Качество и эффективность работы предприятия во многом определяется внедрением современных вещей, таких, как оргтехника, которая заметно упрощает и ускоряет работу персонала предприятия.
Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.
Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой на предприятии являются уже чем-то не просто новым, а необходимым, уже сложно представить какое-либо предприятие без компьютеров, принтеров, факсов и других технических обеспечений, благодаря которым осуществляется деятельность предприятия.
Цель данной работы - изучить правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой, основы делопроизводства и определить рекомендации по совершенствованию работы на данном предприятии.
1. Определить теоретические основы делопроизводства и работы с оргтехникой;
2. Рассмотреть значения управления делопроизводством на примере предприятия ООО «ОРАНЖ ТУР»;
Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.
Значение рациональной организации документационного обеспечении состоит в том, что она позволяет повысить эффективность процесса управления. При этом существующие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работ с ними и другие компоненты делопроизводства создают оптимальные условия для улучшения управленческой деятельности.
Элементы делопроизводства
 |  |
 |  |
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на разных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и др.).
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота – это движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающие как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инструкции движения документов, но и скорость этого движения.
Документооборот как технический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимают сложившееся или организационное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней.
Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Принципы делопроизводства
Для усвоения знаний по дело производству необходимо уточнить его принципы. Значимость принципов в организации делопроизводства состоит в том, что они определяют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует относить:
Принцип унификации
Принцип унификации - приведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой кряду объектов некоторыми общими признаками. На основе унификации в современном делопроизводстве разрабатываются, например, исходные правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.
Принцип стандартизации
Принцип стандартизации – установление и применение стандарта как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-методический документ-это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утвержденный компетентным органом. Стандартизация – это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме.
Принцип системности
Принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства.
Принцип централизации
Принцип централизации органов и методического обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управлении. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации является Госстандарт, а методического контроля – Росархив.
Принцип децентрализации
Принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб ДОУ в своих структурных подразделениях исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплен в типовой Инструкции по делопроизводству.
Признаки систематизации документов
|
|
Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо систематизировать по некоторым другим признакам, кроме принадлежности к документопотоку. Простейшим способом систематизации документов является их группировка в дела, внутри дела объединяются документы с несколькими общими признаками.
Для систематизации документов по делам на практике используется, как правило, несколько признаков и всегда указываются на обложке дела хронологический признак и экспертный признак. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например: дело "Приказы начальника ОВД за 2004г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертный признак.
Заголовки дел в делопроизводстве устанавливаются специальным документом – номенклатура дел , который ежегодно должен проверяться экспертной комиссией ОВД. Номенклатура утверждается начальником ОВД не реже одного раза в пять лет.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены признаки группировки документов в дела. К таким признакам относят: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный.
Номинальный признак
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного наименования - приказов, протоколов, актов и т.д.
Предметно-вопросный признак
Предметно-вопросный признак- это объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету), например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и прочее.
Корреспондентский признак
Корреспондентский признакярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом; например, переписка с поставщиком.
Географический признак
Географический признакуказывает общность документов соответствующих одному административно-территориальному делению; например, переписка с районными подразделениями.
Хронологический признак
Хронологический признакобъединяет документы одного временного периода. Например, планы работы за 1-е полугодие.
Экспертный признак
Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном
деле. Например, 3 года хранения.
Документооборот
Документооборот - сложный процесс, характеризирующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов. Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
· максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;
· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. По отношению к аппарату управления выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
 |
|||||||||
 |  |
||||||||
 |
Входящий документопоток
Входящий документопоток складывается из документов вышестоящих организаций (органов власти и у правления центральных аппаратов и др.) В состав этих документов входят директивы, нормативные и методические акты, указы распоряжения постановления инструкции, решения, поручения, рекомендации, обращения граждан.
Исходящий документопоток
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы.
Внутренний документопоток
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает решение управленческих задач в пределах одной организации. К таким документам относятся положения, должностные инструкции, протоколы, плановые и отчетные документы, правила, штатные расписания и т.д.
Схема движения документов в организации
 |
|||||||||
Сема прохождения входящей документации
Все поступающие (входящие) в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф факс и т.д.) передаются конкретному должностному лицу.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки, целостность конверта, а также документов и вложений. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях возвращается и сам конверт (конверты с жалобами граждан сохраняются всегда).
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть
Главная цель – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Также необходимо учитывать важность содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, вид, документа.
Исходя, из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделении производится распределение поступающих документов.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп:
|
Проставление штампа, даты, регистрируемого номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа. Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др.
Виды регистрации:
Журнальная;
Карточная;
Компьютерная.
Журнал регистрации входящих документов.
Карточки регистрации входящих документов.
Заполняются разделы карточки:
Входящий номер и дата регистрации;
От кого поступил документ;
Дата полученного документа и исходящий номер;
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю организации или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, географии и т.д.
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления. Согласно резолюции документ передается исполнителю. От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ находится в рабочей папке. В дело документ и все, относящиеся к нему материалы, направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена.
Схема прохождения исходящей документации.
| Регистрация документов |
| Поставка даты, индекса (номера) на документе |
Документы, отправляемые (исходящие) организацией, проходят несколько этапов:
Составление проекта документа,;
Его изготовление;
Согласование;
Визирование;
Подписание;
Регистрацию;
Отправку.
В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и предложений, а также материалов, на основании которых он готовился.
После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.
На проектируемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как:
Порядковый регистрационный номер и дата;
Количество листов и экземпляров;
Кому направлен документ;
Расписка в получении или номер реестра;
Кем пописан документ;
Входящий номер и дата исполнительного документа;
Номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа;
Отметка о получении ответа, дата.
Карточная регистрация дает возможность располагать карточки по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому и т.д. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.
Карточка регистрации отправляемого документа
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов (в секретном делопроизводстве). Недостаток - медленный поиск
Журнал регистрации исходящих документов.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин. Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Схема работы с внутренними документами
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем организации и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные копии документов направляются в структурные подразделения организации, а при необходимости за его пределы.
Докладные записки, справки, протоколы, рапорта и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяется Инструкцией по делопроизводству организации.
Обращения и жалобы граждан
 |
|||
 |
|||
 |
 |
1. Граждане Росси имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.
Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:
Рассмотреть обращения;
Принять решения;
Произвести необходимые действия;
Дать мотивированный ответ в установленный срок.
Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан.
2. Обращения бывают трёх видов:
заявление;
предложение.
3. Обращения могут быть:
индивидуальными (поданные одним лицом);
коллективными (поданные от имени двух и более лиц).
Жалоба
Жалоба – документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.
Заявление
Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение
– документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.
4. Обращения решаются:
не требующие специального изучения и дополнительных проверок – в течение 15 дней;
требующие специального изучения и дополнительных проверок – в течение 1 месяца.
Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.
Все обращения регистрируются в день их поступления в учётных формах:
Журналах регистрации;
Картотеках.
Журнал регистрации обращений граждан
На обращении ставиться:
дат поступления;
входящий номер;
Штамп с регистрационным номером проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения.
При повторном получении обращения:
присваивается очередной порядковый номер:
указывается номер первого обращения;
ставится отметка «Повторно»
Обращения граждан считаются разрешёнными:
если рассмотрены поставленные в них вопросы;
по ним приняты необходимые меры;
даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.
Носителем информации выступает документ.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса.
Документ самым тесным образом связан со всеми формами управленческой деятельности, является средством реализации возложенных на управленческий аппарат функций. Он выступает как главный инструмент деловых взаимоотношений. Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
Процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве автора документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Документ должен быть: содержательным и кратким, понятным, правильно оформлен. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, указ, распоряжение…) имеет определенный набор реквизитов.
Кроме общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документов имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста.
Документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций и должностных лиц, называются организационно – распорядительными документами.
Организационно – распорядительные документы подразделяют на три основные группы документов:
организационные (уставы, положения, правила. инструкции,);
распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
информационно-справочные (акты, справки, докладные и служебные записки, протоколы).
Организационные документы
|
|||
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовые документы) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
Положения
Положения – нормативные акты, имеющие свободный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.
Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.
Устав
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, их взаимосвязь с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления.
Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждения, организации
Основные функции и принципы делопроизводства
Основные функции делопроизводства :(от лат. функция – ʼʼисполнение, осуществлениеʼʼ)
Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия документированной информацией крайне важно го количества и содержания;
Ø преобразующая – преобразование недокументированной информации в документированную (в виде бумажных или электронных документов);
Ø учетная – выражается в формировании системы учета документов и присвоении им учетных признаков, позволяющих в дальнейшем идентифицировать документы в процессе систематизации, хранения и перемещения;
Ø обработки – выражается в упорядоченном обращении с документами и выполнении с этой целью действий по их систематизации, хранению и перемещению;
Ø контрольная – выражается в ʼʼотслеживанииʼʼ состояния делопроизводства в процессе функционирования с целью непрерывного совершенствования.
Принципы (от лат. – ʼʼначалоʼʼ) – основополагающие начала, исходя из которых вырабатываются основные направления деятельности, определяются оптимальные средства и способы решения делопроизводственных задач по каждому из направлений:
· эффективность – функционирование делопроизводства должно способствовать эффективности деятельности предприятия в целом;
· надежность – гарантированное обеспечение потребностей предприятия в документированной информации;
· своевременность – требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени);
· комплексность – согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, в первую очередь управленческой;
· упорядоченность - документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри его) в соответствии с функциональным назначением и ʼʼпропускнымиʼʼ возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных схемой документооборота предприятия;
· гибкость – способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию исходя из условий функционирования.
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной, основной деятельности предприятия. По этой причине рациональная организация делопроизводства воспринимается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.
От организации делопроизводства зависят:
Ø эффективность управления;
Ø экономичность;
Ø оперативность;
Ø культура труда работников
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на базе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т.п.)
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и умений. Профессионалом в делопроизводственной сфере можно стать лишь после овладения правилами и приемами в работе с официальными документами.
Ведение делопроизводства осуществляют специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты .
Повторимся, что делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
Ø документирования;
Ø организации работы с документами.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам . Большое место отводится правилам документирования. Особое внимание направлено на оформление реквизитов, требования к бланкам.
Требования к тексту, особенности языка и стиля служебных документов, порядок их редактирования выделены в отдельную главу. Каждый вид документа (приказ, протокол, письмо, акт и др.) имеет свои особенности.
Работники делопроизводственных служб должны хорошо знать технологию работы с документами. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
Организация работы с документами включает организацию документооборота͵ хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Следует подчеркнуть, что организацию работы с документами иногда называют технологией работы с документами . Она включает :
· документооборот,
· регистрацию документов,
· контроль за сроками исполнения,
· номенклатуру дел,
· организацию текущего хранения документов,
· экспертизу ценности,
· оформление дел,
· подготовку и передачу дел в архив организации.
Основные функции и принципы делопроизводства - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Основные функции и принципы делопроизводства" 2017, 2018.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Введение
1. Понятие документа. Виды документов
1.1 Организационные документы
1.2 Распорядительные документы
1.3 Информационно-справочные документы
1.4 Документы по личному составу
2. Классификация документов
2.1 Понятие о классификации документов
2.2 Классификация по информационной составляющей документа
2.3 Классификация по материальной составляющей документа
2.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.
Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.
В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол - вид документа.
Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт - вид документа, его разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:
Организационные,
Распорядительные,
Справочно-информационные документы.
К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания. К распорядительным - постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы.
Таким образом, каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.
Целью данной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии и классификации.
Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:
Классификация документов.
1. Понятие документа. Виды документов
Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.
Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.
С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".
Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную
1.1 Организационные документы
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.
Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.
Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.
Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.
Положения бывают:
Индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;
Типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.
Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности.
Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.
Все изменения вносят приказом директора.
1.2 Распорядительные документы
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.
Схема подготовки распорядительных документов:
Всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа;
Согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);
Обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказ - это основной распорядительный документ.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.
Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.
Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.
Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.
Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа - ПРИКАЗ.
Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.
Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть).
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.
Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана).
Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.
Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
1.3 Информационно-справочные документы
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
Акт - справочно-информационный документ.
Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).
Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».
Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.
Номер протокола - порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.
Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).
Датой документа считается дата ее подписания.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Служебная записка - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).
Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Доклад имеет большое значение при проведении заседаний, совещаний, собраний.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления.
Доклад может преследовать две цели:
1. Информирование
2. Информирование и убеждение.
Составление доклада - мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада.
Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает, необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.
1.4 Документы по личному составу
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.
Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:
Прием на работу;
Перемещение по работе;
Увольнение с работы;
Установление должностных окладов;
Отпуска;
Командировки;
Изменения фамилии;
Поощрения;
Взыскания и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
Заявление о приеме на работу.
Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.
Заявление о переводе на другую должность.
Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте - причины перевода.
Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.п.
Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.
Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).
Контракты заключают:
На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
На определенный срок, не более пяти лет;
На время выполнения определенной работы.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.
Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.
Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.
Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.
В организации ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек
Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии предприятия кассир.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые предоставляет лицо при трудоустройстве.
Личный листок по учету кадров (анкета) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.
Анкета - аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.
Личная карточка (форма Т-2) - основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.
2. Классификация документов
2.1 Понятие о классификации документов
Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:
· классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;
· классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.
Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.
Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:
· признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;
· одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
· сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);
· члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
· члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).
Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.
Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).
Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.
Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.
Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.
2.2 Классификация по информационной составляющей документа
Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.
а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.
Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.
б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.
в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.
В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.
Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).
Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.
Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.
Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).
Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).
г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы.В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.
д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя.
По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.
е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.
ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.
и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.
2.3 Классификация по материальной составляющей документа
Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.
а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.
б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д.
По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, исковой, комбинированный.
2.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.
а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.
б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.
в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).
З аключение
Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.
Носителем информации выступает документ на различных основах.
Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название - служба управления информационно-документационными ресурсами.
Как известно, в любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.
Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.
Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки. Ведь кроме всего прочего, реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы, объема прав и полномочий и личности ее руководителя и всей системы руководства в целом. Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство офиса, а в крупных - являются самостоятельной функциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.
Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ, но при этом можно отметить следующую тенденцию - чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельные службы. Проблема развития видов документов в управленческой деятельности представляется сегодня одной из самых главных. Целью работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии.
Для реализации цели были решены следующие задачи:
Анализ видов документов, применяемых в управленческой деятельности;
Исследование развития документов;
Классификация документов.
Список используемой литературы
текстовый документ делопроизводство реквизит
1. Коллектив «Делопроизводство и документооборот на предприятии №1 2010» Изд.: ООО "Бизнес-Арсенал", 2010 январь, 97 с.
2. Захаркина О.И., Гусятникова Д.Е., Шитова М.А. «Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база» /Изд. Омега-Л, 2009 г. 260 с.
3. Рогожин М.Ю. «Документы кадровой службы предприятия» / Изд. ГРОСС МЕДИА, РОСБУХ, 2008г., 281 с.
5. Румынина Л.А. «Документационное обеспечение» 3-е изд., 2005 г., 224 с.
Размещено на Allbest.ru
Правила заполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке. Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов. Оформление информационно-справочных документов.
контрольная работа , добавлен 07.06.2010
Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.
учебное пособие , добавлен 04.08.2010
Роль секретаря в структуре управления. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Требования к оформлению документов. Организация документооборота и доставки документов. Регистрация документов, составление номенклатур дел.
курсовая работа , добавлен 05.12.2009
Приказная, коллежская и министерская системы производства дел в дореволюционной России. Развитие делопроизводства в Советских учреждениях. Анализ современных требований к оформлению реквизитов документов. Содержание стандарта по управлению документами.
курсовая работа , добавлен 14.12.2016
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность. Виды документов: организационно-правовые распорядительные, информационно-справочные, деловые письма, документы кадровой службы. Правила оформления и хранения документов.
реферат , добавлен 19.05.2011
Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.
контрольная работа , добавлен 18.02.2011
Организация рабочего места секретаря. Особенности составления письма по вопросам страхования. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению. Правила оформления реквизитов. Информационно-справочные и распорядительные документы.
контрольная работа , добавлен 07.02.2010
Классификация информационно-справочных документов (письма, докладные и объяснительные записки) и правила их заполнения. Практическое применение знаний делопроизводства на примере составления доверенности, заявления на отпуск, подтверждающей справки.
контрольная работа , добавлен 10.07.2010
Характеристика современных технических средств для создания и обработки документов. Виды документов: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные. Основные способы документирования информации. Применение средств телекоммуникаций.
курсовая работа , добавлен 11.03.2011
Составление и оформление, обработка, хранение, поиск по запросу документов работниками управленческого аппарата. Необходимость профессиональных знаний и навыков при организации и ведении делопроизводства. Бланки документов и максимальный набор реквизитов.
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.
В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
