtina etmək mümkün olmayacaq.

Bu bir neçə səbəbdən baş verə bilər:

• Bütün qarşı tərəflər EDF -dən istifadə etmirlər;
• Artıq şirkətin arxivində çoxlu kağız sənədlər var.

Bununla birlikdə, elektron və kağız sənədlərlə işləməkdə əsaslı fərqlər var. Məsələn, kağız sənədi çap olunmalı və imza üçün menecerə gətirilməlidir, elektron sənəd isə sistemin özündə imzalanmışdır. Kağız mühasibat sənədləri qarşı tərəfə göndərilənlər köçürmə zamanı poçtda itə bilər, elektron olanlar isə alıcıya çatır.

İki növ sənədlə işləmək arasındakı əsas fərq onların saxlanmasıdır. Elektron sənədlər dərhal bütün istifadəçilərin onlarla işləyə biləcəyi sistemə daxil olur. Kağız sənədlər üçün hələ də bir arxiv təşkil edilməlidir ki, burada nizamlı şəkildə saxlanılsın. Eyni zamanda, şirkətə daxil olduqdan sonra kağız sənəd taranmalı və bu skan edilmiş surət gələcək iş üçün sistemə yüklənməlidir.

Diqqət! Beləliklə, şirkət daxilində işlər hələ də yalnız elektron formada aparılmalıdır. Kağız sənəd gəlirsə, yalnız onu alan və ya imzalayanlar görünür. Eyni zamanda, elektron nüsxə ilə işləmək, əsli demək olar ki, hər hansı bir itkidən qorumağa imkan verir və eyni zamanda bir neçə istifadəçinin onunla işləməsinə imkan verir.

EDI proqramları nələrdir?

Bazarda hər birinin öz üstünlükləri və mənfi cəhətləri olan bir çox sənəd idarəetmə sistemi var. Ən çox yayılmış sistemlər bunlardır:

Elektron sənədin digər proqramlarla qarşılıqlı əlaqəsi

Təşkilatın elektron mühitində öz yerini tutan EDI sistemi, əməliyyat zamanı artıq fəaliyyət göstərən digər iş tətbiqlərini sərbəst şəkildə dəstəkləməlidir. Məsələn, mühasibat sənədlərini sərbəst şəkildə işlətməlisiniz - hesab -fakturalar, aktlar, hesab -fakturalar, etibarnamələr və s.

Bundan əlavə, elektron sənəd idarəetmə sistemi hər kəslə birlikdə işləməli və eyni məlumatlarla işləməlidir. Buna görə də sistemin elektron mühitdə istifadə olunan istinad kitablarını saxlaya bilməsi və içindəki məlumatları yeniləyə bilməsi lazımdır.

Əlavə olaraq, xarici məlumatlarla işin - e -poçt, bazar və s.

EDF seçərkən, müəssisədə mövcud olan digər vasitələrlə və məlumat mənbələri ilə qarşılıqlı əlaqənin mümkünlüyünə diqqət yetirmək lazımdır. Ümumiyyətlə, populyar və buna görə də fəal inkişaf edən sistemlər, ən populyar proqramlar üçün bir çox modulları ehtiva edir - 1C, Parus, Oracle və digərləri.

Məsələn, 1C proqramının elektron sənəd dövriyyəsi, elektron mühasibat sənədlərini bilavasitə imza ilə təsdiqləyərək, ondan formalaşdırmağa, almağa və göndərməyə imkan verə bilər.

Elektron sənəd idarəçiliyinin bir təşkilatda istifadə edilməsinin üstünlükləri və mənfi cəhətləri, müsbət və mənfi cəhətləri var.

Bir şirkətdə elektron sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqinin "müsbət və mənfi tərəflərini" ölçmək üçün bu, bir şirkətin quruluşunu və sənəd axınının növünü planlaşdırarkən çox vacib bir hissədir. Bir çox menecer iş axınının və ümumiyyətlə iş proseslərinin avtomatlaşdırılması məsələsinə kifayət qədər diqqət yetirməsə də, bunlar yalnız elektron iş axınının faydalarını bilməyən idarəçilərdir.

Elektron sənəd idarəçiliyinin əsas üstünlükləri, ondan istifadə edərkən şirkətin bütün şöbələrinin və strukturlarının bir məlumat məkanında çalışmasıdır. Bu baxımdan şirkət daxilində sənədlərin işlənmə sürəti xeyli artır. Ayrıca, elektron sənəd axınını həmişəkindən daha böyük bir nizama qoyan əhəmiyyətli bir amil sənədlərin təhlükəsizliyi və təhlükəsizliyidir. V müasir sistemlər məlumat sızması cəhdlərinin qarşısını ala biləcək məlumat şifrələməsi istifadə olunur. Bu iş növündən istifadə edərkən işçilərin məhsuldarlığı artır və işçinin ixtisasından asılı olan sənədlərin işlənməsində səhv olma ehtimalı azalır. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi əhəmiyyətli bir şey verir iqtisadi effekt lakin bunun miqdarını hesablamaq çətin bir prosesdir, çünki nəzərə alınacaq bir çox amil var.

Sistemin tətbiqinin birbaşa təsiri, istehlak materiallarına, poçt və kuryer çatdırılma xidmətləri üçün ödənişlərə, materialların fotokopiyasına qənaət etməyə imkan verir və əmək xərclərini azaldır. Dolayı təsir, təşkilatın işləməsi üçün əhəmiyyətli olan idarəetmə üstünlükləridir: rəhbərliyin şəffaflığı, icra intizamına nəzarət və s.

Beləliklə, elektron sənəd idarəetmə sistemlərinin tətbiqi imkan verir:

1. sənədlərlə iş prosesini tam avtomatlaşdırmaq;

2. uzaq istifadəçilər və istifadəçi qrupları ilə işin təşkilini təmin etmək;

3. xarici e-poçt sistemləri ilə inteqrasiyanı təmin etmək;

4. modulluqdan və quraşdırılmış vasitələrdən istifadə edərək elektron sənəd idarəetmə sisteminin əsas imkanlarını inkişaf etdirmək;

5. sınırsız sayda istifadəçi sistemində eyni vaxtda işləmə prosesini təmin etmək;

6. sənədlərlə işin səmərəliliyini artırmaq;

7. sənədlərlə işləməkdə korporativ mədəniyyətini artırmaq;

8. kağız işinin həcmini əhəmiyyətli dərəcədə azaltmaq;

9. sənədlərin işlənməsi və göndərilməsi müddətini, sənədlərin axtarılma müddətini, sənəd layihələrinin razılaşdırılması və təsdiqlənməsini əhəmiyyətli dərəcədə azaltmaq;

10. sənədlərin elektron və kağız versiyalarının eyni vaxtda istifadəsi ilə bütün sənədləşmə proseslərini təmin etmək;

11. bütün növ sənədlərin qeydiyyatı prosesini asanlaşdırmaq (e-poçt və veb formalardan qeydiyyat, axın taramasına dəstək, istənilən formatdakı faylların qeydiyyatı);

12. iş axınının idarə olunmasını təmin etmək (sənədlərin ifaçılar arasında ötürülməsi);

13. əlaqədar sənədlərlə işləmək üçün bir proses təmin etmək;

14. bütün həyat dövrü ərzində sənədin idarə olunmasını təmin etmək;

15. sənədlərin hazırlandığı andan arxivə təqdim edilənə qədər bütün proseslərin şəffaflığını təmin etmək;

16. Sənədlərlə işləmə tarixinin saxlanması (sənədlə bağlı bütün hərəkətlərin vaxtını və müəlliflərini izləmək, iş şərhlərini saxlamaq, əlavə edilmiş faylların versiyasını dəstəkləmək);

17. sənədlərin yaranma tarixini izləmək;

18. sənədlərin razılaşdırılması və təsdiqlənməsi prosesini aydın şəkildə təmin etmək;

19. yaxşı işləyən bir sifariş sistemi qurmaq;

20. icra intizamına ciddi nəzarəti təmin etmək;

21. sənədləri istənilən meyarlara görə sıralamaq;

22. müxtəlif atributlara və tam mətn axtarışına görə məlumat axtarışını təmin etmək;

23. sənədlərin hərəkəti haqqında statistik məlumatların toplanmasının və təhlilinin avtomatlaşdırılmasını təmin etmək;

24. sənədlərin elektron şəkillərinin arxivdə saxlanmasını təmin etmək;

25. giriş hüquqlarının tənzimlənməsini təmin etmək;

26. sənədlərə dərhal çıxışı təmin etmək;

27. sənədlərin kəmiyyət itkisini azaltmaq;

28. əmək məhsuldarlığını artırmaq;

29. sənədlərin arxivə təqdim edilməsi və sənədlərin arxiv saxlanılması üçün sənədlərin hazırlanmasının dəyərini azaltmaq;

30. elektron sənədlərin hüquqi qüvvəyə minməsi;

31. kuryer və poçt xidmətlərinin dəyərini azaltmaq;

32. daxili və xarici kuryerlərin sayını azaltmaq;

33. informasiya və istinad bazasının saxlanılmasını təmin etmək;

34. Ətraflı axtarış imkanlarının təmin edilməsi (atributlu axtarış, inkişaf etmiş axtarış, rus dilinin morfologiyası nəzərə alınmaqla tam mətnli axtarış, dinamik axtarış qovluqlarına dəstək);

35. GDOU tələblərinə uyğun olaraq kağız və elektron sənədlərin qeydiyyatına dəstək.

36. Sənədlərin hərəkət marşrutlarına dəstək (ardıcıl, paralel, sərbəst marşrutlar, şərtləri olan marşrutlar, təxirə salınmalar)

37. Qarışıq iş axınının dəstəklənməsi (kağız üzərində sənədlərin və hesabatların şablonlara görə hazırlanması, sənədin qeydiyyat kartının çap edilməsi, orijinal sənədlərin saxlanmasının qeydlərinin aparılması);

38. İş axınının təhlili, hesabatların hazırlanması, habelə işçilərin icra intizamının monitorinqi üçün vasitələrin mövcudluğu (hesabatlar və analitik arayışlar yaratmaq bacarığı, avtomatik qeydiyyat);

39. İnformasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi (rəqəmsal imza, məlumat şifrələməsi, qeydiyyat, giriş hüquqlarının və rol sistemlərinin fərqləndirilməsi, quraşdırılmış məlumat bütövlüyünə nəzarət və avtomatik ehtiyat nüsxəsinin olması).

Amma elektron sənəd idarəetmə sisteminin bütün üstünlükləri ilə yanaşı, çatışmazlıqları da var. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi ilə bağlı qərarlar verilərkən bunlar nəzərə alınmalıdır. Bir şirkət qurulduğu gündən elektron sənəd idarəetmə sistemini tətbiq edirsə, bu işçilər üçün "stress" yaratmayacaq. Və əgər qərar uzun müddətdir müntəzəm bir iş axını olan bir şirkət tərəfindən verilirsə, o zaman sistemin islahatının işçilər üçün bir sıra "stresslərə" səbəb ola biləcəyini nəzərə almaq lazımdır. Hər şey yenidir, çətinliklə qəbul edilir. Ayrıca, şirkətin proqram və sənəd idarəetmə sistemlərinin satın alınması, habelə onların tətbiqi və sonrakı texniki xidmət xərcləri çəkə biləcəyini nəzərə almalısınız.

İnformasiya təhlükəsizliyi sahəsində də boşluqlar var. Bazarda ciddi mühafizə orqanları olan ciddi dövlət qurumlarının yüklənmiş verilənlər bazası olan "pirat" disklər dolub-daşdığından kiçik və orta biznes haqqında nə deyə bilərik. Rəqabət iş qanunudur. Vicdansız bir rəqibin kağız üzərində yerləşdirilmiş məlumatları əldə etməsi daha çətindir: sənədlər saxlanıla bilər müxtəlif otaqlar, kabinetlər (masalar, seyflər), dağınıq qovluqlar. Elektron verilənlər bazası ilə daha asandır. Müasir hakerlər ən yüksək səviyyədə qorunan bahalı proqramlara girmək üçün uzaqdan girişdən istifadə edirlər.

Növbəti çatışmazlıq iş axınının kəskin artmasıdır. Nəticədə serverlər öhdəsindən gələ bilmir və əmək məhsuldarlığı aşağı düşür. Kağız iş axını olduğu təqdirdə belə kəskin bir sarsıntı mümkün deyil.

Və başqa bir çatışmazlıq, iş axınının artması nəticəsində əmək xərclərinin artmasıdır. İşəgötürənin kadr məsələləri ilə bağlı qərar vermə prosesində bu cür sıçrayışlara adekvat cavab verməyə vaxtı yoxdur. Həcmlər artır, heyət isə eyni olaraq qalır.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemini nəzərdən keçirdikdən sonra onun üstünlüklərinin olduğu qənaətinə gələ bilərik. Və çatışmazlıqlar və onun təşkilatdakı tətbiqi liderdən asılıdır. Hər bir lider işinin nə qədər məhsuldar olacağına şəxsən cavabdehdir.