V současné době, ve většině podnicích je pracovní postup stále v obvyklé, tradiční papírové podobě, a to navzdory skutečnosti, že mnoho společností se snaží automatizovat, pokud ne všechny doklady důkaz, pak alespoň některé ze svých fází, protože automatizovaná technologie má řadu významných výhod .
Hlavním kritériem při výběru organizační formy kancelářské práce je objem dokumentů přijatých pro organizaci a vytvořené na určité období. Proto ve společnostech s rozsáhlou strukturou oddělení spojených s jedním řetězcem více dokumentů se zavedení elektronického systému řízení dokumentů stává zásadním úkolem.
Zvažte klíčové pojmy elektronické správy dokumentů. Díce disk - Jedná se o proces pohybu dokumentů od okamžiku jejich vytvoření nebo přijímání okamžiku provádění nebo implementace, a nakonec je sklad, archivace nebo zničení, pokud dokument nepředstavuje určitou hodnotu.
Elektronická správa dokumentů - Jedná se o jeden mechanismus pro pohyb dokumentů vytvořených pomocí počítačových nástrojů, podepsaných elektronickým digitálním podpisem, jakož i způsobu zpracování těchto dokumentů pomocí různých elektronických médií.
Elektronický průtok dokumentů lze použít pro každou organizaci: jak v malém podniku, tak v obrovské korporaci nebo podržení s rozsáhlou síť poboček. Má řadu výhod.
Za prvé, to je průhlednost obchodního procesu. Kontrola nad prováděním, účtnutími, vytvářením, a obecně existence dokumentů v elektronovém systému se provádí rychleji a jednodušší, což umožňuje sledovat obchodní procesy vedoucím pracovníkům a lineárním manažerům.
Také nepochybná výhoda elektronického řízení dokumentů je vylepšete funkci provádění. Podle statistik, poměrně velké procento objednávek neprovádí zaměstnanci. V elektronickém systému řízení dokumentů může manažer řídit všechny pracovní postupy, rychlost a kvalitu provádění, a co je nejdůležitější, výsledek práce.
Snížení času pro zpracovánía provádění samotných dokumentů. Elektronický průtok dokumentů poskytuje rychlejší tvorbu, vyhledávání, zpracování a distribuci dokumentů, jakož i automatickou kompilaci zpráv, zpráv a registrů, což vám umožní rychle a efektivně provádět práci a nakonec optimalizovat obchodní procesy.
Umožňuje také zavedení elektronického systému správy dokumentů zvýšit soukromí. Každý účastník obdrží přesně míru přístupu k dokumentům společnosti, který splňuje své pravomoci: čtení, editace dokumentu nebo plná práva. Všechny akce jsou zaznamenány v počítačovém systému, takže kdykoliv můžete vidět, kdo pracoval s daty, které se na ně provedly.
Obecně je problém důvěrnosti velmi akutní. Ztráta některých dokumentů společnosti může znamenat miliony ztrát. Koneckonců, papírové dokumenty lze odstranit bez jakýchkoliv problémů ze složky a přenášet všechny informace na stranu. Při implementaci systému Electronic Document Management, abyste zcela vyloučili únik informací, samozřejmě nebude možné, ale můžete vždy vidět, který zaměstnanců můžete vždy vidět, kdy, v jakém okamžiku a jak používat tyto dokumenty.
Elektronický průtok dokumentů umožňuje Optimalizujte proces učení nových zaměstnanců a zavedení nových procesů ve společnosti. Zavedení nových pokynů a pozic v elektronickém průtoku dokumentu se vyskytuje výrazně rychleji než informovat každého zaměstnance odděleně a seznámit ji s papírovými dokumenty.
Elektronická správa dokumentů Zvyšuje firemní kulturu. Všechny firemní struktury pracují v jediném informačním prostoru, což umožňuje téměř každému zaměstnanci zapojit do podnikových procesů.
Existence elektronického řízení dokumentů v podniku umožňuje Rychlejší přizpůsobení se změnám na trhu mezinárodních standardů. Pokud dojde k nových standardů, společnost působící v elektronickém systému řízení dokumentů může změnit své dokumenty pod novou šablonou, což zvyšuje úroveň konkurenceschopnosti na trhu.
Je třeba poznamenat, že elektronický důkaz dokumentu má své nevýhody. Základní mínus elektronického systému řízení dokumentů je problém uchovávání dokumentů. Koneckonců, v každém okamžiku může virus proniknout do počítače, nefunguje systém ukládání dokumentů. Problém lze vyřešit vytvořením záložního systému.
Jeden z minusů elektronického systému řízení dokumentů je rámcenebo personál, který je obsazen v systému. V procesu automatizace pracovního postupu nemusí být možné se vyhnout stresu mezi zaměstnanci, kteří jsou zvyklí na ruční práci a nemají dostatečné znalosti o elektronickém průtoku dokumentu.
Příslušný vstup dat je zvláště důležitý v elektronickém systému řízení dokumentů. Zvláště důležitý je lidský faktor, protože kvalitativní práce kvalifikovaného personálu bude záviset na další nepřerušované fungování systému.
Také ve fázi získání a implementace systému řízení elektronického dokumentu jsou vysoké náklady pro společnost nevyhnutelné, což však jsou však kompenzovány snížením časových nákladů na práci s dokumenty a optimalizací obchodních procesů.
Negativně ovlivňuje rozšířené zavedení elektronického řízení dokumentů a geografický faktor. Elektronická výměna dokumentů není možná se všemi protistranami v důsledku nedostatku jediného informačního prostoru. Proto mnoho společností představuje paralelně s provádět tradiční "papír" a elektronickou výměnu dokumentů. Akty zákonů však smlouvy E-způsoby zjednodušují práci mezi zákazníky a zákazníky v jakémkoli segmentu trhu, zejména mezi geograficky vzdálenými regiony.
Je třeba poznamenat, že povinné detaily většiny dokumentů, které jim poskytnou právní sílu, je osobní podpis. Právní síla elektronického dokumentu je potvrzena elektronickým podpisem, který podle 63-FZ existují tři typy. V současné době se většina států právně rovná zvážit dokumenty o podpůrcích papíru podepsaných pravidelným podpisem a elektronickým dokumentem, který je podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem.
V personální kancelářské práci je plné přechod na elektronický systém řízení dokumentů nemožné, protože pokud by personální dokument měl obsahovat osobní podpis zaměstnance, je nutné jej navrhnout v příspěvku pro řádné poskytnutí právního vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatel.
Kromě toho je správa knih práce přísně regulována. To může být vydáno řada dalších osobních dokumentů, vyplněných a skladováno výhradně v papírové podobě.
Výhody elektronického řízení dokumentů jsou však tak zřejmé, že dnes je obtížné si představit personální službu, vedoucí správu dokumentů výhradně v papírové podobě.
Elektronický průtok dokumentů je součástí pracovněprávních vztahů a na legislativní úrovni. Na jaře roku 2013 byl zákoník práce Ruské federace doplněn vedoucím "rysů úpravy pracovníků vzdálených pracovníků". Obě strany jsou zaměstnavatelem a zaměstnanec - tvořit pracovní vztahy by měl mít elektronický podpis. Pokud osoba neustále pracuje jako na volné noze nebo doma, utratí elektronický podpis a dále optimalizovat tento proces, samozřejmě, stojí za to.
Elektronický systém řízení dokumentů má své výhody a může být užitečný pro velký podnik s rozsáhlou strukturou jednotek. V této fázi jeho existence však systém má řadu nedostatků, které zpomaluje proces přechodu z papíru k dokončení elektronického průtoku dokumentu. To vše vyžaduje vážné zlepšení a technologické a na legislativní úrovni.
Strategické výhody spojené se zlepšením účinnosti podniku nebo organizace po implementaci SED lze připsat:
Vznik možnosti kolektivní práce na dokumentech (což je nemožné během řízení papírového úřadu);
Významné zrychlení dokumentů vyhledávání a odběru vzorků (podle různých atributů);
Zlepšení bezpečnosti informací z důvodu, že práce v SED s neregistrovanou pracovní stanicí je nemožné, a každý uživatel EDD jmenuje jejich přístup k informacím;
Zvyšování bezpečnosti dokumentů a pohodlí jejich skladování, protože jsou uloženy v elektronické podobě na serveru;
Zlepšení kontroly nad prováděním dokumentů.
Integrace ERP systémů s elektronickými systémy řízení dokumentů poskytuje podporu pro obchodní procesy celého podniku - prostřednictvím provozního řízení dokumentů, obrazů, pracovních postupů, korporátních zpráv atd.
Důstojníci:
rychlé informace potřebné pro rozhodování;
provozní kontrola provádějící disciplíny.
Tajemník, referenty a pomocníci:
rychlé vyhledávání dokumentů;
vysoká přesnost vyhledávání dokumentů;
usnadnění řízení provádějící disciplíny;
zjednodušení přípravy všech druhů událostí, událostí;
zrychlení přípravy, koordinace a schvalování konečných dokumentů.
Finanční a účetní služby:
zvýšení rychlosti dokumentů, například od poboček do organizace hlavy;
snížení rizika ztráty dokumentů;
Úspora času při výběru dokumentů pro provádění účtů nebo ověřovacích orgánů.
Právní služby:
snižování intenzity práce práce na přípravě dokumentů;
efektivní sledování času;
rychlé vyhledávání nezbytných regulačních dokumentů.
Pokud je elektronický systém správy dokumentů implementován "jak je", pak problémy, které vznikají, způsobí negativní reakce od uživatelů a bude obtížnější je vyřešit.
Popis stávajícího řízení dokumentů je nezbytný pro určení schématu správy dokumentů: trasy a typy dokumentů, předpisy pro jejich registraci, tajemství dokumentů a dalších otázek. V rámci optimalizace je nutné určit obchodní procesy, které mají být automatizovány a vyhodnocovány logičnost a proveditelnost současných postupů pro průkazy dokumentů, registračních pravidel. Studie a optimalizace řízení dokumentů je důležitým krokem při provádění elektronických systémů pro správu dokumentů. Kvalita požadavků na funkčnost implementovaného systému je v závislosti na získaných informací. Pokud však společnost má jasné normy, které popisují workshop v organizaci, která nevyžaduje optimalizaci, je tato fáze snížena a systém je vyvíjen na základě těchto norem.
Další akce po popisu a optimalizaci správy dokumentů závisí na tom, kdo bude implementovat systém: dodavatel nebo organizace vlastních sil.
Organizace, které budou konfigurovat a implementovat elektronický systém správy dokumentů na svých vlastních silách, ne vždy věnují náležitou pozornost této fázi, v důsledku toho systém System Setup stává složitějším a je silně zpožděn.
V případě implementace systému dodavatelem by organizace měla poskytnout technický úkol, který označuje funkčnost systému, systémových nastavení, specifikací, metod zabezpečení, popis dokumentů proudy, načasování úkolu a další požadavky. V této fázi se v praxi vznikají problémy s neschopností psát technické úkoly, jakož i znalosti přesných hranic projektu a cílů realizace, v důsledku čehož není možné kvalitativně popsat Funkční požadavky na systém. V souvislosti s těmito problémy může být systém vyvinutý dodavateli zbytečný pro zákazníka, protože neodpovídá svým touhám. Chcete-li tento problém vyřešit, potřebujete trvalý a úzký kontakt vývojáře s klíčovými účastníky projektu v organizaci.
Při nastavení a implementaci systému s vlastními silami je nutné trénovat příkaz nasazení, po kterém pokračuje konfiguraci a přímo implementace systému. Pokud popis popisu a optimalizace správy dokumentů byl proveden důkladně, příkaz implementace zůstane konfigurovat systém podle optimalizovaného průtoku dokumentu. V opačném případě je implementační tým nucen přizpůsobit diagramy trasy, určit postup pro registraci dokumentů, masek registračních čísel a dalších charakteristik správy dokumentů a okamžitě optimalizovat v této fázi.
Během implementace elektronického systému správy dokumentů musíte instalovat a nakonfigurovat systém na pracovištích, uživatelům vlaku, rozvíjet dokumentaci pro elektronické systémy správy dokumentů pro uživatele, organizovat technickou podporu. Pokud je systém implementován sám, pak může dojít k personálnímu vzdělávání jak s pomocí dodavatele systému a samostatně, pod vedením týmu Úvod.
Během pilotního a průmyslového provozu se produkt přizpůsobuje a přizpůsobuje uživatelům do nových pracovních podmínek, testování systému nebo v reálných podmínkách nebo za podmínek přibližných pro následné průmyslové operaci. Výběr zkušené operace zůstává pro úvodní tým. Také v této fázi je nutné neustále konzultovat uživatele v práci v systému. Účelem zkušené operace je detekce dříve nezměněných odchylek v provozu systému, jakož i nepřiměřené požadavky.
Po zlepšování systému na základě chybových systémů identifikovaných během pilotního a průmyslového provozu jsou elektronické systémy řízení dokumentů zavedeny do průmyslové operace. V této fázi, poradenství a školení uživatelů nových funkcí systému, monitorování systému a zabránit výskytu poruch a chyb v systému, může být dále rozvíjen ze systému, přidáním nových funkcí nebo zavedení nového systému moduly.
Dříve byly zváženy některé problémy vyplývající z realizace elektronických systémů pro správu dokumentů, ale budeme zvažovat několik dalších problémů, které mohou být přičítány procesu implementace jako celku.
Jedním z hlavních problémů při zavádění téměř všech inovací, nejen elektronické systémy řízení dokumentů je lidským faktorem. V mnoha organizacích existuje personál, který se nechce naučit něco nového, nebo reinkarnovat. Při implementaci elektronických systémů pro správu dokumentů může být konzervatismus uživatele velmi vážným problémem, protože tyto systémy musí být realizovány na všech pracovních místech, jinak účinnost z jeho použití bude minimální. Rozhodnutí tohoto problému je pořadí pokynů pro vedení úřadu práce pouze v elektronických systémech řízení dokumentů.
S nezávislým zavedením systémů vzniká organizace problémy narušení projektu kvůli nezkušenosti a nedostatečné kvalifikaci implementačního týmu, jakož i formální přístup k některým fázím projektů. Možným řešením tohoto problému je apelovat na dodavatele systému v obtížích při provádění, neustálé kontrole nad aktivitou realizačního týmu, jakož i osobní odpovědnost personálu pro narušení času projektu.
V organizacích, s neustálými strukturálními změnami a nízkoformních obchodních procesů, se může zdát zavedení elektronických systémů řízení dokumentů, které se zdají být velmi obtížné, ale stále je možné, pokud je systém postupně implementován, počínaje těmito jednotkami, které jsou méně transformovány. V tomto případě musí být systém modulární, což umožňuje zvýšit funkčnost během provozu.
Kromě výše uvedených problémů existuje ještě řada problémových úkolů vyplývajících ze začátku implementace systému. V elektronických systémech správy dokumentů se řídí elektronické dokumenty, které do nedávno neměly právní sílu. Díky nedávno adoptovanému zákonu, který reguluje použití elektronického digitálního podpisu, tento problém probíhá do kategorie organizačních a technických úkolů.
Elektronický podpis -data v elektronické podobě, které jsou připojeny k jiným elektronickým datům nebo logicky spojeným s nimi, a jsou určeny k identifikaci účastníka těchto údajů.
Elektronický digitální podpis (EDS) - Forma elektronického podpisu získaného v důsledku kryptografické konverze souboru elektronických dat, která se připojuje k tomuto sadu nebo logicky s ní, je kombinována a umožňuje potvrdit jeho integritu a identifikovat značku. Elektronický digitální podpis je superponován pomocí osobního klíče a je kontrolován pomocí otevřeného klíče.
Zase osobní klíč - to je parametr kryptografického algoritmu, který je k dispozici pouze podpisu a určený pro instalaci podpisu a otevřete certifikát klíče - Jedná se o dokument vydaný certifikačním centrem klíčů, což potvrzuje svou pravost a dodržování otevřených klíčů k podpisu.
Elektronický digitální podpis může být použit právnickými osobami a jednotlivci jako analogem personálního podpisu, který poskytne elektronický dokument právní síly. Právní síla elektronického dokumentu podepsaného EDS je rovnocenná právní síly dokumentu na papíře, podepsaná vlastním podpisem pravidel a lepených pečetí.
Při interakci s protistranami je však elektronický dokument nejčastěji neuznán legálně významný. V této souvislosti je externí tok pro dokumenty téměř vždy prováděn v tradičním papíru. Účet pro dokumenty přicházející z externích protistran, je nutné získat jejich elektronické vzorky skenováním a posílením systému do databáze.
Zavedení elektronického toku dokumentů v organizaci by mělo být všeobecně, ve všech svých divizích, protože práce SED souvisí s vytvořením, změnou a ukládáním důvodů nezbytných pro celý podnik. V této oblasti by neměly být žádné "slabé odkazy".
Níšenost lidských zvyklostí je hlavní překážkou zavedení elektronických systémů pro správu dokumentů. Jejich výhody budou brzy předurčeny v konkurenčním boji, takže nyní musíte přemýšlet o převodu kancelářské práce na digitálních kolejnicích.
Velké podniky s rozsáhlou pobočkou se rychle stěhují do elektronického průtoku dokumentu, což přispívá k přítomnosti dostatečného legislativního rámce.
Zákony upravující práci SED jsou:
Přímé legislativní normy jsou stejné pro všechny, ale při provádění SED by měl podnik vytvořit další počet interních správních dokladů: \\ t
Zaměstnanci společnosti jsou povinni používat pouze certifikované EDS a fondy pro informační kryptografickou ochranu. Dodržování tohoto pravidla a soudržnosti legislativního rámce vám umožní učinit činnosti zaměstnance v korporátním SED právně významným.
Elektronický systém pro správu dokumentů je automatizovaný systém řízení pracovního postupu, který umožňuje spolupracovat s pracovníky pomocí digitálních zařízení bez použití papírových médií.
Základní funkce FDI jsou:
Důležitým parametrem SED je jeho modularita, která umožňuje rozšířit funkčnost bez významné změny v hlavní nastavení.
Samozřejmě, velké průmyslové podniky a společnost zabývající se společnost mají různé požadavky na SED. Proto jsou softwarové produkty rozděleny do dvou kategorií, v závislosti na standardizaci pracovních postupů:
Výrobky "boxy" jsou určeny pro, skladové operace, kancelářské procesy a malých průmyslových odvětví. Vyžadují pouze modulární nastavení a zavedení primárních informací.
Jejich vlastnosti:
Základní platformy se rozvíjí ve velkých podnicích s unikátní organizační a výrobní strukturou. Tyto strany vyžadují dlouhodobé zlepšení, včetně vlastních IT specialistů zákazníka.
Mají následující vlastnosti:
Pro většinu malých podniků a obchodních organizací je dostatek standardních "boxovaných" řešení.
Překlad správy dokumentů podniku na elektronické druhy dává výhodám společnosti ne několik organizačních úrovní. SED vám umožňuje zjednodušit práci jak řídícího personálu a obyčejných zaměstnanců.
Elektronický průtok dokumentů snižuje současné obchodní náklady. Při rozhodování o instalaci EDS v rámci celého podniku se doporučuje měřit výkon zaměstnanců před nasazením systému. Můžete počítat čas pro provedení úkolů šablony, schvalování návrhů, hledání požadovaných dokumentů. Samostatně, můžete určit současné náklady kancelářského vybavení a kanceláře. 
Na základě účinnosti základních procesů společnosti existují takové výhody EDS:
Taktické výhody ERF usnadňují práci obyčejných zaměstnanců, takže na prvním místě oznámí zlepšení.
Strategické cíle při provádění ERF ovlivňují hlavní obchodní procesy: ukazatele zisku, rychlost a efektivitu komunikací s protistranami, ochranou obchodních informací.
V těchto oblastech lze rozlišit takové výhody elektronického řízení dokumentů:
Strategické výhody přispívají k růstu ovladatelnosti a obrazu společnosti, která poskytuje podstatné přínosy při přitahování nových zákazníků.
Prodloužené rutinní operace jsou uznávány jako škodlivé pro zdraví a ostře snížené výkonnosti. Monotónní zpracování požadavků a dokumentů v různých programech odvrátí od povinností, přičemž lví podíl na pracovní době.
SED má řadu výhod k řešení specifikovaných uživatelských problémů:
Snížení počtu a trvání nespecifických operací umožňuje platit čas přímo na pracovní postupy vyžadující vysokou kvalifikaci.
Při implementaci ERF je integrována stávající infrastrukturou IT, což zajišťuje takové výhody:
SED znamená určité investice do technických prostředků, ale v krátkém čase se vyplatí.
Počítačové vybavení se stává slučitelným, což má za následek zvýšení míry využití svých zdrojů.
Elektronický důkaz dokumentu činí efektivní provoz vedoucího týmu na úkor následujících výhod systému:
Manažer se může vždy přihlásit a vytvořit zprávu o zdůraznění každého zaměstnance.
Povědomí o této skutečnosti zaměstnanců jim nedává příležitost relaxovat a zapojit se do vlastních záležitostí.
Zavedení elektronického řízení dokumentů v podniku má své nevýhody. Je to oni, kteří nedávají malým podnikům zavést plné, skladové operace a řízení založené na SED.
Minusy zahrnují:
Tyto nevýhody jsou z velké části způsobeny zpožděním přijetí nezbytných právních norem a nízkým stupněm etheru v podnikatelském prostředí. Trendy však ukazují, že po 10-20 letech bude elektronický tok dokumentů v podniku považován za více vlád než výjimka.
Volba SID není snadná, protože existuje vysoká pravděpodobnost nákupu nevhodného produktu nebo uzavřít smlouvu s nekompetentní společností. 
Při rozhodování o nákupu elektronického programu pro správu dokumentů je nutné zohlednit počet jeho vlastností:
Pro závěrečnou volbu společnosti k implementaci SED se doporučuje analyzovat několik poskytovatelů, studovat demonstrační materiály a požádat o vytvoření demo verzi softwaru. Při rozhodování je důležité vzít v úvahu náklady na aktualizaci zařízení a úroveň odborného vzdělávání jejich vlastních IT specialistů.
Proces implementace EDS v Rusku ovlivňuje použití více programů ne-licenčních programů, jejich neslučitelnosti a převaha ručního řízení obchodních postupů.
V důsledku toho, elektronické poskytovatele správy dokumentů čelí podniky s těmito obtížemi:
Chcete-li jít do elektronického řízení dokumentů, malé rozhodnutí Řízení Správa řízení. Potřebujete systémovou restrukturalizaci oficiálních povinností zaměstnanců a řídící struktury společnosti. Pro požadovanou integraci se systémem, který musí být instalován podle zákona.
Důležitým směrem při provádění EDS je tvrdá personální politika týkající se nekompetentních a nesnesitelných zaměstnanců. Protože jejich neochota práce na nových principech výrazně zvýší náklady na proces provádění a doprovod elektronického. EDC by měl interagovat s lidmi v rámci jednoho mechanismu, takže jeho špatně běžící prvky musí být správné nebo nahrazeny.
Máme připravené řešení a vybavení pro
Zažijte všechny vlastnosti platformy EKAM zdarma
Dohoda o ochraně osobních údajů
a zpracování osobních údajů
1. Obecná ustanovení
1.1. Dohoda o důvěrnosti a zpracování osobních údajů (dále jen Dohoda) je přijata svobodná a její vůle, působí ve vztahu ke všem informacím, které inseyly RUS LLC a / nebo jejích poboček, včetně všech osob v jedné skupině s LLC "Inseyls Rus" (včetně EKAM SERVICE LLC), může přijímat uživatele během používání některých stránek, služeb, služeb, programů pro počítače, produkty nebo služby LLC Inseyls Rus (dále jen "služby) a během provádění LLC Inseyls RUS »jakékoli dohody a smlouvy s uživatelem. Souhlas Uživatele s dohodou vyjádřený v rámci vztahů s jedním z kótovaných osob se uplatňuje na všem ostatním uvedeným osobám.
1.2. Využití služeb znamená souhlas uživatele s touto dohodou a podmínky uvedené v něm; V případě nesouhlasu s těmito podmínkami se musí uživatel zdržet používání služeb.
"Inseyls" - společnost s ručením omezeným "inseyls Rus", OGRN 1117746506514, Cín 7714843760, PPC 7714843760, PPC 771401001, registrována na adrese: 125319, Moskva, St. Okademik Ilyushina, D.4, Korp.1, Office 11 (dále jen "Inseyls"), na jedné straně a
"Uživatel" -
nebo jednotlivec s právním vztahem a uznávaný účastníkem občanskoprávních vztahů v souladu s právními předpisy Ruské federace;
nebo právnická osoba registrovaná v souladu s právními předpisy státu, jehož obyvatelstvo je taková osoba;
nebo individuální podnikatel registrovaný v souladu s právními předpisy státu, jehož bydliště je taková osoba;
které přijaly podmínky této dohody.
1.4. Pro účely této dohody strany identifikovaly, že důvěrné informace jsou informace o jakékoli povaze (výrobní, technické, ekonomické, organizační a jiné), včetně výsledků intelektuální činnosti, jakož i informace o metodách odborných činností (včetně, ale ne omezující: informace o produktech, pracích a službách; informace o technologiích a výzkumných činnostech; údaje o technických systémech a vybavení, včetně softwarových prvků; podnikatelské předpovědi a informace o odhadovaných nákupech; požadavky a specifikace konkrétních partnerů a potenciálu Partneři; informace týkající se duševního vlastnictví, stejně jako plány a technologie související se všemi výše uvedenými výše), hlášeny jednou stranou druhé strany písemně a / nebo elektronickou podobu, výslovně označeny stranou jako své důvěrné informace.
1.5. Následující dohoda je ochrana důvěrných informací, které budou smluvní strany vyměňovat v průběhu jednání, závěry smluv a plnění závazků, jakož i jakákoli jiná interakce (včetně, ale bez omezení na konzultaci, žádání a poskytování informací a poskytování informací Splnění jiných objednávek).
2. Sdílejte stranu
2.1. Faktory souhlasí s údržbou v tajnosti veškeré důvěrné informace získané po jedné straně z druhé strany v interakci smluvních stran, nezveřejnit, nikoli zveřejňovat, nikoli zveřejňovat nebo jinak nepublikovat tyto informace žádné třetí straně Bez předchozího písemného souhlasu druhé strany, s případy výjimek uvedených v současných právních předpisech, pokud je poskytování těchto informací odpovědností stran.
2.2. Strana přijme veškerá nezbytná opatření na ochranu důvěrných informací přinejmenším s použitím stejných opatření, kterou se strana vztahuje na ochranu vlastních důvěrných informací. Přístup k důvěrným informacím je poskytován pouze těmto zaměstnancům každého ze stran, na které je přiměřeně nezbytné pro plnění úředních povinností pro výkon této dohody.
2.3. Zachování v tajnosti důvěrných informací je ve skutečnosti ve stanovené lhůtě pro tuto dohodu, licenční smlouva o počítačovém programu ze dne 12. prosince 2016, smlouva o vstupu do licenční smlouvy pro programy pro počítače, agenturu a další smlouvy a do pěti let po ukončení jejich činnosti, pokud strany samostatně nebudou stanoveny jinak.
a) pokud poskytnuté informace byly veřejně dostupné bez porušení povinností jedné ze stran;
b) pokud poskytnuté informace byly známy v důsledku vlastního výzkumu, systematických pozorování nebo jiných činností prováděných bez použití důvěrných informací získaných z druhé strany;
c) pokud poskytnuté informace jsou legitimně přijaty od třetí osoby bez závazku zachovat v tajnosti před tím, než bude poskytnuta jednomu ze stran;
(D) Pokud jsou informace poskytnuty na písemné žádosti státního orgánu, jinému státnímu orgánu nebo místním orgánu státu, aby bylo možné splnit jejich funkce a jeho zveřejnění těchto orgánů. Současně musí účastník okamžitě oznámit druhé straně přijatého požadavku;
e) Pokud jsou informace poskytnuty třetí straně se souhlasem strany, informace o nichž se předávají.
2.5.Seils nekontroluje přesnost informací poskytnutých uživatelem a nemá možnost posoudit jeho kapacitu.
2.6. Informace, které uživatel poskytují inseyly při registraci ve službách, nejsou osobní údaje, jak je definováno ve federálním právu Ruské federace č. 152-Fz ze dne 27. července 2006. "O osobních údajích."
2.7.Seaty má právo provádět změny této dohody. Při provádění změn naléhavé redakční rady je zadáno datum poslední aktualizace. Nové vydání dohody vstoupí v platnost na její umístění, pokud nová verze dohody nestanoví jinak.
2.8. Po této dohodě si uživatel realizuje a souhlasí s tím, že inseyly mohou posílat personalizované zprávy a informace uživateli (včetně neomezených) pro zlepšení kvality služeb, k vývoji nových produktů, vytvářet a odesílat uživatele na osobní nabídky Informujte uživatele o změnách v tarifních plánech a aktualizacích, posílat marketingové materiály uživatele na téma služeb, k ochraně služeb a uživatelů a pro jiné účely.
Uživatel má právo odmítnout obdržet výše uvedené informace, což písemně podá písemně na e-mail inseyls -.
2.9. Je-li tato dohoda, uživatel si je vědom a souhlasí se skutečností, že soubory cookie, čítače, jiné technologie a uživatel nemají žádné stížnosti na insiels, aby zajistily zejména služby služeb jako celku nebo jejich jednotlivých funkcí.
2.10. Uživatel si je vědom, že zařízení a software, které je používají k návštěvě stránek na internetu, mohou mít funkci pro zakazování operací s cookies (pro všechny stránky nebo pro konkrétní stránky), stejně jako odstranění dříve přijatých cookies.
Insiels má právo zjistit, že ustanovení konkrétní služby je možné pouze v případě, že uživatel povoluje příjmu a přijetí cookies.
2.11. Uživatel je nezávisle odpovědný za bezpečnost svých prostředků vybraných pro přístup k účtu, a také nezávisle zajišťuje jejich důvěrnost. Uživatel je nezávisle zodpovědný za všechny akce (stejně jako jejich důsledky) jako součást služeb nebo používání služeb v rámci uživatelského účtu, včetně případů dobrovolných údajů uživatelem pro přístup k uživatelskému účtu třetím stranám o všech podmínkách (včetně smluv nebo dohody). Zároveň jsou všechny akce v rámci nebo používání služeb v rámci uživatelského účtu považovány za produkci samotnými uživateli, s výjimkou případů, kdy uživatel oznámil inseyls o neoprávněném přístupu k službám pomocí uživatelského účtu a / nebo jakéhokoli porušení ( podezření na porušení) jejich důvěrnosti svého přístupu k účtu.
2.12. Uživatel je povinen neprodleně oznámit inseyly o každém případě neoprávněného (ne uživatelsky zachráněného) přístupu k službám s použitím uživatelského účtu a / nebo jakéhokoli porušení (podezření na porušení) důvěrnosti přístupu k účtu. Z bezpečnostních důvodů je uživatel povinen samostatně plnit dokončení práce na základě svého účtu na konci každého pracovního zasedání. Insiels neodpovídá za možnou ztrátu nebo škodu, jakož i další důsledky jakékoli povahy, které mohou nastat v důsledku porušení ustanovení této části smlouvy.
3. Shoda se stranou
3.1. Skutečnost, která porušila povinnost stanovenou dohodou, pokud jde o ochranu důvěrných informací převedených v rámci dohody, je povinna kompenzovat na žádost zasažené části skutečného poškození způsobeného takovým porušením podmínek podmínek Dohoda v souladu se stávajícími právními předpisy Ruské federace.
3.2. Škoda nepřestává povinnosti porušující části řádného plnění povinností podle dohody.
4. Zabraňte ustanovení
4.1.l. 01.12.2016, smlouva o přistoupení k licenční smlouvě pro programy pro počítač a v této smlouvě nebo jiných adres, které mohou být v budoucnu písemně označena stranou.
4.2. Je-li jedna nebo více ustanovení (podmínky) této dohody buď neplatná, nemůže to být důvodem pro ukončení jiných ustanovení (podmínky).
4.3. Pro tuto dohodu a vztahy mezi Uživatelem a inseyly se vyplývají za souvislosti s uplatňováním dohody uplatňují na Ruskou federaci.
4.3.Všechny nabídky nebo otázky týkající se této smlouvy, uživatel má právo zasílat uživatelům insiels do služby podpory nebo poštou adresa: 107078, Moskva, ul. NovoryAZanskaya, 18, p.11-12 Stendhal BC LLC Inseyls Rus LLC.
Dat.vydání: 12/01/2016
Úplné jméno v ruštině:
Společnost s ručením omezeným "Inseyls Rus"
Zkrácený název v ruštině:
LLC "Inseyls Rus"
Jméno v angličtině:
Insals Rus Limited Series Company (Insales Rus LLC)
Legální adresa:
125319, Moskva, Ul. Akademika Ilyushina, 4, Corp.1, Office 11
Emailová adresa:
107078, Moskva, Ul. NovoryAZanskaya, 18, str.11-12, Stendhal BC
Inn: 7714843760 PPC: 771401001
Bankovní detaily:
Výhody elektronického řízení dokumentů mají šetřit pracovní a materiální zdroje, jakož i výrazné snížení počtu času pro vytváření, ukládání a zpracování dokumentů. Ale je to všechno růžové a ekonomicky v bezpapírových technologiích? Zjistěte z článku o výhodách a minusech elektronického řízení dokumentů.
Bez ohledu na to, jak si zvykujete na práci s papírem, realita našeho života nás ponechává do jemností elektronických technologií. Jedním z prvků těchto technologií je elektronický průtok dokumentů. Chcete-li se vypořádat s konceptem elektronického řízení dokumentů a zároveň se neopudřít v objemových definicích a specifické terminologii, zaměříme se na několik klíčových termínů:
Jedná se o elektronický dokument, který je počáteční a hlavní předmět jakéhokoli elektronického systému správy dokumentů. Pro uspořádání systematického základu je zapotřebí jeho tvorba, zpracování, ochrana, přenos a skladování, soubor opatření (speciální programy, technické prostředky, vyškolený personál atd.).
Elektronický průtok dokumentů je postaven takovým způsobem, aby vyřešil celou řadu konkrétních úkolů. Možné typy elektronického řízení dokumentů ve firmě:
Pro silné a slabé stránky některých typů elektronického řízení dokumentů naleznete dále.
Přechod do elektronického průtoku dokumentu ve společnosti vyžaduje vážnou předběžnou přípravu. První podstatný mínus je také vyvolán - značný materiál, práce a jiné náklady na fázi implementace systému:
Kromě toho bude nutné provést úpravy účetní politiky, které v něm odrážejí seznam dokumentů (týkající se daně a účetnictví) účastnící se elektronického toku dokumentů, seznam zaměstnanců, kteří mají právo na jejich podpis a další důležité nuance (Metody pro ukládání dokumentů, přístupu, přenosů a t. D.).
Po provedení systému (v procesu provádění elektronického řízení dokumentů), neustálá kontrola nad prováděním zavedených předpisů a pravidel, aktualizace softwaru atd.
O hlavních výhodách elektronického managementu dokumentů Zjistěte následující schéma:
Chválit elektronické systémy řízení dokumentů, není možné ignorovat a jeho slabiny, že všechny jejich výhody mohou být sníženy na nulu:
Samostatně se zaměříme na takové důležité složky jakékoli společnosti pro správu dokumentů, jako personál a účetní elektronický průtok dokumentů.
Personální elektronický dokument je systémem formování, akumulace a výměny personálních elektronických dokumentů pro cíle společnosti a výměnu informací se zúčastněnými stranami.
Prvky legislativně pevné personální elektronické řízení dokumentů jsou nyní v provozu: Pracovní smlouvy mohou být vydávány v elektronické podobě se vzdálenými zaměstnanci, pokud mají elektronický podpis (článek 312.3 zákoníku práce Ruské federace).
Brzy stojí za to očekávat rozšířené zavedení personálního elektronického řízení dokumentů. Mintrost již provádí experiment na toto téma (pořadí Ministerstva vnitřních záležitostí Ruska od 03/26/2018 č. 194):
Pro zaměstnance je také tento systém také prospěšný: budou moci požádat o dokumenty v elektronické podobě a vstoupit do smluv.
V poslední době existují stále více rozhovory o jedné z forem elektronické interakce zaměstnavatele a zaměstnance, jakož i další zúčastněné strany - rozsáhlé zavedení elektronických knih práce.
Podrobnosti o něm naleznete v části "Elektronické laboratoky - vše pro a proti" .
Přechod na elektronický průtok dokumentu v personální sféře brzy umožní podstoupit kontroly práce na dálku přes internet.
Jeho hlavní významnou nevýhodou je neschopnost okamžitě přeložit celou částku dokumentů do elektronické podobě, protože jednotlivé personální dokumenty musí nutně obsahovat osobní podpis zaměstnance, aby zajistila řádnou právní podporu vztahu a zaměstnance zaměstnavatele. A zavázat zaměstnance k vydání elektronického podpisu, bude trvat čas a legislativní iniciativy.
Finanční služby, zejména účetní struktury, jsou nejvíce závislé na kvalitě a rychlému řízení dokumentů. Tyto jednotky Elektronický průtok dokumentů umožňuje:
Výhody účetnictví elektronického řízení dokumentů používáme poměrně dlouhou dobu. Schopnost tvořit a zpracovávat elektronické dokumenty ve specializovaných účtech umožňuje nejen snížit náklady na pracovní sílu, ale také vyhnout se chybám ve všech fázích vytváření a zpracování dokumentů (program vám nedovolí chybu nebo okamžitě odhalit).
Například vydávání elektronických vypočítaných listů. Mohou být zaslány na e-maily nebo místo v osobních úřadech každého zaměstnance na firemních webových stránkách společnosti. Úředníci proti elektronické metodě vydávání listů vypořádání nemají předmět (dopis Ministerstva práce 21,02,2017 č. 14-1 / OOG-1560). Je nutné jej konsolidovat v místním jednání společnosti.
Budeme také říci o elektronických formách interakce s jiným externím pro společnost dále.
Řekněme o lžičce dehtu. Jsme dobře známy, že známe významnou nevýhodu tohoto systému. Přerušení internetu nebo selhání zařízení, problémy s pravidelnou aktualizací softwaru, elektronické klíče a certifikáty mohou sloužit špatnému servisu pro každého finančního zaměstnance.
Firmy a IP, které z důvodu poruch a virů nebudou moci podávat regulátory nebo budou bránit odpovědi na své požadavky, mohou trpět finančně (dostat se do sankcí).
Postupně zavádí výměnu elektronickými dokumenty podnikatelských subjektů s daňovými úřady, FSS, FIU a dalšími instancími. Díky přísně formalizovaným elektronickým formátům se výměna informací a dokumentů rychle vyskytuje bez zbytečných červených pneumatik a arbitrů úředníků. To je velký plus pro každou společnost nebo IP.
Interakce s FFR.
V Fiu je možné reprezentovat podávání zpráv o personalizovaném účetnictví (článek 8 zákona "o jednotlivých (personalized) Účetnictví ve státním systému důchodového pojištění" Datum 04/01/1996 č. 27-FZ). Hlavní věcí je zajistit jejich zaručenou ochranu proti neoprávněnému přístupu. Tento proces je přísně regulován:
Elektronická interakce s FSS
SOCYSTRAKH také není nový na elektronický průtok dokumentů. Inženýrie mají příležitost předat do elektronického podávání zpráv fondu, aniž by opustili kancelář - stačí se zaregistrovat na portálu fondu (vyplnit žádost přímo do systému) a získat elektronický podpis (EE).
FSS Tento proces regulován také:
Můžete také volně komunikovat s nadací a prostřednictvím operátora EDO, uzavření odpovídající smlouvy s ním.
V poslední době zahrnují přínosy elektronického řízení dokumentů zavedení systému pro vydávání a zpracování listů elektronického postižení.
Pojistitelé měli možnost požádat o elektronickou nemocnici a pracovat s nimi (pokud uzavřeli příslušnou dohodu):
Řetězová elektronická interakce "pojištěná - FSS" na práci s elektronickou nemocnicí (EB):
Zaměstnanci mají informační výhody z elektronického systému řízení dokumentů FSS Ruské federace. Budou moci ovládat jejich EB, sledovat fáze jeho zpracování a mapování, pokud jsou registrovány na state servisní portál (je-li potvrzen účet).
Podrobnosti o elektronických nemocnicích naleznete v tématu Odkaz.
Elektronický průtok dokumentů s IFTS
Možná je to nejčastější typ elektronického řízení dokumentů. Daňové hlášení vstoupí především elektronicky IFTS. Regulátory také raději komunikovat s daňovými poplatníky prostřednictvím elektronických technologií (přenosem elektronických požadavků, požadavků atd.).
Výhody elektronického řízení dokumentů jsou nepochybně: snížení materiálu, náklady práce na registraci a zpracování dokumentů, šetří čas na jejich koordinaci a schválení a mnoho dalších pozitivních bodů. Výhody elektronického řízení dokumentů je hodně, ale tam je také dostatek nedostatků. Problémy s bezpečností a bezpečností elektronických informací, nedostatečným legislativním a technologickým rozvojem nuancí souvisejících s prováděním a vedením elektronického řízení dokumentů mohou zpomalit svou všudypřítomnou implementaci.
Při výběru elektronického systému řízení dokumentů se moderní společnosti řídí celková strategie rozvoje, cíle, přítomnost konkurenčního prostředí, požadované struktury a očekávaným ekonomickým vlivem na provádění takového rozhodnutí. Pro objekty realizace ERF zahrnují zlepšení kontroly provádějící disciplíny, snižování počtu ztracených dokumentů; snížení doby koordinace; Snížení počtu chyb při práci s typickými dokumenty.
Existuje řada klíčových požadavků pro funkce Fed (ECM). Od souladu systému závisí další úspěch optimalizace pro správu dokumentů společnosti. Proces koordinace a přiřazení úkolů se provádí rychleji, když je přeložen z "Paper" do elektronické podobě, čas pro zpracování dokumentů a pokynů je také snížena a možnost sledovat průběh práce s dokumentem se zobrazí. Při práci se systémem jsou umělci automaticky informováni o nové dokumenty a jejich doba zpracování je pod kontrolou. Pro rychlé přístup k dokumentům je uspořádáno snadné vyhledávání a uchovávání dokumentů elektronickým úložištěm.
Je důležité, aby práva k přístupu k chráněným údajům byla vymezena. Významně snižuje dobu provozu a automaticky vyplní oddíly standardních dokumentů o existujících referenčních údajích. Hlava je důležité mít vhodný prostředek monitorování načasování úkolů a souhrnných hlášení. Pro udržení informativnosti v práci SED by měla být snadno integrována se stávajícím poštovním systémem as stávajícími účetními systémy ve společnosti (personální, finanční, účetní a výrobní systémy managementu.
Také více organizací věnujte pozornost možnosti vzdálené práce v systému. Důležitá kritéria pro hodnocení systému zahrnují možnost vytvoření zpráv o dokumentech, umělců, stavech dokumentů atd.; Úvod rychlého systému; Montážní náklady a podpora systému; Jednoduchost rozvoje systému; Schopnost používat systémový software pro vyřešení dalších úkolů.
A další požadavky:
Zvažte, jak jsou tyto funkce implementovány v Docsvision, Directum, ELMA ECM +, OPTIMA Workflow a 1C systémy: Dokladka dokumentů 8. Všechny tyto systémy kombinují celkovou koncepci založenou na kombinaci klasických nástrojů pro správu EDD a obchodních procesů. Kombinace přínosů elektronických systémů řízení dokumentů a systémů BPM, firem dostávají rozvoj procesů a zlepšují efektivitu provozních činností.
Funkční výhody systému Directum odkazuje nejen pokročilý katalog podnikových řešení. Z funkcí používaných každý den v provozu můžete vybrat pohodlné připomenutí, možnost nastavit číselníky a pracovat s štítky čárových kódů. Přítomnost náhledu vnořených souborů, úložiště souborů, velký výběr dokončených referenčních knih v základní konfiguraci, interaktivní průvodce vytváření dokumentů.
Negativní strany tohoto SED: Absence závěru stránek v inventáři dokumentů a výsledků vyhledávání, nedostupnost použití dalších stylů v inventáři dokumentu.
Tyto funkce jsou implementovány v DocsVision. Uvnitř hlavního okna aplikace se zobrazí všechny webové stránky a nakonfigurované sestavy. Archivní dokumenty se pohybují do samostatných databázových tabulek. Systém uživatelů může zvolit možnost ověřování. Používá se konverze XSLT na popis XML registrační karty.
Systém ELMA má rozšířenou linii obchodních řešení. Mezi nimi modul ECM + (kombinace funkcí systému BPM a klasických EDS) projektů + - standardních funkcí pro řízení projektů Plus procesy řízení; ELMA CRM + - implementuje přístup orientovaný na klienta prostřednictvím implementace procesů. A řešení KPI, že systém Directum není.
Na otázku integračních příležitostí - plugin k práci s MS Outlook má oba ELMA ECM + a ve dvou dalších řešeních. Kromě toho je elmy snadno integrována s "1C: Enterprise" (se všemi aktuálními verzemi).
Aby nedošlo k zaměňováno ve velkém počtu souborů s pozměňovacími návrhy a změny, dokumenty v dodatku mohou mít neomezený počet verzí, ale pouze jeden může být přiřazen aktuálnímu. Celá historie dokumentů se mění na kartu dokumentu.
Všechny potřebné nástroje pro práci na dokumentu a řízení provádějící disciplíny při práci s těmito dokumenty jsou u uživatele na straně.
Pokud dokument vstoupil do společnosti v papírovém formuláři, automaticky se uloží po skenování.
Hlava může zobrazit zprávu o aktuální situaci s výkonnostním činností a uživatelé jsou poskytnuty s řadou filtrů za vzniku výsledků, protože považují za vhodné.
Aplikace ECM + lze upravit libovolně podle potřeb samostatného podniku a jeho organizační struktury.
Chcete-li urychlit vytváření dokumentů, můžete vytvářet šablony. To je k dispozici pro každého uživatele, dokonce nemá dovednosti v programování.
Můžete konfigurovat automatický výrobek čárového kódu do šablony pro okamžité rozpoznání v systému.
Všechny přehledy mají mobilní aplikaci pro práci se systémovými funkcemi prostřednictvím tabletového počítače nebo mobilního zařízení. To umožňuje top manažerům, aby se zúčastnili provozních aktivit společnosti odkudkoliv, kde je internet. Zákazníci pro mobilní zařízení jsou kompatibilní se všemi mobilními operačními systémy.
Výhody systému zahrnují možnost použití dalších stylů v inventáři dokumentů, zobrazování snímků na inventář dokumentů a oblast zobrazení. Možné filtrování stažených zásob inventarizace. Pracovní postup OPTIMA je podporován nastavením odpadů v protokolech dokumentů, nakonfigurujte oblast zobrazení vybrané položky do inventáře dokumentů. Přizpůsobení registrační karty objednávek. Webové aplikace třetích stran lze zabudovat v hlavním okně. Existuje integrace s IBM WebSphere MQ. Pro automatizaci aktivit archivních jednotek byl vyvinut speciální archivní modul.
Hlavní pokyny práce tohoto řešení jsou kancelářské práce, obecné správy dokumentů, správa smluvních činností, elektronického archivu a práce s odvolacími prostředky. Funkčnost může být rozšířena s plug-iny. Při zpracování tras dokumentu můžete připojit soubory a následně je změnit. Existuje registrace Průzkumníka Windows.
Automatické vytvoření, registrace a odesílání můžete konfigurovat na trase dokumentů z různých zdrojů (složka, e-mailová schránka, web).
Nevýhody: Neexistuje žádná interní pošta. Nelze vytvořit úkoly pro skupinu a složku s pokyny. Toto řešení navíc nemá žádný projektový management modul. Registrace z MS Office, Open Office není možné. Nepodporován pomocí dokumentace QMS. To také není možné provádět osobní uživatelské složky.
Rozhraní všech režimů provozu v systému Directum jsou jednotné, můžete konfigurovat pravidla pro zpracování dokumentů a úkolů. V režimu náhrady si systém zachovává svou informativnost. Práce se soubory je možná online. Distribuovaná přístupová práva na samostatný soubor, každý z nich je popsán atributy. Můžete také poznamenat transparentnost procesů správy dokumentů. Úkoly jsou přidány do kalendáře MS Outlook. Plus systému jsou přizpůsobitelné vyhledávací vzory a pohodlné filtrační mechanismy na sloupcích seznamů.
Existuje však řada nevýhod: Neexistuje žádná možnost lustr prvků (ve Win32). Minimální nastavení pro vizuální efekty. Je nemožné lokalizovat jména detailů v různých jazycích. Velikost karty nelze změnit. Při vytváření vazeb mezi elektronickými dokumenty nelze připomínky k popisu komunikace. Rozhraní je přetíženo.
Obr. jeden. Rozhraní systému Directum
DocSvision Použít Provedené témata, příkazová páska je nakonfigurována. Jako strom jsou zobrazeny odkazy na řezání buněk mezi dokumenty. Odkazy lze komentovat. Je možné navrhnout pracovní karty. Panel nástrojů je nakonfigurován. Fulltextové vyhledávání z jednoho řetězce je spuštěn, existuje přizpůsobitelné vyhledávání vzory, nakonfigurován také návrh vyhledávacích formulářů.
Současně nevýhody systému sestávají v nepřítomnosti schopnosti automaticky připojit dokument k úkolu. Procesy nejsou transparentní, připomenutí fungují pouze s povoleným MS Outlookem.
Obr. 2. Rozhraní systému DocSvision System.
Externě, ELMA ECM + rozhraní je standardní úložiště souborů, uživatel bez zkušeností s těmito systémy může být dobře navigován nezávisle.
Registrace dokumentu je implementována ve speciálním průvodci v několika po sobě jdoucích krocích. Při vstupu do systému musíte pouze zadat potřebné podrobnosti o dokumentu a připojit elektronickou verzi, systém automaticky generuje kartu dokumentu se všemi daty na něm.
Veškeré informace o organizaci jsou obsaženy ve vnitřním portálu. Všechny potřebné nástroje jsou na jednom místě: archiv dokumentů, úkolů, kalendáře, pásma zpráv, zprávy, webové dokumenty.
Operace lze během konfigurace zjednodušit nebo rozšířit.
Obr. 3. Rozhraní elmy
Systém má intuitivní rozhraní. V systému jsou konfigurovány styly návrhů aplikací, je k dispozici výstup dokumentů a zobrazení podrobností a obrázků, styly kreslení Seznam dokumentů (písmo, vyplnění, piktogram) platí.
Stojí za zmínku pohodlné vyhledávání v seznamech registračních karet, přítomnost vizuálního řízení povinných polí, schopnost pracovat se soubory, připojení a tokem dokumentu v jediném okně.
Je vhodné pracovat s připojenými soubory - práce se provádí online v jednom okně, v režimu check-in & check-out. Odkazy na řezání buněk mezi dokumenty jsou vizualizovány jako strom.
Při vytváření objednávky můžete navrhnout kartu úlohy.
Nevýhody: Uživatelé nemohou vytvářet nové protokoly, výběr dokumentů, nastavení není uložena do databáze. Na registrační kartu nemůžete konfigurovat panelu nástrojů, lokalizovat názvy detailů. Velikost karty neměnná. Drag & Drop mechanismy nejsou implementovány. Žádné základní funkce rozhraní výběru karet pro komunikaci. Další nevýhodou je neprůhlednost procesu při vytváření úlohy, připomenutí nelze konfigurovat pro umělce.
Obr. čtyři. Rozhraní pracovního postupu OPTIMA
Rozhraní je nakonfigurováno pro typy uživatelů. Seznam uživatelů pracujících v systému můžete zobrazit. Existují nástrojové nástroje RCC (Designer), schopnost rozšiřovat a konfigurovat RSC, zatímco složité prvky mohou být použity - tabulky, struktury.
Nevýhody: Neexistují žádné vestavěné nástroje pro prohlížení připojených souborů, neexistuje žádný názor na úkoly skupiny, jmenování umělce do hlavy ze skupiny.
Obr. Pět. Rozhraní 1C: Dokumentový disk 8
Výhody systému zahrnují přítomnost fulltextového vyhledávání na dokumenty a podrobnosti o registračních karet (RK). Šablony vyhledávání lze konfigurovat podle podrobností RK. K dispozici je dokumenty filtru inventáře sloupců. Pohodlné vyhledávání pro vyhledávání šablony. Můžete vytvářet složky pro vyhledávání.
Negativní kvality: Nemůžete distribuovat přístupová práva k přizpůsobenému vyhledávání; Ve webovém klientovi nejsou žádné přizpůsobené vyhledávání; Neexistuje možnost vytvořit komplexní vyhledávací dotazy, neexistuje žádná stránka odebrání objektů v inventáři dokumentů a výsledků vyhledávání, další styly se nevztahují v inventáři dokumentu.
DocSvision podporuje vytváření komplexních vyhledávacích dotazů pomocí XML, stejně jako distribuce přístupu k vyhledávání.
Nevýhoda - Pomalý pohled na zobrazovací panel.
Dokumenty ELMA ECM + jsou shromažďovány v jediném elektronickém archivu. Vyhledávání dokumentů se provádí rychle a pohodlně nejen názvy, ale také podrobností o dokumentové kartě nebo RK. Výsledky vyhledávání se zobrazují pouze v případě, že máte přístup k dokumentům. Parametry vyhledávání jsou uloženy ve formátu filtru, v budoucnu můžete rychle vyhledat dokumenty pro uložené parametry.
Selhání: Nedostatek fulltextového vyhledávání v dokumentech.
Přímá žádost o databázi je aplikován pro vytvoření komplexního vyhledávacího dotazu v protokolech dokumentů. Full-textový vyhledávání obsahu dokumentu a vyhledávání pro registraci vzorku se provádí (není třeba konfigurovat vzory vyhledávání). Můžete zadat vyhledávací dotazy pro podrobnosti o registračních kartách. Aplikované filtry do všech dostupných protokolů dokumentů.
Nedostatek systému v nemožnosti ukládání vlastních vyhledávacích vzorů. Podrobnosti o registračních karet dokumentů neexistuje žádný textový vyhledávání. Uživatelé nemohou vytvářet vyhledávací složky a komplexní vyhledávací dotazy. Neexistuje žádné fulltextové vyhledávání na podrobnostech registračních karet.
Provádí se vyhledávání atributů na podrobnostech dokumentu. Můžete vytvářet vyhledávání, jejich úložiště je hierarchický a klasifikovaný. Podle výsledků vyhledávání se staví hlášení.
V jednom požadavku není možné provádět různé typy vyhledávání. Neexistuje žádné nastavení konfigurace pro automatické vyhledávání duplicitního dokumentu během registrace.
Systém vám umožní současně vést organizační a personální strukturu několika společností. Podrobné informace o divizích a zaměstnancích mohou být rozšířeny. Pokud potřebujete nahradit (plnou nebo asistent), automaticky se vytvoří složky "Doručená pošta / odchozí". Pracuje filtr pro vyhledávání napětí a běhu.
Nevýhody: Zobrazení OSS není jasné, neexistuje žádný způsob, jak tyto položky třídit v určitém pořadí, je obtížné vytvořit a vyplnit adresáře, neexistuje lokalizace záznamů o referenčních knihách. Minimální nastavení pro vzhled a chování republiky Kazachstánu.
Obr. 6. Exteriér registračních karet v systému Direcum
DocSvision podporuje údržbu OSS najednou několik společností. Existují substituční funkce (trvalý nebo dočasný substituent). Pracuje filtr pro stres. Nevýhody jsou částečně duplikovány vlastnostmi Directum: Není to vizuální zobrazení OSS, v daném pořadí nejsou žádné třídění položek, není možné vést historii adresáře, vytvořit zadané odkazy, vytvářet hierarchické adresáře Neexistuje žádná vložená referenční kniha "nomenklatura záležitostí." Nízká rychlost designéra.
Obr. 7. Adresář zaměstnanců v systému DocSvision
Je vhodné sledovat situaci v pobočkách velkých společností. Několik systémů je kombinováno v jednom okně, organizování jednotného informačního systému divizí a kvalitativní výměnu informací. Uživatel vlastní všechny potřebné informace o externím systému, aniž by opustil svou stránku. Je vhodné přepnout mezi stránkami divize společnosti. Kromě toho informace o provádění činností, aktuálních zpráv, prohlížení dokumentů, spouštění obchodních procesů.
Obr. osm. Nastavení stránek větví v systému ELMA
Obecné informace o všech pobočkách a divizích jsou k dispozici hlavě. Data o divizích a zaměstnancích lze rozšířit.
Výměna zaměstnance se provádí ve zvláštní sekci. Rozpoznání se automaticky odstraní po dokončení období. Při instalaci výměny úlohy v procesech se do něj automaticky přenáší. Systém hlásí jeden úkol a nepřítomnost tohoto zaměstnance, nabízí vybrat jiný výkon.
Obr. devět. Nastavení sekce "Výměna" v systému ELMA
Ve speciální sekci "Nedostatek nepřítomnosti" zobrazí seznam zaměstnanců, kteří nejsou na pracovišti během určitého období.
Systém podporuje údržbu několika společností, struktura je jasně zobrazena. Náhradní funkce jsou implementovány (trvalý / dočasný substituent), existuje běžící vyhledávání podle prvních písmen. Prvky mohou být tříděny v daném pořadí; Poměrně jednoduché vyplnění adresáře, vytvoření hierarchických adresářů, nastavení životního záznamu referenční knihy.
K dispozici je návrhář šablony pro návrh karty, velikosti, pozadí, záložky, pole, písma, jsou použity skriptovací skripty pro události registrační karty.
Nevýhody: Neexistuje žádný způsob, jak udržet historii referenční knihy, neexistují žádné zrcadlové informace o náhradě. Informace o rozděleních a zaměstnancích jsou minimální. Není možné vytvořit zadané odkazy, vést historii referenčních knih, lokalizovat záznamy o referenčních knihách. Neexistuje funkce kontroly syntaxe kódu scénáře skriptování, neexistují žádná pole typu "Radio Point".
Obr. 10. Udělat nový zaměstnanec do organizace v OPTIMA Workflow
Desktop uživatele je upravena v souladu s jeho úlohou. Rychlý přístup k údajům o zaměstnancích, seznamu telefonů, korespondenčních doporučení atd. Pro manažera oddělení můžete konfigurovat panel Full-textové vyhledávání pro vyhledávání libovolného cíle, správce je k dispozici na panelu Rychlý přístup ke zprávám. Informace jsou distribuovány v souladu s přístupovými právy. Organizační struktura organizace a role umělců lze použít k výběru umělců obchodních procesů.
Podsystém "Úkoly a procesy procesů" obsahuje prostředky vytváření a správy podnikových procesů, jakož i nastavení úkolů pro přehrávání rolí, nastavení pro náhradní matrice / náhradní pracovníky.
Systém implementuje pohodlné simulační funkce. Ladění Obvod trasy je implementován krok za krokem. Na vysokorychlostní programovací jazyk je postaven na platformě. Je možné vytvořit vlastní funkce a skriptovací scénáře pomocí vlastního API. Editor hlášení je implementován v IS-Builder. Minus: počet základních bloků je nedostatečný.
Obr. jedenáct. Modelování obchodních procesů v systému Direcum
Systém má pohodlné funkce modelování a navrhování obvodu trasy bez použití softwaru. Můžete rozvíjet vlastní funkce. Dostupné vytváření skriptovacích scénářů pomocí vlastního API, Web Service Call. Nástroje - Reporting MS.
Selhání: Musíte nahradit skupinu jednoduchých bloků do jednoho bloku skriptu skript pro optimalizaci.
Obr. 12. Modelování obchodní procesy v systému DocSvision
Modelování obchodní procesy se provádí ve speciálním grafickém editoru "Elmy Designer" s jednoduchým a srozumitelným grafickým rozhraním. Notace pro popis obchodních procesů - BPMN 2.0, vhodné pro popis řetězců práce a obsahující téměř všechny potřebné primitivy. Design Obchodní procesy mohou obchodní analytik bez pomoci programu. Rozvíjet model managementu ve společnosti a provádět změny procesů na cestách bez zastavení systému.
Pohyb dokumentů ve společnosti lze uspořádat podél cesty jakékoli složitosti. Dokument odráží, že prostřednictvím kterého se zaměstnanci tento dokument bude konat, jakož i řád a povaha plánované práce na něm. Grafický model procesu je vytvořen přetažením požadovaných bloků operací z palety, po kterém jsou operace připojeny přechodem. V přechodech můžete zadat komentář.
Obr. 13. Dokumentová cesta popsaná jako obchodní proces v Elmy SED
Systém má návrháře modelů podnikových procesů, používají skriptované skripty.
Obr. čtrnáct. Modelování obchodní procesy v OPTIMA Workflow
Nastavení vlastností bloku je jednoduchý. Vytvoření scénářů skriptování pomocí vlastního API, vytvoření vlastních funkcí a bloků, vykládání objektů do formátu Exchange. Nástroje - Crystal Reports 11.0.
Existuje možnost konfigurovat vzhled aplikace, nastavení inventáře dokumentů (viditelnost a pořadí sloupců, třídění), nastavení oznámení.
Simulační mechanismy jsou nepohodlné, konfigurační funkce obchodní logiky jsou minimální, je třeba zapsat skriptovací skripty zpracování dokumentů, žádný návrhář životních cyklů.
Systém vytváří typické cesty pohybu dokumentu, je podporována podpora pro větve trasy a podmíněné přechody. K dispozici je také návrhář podkladů.
Obr. patnáct. Blokové schéma obchodního procesu v 1C: Direct Direct 8
Ochrana dat v systému se provádí pomocí přihlašovacího hesla a účty systému Windows. Můžete vytvářet skupiny a role uživatelů. Existuje diskrétní a role-playing Access Control Control, je také možné dát autoritě a privilegům. Vymezení přístupových práv se provádí na úrovni složky, RK, souboru a referenční knihy. Můžete konfigurovat přenos práv. Šifrování a EDS platí.
Nevýhody systému: Neexistuje žádná distribuce přístupových práv na nakonfigurované vyhledávání, neexistují žádné nakonfigurované vyhledávání ve webovém klienta, nemůžete vytvářet komplexní vyhledávací dotazy.
Rychlost zobrazovacího panelu je poměrně nízká.
Výhody systému zabezpečení dat mohou být přiděleny následujícím způsobem: přítomnost kontroly přístupu mandátu, vymezení přístupových práv na všech úrovních; Nastavení převodu práv. Aplikace šifrování a EDS.
Jakýkoli uživatel z kdekoli, kde je internet, může zadat své uživatelské jméno a heslo a přejděte do systému ELMA. Takový vstup je standardně konfigurován pro všechny uživatele, ale existují tři základní způsoby, jak chránit přihlašování:
Chcete-li shodovat, zaregistrujte dokument nebo verzi, použije se elektronický digitální podpis. V tomto případě žádný jiný uživatel ani učení hesla nebude moci vyjednávat nebo podepsat dokument.
Elma používá přístupová práva k různým systémovým objektům. V srdci řízení práv - role prvků organizace a jednotlivých uživatelů systému, proces konfigurace spočívá v grafickém zobrazení pracovních míst, oddělení a divizí a rozdělení odpovědnosti.
Ochrana dat se provádí pomocí přihlašovacího / hesla, účtu Windows. Skupiny a uživatelské role jsou vytvořeny, diskrétní a role-playing Access Control Control. Existuje možnost vydávání orgánu, vymezení přístupových práv na úrovni složky, která stanoví relativní oprávnění k organizaci organizace, používání EDS.
Samostatný soubor nemůže být distribuována přístupová práva. Neexistuje žádný náhled souborů.
Existuje kontroly integrity softwaru, podporu pro různé metody ověřování. Uživatel je vydáván práva na provedení objednávky nebo dokumentu. Přihlášené dokumenty EDS jsou zasílány se zachováním informací o podpisech. Přístupová práva jsou jmenována v souladu s postojem uživatele, její úlohou, míře účasti v obchodních procesech, supu nebo individuálně. Práva jsou nastavena na složky a typy dokumentů a také platí pro připojené soubory, mohou obsahovat omezení čtení nebo psaní. Přístup ke zprávám je také omezen - zaměstnance jsou k dispozici pouze jeho zprávy, vedoucí jejích pododdílů.
Neexistuje žádná vymezení přístupových práv do části dokumentu (registrační pole, připojené soubory). Neexistuje žádné nástroje pro obnovu dat a dat.
Společnosti, které si vyberou SED čelit jeden a stejný problém - mají dlouhou asociaci získaného systému a stávajících obchodních procesů organizace. Pro optimalizaci práce celé společnosti je důležité vložit procesy správy dokumentů v hlavních procesech a dřívější se tato unie dojde, tím lépe. Tato doba náročná akce však vyžaduje čas, zkušenosti a pravidelnou komunikaci všech zaměstnanců, jejichž práce souvisí s dokumenty. Jedním nebo jiným systémem pomocí jeho funkcí vám umožní urychlit tento proces. Pokud shrneme a vyhodnocujeme výsledky, pak jsou nejvíce klíčové požadavky v souladu s ELMA ECM +, 1C: Dokumentový disk 8 a Directum.
