Na sastancima, sastancima, sastancima, konferencijama.
Protokoli dokumentiraju rad stalnih kolegijalnih tijela, poput kolegija odbora i ministarstava, tijela općinske uprave, te znanstvenih, tehničkih, metodoloških vijeća. Osim toga, mogu se snimati i sastanci voditelja strukturnih odjela, zamjenika generalnog direktora, direktora.
Uobičajeno je sastavljanje zapisnika za dokumentiranje rada privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, seminari i sl.).
Zapisnik sastavlja tajnik na temelju bilješki koje je vodio na sjednici. To mogu biti kratke bilješke, transkripti ili diktafonske snimke. Za pripremu zapisnika tajnik prikuplja sažetke izvješća i govora, nacrte odluka prije sjednice.
Protokol izdana na zajedničkom obrascu.
Naslov protokola će biti naziv kolegijalnog tijela ili vrstu sastanka... Na primjer, Zapisnik (što?) sa sjednice pedagoškog vijeća; sastanci voditelja strukturnih odjela itd.
Datum zapisnika je datum sastanka (zapisnik se u pravilu sastavlja nakon sastanka). Ako je sastanak trajao nekoliko dana, datum zapisnika uključuje datum početka i završetka.
Na primjer: 21 — 24.07.2009 .
Broj (indeks) zapisnika je redni broj sjednice unutar kalendarske godine ili mandata kolegijalnog tijela.
Tekst protokola uključuje sljedeće dijelove:
U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjednika i tajnika sjednice. U novom retku iza riječi " Prisustvovao»Po abecednom redu navedite imena i inicijale dužnosnika prisutnih na sastanku.
Ako je na sastanku bilo i drugih osoba, onda iza riječi "prisustvovao" piše " Pozvan»I popis pozvanih osoba je naznačen, u ovom slučaju položaj i naziv organizacije naznačeni su prije svakog prezimena.
U uvodnom dijelu protokola naznačen je dnevni red.
Sastoji se od navođenja pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, te fiksira slijed njihove rasprave i imena govornika (govornika). Svako pitanje na dnevnom redu numerirano je arapskim brojevima, formulirano je prijedlozima "O" ili "O". Na primjer: "O odobravanju obrazovnih programa"; "O sumiranju rezultata akademske godine."
Za svaku točku naveden je izvjestitelj (službenik koji je pripremio ovo izdanje).
U skladu s redoslijedom pitanja na dnevnom redu sastavlja se tekst glavnog dijela protokola – treba sadržavati onoliko točaka dnevnog reda.
Tako je dio zaglavlja protokola uvijek oblikovan na isti način. No, tekst protokola može biti predstavljen u različitim oblicima: kratkim ili punim.
Kratki protokol- popravlja pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav se zapisnik najčešće vodi u slučajevima kada je sastanak operativne prirode (vidi sl. 1).
Kompletan protokol- sadrži podatke ne samo o pitanjima o kojima se raspravljalo, donesenim odlukama i imenima govornika, već i dovoljno detaljne zapise koji prenose sadržaj izvještaja i govora sudionika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i odgovore izrečeni, primjedbe, stavovi. Potpuni zapisnik omogućuje dokumentiranje detaljne slike sastanka (vidi sliku 2).
Riža. 1. Primjer kratkog protokola
Pri korištenju bilo kojeg oblika zapisnika, tekst će biti podijeljen na onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda.
Svaki odjeljak ima tri dijela: “ČUO”, “SPEAKED”, “ODLUČEN” (“ODLUČEN”), koji su ispisani s lijeve margine velikim slovima. Ovaj dizajn omogućuje vam da u tekstu istaknete govor glavnog govornika, sudionike u raspravi o pitanju i izreku u kojoj je odluka formulirana.
U dijelu " SLUŠAO»Naveden je tekst govora. Na početku teksta u novom retku, u nominativu, navedite prezime govornika. Snimka izvedbe odvojena je crticom od prezimena. Govor je predstavljen u trećem licu jednine. Dozvoljeno je naznačiti umjesto zapisa govora iza prezimena (“Zapis govora u prilogu”, “Tekst izvještaja u prilogu”).
U potonjem slučaju izvješća postaju prilog protokolu.
U dijelu " GOVORIO»Novim redom u nominativu navedite prezime govornika, a iza crtice tekst govora ili pitanje (ako je tijekom govora postavljeno govorniku).
U dijelu " BILO JE RJEŠENO"(" ODLUČENO ") odražavaju odluku donesenu o pitanju o kojem se raspravlja. Operativni tekst tiska se u cijelosti u bilo kojem obliku zapisnika.
Tekst cijelog protokola ispisuje se s proredom od 1,5.
Zapisnik sastavlja tajnik sastanka. Protokol potpisuje tajnik i dostavlja ga na potpis predsjedavajućem u roku od 3 (tri) radna dana nakon sjednice.
Potpisi su odvojeni od teksta sa 3 proreda. Naslov radnog mjesta ispisuje se od ruba lijeve margine, zadnje slovo u prezimenu ograničeno je na desnu marginu.
Na dan potpisivanja protokola od strane predsjednika, isti se mora registrirati.
Izvod iz zapisnika je točna kopija dijela teksta izvornog zapisnika koji se odnosi na pitanje dnevnog reda za koje se izvod priprema. Izvod reproducira sve pojedinosti obrasca, uvodni dio teksta, točku dnevnog reda za koju se izvod priprema, te tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvadak iz zapisnika potpisuje samo tajnik, on ga i ovjerava. Ovjerovni natpis je ispisan rukom, sastoji se od riječi "Točno", oznake položaja osobe koja ovjerava kopiju (izvadak), osobnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma (vidi sl. 3).
Izvadci iz zapisnika ponekad zamjenjuju takvu direktivu kao odluku. U ovom slučaju, izvadak služi kao alat za priopćavanje donesenih odluka izvršiteljima. U tom slučaju tajnik, na primjer, Upravnog odbora, najkasnije u roku od 2 (dva) dana od potpisivanja zapisnika sa sjednice, dostavlja izvode iz zapisnika o pojedinim pitanjima odgovornim izvršiteljima. Izjave potpisuje tajnik.
Izvadci iz protokola koji se šalju drugoj organizaciji podliježu obveznoj ovjeri pečatom.
Originalne preslike zapisnika formira tajnik u predmetu prema vrsti sastanaka. Na primjer, "Zapisnici općih sjednica", "Zapisnici sa sjednica Upravnog odbora", "Zapisnici sa sastanaka s ravnateljem" itd. Unutar kućišta protokoli su sistematizirani brojevima i kronologijom. Predmeti se formiraju tijekom kalendarske godine.
Protokol zauzima posebno mjesto u sustavu organizacijskih i administrativnih dokumenata. S jedne strane može se svrstati u informativne dokumente (budući da sadrži podatke o tijeku rasprave o nekim upravljačkim pitanjima), a s druge strane, protokoli sadrže izreci i stoga se mogu smatrati upravnim dokumentima. .
Protokol - dokument kojim se utvrđuje tijek rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sjednicama, sjednicama, konferencijama. Protokoli dokumentiraju rad stalnih kolegijalnih tijela, poput kolegija odbora i ministarstava, tijela općinske uprave, te znanstvenih, tehničkih, metodoloških vijeća.
Sjednice dioničara i sjednice upravnih odbora podliježu obveznom zapisniku.
Protokoli se podnose državnim tijelima radi registracije (primjerice, prilikom registracije poslovnih banaka, gospodarskih komora i sl.). Za dokumentiranje rada privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, sastanci, seminari i sl.) sastavlja se zapisnik.
Protokol se sastavlja na temelju bilješki koje je na sastanku vodio tajnik ručno ili diktafonom.
Ovisno o vrsti sastanka i statusu kolegijalnog tijela, bira se oblik protokola: kratak, potpun ili doslovan.
Kratak zapisnik - bilježi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke (vidi str. 94). Preporuča se vođenje takvog zapisnika samo u slučajevima kada se sastanak stenografira, izvješća i govori se dostavljaju tajniku ili kada je sastanak operativnog karaktera.
Pun Protokol bilježi ne samo pitanja o kojima se raspravljalo, donesene odluke i imena govornika, već i prilično detaljne zapise koji prenose sadržaj izvještaja i govora sudionika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i odgovore, primjedbe , pozicije. Cijeli zapisnik omogućuje dokumentiranje detaljne slike sastanka (vidi stranice 95-96).
stenografija protokol je sastavljen na temelju doslovnog zapisnika sa sastanka (prijepis) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu.
Potpuni i doslovni zapisnici sastavljaju se na temelju rukom pisanih doslovnih ili magnetofonskih zapisa koji se čuvaju tijekom sastanka.
Sve vrste protokola sastavljaju se na zajedničkom obrascu koji uključuje sljedeće podatke: naziv institucije (organizacije, poduzeća), vrstu dokumenta (protokol), mjesto datuma, indeks dokumenta, mjesto sastavljanja protokola, mjesto za naslov teksta. Datum zapisnika je datum sastanka (zapisnik se u pravilu sastavlja nakon sastanka). Ako je trajao nekoliko dana, tada datum protokola uključuje datum početka i završetka.
Na primjer: 21-24.01.2000.
Broj (indeks) zapisnika je redni broj sastanka. Zapisnici se numeriraju unutar kalendarske godine ili mandata kolegijalnog tijela.
Naslov teksta zapisnika u pravilu odražava vrstu sastanka ili kolegijalne aktivnosti te je u skladu s nazivom vrste dokumenta. Na primjer: Zapisnici - sjednice odbora; - sastanci radnog kolektiva; - sastanci voditelja strukturnih odjela.
Tekst protokola uključuje uvodni i glavni dio.
U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjednika i tajnika sjednice (u kratkom obliku zapisnika ovaj podatak je izostavljen). U novom retku iza riječi “Prisustvovao” navedite prezimena, inicijale stalnih članova kolegijalnog tijela (abecednim redom), prezimena, inicijale i radna mjesta pozvanih na sjednicu. Prilikom sastavljanja zapisnika s proširenog sastanka imena sudionika nisu navedena, ali je njihov ukupan broj naznačen brojkama. Prebrojavanje sudionika vrši se prema upisnim listama, koje se dostavljaju tajniku sjednice i postaju jedan od priloga zapisniku.
U uvodnom dijelu zapisnika nalazi se dnevni red. Navodi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku s imenima govornika (govornika) i fiksira redoslijed njihove rasprave. Dnevni red sastanka u pravilu se sastavlja unaprijed i trebao bi sadržavati optimalan broj pitanja koja se mogu razmotriti i raspraviti na sastanku.
Tekst glavnog dijela zapisnika sastavlja se u skladu s redoslijedom pitanja utvrđenim dnevnim redom.
Glavni dio teksta protokola sadrži onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda. U skladu s njim, odjeljci su numerirani. Svaki dio sastoji se od tri dijela: „SLUŠAO“, „GOVORIO“, „ODLUČIO“, koji su ispisani iz stavka kako bi se u tekstu zapisnika istaknule snimke govora glavnog govornika, sudionika rasprave o pitanje i izreku o formuliranju odluke sastanka. U istu svrhu, u tekstu protokola prezime i inicijali svakog govornika ispisuju se u novom redu u nominativu. Navod zapisnika govora odvaja se od prezimena crticom, navodi se u trećem licu jednine.
Zapisnik sastavlja tajnik sastanka. Predsjednik i tajnik potpisuju.
Izvod iz protokola je točna kopija dijela teksta izvornog zapisnika koji se odnosi na točku dnevnog reda za koju se izvod priprema (vidi str. 97). Ujedno reproduciraju sve pojedinosti obrasca, uvodni dio teksta, točku dnevnog reda za koju se izvod priprema te tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvadak iz zapisnika potpisuje samo tajnik, koji sastavlja i ovjerovni natpis. Sastoji se od riječi "Točno", naznaka položaja osobe koja ovjerava kopiju (izvadak), osobnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma. Ako se izvadak daje za predaju drugoj organizaciji, onda je ovjeren pečatom.
Vidi također:
Nova stranica 1
Protokol kao odraz kolegijalnog načina odlučivanja
Zapisnik sjednice služi za dokumentiranje rada kolegijalnih i savjetodavnih tijela (kolegija, vijeća, povjerenstava, sastanaka, sastanaka i sl.), stalnih i povremenih. Često se zapisnici sa sastanaka vode na poslovnim sastancima, pregovorima radi popravljanja sporazuma postignutih između stranaka ili drugih zajednički utvrđenih uvjeta.
Zapisnik sa sjednice - dokument koji sadrži sekvencijalni zapis o raspravi o pitanjima i odlučivanju na sjednicama, sjednicama, konferencijama, sastancima kolegijalnih ili savjetodavnih tijela.
Zapisnik sjednice odražava aktivnosti za zajednički razvoj i donošenje upravljačkih odluka. U pravilu, najvažnija i temeljna pitanja u aktivnostima organizacije, koja zahtijevaju kolektivnu, zajedničku raspravu i odlučivanje, podliježu kolegijalnoj odluci.
Kolegijalna metoda odlučivanja koristi se u aktivnostima gotovo svake organizacije, bez obzira na njezin organizacijski i pravni oblik i prirodu njezinih aktivnosti , na primjer, u organizacijama koje imaju oblik dioničkog društva, na temelju kolegijalnosti, skupština dioničara, upravni odbor (nadzorni odbor), uprava, revizijska komisija i komisija za prebrojavanje djelovati. Osim toga, u svakoj organizaciji s jedinim izvršnim tijelom, na primjer, s glavnim direktorom, mogu se osnovati uprave, vijeća, povjerenstva koja zajednički raspravljaju i rješavaju različita pitanja djelovanja organizacije.
Sjednici u pravilu prethodi mnogo pripremnih radova: priprema dnevnog reda za sjednicu, informiranje članova kolegijalnog tijela i drugih zainteresiranih osoba, priprema materijala za razmatranje na sjednici u skladu s dnevnim redom (u pravilu , ovo je upućivanje na problematiku ili teze govora i nacrt odluke), njihovo umnožavanje i distribuciju svim sudionicima skupa radi prethodnog upoznavanja, pripreme prostora za sastanak i sl.
Sastanku kolegijalnog tijela prethodi registracija sudionika koja se može provesti u različitim oblicima: od upisivanja imena prisutnih izravno u nacrt zapisnika (ako broj sudionika sastanka ne prelazi 15 osoba), sastavljanje popisa članova kolegijalnog tijela nazočnih i pozvanih, uz navođenje svih potrebnih podataka o njima (položaj, mjesto rada) prije registracije sudionika uz pomoć tehničkih sredstava. Prilikom održavanja skupština skupština dioničara, dioničari i punomoćnici prisutni na sjednici moraju biti ovjereni potpisom predsjednika skupštine. Ovlaštene osobe mogu se uključiti u popis nazočnih samo uz predočenje punomoći za pravo zastupanja interesa dioničara. Registracija prisutnih na sjednici iznimno je važan trenutak, budući da odluke kolegijalnog tijela imaju pravnu snagu samo ako postoji kvorum, te ako svi sudionici sjednice imaju dovoljno ovlasti za glasovanje o donesenim odlukama.
Zapisnik se sastavlja na temelju zapisnika sjednice, tonske snimke sjednice ili na temelju grubih rukopisnih bilješki koje se čuvaju tijekom sjednice, kao i materijala pripremljenog za sjednicu (tekstovi izvještaja, govora, reference, nacrti odluka, dnevni red, popisi sudionika itd.).
Ako je sastanak bio stenografiran ili snimljen , nakon sastanka dešifrira se zapisnik, ovjerava tonskom snimkom i sastavlja (takvi zapisnici se nazivaju transkripti ili doslovci). Transkripti ili zvučni zapisi sjednice transkribiraju se u dijelovima tijekom samog sastanka ili neposredno nakon sastanka, ali u svakom slučaju vrijeme predviđeno za izradu zapisnika i zapisnika sastanka ne smije biti duže od 3-5 dana od dana održavanja sastanka. dana kada je sastanak održan.
Ako je tijek sastanka snimljen na magnetofon ili diktafon , nakon što je transkripcija, transkript i (ili) zapisnik prepisan, kaseta sa tonskom snimkom čuva se određeno vrijeme (obično u roku od dva tjedna) u jedinici za tonsko snimanje sastanaka, a zatim demagnetizirana. Ovo vrijeme je potrebno za uklanjanje mogućih pitanja i pojašnjenje teksta protokola. Odlukom čelnika kolegijalnog tijela, snimka sastanka može se izdati za dugotrajnu arhivsku pohranu.
S gledišta cjelovitosti odraza tijeka sastanka razlikuju se potpuni i kratki zapisnici.
Potpuni protokolsadrži zapisnik svih govora na sastanku, kratak- samo imena govornika i tema govora. Koji protokol treba voditi u svakom konkretnom slučaju utvrđuje se poslovnikom kolegijalnog tijela ili odlučuje predsjednik kolegijalnog tijela.
Zapisnik sa sjednice sastavlja se na standardnim A4 listovima papira. Obvezni podaci protokola su: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta (PROTOKOL), datum dokumenta, matični broj, mjesto izrade dokumenta, naslov teksta, potpisi.
Registracija pojedinosti protokola mora biti u skladu s GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju".
Datum protokolaje datum događaja (sastanak, sastanak). Datum je sastavljen na digitalni ili verbalno-digitalni način: 02/05/2005 ili 05. veljače 2005.
Registracijski broj protokola je redni broj sjednice tijekom kalendarske godine ili tijekom mandata izabranog tijela. Prilikom upisa protokola ne vode se posebni upisno-knjižni obrasci (dnevnik, kartoteka), svakom novom protokolu se dodjeljuje serijski broj iza broja posljednjeg spisa koji je upisan u spis.
Mjesto pripreme protokola naznačeno je u skladu s usvojenom administrativno-teritorijalnom podjelom. Naziv mjesta u kojem je dokument sastavljen može se izostaviti ako je naziv teritorija uključen u naziv organizacije: Moskovska gradska duma, Zakonodavna skupština Tverske regije.
Naslov teksta je obavezan rekvizit protokola. Mora biti gramatički u skladu s nazivom vrste dokumenta:
ZAPISNIK (što?) sjednice komisije za revalorizaciju dugotrajne imovine
ZAPISNIK (što?) sjednice Uprave
Tekst protokolasastoji se od dva dijela – uvodnog i glavnog. Uvodni dio sastavljen je identično u punim i kratkim oblicima protokola. Navodi se: imena predsjednika i tajnika sjednice, imena ili ukupan broj sudionika sastanka i pozvanih osoba, dnevni red. Imena članova kolegijalnog tijela ili osoba koje sudjeluju na sjednici s pravom glasa navode se abecednim redom bez navođenja njihovih pozicija. Ako je naveden ukupan broj prisutnih, navodi se njihov opći naziv i bilješka o postojanju upisnog popisa:
Prisutni: članovi Znanstveno-tehničkog vijeća u broju od 25 osoba. (popis je u prilogu).
Osobe koje nisu članovi kolegijalnog tijela i koje su pozvane na sjednicu kao stručnjaci za pitanja o kojima se raspravlja ili zainteresirane osobe navedene su iza riječi „Pozvane:“, također abecednim redom, ali s naznakom radnog mjesta i mjesta rada, ako jesu predstavnici drugih organizacija.
Na dnevnom redu sjednice navodi se pitanje ili pitanja koja su predmet razmatranja na sjednici, mjesto i prezime govornika. Ako postoji više pitanja, ona su numerirana arapskim brojevima i raspoređena prema stupnju težine, važnosti i redoslijedu rasprave. Pitanja na dnevnom redu građena su prema formuli "o čemu?":
Točke dnevnog reda trebaju biti formulirane točno i jasno, odražavaju bit pitanja o kojima se raspravlja. Ne preporučuje se uvrštavanje točke “Razno” na dnevni red.
Tekst glavnog dijela zapisnika sastoji se od zasebnih odjeljaka prema broju točaka dnevnog reda, od kojih je svaka strukturirana prema sljedećoj shemi:
1. SLUŠALI:
GOVORIO:
ODLUČIO: ( ili: RIJEŠENO :)
Ove ključne riječi za protokol ispisane su velikim slovima i crvenom linijom. Odjeljci su numerirani arapskim brojevima u skladu s dnevnim redom. Nakon riječi "SLUŠAO:" u nominativnom slučaju navodi se prezime govornika i u obliku 3. lica jednine ili s prijedlogom "o" navodi se sadržaj izvješća. Ako postoji tekst izvješća, nakon imena govornika bilježi se: (Tekst izvještaja nalazi se u prilogu).
U poglavlju "GOVORIO:" imena osoba koje su sudjelovale u raspravi o izvješću dosljedno su navedena i formulirana su njihova mišljenja. Imena govornika i sadržaj njihovih govora bilježe se na isti način kao i govor glavnog govornika u prethodnom dijelu zapisnika.
Po potrebi, isti dio protokola bilježi postavljena pitanja govorniku i njegove odgovore u sljedećem obliku:
Pitanje: Ako se donese odluka o izdavanju dionica društva, je li predviđeno izdavanje povlaštenih dionica?
Odgovor: Ne, izdavat će se samo redovne dionice.
Ne smije se navesti prezime osobe koja je postavila pitanje.
U poglavlju "ODLUČENO:" ("RJEŠENO:") odluka se bilježi, sažeto, precizno, sažeto - da nema dvosmislenog tumačenja. Donesene odluke formulirane su u propisnom obliku: "Odobri ...", "Pruži ...", "Unesi promjene...". O jednom pitanju može se donijeti nekoliko odluka, u ovom slučaju one su numerirane arapskim brojevima. Po potrebi se uz odluku navode rezultati glasovanja: broj glasova "za", "protiv", "suzdržan", a također, ako je glasovanje bilo tajno, - broj izdanih glasačkih listića, dobivenih kao rezultat glasovanja i proglašen nevažećim.
Sudionik sjednice ili sjednice može dati izdvojeno mišljenje o donesenoj odluci, koje se izlaže na posebnom listu i prilaže zapisniku. Sadržaj izdvojenog mišljenja bilježi se u zapisnik nakon evidentiranja odgovarajuće odluke.
Ako je bilo koji dokument odobren protokolom, on mora biti priložen protokolu i imati pečat odobrenja, na primjer:
Potpisi predsjednika i tajnika na sastancima se završava izvođenje zapisnika. Potpisuje se jedan primjerak protokola. S lijeve strane nalazi se potpis predsjednika, s desne strane - tajnika.
U skladu s važećim zakonodavstvom, u nekim slučajevima zapisnike sa sjednica potpisuje samo predsjedavajući (predsjedavajući) na sjednici. Zakonom su također predviđeni slučajevi potpisivanja protokola od strane svih članova tijela koje donosi odluke. Na primjer,Savezni zakon "O dioničkim društvima" (u daljnjem tekstu: Zakon) predviđa (članak 68.) da zapisnik sa sjednice upravnog odbora (nadzornog odbora) društva potpisuje predsjedavajući sjednice, koji odgovoran je za ispravnost zapisnika.
Što se tiče upisa zapisnika sa skupštine dioničara, zakon uopće ne propisuje postupak njegovog potpisivanja, u čl. 63. Zakona utvrđeno je samo koje su informacije navedene u protokolu:
- mjesto i vrijeme održavanja glavne skupštine dioničara;
- predsjednik (predsjedništvo) i tajnik sjednice, dnevni red sjednice.
Zakon također navodi da zapisnik glavne skupštine dioničara društva mora sadržavati glavne odredbe govora, pitanja koja se stavljaju na glasovanje, te rezultate glasovanja o njima, odluke koje je skupština usvojila.
Skraćena verzija protokola
Dopuštena je skraćena verzija protokola u kojoj su riječi SLUŠAO, GOVORIO, ODLUČIO (ODLUČIO) se ne tiskaju. Nakon broja koji označava broj pitanja u dnevnom redu, navodi se sadržaj pitanja (točke dnevnog reda). Posljednji redak sadržaja pitanja je podvučen, a ispod retka ispisana su imena govornika i govornika u raspravi (najprije se navodi ime glavnog govornika, a zatim imena govornika - u redoslijeda njihova izlaganja). Nakon navođenja imena, ako je potrebno, ukratko se iznosi bit pitanja koje se razmatra, a ispod se nalazi odluka (rješenje).
Za obavještavanje zainteresiranih organizacija i pojedinaca o donesenim odlukama, kao i za potvrđivanje donesenih odluka, mogu se sastaviti izvatci iz zapisnika.
Izvadak iz zapisnika - dokument koji je preslika dijela zapisnika. U izvodu se reproducira uvodni dio protokola (pojedinosti obrasca, podaci o predsjedniku, tajniku, koji su bili prisutni), pitanje dnevnog reda za koje se izvod priprema te dio teksta koji odražava razmatranje pitanja. i odluke donesene o tome. Izjava nije ovjerena potpisima predsjednika i tajnika. Za pravnu snagu izvoda iz zapisnika koristi se nužna "Oznaka ovjere kopije", koju sastavlja tajnik. Ako se izvod iz dokumenta izdaje za predaju drugoj organizaciji, ovjerava se pečatom organizacije.
Nova stranica 1
Pripreme za registraciju protokola započinju imenovanjem datuma i vremena sastanka, definiranjem niza pitanja koja će se na njemu razmatrati. Ova se odluka obično formalizira dnevnim redom koji će prilikom sastavljanja zapisnika činiti jedan od njegovih dijelova, a prije sjednice je dokument kojim se obavještavaju sudionici sjednice. Protokol se sastavlja na temelju bilješki koje je na sastanku vodio tajnik ručno ili diktafonom.
Protokol se sastavlja na uobičajenom obrascu koji obično sadrži sljedeće podatke: naziv institucije (organizacije, poduzeća), vrstu dokumenta (protokol), mjesta za stavljanje broja i datuma, prostor za tekst protokola, prostor za naslov teksta.
Datum protokolaje dan sastanka (zapisnik se u pravilu sastavlja nakon sastanka). Ako je sjednica trajala nekoliko dana, datum zapisnika uključuje datume početka i završetka, na primjer: 21.–24.01.2002.
Broj protokola (indeks) je redni broj sjednice. Zapisnici se numeriraju unutar kalendarske godine ili mandata kolegijalnog tijela.
Naslov testa protokol se razlikuje od dizajna ovog rekvizita u drugim dokumentima. U pravilu, naslov sadrži naznaku vrste kolegijalne djelatnosti (skup, sastanak, sastanak i sl.) i naziv kolegijalnog tijela u genitivu, npr.: zapisnik sa sjednice odbora; sastanci radnih kolektiva; sastanci voditelja strukturnih odjela.
Tekst protokola uključuje uvodni i glavni dio.
U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se inicijali i prezimena predsjednika i tajnika sjednice. Predsjedavajući - dužnosnik koji vodi sjednicu, njegov položaj nije naznačen u zapisniku; tajnik - osoba odgovorna za organizaciju sastanka i dokumentiranje njegovih aktivnosti, t.j. priprema i izvođenje protokola. U stalnim kolegijalnim tijelima tajnik je službena osoba (tajnik Nastavnog vijeća, tajnik Kolegija i dr.).
U novom retku iza riječi "Prisustvovao" navode se inicijali i prezimena stalnih članova kolegijalnog tijela po abecednom redu, kao i inicijali, prezimena i radna mjesta osoba pozvanih na sjednicu iz drugih organizacija. Tajnik sastavlja popis sudionika sastanka na dan sastanka. popis se možda ne podudara s onim što je izvorno namijenjeno. Priprema zapisnika započinje sastavljanjem popisa sudionika sastanka.
Prilikom sastavljanja zapisnika o proširenom sastanku, imena sudionika nisu navedena u zapisniku, već je njihov ukupan broj naznačen brojkama. Određuje se na temelju rezultata registracije. Upisne liste šalju se tajniku sjednice i postaju jedan od priloga zapisniku. Istovremeno, protokol ukazuje na: Prisustvovalo: 57 ljudi. (popis je u prilogu).
Dnevni red nalazi se u uvodnom dijelu zapisnika. Sastoji se od navođenja pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, te fiksira slijed njihove rasprave i imena govornika (govornika). Unaprijed sastavljen dnevni red sjednice treba sadržavati optimalan broj pitanja koja se mogu razmatrati i raspravljati na sjednici. Njegov sadržaj određuje voditelj koji će voditi sastanak. Svako pitanje na dnevnom redu numerirano je arapskim brojevima i počinje prijedlogom "O" ili "O" (odgovara na pitanje "O čemu?"). Za svaku točku navode se inicijali i prezime govornika - službene osobe koja je pripremila izvješće o ovom pitanju.
Tekst glavnog dijela zapisnika sastavlja se u skladu s redoslijedom pitanja utvrđenim dnevnim redom.
Tijelo teksta treba sadržavati isti broj dijelova kao i točke dnevnog reda. Odjeljci su numerirani istim brojem kao i dnevni red. Svaki odjeljak sastoji se od tri dijela: “ČUO”, “SPEAKED”, “ODLUČEN”, koji se ispisuju s lijeve margine. Nakon riječi “SLUŠAO” u testu zapisnika izlažu se snimke govora glavnog govornika; iza riječi “GOVORIO” - zapisi izjava sudionika u raspravi o pitanju; iza riječi “RIJEŠENO” - izjava o izreci relevantne točke dnevnog reda. Ako se o jednom pitanju donosi više odluka, one se numeriraju arapskim brojevima, prva znamenka označava broj točke dnevnog reda, druga - broj donesene odluke. Na primjer:
Uobičajena praksa sastavljanja zapisnika ne predviđa fiksiranje rezultata glasovanja, međutim, određeni broj zapisnika (npr. zapisnik glavne skupštine dioničara) označava ukupan broj osoba koje su sudjelovale u glasovanju, a raspodjela glasova "Za", "Protiv", "Suzdržani".
Na odluke donesene na sjednici zaposlenici se dostavljaju poštom preslika zapisnika ili izvoda izreke. Također se prakticira da se na temelju donesenih odluka pripremaju i drugi upravni dokumenti, na primjer, odluka kolegijalnog tijela ili nalog čelnika organizacije.
U tekstu zapisnika prezime i inicijali svakog govornika ispisuju se u novom retku u obliku nominativa. Prikaz zapisa govora (obično u obliku trećeg lica jednine) odvaja se od prezimena crticom.
Ovisno o vrsti sastanka i statusu kolegijalnog tijela, odabire se oblik zapisnika. Može biti kratak, potpun ili doslovan. Obrasci zapisnika međusobno se razlikuju samo po potpunosti pokrivanja tijeka sastanka, ne razlikuju se po dizajnu.
Kratki protokol - Ovo je dokument koji bilježi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav se zapisnik, u pravilu, vodi samo u slučajevima kada je sastanak stenografiran ili kada je sastanak operativnog karaktera. Prema takvom protokolu nemoguće je prikazati tijek rasprave o pitanju, izražena mišljenja, komentare, proces izrade upravnog dijela protokola, tj. odluka upravljanja.
V puni protokol bilježe se ne samo pitanja o kojima se raspravlja, donesene odluke i imena govornika, već se prenosi i sadržaj izvještaja i govora sudionika skupa, sva iznesena mišljenja, postavljena pitanja i primjedbe, primjedbe, stavovi. . Cjeloviti zapisnik omogućuje dokumentiranje detaljne slike sastanka.
Doslovni protokol sastavlja se na temelju doslovnog zapisnika sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu. Nakon uvodnog dijela, u takvom se zapisniku sastavlja zapis „Sastanak je stenografiran“. Prijepis je obavezan prilog zapisniku.
Zapisnik se sastavlja na temelju rukopisnih, stenografskih ili magnetofonskih snimaka koji se čuvaju tijekom sastanka. Tajnik vodi rukom ispisane bilješke, kvaliteta protokola ovisi o njegovoj kvalifikaciji. U ovom slučaju potrebna je sposobnost shvaćanja suštine pitanja o kojima se raspravlja i sposobnosti da ih se točno zapiše. Ove bilješke su nacrt materijala za daljnju registraciju protokola. U nekim slučajevima govornici na sjednici daju tajniku bilješke (teze) svojih govora, koje se zatim unose u tekst zapisnika. No, češće se tajnik mora oslanjati samo na svoje stenografske, bilješke i stenografske vještine. Nakon sastanka, bilješke tajnika se ponovno tiskaju, uređuju i sastavljaju kao službeni dokument. Rok za pripremu protokola trenutno je određen na tri dana.
Protokol- dokument u koji bilježe tijek rasprave o pitanjima i odlučivanja na sjednicama, sastancima, sastancima, konferencijama.
Protokoli dokumentiraju rad stalnih kolegijalnih tijela, poput kolegija odbora i ministarstava, tijela općinske uprave, te znanstvenih, tehničkih, metodoloških vijeća. Osim navedenog, mogu se snimati i sastanci voditelja strukturnih odjela, zamjenika glavnog direktora, direktora.
Uobičajeno je sastavljanje zapisnika za dokumentiranje rada privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, seminari i sl.)
Zapisnik sastavlja tajnik na temelju bilješki koje je vodio na sjednici. To mogu biti kratke bilješke, transkripti ili diktafonske snimke. Valja reći da za izradu protokola tajnik prikuplja teze izvješća i govora, nacrte odluka prije sjednice.
Protokol izdana na zajedničkom obrascu.
Naslov protokola će biti naziv kolegijalnog tijela ili vrstu sastanka... Primjerice, Protokol (što?) sjednice pedagoškog vijeća; sastanci voditelja strukturnih odjela itd.
Datum zapisnika bit će datum sastanka (zapisnik se tradicionalno sastavlja nakon sastanka).Ako je sastanak trajao nekoliko dana, datum zapisnika uključuje datum početka i završetka.
Na primjer: 21 — 24.07.2009 .
Broj (indeks) zapisnika bit će redni broj sjednice unutar kalendarske godine ili mandata kolegijalnog tijela.
Imajte na umu da tekst protokola uključuje sljedeće dijelove:
U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjednika i tajnika sjednice. U novom retku iza riječi " Prisustvovao»Po abecednom redu navedite imena i inicijale dužnosnika prisutnih na sastanku.
Ako su na sastanku bile osobe iz drugih organizacija, onda nakon riječi "Prisustvovao", riječ " Pozvan»I naznačuje se popis pozvanih osoba, pri čemu se ispred svakog prezimena navodi pozicija i naziv organizacije.
U uvodnom dijelu protokola naznačen je dnevni red.
Sastoji se od popisa pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, te fiksira redoslijed njihove rasprave i imena govornika (govornika) Napominjemo da je svako pitanje na dnevnom redu numerirano arapskim brojevima, formulirano je korištenjem prijedlozima „O " ili "O". Na primjer: "O odobravanju obrazovnih programa"; "O sumiranju rezultata akademske godine."
Za svaku točku naveden je izvjestitelj (službenik koji je pripremio ovo izdanje)
U slijedu s redoslijedom pitanja na dnevnom redu sastavlja se tekst glavnog dijela protokola - treba sadržavati onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda.
Na temelju svega navedenog dolazimo do zaključka da je zaglavni dio protokola uvijek formatiran na isti način. No, tekst protokola može biti predstavljen u različitim oblicima: kratkim ili punim.
Kratki protokol- popravlja pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav se zapisnik najčešće vodi u slučajevima kada je sastanak operativne prirode (vidi sliku 3.3.)
Vrijedi reći - puni protokol- sadrži podatke ne samo o pitanjima o kojima se raspravljalo, donesenim odlukama i imenima govornika, već i dovoljno detaljne zapise koji prenose sadržaj izvještaja i govora sudionika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i odgovore izrečeni, primjedbe, stavovi. Vrijedi reći - puni protokol omogućuje vam dokumentiranje detaljne slike sastanka (vidi sliku 3.4)
Slika broj 3.3. Primjer kratkog protokola
Pri korištenju bilo kojeg oblika zapisnika, tekst će biti podijeljen na onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda.
Vrijedi reći da se svaki odjeljak sastoji od tri dijela.: “ČUO”, “SPEAKED”, “ODLUČEN” (“ODLUČEN”), koji su ispisani s lijeve margine velikim slovima. Ovaj dizajn omogućuje vam da u tekstu istaknete govor glavnog govornika, sudionike u raspravi o pitanju i izreku u kojoj je formulirana odluka.
U dijelu " SLUŠAO»Naveden je tekst govora. Na početku teksta u novom retku, u nominativu, navedite prezime govornika. Snimka izvedbe odvojena je crticom od prezimena. Govor je predstavljen u trećem licu jednine. Dozvoljeno je naznačiti umjesto snimke govora iza prezimena ("Snimka govora je u prilogu", "Napomena da je tekst izvještaja u prilogu")
U potonjem slučaju izvješća postaju prilog protokolu.
U dijelu " GOVORIO»Novim retkom u nominativnom slučaju navedite prezime govornika, a nakon crtice tekst govora ili pitanje (ako je to tijekom govora postavljeno govorniku)
U dijelu " BILO JE RJEŠENO"(" ODLUČENO ") odražavaju odluku donesenu o pitanju o kojem se raspravlja. Imajte na umu da je operativni tekst u cijelosti ispisan u bilo kojem obliku protokola.
Imajte na umu da je tekst cijelog protokola ispisan s proredom od 1,5.
Zapisnik sastavlja tajnik sastanka. Protokol potpisuje tajnik i dostavlja ga na potpis predsjedavajućem u roku od 3 (tri) radna dana nakon sjednice.
Potpisi su odvojeni od teksta sa 3 proreda. Naslov radnog mjesta ispisuje se od ruba lijeve margine, zadnje slovo u prezimenu ograničeno je na desnu marginu.
Na dan potpisivanja protokola od strane predsjednika, isti se mora registrirati.
Izvod iz zapisnika je točan prepis dijela teksta izvornog zapisnika, koji se odnosi na pitanje dnevnog reda za koje se izvod priprema. Izvod reproducira sve pojedinosti obrasca, uvodni dio teksta, točku dnevnog reda za koju se izvod priprema, te tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvadak iz zapisnika potpisuje samo tajnik, on ga i ovjerava. Ovjerni natpis je ispisan rukom, sastoji se od riječi "Istina", naznaka položaja osobe koja ovjerava kopiju (izvod), osobnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma (vidi sliku 3.5)
Izvadci iz zapisnika ponekad zamjenjuju takav upravni dokument kao rješenje. U ovom slučaju, izvadak služi kao alat za priopćavanje donesenih odluka izvršiteljima. U tom slučaju tajnik, primjerice, Uprave dioničkog društva, najkasnije u roku od 2 (dva) dana od potpisivanja zapisnika sjednice, dostavlja izvode iz zapisnika o pojedinim pitanjima odgovornom izvršitelji. Izjave potpisuje tajnik.
Izvadci iz protokola koji se šalju drugoj organizaciji podliježu obveznoj ovjeri pečatom.
Originalne preslike zapisnika formira tajnik u predmetu prema vrsti sastanaka. Na primjer, "Zapisnici općih sjednica", "Zapisnici sa sjednica Upravnog odbora", "Zapisnici sa sastanaka s ravnateljem" itd. Unutar kućišta protokoli su sistematizirani brojevima i kronologijom. Predmeti se formiraju tijekom kalendarske godine.
