Elektronická správa dokumentů jako jeden z nástrojů digitální transformace organizací je v poslední době na rtech. Většina organizací buď již začala používat elektronickou správu dokumentů u protistran, a to nejen u státních úřadů, nebo s tím v blízké budoucnosti zamíří. Bohužel mezi protistranami stále panuje určitý zmatek v chápání toho, co EDF je, a právě z tohoto důvodu bychom rádi tento fenomén vysvětlili srozumitelným a přístupným jazykem, abyste měli možnost učinit informovanou volbu.
Jaké jsou výhody EDI s protistranami?
Každý specialista finančního oddělení vytváří nebo připravuje dokumenty na denní bázi s daňovými úřady, Penzijním fondem Ruska nebo jinými vládními agenturami, stejně jako s obchodními partnery. Počet dokumentů vytvářených v papírové podobě se neustále zvyšuje a s sebou přináší nejen dodatečné náklady na papír a spotřební materiály za tisk, ale také náklady na údržbu archiválií, kde se musí papíry dlouhodobě skladovat, což je velmi přesně a jasně regulováno aktuální legislativa naše země. Navíc se hodně času stráví vytvářením, tiskem a odesíláním dokumentů protistranám – to snižuje celkovou efektivitu účetnictví. K vyřešení tohoto problému nabízíme moderním společnostem přechod na elektronickou správu dokumentů u protistran.
Pokud již automatizujete své obchodní procesy, například pracujete v programu VLSI Electronic Reporting, který dokáže výrazně optimalizovat vše, co souvisí s přípravou a generováním různých reportů pro většinu dozorových úřadů, pak by se workflow měl stát dalším na cestě digitalizace. Můžete automatizovat interní i externí výměnu dokumentů. Navíc je to externí EDF, která dělá zázraky a umožňuje organizacím dosáhnout nebývalých výšin!
Ukažme si, co EDI s protistranami znamená, na konkrétních příkladech. Dokončení každého podnikání účetní transakce je úkon výkonu práce. Účetní jej musí vytisknout a zaslat protistraně k podpisu. Poté musí být dokument vystaven a uložen do archivu. To vše zabere spoustu času a je obecně neúčinné, pokud je to možné provést elektronicky. Ale takový příklad jasně ilustruje, jak neautorizované jsou procesy vnější interakce moderních organizací s jejich protějšky. Stačí si jen představit, jak budou optimalizovány materiálové a časové náklady po automatizaci těchto elementárních úkonů zavedením elektronické správy dokumentů. Například odeslání obálky do jiného města stojí asi 50–60 rublů a trvá 4 až 7 dní. Chcete-li to provést v systému správy dokumentů (například v elektronické správě dokumentů VLSI), neutratíte více než 9 rublů a samotný proces bude trvat několik sekund. Téměř okamžitě poté, co kliknete na tlačítko "Odeslat", vaše protistrana obdrží jeho kopii a bude moci provádět akce, které jsou po ní požadovány. Ekonomický efekt zavedení EDI je poměrně hmatatelný, zejména pro velké korporace, které denně provádějí řadu transakcí se svými obchodními partnery.
Vlastnosti organizace EDF s protistranami
Mnohé zajímá zcela přirozená otázka – jak přejít na elektronickou správu dokumentů u protistran? Jak přesně by měl být tento proces strukturován? Obecně existují dvě možnosti vývoje událostí v tomto směru:
První možnost je samozřejmě mnohem výhodnější, protože umožňuje optimalizovat mnoho úkolů v oblasti interního i externího toku dokumentů.
Je docela snadné zjistit, zda můžete začít spolupracovat s konkrétním dodavatelem. Nejčastěji přímo v programu, který používáte, na kartě s informacemi o firmě, najdete informace o jejím stavu. Například VLSI bude indikovat:
EDO: jak pozvat protistranu?
Pokud protistrana, se kterou velmi často komunikujete, nepoužívá EDF a neobdržela pozvánku k používání EDF, můžete ji pozvat, aby se připojila přímo v systému. Chcete-li to provést, vyhledejte ji v adresáři organizací, zkontrolujte stav, ujistěte se, že společnost není připojena k VLSI, klikněte na ikonu letadla a systém jí pošle pozvánku.
V každém případě, i když jste poslali dokument protistraně a on není připojen k EDF, pak určitě dostane na svou e-mailovou adresu e-mail, že jste mu poslali dopis s pokyny, jak k němu může získat přístup. V každém případě si můžete být naprosto jisti, že se váš dokument k adresátovi určitě dostane.
Máte ještě otázky? Zeptejte se našich konzultantů!
Zástupce generálního ředitele Taxcom LLC
Naprostá většina účetních využívá specializované počítačové programy, podává elektronická hlášení finančnímu úřadu a fondům. Proč tedy nekomunikovat „elektronicky“ a se svými protistranami? Proč tisknout stohy papíru, když můžete vytvářet a ukládat elektronické dokumenty? Bylo nám řečeno, jak to udělat ve společnosti, která poskytuje služby elektronické správy dokumentů.
Igore Vladimiroviči, řekněte nám prosím, co to je - elektronická správa dokumentů?
I.V. Murashkintsev: Elektronická správa dokumentů je způsob organizace práce s dokumenty, kdy převážná část jejich originálů vzniká v elektronické podobě, bez použití papírových médií. Vezměte prosím na vědomí - při takovém toku dokumentů v elektronické podobě se vytvářejí originály, nikoli pouze elektronické kopie papírových dokumentů. Elektronické dokumenty ve schválených formátech lze připravit ve většině účetních programů. Ale aby byl elektronický dokument právně významný, musí nejen splňovat schválené formáty a mít povinné náležitosti, ale musí být také podepsán elektronickým podpisem.
Po vytvoření dokumentu jej můžete okamžitě podepsat elektronickým podpisem v mnoha, i když ne ve všech, účetních programech.
Pokud je protistraně zaslán elektronický dokument, musí být zaslán v souladu s postupem pro výměnu elektronických dokumentů.
A jaký je tento postup pro výměnu elektronických dokumentů? Jakým typem elektronického podpisu by měl být elektronický dokument podepsán?
Jsme vděční za navrhované téma rozhovoru hlavního účetního LLC "Firm" ANIS-98 " Olga Vladimirovna Saltyková, Moskva město.
I.V. Murashkintsev: Tento postup se bude u různých dokumentů lišit. Pro elektronické faktury existují zvláštní, přísnější požadavky. Musí být podepsány vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem a odeslány prostřednictvím operátora toku elektronických dokumentů. Objednávka schválena. Příkazem Ministerstva financí ze dne 25. dubna 2011 č. 50n.
Zdokonalený kvalifikovaný elektronický podpis je obdobou pečeti organizace spolu s podpisem odpovědné osoby. Je doprovázen certifikátem kvalifikovaného ověřovacího klíče. Takové elektronické podpisy mohou vydávat pouze akreditované certifikační autority. Zákon ze dne 06.04.2011 č. 63-FZ... Dokumenty, které byly podepsány elektronickým digitálním podpisem podle starého zákona o EDS, který od 1. července pozbude platnosti Zákon ze dne 10.01.2002 č. 1-FZ se považují za podepsané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem.
V určitých odvětvích, například v klenotnictví, je žádoucí přenášet prostřednictvím provozovatele nejen externí, ale i některé interní dokumenty organizace. Interní dokumenty obvykle není nutné podepisovat vylepšeným kvalifikovaným podpisem. Rozhodnutím samotné organizace to může být dost nekvalifikovaně nebo dokonce jednoduše posíleno elektronický podpis.
Zesílené nekvalifikované podpisy vydávají také certifikační autority a mohou být levnější než kvalifikované. Jednoduchý podpis je kód nebo heslo, které identifikuje tvůrce dokumentu. Takový podpis můžete vložit pomocí počítačový program a bude vyžadovat nižší náklady než pořízení rozšířeného podpisu.
Externí dokumenty, jiné než faktury, mohou být zaslány protistranám jednoduchým e-mailem. Po dohodě stran mohou být podepsány buď vylepšeným kvalifikovaným nebo vylepšeným nekvalifikovaným elektronickým podpisem. Pohodlnější je ale použití speciálního systému elektronické správy dokumentů, který vám umožní okamžitě obdržet upozornění, že váš partner obdržel dokument. Ten to zase může rovnou podepsat a poslat vám.
Jaký je nejlepší způsob, jak zahájit implementaci elektronické správy dokumentů?
I.V. Murashkintsev: Obvykle se společnosti, které mají mnoho protistran a velký objem externího toku dokumentů, rozhodnou přejít na používání elektronických dokumentů. Protože výměna elektronických dokumentů, zejména faktur, je možná pouze po vzájemné dohodě stran čl. 1 čl. 1 písm. 169 daňového řádu Ruské federace, pak nejprve musíte se svými stálými protistranami projednat možnost přechodu na elektronickou správu dokumentů. Poté musíte vybrat provozovatele elektronické správy dokumentů a uzavřít s ním smlouvu. Seznam provozovatelů správy elektronických dokumentů zahrnutých do Federal Tax Service Trust Network je zveřejněn na webové stránky FTS .
Na jaká kritéria je vhodné se při výběru operátora zaměřit?
I.V. Murashkintsev: Provozovatelé elektronické správy dokumentů zpravidla umožňují výměnu elektronických dokumentů s více protistranami v testovacím režimu. Během takového „zkušebního provozu“ pochopíte, které rozhraní je pro vás výhodnější a zda bude snadné zkombinovat váš účetní program se systémem správy dokumentů operátora.
Čím obtížnější je kombinovat účetní program se systémem elektronické správy dokumentů, tím vyšší budou náklady na implementaci systému. Pozor na cenu zasílání elektronických dokumentů. Obvykle se převod platí stejným způsobem jako v mobilní komunikaci: platí „volající“, tedy odesílatel elektronického dokumentu. Elektronické dokumenty je často nutné zasílat v sadě. V tomto případě může být zpoplatněno zaslání balíku dokumentů, např. faktura a akt dokončení nebo faktura.
Je povinné současně uzavřít smlouvu s certifikačním centrem - organizací, která vydává elektronické podpisy?
I.V. Murashkintsev: To je nutnost pro externí správu dokumentů. Certifikační centrum musí poskytnout všem účastníkům toku dokumentů elektronické podpisy. Společnosti, které podávají hlášení elektronicky, již takové smlouvy podepsaly. Pokud používáte pouze interní workflow, pak záleží na vašem přání. Interní dokumenty lze podepisovat prostým elektronickým podpisem a v tomto případě není nutné uzavírat smlouvu s certifikačním centrem.
Mohou protistrany použít různé systémy elektronická správa dokumentů? Nebo můžete získat dokumenty pouze v případě, že je váš partner poslal prostřednictvím stejného operátora?
I.V. Murashkintsev: Nyní bohužel neexistuje interní roaming mezi operátory. Pro příjem dokumentů je tedy potřeba se připojit ke stejnému operátorovi, ke kterému je připojena společnost, která dokumenty zasílá. Pokud tedy vaše protistrany pracují prostřednictvím různých operátorů, budete muset za účelem výměny dokumentů s protistranami uzavřít smlouvu s každým z operátorů.
Doufáme, že během letošního roku bude fungovat roaming a poté bude možné přijímat dokumenty zasílané přes jiné operátory.
Je nutné samostatně předepisovat používání systému elektronické správy dokumentů ve smlouvách s dodavateli?
I.V. Murashkintsev: Ne, nemusíš. Stačí si faxem vyměňovat běžné e-maily (nemusí být certifikovány elektronickými podpisy) nebo papírové dopisy, kde je potvrzen souhlas s používáním elektronických dokumentů. Dopis Ministerstva financí ze dne 01.08.2011 č. 03-07-09 / 26... Nebo například může jedna z protistran pozvat přes svého operátora další, jako je tomu při zvání přátel na sociálních sítích, a druhá toto pozvání přijme. Pokud však vaše protistrana nebude chtít přijímat dokumenty elektronicky, budete mu muset nadále zasílat papírové dokumenty.
No, dohodli jsme se s partnery, vybrali operátora nebo dokonce několik operátorů. Co dělat dál?
I.V. Murashkintsev: Nyní je potřeba přizpůsobit obchodní procesy ve společnosti pro implementaci elektronické správy dokumentů při práci s protistranami:
vypracovat a schválit postup pro správu elektronických dokumentů;
jmenovat osoby odpovědné za jeho údržbu;
organizovat elektronický archiv přijatých a odeslaných dokumentů;
předepsat v účetních zásadách pravidla pro vytváření, příjem a ukládání elektronických dokumentů, jmenovat osoby odpovědné za tvorbu a podepisování elektronických dokumentů.Každý pracovník, který je oprávněn podepisovat elektronické dokumenty, musí být opatřen elektronickým podpisem, protože svůj podpis nemůžete přenést na jiné osoby.
Musím elektronické dokumenty tisknout a uchovávat v papírové podobě?
I.V. Murashkintsev: Ne, není to nutné, i když mnozí to nadále dělají starým způsobem. Všechny odeslané a přijaté elektronické dokumenty jsou uloženy v elektronickém archivu. A váš elektronický archiv by měl být organizován tak, abyste v případě potřeby, například na žádost finančního úřadu, rychle našli požadované dokumenty a zaslali je úřadu v elektronické podobě, protože nyní se přenáší elektronické hlášení .
A pokud finanční úřad nebo auditor požádá o papírovou kopii elektronického dokumentu, bude vidět, že se jedná o kopii elektronického dokumentu a že elektronický dokument je podepsán stranami?
I.V. Murashkintsev: Elektronický dokument lze vytisknout a obdržet papírovou kopii. Tato kopie bude automaticky vytištěna, že se jedná o papírovou kopii elektronického dokumentu a originál byl podepsán elektronickými podpisy stran. Papírovou kopii, pokud je správně vyhotovena, to znamená ověřenou podpisem a pečetí organizace nebo notářsky ověřenou, lze použít stejným způsobem jako kopii originálu papírového dokumentu.
Lze všechny dokumenty vytvářet elektronicky?
I.V. Murashkintsev: Dokumenty lze vytvářet v papírové i elektronické podobě. Pokud je elektronický dokument podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem, je ekvivalentem papírového dokumentu podepsaného vlastnoručně. Ustanovení 5 Čl. 9 zákona ze dne 6. 12. 2011 č. 402-FZ; čl. 1 čl. 1 písm. 6 zákona ze dne 06.04.2011 č. 63-FZ... Pro fakturu, nákladní list TORG-12 a osvědčení o dokončení jsou schváleny Federální daňovou službou elektronické formáty... Zbytek dokumentů lze vytvořit v libovolném formátu, jako je text nebo pdf.
Existuje však dokument, který musí být sepsán na papíře. Toto je nákladní list. Možnost jejího elektronického čtení na cestě zatím není možné zajistit.
Kromě toho musí být v listinné podobě vyhotoveny i dokumenty upravující vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, například žádost o přijetí do zaměstnání, pracovní smlouva.
Jaké jsou požadavky na vybavení pro počítače připojené k systému elektronické správy dokumentů?
I.V. Murashkintsev: Stejně jako u počítačů, ze kterých se elektronické hlášení zasílá na finanční úřad a další regulační úřady. Každé pracoviště připojené k systému elektronické správy dokumentů musí mít stabilní internetový kanál a musí být nainstalován program Crypto-Pro nebo jiný podobný program pro práci s elektronickými klíči.
Jaká nebezpečí mohou nastat při vytváření a odesílání elektronických dokumentů a jak se jim vyhnout?
I.V. Murashkintsev: Podle mého názoru žádná vážná nebezpečí nehrozí. Jedině tak, že musíte být velmi opatrní, dělat vše včas a vyvarovat se chyb v elektronických dokumentech, zejména fakturách. Pravidla pro vystavování a zasílání faktur jsou velmi přísná. A pro opravu chyby v zaslané faktuře je potřeba znovu poslat opravenou fakturu.
Nelze však odeslat novou fakturu zpětně s datem, které již uplynulo.
Průběžné číslování faktur probíhá v účetním programu. Nezáleží na tom, zda zasíláte faktury v papírové nebo elektronické podobě a zda využíváte služeb jednoho či více operátorů.
Jaká je přibližná cena odeslání a přijetí elektronického dokumentu?
I.V. Murashkintsev: Stabilní tržní cena těchto služeb se stále tvoří. Dnes to může být od 1 do 5 rublů. pro odeslání jednoho elektronického dokumentu. Někteří operátoři navíc stanovují poplatek za předplatné. Příjem elektronických dokumentů je většinou zdarma.
V každém případě je to levnější než zasílání dokumentů klasickou poštou, zejména na velké vzdálenosti. Plus snížení nákladů na tisk a skladování papírových dokumentů.
Podle recenzí společností, které začaly zavádět elektronickou správu dokumentů, mohou úspory při přechodu na výměnu dokumentů s protistranami v elektronické podobě činit cca 2 % z hrubého obratu společnosti.
Pro organizace by bylo lepší uzavřít dohodu o elektronické výměně dokumentů, která bude definovat formát toku elektronických dokumentů mezi společnostmi. Jaké klauzule dohody pomohou organizacím vyhnout se nárokům inspektorů, je uvedeno v článku v celé odpovědi.
Odůvodnění
Co je důležité promítnout do smlouvy o elektronické výměně dokumentů, aby nedocházelo k daňovým ztrátám
Ekaterina Shestakova, generální ředitelka LLC "Aktuální management", Ph.D. právnická osoba vědy
David Okolelov, poradce státní správy Ruské federace, 3. třída
Pro elektronickou výměnu "primární" potřebujete souhlas obou stran
Bez dohody s EDF nebudete moci vyměňovat faktury
Na použití prostého podpisu je potřeba se předem dohodnout.
S Nyní stále více firem přechází na elektronickou správu dokumentů nejen s kontrolami, ale i s protistranami (více čtěte níže). Na rozdíl od výměny informací s finančními úřady však není zákonem schválen postup přípravy, odsouhlasení a podepsání smlouvy o elektronické výměně dokumentů mezi společnostmi.
ČTĚTE NA E.RNK.RU
Ještě užitečnější materiály
Vypracovali jsme vzor smlouvy o elektronické výměně dokumentů (dále jen smlouva), ve kterém jsme určili formát toku elektronických dokumentů mezi společnostmi (viz vzor níže). Zvažme, jaká ustanovení takové dohody pomohou společnosti vyhnout se nárokům inspektorů. *
1. Zajištění formy smlouvy v účetních zásadách odůvodní právo společnosti na elektronickou výměnu cenných papírů
Elektronický tok dokumentů je spojen s tokem interních dokumentů společnosti, účetnictvím a reportingem. Na druhé straně musí být soubor účetních metod schválen v účetní politice (článek 8 federálního zákona ze dne 6.12.11 č. 402-FZ, dále jen zákon č. 402-FZ).
Pokud se tedy společnost rozhodne zavést systém elektronické správy dokumentů a elektronického výkaznictví, musí se takový systém promítnout do účetní politiky. Zároveň je důležité konsolidovat:
- objem správy elektronických dokumentů;
- formáty elektronických dokumentů;
- postup pro ukládání elektronických hlášení;
- případy, kdy místo elektronických dokumentů firma připravuje dokumenty na papíře.
2. Uvedení způsobu elektronické výměny objasní při interakci s protistranami
Pořadí a způsob elektronické správy dokumentů společnosti je stanoven samostatně. Je důležité vzít v úvahu dvě hlavní nuance.
Za prvé, ve smlouvě musí být uvedeno, zda jsou elektronické dokumenty duplikovány na papír. Například společnost odešle TTN protistraně v elektronické podobě a poté po chvíli zašle stejný dokument v papírové podobě (například pokud protistrana neobdržela elektronický dokument). *
Upozorňujeme, že takový postup zpracování dokladů je v současné době stanoven pro faktury (bod 4 Pravidel pro vedení knihy jízd přijatých a vydaných faktur používaných při výpočtu daně z přidané hodnoty, schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 26. prosince 11 č. 1137 "O formulářích a pravidlech pro vyplňování (údržbu) dokladů používaných při výpočtech daně z přidané hodnoty").
Zadruhé je vhodné do smlouvy poznamenat, zda si společnosti vyměňují elektronické dokumenty přímo (pomocí specializovaných programů nebo běžných poštovních klientů) nebo najímají operátora elektronické správy dokumentů (více čtěte níže).
ČTĚTE NA E.RNK.RU
Jak vyměňovat faktury elektronicky
Ministerstvo financí Ruska přísně upravuje postup elektronické výměny faktur (příkaz ze dne 25.4.2011 č. 50n), ve kterém je celý postup popsán ve 23 bodech. Výměna elektronických faktur však není tak náročná, jak by se na první pohled mohlo zdát.
Skutečnost obchodní transakce pro daňové účely lze podle ministerstva financí Ruska potvrdit elektronickým dokumentem podepsaným vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem. Dokument podepsaný prostým nebo zesíleným nekvalifikovaným podpisem lze považovat za obdobu dokumentu s vlastnoručním podpisem na papíře pouze v případě stanoveném zákonem (dopis ze dne 12. 4. 13 č. 03-03-07 / 12250).
Ukazuje se, že dokument podepsaný prostým nebo zesíleným nekvalifikovaným podpisem nepotvrdí výdaje společnosti (dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 23. ledna 2013 č. 03-03-06 / 1/24, ze dne 25. prosince, 2012 č. 03-03-06 / 2/139 a od 20. 12. 12 č. 03-03-06 / 1/710).
- nákladní list dle formuláře č. TORG-12;
- akt převzetí a dodání díla (služby).
Kromě toho je důležité pamatovat na to, že společnosti mohou vyměňovat faktury pouze za pomoci operátora elektronické správy dokumentů. Pokud tedy organizace nemá odpovídající dohodu, je vhodné vyřadit faktury ze seznamu elektronických dokumentů.
5. Označení pořadí uchovávání elektronických dokumentů je ochrání před předčasným zničením
Postup při ukládání elektronických dokumentů se neliší od postupu při ukládání dokumentů na papír. Elektronické faktury tedy musí být uchovávány po dobu stanovenou pro uchovávání papírových dokumentů (bod 1.13 Postupu pro vystavování a přijímání faktur v elektronické podobě prostřednictvím telekomunikačních kanálů s použitím elektronického digitálního podpisu, schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 04. /25/11 č. 50n). Připomeňte si to pro účely účetnictví primární dokumenty jsou uchovávány po dobu pěti let a pro daňové účely - čtyři roky.
V praxi ale hrozí ztráta dokumentu (například při poruše počítače nebo při požáru). Proto je vhodné v dohodě určit postup pořizování kopií dokumentů od protistrany (viz komentář znalce níže).
Co musí udělat firma, která se rozhodla přejít na elektronickou správu dokumentů. Jaký je algoritmus akcí, kde začít?
První věc, kterou je třeba udělat, je zamyslet se nad tím, jakých výsledků chce společnost dosáhnout. Nyní existují dvě oblasti práce. Jedná se o pracovní postup B2G, tedy mezi podniky a vládními agenturami. A B2B, tedy výměna cenných papírů mezi podniky. Pokud jde o B2G - zde se bavíme o připojení k potřebným vládním agenturám pro tohoto podniku v závislosti na specifikách její činnosti. Všechny naše společnosti se hlásí na finanční úřad.
Vše pak závisí na oboru činnosti – například jedna firma obchoduje s alkoholickými nápoji, druhá při výrobě tak či onak ovlivňuje životní prostředí, třetí pojišťovna, trh cenné papíry atd. Musíme se podívat na to, co ostatní úřady vyžadují hlášení. Po určení seznamu útvarů, kterým se budeme hlásit, se musíme podívat, jaké návrhy může provozovatel elektronické správy dokumentů dávat. Podle toho si společnost vybere vhodný tarif. Dále je uzavřena smlouva, sepsán požadovaný počet elektronických podpisů, instalován potřebný software, pořádány semináře k výuce práce s tímto softwarem. To je vlastně vše – pracovní postup s vládními agenturami má své místo.
- Řekněte nám více o B2B?
Toto je, jak jsem řekl, druhý typ výměny digitálních dokumentů. Je organizován mezi podnikatelskými subjekty. Vše záleží na konkrétním podniku. Z některých obecný recept začátek převodu dokumentů zde neexistuje. Existují situace, kdy je podnik jednoduše povinen přejít na elektronickou správu dokumentů se svými protistranami, aby přežil.
V souvislosti se vstupem nové normy v platnost od 1. ledna 2014 budou muset všichni uživatelé EDS bez výjimky kontaktovat certifikační centrum za účelem výměny klíčových certifikátů. Dosud jsou všechny virtuální listiny podepsané platným certifikátem uznávány jako dokumenty ověřené kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Například: jeden z velkých obchodních řetězců nedávno začal spolupracovat se svými dodavateli a vyměňoval si výhradně digitální papíry. Zemědělec tak, aby mohl dodávat své produkty do této sítě, musí přejít na elektronickou správu dokumentů.
Má přechod na EDI nějaký přínos pro malé a střední podniky? Člověk má dojem, že zatím může digitál přinést skutečné výhody pouze velkým organizacím.
Pro malé a střední podniky není přechod na EDI nyní super úkol. Ale můžete se na to podívat blíže, „ohmatat“. Rychlost toku dokumentů - to bude výhoda. Ale využití EDF není jen o vztazích s protistranami. To je vztah s vládními agenturami a tady se budou muset podnikatelé přestěhovat, neexistují žádné možnosti.
Další velmi důležitý bod Malé a střední podniky si musí pamatovat – Používání elektronického podpisu na tržištích je způsob, jak rozšířit své podnikání. V letech 2014-2015 bude muset být 15 procent státní zakázky umístěno mezi malé a střední podniky. Nyní probíhají seriózní práce na přilákání těchto společností k plnění vládních zakázek. A to je skutečná šance rozšířit vaše podnikání. Kdo odmítne přijmout smlouvu na 100–200 tisíc rublů se zaručenou platbou?
Existují nějaké výhody pro malé firmy při platbě za služby elektronické správy dokumentů? Koneckonců, mnoho organizací nepřechází na EDM ze strachu z vysokých tarifů.
Dnes jsem na semináři uvedl příklad: 995 rublů - celá řada služeb pro správu dokumentů s vládními agenturami. Pokud spočítáte náklady na cestování v Moskvě veřejnou dopravou několikrát ročně u úřadu, kde musíte předložit dokumenty, a to i v obou směrech, pak se výše nákladů ukáže být velmi blízko nákladům, které jsem oznámil .
Pokud se účetní k počítači „nekamarádí“, je možné udělat chybu? Jak je obecně obtížné s takovými programy pracovat?
Existují formátování a logické ovládací prvky. Pokud během vytváření dokumentu nedojde k žádnému nekalému záměru, je téměř nemožné jej přehlédnout. No, když se něco dělá schválně nebo je uživatel nepozorný, žádný program není pojištěn, že člověk zadá 1 000 000 místo 1 000.
Proč se podle vás ještě nerozšířil přechod na elektronickou správu dokumentů? Co firmu děsí?
Opravdu tě to děsí? Podívejme se, v našem 63. [Spolkovém zákoně ze dne 6. 4. 2011 č. 63-FZ "O elektronických podpisech" - cca. Ed.] zákon formuluje koncept tří typů EDS. Je to jednoduché, ve skutečnosti jde o kombinaci uživatelského jména a hesla. Posílen je podpis využívající kryptografickou ochranu. A elektronický podpis je kvalifikovaný, ten, který vydává akreditované certifikační centrum. Login a heslo u nás používá 90 procent lidí. Buď v bankomatech, na sociálních sítích nebo na e-mailem... To znamená, že můžeme říci, že téměř každý používá jednoduchý podpis.
Takový počet dnes používaných digitálních podpisů není vhodný ani pro certifikační centra, ani pro informační systémy ani pro uživatele. Doufám, že během let 2014-2015 budeme mít jednotnost a počet podpisů se sníží.
Co se týče kvalifikovaného podpisu, je ho tam, kde se používá, stále velmi málo. Používá se ale například na portálu. A čím více služeb může poskytovat, tím více lidí bude tento podpis používat. Jeho použití není omezeno ani tak strachem lidí, jako spíše nedostatkem zdrojů, na které by se dal použít.
S firemním sektorem je to ještě jednodušší. Nyní asi polovina podniků používá elektronické systémy hlášení a všechny jsou implementovány s elektronickým podpisem. A tyto společnosti zaměstnávají stejné lidi, kteří se přechodu na elektronickou správu dokumentů zřejmě bojí. Tento strach je tedy spíše mýtem než realitou.
- Máme očekávat nějaké výrazné změny v legislativě v oblasti EDI?
Ostatně mnozí nyní mluví o nedokonalosti právního oboru v této oblasti... Nedokonalostí bych to nenazval, to je normální proces tvorby legislativy. Ve skutečnosti je pro nás v Rusku dobré aktivně používat elektronické podpisy, pokud máme pět let. Samozřejmě, že na takové období tvoří dobře zavedené regulační rámec vzhledem k vývoji technologií je to prostě nemožné. Nyní probíhá systematický proces vývoje legislativy. Z toho, na co se vyplatí čekat: toto je konečný zápis 63. zákona o elektronickém podpisu a zamítnutí 1. zákona [Spolkový zákon ze dne 10.01.2002, č. 1-FZ "O elektronickém digitálním podpisu". Toto pravidlo přestalo platit od 1. července tohoto roku - cca. red.]. Zákon je mimochodem zcela adekvátní a kompetentní. Nejsou v něm žádné zjevné mezery. Je dostatečně strukturovaný. Doufáme, že s jeho zavedením se počet typů EDS sníží. Nyní mnoho vládních agentur, informačních systémů předkládá své vlastní požadavky na elektronické podpisy, které nejsou vždy v souladu se zákonem.
Přítomnost takového množství digitálních podpisů není nepohodlná ani pro certifikační centra, ani pro informační systémy, ani pro uživatele. Představte si, že na klíčence visí pět podpisů, přičemž si musíte pamatovat, že jeden je pro finanční úřad, další pro obchodní platformu, třetí pro Rosreestr a tak dále. Doufám, že během let 2014-2015 budeme mít jednotnost a počet podpisů se sníží.
Na konci května 2011 udělalo Ministerstvo financí další krok k zavedení elektronické správy dokumentů - objevila se objednávka, která schválila postup při vystavování a přijímání elektronických faktur. Ale abych se stal skutečným ekonomický efekt od použití bezpapírových technologií je důležité převést celý dokumentový tok * do elektronické podoby. Firma "1C" je připravena svým uživatelům takové příležitosti poskytnout.
Daňový kód RF
Umění. 169 daňového řádu Ruské federace ve znění pozdějších předpisů federální zákon ze dne 27.07.2010 č. 229-FZ).
Federální zákon č. 63-FZ ze dne 10.01.2002 č. 1-FZ
ze dne 25.04.2011 č. 50n
Potřeba přechodu na bezpapírové technologie je v ekonomice zralá již dlouhou dobu. Implementace výměny elektronické dokumenty protistrana bude mít pozitivní ekonomický efekt: snížení nákladů organizací na spotřební materiál, na poštovní služby, na vedení archivu dokumentů na papíře (náklady na papír, personál, pronájem prostor pro archiv atd.), zkrácení času na zpracování a výměna dat, snížení počtu chyb, možnost rychlého vyhledávání požadovaný dokument v elektronickém archivu.
Nyní v tomto směru dělá hodně stát. V roce 2002 byl přijat zákon „O elektronickém digitálním podpisu“, který stanovil právní význam elektronických dokumentů podepsaných EDS. Normy tohoto zákona se bohužel nevztahovaly na faktury, protože v daňovém řádu Ruské federace existovala zvláštní norma. Toto omezení bylo nyní odstraněno.
Loni v létě byly provedeny změny daňového řádu Ruské federace, které umožňují vystavovat a vystavovat faktury v elektronické podobě se vzájemným souhlasem stran transakce a dostupnost technických prostředků a schopností pro příjem a zpracování takové faktury (článek 169 daňového řádu Ruské federace ve znění federálního zákona ze dne 27.07.2010 č. 229-FZ).
Dne 6. dubna 2011 podepsal prezident Ruské federace federální zákon č. 63-FZ „O elektronických podpisech“. Cílem nového zákona je odstranění nedostatků současného spolkového zákona č. 1-FZ ze dne 10.01.2002 „O elektronickém digitálním podpisu“ a také rozšíření rozsahu používání elektronického podpisu.
A konečně 25. května 2011 nařízení Ministerstva financí Ruska ze dne 25. dubna 2011 č. 50n „O schválení postupu pro vystavování a přijímání faktur v elektronické podobě prostřednictvím telekomunikačních kanálů s použitím elektronického digitálního podpisu“ byla registrována u Ministerstva spravedlnosti Ruska (registrační číslo 20860) ...
Postup stanoví, že vystavování a přijímání faktur v elektronické podobě se provádí prostřednictvím jednoho nebo několika provozovatelů elektronického oběhu dokumentů s kompatibilními technickými prostředky. Vezměte prosím na vědomí, že používání elektronických faktur je povoleno pouze se vzájemným souhlasem stran transakce. Používání elektronických dokumentů je tedy právem, nikoli povinností protistran. Postup předepisuje, který den je považován za datum vystavení a datum přijetí elektronických faktur a je upraven postup při jejich opravách.
Postup vstupuje v platnost okamžikem jeho oficiálního zveřejnění (bod 2 nařízení Ministerstva financí Ruska ze dne 25. dubna 2011 č. 50n). Ve skutečnosti jej lze používat po vzniku akreditovaných provozovatelů elektronické správy dokumentů * a schválení formátů faktur, evidence přijatých a vydaných faktur, nákupní knihy a prodejní knihy Federální daňovou službou Ruska elektronický formulář (odstavec 2, doložka 9, článek 169 daňového řádu Ruské federace) ...
Poznámka:
* Postup pro akreditaci firem jako provozovatelů elektronické správy dokumentů musí schválit Federální daňová služba Ruska. Po akreditaci operátorů s nimi bude dohodnut vhodný výměnný mechanismus a následně podpořen v ekonomických programech společnosti 1C.
V ekonomických programech společnosti "1C" bude možnost vystavování a vystavování faktur v elektronické podobě realizována po schválení výše uvedených dokumentů a formátů.
Zavedení elektronických faktur posloužilo jako podnět k co nejširšímu využití v elektronické podobě dalších dokladů účetního, daňového a finančního účetnictví.
Již nyní je v programu „1C: Trade Management 8“ implementována možnost výměny dokumentů, jejichž pořadí výměny není upraveno zákonem (například faktury, faktury, katalogy produktů, ceníky, objednávky včetně dokumentů v jakákoli forma). Přímá výměna "Prodejce - Kupující" je možná z programu (e-mailem nebo společným adresářem souborů na serveru).
Při vývoji mechanismu pro výměnu elektronických dokumentů v 1C: Enterprise 8 bylo úkolem implementovat jednoduchý mechanismus pro nastavení a výměnu s nejpohodlnějším rozhraním. Dokumenty jsou podepsány elektronickým digitálním podpisem a odeslány příjemci stisknutím tlačítka. Pokud se účastníci výměny mezi sebou dohodnou, že ne všechny zasílané dokumenty musí být právně významné, pak u určitých typů dokumentů je možné EDS nepoužívat.
Pro usnadnění ovládání je v systému zabudován systém výzev (krok za krokem), který uživatele informuje o dalším nutném úkonu při práci s elektronickým dokumentem.
Pro pohodlí uživatelů program také obsahuje:
V budoucnu bude výměna elektronických dokumentů s protistranami implementována v dalších řešeních na platformě 1C: Enterprise 8.
Závěrem ještě jednou podotýkáme, že se zavedením výměny elektronických dokumentů s protistranami je možné zvýšit úroveň kvality zpracování a výměny relevantních informací, snížit počet chyb při „ručním“ zadávání a také snížit složitost a čas zpracování dokumentů.
