الأمناء هم أعضاء مهمون في أي شركة أو منظمة. لكي تكون سكرتيرًا ناجحًا ، يجب أن تتحلى بأخلاق جيدة 
والمهارات اللازمة ، وكذلك فهم سياسات الشركة. يعتمد حجم ومحتوى واجبات السكرتير على المنصب الرسمي للرئيس. لذا ، فإن سكرتير رئيس الشركة سيكون مسؤولا أكثر من سكرتير رئيس القسم. آداب العمل المناسبة في عمل السكرتير هي أساس العمل ، خاصة بالنسبة لأولئك الذين يعملون مع العملاء وغيرهم من الأشخاص المهمين.
مسؤوليات السكرتير
تتطلب آداب العمل الخاصة بالسكرتيرة أن يكون مهذبًا مع رئيسه وأن يدعمه. يجب أن يكون السكرتير قادرًا على العمل في فريق مع رئيسه من أجل أداء واجباته بشكل صحيح. يجب أن يوافق السكرتير على تفضيلات الرئيس وسياسات الشركة التي يعمل بها.
لا يُسمح بالنميمة ، ويجب ألا يشارك السكرتير في أنشطة لا علاقة لها بالأنشطة التجارية للشركة. لا تكن معتادًا على رئيسك في العمل واتصل به باسمه الأول ، حتى لو كان صديقك القديم في المدرسة.
مظهر
في معظم الشركات ، يشغل السكرتير مناصب خطيرة للغاية. غالبًا ما يتفاعلون مع العملاء وأعضاء إدارة الشركة نيابة عن رئيسهم. لهذا السبب ، يجب أن يرتدي السكرتير ملابس وفقًا لسياسة الشركة. إذا كان لباس الشركة ينص على أسلوب ملابس محافظ 
، إذن يجب أن يكون السكرتير مثالاً على كيفية البحث عن جميع الموظفين الآخرين في الشركة. وهذا يدل على الاحترام للشركة وقادتها والمتعاملين معها. إذا لم يكن لدى الشركة قواعد ملابس خاصة ، فلا يزال يتعين على السكرتير أن يأتي للعمل بشكل أنيق ونظيف.
لا ترتدي ملابس ضيقة أو كاشفة للعمل. تأكد من غسل ملابسك وتسويتها دائمًا. لا ترتدي التنانير القصيرة في العمل. 
، ويجب أن يكون حذائك أسلوب العمل المناسب. غالبًا ما تكون هذه مضخات كلاسيكية بنعل مسطح أو كعب صغير. الشيء الرئيسي هو أنك تشعر بالراحة عند العمل في مثل هذه الأحذية. بالنسبة للماكياج ، يجب ألا تستخدم السكرتيرة الألوان الزاهية حتى لا تبدو متحدية. الشيء نفسه ينطبق على المجوهرات. يجب أن يكون مظهر السكرتير بسيطًا وعمليًا قدر الإمكان ، دون أي زخرفة.
سلوك
تتطلب آداب العمل الجيدة من السكرتيرات اتباع القاعدة الذهبية في العمل. يجب أن يكون السكرتير قدوة للآخرين في كيفية التعامل مع الزوار. يجب أن يعامل السكرتير الجميع باحترام وألا يعامل الأشخاص ذوي الرتب الدنيا بشكل أسوأ. ليس من المفترض أن يقاطع السكرتير الآخرين كثيرًا وأن يعتذر دائمًا إذا كان لا يزال يتعين عليه القيام بذلك.
الاتصالات
في عمل السكرتير ، تعتبر الأخلاق الحميدة أثناء المحادثة الهاتفية مهمة للغاية. يقوم العديد من العملاء الذين يتصلون بالشركة لأول مرة بتكوين انطباعهم عنها على أساس محادثة هاتفية مع السكرتير. الأفضل للسكرتير أن يرد على الهاتف فوراً ، أي قبل أن يرن الهاتف للمرة الثالثة. في محادثة هاتفية ، يجب أن يكون السكرتير مهذبًا ومنتبهًا قدر الإمكان لمحاوره. من غير المقبول إظهار الانفعال المفرط والتهيج في عمل السكرتير. يجب على السكرتيرة الرد على جميع المكالمات الهاتفية وطلبات العملاء بأدب وبابتسامة.
منظمة
من أهم الوظائف في عمل السكرتير التنظيم السليم. يجب أن يكون مكان عملك نظيفًا ومنظمًا جيدًا. لا تملأ الجدول بالأوراق. إذا كنت تعمل في مكان يتعين عليك فيه مطالبة العملاء أو زائري الشركة الآخرين بالانتظار لرؤية مديرك ، فتأكد من أن مكان عملك يبدو لائقًا. يجب ألا تحتوي على أي عناصر إضافية. يجب أن تكون جميع المستندات المهمة بعيدة عن أنظار الزوار.
أما بالنسبة للصفات الشخصية للسكرتير ، فيجب أن يكون مسؤولاً وجدياً وتنفيذيًا وإلزاميًا ودقيقًا ولباقًا. بدون هذه الصفات ، يمكن ببساطة تقليل جميع آداب العمل في عمله إلى الصفر.
تتطلب آداب العمل الخاصة بالسكرتيرة أن يحافظ على النظام ليس فقط في مكان عمله ، ولكن أيضًا للتأكد من وجوده أيضًا في مكان عمل المدير. يجب أن يتأكد السكرتير من أن سطح مكتب الرئيس ليس ممتلئًا بالوثائق والأوراق الأخرى ، وأن لديه دائمًا مخزونًا من الأدوات المكتبية الضرورية ، وما إلى ذلك.
على الرغم من حقيقة أن عمل السكرتير بالنسبة للكثيرين يبدو بسيطًا ولا يتطلب مهارات وقدرات خاصة ، لا يمكن للجميع شغل هذا المنصب.
1. خطة
مقدمة 3
1. آداب العمل الشفوي لكلمة السكرتير. أربعة
1.1 سكرتير ثقافة الاتصال التجاري 4
1.2 المتطلبات الأخلاقية الأساسية لإجراء المحادثات الهاتفية. ثمانية
1.3 مهام السكرتير في التحضير للاجتماعات المختلفة. عشرة
1.4 ما هو دور السكرتير في تنظيم استقبال الزوار. 13
2. آداب الأعمال المكتوبة بخطاب السكرتير. 16
2.1. المتطلبات الأخلاقية لكتابة خطاب عمل. 16
2.2. آداب كتابة وصياغة خطاب العمل. الثامنة عشر
2.3 كيفية اصدار برقية ، تيليتايب ، رسالة هاتفية ، فاكس. 21
خاتمة 24
الأدب 25
مقدمة
في العصر الحديث ، تظهر العديد من المهن الجديدة التي تتطلب من الشخص أن يتوافق مع يومنا هذا. مهنة السكرتير موجودة منذ فترة طويلة. لكنها اتخذت الآن معنى مختلفًا تمامًا. يجب أن يتمتع الشخص الذي كرس نفسه لهذه المهنة بنظرة واسعة ومجموعة كاملة من الصفات التجارية والشخصية المرتبطة بتفاصيل أعمال السكرتارية.
لطالما كان من المعتاد استدعاء قواعد سلوك أخلاقية مهنية تضمن الطبيعة الأخلاقية لتلك العلاقات بين الأشخاص التي تنشأ من أنشطتهم المهنية.
يجب أن يعرف السكرتير الحديث: أحكام وتعليمات الدعم الوثائقي ، وإدارة المؤسسة ، وأقسامها. يجب أن يعرف تمامًا الكتابة على الآلة الكاتبة ، والعمل على الكمبيوتر الشخصي ، وقواعد الإملاء وعلامات الترقيم ، وترتيب ترتيب المواد عند طباعة المستندات المختلفة ، ومعايير النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية ، وغير ذلك الكثير.
ولكن الأهم من ذلك ، يجب أن يتمتع بمهارات الإتيكيت في خطاب العمل الكتابي والشفوي. سنركز في هذا العمل على هذه المهارات.
1. آداب العمل الشفوي لكلمة السكرتير.
1.1 سكرتير ثقافة الاتصال التجاري.
المؤشرات المهمة لثقافة الاتصال الخاصة بالسكرتيرة هي اللباقة ، والصواب ، وحسن النية. يجب أن يتقن السكرتير تعابير الوجه ونغمات الصوت والإيماءات. الرقة ، واللياقة في العلاقات مع الزوار والموظفين ، وكمية معينة من البراعة - كل هذا يضمن العمل الناجح للسكرتير.
يحتاج السكرتير إلى معرفة قواعد التحية. عندما يظهر زائر في حفل الاستقبال ، يجب على السكرتيرة أن تقول مرحبًا ، وتعرض الجلوس. في الاجتماع الأول مع رئيس المنظمة أو مسؤول كبير أو عند استقبال ضيف شرف للمنظمة ، يجب على السكرتير أن يقف ويقول مرحبًا. إذا كنت بحاجة إلى المصافحة ، فعليك النهوض من الطاولة والذهاب إلى الزائر وتقديم يد المساعدة (يُسمح للمرأة بعدم المصافحة إذا لم ترغب في ذلك).
إذا رأى السكرتير الزائر لأول مرة فعليه أن يعرّف عن نفسه. بعد ذلك يستفسر السكرتير عن اسم الزائر وعن الموضوع الذي أتى به. من الضروري مراعاة اللباقة ، واستخدام أشكال خطاب مهذبة فقط ، وأن تكون ودودًا.
يجب أن يصبح احترام الناس قاعدة يومية للسلوك وطريقة معتادة للتواصل مع الآخرين. هذا هو عمل السكرتير.
عند استقبال الزائرين ، يجب على السكرتيرة عدم إجراء محادثات شخصية عبر الهاتف ، كما يجب عليها الامتناع عن المحادثات التي تكشف أسرارًا رسمية وليس القيل والقال.
عندما يظهر زائر ، يجب على السكرتير إكمال الخط المكتوب على الآلة الكاتبة أو المحادثة الهاتفية. يجب على الزائر التوقف عن قراءة أي مستندات والاعتناء بها.
يجب أن يتذكر السكرتير أن الاتصال الرسمي ، عندما لا تكون هناك رغبة في فهم شخصية المحاور وأخذها في الاعتبار ، عند استخدام مجموعة "الأقنعة" المعتادة (الأدب المزيف ، والخطورة المفرطة ، والسخرية ، والتفوق ، واللامبالاة ، إلخ. ) ، فإن الزائر يدرك تمامًا أن أحاسيسه تعطي انطباعًا عن المنظمة ككل.
تعد المحادثة شكلاً هامًا من أشكال الاتصال بين السكرتير ومساعد السكرتير والزائرين.
يتعين على السكرتيرة إجراء محادثة تجارية مع أشخاص من مختلف الأعمار والموقع في المجتمع ونوع الجهاز العصبي. مفتاح المحادثة الناجحة هو الكفاءة واللباقة وحسن النية والرغبة في حل المشكلة بسرعة أو تقديم المساعدة في حلها. يجب على السكرتير تقييم الحالة النفسية للمحاور ، والحصول على فكرة عن جوهر المشكلة ، وإعطاء الزائر الفرصة للتحدث. كلما كان السؤال أكثر تفصيلاً وتفصيلاً ، زادت فرصة إيجاد الحل الصحيح.
من المهم أن تكون قادرًا على طرح الأسئلة على الزائر وخاصة الاستماع إليه.
يجب أن تكون نغمة المحادثة محايدة. لا يمكنك بدء محادثة برفض وتأكيد استحالة حل المشكلة. كقاعدة عامة ، يتسبب هذا في رد فعل سلبي ويؤدي إلى حالة الصراع. حتى لو كانت الإجابة بالنفي ، يجب على السكرتير أن يقود المحاور بلباقة ولطفه إلى هذا الاستنتاج ، ويظهر بشكل مقنع استحالة اتخاذ قرار إيجابي. أثناء المحادثة ، يجب ألا تقاطع الزائر ، أو تشارك في أمور غريبة ، أو تقاطع المحادثة بالمحادثات الهاتفية. إذا رن جرس الهاتف ، بناءً على نوع المحادثة ، يلتقط السكرتير الهاتف وينقل المكالمة الهاتفية إلى وقت مناسب أو يعتذر للزائر ويُجري محادثة هاتفية لفترة وجيزة.
لا يقتصر الاتصال التجاري للسكرتير على الاتصال بالزوار. تشغل العلاقة بين الرئيس والسكرتير المكان الأكثر أهمية في عمله.
في الأساس ، يؤدي السكرتير وظائف المساعد الأول للرأس ، ويساعده في تخطيط وقت العمل ، وفي تنفيذ الأنشطة المخطط لها ، ويحرره من الأعمال الفنية الصغيرة ، وينقي تدفق المراسلات ، والمكالمات الهاتفية ، والزوار.
يبدأ عمل السكرتير في المنظمة بإيجاز تمهيدي من قبل الرئيس. يجب على الرئيس أن يخبر السكرتير بالتفصيل عن أساليب عمله ، ووضعه المعتاد ، وعاداته الشخصية ، وصياغة المتطلبات الرئيسية التي سيفرضها على السكرتير ، ومعرفة درجة مؤهلات السكرتير. لا يمكن إنشاء الاتصال التجاري الضروري بين المدير والسكرتير على الفور ، فهو يتطلب اختبارًا للوقت والعمل المشترك.
يسمي J. Harrison ، المتخصص البارز في مجال الإدارة وتنظيم العمل ، الصفات التالية اللازمة لسكرتير:
1. يجب ألا يخطئ السكرتير في المستندات وبالتالي يحرر الرئيس من الحاجة إلى تدقيق كل مستند. يجب أن يعمل السكرتير ليثبت للمدير أنه يمكنه العمل بشكل مستقل.
2. عند التحدث عبر الهاتف ، يجب أن يكون السكرتير قادرًا على الإجابة بلباقة على أي سؤال ، ويجب على الرئيس أن يثق في سكرتيرته لحل القضايا التي تعتبر سرية في أنشطة المكتب.
3. يجب أن يكون السكرتير قادراً على اختيار أهم الحقائق الواردة في التقارير والمجلات للقائد من أجل إعفائه من الحاجة إلى دراسة المواد بالتفصيل.
4. يجب أن يفهم السكرتير أنه في حالة العمل العاجل ، يحتاج إلى البقاء بعد نهاية يوم العمل.
5. يجب أن يفهم السكرتير بوضوح واجباته ومستوى كفاءته في حل القضايا بشكل مستقل في حالة غياب الرئيس ، ويجب على الرئيس ، بدوره ، التأكد من أن السكرتير سيتعامل مع العمل الذي قد ينشأ في غيابه.
6. يحتاج المدير إلى إبقاء السكرتيرة على اطلاع بجميع شؤونه حتى تتمكن من مساعدته قدر الإمكان.
7. يجب أن يكون القائد قادرًا على الاعتراف بأخطائه والاعتذار عندما يكون على خطأ.
8. يجب أن يعتمد القائد على دقة مواعيد السكرتير ، ويجب أن يكون السكرتير مدركًا أن القائد قد يكون أحيانًا غير دقيق.
9. كلا الطرفين بحاجة إلى روح الدعابة.
10. سلوك السكرتير وكفاءة عمله قدوة لجميع العاملين.
11. يجب أن يتتبع السكرتير الأحداث في الحياة الشخصية للقائد ، على سبيل المثال ، الاعتناء بالزهور للمناسبات الخاصة ، وبطاقات المعايدة ، وما إلى ذلك.
من أجل تطوير العلاقة بين الرئيس والسكرتير بنجاح ، من الضروري تنسيق العمل المشترك ووضع قواعد العمل. في هذه الحالة ، يجب أن تؤخذ في الاعتبار ظروف العمل المحددة للمؤسسة وشخصية الرئيس والسكرتير: وقت الوصول إلى العمل ، والتقرير عن المراسلات المستلمة والشؤون الجارية ، والوقت
استراحة نهارية ، استقبال الزوار ، وقت ترك العمل.
يجب على السكرتير الجيد أن يُظهر الانتباه للقائد بلباقة وأن يحترمه. يجب أن يكون السكرتير مخلصًا لأوجه قصور القائد ، وإذا أمكن ، يعوض عنها بعمله.
تتمثل إحدى المهام الرئيسية للسكرتير في القدرة على أن يكون وسيطًا بين المدير والموظفين. يجب أن يبذل قصارى جهده لإنشاء علاقات عمل مواتية بين المدير والموظفين الآخرين. من خلال معرفة طريقة العمل وطبيعة الرئيس ، يمكن للسكرتير مساعدة الموظفين في تنظيم استقبال رؤوسهم ، والمساعدة في إعداد وثيقة معينة ، وتلبية طلب شخصي ، وما إلى ذلك.
في ممارسة عمل السكرتير ، غالبًا ما تكون هناك حالات يتعين على السكرتير فيها تسوية النزاعات التي تنشأ بين المديرين والموظفين. يعتمد الكثير هنا على مرونة سلوك السكرتيرة في المواقف الصعبة ، والقدرة على التحكم في عواطف المرء.
يتعين على السكرتير في بعض الأحيان التحدث نيابة عن الرئيس. من المهم جدًا أن تكون قادرًا على إعطاء التعليمات اللازمة بأدب ووضوح ، للتحكم في تنفيذها. في الوقت نفسه ، العلاقات المألوفة مع الموظفين ، وإظهار الغطرسة والبيروقراطية أو اللامبالاة أمر غير مقبول.
من المهم للسكرتير إقامة اتصالات تجارية جيدة مع أمناء الإدارات المختلفة في مؤسسته ، وكذلك المنظمات العليا والتابعة.
1.2 المتطلبات الأخلاقية الأساسية لإجراء المحادثات الهاتفية.
تشغل المحادثات الهاتفية قدرًا كبيرًا من الوقت خلال يوم عمل السكرتير. بفضل الهاتف ، تزداد كفاءة اتخاذ القرار ، وليست هناك حاجة للمراسلات ، أو رحلة إلى منظمة أخرى ، إلخ. وتشمل مسؤولية السكرتير تلقي المكالمات الهاتفية ، والرد على المشتركين ، وتصفية المكالمات ، وإذا لزم الأمر ، الاتصال المدير مع المشترك. تتمثل مهمة السكرتير في تحرير المدير من التحديات التي يمكن أن يقررها الموظف المسؤول في المنظمة.
إذا تحدثنا عن أخلاقيات الاتصال الهاتفي ، فمن الضروري الالتزام بما يلي:
- تحدث باختصار عن النقطة المهمة ، عن الشيء الأكثر أهمية ، دون تفاصيل غير ضرورية ؛
- كن مؤدبًا: نبرة ودودة ، استخدام أشكال اتصال مهذبة ، إملاء واضح ؛
- امتلاك الذات: قم بإجراء محادثة بصبر ، دون عواطف ، بهدوء ؛
- من المستحيل نقل المعلومات ذات الطابع السري عبر الهاتف ؛
- من غير المقبول شغل هاتف المكتب بالمحادثات في الأمور الشخصية وخاصة في حضور الزوار.
يجب عليك فقط الاتصال برقم منزل مسؤول الأعمال إذا كان ذلك ضروريًا للغاية.
يمكن اختزال القواعد الأساسية لإجراء المحادثات الهاتفية عند الاتصال بالسكرتير إلى ما يلي. التقط الهاتف فورًا ، وقم بتسمية المؤسسة ، وعرّف عن نفسك ، وتوقف مؤقتًا ، وامنح الوقت لتقديم نفسك للمشترك. بعد ذلك ، إجابة التحية بعبارة "مساء الخير" ، "مرحبًا" ، اكتشف السؤال الذي يتصل به المشترك.
من المهم للسكرتير أن يكون لديه فكرة واضحة عن متى وما هي القضايا التي يجب أن تتواصل مع الرأس. عند تلقي مكالمة هاتفية ، يجب على السكرتير ، بعد تسمية المنظمة ونفسه ، بالشكل الصحيح ، معرفة المشكلة التي يتصل بها المشترك ، ومن هو ، وتقييم مدى إلحاح المحادثة. معرفة توزيع الواجبات بين الموظفين ، يمكن للسكرتير أن يحيل المكالمة بشكل صحيح إلى موظف مختص في حل المشكلة.
في حالة قيام السكرتير بتحويل مكالمة هاتفية إلى موظف آخر ، يجب على المشترك إعطاء اسم العائلة والاسم الأول واسم العائلة لهذا الموظف ومنصبه ورقم هاتفه.
إذا أصبح من الضروري الرد على المشترك للاستفسارات والابتعاد عن الهاتف للبحث عن المعلومات ذات الصلة ، فأنت بحاجة إلى تحذير المشترك من ذلك. إذا لم يكن من الممكن العثور على المعلومات اللازمة ، يجب أن تخبر المشترك بالوقت المحدد الذي يمكنه فيه معاودة الاتصال.
من غير المقبول إنهاء المكالمة لإعلام المشترك بأنك مشغول ، حتى لا يتصل المشترك مرة أخرى. مثل هذا "الاستقبال" يشهد على الثقافة المتدنية للوزيرة. ستكون الإجابة الصحيحة: "معذرة ، هناك اجتماع. يرجى الاتصال بعد 20 دقيقة."
لا ينبغي أن تذهب أي مكالمة هاتفية إلى الرأس ، متجاوزة السكرتير (باستثناء ما هو محدد). قبل ربط الرئيس بالمشترك ، يجب على السكرتير إخباره بالمشترك ومنصبه وتنظيمه واسم عائلته واسمه الأول واسم عائلته والسؤال الذي يتصل به. إذا احتفظ السكرتير بسجل للمحادثة الأولية ، فيمكنك وضعه أمام القائد أو تحديد جوهر القضية شفهياً.
في الحالات التي يتصل فيها السكرتير ، عليك الالتزام بما يلي:
1. قم بإعداد جميع المستندات اللازمة التي قد تكون مطلوبة أثناء المحادثة. وضح الاسم الأخير ، والاسم الأول ، واسم الأب ، ومكان المشترك المطلوب لتجنب التشويه.
2. بعد الاتصال برقم المشترك وتلقي الرد ، يجب عليك تسمية نفسك واسم الموظف الذي تريده. إذا لم يكن لدى السكرتير هذه البيانات ، يجب أن تطلب من الموظف الذي يتعامل مع المشكلة ذات الصلة بالهاتف.
أثناء محادثة هاتفية بعيدة المدى ، تحتاج إلى تسمية المدينة التي تتصل منها ، ثم نفسك ، منصب قائدك واسم المؤسسة.
بعد المقدمات المتبادلة ، يجب ذكر سبب الحاجة إلى محادثة. يمكنك أن تبدأ بالكلمات: "تلقيت تعليمات ..." ، "نحن مضطرون إلى الالتفاف" ، ثم تحديد جوهر القضية.
إذا كان يجب إجراء المحادثة بواسطة الرأس ، يتحول الهاتف إلى جهازه.
عند إرسال رسالة هاتفية بعد العرض ، يقولون: "اقبل الرسالة الهاتفية" - وامنح المحاور وقتًا لإعداد كل ما يلزم للتسجيل.
تعتمد الكلمات الأخيرة للمحادثات الهاتفية على نتائجها. وفقًا لقواعد الأخلاق الحميدة ، في نهاية محادثة هاتفية ، لا يتوقف الرجل إلا بعد أن تضعه المرأة في مكانه ، والمرؤوس - بعد الرئيس في المنصب. على أي حال ، فإن تكرار الملاحظات النهائية أمر غير مرغوب فيه.
1.3 مهام السكرتير في التحضير للاجتماعات المختلفة.
في كل منظمة ، يتم عقد اجتماعات واجتماعات ومؤتمرات مختلفة وما إلى ذلك لحل المشكلات التي تتطلب مناقشة جماعية.
في كثير من الأحيان ، بسبب سوء التنظيم والتحضير للاجتماعات ، فإنها تتأخر بلا داع وتكون غير فعالة.
تُعقد معظم الاجتماعات الرئيسية في المنظمات وفقًا لخطة ، وهو أمر إلزامي للسكرتير ويجعل من الممكن التفكير مسبقًا في مجموعة من الإجراءات لإعدادها.
إذا تمت دعوة الرئيس إلى اجتماع مع رئيس رفيع المستوى ، فيجب على السكرتير إعداد المستندات اللازمة له مسبقًا ، وطباعة نص التقرير ، وتذكير رئيس الاجتماع على الفور بتاريخ ومكان وساعة الاجتماع ، مدته.
تشمل واجبات السكرتير في التحضير للاجتماع التشغيلي ، والذي يعقد عادة في يوم معين من الأسبوع أو يوميًا في بداية يوم العمل ، إخطار المشاركين ومراقبة ظهورهم في الوقت المناسب وتوضيح وتقديم تقرير إلى المدير عن أسباب عدم وجود موظفين غير ظاهرين. إذا نشأ موقف لسبب ما يتطلب الاتصال الفوري بالرئيس ، فيجب على السكرتير تدوين المعلومات الواردة ، ودخول المكتب ، ومحاولة عدم تشتيت انتباه الحاضرين ، وتقديم ملاحظة إلى الرأس وانتظار تعليماته . أثناء الاجتماع ، يجب ألا يغادر السكرتير غرفة الاستقبال بأي حال من الأحوال ، لأنه في أي وقت قد يحتاج المشاركون في الاجتماع إلى مساعدته.
بالنسبة للاجتماعات المجدولة والاجتماعات مع عدد كبير من المشاركين ، يبدأ الإعداد قبل الاجتماع بـ 1.5-2 أسبوعًا. إلى جانب الرئيس ، يحدد السكرتير تاريخ ومكان وموعد الاجتماع وجدول أعماله وقائمة المشاركين والمتحدثين ، كما يحدد الحاجة إلى إشراك مختلف خدمات المؤسسة في التحضير للاجتماع.
الخطوة التالية هي إخطار المشاركين في الاجتماع. يقوم السكرتير مع الرئيس بوضع نص الرسالة الهاتفية والدعوة.
1-1.5 ساعة قبل بدء الاجتماع ، يحضر السكرتير لأعضاء هيئة الرئاسة ملفًا يحتوي على مواد الاجتماع وورق نظيف وأقلام رصاص وأقلام رصاص ملونة
(أحمر) ، مشابك ورقية ، شريط لاصق ، مساطر ، دورق من الماء النظيف وزجاج (للسماعات) أو مياه معدنية ، إلخ.
يبدأ تسجيل المشاركين قبل 30 دقيقة من بدء الاجتماع.
إذا وصل المدعوون إلى الاجتماع ، يجب مرافقتهم إلى القاعة والجلوس في الصفوف الأمامية. يتم وضع بقية المشاركين في الاجتماع بشكل عشوائي.
مكان الرأس في منتصف طاولة هيئة الرئاسة ، ويتم وضع بقية أعضاء هيئة الرئاسة وفقًا لمرتبة مناصبهم ، وأماكن الشرف على يمين ويسار الرأس. يتم تقديمها أولاً وقبل كل شيء للنساء - المشاركات في الاجتماع.
يجب إعداد مكان عمل الخبيرة حتى تتمكن من سماع خطاب المتحدثين جيدًا.
إذا لم يشارك السكرتير في الاجتماع ، فهو مناوب على الهاتف. قبل بداية الاجتماع وأثناء فترات الراحة وبعد الاختتام ، يجب على السكرتير دخول الغرفة لمساعدة المشاركين ، إذا لزم الأمر.
إذا شارك السكرتير في الاجتماع ، فإن واجباته تشمل: توزيع المواد على المشاركين في الاجتماع ، واختيار المواد والوثائق للرئيس ؛ إبلاغ المدير عن المتأخرين ؛ رسالة إلى المدير بشأن المشاركين في الاجتماع الذين يطلبون الكلمة ؛ تحذير وقت الاستراحة. يجوز تكليف أمين السر بحفظ محضر الاجتماع.
في نهاية الاجتماع ، يجب على السكرتير تصحيح النص مع القائد والمتحدثين ، وجمع نصوص التقارير والخطب ، وتوضيح مع القائد قائمة الأشخاص والمؤسسات التي سيتم إرسال مواد الاجتماع إليها.
عادة ما يستغرق الأمر من يومين إلى ثلاثة أيام لإكمال محضر الاجتماع. يقوم السكرتير بطباعة البروتوكول وإرساله إلى الوجهة. تحت السيطرة الشخصية للسكرتير
هناك أيضًا حل لقضايا مثل استنساخ المواد للتوزيع ، وتجهيز محضر الاجتماع.
بتوجيه من الرئيس ، يقوم السكرتير بإبلاغ نتائج الاجتماع إلى الأشخاص الذين لم يكونوا حاضرين فيه ، ولكنهم بحاجة إلى معرفة نتائجه.
في الاجتماعات الصغيرة ، قد تشمل واجبات السكرتير تجهيز سطح المكتب بالمشروبات الغازية والنظارات. لا ينبغي توفير مطافئ السجائر وغيرها من ملحقات التدخين للمشاركين في الاجتماع.
1.4 ما هو دور السكرتير في تنظيم استقبال الزوار.
يمكن تقسيم استقبال الزوار إلى ثلاثة أنواع:
استقبال موظفي مؤسستك للشؤون الجارية ؛ استقبال ممثلي المنظمات الأخرى ، بما في ذلك الوفود ؛ استقبال الزوار في الأمور الشخصية.
يلتزم السكرتير بالتأكد من وضع لافتة تشير إلى أيام وأوقات استقبال الزوار على أبواب الاستقبال ؛ الاحتفاظ بسجلات الزوار ومراقبة تنفيذ القرارات المتخذة أثناء الاستقبال ؛ اتبع ترتيب الاستقبال ووقت المحادثة.
من الأفضل تحديد موعد مسبقًا عن طريق إدخال الإدخالات المناسبة في سجل الاستقبال.
يجب أن يتذكر السكرتير أن أي زائر من أي رتبة ، دون استثناء ، لا يمكنه دخول مكتب الرئيس إلا بعد تقرير السكرتير. السكرتير شخصيا تقارير عن ممثلي المنظمات العليا. بعد مطالبة الزائر بالانتظار ، يدخل مكتب المدير ويبلغ عن زائر ينتظر أن يتم استقباله. في هذه الحالة ، من المستحسن تسمية اللقب ، والاسم ، واسم الأب ، ومنصب الزائر ، والقضية التي وصل إليها. يمكن للسكرتير أن يبلغ المدير عن الزائر الذي يستخدم جهاز الاتصال الداخلي ، وبعد حصوله على الموافقة على الاستقبال ، يدعو الزائر للذهاب إلى المكتب. من غير المقبول دعوة زائر لمكتب رئيس الزائر بالملابس الخارجية.
إذا حضر الزائر دون اتفاق مسبق ، يحق للسكرتير أن يقرر بنفسه ما إذا كان يجب إبلاغه إلى الرئيس على الفور أو تحديد موعد.
في حالة الرفض ، يقوم السكرتير بإخبار الزائر بالتاريخ والوقت المحدد الذي سيتم فيه قبوله.
يلتزم السكرتير عند تنظيم استقبال موظفي مؤسسته حول القضايا الجارية بما يلي:
معرفة دائرة الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى المدير في أي وقت ، والسماح لهم بالمرور دون عائق ؛
لفت انتباه جميع موظفي المؤسسة إلى ساعات الاستقبال بشأن القضايا الحالية ؛
تحديد ضوابط مدة الزيارة وتحذير الزائر بشأنها.
أبلغ المدير عن الزائر باستخدام محدد أو هاتف.
ليس من غير المألوف أن يذهب الزوار إلى موعد مدير بسؤال يمكن أن يحل بواسطة موظف آخر. يجب أن يعرف السكرتير توزيع المسؤوليات بين كبار مسؤولي المؤسسة من أجل توجيه الزائر إلى الموظف المختص في حل قضية معينة.
عند تنظيم استقبال العمال والمؤسسات المعارين ، يلتزم السكرتير بما يلي:
اكتشف السؤال الذي وصل إليه الزائر ؛
لاحظ شهادة السفر.
المساعدة في اختيار المواد اللازمة ؛
معرفة ما إذا كان الأخصائي المعار مزودًا بفندق ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فساعد في حل هذه المشكلة ، واشرح طريقة النقل الأكثر ملاءمة من الفندق إلى المؤسسة.
إذا وصل وفد إلى حفل الاستقبال ، فيجب توخي الحذر مسبقًا لتخصيص موظف من المنظمة سيرافق الوفد. في حالة وصول وفد أجنبي ، ينبغي الحرص على توفير مترجم فوري وتذكارات لأعضاء الوفد.
إذا لزم الأمر ، وبناءً على طلب الرئيس ، يجب أن يكون السكرتير قادرًا على إعداد وتقديم الشاي أو القهوة للرئيس والزائر (أعضاء الوفد).
لا ينبغي السماح بتعطيل الاستقبال لأسباب غير محترمة. في حالة غياب المدير الذي تمت دعوة الزائر إليه ، من الضروري أن يتم استقبال الزائر من قبل موظف مختص آخر. يجب على السكرتير في مثل هذه الحالة أن يعتذر عن غياب القائد ويشرح سبب غيابه.
يجب على السكرتير أن يولي اهتمامًا خاصًا لتنظيم استقبال الزوار بشأن الأمور الشخصية من قبل الرئيس. لهذا النوع من الاستقبال ، عادة ما يخصص القائد أيامًا معينة.
خلال جميع أنواع الاستقبال ، يتلقى السكرتير نفسه جميع المكالمات الهاتفية ، ويعيد توجيه نواب رؤساء القضايا التي تتطلب حلًا فوريًا. يجب ألا يُسمح لك بالدخول إلى مكتب المدير أثناء استقبال الموظفين غير المرتبطين بالاستقبال في الأمور الشخصية.
في نهاية المحادثة وبعد اتخاذ القرار ، يكتب القائد بنفسه أو يوجه السكرتير لتسجيل نتائج المحادثة في نماذج المحاسبة المناسبة. يتولى السكرتير مراقبة تنفيذ القرارات التي يتخذها الرئيس.
2. آداب الأعمال المكتوبة بخطاب السكرتير.
2.1. المتطلبات الأخلاقية لكتابة خطاب عمل.
تقع بداية النص أسفل تفاصيل العنوان. وهي تخضع لعدد من المتطلبات وهي: الوضوح ، والإيجاز ، والدقة ، والحيطة ، واللياقة.
وضوح. يجب ألا تستخدم التركيبات الغامضة ، ولا سيما تلك الملونة عاطفياً مثل ، على سبيل المثال: "سيتم تشطيب الجدران عند مدخل المنزل بشكل فاخر". في هذه الحالة ، يجب عليك تحديد المواد التي سيتم استخدامها. ليس من الضروري أن تكتب: "مندوبنا في طريقه لمقابلتك في أقرب وقت ممكن" ، فالأمر يستحق تحديد موعد الزيارة بالضبط. وضوح الكتابة يأتي من وضوح الفكر ووضوح الصياغة. يجب كتابة المراسلات بلغة كتابية جيدة. لا ينصح باستخدام الكلمات الأجنبية ، حتى الكلمات المألوفة جدًا ، لأنها قد تؤدي إلى أخطاء في الفهم.
الإيجاز. يجب أن يكون خطاب المبيعات قصيرًا وموجزًا حتى يتمكن المرسل إليه ، بعد أن يتصفح الأعين ، من اتخاذ القرار الصحيح بسرعة. خطاب المبيعات هو أداة عمل ، لا أكثر.
دقة. الالتزام بالحقيقة في التعاملات التجارية ضرورة مطلقة. يمكن أن يؤدي عدم الدقة ، وخاصة الأكاذيب ، إلى فقدان ثقة العميل. ليس من الضروري التصريح ، على سبيل المثال ، أن البضائع المسلمة هي من أعلى مستويات الجودة ، في حين أن الجودة عادية. هذا لن يؤدي إلا إلى عدم الثقة في العميل. لا تكتب "ردًا على رسالتك الأخيرة" ولكن "ردًا على رسالتك بتاريخ 14 يوليو" أو "الرابع عشر من هذا الشهر" لأن الشركة التي تكتب إليها ربما تكون قد أرسلت خطابًا آخر في تلك الفترة الزمنية التي لم تكن لديك " ر وردت حتى الان. لا تقل: "شروطنا هي نفسها لأوامرك السابقة بموجب نفس المادة" ، فبهذا تجبر القارئ على الرجوع إلى المراسلات السابقة. في هذه الحالة الأفضل ، على العكس من ذلك ، تكرار شروط نفس النص ، مع الإشارة ، إذا كان هذا صحيحًا ، إلى أنها لم تتغير.
الحذر. لا ينبغي لكاتب الرسالة أن يعطي أسلحة لخصم أو خصم محتمل ، لأن الأعمال والمنافسة فيها غالبًا ما تكون شديدة للغاية. يجب أن يتجنب ، عند تقديم جوهر الأمر ، الإشارات إلى الوضع الحالي للشركة. على سبيل المثال ، لا يجب أن يكشف عن أحدث الأسعار الحقيقية لبضاعته ، ولكن فقط عن الأسعار الأساسية التي يريد التحدث عنها. هذا ليس نقصًا في الإخلاص ، هذه خطوة تكتيكية. يجب على أي موظف ، قبل إنهاء الخطاب ، التأكد من توافقه مع الإستراتيجية العامة للشركة. علاوة على ذلك ، يجب عليه اتخاذ جميع الاحتياطات لحماية نفسه من التقاضي المحتمل ، من خلال التشاور ، على سبيل المثال ، مع القسم القانوني للشركة. وبالتالي ، فإنه يمتنع عن الوعد بالدفع في وقت معين إذا لم يكن متأكدًا من أنه سيتمكن من الوفاء بهذا الالتزام. كما أنه لن يعد بتسليم البضائع في تاريخ محدد ، بينما لا تزال البضائع في مرحلة التصنيع ، وبالتالي ، لا يمكن للمرء أن يكون متأكدًا تمامًا من الوفاء بالموعد النهائي المنصوص عليه.
الادب. إذا كان موقف مراسلك يزعجك ، فلا تحاول إظهاره ، فقد يتعرض للإهانة. إذا كان شريكك في العمل بطيئًا في الرد على رسالة بريد إلكتروني عاجلة ، فلا تتهمه بأنه ضار. من المحتمل أنك لم تحدد عنوانه بدقة وقد يتم إعادة الرسالة إليك عن طريق البريد. اكتب الخطاب مرة ثانية مع اعتذار مهذب لأنك ربما أخطأت في كتابة العنوان. لإظهار ثقتك الصادقة وعاطفتك ، يرجى إرسال نسخة من الرسالة السابقة. إذا كنت لا تزال تشك في عدم رغبة مراسلك في الرد ، فأرسل إليه خطابًا مسجلاً مع إشعار بالاستلام. ربما يكون من الأفضل في هذه الحالة إرسال خطاب أكثر إلحاحًا ، لكن دون انتهاك قواعد المجاملة.
2.2. آداب كتابة وصياغة خطاب العمل.
يتم اختيار طبيعة الاستئناف مع مراعاة نقطتين:
- من هو متلقي الرسالة ؛
- ما نوع العلاقة التي تحافظ عليه. هناك قاعدتان بسيطتان يجب اتباعهما:
- عندما تتردد ولا تعرف كيف تخاطب ، فإن استخدام العنوان "الرئيسي" أو "السيدة" يكون دائمًا صحيحًا ويفضل بأي حال من الأحوال الخطأ ؛
- عندما يكون الشخص في عدة مناصب ، اختر أهمها.
إذا كنت تريد استخدام العناوين التقليدية ، فيمكن لرجل يكتب لرجل آخر أن يخاطبه بكلمات "عزيزي السيد X (اسم العائلة)" أو "عزيزي ... (الاسم الأول وعائلته)" ، إذا كان يعرفه جيدًا . يمكن للرجل الذي يكتب إلى امرأة أن يخاطب نفسها بهذا الشكل: "السيدة X (اللقب)". لا يجب أبدًا استخدام "السيد" أو "عزيزي السيد X (اللقب)" ، ولا يجب استخدام "سيدتي" أو "عزيزتي السيدة س" أبدًا.
علاوة على ذلك ، بالنظر إلى العناوين المستخدمة في المراسلات التجارية ، يجب الانتباه إلى حقيقة أنه إذا كان للمتلقي منصبًا مهمًا ، فيجب التأكيد على ذلك ، على سبيل المثال: "السيد الوزير" ، "السيد الرئيس". يتم التعامل مع كتاب العدل والمحامين والفنانين المشهورين والفنانين في فرنسا باسم "المعلم" ، وهو ما يعني "المعلم" ، "المعلم" ، "المعلم" ، "المعلم" ، أي شخص يحظى باحترام كبير. لا يتم اختصار الكلمتين "سيدتي" و "السيد" عند الإشارة إليهما.
غالبًا ما تتعامل الخدمة الكتابية مع الرسائل المتشابهة جدًا في المحتوى. في هذه الحالة ، يتم استخدام العديد من العبارات القياسية ، والتي تكون دائمًا هي نفسها في جميع الأحرف. يمكن تقسيمها إلى ثلاث مجموعات:
- صياغة بداية الحرف ؛
- صياغة تعكس محتوى الرسالة ؛
- صيغ الأدب.
فيما يلي بعض الأمثلة لكل مجموعة. صياغة لبدء حرف.
لتأكيد الاستلام:
"نقر باستلام رسالتك من ..." ؛
"رسالتك من ... تلقينا" ؛
"نحن نقدر اهتمامك الوارد في الرسالة المؤرخة ...".
لتأكيد شيء ما:
"أبلغناك برسالتنا المؤرخة ..." ؛
"استمرارا لمحادثاتنا الهاتفية ..." ؛
"نؤكد مرة أخرى رسالتنا التي ...".
لوضع طلب:
"هل يمكن أن ترسل إلى عنواننا في أقرب وقت ممكن ..." ؛
"الرجاء تأكيد الاستلام عن طريق الإخطار ..." ؛
"نطلب منك أن تأخذ الأمر التالي ...".
للرد على أمر:
"نحن نقبل الشروط المقترحة في رسالتك المؤرخة ..." ؛
"ردًا على خطابك ... نرسل لك مرفقًا ..." ؛
"شكرا لاستلام طلبك من ..."
صياغة تعكس محتوى الرسالة:
"هل يمكنك إخباري..."؛
"ستلزمنا إذا حددت ...".
للمطالبة بالدفع:
"يوضح تحليل حسابك أنك تظل مدينًا بمبلغ ..." ؛
"من أجل تجنب الخطأ المحتمل ، نذكرك أن حسابنا ..."
لتحويل الأموال:
"ستجد مع هذا الشيك المصرفي المرفق (أو الطلب البريدي) للرقم ... بمبلغ ... فرنك ، وسنكون ممتنين لك لتأكيد الاستلام" ؛
"بالإضافة إلى فاتورتك ، يرجى قبول ..." ؛
"بالإضافة إلى كشف حسابك المؤرخ ... قمنا بالتحويل إلى رقم حسابك ... في البنك ... مبلغ بمبلغ ..."
لمعرفة الخطأ ، اعتذر ، ارفض:
"نأسف للخطأ الذي تسلل إلى ..." ؛
"يؤسفنا إعلامك..."
تتضمن بعض مجاملات الإغلاق الأكثر استخدامًا في خطابات الأعمال ما يلي:
"مع الاحترام العميق" هي الصيغة القياسية المستخدمة فيما يتعلق بالأشخاص المجهولين ؛
"أفضل التمنيات" هي عبارة مألوفة أكثر ، تستخدم بين المتكافئين ، وكذلك عند الإشارة إلى أعلى من المرؤوس ؛
"المكرس لك" - الصياغة المستخدمة عندما يخاطب المورد عميلاً يخدم صاحب عمل ؛
"باحترام" - عند مخاطبة الأصغر سنًا ؛
"مع الاحترام العميق" - تستخدم في الرسائل الرسمية إلى مسؤول كبير ، وزير ، إلخ.
في بعض الأحيان يكتبون عبارات أقصر ، مثل: "مع خالص الشكر". يتم استخدام هذه الصياغة في الحروف غير الشخصية بطبيعتها ، مثل الأوامر.
صياغة البروتوكول. فيما يلي بعض التحيات المستخدمة في اللغة الكتابية الدولية:
للوزير (رئيس الوزراء): "من فضلكم ، السيد الوزير (رئيس الوزراء) ، تأكيداتي على خالص احترامي".
عن عضو في مجلس الشيوخ (نائب): "من فضلك ، السيد سيناتور ، تأكيدات على خالص احترامي" ؛
عن رئيس القسم: "أرجوك سيدي ... (ف.أو) ، تأكيدات على احترامي العميق" ؛
عن نائب رئيس الدائرة: "من فضلك يا سيدي ... (ف.أو) ، تأكيدات على خالص احترامي."
التوقيع. توجد هذه السمة عادةً أسفل النص في الزاوية اليمنى السفلية ؛ يتم ترتيب أجزائه المكونة واحدة أسفل الأخرى (في عمود):
أولاً ، الموضع ، ثم 5-7 فترات للتوقيع نفسه ، وأخيراً ، نسخة التوقيع ، أي الحرف الأول من الاسم بحرف كبير واللقب الكامل بالأحرف الكبيرة أيضًا. وبالتالي ، تبدو سمة "التوقيع" على النحو التالي:
المخرج (التوقيع) س.موران
2.3 عمل برقية ورقية ورسالة هاتفية وفاكس.
Telegram and teletypewriter - المستندات المخصصة لمجموعة منفصلة فيما يتعلق بطريقة إرسال نصها عن طريق التلغراف والطباعة البرقية والهاتف.
تأتي البرقيات في فئات مختلفة: حكومية ، عاجلة ، خارج التصنيف (بسيط) ؛ برقيات التوكيلات الرسمية ، إلخ. تعد Phototelegrams مجموعة متنوعة من البرقيات ، وهي مخصصة أساسًا لنقل المعلومات الفنية (الرسومات ، والرسوم البيانية).
رسائل Teletype هي برقيات يتم إرسالها عن طريق teletype (تلغراف فردي).
تُطبع رسائل البرقيات والرسائل النصية ، كقاعدة عامة ، على نماذج خاصة. عنوان البرقية أقصر من العنوان البريدي ، وغالبًا ما يكون مشروطًا (على سبيل المثال:
روستوف دون ألماز). نص المستندات قصير للغاية ("لغة تلغراف") - بدون حروف العطف وحروف الجر وعلامات الترقيم. إذا لزم الأمر ، يتم استخدام اختصارات من النوع: نقطة كاملة ، فاصلة ، إلخ. التصحيحات في النص غير مسموح بها. عادة ما يتم كتابة الأرقام والأرقام بخط متصل. نص البرقية مصدق بختم المنظمة.
تتم طباعة تفاصيل البرقيات وأنماط التليفزيون بأحرف كبيرة من الهامش الأيسر (موضع علامة التبويب الصفرية). تتم طباعة عنوان المؤسسة المرسلة بأحرف صغيرة (باستثناء الأحرف الكبيرة) أسفل السطر الأفقي الذي يفصل العنوان عن النص.
مثال على تصميم برقية:
العاجلة
روستوف دون انتيجرال
تم تأجيل اختبار المنتج
نقطة الملحقات
قم بتمديد عملك لمدة أسبوعين
رأس أوتك إيفانوف
بريانسك ، ريفر ، 40
رئيس QCD (توقيع شخصي) I. O. اللقب
00.00.0000
عجل البحر
لنقل المعلومات التشغيلية ، يتم استخدام الرسائل الهاتفية - الرسائل الرسمية المرسلة عبر الهاتف.
التفاصيل الإلزامية للرسالة الهاتفية هي: أسماء مؤسسات المرسل إليه والمرسل إليه ؛ تفاصيل "من" و "لمن" تشير إلى منصب المسؤولين واسمهم واسم عائلتهم ؛ رقم وتاريخ ووقت إرسال واستقبال الرسالة الهاتفية ؛ وظائف وأسماء الشخص الذي أرسل الرسالة الهاتفية واستقبلها ؛ أرقام الهواتف؛ النص والتوقيع.
يجب أن تحتوي الرسالة الهاتفية على عنوان ، ويتم تجميعها وفقًا لـ GOST R 6.30-97 كحرف عمل ، أي يتم التعبير عنها في حالة حرف الجر بحرف الجر "about" أو "about" (على سبيل المثال: "عند التغيير موعد اجتماعات المجلس "؛" عند وصول المشاركين في الندوة).
بشكل عام ، تتم كتابة الرسائل الهاتفية "بلغة تلغراف" ، أي باختصار ، بدقة ، في جمل بسيطة. في الجزء الأول من الرسالة الهاتفية ، يتم ذكر الحقائق التي دفعت إلى إرسال الرسالة الهاتفية ، في الجزء الثاني - الإجراءات المتخذة. يتم ذكر مخططات الهاتف في ضمير المتكلم. على سبيل المثال: "نذكرك بانتهاء صلاحية العقد". يجب ألا يتجاوز طول الرسالة الهاتفية 50 كلمة.
من المرغوب فيه أن يكون لدى المؤسسات أشكال خاصة للرسائل الهاتفية الواردة والصادرة. يوصى باستخدام النموذج التالي:
هاتف غرام
نص
المرسل إليه ________________ المرسل إليه ______________________
(اسم المؤسسة) (اسم المؤسسة)
من ________________ من منظمة الصحة العالمية ____________________
(المنصب ، الاسم الكامل) (المنصب ، الاسم الكامل)
وقت التحويل _ h _ min وقت النقل _ h _min
أرسل بواسطة ________________ استلمه _____________________
(اللقب) (اللقب)
رقم الهاتف _________ رقم الهاتف ________
العنوان
(التوقيع)
في نماذج الرسائل الهاتفية الواردة ، يجب طباعة "المرسل إليه" المطلوب بطريقة مطبعية ، وعلى نماذج الرسائل الهاتفية الصادرة ، يجب طباعة "المرسل إليه" بطريقة مطبعية.
الفاكس طريقة شائعة جدًا لنقل المعلومات. إنه ملائم لأن النص الأصلي بكل ميزاته يمكن نقله بسرعة رسالة هاتفية. يمكن إرسال أي مستند A4 عن طريق الفاكس. لا توجد متطلبات خاصة للوثيقة المرسلة ، ومع ذلك ، يجب أن يكون النص مفهوماً وأن يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة. يظهر تخطيط الفاكس أدناه.
المرسل إليه الاسم:
موقف المنظمات
اللقب I.O.
00.00.0000 رقم الهاتف _____
فاكس -------
بتاريخ رقم __ من __
عنوان للنص 1
نص
المنصب (التوقيع) I. O. اللقب
استنتاج
بتلخيص كل ما سبق ، يمكننا القول أن الآداب المهنية هي مجموعة من قواعد السلوك المتعلقة بالمظهر الخارجي للموقف تجاه الناس (المعاملة مع الآخرين ، وأشكال الاتصال والتحية ، والثقافة الأخلاقية لخطاب العمل الشفوي والمكتوب).
هذا الأخير له أهمية خاصة. نظرًا لأنه في عصرنا يتم تقييم مؤسسة ومؤسسة من قبل الشركاء على جودة تصميم المراسلات التجارية التي يرسلونها والثقافة الأخلاقية للتواصل بين موظفي هذه المؤسسة أو المؤسسة أو الشركة.
لقد حان الوقت الذي أصبحت فيه معرفة العمل المكتبي ، وأخلاقيات الاتصالات التجارية للقادة من أي مستوى ، والمديرين ، والسكرتيرات ، ومختلف المتخصصين علامة متكاملة على الاحتراف.
من المهم ليس فقط أن يكون لديك آداب الاتصال الشفوي المهني ، ولكن أيضًا مراعاة آداب تجميع وتصميم وإرسال رسائل العمل والبرقيات ومراسلات العمل الأخرى.
المؤلفات
المساء L.S. أسرار الاتصال التجاري. مينسك ، 1996.
جولوفين ب. أساسيات ثقافة الكلام. م ، 1988.
جروموفا ن. أساسيات المراسلات التجارية. م ، 1992.
أوباليف أ. القدرة على التواصل مع الناس. آداب العمل. م ، 1996.
رومانوف أ. القواعد النحوية للمحادثات التجارية. تفير ، 1995.
قاموس الأخلاق. حرره إيس إس كون. م ، 1983.
دليل المراسلات التجارية. م ، 1996.
دكتور فيلر ، بولتوراك يو. صياغة نصوص وثائق الإنتاج. م ، 1990.
شينوف ف. علم النفس وأخلاقيات الاتصال التجاري. م ، 1996.
ياجر د. آداب العمل: كيفية البقاء والنجاح في عالم الأعمال. م ، 1994.
1 2
يتم تقديم العمل في هذه الصفحة للمراجعة في شكل نص (مختصر). من أجل الحصول على عمل مصمم بالكامل بتنسيق Word ، مع جميع الحواشي السفلية والجداول والأشكال والرسوم البيانية والتطبيقات وما إلى ذلك ، ما عليك سوى تنزيله.
سنخبرك لماذا يحتاج السكرتير إلى معرفة أساسيات آداب العمل وفي أي مجالات نشاط لا يمكن للمرء الاستغناء عنها.
قم بتنزيل هذا المستند المفيد:
أخلاقيات العمل هي نظام من المعايير الأخلاقية المقبولة في المجتمع ، والتي تحدد ترتيب التفاعل بين المشاركين في العمليات التجارية. آداب العمل هي مجموعة من القواعد وقوانين السلوك القائمة على هذه المعايير. تعد معرفة أساسيات آداب العمل أمرًا ضروريًا إذا كان الشخص يخطط للارتقاء في السلم الوظيفي أو تحسين وضعه المهني.
سوف تساعد آداب العمل السكرتيرة أو مساعد المدير:
تم تشكيل آداب العمل للشركة أيضًا وفقًا لثقافتها التنظيمية والمؤسسية. إن أخلاقيات علاقات العمل التي تطورت في المؤسسة هي نتيجة لأسلوب الإدارة الذي اختاره الرئيس ، ومدى صرامة تنظيم عمليات الإنتاج. لذلك ، على سبيل المثال ، تعتبر المعايير المجانية الأقل رسمية لأخلاقيات العمل نموذجية بالنسبة لمجال تكنولوجيا المعلومات والإعلان ، بينما للإنتاج الموحد - معايير أكثر صرامة.
تتضمن آداب العمل مجموعة من القواعد التي تنظم من الناحية العملية مجالات نشاط السكرتير مثل:
تم تصميم جميع أنواع آداب العمل المرتبطة بوظيفة السكرتير لتسهيل العمل من خلال الامتثال للقواعد المعمول بها. في كل مجال من مجالات النشاط المدرجة ، يتم وضع أخلاقيات علاقات العمل كأساس للمتطلبات المفروضة ليس فقط على السلوك وطريقة الاتصال ، ولكن أيضًا على المظهر.
سيتحدث الخبير في مجلة "Secretary's Handbook" عن كيفية إنشاء خزانة ملابس عمل لسكرتير من الدرجة الإضافية
آداب العمل - هذا التعريف يعني القدرة على التصرف ، ولكن هذه المهارة هي إضافة ضرورية للكفاءة المهنية. يجب أن يتمتع السكرتير أو مساعد الرئيس بصفات مهنية عالية ، وأن يكون مختصًا في الأمور التي تقع في نطاق مسؤوليته. في هذه الحالة فقط ، سيكون قادرًا على تقديم حل كفء لهذه القضايا ، دون تشتيت انتباه الرأس واستبداله في حالة الغياب.
يتضمن آداب الاتصالات التجارية الأداء في الوقت المناسب وعالي الجودة لكل من واجبات العمل والمهام لمرة واحدة. يجب أن يتأكد المدير من أن كل ما هو مطلوب من السكرتير سيتم الانتهاء منه في الوقت المحدد وبدون أخطاء. الالتزام بالمواعيد والالتزام علامات على الامتثال المهني.
تلميح السكرتير. كيفية تسجيل مهام الرأس في شكل جدول
آداب العمل ، القواعد الأساسية لاتصالات الأعمال تستبعد الألفة ، حتى عندما يكون السكرتير قد طور علاقة ثقة مع المدير. انتهاك التبعية أمر غير مقبول ، وكذلك مخاطبة القائد بالاسم و "أنت". لكن هذا لا يستبعد إظهار الاهتمام والرعاية غير المزعجة ، على سبيل المثال ، قبول معطف القائد ، وتقديم كوب من الشاي مع البسكويت المفضل لديه.
قد يكون السكرتير ، بحكم واجباته ، على علم بأحداث الحياة الشخصية لرئيسه ، لكن لا ينبغي أبدًا مناقشتها مع أي شخص. الشيء الوحيد الذي تسمح به آداب العمل هو تذكير المدير في الوقت المناسب بالمناسبات العائلية وأعياد الميلاد ، والمساعدة في اختيار وشراء الهدايا لمثل هذه المناسبات.
وبالطبع ، فإن مفهوم أخلاقيات العمل ينطوي على الحفاظ على السرية التامة ، وعدم الكشف عن كل شيء يمكن أن يسمعه السكرتير أو مساعد الرئيس في مكتبه. وينطبق هذا الحظر أيضًا على أي انتقاد يوجه إلى رئيسه ، حتى وإن كان يستحق ذلك حقًا.
يمكن الإجابة بشكل لا لبس فيه على السؤال المتعلق بنوع آداب العمل الذي تنتمي إليه آداب العمل - إلى آداب العمل. وفيما يتعلق بالسكرتير ، الذي يؤدي وظائف تمثيلية ، هناك قواعد أكثر صرامة من تلك التي تحكم سلوك ومظهر الموظفين الآخرين.
حتى في تلك الشركات التي لا يوجد فيها قواعد رسمية للزي ولا توجد متطلبات خاصة لظهور الموظفين ، فإن السكرتير ملزم بمراعاة قواعد ملابس العمل. بالنسبة للنساء ، يقدم هذا النمط ، وكذلك للرجال ، بدلة بلون واحد - بنطلون أو تنورة ، بقصة صارمة. "تنشيط" مظهر البلوزة ، والرقبة ، وبروش. في مخطط ألوان الزي ، يُسمح باستخدام لونين أو ثلاثة ألوان متناغمة مع بعضها البعض. يتم اختيار الأحذية لتتناسب مع البدلة ، يجب أن تكون ذات طراز كلاسيكي أغمق وذات كعب منخفض.
تلميح السكرتير. الظلال الرئيسية لخزانة الملابس التجارية
لا تتطلب آداب العمل رفضًا تامًا للمجوهرات. يمكن أن تكون مجوهرات أو مجوهرات باهظة الثمن لا تزيد عن ثلاثة. الأقراط والخاتم والسلسلة الرفيعة هي مجموعة قياسية. من الأفضل رفض الخرز الكبير تمامًا ، فالخيار الكلاسيكي هو سلسلة من اللآلئ التي تناسب أي زي.
إن قصة الشعر الأنيقة والشعر الطويل المصمم بتصفيفة شعر صارمة ستكمل المظهر وفقًا لآداب العمل. في الوقت نفسه ، تحتاج إلى التخلي عن دبابيس الشعر الرخيصة ، والأشرطة المرنة اللامعة ، وأي نوع من الأطواق.
بالطبع لا يمكن لامرأة أن ترفض العطر ، لكن هذا غير مطلوب. فقط في هذه الحالة ، تحتاج إلى اتباع قواعد آداب العمل وعدم استخدام العطور برائحة حادة وحارة.
السكرتير هو الشخص الذي يلتقي أولاً بالزوار الذين يأتون إلى الرأس أو يتصلون بالشركة. من المهم أن يكون الانطباع الأول عن التواصل مع السكرتير إيجابيًا.
تشير أخلاقيات العمل إلى موقف متساوٍ وغير متحيز تجاه المحاور. يجب على السكرتيرة مقابلة أي زائر بلطف ، بابتسامة. في الوقت نفسه ، ليس من الضروري الاستيقاظ إذا لم يكن قائدًا أو ضيفًا مشرفًا هو الذي دخل. على عكس القاعدة المقبولة عمومًا في آداب السلوك المنزلي ، يجب ألا تعطي السكرتير يدها الأولى. لكنها يجب أن تستجيب للمصافحة المقترحة بثقة وحزم.
تلميح السكرتير. أنواع الزوار
الزائر الذي لم يعلن عن الغرض من زيارته مسبقًا يجب أن يُطلب منه بأدب تقديم نفسه والتحدث عن الغرض من الزيارة. بناءً على هذه المعلومات ، يحق للسكرتير أن يقرر بشكل مستقل ما إذا كان يجب إبلاغ المدير عن الزائر أو تسجيله في وقت الاستقبال الرسمي.
يجب تقديم الشاي أو القهوة للزائر الذي ينتظر موعدًا أو تتم دعوته إلى مكتب المدير ، بعد أن علم مسبقًا بتفضيلاته.
السكرتير رسمي هو موظف عادي ، لكن في الواقع وظيفته مختلفة عن البقية. إنه يمثل القائد ، ويجب تذكر ذلك عند التواصل مع الزملاء. في المقام الأول بالنسبة للسكرتير ، مصالح رئيسه ، ولكن في نفس الوقت لا يجب أن "يضع نفسه" ويجب أن يعامل الموظفين الآخرين باحترام.
تلميح السكرتير. أنواع المسافات مع الآخرين
من أجل تنظيم تدفق الطلبات من الموظفين ، يحتاج السكرتير إلى معرفة هيكل المؤسسة بوضوح وفهم القضايا التي تقع ضمن اختصاص إدارة أو موظف معين. في المؤسسات ذات التسلسل الهرمي الصارم ، لا يُسمح إلا لرؤساء الأقسام برئاسة قضايا الإنتاج. في الشركات التي لا تلتزم بتسلسل هرمي صارم ، يسترشد السكرتير بأحكام آداب العمل ، ويقرر أهمية الموضوع و "قبول" الزائر في منصب الرئيس.
إن معرفة السكرتير بأساسيات آداب العمل تجعله محكمًا في حالات الصراع والنزاعات المتعلقة بالقضايا التنظيمية. هذا يزيد من سلطة المهنة ومكانة السكرتير.
تلميح السكرتير. التفاعل مع الزوار الخارجيين والداخليين
وفقًا لآداب العمل ، غالبًا ما يُعهد بالمسائل التنظيمية لعقد اجتماعات العمل والمؤتمرات والاجتماعات إلى السكرتير. مهمتها الرئيسية هي الدعم التنظيمي لمثل هذه الأحداث. إنه لا يستقبل الضيوف فحسب ، بل يستوعبهم أيضًا إذا تم التخطيط لعقد اجتماع لعدة أيام.
بالإضافة إلى ذلك ، السكرتير مسؤول عن إعداد الوثائق والنشرات والنشرات وغيرها من المعلومات والمواد التوضيحية اللازمة. يضمن توفر الوسائل التقنية اللازمة لإظهار العروض التقديمية والتقارير.
يقوم السكرتير ومساعدوه قبل بدء الاجتماع بتوزيع القرطاسية والوثائق ومرافقة الضيوف إلى الأماكن المعدة لهم حسب قواعد الجلوس. خلال فترات الاستراحة ، يجب على السكرتير تزويد المشاركين في الاجتماع بالمشروبات والوجبات الخفيفة.
"دع الناس يشعرون بها
ذات مغزى وافعلها بصدق ".
ديل كورنيجي
تُفهم الأخلاق بمعناها الواسع على أنها نظام من المتطلبات الأخلاقية الشاملة والمحددة وقواعد السلوك المطبقة في عملية الحياة الاجتماعية. وعليه ، فإن أخلاقيات علاقات العمل تخص أحد مجالات الحياة العامة.
بناءً على المعايير الإنسانية العالمية وقواعد السلوك ، فإن المعايير الأخلاقية لعلاقات الخدمة لها بعض السمات المميزة.
حظيت أخلاقيات علاقات العمل باهتمام متزايد في الآونة الأخيرة. ويتجلى ذلك في زيادة حجم البرامج التدريبية في نظام التدريب الجامعي والدراسات العليا في التخصصات ذات الصلة. كما يتم إدخال دورات لدراسة أساسيات الأخلاق العامة للسلوك في بعض المناهج المدرسية ، في نظام التعليم الثانوي المتخصص ، ومع مرور الوقت ، تتزايد تغطية المؤسسات التعليمية بمثل هذه الدورات.
في الوقت نفسه ، يجب التأكيد على أن مفهوم "الدور المهني" لا يشمل فقط القدرة على أداء واجبات الوظيفة ، ولكن أيضًا مهارات العلاقات مع البيئة الخارجية (الزملاء ، الإدارة ، المرؤوسون ، العملاء ، الشركاء ، إلخ. ) في عملية تنفيذ الأهداف المحددة لمهام أو وظائف مهنية محددة. يعد الامتثال لأخلاقيات علاقات العمل أحد المعايير الرئيسية لتقييم الكفاءة المهنية لكل من الموظف الفردي والمؤسسة ككل.
يوجد العديد من الزوار في غرفة الاستقبال الخاصة بالرئيس ، وتعتمد صورتها والرئيس والمؤسسة ككل على معرفة السكرتيرة والامتثال لقواعد أخلاقيات العمل. من خلال مراعاة آداب العمل ، يعتبر السكرتير في وقت واحد مثالًا إيجابيًا لكل من الزوار والموظفين.
هل يقرع الزائر باب مكتب المدير؟
لا ينشأ هذا السؤال إذا كان السكرتير في مكانه: هو الذي إما أن يقدم تقارير إلى المدير عن الزائر ، أو (إذا كان لديه السلطة المناسبة) هو نفسه يعطي الإذن بدخول المكتب.
في حالة عدم وجود سكرتير وقت العمل في الباب يطرق غير مقبول . من المفترض أن صاحب المكتب لا يفعل أي شيء يمكن أن يضر به. عليك فقط أن تفتح الباب. إذا لم يكن القائد وحده أو يتحدث عبر الهاتف ، أغلق الباب وانتظر حتى يتحرر ؛ إذا كان مجانيًا ، فاطلب الإذن للدخول.
في خارج ساعات العمل يتبع الباب طرق ؛ لا يمكنك فتحه إلا بعد سماع الدعوة. إذا لم تكن هناك إجابة ، اطرق مرة أخرى (ربما بصوت أعلى قليلاً). في حالة عدم وجود رد فعل ، لا يجوز فتح الباب بأي حال من الأحوال! بعد كل شيء ، إذا كان المالك في مكانه ، لكنه لم يأذن ، فهو غير مستعد لرؤية أي شخص ، وعلى الرغم من ذلك ، يأتيه الزائر. إذا كان المالك غائبا ، فقد يظهر في اللحظة التي يغلق فيها الزائر الباب ، ويعتقد أنه يغادر مكتبه. قلة من الناس يرغبون في إدراك أنه في غيابه كان هناك شخص غريب في المكتب.
يجب على الزائر أن يرحب بصاحب الخزانة فقط بعد حصوله على إذن بالدخول وتجاوز عتبة الخزانة (لا توجد تحية عبر العتبة).
القاعدة الرئيسية لأخلاقيات العمل هي توفير الراحة للشريك.
بعد الحصول على إذن بالجلوس ، يجب على الزائر أن يبدأ في طرح سؤاله فقط بعد أن أبدى المالك استعداده للتحدث ، على سبيل المثال ، بعبارة: "أنا أستمع إليك". تحتاج إلى منح المالك الوقت لإنهاء الأعمال السابقة.
أثناء المحادثة ، يجب على كل جانب إظهار الانتباه إلى المحاور. يساهم في إجراء محادثة مثمرة والاتصال المرئي بين المحاورين. إيماءة خفيفة من المستمع تشجع المتحدث.
إن التأخر عن الاجتماع يعد انتهاكًا صارخًا لأخلاقيات العمل. ومع ذلك ، إذا حدث هذا ، يجب على المتأخر أن يعتذر ويعطي أسبابًا جدية للتأخير.
إذا لم يعتذر القادم ، فليس من المعتاد توبيخه. القاعدة الثانية أخلاقيات العمل هي: لا تركز على أخطاء شريكك.
للتحكم في وقت الاجتماع (في حالة عدم وجود ساعة في الغرفة) ، يتم وضع ساعة يد على المنضدة بجوار دفتر الأعمال. إذا لم يتم ذلك في بداية المحادثة ، فيمكنك استخدام التقنية التالية: تتحرك الساعة إلى داخل المعصم ، والآن ، بوضع يديك على الطاولة (كما هو معتاد في اجتماعات العمل) ، يمكنك رؤية الاتصال الهاتفي دون أن يلاحظها أحد من قبل الشريك.
لقد تلقيت مكالمة من رجل أعمال بدرجة أعلى أو مساوية. هو الذي يُمنح الحق الوقائي في إعطاء إشارة إلى نهاية المحادثة. بعد كل شيء ، هو فقط يعرف عدد الأسئلة التي لديه وما إذا كان قد تلقى إجابات عليها. ومع ذلك ، يجب على المتصل أن يهتم بشكل صارم باختصار استئنافه. هناك طريقة واحدة فقط لتحقيق ذلك - الاستعداد جيدًا للمحادثة ، وكتابة خطتها والعبارات الرئيسية.
إذا رن الهاتف أثناء محادثة عمل ، فإن تصرفات المالك تعتمد على نوع المحادثة وفي أي مرحلة تكون. في حالة وجود محادثة بالغة الأهمية ، لا يرتفع الهاتف أو يرتفع ويتم وضعه على الرافعة فورًا ، مما يشير إلى أن المشترك مشغول.
عندما رن الجرس في لحظة الاقتراب من نهاية المحادثة ، يتم إخراج الهاتف ووضعه على المنضدة مع وضع الميكروفون لأسفل حتى لا يسمع المتصل المحادثة. هذا بمثابة إشارة للزائر لإنهاء المحادثة في أقرب وقت ممكن. إذا كانت المحادثة على قدم وساق ، يتم التقاط المتلقي ، ويسأل المالك الزائر عن مقدار الوقت الذي يحتاجه ، ويقول في الهاتف: "يرجى إعادة الاتصال ..." ، مشيرًا إلى الوقت بهامش كبير. من المهم أن المشترك ، بعد أن اتصل في الوقت المحدد ، لا يستمع مرة أخرى لطلب معاودة الاتصال. يوصى بعدم معرفة المتصل حتى لا تؤجل المكالمة.
ليس من المعتاد أن يقوم الزائر بترتيب نفسه في غرفة الاستقبال - توجد غرفة مرحاض لهذا الغرض. يجب على السكرتير إخبار الزائر بمكانه.
يمكن دعوة الزائر إلى المكتب قبل الوقت المخصص له ببضع دقائق (حتى 5 دقائق) ، إذا تم إطلاق سراح الرئيس بالفعل. لذلك ، يُنصح زائر الطرف الثالث بالحضور إلى مكتب الاستقبال في موعد لا يتجاوز 10 دقائق قبل الوقت المحدد من أجل الحصول على وقت للتنظيف ومراعاة الاختلاف المحتمل في قراءات الساعة.
نظرًا للظروف الأخيرة ، بالنسبة للاجتماع على أرض محايدة ، فمن المستحسن الوصول قبل 5 دقائق من الموعد المحدد.
عند الباب ، يجب أن تتخطى إلى الأمام: الأصغر - الأكبر ، الرجل - المرأة ، المرؤوس - القائد. المرؤوس يفسح المجال للقائد. ومع ذلك ، لديه الحق في التخطي إلى الأمام. إذا كان الشخص الذي لديه حق الأولوية في المرور أولاً يفسح المجال للآخر ، فعليه أن يشكر. عندما يقترب شخصان من نفس الجنس والعمر والموقع من الباب في نفس الوقت ، تُمنح أولوية الذهاب أولاً إلى الشخص الموجود على اليمين. فقط اليمين له الحق في إفساح الطريق لليسار بالكلمات: "أتوسل إليكم ..." (اليسار يمر إلى الأمام بصمت).
يجب على الشخص الذي تلقى الدعوة للمرور أولاً أن يشكر ويمرر. في أخلاقيات العمل ، ليس من المعتاد المساومة عند الباب ، مما يدل على نشأة المرء (وفي نفس الوقت - الجهل بأخلاقيات العمل) ، - الوقت أغلى.
يتم الترحيب بأول من يدخل (أو يقترب) بغض النظر عن الجنس ، وكذلك: المرؤوسين - مع القادة ، والشباب - مع كبار السن ، والرجال - مع النساء. بنفس الترتيب يقدمون أنفسهم ويقدمون بعضهم البعض.
عند التحية وتقديم نفسك ، عليك أن تنظر في عيون بعضكما البعض. من المعتاد أن تهتم بصحة وشؤون أفراد عائلة الشخص الذي ترحب به.
تحيات
يحيي السكرتير كل من يدخل الاستقبال بابتسامة ودية.
قاعدة خاصة:السكرتير يحيي قائده ، رئيس أعلى رتبة وضيوف الشرف ، من فوق سطح المكتب ، إذا رآهم لأول مرة في ذلك اليوم.
لا ينبغي أن يكون السكرتير أول من يتصافح. لكن عليك الرد على المصافحة. لا ينبغي أن تكون يدك بطيئة وبلا حياة.
أداء
يجوز للسكرتير تمثيل جميع زوار مديره ، باستثناء الإدارة العليا المباشرة.
عند تنفيذ مهام العمل ، يجب على السكرتير تقديم نفسه.
إذا كنت بحاجة إلى مخاطبة شخص تراه للمرة الأولى ، فاستخدم العبارات الشائعة:
يرجى تقديم نفسك.
لأي سؤال؟
عندما تلتقي النساء ، فإن من يذهب مع الرجل هو أول من يستقبل. عندما يلتقي الأزواج ، تحيي النساء بعضهن البعض ، ثم الرجال بالنساء ، ثم الرجال مع بعضهم البعض.
عند تقديم يدها ، لا يُطلب من المرأة خلع قفازها. الاستثناء هو عندما تحيي كبار السن. إن خلع المرأة للقفاز هو علامة على التصرف الخاص.
من المعتاد أن نقبّل اليد فقط للمتزوجات ، والأصح أن نفعل ذلك في الداخل. عند تقبيل يده ، يجب على الرجل أن ينحني قليلاً ، وفي نفس الوقت يرفع يد المرأة إلى شفتيه. يجب أن ترفع المرأة يدها دون أن ينحني الرجل.
إذا عطس أحد المشاركين في اجتماع عمل ، فعليه أن يعتذر بهدوء. في الوقت نفسه ، يتظاهر الآخرون بعدم حدوث شيء (علامة على عدم قبول العطس ، لذلك يجب على من شعر بالحاجة اتخاذ إجراء وقائي ، على سبيل المثال ، فرك الجيوب الأنفية وجسر الأنف).
إذا أوعز المدير بمعاملة الزائرين بالشاي والقهوة ، فعليك أن تسأل عما يفضلونه. عند خدمة الضيوف المرتبين ، عليك أن تبتسم لهم. إذا أسقط أحد الحاضرين ملعقة ، فليس من المعتاد أن يلتقطها. سيتم القيام بذلك من قبل المضيف بعد مغادرة الزوار.
"مطلوب مساعد تنفيذي بمستوى لا تشوبه شائبة من معرفة القراءة والكتابة." صادفت مثل هذه الصياغة المضحكة في أحد المواقع التي تحتوي على إعلانات عن الوظائف الشاغرة. ظلت مسألة من ، في الواقع ، سوف يتحقق من مستوى معرفة القراءة والكتابة لا تشوبها شائبة ، مفتوحة. لكن فكرت فكرة مثيرة للاهتمام.
في اللغة الروسية ، لكلمة "معرفة القراءة والكتابة" معانٍ عديدة. حقيقة أن السكرتير الجيد يجب أن يكون صديقًا للإملاء هو أمر ضمني مسبقًا. لكن ، في رأيي ، "السكرتير المختص" ليس فقط من يكتب "zhi-shi" بالحرف "i" في أي وقت من النهار أو الليل ، و "لا" - بالتأكيد منفصل عن الفعل. "المختصة" هي أيضًا "تمتلك المعرفة والمهارات في أي مجال خاص." وفي الخطاب العامي ، نستخدم هذه الكلمة كمكافئ لمفهومي "الصحيح" و "المدروس".
عمل السكرتير ، على عكس الصور النمطية التي لا تزال قائمة ، لا ينتمي على الإطلاق إلى فئة السهل وغير المعقد. ويعتمد ذلك فقط على شخص معين ما إذا كانت غرفة الاستقبال سيئة السمعة ستصبح مستنقعًا ، حيث سيتعثر لفترة طويلة ، أو مدرجًا ، من حيث يبدأ إلى الارتفاعات المهنية. أعتقد أن الغالبية العظمى تحب الخيار الثاني. ولكن من أجل الحصول على جميع المزايا التي يوفرها من مهنة السكرتارية ، عليك التعامل مع العمل بكفاءة.
أول شيء عليك فعله هو أن تكون سعيدًا لأنك سكرتيرة. هناك عديد من الأسباب لذلك.
السبب رقم 1
يمكن الحصول على منصب سكرتير في شركة صغيرة ، أو مع نطاق ضيق من الواجبات ، حتى بالنسبة لأولئك الذين لم يتمكنوا بعد من اكتساب خبرة عمل عزيزة على قلب أرباب العمل. سكرتير مختص , بعد أن استقر في مكانه الأول ، سيعمل لمدة عام على الأقل. خلال هذا الوقت ، سيحاول ليس فقط أخذ الحد الأقصى من العمل ، ولكن أيضًا كيف ينظر حوله ، يقرر. فجأة تصبح مهنة السكرتير نداء!
السبب # 2
لا يزال لدى العديد من الشركات ثقة أكبر في أولئك الذين جاءوا بناءً على التوصية أو الذين عملوا لفترة طويلة ، بدلاً من الثقة في الموظفين "من الشارع". لذلك ، في حالة وجود منصب شاغر ، يسهل على صاحب العمل "رفع" السكرتير ، مما يمنحه صلاحيات أوسع ومستوى أعلى من الأجور ، بدلاً من البحث عن شخص من الخارج. سكرتير مختص يقضي وقت فراغه خلال يوم العمل ليس في محادثات خاملة على "ICQ" أو شرب القهوة بلا نهاية ، ولكن في محاولة الخوض في جميع شؤون الشركة قدر الإمكان. لحسن الحظ ، هناك فرص لذلك - يمر قدر هائل من المعلومات بين يديه. بالإضافة إلى ذلك ، بعد ثلاثة أشهر ، بحد أقصى ستة أشهر ، يستغرق العمل على أداء الواجبات المتفق عليها عند القبول وقتًا أقل بعدة مرات ، ويتم جلب الكثير إلى الأتمتة ، ويتكيف المتخصص المختص مع العمل ويحسن كل ما يمكن أن يكون المحسن. فلماذا لا تستخدم الموارد المؤقتة المحررة لتطوير مناطق العمل المجاورة؟
السبب # 3
تعد التقنيات الحديثة حجر الزاوية للعديد من وظائف السكرتارية ، لذا فإن السكرتارية من بين أول من يتعرف على إنجازات الأجهزة المكتبية الحديثة وتحديثات البرامج. سكرتير مختص لن تفوت أبدًا أي فرصة لتعلم برنامج كمبيوتر جديد ولن يتمسّك بعادة التمثيل "بالطريقة القديمة". إذا تم شراء معدات فائقة الفخامة للمكتب ، فسوف يتعلم بالتأكيد كيفية استخدام جميع وظائفه. هذه ليست مجرد مهارات مفيدة ، ولكنها أيضًا سطر إضافي في السيرة الذاتية. بالإضافة إلى ذلك ، ثق بتجربتي ، فالسكرتير القادر على اكتشاف بنفسه "الزر الذي يجب الضغط عليه لإنجاحه" لا يتعرض لخطر السخرية من مسؤولي النظام ، ولديهم أخيرًا أسباب لفضح الزملاء في ورشة العمل إلى أضحوكة الإنترنت بالكامل.
السبب # 4
تختلف الشركات ، وغالبًا ما تتضمن واجبات السكرتير وظائف تتجاوز المجموعة الأساسية. سكرتير مختص يفهم جيدًا أن الواجبات غير المحددة ليست سوء فهم مؤسفًا ، ولكنها فرصة كبيرة لتعلم شيء جديد ومفيد ، والذي سيحقق في المستقبل أرباحًا في شكل معرفة إضافية ، وبالتالي يزيد من قيمته في سوق العمل. لذلك ، عندما يواجه مهمة جديدة ، لا يعاملها على أنها صداع ، ولكن كتحدي ويطور في نفسه النهج "ويمكنني القيام بذلك أيضًا". دخلت إحدى معارفي المهنة بالفعل ولديها أمتعة جيدة إلى حد ما من الخبرة الأخرى ، وبعد العمل لمدة عامين كـ "سكرتيرة عامة" ، انتقلت بعناية من كرسي السكرتيرة إلى رئيسة تحرير مجلة الملف الشخصي.
