Maja, projekteerimine, remont, sisustus. Õu ja aed. DIY

Aruanne "Maksekalender" on peamine tööriist ettevõtte rahavoogude jälgimiseks. Aruandes kuvatavad andmed võimaldavad võrrelda maksete ja raha laekumise kalendrigraafikuid nende täitmisega, samuti hinnata ettevõtte maksevõime taset lühiajaliselt. Aruande "Maksekalender" ülesehitus on kahemõõtmeline tabel, mille veergudes on perioodid üksikasjadega päeva kohta ning ridadel - maksete ja laekumiste planeerimisel ning kajastamisel kasutatavate analüütiliste osade rühmitused. ettevõtte arvelduskontodel rahaliste vahendite tegeliku liikumise ja kassasse viimise toimingud.

Maksekalendris väljavõetavate sularahata ja sularahajääkide summade arvutamise kord sõltub sellest, kas kuvatav kalendriperiood (päev) kuulub minevikku, jooksvasse või tulevasse (tööpäeva suhtes) ning sellele kehtivad järgmised reeglid :

• Möödunud kalendriperioodid- päeva alguse plaanilised ja tegelikud saldod vastavad eelmise päeva tegelikele saldodele, päeva lõpuks planeeritud saldo arvutamisel võetakse arvesse planeeritud laekumisi ja makseid ning tegelik saldo põhineb andmetel tegelik rahavoog;
• Tööpäev- tööpäeva andmed arvutatakse sarnaselt eelmiste kalendriperioodidega;
• Tulevased kalendriperioodid- tulevaste kalendriperioodide jaoks on saadaval ainult kavandatud summade väärtused, mille arvutamine toimub järjestikku, lähtudes iga päeva kavandatud maksetest ja laekumistest, alates tööpäevast, alates planeeritud saldost. raha selle lõpus. Kus tuleks kaaluda et kui tekib vajadus arvutada tulevasi kalendriperioode tööpäeva tegelikest saldodest ( selline olukord võib tekkida näiteks tööpäeva lõpus, kui on kindlalt teada, et laekumisi ja makseid täna enam oodata ei ole) piisab tööpäeva ühe päeva võrra ettepoole nihutamisest, mis omakorda nihutab jooksva päeva eelmisele kalendriperioodile ning võimaldab planeerida jooksva päeva tegelikest andmetest tulevaste perioodide liikumisi ja saldosid.

Allpool on toodud aruande "Maksekalender" vormide näited

Aruande vorm "Maksekalender"

Aruande nõutavad üksikasjad

Aruande koostamiseks tuleb täita järgmised väljad: maksekalendri moodustamise periood, töökuupäev ja organisatsioon, mille kohta maksekalender koostatakse. Aruandevormi avamisel määratakse vaikimisi periood, mille puhul alguskuupäeva arvestatakse jooksvast kuupäevast miinus kaks päeva ning lõppkuupäeva jooksvast kuupäevast pluss seitse päeva. Seega vaikimisi on maksekalendri vaatamise sügavus kaks päeva, planeerimishorisont aga seitse päeva. Välja "Töökuupäev" väärtuseks määratakse praeguse süsteemikuupäeva väärtus. Selle atribuudi väärtus peab jääma aruande genereerimisperioodi intervallisse. Atribuut "Organisatsioon" võtab aruandevormi avamisel kasutaja isiklikest seadistustest automaatselt põhiorganisatsiooni väärtuse.

Saadaval analüütilised jaotised, ridade ja veergude rühmitamine

Aruande loomisel saab kasutaja iseseisvalt seadistada ridade rühmitamist vastavalt järgmistele analüütilistele jaotistele:

• Fondide tüüp- pakub fondide rühmitamist liikide kaupa: sularahata, sularaha;
• Rahavoo tüüp- annab teabe rühmitamise vastavalt rahavoogude üldisele klassifikaatorile: arveldused tarnijate, ostjate, töötajatega, maksed eelarvesse jne.
• Rahavoo üksus- annab sularahatehingute üksikasjaliku klassifikatsiooni;
• vastaspool- vastaspool, üksikisik;
• asutamisleping mille põhjal arvutused tehti.

Aruande veerud luuakse ainult perioodide kaupa koos üksikasjadega päevade kaupa, veergude kaupa rühmitamist ei saa muuta.

Aruande seadistusi hallatakse seadete paneeli abil, mis avatakse käsupaneeli nupule "Seaded" klõpsates. Aruande seaded võimaldavad teil määrata andmete rühmitamise, valiku ja sortimise.

Lisainfo aruande kasutamise kohta

Kui helistate maksekalendri real sisalduvate andmete dekrüpteerimisele, avaneb aruanne "Rahavoo kaart".

Aruande vorm annab võimaluse kiiresti sisestada järgmised dokumendid: "Makse tegemise taotlus", "Raha laekumise plaan" ja "Raha kulutamise plaan". Selleks tuleb aruande käsupaneelil avada menüükäsk "Sisesta dokument" ja valida vajalik dokumenditüüp.

Vastavalt süsteemi "Maksekalender" haldusreeglitele on "Maksekalendri" aruanne kättesaadav kasutajatele, kellel on järgmised õiguste komplektid: "Täisõigus" või "Maksete planeerimine".

Sissejuhatus

Eeldatakse, et lugeja juba teab, mis on maksekalender ja milleks seda vaja on, sellega seoses käsitletakse edaspidi vaid praktilisi maksekalendri korraldamise küsimusi. Lisaks on soovitav minimaalsed teadmised eelarvestamise terminoloogiast (mõistmaks selliseid mõisteid nagu "eelarve", "piiramine", "CFD"). Kui kõik eelnev on teile selge, teen ettepaneku otsustada, kuid kui õige on kampaania, mis näeb ette maksekalendri pidamise MS Excelis? On erinevaid otseselt vastandlikke arvamusi, tk. siin pole kõik nii lihtne. Proovime olla objektiivsed. Kui teil on tarkvaratoode, milles peate tegevus- või raamatupidamisarvestust, siis tõenäoliselt on teil parem hoida selles tootes maksekalendrit, isegi kui selle funktsionaalsus teid täielikult ei rahulda. Kui me räägime 1C-st, siis võib olla mõttekas seda täpsustada, et hoida andmebaasis maksete kalendrit. Kuid nagu alati, on reeglitest erandeid, millest saate tutvuda artikli järgmise ploki lõpus.

MS Exceli kasutamise plussid ja miinused maksekalendri korraldamise platvormina

Enne maksekalendri korraldusest MS Excelis rääkimist tahan loetleda selle lähenemisviisi peamised puudused.

1) Viiteterviklikkuse kontrolli puudumine – MS Excel ei kontrolli kasutajaid, kui nad soovivad lahtri väärtust kustutada. Saate sellega toime tulla kaudselt, seades rakukaitse või makrode abil, kuid probleem võib ilmneda igal ajal;

2) Probleem mitme kasutaja töörežiimiga - MS Excelis on võimalik korraldada mingi mitme kasutaja režiim, kui me räägime kahest või kolmest kasutajast, kuid kui kasutajaid on rohkem, on parem mõelda andmebaasi kohta;

3) Juurdepääsu kontroll ja konfidentsiaalsus – MS Excelis on kõiki paroole väga lihtne murda, soovi korral leiab ka IT-valdkonnast kaugel inimene mitu sellist meetodit vabalt avatud lähtekoodidest. Seega tuleks failile juurdepääs anda ainult usaldusväärsetele inimestele;

4) Andmete taassisestamine - erinevalt 1C-st ei toimu MS Exceli ja pangakliendi vahel valmis vahetustöötlust, loomulikult saate seda teha, kuid odavam on muuta kasutatavat andmebaasi, et säilitada maksekalender selles. Väikeste toimingumahtude puhul ei anna töötlemise kasutamine siiski olulist tööjõukulude kokkuhoidu;

5) Andmebaasi suuruse piirang - MS Exceli suur andmemassiv ei tõmba, kuigi keskmisele ettevõttele piisab ka MS Exceli võimalustest.

Eeltoodust saame teha järgmise järelduse - MS Exceli kasutamine maksekalendri korraldamiseks on lubatud tingimusel, et samal ajal on täidetud järgmised tingimused:

1) Maksetehingute maht päevas ei ületa 20-30 dokumenti;

2) failiga ei tööta rohkem kui kolm usaldusväärset isikut;

3) Teil puudub raamatupidamiseks või operatiivarvestuseks kasutatavas tarkvaratootes maksekalendri funktsionaalsus.

Loodan, et on selge, et ülaltoodud tingimused ei ole dogma, vaid võimaldavad "tunnetada" lubatud piire.

Nüüd paar sõna nüanssidest, mis võivad MS Excelis maksekalendri korraldamise miinused üles kaaluda. Fakt on see, et lisaks tegelikule maksete registrile ja maksekalendrile saab see fail siiski täita täiendavaid maitsvaid funktsioone - näiteks eelarve koostamine ja maksete piiramine eelarvete suhtes ning MS Exceli puudujäägid andmete uuesti sisestamisel saab täielikult kompenseerida korraldades kahepoolse vahetuse 1C maksete alamsüsteemiga. Fakt on see, et kui kavatsete eelarve koostamisega tihedat koostööd teha, võib MS Exceli suhteline tõhusus võrreldes spetsiaalsete eelarvestamise tarkvaratoodetega hõlpsasti üles kaaluda MS Exceli maksekalendri platvormina kasutamise puudused. Seetõttu sisaldab käesolevas artiklis käsitletav näide koheselt eelarvestamise elemente, nimelt makselimiite (ilma selleta ei näe ma MS Exceli kasutamisel maksekalendri korrastamiseks praktilist mõtet). Kui Sul on MS Excelis eelarvesüsteem, siis seadistades sealt üsna lihtsate valemitega makselimiitide kandmise maksekalendrisse, saad soodsa, lihtsa ja efektiivse eelarvestamise tööriista. Nüüd, olles selgeks teinud MS Exceli maksekalendri plussid ja miinused, saate ise otsustada, kas kasutada maksekalendris MS Excelit või mitte.

Samuti tahan hoiatada - artikli eesmärk ei ole kirjeldada valmis maksekalendri väljatöötamise protsessi, mille võid võtta ja kasutama hakata, sest sel juhul poleks artiklit vaja, piisaks et võtta lisatud fail. Jah, ja see poleks artikkel, vaid raamat. Seetõttu on artikli eesmärk näidata maksekalendri koostamise metoodikat ja põhimõtteid, arvestades tabelite ja valemite seadistamise praktilisi nüansse MS Excelis. Vaadeldavas näites tehti mitmeid lihtsustusi, et saaksite näitest paremini ja kiiremini aru saada, kuid luban, et kui teil on minimaalsed teadmised MS Excelist ja teil on veidi aega hoolikaks õppimiseks, saate antud näidet kohandada ja see hakkab tööle.

Maksekalendri seadistamise kontseptsioon MS Excelis

Kontseptsioon on järgmine:

1) Loome võtmeklassifikaatorid MS Exceli raamatu eraldi lehtedele (rahavoogude ja CFD kirjed, näiteks töötava näite jaoks, võib siiski vaja minna vastaspooli, organisatsioone, pangakontosid / kassasid);

2) Panime paika vastavuse DDS-i ja CFD artiklite vahel;

3) Looge leht rahavoo eelarvega (BDDS);

4) Looge leht maksete registriga (sellest lehest saab peamine töökoht);

5) Koostame lehe suurenevate limiitide registriga (eelarveväliste rahakulutaotluste jaoks);

6) Koostame andmetabeliga lehe, kuhu kogutakse kõik maksekalendri jaoks vajalikud andmed;

7) Loome pivot-tabeli "Maksekalender" - see on tegelikult teie eesmärk;

8) Tervikliku süsteemi jaoks on siiski hea koostada rahavoogude eelarve täitmist näitav aruanne, mitte tingimata - aga soovitan.

Lisan ka, et saate 1C-s täiendavalt seadistada maksekorralduste üleslaadimist ning 1C-st maksete fakti ja kontode/kassade saldode laadimist. Lisaks saate 1C-ga seadistada kataloogide vahetamise, eriti selliste suurte, nagu töövõtjad. Protsess on loominguline – aga liigse aja ja ressursside juures on peaasi, et lihvimisprotsessist ei satuks, sest MS Excelil on veel palju puudujääke ja võib-olla oleks parem oma loomingulist energiat sellesse suunata. juhtum maksekalendri ülekandmiseks tavalisse andmebaasi.

Klassifikaatorite loomine

Iga klassifikaatori jaoks loome eraldi lehe, meie puhul on need lehed “Keskföderaalringkonna klassifikaator” ja “DDS-i artiklite klassifikaator”.

DDS-i artiklite kataloogis on veel üks nüanss - paljudel juhtudel pole klassifikaatori täisversiooni vaja, täisversioon mõistab rühmade ja tulude olemasolu. Mõnikord vajate lihtsalt maksete kohta DDS-i artiklite loendit. Sel eesmärgil hankige veel üks lisaleht "ArtiklidDDS_Maksed"

Laske DDS-i artiklite teatmeteose täisversioonil "elada" lehel "DDS-i artiklite klassifikaator". Pärast tasuliste kirjete täitmist loo nimeline vahemik-loend (vahekaart "valemid" - "Nimi määramine").

Väärtused artiklite DDS_Maksed vahemikus saab näidata linkide kaudu täielikust artiklite klassifikaatorist DDS.

Oluline samm on DDS-i artiklite sidumine keskföderaalringkonnaga. Lisaks sellele, et see on õige samm ettevõtte eelarve kaudu juhtimise metoodika osas, hõlbustab see oluliselt ka maksete andmete sisestamist ja vähendab vigade arvu. Tehniliselt on see võimalus korraldatud üsna lihtsalt – eraldi lehele luuakse tabel, mille veerge nimetatakse CFD nimedeks ning ridadele kantakse DDS-i vastavad CFD artiklid.

Pärast seda luuakse eelnevalt näidatud viisil (vahemiku nimetamise kaudu) iga CFD jaoks nimeline loend.

Lisaks loetletud klassifikaatoritele on vaja koostada ka planeerimisperioodide loend, mis toimib eelarveperioodide eraldajana. Eelkõige on see loend kasulik rahavoogude eelarve sisestamisel, limiitide suurendamisel ja sularaha kulutamise taotluste lisamisel.

Eelarve haldamine (limiidid)

Jooksvate maksete eelarve täitmise kontrollimiseks on vaja kahte tabelit - “DDS-eelarve” ja “Liitide suurendamine”. Loome samanimelised lehed ja asetame neile need tabelid.

Selleks, et FRC-d ja planeerimisperioode ei peaks iga kord trükkima, saate lisada loendist väärtuste valimise funktsiooni. Näitame seda veeru "CFD" näitel – valite CFD-st teadlikult suure vahemiku (koolitusnäite jaoks piisab 20 reast, töönäite jaoks tuleb ette näha vähemalt kümme tuhat rida). Pärast vahemiku valimist vahekaardil "Andmed" nupuplokis "Töö andmetega" klõpsake nuppu "Andmete kinnitamine", avanevas dialoogiboksis "Andmetüüp" valige "Loend" ja sisestage väljale "Allikas" võrdusmärk ja nimelise loendi nimi, meie näites näeb see välja järgmine: =CFD.

Pärast neid manipuleerimisi täitub CFD väli loendist valikuga, mis on kahtlemata väga mugav.

Samamoodi peaksite seadistama valiku veerus "Planeerimisperiood"

DDS-i artiklitega on aga asjad veidi keerulisemad. Täielikust loendist valimine on sobimatu ja siin tuleb kasuks võimalus alamloendist väärtusi valida.

Kui määrate lähteväljale mitte loendi nime, vaid funktsiooni INDIRECT (), mis tagastab loendi nime järgi, saame kuvada valikuks ainult need artiklid, mis on selle CFD-ga seotud!

Kui soovite kontrollida maksete vastavust eelarvele (maksete piiramine), on teil paratamatult ees ülesanne kajastada limiitide suurendamise fakti. Selleks looge lehel "Liitide suurendamine" tabel, milles on registreerimisväljad (number ja kuupäev), aga ka sisukad väljad (CFD, DDS-i artikkel, planeerimisperiood ja summa). Lisaks saate lisada suvalisi aegu, näiteks "Limiidi suurendamise põhjus". CFD, planeerimisperioodi ja DDS-i artiklite valiku seadistamine toimub samamoodi nagu DDS-i eelarvetabeli väljatöötamisel.

Maksete register

Makseregister on tabel, kuhu tuleks kirjendada planeeritud, tehtud ja tühistatud maksed. Kui makselimiit on seatud, saate vaadata eelarvejääke ning seadistada filtri, mis annab teile tööriista kindla kuupäeva maksete kinnitamiseks.

Peaksite kõige vastutustundlikumalt lähenema selle konkreetse tabeli kujundusele (mugavusele), sest ta peab iga päev töötama. Et vähemalt veidi demonstreerida MS Exceli võimalusi liidese mugavuse osas, on näites lisatud makro, mis hõlbustab kuupäevade valikut, allpool kuvatakse makrofunktsioonid töös, kuid näete teksti näites olev kood, artiklis sellel üksikasjalikult peatutakse, pole mõtet - eriti kuna kuupäevi saab hõlpsasti käsitsi sisestada.

Tehingute registreerimiseks tuleb luua veerud “Taotluse number”, “Taotluse kuupäev”, “Makse number” ja “Tegelik maksekuupäev”. Maksete piiramise (eelarvestamise) seisukohalt on võtmeveergudeks “CFD”, “DDS-artikkel”, “Planeerimisperiood” ja loomulikult “Summa”. Arvestada tuleks veergu "Eelarve jääk, kui maksame" - s.t. arvutatakse automaatselt, et teavitada kasutajat eelarve hetkeseisust. Veerg “Soovitav maksekuupäev” on vajalik maksete kinnitamise mugavuse huvides (tööversioonis on soovitav lisada veerg “Maksetähtaeg”). Makse kinnitamise fakti registreerimiseks lisa veerud “Kinnitatud” ja “Planeeritav maksekuupäev”. Filtreerides tabelit parameetrite "Paid"=FALSE, "Approved"=TRUE järgi, saate tabeli, milles saate planeeritud maksekuupäeva muutes koostada maksekalendri. Lisades filtri "Planeeritud maksekuupäev" = jooksev kuupäev, saate tänaste maksete nimekirja.

Arutame tehnilisi aspekte. Nagu eespool mainitud, võivad makrod lihtsustada kuupäevade sisestamist, rakendades võimalust valida need kalendrist topeltklõpsuga lahtril.

Seadistage CFD ja planeerimisperioodid, valides sama nimega vahemike hulgast, seadistage DDS-i üksuste valik alamloenditest samamoodi, nagu näidati BDDS-i jaotises. Tõenäoliselt on kõige keerulisem hetk pärast taotlemist eelarvejääkide arvutamine. Selleks kasutage suurepärast funktsiooni SUMIFS().

Valem peaks "välja tõmbama" DDS-i eelarve (põhilimiit lehelt "DDS-eelarve", lisama sellele täiendava limiidi lehelt "Limiidid" ja lahutama kõik eelnevalt kinnitatud summad tabelis "Makseregister"). andmete kohaselt CFD-artikkel DDS-Planning Period, sealhulgas praegune rida. Kuidas seda valemit täpselt kasutada, saate lugeda MS Exceli "abist" - seal on kõik selgelt kirjeldatud.

Maksegraafik

Maksekalender hõlmab sularaha laekumiste, maksete ja saldode ajakava perioodide (tavaliselt päevade) kaupa. MS Excelis on "liigendtabeli" tööriist ideaalne maksekalendri graafiliseks esitamiseks, allpool on näide sellest, mida me peaksime "väljundi" saama.

Pivot-tabeli moodustamiseks tuleks aga koostada andmetega tabel. Meie puhul vajame nendel eesmärkidel neljamõõtmelist andmetabelit ja ressurssi "Summa". Mõõdud on järgmised:

Kuupäev – veerud rühmitatakse selle kuupäeva järgi

Tüüp - neli võimalikku väärtust - algsaldo, tulud, kulud ja lõppsaldo.

Näitaja - tüübi "Kulu" puhul on see DDS-artikkel, teiste tüüpide puhul dubleerib indikaator tüüpi ennast (esialgne saldo, tulu ja lõppsaldo).

Siin kuvatakse töövõtja – vastaspooled planeeritud kulude järgi.

Pakutud näide eeldab, et algse sissetuleva saldo ja kavandatud laekumised sisestab kasutaja käsitsi (väljad on kollase värviga esile tõstetud). Ülejäänud väljad arvutatakse. Enne tabeli koostamist otsustage, millisele ajahorisondile rahavoogude planeerimisel päevade kaupa tuginete. Olen valinud 9 kalendripäeva. Esimesed planeerimishorisondile vastavad read tuleb fikseerida. Loon iga päeva kohta kolm rida, kus on kirjas algsaldo, tulu ja lõppjääk, seejärel samad read järgmiseks kuupäevaks ja nii kuni planeerimishorisondi lõpuni.

Asetage kuluv osa fikseeritud plokkide alla. Need andmed muutuvad dünaamiliselt sõltuvalt sellest, mida olete tabelisse "Maksete register" sisestanud.

Nüüd natuke valemitest. Esimesed kaks rida, mis on seotud esimese planeerimispäevaga, täidetakse käsitsi. See on algsaldo ja planeeritud tulu. Tööversioonis on soovitatav sissetulev saldo seadistada nii, et see arvutatakse tegelike sularahajääkide põhjal, võttes arvesse teel olevat raha (sobib perioodiliselt samast 1C-st laetav tabel). Väli Tulu sisaldab prognoositavat sularahasummat, mida loodate esimesel kuupäeval saada. Tulude osas kehtib sama ka ülejäänud püsiliinide kohta - küsimus, mida prognoositavasse tulusse panna, otsustatakse iga ettevõtte puhul eraldi. Jaekettide spetsiifika võimaldab koostada prognoositavate laekumiste kalenderprofiilid, projekteerimisorganisatsioonide jaoks koostatakse laekumiste graafik iga toimingu / etapi jne kohta eraldi.

Kõik planeerimishorisondi fikseeritud kuupäevad alates teisest peavad sisaldama alg- ja lõppsaldo arvutamise valemeid. Siin tuleb kasutada ka funktsiooni SUMIFS().

Lõppsaldo arvutamise valemi põhimõte on lihtne - võtame arvutatud kuupäeva algsaldo (võrdne eelmise päeva lõppsaldoga), liidame prognoositud tulu ja lahutame kõik kulusummad, mille funktsioon SUMIFS() valitud jooksva kuupäeva järgi kuluosa sisaldavas plokis.

Kuidas kasutada väljatöötatud maksekalendrit.

Teie, töötades maksete registriga, määrate kavandatud maksete kuupäevad. Maksekalendri andmete tabelisse sisestage planeeritud kassajääk ja prognoositavad laekumised. Pärast seda minge lehele "Arvuti" ja klõpsake "Maksekalendri" liigendtabelis "Värskenda". Pärast seda saate visuaalsel kujul maksekalendri.

Oletame, et te ei ole praeguse ajakavaga rahul, näiteks soovite 16. oktoobril vältida sularahapuudujääki - minge tabelisse "Maksete register", muutke avalduse kavandatud maksekuupäeva (mis on 600 tuhat rubla) , oletame, et 18. oktoober.

Värskendate pivot-tabelit uuesti maksekalendriga ja see liigutab makset 600 tuhande rubla ulatuses. 18.10 ja arvutab ümber kassa alg- ja lõppjäägi!

Kõik on lihtne ja tõhus!

Finantsplaneerimisel on organisatsiooni finantsjuhtimissüsteemis oluline koht. Ettevõte hindab planeerimisprotsessis oma finantsseisundit, selgitab välja võimalused rahaliste vahendite suurendamiseks ja suunad nende efektiivseimaks kasutamiseks. Samas tehakse juhtimisotsuseid finantsinformatsiooni analüüsi põhjal.

Järgmiseks aastaks välja töötatud vahendite laekumise ja kulutamise plaan kuude lõikes (rahavoogude eelarve) annab vaid üldise aluse ettevõtte rahavoogude juhtimiseks. Organisatsiooni rahavoogusid ühe kuu jooksul võib iseloomustada kõrge dünaamika ja ebastabiilsus. Operatiivne finantsjuhtimine võib aidata need puudused kõrvaldada.

Finantsjuhtimine tänapäevastes tingimustes on äriedu vajalik komponent. Tulude, kulude ja muude oluliste finantsnäitajate dünaamikat täpselt ja kiiresti jälgival ettevõttel peab olema piisav infobaas, et teha ettevõtte kasvuks vajalikke õigeid juhtimis- ja finantsotsuseid.

Operatiivne finantsjuhtimine on organisatsiooniliste, metoodiliste ja tehnoloogiliste meetmete kogum, mis tagab organisatsiooni jooksvate finantsoperatsioonide ja finantsressursside juhtimise lühiajaliselt (tavaliselt kuni üks kuu). Erinevalt eelarvestamise süsteemist planeerib operatiivne finantsjuhtimine makseid täpsemal kujul (vastaspoole ja makse eesmärgi järgi) ning kasutab planeerimisperioodide detailsemat (kuni üks päev).

Märge. Organisatsiooni rahanduse operatiivjuhtimise peamine tööriist on maksekalender. Maksekalender on planeeritud finantsdokument, mis võimaldab igapäevaselt hallata ettevõtte raha laekumist ja väljaminekut.

Ettevõttes välja töötatud maksekalender võimaldab lahendada järgmisi põhiülesandeid:

vähendada rahaliste vahendite laekumise ja kulutamise plaani prognoosivõimalusi (optimistlik, realistlik, pessimistlik) ühe reaalse ülesandeni ettevõtte rahavoogude kujundamiseks ühe kuu jooksul;

sünkroniseerida maksimaalselt positiivsed ja negatiivsed rahavood, suurendades seeläbi ettevõtte rahavoo efektiivsust;

tagama ettevõtte maksete prioriteetsuse vastavalt nende mõju kriteeriumile tema finantstegevuse lõpptulemustele;

tagama maksimaalsel määral ettevõtte rahavoogude vajaliku absoluutse likviidsuse ehk lühiajalise maksevõime;

kaasama rahavoogude juhtimise ettevõtte finantstegevuse operatiivkontrolli (vastavalt jooksva monitooringu) süsteemi.

Maksekalendri rakendamisel on organisatsioonil järgmised eelised:

on võimalik ennustada ettevõtte finantsseisundit;

suurendab organisatsiooni tulude ja kulude juhtimise protsesside läbipaistvust;

ettevõtte tegutsemise majanduslike tingimuste muutumisel suureneb otsuste paindlikkus ja kehtivus;

organisatsiooni krediidipoliitika on optimeeritud;

võlausaldajate, investorite ja emaorganisatsiooni usaldusväärsus ja usalduse tase ettevõtte vastu suureneb.

Maksekalendri põhieesmärk— rahavoogude ajakava koostamine järgmiseks perioodiks (mitmest tööpäevast ühe kuuni) selliselt, et oleks tagatud kõigi vajalike maksete tasumine, minimaalne üleliigne raha kontodel ja välditakse sularaha puudujääke.

See on tähtis. Maksekalendri sisu võib varieeruda (olenevalt ettevõtte spetsiifikast ja kaasatud töötajate eelistustest), kuid see peaks alati sisaldama andmeid laekumiste ja väljamaksete kohta, samuti planeeritud sularahajääke (tavaliselt päevade ja allikate lõikes). ).

Tabelis on näide autoosade kaupluse maksekalendri kohta. Tajumise hõlbustamiseks esitatakse maksekalender viie tööpäeva, mitte terve kuu kohta.

Teave kulude jaotumise kohta ajas aitab välja selgitada kõige riskantsemad hetked rahapuudujäägi osas ning võtta kasutusele meetmed maksekoormuse ümberjagamiseks (näiteks jaotada palgamakseid ja maksuülekandeid eelarvesse erinevatele nädalatele, kasutada laenu aeg jne). Nii et meie näites peaks tuleval nädalal laekuma positiivne rahavoog summas 736 495,40 rubla, selle perioodi negatiivne rahavoog on 712 379,27 rubla. (vt tabelit). Seega on netorahavoog 24 116,13 rubla. (sularahajäägi suurenemine 39 648,96 rublalt 63 765,09 rublani). Kui aga planeeritud positiivsed ja negatiivsed rahavood päevade kaupa ära jaotada (väljastatud arvete, lepingutega ette nähtud maksetähtaegade jms alusel), selgub, et teise päeva lõpuks on organisatsioonil rahapuudujääk summas 53 029, 35 hõõruda. Selle kõrvaldamiseks on ettevõttel vaja osa planeeritud maksetest (näiteks tarnijatelt ostetud kaupade või kontoritehnika ostmise eest tasumine) üle kanda järgmisele päevale. Kui see pole võimalik, tuleb kasutada lühiajalist pangalaenu arvelduskrediidi näol.

Märge. Maksekalendri üks omadusi on selle pidev uuendamine. Kõigi laekunud taotluste rahuldamiseks rahaliste vahendite puudumisel kasutatakse maksete järjestamise reegleid sõltuvalt nende liigist ja prioriteetsuse tasemest.

Praktikas tekib sageli olukord, kus raha kulutamise plaan täidetakse täielikult (esitatud taotluste alusel) ja raha laekumise plaan osaliselt (sellest tulenevalt ületab väljamaksetaotluste kogusumma tegeliku laekumise). raha). Sularahapuudujääkide vältimiseks on soovitav reastada kõik maksed nende prioriteedi (olulisuse) järgi. Kõrgeima prioriteediga kaupade eest tasumine toimub tõrgeteta, madalamate kaupadega - lisatingimustel. Näiteks võlgade tasumise taotlused peamistele toodete tarnijatele, maksud rahuldatakse esmajärjekorras, samas kui kulud mittekiireloomuliste majandusvajaduste jaoks, kontoritehnika moderniseerimine rahastatakse siis, kui müügiplaan on täidetud vähemalt 90%.

Maksekalendri moodustamise järjekord

Enne taotluste koostamise ja menetlemise alustamist on vaja läbi viia terve rida tegevusi maksekalendri väljatöötamiseks ja juurutamiseks ettevõttes.

Esimene aste— planeeritud andmete moodustamine. Seda protsessi rakendatakse eelarvestamise (rahavoogude eelarvestamise) osana ja see on kohustuslik ettevalmistav etapp. Planeeritud andmete alusel (iga-aastased, kuu jaotusega) toimub laekumiste ja maksete põhjalik detailsus.

Teine faas— analüütikute nimekirja (rahavoogude eelarvekirjed, vastaspooled, lepingud) määramine, mille raames teostatakse maksekalendri koostamine. See loob tööriista eelseisvate maksete ja laekumiste jälgimiseks.

Pärast analüütikute nimekirja kindlaksmääramist moodustatakse maksekalendri koostamise ja täitmise mehhanism. Laekumised ja väljamaksed planeeritakse kliendiosakondade poolt esitatud taotluste alusel. Pärast kehtestatud piirmääradest kinnipidamise kontrollimist kantakse deklareeritud maksed maksekalendrisse. Laekumiste ja väljamaksete summade osas tasakaalus maksekalender on aluseks maksete registri koostamisel ja täitmiseks esitamisel.

Viimasel etapil Maksekalendri rakendamisel on selle koostamise ja täitmise mehhanism fikseeritud normatiivdokumentides, mis kinnitatakse ettevõttesisese korraldusega ja on kohustuslikud kõigile ettevõtte allüksustele ja töötajatele. Ettevõtte maksesüsteemi toimimise reeglid määratlev sisedokument peaks sisaldama teavet maksetaotluste menetlemise korra, tähtaegade, kooskõlastamise ja kooskõlastamise eest vastutavate isikute, töötajate ülesannete ja volituste, toimingute järjestuse kohta. Enamasti kirjeldab määrus järgmist maksekalendriga töötamise korda (vt joonis).

Maksekalendri rakendamise protsessi skeem

Ideaalis peaks maksekalendri pidamine organisatsioonis olema automatiseeritud. See suurendab finantsteabe vastuvõtmise efektiivsust ja välistab inimfaktori negatiivse mõju jooksvate rahaliste vahendite juhtimisele.

Maksekalender on tööriist tegevuse planeerimiseks, juhtimiseks ja organisatsiooni rahavoogude kontrollimiseks, samuti tööriist, mis võimaldab tõhusalt jälgida ostjate ja tarnijatega arveldusprotsessi. Nende probleemide lahendamiseks sisaldab maksekalendri süsteem kolme peamist funktsionaalplokki: maksete (maksete) planeerimine, raha laekumise planeerimine ja maksedokumentide genereerimine.

Maksekalendri funktsionaalsus võimaldab koondada informatsiooni organisatsiooni ja selle allüksuste vajaduste kohta sularahas ostjate (klientide) ja muude allikate prognoositavate laekumiste mahtudega ühtsesse inforuumi, mis tagab andmete läbipaistvuse ja prognoositavuse, kuna samuti suurendab oluliselt ettevõtte rahahalduse efektiivsust.

Üks olulisemaid nõudeid igale finantssüsteemile on kasutaja juurdepääsutasemete haldamise süsteem, mis tagab mitte ainult konfidentsiaalsetele andmetele juurdepääsu selge piiramise, vaid säilitab ka mugavuse töötada nende funktsionaalsete plokkidega, mida töötajad vajavad oma ülesannete täitmiseks. ülesandeid. Maksekalendri funktsioonide juurdepääsuõiguste administreerimise moodul annab avaraid võimalusi õiguste haldamiseks nii rakendatava lahenduse objektide (kataloogid, dokumendid, aruanded) kui ka organisatsioonide ja finantsvastutuskeskuste tasandil.

Süsteemi "Maksekalender" üldine funktsionaalne mudel on näidatud alloleval diagrammil.

Maksegraafik

Süsteemi "Maksekalender" peamiste funktsionaalsete plokkide loend:

Maksegraafik

Maksehaldus ja raha kulutamise kontroll on finantsplaneerimise üks võtmeülesandeid, mille lahendamise peamiseks tingimuseks on selge, struktureeritud ja ajakohase teabe kättesaadavus kõigi kavandatavate sularahata maksete ja sularaha kohta. maksed, samuti rahaeraldiste praegune ja prognoositav tase. Planeeritud maksete kajastamiseks ettevõtte maksekalendris on mõeldud dokument "Maksekalender: Sularaha kulutamise plaan", mis võimaldab registreerida planeeritud maksed nii rahaliikide (sularaha, mittesularaha) kui ka nende asukohtade lõikes ( arvelduskontod, kassad) ning nende kasutamise suundade ja eesmärkide kontekstis (rahavoogude kirjed, saajad, lepingud).

Maksete teostamise planeerimise ja jälgimise protsessi mugavuse ja tõhususe tagavad mitmed spetsiaalsed tööriistad, mis on mõeldud erinevate rahavoogudega seotud maksete planeerimiseks: kaupade ja teenuste tarnijad, palgamaksed, maksud jne.

Maksedokumentide genereerimine

See moodul on mõeldud igapäevaseks panka maksejuhiste vormistamiseks ja annab kavandatud maksete lõpliku järjestuse, võttes arvesse kehtestatud prioriteete. Maksejuhiste vormistamine toimub dokumendi Maksekalender: Maksete register, mida töödeldakse läbi assistendi "Makseregistrite moodustamine", mis võimaldab ettevõtte maksekalendris sisalduvate makseplaanide alusel genereerida makset. korraldused ja kontroll (täitmine).

Loodud maksekorraldused eksporditakse automaatselt programmi 1C: Accounting 8 ja neid saab hiljem panka üle kanda, kasutades standardset vahetustöötlust panga-kliendi süsteemiga. Täpsemat infot selle mooduli kohta saab lehelt, mis kirjeldab maksedokumentide koostamise korda.

Raha sissevoolu ajakava

Sularaha laekumise planeerimise plokk annab võimaluse tarnijate ja klientidega arvelduste jälgimise eest vastutavate osakondade töötajatel planeerida raha laekumist ettevõtte põhilistes tegevusvaldkondades ning jälgida maksetähtaegade ja maksegraafikute täitmist. Selle ploki võimalused pakuvad:

• Kiire juurdepääs teabele osapooltelt raha laekumise, nende hetkevõlgade kohta ning võimaldada tõhusat kontrolli nõuete tagasimaksmise ja lepingutega kehtestatud maksegraafikutest kinnipidamise üle;
• Maksejõuetute ostjate tuvastamine ja vajalike meetmete õigeaegsele võtmisele kaasaaitamine;
• Töötajate finantsdistsipliini ja klientidega töötamise protsessi läbipaistvuse parandamine.

Plaanitavate laekumiste summade kajastamiseks on toodud dokument "Maksekalender: Sularaha laekumise plaan". Selle plokiga töötavate kasutajate mugavust süsteemis "Maksekalender" pakub spetsiaalne liides - "Assistent raha laekumise planeerimisel", mis ühendab kõik vajalikud andmed nii planeeritud summade kontrollimiseks kui ka uute eeldatavate maksete planeerimiseks. .

Kasutaja juurdepääsu kontroll

Iga finantssüsteemi üks olulisemaid ülesandeid on infoturbe tagamine. Süsteemi "Maksekalender" sisseehitatud kasutajate juurdepääsutasemete haldamise süsteem pakub piisavalt võimalusi õiguste haldamiseks nii objektide (kataloogid, dokumendid, aruanded) kui ka andmetele juurdepääsu tasandil organisatsioonide ja finantsvastutuse kontekstis. keskused. Süsteemi praegune versioon pakub kolme eelnevalt määratletud õiguste komplekti:

• Õigus sissetulekute planeerimisele;
• Õigus koostada maksedokumente;
• Õigus makseid planeerida.

Tänapäeval sõltub kassalüngade tekkimine ettevõttes paljuski sellest, kui täpselt suudab ettevõtte finantsdirektor maksekalendri koostada. On mitmeid tõestatud retsepte. Milliseid ettevõtte maksekalendri jaotisi on oluline esitada, kirjeldame artiklis ja anname maksekalendri näidis.

Maksete register maksekalendris

Töö oluline komponent maksete kalender- planeeritud maksete register. Reeglina antakse finants- või peadirektorile allakirjutamiseks just see dokument. Lisaks ei sisalda makseregister ideaaljuhul mitte ainult selliseid standardseid veerge nagu maksetaotluse koostamise kuupäev, konto- ja lepingunumbrid, vastaspoole nimi ja tasumisele kuuluv summa, vaid ka mitmeid lisavälju, mis aitavad rahandusosakonna juhataja (või finantsdirektor, kui mõlemat sellist sularahafunktsiooni ei ole määratud) koostama maksekalendri, nimelt:

• eelarvepunkti nimi mille jooksul makse tehakse. Üks klassikalisi maksetaotluste kinnitamise protseduure on eelarve täitmise kontrollimine. Sellist kontrolli on palju lihtsam läbi viia mitte eraldi taotluse, vaid maksete registri alusel. Selleks on iga deklareeritud makse kohta põhjendatud eelarvepunkti nimetuse märkimine;
• makseallikas - näidatakse, milliselt arvelduskontolt (millisest kassast) on kavas vastavalt avaldusele raha maksta. Ilma selleta on maksekalendrit koostades keeruline ettevõtte arvelduskontode kontekstis päeva alguses ja lõpus saldosid planeerida;
• luba – lisafunktsioon, mis kajastab rakenduse olekut: kokku lepitud või mitte. Muide, selle valdkonna võib jagada mitmeks komponendiks, näiteks kooskõlastamises osalevate vastutavate isikute ametikohtade järgi. Selle tulemusel näeb finantsdirektor, kes sai maksete registri allkirjastamiseks nädala alguses (või eelmise lõpus), selgelt, millised taotlused kinnitati eelmistes etappides ja millised on veel pooleli. heakskiit ja kellelt;
• avalduse täitmise fakt – väli, mis sisaldab märget selle kohta, kas tellimus on tasutud või mitte, ning maksekuupäeva. Vajadusel saab algataja kiiresti infot oma avalduse seisu kohta ning finantsjuht saab kiiresti uuendada maksete kalendrit, lisades sinna need maksed, mis on sel nädalal juba tehtud.

Taotluste kogumise ja edastamise reeglid

Seda võib julgelt väita maksekalendri koostamine, mis tahes usaldusväärne, järgmiseks nädalaks ei tööta, kui ettevõttel pole maksemäärust. Alati leidub osakonnajuhatajaid, kes nõuavad ühe või teise arve kohest tasumist. Ja seda hoolimata asjaolust, et praktikas tuleb üliharva ette olukordi, kus teatud maksete vajadust ei ole võimalik ette näha vähemalt nädal aega ette. Kõige sagedamini on "kiireloomulisus" üksikute töötajate unustamise ja hooletuse põhjuseks, mis on tänapäeval rahaga seoses lihtsalt vastuvõetamatu. Makseeeskiri määrab kindlaks avalduste täitmise reeglid, kokkuleppimise korra, samuti avalduse esitamise tähtajad ja täitmise aja. Näiteks avalduse vormistamine makse algataja poolt ja selle vastuvõtmine üksuse juhi poolt - igal esmaspäeval kuni kella 16.00-ni, sularaha väljastamine kokkulepitud taotlustel - kolmapäeval, neljapäeval, reedel pärast kella 11.00; sularahata makse esmajärjekorras taotlustel - igal neljapäeval kuni 14.00 jne.

Maksete tegemise eeskirjad kinnitatakse ettevõtte peadirektori korraldusega ja juhitakse kõigi töötajate tähelepanu. Muide, makseeeskirjas on kõige olulisem pöörata erilist tähelepanu sellele, kuidas taotlust menetletakse, kui selle esitamise tähtaegu rikutakse, eelarvepunkti piirmäär ületatakse. See mitte ainult ei määra ettenägematus olukorras tegutsemisviisi, vaid motiveerib inimesi ka reegleid rangemalt järgima. Näiteks kui rikutakse avalduse vormistamise tähtaega ja selle juhtumi reeglid näevad ette suhtlemist finants- või peadirektoriga, on see valdava enamuse töötajate jaoks tõsine stiimul jätkata finantsteenistuse teavitamist kõik ettemaksed. Makse sooritamise reeglid saate alla laadida allpool artikli alt.

Raha laekumise planeerime maksekalendri koostamisel

Paradoksaalsel kombel on kõige keerulisem planeerida maksete kalendrisse laekuvate vahendite summat päevas. Enamasti töötavad need järgmiselt. Rahavoogude eelarvesse planeeritud laekumised jagatakse kuu tööpäevade arvuga ja saadud arv kantakse maksegraafik kui ühe päeva sissetulev rahavoog. Tegelikult muud lahendust polegi, eriti kui räägime ettevõttest, kes teeb jaeklientidega koostööd ilma eellepinguid sõlmimata. Kuid seda tuleb maksete planeerimisel arvestada. Näiteks ettevõtte kontojäägid päeva alguses on 150 tuhat rubla, laekumist oodatakse 300 tuhat rubla. Nende andmete põhjal on kavas tasuda arveid summas 450 tuhat rubla. Selle tulemusena selgub, et plaanitud 300 tuhandest rublast laekus pangapäeva lõpuks vaid 200 tuhat rubla. Ja kogu maksekalender tuleb ümber teha. Veelgi enam, arvelduskontode saldod olid planeeritud nulli ja ettevõttel on käes leping pangaga, mille kohaselt kohustub ta hoidma kontol minimaalset saldot 10 tuhat rubla. Allpool oleme esitanud maksekalendri näide.

Parem on eelnevalt kindlaks määrata, millise osa laekumiseks kavandatud vahenditest saab suunata teatud arvete tasumiseks. Enamasti teeb seda asjatundja, lähtudes ettevõtte kogemusest või raha liikumise analüüsist. Veelgi enam, maksegraafikus on parem iga tööpäeva lõpus eelnevalt kindlaks määrata kindlustusraha jäägi suurus, mida võetakse arvesse maksekalendri koostamisel.

Ja lisaks kõigele ei ole üleliigne lisada maksekalendrisse andmed ettevõtte krediidiliinide raames kasutamata limiitide kohta. Näiteks saab selle teabe näidata samas kohas, kus teave sissetulevate saldode kohta. Sel juhul esitatakse maksekalendris võimalikult täielik teave ettevõtte finantsvõimaluste kohta ja finantsdirektor saab olemasolevaid ressursse tõhusamalt hallata.

Prioriteetide seadmine, kui pole raha kõigi arvete tasumiseks

Tänapäeval on paljude ettevõtete jaoks üsna tüüpiline olukord, kus olemasolevatest vahenditest ei piisa kõigi vastuvõetud taotluste eest tasumiseks. Tavaliselt viib see kohtumiseni kõigi osakonnajuhatajatega, et arutada, milliseid makseid saab edasi lükata. Sellise protseduuri jaoks kulub palju aega ja vaeva. Raha saate kiiremini hallata, kui igas taotluses on lepingujärgne makseprioriteet ja maksetähtaeg määratud. Nende andmetega saab finantsdirektor iseseisvalt otsustada teatud maksete hilisemaks ülekandmise üle. Reeglina makstakse palgavõlgnevused ennekõike eelarvesse, pankadesse. Teine etapp on peamised vastaspooled, kellega suhete katkemine ähvardab ettevõtet tootmise peatamise või märkimisväärsete karistustega. Kolmas etapp on kõik muud maksed.

Muide, tasumata rakenduste jälgimise mugavamaks muutmiseks on parem mitte ainult märkida täitmise (või rakenduse mittetäitmise) fakti, vaid lisaks klassikalisele esitada ka maksekalendris maksete jaotus kuluartiklite kaupa, ka analüüs osapoolte kaupa. Lihtsaim viis maksekalendri loomiseks on Excelis. Kui luuakse maksekalender excelis, piisab adressaadi märkimiseks täiendava veeru sisestamisest. Tänu sellele on võimalik lähiajal kiiresti kuvada võlgnike nimekiri, kellele tuleb tasuda.

Maksekalendri täitmine

Pärast maksekalendri koostamist jääb üle seda värskendada. Üldjuhul tehakse seda päeva lõpus panga-kliendi süsteemi väljavõtte alusel. Maksekalendrisse kantakse planeeritud andmete asemel info reaalselt tehtud maksete, laekumiste ja mis kõige tähtsam – saldode kohta. Vajadusel on võimalik ette näha võimalus planeeritud väärtuste tegelikest kõrvalekallete igapäevaseks analüüsiks. Kuid reeglina on selline analüüs õigustatud nädala lõpuks.

Veel üks nüanss, mida ettevõtte maksekalendri koostamisel arvesse võtta, on teha järgmiseks kuuks laekumiste ja maksete suurendatud plaan, mis on jagatud nädalate (mitte päevade kaupa). See aitab eelseisvate maksete tegemisel paremini orienteeruda, eriti kui osa neist on rahapuuduse tõttu juba edasi lükatud.

Lisateavet maksekalendri loomise ja sellega töötamise kohta leiate videost. Elena Mitrofanova, IBS-i OFERi projektijuht, räägib loo. Ta andis ka maksekalendri näidise.

Video