Výhody systému elektronická správa dokumentů
O nutnosti přejít od papírové kancelářské práce k systémům elektronické správy dokumentů se mluví již dlouho, ale jaké jsou skutečné výhody zavedení elektronické správy dokumentů?
Výhoda EDMS č. 1: Zvýšení produktivity společnosti
Hledání potřebné dokumenty a informace za přítomnosti elektronického systému správy dokumentů, strávíte mnohem méně času ve srovnání s tradičním papírovým workflow Přístup k elektronické správě dokumentů lze získat z libovolného počítače ve vaší společnosti, kde je nainstalován systém efektivní správy bb workspace.
Výhoda EDMS č. 2: Okamžitý přístup k aktuálním informacím
Hlavní výhodou elektronické správy dokumentů je schopnost rychle a jednoduše najít nejnovější verze dokumentů. Tím je vyřešen problém relevance pracovního postupu, to znamená, že i když stejný dokument existuje v několika verzích, uživatel bude moci najít nejnovější verzi souboru a pracovat s ním.
Výhoda ERMS č. 3: Snížení chyb způsobených lidskými faktory
Správná organizace správy elektronických dokumentů umožňuje eliminovat chyby způsobené lidským faktorem. Díky papírovému workflow zabere hledání chybějících dokumentů hodiny, zatímco EDMS se s podobným úkolem vypořádá během několika sekund.
Výhoda EDMS č. 4: Snížení materiálových nákladů
Elektronické systémy pro správu dokumentů výrazně snižují náklady organizace. Za prvé se díky automatizaci práce zvyšuje produktivita zaměstnanců společnosti a za druhé náklady na spotřební materiály používané v papírovém workflow.
Výhoda EDMS č. 5: Lepší komunikace
Jednou z klíčových výhod elektronické správy dokumentů je lepší komunikace mezi odděleními a divizemi v rámci organizace. Zavedení elektronického systému správy dokumentů usnadňuje komunikaci, výměnu informací a také pomáhá bourat bariéry mezi jednotlivými odděleními.
Výhoda EDMS č. 6: Spolupráce na dokumentech
Automatizace pracovních postupů umožňuje několika uživatelům pracovat se stejným souborem současně a také prohledávat jedinou databázi dokumentů.
Výhoda ERMS č. 7: Snížení potřeby dalšího personálu
Navýšení objemů výroby s elektronickou správou dokumentů nevyžaduje výrazné personální rozšíření, stačí automatizovat práci stávajícího týmu pomocí efektivního systému řízení bb workspace.
Výhoda EDMS č. 8: Snížené náklady na ukládání dokumentů
Legislativa Ruské federace stanoví dobu uchovávání dokumentů po dobu 5 let, zavedení elektronické správy dokumentů sníží náklady na uchovávání dokumentů.
Výhoda EDMS č. 10: Ochrana dokumentů před poškozením
Použití EDMS snižuje rizika způsobená požárem nebo jinou vyšší mocí. Bohužel není možné zcela přejít na elektronickou správu dokumentů a zbavit se papírové kancelářské práce, protože podle legislativy Ruské federace je papír stále považován za významnou formu dokumentu, ale procento takových dokumentů v celkový objem je relativně malý.
Výhoda ERMS č. 11: Organizační nehmotné výhody
Nehmotné přínosy nejsou na první pohled tak patrné a efektivitu firmy ovlivňují pouze nepřímo. Mezi takové výhody patří například zlepšení vnímání dokumentu nebo zvýšení disciplíny zaměstnanců a zákazníků.
Výhoda EDMS č. 12: Zvyšování firemního povědomí
Jedním z nečekaných výsledků zavedení elektronického systému správy dokumentů lze nazvat zvýšení firemního povědomí. Každý zaměstnanec se začíná cítit jako součást jednoho týmu, jasně rozumí společným cílům a záměrům.
Přednáška 16 Výhoda automatizace workflow
1. Výhoda automatizace workflow
2. Proč potřebujeme elektronické systémy pro správu dokumentů
3. Základní pojmy a terminologie
4. Hlavní úlohy řešené systémy správy dokumentů
Zavedení elektronické správy dokumentů umožňuje snížit počet služeb spojených s prací s dokumenty (kurýři, kancelářští pracovníci atd.).
Obrázek 43 ukazuje, jak moc se zkracuje čas jednotlivých fází práce s dokumenty při výměně papírového procesu za digitální.
V podmínkách elektronické správy dokumentů je potřeba mnohem nižších nákladů na restrukturalizaci workflow při změně vnějších podmínek, např. požadavků na změnu formuláře hlášení.
Přestože je efektivita správy elektronických dokumentů široce uznávána, plný přechod na bezpapírové technologie vyžaduje vyřešení řady právních problémů a také investic. Dnes se tedy v Rusku můžete setkat se všemi uvedenými typy pracovních postupů.
Stále existují podniky a instituce, které stále pracují v papírovém prostředí, většina používá při organizaci správy dokumentů počítače a místní sítě a pouze malé procento využívá plně automatizované systémy elektronické správy dokumentů. Jaký je důvod této situace?
Obrázek 43 - Výhody elektronické správy dokumentů
V ideálním případě by rozvoj elektronické správy dokumentů měl vést ke zcela bezpapírovým technologiím. V dnešní době je však stále nutné, aby papírové dokumenty vyhovovaly mnoha předpisům – daňovým zákonům, zákonům o účetnictví atd. Jedním z hlavních účelů dokumentu je schopnost osvědčovat určité skutečnosti. Papírový dokument s potřebnými náležitostmi a stupni ochrany byl donedávna hlavním způsobem prokazování konkrétní skutečnosti, tzn. zastupoval právní moc. Papír jako materiálový nosič má nevýhodu v tom, že neumožňuje beze stopy mazat a zaznamenávat nové informace, ale tato nevýhoda se mění ve ctnost ve smyslu eliminace padělání dokumentů. Není divu, že ruské přísloví říká: co se píše perem, nelze sekerou sťat.
Jinými slovy, když obdržíme dokument, který má na každé stránce podpis a žádné stopy poškození povrchu papíru (tj. je jasné, že text nebyl vymazán nebo přepsán), můžeme si být jisti, že tento dokument byl odeslán dne jménem podpisu odesílatele a že se během procesu doručování nezměnilo.
Moderní prostředky šifrování v zásadě umožňují poskytnout stejné prostředky k ověření dokumentu jako podpis na papíře.
Federální zákon „O elektronickém digitálním podpisu“, přijatý v lednu 2002, dává organizacím možnost vytvořit systémy pro výměnu výhradně elektronických dokumentů, ve kterých může elektronický dokument fungovat jako originál, který není třeba duplikovat v papírové podobě. Legálnost EDS je však dnes absolutní pouze pro interní tok dokumentů, kde je aktivně využívána, protože tok interních dokumentů je regulován generálním ředitelem.
Hlavním důvodem přítomnosti smíšeného toku dokumentů je tedy skutečnost, že otázka používání EDS dosud není na státní úrovni vyřešena.
Výměna dokumentů v elektronické podobě však nemusí být využita ve všech, ale pouze v některých oblastech činnosti organizace.
Je také obecně přijímáno, že při implementaci EDMS se získávají taktické a strategické výhody. Taktické výhody jsou určeny snížením nákladů při implementaci EDMS spojené s: uvolněním fyzického prostoru pro ukládání dokumentů; snížení nákladů na kopírování a doručování dokumentů v papírové podobě; snížení nákladů na personál a vybavení atd. K strategický zahrnují výhody spojené se zlepšením efektivity podniku nebo organizace. Mezi tyto výhody patří:
Objeví se příležitost týmová práce přes dokumenty (což je nemožné s papírovou kancelářskou prací);
Výrazné zrychlení vyhledávání a výběru dokumentů (podle různých atributů);
Zvýšení bezpečnosti informací díky tomu, že pracují v EDMS s neregistrovanými pracovní stanice je nemožné a každý uživatel EDMS má přidělena vlastní přístupová práva k informacím;
Zvýšení bezpečnosti dokumentů a pohodlí jejich uložení, protože jsou uloženy elektronicky na serveru;
Zlepšení kontroly nad prováděním dokumentů.
Elektronická správa dokumentů
kancelářská práce- soubor opatření k uspořádání pracovního postupu podniku nebo organizace. Kancelářské práce je termín používaný v úřednické praxi k označení formálního souboru pravidel pro práci s dokumenty.
Elektronický dokument(ED) - dokument vytvořený pomocí nástrojů počítačového zpracování informací, který lze podepsat elektronickým podpisem (ES) a uložit na strojové médium ve formě souboru příslušného formátu.
Tok dokumentů- systém pro vytváření, interpretaci, přenos, příjem a archivaci dokumentů, jakož i sledování jejich implementace a ochranu před neoprávněným přístupem.
Elektronická správa dokumentů(EDM) - soubor automatizovaných procesů pro práci s dokumenty podávanými v elektronické podobě, s implementací konceptu "bezpapírové kancelářské práce".
A další. Je zřejmé, že systémů pracovních toků může být tolik, kolik je typů činností, v důsledku toho se informační systémy, které automatizují soukromé typy pracovních toků, vyvíjejí směrem k masovému charakteru.
| Úspora času: zaměstnanci tráví méně času hledáním papírových dokumentů. Díky centrální databázi jsou soubory pravidelně zálohovány, čímž se eliminuje možnost nenávratné ztráty dokumentu, pokud je zapomenut v letadle, náhodně či úmyslně zničen nebo jednoduše zmizí v kancelářském nepořádku. Zcela eliminuje ztrátu času hledáním souborů a dokumentů, které z nějakého důvodu nebyly na svém místě. | ||
| Lepší využití fyzického prostoru a technologie: lze uvolnit cenné čtvereční záběry obsazené redundantními servery a dalšími zařízeními pro ukládání dokumentů. V závislosti na stavu a relevanci informací mohou být dokumenty a soubory po uplynutí doby jejich uchovávání bezpečně odstraněny. Správa dat vám nejen pomůže dodržovat firemní předpisy, ale také vám pomůže lépe využít váš úložný prostor. | ||
| Zvýšení transparentnosti vnitřní práce podniky: SED(elektronické systémy pro správu dokumentů) umožňují manažerům sledovat stav dokumentu, a to ve všech fázích jeho schvalování a schvalování. Kromě toho, SED umožňuje okamžitě a snadno vyvolat nejen požadovaný soubor, ale také úplný záznam o tom, kdo jej vytvořil, kdo k němu měl přístup a kdo jej upravoval. | ||
| Udržování osobní historie každého souboru a související dokumentace: SED umožňují centrálně řídit vztahy se zákazníky a dodavateli. Například jediné kliknutí stačí k vyvolání všech potřebných dokumentů, které obsahují související požadavky různé typy vztahy mezi organizací a vnějšími aktéry. | ||
| Více flexibility, pokud jde o fyzické umístění zaměstnanců: díky možnostem elektronického přístupu a komunikace dostávají zaměstnanci možnost pracovat na dálku. A dokonce i ve stejné geografické lokalitě již zaměstnanci nemusí čekat na odeslání papírových kopií souborů ze sousední kanceláře. | ||
| Zvýšení bezpečnosti informací a dokumentů: jak již bylo zmíněno, centrální databáze umožňuje vytvářet záložní kopie dokumentů, čímž se snižuje riziko náhodné nebo úmyslné ztráty souborů. Zároveň se méně času stráví hledáním potřebného dokumentu, pokud se jeho umístění z nějakého důvodu změnilo. | ||
| Snížené náklady na tisk, poštovní známky, obálky a poštovné: papírové dokumenty zasílané mezi odděleními nebo prodejci lze zasílat elektronicky. | ||
| Zvyšování úrovně spokojenosti zaměstnanců a manažerů: optimalizace každodenních úkolů umožňuje zaměstnancům získat více radosti z pracovního procesu. Uvolnění zaměstnanců od často nudných úkolů, jako je vyřizování faktur, jim umožňuje věnovat se jiným činnostem. Vedoucí oddělení zároveň získají větší kontrolu nad prací svých podřízených. V konečném důsledku mohou některé organizace zjistit, že úspory nákladů jim umožní dosáhnout nové obchodní úrovně. | ||
Jakýkoli elektronický systém správy dokumentů může obsahovat prvky každé z následujících kategorií, ale většina z nich má specifickou orientaci v jedné z oblastí spojených především s umisťováním produktů.
| Elektronické systémy správy dokumentů s pokročilými prostředky pro ukládání a vyhledávání informací(elektronické archivy - EA). Elektronický archiv je speciálním případem systému správy dokumentů zaměřeného na efektivní ukládání a vyhledávání informací. Některé systémy se vyznačují zejména vyvinutými nástroji pro fulltextové vyhledávání: fuzzy vyhledávání, sémantické vyhledávání atd., jiné - díky efektivní organizaceúložiště: HSM, podpora široké škály úložných zařízení atd. | ||
| Elektronické systémy pro správu dokumentů s pokročilými nástroji workflow(WF). Tyto systémy jsou určeny především k zajištění pohybu určitých objektů po předem stanovených trasách (tzv. „tvrdé směrování“). V každé fázi se objekt může měnit, proto se nazývá běžné slovo „práce“ (práce). Systémy tohoto typu se nazývají workflow systémy – „workflow“ (bohužel pro tento termín neexistuje v ruštině přesný ekvivalent). K úlohám lze připojovat dokumenty, ale dokumenty nejsou základním objektem těchto systémů. Tyto systémy lze použít k organizaci určitá díla, u kterého jsou všechny etapy předem známy a lze je zapsat. | ||
| Elektronické systémy správy dokumentů zaměřené na podporu řízení organizace a akumulaci znalostí. Jde o „hybridní“ systémy, které obvykle kombinují prvky předchozích dvou. V tomto případě může být základním konceptem v systému jak samotný dokument, tak úkol, který má být proveden. Ke správě organizace je potřeba „tvrdé“ i „volné“ směrování, kdy směrování dokumentu přiděluje vedoucí („vybarvuje“ příchozí dokument), proto mohou být v té či oné podobě přítomny obě technologie. takové systémy. Tyto systémy jsou široce používány v státních struktur ah management, v kancelářích velkých společností, které se vyznačují rozvinutou hierarchií, mají určitá pravidla a postupy pro pohyb dokumentů. Zaměstnanci přitom hromadně vytvářejí dokumenty, připravují a rozhodují, provádějí nebo kontrolují jejich provádění. | ||
Při implementaci takových systémů ve velkých podnicích je důležité určit, zda systém poskytuje schopnost efektivně spravovat, zpracovávat velké množství informací, integrovat automatizované systémyřízení výroby, škálovatelnost, postupná implementace, účtování o územní distribuci, složitá organizační struktura, organizace přístupu na základě rolí atd.
| Elektronické systémy pro správu dokumentů zaměřené na podporu spolupráce(spolupráce). Jde o nový trend v oblasti systémů pro správu dokumentů, spojený s pochopením variability podmínky na trhu v moderní svět a s nutností mít „jen to nejnutnější“ pro rychlý pohyb, bez nadbytečného, velmi užitečného, ale těžkého balastu. Takové systémy na rozdíl od předchozích neobsahují koncept hierarchie v organizaci, nestarají se o žádnou formalizaci pracovního postupu. Jejich úkolem je zajistit, aby lidé v organizaci spolupracovali, i když jsou geograficky odděleni, a zachovat výsledky této práce. Obvykle implementováno v konceptu „portálů“. Poskytují služby pro ukládání a publikování dokumentů na intranetu, vyhledávání informací, diskuse, zařízení pro setkávání (skutečné i virtuální). Takové systémy nacházejí zákazníky mezi rychle se rozvíjejícími obchodní společnosti, pracovní skupiny ve velkých firmách a vládních agenturách. | ||
| Elektronické systémy pro správu dokumentů s pokročilými doplňkovými službami. Například služba řízení vztahů se zákazníky (CRM - Customer Relation Management), řízení projektů, fakturace, E-mailem atd. (Všimněte si, že složitost funkcí systému správy dokumentů a například služby CRM může mít různé proporce v závislosti na organizaci. V kontextu tohoto článku je však funkčnost CRM doplňková.) | ||
Při výběru takové platformy je třeba věnovat hlavní pozornost:
funkční požadavky
| Všeobecné | Charakteristický |
|---|---|
| Zajištění tvorby elektronických dokumentů (skenování, import) | Vytváření diskuzí o dokumentech |
| Možnost přidávat komentáře k dokumentům | Porovnání obsahu dokumentů včetně grafického |
| Vytváření vazeb mezi dokumenty |
V současné době se výměna dokumentů mezi podnikatelskými subjekty a fyzickými osobami postupně přesouvá z papírové do elektronické. Systém elektronické správy dokumentů má oproti obyčejnému papíru řadu výhod – šetří čas a zvyšuje efektivitu rozhodování. EDMS lze budovat jak v rámci společnosti, tak mezi různými společnostmi prostřednictvím internetu.
Elektronická správa dokumentů je systém procesů pro zpracování dokumentů v elektronické podobě. Nejmodernější účetnictví a personální programy jsou schopni generovat elektronické dokumenty ve standardním formátu stanoveném na legislativní úrovni. Ale aby měl takový dokument právní váhu, musí být podepsán oběma stranami elektronickým podpisem.
Elektronickou správu dokumentů lze rozdělit na dva velké typy – výměnu dokumentů v rámci společnosti nebo mezi různými společnostmi prostřednictvím komunikačních kanálů. Je povoleno kombinovat tyto dva systémy do jednoho globálního.
Využití elektronické správy dokumentů v rámci společnosti vyžaduje zakoupení potřebného softwarového balíku (EDI platformy) a zařízení pro její provoz (síťové vybavení, server atd.).
Pro výměnu dokumentů mezi dvěma společnostmi je zapotřebí operátor elektronické správy dokumentů. Garantuje doručování zpráv, kontroluje formát zasílaných dokumentů, vyžaduje certifikaci práce s daty elektronickým podpisem, uchovává archiv dokumentů.
Pozornost! Jednou z těchto služeb je . Dokumenty přijaté jeho prostřednictvím jsou právně významné, pokud mají značku z EPC obou stran toku dokumentů.
Elektronická správa dokumentů má oproti papíru nesporné výhody:
Navzdory zjevným výhodám mají systémy EDI také nevýhody, které mohou společnosti zabránit v jejich implementaci.
Tyto zahrnují:
Jakýkoli systém pracovních postupů by měl poskytovat sadu akcí:
Pozornost! Elektronická správa dokumentů by měla poskytovat stejnou schopnost práce s dokumenty jako tradiční papír.
Velké pokročilé systémy poskytují příležitosti pro:
Po přechodu na elektronickou správu dokumentů v organizaci zpočátku stále nebude možné úplně opustit papírové dokumenty.
To se může stát z několika důvodů:
V práci s elektronickými a papírovými dokumenty jsou však zásadní rozdíly. Například papírový dokument je potřeba vytisknout a přinést do hlavy k podpisu, zatímco elektronický se podepisuje v systému samotném. Papír účetní doklady, zaslané protistraně, se mohou během přepravy ztratit na poště, zatímco elektronické se dostanou k adresátovi.
Hlavním rozdílem mezi prací se dvěma typy dokumentů je jejich ukládání. Elektronické dokumenty okamžitě vstupují do systému, kde s nimi mohou pracovat všichni uživatelé. Pro papírové dokumenty by měl být stále organizován archiv, kde budou uloženy uspořádaným způsobem. Zároveň je po vstupu do firmy potřeba naskenovat papírový dokument a tuto naskenovanou kopii nahrát do systému pro další práci.
Pozornost! Práce v rámci firmy by tak nadále měla probíhat pouze v elektronické podobě. Pokud dorazí papírový dokument, vidí ho pouze ten, kdo jej obdrží nebo podepíše. Práce s elektronickou kopií zároveň umožňuje chránit originál před téměř jakoukoli ztrátou a umožňuje s ním pracovat několika uživatelům najednou.
Na trhu existuje mnoho systémů pro správu dokumentů, z nichž každý má své výhody a nevýhody. Nejběžnější systémy:
| Systém | Zvláštnosti | Cena |
| Byznys | Jeden z největších EDI programů. Skvělá funkčnost, jednoduchost a snadné použití. | Od 11 do 13,5 tisíc rublů. pro jednoho pracoviště |
| Logika | Může být použit ve společnostech jakékoli velikosti, snadno se učí, flexibilní přizpůsobení | Od 4900 do 5900 za sedadlo. |
| Eufrat | Balíček, považovaný za nejpokročilejší ze systémů, obsahuje vlastní databázový systém, lehký a příjemný design | Od 5 000 rublů na pracoviště při nasazení na server organizace od 10 000 rublů. při umístění na zařízení vývojky. |
| 1C: Archiv | Plná integrace s libovolnými produkty 1C, možnost ukládat jakékoli soubory – text, grafiku, video a zvuk. | Od 12 do 57 tisíc rublů. za celý program. |
| DIRECTUM | Optimální systém pro malé a střední podniky, můžete kombinovat elektronické dokumenty s papírovými. | Od 7 tisíc rublů. až 2 miliony rublů za licenci |
| OPTIMA-WorkFlow | Nový systém, který se právě začíná aktivně rozvíjet. Tento systém má několik jedinečných funkcí. | Od 55 do 75 tisíc rublů. za licenci. |
Systém EDI, který zaujímá své místo v elektronickém prostředí organizace, by měl za provozu volně podporovat další podnikové aplikace, které v něm již fungují. Například je třeba volně zpracovávat účetní doklady - faktury, úkony, faktury, plné moci atp.
Kromě toho musí systém elektronické správy dokumentů pracovat se všemi konzistentně a pracovat se stejnými daty. Proto je nutné, aby systém byl schopen podporovat adresáře používané v elektronickém prostředí a dokázal v nich aktualizovat data.
Dále je nutné počítat s prací s externími daty – e-mail, obchodní platformy atp.
Při výběru EDI je nutné věnovat pozornost možnosti jeho interakce s dalšími prostředky a datovými zdroji dostupnými v podniku. Oblíbené, a tedy aktivně se vyvíjející systémy, obvykle obsahují mnoho modulů pro nejoblíbenější programy - 1C, Parus, Oracle a mnoho dalších.
Například elektronická správa dokumentů programu 1C umožňuje přímo z něj generovat, přijímat a odesílat elektronické účetní doklady a zároveň je potvrzovat kvalifikovaným podpisem.
Elektronická správa dokumentů má výhody a nevýhody, plusy a mínusy při používání v organizaci.
Zvažování „pro a proti“ zavedení elektronického systému správy dokumentů ve společnosti je velmi důležitou součástí při plánování struktury společnosti a typu její správy dokumentů. Přestože mnoho manažerů nevěnuje problematice automatizace workflow a podnikových procesů obecně dostatečnou pozornost, jedná se pouze o ty manažery, kteří neznají výhody elektronické správy dokumentů.
Hlavní výhody elektronické správy dokumentů se projevují v tom, že při jejím používání budou všechna oddělení a struktury společnosti pracovat v jednom informačním prostoru. V tomto ohledu se velmi zvyšuje rychlost zpracování dokumentů v rámci společnosti. Důležitým faktorem, který staví elektronickou správu dokumentů o řád výše než obvykle, je také bezpečnost a zabezpečení dokumentů. V moderní systémy používá se šifrování dat, které může zastavit pokusy o vytvoření úniku informací. Při použití tohoto typu workflow se zvyšuje produktivita zaměstnanců a snižuje se pravděpodobnost chyb při zpracování dokumentů, která závisí na kvalifikaci zaměstnance. Zavedení elektronického systému správy dokumentů dává významné ekonomický efekt jeho kvantitativní posouzení je však složitý proces, protože je třeba vzít v úvahu mnoho faktorů.
Přímý efekt implementace systému umožňuje ušetřit peníze vynaložené na spotřební materiál, platby za poštovní a kurýrní doručovací služby, kopírování materiálů a snižuje mzdové náklady. Nepřímým efektem jsou ty přínosy managementu, které jsou významné pro fungování organizace: transparentnost managementu, kontrola výkonnostní kázně atp.
Zavedení systémů elektronické správy dokumentů tedy umožňuje:
1. plně automatizovat proces práce s dokumenty;
2. zajistit organizaci práce se vzdálenými uživateli a skupinami uživatelů;
3. poskytovat integraci s externími e-mailovými systémy;
4. zvýšit základní schopnosti systému elektronické správy dokumentů pomocí modularity a dostupnosti vestavěných nástrojů;
5. zajistit proces souběžné práce v systému neomezeného počtu uživatelů;
6. zefektivnit práci s dokumenty;
7. zlepšit firemní kulturu práce s dokumenty;
8. Výrazně snížit množství papírového workflow;
9. výrazně zkrátit čas na zpracování a odeslání dokumentů, čas na vyhledávání dokumentů, čas na odsouhlasení a schvalování návrhů dokumentů;
10. zajišťovat veškeré dokumentační procesy se současným využitím elektronické a papírové verze dokumentů;
11. zefektivnit proces registrace všech typů dokumentů (registrace z e-mailových a webových formulářů, podpora streamovaného skenování, registrace souborů libovolného formátu);
12. zajistit řízení pracovního toku (přenos dokumentů mezi účinkujícími);
13. poskytnout postup pro práci se souvisejícími dokumenty;
14. poskytovat správu dokumentů po celou dobu životního cyklu;
15. zajistit transparentnost všech procesů od okamžiku vytvoření dokumentu do okamžiku jeho archivace;
16. Ukládání historie práce s dokumenty (účtování času a autorů všech akcí s dokumentem, ukládání pracovních komentářů, podpora verzování přiložených souborů);
17. sledovat historii vytvoření dokumentu;
18. zajistit jasný proces schvalování a schvalování dokumentů;
19. vybudovat dobře fungující systém pokynů;
20. zajistit jasnou kontrolu výkonové kázně;
21. třídit dokumenty podle jakýchkoli kritérií;
22. poskytovat vyhledávání informací podle různých atributů a fulltextové vyhledávání;
23. zajistit automatizaci sběru a analýzy statistických údajů o pohybu dokumentů;
24. poskytovat archivní ukládání elektronických obrazů dokumentů;
25. zajistit regulaci přístupových práv;
26. poskytovat okamžitý přístup k dokumentům;
27. snížit kvantitativní ztráty dokumentů;
28. zvýšit produktivitu práce;
29. snížit náklady na přípravu dokumentů pro archivaci a archivní uložení dokumentů;
30. udělovat právní účinky elektronickým dokumentům;
31. snížit náklady na kurýrní a poštovní služby;
32. snížit počet interních a externích kurýrů;
33. zajišťuje údržbu informační a referenční základny;
34. poskytování pokročilých možností vyhledávání (atributové vyhledávání, pokročilé vyhledávání, fulltextové vyhledávání s přihlédnutím k morfologii ruského jazyka, podpora dynamických vyhledávacích složek);
35. Podpora registrace papírových a elektronických dokumentů v souladu s požadavky GSDOU.
36. Podpora tras pohybu dokumentů (sekvenční, paralelní, volné trasy, trasy s podmínkami, zpoždění)
37. Podpora smíšeného workflow (příprava papírových dokumentů a sestav podle šablon, tisk evidenční karty dokumentů, účtování místa uložení originálních dokumentů);
38. Dostupnost nástrojů pro analýzu workflow, tvorbu reportů a také sledování výkonnostní disciplíny zaměstnanců (schopnost vytvářet reporty a analytické reference, automatické logování);
39. Zajištění bezpečnosti informací (podpora digitálního podpisu, šifrování dat, logování, diferenciace přístupových práv a systému rolí, přítomnost vestavěné kontroly integrity dat a automatického zálohování).
Ale se všemi výhodami systému elektronické správy dokumentů má i své nevýhody. Měly by být brány v úvahu při rozhodování o zavádění systémů elektronické správy dokumentů. Pokud firma zavede systém elektronické správy dokumentů od samého základu, nebude to způsobovat „stres“ zaměstnancům. A pokud se o tom rozhoduje firma, která má pravidelný tok dokumentů poměrně dlouho, pak je potřeba počítat s tím, že reforma systému může zaměstnancům způsobit řadu „stresů“. Všechno nové se přijímá s obtížemi. Rovněž je třeba počítat s tím, že společnosti mohou vzniknout náklady na pořízení programů a systémů pro správu dokumentů, jakož i na jejich implementaci a další údržbu.
Mezery jsou také v informační bezpečnosti. Vzhledem k tomu, že trh je zaplaven "pirátskými" disky se staženými databázemi vážných státních struktur, které mají dobrou ochranu, co můžeme říci o malých a středních podnicích. Soutěž je zákon podnikání. Pro bezohledného konkurenta je obtížnější získat informace na papíře: dokumenty mohou být uloženy různé místnosti, skříně (stoly, trezory), rozházené šanony. S elektronickými databázemi je to jednodušší. Moderní hackeři využívají vzdálený přístup k pronikání do drahých programů s nejvyšším stupněm ochrany.
Další nevýhodou je prudké zvýšení toku pracovních postupů. V důsledku toho servery nezvládají, produktivita práce klesá. Za přítomnosti papírového pracovního postupu je takový ostrý průlom nemožný.
A ještě jednou nevýhodou je zvýšení mzdových nákladů v důsledku zvýšení pracovního toku. Zaměstnavatel nemá čas na takové skoky v rozhodování o personálních záležitostech adekvátně reagovat. Objemy se zvyšují, přičemž personální obsazení zůstává stejné.
Po zvážení elektronického systému správy dokumentů můžeme konstatovat, že má své výhody. A nedostatky a jejich implementace v organizaci závisí na vedoucím. Protože každý manažer je osobně odpovědný za to, jak produktivní bude jeho podnikání.
