Ettevõtte kvaliteedi ja efektiivsuse määrab suuresti kaasaegsete asjade, näiteks kontoritehnika kasutuselevõtt, mis oluliselt lihtsustab ja kiirendab ettevõtte personali tööd.
Iga organisatsiooni tegevusega kaasneb dokumentide loomine. Dokumentide registreerimine vastavalt kehtivatele reeglitele tagab organisatsiooni huvide kaitse, tõstab juhtimistöö efektiivsust. Dokumentidega töö õige korraldamine hõlmab ennekõike nende jagamist rühmadesse vastavalt koostamise ja vormistamise eesmärgile ning põhimõtetele. Tänapäeval on teabevoogude iga-aastase mitmekordse suurenemise kontekstis peaaegu võimatu ette kujutada selget vastasmõju äriettevõtete, pangandusstruktuuride, riigiettevõtete ja organisatsioonide vahel ilma kaasaegsete telekommunikatsiooni- ja sidevahenditeta.
Kõik dokumendid, mis on seotud juhtimise või muude toimingute lõppedes teatud aja jooksul, säilitatakse organisatsioonis. Infotehnoloogiate kasutamine juhtimises, millel on suur paindlikkus, mobiilsus ja kohanemisvõime erinevad tingimused töö on juhtimistöö efektiivsuse tõstmise vältimatu tingimus. Ka kontoritöö kui juhtimistegevuse lahutamatu osa efektiivsus tõuseb oluliselt äridokumentatsiooni arvutitöötlusele üleminekuga.
Dokumentidega töökorraldus mõjutab juhtimisaparaadi töö kvaliteeti, juhtivtöötajate töökorraldust ja töökultuuri. Juhtimistegevuse edukus tervikuna sõltub sellest, kui professionaalselt dokumentatsiooni hoitakse.
Selle töö teema asjakohasus tuleneb asjaolust, et kontoritöö korraldamise ja kontoritehnikaga töötamise reeglid ettevõttes pole juba midagi uut, vaid vajalikku, juba praegu on raske ette kujutada ühtegi ettevõtet ilma arvutite, printeriteta. , faksid ja muud tehnilised seadmed, tänu millele toimub ettevõtte tegevus.
Selle töö eesmärk on tutvuda kontoritöö korraldamise ja kontoritehnikaga töötamise reeglitega, kontoritöö põhitõdedega ning anda soovitusi töö parandamiseks selles ettevõttes.
1. Määrake teoreetiline alus paberimajandus ja töö kontoriseadmetega;
2. Mõelge kontoritöö juhtimise tähendusele ettevõtte ORANGE TOUR LLC näitel;
See töö koosneb sissejuhatusest, kolmest peatükist, järeldusest, kirjanduse loetelust ja rakendustest.
Mõiste "paberimajandus" iseloomustab asutuste juhtimistegevuse dokumenteerimise ja neis dokumentide korrastamise tööde kogumit. Mõiste "dokument" määratleb teabe, mis on mis tahes viisil salvestatud mis tahes materjalile, mille on avaldanud või saanud mis tahes üksikisik või juriidiline isik, mis tahes organisatsioonis selle tegevuses kasutamiseks. Seega on mõisted "juhtimine", "informatsioon", "paberimajandus", "dokument" omavahel orgaaniliselt seotud.
Pole juhus, et juhtimismõtlemise arengut uurivad autorid alustavad oma aruannet sumeri kirjutisest savitahvlitel, mis on dateeritud kolmandasse aastatuhandesse eKr. Need esimesed dokumendid sisaldavad teavet äritehingute ja Sumeri seaduste kohta, pakkudes tõendeid kontoritöö ja juhtimistavade olemasolu kohta antiikmaailmas.
Dokumendihalduse probleemide lahendamine aastal moodne periood arenenud riikides läbis kaks peamist etappi. Esimene etapp 1970-1980 Sel ajal arvas enamik autoreid, et "paberihaldus" on tarbetu ja aegunud. Bürootöö teine etapp näitas aga, et “paberi” voog kasvab ning järeldatakse, et traditsioonilise kontoritöö ja dokumenditöötluse olemasolu arvutis venib väga pikaks.
Kiire arengu, turusuhete ja konkurentsipõhise majanduse tingimustes määrab strateegiliste ja taktikaliste ülesannete õigeaegne ja õige lahendamine ettevõtte või organisatsiooni elujõulisuse.
Dokumenteeritud informatsioon on juhtimise aluseks, selle tulemuslikkus põhineb suuresti info tootmisel ja tarbimisel. V kaasaegne ühiskond informatsioonist on saanud täisväärtuslik tootmisressurss, ühiskonna sotsiaalse ja poliitilise elu oluline element. Info kvaliteet määrab juhtimise kvaliteedi. Kaasaegsetes tingimustes tuleb juhtimise efektiivsuse tõstmiseks pöörata piisavalt tähelepanu dokumentidega töötamise parandamisele, kuna igasugune juhtimisotsus põhineb alati teabel, teenindusdokumendil.
Dokumentidega töökorraldus mõjutab juhtimisaparaadi töö kvaliteeti, juhtivtöötajate töökorraldust ja töökultuuri. Juhtimistegevuse edukus tervikuna sõltub sellest, kui professionaalselt dokumentatsiooni hoitakse. Äriteavet esitatakse erinevat tüüpi dokumentide kujul. Uuringud näitavad, et 75% organisatsioonide töötajate tööajast kulub nende ettevalmistamisele, hooldamisele, täitmisele, kopeerimisele ja üleandmisele. ISO (International Standards Organisation) sõnul on dokumendihaldus muutumas iga ettevõtte konkurentsivõime üheks peamiseks teguriks. See tähendab erilist töökorraldust dokumentide ja andmetega, loomise protsesside koordineerimist, levitamise muudatusi. Korralikult korraldatud juhtumikorraldus vähendab otsimiseks kuluvat aega, suurendab teabe täpsust ja õigeaegsust ning välistab selle üleliigsuse.
Turusuhetes omistatakse suurt tähtsust kontoriprotsesside mehhaniseerimisele ja automatiseerimisele, mis tõstavad juhtimisega seotud töötajate tootlikkust.
Igasuguse omandivormiga ettevõtete juhtimisdokumentatsiooni toetamise ratsionaliseerimisele tuleb pöörata suurt tähelepanu, sest selle töö sõnastuses esinevad puudused toovad kaasa tõsiseid raskusi nii juhi kui ka ettevõtte kui terviku töös. Tänu arenenumale dokumendihaldussüsteemile saavutatakse ametlike dokumentide kiirem liikumine ja vormistamine, nende säilimine, kasutamine ja nõuetekohane valik riiklikuks säilitamiseks.
Iga juhtimisaparaadi töö, nagu iga töö tänapäeval üldiselt, toetub teadusliku töökorralduse alustele. Igasugune töökorraldusprotsess tuleb metoodiliselt jaotada selle koostisosadeks, kuni kõige lihtsamate toiminguteni välja. Läbimõeldud, korralikult organiseeritud toimingutest ehitatakse üles terviklik teadusliku ja organisatsioonilise töö ahel.
Teabe- ja dokumenteerimisteenustega töötamise põhimõte on taandatud samade toimingute kogumiks. Ainult mõnes organisatsioonis viiakse need läbi käsitsi, teistes - mehhaniseerimise abil, teistes - on need protsessid täielikult automatiseeritud. Kuid kõik need dokumentidega töötamise paberimajanduse etapid on sarnased. Seetõttu peaks haldusaparaadi pädev töötaja suutma mitte ainult dokumente ise korrektselt vormistada ja vormistada, vaid ka teadma, mis tüüpi töid nende dokumentidega tehakse.
Kahjuks ei tunne paljud ettevõtete juhid, juhtimise dokumentaalse toe eest vastutavad töötajad kaasaegse kontoritöö põhitõdesid ja veelgi enam arvestuse pidamise keerukust.
Samas on uutele standarditele vastav dokumentide korrektne koostamine ja vormistamine kontoritöötajate kõige olulisem kohustus. Teave fikseeritakse dokumentidesse, mis annavad sellele organisatsioonilise vormi ning liiguvad ajas ja ruumis. Dokumendid ja dokumentaalne teave on juhtimisotsuste aluseks ning on nende materiaalne kehastus, annavad juriidilise jõu. Dokumentidega töötamisel peaks olema nii väljakujunenud protseduur, et töötajaid ei segataks ettevõtte peamistest tootmiseesmärkidest.
Eribürootööd reguleerivad seadused, mille täitmine on seotud asutuse või organisatsiooni põhifunktsiooni täitmisega (korrakaitse, korrakaitse, järelevalve, kontrollimine jne). Asjade dokumentide loomine ja süstematiseerimine toimub erireeglite alusel ning asjade tuvastamine ei ole otseselt seotud halduskantseleitööga.
Dokumentatsioonitoe ratsionaalse korralduse väärtus seisneb selles, et see võimaldab tõsta juhtimisprotsessi efektiivsust. Samas loovad kehtivad juhtimisdokumentidega töötamise reeglid, nende liikumise ja säilitamise kontrolli, nendega infotöö ja muud kontoritöö komponendid optimaalsed tingimused juhtimistegevuse parandamiseks.
Kontoritöö elemendid
 |  |
 |  |
Juhtimistoimingute dokumenteerimine hõlmab kõiki protsesse, mis on seotud erinevatele andmekandjatele salvestamise (fikseerimisega) ja juhtimistoimingute läbiviimiseks vajaliku teabe töötlemisega vastavalt kehtestatud reeglitele. Dokumenteerimine toimub loomulikus keeles (käsitsi kirjutatud, masinakirjas dokumendid), aga ka tehiskeeltes, kasutades uusi meediume (perfokaardid, perfolindid, magnetlindid, kettad jne).
Juhtimistoimingute dokumenteerimise reeglite ühtsuse kõigil juhtimistasanditel tagab riigidokumentatsiooni haldussüsteemi (GSDM) ja ühtsete dokumentatsioonisüsteemide (UDS) kasutamine.
Dokumendivoog - dokumentide liikumine organisatsioonis nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise või saatmise lõpetamiseni.
Töövoo korraldus on dokumentide liikumine asutuses. Töövoo korraldus näeb ette dokumentide ratsionaalse liikumise, hõlmates nii toiminguid dokumentidega kui ka kõiki nende liikumisi haldusaparaadis, s.o. nende täitmine, sertifitseerimine, täitmine ja lähetamine.
Dokumendihaldus on oluline lüli kontoritöös, kuna see määrab mitte ainult dokumentide liikumise juhiste, vaid ka selle liikumise kiiruse.
Dokumendivoog kui tehniline protsess jaguneb mitmeks osaks – voogudeks, mis annavad juhtimises otsest ja tagasisidet. Dokumendivoo (dokumentaalse teabe voo) all mõistetakse infosüsteemis olemasolevat või organisatsioonilist andmete liikumist teatud suunas, eeldusel, et neil andmetel on ühine allikas ja ühine vastuvõtja.
Dokumendivooge eristatakse suuna järgi ja seoses haldusobjektiga.
Suuna järgi eristatakse horisontaalseid vooge, mis ühendavad sama taseme organisatsioone, ja vertikaalseid (tõusvad ja laskuvad), ühendavad erineva tasemega organisatsioone.
Ülesvoolud on sisenddokumendid, mille emaorganisatsioon saab alluvatelt organisatsioonidelt.
Allavoolud on dokumendid, mille kõrgemad asutused ja juhtkond saadavad alluvatele organisatsioonidele.
Seoses haldusobjektiga eristatakse sissetulevaid, väljaminevaid ja sisemisi dokumendivoogusid.
Äritegevuse põhimõtted
Ettevõtete tootmise alaste teadmiste omandamiseks on vaja selgeks teha selle põhimõtted. Põhimõtete tähtsus kontoritöö korraldamisel seisneb selles, et need määravad kindlaks esialgsed reeglid ja üldpõhimõtted. Peamised põhimõtted peaksid sisaldama järgmist:
Ühtlustamise põhimõte
Unifitseerimise põhimõte on mis tahes objekti taandamine ühtseks vormiks, süsteemiks. Ühinemisprotsess väljendub kõige üldisema universaalse mudeli loomises, mida rakendatakse paljudele objektidele mõne ühise tunnuse kaudu. Kaasaegses kontoritöös ühtlustamise alusel töötatakse välja näiteks dokumentaalsete toimingute tegemise esialgsed reeglid. Need eeskirjad on valdkondlikele ministeeriumidele üldise iseloomuga ning on täpsustatud nende normatiiv- ja metoodilistes aktides.
Standardimise põhimõte
Standardimise printsiibiks on standardi kehtestamine ja rakendamine standardina (näidisena), millest lähtutakse teiste samalaadsete objektide võrdlemisel sellega. Standard kui regulatiivne ja metoodiline dokument on standardimisobjektile esitatavate normide, reeglite ja nõuete kogum, mille on heaks kiitnud pädev asutus. Standardimine on ühtlustamise kõrgeim aste, mis väljendub siduvas õiguslikus vormis.
Järjepidevuse põhimõte
Bürootöö süstemaatilise normatiivse ja metoodilise reguleerimise põhimõte on aluseks ühtsete nõuete kehtestamisel bürootöö korraldusele.
Tsentraliseerimise põhimõte
Organite tsentraliseerimise ja bürootöö metoodilise toetamise põhimõte peegeldab vastavate funktsioonide olulisust võimu- ja juhtimissüsteemis. Arvepidamise kontrollimise keskasutus Venemaa Föderatsioon on osariigi standard ja metoodiline kontroll - Rosarkhiv.
Detsentraliseerimise põhimõte
Bürootöö detsentraliseerimise põhimõte avaldub selles, et iga ministeerium, osakond, asutus, ettevõte seab iseseisvalt oma struktuuriüksustes osakonnaülesannetest lähtuvalt PEI talituste ülesanded. See põhimõte on sätestatud standardsetes kontoritöö juhistes.
Dokumentide süstematiseerimise tunnused
|
|
Kiireks leidmiseks nõutav dokument paljude teiste hulgas tuleb need lisaks dokumendivoogu kuulumisele ka mõne muu kriteeriumi järgi süstematiseerida. Lihtsaim viis dokumentide korrastamiseks on rühmitada need juhtumiteks, mitme ühise tunnusega dokumendid kombineeritakse juhtumi sees.
Juhtumite dokumentide süstematiseerimiseks kasutatakse praktikas reeglina mitmeid märke ning juhtumi kaanele on alati märgitud kronoloogiline märk ja ekspertmärk. Märgid dokumentide rühmitamise kohta kajastuvad iga juhtumi pealkirjas. Näiteks: juhtum "Politseiosakonna juhi 2004. aasta korraldused." sisaldab nimi-, autori- ja kronoloogilisi märke.Igal sellisel juhul tuleb märkida säilitusaeg – ekspertmärk.
Bürootöö juhtumite pealkirjad kehtestatakse spetsiaalse dokumendiga - juhtumite nomenklatuur, mida peab igal aastal kontrollima ATS ekspertkomisjon. Nomenklatuuri kinnitab siseasjade osakonna juhataja vähemalt kord viie aasta jooksul.
Juhtuminomenklatuur – see on ettenähtud viisil koostatud organisatsioonis esitatud juhtumite nimede süstematiseeritud loend, mis näitab nende säilitamise tingimusi.
Bürootöö ja arhiveerimise teooria ja praktika tõi esile märgid dokumentide toimikuteks grupeerimisest. Nende märkide hulka kuuluvad: nominaalne, teema-küsimus, autor, korrespondent, geograafiline, kronoloogiline, ekspert.
Nimimärk
Nimimärk hõlmab samanimeliste dokumentide koondamist ühte faili - korraldused, protokollid, aktid jne.
Teema-küsimärk
Subjekti-küsimuse atribuut on ühte teemat (teema) käsitlevate dokumentide ühendamine üheks failiks, näiteks: ehitusdokumendid, erialase koolituse dokumendid jne.
Korrespondentmärk
Korrespondentmärk väljendub eredalt, kui tekib kirjavahetus teatud korrespondendiga; näiteks kirjavahetus tarnijaga.
Geograafiline tunnus
Geograafiline tunnus näitab ühele haldusterritoriaalsele jaotusele vastavate dokumentide ühtsust; näiteks kirjavahetus ringkonnaametitega.
Kronoloogiline märk
Kronoloogiline tunnus ühendab sama perioodi dokumendid. Näiteks 1. poolaasta tööplaanid.
Asjatundja märk
Ekspertmärk näitab dokumentide säilitamise koguaega ühes
tegu. Näiteks säilivusaeg 3 aastat.
Dokumendivoog
Dokumendivoog- keeruline protsess, mida iseloomustavad erinevad dokumenteerimisprotsesside ja organisatsiooni kõigi tegevustega seotud parameetrid. Dokumendiringluse korraldamine hõlmab kõiki dokumentide vastuvõtmise, edastamise, koostamise, töötlemise, tõendamise ja saatmise toiminguid.
Töövoo põhiomadused on liikumise marsruut alates eelnõu loomisest (või kättesaamisest) kuni juhtumi esitamiseni ja dokumentide edastamisele kuluv aeg. Töövoo korraldamise peamine reegel on dokumendi kiire läbimine lühimat ja otsemat teed mööda kõige väiksema ajakuluga. Dokumentide liikumise korraldamisel tuleb järgida järgmisi reegleid:
· dokumentide läbimise juhtude maksimaalne vähendamine;
dokumentide tagastamise välistamine või maksimaalne piiramine;
dokumentide põhikategooriate läbimise ja töötlemise järjekorra maksimaalne ühtsus.
Dokumendivoog nagu tehnoloogiline protsess on jagatud mitmeks osaks – otse- ja tagasisidejuhtimist võimaldavateks voogudeks. Juhtimisaparaadiga seoses eristatakse sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumendivoogusid.
 |
|||||||||
 |  |
||||||||
 |
Sissetulevate dokumentide voog
Sissetulev dokumendivoog koosneb kõrgemate organisatsioonide (asutused ja keskasutuste juhtkond jne) dokumentidest, mille hulka kuuluvad käskkirjad, normatiiv- ja metoodilised aktid, määrused, korraldused, juhised, otsused, juhised, soovitused, kodanike pöördumised.
Väljamineva dokumendi voog
Väljaminev dokumendivoog koosneb organisatsioonis loodud ja väljaspool seda saadetud dokumentidest. Väljaminevad dokumendid luuakse vastusena laekunud kirjalikele või suulistele taotlustele.
Sisemine dokumendivoog
Sisemine dokumendivoog koosneb dokumentidest, mis on loodud ja kasutatud juhtimisaparaadis endas, mitte ületades selle piire. Sisevoog tagab juhtimisülesannete lahenduse sama organisatsiooni sees. Selliste dokumentide hulka kuuluvad määrused, ametijuhendid, protokollid, planeerimis- ja aruandlusdokumendid, reeglid, personalitabelid jne.
Organisatsioonis dokumentide liikumise skeem
 |
|||||||||
Osa sissetulevaid dokumente
Kõik organisatsiooni saabuvad (sissetulevad) dokumendid, sõltumata kättesaamise viisist (post, telegraaf, faks jne) antakse üle konkreetsele ametnikule.
Dokumendi posti teel vastuvõtmisel kontrollivad nad enne ümbriku avamist selle kättetoimetamise õigsust, ümbriku, aga ka dokumentide ja manuste terviklikkust. Kui ümbrikus on kättetoimetamisdokument, tagastab adressaat selle pärast selle lugemist büroosse registreerimiseks. Mõnel juhul tagastatakse ka ümbrik ise (kodanike kaebustega ümbrikud jäetakse alati alles).
Enne dokumendi registreerimist tuleb see esmalt üle vaadata.
Peamine eesmärk on tuvastada üksus või ametnik, kellele on vaja dokument läbivaatamiseks saata. Samuti on vaja arvestada sisu olulisust, esitatavate küsimuste keerukust ja uudsust, dokumendi tüüpi.
Dokumendi hinnangu alusel ja vastavalt struktuuriüksuse ülesannetele toimub saabuvate dokumentide jaotus.
Kõikidele registreeritud dokumentidele lüüakse registreerimistempel esimese lehe paremasse alanurka:
|
Pitsati, kuupäeva, registrinumbri (numbrite järjekorras alates kalendriaastast) maha panemine toimub dokumendi kättesaamise päeval. Kõik dokumendid ei kuulu registreerimisele. Vajalik on registreerida kõrgematelt asutustelt saabuvad dokumendid, ühiskondlikud organisatsioonid, tähtsad kirjad teistelt organisatsioonidelt, kodanike pöördumised jne.
Registreerimise tüübid:
Ajakiri;
Kaart;
Arvuti.
Sissetulevate dokumentide registreerimise päevik.
Registreerimiskaardid sissetulevate dokumentide jaoks.
Kaardi jaotised täidetakse:
Sissetulev number ja registreerimise kuupäev;
Kellelt dokument tuli?
Saabunud dokumendi kuupäev ja väljamineva number;
Pärast registreerimise esimest etappi esitatakse dokumendid läbivaatamiseks organisatsiooni juhile või struktuuriüksuste juhtidele.
Registreerimiskaardi eksemplaride arvu määrab kaartide arv: kontroll, viide, küsimused, geograafia jne.
Juhataja peab dokumendid üle vaatama nende kättesaamise päeval. Vastavalt otsusele antakse dokument üle töövõtjale. Töövõtjale kättesaamise hetkest kuni tööde lõpetamiseni on dokument töökaustas. Dokument ja kõik sellega seotud materjalid saadetakse juhtumile, kui töö nendega on täielikult lõpetatud.
Väljamineva dokumentatsiooni skeem.
| Dokumentide registreerimine |
| Kuupäeva, indeksi (numbri) kättetoimetamine dokumendil |
Organisatsiooni saadetud (väljaminevad) dokumendid läbivad mitu etappi:
Dokumendi koostamine;
selle valmistamine;
Koordineerimine;
nägemine;
Allkirjastamine;
Registreerimine;
Saatmine.
Alguses koostatakse projektist käsitsi kirjutatud versioon ja seejärel prinditakse. Koostatud dokumendi kavand esitatakse allkirjastamiseks juhatajale. Töövõtja kontrollib enne allkirjastamiseks esitamist dokumendi sisu, koostamise ja vormistamise õigsust, viisade ja ettepanekute olemasolu, samuti selle koostamise aluseks olnud materjale.
Pärast organisatsiooni saadetud dokumendi juhi allkirjastamist kantakse vormil koostatud dokumendi esimesele lehele lahkumise kuupäev ja registreerimisnumber.
Dokumendi esimene eksemplar saadetakse adressaadile, teine - kooskõlastatud viisadega - jääb organisatsiooni toimikusse.
Projekteeritava dokumendi jaoks sisestatakse registreerimiskaart, mis sisaldab selliseid elemente nagu:
seeria registreerimisnumber ja kuupäev;
Lehtede ja koopiate arv;
kellele dokument saadeti;
kviitung või registrinumber;
Kes dokumendile alla kirjutas;
Täitevdokumendi sissetulev number ja kuupäev;
Juhtumi number, mis sisaldab saadetava dokumendi koopiat ja algatusdokumendi originaali;
Vastuse kättesaamise märge, kuupäev.
Kaardi registreerimine võimaldab järjestada kaarte erinevate kriteeriumide järgi: kronoloogiline, autori-, objekti- jne. Kaarte kopeerides saate failikappe hoida, nagu raamatukogus, erinevate kriteeriumide järgi. Otsing on tõhusam kui ajakirjavormiga. Puuduseks - kaartide kadumine on võimalik.
Saadetud dokumendi registreerimiskaart
Ajakirjade registreerimine on kõige usaldusväärsem ja seda soovitatakse kõrgendatud nõuetega dokumentide ohutuse tagamiseks (salajasel kontoritööl). Puuduseks - aeglane otsing
Väljaminevate dokumentide registreerimise päevik.
Arvuti registreerimine on kõige mugavam ja tõhusam registreerimisviis. Puuduseks – võimalik info kadumine tehnilistel põhjustel. Selleks viivad nad läbi varukoopia registreerimisfailid.
Sisedokumentidega töötamise skeem
Sisedokumentide läbimine nende koostamise ja täitmise etappides korraldatakse vastavalt väljaminevate dokumentide ringluse üldisele korrale ning sissetulevate dokumentide vormistamise etapis. Sisedokumendid registreeritakse pärast nende läbivaatamist (allkirjastamist) juhtkonna poolt.
Pärast kokkuleppimist asjaomaste struktuuriüksuste ja õigusteenistusega allkirjastab haldusdokumentide eelnõud organisatsiooni juht ja registreerib need büroos või muus struktuuriüksuses, tõestatakse dokumentide koopiad või saadetakse originaal paljundusteenistusele paljundamiseks. . Dokumentide kinnitatud koopiad saadetakse organisatsiooni struktuuriüksustele ja vajadusel ka väljaspool seda.
Märgukirjad, tõendid, protokollid, aruanded ja muud sarnased sisedokumendid vaatab läbi ametnik, kellele need saadetakse, ja edastab need struktuuriüksustele või paigutab vastavasse toimikusse.
Sisedokumentide edastamise, registreerimise ja arvestuse kord määratakse organisatsiooni bürootöö juhendiga.
Kodanike pöördumised ja kaebused
 |
|||
 |
|||
 |
 |
1. Venemaa kodanikel on õigus saata isiklikke ja kollektiivseid pöördumisi riigiorganitele ja ametnikele.
Ametnikud on oma pädevuse piires kohustatud:
Kaaluge apellatsioone;
Otsuste tegemiseks;
Tehke vajalikud toimingud;
Andke põhjendatud vastus tähtaja jooksul.
Kodanike pöördumiste läbivaatamise töö eest vastutavad organisatsioonide juhid isiklikult.
2. Apellatsioonkaebusi on kolme tüüpi.
avaldus;
lause.
3. Kaebused võivad olla:
üksikisik (esitanud üks inimene);
kollektiivne (esitatud kahe või enama isiku nimel).
Kaebus
Kaebus - dokument, mis viitab isikliku või avaliku iseloomuga taotlustele, mis on suunatud kodanike seadusega antud õiguste ja huvide rakendamisele.
avaldus
Taotlus võib sisaldada teavet riigiorganite, ettevõtete, avalik-õiguslike organisatsioonide tegevuses esinevate puuduste kohta.
lause
– dokument, mis viitab riigiorganite, ettevõtete, avalik-õiguslike organisatsioonide töö parendamise vajadusele ning soovitab ülesannete lahendamise viise ja vahendeid.
4. Kaebused lahendatakse:
ei nõua eriuuringuid ja täiendavaid kontrolle - 15 päeva jooksul;
eriuuringut ja täiendavaid kontrolle nõudvad - 1 kuu jooksul.
Kui avalduse või kaebuse lahendamiseks on vaja läbi viia erikontroll, nõuda lisamaterjale või võtta muid meetmeid, võib organisatsiooni juhtkond erandkorras lahendamise tähtaega pikendada, kuid mitte rohkem kui üks kuu. teavitamine taotlejale.
Kodanike pöördumiste kantseleitööd riigiorganisatsioonides tuleks läbi viia muud tüüpi dokumentide töötlemisest eraldi.
Kõik kaebused registreeritakse nende laekumise päeval raamatupidamisvormidel:
Registreerimispäevikud;
Toimikukapid.
Kodanike pöördumiste registreerimise ajakiri
Esitage kaebus:
kättesaamise kuupäevad;
sissetulev number;
Registreerimisnumbriga tempel asetatakse apellatsioonkaebuse esimese lehe alumise veerise keskele.
Kui saate uuesti taotluse:
määratakse järgmine seerianumber:
märgitakse esimese kaebuse number;
märgitud "Korda"
Kodanike pöördumised loetakse lubatuks:
kui neis tõstatatud küsimusi kaalutakse;
nende suhtes on võetud vajalikud meetmed;
anti vastuseid kehtivad õigusaktid ja muud määrused.
Dokument on teabe kandja.
Dokument - materjalikandjale salvestatud teave koos selle tuvastamist võimaldavate detailidega.
Teabe täielikkust väljendab selle maht, mis peaks olema juhtimiseks piisav ja kajastama probleemi kõiki aspekte.
Dokument on tihedalt seotud kõigi juhtimistegevuse vormidega, see on vahend haldusaparaadile pandud funktsioonide elluviimiseks. See toimib ärisuhete peamise vahendina. Seega on dokument üks õigusriigi ja kontrolli tugevdamise vahendeid.
Dokumendi loomise ja töötlemise protsessi võivad läbi viia nii füüsilised kui ka juriidilised isikud, kes tegutsevad dokumendi autorina. Sellega seoses on tavaks teha vahet isikliku päritoluga dokumendil ja ametlikul dokumendil.
Dokument peaks olema: sisukas ja sisutihe, arusaadav, korrektselt vormistatud. Iga dokument koosneb mitmest elemendist (kuupäev, tekst, allkiri), mida nimetatakse rekvisiitideks. Igal dokumendiliigil (korraldus, dekreet, korraldus ...) on teatud üksikasjade kogum.
Lisaks kättetoimetamisdokumentide tekstile esitatavatele üldnõuetele tuleb silmas pidada, et igal dokumendiliigil on koostamisel ja kujundamisel oma eripärad, oma skeem teksti koostamiseks.
Dokumente, mis fikseerivad otsuseid haldus- ja korraldusküsimustes, samuti ametiasutuste, organisatsioonide ja ametnike juhtimise, suhtlemise, tegevuse tagamise ja reguleerimise küsimusi, nimetatakse organisatsiooni- ja haldusdokumentideks.
Organisatsiooni- ja haldusdokumendid jagunevad kolme peamisse dokumentide rühma:
organisatsiooniline (põhikiri, määrused, reeglid, juhised,);
administratiivne (korraldused, juhised, otsused);
teave ja viited (aktid, tõendid, aruanded ja memod, protokollid).
Organisatsiooni dokumendid
|
|||
Organisatsiooni dokumendid(mõnikord nimetatakse neid organisatsioonilisteks ja juriidilisteks dokumentideks) on vajalikud organisatsiooni loomiseks, selle struktuuri loomiseks, töötajate koosseisu ja koosseisu määramiseks ametikohtade lõikes, struktuuriüksuste, nõuandvate kollegiaalsete organite funktsioonide määramiseks, töörežiimi kehtestamiseks, korraldab tööjõudu ja jaotab töötajate vahel kohustused, määrab organisatsiooni ümberkorraldamise ja likvideerimise korra.
Organisatsioonilised ja juriidilised dokumendid sisaldavad haldusõiguse normidel põhinevaid ja siduvaid sätteid. Need dokumendid on organisatsiooni tegevuse õiguslikuks aluseks.
Organisatsioonilised ja juriidilised dokumendid peavad olema kooskõlastatud volitatud asutusega - vanemorganisatsioon, selle organisatsiooni juht, kollegiaalne organ või struktuuriüksuse juht - olenevalt dokumendi liigist ja sordist. Korraldusdokumendid võib kinnitada otse juhataja, juhi haldusdokumendiga (korraldusega või korraldusega) või kollegiaalse organi poolt.
määrused
Määrused on vaba kodifitseerimise iseloomuga normatiivaktid, mis määravad kindlaks moodustamise korra, pädevuse ja töökorralduse.
Levinuim sätte liik on organisatsiooni või struktuuriüksuse tegevuse õiguslikuks reguleerimiseks mõeldud dokument. Organisatsiooni määrus määrab selle staatuse, loomise korra, koha juhtimissüsteemis, pädevuse, ülesanded, saneerimise ja likvideerimise korra. Määrus jõustub selle kinnitamise hetkest.
Harta
Harta – reeglite kogum, mis reguleerib organisatsioonide, asutuste, seltside tegevust, nende suhteid teiste organisatsioonide ja kodanikega, õigusi ja kohustusi erinevates valdkondades valitsuse kontrolli all.
Harta on õigusakt, mis määrab kindlaks moodustamise korra, organisatsiooni pädevuse, ülesanded, ülesanded ja töökorra. See on peamine organisatsiooni dokument asutuse, organisatsiooni tegevuses
Kontoritöö põhifunktsioonid ja põhimõtted
Kontoritöö põhifunktsioonid: (alates lat. funktsioon - ʼʼtäitmine, rakendamineʼʼ)
Ø pakkudes - ettevõtte protsessi varustamine äärmiselt olulise koguse ja sisuga dokumenteeritud teabega;
Ø transformatiivne - dokumenteerimata teabe muutmine dokumenteeritud (paber- või vormingus elektroonilised dokumendid);
Ø raamatupidamine - väljendub dokumendiarvestussüsteemi moodustamises ja neile raamatupidamistunnuste määramises, võimaldades dokumente süstematiseerimise, säilitamise ja teisaldamise käigus veelgi tuvastada;
Ø töötlemine - väljendub dokumentide korrektses käitlemises ja nende nimel toimingute elluviimises süstematiseerimine, säilitamine ja liigutamine;
Ø kontroll - väljendub ʼʼjälgimisesʼʼ kontoritöö seisukorras toimimisprotsessis pideva täiustamise eesmärgil.
Põhimõtted(ladina keelest - ʼʼalgusʼʼ) - aluspõhimõtted, mille alusel töötatakse välja peamised tegevusvaldkonnad, määratakse igas valdkonnas optimaalsed vahendid ja meetodid kontoriülesannete lahendamiseks:
· tõhusust - kontoritöö toimimine peaks aitama kaasa ettevõtte kui terviku efektiivsusele;
· usaldusväärsus - Garanteeritud ettevõtte vajaduste rahuldamine dokumenteeritud teabes;
· õigeaegsus - nõutav dokumenteeritud teave peaks olema ettevõtte käsutuses teatud kuupäevaks (teatud aja jooksul);
· keerukus - ettevõtte vajaduste koordineeritud ja eesmärgipärane rahuldamine erinevat tüüpi dokumenteeritud teabe osas, eelkõige juhtimisalane;
· korrastatus - dokumenteeritud info liikumine (ettevõtte ja tema partnerite vahel, aga ka selle sees) vastavalt ettevõtte töövooskeemis ette nähtud infovahetuskanalite funktsionaalsele otstarbele ja võimalustele;
· paindlikkus – allsüsteemi võime anda töötingimustest lähtuvalt enesearenguks dokumenteeritud teavet.
Juhtkonna töötajad kulutavad dokumentidega töötamisele keskmiselt 60% oma tööajast. Helitugevus tehniline töö dokumentidega on sageli nii suur, et segab ettevõtte tootlikku põhitegevust. Sel põhjusel peetakse kontoritöö ratsionaalset korraldamist üheks olulisemaks ülesandeks, mis tagab tõhusa juhtimise.
Kontoritöö korraldus sõltub:
Ø juhtimise efektiivsus;
Ø kasumlikkus;
Ø efektiivsus;
Ø töötajate töökultuur
Uute infotehnoloogiate väljatöötamine juhtimises, uued kontoriprogrammid toimub traditsiooniliste kontoritöö reeglite alusel (dokumentide registreerimine, kinnitamine, nende täitmise kontroll, täitmine, arhiivisäilitamine jne).
Bürootöö korraldamine ja läbiviimine eeldab erialaseid teadmisi ja oskusi. Vaimuliku valdkonna professionaaliks saate alles pärast ametlike dokumentidega töötamise reeglite ja tehnikate omandamist.
Arvestust peetakse eriüksused(büroohaldusteenused) ning väikestes organisatsioonides ja ettevõtetes - abisekretärid.
Kordame, et kontoritöö koosneb kahest lahutamatult seotud tööst komponendid:
Ø dokumentatsioon;
Ø dokumentidega töökorraldus.
Dokumentatsioon– teabe salvestamine erinevatele andmekandjatele vastavalt kehtestatud reeglitele . Suur koht on antud dokumentatsioonireeglitele. Erilist tähelepanu pööratakse detailide kujundusele, vormidele esitatavatele nõuetele.
Tekstinõuded, teenindusdokumentide keele ja stiili tunnused, nende redigeerimise protseduur on välja toodud eraldi peatükis. Igal dokumendiliigil (korraldus, protokoll, kiri, akt jne) on oma eripärad.
Kontoritöötajad peaksid olema kursis dokumentidega töötamise tehnoloogiaga. Dokumentidega töötamise tõhus korraldus loob optimaalsed tingimused igat liiki dokumentidega töötamiseks alates nende loomisest või vastuvõtmisest kuni hävitamiseni või arhiivihoiule üleandmiseni.
Dokumentidega töö korraldus hõlmab dokumendivoo, dokumentide hoidmise ja kasutamise korraldamist asutuse jooksvas tegevuses. Tuleb rõhutada, et dokumentidega töö korraldamine on mõnikord nn dokumendihaldustehnoloogia . See sisaldab:
dokumendivoog,
Dokumentide registreerimine
kontroll tähtaegade üle,
juhtumite nomenklatuur
dokumentide jooksva säilitamise korraldamine,
väärtuse hindamine
· juhtumite menetlemine,
asjade ettevalmistamine ja üleandmine organisatsiooni arhiivi.
Kontoritöö põhifunktsioonid ja põhimõtted - mõiste ja liigid. Kategooria "Bürootöö põhifunktsioonid ja põhimõtted" klassifikatsioon ja tunnused 2017, 2018.
Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.
postitatud http://allbest.ru
Sissejuhatus
1. Dokumendi mõiste. Dokumendi tüübid
1.1 Organisatsiooni dokumendid
1.2 Reguleerivad dokumendid
1.3 Teave ja viitedokumendid
1.4 Personali käsitlevad dokumendid
2. Dokumentide liigitus
2.1 Dokumendi klassifikatsiooni mõiste
2.2 Klassifikatsioon vastavalt dokumendi teabekomponendile
2.3 Klassifikatsioon dokumendi materiaalse komponendi järgi
2.4 Dokumentide klassifitseerimine vastavalt nende toimimise asjaoludele väliskeskkonnas
Järeldus
Bibliograafia
Sissejuhatus
Juhtimistegevus on omane kõikidele asutustele, organisatsioonidele ja ettevõtetele. See hõlmab organisatsioonilisi küsimusi, planeerimist, finantseerimist, valdkondlikku tootmistööd, kontrolli, personali valikut ja paigutamist jne. Juhtimisprotsessis kogutakse, töödeldakse ja edastatakse tohutul hulgal teavet. Juhtimise tulemuslikkus sõltub teabe mahust, efektiivsusest ja usaldusväärsusest, millest valdav osa on dokumentides fikseeritud.
Õigus- ja normatiivaktid näevad ette mitmeid olukordi, kus teabe dokumenteerimine on kohustuslik. Püsiinformatsiooni materiaalsed kandjad on dokumendid.
Sõltuvalt konkreetsest juhtimisolukorrast luuakse kümneid erinevat tüüpi dokumente. Dokumendi tüüpi tuleks eristada selle sordist. Dokumenditüüp ühendab endas mitmeid sorte. Näiteks protokoll on teatud tüüpi dokument.
Selle sordid: koosoleku protokoll, koosoleku protokoll, ülekuulamise protokoll, lahkarvamuste protokoll jne. Või: akt - dokumendi liik, selle sordid - asjade vastuvõtmise ja üleandmise akt, inventuuriakt, puuduste akt, jne.
Juhtimistegevus on fikseeritud peamiselt organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega (ORD). RRD-s on kolm rühma:
organisatsiooniline,
juhtimis-,
Viite- ja teabedokumendid.
Organisatsioonilised hõlmavad hartasid, eeskirju, juhiseid, reegleid, personalitabeleid. Administratiivsele - resolutsioonid, otsused, korraldused, juhised, korraldused. Teabe- ja teabedokumentide rühma kuuluvad kirjad, telegrammid, telefoniteated, aruanded ja seletuskirjad, lepingud, aktid, tõendid, järeldused, ülevaated jne. ORD sisaldab ka personali või personali dokumentatsiooni. Need on väljavõtted, sertifikaadid, tunnused, isiklikud kaardid, erinevad raamatupidamisvormid.
Seega kajastub iga juhtimisfunktsioon teatud dokumentides, mis on juhtimisotsuste elluviimise viis ja vahend.
Käesoleva töö eesmärgiks on süstematiseerida, koguda ja kinnistada teadmisi juhtimistegevuses kasutatavate dokumendiliikide, nende arendamise ja liigitamise kohta.
Eesmärgi saavutamiseks on vaja lahendada järgmised ülesanded:
Dokumentide klassifikatsioon.
1. Dokumendi mõiste. Dokumendi tüübid
Juhtimistegevus kajastub dokumentides, mille abil täidetakse erinevaid funktsioone: logistika, hinnakujundus, korraldus- ja haldus jne.
Dokument on äripaber, mis kinnitab mingit fakti või õigust millelegi; see on see, mis ametlikult tõendab kandja isikut; see on kirjalik tõend millegi kohta.
Teaduslikust vaatenurgast on dokument fikseerimise viis erinevaid viise spetsiaalsel teabematerjalil faktide, sündmuste, objektiivse reaalsuse nähtuste ja inimese vaimse tegevuse kohta.
Sõna "dokument" tuli vene keelde Peeter I ajal ja sellel oli algselt kirjaliku tõendi tähendus. Siis ilmuvad mõisted "äripaber", "ametlik dokument", "akt" ja rõhutatakse dokumendi tähtsust juhtimises. Eraldi on välja toodud "raamatupidamisdokumendid", "ajaloolised dokumendid".
Mõistet "dokument" kasutatakse kõigis avaliku tegevuse valdkondades. Peaaegu iga teadmiste haru annab sellele terminile oma tõlgenduse. Kahjuks puudub seni dokumendihalduse, raamatukoguteaduse, informaatika ja teiste valdkondade spetsialistide seas ühtne mõiste "dokumendi" mõistmine, hoolimata mitmete seadusandlike ja ametlike definitsioonide olemasolust. Hiljuti on toimunud ülekanne semantiline koormus"dokumendi" määratluses materiaalsest komponendist teabeni
1.1 Organisatsiooni dokumendid
Asutuste tegevus fikseeritakse dokumentides erinevat tüüpi. Kehtivate õigusaktide kohaselt annavad Vene Föderatsiooni seadusandlikud ja täitevvõimud välja selliseid dokumente nagu otsused, dekreedid, korraldused, resolutsioonid, korraldused, juhised, juhised.
Organisatsioonid, asutused, eraettevõtted loovad põhimäärusi, määrusi, juhiseid jne.
Harta - reeglite kogum, mis reguleerib organisatsioonide, institutsioonide, kodanikeühenduste tegevust, nende omavahelisi suhteid, õigusi ja kohustusi riigi või majandustegevuse valdkonnas.
Hartad on keerulised dokumendid, mille ülesehituse ja sisu määravad arendajad ise.
Üldpõhikirja kinnitavad kõrgeimad riigivõimuorganid. Riigiettevõtete ja asutuste põhikirjad kinnitavad kõrgemad asutused (ministeeriumid, osakonnad).
Munitsipaalettevõtete põhikirjad kinnitavad linnaosa või linnavalitsused.
Eraettevõtete põhikirja kinnitavad omanikud, haldusalasse kuuluvad kollektiivid piirkondlikes, piirkondlikes, linna- või rajoonivalitsustes.
Ametikirjeldus - pikaajalise või püsiva kehtivusega (kuni uue kasutuselevõtuni) organisatsiooniline ja haldusdokument, mis määratleb organisatsiooni, selle allüksuste ja ametnike teaduslikud, tehnilised, tehnoloogilised, finants- ja muud aspektid.
Ametijuhendid töötavad välja struktuuriüksuste, personaliosakondade juhid või personalispetsialistid. Tekst on kooskõlastatud juristide, töö- ja palgaosakonnaga. Ametijuhendid kinnitatakse organisatsiooni juhtide poolt või haldusakti abil.
Muudatused ametijuhendis teeb organisatsiooni juht oma korraldusega või haldusakti abil.
Juhendi tekst on tähistusliku iseloomuga. Käsusõnadega soovitatakse selget sõnastust: “peaks”, “omab õigust”, “lubatud”, “keelatud” jne. tekst on esitatud kolmandas isikus või umbisikulises vormis.
Juhendi jõustumise kuupäevaks loetakse selle kinnitamise kuupäev (kui tekstis ei ole märgitud muud kuupäeva). Juhend vormistatakse A4 formaadis. Ametijuhend võib olla aluseks töölepingu (lepingu) koostamisel ning kasutada töökonfliktide ja vaidluste lahendamisel.
Määrus - õigusakt, mis määrab ettevõtte kui terviku ja selle struktuuriüksuste moodustamise korra, ülesanded, kohustused, õigused, vastutuse ja töökorralduse.
Sätted on järgmised:
Individuaalne - skeemis sisalduvate osakondade, töökodade, juhtimisüksuste kohta organisatsiooniline struktuur ettevõtte juhtimine;
Tüüpiline - põhitootmise kaupluste, struktuuriüksuste kohta.
Eeskirjad töötatakse välja ettevõtte juhtide juhtimisel ja struktuuriüksuste juhtide algatusel.
Määruse eelnõu esitatakse kooskõlastamiseks ettevõtte juhile.
Organisatsiooni määrus kinnitatakse kõrgema organisatsiooni haldusdokumendi abil.
Sätte kuupäevaks on dokumendi kinnitamise kuupäev, kui tekstis ei ole märgitud muud kuupäeva.
Määrus on keeruline dokument. Selle struktuuri ja sisu määrab tavaliselt arendaja institutsioon.
Nad koostavad ettevõtte kirjaplangile töötajate nimekirja, kuhu märgitakse ametikohtade loetelu, teave personaliüksuste arvu, ametlike palkade, toetuste ja igakuise palgaarvestuse kohta.
Personalinimekirjale kirjutab alla ettevõtte juhataja asetäitja, see lepitakse kokku pearaamatupidajaga ja kinnitab ettevõtte juht.
Heakskiidu tempel näitab ettevõtte töötajate koguarvu ja igakuist töötasu.
Personalitabeli muudatused tehakse ettevõtte juhi korraldusel.
Struktuuri ja personali järgimine toimub vastavalt ettevõtte põhikirjale. Märkige iga ametikoha kohta kõik struktuuriüksused, ametikohad ja personaliüksuste arv.
Dokument vormistatakse ettevõtte kirjaplangile. Sellele kirjutab alla ettevõtte juhataja asetäitja. Kooskõlastage see pearaamatupidajaga. Kinnitatud ettevõtte direktori poolt.
Kõik muudatused tehakse direktori korraldusel.
1.2 Reguleerivad dokumendid
Asutuste, ettevõtete, organisatsioonide juhtimisel on väga oluline roll haldusdokumentidel.
Haldusdokumentide avaldamine on kohustuslik: korralduslikes küsimustes, planeerimise, tootmise, ehituse, logistika ja müügi, finants- ja krediidi-, tööjõu- ja palgaküsimustes.
Kõikidel juhtudel, kui kehtiv regulatsioon ei näe ette dokumendi kohustuslikku avaldamist, on juhtimistoimingute kirjaliku või suulise vormi valik juhtorganil (ametnikul).
Määrused on halduslikku laadi. Need on suunatud madalamatele või alluvatele organisatsioonidele; rühmad või üksikisikud.
Haldusdokumentide hulka kuuluvad: resolutsioonid, juhised, korraldused, otsused, korraldused.
Haldusdokumentide koostamise skeem:
Teema igakülgne uurimine, dokumendi eelnõu koostamine;
Teksti kooskõlastamine, selle allkirjastamine (juhend, juhend, käsk);
Dokumendi arutamine ja vastuvõtmine kollegiaalse organi koosolekul (määrus, otsus).
Haldusdokumentide eelnõud võivad koostada struktuuriüksused või üksikud spetsialistid, samuti töörühm.
Käsk (põhitegevuse kohta) - ettevõtte põhi- ja tegevusülesannete lahendamiseks käsutuse ühtsuse alusel tegutseva ettevõtte juhi määrusega antud õigusakt.
Korraldus on peamine haldusdokument.
Väljastatakse korraldused: ettevõtte tegutsemise kord, töökorralduse korralduse otsus, korraldusmeetmed, töötood, revisjoni tulemused jne.
Tellimusi väljastatakse ainult vajaduse korral. Tellimuste muutmine, täiendamine, tühistamine toimub ainult uute tellimuste alusel.
Korralduse tekst koosneb väljaselgitavast ja asjaajamisosast.
Korralduse kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev, selle tegevuse algus. Korraldusele kirjutab alla organisatsiooni juht, tema äraolekul - asetäitja. Kui ei ole ametnikku, kelle allkiri on korralduse eelnõus koostatud, trükitakse korraldus uuesti.
Korralduse koostamine on reeglina usaldatud struktuuriüksusele, isikute rühmale või üksikametnikule.
Tellimuse muutmine ja täiendamine pärast allkirjastamist ei ole ilma dokumendi allkirjastaja loata lubatud.
Koostage leping kokkuleppetempliga. Tunnistuse tempel sisaldab järgmisi elemente: sõna KOKKULEHTUD, ametikoha nimetus, allkiri, allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi), kuupäev.
Tellimustest saad teha koopiaid ja nendest väljavõtteid vastavalt meililistile. Täiendavaid koopiaid võib teha juhendaja loal.
Originaaltellimusi hoitakse kontoris ja neid ei väljastata kasutamiseks.
Tellimused väljastatakse üld- või eriblankettidel, kuhu trükitakse tüpograafiliselt dokumendi nimetus - TELLIMUS.
Allkirjastatud korraldused edastatakse registreerimiseks kontorisse (üldosakonda või sekretäri).
Väljavõte tellimusest - dokumendi osa koopia. Väljavõte on see osa tekstist, mis on tööks vajalik. Väljavõtte tuvastav osa kirjutatakse täielikult üles (kui on).
Korraldus - riigiorgani juhtimise õigusakt, on siduv kodanikele ja organisatsioonidele, kellele see on adresseeritud. Seda juhtimisvormi kasutavad ettevõtted, organisatsioonid, ministeeriumid, valitsus, linnade, piirkondade haldus jne.
Märge - valitsusasutuste poolt välja antud organisatsioonilist ja metoodilist laadi haldusdokument; ministeeriumid, osakonnad; organisatsioonid korralduste, juhiste ja muude dokumentide täitmise protsessiga seotud küsimustes (lähetuste tegemisel, sunniraha määramisel jne).
Resolutsioon – dokument, mille annavad välja riigivõimu kõrgeimad organid – võimude juurde moodustatud komiteed ja komisjonid.
Eristage organisatsioonilist laadi otsuseid ja otsuseid, mis on adresseeritud täitmiseks teistele organitele. Esimesed võimaldavad lahendada komisjonide, komisjonide tegevuse korralduslikke küsimusi (organi loomise, liikmetevahelise vastutuse jaotuse, plaani kinnitamisega seotud küsimused).
Teised on mõeldud täitmiseks ettevõtetele, asutustele, ametnikele.
Resolutsioonid paljastavad majanduslikke, poliitilisi ja organisatsioonilisi probleeme. Sageli kiidetakse resolutsioonide abil heaks erinevad regulatiivsed dokumendid.
Otsus on kollegiaalse juhtorgani asjaajamisdokument. Välja andnud ministeeriumid, osakonnad, teadusnõukogud.
Otsuseid annavad välja organisatsioonid (kollegiaalse juhtimisega ja ühemehejuhtimisega), riigiorganid ja ühiskondlikud organisatsioonid.
Otsuse tekst koosneb tuvastavatest ja haldusosadest.
Otsusele kirjutavad alla kollegiaalse organi esimees ja sekretär. Samas ei ole neil õigust teksti sisu muuta.
1.3 Teave ja viitedokumendid
Enamik asutuste loodud dokumente on informatiivsed ja teatmelised. Need dokumendid sisaldavad teavet tegeliku asjade seisu kohta, mis on otsuste tegemise ja haldusdokumentide väljastamise aluseks.
Viitedokumentide hulka kuuluvad: sertifikaadid, aruanded ja seletuskirjad, aktid, kirjad, telegrammid jne. Need on organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni abistava iseloomuga ega ole siduvad. Neis sisalduv teave võib ajendada tegutsemist, kuid seda saab ainult arvesse võtta.
Akt on viite- ja teabedokument.
Koostatud isikute rühma poolt tuvastatud faktide või sündmuste kinnitamiseks (inventuuri, vastuvõtmise ja üleandmise aktid materiaalsed varad, juhtumid, dokumentide hävitamine, õnnetusjuhtumite aktid jne).
Sellised toimingud kujutavad endast isikute või ühe ametniku poolt volitatud ajutisi või alalisi komisjone, näidates ära nende volitusi kinnitavad dokumendid.
Mõned aktid kuuluvad heakskiitmisele (kontrolli ja läbivaatamise laadi, mis sisaldavad soovitusi ja ettepanekuid).
Akti kinnitab haldusdokument või juhataja, kelle korraldusel dokument koostati või kelle pädevusse kuulub akti sisu.
Aktul võib olla heakskiidutempel.
Akti tekst koosneb sissejuhatavast ja tuvastavast osast.
Aktile kirjutavad alla kõik selle koostamises osalenud isikud (positsioone ei märgita).
Revisjoni ja kontrolli toiminguid tutvustatakse kõigile isikutele, kelle tegevust need puudutavad. Samal ajal pannakse maha sobiv märk (Nad on aktiga tuttavad: allkiri, kuupäev).
Kui on kommentaare, tehakse aktile märge: "Kommentaarid on lisatud."
Aktid koostatakse ühisel blanketil. Siseakte vormile vormistada ei tohi.
Üksikasjad on üksteisest eraldatud 1, 5-3 intervalliga.
Protokoll - dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel ja muudel kollegiaalsete organite töövormidel.
Protokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.
Protokollile kirjutavad alla esimees ja sekretär. Sekretär toimetab teksti, tutvustab iga kõnelejat tema kõne salvestisega ja saab kõnelejalt allkirja vastavalt kõne salvestisele. Koosolekute protokollidele, milleks valitakse eestseisus, kirjutavad alla eestseisuse esimees ja liikmed.
Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise kuupäev. Kui koosolek kestab mitu päeva, märkige koosoleku alguse kuupäev ja kriipsuga ka lõpp.
Protokolli number - seerianumber, mis kinnitatakse kalendriaasta jooksul.
Memorandum – teabe- ja viitedokument. See võib sisaldada mistahes probleemi või fakti avaldust, koostaja järeldusi ja ettepanekuid, mis on adresseeritud tema organisatsiooni juhile või kõrgemale ametiasutusele.
Sõltuvalt sisust ja eesmärgist jagunevad memod informatiivseteks ja aruandlusteks.
Olenevalt adressaadist on memod sisemised (organisatsioonisisene tegevus) ja välised (saadetakse kõrgematele või teistele organisatsioonidele).
Dokumendi kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev.
Memorandumi saab koostada nii autori algatusel kui ka juhtkonna korraldusel. Algatusmemorandumi eesmärk on julgustada juhti otsust langetama. Juhtkonnale tuleks pidevalt esitada informatiivseid eduaruandeid.
Memorandumi tekst on jagatud kaheks osaks. Esimene on selle koostamise põhjuseks olnud faktide avaldus, teine on koostaja - organisatsiooni või ametniku - järeldused, arvamused.
Seletuskiri - dokument, mis selgitab põhidokumendi (plaan, programm, aruanne jne) teatud sätete sisu või selgitab töödistsipliini rikkumise, mis tahes ülesande täitmata jätmise põhjuseid.
Memo - sisemise kirjavahetuse vorm. Nad saadavad selle struktuuriüksustelt või ametnikelt mis tahes adressaadile organisatsiooni sees, välja arvatud otsesed juhid.
Kiri on posti teel saadetud erineva sisuga dokumentide üldistatud nimetus. See toimib suhtlusvahendina asutuste, üksikisikute vahel, võimaldab edastada erinevat teavet, teavitada sündmustest.
Kirja kasutatakse juhul, kui probleemi ei ole võimalik muul viisil lahendada (isiklik vestlus, telefonivestlus).
Kirjasid on mitut tüüpi: kirjad, mis sisaldavad päringut, pakkumist, pretensiooni, taotlust, vastust nõudvad kirjad. On kirju, mis sisaldavad teadet, teavet, keeldumist, meeldetuletust ja ei nõua vastust.
Abi – dokument, mis kinnitab mis tahes fakte või sündmusi.
Viiteid on kahte tüüpi:
1. Sertifikaadid, mis kirjeldavad ja kinnitavad fakte või sündmusi organisatsiooni tootmistegevuses.
2. Juriidilisi fakte tõendavad tunnistused: töö-, õppimis-, ametikoha, elukoha jms kinnitus. need väljastatakse asjaomase isiku või asutuse taotlusel. See on kõige arvukam ja igapäevaselt koostatud viidete rühm. Reeglina kasutatakse selliste sertifikaatide koostamisel A5 formaadis ühtseid mallivorme.
Aruandel on suur tähtsus koosolekute, koosolekute, koosolekute ajal.
Hea aruande koostamiseks peate kindlaks määrama: dokumendi eesmärgi, registreerimise reeglid.
Aruandel võib olla kaks eesmärki:
1. Informeerimine
2. Informeerimine ja veenmine.
Aruande koostamine on oskus, mis nõuab praktilisi oskusi ja raporti kavandi kriitilist analüüsi.
Telegramm – edastamise teel (telegraafiga) teistest eristatav dokument. Edastuskiirus on mõnikord vajalik, kui mõni muu aeglasem meetod täitmist aeglustab.
Telefonisõnum on mitmesuguse sisuga dokumentide üldistatud nimetus, mida eristatakse teksti edastamise meetodi järgi - telefoni teel. Saaja poolt salvestatud. Mugav kiireloomuliste tellimuste, teadete ja teabe edastamiseks. Seda tüüpi dokumente saab aga eksisteerida ainult telefoniühenduses.
1.4 Personali käsitlevad dokumendid
Kontoritöös erilise dokumentide rühma moodustavad personali käsitlevad dokumendid, mis kajastavad asutuste ja organisatsioonide töötajate õigus-, töö- ja teenindustegevust.
Personali käsitlevad dokumendid tekivad asutuste ja töötajate vahel tekkivate töösuhete tulemusena. Selliste dokumentide hulka kuuluvad: personalitellimused, väljavõtted, tööraamatud, isiklikud kaardid jne.
Personalidokumentatsiooni kohustuslik hooldus ettevõtetes on ette nähtud tööseadustikuga, tööraamatute pidamise juhendiga jne.
Personali korralduses registreeritakse teave personali kohta:
Värbamine;
Tööga seotud reisimine;
Töölt vallandamine;
Ametlike palkade kehtestamine;
Pühad;
Tööreisid;
Perekonnanime muutused;
tutvustusi;
Karistused jne.
Personali puudutavad korraldused on aluseks asjakohaste kannete tegemiseks muudesse dokumentidesse (tööraamatud, isikukaardid, finantsdokumendid).
Avaldus - organisatsioonile või ametnikule adresseeritud dokument töölevõtu, vallandamise, üleviimise, puhkuse taotlusega.
Töötaja kirjutab avalduse reeglina käsitsi, mis tahes kujul või selles ettevõttes välja töötatud šabloonile.
Taotlus tööle.
See tuleb kirjutada A4 paberile, kuna see on üldtunnustatud vorming isiklike toimikute jaoks. Tööle asumise avaldus kantakse töötaja isikutoimikusse.
Taotlus teisele ametikohale üleviimiseks.
Seda tüüpi rakendusel on järgmised funktsioonid. Adressaadis märgib töötaja praeguse ametikoha ja tekstis - üleviimise põhjused.
Õppepuhkuse, lapsepuhkuse, perepuhkuse jms avaldused.
Tööleping (leping) - töötaja ja ettevõtte (asutuse, organisatsiooni) vaheline kokkulepe, mille kohaselt töötaja kohustub tegema tööd teatud erialal, järgides töögraafikut ja ettevõte (asutus, organisatsioon) kohustub tasuma töötasu ja tagama töötingimused poolte kokkuleppel ja seadusega ettenähtud korras.
Seal on töölepingu (lepingu) põhi- ja lisatingimused.
Lepingud on järgmised:
Määramata ajaks, s.o. alalise töö jaoks;
Määratud ajaks, mitte rohkem kui viis aastat;
Konkreetse töö ajaks.
Tööraamat on peamine dokument, mis kinnitab töötaja töökogemust. Töötajate tööraamatuid peetakse ettevõttes sõltumata omandivormist.
Seadus keelab mitme tööraamatu omamise.
Tööarvestust peetakse ainult põhitöö tegemise kohas.
Kui olete kaotanud tööraamatu või vahelehe, peate sellest teatama töökoha administratsioonile.
Organisatsioon säilitab raamatupidamise vormide ja täidetud tööraamatute dokumentatsiooni
Raamatupidamisblankettide jaoks on olemas tulude-kulude raamat ning nende jaoks tööraamatud ja lisad.
Tulude- ja kuluraamatut saab kassapidaja pidada ettevõtte raamatupidamises.
Need raamatud peavad olema nummerdatud, pitseeritud ja pitseeritud direktori allkirja ja pitseriga.
CV on eluloolisi andmeid sisaldav dokument, mille inimene esitab tööle kandideerides.
Isiklik personalileht (ankeet) - küsimuste loend töötaja elulooandmete, hariduse, tööalase tegevuse, perekonnaseisu jms kohta.
Isikulehte peab kontrollima personalitegevuse dokumenteerimise eest vastutav töötaja.
Küsimustik on "Isikuandmete lehe" sarnane vorm ja sisaldab samu veerge.
Isiklik kaart (vorm T-2) - peamine raamatupidamisdokument. Sellel on standardne osakondadevaheline vorm, mille on heaks kiitnud statistikaasutused.
2. Dokumentide liigitus
2.1 Dokumendi klassifikatsiooni mõiste
Mõistet "klassifikatsioon" kasutatakse kõige sagedamini samaaegselt nii protsessi kui ka tulemuse tähenduses, s.t. mõistetakse rühmituse ja selle tulemusena saadud skeemina. Klassifitseerimisprotsessi ja selle tulemuse eristamiseks tehakse ettepanek kasutada kahte terminit:
dokumentide klassifitseerimine - dokumentide tellimise või klassidesse jaotamise protsess, et kajastada nendevahelist seost ja koostada liigitusskeem;
Dokumentide klassifikatsioon (lat. classik - kategooria, rühm) on nende alluvuse süsteem, mida kasutatakse dokumendiklasside vaheliste seoste loomise vahendina, samuti nende mitmekesisuses orienteerumiseks. Klassifikatsiooni struktuur esitatakse tavaliselt tabeli või diagrammi kujul.
Klassifitseerimine on üks teadmiste saamise meetodeid. Ilma selleta on võimatu uurida olemasolevate dokumenditüüpide mitmekesisust, neid süstematiseerida ja tuvastada erinevusi erinevate tunnuste järgi eristatavate dokumenditüüpide vahel. Keeruline klassifikatsioon peegeldab dokumentide arengumustreid, paljastab nendevahelised seosed, aitab orienteeruda nende paljususes ja on aluseks nende järjestamisele dokumendisüsteemides. See on oluline dokumendihalduse teooria ning praktilise dokumendi- ja kommunikatsioonitegevuse jaoks.
Dokumentide salastamise puhul on eriti oluline silmas pidada vähemalt järgmisi sätteid:
Märki, mille järgi jagunemine toimub, nimetatakse jaotuse aluseks ja sel juhul moodustatud mõisteid nimetatakse jaotuse liikmeteks;
Sama jaotus tuleb läbi viia samadel alustel (nõue mittekattuda);
Kõikide jaotuse liikmete summa peab olema võrdne jagatava mõiste kogumahuga, s.o. jaotus peab olema ammendav; jaotuse ebapiisavus ega liiasus ei ole vastuvõetamatud (proportsionaalsuse nõuded);
divisjoni liikmed peavad üksteist vastastikku välistama (vastastikused ainuõiguse nõuded);
Jaotuse liikmed peavad olema jagatavale mõistele kõige lähemal, rea järgmisest alamklassist ei tohi hüpata selle kohal või all asuvasse kaugemasse (järjepidevuse nõue).
Dokumentide klassifitseerimine tähendab nende mitmeastmelist, hierarhilist ja dihhotoomset jaotamist perekondadeks, liikideks, alamliikideks, sortideks. Perekond (klass) on dokumentide kogum (kogum), millel on teatud ühine tunnus, mis eristab seda komplekti teistest objektidest. Klassifitseerimisjaotisena võib sõltuvalt liigituse eesmärgist võtta erinevaid tunnuseid. Klassi koostamisel lähtutakse alati kõige olulisemast dokumendi tunnusest, mis vastab liigituse eesmärgile. Klass, mis hõlmab teisi, on nende suhtes perekond ja sellesse kuuluvad klassid on selle suhtes liigid. Sama klass võib olla madalama klassi suhtes perekond ja kõrgema klassi suhtes liik. Seega on klass "kino-foto-fonodokumendid" liik seoses klassiga "dokumendid" ja perekond klasside "filmdokumendid", "fotodokumendid" ja "fonodokumendid" suhtes. Perekond (klass) on esimene jaotusaste, mis selgub dokumendi konkreetsete jaotuste abil.
Vaade – jaotuse teine tase. Sel juhul jaguneb üldmõiste "dokument" spetsiifilisteks mõisteteks, s.o. dokumenditüüpide kohta. Iga liigiklassifikatsiooni linki võib ühe või teise atribuudi järgi nimetada dokumendiliigiks (märgivahendi olemuse, inimese tajumiseks mõeldud vahendi, dokumenteerimisviisi, materjalikandja jne järgi).
Kolmas jagunemise tase on alamliigid. Sellele järgneb sort ja nii edasi, kuni konkreetse dokumendi (üksikisiku) lõplik koht selles klassifikatsioonis määratakse.
Hierarhia – dokumentide järjestamine kõrgeimast madalaimasse. Sellest lähtuvalt on dokumentide hierarhiline paigutus järgmine: dokumendiväljaanne mitteperioodilise väljaande raamat.
Dihhotoomia - ühe klassi dokumentide järjekindel jaotus kaheks vastandlikuks tüübiks, alamliigiks, sordiks jne. Näiteks: avaldatud ja avaldamata dokument, perioodiline ja mitteperioodiline dokument jne.
2.2 Klassifikatsioon vastavalt dokumendi teabekomponendile
Põhijooned klassifikatsioon vastavalt dokumendi infokomponendile - dokumendi sisu; teabe üldistusaste; teabe salvestamiseks kasutatavate märkide tüüp; mõeldud inimese teabe tajumiseks; sisu salvestamiseks kasutatud tegelaste tajukanal; teabe levitamise määr; teabe salvestamise viis jne.
a) Dokumentide liigitus sisu järgi. Klassifikatsioone, mis põhinevad dokumendi sisu (tähenduse) märgil, nimetatakse semantiliseks. Need on jagatud tüüpideks ja alamliikideks vastavalt dokumendi sisu märgile teadmiste harude, teemade, õppeainete, probleemide kaupa. Dokumentide liigitamine sisu järgi toimub praktikas rubrikaatorite, klassifikaatorite, liigitustabelite jms abil. Subjekti, subjekti ja ka peamisi semantilisi aspekte saab kirjeldada leksikaalsete üksuste (märksõnad, deskriptorid) abil, mis võivad olla ka aluseks dokumentide klassifikaatori koostamisel.
Dokumentide semantilistel klassifikaatoritel on suur praktiline tähtsus dokumendi- ja suhtlussfääri alajaotistes ning seetõttu on need kõige arenenumad. Nende hulgas on viis versiooni raamatukogu ja bibliograafilisest klassifikatsioonist (LBC), universaalsest kümnendklassifikatsioonist (UDC), Dewey kümnendklassifikatsioonist, raamatute avaldamise kirjanduse ühtsest klassifikatsioonist ja teistest. Teatud tüüpi dokumentide jaoks on olemas sisukad klassifikaatorid: näiteks riiklike standardite klassifikaator, rahvusvaheline leiutiste klassifikaator. Enamiku teabeotsingusüsteemide ja dokumendimassiivide korraldus põhineb neil klassifikatsioonidel.
b) Dokumentide klassifitseerimine teabe üldistusastme järgi. Vastavalt teabe üldistusastmele jagunevad dokumendid esmasteks ja sekundaarseteks.
c) Dokumentide klassifitseerimine teabe fikseerimise sümboolse vahendi olemuse järgi. Dokumendi eripäraks on see, et selles sisalduv teave edastatakse teatud märkide kaudu. Klassifikatsioonides, mis võtavad arvesse isiku poolt teabe fikseerimise, edastamise ja tajumise märgivahendite tunnuseid, eristatakse tekstilisi ja mittetekstilisi dokumente.
Tekstidokumendis on tähemärk loomuliku keele tähestik (tähed). Tekstidokumente nimetatakse sageli verbaalseteks või verbaalseteks. Sõnaline dokument on reeglina kirjas olemas - sõnad (kõne) fikseeritakse materiaalsele kandjale tavaliste kirjamärkidega. Tänu verbaalsele teabe kodeerimise meetodile on tagatud kõige täpsem tähenduse edastamine. Mõistet "tekstdokument" saab rakendada mitte ainult kirjalikele dokumentidele, vaid ka kõnet sisaldavatele helidokumentidele ehk teisisõnu kõikidele tekstidokumentidele.
Üks peamisi tekstidokumendi tüüpe, milles teave sisaldub mis tahes kirjaviisil, on kirjalik dokument - see on enamasti kirjanduslik dokument, mille sisu väljendatakse suuliselt kirjalikul kujul. Mittetekstiline dokument kujundatakse heliplaadina, kasutades muusikalisi, kartograafilisi ja muid mittekõnelisi märke. Nende hulka kuuluvad: ikoonilised, ideograafilised, kõlavad ja maatriksdokumendid. Neid nimetatakse sageli mitteverbaalseteks (mitteverbaalseteks).
Ikooniline dokument on dokument, mille tähis sarnaneb peegelduva objektiga (joonis, foto, film jne.) Selle klassi dokumentide hulka kuuluvad isograafilised dokumendid, milles kujutist edastatakse visuaalsete vahendite süsteemiga. maal, graafika, fotograafia.
Ideograafiline dokument on dokument, milles sümboliks on sümbol, mis ei kajasta reaalseid objekte ega nähtusi (kaart, märkmed, joonis). Sellesse dokumentide klassi kuuluvad kartograafilised ja muusikalised dokumendid: kartograafiline sisaldab kujutisi erilistest objektidest – Maa pinnast või muudest taevakehadest –, mis on tehtud spetsiaalses märgisüsteemis; ja muusikaline dokument on muusikateose salvestis graafiliste (kirjeldavate) märkidega, mis on erisüsteem - noodikiri.
Helisev dokument jäädvustab ja edastab teavet helidega. See on nn fonodokument (grammofoni plaat, magnetsalvestus).
Maatriksdokument täidetakse "maatrikskeele" abil, st. koosneb koodirakkudest-maatriksitest, mille abil kodeeritakse informatsioon masinaga "lugemiseks" ligipääsetavale kujule (perfokaardid, magnet- ja optilised kettad). Heli- ja maatriksdokumendid kuuluvad tehniliselt kodeeritud klassi, mis sisaldavad plaati, mis on taasesitamiseks kättesaadav ainult tehniliste vahendite, sealhulgas heli taasesitus-, projektsiooniseadmete või arvuti abil.
Keeruline dokument ühendab kahte või enamat olulist teabe fikseerimise vahendit (muusikarakendusega ajakiri grammofoniplaadi kujul; lüümikukomplekt tekstiga; raamat elektroonilise muusikaklaviatuuriga jne).
G ) Dokumentide klassifitseerimine teabe salvestamise mõõtme järgi. Salvestusinfo mõõtmed määratakse dokumendi koht (selle materiaalne alus) ruumis. Selle alusel eristatakse ühe-, kahe- ja kolmemõõtmelisi (mahulisi) dokumente.Ühemõõtmelises keskkonnas salvestatakse info morsekoodis (binaarkoodis) "reas" või lineaarses järjestuses.
e) Dokumentide klassifitseerimine nende teabe tajumise eesmärgi järgi . Teatud sümboolsete vahendite abil dokumenti jäädvustatud teave on inimesele tajutav nii otseselt kui ka kaudselt. Semantilise sisu tajumise subjekti järgi jaotatakse kõik dokumendid inimloetavateks – neid saab inimene ise ilma spetsiaalsete tehniliste vahenditeta "lugeda" - ja masinloetavateks, mis on loodud dokumendis sisalduva teabe automaatseks reprodutseerimiseks. dokumenti kasutades magnetofonit, telerit, printerit, kuvarit jne. d. Masinloetavate dokumentide salvestamine toimub kandja struktuuri muutmise teel.
Oma välimuse järgi ei oska inimene sellistes dokumentides oleva kande olemuse kohta midagi öelda, sest see on tehtud mingil tehnilisel viisil.
f) Dokumentide klassifitseerimine teabe tajumise kanali järgi . Dokumendis sisalduvat teavet on võimalik tajuda erinevate meelte (nägemine, kuulmine, kompimine) abil. Sisu salvestamiseks kasutatavate märkide tajumiskanali järgi eristatakse visuaalseid, kombatavaid, kuulmis- ja audiovisuaalseid dokumente.
g) Dokumentide klassifikatsioon nende levimusastme järgi eristab avaldatud, avaldamata ja avaldamata dokumente.
i) Dokumentide liigitus vastavalt dokumenteerimismeetodile . Dokumenteerimise (või teabe kandjale kinnitamise) meetodi järgi eristatakse käsitsi kirjutatud, trükitud, mehaanilisi, magnet-, foto-, optilisi, laser- ja elektroonilisi dokumente.
2.3 Klassifikatsioon dokumendi materiaalse komponendi järgi
Dokumendi teiseks omistatavaks komponendiks on selle tegelik (sisuline) vorm, teabekandja materiaalne alus, mille tunnused moodustavad teise rühma sõltumatute aluste osas dokumentide liigitamiseks ja alamliikideks jaotamiseks vastavalt teabekandja materjalile, vastavalt materjali struktuurile jne.
a) Teabekandja materjali järgi dokumentide klassifikatsioon tuvastab kunstliku ja loodusliku materjali alusel dokumentide klassid. Kaasaegsete kunstlike kandjate dokumentide peamised sordid on paber- ja polümeerdokumendid (polümeerkile ja polümeerplaat).
b) Klassifikatsioon materjali struktuuri või teabekandja vormi järgi . Igal dokumendil on oma materiaalse kandja kindel väline vorm. Tavatasemel dokumendi vormi (konstruktsiooni) järgi eristatakse raamatut ajalehest, grammofoniplaati disketist, pidades meeles, et dokument on tehtud raamatu, ketta, magneti kujul. lint jne.
Vastavalt infokandja materiaalsele struktuurile on: lehtdokument, kood, kaart, lint, pretensioon, kombineeritud.
2.4 Dokumentide klassifitseerimine vastavalt nende toimimise asjaoludele väliskeskkonnas
Salastamise ühiseks tunnuseks, mis ei ole seotud ei dokumendi sisu ega vormiga, on dokumentide kogumi jaotamise tunnus vastavalt nende toimimise asjaoludele väliskeskkonnas, s.o. ajas ja ruumis. Nende hulka kuuluvad: avaldamise regulaarsus, dokumendi väliskeskkonnas ilmumise koht ja aeg jm.
a) Dokumentide klassifikatsioonis avaldamise regulaarsuse järgi eristatakse perioodilisi ja mitteperioodilisi teavikuid. Perioodilised dokumendid on dokumendid, mis ilmuvad teatud ajavahemike järel nummerdatud või dateeritud, sarnase kujundusega numbrites (ajaleht, ajakiri, jadaväljaanne ja jooksev väljaanne). Mitteperioodilised dokumendid - ühekordselt ja ilma jätku avaldatud dokumendid (raamatud, kaardid, plakatid, perfolindid, optilised kettad, disketid, grammofoniplaadid jne). Lisaks eristatakse ilmumise regulaarsuse järgi aastaraamatut, kvartali-, kuu-, nädala-, päeva- jne.
b) Dokumentide klassifitseerimine väliskeskkonda ilmumise aja järgi. Dokumendi väliskeskkonda ilmumise aja järgi eristatakse originaali, originaali, koopiat, duplikaati.
c) Dokumentide klassifitseerimisel päritolukoha järgi eristatakse kohalikku dokumenti (samas piirkonnas, linnas, ühes või mitmes rajoonis, ettevõttes, asutuses, majapidamises või haridusasutus); piirkondlik dokument - välja antud ja levitatud ühe või mitme Föderatsiooni subjekti piires; siseriiklikud või riiklikud (riigi mastaabis) ja välismaised või välismaised (välja antud või trükitud välismaal).
Zjäreldus
Iga asutuse, ettevõtte, ettevõtte tegevuse teabe- ja dokumentatsiooniteenuste korraldamise üks keskseid küsimusi on DOW-teenuse (juhtimise dokumentaalne tugi) loomine. Tänapäeval ei pea keegi tõestama info olulisust juhtimisvaldkonnas ja iga juht saab aru, et ta saab igas küsimuses otsuse teha vaid siis, kui tal on antud teema kohta vastav informatsioon. Mida kiiremini ta teavet saab ja mida täielikum see on, seda rohkem on tal arenemisvõimalusi parim lahendus võimalikult lühikese ajaga ja pääseda konkurentidest ette.
Infokandja on erinevatel alustel dokument.
Info ja vastavalt ka dokumentide mahu kasv nõudis dokumentide õigeaegseks töötlemiseks tehnoloogia kasutuselevõttu ning arvutite tulekuga ka info enda kasutuselevõttu.
Kahekümnenda sajandi viimasel veerandil hakkas teabemahu tohutu kasv ja arvutitehnoloogia kasutuselevõtt esitama kõrgendatud nõudeid teabe- ja dokumentatsiooniteenuste korraldusele. Sellest tulenevalt hakkasid muutuma nõuded teabe- ja dokumentatsioonitoega seotud teenustele. Välismaal saavad nad üha enam nime – teabe- ja dokumentaalressursside haldusteenus.
Nagu teate, tehakse igas organisatsioonis teatud tööd riigi või avaliku halduse vallas. Iga juhtorgan vajab oma ülesannete täitmiseks infosüsteemi. Muidugi on ka dokumenteerimata – "otsene" juhtimine, aga kuna valdav enamus juhtimistööst vajab oma tegude fikseerimist, siis on vaja tõhus süsteem dokumentatsioonihalduse tugi.
Praktiliselt rakendatavate dokumenteerimisreeglite, dokumentide vormide, dokumentide töötlemise ja säilitamise tehnoloogiate koosseis sõltub otseselt organisatsiooni funktsioonidest.
See võib seletada tõsiasja, et dokumendihalduse probleemid on pidevas arengus ega ole veel saanud piisavat teaduslikku ja metoodilist läbitöötamist. Sõltuvad ju muu hulgas organisatsioonide juhtimise dokumentaalse toe tegelikud süsteemid staatusest, töömahust, õiguste ja volituste ulatusest ning selle juhi isiksusest ja kogu juhtimissüsteemist tervikuna. Näiteks väikestes ettevõtetes on raamatupidamiskohustused enamasti määratud büroo juhtkonnale ja suurtes on see iseseisev funktsionaalne valdkond, kuid mõlemal juhul tuleks samad toimingud dokumenteerida ühtemoodi, samades näitajates ja vormides. dokumente.
Koolieelsete lasteasutuste teenused on erinevates organisatsioonides nii kvantitatiivselt kui kvalitatiivselt erinevad, kuid täheldada võib järgmist trendi - mida suurem on ettevõte, seda rohkem on infosuhete korraldamise ja juhtimisaparaadi dokumentatsiooni toetamisega seotud tegevusi eraldatud iseseisvateks teenusteks. . Juhtimistegevuse dokumendiliikide kujunemise probleem näib olevat tänapäeval üks olulisemaid. Töö eesmärgiks oli süstematiseerida, koguda ja kinnistada teadmisi juhtimistegevuses kasutatavate dokumendiliikide, nende arendamise kohta.
Eesmärgi saavutamiseks lahendati järgmised ülesanded:
Juhtimistegevuses kasutatavate dokumendiliikide analüüs;
Dokumendiarenduse uuring;
Dokumentide klassifikatsioon.
Bibliograafia
tekstidokumentide kontoritöö rekvisiidid
1. Meeskond "Kontoritöö ja dokumendihaldus ettevõttes nr 1 2010" Väljaandja: LLC "Business-Arsenal", jaanuar 2010, 97 lk.
2. Zakharkina O.I., Gusyatnikova D.E., Shitova M.A. "Ettevõtte personaliteenindus. Bürootöö, dokumendivoog ja regulatiivne raamistik” / Toim. Omega-L, 2009. 260 lk.
3. Rogožin M.Yu. "Ettevõtte personaliteenistuse dokumendid" / Toim. GROSS MEEDIA, ROSBUH, 2008, 281 lk.
5. Rumeenia L.A. "Dokumentatsiooni tugi" 3. trükk, 2005, 224 lk.
Majutatud saidil Allbest.ru
Tööraamatute täitmise reeglid. Sõnastuse näited tööraamatus. Haldusdokumendid ainuotsustamise tingimustes. Nende väljatöötamise järjekord, kujundus ja detailide kompositsioon. Teabe ja viitedokumentide koostamine.
test, lisatud 06.07.2010
Dokumentide klassifitseerimise, standardimise ja ühtlustamise juhised. Dokumentidel olevate detailide koosseis ja asukoht, nende korrigeerimise reeglid, tähtajad. Ettevõtte personali käsitlevad dokumendid. Dokumentide süstematiseerimine, registreerimine ja säilitamine.
õpetus, lisatud 08.04.2010
Sekretäri roll juhtimisstruktuuris. Organisatsiooni-, haldus-, teabe- ja võrdlusdokumendid. Nõuded dokumentidele. Dokumendiringluse ja dokumentide kättetoimetamise korraldamine. Dokumentide registreerimine, kohtuasjade nomenklatuuride koostamine.
kursusetöö, lisatud 05.12.2009
Prikaznaja, kollegiaalsed ja ministrite menetlussüsteemid revolutsioonieelsel Venemaal. Kontoritöö areng nõukogude asutustes. Dokumentide detailide registreerimise kaasaegsete nõuete analüüs. Dokumendihaldusstandardi sisu.
kursusetöö, lisatud 14.12.2016
Ettevõtte tootmist ja majandustegevust kajastavad dokumendid. Dokumentide liigid: organisatsiooniline ja juriidiline haldus, teave ja viide, ärikirjad, personaliteenistuse dokumendid. Dokumentide koostamise ja säilitamise eeskirjad.
abstraktne, lisatud 19.05.2011
Kirja, akti ja tõendi A4-formaadis lehele tippimise kord, millel on pitsati detailide nurkne asukoht, nende dokumentide töötlemise eeskirjad ja õiguslik jõud. Märgukirja, personalikorralduse, protokolli, telefoniteate koostamise kord.
test, lisatud 18.02.2011
Sekretäri töökoha korraldus. Kindlustusküsimustes kirja kirjutamise tunnused. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide vormistamine täitmiseks. Üksikasjalikud reeglid. Info-viite- ja asjaajamisdokumendid.
test, lisatud 02.07.2010
Teabe ja viitedokumentide (kirjad, aruanded ja seletuskirjad) klassifikatsioon ja nende täitmise reeglid. Bürootööalaste teadmiste praktiline rakendamine volikirja vormistamise, puhkuseavalduse, tõendite kinnitamise näitel.
test, lisatud 10.07.2010
Kaasaegsete tehniliste vahendite omadused dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks. Dokumendiliigid: korralduslikud ja juriidilised, haldus-, teabe- ja viited. Peamised teabe dokumenteerimise viisid. Telekommunikatsiooni kasutamine.
kursusetöö, lisatud 11.03.2011
Dokumentide koostamine ja täitmine, töötlemine, säilitamine, haldusaparaadi töötajate nõudmisel otsimine. Vajadus erialaste teadmiste ja oskuste järele kontoritöö korraldamisel ja hoidmisel. Dokumentide vormid ja maksimaalne üksikasjade kogum.
Arvepidamise kohustus on tavaliselt pandud sekretärile. See positsioon ei nõua eriharidus ja sageli võtab see vastu minimaalse töökogemusega taotlejaid. Kuid dokumendihaldus on vastutusrikas ja oluline asi, ettevõtte edukas toimimine sõltub suuresti selle täpsusest ja korrektsusest.
Ettevõtlus võib olla:
Kontoritöö põhitõdesid pole keeruline iseseisvalt omandada. Parem on alustada kõige olulisemast ja põhilisemast dokumendist - kohtuasjade nomenklatuurist.
See on dokument kõigi organisatsioonis esinevate "juhtumite" loendiga. Mõiste "juhtum" tähendab sel juhul sama tüüpi või sama suuna äridokumentide komplekti.
Nomenklatuur on süsteem, mis võimaldab analüüsida ettevõtte dokumentaalset tegevust. Selle koostamiseks peate määrama kõigi saadaolevate dokumentide tüüpide loendi. Seejärel ühendage need juhistes.Igale tüübile omistatakse number - kood, see võib koosneda mitmest numbrist või tähest, näiteks number, avaldamisaasta või isegi kuu, kui dokumentide maht on märkimisväärne.
Näiteks: 01/BU/2017, kus 01 on seerianumber, BU on raamatupidamine, 2017 on aasta. Samuti on märgitud säilitusaeg ja koht arhiivis, millal asi seal üle antakse. Nomenklatuuri saate kinnitada teatud perioodiks - aastaks, 3 aastaks või 5 aastaks, kui muudatusi pole oodata. Enne kinnitamist peaksid osakonnajuhatajad oma töö osas nomenklatuuri sisu üle kontrollima.
Paberite mugavaks arhiveerimiseks, aga ka kohtuasjade süsteemi viimiseks koostatakse nomenklatuur. See aitab lühidalt välja tuua kontoritöö põhitõed, kajastab peamisi äripaberite liike, võttes arvesse ettevõtte iseärasusi. Tavaliselt koostatakse see tabeli kujul - juhtumi nimi, kood (number), koht arhiivis, säilitusaeg. Juhtumid on kõige parem rühmitada tüübi ja avaldamisosakonna järgi.
Juhtumite arv ja dokumentide liigid on otseselt seotud ettevõtte tegevuse spetsiifikaga. Sageli on töövoog jagatud plokkideks, mida viivad läbi töövaldkondade spetsialistid. Kuid on olemas nimekiri, mis on tüüpiline igale ettevõttele, olgu see siis äri- või osariik:
Sissetulev – väljastpoolt organisatsiooni sisenev – kõik, mis tuli postiga, kulleritega, teiste organisatsioonide esindajate poolt isiklikult kohale toodud.
Väljuv - organisatsioonist saadetav - kõik teistele juriidilistele isikutele, aga ka üksikisikutele adresseeritud (vastused, kirjad, otsused).
Sisemine - ärge minge kaugemale organisatsioonist, mis reguleerib ettevõtte tööd (korraldused, korraldused, määrused, määrused jne).
Üldjuhul peetakse iga liigi kohta eraldi registreerimispäevikut, kuhu märgitakse järjekorranumber, kuupäev, nimi, kust dokument pärineb või kuhu see saadeti ning vastutava isiku nimi.
Kui päevikus registreeritakse töötajatele välja antud dokumendid, jäetakse kviitungisse allkirjaväli. Samuti saab päevikusse teha märke, mille puhul nomenklatuuri järgi esitati koopia säilitamiseks.
Organisatsioon saab pidada ka sisemiste töölähetuste logisid, võtmete kättetoimetamise arvestust, saabumise kellaaega töökoht ja isegi telefonikõnesid. Mõnikord viib registreerimisraamatute arv ajakirjade registri loomiseni. Kõik oleneb vajadusest ja ettevõttes valitsevast praktikast.
Ajakirjad tuleb nummerdada, õmmelda ja pitseerida, seda tehakse selleks, et välistada lehe väljavahetamise võimalus.
Raamatupidamine on kontoritöö ja dokumendivoo aluseks. Ajakirjade ja juhtumite arv sõltub ettevõtte vajadustest ja soovist kõiki olemasolevaid pabereid salvestada.
Peale juhtumite nomenklatuuri ja nõutavate ajakirjade loetelu väljatöötamist on mõistlik koostada organisatsiooni töövoo määrus. See on määrus, mis selgitab kõigi olemasolevate paberite koostamise, üleandmise, arhiveerimise reegleid. See kirjeldab iga dokumentatsioonivoo protseduuri ja määrab selle ühest osakonnast teise ülekandmise aja.
See säte aitab vältida segadust, vastutuse nihkumist ja oluliste äridokumentide kaotamist. Iga voo jaoks on ette nähtud marsruut - näiteks: avaldamine, kinnitamine, registreerimine, adressaadile saatmine, arhiivi esitamine.
Sageli ei suuda algajad ja mitte ainult nemad aru saada, millistel juhtudel on organisatsiooni pitserit vaja ja millistel mitte. Vastus on väga lihtne: väljaminevad vormid on kinnitatud pitseriga, sest. pitsati olemasolu tõendab kirja päritolu. Sisemised paberid ei vaja pitsat, nagu Sel juhul piisab juhtkonna allkirjast.
Sissetulevad dokumendid pärast nende registreerimist antakse üle otsuse tegemiseks ja täitmise või vastamise eest vastutava isiku määramiseks. Samuti ei vaja need printimist. Ärge ajage pitserit ja templit segamini. Templid võivad olla väga erinevad, alates "Sissetulev number ..." kuni "Koopia on õige" ja neil pole juriidilist jõudu. See on vaid abivahend sekretäri töös.
