المنزل ، التصميم ، الإصلاح ، الديكور. ساحة وحديقة. افعلها بنفسك

الوثيقة هي المعلومات المقدمة في شكل مناسب لمحتواها والغرض منها. يتم إنشاء المستند لغرض ما ، بواسطة شخص ما لشخص ما. ولكن ليس دائمًا مصدر المستند و / أو المرسل إليه سيكون شخصًا. المستوى الحديث هو عندما يكون من الممكن والضروري تضمين الآلات والآليات بشكل فعال وعملي في حلقة التحكم.

تعتمد عملية وميزات وسرعة حركة المستند على شكله ومحتواه وعمل "بيئة الحركة". يعتمد النجاح والمؤشرات الاقتصادية والكفاءة الاجتماعية ، وهذه هي جودة وحياة الشركة ، على مدى جودة إعداد تدفق المستندات في المنظمة.

حول المستندات وسير العمل

لا ينظم القانون الإدارة ، وشكل وإجراءات تدفق المستندات على سبيل المثال لمنظمة. هناك GOSTs واللوائح والتوصيات الإلزامية. فيما يتعلق بالمستندات المحاسبية وأوراق الحصول على القرض أو التقارير الطبية ، هناك قواعد تشريعية.

الوثيقة ليست دائما نموذج مكتوب صارم. يستطيع أن يكون:

• شكل يتم فيه ملء الحقول المحددة بطريقة معينة ، مع وجود محتوى دلالي ونحوي دقيق ؛
• صفحة تم إنشاؤها وفقًا لنموذج محدد لتطبيق معين (خطاب ، طلب ، اختصاصات ، قائمة موظفين ، ...) ؛
• استمارة مجانية (مذكرة توضيحية للموظف ، امتنان لإنجازات العمل ، قرار بشأن التطبيق ، ...).

يمكن تقديم جميع الإصدارات الثلاثة من المستندات على الورق أو إلكترونيًا ، وبفضل توفر الأدوات التقنية والقانونية ، فهي متكافئة تمامًا ، على الرغم من أنه لا تزال هناك حالات لا يمكن فيها إلا استخدام النموذج الورقي.

على الرغم من عدم وجود تنظيم تشريعي لشكل ومحتوى المستند وسير العمل ، إلا أن هناك ممارسة صارمة ومقبولة بشكل عام ولم تتم مناقشتها تتمثل في إنشاء المستندات أو نقلها أو تخزينها أو إتلافها ، والتي تتمتع كل منظمة بحرية تعديلها مع نفسها في أي منها. طريق.

مثال مثالي لتدفق المستندات في المنظمة

من المستحيل أساسًا تحقيق المثل الأعلى:

• في أي مجال من مجالات الحياة والنشاط ،
• في أي وقت ،
• في أي وقت في الفضاء

لأن كل نهج جديد يجعل من الممكن رؤية آفاق جديدة. هناك رغبة وحاجة لاتباعهم. التوثيق ليس استثناء. على العكس من ذلك ، فهو مثال توضيحي وحيوي للتثبيت الديناميكي لعملية حركة المعلومات.

لا يهم كيف يتم تسجيل المعلومات: على الورق أو في شكل إلكتروني. حاليًا ، كلا النموذجين لهما نفس القيمة القانونية ، على الرغم من أن النسخة الورقية لها مزايا في بعض الحالات.

مثال على سير العمل في مؤسسة تكرم نفسها ، ومجال نشاطها ، وتعامل الوكالات الحكومية وشركائها والموردين والمستهلكين (العملاء) باحترام ، لا يُمنح بالضرورة دائمًا النظام الإلكترونيالذي يتحكم ويأخذ في الاعتبار الوثائق ويوفر دورة من حركتها من لحظة ظهورها (الإنشاء) إلى لحظة الإيداع أو التدمير.

لا تدرك جميع المنظمات أنه يمكن تنفيذ العديد من المستندات مباشرةً بواسطة الآلات والآليات دون تدخل بشري ، تمامًا كما لا ينبغي أن تكون جميع المصادر (المؤلفون) مجرد أشخاص.

يكون الفهم المعتاد في الغالبية العظمى من الحالات على مستوى "فكرة الإشارة" البسيطة ، عندما يُعهد إلى البرنامج بالإبلاغ عن وقوع الأحداث فقط.

التداول الداخلي والخارجي للوثائق

كلا الدائرتين مهمتان لمنظمة ناجحة. الدوران الخارجي له قيمة ثابتة ، في حين أن القيمة الداخلية لها قيمة ديناميكية.

كلما فهمت إدارة الشركة هذا الظرف بشكل أفضل ، كلما اختار نظام إدارة المستندات الإلكترونية الواعد. أولئك الذين يرغبون في إظهار مثال مثالي لحركة أوراق العمل في منظمة يكتبون نظام المعلومات الخاص بهم.

يمكن أن تكون المستندات أساسية وثانوية. هذا الأخير دائمًا ما يكون له تاريخ من الحركة داخل المنظمة.

من خلال تحليل تطبيق المعرفة حول الوثيقة واستخدامها ، من الممكن تقييم الخصائص الوظيفية للشركة والمؤشرات الاجتماعية والاقتصادية ومعايير الوقت. هذا مهم لكل من الشركاء والمستهلكين.

ورقية لكنها فعالة أو إلكترونية ولكن تم شراؤها

التفرد ليس فقط في الشخص ، ولكن أيضًا في المنظمة. علاوة على ذلك ، يقدر كل شخص فرديته ويسعى بكل طريقة ممكنة للتأكيد عليها بالملابس والسلوك والتعليم وما إلى ذلك.

تعتبر الشركة التي تحصل على نظام معلومات جاهز مثالًا رائعًا لسير العمل في مؤسسة تحرمها من وجهها وتجبر الموظفين على ارتداء "ملابس الآخرين".

من الأفضل تكليف موظفيك بالعمل مع الوسائط الورقية بالطريقة القديمة بدلاً من فرض رأي طرف ثالث عليهم ، ولكن رأيًا حديثًا حول المستندات واستخدامها. كل موظف هو عنصر مهم في وظائف المنظمة ، وليس باحثًا عن فعالية أفكار الآخرين وهياكل سير عمل الطرف الثالث.

الأولويات والديناميكيات والوظائف

دائمًا ما يكون المحيط الخارجي لسير العمل محدودًا وبسيطًا وثابتًا. بشكل عام ، يجب ألا تعطى أهمية أكبر مما تستحق. على سبيل المثال ، ما هو الهدف من "استثمار روحك" في العلاقات مع الضرائب أو الهيئات التنظيمية أو الشركاء. يمكنك بطريقة ما تنويع عملية تبادل المعلومات مع وكالات الإعلان ، ولكن هذا ، في النهاية ، يتخذ شكلاً ثابتًا يوميًا.

لا شك في أن أولوية نظام معالجة المعلومات الخاص بنا ، والذي يتمثل جزء مهم منه دائمًا في إدارة المستندات الإلكترونية. لكن دائمًا والجميع يأسفون على الوقت والمال لإنشاء نظامهم الخاص.

مزيج من الخيارات الكلاسيكية "one es" أو "galaxy" التي لا تستغني عن xel واثنين من برامج المحاسبة أو الاقتصاد المحلي التابعة لجهات خارجية ، إلى جانب موقع الويب الخاص بهم ، من أجل الحصول على تعليقات ووثائق (أوامر ، شكاوى ، الاقتراحات ، ...) من العملاء والشركاء - في الحالة المعتادة ، ينشغل الموظفون باستمرار بالروتين ، ولا توجد تكاليف.

لا يمكن ضمان ديناميكيات عملية الإنتاج إلا من خلال التنفيذ الفعال لوظائفها. بهذه الصفة فقط ، تعد إدارة المستندات الإلكترونية في منظمة مثالًا جديرًا بالتقليد ، وفي سياق تنفيذ فكرة العمل الخاصة بالفرد ، تعد ديناميكيات ممتازة للإنتاج والمؤشرات الاقتصادية والاجتماعية.

اللوائح الخاصة بنظام المعلومات في المنظمة

أي منظمة هي نظام معلومات ينشأ ويوجد في بيئة مماثلة. من الخارج ، تدخل المستندات إلى المنظمة ، وداخلها مطلوب أيضًا لإنشاء مستندات ، بعضها منظم وإلزامي.

مخطط سير العمل التنظيمي البسيط هو مثال لما يفعله الجميع عادة. اللوائح الخاصة بقواعد العمل والروتين اليومي وواجبات الموظفين هي القاعدة المعتادة ، لكن قلة قليلة من الناس يشاركون في تطوير "اللوائح الخاصة بنظام معلومات المنظمة".

من وجهة نظر موضوعية ، يمكن أن يسترشد قادة المنظمة بأي شيء ، ويكتبون أي لوائح وأوصاف وظيفية. لكن الفعالية والتطبيق العملي لوضع القواعد هذا يعتمدان فقط على مدى تلبية الترسانة التنظيمية الداخلية لمتطلبات الواقع.

اللوائح الخاصة بالوثائق وحركتها

يعد نظام إدارة المستندات للمؤسسة جزءًا لا يتجزأ من مجال معلومات الشركة ، ونتيجة لذلك فإن "اللوائح الخاصة بإدارة المستندات" هي ملحق لـ "اللوائح الخاصة بنظام معلومات المنظمة" ، ولكنها مهمة جدًا وتربط بين جميع العناصر المكونة في كائن معلومات واحد.

إذا كانت الإدارة مصممة على إنشاء مثال مثالي لسير العمل في مؤسسة ما ، فإنهم يشاركون حقًا في تطوير عمل تجاري ناجح ، بهدف تحقيق ربح وتحسين رفاهية الموظفين.

من سمات أحدث ما توصلت إليه التكنولوجيا في مجال تطوير البرمجيات ، ولا سيما في المقدمة ، في مجال معالجة المعلومات الموزعة (أمثلة لبرمجة الإنترنت) ، أنه يكاد يكون من المستحيل إنشاء تطبيق متنقل ذاتي التكيف .

تعتبر مهمة إدارة المستندات الإلكترونية في منظمة مثالاً بسيطًا ولكن توضيحيًا. هنا الديناميات غريبة:

• المستندات الواردة والصادرة ؛
• خوارزميات لمعالجة أوراق العمل الداخلية والخارجية.

من الصعب جدًا كتابة التعليمات البرمجية التي يمكن أن تختلف وفقًا للتغييرات في البيانات والخوارزميات. تكلفة الوقت والموارد غير متاحة لكل منظمة.

إدارة الوثائق الإلكترونية في الديناميات

يعد تنظيم سير العمل في المؤسسة على سبيل المثال لمهمة الإصدار الإلكتروني مناسبًا وبسيطًا وإرشاديًا وعمليًا. يأتي التعقيد من عملية تصميم التعليمات البرمجية التي يمكن أن تتغير ديناميكيًا. قضية أخرى هي وقت التطوير.

يستحق ترتيب تدفق المستندات الانتباه إلى مثال منظمة مملوكة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية ، وخدمة الهجرة الفيدرالية ، والبريد الروسي ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، ليس من الضروري تصميم النظام وفقًا تمامًا ، بل يكفي أن تأخذ هيكل ومحتوى الوثائق كأساس ، استخدم منطق المعالجة العام.

ثم تدفق المستند في المؤسسة = مثال + ميزات فكرة عملك. في التقريب الأول ، لن تكون النتيجة عملية ، ولكن بمجرد أن يتم تنفيذ أول تنفيذ للمهام ، ستصبح دورة حلها لا رجعة فيها ، ومع الاهتمام الواجب ، سيتم تحقيق النتيجة.

إن إنشاء نظام معلومات قادر على معالجة المعلومات المتغيرة ديناميكيًا هو أولاً وقبل كل شيء ديناميكيات عملية الخلق نفسها.

حتى يتم إنشاء آلية لتغيير المستندات الواردة والصادرة والداخلية بشكل مناسب ، ولا تتاح للكود فرصة للتغيير بشكل مستقل دون مشاركة مبرمج ، فلن يكون من الممكن التحدث عن إنشاء نظام إلكتروني لإدارة المستندات.

ومع ذلك ، فإن التوصل إلى نظام خاص بك وتنفيذه لدعم عمليات معلومات المنظمة بشكل كامل هو نفس جعل نجاحها رائعًا ومثاليًا.

قبل عامين ، تحدث حتى المحترفون عن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على أنها "مستقبل مشرق". لكن تبين أن الحياة كانت أسرع من أفكارنا. تُستخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بالفعل بنشاط في المؤسسات الكبيرة والمتوسطة الحجم ، في هياكل الدولة، والأهم من ذلك ، أن الاهتمام بها يتزايد باستمرار. في هذه المقالة ، يتم تقديم لمحة موجزة عن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الرئيسية المقدمة في روسيا ، ويتم تقديم المفاهيم الأساسية التي تتيح لك الاقتراب أكثر من قرار اختيار نظام إدارة المستندات الأنسب لمؤسستك. دعنا نحجز على الفور: لا تدعي المقالة أنها عرض تقديمي كامل لقدرات منتجات البرامج (إذا لزم الأمر ، يمكن العثور عليها عن طريق الاتصال بالموردين للحصول على المواد) - ينصب الاهتمام على ميزاتهم المفاهيمية التي تسمح لك بإجراء الاختيار الصحيح للمنتج (النظام).

تتضمن المراجعة 12 نظامًا مختلفًا تم تقديمها على السوق الروسي. حتى لا يبدو وصفهم كمجموعة متباينة من الحقائق ، في بداية المقال ، يتم إعطاء المبادئ المطبقة لتصنيف الأنظمة - بدون مثل هذا "المقياس" ، فإن دراسة موضوع هذه المقالة ، المعقدة والمتعددة الأوجه ، من شأنها كن مستحيلاً. لوصف السياق الذي تستخدم فيه هذه الأنظمة ، يشار إلى سبب ظهور إدارة المستندات الإلكترونية ، ويتم تقديم بعض المفاهيم الأساسية ، ويتم توضيح المهام الرئيسية التي تم حلها بواسطة الأنظمة. ك "مفتاح" لتنفيذ الاختيار ، يتم إعطاء العوامل الرئيسية التي تؤثر على قرار اختيار النظام ، ويتم ذكر المشاكل الرئيسية للتنفيذ.

لماذا ظهرت هذه المقالة في قسم المقالات "كل شيء عن الماسحات الضوئية"؟ كما ترى أثناء قراءة هذا المقال ، فإن أي نظام لإدارة المستندات لا معنى له بدونه كتلة إدخال البيانات. لأن البيانات هي الكيان الذي يتم إدخاله في النظام ومعالجته وتحويله في كل مرحلة من مراحل النظام ، ويؤدي في النهاية إلى تكوين بيانات رسمية جديدة ، والتي بدورها تحدد السلوك الإضافي للنظام.

يمكن أن تكون هناك عدة طرق لإدخال البيانات في نظام إدارة المستندات الإلكترونية: يمكن أن تكون بيانات من أنظمة أخرى ، وتطبيقات تطبيقات ، وبريد إلكتروني ، وما إلى ذلك ، ولكن أولاً وقبل كل شيء ، هذه بيانات من وسائط ورقية يتم إدخالها في EDMS عن طريق مسح المستند الأصلي ضوئيًا ثم معالجته. لذلك ، تعد الماسحات الضوئية للوثائق والبرامج المتخصصة للمسح الضوئي - في المجمع جزءًا لا يتجزأ ، وغالبًا - الجزء الأساسي من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.

انظر الرسم البياني أعلاه. في تطبيقات محددة ، قد تكون بعض المكونات غائبة أو ، على العكس ، موجودة في عدة حالات.

• لماذا هناك حاجة لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية؟
• ما هو الهدف من انتقال المؤسسة إلى إدارة المستندات الإلكترونية؟
• الكفاءة = النتيجة / التكلفة
• المفاهيم والمصطلحات الأساسية
• المهام الرئيسية التي تحلها أنظمة إدارة الوثائق
• العوامل الرئيسية التي تؤثر على قرار اختيار النظام
• مشاكل تنفيذ نظام إدارة الوثائق
• التصنيف العام لأنظمة إدارة الوثائق
• نظرة عامة على بعض أنظمة إدارة الوثائق المقدمة في روسيا
• إدارة المستندات الإلكترونية الخارجية

كل منظمة لديها أوراق عمل أو لا تملكها. إذا كان بإمكان منظمة ما أن توجد في ظروف إدارة غير رسمية ("قال الرئيس - لقد فعلوا ذلك") ، إذن ، من الواضح أنه لا يوجد تدفق للوثائق فيها. إذا تم إدخال شكليات معينة في إدارة الشركة وفي تنظيم جميع أنواع العمليات التجارية (أو ، بعبارة أخرى ، "العمليات التجارية") ، يصبح من الضروري ، عاجلاً أو آجلاً ، نقل جزء على الأقل من الإدارة آليات لأساس وثائقي منظم (على سبيل المثال ، لجمع تأشيرات العقد ، وتسجيل الرسائل الواردة والصادرة ، بحيث يمكنك لاحقًا العثور على النهايات ، وما إلى ذلك). والنتيجة هي تدفق المستند. إذا لم تتم إدارتها ، فبعد فترة من الوقت تبدأ المشاكل. على سبيل المثال ، تُفقد المستندات ، وبعد ذلك ، عندما لا تكون هناك حاجة إليها ، يتم العثور عليها في مكانها المعتاد. أو يوقع المدير عقدًا يحتوي على مبلغ خاطئ ، بالإضافة إلى عدم وجود تأشيرة للموظف المسؤول مباشرة عن تنفيذه. حالات مألوفة للجميع تقريبا.
من الواضح أن قادة الشركة ، بترتيب الأمور ، يجدون حلولاً تنظيمية لمشاكل معينة تتعلق بتداول المستندات ، بما يتوافق تقريبًا مع مستوى مهام كل شركة. غالبًا ما يتوصلون إلى مخطط معقول لترتيب الملفات على الخادم بحيث لا يزال من الممكن العثور على المستندات ، ويستخدمون البريد الإلكتروني كوسيلة أساسية لإرسال مستند للموافقة عليه ومراقبة التنفيذ.
ومع ذلك ، فإن هذه التدابير الجزئية تعمل فقط إلى حد معين. علاوة على ذلك ، عندما تحدد الشركة لنفسها مهامًا معقدة بشكل متزايد ، بالإضافة إلى زيادة حجمها ، فإن وسائل تخزين المعلومات ، وضمان التفاعل ومراقبة تنفيذ التعليمات ، تبدأ في الغياب. ينشأ احتمالان: إما تقديم تدفق المستندات الورقية الكلاسيكية في الشركة ، والذي يبدو اليوم بالفعل مثل "العصر الحجري" ، أو تقديم نظام إلكتروني. عادة ما يتم الاختيار بشكل لا لبس فيه لصالح الطريقة الثانية - السؤال الوحيد هو أي نظام تختار.

تهتم الإدارة في المقام الأول بمسألة الكفاءة الاقتصاديةاستخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. في مرحلة اتخاذ القرار بشأن اختيار وتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يسمع المرء أحيانًا تقريبًا التفكير التالي من ممثل العميل: "لماذا نحتاج إلى إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على الإطلاق؟" ؛ "ما هو الأثر الاقتصادي الذي سيعطيه إدخال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟" ؛ "مئات السنين عمل الناس بالورق. لماذا لا نعمل أيضًا بالورق؟" ؛ "يتطلب إدخال أنظمة المعلومات بشكل عام وإدارة المستندات الإلكترونية بشكل خاص استثمارات جادة. ومن الأفضل أن ننفق هذه الأموال على تحديث الأساسيات أصول الإنتاج"... في بعض الأحيان يتم تقديم حجج مماثلة في شكل استفزازي إلى حد ما:" مثل ، أعتقد أن إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية أمر عصري وواعد وحديث وحتى مربح. لكنك تقنعني بهذا! ".
عند الحديث عن عوامل مختلفة لزيادة كفاءة أنشطة المنظمة عند تقديم نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، من الضروري ، أولاً وقبل كل شيء ، الاتفاق على كيفية تحديد هذه الكفاءة بالذات. وفقًا للتعريف العام ، سننظر إلى الكفاءة كنتيجة محققة للنشاط ، تتعلق بتكاليف تحقيقها.

كما يتضح من هذا التعريف ، من الممكن تحسين كفاءة المنظمة بطريقتين على الأقل: عن طريق تقليل التكاليف و / أو زيادة النتيجة. تسمح لك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الجيدة بتنفيذ كلا الخيارين. متحدثا المجازي، إن إدخال مثل هذه الأنظمة يمنح المنظمة الفرصة لإنفاق أقل وكسب المزيد. ضع في اعتبارك أولاً وقبل كل شيء العوامل التي تساهم في خفض التكلفة:
العامل الأول - تقليل تكلفة المستندات الورقية
العامل الثاني - تقليل التكاليف غير الإنتاجية لوقت عمل الموظفين
العامل 3 - تسريع تدفق المعلومات
العامل 4 - التغيير في ثقافة الشركة
لتقييم التأثير الاقتصادي المحتمل من إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، من الضروري معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه موظفو المؤسسة في إجراء عمليات روتينية وغير منتجة على المستندات. وفقًا للشركات الاستشارية الغربية ، يمكن أن تصل حصة هذه العمليات إلى 20-30 ٪ من إجمالي وقت العمل. يعرف كل من حاول تنسيق أي وثيقة في المنظمات البيروقراطية الروسية أن الأمر قد يستغرق 60 و 70٪ من وقت العمل. يمكن الحصول على فكرة دقيقة إلى حد ما عن هذه التكاليف من خلال إجراء دراسة لسير العمل الحالي وقياس المؤشرات ذات الصلة.

كما أن القليل هو وحدة معلومات في علم التحكم الآلي ، فإن المستند عبارة عن وحدة معلومات في أنظمة إدارة المستندات. تخزن أنظمة سير العمل المستندات ، وتحتفظ بتاريخها ، وتضمن حركتها عبر المؤسسة ، وتسمح لك بتتبع تنفيذ عمليات الأعمال التي ترتبط بها هذه المستندات. في المؤسسة التي تم فيها تنفيذ نظام إدارة المستندات ، يعد المستند أداة إدارة أساسية. لا توجد قرارات أو تعليمات أو أوامر فقط هنا - توجد مستندات تحتوي على نفس الأوامر والقرارات والتعليمات وما إلى ذلك: يتم تنفيذ جميع الإدارة في المنظمة من خلال المستندات.
يتم توفير أي مستند في نظام إدارة المستندات مع "بطاقة" مماثلة لمكتبة واحدة. عادةً ما يتم ربط مجموعة محددة من الحقول في مثل هذه البطاقة بنوع المستند. يمكن تخيل تخزين نظام إدارة المستندات الإلكترونية كقاعدة بيانات تحتوي على معلومات حول مجالات البطاقات وبعض التخزين للوثائق نفسها.
عادة ما يتم الخلط بين المصطلحين: "العمل المكتبي" و "تدفق المستندات". يمكنك غالبًا سماع العبارة: "هذا ليس نظام إدارة مستندات ، ولكنه نظام سير عمل" أو العكس. العمل المكتبي هو مصطلح يستخدم في الممارسة الكتابية للإشارة إلى مجموعة رسمية من القواعد للعمل مع المستندات. هناك أنظمة إدارة المستندات التي يمكن تهيئتها لقواعد العمل المكتبية الضرورية. ولكن هناك أنظمة تم تصميمها في الأصل لدعم هذه القواعد بدقة ، وبهذا المعنى لا تحتوي على وظائف أكثر عمومية بما يكفي لتسميتها أنظمة سير العمل. من ناحية أخرى ، فإن مجموعة قواعد العمل المكتبي المعتمدة في روسيا واسعة جدًا ، ولا يعد إنشاء نظام سير عمل لهذه القواعد مهمة تافهة.

عادة ما يتم تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق لحل بعض المشكلات التي تواجه المنظمة ، ومن أكثرها شيوعًا ما يلي:

• ضمان إدارة أكثر فعالية من خلال التحكم الآلي في التنفيذ ، وشفافية المنظمة بأكملها على جميع المستويات.
• الحفاظ على نظام مراقبة الجودة الذي يلبي المعايير الدولية.
• دعم التراكم الفعال والإدارة والوصول إلى المعلومات والمعرفة. ضمان مرونة الموظفين بسبب زيادة إضفاء الطابع الرسمي على أنشطة كل موظف والقدرة على تخزين التاريخ الكامل لأنشطته.
• تسجيل أنشطة المؤسسة ككل (التحقيقات الداخلية الداخلية ، تحليل أنشطة الأقسام ، تحديد "النقاط الساخنة" في الأنشطة).
• تحسين العمليات التجارية وأتمتة آلية تنفيذها ومراقبتها.
• الاستبعاد أو الحد الأقصى الممكن من تداول المستندات الورقية في المؤسسة. توفير الموارد عن طريق تقليل تكلفة إدارة تدفق المستندات في المؤسسة.
• إلغاء الحاجة إلى تبسيط كبير وتقليل تكلفة تخزين المستندات الورقية بسبب توفر أرشيف إلكتروني تشغيلي.

• متطلبات التخزين. إذا كان لديك الكثير من المستندات (من حيث حجم التخزين) ، فأنت بحاجة إلى اختيار نظام يدعم Hierarchal Storage Management (HSM). تخزن هذه الآلية البيانات الأكثر استخدامًا على أسرع الوسائط وأكثرها تكلفة ، بينما يتم نقل المعلومات الأقل استخدامًا تلقائيًا إلى وسائط أبطأ وأرخص تكلفة.
• وجود إجراءات رسمية تتطلب دعمًا لتنفيذها وأتمتة التحكم (إعداد مستندات من نوع معين ، وأداء الوظائف القياسية للمنظمة ، وما إلى ذلك).
• الحاجة إلى أتمتة التنظيم الإداري للمنظمة. درجة تعقيد الهيكل التنظيمي.
• وجود الانقسامات الموزعة إقليميا. يفرض هذا العامل متطلبات معينة للوصول عن بُعد وتكرار البيانات وما إلى ذلك.
• أرشيف ورقي كبير. تأتي بعض أنظمة سير العمل مع أنظمة فرعية مدمجة بالفعل لإدخال المستندات المجمعة.
• وجود نظام إدارة مستندات لا يلبي الاحتياجات الحالية.
• الحاجة إلى توجيه المستندات المتقدم وإدارة سير العمل. كاستمرار لهذه الحاجة - الحاجة إلى دعم العمليات التجارية التعسفية ، وربما العمل جنبًا إلى جنب مع أنظمة التطبيق لدعم هذه العمليات.
• متطلبات الاحتفاظ بالمستند. مع فترات التخزين الطويلة (عشرات السنين) ، يجدر التفكير بجدية في تنظيم أرشيف موازٍ على الميكروفيلم.
• متطلبات "الانفتاح" وقابلية تمدد النظام. القدرة على التكامل مع أنظمة المعلومات الموجودة واستخدام المعدات الموجودة.
• الحاجة إلى تخزين صور المستندات. استخدم في تنظيم تنسيقات محددة لتخزين المستندات. الحاجة إلى دعم مهام الهندسة والتصميم ، وميزات أخرى للمؤسسة.
• الحاجة إلى أدوات استرجاع المعلومات المتقدمة. دعم كامل من قبل النظام للغات الوثائق المتوفرة في المنظمة.
• متطلبات الأمان (التشفير ، تنظيم الوصول ، إلخ). إمكانية استخدام آليات الوصول المتاحة بالفعل في البنية التحتية المعلوماتية للمنظمة في نظام إدارة الوثائق.
• متطلبات الامتثال لمعايير معينة: الداخلية ، والصناعة ، GOST ، والمعايير الدولية لمراقبة الجودة ، ومستوى تنظيم تخزين المعلومات.

هناك مشاكل شائعة لأي منظمة تقريبًا يجب حلها في تنفيذ وتنفيذ وصيانة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. يتم سرد أهمها أدناه.

• المحافظة على الموظفين ، والتعليم المنخفض ، وعدم الرغبة في التعلم وإعادة التدريب. الخوف من شفافية الأنشطة الخاصة بالإدارة ، والذي ينشأ بعد إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية.
• عامل المخرج من "النوع السوفيتي" هو عدم الرغبة في العمل مباشرة مع الكمبيوتر وعرض المستندات وتحريرها.
• التغييرات الهيكلية المستمرة في المنظمة ، وضعف إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية.
• الحاجة إلى ضمان القوة القانونية للوثائق (بعد اعتماد قانون التوقيع الإلكتروني ، سيبدأ هذا العامل يفقد أهميته).
• الحاجة إلى التفاعل مع عالم "الورق" الخارجي ، خاصة إذا كان يتعلق بهياكل موازية في المنظمات أو الإدارات المرتبطة التي يوجد معها عمل مستمر.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك مشاكل خاصة بأنواع معينة من المؤسسات ، ويمكن أن يكون تحليلها التفصيلي موضوع مقال منفصل.

يمكن أن يحتوي أي نظام سير عمل على عناصر من كل فئة من الفئات التالية ، ولكن معظمها له اتجاه محدد في أحد المجالات المرتبطة بشكل أساسي بموضع المنتج.

• أنظمة ذات وسائل متطورة لتخزين المعلومات واسترجاعها (المحفوظات الإلكترونية - EA). الأرشيف الإلكتروني هو حالة خاصة لنظام إدارة المستندات الذي يركز على التخزين الفعال واسترجاع المعلومات. تتميز بعض الأنظمة بشكل خاص بسبب أدوات البحث عن النص الكامل المطورة: البحث الغامض ، والبحث الدلالي ، وما إلى ذلك ، والبعض الآخر - بسبب منظمة فعالةالتخزين: HSM ، دعم لمجموعة واسعة من معدات التخزين ، إلخ.
• أنظمة مع أدوات سير العمل المتقدمة (WF). تم تصميم هذه الأنظمة بشكل أساسي لضمان حركة كائنات معينة على طول مسارات محددة مسبقًا (ما يسمى بـ "التوجيه الثابت"). في كل مرحلة ، يمكن أن يتغير الكائن ، لذلك يطلق عليه الكلمة الشائعة "العمل" (العمل). تسمى الأنظمة من هذا النوع أنظمة سير العمل - "سير العمل" (لسوء الحظ ، لا يوجد معادل دقيق باللغة الروسية لهذا المصطلح). يمكن إرفاق المستندات بالوظائف ، لكن المستندات ليست الهدف الأساسي لهذه الأنظمة. بمساعدة هذه الأنظمة ، من الممكن تنظيم أعمال معينة تُعرف جميع مراحلها مسبقًا ويمكن وصفها.
• ركزت الأنظمة على دعم إدارة المنظمة وتراكم المعرفة. هذه أنظمة "هجينة" تجمع عادةً بين عناصر النظامين السابقين. في هذه الحالة ، يمكن أن يكون المفهوم الأساسي في النظام هو المستند نفسه والمهمة التي يتعين القيام بها. لإدارة مؤسسة ، يلزم كل من التوجيه "الثابت" و "المجاني" ، عندما يتم تعيين مسار المستند بواسطة الرأس ("يرسم" المستند الوارد) ، لذلك ، يمكن أن تتواجد كلتا التقنيتين بشكل أو بآخر في مثل هذه الأنظمة. يتم استخدام هذه الأنظمة بنشاط في الهياكل الإدارية الحكومية ، في مكاتب الشركات الكبيرة ، والتي تتميز بتسلسل هرمي متطور ، لديها قواعد وإجراءات معينة لحركة المستندات. في الوقت نفسه ، يقوم الموظفون بشكل جماعي بإنشاء المستندات وإعداد واتخاذ القرارات وتنفيذها أو التحكم في تنفيذها. عند تنفيذ مثل هذه الأنظمة في المؤسسات الكبيرة ، من المهم تحديد ما إذا كان النظام يوفر إمكانية الإدارة الفعالة ، ومعالجة كميات كبيرة من المعلومات ، والتكامل مع أنظمة إدارة الإنتاج المؤتمتة ، وقابلية التوسع ، والتنفيذ المرحلي ، مع مراعاة التوزيع الإقليمي ، والهيكل التنظيمي المعقد ، والمبدأ القائم على الدور لتنظيم الوصول ، وما إلى ذلك.
• أنظمة موجهة نحو التعاون. هذا اتجاه جديد في مجال أنظمة إدارة المستندات ، يرتبط بفهم التباين ظروف السوقفي العالم الحديث ومع الحاجة إلى امتلاك "فقط الأكثر ضرورة" للحركة السريعة ، بدون ثقل زائدة عن الحاجة ، ومفيد للغاية ، ولكنه ثقيل. مثل هذه الأنظمة ، على عكس الأنظمة السابقة ، لا تتضمن مفهوم التسلسل الهرمي في المنظمة ، ولا تهتم بأي إضفاء الطابع الرسمي على سير العمل. مهمتهم هي التأكد من أن الأشخاص في المنظمة يعملون معًا ، حتى لو كانوا منفصلين جغرافيًا ، والحفاظ على نتائج هذا العمل. عادة ما تنفذ في مفهوم "البوابات". يقدمون خدمات لتخزين ونشر الوثائق على الإنترانت ، واسترجاع المعلومات ، والمناقشة ، ومواعيد الاجتماعات (الحقيقية والافتراضية). تجد مثل هذه الأنظمة عملاء من بين الشركات التجارية سريعة النمو ومجموعات العمل في الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية.
• أنظمة بخدمات إضافية متقدمة. على سبيل المثال ، إدارة علاقات العملاء (CRM - إدارة علاقات العملاء) ، وإدارة المشروع ، والفواتير ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك (لاحظ أن تعقيد وظائف نظام إدارة المستندات ، وعلى سبيل المثال ، خدمة CRM قد يكون لها نسب مختلفة اعتمادًا على المؤسسة. ولكن في سياق هذه المقالة ، تعتبر وظيفة CRM اختيارية.)

كما تعلم ، فإن مشكلة تبادل المراسلات بين المنظمات التي تستخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المختلفة (EDMS) هي مشكلة موضوعية تمامًا. لا يزال تدفق المستندات بين منظمتين مختلفتين يتم في شكل ورقي ، مما يعقد بشكل كبير التبادل التشغيلي للمعلومات الرسمية. حتى الآن ، بدت هذه العملية على النحو التالي: تمت طباعة مستند تم إنشاؤه في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية لمؤسسة ما على الورق ، وتم تسليمه بالبريد السريع أو بالبريد العادي إلى مؤسسة أخرى ، حيث تم مسحه ضوئيًا وإدخاله في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية الجديد. مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن كل من هذه المنظمات لديها نظام أتمتة سير العمل الخاص بها ، فإن كل تغيير في مستند مخصص للتداول الخارجي يخضع مرارًا وتكرارًا للإجراء المذكور أعلاه.

أدى اعتماد قانون التوقيع الرقمي إلى حل هذه المشكلة جزئيًا من خلال السماح قانونًا بتبادل المستندات غير الورقية بين المنظمات المستقلة. ومع ذلك ، فإن عدم وجود معيار موحد للتبادل الإلكتروني للمراسلات كان عقبة خطيرة أمام التنفيذ العملي لهذه الإمكانية. هذه المشكلة خطيرة بشكل خاص عند تنفيذ برنامج الهدف الفيدرالي "روسيا الإلكترونية" ، والذي تتمثل إحدى مهامه في توحيد سلطات الدولة بنظام واحد لإدارة المستندات الإلكترونية.

إن ظهور تنسيق XML جديد ، وهو أحد أكثر التطبيقات الواعدة هو الانتقال إلى نظام إلكتروني موحد لإدارة المستندات ، سيزيد بشكل كبير من كفاءة اتصالات المنظمات مع شركائها ، والفروع البعيدة ، والوكالات الحكومية والمنظمات الخارجية الأخرى.

في منتصف مارس 2002 ، كانت شركة IT أول شركة مصنعة لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية تعلن عن الانتهاء من تطوير حل يسمح بدمج أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المبنية على منصات مختلفة واستخدام تنسيقات بيانات مختلفة في مساحة معلومات واحدة .

لإنشاء هذا الحل ، تم تحفيز متخصصي الشركة من خلال الرغبة في تنظيم تفاعل منتجهم - النظام المستخدم على نطاق واسع "BOSS-Referent" ، المبني على نظام Lotus Domino / Notes ، مع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الأخرى. لهذا الغرض ، يقوم نظام BOSS-Referent بتنفيذ بوابة XML ، تم تطويرها مع مراعاة توصيات GOSTs الحالية والتعليمات في مجال دعم التوثيق للإدارة.

اختيار نظام إدارة الوثائق ليس مجرد تقنية أو مهمة هندسية، فهو مرتبط باستراتيجية التنمية الشاملة للمنظمة. إذا كانت هذه شركة تجارية ، فسيتم تحديد الاختيار إلى حد كبير من خلال أهدافها ، والبيئة التنافسية ، والهيكل الموجود في الوقت الحالي ، وكذلك الهيكل الذي ستأتي إليه الشركة في المستقبل ، بالإضافة إلى الأثر الاقتصادي للتنفيذ. إذا كانت هذه مؤسسة تابعة للدولة ، فيجب تحويل التركيز إلى اكتمال المحاسبة للمهام التي تحلها المنظمة ، وخصائص هذه المهام المرتبطة بخصائص أنشطتها. بشكل عام ، عند اختيار نظام إدارة المستندات ، يجب أن تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل التي قد لا تكون للوهلة الأولى مرتبطة بالموضوع. ستساعدك النظرة العامة أعلاه على تطوير فرضية أولية حول الأنظمة التي قد تكون مناسبة لك.

إن إعداد مفهوم ضمان نظام الأمان في المؤسسة ، والذي ، من خلال تصميمه والغرض منه ، يوحد جميع توجيهاته ، يوفر التواجد في تنظيم المجمع بأكمله من الوثائق التنظيمية الداخلية.

هذه هي القواعد واللوائح والتعليمات وجميع أنواع التعليمات المعتمدة في المؤسسة ، إلخ.

يجب أن يبدأ إعداد وثيقة تسمى "مفهوم ضمان النظام الأمني" عندما يكون للمؤسسة محلية أنظمة.

يجب إعداد الوثائق الداخلية وفقًا لمعايير التشريع الحالي ، ويجب أن يتم إعدادها من قبل محامين ذوي خبرة.

في هذه المقالة ، سنقدم لك القائمة الضرورية لهم ونخبرك عن طلبهم والغرض منه. يمكن أن يكون هناك الكثير من الوثائق الداخلية ، كل هذا يتوقف على اتجاه أنشطة المنظمة ، بما في ذلك التعاون الدولي.

لضمان نظام السلامة في أنشطة الإنتاج ، يتم تطبيق الوثائق التنظيمية الداخلية (المحلية) ، والتي يتم تنفيذها من قبل مسؤولي الشركات وجميع الموظفين في مجالات أنشطة الإنتاج التالية:

لوائح العمل الداخلية.

إلزامي للتنفيذ من قبل جميع موظفي المؤسسة دون استثناء (المديرون والمهندسون والعمال) ؛

اللوائح الخاصة بالأسرار التجارية.

يتم توزيعها على المديرين والمهندسين الذين يحملون أسرارًا تجارية ؛

اللائحة "بشأن تنظيم عمل المستودعات".

إلزامي للتنفيذ من قبل رؤساء الشركات وموظفي المستودعات (المخازن) المشاركين في محاسبة وحركة أصناف المخزون (المخزون والمواد) ؛

اللائحة "بشأن حماية العمل والسلامة".

ينطبق على جميع المديرين المشاركين في عملية الإنتاج ، وكذلك مسؤولي الشركات التي توفر حماية العمال وسلامتهم ؛

اللائحة "في قسم تكنولوجيا المعلومات (ACS)".

إلزامي للتنفيذ من قبل موظفي أقسام تكنولوجيا المعلومات (IT) وأنظمة التحكم الآلي (ACS) ؛

لوائح المحاسبة.

ينطبق على رئيس المؤسسة والمسؤولين والموظفين في قسم المحاسبة.

اللوائح الخاصة بعمل العقد.

من الضروري لعمل المبادرين (المنفذين) لإبرام العقود والإدارة القانونية ؛

اللائحة "على البيانات الشخصية".

وفقًا لمتطلبات اللوائح ، يتم تنفيذ وظائفهم من قبل رئيس ومسؤولي جهاز الموظفين.

اللائحة "في الانضباط".

إلزامي لجميع موظفي الشركات ؛

اللائحة "تشغيل السلامة من الحرائق"، مخططات الإخلاء ، الأوامر ذات الصلة ، الحسابات.

إلزامي لجميع موظفي المؤسسة.

اللوائح الخاصة بتعيين وفصل الموظفين.

إلزامي للتنفيذ من قبل جميع المديرين وخدمات الموظفين في المؤسسات.

تعليمات العمل.

تنطبق على جميع موظفي المؤسسات في مجال الأداء واجبات وظيفية.

اللائحة "في التحكم في الوصول".

إلزامي لجميع موظفي المؤسسة.

تعليمات (لائحة) "بشأن إجراءات استيراد وتصدير عناصر المخزون الخاصة بالمؤسسة".

إلزامي للتنفيذ من قبل جميع المديرين والأشخاص المسؤولين ماليًا ؛

تعليمات لعمل موظفي الشركات الأمنية الخاصة بالمنشآت الخاضعة للحراسة.

التقديم على جميع العاملين في الشركات الأمنية الخاصة وفقاً للالتزامات التعاقدية. قد تكون مشتركة.

تعليمات في قائمة اختصاصات الأعمال الخطرة.

من الضروري لجميع المديرين المشاركين في الإنتاج المباشر ، وكذلك لموظفي خدمة الموظفين والمسؤولين في المؤسسات المسؤولة عن حماية العمال ؛

قواعد "الصيانة الصحية لمباني المؤسسة".

مصممة لجميع العاملين في المؤسسة.

تذكير بما يجب القيام به في حالة الطوارئ.

ينطبق على جميع موظفي المؤسسة.

قائمة وثائق الأولوية والممتلكات الخاضعة للإخلاء في حالة نشوب حرائق وحالات طوارئ أخرى.

تسترشد القائمة بجميع مسؤولي الشركات.

اللوائح والعقود مع المنظمات الخدمية والأوامر.

سيتم تمديدها إلى المسؤولين الأفراد في الجزء المتعلق.

وثائق تنظيمية داخلية أخرى.

نشرت حسب الحاجة لفئة منفصلة من مسؤولي الشركة.

نؤكد مرة أخرى أن هذه ليست قائمة كاملة من الوثائق التنظيمية الداخلية. قد يكون هناك مثل التعليمات الخاصة ببطاقات النادي ، وتعليمات مرافقة البضائع ، وما إلى ذلك.

يجب أن يكون لدى المؤسسة تلك المستندات التنظيمية الضرورية في أنشطة الإنتاج.

يتم اعتماد جميع الوثائق التنظيمية الداخلية (المحلية) من قبل رؤساء الشركات ويتم إبلاغ المسؤولين المسؤولين بها ضد التوقيع.

يُطلب من مسؤولي الشركات ، وكذلك الموظفين الذين يشاركون في ضمان النظام الأمني ​​، معرفة الوثائق التنظيمية الداخلية المعتمدة وأن يتم توجيههم في أنشطتهم العملية.

الوثائق الداخلية للمنظمة

تنظم الوثائق الداخلية للمنظمة العديد من جوانب أنشطتها اليومية. أنها توفر عمليات الإدارة ، وتحديد الإجراءات والشروط اللازمة لتنفيذ القرارات الإدارية.

يشمل مفهوم "الوثائق الداخلية" جميع الأوراق الرسمية المعدة للاستخدام الداخلي. ينتمون إلى الجزء الأقل تنظيمًا في سير العمل.

حتى وقت قريب ، يمكن العثور على تعريف هذا في المعيار الوطني GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة." وبحسبه فإن جميع الوثائق الرسمية التي لا تتعدى حدود الشركة التي أعدتها تعتبر داخلية. ومع ذلك ، مع تقديم GOST 7.0.8-2013 الجديد ، اختفى التعريف من الوثائق التنظيمية والمنهجية.

تلعب الوثائق الداخلية دورًا مهمًا في توثيق عمليات الإدارة. إنهم يعملون كمنظمين للحياة الداخلية لأي مؤسسة جنبًا إلى جنب مع القوانين التشريعية والقانونية. تملي التشريعات الحالية الحاجة إلى تطوير بعض أعمال الشركة الداخلية.

تساهم أعمال الشركات الداخلية في حل المشكلات داخل منظمة معينة. هناك أنواع عديدة من هذه الوثائق. كقاعدة عامة ، يتم تصنيفها على أساس الغرض والمحتوى وإجراء الموافقة على ورقة رسمية.

يعتمد تكوين قائمة الوثائق الداخلية لمنظمة ما على العديد من العوامل: شكلها التنظيمي والقانوني ، وشكل الملكية ، ودرجة الانفتاح ، والغرض ، والحجم ، ونطاق النشاط.

أنواع المستندات الداخلية في العمل المكتبي الحديث:

	هدف
الميثاق ، والتوظيف ، واللوائح ، ولوائح المنظمة ، ولوائح العمل الداخلية ، والوصف الوظيفي	أداء وظائف الإطار القانوني للشركة وتضمينه أحكامًا ملزمة بناءً على القانون الإداري.	التنظيمية والقانونية
الأوامر المتعلقة بالأنشطة الرئيسية والأفراد والقرارات والأوامر والقرارات والتعليمات	إصلاح القرارات الإدارية المتعلقة بالمسائل التنظيمية.	إداري
الخدمة ، المذكرة ، الملاحظات التفسيرية ، البيانات ، الاقتراحات ، الشهادات ، البروتوكولات ، الأعمال ، الاستنتاجات	أنها توفر معلومات حول الوضع الفعلي للأمور ، وتشجيع اتخاذ القرارات الإدارية ، وإصدار الإجراءات الإدارية.	المعلومات والمراجع
عقود الإيجار ، تقديم الخدمات ، التعاقد من الباطن ، البناء ، التوريد. اتفاقيات الترخيص ، اتفاقيات إضافية	إنشاء الحقوق والالتزامات المدنية لطرفين أو أكثر من أطراف الاتفاقية (أفراد أو كيانات قانونية) ، وتغييرها أو إنهائها.	المعاهدات
التراخيص والتصاريح ، والتصاريح لأنواع معينة من العمل ، وإشعارات بدء الأنشطة ، وشهادة الدخول في السجل التجاري ، وبطاقة التسجيل وجواز السفر لأجهزة تسجيل المدفوعات النقدية ، وعقود صيانتها	يقومون بإصلاح الجوانب المختلفة لأنشطة المنظمة ، وينظمون القضايا الحالية.	الأوراق الرسمية للنشاط الرئيسي
دفتر الأستاذ العام ، التقارير السنوية ، الميزانيات العمومية ، الوثائق الأولية ، حسابات الأرباح والخسائر ، تقارير التدقيق والمخزون ، الخطط ، التقارير ، التقديرات ، الحسابات ، الدفاتر النقدية	إنها بمثابة أساس للمحاسبة التركيبية والتحليلية في الشركة ، فهي ضرورية لإعداد التقارير (الضرائب والمحاسبة والإحصاء) و محاسبة.	المالية والمحاسبة
أوامر الموظفين ، واتفاقيات وعقود العمل ، ودفاتر العمل ، والملفات الشخصية ، والبطاقات الشخصية ، وجداول الإجازات ، وحسابات الرواتب	إنها تحدد حقوق والتزامات صاحب العمل ومرؤوسيه ، وتنظم علاقات العمل.	لعلاقات العمل
السير الذاتية ، السير الذاتية ، الإيصالات ، التوكيلات	تم إنشاؤها من قبل الموظفين الأفراد على أساس فردي.

يتوافق تنفيذ المستندات الداخلية مع مخطط إنشاء الوثائق الصادرة. أولاً ، يتم إعداد المسودة ، ثم يتم الاتفاق عليها مع الأطراف المهتمة ، ويتم الانتهاء منها وفقًا للتعليقات والملاحظات التي تم الإدلاء بها ، ويتم صياغة النسخة النهائية والموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة. ثم يتم تسجيل النسخة النهائية وإعادة إنتاجها بعدد النسخ الكافي لجميع فناني الأداء. يتم اعتماد كل نسخة وتحويلها للتنفيذ إلى الوحدة الهيكلية ذات الصلة أو مباشرة إلى الشخص المسؤول مقابل الاستلام. الأصل مرفق بالملف.

مراحل تسجيل المستندات الداخلية:

1. إعداد مشروع أولي.
2. التنسيق.
3. التنقيح على أساس التعليقات المقترحة.
4. إعادة الموافقة.
5. التسجيل وفق مقتضيات القانون والأنظمة المحلية.
6. الموافقة.
7. التوقيع.
8. التسجيل.

مراحل التنفيذ:

التحويل إلى الشخص المسؤول (المؤدي) ؛
- تنفيذ؛
- مراقبة التنفيذ.
- الايداع في القضية.

تسجيل المستندات الداخلية

يتم تحديد إجراءات تسجيل المستندات الداخلية بناءً على انتمائها إلى فئة معينة. لذلك ، على سبيل المثال ، يتم تسجيل القرارات والتعليمات والقرارات والأوامر بنفس طريقة تسجيل الأوامر. غالبًا ما يتم تسجيل الأوراق الرسمية التي تنتمي إلى فئات أخرى بنفس طريقة تسجيل الوثائق الصادرة.

يتم تعيين فهرس تسجيل فريد لكل كائن ، يتكون من كود الوحدة الهيكلية ، ورقم الحالة وفقًا للتسمية والرقم التسلسلي في السنة الكتابية. غالبًا ما يتم تسجيل المستندات الداخلية بشكل لامركزي من قبل المجموعات في تلك الوحدات الهيكلية التي يتم إصدارها فيها. يمكن أن تكون وثائق محاسبية أو أوراق قسم شؤون الموظفين أو المكتب.

يجب تسجيل كل عمل محلي للمنظمة في يوم توقيعه أو موافقته من قبل الرئيس.

نماذج تسجيل الوثائق الداخلية

بناءً على احتياجات الشركة ، يمكن اختيار مجلة وبطاقة وشكل إلكتروني للتسجيل الآلي.

مجلة

يفضل في حالة وجود كمية صغيرة من تدفق المستندات ، فهذا يعني وجود مجلة منفصلة لكل فئة من فئات الوثائق المحلية ، ويكون مناسبًا عندما تأتي المحاسبة المستندية أولاً بسبب تفاصيل أنشطة المنظمة. يستغرق وقتًا طويلاً ، ويؤدي إلى ازدواجية العمليات ، ويعقد العمل المرجعي والتحكم في المواعيد النهائية.

بطاقة

يتم التسجيل باستخدام بطاقات التسجيل ، والتي يتم تحديد شكلها داخل الشركة ومثبتة في تعليمات العمل المكتبي. عند استخدام هذه الطريقة ، يمكن للعديد من الموظفين المشاركة في العملية ، وتختفي الحاجة إلى إعادة التسجيل ، ويتم تسهيل تنظيم خزانة الملفات والعمل المرجعي ، وتبسيط التحكم في التنفيذ.

تعد محاسبة المستندات الداخلية جزءًا مهمًا من المحاسبة الشاملة للوثائق. تشمل أهدافها الرئيسية ما يلي:

الحصول على معلومات لحساب عدد أفراد الخدمة الكتابية ؛
- اختيار الوسائل التقنية التي تلبي احتياجات المنظمة.
- تعديل تحميل التنفيذيين وإدارات المؤسسة عند التعامل مع الوثائق ؛
- تسمح لك المحاسبة المنظمة بشكل صحيح بتقييم حجم سير العمل ، وتحديد موقع أي كائن بسهولة وتسلسل العمل به.

لمراعاة الوثائق المحلية ، يتم استخدام سماتها الأساسية ، والتي تتيح تحديد أي كائن بشكل فريد:

1. رقم التسجيل الترتيبي.
2. تاريخ التسجيل.
3. المحتوى.
4. مترجم التقسيم.
5. المؤدي.
6. الموعد النهائي للأداء.
7. التقدم في التنفيذ.
8. رقم القضية.

بغض النظر عن شكل التسجيل ، يمكن تخصيص سمات إضافية لكل كائن ، مثل عدد الأوراق أو وجود المرفقات. وتجدر الإشارة إلى أنه يجب إجراء المحاسبة والتسجيل وفقًا للتعليمات المعتمدة للعمل المكتبي وتسمية القضايا المعتمدة من قبل الشركة.

الجرد الداخلي للوثائق

الجرد الداخلي لوثائق الحالة هو مستند محاسبة يحتوي على قائمة بوثائق الحالة التي تشير إلى الأرقام التسلسلية لوثائق القضية والفهارس والتواريخ والعناوين وترقيم أوراق القضية.

إنها وثيقة إلزامية في عملية المحاسبة عن الحالات التي تحتوي على معلومات ذات قيمة خاصة للشركة. يحتوي الجرد الداخلي لوثائق الحالة على نموذج موحد ويتم تعبئته في ورقة منفصلة.

يجب أن يتم توقيع الجرد الداخلي للحالة من قبل المنشئ. في حالة ربط القضية أو رفعها بدون نموذج جرد داخلي ، يتم لصقها داخل الغلاف الأمامي للحالة.

في أرشيف المنظمة ، يكون مفهوم الحالة ووحدات التخزين متساويين.

أوراق الجرد الداخلي للحالة مرقمة بشكل منفصل بالأرقام العربية ومشار إليها في ورقة تصديق الحالة من خلال علامة "+".

قواعد ملء الجرد الداخلي لوثائق الحالة:

رقم سري.

يشار إلى الرقم التسلسلي للمستند في العلبة.

فهرس الوثيقة.

فهرس المستند - هذا هو رقم تسجيل المستند (إذا لم يكن هناك أي شيء ، فسيتم عمل علامة b / n في المخزون الداخلي).

تاريخ الوثيقة.

يحتوي العمود على تاريخ تسجيل المستند أو تاريخ توقيع المستند (إذا لم يتم تسجيل المستند).

عنوان الوثيقة.

يتضمن عنوان المستند ملخصًا لمحتوى المستند.

أرقام الأوراق.

يجب عليك تحديد أرقام أوراق المستند.

ملحوظة.

في الملاحظة ، إذا لزم الأمر ، يتم تدوين ملاحظات حول ميزات الحالة المادية لوثائق القضية (السحب ، والإدراج ، والاستبدال بنسخ ، وما إلى ذلك) مع الإشارات إلى الأعمال ذات الصلة.

السجل النهائي.

في نهاية الجرد ، يلي ذلك إدخال نهائي ، يُشار فيه إلى عدد المستندات بالأرقام والكلمات. يشار إلى عدد أوراق الجرد الداخلي.

وثائق الرقابة الداخلية

في الوقت الحالي ، إذا كانت المؤسسة تخضع للتدقيق الإلزامي ، فلا يجب عليها فقط ممارسة الرقابة الداخلية على حقائق النشاط الاقتصادي ، ولكن يجب أيضًا تنظيم الرقابة الداخلية على المحاسبة وإعداد البيانات المحاسبية (المالية).

استثناء: حالة يتولى فيها رئيس المنظمة مسؤولية المحاسبة. على سبيل المثال ، عند تنظيم الرقابة الداخلية ، يجب أن تنطلق الشركات الصغيرة من مبدأ العقلانية ، وفي ظل ظروف معينة ، يمكن لرئيس مثل هذا الكيان الاقتصادي ممارسة وظائف الرقابة الداخلية بشكل مستقل. يمكن تطبيق نهج مماثل ، وفقًا للمعلومات N-11/2013 ، من قبل بعض المنظمات غير الهادفة للربح.

يجب أن تكون الرقابة الداخلية في أنشطة المنظمة:

1. تتخلل نظام الإدارة بأكمله ، من التنمية الخطط الاستراتيجيةووضع أهداف تكتيكية للتحكم في عملية محددة لاقتناء واستخدام والحفاظ على أي مورد أو أصل ؛
2. المساهمة في تنفيذ قرارات الإدارة ، وتقييم مدى شرعيتها وفعاليتها ، وإظهار الواقع الحقيقي للأمور في المنظمة ، وتحديد المخاطر وتقليلها.

لا ينبغي لوسائل الرقابة الداخلية تقييم موثوقية حقائق الحياة الاقتصادية فحسب ، بل يجب أيضًا منع الأحداث والعمليات والعمليات غير القانونية ومنع النتائج السلبية للأنشطة المالية والاقتصادية للكيان الاقتصادي. تقوم الرقابة الداخلية بتقييم موثوقية المؤشرات وحسن توقيت إعداد التقارير. يمنع تشويه البيانات المحاسبية والبيانات المحاسبية (المالية).

تشمل إجراءات الرقابة الداخلية ، وفقًا لتوصيات وزارة المالية الروسية ، ما يلي:

توثيق جميع المعاملات والعمليات ؛
التحقق من امتثال مستندات المحاسبة الأولية للمتطلبات المحددة وتقييم موثوقية المعلومات ؛
الإذن بالعمليات ، مع تقديم تأكيد لأهلية تكليفهم ؛
تسوية البيانات
تحديد الصلاحيات وتحديد حقوق والتزامات المسؤولين ؛
السيطرة على الوجود الفعلي للأشياء وحالتها ؛
تحليل تحقيق الأهداف المحددة ، وتقييم صحة تنفيذ المعاملات والعمليات ؛
الإجراءات المتعلقة بمعالجة الكمبيوتر للمعلومات ونظم المعلومات.

وبالتالي ، يجب أن يكون لدى المنظمة مستندات تحتوي على قائمة معتمدة ووصف وتوصيف وتقييم كمي للطرق والإجراءات الرئيسية للرقابة الداخلية.

أهم عناصر الرقابة الداخلية هي الكشف عن المخاطر ، وتحليل درجة المخاطر ، واعتماد القرارات الإدارية التي تهدف إلى إزالتها وتقليلها وتقليلها.

تنص معلومات وزارة المالية N PZ-11/2013 على أن تقييم المخاطر مصمم لتحديد تلك التي قد تؤثر على موثوقية المحاسبة وإعداد التقارير.

يجب أن تضمن الضوابط الداخلية ما يلي:

حقائق الحياة الاقتصادية ، المنعكسة في المحاسبة ، حدثت في الفترة المشمولة بالتقرير وتتعلق بالأنشطة الحالية للمنظمة ؛
الممتلكات وحقوق الملكية والتزامات المنظمة ، الواردة في السجلات المحاسبية ، موجودة بالفعل ؛
تنعكس العناصر المحاسبية في قياس التكلفة الصحيح ؛
يتم الكشف عن البيانات المحاسبية بشكل صحيح وفي الوقت المناسب في البيانات المالية.

تقييم مخاطر سوء المعاملة. يمكن أن ترتبط الانتهاكات بأي مجال من مجالات المحاسبة وأنشطة المنظمة ككل.

ترتبط مشكلة تقييم مخاطر إساءة الاستخدام ارتباطًا مباشرًا بالحذر والتهور ، سواء عند ممارسة الأعمال التجارية بشكل عام أو عند اختيار الأطراف المقابلة بشكل خاص.

مع الأخذ في الاعتبار توصيات وزارة المالية الروسية ، من أجل التنظيم السليم وتنفيذ الرقابة الداخلية ، من الضروري تطوير وإصدار الوثائق التنظيمية والإدارية الداخلية لكيان اقتصادي (أوامر ، أوامر ، لوائح ، توصيف وظيفي ، لوائح) ، طرق ، معايير). يتم تحديد واجبات وسلطات الأقسام والموظفين المنصوص عليها في هذه الوثائق اعتمادًا على تفاصيل نشاط الكيان الاقتصادي وخصائص نظام إدارته. يمكن تنفيذ الرقابة الداخلية من قبل كل من الخدمات الداخلية للمنظمة ، وبمشاركة مستشارين خارجيين.

يجب إيالء اهتمام خاص لحقيقة أن فعالية الرقابة الداخلية يمكن تقليصها أو الحد منها ألسباب مختلفة ، غالبًا ما تكون خارجة عن سيطرة المنظمة. على سبيل المثال ، تغيير في التشريع ، وظهور ظروف جديدة خارج مجال تأثير إدارة كيان اقتصادي. لكن إساءة استخدام السلطة من قبل الإدارة أو غيرهم من الموظفين أو حدوث أخطاء في عملية صنع القرار ، عند إجراء المعاملات ، والحفاظ على المحاسبة - هذه هي بالفعل أسباب داخلية ويمكن تقليل تأثيرها على تنظيم الرقابة.

في الختام ، تجدر الإشارة إلى أنه يجب على كل شركة إنشاء واستخدام نظام رقابة داخلي في أنشطتها. هذه أداة لإدارة المؤسسة تتيح لك تنفيذ عمليات الأعمال المختلفة بشكل أكثر فاعلية. لا ينبغي للرقابة الداخلية أن تكتشف فقط أوجه القصور والانتهاكات من حيث الحقائق المنجزة بالفعل في الحياة الاقتصادية ، ولكن يجب أن تمنع حدوثها في المستقبل أيضًا. ومن المهم أن يتم تنفيذه باستمرار ، دون ثغرات خلال فترة التقرير بأكملها ، مع الامتثال الكامل للوائح المعتمدة.

يجب أن تصبح الرقابة الداخلية من أهم أدوات اتخاذ القرار وتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمنظمة وسلامة الأصول واستخدامها بكفاءة والامتثال للتشريعات واللوائح الداخلية وكذلك إعداد محاسبة موثوقة (مالية) ) صياغات.

المستندات الداخلية

إحدى الوثائق التي تنظم علاقات العمل مع صاحب العمل (وفقًا للقانون) هي لوائح العمل الداخلية (PWTR). على سبيل المثال ، بمساعدة القواعد ، تحدد المنظمة نظام العمل ، وجدول العمل الداخلي ، وإجراءات تطبيق الحوافز والعقوبات على الموظفين ، وتحدد حقوق والتزامات ومسؤوليات الأطراف في عقد العمل ، بالإضافة إلى العمل الآخر الظروف.

يتم تطوير PVTR وتجميعه بواسطة المنظمة بشكل مستقل (بناءً على تفاصيل العمل) من قبل الأفراد أو الخدمة القانونية للمؤسسة وقد يكون ملحقًا بالاتفاقية الجماعية. موجود القاعدة المعياريةالمساعدة في تطوير PWTR. نظرًا لأن هذا المستند يشير إلى التنظيمي والإداري ، يتم تنظيم تنفيذه وفقًا للمتطلبات التي حددتها GOST R 6.30-2003.

عادة ، لا يتم وضع صفحة عنوان اللوائح الداخلية. يجب أن تحتوي الورقة الأولى من القواعد على عنوان مع صورة الشعار ، والاسم الكامل للمؤسسة (في بعض الحالات ، يُسمح بالإشارة إلى الاسم المختصر إذا كان مدرجًا في الميثاق) ، بالإضافة إلى عنوان المستند - بأحرف كبيرة. إذا كانت لوائح العمل المطورة عبارة عن ملحق للاتفاقية الجماعية ، يتم وضع علامة مقابلة في الأعلى.

في الزاوية اليمنى العليا ، يتم وضع ختم الموافقة على القواعد. على سبيل المثال ، أوافق على اسم المدير العام بالكامل تاريخ.

تاريخ وضع القواعد هو تاريخ الموافقة عليها.

دعنا نذكرك مرة أخرى أن PWTR يجب أن يعكس تفاصيل عمل المنظمة وأن يحدد أكبر عدد ممكن من المواقف النموذجية التي تنشأ أثناء العمل.

يحظر وضع شروط تؤدي إلى تدهور وضع الموظفين في القواعد الداخلية.

يجب أن تمر مجموعة القواعد المطورة بالضرورة بمرحلة التنسيق مع الإدارات الأخرى في المنظمة ، وكذلك مع ممثلي اللجنة النقابية ، وبعد ذلك فقط يتم اعتمادها من قبل الرئيس.

من الضروري تعريف جميع الموظفين بالجدول المعتمد مقابل الاستلام. وبالتالي ، يجب وضع ملف PWTR الخاص بالمنظمة في مكان ظاهر ومتاح للقراءة في أي وقت.

1. أحكام عامة - الغرض من القواعد وتطبيقها ، ومن تنطبق عليهم ، وفي الحالات التي تتم فيها مراجعة المعلومات العامة الأخرى.
2. إجراءات تعيين الموظفين وفصلهم - وصف لإجراءات تسجيل قبول الموظفين وفصلهم ، وإجراءات المنظمة عند نقل موظف إلى وظيفة أخرى ، والشروط والمدة فترة الاختبار، قائمة بالوثائق المطلوبة.
3. الحقوق والالتزامات الأساسية للموظفين (استناداً إلى المادة 21 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
4. الحقوق والالتزامات الأساسية لصاحب العمل (استناداً إلى المادة 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
5. ساعات العمل - وقت بداية ونهاية يوم العمل (الوردية) ، ومدة يوم العمل (الوردية) وأسبوع العمل ، وعدد الورديات في اليوم ؛ قائمة مناصب الموظفين الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة ، إن وجدت ؛ مكان وتاريخ دفع الأجور.
6. وقت الراحة - وقت استراحة الغداء ومدتها. فترات راحة خاصة لفئات معينة من العمال (على سبيل المثال ، اللوادر ، عمال النظافة ، البنائين الذين يعملون في الهواء الطلق في موسم البرد) ، بالإضافة إلى قائمة الوظائف التي يعملون فيها ؛ أيام العطلة (إذا كانت المنظمة تعمل في أسبوع عمل من خمسة أيام ، فيجب أن تشير القواعد إلى أي يوم ، باستثناء الأحد ، سيكون يوم عطلة) ؛ مدة وأسباب منح إجازة سنوية مدفوعة الأجر.
7. حوافز للموظفين - إجراءات تطبيق إجراءات الحوافز المعنوية والمادية.
8. مسؤولية الموظفين عن انتهاك الانضباط - وصف لإجراءات تطبيق الإجراءات التأديبية ، ورفع العقوبات التأديبية ، وأنواع العقوبات والانتهاكات المحددة لانضباط العمل التي قد تؤدي إلى العقوبة.
9. أحكام ختامية - تشمل فقرات بشأن التنفيذ الإلزامي للقواعد وإجراءات حل النزاعات حول علاقات العمل.

قد تتضمن STRP أيضًا أقسامًا أخرى ، مثل "المعلومات السرية" و "وضع الوصول وداخل الكائن".

الوثائق الداخلية والخارجية

عن طريق التعيين ، يتم تقسيم المستندات المحاسبية (المصنفة) إلى:

أ) الإدارية ، والتي تحتوي على أوامر لتنفيذ صفقة تجارية معينة ؛ فهي ليست أساسًا لتسجيل المعاملات في المحاسبة ، حيث لا يوجد تأكيد بحدوث مثل هذه المعاملة. تشمل المستندات الإدارية الأوامر والتوجيهات والتعليمات وما إلى ذلك ؛
ب) تنفيذي أو تبرئة مؤكدين وقائع تنفيذ العمليات. هم المرحلة الأولى من تسجيل الحساب. وتشمل هذه أوامر الائتمان والخصم ، والفواتير ، والإيصالات التي تشير إلى قبول القيم ، وأعمال العمل المنجز ، وما إلى ذلك ؛
ج) المستندات المحاسبية ، والتي تشمل المعلومات الإدارية ، والشهادات المختلفة ، والحسابات ، وما إلى ذلك. (على سبيل المثال ، حساب المبلغ لشراء واقتناء الأصول المادية) ؛
د) مدمجة - مع علامات لمرة واحدة للوثائق الإدارية والتنفيذية للمحاسبة في هذه المعاملة التجارية وفي نفس الوقت إشارة إلى انعكاسها في حسابات المحاسبة. تتضمن هذه المستندات التقارير المسبقة والأوامر النقدية للربح والمصروفات ومتطلبات الإفراج عن المواد من المستودع.

حسب مكان التجميع ، تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.

المستندات الخارجية هي تلك التي تأتي من مؤسسات أو مؤسسات أخرى ، أي أنها خارج هذا المشروع. وتشمل هذه البيانات البنكية وفواتير الموردين وما إلى ذلك.

المستندات الداخلية هي المستندات التي يتم إعدادها (الصادرة) في مؤسسة معينة ، في مؤسسة.

تنقسم المستندات وفقًا لحجم العمليات المعروضة إلى أولية وملخص.

أساسي - هذه هي المستندات التي تسجل لأول مرة معاملة تجارية في وقت إتمامها أو بعد تنفيذها مباشرة. وتشمل هذه إجراءات قبول الأصول الثابتة والفواتير والإيصالات وما إلى ذلك والتخلص منها. يتم تجميع المستندات الموجزة على أساس الوثائق الأولية. وتشمل هذه التقارير المختلفة وكشوف المرتبات وما إلى ذلك.

وفقًا لطريقة الاستخدام ، يتم تقسيم المستندات إلى مرة واحدة وتراكمية.

تُستخدم المستندات لمرة واحدة فقط للتسجيل لمرة واحدة ولعكس المعاملات. وتشمل هذه الأوامر النقدية للربح والنفقات ، ومتطلبات استلام الأصول المادية من المستودع ، وما إلى ذلك.

تُستخدم المستندات التراكمية للمعالجة المتعددة وتسجيل المعاملات خلال فترة زمنية معينة (أسبوع ، عقد ، شهر). على سبيل المثال ، بطاقات الحد الأقصى ، والتي يتم من خلالها إصدار مواد للإنتاج (أداء العمل). مثل هذه الوثائق تقلل من كمية الوثائق الأولية.

وفقًا لدرجة استخدام الأموال ، يتم تقسيم المستندات إلى يدوية وآلية.

تخضع المستندات الأساسية للتحقق الإلزامي من قبل الموظفين الذين يحافظون على المحاسبة في الشكل والمحتوى ، أي أنهم يتحققون من وجود التفاصيل الإلزامية في المستند وامتثال المعاملة التجارية للتشريعات الحالية ، والربط المنطقي للمؤشرات الفردية.

تُستخدم المستندات المحاسبية لنقل الطلبات من المدير إلى المقاول ، أي لإدارة الأنشطة التجارية للمؤسسة.

يلعب التوثيق دور الدافع ، ويؤدي إلى حركة المعلومات المحاسبية. يوفر المحاسبة انعكاسًا مستمرًا ومستمرًا للنشاط الاقتصادي للمؤسسة. بمساعدة التوثيق ، يتم التحكم في صحة تنفيذ العمليات ، ويتم إجراء تحليل حالي للعمل المنجز. وبالتالي ، فإن التوثيق يؤدي وظائف التحكم والتحليل.

محاسبة الوثائق الداخلية

رقم تسجيل المستند هو خاصية متعددة الوظائف. بالإضافة إلى الغرض الرئيسي منه - الترقيم التسلسلي للمستندات ، يساعد فهرس المستندات في حل مجموعة متنوعة من المهام. بحلول نهاية الأرقام التسلسلية في نهاية العام ، يمكن للمرء تتبع النمو في حجم تدفقات المستندات التي تمر عبر المنظمة ، وبالتالي من خلال السكرتير ، مما يشير إلى زيادة عبء العمل الشخصي وقد يصبح أساسًا للمطالب المشروعة لـ زيادة الأجور أو زيادة موظفي الأمانة.

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات تنفيذ المستندات "تسمح ، وفقًا لتقدير المنظمة ، بتكملة أرقام التسجيل التسلسلية بمؤشرات التعريف (البند 3.12) ، مما يساهم في حل مشكلات البحث السريع عن مستند معين.

لذلك ، يتم استكمال ترقيم الحروف الصادرة برمز الوحدة التي بدأت المستند. من أجل تجنب الالتباس مع تعريف المستند الإداري ، يتم ترقيم أوامر الموظفين مع تعيين الفهرس K (الأفراد) أو LS (بواسطة الأفراد) ، ومن المعتاد استكمال رقم الأمر بالحرف R.

عند تلقي طلب للبحث عن مستند ، يمكن للسكرتير برقم ، وبشكل أكثر دقة ، من خلال فهرس معين إضافي ، أن يكتشف بسهولة الملف (المجلد) الذي يبحث عنه ، على سبيل المثال:

رقم 26 ص - في الأوامر ؛
رقم 26-ls - في أوامر للأفراد ؛
عدد 26 أوبرا - من بين محاضر الاجتماعات العملياتية.

من خلال استكمال الرقم التسلسلي للمستند المستلم بالحرف F (فاكس) أو E (بريد إلكتروني) ، يمكنك حل مشكلة مراعاة طريقة تسليم خطاب إلى مؤسستك دون زيادة نماذج التسجيل (المجلات) .

تسجيل واحد. يتم تسجيل وثيقة داخل جدران مؤسسة واحدة مرة واحدة (عند إنشائها أو استلامها). ينتقل المستند من قسم إلى آخر برقم فريد خاص به ، أي التقسيمات الداخلية ، بعد استلام الوثيقة ، تأخذها في الاعتبار تحت الفهرس المعين أصلاً ، ولا تعين واحدًا جديدًا. تنطبق هذه القاعدة على كل من الوثائق الإدارية والمراسلات الرسمية.

الالتزام بمواعيد التسجيل. وفقًا للفقرة 16 من قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 ، يتم تسجيل المستندات الواردة في يوم الاستلام ، الذي تم إنشاؤه - في يوم التوقيع أو الموافقة أو يوم العمل التالي. يتم تبرير هذه المتطلبات من خلال حقيقة أن تأخير المستند في مرحلة التسجيل يقلل من وقت التنفيذ الفعلي بحلول التاريخ المحدد. يمكن أن يؤدي هذا التأخير إلى عواقب سلبية على الموظفين أو حتى المؤسسة بأكملها ، بغض النظر عن شكل الملكية. يجب أن تنعكس إجراءات وشروط التسجيل في التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لشركة معينة.

فصل التسجيلات. كل نوع من المستندات له تسجيل منفصل خاص به.

لذلك ، في استمارات التسجيل المنفصلة ، يجب مراعاة ما يلي:

المراسلات الواردة (المستندات الواردة) ؛
وثائق صادرة
المذكرات الداخلية
أوامر للأعمال الأساسية ؛
أوامر الأفراد
الطلب #٪ s؛
محاضر مجلس الإدارة.
بروتوكولات اجتماعات التخطيط (RAM) ، إلخ.

يتم التسجيل في غضون سنة تقويمية. في 1 يناير من كل عام ، تتم إعادة تعيين ترقيم جميع أنواع المستندات تقريبًا (الطلبات ، والرسائل الواردة والصادرة ، والبروتوكولات ، وما إلى ذلك) إلى الصفر. الاستثناء هو قوائم جرد حالات التخزين الدائم. تحتوي هذه المخزونات على رقم واحد وترقيم مستمر للعناصر طوال فترة وجود المنظمة بأكملها.

اكتمال انعكاس المعلومات حول الوثيقة أثناء التسجيل. عند إدخال بيانات التسجيل في المجلة (قاعدة البيانات) ، تتم الإشارة إلى جميع المعلومات المتوفرة في المستند: الفهرس ، والتاريخ ، والإشارة إلى رقم وتاريخ الطلب ، واسم المرسل إليه / المرسل ، ومحتواها موصوفة في قدر الإمكان من التفاصيل. بالإضافة إلى المعلومات التي يتم أخذها في الاعتبار تقليديًا ، يجب استكمال نماذج المحاسبة بأعمدة من شأنها أن تنعكس معلومة اضافية، غالبًا ما يطلبها الموظفون أو العملاء (على سبيل المثال ، طريقة الشحن). يجب كتابة قائمة العلامات التي يجب مراعاتها في تعليمات العمل المكتبي.

توحيد محاسبة التسجيل بغض النظر عن شكله أو شكل إيصال (إنشاء) المستند. تم بناء محاسبة المستندات في المؤسسة وفقًا لنفس القواعد ، بغض النظر عن شكل التسجيل المقبول: يدويًا في مجلة ، أو في Excel ، أو باستخدام برنامج متخصص لإدارة المستندات الإلكترونية.

الوثائق التنظيمية الداخلية

كثيرون ، الذين يجلسون لكتابة وثيقة تنظيمية ، ضع في اعتبارك فكرة أن مهمتهم هي إعداد وثيقة تنظيمية صحيحة. لكنها ليست كذلك. في الواقع ، مهمتهم هي تحسين حالة النظام. ولهذا تحتاج إلى ضمان التنفيذ ، وحفر وثيقتك التنظيمية مباشرة في عقل كل موظف في المؤسسة. للتأكد من أن كل موظف يقرأ المستند الخاص بك ، ويفهم المستند الخاص بك ، ويمكن أن يتذكره ، وينفذه ويعامله على أنه شيء مهم ، يقوم بالتصحيحات والإضافات إليك ، ويعيش وفقًا للمستند الخاص بك.

مهمتك هي جعل شق الأسفلت.

لإنشاء مثل هذا المستند ، يجب أن يكون بين نص القانون ونص إحدى رسائل Chichvarkin.

للبدء ، قم بدراسة جميع معايير سير العمل المتاحة ، و GOST للأعمال الورقية ، ومتطلبات تصميم التعليمات.

بمجرد التأكد من أنك تعرف جميع المتطلبات ، يمكنك تجاهل أي منها ، لأن. فهي ليست إلزامية إلا إذا اخترت الحصول على شهادة المطابقة.

بعد ذلك ، تحتاج إلى فحص الحالة الحالية للنظام. افهم كيف يؤدي اتباع المعيار الجديد إلى تحسين هذه الحالة.

لأن يصف المستند ، كقاعدة عامة ، العملية - يجب كتابة متطلبات العميل الداخلي في العملية. بالطبع ، مع هذا العميل الداخلي الأكبر ، يجب أيضًا الاتفاق على هذه اللائحة في مرحلة التطوير.

عند الجلوس لكتابة الوثيقة التنظيمية التالية ، يجب أن تكون في حالة مزاجية لكتابة أفضل وثيقة تنظيمية في تاريخ البشرية.

يجب أن يحتوي المستند على شحنة مشكلة لتمرير الطبقات التالية من درع القصور الذاتي للنظام:

1. يجب قراءة الوثيقة.

يجب على كل موظف قراءة المستند الخاص بك ، وليس مجرد التوقيع على التعريف. للقيام بذلك ، يجب أن تكون الوثيقة موجزة ، ويجب أن تكون مصممة بشكل جميل وليست مملة ، وليست كقطعة من البيروقراطية ، وأيضًا ألا تحتوي على أجزاء غير ضرورية يجب أن تكون فقط من أجل اللياقة.

لا يهتم البيروقراطيون القدامى بهذا الأمر. إنهم ببساطة يشعرون بالراحة في حقيقة أن أولئك الملزمين بقراءة وثيقتهم يجب أن يقرأوها. وإذا قام الموظفون بالتوقيع ببساطة على المقدمة ، فإنهم مجرد موظفين تافهين تافهين ، وهم أنفسهم يتحملون اللوم لعدم قراءة ما يلي. إذا انتهكوا الوثيقة التنظيمية ، فسوف يجيبون ، لأن ها هو - التوقيع في المقدمة!

أكثر الأشياء غير الفعالة التي يمكن أن تكون ، إذا كانت الأهداف هي إدخال عملية جديدة / متغيرة ، هو التعريف تحت التوقيع. إذا بدأ التعارف وانتهى بتوقيع على ورقة التعريف - فهذا هو العمل "للعرض" للهواة العاديين الذين ألقوا كل المسؤولية على فناني الأداء ، ولا تحيرهم نتائج وفعالية متطلباتهم بشكل خاص.

2. يجب أن تكون الوثيقة مفهومة.

تخيل أنك تشرح نص المستند إلى أحد الموظفين شخصيًا. هكذا تكتب! وليس قرطاسية متداخلة!

لا يهتم البيروقراطيون القدامى بهذا الأمر. إنهم يكتبون شيئًا ما على غرار ما يلي: "يجب على المنظمة ، عند استخدام المراقبة والقياس لتقديم دليل على مطابقة المنتجات والخدمات للمتطلبات المحددة ، تحديد الموارد اللازمة لضمان صحة البيانات وصلاحيتها."

لهذا السبب يكره الجميع خدمات نظام إدارة الجودة - سيكتبون بحثًا ذكيًا ، ثم يتحمسون لتجاهل الجميع لها. نعم ، مجرد قراءة مثل هذا المستند هو عمل بحد ذاته!

وعندما يتم الإشارة إلى أن الوثيقة مكتوبة بشكل غير مفهوم ، فإنهم يقترحون إثارة مسألة مؤهلات الموظفين الذين تستهدفهم الوثيقة.

في التعليمات وحتى في المعيار ، يمكنك كتابة أمثلة ، يمكنك كتابة الحجج ، يمكنك كتابة أي شيء لتسهيل فهم الموظفين للمعنى الذي تحاول نقله إليهم!

في بعض الأحيان تقرأ التعليمات وتطرح سؤالاً على المؤلف:

ماذا تعني هذه الفقرة حقا؟

ليس من المهم كيف كتبت الوثيقة ، الشيء الرئيسي هو كيف سيتم فهمها!

بغض النظر عن مدى وضوح الوثيقة المكتوبة ، بمجرد الموافقة عليها ، لا يزال المستند بحاجة إلى توضيح. أ) من خلال التدريب ؛ ب) من خلال تنفيذ مرحلي مع تحليل المشاكل الناشئة وتغيير اللوائح ، إذا لزم الأمر.

3. يجب حفظ الوثيقة.

للقيام بذلك ، يجب أن تنقل للموظف أهمية وملاءمة المشكلة التي يتم حلها. يمكنك وصف الحالة الحالية أو المشكلة التي يتم حلها (من الأفضل وضعها في خطاب تغطية) وتزويدها بأقصى قدر من الألم.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تجعل النص ملونًا عاطفياً عند الاقتضاء. يُسمح باستخدام عبارات مثل "لا يجب أن تخبر العميل بأي حال من الأحوال ..". يتم تشجيع وجود أمثلة محددة ، والكلام المفهومة والعامية ، والخطاب السردي. لا تتردد في أن تكون مبدعًا. يتذكر العقل البشري بشكل أفضل الصور والنصوص التي تشبه سرد قصة.

لكن لا يجب أن تسرف في هذا الأمر ، لذا يجب استبدال كلمات مثل "الإجابة بشكل صحيح" بعبارة "الإجابة بشكل صحيح".

4. يجب أن يتم تنفيذ الوثيقة.

للقيام بذلك ، استخدمت مثل هذه التقنية كوصف لما يحدث عند انتهاك عنصر معين. أنا أصف الشرط. أسفله أكتب "إذا لم يتم الوفاء بهذا ، فسيحدث ما يلي: * يصف صورة مؤلمة وصادقة للفشل التام *" لا تتردد في مناقشة مطالبك. الطلب أدناه هو سبب تقدمه على الفور.

البيروقراطيون القدامى لا يهتمون بها أبدا. إنهم يقدمون فقط مطالبة. يعتقدون أن كل شخص يمكنه أداء شيء ما فقط تحت تهديد نوع من العقوبات ، وليس لأسباب تتعلق بدوافع داخلية (اللياقة ، على سبيل المثال). ويحققون تنفيذ المستند مع الكثير من الرقابة والإدارة الدقيقة والغرامات ومظاهر أخرى من الدوافع الخارجية. وكل هذا بالطبع مودا. حسنًا ، أو يقولون ببساطة أن موظفي المنظمة غير مسؤولين للغاية وضعفاء العقول.

سوف يمتثل معظم الموظفين لمتطلباتك إذا فهموا ببساطة سبب الحاجة إليها. سيتجاهل معظم الموظفين مطالبك ، حتى تحت التهديد بنوع من العقوبة ، إذا لم يفهموا سبب ضرورة ذلك.

هناك العديد من الطرق لزيادة الدافع الجوهري للأشخاص للامتثال لمتطلبات النظام. حتى أنني وصلت إلى الإهانات "إذا لم تستوف هذا المطلب ، فلا يمكن استدعاء متخصص" والتهديدات "يعاقب انتهاك هذه التعليمات بخبث معين" ضمن المستندات التنظيمية.

5. يجب على الجميع العيش وفقًا للمستند الخاص بك. إذا تغيرت العملية ، يجب أن تكون الفكرة الأولى للموظفين هي "نحتاج إلى إجراء تغييرات على اللوائح".

للقيام بذلك ، حاول إشراك الجميع في إنشاء هذا المستند. إذا كتب شخص ما وثيقة تنظيمية ، إذا شارك بنشاط في الموافقة عليها ، فسوف يتعامل معها باهتمام كبير. اطلب من الجميع التعبير عن إضافاتهم.

بعد الموافقة على الوثيقة ، لن تتاح للموظفين الفرصة ليقولوا أنه قد تمت كتابة بعض الهراء ولا يمكن تنفيذها. هم أنفسهم كتبوا هذا الهراء ونسقوه. ثانيًا ، سيسمح لنا رأس إضافي في تعريف المتطلبات بالنظر إلى المتطلبات من جانب آخر ، والتي لم نتمكن من أخذها في الاعتبار. قد يكون لدى مالكي العمليات عرض أكثر تفصيلاً للحالة الحالية للنظام.

كلما زاد الوقت الذي نقضيه في تطوير الوثيقة والموافقة عليها ، قل الوقت الذي نحتاجه لتنفيذه ، وتحويل المتطلبات إلى واقع.

استخدم دائمًا مفهوم فترة الاختبار ، عندما لا يتحكم شخص ما فقط في تلبية المتطلبات ، ولكن خلال هذه الفترة يمكنه حل جميع المشكلات بسرعة ، والإجابة على الأسئلة التي تطرأ ، والاطلاع على التقدم المحرز في تنفيذ المتطلبات من البداية إلى النهاية للعملية برمتها.

ولا تنس أن وثيقتك يجب أن تكون منهجية وبنية صحيحة. قم بتكوين المدخلات والمخرجات بشكل صحيح ، والروابط إلى اللوائح الأخرى ، والمواقف المحددة بشكل صحيح ، وعدم وجود أخطاء إملائية وتصميم لطيف. يمكنك تعلم الكثير من الأمثلة المفيدة من معايير GOST ومعايير سير العمل ، والتي أوصيت بقراءتها في بداية هذه المقالة.

لذلك يمكنك التأكد من أن المستند سيكون "مباشرًا". يمكن لأي شخص أن يكتب أوراق ميتة لا يقرأها أحد ولا يسترشد بها.

مثال على خطاب الغلاف الذي زودت به معيار منظمة "إدارة جودة المنتج" الذي تم إطلاقه للموافقة عليه عن طريق البريد داخل الشركات:

زملائي الاعزاء!

يرجى التعامل مع هذا المعيار باعتباره أهم وثيقة في المنظمة. هذا هو الجوهر وأساس الأسس التي يدور حولها كل شيء.

الآن المعيار ليس مثاليًا. يبدو أشبه بالهيكل العظمي ، لكنه سيكتسب جسدًا في المستقبل ، وسيصبح أكثر وأكثر تفصيلاً ومنهجية.

أريد أن يساهم كل واحد منكم في كتابة هذا المعيار. اكتب لي إضافاتك وتعليقاتك بنفس الطريقة الدقيقة والمفصلة بينما أراجع وثائق كل واحد منكم ، والتي تأتي إلي للموافقة عليها.

أسوأ شيء يمكنك القيام به هو تجاهل ولادة هذا المستند. حان الوقت الآن للتعبير عن جميع المخاوف والاتفاق على كل شيء. عندما تتم الموافقة على المعيار ، لن أسمح لك بعد الآن بالتهرب من تنفيذه.

الآن أرى حالة نبني فيها بسرعة كبيرة ، لكننا نبني على الرمال. وأنت بحاجة - على الأساس! هذا المعيار هو الأساس الذي أحاول وضعه ضمن أنشطتنا. نحن نبني منزلاً على جانب واحد ، وهذا الجزء الذي تم بناؤه قبل ذلك بقليل يتداعى. لذلك ، يجب أن تتخلى عن فكرة أن بناء مؤسسة هو مضيعة للوقت. نعم ، إنه غير مرئي ، لأن إنها تحت الأرض ، لكنها ضرورية.

أطلب منكم مراجعة هذا المعيار والمشاركة في إعداده بفكرة أنك ستعيش فيه بعد ذلك. ويجب ألا تنسحب بأي حال من الأحوال من هذه العملية. من الحماقة البقاء على المنصة عندما يقوم قطار التحسينات لدينا بتحريك السيارة بعد السيارة إلى الأمام. قد لا يكون لديك الوقت للقفز إلى السيارة الأخيرة.

يجب ألا تعتقد أنه من المستحيل العيش وفقًا لهذا المعيار - فأنا أدير قاعدة البيانات الخاصة بقسم التطوير بشكل جيد جدًا في بعض مشاريعي وقمت بوضع الأساليب الموضحة بنفسي بشكل كامل. الآن أحاول توسيع نطاق نتيجتي لتشمل الشركة بأكملها.

في الوقت الحالي ، لا تتم كتابة المعيار "كما هو" ، ولكن "كما ينبغي أن يكون". على سبيل المثال ، ليس لدينا حتى الآن تعليمات كاملة واحدة لتصنيع المنتج. دعنا الآن نحدد لأنفسنا صورة للحالة المثالية ، وسيفهم الجميع بوضوح حالة النظام التي نسعى جميعًا للوصول إليها في النهاية.

قائمة الوثائق الداخلية

قم بإجراء حجز على الفور حيث نقدم فقط في المقالة قائمة تقريبية لمستندات الشركة الداخلية. تقريبي ليس لأننا نحتاج إلى تجميع واحد كامل ، ولكن لأن القائمة المحددة للوثائق تعتمد أولاً على نوع المنظمة - التجارية أو غير التجارية ، والشكل التنظيمي والقانوني والموظفين وعوامل أخرى ، وثانيًا ، متطلبات القانون المتعلق بتوافر الوثائق الداخلية "يجري تحسينه" باستمرار ، والورقة غير المطلوبة اليوم قد تصبح "أساسية" غدًا. بالطبع ، بقدر الإمكان ، سنقوم بتغيير القائمة واستكمالها ، لكن لا نزال نأخذ في الاعتبار ما سبق.

ومع ذلك ، من يحتاج إلى قائمة محددة خصيصًا لمنظمته ، فسيقوم محامو العمل لدينا في ريازان بتجميع مجموعة المستندات المطلوبة لمؤسستك.

وثائق الشركة الداخلية:

قرارات (محاضر) بشأن الموافقة على الوثائق الداخلية ؛
القرار (بروتوكول بشأن تعيين هيئة إدارية فردية (مدير ، رئيس ، رئيس ، رئيس ، إلخ).

هنا لم نشير إلى البروتوكولات (الحلول) اللازمة عند إنشاء وتسجيل منظمة ، لأنه من المفترض أنها موجودة بالفعل إذا كانت المنظمة تعمل.

اختياريًا ، من الممكن أيضًا توفير حكم بشأن إجراءات عقد الهيئة الإدارية العليا (اجتماعات المؤسسين ، المساهمين ، الأعضاء ، المساهمين ، إلخ. مع البروتوكولات ذات الصلة بشأن موافقتهم.

اللوائح الخاصة بإرسال المعلومات ، والتي تمت الموافقة عليها أيضًا من قبل الهيئة الإدارية العليا.

وثائق المحاسبة الداخلية:

اللائحة الخاصة بالسياسة المحاسبية (عادة ما يتم تطوير هذه الوثيقة من قبل المحاسبين أنفسهم ، وفقًا للعمل الإضافي للشركة الموكلة) ؛
اختياريًا ، قد يكون هناك أيضًا بند بشأن توزيع الأرباح وتوزيعات الأرباح وتكوين الصناديق - الاحتياطي ورأس المال وغيرها.

قائمة مستندات العمالة الداخلية:

جدول التوظيف (يمكنك أن تأخذ النموذج القياسي T3) ؛
أنظمة العمل الداخلية (المادة 189 من قانون العمل) ؛
لائحة الأجور (الفصل 21 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
قائمة القوانين المعيارية بشأن العمل (المادة 212 من قانون العمل للاتحاد الروسي) ؛
مجموعة القوانين المتعلقة بالعمل وفقًا لخصوصيات النشاط (المادة 212 من قانون العمل) ؛
عقود العمل (المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، بما في ذلك عقد العمل مع المدير (ملاحظة: سابقًا ، إذا تزامن مؤسس الشركة ذات المسؤولية المحدودة والمدير في شخص واحد ، فحينئذٍ لم يطلبوا عقد عمل ، نظرًا لأنه لا يمكنك توقيع اتفاقية مع نفسك ، بالمناسبة ، كان هناك الكثير من التفسيرات ووزارة العمل ووزارة المالية ، ولكن الآن الفكر البيروقراطي للدولة يسير على طول الطريق نفسه ، عندما كان المؤسس والمخرج متزامن ، ثم يجب أن يظل العقد) ؛
قائمة المهن وأنواع العمل التي يجب تطوير تعليمات حماية العمال من أجلها (المواد 211 ، 221 ، 223 ، 225 ، 226 ، 228 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
قائمة التعليمات الخاصة بحماية العمال (المرسوم 1/29) ؛
المستندات التي تؤكد تأمين الموظفين ضد الحوادث الصناعية والأمراض المهنية (المادة 212 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

البرامج (المادة 225 من قانون العمل):

برنامج إحاطة تمهيدية ؛
برنامج التدريب على رأس العمل.

تعليمات:

التوصيف الوظيفي للمدير والموظفين (المواد 211 ، 221 ، 223 ، 225 ، 226 ، 228 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
تعليمات بشأن حماية العمل ؛
تعليمات السلامة من الحرائق.

المجلات:

سجل التسجيل الإعلامي التمهيدي (المادة 225 من قانون العمل) ؛
سجل الإحاطة في مكان العمل (225 TC) ؛
تسجيل حوادث العمل (المادة 228 - 231 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
سجل تعليمات حماية العمال للعاملين ، القرار 1/29) ؛
دفتر سجل لإصدار تعليمات الحماية العمالية للعاملين (مرسوم 1/29).

الكتب (مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل"):

دفتر الدخل والمصروفات لأشكال المحاسبة من كتاب العمل وملحق به ؛
كتاب محاسبة لحركة دفاتر العمل وإدخالاتها.

أوامر وقرارات المؤسسين المحلية بشأن حماية العمل والعمال:

الأمر الخاص بوضع (الموافقة) على قائمة بالمهن وأنواع العمل التي ينبغي وضع تعليمات حماية العمال من أجلها ؛
الأمر بشأن تعيين شخص مسؤول عن الإحاطة بشأن حماية العمال والحفاظ على سجلات الإحاطة * (* يمكن الجمع بين) ؛
من أجل الموافقة على جدول الإجازة السنوية ؛
الأمر بشأن تعيين شخص مسؤول عن مسك دفاتر العمل وحسابها ؛
قرار (محاضر) بشأن الموافقة على برنامج الإحاطة التمهيدي ؛
قرار الموافقة على برنامج الإحاطة الأولية في مكان العمل ؛
قرار بشأن الموافقة على تعليمات حماية العمل للموظفين (يمكن دمجها).

اختياري (قد تعتمد هذه المستندات الداخلية للمؤسسة أو لا تعتمد على التفاصيل و (أو) الرغبة ، لكننا ما زلنا نعتبر أنه من الضروري استكمال قائمتنا بها):

مجلة عمليات التفتيش على الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية اختيارية (البند 8 ، المادة 16 من القانون الاتحادي N 294-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية في ممارسة رقابة الدولة (الإشراف) والرقابة البلدية" ، أمر صادر عن وزارة التنمية الاقتصادية في الاتحاد الروسي رقم 141 "بشأن تنفيذ أحكام القانون الاتحادي" بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية في ممارسة سيطرة الدولة (الإشراف) والرقابة البلدية " ؛
- اللائحة الخاصة بالبيانات الشخصية (البند 8 ، المادة 86 ، المادة 88 من قانون العمل) ؛
تعليمات للعمل على جهاز كمبيوتر شخصي (إذا كان العمل على جهاز كمبيوتر يستغرق أكثر من 50٪ من وقت العمل) ؛
برنامج التدريب على السلامة المهنية (اختياري عند إنشاء لجنة تدريب على السلامة والصحة المهنيتين) ؛
الأمر بشأن إنشاء لجنة لاختبار المعرفة بشأن حماية العمال ؛
تعليمات للتدريب على حماية العمال ؛
بروتوكولات للتحقق من المعرفة بشأن حماية العمال ؛
مجلة اختبار المعرفة حول حماية العمال.

كما ترون ، لا شيء غير عادي. مع المثابرة الواجبة ومهارات الكمبيوتر البسيطة ، يمكنك بسهولة تجميع قائمة المستندات الداخلية المطلوبة لمؤسستك.

ومع ذلك ، وفقًا للمادة 309.2 من قانون العمل ، يمكن للمنظمات التي تندرج تحت فئة المؤسسات الصغرى استخدام النموذج القياسي لعقد العمل المبرم بين الموظف وصاحب العمل - كيان تجاري صغير ينتمي إلى مؤسسات متناهية الصغر ، تمت الموافقة عليه بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي رقم 858. تم تحديد معايير تصنيف المشاريع الصغيرة بموجب المادة 4 من القانون الاتحادي رقم 209 - القانون الاتحادي "بشأن تنمية الأعمال التجارية الصغيرة والمتوسطة الحجم في الاتحاد الروسي" والمرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي رقم 265 "بشأن حدود الدخل المتلقاة من أنشطة ريادة الأعمال لكل فئة من فئات الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم" المعتمد وفقًا لهذا القانون ".

إذا استخدمت مؤسسة صغيرة عقد عمل موحدًا ، فقد لا يتم وضع مثل هذه الوثائق الداخلية للمنظمة مثل لوائح العمل الداخلية ، واللوائح الخاصة بالأجور وعدد من وثائق العمل المحلية الأخرى (الموظفين) المدرجة في القائمة الإلزامية.

إعداد الوثائق الداخلية

تنقسم جميع مستندات المؤسسة إلى ثلاثة تدفقات للمستندات:

المستندات الواردة (الواردة) ، أي دخول المنظمة
المستندات الصادرة (المرسلة) ؛
المستندات الداخلية.

مستند وارد (مستند وارد) - مستند تلقته المؤسسة.

وثيقة صادرة (وثيقة صادرة) - وثيقة رسمية مرسلة من المؤسسة.

الوثيقة الداخلية هي وثيقة رسمية لا تتجاوز المنظمة التي أعدتها.

لكل من تدفقات المستندات ميزات معالجة. يجب أن تتذكر دائمًا أن اختيار شكل تنظيم العمل بالوثائق (مركزي ، لامركزي ، مختلط) يؤثر على ميزات المعالجة.

تشمل الوثائق الواردة تلك التي تأتي من منظمات أخرى: الأعلى ، والتابع ، والعامة ، والبلدية ، وغير الحكومية ، والنواب والمواطنون. على سبيل المثال: القوانين والمراسيم والقرارات والقرارات والتعليمات والتعليمات والأوامر والتعليمات والأوامر والتوكيلات والعقود والخطابات (العروض ، المصاحبة ، الضمان ، الإعلان ، المعلومات ، الطلبات ، إلخ) ، رسائل الفاكس ، الرسائل المرسلة عن طريق البريد الإلكتروني والبرقيات والرسائل الهاتفية ورسائل الهاتف وتقارير عن الأنشطة الاقتصادية والمالية والإدارية والمذكرات والأفعال ونداءات المواطنين وطلبات واستئناف النواب والالتماسات والنداءات الجماعية.

تشمل معالجة المستندات الواردة ما يلي:

استقبال الوثائق ومعالجتها الأولية ؛
دراسة أولية وتوزيع الوثائق ؛
التسجيل؛
نقل للتنفيذ.

يتم تنفيذ الاستقبال والمعالجة الأولية للوثائق في المنظمات التي تتلقى عددًا كبيرًا من المستندات من خلال الخدمة الكتابية ، في صغيرة - من قبل السكرتير. في المؤسسات الكبيرة جدًا (الوزارات والمخاوف) ، يتم إنشاء أقسام فرعية خاصة في هيكل خدمة DOW التي تتلقى المستندات - الرحلات الاستكشافية.

يمكن استلام المستندات الواردة عن طريق البريد أو تسليمها عن طريق البريد أو البريد السريع أو الزوار أو إرسالها بالبريد الإلكتروني أو الفاكس.

بعد الاستلام ، من الضروري التحقق من صحة تسليم المراسلات. إذا تم تسليمها إلى عنوان خاطئ ، فيجب إرسالها إلى المرسل. يتم فتح المظاريف ، باستثناء تلك التي تحتوي على نقش "شخصي" ، يتم تقييم الحالة المادية للمستندات (تلف نصي ، استلام غير مكتمل لرسالة الفاكس) ، ويتم التحقق من وجود المرفقات. كقاعدة عامة ، يتم إتلاف المغلفات ، ما لم يكن من الممكن استخدام الختم الموجود على الظرف لتحديد تاريخ إرسال أو استلام المستند أو عنوان المرسل. ثم يتم تثبيت الظرف على المستند. في حالة تلف نص المستند ، لا توجد تطبيقات ، ثم يتم وضع إجراء. يتم إرسال نسخة واحدة من القانون مع المستندات المستلمة إلى المرسل إليه. يتم قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال. إذا كان المستند يحتوي على النقش "عاجل" ، يتم لصق وقت الاستلام عليه. يتم إجراء دراسة أولية للوثائق من أجل توزيع المراسلات الواردة على المستندات التي تتطلب اهتمامًا خاصًا من قبل إدارة المنظمة أو الوحدات الهيكلية ، من أجل تحرير الرئيس من النظر في القضايا الثانوية ، وتسريع حركة المستندات وتنفيذها .

يعتمد توزيع المستندات الواردة بين الإدارة على ترتيب توزيع المهام بين الإدارة ، حيث يتم تعيين توجيهات النشاط لكل مسؤول. يتم نقل المستندات للنظر فيها من قبل إدارة المنظمة بناءً على أهمية محتوى الوثيقة ووفقًا لمهام واختصاصات المسؤولين الذين يتم إرسال الوثيقة إليهم للنظر فيها على أساس التوزيع المسؤوليات المحددة في المنظمة.

تتمثل المحاسبة عن المستندات الواردة في وضع علامة على الاستلام. يتضمن الرقم التسلسلي المحاسبي للمستند وتاريخ الاستلام (إذا لزم الأمر ، الساعات والدقائق). يتم وضع العلامة في الركن الأيمن السفلي من الورقة الأولى من المستند. يمكن ختمها باليد أو بختم كهربائي. تحتوي صورة الفاكس للوثيقة على تاريخ الاستلام ، لذلك يجب إدخال الرقم التسلسلي فقط فيها. ثم يتم إدخال المستندات الخاضعة للتسجيل في استمارة التسجيل المنشأة في المنظمة (مجلة ، بطاقة ، بطاقة إلكترونية).

تتمثل دراسة الوثيقة من قبل الإدارة في حقيقة أن المسؤول المعني يكتب قرارًا بشأنها ، أي قراره بشأن المعلومات الواردة في الوثيقة.

يتم تحويل القرار إلى استمارة التسجيل.

يتم نقل الوثيقة للتنفيذ بعد دراستها من قبل إدارتها.

يجب تنفيذ المستندات في الوقت المحدد ، لذلك يجب نقل المستندات الواردة إلى المقاول في يوم استلامها وتسجيلها أو في أول يوم عمل إذا تم استلام المستندات بعد ساعات العمل.

إذا كانت الوثيقة تتطلب التنفيذ الفوري ، فيمكن نقلها مباشرة إلى المنفذ ، ولكن دائمًا برسالة إلى الرأس.

إذا كانت الوثيقة معدة للتنفيذ من قبل عدة منفذين ، بالاتفاق مع المنفذ المسؤول ، يتم نقلها بالتناوب إلى كل أو جميع المنفذين المشار إليهم في القرار ، أو يتم عمل نسخ ضوئية. يتم تنظيم جميع الأعمال المتعلقة بإعداد مسودة الوثيقة من قبل المنفذ المسؤول.

وبالتالي ، فإن المهام الرئيسية لمعالجة المستندات الواردة هي:

التحقق من التسليم الصحيح للوثائق ؛
التحقق من سلامة المرفقات والحالة المادية للمستندات المستلمة ؛
تحديد حقيقة استلام المستندات ؛
تحضيرهم للتنفيذ ؛
نقل الوثائق لفناني الأداء.

الصادرة - المستندات التي يتم إنشاؤها داخل المنظمة والمرسلة منها إلى مؤسسات أخرى أو أفراد أرسلوا الاستئناف. إذا كان لدى المنظمة مؤسسات تابعة ، فيمكنها إرسال المستندات الإدارية (المراسيم والأوامر والتعليمات) والرسائل (المعلومات والضمانات وما إلى ذلك) إليها. يتم إرسال المذكرات والتقارير والشهادات والمراجعات والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والفاكسات والرسائل المرسلة عن طريق البريد الإلكتروني إلى المؤسسات العليا.

تشمل معالجة المستندات الصادرة ما يلي:

صياغة مسودة الوثيقة ؛
إعداد مشروع وثيقة؛
موافقتها (التأشيرة) ؛
شهادة الوثيقة
إرسال مستند.

المنفذ هو المسؤول عن إعداد مسودة الوثيقة الصادرة. ينسق أعمال فناني الأداء الآخرين المحددين في القرار. يحق للمنفذ المسؤول: دعوة الرؤساء التنفيذيين لاجتماعات العمل ، والمطالبة منهم بكل شيء المواد اللازمة، وتحديد ترتيب العمل بين المشاركين في التنفيذ.

في عملية إعداد وثيقة صادرة ، يقوم المقاول بشكل مستقل بإعداد مسودة ، وإعداد مسودة وثيقة ، والموافقة عليها (مطابقتها). يجب عليه إحضار مسودة وثيقة إلى خدمة DOW تتطلب تفاصيل التصديق اللازمة (التوقيع ، تاريخ التوقيع ، فهرس التسجيل الصادر ، إذا لزم الأمر ، ختم الموافقة ، الختم). يمكن نقل الوثيقة إلى المسؤول المناسب من خلال خدمة DOW أو السكرتير. يتم إرسال مسودة الوثيقة مع جميع المواد التي تم إعدادها على أساسها. إذا كانت تعليقات المسؤول (الأشخاص) الذي يوافق على مسودة الوثيقة مرفقة بمسودة الوثيقة ، فيجب إرفاقها بالمسودة.

يمكن للرئيس ، بعد أن اطلع بنفسه على مسودة الوثيقة ، أن يصادق عليها على الفور بتوقيعه ، أو يمكنه إبداء التعليقات والتعديلات وتقديمها للمراجعة. ثم ينهي المؤدي الوثيقة وفقًا للتعليقات ، ويعيد جمع التأشيرات للموافقة عليها. يمكن تكرار عودة المشروع ، وفي كل مرة يجب على المقاول تكرار الإجراء بأكمله لإعداد مسودة الوثيقة من البداية إلى النهاية.

يجب أن يعلم كل موظف في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أن المقاول يحضر مسودة وثيقة ، مُنفذة بالكامل: مطبوعة على النموذج المناسب ، مع جميع التأشيرات.

المهام الرئيسية لخدمة DOW عند معالجة المستندات الصادرة هي:

التحقق من صحة تصميم مسودة الوثيقة وفقاً للقواعد المعمول بها ؛
التحقق من وجود تفاصيل التصديق ؛
إلحاق فهرس التسجيل الصادر ؛
معالجة المستند للإرسال.

تشمل معالجة المراسلات الصادرة ما يلي:

فرز؛
الاستثمار في المغلفات
معالجة؛
التسليم إلى مكتب البريد.

عند قبول المستندات للإرسال ، تأكد من التحقق من:

صحة الأوراق (وجود توقيع ، تاريخ ، فهرس تسجيل ، علامة على فئة المغادرة) ؛
وجود المرفقات المحددة في المستند المرسل ، ومراسلات عدد النسخ مع عدد المرسل إليهم ؛
العنونة الصحيحة ، وجود رقم قياسي إذا تم إرسال المستند عن طريق الفاكس.

قد يتم إرفاق المستندات المرسلة إلى عنوان واحد في مظروف واحد.

بالنسبة للمراسلات المسجلة في الخدمة الكتابية ، يتم تجميع جرد للتوزيع ، وفي نهايته يتم لصق اسم الموظف الذي أعده وتاريخ الإرسال.

يتم قبول المستندات الموجودة على وسائط الجهاز فقط مع خطاب الغلاف.

يجب معالجة جميع المستندات الصادرة من المؤسسة وإرسالها في نفس اليوم أو في موعد لا يتجاوز النصف الأول من يوم العمل التالي.

تشمل الوثائق الداخلية التقارير والمذكرات التفسيرية والبروتوكولات والأفعال والبيانات.

تمر معالجة المستندات الداخلية في مراحل إعدادها وتنفيذها من خلال إعداد المستندات الصادرة (إعداد مسودة ، إعداد مسودة وثيقة ، الموافقة عليها (إصدارها) ، التصديق ، التسجيل ، الإرسال) ، وفي مرحلة التنفيذ - المستندات الواردة (استلام ، نظر أولي ، تسجيل ، نظر الإدارة ، تحويل للتنفيذ).

تحتوي المستندات الداخلية على عدد من ميزات معالجتها ، والتي يتم تحديدها حسب نوع المستندات:

يجب أن يتم اعتماد أوامر المسودة من قبل ممثل الخدمة القانونية ؛
لا يحتوي البروتوكول على مرحلة إعداد المشروع وكذلك الموافقة والموافقة.

يمكن تحويل المستندات الواردة والصادرة والداخلية:

خدمة البريد السريع أو البريد السريع ؛
السكرتارية.
بمساعدة الوسائل التقنية.

قد توجد التقسيمات الهيكلية لبعض المنظمات في مباني أو مناطق مختلفة من المدينة. في مثل هذه الحالات ، يوصى بتنظيم تسليم المستندات عن طريق السعاة.

داخل الوحدة الهيكلية ، من المنطقي للغاية إشراك سكرتير يمكنه استلام المراسلات من خدمة DOW ، وإعادة المستندات الصادرة المعدة للإرسال ، وتحويل المستندات للتنفيذ إلى موظفي الوحدة الهيكلية.

أتاح إدخال الوسائل التقنية وتكنولوجيا الكمبيوتر تغيير عملية معالجة المستندات. تم تسريع عملية صياغة الوثيقة ، لأن إجراء التغييرات لا يتطلب إعادة الطباعة. يقلل بشكل كبير من الموافقة (الموافقة) على المستند ويبسطها. حدثت تغييرات أساسية في عملية استلام وإرسال المستندات مع ظهور الفاكسات والبريد الإلكتروني. ولكن يجب أن نتذكر أن وسائل النقل هذه لا تنقل بشكل أساسي مستندًا ، بل تنقل المعلومات الموضحة على الناقل. في الوقت الحالي ، يمكن التصديق على المستند الذي يتم إرساله باستخدام أنظمة المعلومات والاتصالات عن طريق التوقيع الرقمي الإلكتروني. فقط في هذه الحالة سيكون لها قوة قانونية.

يجب نقل جميع المستندات مع علامات حقيقة النقل في استمارات التسجيل المناسبة. إذا تم نقل مستند من وحدة هيكلية إلى أخرى ، متجاوزًا خدمة DOW ، يجب على الموظف الذي نقل المستند إبلاغ هذه الخدمة بحقيقة النقل.

تسجيل المستندات الداخلية

النقطة الرئيسية في تنظيم الخدمات الوثائقية هي الإعداد العقلاني لتسجيل المستندات.

تسجيل مستند - سجل أوراق اعتماد حول مستند بالشكل المحدد ، مع تحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.

من الممكن تقديم تعريف أكثر تفصيلاً للتسجيل كتأكيد لحقيقة إنشاء مستند أو استلامه في يوم معين عن طريق إدخاله في نموذج التسجيل مع تخصيص رقم تسجيل حساب وإدخال المعلومات الأساسية حول المستند في النموذج الذي يسمح لك بإنشاء قاعدة بيانات لوثائق المؤسسة للتحكم اللاحق في توقيت تنفيذ المستندات والعمل المرجعي عليها.

بمعنى آخر ، أثناء عملية التسجيل ، يتم وضع نظام استرجاع المعلومات لجميع مستندات المؤسسة ، والتي يمكن استخدامها بعد ذلك للعمل المرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات.

لذلك فإن التسجيل له ثلاثة أغراض:

محاسبة المستندات ؛
السيطرة على تنفيذها ؛
العمل المرجعي على الوثائق.

فقط المستندات التي تتطلب الرد والتنفيذ هي التي تخضع للتسجيل ، بغض النظر عن طريقة إنشائها أو استلامها.

المستندات ذات الطبيعة التشغيلية المرسلة أو المنشأة فقط للحصول على معلومات ولا تتطلب استجابة ولا يتم تسجيل التنفيذ. يجب أن تضع خدمة إدارة السجلات قائمة (قائمة) بالوثائق غير الخاضعة للتسجيل. يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة وتحديثها حسب الضرورة. بعد المعالجة الأولية ، يتم نقل المستندات غير المسجلة إلى التقسيم الفرعي أو المنفذين المباشرين ، الذين قد يتأثرون بالمعلومات الواردة فيها.

تشمل المستندات غير الخاضعة للتسجيل ، كقاعدة عامة ، ما يلي:

المعلومات والرسائل المرجعية المرسلة للعلم ؛
جميع الرسائل الترويجية ؛
رسائل التهنئة والبرقيات.
الدعوات وبرامج الندوات والاجتماعات والمؤتمرات ؛
المطبوعات (كتب ، كتيبات ، مجلات) ؛
الحزم المميزة "شخصيًا" ؛
نسخ من الوثائق المعيارية والقرارات والأوامر الصادرة عن هيئات الدولة ؛
مواد إعلامية ، إلخ.

يتم تسجيل المستندات الواردة والصادرة والداخلية بشكل منفصل بأرقام تسجيل مستقلة.

رقم التسجيل (الفهرس) للوثيقة - تسمية رقمية أو أبجدية رقمية مخصصة للمستند أثناء تسجيله.

هناك ثلاثة أشكال لتسجيل المستندات:

مجلة؛
بطاقة؛
الآلي.

عادةً ما يتم استخدام نظام دفتر اليومية عندما تظهر محاسبة المستندات في المقدمة ، وعادةً ما يتم تسجيل المستندات الأكثر قيمة في المجلات ، على سبيل المثال ، جوازات السفر وكتب العمل ووثائق التعليم. تحتفظ البنوك بسجلات لاتفاقيات الإيداع وحسابات الشركات وما إلى ذلك. يتم استخدام نظام تسجيل المجلة عند التعامل مع وثائق ذات وصول محدود: سرية وسرية. لكل فئة من فئات الوثائق ، عادة ما يتم تطوير نموذج السجل الخاص بها بدرجات متفاوتة من التفاصيل حول المستند.

كان نظام المجلة مناسبًا للمؤسسات طالما أنها تتلقى عددًا قليلاً من المستندات. مع وجود حجم كبير من سير العمل ، فإن نظام دفتر اليومية لديه عدد من العيوب الهامة. نظرًا لأن التسجيل في المجلة يتم في تسلسل استلام المستندات ، فلا يمكن القيام به إلا من قبل شخص واحد في كل مرة. مع تلقي عدد كبير من المستندات ، تستغرق عملية التسجيل وقتًا طويلاً وتؤخر المزيد من العمل مع المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يؤدي نظام تسجيل دفتر اليومية إلى إعادة تسجيل المستندات في الوحدات الهيكلية الأخرى حيث يتم نقل المستند. لكن العيب الأكثر أهمية في نظام تسجيل دفتر اليومية هو عدم القدرة على تنظيم الرقابة على المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات وإجراء المعلومات والعمل المرجعي على المستندات بسرعة.

يسمح لك نظام تسجيل البطاقة بالتغلب على أوجه القصور هذه ، حيث يمكن وضع البطاقات في خزانات الملفات بأي تسلسل ، ويمكن للعديد من الأشخاص تسجيل المستندات في نفس الوقت ، وإنشاء العدد المطلوب من نسخ بطاقة التسجيل للنسخة الكربونية. يمكن تحديد نموذج بطاقة التسجيل من قبل المؤسسة نفسها ويتم تسجيلها في التعليمات الخاصة بحفظ السجلات.

ومع ذلك ، فإن الأكثر عقلانية اليوم هو نظام آلي لتسجيل المستندات على الكمبيوتر. يسمح ، من خلال التسجيل في أماكن عمل مختلفة ، بدمج جميع المعلومات حول المستندات في قاعدة بيانات واحدة ، والتي على أساسها يمكن تنظيم المعلومات المركزية والعمل المرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات.

عادة ما يتم تسجيل المستندات الواردة مركزيًا. في شركة صغيرة ، يتم تسجيلهم من قبل سكرتير ، في مؤسسة لديها مكتب ، بواسطة موظف مخصص بشكل خاص ، أو من قبل مجموعة تسجيل إذا كان حجم المستندات الواردة كبيرًا.

يتم تسجيل المستندات بغض النظر عن طريقة استلامها: استلامها عن طريق البريد ، والاستلام عبر البريد السريع ، والفاكس ، والبريد الإلكتروني.

عادة ما يتم إدخال المعلومات التالية حول المستند الوارد في نموذج التسجيل:

تاريخ الاستلام
رقم التسجيل الوارد المخصص للمستند من قبل المؤسسة المستفيدة ؛
المؤلف (المراسل) - أي لمن هذه الوثيقة؟
تاريخ الوثيقة المخصصة لها من قبل المؤسسة المؤلفة ؛
رقم التسجيل للوثيقة المخصصة لها من قبل المؤسسة المؤلفة ؛
العنوان (ما هي الوثيقة) ؛
الدقة؛
الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة المستلمة ؛
المؤدي (الذي سيعمل مع المستند المستلم) ؛
تقدم التنفيذ (يتم تسجيل جميع عمليات نقل المستند ونتائج التنفيذ) ؛
لا & شؤون (حيث يتم وضع الوثيقة بعد التنفيذ).

لم يتم ملء استمارة تسجيل المستند الوارد بالكامل في البداية. قبل نقل المستند إلى المدير ، لا يوجد حل وموعد نهائي وعامل أداء على المستند ، يتم إدخال هذه البيانات بعد مراجعة المستند من قبل المدير. يتم إدخال معلومات حول التقدم المحرز في تنفيذ المستند ورقم الحالة في نموذج التسجيل بالفعل أثناء وبعد تنفيذ المستند.

يمكن تصميم هذه البطاقة بتنسيق A5 (148x210) أو A6 (105x148). يتم نشره عن طريق اختيار ورق سميك إلى حد ما.

بالنسبة لمجموعات مختلفة من المستندات المسجلة ، يمكنك استخدام بطاقات بألوان مختلفة أو خطوط ملونة بطول الهامش العلوي أو بشكل مائل.

مع نظام التسجيل الآلي ، يكون الأمر أكثر ملاءمة (يقدمه معظم المستخدمين برامج الحاسوب) نموذج عرض لبطاقة التسجيل (RCC) ، حيث يتم إدخال معلومات حول المستند ، على غرار البطاقة اليدوية التقليدية الموجودة في أساس ورقي.

باستخدام نظام التسجيل الآلي ، يمكن استكمال المعلومات المتعلقة بالوثيقة بسهولة. على سبيل المثال ، أضف:

نوع المستند؛
الموقع الجغرافي لمؤلف الوثيقة ؛
مؤلف القرار
اسم الوحدة الهيكلية ؛
عدد الأوراق في المستند ؛
عدد أوراق التطبيق ؛
الوثائق ذات الصلة.

يشبه ملء بطاقة التسجيل على شاشة الكمبيوتر من نواحٍ عديدة ملء بطاقة ورقية تقليدية ، ولكن لها أيضًا خصائصها الخاصة.

يحتوي نموذج بطاقة التسجيل الإلكترونية ، كقاعدة عامة ، على كل من البيانات (الحقول) المملوءة يدويًا (على سبيل المثال ، رقم وتاريخ المستند الوارد ، الملخص ، نص القرار) ، البيانات (الحقول) التي يتم إدخالها تلقائيًا (تاريخ التسجيل ورقم تسجيل المستند) والبيانات (الحقول) التي يتم إدخالها بتحديد المعلومات من القوائم المنسدلة. لا يؤدي إدخال المعلومات هذا إلى تسريع إجراءات ملء بطاقة التسجيل فحسب ، بل يتيح لك أيضًا ، وهو أمر مهم بشكل خاص ، تجنب الأخطاء المطبعية والتناقضات التي يمكن أن تعقد بشكل كبير أو حتى تجعل من المستحيل البحث تلقائيًا عن معلومات حول المستند.

بمساعدة القوائم المنسدلة ، كقاعدة عامة ، يتم ملء البيانات (الحقول):

نوع المستند - نظرًا لأن عدد أنواع المستندات محدود ؛
مؤلف القرار - قائمة قادة المنظمة ؛
التقسيم الهيكلي - قائمة التقسيمات الهيكلية ؛
فناني الأداء - كقاعدة عامة ، يتكون هذا الحقل من جزأين - اسم (و / أو فهرس) الوحدة الهيكلية واللقب والأحرف الأولى من الفنان ؛
رقم الحالة - مرتبط بتسمية قضايا المنظمة ؛
الوثائق ذات الصلة - تؤسس هذه البيانات اتصال الوثيقة المسجلة بالآخرين (على سبيل المثال ، وثيقة الاستجابة مرتبطة بوثيقة المبادرة).

بمساعدة القائمة التي تم تجديدها ، يتم ملء البيانات (الحقل) "المراسل". يتم اختيار المنظمات التي يتم الحفاظ على المراسلات المستمرة معها من القائمة. في حالة تسجيل مستند مستلم من مراسل جديد ، يتم إدخال المعلومات المتعلقة به في القائمة. يمكن استخدام المعلومات المتعلقة بالمراسلين بشكل أكبر في العمل المرجعي ، لتشكيل القوائم البريدية ، إلخ.

بعد أن أمضوا وقتًا في إنشاء مثل هذه القوائم ، فإنهم يحققون توفيرًا كبيرًا للوقت في عملية المزيد من العمل.

تشبه نماذج التسجيل للمستندات الصادرة من نواحٍ عديدة نماذج التسجيل للوثائق الواردة ، ولكنها مليئة ببيانات مختلفة. حدد:

اسم القسم الذي أعد المستند ،
رقم الوثيقة الصادرة
تاريخ الوثيقة
المرسل إليه ، أي اسم المنظمة التي يتم إرسال المستند إليها ؛
ملخص الوثيقة
لقب المنفذ الذي أعد الوثيقة ؛
التاريخ الرئيسي للاستجابة المتوقعة ؛
ارتباط إلى المستند الوارد ، إذا كان المستند عبارة عن استجابة ؛
رقم الحالة حيث يتم حفظ نسخة من المستند المرسل (أو الأصل ، إذا تم إرسال المستند عن طريق الفاكس).

يمكن إضافة معلومات أخرى حول المستند ، على سبيل المثال ، عدد الأوراق ، ووجود المرفقات ، ورقم النموذج ، وترتيب الإرسال ، إلخ.

عادة ما يتم تسجيل المستندات الصادرة مركزيًا في مكتب البريد.

غالبًا ما يتم تسجيل المستندات الداخلية بشكل لامركزي من قبل مجموعات في الأقسام التي يتم إنشاؤها وتنفيذها: في قسم المحاسبة ، وإدارة شؤون الموظفين ، والمكتب ، إلخ.

يجب تسجيل المستندات الداخلية في يوم التوقيع أو الموافقة.

عند تسجيل مستند داخلي ، يتم ملء البيانات التالية عنه:

رقم التسجيل التسلسلي المخصص للمستند ؛
تاريخ الوثيقة (التسجيل) ؛
ملخص؛
القسم الذي أعد الوثيقة ؛
المنفذ؛
فترة التنفيذ
علامة التنفيذ (تقدم التنفيذ) ؛
رقم القضية حيث يتم حفظ المستند.

كما هو الحال في الأشكال السابقة للوثائق الواردة والصادرة ، يمكن إضافة بيانات أخرى إلى نموذج التسجيل: عدد الأوراق ، ووجود المرفقات ، وما إلى ذلك.

كل نوع من المستندات (أوامر ، تعليمات ، عقود ، مذكرات) يتم تسجيله وترقيمه بشكل مستقل. يتم نقل الرقم التسلسلي المخصص للمستند في وقت التسجيل إلى المستند. يمكن إضافة الأحرف إلى الرقم. على سبيل المثال ، لأمر بشأن الأفراد - "ls" ، أي الأفراد ، أو "k" - الأفراد ، إلى رقم الأمر - الحرف "p" - الأمر ، إلخ.

يتيح إنشاء نظام عقلاني لتسجيل المستندات لخدمة إدارة السجلات الحصول على معلومات حول جميع مستندات المنظمة وأداء المهام الهامة بكفاءة مثل المعلومات والعمل المرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات.

التحقق الداخلي من الوثائق

عادة ما تتزامن بداية السنة التقويمية التالية في مؤسسة (في مؤسسة أو مؤسسة) مع فحص حالة أنشطتها من قبل لجنة داخلية يرأسها أحد نواب الرؤساء. يتم إجراء تدقيق مناسب أيضًا في المجالات الرئيسية لدعم الأعمال ، بما في ذلك. دعم إدارة الوثائق (DOE) (العمل المكتبي).

عادة ما يتم صياغة مهام التحقق بترتيب (تعليمات) رئيس المؤسسة (منظمة ، مؤسسة). للتحقق من عمل المكتب ، كقاعدة عامة ، يتم تشكيل لجنة فرعية تتمتع بالسلطات المناسبة كجزء من اللجنة.

المهام الرئيسية للجنة الفرعية هي كما يلي:

1) التحقق من توفر اللوائح المحلية التي تحكم تنظيم العمل المكتبي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، ومدى امتثالها لمتطلبات الإجراءات القانونية التنظيمية في مجال العمل المكتبي ؛
2) توفير العمل المكتبي مع الأنواع الرئيسية من الموارد ، وامتثالها لاحتياجات المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) في المعلومات الموثقة ؛
3) حالة العمل على إدارة الوثائق الناتجة عن أنشطة المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، وكذلك على وثائقها ؛
4) تحديد أوجه القصور في أداء نظام العمل المكتبي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، وتحديد أسبابها ، ووضع مقترحات تهدف إلى تحسين نظام عمل المكتب (مما يعكس ما ورد أعلاه في تقرير التفتيش).

دعونا نفكر في كيفية حل هذه المهام في سياق أنشطة التحقق.

التحقق من اللوائح المحلية

تشمل اللوائح المحلية الرئيسية (LNA) التي تنظم تنظيم العمل المكتبي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ما يلي:

اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية التي تمارس سلطة تنظيم العمل المكتبي ؛
- تعليمات للعمل المكتبي.
- التوصيف الوظيفي لمنسوبي الوحدة المعتمدة. يشكل الجيش الوطني الليبي المدرج الأساس التنظيمي والقانوني للتشغيل السليم لنظام مكاتب الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) تطوير:

اللوائح الخاصة بالأقسام الفرعية داخل الوحدة الهيكلية المعتمدة: مجموعة معالجة المستندات ، ومجموعة الإعداد الفني للوثائق ، ومجموعة التخزين التشغيلي للوثائق ، ومجموعة تخزين أرشفة المستندات ، وما إلى ذلك ؛
- تعليمات للموظفين المسؤولين عن أعمال المكاتب في الوحدات الهيكلية الأخرى.

عند التحقق من LNA ، يتم تحديد مدى امتثالها لمتطلبات الأعمال التنظيمية (التنظيمية والمنهجية والتنظيمية والتقنية) في مجال العمل المكتبي.

على وجه الخصوص ، عند التحقق من تعليمات العمل المكتبي ، تمت الموافقة على امتثال هيكلها ومحتواها للتوصيات المنهجية لتطوير التعليمات الخاصة بأعمال المكاتب في الهيئات التنفيذية الاتحادية. بأمر من الأرشيف الفيدرالي رقم 76.

عند التدقيق وصف الوظيفةتم إنشاء تطابق محتواها مع خصائص التأهيل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم لفت الانتباه إلى توافق تصميم LNA مع GOST R6.30-2003.

بناءً على نتائج الفحص ، يتم التوصل إلى استنتاج حول وجود (حضور جزئي أو غياب كامل) للجيش الوطني الليبي ، الذي ينظم تنظيم العمل المكتبي لمؤسسة (مؤسسة ، مؤسسة) ، وكذلك امتثاله أو امتثاله الجزئي ( كاملة) عدم الالتزام بالتعليمات القانونية الرقابية في مجال العمل المكتبي.

عند التحقق من توافر العمل المكتبي مع الأنواع الرئيسية من الموارد ، وامتثالها لاحتياجات المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، في المعلومات الموثقة ، يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي لما يلي:

بشأن تزويد الوحدة الهيكلية المعتمدة بالموظفين بالعدد والمؤهلات المطلوبة ؛
- توافر وحالة المباني لاستيعاب الوحدة الهيكلية المصرح بها ومجالات العمل ذات الصلة ؛
- توافر وتجهيز أماكن العمل لموظفي الوحدة الهيكلية المعتمدة ، وامتثالها لمتطلبات حماية العمال ؛
- توافر وإمكانية الخدمة لوسائل الدعم التنظيمي والتقني لأنشطة الوحدة الهيكلية المعتمدة: معالجة المعلومات الموثقة ، والتخزين ، والاتصالات ، والاتصالات ، وما إلى ذلك ؛
- انتظام استلام الأموال لضمان عمل الوحدة الهيكلية المصرح بها ، ومدى كفايتها للوفاء المناسب بالمهام لتلبية احتياجات المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) في المعلومات الموثقة.

بناءً على نتائج التدقيق ، يتم التوصل إلى استنتاج حول مدى توفر (نقص جزئي أو كامل) أنواع الموارد المدرجة ، وامتثالها (عدم الامتثال الجزئي أو الكامل) لاحتياجات المؤسسة (المنظمة) في المعلومات الموثقة .

عند التحقق من حالة العمل على إدارة المستندات التي تم إنشاؤها في أنشطة المؤسسة (مؤسسة ، مؤسسة) ، وكذلك عند توثيقها ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم تقييم امتثال الأداء الفعلي للأداء المخطط.

على وجه الخصوص ، يتم تحديد حجم تدفق المستندات للمؤسسة (المؤسسة ، المؤسسة): بشكل عام ومن خلال تدفقات المعلومات الرئيسية (المستندات الواردة والصادرة والداخلية) ، وكذلك حسب أنواع المستندات (الورقية والإلكترونية) ، بما في ذلك. مقارنة بمؤشرات مماثلة للسنوات السابقة.

يتم أيضًا تقييم فعالية استخدام الوسائل الآلية لمعالجة المعلومات الموثقة.

يتم إيلاء اهتمام خاص لضمان سلامة الوثائق في عملية التداول: نطاق التدابير للبحث عن واستعادة حالتها الفيزيائية والكيميائية الطبيعية ، وعدد الوثائق غير المكتشفة (المفقودة) للفترة قيد الاستعراض ومقارنة مع مماثلة مؤشرات السنوات السابقة. يتم أيضًا فحص البيانات المتعلقة بنتائج مراقبة تنفيذ المستندات ، على وجه الخصوص ، عدد حالات التنفيذ غير السليم: عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وتنفيذ المستندات في انتهاك للمتطلبات المحددة ، وعدم الامتثال للوثيقة المنفذة مع القرار ، إلخ. بناءً على نتائج التدقيق ، يتم التوصل إلى استنتاج حول درجة كفاءة العمل المكتبي - بشكل عام والمكونات الوظيفية (إدارة الوثائق والتوثيق).

وثائق العمل الداخلية

تتم محاسبة العمالة والأجور في المنظمة على أساس المستندات الأولية التي تم إنشاؤها في خدمة الموظفين. يؤثر العمل المنظم بشكل سيء لخدمة الموظفين حتما على عمل كل من قسم المحاسبة والمنظمة بأكملها. والنتيجة هي دفع أجور الموظفين في الوقت المناسب ، والإجازة المرضية ، والتحضير المبكر للوثائق لتقديمها إلى السلطات الاجتماعية الحكومية. نتيجة لذلك ، هناك انخفاض في الأداء المالي للمؤسسة ككل.

الامتثال لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، يتم التحكم في صحة تنفيذ وثائق الموظفين من قبل كل من مفتشية العمل الفيدرالية (Rostrudinspektsiya) ومفتشية الضرائب الفيدرالية. يمكن لمفتش الدولة أن يأتي إلى مكتب أي منظمة ، بغض النظر عن شكل الملكية ويطلب المستندات المتعلقة بسجلات الموظفين واللوائح والأوامر الإلزامية والداخلية الأخرى المتاحة في المنظمة (القانون الاتحادي رقم التحكم (الإشراف) ").

يغطي توثيق أنشطة خدمة الموظفين جميع العمليات المتعلقة بإعداد ومعالجة وثائق الموظفين وفقًا للقواعد المعمول بها ، ويحل مهام إدارة شؤون الموظفين التالية:

تنظيم عمل الموظفين ؛
- إبرام عقد العمل والتوظيف ؛
- الانتقال إلى وظيفة أخرى ؛
- منح الإجازات للموظفين ؛
- تشجيع الموظفين ؛
- فرض عقوبات تأديبية على الموظفين ؛
- تصديق الموظفين ؛
- صيانة جدول التوظيف ؛
- المحاسبة عن استخدام وقت العمل ؛
- جذب الموظفين للعمل في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات خارج أوقات العمل ؛
- تسجيل رحلات العمل.
- إنهاء عقد العمل والفصل من العمل.

ترد قائمة مستندات الموظفين التي يجب على المنظمات الاحتفاظ بها ، بغض النظر عن شكل الملكية ، في الملحق. كما يشير أيضًا إلى المستندات التنظيمية التي تنظم التزام صاحب العمل بالحفاظ على مستندات معينة للموظفين ، وفترات تخزينها (وفقًا لقائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة ، والتي تشير إلى فترات التخزين المعتمدة من قبل المحفوظات الفيدرالية).

يتم تنظيم عمل الموظفين من خلال اعتماد (موافقة رئيس المنظمة أو مسؤول مفوض من قبله) اللوائح المحلية. يجب أن يكون لدى كل صاحب عمل لوائح عمل داخلية وبند خاص بحماية البيانات الشخصية. يتم اعتماد اللوائح المحلية الأخرى ، مثل اللوائح المتعلقة بالأجور ، وترشيد العمالة ، والمكافآت والحوافز المادية ، والشهادات ، وما إلى ذلك ، إذا لزم الأمر.

الاتفاقية الجماعية (الاتفاقية) استشارية بطبيعتها ، حيث يتم إبرامها باتفاق الطرفين (الفصل 7 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). يعد الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين بمثابة استشارة للشركات الخاصة. ينطبق التزام صاحب العمل بالاحتفاظ بالملفات الشخصية على موظفي المؤسسات الحكومية وفقًا للقانون الاتحادي رقم FZ-79 "بشأن الخدمة المدنية للدولة في الاتحاد الروسي". للراحة ، لا يزال يوصى بتشكيل ملفات شخصية أو مجلدات شخصية ، وتحديد إجراءات تشكيلها في القانون التنظيمي المحلي للمؤسسة المعتمد من قبل الرئيس.

في الملف الشخصي (المجلد الشخصي) للموظف ، يمكنك تضمين نسخ من المستندات المطلوبة عند التقدم لوظيفة (جواز السفر ، الهوية العسكرية ، شهادة التنازل عن رقم التعريف الضريبي ، شهادة تأمين التقاعد ، شهادة الزواج ، شهادة ميلاد الأطفال - لتوفير مزايا ضريبة الدخل ؛ وثائق عن التعليم ، وما إلى ذلك) وبعد ذلك جميع المستندات الرئيسية التي تم إنشاؤها خلال فترة نشاط عمل الموظف الذي يميز نشاطه العمالي (طلبات التحويل إلى وظيفة أخرى ، خطاب الاستقالة ، الخصائص ، المستندات المتقدمة التدريب ، نسخ من أوامر نقل القبول ، والفصل ، وما إلى ذلك).

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لدى صاحب العمل المستندات التالية بشأن حماية العمال:

التعليمات الخاصة بحماية العمل حسب المهنة ؛
- سجل الإحاطة (الإلمام بالتعليمات) ؛
- سجل الموظفين الذين اجتازوا الفحص الطبي الإلزامي وغيرهم.

يمكن تخزين هذه المستندات في قسم شؤون الموظفين في المؤسسة ، إذا لم يكن لدى المنظمة خدمة حماية عمالية منفصلة ، أو في المكتب.

وفقا للفرع. "أ" الجزء 1 من الفن. 356 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، تمارس مفتشية العمل الفيدرالية إشراف الدولة ورقابتها على امتثال أصحاب العمل لتشريعات العمل وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية. مفتشية العمل الفيدرالية لها الحق في الإرسال بالطريقة المحددة إلى السلطات الاتحاديةالسلطات التنفيذية ، السلطات التنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، حكومة محليةووكالات إنفاذ القانون والمطالبات بالمحاكم وغيرها من المواد المتعلقة بوقائع انتهاكات تشريعات حماية العمل والعمل ، حتى تعليق أنشطة الشركات التي تم الكشف عن الانتهاكات فيها (المادة 3.12. من قانون الجرائم الإدارية).

رؤساء المنظمات مسؤولون بشكل شخصي عن صندوق الأفلام الوثائقية الذي تم تشكيله في سياق أنشطتهم. في حالة انتهاك تشريعات الاتحاد الروسي وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية ، أو الصيانة غير الصحيحة لوثائق الموظفين أو عدم وجودها ، ينص المشرع على فرض غرامة إدارية: على المسؤولين - من 1000 إلى 5000 روبل ، على الكيانات القانونية - من 30000 إلى 50000 روبل. أو تعليق إداري للأنشطة لمدة تصل إلى 90 يومًا ، وبشكل متكرر - يستلزم تنحية مسؤول (المواد 3.11 و 3.12 و 5.27 و 5.44 و 14.23 من قانون الجرائم الإدارية).

قائمة وثائق الموظفين المطلوبة للمنظمة:

	وثيقة	ما الوثيقة التي تحكم	ملحوظة	مدة الصلاحية
	لوائح العمل الداخلية (PVTR)	المادة 189 من قانون العمل للاتحاد الروسي	عند التوظيف (قبل توقيع عقد العمل) ، يلتزم صاحب العمل بتعريف الموظف بـ PWTR مقابل التوقيع. صالحة حتى يتم استبدالها بأخرى جديدة.	باستمرار
	لائحة حماية البيانات الشخصية للموظفين	المادة 86 من قانون العمل للاتحاد الروسي	عند التوظيف (قبل توقيع عقد العمل) ، يلتزم صاحب العمل بإطلاع الموظف على اللوائح المتعلقة بحماية البيانات الشخصية للموظفين ضد التوقيع. صالح حتى يتم استبداله بواحد جديد.	باستمرار
	مِلاك الموظفين (و. T-3) (التوظيف)	المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، قرار لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا رقم 1	يتم تجميعها في كل مرة يتم فيها إجراء تغييرات معينة عليها.	باستمرار
	كتاب محاسبة لحركة دفاتر المصنفات وملحقاتها		مخزنة في قسم شؤون الموظفين وصيانتها باستمرار.
	دفتر الدخل والمصروفات المحاسبية لأشكال دفاتر العمل وإدراجها عليها	تعليمات حول إجراءات ملء دفاتر العمل وإدخالاتها (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا رقم 69)	يتم تخزينها في قسم المحاسبة مع نماذج دفاتر العمل وإدراجها فيها ؛ يتم إرسال النماذج إلى قسم شؤون الموظفين بناءً على طلب عامل شؤون الموظفين.	50 عامًا (ولكن عند تصفية الشركة ، يتم تقديمها إلى أرشيف المدينة جنبًا إلى جنب مع المستندات الأخرى ، والتي تبلغ مدة صلاحيتها 75 عامًا)
	اللوائح الخاصة بالمكافآت والمكافآت والحوافز المادية	القسم 6 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، الفصل 21 من قانون العمل للاتحاد الروسي	في ظل وجود أنظمة معقدة للأجور وأنظمة العمل والمكافآت. صالح حتى يتم استبداله بواحد جديد.	باستمرار
	اللوائح الخاصة بنظام التدريب	المادتان 196 و 197 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	إذا كان هناك نظام تدريب في المنظمة.	باستمرار
	اللوائح الخاصة بشهادة الموظفين	المادة 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	عند إجراء الشهادة حسب تقدير صاحب العمل.	باستمرار
	جدول الإجازة	المادة 123 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1	وافق عليها صاحب العمل في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بداية السنة التقويمية.
	عقد عمل	المواد 16 و 56 و 57 و 67 من قانون العمل للاتحاد الروسي	ويختتم كتابةً مع كل موظف.
	التوصيف الوظيفي لكل وظيفة حسب جدول التوظيف وتعليمات العمل للمهن		مقبولة حسب تقدير صاحب العمل.	باستمرار
	أوامر العمل	المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	صدر بموجب عقد عمل. يتم إعلانها للموظف مقابل التوقيع خلال ثلاثة أيام من تاريخ البدء الفعلي للعمل.
	أوامر التحويل إلى وظيفة أخرى	المادة 72.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	تصدر بناءً على اتفاقية نقل إلى وظيفة أخرى (اتفاقية إضافية لعقد العمل).
	أوامر الفصل	المادة 84.1 من قانون العمل للاتحاد الروسي
	أوامر للأعمال الأساسية		نشرت حسب الحاجة. يتم تسجيل أوامر الأنشطة الأساسية التي تعدها دائرة شؤون الموظفين وتخزينها في المكتب. يقوم قسم شؤون الموظفين بإجراء "نسخ من أوامر الأنشطة الأساسية".	سنة واحدة (نسخ من الأوامر يحتفظ بها قسم شؤون الموظفين)
	أوامر الإجازة	الفصل 19 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1	تصدر على أساس جدول الإجازة أو تطبيق الموظف
	طلبات الموظفين للحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر	المادة 128 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	تُمنح إجازة غير مدفوعة الأجر بناءً على طلب (بناءً على طلب) الموظف وفقًا للجزء 1 من الفن. 128 من قانون العمل في الاتحاد الروسي أو بناءً على طلب القانون بناءً على تطبيق الموظف (الجزء 2 من المادة 128 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
	البطاقة الشخصية للموظف (نموذج T-2)	مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1.	أجريت لكل موظف.
	تاريخ التوظيف	المادة 66 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي رقم 225 "بشأن دفاتر العمل" ، تعليمات حول إجراءات ملء دفاتر العمل وإدراجها (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم صادر عن وزارة العمل روسيا رقم 69)	يحتفظ صاحب العمل بدفاتر عمل لكل موظف عمل لديه لأكثر من خمسة أيام.	عند الفصل ، يتلقى الموظف كتاب عمل في يديه. يتم تخزين كتب العمل غير المطالب بها في المؤسسة لمدة 50 عامًا ؛ عند تصفية المؤسسة ، يتم أرشفتها
	اتفاقيات المسؤولية الكاملة	التذييلات 2 و 4 لمرسوم وزارة العمل الروسية رقم 85	يتم إبرامها مع الموظفين الذين يخدمون الأصول المادية بشكل مباشر.
	دفتر محاسبة (سجل التسجيل) لأوامر الأنشطة الأساسية	تعليمات للعمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين في VNIIDAD "تعليمات نموذجية للعمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين في منظمة" (موصى به)	يجب أن تكون مرقمة ومربوطة ومختومة وموقعة من قبل صاحب العمل
	دفتر محاسبة (سجل التسجيل) لأوامر التوظيف
	دفتر محاسبة (سجل التسجيل) لأوامر الفصل
	دفتر محاسبة (سجل التسجيل) لأوامر منح الإجازات
	مجلة تسجيل شهادات السفر
	ورقة التوقيت	الجزء 3 من المادة 91 من قانون العمل للاتحاد الروسي	يلتزم صاحب العمل بالاحتفاظ بسجل للوقت الفعلي الذي عمل فيه كل موظف
	جدول المناوبة	المادة 103 من قانون العمل للاتحاد الروسي	يتم عرضه على الموظفين في موعد لا يتجاوز شهر واحد قبل دخوله حيز التنفيذ.
	سجل عمليات التفتيش على جهات التفتيش	القانون الاتحادي رقم 134-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد أثناء سيطرة الدولة (الإشراف)"	يتم إجراؤها من قبل جميع الكيانات القانونية ورجال الأعمال دون تشكيل كيان قانوني	باستمرار
	محاضر الاجتماعات وقرارات لجان التأهيل	اللوائح الخاصة بشهادة موظفي المؤسسة	صادر عن لجنة التصديق
	بطاقات تقرير وأزياء للعاملين في المهن الخطرة	الجزء 3 من المادة 91 من قانون العمل للاتحاد الروسي	يتم تجميعها شهريا.
	قوائم العاملين في الإنتاج مع ظروف العمل الضارة	مرسوم مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية رقم 10 "بشأن الموافقة على قوائم الصناعات والوظائف والمهن والوظائف والمؤشرات التي تعطي الحق في توفير معاش تقاعدي تفضيلي"	إذا كان الإنتاج في ظروف عمل ضارة ؛ مستمر.
	قوائم الموظفين المتقاعدين على معاش تقاعدي تفضيلي
	المراسلات بشأن التعيين - المعاشات والبدلات الحكومية ؛ معاش تفضيلي
	تعليمات السلامة المهنية حسب المهنة	القسم 10 من قانون العمل للاتحاد الروسي		باستمرار
	سجل الإحاطة (الإلمام بالتعليمات)	القسم 10 من قانون العمل للاتحاد الروسي
	مجلة الفحص الطبي الإجباري للموظفين	المادة 69 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، أمر وزارة الصحة والصناعة الطبية في الاتحاد الروسي رقم 90 "بشأن إجراءات إجراء الفحوصات الطبية الأولية والدورية للعمال واللوائح الطبية للقبول في المهنة".
	أعمال الحوادث	مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي رقم 73 "بشأن الموافقة على استمارات المستندات اللازمة للتحقيق والمحاسبة في الحوادث الصناعية ، والأحكام المتعلقة بخصائص التحقيق في الحوادث الصناعية في بعض الصناعات والمؤسسات"
	أعمال التحقيق في حالات التسمم والأمراض المهنية

تدفق المستندات الداخلية

يشير تدفق المستندات إلى حركة المستندات في مؤسسة من لحظة استلامها أو إنشائها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال أو الأرشفة. ويشمل ذلك عمليات الاستلام والتوزيع والتسجيل ومراقبة التنفيذ وإصدار الشهادات وتشكيل القضايا والمعالجة المسبقة للأرشفة وتخزين المستندات واستخدامها.

يعتمد التنظيم الصحيح والعقلاني لسير العمل على سرعة المستند ، وكفاءة حل المشكلة المثارة فيه ، وتوحيد عبء العمل على الإدارات والمسؤولين.

يمكن تمثيل العمل مع مستندات المؤسسة على أنه سلسلة العمليات التكنولوجية التالية:

قبول المستندات الواردة ؛
الاعتبار الأولي (تصحيح من قبل السكرتير) ؛
تسجيل الوثائق
تقرير إلى رئيس على الوثائق الواردة ؛
اتخاذ القرار من قبل المدير ؛
إرسال المستندات للتنفيذ ؛
السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛
تنفيذ الوثائق
تشكيل الوثائق في الحالات ؛
استخدام الوثائق في المرجع والعمل الإعلامي ؛
تحديد شروط تخزين المستندات (النقل إلى الأرشيف ، الاستخدام الإضافي ، إتلاف المستندات).

يتم تحديد درجة إتقان النظام التكنولوجي للعمل مع المستندات من خلال كفاءة نقل المستندات وتنفيذها وكفاءة تزويد إدارة المؤسسة بالمعلومات الموثقة.

في الدعم الوثائقي للمؤسسة ، يمكن تمييز ثلاث مجموعات رئيسية من المستندات: المستندات الواردة (الواردة) ، والمستندات الصادرة (المرسلة) ، والمستندات الداخلية.

يمكن إجراء التسجيل لجميع مجموعات المستندات ، في المقام الأول للوثائق الواردة. العديد من الشركات لا تسجل الوثائق الداخلية.

يغطي العمل على تنفيذ ومراقبة تنفيذ المستندات الوثائق الداخلية والواردة ، وكاستثناء ، الوثائق الصادرة.

من مرحلة تكوين الحالات ، تمر جميع مجموعات المستندات بنفس العمليات ، باستثناء المستندات الواردة ، والتي ، مع استثناءات نادرة ، لا يتم نقلها إلى التخزين الأرشيفي.

لإنشاء إجراء موحد لتجميع المستندات وتنظيم العمل معهم ، تقوم المؤسسة بتطوير تعليمات عمل مكتبية تحتوي على عينات من المستندات المنفذة بشكل صحيح وقواعد للعمل معها.

يتم استلام ومعالجة الوثائق الواردة من قبل سكرتير المرجع.

تمر المستندات المستلمة بالمراحل التالية:

المعالجة الأولية
مراجعة أولية ، ترميز ؛
التسجيل؛
النظر في الوثائق من قبل الإدارة ؛
اتجاه التنفيذ
مراقبة التنفيذ
تنفيذ الوثائق
إيداع المستندات في القضايا.

المعالجة الأولية للوثائق الواردة هي التحقق من التسليم الصحيح للخطابات. يتم فتح جميع المظاريف ، باستثناء المراسلات الشخصية (المشار إليها بـ "شخصيًا"). ثم يتم التحقق من صحة عنوان المستند المرفق بالمغلف ، وعدد أوراق المستند ، ووجود المرفقات بها.

في حالة عدم وجود مرفقات أو أوراق من المستند ، يتم إخطار مرسل الرسالة ويتم وضع علامة على المستند نفسه وفي سجل المستندات الواردة في عمود "الملاحظات":

لا يمكنك فتح المظاريف التي بها نقش "شخصيًا".
ارسم أحد الإجراءات في حالة تلف نص المستند أو عدم وجود مرفقات.
إرسال نسخة واحدة من القانون مع المستندات المستلمة إلى المرسل إليه.
إعادة توجيه البريد الذي تم تسليمه بشكل خاطئ إلى العنوان الصحيح.
يتم قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال.
ضع وقت الاستلام على المستند المكتوب فيه "عاجل".

يتم إتلاف المغلفات ، كقاعدة عامة ، إلا في الحالات التي يمكن فيها فقط تحديد عنوان المرسل وتاريخ الإرسال وتاريخ الاستلام من المغلف ، أو عندما يتم وضع علامة على الظرف "سري" أو "عاجل".

يتم إجراء دراسة أولية للوثائق الواردة من أجل توزيع المستندات على المستندات المسجلة وغير المسجلة.

يتم لصق الرقم الوارد ، تاريخ استلام الوثيقة من قبل المنظمة على المستندات المسجلة.

عند إجراء دراسة أولية ، يتضح أيضًا ما إذا كانت المستندات المنقولة إلى المدير بحاجة إلى مواد إضافية: المراسلات السابقة ، والعقود ، والوثائق التنظيمية ، وما إلى ذلك. يتم اختيار هذه المستندات من قبل السكرتير المساعد ونقلها مع المستند الوارد إلى الرئيس من المشروع.

بدون اعتبارات أولية ، يتم نقل المستندات الموجهة إلى وحدة هيكلية أو على وجه التحديد إلى موظف في الشركة إلى وجهتها.

ينظر رئيس المؤسسة في المستند الوارد ويرسله إلى المقاول من خلال السكرتير مع قرار يعكس قراره والمواعيد النهائية الفعلية للتنفيذ. يتخذ السكرتير قرارًا في السجل. إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في القرار ، فسيتم نقل المستند إلى الأول في القائمة ، والذي يعتبر المنفذ المسؤول.

يقوم المتعاقد ، الذي يعمل مع المستند ، بإعداد رد يتم إرساله إلى المدير للتوقيع (جنبًا إلى جنب مع المواد المصاحبة التي تم استخدامها في إعداد الرد).

يتحكم السكرتير (إذا لزم الأمر) في تنفيذ المستند الوارد.

يتلقى السكرتير خطاب مبادرة من المؤدي ويضعه في الملف المناسب لمزيد من التخزين والاستخدام ، ويرسل الرد إلى المرسل إليه.

المستندات المرسلة من الشركة تسمى المستندات الصادرة. تتكون معالجة المستندات الصادرة من العمليات التالية:

صياغة وثيقة صادرة ؛
الموافقة على مسودة الوثيقة ؛
التحقق من صحة مسودة الوثيقة من قبل السكرتير ؛
تسجيل المستند
معالجة التحقق ؛
إرسال المستند إلى المرسل إليه ؛
حفظ النسخة الثانية (نسخة) من المستند في الملف.

يقوم المقاول بإعداد مسودة الوثيقة الصادرة وتنفيذها ، ويتحقق السكرتير من صحة تنفيذها.

يتم تحرير المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء الفاكسات التي يتم تحريرها في نسخة واحدة.

يتم تقديم المسودة المعدة للوثيقة الصادرة للتوقيع عليها إلى الرأس. إلى جانب ذلك ، يمكن نقل المستندات الأخرى ، والتي تم على أساسها صياغة مسودة الوثيقة الصادرة (خطابات المبادرة ، والعقود ، والأفعال ، والوثائق التنظيمية ، وما إلى ذلك).

يمكن للمدير إجراء أي تغييرات وإضافات على المستند الموقع أو إعادته إلى المقاول لمراجعته.

بعد توقيع نسختين من قبل الرئيس ، يتم تسجيل المستند من قبل السكرتير. يتم تسجيل المستندات المرسلة في "مجلة تسجيل المستندات الصادرة".

المعلومات التالية مطلوبة لتسجيل المستندات الصادرة:

فهرس الوثيقة بما في ذلك رقم القضية ؛
تاريخ الوثيقة
المكان المقصود؛
ملخص أو عنوان ؛
علامة التنفيذ (سجل حل المشكلة ، عدد وثائق الرد) ؛
المنفذ؛
ملاحظة.

يتم إرسال المستند المسجل في نفس اليوم إلى المرسل إليه. عند إرسال مستند ، يجب عليك التحقق من عنوان المستلم الموجود في الرسالة والمغلف.

نسخة من المستند المرسل ونسخة واحدة من الفاكس يتم إيداعها في ملف المراسلات:

يجب معالجة المستندات وإرسالها في نفس اليوم.
يتم إرسال البرقيات على الفور.
تتم طباعة المستندات الصادرة في نسختين.
في حالة إعادة المستند ، قم بختم أو وضع علامة "سيتم إرجاعه" ودوِّنه في بطاقة التسجيل أو دفتر اليومية.

لتسجيل المستندات الواردة والصادرة باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي ، يمكنك استخدام نفس الأعمدة في سجل التسجيل.

المستندات الداخلية هي المستندات التي يتم إعدادها وتنفيذها وتنفيذها داخل المنظمة (المؤسسة) نفسها ، وفقًا للقواعد الداخلية لتطوير المستندات.

تشمل الوثائق الداخلية: البيانات ، والأفعال ، والبروتوكولات ، والتقارير والمذكرات التفسيرية ، إلخ.

يتم العمل مع الوثائق الداخلية على النحو التالي:

1) إعداد مشروع الوثيقة من قبل المقاول.
2) التحقق من صحة تصميم مسودة الوثيقة ؛
3) توقيع المستند من قبل الرئيس (الموافقة ، إذا لزم الأمر) ؛
4) تسجيل الوثيقة ؛
5) نقل المستند إلى المقاول.
6) تنفيذ الوثيقة ؛
7) مراقبة تنفيذ الوثيقة ؛
8) حفظ المستند المنفذ في الملف.

المراحل النهائية للعمل مع المستندات الداخلية هي: الاستخدام في العمل المرجعي والمعلوماتي (من سنة واحدة إلى 3 سنوات) وتحديد فترة التخزين الإضافية (فحص قيمة المستندات). نتيجة لقرار لجنة الخبراء الخاصة بالمؤسسة ، يمكن استخدام المستندات الداخلية في العمل المرجعي والمعلوماتي للخدمة الكتابية لأكثر من ثلاث سنوات ، أو يمكن نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.

تسجيل المستندات. هذا تثبيت لحقيقة إنشاء مستند أو استلامه عن طريق تعيين رقم تسجيل (فهرس) للمستند وتسجيل معلومات عنه في دفتر يومية التسجيل.

التسجيل ضروري لضمان سلامة الوثائق والبحث التشغيلي والمحاسبة والرقابة:

إعطاء الخصائص النوعية والكمية للوثائق ؛
تأكيد استلام أو إرسال المستند ؛
إنشاء جهاز تسجيل ومرجعية يمكن استخدامه لأغراض المعلومات ؛
السيطرة على تنفيذ الوثيقة.

المبدأ الأساسي لتسجيل المستندات هو إدخال واحد. يجب تسجيل كل مستند في هذه المؤسسة مرة واحدة فقط. يتم تسجيل المستندات الواردة في يوم الاستلام ، والمستندات الصادرة والداخلية - في يوم التوقيع.

هناك عدة أشكال لتسجيل المستندات: مركزي ، لامركزي ، مختلط.

يتم تحقيق أكبر قدر من الكفاءة من خلال نظام تسجيل المستندات المركزي ، أي عندما يتم تنفيذ جميع عمليات التسجيل في مكان واحد أو بواسطة موظف واحد ، على سبيل المثال ، سكرتير. يسمح مثل هذا النظام بإنشاء مركز مرجعي واحد لوثائق المؤسسة ويضع إجراء تسجيل واحد.

يتضمن النظام اللامركزي تسجيل المستندات في أماكن إنشائها أو تنفيذها ، أي في الأقسام الهيكلية.

مع الأخذ في الاعتبار خصوصيات المؤسسة ، يمكن استخدام نظام مختلط لتسجيل المستندات ، عندما يتم تسجيل بعض المستندات مركزيًا ، وتكون بعض المستندات لامركزية ، في الأقسام الهيكلية.

في المؤسسات الصغيرة ، غالبًا ما يستخدم نظام التسجيل المركزي.

عند تسجيل المستندات في المؤسسة ، يجب مراعاة القواعد التالية:

يتم تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط ؛
يتم تسجيل جميع المستندات في مكان واحد فقط ؛
يتم تسجيل جميع المستندات في نموذج واحد معتمد من قبل المؤسسة.

أثناء التسجيل ، يتم تقسيم جميع المستندات إلى عدة مجموعات ، يتم تسجيل كل منها على حدة ، على سبيل المثال:

المستندات الواردة
وثائق صادرة
وثائق داخلية
عقود تجارية
المستندات المميزة بعلامة "CT" ("سرية").

عند تسجيل كل مجموعة من المستندات ، يجب استخدام طرق موحدة لتعيين الأرقام (الفهارس) للمستندات.

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من تسجيل المستندات:

1) نظام تسجيل وثائق البطاقة ؛
2) نظام دفتر اليومية لتسجيل المستند.
3) نظام تسجيل المستندات المحوسب.

تخزين الوثائق الداخلية

التوصيف الوظيفي - باستمرار (البند 27 من قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية النموذجية).

جداول التوظيف في المنظمة والتغييرات التي تطرأ عليها في مكان التطوير والموافقة لها فترة تخزين دائمة (المادة 71 من قائمة وثائق الإدارة النموذجية الأرشيفية).

يجب الاحتفاظ بلوائح العمل الداخلية في المنظمة لمدة عام واحد بعد استبدالها بلوائح جديدة (المادة 773 من قائمة وثائق إدارة المحفوظات النموذجية).

بناء على الفن. 411 من قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية ، والأحكام المتعلقة بالأجور والمكافآت للموظفين تخضع للتخزين الدائم في مكان تطويرها والموافقة عليها.

الوثائق (قائمة المعلومات ، واللوائح ، وما إلى ذلك) الخاصة بإنشاء نظام الأسرار التجارية في منظمة لها فترة تخزين دائمة (المادة 62 من قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية).

على الرغم من حقيقة أن فترات التخزين للوائح والأوامر المحلية التي وافقت عليها تختلف في كثير من الأحيان ، تصبح اللوائح المحلية جزءًا من الأمر وملحقه وستعتمد فترات التخزين في هذه الحالة على فترات التخزين للقانون أو الأمر المحلي ( اعتمادًا على ما إذا كانت الفترة أطول).

من لحظة الموافقة على الإصدار الجديد من الوصف الوظيفي ، يصبح الإصدار القديم غير صالح. العمر الافتراضي للإصدارات غير النشطة من الوصف الوظيفي هو 3 سنوات (البند 77 من القسم 2 من قائمة المستندات الأرشيفية الإدارية النموذجية).

التغييرات على شروط تخزين المستندات على الموظفين ، والتي تم تقديمها بموجب المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ ، تنطبق فقط على المستندات التي كانت مدة صلاحيتها في السابق 75 عامًا. في الوقت نفسه ، ارتكب المشرعون خطأ ، لأنهم حققوا رسميًا زيادة في فترات التخزين لجميع مجموعات الوثائق الخاصة بالموظفين. على وجه التحديد ، بالنسبة لأولئك الذين يتم توفير فترة تخزين لمدة خمس سنوات وفقًا للفقرتين 19 و 665 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558. يجري حاليًا إعداد مشروع قانون لتعديل القانون رقم. 125-FZ والقضاء على الخلل الذي نشأ. كما يشرح متخصصو Rostrud ، قبل اعتماد هذه التغييرات ، يجب تطبيق النظام الحالي لتحديد فترات الاحتفاظ بالوثائق وفقًا للقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558 ، من أجل تجنب أي سوء الفهم والغرامات وعدم تخصيص وثائق الموظفين للتدمير.

يشار إلى الفترات التي يجب خلالها تخزين المستندات على الأفراد في المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ والقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558. بداية فترة تخزين المستندات هي 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم وضعها فيها (الفقرة 4 ، الفقرة 1.4 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558).

لذلك ، أوامر التوظيف والنقل والفصل والإجازة بدون أجر وأوامر أخرى للموظفين ، وكذلك بيانات الموظفين ، إذا تم تخزينها في ملفاتهم الشخصية ، بشكل عام ، تحتاج إلى الاحتفاظ بما لا يقل عن 75 عامًا إذا تم إنشاؤها حتى 2003. إذا تم إنشاء هذه المستندات بعد عام 2003 ، فيجب الاحتفاظ بها لمدة 50 عامًا على الأقل.

يجب أيضًا الاحتفاظ بعقود العمل والبطاقات الشخصية والملفات الشخصية للموظفين لمدة 75 عامًا إذا تم إنشاؤها قبل عام 2003 ، أو لمدة 50 عامًا إذا تم إنشاؤها بعد عام 2003 ، والملفات الشخصية للمديرين - بشكل دائم. من الضروري أيضًا الاحتفاظ بقائمة الموظفين في جميع الأوقات.

في الوقت نفسه ، يجب تخزين أي مستندات عن الموظفين تم تشكيلها خلال فترة الخدمة المدنية ، وهي ليست خدمة مدنية تابعة للدولة ، لمدة 75 عامًا ، بغض النظر عن تاريخ إنشائها.

هذا الإجراء منصوص عليه في المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ.

أوامر بشأن توفير الإجازات السنوية والدراسة ، وإرسالها في رحلات عمل في روسيا (بالإضافة إلى مستندات رحلة العمل الأخرى: المهام ، والتقارير ، وما إلى ذلك) ، وكذلك طلبات التحصيل وبيانات الموظفين ، إذا تم تخزينها بشكل منفصل ، وليس في الملفات الشخصية يكفي الاحتفاظ بخمس سنوات فقط.

هذا الاستنتاج يأتي من الفقرتين 19 و 665 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558.

تنبيه: التغييرات في شروط تخزين المستندات على الموظفين ، والتي تم تقديمها بموجب المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ ، تنطبق فقط على المستندات التي كانت مدة صلاحيتها سابقًا 75 عامًا. في الوقت نفسه ، ارتكب المشرعون خطأ ، لأنهم حققوا رسميًا زيادة في فترات التخزين لجميع مجموعات الوثائق الخاصة بالموظفين. على وجه التحديد ، بالنسبة لأولئك الذين يتم توفير فترة تخزين لمدة خمس سنوات وفقًا للفقرتين 19 و 665 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558. يجري حاليًا إعداد مشروع قانون لتعديل القانون رقم. 125-FZ والقضاء على الخلل الذي نشأ. كما يشرح متخصصو Rostrud ، قبل اعتماد هذه التغييرات ، يجب تطبيق النظام الحالي لتحديد فترات الاحتفاظ بالوثائق وفقًا للقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558 ، من أجل تجنب أي سوء الفهم والغرامات وعدم تخصيص وثائق الموظفين للتدمير.

يجب الاحتفاظ بمواد التصديق على أماكن العمل لمدة 45 عامًا ، وفي حالة ظروف العمل الصعبة أو الضارة أو الخطرة - 75 عامًا.

احتفظ بقواعد جدول العمل حتى بعد استبدالها بقواعد جديدة. مدة الصلاحية سنة واحدة. كما تم تحديد فترة تخزين لمدة عام لجداول الإجازات.

الفترة التي من الضروري خلالها الاحتفاظ بوثائق تؤكد أن الموظف قد تلقى تعليمًا على حساب المنظمة ترجع إلى متطلبات التشريع الضريبي. الحقيقة هي أن الفقرة 3 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي تنص على أنه من أجل شطب هذه التكاليف كتخفيض في الربح الخاضع للضريبة ، يجب على المنظمة الاحتفاظ بجميع المستندات التي تؤكد التدريب (اتفاقية مع مؤسسة تعليمية ، و أمر من المدير بإرسال موظف للتدريب ، أو تقديم خدمات ، أو دبلوم ، أو شهادة ، أو شهادة ، وما إلى ذلك). مدة تخزينهم محددة بمدة اتفاقية التدريب وسنة عمل للموظف ، ولكن لا تقل عن أربع سنوات.

عودة | |

منذ وقت ليس ببعيد ، شاركت في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية لأحد عملائي. في هذه العملية ، كان علي أن أشرح الكثير من المفاهيم ، وأخبر ما هي ، وكيف تعمل أنظمة من هذا النوع. وفقط بعد ذلك تمكن من فهم جوهر مقترحاتي ووافق على خطة العمل. في سياق المناقشة ، أدركت أنه تمت كتابة القليل جدًا بلغة واضحة حول هذا الموضوع لمجموعة واسعة من القراء. كالعادة ، سأحاول شرح هذا المفهوم بعبارات بسيطة.

من المهم أن نفهم أن هناك نوعين من سير العمل - داخلي (EDMS) وخارجي (VEDO). في روسيا ، من المعتاد تسميتها EDO ، لكنني أعتقد أنه من الأصح تسميتها VEDO و EDMS ، من حيث المبدأ ، هذه المفاهيم مشتركة في الاتحاد الروسي. أي ، إذا كنت تبحث عن نظام للتبادل مع الأطراف المقابلة ، فأنت بحاجة إلى البحث عن EDI ، إذا كان لإدارة المستندات الداخلية ، ثم EDMS.

في هذا المقال أريد أن أتحدث عن إدارة المستندات الإلكترونية الخارجية بين الشركة والأطراف المقابلة لها. الأنظمة الداخليةتُستخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية لتبادل المستندات بين أقسام الشركة نفسها ، فهي تخضع لمجموعة مختلفة قليلاً من المتطلبات. لكنني لن أعتبرهم هنا.

لماذا هناك حاجة لإدارة الوثائق الإلكترونية

تعد إدارة المستندات الإلكترونية بديلاً حديثًا ومريحًا للمستندات الورقية التقليدية المستخدمة في أي نوع من الأنشطة التجارية.

سير العمل التقليدي مرتبط بالتأخيرات الزمنية المستمرة. لبدء التعاون مع أحد العملاء ، تحتاج إلى فاتورة ، وغالبًا ما تكون اتفاقية ، ثم فواتير موقعة ، وشهادات إتمام ، وما إلى ذلك. كل هذه الأوراق مصدق عليها وطباعتها وموقعة ومختومة. بعد ذلك ، يصبح من الضروري نقلها إلى شريك تجاري ، حيث يخضعون أيضًا لعملية الموافقة والتوقيع.

علاوة على ذلك ، يتم مسح المستندات ذات التوقيعات ضوئيًا وإرسالها بالبريد الإلكتروني. بعد ذلك ، يتم إرسال النسخ الأصلية عن طريق البريد أو بواسطة قوات الموظفين أو بالبريد العادي. كل هذا يستغرق وقتًا طويلاً ، وتضيع المستندات الورقية أحيانًا ، وتتطلب التحرير (مما يؤدي إلى إبطاء عملية الحصول على المستندات أكثر). ولتخزينهم ، غالبًا ما يخصصون غرفًا كاملة. نتيجة لذلك ، يواجه العمل الكثير من الإزعاج ، وتأخر إنهاء المعاملات ، وهناك مشاكل في المحاسبة ، لأنه في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، لا تزال الأوراق في مكان ما "على الطريق". وإذا تم تحديد البنود المتنازع عليها في العقد بعد التوقيع من قبل أحد الطرفين أو تم العثور على خطأ في الوثائق المحاسبية ، فإن عملية الحصول على المستند الورقي الصحيح تمتد أكثر ، وأحيانًا حتى لشهور.

تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية التخلص من كل هذه المضايقات:

• جميع الوثائق "موقعة" إلكترونيًا باستخدام التوقيعات الرقمية. إنه سريع وسهل.
• للحصول على نسخة ورقية ، ما عليك سوى طباعة نسخة. يتلقى الأشخاص المهتمون جميع الوثائق على الفور ، دون انتظار طويل للرسائل أو البريد.
• يتم إبرام العقود وتأكيد إتمام التعاون (الفواتير والأفعال) دون تأخير وجهود إضافية من جانب الموظفين.
• يتم تقليل تأثير العامل البشري على الأعمال التجارية: لا تُفقد المستندات ، ويتم تصحيح الأخطاء في وقت قصير.
• ليست هناك حاجة لتخصيص مساحة قابلة للاستخدام لتخزين الكثير من المستندات الورقية.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح إدارة المستندات الإلكترونية حل مشكلة إبلاغ الأعمال إلى الدولة. في السابق ، كانت المستندات تُقبل فقط في شكل ورقي ، وكان موظفو الشركة يقضون ساعات طويلة في السفر إلى مكتب الضرائب ، ويقفون في طوابير للمفتش ، ويقوم المفتشون بدورهم بمعالجة الكثير من الأوراق للتحقق من صحة التقرير والدخول البيانات في قاعدة بيانات مشتركة.

الآن يمكن أيضًا حل كل هذه المشكلات بمساعدة إدارة المستندات الإلكترونية. في الوقت نفسه ، من المهم أن نفهم أنه في شكل إلكتروني تقبل الخدمة الضريبية تقارير ووثائق ذات نموذج محدد بدقة. لن يتم قبول أي تنسيق آخر. لذلك ، عند تقديم إدارة المستندات الإلكترونية ، من المنطقي التحقق من تنسيق الوثائق الداخلية للشركة ، وإذا لزم الأمر ، قم بإجراء التعديلات المناسبة على قوالب المستندات.

في المرحلة الأولى ، بدأت الدولة في قبول الإقرارات الضريبية بشكل إلكتروني. اتضح أن هذه التقنية كانت ناجحة. ومؤخراً ، يتم قبول جميع المستندات أيضًا في شكل إلكتروني.

ماذا تتكون إدارة المستندات الإلكترونية؟

هناك 4 أطراف تشارك في هذا النوع من تدفق المستندات:

1. مورد السلع أو الخدمات. الجهة التي تولد الوثيقة الإلكترونية.
2. المشتري أو العميل. الجهة التي تتلقى المستند الإلكتروني.
3. شركة موردة توفر منصة إلكترونية لتبادل المستندات والخدمات لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.
4. ولاية. الجهات الحكومية حيث تقوم الشركة الموردة بنقل بيانات المعاملات الثابتة والمستندات المنفذة.

كيف يتم تنفيذه في الممارسة:

1. يُنشئ مورد السلع أو الخدمات مستندًا إلكترونيًا بمفرده نظام المحاسبةأو مباشرة في الخدمة التي يقدمها البائع.
2. يتم إرسال المستند الموجود داخل الخدمة على الفور إلى الشركة المستفيدة ، والتي تتلقاها إما مباشرة في الخدمة أو في برنامجها الخاص المتصل بالخدمة.
3. الموقع يلتقط بيانات حول الوثيقة.
4. بعد "التوقيع" (التأكيد) من جانب المستلم ، يتم إرسال البيانات الموجودة في المستند إلى مكتب الضرائب.

وبالتالي ، يتم تسجيل حقيقة إرسال المستند واستلامه تلقائيًا. على عكس الحزم الورقية التي تحتوي على مستندات ينقلها موظفو الشركة أو البريد السريع أو الخدمة البريدية ، من المستحيل عدم استلام مستند أو فقده في شكل إلكتروني. يتم تسجيل حقيقة استلام المستند في الوقت المناسب في النظام الإلكتروني تلقائيًا ، ويمكن استخدام هذه البيانات في حالة حدوث نزاع ، حتى في المحكمة.

أيضًا ، يتم نقل المعلومات حول المستندات الموقعة من كلا الجانبين تلقائيًا إلى السلطات الضريبية ، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء محاسبية أو فقدان النسخ الورقية أو عدم تضمين معاملة في التقرير ، مما يلغي الغرامات المستقبلية المحتملة والمشاكل الأخرى المتعلقة بالضرائب المرتبطة العامل البشري وشائع جدًا في حالة استخدام سير العمل الورقي.

من خلال سير العمل الورقي ، يصعب على رئيس الشركة التحكم في توقيت استلام كل مستند. في أغلب الأحيان ، يتم حل هذه المشكلات على مستوى المحاسبين والسعاة ومديري المبيعات. نتيجة لذلك ، لا تتوفر النسخ الأصلية الورقية دائمًا للمحاسب قبل نهاية الفترة المشمولة بالتقرير. وهذا ، في حالة التحقق ، يمكن أن يؤدي إلى غرامات ومشاكل أخرى.

مع إدارة المستندات الإلكترونية:

• يتم تسليم المستند الأصلي على الفور. ليست هناك حاجة للطوابع البريدية أو مساعدة السعاة أو المديرين. لا توجد تأخيرات ومشاكل ذات صلة.
• يمكن لرئيس الشركة في أي وقت التحقق من وقت إرسال المستند واستلامه بالضبط. وفي حالة وجود مشاكل تتعلق بنقص الوثائق المهمة ، لا تتاح للموظفين الفرصة لتحويل المسؤولية عن أخطائهم إلى "العمل البريدي السيئ" وعوامل خارجية أخرى. هذا مفهوم من قبل الموظفين أنفسهم. لذلك ، تصبح حالات التأخير والمشاكل في إرسال / استلام المستندات بعد إدخال هذا النظام نادرة للغاية.

لتنفيذ التعاون من خلال إدارة المستندات الإلكترونية ، من الضروري أن يستخدم الطرفان برامج متصلة بأي منصة لإدارة المستندات. أو ، بدلاً من ذلك ، يمكن لأحد الطرفين أو كلاهما العمل مباشرةً في خدمة إرسال المستندات واستلامها.

التوقيع الإلكتروني

مطلوب درجة عالية من الأمن والحماية لتنظيم تبادل الوثائق الإلكترونية. تستخدم جميع خدمات إدارة المستندات الإلكترونية اتصالاً آمنًا ، وتشفير البيانات ، ويتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني لتأكيد أصالة المستند الذي يتم إرساله.

التوقيع الرقمي هو "مفتاح إلكتروني" خاص ينشئ رمزًا رقميًا فريدًا من خلال المعالجة الرياضية لبيانات شهادة المستخدم والمستند الإلكتروني. تُستخدم الشهادات العامة للتحقق من التوقيع وتأكيده. ولإنشاء (توقيع) - "مفتاح" سري شخصي للمستخدم.

منصات (خدمات) تدفق المستندات

يوجد اليوم مجموعة كبيرة من المواقع التي تقدم خدمات إدارة المستندات. هذه هي Directum و ELMA و DocsVision و WSS Docs و E-COM و Diadoc وغيرها الكثير. كل منهم يؤدون نفس الوظائف تقريبًا:

• استلام مستند إلكتروني من المستخدم.
• الإرسال إلى المرسل إليه في حسابه أو التحويل إلى النظام المحدد إذا كان المستلم يعمل مع خدمة أخرى.
• إصلاح البيانات الخاصة بالوثيقة والإرسال.

عند اختيار نظام لشركتك ، فإن أهم شيء يجب مراعاته هو تفضيلات عملائك. من المهم هنا إما أن تعمل في نفس نظام العميل المهم بالنسبة لك ، أو يجب أن تتمتع الخدمة بالقدرة على دمج (تبادل البيانات) بين نظامك والنظام الأساسي المماثل الذي يستخدمه عميلك.

في بعض الحالات ، ستتمكن من إقناع المشتري بالبدء في العمل مع موقع مناسب لك. ولكن في كثير من الأحيان ، لا سيما في حالة بدء التعاون مع سلاسل البيع بالتجزئة والمؤسسات الكبيرة ، فقد اختاروا منذ فترة طويلة اختيارهم ، وأحد شروط التعاون هو القدرة على العمل مع منصة إدارة مستندات إلكترونية معينة.

أنظمة VEDO و EDI: ما الفرق؟

عند اختيار نظام إدارة المستندات ، يواجه العديد من المستخدمين أيضًا أنظمة لا تضع نفسها في موقع VEDO ، أي "إدارة المستندات الإلكترونية" ، ولكن مثل EDI (إدارة المستندات للبيع بالتجزئة).

أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات هي حالة خاصة من إدارة المستندات الإلكترونية. يركزون على تبادل البيانات مع الشركاء التجاريين أو أقسام شبكة التجارة. في الحالة العامة ، إذا تم تنفيذ أي نوع من المستندات المهمة قانونًا من خلال سير العمل ، فسيكون هناك تبادل تشغيلي للمعلومات التجارية بين المنظمات ، بما في ذلك المستندات المهمة قانونًا اللازمة لعمليات التداول.

تسمح إدارة المستندات الإلكترونية التقليدية باستخدام أي نوع من المستندات بأي تنسيق مناسب للأطراف. عند استخدام قائمة EDI للمستندات المحتملة ، يتم تنظيم تنسيقها بشكل صارم. لا توجد طريقة لإنشاء وإرسال مستند بالتنسيق الداخلي للشركة أو لا يرتبط مباشرة بعمليات التداول. حول كيفية عمل التبادل الإلكتروني للبيانات ، ولماذا يتم استخدامه في التداول فقط ، وما هي مميزاته ، سأقول في أحد المقالات التالية.

التكامل مع 1C وأنظمة المحاسبة الأخرى

ل عمل فعالإدارة المستندات الإلكترونية من المهم جدًا أن يدعم الموقع الذي تختاره التكامل مع نظام المحاسبة الخاص بك.

لماذا هو مطلوب:

• يقوم موظفو الشركة بإنشاء مستندات في نظام المحاسبة الخاص بالمؤسسة ؛
• بعد التكوين ، يتم نقل المستند تلقائيًا داخل النظام إلى المدير أو المحاسب للتوقيع ؛
• يجب نقل المستند الذي تم فحصه وتأكيده من قبل الرئيس دون تشويه وإدخال البيانات يدويًا ، أي الوقت الاضافي و الأخطاء المحتملة، إلى خدمة إدارة المستندات الإلكترونية ؛
• مع التنفيذ السليم ، يحدث نقل البيانات تلقائيًا. بعد الضغط على زر "إرسال المستند" ، يتم تحويله تلقائيًا إلى النموذج المطلوب لنظام إدارة المستندات الإلكترونية وإرساله إلى الخدمة ، حيث يتم إصلاح المستند وإرساله إلى المستلم.

من المهم جدًا أن يحتوي نظام المحاسبة الخاص بك على حل جاهز من جانب الخدمة ، والذي على أساسه سيتمكن المتخصصون لديك من تنفيذ الوظيفة الإضافية اللازمة لبرنامج المحاسبة. إذا لم يكن هناك حل من هذا القبيل ، فمن الأفضل عدم محاولة تنفيذه بنفسك ، فهذه عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. تستخدم خدمات إدارة المستندات التوقيع الرقمي وأنظمة التشفير المعقدة. لذلك ، لا توجد ضمانات بأنه حتى بعد كل جهود المبرمجين ، ستحصل على النتيجة المرجوة. من الأفضل اختيار منصة أخرى حيث ستجد خيار تكامل مناسب.

تكلفة الخدمة

تقدم خدمات إدارة المستندات عادةً الاتصال بالخدمة مجانًا. هناك رسوم لإرسال المستندات. في بعض الحالات ، سيكون هذا سعرًا ثابتًا لكل مستند يتم إرساله. في مكان ما يمكنك شراء الخدمات في حزم ، أي مبلغ واحد - مقابل 100 مستند ، ومبلغ آخر - مقابل 1000 في الشهر ، وما إلى ذلك.

يجب أيضًا التعامل مع هذه المسألة بحكمة. من ناحية أخرى ، كلما كانت الحزمة التي تختارها أكبر ، انخفضت تكلفة إرسال مستند واحد. من ناحية أخرى ، لا فائدة من الدفع مقابل حزمة من 300 أو 500 أو 1000 مستند عندما لا يتجاوز تدفق المستندات 100 مستند شهريًا.

أسئلة مكررة

هل يجب تقديم جميع المستندات إلكترونيًا؟

رقم. بمساعدة إدارة المستندات الإلكترونية ، سترسل فقط المستندات الأكثر ملاءمة لإرسالها بهذه الطريقة. عادة ما تكون هذه أعمال يتم أداؤها ، وفواتير ضريبية ، وأحيانًا عقود ، وما إلى ذلك. كل هذا يتوقف على احتياجاتك وراحتك.

هل رسوم الشحن لكل مستند أو صفحة؟

أنت تدفع ، ويصلح النظام إرسال المستند. حتى إذا كان المستند يحتوي على العديد من الصفحات ، فإنه يتم احتسابه كوحدة دفع واحدة.

كم هي آمنة؟

إدارة المستندات الإلكترونية آمنة تمامًا. علاوة على ذلك ، فإن الخدمة التي تقدم الخدمة مسؤولة عن ضمان الأمن. لهذا ، يتم استخدام التوقيع الرقمي وتشفير البيانات وقناة اتصال آمنة. مستوى الأمان هو نفسه تقريبًا كما هو الحال في خدمات عملاء البنك المعتادة.

إذا كان لدينا 1C مثبتًا ، فهل سيتمكن جميع المستخدمين من الوصول إلى إدارة المستندات الإلكترونية؟

رقم. بالإضافة إلى تقييد حقوق الوصول في نظام المحاسبة نفسه ، للعمل مع المستندات الإلكترونية ، يقتصر الاتصال على جلسة واحدة على جهاز كمبيوتر واحد. يتطلب الوصول من كمبيوتر آخر اتصالاً من البداية بكل كلمات المرور وطرق الأمان الأخرى.

هل يمكن استخدام إدارة المستندات الإلكترونية دون التوقيع الإلكتروني والربط بالخدمات المدفوعة؟

رقم. يعد التوقيع على خدمة سير عمل معتمدة من الحكومة واستخدامها أمرًا ضروريًا حتى يصبح سير عملك ملزمًا قانونًا. يمكنك بالطبع إرسال المستندات دون التوقيعات الإلكترونية إلى عملائك بأي وسيلة من خلال أي قنوات. لكنها لا تعتبر تدفق المستندات. هذا ليس أكثر من نسخة للرجوع اليها. في هذه الحالة ، ستحتاج دائمًا إلى تأكيدها باستخدام النسخ الأصلية الورقية.

هل من الصعب استخدام إدارة المستندات الإلكترونية؟

يمكن أن تنشأ الصعوبات فقط في مرحلة الاتصال. ولكن لحل هذه المشكلة ، يشارك المتخصصون عادة. عملية استخدامه بسيطة ومريحة. يقوم المدير (الشخص المسؤول) بفحص المستند ، ويضغط على زري "تسجيل" و "إرسال". أولئك. يصبح إرسال المستندات أسهل بكثير من مشاركة النسخ الممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني.

ماذا أفعل إذا كان عميلي لا يستخدم المنصة التي أستخدمها؟

لديك خياران. يمكنك ربط الطرف المقابل بموقعك ، على سبيل المثال ، على نفقتك الخاصة. أو يمكنك معرفة ما إذا كانت هناك إمكانية للتكامل بين أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الخاصة بك. إذا كانت الإجابة بنعم ، فقط استخدم هذه الخدمة. ثم سيتم نقل المستند وفقًا للمخطط: منك - إلى نظامك - ثم إلى نظام المستلم - وأخيراً ، شخصيًا إلى المستلم. لن يؤثر ذلك على سرعة الحصول على مستند أو تعقيد استخدام النظام.

تحديث: بعد الكثير من المداولات ، قررت تقديم مصطلح VEDO (إدارة المستندات الإلكترونية الخارجية) ، نظرًا لأن EDO هو مفهوم أوسع.

العلامات:

• فيدو
• إدارة المستندات الإلكترونية

اضف اشارة