من أجل التنظيم المنهجي لأوراق الموظفين وتسجيل المستندات الصادرة، تحتفظ المنظمة عادةً بسجل للشهادات الصادرة للموظفين.
الملفات
لا يوجد نموذج موحد لهذه الوثيقة؛ هناك العديد من خيارات التصميم. وإحداها معروضة في النموذج المرفق ونموذج لكيفية تعبئته.
من أجل إصدار شهادة للموظف، يكتب أولا طلبا. يجب الحفاظ على هذه التصريحات. وفقا للقوانين الحالية في الاتحاد الروسي، يجب ألا تقل فترة تخزينها عن ثلاث سنوات.
من الناحية العملية، هناك حالات عندما تكون شهادات الرواتب، المصنفة حسب السنة، مطلوبة عدة مرات لحساب مدفوعات المعاشات التقاعدية.
من أجل عدم القيام بنفس العمل عدة مرات، يقوم ضباط شؤون الموظفين بتخزين نسخ من الشهادات المطلوبة مرة واحدة على الأقل كل عام في مجلد منفصل. بحيث تكون الشهادات في متناول يدك دائمًا عندما تحتاج إليها في المستقبل.
هيكل الوثيقة بسيط للغاية: غلاف بالإضافة إلى قسم رئيسي. عنوان المجلة وتاريخ بدايتها موضح على الغلاف (يوجد عمود خاص لتاريخ الانتهاء، ولكن لا يمكن تعبئته إلا في المرحلة النهائية من التعبئة). يتم تخصيص مساحة منفصلة للإشارة إلى اسم المنظمة. تحتوي بعض النماذج على حقول للإشارة إلى فترة الاحتفاظ بالمستند.
نقطة مهمة! إذا كانت المجلة استمرارًا للمجلة السابقة، فيجب الإشارة إلى هذه المعلومات على غلافها مع التواريخ والروابط للمستند السابق.
لكن الشيء الرئيسي في الوثيقة هو القسم الرئيسي، الذي يتكون من جدول بالأعمدة التالية:
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من المجلات:
كل نوع من الوثائق له تفاصيله الخاصة. يعد سجل الشهادات الصادرة للموظفين "ممثلًا" بارزًا للوثائق المتعلقة بسياسة شؤون الموظفين.
عند استخدامها للراحة، يمكن وضع المجلة في غلاف فيلم PVC.
بمجرد الانتهاء من المجلة (انتهاء تاريخ انتهاء صلاحيتها)، لا يتم التخلص منها. هذا هو ضد القانون. يتم وضعها في مخزن أرشيفي (النموذج المحدد المقدم هو لمدة 5 سنوات، فقط إذا كان الموظفون لا يعملون في ظروف عمل ضارة أو خطيرة).
لمزيد من سهولة التنسيب، قد تحتوي المجلة على زوج من الثقوب. إنها تتيح لك وضع المجلة بشكل ملائم في مجلد أرشيف. تتم إزالة غلاف المستند قبل تنفيذ هذا الإجراء.
على الجزء الخلفي من الغلاف، على الورقة الأخيرة، يمكن أن يكون هناك شهادة نقش خاصة، مما يسمح لك بإعداد المجلة للتخزين على المدى الطويل. ولكن حتى لو لم تكن هناك حقول للتصديق، فيجب على المدير وضع توقيعه على ظهر الوثيقة بعد اكتمالها، كما يجب أن يظهر ختم المنظمة هناك أيضًا. بطبيعة الحال، إذا كان هذا الإجراء لختم كل نسخة منصوص عليه في اللوائح الداخلية للمنظمة (الشركات المختلفة لديها تعليماتها الخاصة في هذا الشأن).
يتم تنفيذ وظيفة ملء سجل الشهادات الصادرة للموظفين، في معظم الحالات، من قبل ضابط شؤون الموظفين. ولكن يمكن إسناد هذه المسؤولية إلى كاتب أو محاسب المؤسسة بأمر منفصل من المدير أو محدد في عقد عمل الموظف.
في معظم المجلات، في الصفحات الأولى، يتم الإشارة إلى الاسم الكامل للشخص الذي يملأ، ومنصبه، وفترة مسؤولية الحفاظ على المجلة، ويتم وضع التوقيع الشخصي. يعد توزيع هذا النوع من المسؤوليات نقطة مهمة جدًا في الأعمال الورقية الكاملة للمنظمة.
لا يوجد نموذج محدد لهذه المجلة. ومع ذلك، فإن النماذج المقدمة مريحة للغاية للاستخدام. ويمكن استكمالها برسوم بيانية مختلفة. على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي أعمدة جدول النص الإضافية هذه على بيانات حول:
لكل منظمة الحق في أن تقرر بشكل مستقل النموذج الذي تختاره للحفاظ على هذه الوثيقة وكيفية تحويلها. الشيء الرئيسي هو أنه تم اعتماده بأمر من المدير وهو جزء من السياسة المحاسبية للشركة.
عند ملء الأخطاء غير مرغوب فيها للغاية. ومع ذلك، فإن التصحيحات في هذا الوضع مقبولة تماما. لإجراء التصحيح، عليك شطب المعلومات الخاطئة بخط واحد، وكتابة المعلومات الصحيحة على الجانب أو في الأعلى بجوارها.
يعتبر التصحيح قد تم تنفيذه بشكل صحيح فقط إذا كان بجواره نقش "صدق المصحح" وتوقيعات جميع الأشخاص المهتمين (المسؤولين عن ملء الاستبيان). هذه هي الطريقة الوحيدة لملء سجل الشهادات الصادرة للموظفين بشكل صحيح.
قم بتوسيع ▼
هل ما زلت في شك من أين يمكنك شراء المنتجات عالية الجودة وطلبها؟ هنا فقط!
نحن نقدم الطلبات ليس فقط في موسكو والمنطقة، ولكن في جميع أنحاء روسيا.
باستخدام ، يمكنك تخصيص العدد المطلوب من الصفحات والغلاف والشعار وما إلى ذلك.
يُسهل سجل الشهادات الصادرة للموظفين العثور على المعلومات الضرورية ويسمح لك بعمل عينات للإحصاءات. اقرأ عن كيفية تعبئته وصيانته بشكل صحيح، قم بتنزيل عينة
اقرأ مقالتنا:
يُسهل سجل الشهادات الصادرة للموظفين العثور على المعلومات الضرورية ويسمح لك بعمل عينات للإحصاءات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمدير، بناءً على السجل، مراقبة تنفيذ المهام ذات الصلة لتحديد حجم أنواع العمل المكتملة، وتقييم فعالية قسم الموارد البشرية، وما إلى ذلك.
لا يوجد نموذج معتمد لتسجيل الشهادات لعام 2019، ولكل مؤسسة الحق في الاحتفاظ بها بأي شكل من الأشكال. يمكنك شراء نموذج جاهز وتعبئته، أو يمكنك إنشاء النموذج الخاص بك وفقًا لعينتنا عن طريق طباعة النموذج.
تحتفظ بعض المؤسسات بسجلات الشهادات الصادرة في شكل إلكتروني باستخدام برنامج MS Excel أو برامج خاصة لتنظيم تدفق المستندات.
مهما كان شكل المجلة في المنظمة، فإن هيكلها سيكون، إن لم يكن هو نفسه، فهو متشابه جدًا. إذا كان هناك عدد كبير من المستندات التي تتم معالجتها، فيجوز تنظيم المحاسبة المتمايزة الخاصة بها - على سبيل المثال، حسب النوع، حسب القسم، وما إلى ذلك.
إذا قام الموظف بتجميع دفتر اليومية بنفسه، فيمكنه استخدام دفتر ملاحظات بسيط بحجم A4، وتسميته بشكل مناسب باسم المؤسسة، وكذلك وضع علامة على تاريخ بدء المحاسبة على الغلاف وترك مساحة لتاريخ الانتهاء اللاحق.
في دفتر تسجيل الشهادات لعام 2019 ينصح بترقيم الصفحات وخياطتها وعمل نقش التصديق “عدد أوراق الجريدة مخيط ومدبس” معتمد بتوقيع المدير ومختوم.
ستحتوي الورقة الأولى على قسم "الموظفون المسؤولون عن صيانة المجلة" اعتمادًا على حجم المؤسسة، ويمكن تخصيص 2-3 أوراق لها.
المجلة موجودة في نسخة واحدة، لذلك يتم صيانتها من قبل شخص واحد في كل مرة. عادة ما يكون هذا موظفًا أو سكرتيرًا كتابيًا. يجب ألا تكون هناك صعوبات في ملء هذا القسم. تم تصميمه على شكل صفيحة مريحة ذات أعمدة:
يتم أيضًا عرض القسم الرئيسي من النموذج في شكل جدول ويحتوي على المعلومات التالية:
يجب أن يكون تسلسل الأعمدة وعناوين الأعمدة متطابقًا في كل حيز. عندما تنتهي المجلة، يتم إرسالها إلى الأرشيف وتبدأ مجلة جديدة. وفي هذه الحالة، من الضروري ترقيم المجلدات بالترتيب الزمني.
التصحيحات في سجل تسجيل الشهادات مقبولة. يتم شطب الإدخال الخاطئ بخط أنيق، ويتم كتابة المعلومات الصحيحة إما فوق الإدخال الخاطئ، أو، إذا سمحت المساحة، على السطر أدناه (دون تعيين رقم تسلسلي جديد لهذا السطر).
إذا قمت بكتابتها بنفسك في البداية، فسيكون من الحكمة عدم توفير مساحة من الورق وزيادة ارتفاع الخطوط، ثم إجراء التصحيحات إذا لزم الأمر، ولن تضطر إلى إجراء تصحيحات أصغر، ولن تبدو البقعة غير مقروءة قذرة.
ملحوظة
فقدت أو تضررت وثيقة الموظفين الخاصة بك؟ حول ما يجب فعله في مثل هذه المواقف، وما الذي يمكن استعادته وكيف، وما لا يمكن استعادته
بعد الانتهاء من التصحيح وفقا لجميع القواعد، من الضروري وضع بجانبه نقش "صدق المصحح"، وكذلك توقيعات الأشخاص: المسؤولون عن الحفاظ على المجلة والشخص الذي أصدر الشهادة (إذا كان هذا هو نفس الشخص، بالطبع، سيكون هناك توقيع واحد فقط).
وفقا للفقرة "ز" من الفن. 358 "قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات"، مع الإشارة إلى فترات التخزين، المعتمدة من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 06/10/00، لمجلات المراجع ونسخ الوثائق، فترة تخزين 3 سنوات (من الإغلاق التاريخ) تم تأسيسه.
يجب أن تكون جميع المستندات الصادرة عند الفصل مكتملة ومصدقة بختم المنظمة.
هذه هي الوثيقة الرئيسية حول نشاط عمل الشخص ومدة الخدمة. في حالة التأخير في الإصدار، قد يتم تغريم صاحب العمل بما يصل إلى 50000 روبل.
يجب تسجيل إصدار المستندات عند الفصل، وخاصة نماذج العمل والسجلات الطبية الشخصية، في مجلات خاصة.
يشترط على جميع العاملين في إنتاج وتخزين ونقل وبيع المنتجات الغذائية ومياه الشرب وتربية وتعليم الأطفال والمرافق العامة والخدمات الاستهلاكية الحصول على كتب طبية. عند انتهاء عقد العمل، يلتزم صاحب العمل بإعادة الكتاب الطبي، حتى لو صدر على نفقته. يمكن العثور على توضيحات مفصلة حول السجل الطبي الشخصي في خطاب Rospotrebnadzor بتاريخ 10 نوفمبر 2015 رقم 01/13734-15-32.
يحتوي على معلومات حول مقدار الدخل من بداية السنة التقويمية وحتى تاريخ انتهاء العقد. ينعكس التعويض عن الإجازة غير المستخدمة في الشهادة، ولكن مبلغ مكافأة نهاية الخدمة (إن وجد)، الذي لا يخضع لضريبة الدخل الشخصي، لا يتم تضمينه في الشهادة (لمزيد من التفاصيل، راجع خطاب وزارة المالية بتاريخ أبريل 18, 2012 رقم 03-04-06/8-118).
صدرت بالنموذج المعتمد بقرار وزارة العمل المؤرخ في 30 أبريل 2013 رقم 182 ن. يتضمن معلومات حول البيانات الشخصية للموظف ومقدار أرباحه للعام الحالي والسنتين السابقتين.
يتضمن هذا النموذج معلومات عن الشهر الذي يغادر فيه الشخص، وفي القسم الرابع يتم الإشارة فقط إلى المعلومات المتعلقة بالشخص المطرود.
يجب عليك هنا الإشارة إلى معلومات حول اشتراكات التأمين الإضافية المحسوبة والمحتجزة والمحولة للجزء الممول من معاش العمل. تم تحديد هذا الالتزام بموجب القانون الاتحادي رقم 56-FZ المؤرخ 30 أبريل 2008.
تم الانتهاء من القسم الثالث. الفترة من بداية الربع إلى تاريخ الفصل.
ما هي المستندات المطلوبة عند فصل الموظف في كل حالة محددة، يقررها الموظف نفسه (باستثناء تلك المطلوب إصدارها - وكلها مذكورة أعلاه). على سبيل المثال، قد يرغب الموظف السابق في الحصول على جميع نسخ اللوائح المتعلقة بأنشطته الرسمية:
إذا طلب الموظف جميع هذه التعليمات والتعليمات كتابيا قبل تاريخ مغادرته، فيجب إصدار هذه النسخ في اليوم الأخير من الخدمة. إذا طلبها الشخص بعد المغادرة، لدى الموارد البشرية ثلاثة أيام لإعداد النسخ اللازمة.
عندما يغادر الموظف الشركة، تكون المنظمة بالطبع ملزمة بإجراء تسوية معه وإصدار أصول ونسخ من المستندات المذكورة أعلاه، ولكن في بعض الحالات، يكون الموظف ملزمًا أيضًا بتنفيذ إجراءات معينة، على سبيل المثال :
هذه الحالات لا ينظمها القانون، لكن في بعض الحالات، على سبيل المثال، عند تنفيذها، تكون ضرورية.
يُسهل سجل الشهادات الصادرة للموظفين العثور على المعلومات الضرورية ويسمح لك بعمل عينات للإحصاءات. اقرأ عن كيفية تعبئته وصيانته بشكل صحيح، قم بتنزيل عينة
اقرأ مقالتنا:
يُسهل سجل الشهادات الصادرة للموظفين العثور على المعلومات الضرورية ويسمح لك بعمل عينات للإحصاءات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمدير، بناءً على السجل، مراقبة تنفيذ المهام ذات الصلة لتحديد حجم أنواع العمل المكتملة، وتقييم فعالية قسم الموارد البشرية، وما إلى ذلك.
لا يوجد نموذج معتمد لتسجيل الشهادات لعام 2019، ولكل مؤسسة الحق في الاحتفاظ بها بأي شكل من الأشكال. يمكنك شراء نموذج جاهز وتعبئته، أو يمكنك إنشاء النموذج الخاص بك وفقًا لعينتنا عن طريق طباعة النموذج.
تحتفظ بعض المؤسسات بسجلات الشهادات الصادرة في شكل إلكتروني باستخدام برنامج MS Excel أو برامج خاصة لتنظيم تدفق المستندات.
مهما كان شكل المجلة في المنظمة، فإن هيكلها سيكون، إن لم يكن هو نفسه، فهو متشابه جدًا. إذا كان هناك عدد كبير من المستندات التي تتم معالجتها، فيجوز تنظيم المحاسبة المتمايزة الخاصة بها - على سبيل المثال، حسب النوع، حسب القسم، وما إلى ذلك.
إذا قام الموظف بتجميع دفتر اليومية بنفسه، فيمكنه استخدام دفتر ملاحظات بسيط بحجم A4، وتسميته بشكل مناسب باسم المؤسسة، وكذلك وضع علامة على تاريخ بدء المحاسبة على الغلاف وترك مساحة لتاريخ الانتهاء اللاحق.
في دفتر تسجيل الشهادات لعام 2019 ينصح بترقيم الصفحات وخياطتها وعمل نقش التصديق “عدد أوراق الجريدة مخيط ومدبس” معتمد بتوقيع المدير ومختوم.
ستحتوي الورقة الأولى على قسم "الموظفون المسؤولون عن صيانة المجلة" اعتمادًا على حجم المؤسسة، ويمكن تخصيص 2-3 أوراق لها.
المجلة موجودة في نسخة واحدة، لذلك يتم صيانتها من قبل شخص واحد في كل مرة. عادة ما يكون هذا موظفًا أو سكرتيرًا كتابيًا. يجب ألا تكون هناك صعوبات في ملء هذا القسم. تم تصميمه على شكل صفيحة مريحة ذات أعمدة:
يتم أيضًا عرض القسم الرئيسي من النموذج في شكل جدول ويحتوي على المعلومات التالية:
يجب أن يكون تسلسل الأعمدة وعناوين الأعمدة متطابقًا في كل حيز. عندما تنتهي المجلة، يتم إرسالها إلى الأرشيف وتبدأ مجلة جديدة. وفي هذه الحالة، من الضروري ترقيم المجلدات بالترتيب الزمني.
التصحيحات في سجل تسجيل الشهادات مقبولة. يتم شطب الإدخال الخاطئ بخط أنيق، ويتم كتابة المعلومات الصحيحة إما فوق الإدخال الخاطئ، أو، إذا سمحت المساحة، على السطر أدناه (دون تعيين رقم تسلسلي جديد لهذا السطر).
إذا قمت بكتابتها بنفسك في البداية، فسيكون من الحكمة عدم توفير مساحة من الورق وزيادة ارتفاع الخطوط، ثم إجراء التصحيحات إذا لزم الأمر، ولن تضطر إلى إجراء تصحيحات أصغر، ولن تبدو البقعة غير مقروءة قذرة.
ملحوظة
فقدت أو تضررت وثيقة الموظفين الخاصة بك؟ حول ما يجب فعله في مثل هذه المواقف، وما الذي يمكن استعادته وكيف، وما لا يمكن استعادته
بعد الانتهاء من التصحيح وفقا لجميع القواعد، من الضروري وضع بجانبه نقش "صدق المصحح"، وكذلك توقيعات الأشخاص: المسؤولون عن الحفاظ على المجلة والشخص الذي أصدر الشهادة (إذا كان هذا هو نفس الشخص، بالطبع، سيكون هناك توقيع واحد فقط).
وفقا للفقرة "ز" من الفن. 358 "قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات"، مع الإشارة إلى فترات التخزين، المعتمدة من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 06/10/00، لمجلات المراجع ونسخ الوثائق، فترة تخزين 3 سنوات (من الإغلاق التاريخ) تم تأسيسه.
