Dokument je informace prezentovaná ve formě odpovídající jeho obsahu a účelu. Dokument je vytvořen za účelem, někdo pro někoho. Ne vždy však zdrojem dokumentu a/nebo jeho adresátem bude osoba. Moderní úroveň je, když je možné a nutné efektivně a prakticky zařadit stroje a mechanismy do regulační smyčky.
Proces, vlastnosti a rychlost pohybu dokumentu závisí na jeho formě, obsahu a fungování „prostředí pohybu“. Úspěch, ekonomické ukazatele a sociální efektivita, a to je kvalita a život firmy, závisí na tom, jak dobře je nastaven tok dokumentů v organizaci.
Administrativu, formu a postup toku dokumentů na příkladu organizace, zákon neupravuje. Existují GOST, předpisy a povinná doporučení. Co se týče účetních dokladů, dokladů pro získání úvěru nebo lékařských zpráv, existují legislativní normy.
Dokument nemá vždy striktní písemnou formu. Může být:
Všechny tři verze dokumentů mohou být předloženy v papírové nebo elektronické podobě a vzhledem k dostupnosti technických a právních nástrojů jsou naprosto rovnocenné, i když stále existují případy, kdy je možná pouze listinná forma.
Navzdory absenci legislativní úpravy formy a obsahu dokumentu a workflow existuje rigidní, obecně přijímaná a nediskutovaná praxe vytváření, přesouvání, uchovávání nebo ničení dokumentů, kterou si každá organizace může zcela svobodně přizpůsobit podle sebe. cesta.
Je v zásadě nemožné dosáhnout ideálu:
protože každý nový přístup umožňuje vidět nové horizonty. Je tu touha a potřeba je následovat. Dokumentace není výjimkou. Naopak, jde o názornou a živou ukázku dynamické fixace procesu pohybu informací.
Nezáleží na tom, jak jsou informace zaznamenány: na papíře nebo v elektronické podobě. V současné době mají oba formuláře stejnou právní hodnotu, i když v některých případech má papírová verze výhody.
Příkladem pracovního postupu v organizaci, která ctí sama sebe, své pole působnosti, zachází s vládními úřady, svými partnery, dodavateli a spotřebiteli (klienty) s respektem, nemusí být vždy elektronický systém, která řídí, zohledňuje dokumenty a zajišťuje cyklus jejich pohybu od okamžiku vzniku (vzniku) až po okamžik uložení nebo zničení.
Ne všechny organizace chápou, že mnoho dokumentů může být zpracováno přímo stroji a mechanismy bez lidského zásahu, stejně jako ne všechny zdroje (autoři) by měli být pouze lidé.
Obvyklé chápání je v drtivé většině případů na úrovni prostého „signálního nápadu“, kdy je program pověřen hlásit pouze výskyt událostí.
Oba okruhy jsou důležité pro úspěšnou organizaci. Vnější obrat má statickou hodnotu, vnitřní naopak dynamickou.
Čím lépe vedení společnosti této okolnosti rozumí, tím perspektivnější systém elektronické správy dokumentů volí. Ti, kteří chtějí ukázat ideální příklad pohybu obchodních dokumentů v organizaci, si píší vlastní informační systém.
Dokumenty mohou být primární a sekundární. Ti poslední mají vždy historii pohybu v rámci organizace.
Rozborem aplikace poznatků o dokumentu a jeho použití je možné vyhodnotit funkční charakteristiky podniku, socioekonomické ukazatele a časové parametry. To je důležité pro partnery i spotřebitele.
Jedinečnost je vlastní nejen člověku, ale i organizaci. Navíc každý člověk oceňuje svou individualitu a snaží se ji všemi možnými způsoby zdůraznit oblečením, chováním, vzděláním atd.
Firma pořizující hotový informační systém je dokonalým příkladem workflow v organizaci, která ji zbavuje vlastní tváře a nutí zaměstnance oblékat se „do šatů jiných“.
Je lepší svěřit práci s papírovými médii staromódním způsobem vlastní zaměstnance, než jim vnucovat cizí, ale moderní názor na dokumenty a jejich použití. Každý zaměstnanec je důležitým prvkem funkčnosti organizace, nikoli výzkumníkem efektivity nápadů jiných lidí a struktur pracovního postupu třetích stran.
Vnější obrys pracovního postupu je vždy omezený, nenáročný a staticky stabilní. Celkově by mu neměl být přikládán větší význam, než si zaslouží. Například jaký má smysl „investovat svou duši“ do vztahů s daňovými, regulačními úřady nebo partnery. Proces výměny informací s reklamními agenturami si můžete nějak zpestřit, ale nakonec to nabere statickou každodenní podobu.
Prioritou našeho vlastního systému zpracování informací, jehož důležitou součástí je vždy elektronická správa dokumentů, je nepochybně. Ale vždy a každému je líto času a peněz na vytvoření vlastního systému.
Kombinace klasických „one es“ nebo „galaxy“ možností, které se nikdy neobejdou bez xelu a několika lokálních ekonomických nebo účetních programů třetích stran, ve spojení s jejich vlastními webovými stránkami za účelem zpětné vazby a dokumentů (objednávky, stížnosti, podněty, .. .) od zákazníků a partnerů - obvyklý stav, zaměstnanci jsou neustále zaneprázdněni rutinou a nevznikají žádné náklady.
Dynamiku výrobního procesu lze zajistit pouze efektivní implementací vlastní funkcionality. Pouze v této funkci je elektronická správa dokumentů v organizaci příkladem hodným napodobování a v kontextu realizace vlastního podnikatelského nápadu vynikající dynamikou výrobních, ekonomických a sociálních ukazatelů.
Každá organizace je informační systém, který vzniká a existuje v podobném prostředí. Zvenčí přicházejí do organizace dokumenty, uvnitř je také požadováno vytváření dokumentů, z nichž některé jsou regulované a povinné.
Jednoduchý pracovní diagram organizace je příkladem toho, co obvykle dělá každý. Předpisy o pravidlech práce, denním režimu, povinnostech zaměstnanců jsou běžnou normou, ale na vývoji „Předpisů o informačním systému organizace“ se podílí jen velmi málo lidí.
Z objektivního hlediska se vedoucí organizace mohou řídit čímkoli, psát jakékoli předpisy a pracovní náplň. Účinnost a praktičnost této tvorby pravidel však závisí pouze na tom, do jaké míry vnitřní regulační arzenál odpovídá požadavkům reality.
Systém správy dokumentů podniku je nedílnou součástí informační sféry společnosti, v důsledku čehož jsou „Předpisy o správě dokumentů“ přílohou „Předpisů o informačním systému organizace“, avšak velmi důležitou a propojující všechny její základní prvky do jediného informačního organismu.
Pokud je management odhodlán vytvořit dokonalý příklad pracovního postupu organizace, znamená to, že se skutečně zabývá rozvojem úspěšného podnikání s cílem dosáhnout zisku a zlepšit pohodu zaměstnanců.
Charakteristickým rysem stavu techniky v oblasti vývoje softwaru, zejména v popředí, v oblasti distribuovaného zpracování informací (příklady programování na internetu), je to, že je téměř nemožné vytvořit mobilní samoadaptující aplikaci. .
Úkol správy elektronických dokumentů v organizaci je jednoduchý, ale názorný příklad. Zde je dynamika zvláštní:
Je velmi obtížné napsat kód, který se může lišit podle změn v datech a algoritmech. Náklady na čas a zdroje nejsou dostupné pro každou organizaci.
Organizace workflow v podniku na příkladu úlohy elektronické verze je relevantní, jednoduchá, orientační a praktická. Složitost pochází z procesu navrhování kódu, který se může dynamicky měnit. Dalším problémem je doba vývoje.
Pořadí toku dokumentů si zaslouží pozornost na příkladu organizace vlastněné Federální daňovou službou, Federální migrační službou, Ruskou poštou atd. Navíc není nutné navrhovat systém přesně v souladu, stačí vzít vycházet ze struktury a obsahu dokumentů, použít obecnou logiku zpracování.
Pak tok dokumentů v organizaci = příklad + rysy vlastního podnikatelského nápadu. V první aproximaci nebude výsledek praktický, ale jakmile bude zprovozněna první realizace úloh, cyklus jejich řešení se stane nevratným a při náležité pozornosti bude dosaženo výsledku.
Vytvoření informačního systému schopného zpracovávat dynamicky se měnící informace je především dynamikou samotného procesu tvorby.
Dokud nebude vytvořen mechanismus pro adekvátní změnu příchozích, odchozích a interních dokumentů a kód nedostane možnost samostatné změny bez účasti programátora, nebude možné hovořit o vytvoření systému elektronické správy dokumentů.
Vymyslet a implementovat svůj vlastní systém, který plně podporuje informační procesy organizace, je však stejné jako udělat její úspěch brilantním a dokonalým.
Před pár lety dokonce i profesionálové hovořili o systémech elektronické správy dokumentů jako o „světlé budoucnosti“. Život se ale ukázal být rychlejší než naše představy. Elektronické systémy pro správu dokumentů jsou již aktivně využívány ve velkých a středních podnicích, v státních struktur, a hlavně zájem o ně neustále roste. V tomto článku je uveden stručný přehled hlavních systémů elektronické správy dokumentů prezentovaných v Rusku a jsou představeny základní pojmy, které vám umožní přiblížit se k rozhodnutí o výběru systému správy dokumentů, který je pro vaši organizaci nejvhodnější. Udělejme si rovnou rezervaci: článek nepředstírá kompletní představení schopností softwarových produktů (v případě potřeby je lze zjistit kontaktováním dodavatelů pro materiály) - pozornost je zaměřena na jejich koncepční vlastnosti, které umožňují správná volba produktu (systému).
Recenze zahrnuje 12 různých systémů prezentovaných na ruský trh. Aby jejich popis nepůsobil jako nesourodý soubor faktů, jsou v úvodu článku uvedeny aplikované principy klasifikace systémů – bez takového „měřítka“ by studium předmětu tohoto článku, komplexní a mnohostranné, nemožný. Pro popis kontextu, ve kterém se tyto systémy používají, je naznačen důvod vzniku elektronické správy dokumentů, jsou uvedeny některé základní pojmy a jsou uvedeny hlavní úkoly, které systémy řeší. Jako „klíč“ k implementaci volby jsou uvedeny hlavní faktory ovlivňující rozhodnutí o volbě systému, jsou zmíněny hlavní problémy implementace.
Proč se tento článek objevil v sekci článků „Vše o skenerech“? Jak můžete vidět v průběhu čtení tohoto článku, bez jakéhokoli systému pro správu dokumentů nemá smysl blok pro zadávání dat. Protože jsou to data, která jsou entitou, která je do systému zaváděna, zpracovávána, transformována v každé fázi systému a v konečném důsledku vedou ke vzniku nových formalizovaných dat, která následně určují další chování systému.
Existuje několik způsobů, jak vkládat data do systému elektronické správy dokumentů: mohou to být data z jiných systémů, aplikačních aplikací, e-mailu atd., ale v první řadě se jedná o data z papírových médií, která se zadávají do EDMS. skenováním originálního dokumentu a následně jeho zpracováním. Proto jsou skenery dokumentů a specializovaný software pro skenování - v komplexu - nedílnou a často primární součástí systémů elektronické správy dokumentů.
Viz diagram výše. Ve specifických implementacích mohou některé komponenty chybět nebo naopak přítomny v několika případech.
Každá organizace buď má papíry, nebo nemá. Může-li organizace existovat v podmínkách neformálního řízení („šéf řekl – oni to udělali“), pak v ní samozřejmě neexistuje žádný tok dokumentů. Zavede-li se do řízení společnosti a do organizace všech druhů podnikových procesů (nebo jinými slovy „obchodních procesů“) určitý formalismus, bude dříve nebo později nutné převést alespoň část řízení na mechanismy na uspořádaný dokumentární základ (například shromažďovat víza ke smlouvě, registrovat příchozí a odchozí dopisy, abyste později mohli najít konce atd.). Výsledkem je tok dokumentů. Pokud se to nepodaří, po chvíli začnou problémy. Dokumenty se například ztratí, a když už nejsou potřeba, najdou se na obvyklém místě. Nebo manažer podepíše smlouvu, která obsahuje chybnou částku a navíc pro zaměstnance přímo odpovědného za její realizaci neexistuje vízum. Situace známé téměř každému.
Je zřejmé, že při uvedení věcí do pořádku nalézají vedoucí společnosti organizační řešení určitých problémů oběhu dokumentů, přibližně odpovídající úrovni úkolů každé společnosti. Často vymyslí rozumné schéma, jak uspořádat soubory na serveru tak, aby bylo možné dokumenty stále najít, a používají e-mail jako základní prostředek pro přenos dokumentu ke schválení a ke sledování provádění.
Tato dílčí opatření však fungují pouze do určitého bodu. Dále, když si společnost zadává stále složitější úkoly a navíc se zvětšuje, začnou takové prostředky pro ukládání informací, zajištění interakce a sledování provádění pokynů chybět. Nabízí se dvě možnosti: buď zavést ve firmě klasický papírový tok dokumentů, který už dnes vypadá jako z „doby kamenné“, nebo zavést elektronický systém. Obvykle se volí jednoznačně ve prospěch druhého způsobu – otázkou je pouze to, jaký systém zvolit.
Management se zabývá především problematikou ekonomická účinnost používání elektronických systémů pro správu dokumentů. Ve fázi rozhodování o volbě a implementaci systému elektronické správy dokumentů někdy od zástupce zákazníka slyšíme přibližně následující úvahy: „Proč vůbec potřebujeme systémy elektronické správy dokumentů zavádět?“; „Jaký ekonomický efekt přinese zavedení EDMS?“; "S papírem pracují lidé už stovky let. Proč bychom s papírem nemohli pracovat i my?"; "Zavádění informačních systémů obecně a elektronické správy dokumentů zvláště vyžaduje vážné investice. Tyto peníze raději utratíme na modernizaci hlavních výrobní aktiva“... Někdy jsou podobné argumenty prezentovány v poněkud provokativní podobě: „Jako já si myslím, že zavedení systému elektronické správy dokumentů je módní, perspektivní, moderní a dokonce ziskové. Ale ty mě o tom přesvědčíš!"
Hovoříme-li o různých faktorech pro zvýšení efektivity činnosti organizace při zavádění systému elektronické správy dokumentů, je nutné se především dohodnout na tom, jak se tato efektivita určuje. Efektivitu budeme podle obecné definice považovat za dosažený výsledek činnosti, související s náklady na jeho dosažení.
Jak je patrné z této definice, je možné zlepšit efektivitu organizace minimálně dvěma způsoby: snížením nákladů a/nebo zvýšením výsledku. Dobré systémy elektronické správy dokumentů umožňují implementovat obě možnosti. obrazně řečeno, zavedení takových systémů dává organizaci příležitost utrácet méně a vydělávat více. Nejprve zvažte faktory, které přispívají ke snížení nákladů:
Faktor 1 – Snížení nákladů na papírové dokumenty
Faktor 2 - Snížení neproduktivních nákladů na pracovní dobu zaměstnanců
Faktor 3 - Zrychlení informačních toků
Faktor 4 – Změna firemní kultury
Pro posouzení možného ekonomického efektu ze zavedení systému elektronické správy dokumentů je nutné vědět, kolik času zaměstnanci organizace stráví prováděním rutinních, neproduktivních operací s dokumenty. Podle západních poradenských společností může podíl takových operací činit až 20–30 % z celkové pracovní doby. Každý, kdo se někdy pokusil koordinovat jakýkoli dokument v ruských byrokratických organizacích, ví, že to může zabrat 60 a 70 % pracovní doby. Poměrně přesnou představu o takových nákladech lze získat provedením studie stávajícího pracovního postupu a měřením příslušných ukazatelů.
Stejně jako je bit v kybernetice jednotkou informace, je dokument jednotkou informace v systémech správy dokumentů. Workflow systémy ukládají dokumenty, uchovávají jejich historii, zajišťují jejich pohyb po organizaci a umožňují sledovat provádění těch obchodních procesů, ke kterým tyto dokumenty souvisejí. V organizaci, kde byl implementován systém správy dokumentů, je dokument základním nástrojem správy. Neexistují zde žádná jednoduchá rozhodnutí, pokyny nebo příkazy - existují dokumenty obsahující stejné příkazy, rozhodnutí, pokyny atd.: veškeré řízení v organizaci se provádí prostřednictvím dokumentů.
Jakýkoli dokument v systému správy dokumentů je dodáván s „kartou“ podobnou té z knihovny. Typicky je konkrétní sada polí na takové kartě vázána na typ dokumentu. Úložiště elektronického systému správy dokumentů si lze představit jako databázi obsahující informace o polích karet a nějaké úložiště pro samotné dokumenty.
Obvykle se zaměňují dva pojmy: „kancelářské práce“ a „tok dokumentů“. Často můžete slyšet větu: „Toto není systém správy dokumentů, ale systém workflow“ nebo naopak. Kancelářské práce je termín používaný v úřednické praxi k označení formálního souboru pravidel pro práci s dokumenty. Existují systémy pro správu dokumentů, které lze nakonfigurovat podle nezbytných pravidel kancelářské práce. Existují však systémy, které jsou původně navrženy tak, aby podporovaly přesně tato pravidla a v tomto smyslu nemají obecnější funkce dostatečně na to, aby je bylo možné nazývat systémy pracovních toků. Na druhou stranu soubor pravidel pro kancelářskou práci přijatý v Rusku je poměrně rozsáhlý a nastavení systému workflow pro tato pravidla není triviální úkol.
Systémy správy dokumentů jsou obvykle implementovány k řešení určitých problémů, kterým organizace čelí, z nichž nejběžnější jsou následující:
Téměř každá organizace má společné problémy, které je třeba vyřešit při zavádění, implementaci a údržbě systémů elektronické správy dokumentů. Ty hlavní jsou uvedeny níže.
Kromě nich existují problémy specifické pro určité typy organizací, jejichž podrobný rozbor může být předmětem samostatného článku.
Jakýkoli systém workflow může obsahovat prvky každé z následujících kategorií, ale většina z nich má specifickou orientaci v jedné z oblastí spojených primárně s umístěním produktu.
Jak víte, problém výměny korespondence mezi organizacemi využívajícími různé systémy elektronické správy dokumentů (EDMS) je poměrně aktuální. Tok dokumentů mezi dvěma různými organizacemi stále probíhá v papírové podobě, což značně komplikuje operativní výměnu servisních informací. Doposud tento proces vypadal takto: dokument vytvořený v EDMS jedné organizace byl vytištěn na papír, doručen kurýrem nebo klasickou poštou jiné organizaci, kde byl naskenován a vložen do nového EDMS. Vzhledem k tomu, že každá z těchto organizací má svůj systém automatizace workflow, je každá změna dokumentu určeného pro externí oběh opakovaně podrobována výše uvedenému postupu.
Přijetí zákona o digitálním podpisu tento problém částečně vyřešilo tím, že legálně umožnilo bezpapírovou výměnu dokumentů mezi nezávislými organizacemi. Neexistence jednotného standardu pro elektronickou výměnu korespondence však byla vážnou překážkou praktické realizace této možnosti. Tento problém je zvláště závažný při zavádění federálního cílového programu „Elektronické Rusko“, jehož jedním z úkolů je sjednotit státní orgány jednotným systémem správy elektronických dokumentů.
Vznik nového formátu XML, jehož jednou z nejperspektivnějších aplikací je přechod na jednotný systém elektronické správy dokumentů, výrazně zefektivní kontakty organizací s jejich partnery, vzdálenými pobočkami, státními úřady a dalšími externími organizacemi.
V polovině března 2002 IT Co. jako první výrobce elektronických systémů pro správu dokumentů oznámil dokončení vývoje řešení, které umožní integrovat systémy elektronické správy dokumentů postavené na různých platformách a využívající různé formáty dat do jednoho informačního prostoru. .
K vytvoření tohoto řešení podnítila specialisty společnosti touha zorganizovat interakci jejich produktu – široce používaného systému „BOSS-Referent“, postaveného na platformě Lotus Domino/Notes, s dalšími systémy elektronické správy dokumentů. Za tímto účelem implementoval systém "BOSS-Referent" XML-gateway, vyvinutou s ohledem na doporučení aktuálních GOST a pokyny v oblasti podpory dokumentace pro management.
Volba systému správy dokumentů není jen technologická resp inženýrský úkol, souvisí s celkovou strategií rozvoje organizace. Pokud se jedná o komerční společnost, pak je výběr do značné míry určován jejími cíli, konkurenčním prostředím, strukturou, která v tuto chvíli existuje, a také strukturou, do které společnost v budoucnu přijde, a navíc ekonomický efekt realizace. Pokud se jedná o státní instituci, pak by měl být důraz kladen na úplnost účetnictví za úkoly řešené organizací, znaky těchto úkolů spojené se specifiky její činnosti. Obecně platí, že při výběru systému pro správu dokumentů je třeba vzít v úvahu mnoho faktorů, které na první pohled nemusí s předmětem souviset. Výše uvedený přehled vám pomůže vytvořit počáteční hypotézu o tom, které systémy by pro vás mohly být vhodné.
Příprava Koncepce zajištění bezpečnostního režimu v podniku, která svým pojetím a účelem sjednocuje všechny jeho směry, zajišťuje přítomnost v organizaci celého komplexu vnitřních regulačních dokumentů.Jsou to Pravidla, Nařízení, Pokyny, všechny druhy Pokynů schválené v podniku atd.
Příprava dokumentu nazvaného „Koncepce zajištění bezpečnostního režimu“ by měla začít, když má podnik místní předpisy.
Interní dokumenty by měly být připravovány v souladu s normami platné legislativy a měli by je připravovat zkušení právníci.
V tomto článku vám představíme jejich nezbytný seznam a řekneme vám o jejich použití a účelu. Interních dokumentů může být celá řada, vše závisí na směřování činnosti organizace včetně mezinárodní spolupráce.
K zajištění bezpečnostního režimu ve výrobních činnostech se uplatňují interní (místní) regulační dokumenty, které provádějí úředníci podniků a veškerý personál v následujících oblastech výrobních činností:
Vnitřní pracovní předpisy.
Povinné pro provedení všemi zaměstnanci podniku bez výjimky (manažeři, inženýři, dělníci);
Předpisy o obchodním tajemství.
Distribuováno ve vztahu k manažerům a inženýrům, kteří jsou nositeli obchodního tajemství;
Nařízení „O organizaci práce skladů“.
Povinné k provedení vedoucími podniků a zaměstnanci skladů (skladů), kteří se podílejí na účtování a pohybu inventárních položek (zásob a materiálu);
Nařízení „O ochraně a bezpečnosti práce“.
Vztahuje se na všechny manažery podílející se na výrobním procesu, jakož i na úředníky podniků poskytujících ochranu a bezpečnost práce;
Nařízení „O ministerstvu IT (ACS)“.
Povinné pro provádění zaměstnanci oddělení informačních technologií (IT) a systémů automatického řízení (ACS);
Předpisy o účetnictví.
Vztahuje se na vedoucího podniku, úředníky a zaměstnance účetního oddělení.
Předpisy o práci na dohodu.
Je nezbytný pro práci iniciátorů (exekutorů) uzavírání smluv a právního oddělení;
Nařízení „O osobních údajích“.
V souladu s požadavky Řádu jejich funkce plní vedoucí a funkcionáři personálního aparátu.
Nařízení „O kázni“.
Povinné pro všechny zaměstnance podniků;
Nařízení „Zapnuto požární bezpečnost“, evakuační schémata, příslušné příkazy, kalkulace.
Povinné pro všechny zaměstnance podniku.
Předpisy o přijímání a propouštění zaměstnanců.
Povinné pro provádění všemi manažery a personálními službami podniků.
Pracovní pokyny.
Platí pro všechny zaměstnance podniků v oblasti výkonu funkční povinnosti.
Nařízení „O kontrole přístupu“.
Povinné pro všechny zaměstnance podniku.
Pokyn (předpis) "O postupu při dovozu a vývozu inventárních položek podniku."
Povinné k provedení všemi manažery a finančně odpovědnými osobami;
Pokyny pro práci zaměstnanců soukromých bezpečnostních společností na střeženém objektu.
Platí pro všechny zaměstnance soukromých bezpečnostních společností v souladu se smluvními závazky. Mohou být společné.
Pokyny k Seznamu odborností pro rizikové práce.
Je to nezbytné pro všechny manažery zapojené do přímé výroby, jakož i pro personál personální služby a úředníky podniků odpovědných za ochranu práce;
Pravidla „O hygienické údržbě prostor podniku“.
Určeno pro všechny zaměstnance podniku.
Připomenutí toho, co dělat v případě nouze.
Platí pro všechny zaměstnance podniku.
Seznam prioritních dokumentů a majetku podléhajícího evakuaci v případě požárů a jiných mimořádných událostí.
Seznam je veden všemi úředníky podniků.
Předpisy, Smlouvy se servisními organizacemi, Objednávky.
Bude rozšířen na jednotlivé funkcionáře v části týkající se.
Další interní regulační dokumenty.
Vychází podle potřeby pro samostatnou kategorii funkcionářů společnosti.
Ještě jednou zdůrazňujeme, že se nejedná o úplný seznam interních regulačních dokumentů. Mohou zde být např. Pokyny pro klubové karty, Pokyny pro doprovod zboží atd.
Podnik musí mít ty regulační dokumenty, které jsou nezbytné pro výrobní činnosti.
Všechny interní (místní) regulační dokumenty schvalují vedoucí podniků a dávají na vědomí odpovědným úředníkům proti podpisu.
Úředníci podniků i zaměstnanci, kteří se podílejí na zajišťování bezpečnostního režimu, jsou povinni znát schválené vnitřní regulační dokumenty a řídit se jimi při své praktické činnosti.
Pojem „interní dokumenty“ zahrnuje všechny úřední dokumenty určené pro interní použití. Patří k nejméně regulovanému segmentu pracovního postupu.
Až donedávna bylo možné tuto definici nalézt v národní normě GOST R 51141-98 "Kancelářské práce a archivace." Všechny úřední dokumenty, které nepřekračují limity společnosti, která je zpracovala, jsou podle ní považovány za interní. Se zavedením nového GOST 7.0.8-2013 však definice z regulační a metodické dokumentace zmizela.
Důležitou roli v dokumentaci procesů řízení hrají interní dokumenty. Působí jako jejich regulátory vnitřního života jakékoli instituce spolu s legislativními a právními akty. Potřeba vypracování některých vnitropodnikových aktů je diktována současnou legislativou.
Interní podnikové akty přispívají k řešení problémů v rámci konkrétní organizace. Existuje mnoho typů takové dokumentace. Jeho klasifikace je zpravidla postavena na základě účelu, obsahu a postupu pro odsouhlasení úředního papíru.
Složení seznamu vnitřních dokumentů organizace závisí na mnoha faktorech: její organizační a právní formě, formě vlastnictví, míře otevřenosti, účelu, velikosti a rozsahu činnosti.
Typy interních dokumentů v moderní kancelářské práci:
|
Účel |
||
|
Zřizovací listina, personální obsazení, předpisy, organizační předpisy, vnitřní pracovní předpisy, náplň práce |
Plní funkce právního rámce společnosti a zahrnuje závazná ustanovení vycházející ze správního práva. |
Organizační a právní |
|
Rozkazy k hlavní činnosti a personálu, usnesení, rozkazy, rozhodnutí, pokyny |
Opravte manažerská rozhodnutí organizačních problémů. |
manažerské |
|
Služba, memorandum, vysvětlivky, prohlášení, návrhy, certifikáty, protokoly, akty, závěry |
Poskytují informace o skutečném stavu věci, podporují přijímání správních rozhodnutí, vydávání správních aktů. |
Informace a reference |
|
Nájemní smlouvy, poskytování služeb, subdodávky, výstavba, dodávka. Licenční smlouvy, dodatečné smlouvy |
Zakládat občanská práva a povinnosti dvou nebo více smluvních stran (fyzických nebo právnických osob), měnit je nebo je ukončit. |
smlouvy |
|
Licence a povolení, povolení k některým druhům prací, oznámení o zahájení činnosti, osvědčení o zápisu do živnostenského rejstříku, registrační karta a pas zařízení pokladny, smlouvy na jeho údržbu |
Opravují různé aspekty činnosti organizace, upravují aktuální problémy. |
Oficiální dokumenty pro hlavní činnost |
|
Hlavní kniha, výroční zprávy, rozvahy, primární dokumentace, výkazy zisků a ztrát, auditní a inventarizační zprávy, plány, zprávy, odhady, účty, pokladní knihy |
Slouží jako podklad pro syntetické a analytické účetnictví ve společnosti, jsou nezbytné pro výkaznictví (daňové, účetní, statistické) a účetnictví. |
Finanční a účetní |
|
Personální objednávky, pracovní smlouvy a smlouvy, sešity, osobní spisy, osobní karty, rozvrhy dovolených, mzdové účty |
Upravují práva a povinnosti zaměstnavatele a jeho podřízených, upravují pracovněprávní vztahy. |
Pro pracovněprávní vztahy |
|
Životopisy, autobiografie, účtenky, plné moci |
Vytvořeno jednotlivými zaměstnanci na individuální bázi. |
Provedení interních dokumentů odpovídá schématu pro tvorbu výstupní dokumentace. Nejprve je vypracován návrh, poté je odsouhlasen se zainteresovanými stranami a dopracován podle vznesených připomínek a připomínek, konečná verze je vypracována a schválena vedoucím organizace. Poté je registrována a reprodukována konečná verze v počtu kopií dostatečném pro všechny účinkující. Každá kopie je ověřena a předána k provedení příslušné stavební jednotce nebo přímo odpovědné osobě proti příjmu. Originál je připojen k souboru.
Fáze registrace interních dokumentů:
1. Vypracování primárního projektu;
2. Koordinace;
3. Upřesnění na základě navržených připomínek;
4. Opětovné schválení;
5. Registrace v souladu s požadavky zákona a místních předpisů;
6. Schválení;
7. Podepisování;
8. Registrace.
Fáze realizace:
Předání odpovědné osobě (vykonavateli);
- Provedení;
- Kontrola provádění;
- Podání případu.
Evidence interních dokumentů
Postup registrace interních dokumentů je určen na základě jejich příslušnosti do určité kategorie. Takže například usnesení, pokyny, rozhodnutí, příkazy jsou evidovány stejným způsobem jako příkazy. Úřední listiny patřící do jiných kategorií se nejčastěji evidují stejným způsobem jako odchozí dokumentace.
Každému objektu je přiřazen jedinečný registrační index, který se skládá z kódu strukturální jednotky, čísla případu podle nomenklatury a pořadového čísla v rámci úředního roku. Evidence interních dokladů často probíhá decentralizovaně po skupinách v těch strukturálních jednotkách, kde jsou vydávány. Může to být účetní dokumentace, papíry personálního oddělení nebo úřadu.
Každý místní akt organizace musí být zaregistrován dnem jeho podpisu nebo schválení vedoucím.
Formy evidence interních dokumentů
Podle potřeb společnosti lze zvolit časopis, kartu a automatizovanou elektronickou formu registrace.
Časopis
Je výhodnější v případě malého toku dokumentů, znamená to přítomnost samostatného deníku pro každou kategorii místní dokumentace, je vhodné, když je dokumentární účetnictví na prvním místě vzhledem ke specifikům činností organizace. Trvá to značný čas, vede k duplicitě operací, komplikuje referenční práci a kontrolu termínů.
Kartu
Registrace se provádí pomocí registračních karet, jejichž podoba je určena v rámci společnosti a pevně stanovena v pokynech pro kancelářskou práci. Při použití této metody se do procesu může zapojit více zaměstnanců, odpadá nutnost přeregistrace, usnadňuje se systematizace spisovny a referenční práce a zjednodušuje se kontrola exekuce.
Účtování interních dokladů je důležitou součástí celkového účtování dokumentace. Mezi jeho hlavní cíle patří:
Získání informací pro výpočet počtu pracovníků duchovní služby;
- Výběr technických prostředků, které odpovídají potřebám organizace;
- Úprava vytížení exekutorů a útvarů instituce při práci s dokumentací;
- Správně organizované účetnictví umožňuje posoudit objem pracovního postupu, snadno určit umístění jakéhokoli objektu a posloupnost práce s ním.
Pro zohlednění místní dokumentace se používají její základní atributy, které umožňují jednoznačně identifikovat jakýkoli objekt:
1. Řadové registrační číslo;
2. Datum registrace;
3. Obsah;
4. Subdivision-compiler;
5. Účinkující;
6. Termín plnění;
7. Průběh provádění;
8. Číslo případu.
Bez ohledu na formu registrace lze každému objektu přiřadit další atributy, jako je počet listů nebo přítomnost příloh. Je třeba poznamenat, že účetnictví a evidence musí být prováděny v souladu se schválenými Pokyny pro kancelářskou práci a Nomenklaturou případů přijatou společností.
Je to povinný dokument v procesu účtování případů s informacemi, které jsou pro společnost zvlášť cenné. Interní soupis dokladů případu má jednotnou formu a vyplňuje se na samostatný list.
Vnitřní soupis případu musí být podepsán původcem. V případě, že je pouzdro svázáno nebo uloženo bez vnitřního inventárního formuláře, pak se lepí na vnitřní stranu předního krytu pouzdra.
V archivu organizace je koncept skříně a úložných jednotek ekvivalentní.
Listy vnitřního inventáře pouzdra jsou číslovány samostatně arabskými číslicemi a v certifikačním listu pouzdra jsou označeny znaménkem „+“.
Pravidla pro vyplňování interního soupisu dokumentů případu:
Sériové číslo.
Je uvedeno sériové číslo dokladu v pouzdru.
Rejstřík dokumentů.
Index dokumentu - jedná se o evidenční číslo dokumentu (pokud žádné není, pak se v interní inventuře vytvoří značka b / n).
Datum dokumentu.
Sloupec obsahuje datum registrace dokumentu nebo datum podpisu dokumentu (pokud dokument nebyl zaregistrován).
Název dokumentu.
Název dokumentu obsahuje shrnutí obsahu dokumentu.
Čísla listů.
Musíte zadat čísla listů dokumentu.
Poznámka.
V poznámce se v případě potřeby uvádějí poznámky o vlastnostech fyzického stavu listin věci (odnětí, zařazení, nahrazení kopiemi atd.) s odkazy na příslušné zákony.
Konečný záznam.
Na závěr inventury následuje závěrečný zápis, ve kterém je počet dokladů uveden čísly i slovy. Uvádí se počet listů vnitřní inventury.
Výjimka: situace, kdy vedoucí organizace převzal odpovědnost za účetnictví. Například při organizování vnitřní kontroly by malé podniky měly vycházet z principu racionality a za určitých okolností může vedoucí takového ekonomického subjektu vykonávat funkce vnitřní kontroly samostatně. Obdobný přístup podle Informace N ПЗ-11/2013 mohou uplatnit i některé neziskové organizace.
Vnitřní kontrola v činnosti organizace by měla:
1. prostupují celým systémem řízení, od voj strategické plány a stanovení taktických cílů pro kontrolu nad konkrétní operací získávání, používání a uchovávání jakéhokoli zdroje a aktiva;
2. přispívat k realizaci rozhodnutí managementu, hodnotit jejich zákonnost a efektivitu, ukazovat skutečný stav věcí v organizaci, identifikovat a minimalizovat rizika.
Prostředky vnitřní kontroly by měly nejen posuzovat spolehlivost skutečností hospodářského života, ale také předcházet protiprávním událostem, procesům, operacím a předcházet negativním výsledkům finanční a hospodářské činnosti hospodářského subjektu. Vnitřní kontrola hodnotí spolehlivost ukazatelů a včasnost vykazování. Zabraňuje zkreslení účetních údajů a účetních (finančních) výkazů.
Postupy vnitřní kontroly v souladu s doporučeními ruského ministerstva financí zahrnují:
Dokumentace všech transakcí a operací;
kontrola souladu prvotních účetních dokladů se stanovenými požadavky a posouzení spolehlivosti informací;
povolení operací, poskytnutí potvrzení o způsobilosti jejich provize;
odsouhlasení dat;
vymezení pravomocí, vymezení práv a povinností úředníků;
kontrola skutečné přítomnosti a stavu objektů;
analýza dosažení stanovených cílů, posouzení správnosti realizace transakcí a operací;
postupy související s počítačovým zpracováním informací a informačních systémů.
Organizace tedy musí mít dokumenty obsahující schválený seznam, popis, charakteristiku a kvantitativní posouzení hlavních metod a postupů vnitřní kontroly.
Nejdůležitějšími prvky vnitřní kontroly jsou detekce rizik, analýza míry rizik, přijímání manažerských rozhodnutí směřujících k jejich eliminaci, redukci a minimalizaci.
Informace Ministerstva financí N PZ-11/2013 uvádí, že hodnocení rizik má za úkol identifikovat ta, která mohou ovlivnit spolehlivost účetnictví a výkaznictví.
Vnitřní kontroly musí zajistit, že:
Skutečnosti hospodářského života promítnuté do účetnictví proběhly ve sledovaném období a vztahují se k běžné činnosti organizace;
majetek, majetková práva a závazky organizace promítnuté do účetní evidence skutečně existují;
účetní objekty se promítají do správného měření nákladů;
účetní údaje jsou v účetní závěrce uvedeny správně a včas.
Posoudit riziko zneužití. Zneužívání může být spojeno s jakoukoli oblastí účetnictví a činností organizace jako celku.
Problém posuzování rizika zneužití přímo souvisí s nerozvážností a neobezřetností, a to jak při podnikání obecně, tak při výběru protistran konkrétně.
S přihlédnutím k doporučením Ministerstva financí Ruska je pro správnou organizaci a provádění vnitřní kontroly nutné vypracovat a vydávat vnitřní organizační a administrativní dokumenty hospodářského subjektu (příkazy, příkazy, předpisy, popisy práce, předpisy , metody, standardy). Povinnosti a pravomoci útvarů a personálu uvedené v těchto dokumentech jsou stanoveny v závislosti na specifikách činnosti hospodářského subjektu a vlastnostech jeho systému řízení. Vnitřní kontrola může být prováděna jak interními službami organizace, tak se zapojením externích konzultantů.
Zvláštní pozornost by měla být věnována skutečnosti, že účinnost vnitřní kontroly může být snížena nebo omezena z různých důvodů, často mimo kontrolu organizace. Například změna legislativy, vznik nových okolností mimo sféru vlivu managementu ekonomického subjektu. Ale zneužití pravomocí ze strany vedení či jiných pracovníků nebo výskyt chyb v rozhodovacím procesu, při provádění transakcí, vedení účetnictví - to jsou již interní důvody a jejich dopad na organizaci kontroly lze snížit.
Závěrem je vhodné poznamenat, že každá společnost by měla ve své činnosti vytvořit a používat vnitřní kontrolní systém. Jedná se o nástroj pro řízení organizace, který vám umožňuje nejefektivněji implementovat různé obchodní procesy. Vnitřní kontrola by měla nejen odhalovat nedostatky a porušení z hlediska již uskutečněných skutečností hospodářského života, ale také předcházet jejich vzniku v budoucnu. A je důležité, aby byla prováděna neustále, bez mezer během celého vykazovaného období, plně v souladu se schválenými předpisy.
Vnitřní kontrola by se měla stát jedním z nejdůležitějších nástrojů při rozhodování, dosahování strategických cílů organizace, bezpečnosti majetku, jeho efektivního využívání, dodržování legislativy a vnitřních předpisů a také při přípravě spolehlivého účetnictví (finanční ) prohlášení.
PVTR jsou zpracovávány a sestavovány organizací samostatně (na základě specifik práce) personální nebo právní službou podniku a mohou být přílohou kolektivní smlouvy. existuje normativní základ pomoc při vývoji PWTR. Vzhledem k tomu, že tento dokument odkazuje na organizační a administrativní, jeho provádění se řídí požadavky stanovenými GOST R 6.30-2003.
Obvykle se nevyhotovuje titulní strana k vnitřním předpisům. První list pravidel by měl obsahovat nadpis s logem, úplný název organizace (v některých případech je povoleno uvést zkrácený název, pokud je zakotven v chartě), a také název dokumentu - velkými písmeny. Pokud jsou vypracované pracovněprávní předpisy přílohou kolektivní smlouvy, pak se odpovídající značka provede nahoře.
V pravém horním rohu je vypracováno razítko schválení pravidel. Například SCHVALUJI Generální ředitel Celé jméno Datum.
Datum sestavení pravidel je datem jejich schválení.
Ještě jednou připomeňme, že PWTR by měl odrážet specifika práce organizace a identifikovat co nejvíce typických situací, které v průběhu práce nastanou.
Ve vnitřním řádu je zakázáno předepisovat podmínky zhoršující postavení zaměstnanců.
Vytvořený soubor pravidel musí nutně projít fází koordinace s ostatními odděleními organizace, jakož i se zástupci odborového výboru, a teprve poté je schvaluje vedoucí.
Se schváleným harmonogramem je nutné seznámit všechny zaměstnance proti příjmu. Proto by měl být PWTR organizace vyvěšen na viditelném místě a kdykoli k dispozici ke čtení.
1. Obecná ustanovení - účel pravidel a jejich aplikace, na koho se vztahují, v jakých případech se přezkoumávají další obecné informace.
2. Postup při přijímání a propouštění zaměstnanců - popis postupu při evidenci přijímání a propouštění zaměstnanců, jednání organizace při převedení zaměstnance na jinou práci, podmínky a doba trvání zkušební doba, seznam požadovaných dokumentů.
3. Základní práva a povinnosti zaměstnanců (na základě čl. 21 zákoníku práce Ruské federace).
4. Základní práva a povinnosti zaměstnavatele (na základě čl. 22 zákoníku práce Ruské federace).
5. Pracovní doba - čas začátku a konce pracovního dne (směna), doba trvání pracovního dne (směna) a pracovního týdne, počet směn za den; seznam pozic zaměstnanců s nepravidelnou pracovní dobou, pokud existují; místo a datum výplaty mzdy.
6. Doba odpočinku - doba polední přestávky a její délka; zvláštní přestávky pro určité kategorie pracovníků (například nakladače, domovníci, stavitelé pracující venku v chladném období), jakož i seznam prací, ve kterých jsou zaměstnáni; dny volna (pokud organizace pracuje v pětidenním pracovním týdnu, pak by pravidla měla uvádět, který den, kromě neděle, bude dnem volna); trvání a důvody pro poskytnutí dodatečné roční placené dovolené.
7. Pobídky pro zaměstnance - postup při uplatňování opatření morálních a materiálních pobídek.
8. Odpovědnost zaměstnanců za porušení kázně - popis postupu při uplatňování kárných opatření, rušení kázeňských sankcí, druhy sankcí a konkrétní porušení pracovní kázně, která mohou mít za následek postih.
9. Závěrečná ustanovení - obsahuje ustanovení o povinném provádění pravidel a postupu při řešení sporů z pracovněprávních vztahů.
STRP může obsahovat i další části, jako jsou „Důvěrné informace“, „Přístupový a intraobjektový režim“.
A) administrativní, které obsahují příkazy k realizaci konkrétní obchodní transakce; nejsou základem pro zachycení transakcí v účetnictví, protože neexistuje žádné potvrzení, že k takové transakci došlo. Mezi administrativní dokumenty patří příkazy, směrnice, pokyny atd.;
b) jednatel nebo zproštění obžaloby, potvrzující skutečnosti provedení operací. Jsou první fází registrace účtu. Patří mezi ně kreditní a debetní příkazy, faktury, potvrzení o přijetí hodnot, provedené práce atd.;
c) účetní doklady, které zahrnují administrativní informace, různé certifikáty, kalkulace atd. (například výpočet částky za pořízení a pořízení hmotného majetku);
d) kombinované - s jednorázovými znaky administrativních, výkonných dokladů účetnictví v této obchodní transakci a zároveň s uvedením jejího promítnutí do účetnictví. Mezi takové dokumenty patří Zálohové výkazy, Pokladní příkazy o zisku a výdajích, požadavky na výdej materiálu ze skladu.
Podle místa sestavení se dokumenty dělí na externí a interní.
Externí dokumenty jsou ty, které pocházejí od jiných podniků, organizací, to znamená, že jsou mimo tento podnik. Patří sem bankovní výpisy, dodavatelské faktury atd.
Interní dokumenty jsou dokumenty vyhotovené (vydané) v daném podniku, v organizaci.
Dokumenty podle objemu zobrazovaných operací se dělí na primární a souhrnné.
Primární - jedná se o takové dokumenty, které poprvé registrují obchodní transakci v době jejího dokončení nebo bezprostředně po realizaci. Jedná se o úkony převzetí a vyřazení dlouhodobého majetku, faktury, účtenky atd. Souhrnné doklady jsou sestavovány na základě prvotních. Patří mezi ně různé reporty, mzdové výkazy atd.
Podle způsobu použití se doklady dělí na jednorázové a kumulativní.
Jednorázové doklady slouží pouze pro jednorázovou evidenci a reflektování transakcí. Patří mezi ně hotovostní příkazy pro zisk a výdaje, požadavky na příjem hmotného majetku ze skladu atd.
Akumulační doklady slouží k vícenásobnému zpracování a evidenci transakcí v určitém čase (týden, dekáda, měsíc). Například limitní plotové karty, pomocí kterých se vydává uvolňování materiálů pro výrobu (výkon práce). Takové dokumenty snižují množství primární dokumentace.
Podle míry využití finančních prostředků se dokumenty dělí na ruční a mechanizované.
Primární doklady podléhají povinnému ověřování zaměstnanci, kteří vedou účetnictví po formální i obsahové stránce, to znamená, že kontrolují přítomnost povinných náležitostí v dokladu a soulad obchodní transakce s platnou legislativou, logickou návaznost jednotlivých ukazatelů.
Účetní doklady slouží k převodu zakázek od manažera k dodavateli, tedy k řízení obchodní činnosti podniku.
Dokumentace hraje roli impulsu, dává vzniknout pohybu účetních informací. Poskytuje účetnictví průběžný a nepřetržitý odraz ekonomické činnosti podniku. Pomocí dokumentace se kontroluje správnost provádění operací a provádí se aktuální rozbor odvedené práce. Dokumentace tak plní kontrolní a analytické funkce.
GOST R 6.30-2003 „Sjednocené dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na vyhotovení dokumentů „umožňuje dle uvážení organizace doplnit sériová evidenční čísla identifikačními indexy (bod 3.12), což přispívá k řešení problémů rychlého vyhledání konkrétního dokumentu.
Číslování odchozích dopisů je tedy doplněno kódem jednotky, která dokument iniciovala. Aby nedošlo k záměně s definicí správního dokladu, personální příkazy se číslují s přiřazením indexu K (personální) nebo LS (personální), je zvykem doplňovat číslo objednávky písmenem R.
Při obdržení žádosti o vyhledání dokumentu může sekretářka podle čísla, přesněji podle dodatečně přiděleného rejstříku, snadno zjistit, ve kterém souboru (složce) jej má hledat, např.:
č. 26-p - v objednávkách;
č. 26-ls - v rozkazech pro personál;
č. 26-operas - mezi zápisy z provozních porad.
Doplněním sériového čísla přijatého dokumentu o písmeno F (fax) nebo E (e-mail) můžete vyřešit problém zohlednění způsobu doručení dopisu vaší organizaci bez navyšování registračních formulářů (časopisů) .
Jediná registrace. Dokument v rámci jedné instituce je registrován jednou (při vytvoření nebo přijetí). Dokument putuje z oddělení na oddělení pod vlastním jedinečným číslem, tzn. interní divize dokument po obdržení berou v úvahu pod původně přiděleným indexem a nepřidělují nový. Toto pravidlo platí jak pro administrativní dokumentaci, tak pro úřední korespondenci.
Včasnost registrace. Podle odstavce 16 Pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválených nařízením vlády Ruské federace č. 477, se evidence došlých dokumentů provádí dnem přijetí, vytvořeno - dnem podpisu popř. schválení nebo následující pracovní den. Tyto požadavky jsou odůvodněny skutečností, že zpoždění dokumentu ve fázi registrace zkracuje dobu skutečného provedení k uvedenému datu. Takové zpoždění může mít negativní důsledky pro zaměstnance nebo dokonce celou instituci, bez ohledu na formu vlastnictví. Postup a podmínky registrace by měly být zohledněny v pokynech pro kancelářskou práci konkrétní společnosti.
Oddělení registrací. Každý typ dokumentu má svou samostatnou registraci.
Takže v samostatných registračních formulářích vezměte v úvahu:
Příchozí korespondence (došlé dokumenty);
odchozí dokumenty;
interní poznámky;
objednávky pro hlavní podnikání;
personální příkazy;
objednávky;
zápis z jednání představenstva;
protokoly plánovacích schůzek (RAM) atd.
Registrace se provádí v kalendářním roce. Každoročně k 1. lednu dochází k vynulování číslování téměř všech typů dokumentů (objednávky, došlé a odeslané dopisy, protokoly atd.). Výjimkou jsou soupisy případů trvalého uložení. Tyto inventury mají jedno číslo a průběžné číslování položek po celou dobu existence organizace.
Úplnost zohlednění informací o dokumentu při registraci. Při zadávání registračních údajů do deníku (databáze) jsou uvedeny všechny údaje dostupné na dokumentu: index, datum, odkaz na číslo a datum požadavku, jméno adresáta/korespondenta a jeho obsah je popsán jako co nejvíce detailů. Kromě tradičně zohledňovaných informací by účetní formuláře měly být doplněny o sloupce, které by odrážely dodatečné informace, nejčastěji požadované zaměstnanci nebo zákazníky (například způsob dopravy). Seznam znaků, které je třeba vzít v úvahu, by měl být uveden v pokynech pro kancelářskou práci.
Jednotnost evidenčního účtování bez ohledu na jeho formu či formu příjmu (vytvoření) dokladu. Účetnictví dokumentů v organizaci je postaveno podle stejných pravidel bez ohledu na přijatou formu registrace: ručně v deníku, v Excelu nebo pomocí specializovaného programu pro správu elektronických dokumentů.
Vaším úkolem je rozbít asfalt.
K vytvoření takového dokumentu je nutné, aby to bylo něco mezi textem zákona a textem jednoho z Chichvarkinových dopisů.
Chcete-li začít, prostudujte si všechny dostupné normy pracovního postupu, GOST pro papírování, požadavky na návrh pokynů.
Jakmile se ujistíte, že znáte všechny požadavky, můžete kterýkoli z nich ignorovat, protože. nejsou povinné, pokud se nerozhodnete získat certifikát shody.
Dále je potřeba prozkoumat aktuální stav systému. Pochopte, jak dodržování nového standardu tento stav zlepší.
Protože dokument zpravidla popisuje proces - v procesu by měly být zapsány požadavky interního klienta. Samozřejmě s tímto nejinternějším klientem by tato regulace měla být dohodnuta i ve fázi vývoje.
Když se posadíte a budete psát další regulační dokument, měli byste mít náladu napsat nejlepší regulační dokument v historii lidstva.
Dokument musí mít náboj takového tvaru, aby prošel následujícími vrstvami setrvačného pancíře systému:
1. Dokument je nutné přečíst.
Každý zaměstnanec si musí váš dokument přečíst, a nejen podepsat seznámení. K tomu musí být dokument stručný, musí být krásně navržený a ne nudný a ne jako kus byrokracie a také nesmí obsahovat zbytečné části, které by měly být jen kvůli slušnosti.
Staří byrokraté si s tím nikdy hlavu nelámali. Prostě se utěšují tím, že ten, kdo je povinen číst jejich dokument, si jej musí přečíst. A pokud se zaměstnanci v úvodu prostě podepíší, tak jsou to jen lehkomyslní, lehkomyslní zaměstnanci a sami si mohou za to, že si nepřečetli, co následuje. Pokud poruší regulační dokument, odpoví, protože tady to je - podpis v úvodu!
To nejneefektivnější, co může být, pokud je cílem zavedení nového/změněného procesu, je seznámení se pod podpisem. Pokud seznamování začíná a končí podpisem na seznamovacím listu - je to práce „na parádu“ obyčejných amatérů, kteří shodili veškerou odpovědnost na účinkující, kteří nejsou nijak zvlášť zmateni výsledky a účinností svých požadavků.
2. Dokumentu je třeba porozumět.
Představte si, že text dokumentu vysvětlujete jednomu ze zaměstnanců osobně. Tak to píšeš! A ne čtvercové vnořené papírnictví!
Staří byrokraté si s tím nikdy hlavu nelámali. Jen píšou něco ve smyslu: "Organizace by při používání monitorování a měření k poskytování důkazů o shodě produktů a služeb se stanovenými požadavky měla určit zdroje nezbytné k zajištění platnosti a platnosti dat."
To je důvod, proč všichni nenávidí služby QMS - napíšou chytrý papír a pak se budou vzrušovat, že to všichni ignorují. Ano, už jen čtení takového dokumentu je práce sama o sobě!
A když jsou upozorněni na to, že dokument je napsán nesrozumitelně, navrhnou nastolit otázku kvalifikace zaměstnanců, kterým je dokument určen.
Do návodu a dokonce i do normy můžete psát příklady, můžete psát argumenty, můžete napsat cokoliv, abyste zaměstnancům usnadnili pochopení významu, který se jim snažíte sdělit!
Někdy si přečtete návod a položíte autorovi otázku:
Co tento odstavec SKUTEČNĚ znamená?
Není důležité, jak jste dokument napsali, hlavní je, jak bude chápán!
Bez ohledu na to, jak srozumitelně je dokument napsán, po schválení je třeba dokument ještě vyjasnit. a) prostřednictvím školení; b) prostřednictvím postupné implementace s analýzou vznikajících problémů a změnou předpisů, je-li to nutné.
3. Dokument musí být zapamatován.
Chcete-li to provést, musíte zaměstnanci sdělit důležitost a relevanci řešeného problému. Můžete popsat aktuální stav nebo řešený problém (je lepší to dát do průvodního dopisu) a poskytnout mu maximální bolest.
Kromě toho byste měli text tam, kde je to vhodné, emocionálně zabarvit. Je povoleno používat takové fráze jako „V ŽÁDNÉM PŘÍPADĚ nesmíte klientovi říct, že...“. Je podporována přítomnost konkrétních příkladů, srozumitelné a slangové obraty řeči, narativní řeč. Klidně buďte nápadití. Lidská mysl si nejlépe pamatuje obrázky a texty, které jsou jako vyprávění příběhu.
Ale neměli byste to přehánět, takže slova jako „odpovězte správně“ by měla být nahrazena „odpovězte správně“.
4. Dokument musí být vyhotoven.
K tomu jsem použil takovou techniku, jako je popis toho, co se stane, když je konkrétní předmět porušen. Popisuji požadavek. Pod ním píšu „Pokud toto není splněno, pak se stane následující: *popisuje bolestivý a pravdivý obraz úplného selhání*“ Nebojte se argumentovat svými požadavky. Poptávka pod ní je okamžitě důvodem jeho postupu.
Staří byrokraté si s tím nikdy hlavu nelámali. Jen si činí nárok. Myslí si, že každý může něco vykonat pouze pod hrozbou nějaké sankce, nikoli z důvodů vnitřní motivace (například slušnosti). A provedení dokumentu dosahují tunou kontroly, mikrořízení, pokut a dalších projevů vnější motivace. A to všechno je samozřejmě muda. No, nebo prostě konstatují, že zaměstnanci organizace jsou velmi nezodpovědní a slabomyslní.
Většina zaměstnanců splní vaše požadavky, pokud jednoduše pochopí, proč je to potřeba. Většina zaměstnanců bude vaše požadavky ignorovat i pod hrozbou nějakého trestu, pokud nechápou, proč je to nutné.
Existuje mnoho způsobů, jak zvýšit vnitřní motivaci lidí plnit požadavky systému. Dokonce jsem se v regulačních dokumentech dostal k urážkám „Pokud tento požadavek nesplňujete, nemůžete být nazýváni specialistou“ a hrozbám „porušení tohoto pokynu je potrestáno zvláštní zlobou“.
5. Každý musí žít podle vašeho dokumentu. Pokud se proces změní, první myšlenka zaměstnanců by měla být „Musíme provést změny v předpisech“.
Chcete-li to provést, zkuste do tvorby tohoto dokumentu zapojit všechny. Pokud osoba sama napsala regulační dokument, pokud se aktivně podílela na jeho schválení, bude s ním zacházet s velkou pozorností. Požádejte všechny, aby vyjádřili své dodatky.
Po schválení dokumentu nebudou mít zaměstnanci možnost říci, že byl napsán nějaký nesmysl, který nelze vykonat. Sami tento nesmysl napsali a koordinovali. Za druhé, hlava navíc v definici požadavků nám umožní podívat se na požadavky z jiné strany, kterou jsme nemohli zohlednit. Vlastníci procesů mohou mít podrobnější přehled o aktuálním stavu systému.
Čím více času věnujeme vývoji a schvalování dokumentu, tím méně času potřebujeme k jeho implementaci, převedení požadavků do reality.
Vždy používejte koncept testovacího období, kdy nejenom někdo bude kontrolovat plnění požadavků, ale během tohoto období dokáže rychle vyřešit všechny problémy, odpovědět na otázky, které vyvstanou, a být si vědom postupu implementace požadavků od začátku do konce. celého procesu.
A nezapomeňte, že váš dokument musí být systémový a mít správnou strukturu. Mít správně nastavené vstupy a výstupy, odkazy na další předpisy, správně označené pozice, absenci pravopisných chyb a příjemný design. Můžete se dozvědět mnoho užitečných příkladů z GOST a norem pracovních postupů, které jsem vám doporučil přečíst na začátku tohoto článku.
Můžete tak zajistit, že dokument bude „živý“. Kdokoli může napsat mrtvě narozené práce, které nikdo nikdy nečte a neřídí se jimi.
Příklad motivačního dopisu, se kterým jsem dodal standard organizace „Řízení kvality produktů“ spuštěný ke schválení vnitropodnikovou poštou:
Drazí kolegové!
Považujte prosím tento standard za nejdůležitější dokument v organizaci. To je jádro, základ základů, kolem kterých se vše točí.
Nyní standard není dokonalý. Vypadá spíše jako kostra, ale v budoucnu získá maso, bude stále detailnější a systematičtější.
Chci, aby každý z vás přispěl k sepsání této normy. Napište mi své doplnění a komentáře stejně pečlivě a podrobně, jako si prohlížím dokumenty každého z vás, které ke mně přicházejí ke schválení.
Nejhorší, co můžete udělat, je ignorovat zrození tohoto dokumentu. Nyní je čas vyjádřit všechny obavy a na všem se dohodnout. Až bude norma schválena, už vás nenechám obcházet její implementaci.
Teď vidím situaci, kdy stavíme velmi rychle, ale stavíme na písku. A potřebujete - na základ! Tento standard je základem, který se snažím položit pod naše aktivity. Stavíme dům na jedné straně a ta jeho část, která byla postavena o něco dříve, chátrá. Proto byste se měli vzdát myšlenky, že budování základů je ztráta času. Ano, není to vidět, protože je to pod zemí, ale je to nutné.
Žádám Vás o korekturu a podílení se na přípravě této normy s tím, že podle ní pak budete žít. A v žádném případě byste se z tohoto procesu neměli stáhnout. Je pošetilé zůstávat na nástupišti, když vlak našich vylepšení jede vůz za vozem vpřed. Možná nestihnete naskočit do posledního auta.
Neměli byste si myslet, že je nemožné žít podle tohoto standardu - databázi vývojového oddělení spravuji v některých svých projektech velmi dobře a popsané metody jsem na sobě plně rozpracoval. Nyní se snažím škálovat svůj výsledek na celou společnost.
V současnosti se standard nepíše „jak je“, ale „jak má být“. Například zatím nemáme jediný kompletní návod na výrobu produktu. Udělejme si nyní obrázek ideálního stavu pro sebe a každý jasně pochopí, o jaký stav systému se nakonec všichni snažíme.
Kdo však potřebuje konkrétní seznam speciálně pro svou organizaci, pak naši právníci v Rjazani sestaví požadovaný soubor dokumentů pro vaši organizaci.
Interní firemní dokumenty:
Rozhodnutí (zápis) o schválení interních dokumentů;
Rozhodnutí (protokol o jmenování jediného řídícího orgánu (ředitel, prezident, vedoucí, předseda atd.).
Zde jsme neuvedli protokoly (řešení) potřebné při vytváření a registraci organizace, protože se předpokládá, že již existují, pokud organizace funguje.
Případně lze upravit i postup při svolávání nejvyššího statutárního orgánu (schůze zakladatelů, akcionářů, členů, akcionářů apod. s příslušnými protokoly o jejich schválení).
Předpisy o zasílání informací, rovněž schválené nejvyšším řídícím orgánem.
Účetní interní doklady:
Nařízení o účetní politice (tento dokument obvykle vypracovávají účetní sami, v souladu s další prací svěřené společnosti);
Nepovinně může být i ustanovení o rozdělování zisku, dividendách, tvorbě fondů – rezervních, kapitálových a dalších.
Seznam interních pracovních (personálních) dokumentů:
Pracovní stůl (můžete použít standardní formulář T3);
Vnitřní pracovní předpisy (§ 189 zákoníku práce);
Nařízení o mzdách (kapitola 21 zákoníku práce Ruské federace);
Seznam normativních aktů o práci (článek 212 zákoníku práce Ruské federace);
Soubor pracovněprávních úkonů v souladu se specifiky činnosti (§ 212 zákoníku práce);
Pracovní smlouvy (článek 57 zákoníku práce Ruské federace), včetně pracovní smlouvy s ředitelem (poznámka: dříve, pokud se zakladatel LLC a ředitel shodovali v jedné osobě, nevyžadovali pracovní smlouvu, protože mimochodem nemůžete podepsat dohodu sami se sebou, byla spousta vysvětlení a ministerstvo práce a ministerstvo financí, ale nyní se státní byrokratická myšlenka ubírá cestou, že stejně, když zakladatel a ředitel shodovat, pak by smlouva měla být stále);
Seznam profesí a typů práce, pro které by měly být vypracovány pokyny na ochranu práce (články 211, 221, 223, 225, 226, 228 zákoníku práce Ruské federace);
Seznam pokynů k ochraně práce (vyhláška 1/29);
Doklady potvrzující pojištění zaměstnanců pro případ pracovních úrazů a nemocí z povolání (článek 212 zákoníku práce Ruské federace).
Programy (článek 225 zákoníku práce):
Program úvodního briefingu;
tréninkový program na pracovišti.
Instrukce:
Popis práce ředitele a zaměstnanců (články 211, 221, 223, 225, 226, 228 zákoníku práce Ruské federace);
poučení o ochraně práce;
požární bezpečnostní instrukce.
časopisy:
Úvodní instruktáž registrační deník (§ 225 zákoníku práce);
deník instruktáží na pracovišti (225 TC);
registr pracovních úrazů (čl. čl. čl. 228 - 231 zákoníku práce Ruské federace);
registr pokynů na ochranu práce zaměstnanců, usnesení 1/29);
kniha jízd pro vydávání pokynů k ochraně práce zaměstnanců (vyhláška 1/29).
Knihy (vyhláška Ministerstva práce Ruské federace N 69 „O schválení pokynů pro vyplňování sešitů“):
Kniha příjmů a výdajů pro účetní formuláře sešitu a příloha v něm;
kniha účetnictví pro pohyb pracovních knih a příloh v nich.
Místní nařízení a usnesení zakladatelů o práci a ochraně práce:
Vyhláška o vypracování (schvalování) seznamu profesí a druhů prací, pro které by měly být vypracovány pokyny na ochranu práce;
nařízení o jmenování osoby odpovědné za instruktáž o ochraně práce a vedení instruktážních deníků * (* lze kombinovat);
nařídit schválení ročního plánu dovolených;
nařízení o jmenování osoby odpovědné za vedení a účtování pracovních knih;
rozhodnutí (zápis) o schválení programu úvodního briefingu;
rozhodnutí o schválení programu primární instruktáže na pracovišti;
rozhodnutí o schválení pokynů na ochranu práce zaměstnanců (lze kombinovat).
Nepovinné (tyto interní dokumenty organizace mohou nebo nemusí záviset na specifikách a (nebo) přání, ale přesto jsme považovali za nutné doplnit o ně náš seznam):
Věstník kontrol právnických osob a fyzických osob podnikatelů nepovinný (ustanovení 8, článek 16 federálního zákona N 294-FZ "O ochraně práv právnických osob a fyzických osob podnikatelů při výkonu státní kontroly (dozoru) a obecní kontroly" , vyhláška Ministerstva hospodářského rozvoje Ruské federace N 141 "O provádění ustanovení federálního zákona "O ochraně práv právnických osob a fyzických osob podnikatelů při výkonu státní kontroly (dozoru) a obecní kontroly" ;
Nařízení o osobních údajích (článek 8, § 86, § 88 zákoníku práce);
Pokyny pro práci na PC (pokud práce na PC zabere více než 50 % pracovní doby);
Program školení bezpečnosti práce (nepovinné při vytváření školicí komise BOZP);
Nařízení o zřízení komise pro testování znalostí o ochraně práce;
Pokyny pro školení o ochraně práce;
Protokoly pro kontrolu znalostí o ochraně práce;
Časopis testování znalostí o ochraně práce.
Jak vidíte, nic mimořádného. S patřičnou vytrvalostí a minimálními znalostmi PC snadno sestavíte požadovaný seznam interních dokumentů pro vaši organizaci.
Organizace spadající do kategorie mikropodniků však mohou v souladu s 309 odst. 2 zákoníku práce využít standardní formu pracovní smlouvy uzavřené mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem - drobným podnikatelským subjektem, který patří mezi mikropodniky, schválené nařízením vlády Ruské federace č. 858. Kritéria pro klasifikaci mikropodniků jsou stanovena článkem 4 federálního zákona č. 209 – federálního zákona „O rozvoji malého a středního podnikání v Ruské federaci“ a Nařízení vlády Ruské federace č. 265 „O limitech příjmů z podnikatelské činnosti pro každou kategorii malých a středních podniků“ přijaté v souladu s tímto zákonem“.
Pokud mikropodnik používá standardní pracovní smlouvu, nemusí být vypracovány takové interní dokumenty organizace, jako jsou vnitřní pracovní předpisy, předpisy o odměňování a řada dalších místních pracovních (personálních) dokumentů uvedených v povinném seznamu.
Došlé (došlé) doklady, tzn. vstup do organizace;
odchozí (odeslané) dokumenty;
interní dokumenty.
Došlý dokument (incoming document) – dokument přijatý institucí.
Odchozí dokument (odchozí dokument) - oficiální dokument zaslaný z instituce.
Interní dokument je oficiální dokument, který nepřekračuje rámec organizace, která jej připravila.
Každý z toků dokumentů má funkce zpracování. Vždy byste měli mít na paměti, že výběr formy organizace práce s dokumenty (centralizované, decentralizované, smíšené) ovlivňuje vlastnosti zpracování.
Došlé dokumenty zahrnují ty, které pocházejí od jiných organizací: nadřízené, podřízené, veřejné, obecní, nestátní, od poslanců a občanů. Například: zákony, vyhlášky, usnesení, rozhodnutí, pokyny, pokyny, příkazy, pokyny, příkazy, plné moci, smlouvy, dopisy (nabídky, průvodní, záruční, reklamní, informační, žádosti atd.), faxové zprávy, zaslané zprávy e-mailem, telegramy, telefonickými zprávami, dálnopisnými zprávami, zprávami o hospodářské, finanční, manažerské činnosti, memorandy, akty, výzvy občanů, žádosti a výzvy poslanců, petice, hromadné výzvy.
Zpracování příchozích dokumentů zahrnuje:
Příjem a primární zpracování dokumentů;
předběžné posouzení a distribuce dokumentů;
Registrace;
předání k provedení.
Příjem a primární zpracování dokumentů v organizacích, které přijímají velké množství dokumentů, provádí administrativní služba, v malých - tajemník. Ve velmi velkých organizacích (ministerstva, koncerny) jsou ve struktuře služby DOW vytvořeny speciální pododdělení, které přijímají dokumenty - expedice.
Došlé dokumenty lze přijímat poštou, doručovat kurýrem, kurýrem, návštěvníky nebo přenášet e-mailem či faxem.
Po obdržení je nutné zkontrolovat správnost doručení korespondence. Pokud je doručeno na špatnou adresu, musí být zasláno odesílateli. Obálky se otevírají, kromě těch s nápisem „osobně“, posuzuje se fyzický stav dokumentů (poškození textu, nekompletní příjem faxové zprávy), kontroluje se přítomnost příloh. Zpravidla se ničí obálky, ledaže pomocí razítka na obálce lze určit datum odeslání nebo přijetí dokumentu nebo adresu odesílatele. Poté se obálka připne k dokumentu. Pokud je text dokumentu poškozen, neexistují žádné aplikace, je vypracován akt. Jedno vyhotovení aktu spolu s doručenými písemnostmi je zasláno adresátovi. Doporučené dopisy jsou přijímány proti příjmu. Pokud má dokument nápis „NALÉHAVÉ“, je na něm uveden čas přijetí. Předběžné posouzení dokumentů se provádí za účelem distribuce příchozí korespondence k dokumentům, které vyžadují zvláštní zvážení ze strany vedení organizace nebo strukturálních jednotek, aby se hlava zbavila zvažování sekundárních problémů, urychlil pohyb dokumentů a jejich provádění. .
Rozdělení došlých dokumentů mezi vedení probíhá na základě příkazu o rozdělení povinností mezi vedení, kde jsou každému úředníkovi přiděleny směry činnosti. Předání dokumentů k úplatě vedením organizace se provádí na základě důležitosti obsahu dokumentu a v souladu s funkcemi a kompetencemi úředníků, kterým je dokument zasílán k úplatě na základě distribuce. odpovědností stanovených v organizaci.
Účtování došlých dokladů spočívá v označení příjmu. Obsahuje účetní pořadové číslo dokladu a datum přijetí (v případě potřeby hodiny a minuty). Značka je umístěna v pravém dolním rohu prvního listu dokumentu. Dá se razit ručně nebo elektrickým razítkem. Na faksimilním obrázku dokumentu je datum přijetí, proto by do něj mělo být uvedeno pouze sériové číslo. Poté se dokumenty podléhající evidenci zapisují do registračního formuláře zřízeného v organizaci (časopis, karta, elektronická karta).
Projednání dokumentu vedením spočívá v tom, že o něm příslušný úředník sepíše usnesení, tzn. jeho rozhodnutí o informacích obsažených v dokumentu.
Usnesení se přenese do registračního formuláře.
Předání dokumentu k provedení se provádí po zvážení jeho vedení.
Dokumenty musí být vyhotoveny včas, proto musí být došlé dokumenty předány zhotoviteli v den jejich přijetí a zaevidování nebo v první pracovní den, jsou-li dokumenty obdrženy po pracovní době.
Pokud dokument vyžaduje okamžité provedení, lze jej předat přímo exekutorovi, ale vždy se zprávou vedoucímu.
Je-li písemnost určena k provedení více exekutorům, po dohodě s odpovědným exekutorem se předá postupně každému nebo všem v usnesení uvedeným exekutorům, případně se pořídí fotokopie. Veškeré práce na přípravě návrhu dokumentu organizuje odpovědný vykonavatel.
Hlavními úkoly zpracování příchozích dokumentů jsou tedy:
Kontrola správného doručení dokumentů;
kontrola neporušenosti příloh a fyzického stavu přijatých dokumentů;
stanovení skutečnosti přijetí dokumentů;
připravovat je k popravě;
předávání dokumentů výkonným umělcům.
Odchozí – dokumenty vytvořené v rámci organizace a zasílané z ní jiným institucím nebo jednotlivcům, kteří zaslali odvolání. Pokud má organizace podřízené instituce, může jim zasílat administrativní dokumenty (vyhlášky, příkazy, pokyny), dopisy (informace, záruka atd.). Vyšším organizacím se zasílají memoranda, zprávy, certifikáty, recenze, dopisy, telegramy, telefonické zprávy, faxy, zprávy zasílané elektronickou poštou.
Zpracování odchozích dokumentů zahrnuje:
Vypracování návrhu dokumentu;
příprava návrhu dokumentu;
jeho schválení (vizing);
certifikace dokumentů;
odeslání dokumentu.
Za přípravu návrhu odchozí listiny odpovídá exekutor. Koordinuje jednání dalších účinkujících uvedených v usnesení. Odpovědný exekutor má právo: svolávat spoluexekutory k pracovním jednáním, požadovat od nich vše potřebné materiály, stanovit pořadí práce mezi spoluvykonavateli.
V procesu přípravy výstupního dokumentu zhotovitel samostatně vypracuje návrh, připraví návrh dokumentu a schválí jej (vizing). Musí donést do služby DOW návrh dokumentu, který vyžaduje nezbytné certifikační údaje (podpis, datum podpisu, odchozí registrační index, je-li to nutné, razítko schválení, pečeť). Dokument lze předat příslušnému úředníkovi prostřednictvím služby DOW nebo tajemníka. Návrh dokumentu je předán se všemi materiály, na jejichž základě byl vypracován. Pokud jsou k návrhu dokumentu připojeny připomínky úředníka (osob) schvalujícího návrh dokumentu, musí být připojeny k návrhu.
Vedoucí, který se seznámil s návrhem dokumentu, jej může okamžitě potvrdit svým podpisem, nebo může vznést připomínky, dodatky a předložit jej k přepracování. Poté účinkující dokončí dokument v souladu s připomínkami, znovu vyzvedne víza ke schválení. Vrácení projektu lze opakovat a pokaždé musí zhotovitel opakovat celý postup přípravy návrhu dokumentu od začátku do konce.
Každý zaměstnanec předškolní vzdělávací instituce by měl vědět, že dodavatel přináší návrh dokumentu, plně provedený: vytištěný na příslušném formuláři, se všemi vízy.
Hlavní úkoly služby DOW při zpracování odchozích dokumentů jsou:
Kontrola správnosti návrhu návrhu dokumentu v souladu se stanovenými pravidly;
ověření přítomnosti certifikačních údajů;
připojení odchozího registračního indexu;
zpracování dokumentu k odeslání.
Zpracování odchozí korespondence zahrnuje:
třídění;
investování do obálek;
oslovování;
doručení na poštu.
Při přijímání dokumentů k odeslání nezapomeňte zkontrolovat:
Správnost papírování (přítomnost podpisu, data, registračního indexu, označení kategorie odjezdu);
přítomnost příloh uvedených v zaslaném dokumentu a shoda počtu kopií s počtem adresátů;
správné adresování, přítomnost čísla záznamu, pokud byl dokument zaslán faxem.
Dokumenty zasílané na jednu adresu lze vložit do jedné obálky.
U doporučené korespondence v duchovní službě se sestavuje soupis distribuce, na jehož konci je uvedeno jméno pracovníka, který ji vyhotovil, a datum odeslání.
Dokumenty na strojových médiích jsou přijímány pouze s průvodním dopisem.
Všechny dokumenty pocházející od organizace musí být zpracovány a odeslány ve stejný den nebo nejpozději v první polovině následujícího pracovního dne.
Mezi interní dokumenty patří zprávy, vysvětlivky, protokoly, akty, prohlášení.
Zpracování interních dokumentů ve fázích jejich přípravy a realizace prochází přípravou výstupních dokumentů (vypracování návrhu, příprava návrhu dokumentu, jeho schválení (vizování), certifikace, registrace, odeslání) a ve fázi realizace - došlé dokumenty (převzetí, předběžné projednání, evidence, projednání vedením, předání k provedení).
Interní dokumenty mají řadu vlastností jejich zpracování, které jsou určeny typem dokumentů:
Návrhy příkazů musí být potvrzeny zástupcem právní služby;
protokol nemá fázi projektové přípravy, stejně jako schvalování a schvalování.
Převod příchozích, odchozích a interních dokumentů lze provést:
Kurýrní nebo kurýrní služba;
sekretářky;
za pomoci technických prostředků.
Strukturální oddělení některých organizací se mohou nacházet v různých budovách nebo částech města. V takových případech se doporučuje zorganizovat doručení dokumentů kurýry.
V rámci strukturální jednotky je nejracionálnější zapojit sekretářku, která může přebírat korespondenci ze služby DOW, vracet odchozí dokumenty připravené k odeslání a předávat dokumenty k vyřízení zaměstnancům strukturální jednotky.
Zavedení technických prostředků a výpočetní techniky umožnilo změnit proces zpracování dokumentů. Proces vytváření návrhu dokumentu byl zrychlen, protože provádění změn nevyžaduje opakovaný tisk. Výrazně snižuje a zjednodušuje schvalování (schvalování) dokumentu. Zásadní změny nastaly v procesu přijímání a odesílání dokumentů s příchodem faxů a elektronické pošty. Je však třeba mít na paměti, že tyto prostředky přenosu v zásadě nepřenášejí dokument, ale informace zobrazené na nosiči. V současné době lze dokument přenášený pomocí informačních a telekomunikačních systémů certifikovat elektronickým digitálním podpisem. Pouze v tomto případě bude mít právní moc.
Všechny dokumenty musí být převedeny s označením skutečnosti převodu v příslušných registračních formulářích. Pokud je dokument převeden z jedné strukturální jednotky do druhé, přičemž se obchází služba DOW, musí zaměstnanec, který dokument převedl, informovat tuto službu o skutečnosti převodu.
Registrace dokumentu - záznam pověření o dokumentu v předepsané formě, který opravuje skutečnost jeho vytvoření, odeslání nebo přijetí.
Bližší definici registrace jako potvrzení skutečnosti, že dokument byl vytvořen nebo přijat k určitému dni, je možné zadat do registračního formuláře s přidělením evidenčního čísla účtu a zadáním základních údajů o dokumentu do formulář, který umožňuje vytvořit databázi dokumentů instituce pro následnou kontrolu nad načasováním zpracování dokumentů a referenčních prací na nich.
Jinými slovy, během registračního procesu je nastaven systém vyhledávání informací pro všechny dokumenty instituce, které pak mohou být použity pro referenční práci a kontrolu nad prováděním dokumentů.
Registrace má tedy tři účely:
Účetnictví dokladů;
kontrola nad jejich prováděním;
referenční práce na dokumentech.
Evidenci podléhají pouze dokumenty vyžadující odpověď a provedení bez ohledu na způsob jejich vytvoření nebo přijetí.
Dokumenty provozního charakteru odeslané nebo vytvořené pouze pro informaci a nevyžadují odpověď a provedení se neevidují. Služba správy dokumentů by měla vypracovat seznam (seznam) dokumentů, které nepodléhají evidenci. Schvaluje ho vedoucí organizace a podle potřeby aktualizuje. Po primárním zpracování jsou neevidované dokumenty předány pododdělení nebo přímým vykonavatelům, kterých se mohou informace v nich obsažené týkat.
Mezi dokumenty, které nepodléhají registraci, zpravidla patří:
Informační a referenční dopisy zasílané pro informaci;
všechny propagační dopisy;
blahopřejné dopisy a telegramy;
pozvánky, programy seminářů, setkání a konferencí;
Tištěné publikace (knihy, brožury, časopisy);
balíčky označené „osobně“;
kopie normativních dokumentů, usnesení a příkazů státních orgánů;
informační materiály atd.
Došlé, odchozí a interní dokumenty jsou evidovány samostatně s nezávislými evidenčními čísly.
Evidenční číslo (index) dokumentu - digitální nebo alfanumerické označení přidělené dokumentu při jeho registraci.
Existují tři formy registrace dokumentů:
Časopis;
Kartu;
Automatizovaný.
Systém žurnálů se obvykle používá, když se dostává do popředí účtování dokladů, v žurnálech jsou obvykle evidovány nejcennější dokumenty, např. pasy, pracovní sešity, doklady o vzdělání. Banky vedou evidenci smluv o vkladu, firemních účtů atd. Registrační systém deníku se používá při práci s dokumenty s omezeným přístupem: tajné, důvěrné. Pro každou kategorii dokumentů je obvykle vytvořen vlastní formulář protokolu s různou mírou podrobností o dokumentu.
Žurnálový systém vyhovoval organizacím, pokud dostávaly malý počet dokumentů. Při velkém objemu pracovních postupů má žurnálový systém řadu významných nevýhod. Protože registrace do deníku probíhá v pořadí příjmu dokumentů, může ji provádět vždy pouze jedna osoba. Při velkém množství přijatých dokumentů proces registrace trvá dlouho a zdržuje další práci s dokumenty. Systém evidence deníků navíc často vede k přeregistraci dokumentů v jiných strukturních jednotkách, kam se dokument přenáší. Ale nejdůležitější nevýhodou systému registrace deníků je neschopnost organizovat kontrolu nad termíny pro provedení dokumentů a rychle provádět informační a referenční práci na dokumentech.
Systém registrace karet vám umožňuje překonat tyto nedostatky, protože karty lze umístit do kartoték v libovolném pořadí a několik lidí může registrovat dokumenty současně, čímž se vytvoří požadovaný počet kopií registrační karty pro kopii. Podobu registrační karty si může instituce určit sama a je zaznamenána v pokynech pro vedení evidence.
Nejracionálnější je však dnes automatizovaný systém pro evidenci dokumentů v počítači. Umožňuje registrací na různých pracovištích sloučit všechny informace o dokumentech do jediné databáze, na jejímž základě je možné organizovat centralizovanou informační a referenční práci a kontrolu vyřizování dokumentů.
Došlé dokumenty jsou obvykle evidovány centrálně. V malé firmě je eviduje sekretářka, v instituci, která má kancelář, speciálně přidělený pracovník nebo při velkém objemu došlých dokumentů registrační skupina.
Dokumenty jsou evidovány bez ohledu na způsob, jakým byly přijaty: přijaté poštou, doručené prostřednictvím kurýra, faxem, e-mailem.
Do registračního formuláře se obvykle zadávají následující údaje o došlém dokladu:
Datum přijetí;
příchozí registrační číslo přidělené dokumentu přijímající institucí;
autor (korespondent) - tzn. čí je to dokument?
datum dokumentu, který mu přidělila autorská instituce;
registrační číslo dokumentu přidělené autorskou institucí;
název (o čem dokument je);
rozlišení;
lhůta pro provedení přijatého dokumentu;
performer (který bude pracovat s přijatým dokumentem);
průběh exekuce (zaznamenávají se všechny převody dokumentu a výsledek exekuce);
N& záležitosti (kam je dokument umístěn po provedení).
Registrační formulář došlého dokumentu není zpočátku zcela vyplněn. Před předáním listiny vedoucímu listina neobsahuje usnesení, splatnost a exekutor, tyto údaje se zapisují po přezkoumání listiny vedoucím. Informace o průběhu vyřizování dokumentu a číslo jednací se zapisují do registračního formuláře již při vyřízení dokumentu a po něm.
Taková karta může být navržena ve formátu A5 (148x210) nebo A6 (105x148). Rozmnožuje se výběrem poměrně silného papíru.
Pro různé skupiny registrovaných dokumentů můžete použít karty různých barev, barevné pruhy podél horního okraje nebo diagonálně.
S automatizovaným registračním systémem je to nejpohodlnější (nabízí jej většina počítačové programy) zobrazovací formulář registrační karty (RCC), do kterého se zapisují informace o dokladu, podobně jako na klasickém manuálu na papírový základ.
S automatizovaným registračním systémem lze informace o dokumentu snadno doplňovat. Přidejte například:
Typ dokumentu;
zeměpisná poloha autora dokumentu;
autor usnesení;
název konstrukční jednotky;
počet listů v dokumentu;
počet aplikačních listů;
související dokumenty.
Vyplnění registrační karty na obrazovce počítače se v mnoha ohledech podobá vyplňování klasické papírové karty, ale má také své vlastní charakteristiky.
Formulář elektronické evidenční karty zpravidla obsahuje jak údaje (pole) vyplněné ručně (například číslo a datum došlého dokladu, shrnutí, text usnesení), údaje (pole), které se zadávají automaticky (datum registrace, registrační číslo dokumentu) a údaje (pole), které se zadávají výběrem informací z rozevíracích seznamů. Takové zadávání informací nejen urychluje postup při vyplňování registrační karty, ale také, což je zvláště důležité, umožňuje vyhnout se překlepům a nesrovnalostem, které mohou výrazně zkomplikovat nebo dokonce znemožnit automatické vyhledávání informací o dokumentu.
Pomocí rozevíracích seznamů se zpravidla vyplňují údaje (pole):
Typ dokumentu - protože počet typů dokumentů je omezený;
autor usnesení - seznam vedoucích organizací;
strukturální členění - seznam stavebních členění;
interpreti - toto pole se zpravidla skládá ze dvou částí - jména (a/nebo rejstříku) strukturní jednotky a příjmení a iniciály výkonného umělce;
číslo případu - spojené s nomenklaturou případů organizace;
související dokumenty - tyto údaje zakládají spojení registrovaného dokumentu s ostatními (např. dokument odpovědi je spojen s dokumentem iniciativy).
Pomocí doplněného seznamu se vyplní údaj (pole) „korespondent“. Organizace, se kterými je udržována stálá korespondence, jsou vybrány ze seznamu. V případě registrace dokumentu přijatého od nového korespondenta se informace o něm zapisují do seznamu. Informace o korespondentech lze dále využít v referenční práci, pro tvorbu seznamů adresátů atd.
Tím, že jednou vynaložili čas na vytvoření takových seznamů, dosáhnou značné úspory času v procesu další práce.
Registrační formuláře pro odchozí dokumenty jsou v mnoha ohledech podobné registračním formulářům pro příchozí dokumenty, ale jsou vyplněny jinými údaji. Upřesněte:
Název oddělení, které dokument připravilo,
číslo odchozího dokladu;
datum dokumentu;
adresát, tzn. název organizace, kam je dokument zaslán;
shrnutí dokumentu;
příjmení exekutora, který listinu vyhotovil;
klíčové datum očekávané reakce;
odkaz na příchozí dokument, pokud je dokument odpovědí;
číslo případu, kde je uložena kopie zaslaného dokumentu (nebo originál, je-li dokument zasílán faxem).
Lze doplnit další údaje o dokumentu, například počet listů, přítomnost příloh, číslo formuláře, pořadí odeslání atp.
Odeslané dokumenty se obvykle evidují centrálně na poště.
Interní doklady jsou často evidovány decentralizovaně po skupinách v odděleních, kde se vytvářejí a zpracovávají: v účtárně, personálním oddělení, kanceláři atd.
Interní dokumenty musí být evidovány v den podpisu nebo schválení.
Při evidenci interního dokladu se o něm vyplňují tyto údaje:
sériové registrační číslo přidělené dokumentu;
datum dokumentu (registrace);
souhrn;
oddělení, které dokument připravilo;
vykonavatel;
doba provádění;
značka provedení (průběh provádění);
číslo případu, kde je dokument uložen.
Stejně jako u předchozích formulářů příchozích a odchozích dokumentů lze do registračního formuláře doplnit další údaje: počet listů, přítomnost příloh atd.
Každý typ dokumentu (objednávky, objednávky, smlouvy, memorandum) je evidován a číslován samostatně. Do dokumentu se přenese pořadové číslo přidělené dokumentu při registraci. K číslu lze přidat písmena. Například k rozkazu na personál - "ls", tj. personal, nebo "k" - personal, na číslo zakázky - písmeno "p" - rozkaz atd.
Nastavení racionálního systému pro evidenci dokumentů umožňuje službě spisové služby mít informace o všech dokumentech organizace a kompetentně vykonávat tak důležité úkoly, jako je informační a referenční práce a kontrola vyřizování dokumentů.
Úkoly ověřování jsou obvykle formulovány v příkazu (pokynech) vedoucího podniku (organizace, instituce). Pro kontrolu stavu kancelářské práce je zpravidla v rámci komise vytvořen podvýbor s příslušnými pravomocemi.
Hlavní úkoly podvýboru jsou následující:
1) kontrola dostupnosti místních předpisů upravujících organizaci kancelářské práce podniku (organizace, instituce), jejich soulad s požadavky regulačních právních aktů v oblasti kancelářské práce;
2) poskytování kancelářské práce s hlavními typy zdrojů, jejich soulad s potřebami podniku (organizace, instituce) v dokumentovaných informacích;
3) stav práce na správě dokumentů vzniklých při činnosti podniku (organizace, instituce), jakož i na jeho dokumentaci;
4) zjišťování nedostatků ve fungování systému kancelářské práce podniku (organizace, instituce), zjišťování jejich příčin, vypracování návrhů směřujících ke zlepšení systému kancelářské práce (výše uvedené v kontrolní zprávě).
Podívejme se, jak jsou tyto úkoly řešeny v průběhu ověřovacích činností.
Předpisy o stavební jednotce vykonávající pravomoc organizovat kancelářskou práci;
- pokyny pro kancelářskou práci;
- pracovní náplň zaměstnanců pověřeného útvaru. Uvedené LNA tvoří organizační a právní základ pro správné fungování systému podnikových kanceláří.
Kromě nich může podnik (organizace, instituce) rozvíjet:
Předpisy o členění v rámci oprávněné stavební jednotky: skupina zpracování dokumentů, skupina technické přípravy dokumentů, skupina provozního ukládání dokumentů, skupina archivace dokumentů atd.;
- pokyny pro zaměstnance odpovědné za kancelářskou práci v jiných stavebních útvarech.
Při kontrole LNA se také zjišťuje, do jaké míry splňují požadavky regulačních právních (regulačních a metodických, regulačních a technických) aktů v oblasti kancelářské práce.
Zejména při kontrole pokynů pro kancelářskou práci, souladu jejich struktury a obsahu se schválenými Metodickými doporučeními pro zpracování pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. na příkaz Spolkového archivu N 76.
Při kontrole popis práce je stanovena shoda jejich obsahu s kvalifikačními znaky. Kromě toho je třeba upozornit na shodu konstrukce LNA s GOST R6.30-2003.
Na základě výsledků kontroly je učiněn závěr o přítomnosti (částečné přítomnosti nebo úplné nepřítomnosti) LNA, která upravuje organizaci kancelářské práce podniku (organizace, instituce), jakož i její dodržování nebo částečnou ( úplné) nedodržení regulačních právních aktů v oblasti kancelářské práce.
Při kontrole dostupnosti kancelářské práce s hlavními typy zdrojů, jejich souladu s potřebami podniku (organizace, instituce), v dokumentovaných informacích je hlavní pozornost věnována:
o personálním obsazení pověřené stavební jednotky personálem v požadovaném počtu a kvalifikaci;
- dostupnost a stav prostor pro umístění schválené stavební jednotky a příslušných oblastí práce;
- dostupnost a vybavení pracovišť pro pracovníky oprávněné stavební jednotky, jejich splnění požadavků na ochranu práce;
- dostupnost a provozuschopnost prostředků organizačního a technického zabezpečení činností oprávněné stavební jednotky: zpracování dokumentovaných informací, ukládání, komunikace a komunikace atd.;
- pravidelnost příjmu finančních prostředků k zajištění chodu pověřeného strukturálního útvaru, jejich dostatek pro řádné plnění úkolů pro potřeby podniku (organizace, instituce) v doložených informacích.
Na základě výsledků auditu je učiněn závěr o dostupnosti (částečném nebo úplném nedostatku) uvedených typů zdrojů, jejich souladu (částečném nebo úplném nesouladu) s potřebami podniku (organizace) v doložených informacích. .
Při kontrole stavu práce na řízení dokumentů vzniklých v činnosti podniku (organizace, instituce) i na jejich dokumentaci se posuzuje především soulad skutečného výkonu s plánovaným.
Zejména je určen objem toku dokumentů podniku (organizace, instituce): obecně a podle hlavních informačních toků (příchozí, odchozí a interní dokumenty), jakož i podle typů dokumentů (papírové a elektronické), vč. ve srovnání s podobnými ukazateli z minulých let.
Hodnotí se také efektivita využívání automatizovaných prostředků zpracování dokumentovaných informací.
Zvláštní pozornost je věnována zajištění bezpečnosti dokumentů v procesu oběhu: rozsahu opatření k vyhledání a obnovení jejich normálního fyzikálního a chemického stavu, počtu nezjištěných (ztracených) dokumentů za sledované období a ve srovnání s obdobnými ukazatele minulých let. Kontrolují se také údaje o výsledcích kontroly vyřízení dokumentů, zejména počet případů jejich nesprávného provedení: nedodržení lhůt, vyhotovení dokumentů v rozporu se stanovenými požadavky, nesoulad vyhotoveného dokumentu s usnesením , atd. Na základě výsledků auditu je učiněn závěr o míře efektivity kancelářské práce - obecně i podle funkčních složek (správa dokumentů a dokumentace).
Dodržování zákoníku práce Ruské federace, správnost provádění personální dokumentace kontroluje jak Federální inspektorát práce (Rostrudinspektsiya), tak Federální daňový inspektorát. Státní inspektor se může dostavit do kanceláře jakékoli organizace bez ohledu na formu vlastnictví a požadovat dokumenty týkající se personální evidence a dalších závazných a vnitřních předpisů a příkazů dostupných v organizaci (spolkový zákon č. kontrola (dozor)“).
Dokumentace činnosti personální služby pokrývá všechny procesy související s přípravou a zpracováním personální dokumentace dle stanovených pravidel a řeší tyto úkoly personálního řízení:
Organizace práce zaměstnanců;
- uzavření pracovní smlouvy a zaměstnání;
- převedení na jinou práci;
- poskytování dovolené zaměstnancům;
- povzbuzování zaměstnanců;
- ukládání disciplinárních sankcí zaměstnancům;
- atestace zaměstnanců;
- údržba personálního stolu;
- účtování o využití pracovní doby;
- přitažlivost zaměstnanců k práci o víkendech a nepracovních svátcích;
- evidence pracovních cest;
- ukončení pracovní smlouvy a propuštění z práce.
Seznam personálních dokumentů, které musí organizace vést bez ohledu na formu vlastnictví, je uveden v příloze. Uvádí také regulační dokumenty upravující povinnost zaměstnavatele uchovávat určité personální dokumenty a lhůty pro jejich uchovávání (v souladu se Seznamem standardních řídicích dokumentů generovaných v činnosti organizace s uvedením lhůt uchovávání schválených úřadem). federální archiv).
Organizace práce zaměstnanců se provádí přijetím (schválením vedoucím organizace nebo jím pověřeným úředníkem) místních předpisů. Každý zaměstnavatel musí mít vnitřní pracovněprávní předpisy a ustanovení o ochraně osobních údajů. V případě potřeby jsou přijímány další místní předpisy, jako jsou předpisy o odměňování, přídělech práce, bonusech a materiálních pobídkách, certifikaci atd.
Kolektivní smlouva (dohoda) má poradní charakter, protože se uzavírá dohodou stran (kapitola 7 zákoníku práce Ruské federace). Vedení osobních spisů zaměstnanců je poradní pro soukromé společnosti. Povinnost zaměstnavatele vést osobní spisy se vztahuje na zaměstnance státních organizací v souladu s federálním zákonem č. FZ-79 „O státní službě Ruské federace“. Pro pohodlí se stále doporučuje vytvářet osobní soubory nebo osobní složky a stanovit postup jejich vytváření v místním regulačním aktu organizace schválené vedoucím.
Do osobní složky (osobní složky) zaměstnance můžete zahrnout kopie dokumentů, které jsou vyžadovány při žádosti o zaměstnání (pas, vojenský průkaz, potvrzení o přidělení DIČ, list důchodového pojištění, oddací list, rodný list dětí - poskytovat zvýhodnění na dani z příjmu, doklady o dosaženém vzdělání apod.) a následně všechny hlavní doklady vzniklé za dobu výkonu pracovní činnosti zaměstnance, které charakterizují jeho pracovní činnost (žádosti o převedení na jinou práci, výpověď, charakteristika, doklady o pokrocích školení, kopie příkazů k převodu přijetí, propuštění atd.).
Kromě toho musí mít zaměstnavatel následující dokumenty o ochraně práce:
Pokyny k ochraně práce podle povolání;
- instruktážní deník (seznámení s instrukcemi);
- deník zaměstnanců absolvujících povinnou lékařskou prohlídku a další.
Tyto dokumenty mohou být uloženy v personálním oddělení podniku, pokud organizace nemá samostatnou službu ochrany práce, nebo v kanceláři.
V souladu s pod. "a" část 1 čl. 356 zákoníku práce Ruské federace vykonává federální inspektorát práce státní dozor a kontrolu nad dodržováním pracovněprávních předpisů a dalších regulačních právních aktů zaměstnavateli. Spolkový inspektorát práce má právo zaslat předepsaným způsobem do federální úřady výkonné orgány, výkonné orgány ustavujících subjektů Ruské federace, místní samospráva, orgány činné v trestním řízení a soudní žaloby a další materiály o skutkových podstatách porušení pracovněprávních předpisů a právních předpisů na ochranu práce, až do pozastavení činnosti firem, u kterých byla porušení zjištěna (článek 3.12. zákoníku o správních deliktech).
Za dokumentární fond vzniklý při jejich činnosti osobně odpovídají vedoucí organizací. Za porušení právních předpisů Ruské federace a jiných regulačních právních aktů, nesprávnou údržbu personální dokumentace nebo její nedostatek zákonodárce stanoví uložení správní pokuty: úředníkům - od 1 000 do 5 000 rublů, právnickým osobám - od 30 000 na 50 000 rublů. nebo správní pozastavení činnosti až na 90 dnů, a to opakovaně - znamená vyloučení úřední osoby (články 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 a 14.23 zákoníku o správních deliktech).
Seznam personálních dokumentů požadovaných pro organizaci:
|
Dokument |
Jaký dokument řídí |
Poznámka |
Skladovatelnost |
|
|
Vnitřní pracovní předpisy (PVTR) |
Článek 189 zákoníku práce Ruské federace |
Při přijetí do zaměstnání (před podpisem pracovní smlouvy) je zaměstnavatel povinen seznámit zaměstnance s PWTR proti podpisu. Platí do výměny za nové. |
Neustále |
|
|
Nařízení o ochraně osobních údajů zaměstnanců |
Článek 86 zákoníku práce Ruské federace |
Při přijetí do zaměstnání (před podpisem pracovní smlouvy) je zaměstnavatel povinen seznámit zaměstnance s Předpisy o ochraně osobních údajů zaměstnanců proti podpisu. Platí do nahrazení novým. |
Neustále |
|
|
Pracovní stůl (f. T-3) (obsazení) |
Článek 57 zákoníku práce Ruské federace, usnesení Státního výboru pro statistiku Ruska č. 1 |
Je sestaven pokaždé, když jsou v něm provedeny určité změny. |
Neustále |
|
|
Kniha účtování pohybu pracovních knih a příloh k nim |
Uloženo v personálním oddělení a neustále udržováno. |
|||
|
Kniha příjmů a výdajů pro účtování tiskopisů sešitů a příloh k nim |
Pokyny k postupu při vyplňování sešitů a příloh k nim (schváleno vyhláškou Ministerstva práce Ruska č. 69) |
Je uložen v účetním oddělení spolu s formuláři sešitů a příloh k nim; formuláře se na žádost personálního pracovníka zasílají na personální oddělení. |
50 let (ale při likvidaci společnosti se předkládá městskému archivu spolu s dalšími dokumenty, jejichž doba použitelnosti je 75 let) |
|
|
Předpisy o odměňování, prémiích a hmotných pobídkách |
§ 6 zákoníku práce Ruské federace, kapitola 21 zákoníku práce Ruské federace |
V přítomnosti komplexních systémů odměňování a práce a bonusových systémů. Platí do nahrazení novým. |
Neustále |
|
|
Předpisy o systému školení |
Články 196, 197 zákoníku práce Ruské federace |
Pokud je v organizaci systém školení. |
Neustále |
|
|
Předpisy o certifikaci zaměstnanců |
Článek 81 zákoníku práce Ruské federace |
Při provádění certifikace dle uvážení zaměstnavatele. |
Neustále |
|
|
Plán dovolené |
Článek 123 zákoníku práce Ruské federace, usnesení Státního výboru pro statistiku Ruska č. 1 |
Schváleno zaměstnavatelem nejpozději dva týdny před začátkem kalendářního roku. |
||
|
Pracovní smlouva |
Články 16, 56, 57, 67 zákoníku práce Ruské federace |
S každým zaměstnancem se uzavírá písemně. |
||
|
Náplň práce pro jednotlivé pozice v souladu s tabulkou obsazení, pracovní pokyny pro profese |
Přijato dle uvážení zaměstnavatele. |
Neustále |
||
|
Zakázky |
Článek 68 zákoníku práce Ruské federace |
Vystaveno na základě pracovní smlouvy. Jsou oznámeny zaměstnanci proti podpisu do tří dnů ode dne skutečného nástupu do práce. |
||
|
Příkazy k převedení na jinou práci |
Článek 72.1 zákoníku práce Ruské federace |
Vydává se na základě dohody o převedení na jinou práci (dodatek k pracovní smlouvě). |
||
|
Propouštěcí příkazy |
Článek 84.1 zákoníku práce Ruské federace |
|||
|
Objednávky pro hlavní podnikání |
Publikováno podle potřeby. Objednávky na stěžejní činnosti zpracované personální službou jsou evidovány a ukládány v kanceláři. Personální oddělení vede případ „Kopie zakázek na hlavní činnosti“. |
1 rok (kopie objednávek vede personální oddělení) |
||
|
Nechat rozkazy |
Kapitola 19 zákoníku práce Ruské federace, usnesení Státního statistického výboru Ruska č. 1 |
Vydává se na základě rozvrhu dovolené nebo žádosti zaměstnance |
||
|
Žádosti zaměstnanců o neplacené volno |
Článek 128 zákoníku práce Ruské federace |
Neplacené volno se poskytuje na žádost (na žádost) zaměstnance v souladu s částí 1 čl. 128 zákoníku práce Ruské federace nebo na žádost zákona na základě žádosti zaměstnance (část 2 článku 128 zákoníku práce Ruské federace). |
||
|
Osobní karta zaměstnance (formulář T-2) |
Vyhláška Státního statistického výboru Ruska č. 1. |
Provedeno pro každého zaměstnance. |
||
|
Historie zaměstnání |
Článek 66 zákoníku práce Ruské federace, vyhláška vlády Ruské federace č. 225 „O sešitech“, Pokyny k postupu při vyplňování sešitů a příloh k nim (schváleno vyhláškou Ministerstva práce Ruska č. 69) |
Zaměstnavatel vede pracovní knihy pro každého zaměstnance, který u něj pracoval déle než pět dnů. |
Při propuštění dostane zaměstnanec do rukou sešit. Nevyzvednuté sešity jsou v organizaci uloženy po dobu 50 let, při likvidaci podniku jsou archivovány |
|
|
Dohody o plné odpovědnosti |
Přílohy 2, 4 vyhlášky Ministerstva práce Ruska č. 85 |
Jsou uzavírány se zaměstnanci, kteří přímo obsluhují hmotný majetek. |
||
|
Kniha účetnictví (evidenční deník) zakázek na hlavní činnosti |
Pokyny pro kancelářskou práci v personální službě VNIIDAD „Vzorové pokyny pro kancelářskou práci v personální službě organizace“ (doporučeno) |
Musí být očíslované a zašněrované, zapečetěné a podepsané zaměstnavatelem |
||
|
Kniha účetnictví (evidenční deník) zakázek do zaměstnání |
||||
|
Kniha účetnictví (evidenční deník) propouštěcích příkazů |
||||
|
Kniha účetnictví (evidenční deník) objednávek na poskytnutí dovolené |
||||
|
Věstník registrace cestovních osvědčení |
||||
|
Rozvrh hodin |
Část 3 článku 91 zákoníku práce Ruské federace |
Zaměstnavatel je povinen vést evidenci skutečně odpracované doby každého zaměstnance |
||
|
rozvrh směn |
Článek 103 zákoníku práce Ruské federace |
Zaměstnanci se s ní seznamují nejpozději měsíc před nabytím její účinnosti. |
||
|
Registr kontrol kontrolních orgánů |
Federální zákon č. 134-FZ „O ochraně práv právnických osob a fyzických osob při státní kontrole (dozoru)“ |
Provádějí všechny právnické osoby a podnikatelé bez založení právnické osoby |
Neustále |
|
|
Zápisy z jednání, usnesení atestačních kvalifikačních komisí |
Předpisy o certifikaci zaměstnanců podniku |
Vydáno certifikačním výborem |
||
|
Vysvědčení a oblečení pro pracovníky rizikových profesí |
Část 3 článku 91 zákoníku práce Ruské federace |
Sestavuje se měsíčně. |
||
|
Seznamy pracovníků ve výrobě se škodlivými pracovními podmínkami |
Vyhláška Rady ministrů SSSR č. 10 "O schvalování seznamů průmyslových odvětví, zaměstnání, profesí, pozic, ukazatelů zakládajících právo na zvýhodněné důchodové zabezpečení" |
Je-li výroba se škodlivými pracovními podmínkami; probíhá. |
||
|
Seznamy zaměstnanců odcházejících do zvýhodněného důchodu |
||||
|
Korespondence o jmenování - státní důchody a příspěvky; preferenční důchod |
||||
|
Pokyny pro bezpečnost práce podle povolání |
§ 10 zákoníku práce Ruské federace |
Neustále |
||
|
Briefing log (seznámení s instrukcemi) |
§ 10 zákoníku práce Ruské federace |
|||
|
Věstník povinné lékařské prohlídky zaměstnanců |
Článek 69 zákoníku práce Ruské federace, vyhláška Ministerstva zdravotnictví a lékařského průmyslu Ruské federace č. 90 "O postupu při provádění předběžných a pravidelných lékařských prohlídek pracovníků a lékařských předpisech pro přijetí k povolání." |
|||
|
Akty nehod |
Vyhláška Ministerstva práce Ruské federace č. 73 "O schválení formulářů dokumentů nezbytných pro vyšetřování a účtování průmyslových havárií a ustanovení o vlastnostech vyšetřování průmyslových havárií v určitých průmyslových odvětvích a organizacích" |
|||
|
Akty vyšetřování otrav a nemocí z povolání |
Od správné, racionální organizace pracovního toku závisí na rychlosti dokumentu, účinnosti řešení problému v něm vzneseného, rovnoměrnosti pracovní zátěže oddělení a úředníků.
Práce s podnikovými dokumenty může být reprezentována jako následující technologický řetězec operací:
Příjem příchozích dokumentů;
předběžné zvážení (označení tajemníkem);
registrace dokumentů;
hlásit vedoucímu o přijatých dokumentech;
rozhodování manažera;
zasílání dokumentů k provedení;
kontrola provádění dokumentů;
provádění dokumentů;
tvorba dokumentů v případech;
využití dokumentů v referenční a informační práci;
stanovení podmínek uchovávání dokumentů (předání do archivu, další použití, zničení dokumentů).
Stupeň dokonalosti technologického systému pro práci s dokumenty je dán efektivitou přesunu a zpracování dokumentů a efektivitou poskytování zdokumentovaných informací vedení podniku.
V dokumentární podpoře podniku lze rozlišit tři hlavní skupiny dokumentů: příchozí dokumenty (příchozí), odchozí dokumenty (odeslané), interní dokumenty.
Registraci lze provést pro všechny skupiny dokumentů, především pro příchozí dokumenty. Mnoho podniků neeviduje interní dokumenty.
Práce na vyřizování a kontrole vyřizování dokumentů pokrývá interní, příchozí dokumenty a výjimečně i odchozí.
Od fáze vzniku případů procházejí všechny skupiny dokumentů stejnými operacemi, kromě příchozích dokumentů, které se až na vzácné výjimky nepřenášejí do archivního úložiště.
Pro vytvoření jednotného postupu pro sestavování dokumentů a organizaci práce s nimi podnik vyvíjí instrukci pro kancelářskou práci, která obsahuje vzorky správně provedených dokumentů a pravidla pro práci s nimi.
Příjem a zpracování došlých dokumentů zajišťuje tajemník-referent.
Přijaté dokumenty procházejí následujícími fázemi:
Primární zpracování;
předběžná kontrola, označení;
Registrace;
posuzování dokumentů vedením;
směr pro provedení;
kontrola provedení;
provádění dokumentů;
ukládání dokumentů v případech.
Primárním zpracováním příchozích dokumentů je kontrola správného doručení dopisů. Všechny obálky jsou otevřeny kromě osobní korespondence (označené „osobně“). Poté se kontroluje správnost adresování dokumentu vloženého do obálky, počet listů dokumentu a přítomnost příloh k nim.
V případě absence příloh nebo listů dokumentu je odesílatel dopisu informován a na samotném dokumentu a v rejstříku došlých dokumentů ve sloupci „Poznámka“ se označí:
Nelze otevřít obálky s nápisem "osobně".
Pokud je text dokumentu poškozen nebo neobsahuje žádné přílohy, vypracujte akt.
Jedno vyhotovení aktu zašlete spolu s doručenými dokumenty adresátovi.
Přepošlete špatně doručenou poštu na správnou adresu.
Doporučené dopisy jsou přijímány proti příjmu.
Uveďte čas přijetí na doklad, na kterém je nápis „urgentní“.
Obálky se zpravidla ničí, s výjimkou případů, kdy lze z obálky zjistit pouze adresu odesílatele, datum odeslání a datum přijetí nebo kdy je obálka označena jako "důvěrné", "urgentní".
Předběžné posouzení příchozích dokumentů se provádí za účelem distribuce dokumentů na registrované a neevidované dokumenty.
Došlé číslo, datum přijetí dokumentu organizací se opatřuje evidovanými dokumenty.
Po předběžném zvážení je také jasné, zda dokumenty předávané manažerovi musí být vybrány pro další materiály: předchozí korespondence, smlouvy, regulační dokumenty atd. Tyto dokumenty vybírá asistent tajemníka a předává je spolu s příchozím dokumentem vedoucí podniku.
Bez předchozího zvážení jsou dokumenty určené strukturální jednotce nebo konkrétně zaměstnanci společnosti předány na místo určení.
Vedoucí podniku příchozí dokument zváží a prostřednictvím tajemníka jej zašle dodavateli s usnesením odrážejícím jeho rozhodnutí a skutečné lhůty pro provedení. Tajemník činí usnesení v rejstříku. Pokud je v usnesení uvedeno více exekutorů, pak se dokument převede na prvního v seznamu, který je považován za odpovědného exekutora.
Dodavatel v práci s dokumentem připraví odpověď, která je zaslána manažerovi k podpisu (spolu s doprovodnými materiály, které byly použity při přípravě odpovědi).
Sekretářka (v případě potřeby) kontroluje provedení došlého dokumentu.
Tajemník obdrží iniciativní dopis od účinkujícího a založí jej do příslušné složky k dalšímu uložení a použití a odešle odpověď adresátovi.
Dokumenty odeslané z firmy se nazývají odchozí dokumenty. Zpracování odchozích dokumentů se skládá z následujících operací:
Vypracování odchozího dokumentu;
schválení návrhu dokumentu;
ověření správnosti návrhu dokumentu tajemníkem;
registrace dokumentů;
validace adresování;
odeslání dokumentu adresátovi;
uložení druhé kopie (kopie) dokumentu do spisu.
Návrh výstupního dokumentu vypracuje a provede zhotovitel a sekretář kontroluje správnost jeho provedení.
Odeslané dokumenty se vyhotovují ve dvou vyhotoveních, s výjimkou faxů, které se vyhotovují v jednom vyhotovení.
Připravený návrh výstupního dokumentu je předložen k podpisu vedoucímu. Spolu s tím lze přenášet další dokumenty, na základě kterých byl vypracován návrh výstupního dokumentu (iniciativní dopisy, smlouvy, akty, regulační dokumenty atd.).
Manažer může v podepsaném dokumentu provádět jakékoli změny a doplňky nebo jej vrátit zhotoviteli k přepracování.
Po podepsání dvou vyhotovení vedoucím dokument zaeviduje tajemník. Odeslané dokumenty jsou evidovány ve „Věstníku evidence odchozích dokumentů“.
K registraci odchozích dokumentů jsou vyžadovány následující informace:
Rejstřík dokumentu včetně čísla případu;
datum dokumentu;
destinace;
shrnutí nebo název;
značka provedení (záznam o vyřešení problému, čísla dokumentů odpovědí);
vykonavatel;
Poznámka.
Doporučený dokument je odeslán tentýž den adresátovi. Při odesílání dokumentu musíte ověřit adresu příjemce na dopise a na obálce.
Kopie odesílaného dokumentu a jedna kopie faxu jsou uloženy v souboru korespondence:
Dokumenty musí být zpracovány a odeslány ve stejný den.
Telegramy jsou odesílány okamžitě.
Odchozí dokumenty se tisknou duplicitně.
Má-li být dokument vrácen, orazítkujte nebo označte „K vrácení“ a poznamenejte si to do podacího lístku nebo deníku.
Pro registraci příchozích a odchozích dokumentů pomocí osobního počítače můžete použít stejné sloupce registračního protokolu.
Interní dokumenty jsou dokumenty, které jsou připravovány, zpracovávány a prováděny v rámci samotné organizace (instituce) v souladu s vnitřními pravidly pro tvorbu dokumentů.
Mezi interní dokumenty patří: prohlášení, akty, protokoly, zprávy a vysvětlivky atd.
Práce s interními dokumenty se provádí takto:
1) vypracování návrhu dokumentu dodavatelem;
2) kontrola správnosti návrhu návrhu dokumentu;
3) podepsání dokumentu vedoucím (v případě potřeby schválení);
4) registrace dokumentu;
5) předání dokumentu zhotoviteli;
6) provedení dokumentu;
7) kontrola provedení dokumentu;
8) uložení vyhotoveného dokumentu do spisu.
Poslední fáze práce s interními dokumenty jsou: použití v referenční a informační práci (od 1 roku do 3 let) a stanovení další doby uložení (zkoumání hodnoty dokumentů). Na základě rozhodnutí odborné komise podniku mohou být interní dokumenty využívány v referenční a informační práci duchovní služby po dobu delší než tři roky, nebo mohou být převedeny do archivu nebo zničeny.
Registrace dokumentů. Jedná se o fixaci skutečnosti vytvoření dokumentu nebo jeho přijetí přidělením evidenčního čísla (indexu) dokumentu a zapsáním informace o něm do evidenčního deníku.
Registrace je nezbytná pro zajištění bezpečnosti dokumentů, operativního vyhledávání, účetnictví a kontroly:
Uveďte kvalitativní a kvantitativní charakteristiky dokumentů;
potvrdit přijetí nebo odeslání dokumentu;
vytvořit registrační a referenční přístroj, který lze použít pro informační účely;
kontrolovat provedení dokumentu.
Základním principem evidence dokumentů je jeden záznam. Každý dokument musí být v tomto podniku zaregistrován pouze jednou. Došlé dokumenty jsou evidovány v den příjmu, odchozí a interní dokumenty - v den podpisu.
Existuje několik forem registrace dokumentů: centralizovaná, decentralizovaná, smíšená.
Největší efektivity je dosaženo s centralizovaným systémem evidence dokumentů, tedy když všechny evidenční operace provádí na jednom místě nebo jeden zaměstnanec, například sekretářka. Takový systém umožňuje vytvoření jediného referenčního centra pro podnikové dokumenty a zavádí jednotný registrační postup.
Decentralizovaný systém zahrnuje evidenci dokumentů v místech jejich vytvoření nebo provedení, tedy ve strukturálních členěních.
S přihlédnutím ke specifikům podniku lze použít smíšený systém evidence dokumentů, kdy některé dokumenty jsou evidovány centrálně a některé decentralizovaně, ve strukturálních divizích.
V malých podnicích se nejčastěji používá centralizovaný registrační systém.
Při registraci dokumentů v podniku je třeba dodržovat následující pravidla:
Každý dokument je registrován pouze jednou;
všechny dokumenty jsou evidovány pouze na jednom místě;
Všechny dokumenty jsou evidovány v jednotném formuláři přijatém podnikem.
Při registraci jsou všechny dokumenty rozděleny do několika skupin, z nichž každá je registrována samostatně, například:
Příchozí dokumenty;
odchozí dokumenty;
interní dokumenty;
obchodní smlouvy;
dokumenty označené „CT“ („Důvěrné“).
Při evidenci každé skupiny dokumentů by měly být použity jednotné jednotné metody pro přidělování čísel (indexů) dokumentům.
Existují tři hlavní typy registrace dokumentů:
1) systém evidence karet;
2) žurnálový systém pro registraci dokumentu;
3) počítačový systém evidence dokumentů.
Personální tabulky organizace a jejich změny v místě zpracování a schvalování mají trvalou dobu uložení (článek 71 Seznamu typických manažerských archiválií).
Vnitřní pracovní předpisy musí být v organizaci uchovávány po dobu jednoho roku od jejich nahrazení novými (článek 773 Seznamu typických manažerských archiválií).
Na základě čl. 411 Seznamu typických administrativních archiválií, ustanovení o mzdách a odměnách zaměstnancům podléhají trvalému uložení v místě jejich zpracování a schválení.
Dokumenty (seznam informací, předpisů apod.) o zřízení režimu obchodního tajemství v organizaci mají trvalou dobu uložení (článek 62 Seznamu typických administrativních archiválií).
Navzdory skutečnosti, že se lhůty uložení pro místní předpisy a příkazy, které je schválily, často liší, místní předpis se stává součástí objednávky, její přílohou a lhůty uchovávání se v tomto případě budou odvíjet od doby uložení pro místní akt nebo objednávku ( podle toho, zda které období je delší).
Od okamžiku schválení nové verze popisu práce pozbývá původní verze platnosti. Doba použitelnosti neaktivních vydání popisů práce je 3 roky (bod 77 oddílu 2 Seznamu typických manažerských archiválií).
Změny podmínek uchovávání dokumentů o personálu, které byly zavedeny článkem 22.1 zákona č. 125-FZ, se vztahují pouze na dokumenty, jejichž doba použitelnosti byla dříve 75 let. Zákonodárci přitom udělali chybu, když formálně dosáhli prodloužení doby uchovávání pro všechny skupiny dokumentů o personálu. Totiž pro ty, pro které je poskytována pětiletá doba uložení v souladu s odstavci 19 a 665 seznamu schváleného nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558. V současné době se připravuje návrh zákona, který novelizuje zákon č. 125-FZ a odstranit vzniklou závadu. Jak vysvětlují specialisté Rostrud, před přijetím těchto změn by měl být stávající systém pro stanovení doby uchovávání dokumentů aplikován v souladu se seznamem schváleným nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558, aby se předešlo jakémukoli nedorozumění a pokuty a nepřidělovat personální dokumenty ke zničení.
Lhůty, během kterých musí být dokumenty o personálu uchovávány, jsou uvedeny v článku 22.1 zákona č. 125-FZ a seznamu schváleném nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558. Začátek lhůty pro ukládání dokumentů je 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byly sepsány (odstavec 4, odstavec 1.4 seznamu schváleného nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558).
Takže příkazy k přijetí, převodu, propuštění, dovolené bez mzdy a další příkazy pro zaměstnance, jakož i prohlášení zaměstnanců, pokud jsou uloženy v jejich osobních složkách, obecně musíte uchovávat alespoň 75 let, pokud jsou vytvořeny. do roku 2003. Pokud byly tyto dokumenty vytvořeny po roce 2003, pak musí být uchovávány po dobu minimálně 50 let.
Pracovní smlouvy, osobní karty a osobní spisy zaměstnanců musí být rovněž uchovávány po dobu 75 let, pokud byly vytvořeny před rokem 2003, nebo po dobu 50 let, pokud byly vytvořeny po roce 2003, a osobní spisy vedoucích zaměstnanců - trvale. Po celou dobu je také nutné vést seznam zaměstnanců.
Zároveň veškeré doklady o personálu, které vznikly v době státní služby, která není státní státní službou, musí být uchovávány po dobu 75 let bez ohledu na datum jejich vzniku.
Tento postup je stanoven v článku 22.1 zákona č. 125-FZ.
Objednávky na poskytování ročních a studijních dovolených, zasílání na pracovní cesty v Rusku (i další dokumenty o služební cestě: úkoly, zprávy atd.), jakož i objednávky na inkaso a výpisy zaměstnanců, pokud jsou uloženy samostatně, a ne v osobních spisech, stačí uchovávat pouze pět let.
Tento závěr vyplývá z odstavců 19 a 665 seznamu schváleného nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558.
Pozor: změny v podmínkách uchovávání dokumentů o personálu, které zavedl čl. 22 odst. 1 zákona č. 125-FZ, se týkají pouze dokumentů, jejichž doba použitelnosti byla dříve 75 let. Zákonodárci přitom udělali chybu, když formálně dosáhli prodloužení doby uchovávání pro všechny skupiny dokumentů o personálu. Totiž pro ty, pro které je poskytována pětiletá doba uložení v souladu s odstavci 19 a 665 seznamu schváleného nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558. V současné době se připravuje návrh zákona, který novelizuje zákon č. 125-FZ a odstranit vzniklou závadu. Jak vysvětlují specialisté Rostrud, před přijetím těchto změn by měl být stávající systém pro stanovení doby uchovávání dokumentů aplikován v souladu se seznamem schváleným nařízením Ministerstva kultury Ruska č. 558, aby se předešlo jakémukoli nedorozumění a pokuty a nepřidělovat personální dokumenty ke zničení.
Atestační materiály pracoviště by měly být uchovávány po dobu 45 let a pro obtížné, škodlivé nebo nebezpečné pracovní podmínky - 75 let.
Pravidla rozvrhu práce dodržujte i po jejich nahrazení novými. Doba použitelnosti je jeden rok. Pro prázdninové plány je také stanovena roční doba uložení.
Doba, po kterou je nutné uchovávat doklady potvrzující, že se pracovník vzdělával na náklady organizace, je dán požadavky daňové legislativy. Faktem je, že odstavec 3 článku 264 daňového řádu Ruské federace stanoví, že za účelem odepsání těchto nákladů jako snížení zdanitelného zisku musí organizace uchovávat všechny dokumenty potvrzující školení (dohoda se vzdělávací institucí, příkaz vedoucího k vyslání zaměstnance na školení, zákon o poskytování služeb, diplom, osvědčení, osvědčení apod.). Doba jejich uchování je omezena dobou trvání dohody o školení a jedním rokem práce zaměstnance, nejméně však čtyřmi roky.
Zpět | |
Není to tak dávno, co jsem se podílel na implementaci elektronické správy dokumentů pro jednoho z mých klientů. Během toho jsem musel vysvětlit spoustu pojmů, říct, co to je, jak systémy tohoto typu fungují. A teprve poté byl schopen pochopit podstatu mých návrhů a schválil plán práce. V průběhu diskuse jsem si uvědomil, že na toto téma bylo napsáno velmi málo srozumitelným jazykem pro široké spektrum čtenářů. Jako obvykle se pokusím tento koncept vysvětlit jednoduše.
Je důležité pochopit, že existují dva typy pracovních postupů – interní (EDMS) a externí (VEDO). V Rusku je zvykem to nazývat EDO, ale myslím, že správnější je to nazývat VEDO a EDMS, v zásadě jsou tyto pojmy sdíleny v Ruské federaci. To znamená, že pokud hledáte systém pro výměnu s protistranami, pak musíte hledat EDI, pokud pro správu interních dokumentů, tak EDMS.
V tomto článku chci hovořit o externí správě elektronických dokumentů mezi společností a jejími protistranami. Vnitřní systémy elektronické systémy správy dokumentů se používají k výměně dokumentů mezi odděleními stejné společnosti, vztahují se na ně trochu jiné požadavky. Ale nebudu je zde uvažovat.
Elektronická správa dokumentů je moderní pohodlnou alternativou ke klasickým papírovým dokumentům, které se používají pro jakýkoli typ obchodní činnosti.
Tradiční pracovní postup je spojen s neustálými časovými prodlevami. Pro zahájení spolupráce s klientem potřebujete fakturu, často dohodu, a následně podepsané faktury, potvrzení o absolvování atd. Všechny tyto papíry jsou schváleny, jsou vytištěny, podepsány a orazítkovány. Poté je nutné je převést na obchodního partnera, kde také procházejí procesem schvalování a podepisování.
Dále jsou dokumenty s podpisy naskenovány a odeslány e-mailem. Poté jsou originály zaslány kurýrem, silami zaměstnanců nebo klasickou poštou. To vše zabere značné množství času, papírové dokumenty se někdy ztrácejí, vyžadují úpravy (což proces získávání dokumentů ještě více zpomaluje). A pro jejich skladování často vyčleňují celé místnosti. Výsledkem je, že podnik zažívá mnoho nepříjemností, uzavírání transakcí se zpožďuje, existují problémy s účetnictvím, protože na konci účetního období jsou papíry stále někde „na cestě“. A pokud byly ve smlouvě po podpisu jednou ze stran identifikovány sporné doložky nebo byla nalezena chyba v účetní dokumentaci, pak se proces získání správného papírového dokladu protáhne ještě více, někdy i na měsíce.
Elektronická správa dokumentů vám umožní zbavit se všech těchto nepříjemností:
Elektronická správa dokumentů navíc umožňuje řešit problém hlášení podniků státu. Dříve se dokumenty přijímaly pouze v papírové podobě a zaměstnanci firem trávili dlouhé hodiny cestováním na finanční úřad, stáli ve frontách na kontrolora a kontroloři zase vyřizovali spoustu papírů, aby zkontrolovali správnost hlášení a zadali data do společné databáze.
Nyní lze všechny tyto problémy vyřešit také pomocí elektronické správy dokumentů. Zároveň je důležité pochopit, že v elektronické podobě daňová služba přijímá hlášení a dokumenty přísně stanovené formy. Jakýkoli jiný formát nebude akceptován. Při zavádění elektronické správy dokumentů má proto smysl zkontrolovat formát interní dokumentace společnosti a případně provést patřičné úpravy šablon dokumentů.
V první fázi začal stát přijímat daňová přiznání v elektronické podobě. Technika se ukázala jako úspěšná. A nově jsou všechny dokumenty přijímány i v elektronické podobě.
Na tomto typu toku dokumentů se podílejí 4 strany:
Jak se to provádí v praxi:
Skutečnost odeslání a přijetí dokumentu je tedy automaticky zaznamenána. Na rozdíl od papírových balíků s dokumenty, které předávají zaměstnanci společnosti, kurýrní nebo poštovní služba, nelze v elektronické podobě dokument neobdržet nebo jej ztratit. Skutečnost včasného přijetí dokumentu do elektronického systému je zaznamenávána automaticky, tato data lze použít v případě sporu i u soudu.
Také informace o dokumentech podepsaných na obou stranách jsou automaticky předávány finančním úřadům, což snižuje pravděpodobnost účetních chyb, ztracených papírových kopií nebo nezařazení transakce do protokolu, což eliminuje možné budoucí pokuty a další problémy s daní spojené s lidského faktoru a tak běžné v případě použití papírového workflow.
S papírovým workflow je pro šéfa společnosti obtížné kontrolovat včasnost příjmu každého dokumentu. Nejčastěji se tyto záležitosti řeší na úrovni účetních, kurýrů, obchodních manažerů. V důsledku toho nejsou papírové originály vždy k dispozici účetnímu před koncem účetního období. A to může v případě ověření vést k pokutám a dalším potížím.
S elektronickou správou dokumentů:
Pro realizaci spolupráce prostřednictvím elektronické správy dokumentů je nutné, aby obě strany využívaly software napojený na jakoukoli platformu správy dokumentů. Nebo může jedna nebo obě strany pracovat přímo ve službách odesílání a přijímání dokumentů.
Organizace elektronické výměny dokumentů vyžaduje vysoký stupeň zabezpečení a ochrany. Všechny služby správy elektronických dokumentů využívají zabezpečené připojení, šifrování dat a k potvrzení pravosti odesílaného dokumentu se používá elektronický digitální podpis.
Digitální podpis je speciální „elektronický klíč“, který vytváří jedinečný digitální kód matematickým zpracováním dat uživatelského certifikátu a elektronického dokumentu. K ověření a potvrzení podpisu se používají veřejné certifikáty. A pro generování (podepisování) - osobní důvěrný "klíč" uživatele.
V současnosti existuje celá řada webů, které poskytují služby správy dokumentů. Jedná se o Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc a mnoho dalších. Všechny plní přibližně stejné funkce:
Při výběru systému pro vaši společnost je nejdůležitější zohlednit preference vašich zákazníků. Zde je důležité, abyste buď pracovali ve stejném systému jako klient, který je pro vás důležitý, nebo by služba měla mít schopnost integrace (výměny dat) mezi vaším systémem a podobnou platformou, kterou váš klient používá.
V některých případech se vám podaří přesvědčit kupujícího, aby začal pracovat s webem, který vám vyhovuje. Ale velmi často, zejména v případě zahájení spolupráce s velkými obchodními řetězci a podniky, jsou již dávno vybráni a jednou z podmínek spolupráce je schopnost pracovat s určitou platformou pro správu elektronických dokumentů.
Mnoho uživatelů se při výběru systému správy dokumentů setkává také se systémy, které se staví nikoli jako VEDO, tzn. „elektronická správa dokumentů“, ale jako EDI (správa dokumentů pro maloobchod).
Speciálním případem správy elektronických dokumentů jsou EDI systémy. Jsou zaměřeny na výměnu dat s obchodními partnery nebo divizemi obchodní sítě. Pokud se v obecném případě prostřednictvím pracovního postupu provádějí jakékoli typy právně významných dokumentů, pak dochází k operativní výměně obchodních informací mezi organizacemi, včetně právně významných dokumentů nezbytných pro obchodní operace.
Konvenční elektronická správa dokumentů umožňuje použití všech typů dokumentů v jakémkoli formátu vhodném pro strany. Při použití EDI seznamu možných dokumentů je jejich formát přísně regulován. Neexistuje žádný způsob, jak vytvořit a přenést dokument v interním formátu společnosti nebo přímo nesouvisející s obchodními operacemi. O tom, jak EDI funguje, proč se používá pouze při obchodování a jaké jsou jeho výhody, povím v jednom z následujících článků.
Pro efektivní práce elektronickou správu dokumentů, je velmi důležité, aby vámi vybraný web podporoval integraci s vaším účetním systémem.
Proč je potřeba:
Je velmi důležité, aby váš účetní systém měl na straně služeb hotové řešení, na jehož základě budou vaši specialisté schopni implementovat potřebný doplněk účetního programu. Pokud takové řešení neexistuje, je lepší se jej nepokoušet implementovat sami, je to velmi časově náročný a složitý proces. Služby správy dokumentů využívají digitální podpis a komplexní šifrovací systémy. Proto neexistují žádné záruky, že i po veškerém úsilí programátorů získáte požadovaný výsledek. Je lepší zvolit jinou platformu, kde najdete vhodnou možnost integrace.
Služby správy dokumentů obvykle nabízejí připojení ke službě zdarma. Za zaslání dokumentů se platí. V některých případech se bude jednat o pevnou cenu za každý odeslaný dokument. Někde lze zakoupit služby v balíčcích, tzn. jedna částka - za 100 dokumentů, druhá - za 1000 měsíčně atd.
I k tomuto problému je třeba přistupovat moudře. Na jednu stranu platí, že čím větší balík zvolíte, tím nižší budou náklady na odeslání jednoho dokumentu. Na druhou stranu nemá smysl platit za balík 300, 500 nebo 1000 dokumentů, když tok dokumentů nepřesáhne 100 dokumentů za měsíc.
Je nutné všechny dokumenty podávat elektronicky?
Ne. Pomocí elektronické správy dokumentů budete posílat pouze ty dokumenty, které je nejvýhodnější odeslat tímto způsobem. Obvykle se jedná o provedené práce, daňové doklady, někdy smlouvy atd. Vše závisí na vašich potřebách a pohodlí.
Platí se poštovné za dokument nebo stránku?
Zaplatíte a systém opraví odeslání dokumentu. I když má váš dokument mnoho stránek, počítá se jako jedna platební jednotka.
jak je to bezpečné?
Elektronická správa dokumentů je zcela bezpečná. Za zajištění bezpečnosti je navíc odpovědná služba poskytující službu. K tomu se používá digitální podpis, šifrování dat a zabezpečený komunikační kanál. Úroveň zabezpečení je přibližně stejná jako u vašich obvyklých služeb banky a klienta.
Pokud budeme mít nainstalovaný 1C, budou mít všichni uživatelé přístup k elektronické správě dokumentů?
Ne. Kromě omezení přístupových práv v samotném účetním systému je pro práci s elektronickými dokumenty omezeno připojení na jednu relaci na jednom počítači. Přístup z jiného počítače bude vyžadovat připojení od začátku se všemi hesly a dalšími metodami zabezpečení.
Je možné využívat elektronickou správu dokumentů bez elektronického podpisu a napojení na placené služby?
Ne. Podepsání a používání vládou certifikované služby workflow je nezbytné, aby se váš workflow stal právně závazným. Svým zákazníkům můžete samozřejmě posílat dokumenty bez elektronického podpisu jakýmikoli prostředky prostřednictvím jakýchkoli kanálů. Nejsou však považovány za tok dokumentů. Toto není nic jiného než kopie pro referenci. V takovém případě je budete muset vždy potvrdit papírovými originály.
Je tak těžké používat elektronickou správu dokumentů?
Potíže mohou nastat pouze ve fázi připojení. Ale k vyřešení tohoto problému jsou obvykle zapojeni specialisté. Proces použití je jednoduchý a pohodlný. Vedoucí (odpovědná osoba) zkontroluje doklad, stiskne tlačítka "podepsat" a "odeslat". Tito. odesílání dokumentů je mnohem snazší než sdílení skenů prostřednictvím e-mailu.
Co mám dělat, pokud můj klient nepoužívá platformu, kterou používám?
Máte dvě možnosti. Na své náklady můžete ke svému webu připojit například protistranu. Nebo můžete zjistit, zda existuje možnost integrace mezi vašimi systémy elektronické správy dokumentů. Pokud ano, použijte tuto službu. Poté bude dokument předán podle schématu: od vás - do vašeho systému - poté do systému příjemce - a nakonec osobně k příjemci. Neovlivní to rychlost získání dokumentu ani složitost používání systému.
Štítky:
