مزايا نظام إدارة الوثائق الإلكترونية
لقد تم الحديث منذ فترة طويلة عن الحاجة إلى التحول من العمل المكتبي الورقي إلى أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، ولكن ما هي المزايا الحقيقية لإدخال إدارة المستندات الإلكترونية؟
ميزة EDMS # 1: زيادة إنتاجية الشركة
يستغرق العثور على المستندات والمعلومات اللازمة في ظل وجود نظام إلكتروني لإدارة المستندات وقتًا أقل بكثير مقارنة بالعمل المكتبي الورقي التقليدي ، ويمكن الحصول على إمكانية الوصول إلى إدارة المستندات الإلكترونية من أي جهاز كمبيوتر لشركتك ، حيث يتم تثبيت نظام الإدارة الفعال bb workspace .
ميزة EDMS # 2: الوصول الفوري إلى أحدث المعلومات
الميزة الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية هي القدرة على العثور بسرعة وسهولة على أحدث إصدارات المستندات. وبالتالي ، يتم حل مشكلة ملاءمة سير العمل ، أي أنه حتى في حالة وجود نفس المستند في عدة إصدارات ، سيتمكن المستخدم من العثور على أحدث إصدار من الملف والعمل معه.
ميزة EDMS # 3: تقليل أخطاء العوامل البشرية
يسمح لك التنظيم الصحيح لإدارة المستندات الإلكترونية باستبعاد الأخطاء التي ينطوي عليها العامل البشري. مع سير العمل الورقي ، يستغرق الأمر ساعات للعثور على المستندات المفقودة ، بينما يتعامل EDMS مع مهمة مماثلة في بضع ثوانٍ فقط.
ميزة EDMS رقم 4: تقليل تكاليف المواد
أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية تقلل بشكل كبير من تكاليف المنظمة. أولاً ، تزداد إنتاجية موظفي الشركة بسبب أتمتة العمل ، وثانيًا ، يتم تقليل تكاليف المواد الاستهلاكية المستخدمة في سير العمل الورقي.
ميزة EDMS # 5: تفاعل أفضل
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية في تحسين الاتصال بين الإدارات والأقسام داخل المؤسسة. يُسهل إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية التواصل وتبادل المعلومات ، كما يساعد على كسر الحواجز بين الإدارات المختلفة.
ميزة EDMS رقم 6: العمل الجماعي مع الوثائق
تسمح أتمتة تدفق المستندات للعديد من المستخدمين بالعمل مع نفس الملف في نفس الوقت ، بالإضافة إلى البحث في قاعدة بيانات واحدة للوثائق.
ميزة EDMS # 7: تقليل الحاجة إلى موظفين إضافيين
لا تتطلب زيادة حجم الإنتاج مع تدفق المستندات الإلكترونية توسعًا كبيرًا في الموظفين ؛ يكفي لأتمتة عمل الفريق الحالي باستخدام نظام إدارة مساحة العمل bb الفعالة.
ميزة EDMS رقم 8: تقليل تكلفة تخزين المستندات
تنص تشريعات الاتحاد الروسي على فترة تخزين المستندات لمدة 5 سنوات ، وسيؤدي إدخال إدارة المستندات الإلكترونية إلى تقليل تكلفة تخزين المستندات.
ميزة EDMS رقم 10: حماية الوثائق من التلف
يقلل استخدام EDS من المخاطر بسبب الحريق أو ظروف قاهرة أخرى. لسوء الحظ ، لا يمكن التبديل تمامًا إلى إدارة المستندات الإلكترونية والتخلص من أعمال المكاتب الورقية ، لأنه وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، لا يزال الورق يعتبر شكلاً هامًا من أشكال المستندات ، ولكن النسبة المئوية لهذه المستندات في المجموع الحجم صغير نسبيًا.
ميزة EDMS # 11: الفوائد غير الملموسة للمنظمة
الفوائد غير الملموسة ليست ملحوظة للغاية للوهلة الأولى وتؤثر بشكل غير مباشر فقط على كفاءة الشركة. على سبيل المثال ، تشمل هذه الفوائد تحسين تصور المستند أو زيادة انضباط الموظفين والعملاء.
ميزة EDMS # 12: زيادة الوعي المؤسسي
يمكن أن تسمى إحدى النتائج غير المتوقعة من إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية زيادة في وعي الشركات. يبدأ كل موظف بالشعور بأنه جزء من فريق واحد ، ويفهم بوضوح الأهداف والغايات المشتركة.
المحاضرة 16 مزايا أتمتة سير العمل
1. ميزة أتمتة سير العمل
2. لماذا نحتاج لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية
3. المفاهيم والمصطلحات الأساسية
4. المهام الرئيسية التي تحلها أنظمة إدارة الوثائق
يتيح إدخال إدارة المستندات الإلكترونية تقليل عدد الخدمات المشاركة في العمل مع المستندات (سعاة ، وعمال كتاب ، وما إلى ذلك).
يوضح الشكل 43 مقدار الوقت المستغرق في المراحل الفردية للعمل مع المستندات عند استبدال عملية ورقية بأخرى رقمية.
في ظروف تداول المستندات الإلكترونية ، يتطلب الأمر تكاليف أقل بكثير لإعادة هيكلة تعميم المستند عندما تتغير الظروف الخارجية ، على سبيل المثال ، متطلبات تغيير نموذج التقرير.
على الرغم من حقيقة أن فعالية إدارة المستندات الإلكترونية معترف بها عالميًا ، فإن الانتقال الكامل إلى التقنيات اللاورقية يتطلب حل عدد من المشكلات القانونية ، فضلاً عن الاستثمار. لذلك اليوم في روسيا يمكنك أن تجد جميع أنواع تدفق المستندات المدرجة.
لا تزال هناك شركات ومؤسسات لا تزال تعمل في ظروف العمل المكتبي الورقي ، وتستخدم الغالبية أجهزة الكمبيوتر والشبكات المحلية في تنظيم تدفق المستندات ، وتستخدم نسبة صغيرة فقط أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المؤتمتة بالكامل. ما هو سبب هذا الوضع؟
الشكل 43 - مزايا إدارة المستندات الإلكترونية
من الناحية المثالية ، يجب أن تكون التقنيات غير الورقية تمامًا نتيجة لتطوير إدارة المستندات الإلكترونية. ومع ذلك ، لا تزال المستندات الورقية اليوم مطلوبة للامتثال لمتطلبات العديد من اللوائح - قوانين الضرائب وقوانين المحاسبة وما إلى ذلك. أحد الأغراض الرئيسية للمستند هو القدرة على التصديق على حقائق معينة. حتى وقت قريب ، كانت الوثيقة الورقية التي تحتوي على التفاصيل ودرجات الحماية اللازمة هي الطريقة الرئيسية لإثبات حقيقة ، أي تمثل القوة القانونية. الورق كوسيط مادي له عيب بمعنى أنه لا يسمح لك بمسح وكتابة المعلومات الجديدة تمامًا ، ولكن تبين أن هذا العيب يمثل ميزة من حيث استبعاد تزوير المستندات. ليس عبثًا أن يقول مثل روسي: ما هو مكتوب بقلم لا يمكن أن يطرح بفأس.
بمعنى آخر ، عندما نتلقى مستندًا به توقيع على كل صفحة ولا توجد آثار لانتهاك سطح الورقة (أي أنه من الواضح أن النص لم يتم محوه أو إعادة كتابته) ، يمكننا التأكد من أن هذا المستند تم إرساله نيابة عن الشخص الذي وضع التوقيع ولم يتم تغييره أثناء عملية التسليم.
من حيث المبدأ ، يعني التشفير الحديث توفير نفس وسائل توثيق المستند مثل التوقيع الورقي.
يمنح القانون الفيدرالي "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" ، الذي تم اعتماده في يناير 2002 ، للمنظمات الفرصة لإنشاء أنظمة لتبادل المستندات الإلكترونية حصريًا ، حيث يمكن أن يكون المستند الإلكتروني بمثابة نسخة أصلية لا تحتاج إلى نسخ ينسخ. ومع ذلك ، فإن شرعية EDS مطلقة اليوم فقط لتدفق المستندات الداخلي ، حيث يتم استخدامها بنشاط ، حيث يتم تنظيم تدفق المستندات الداخلية من قبل المدير التنفيذي.
وبالتالي ، فإن السبب الرئيسي لوجود تدفق مختلط للوثائق هو حقيقة أن مشكلة استخدام EDS لم يتم حلها بعد على مستوى الولاية.
ومع ذلك ، لا يمكن استخدام تبادل المستندات في شكل إلكتروني في جميع المجالات ، ولكن فقط في بعض مناطق المنظمة.
كما أنه من المقبول عمومًا اكتساب الفوائد التكتيكية والاستراتيجية من خلال تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. الفوائد التكتيكيةيتم تحديدها من خلال خفض التكلفة في تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية المرتبط بما يلي: تحرير المساحة المادية لتخزين المستندات ؛ تقليل تكلفة نسخ المستندات الورقية وتسليمها ؛ تخفيض تكاليف الموظفين والمعدات ، إلخ. إستراتيجيتشمل الفوائد المرتبطة بتحسين كفاءة مؤسسة أو مؤسسة. تشمل هذه الفوائد:
ظهور إمكانية العمل الجماعي على المستندات (وهو أمر مستحيل مع أعمال المكتب الورقي) ؛
تسريع كبير في البحث عن الوثائق واختيارها (حسب الخصائص المختلفة) ؛
زيادة أمن المعلومات بسبب حقيقة أن العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية من محطة عمل غير مسجلة أمر مستحيل ، ويتم تعيين صلاحيات كل مستخدم لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية للوصول إلى المعلومات ؛
تحسين أمان المستندات وملاءمة تخزينها ، حيث يتم تخزينها إلكترونيًا على الخادم ؛
تحسين السيطرة على تنفيذ الوثائق.
إدارة المستندات الإلكترونية
عمل مكتبي- مجموعة من الإجراءات لتنظيم سير العمل في مؤسسة أو مؤسسة. العمل الورقي هو مصطلح يستخدم في الممارسة المكتبية للإشارة إلى مجموعة رسمية من القواعد للعمل مع المستندات.
وثيقة إلكترونية(ED) هو مستند تم إنشاؤه بمساعدة أدوات معالجة معلومات الكمبيوتر ، والتي يمكن توقيعها بتوقيع إلكتروني (ES) وحفظها على وسيط آلي في شكل ملف بالتنسيق المناسب.
تدفق ثيقة- نظام لإنشاء المستندات وتفسيرها وإرسالها واستلامها وأرشفتها ، بالإضافة إلى التحكم في تنفيذها والحماية من الوصول غير المصرح به.
إدارة المستندات الإلكترونية(EDM) - مجموعة من العمليات الآلية للعمل مع المستندات المقدمة في شكل إلكتروني ، مع تنفيذ مفهوم "العمل المكتبي اللاورقي".
آخر. من الواضح أنه يمكن أن يكون هناك العديد من أنظمة سير العمل حيث توجد أنواع من الأنشطة ، ونتيجة لذلك ، يتم تطوير أنظمة المعلومات التي تعمل على أتمتة أنواع سير العمل الخاصة في اتجاه الكتلة.
| توفير الوقت:يقضي الموظفون وقتًا أقل في البحث عن المستندات الورقية. بفضل قاعدة البيانات المركزية ، يتم نسخ الملفات احتياطيًا بانتظام ، مما يلغي إمكانية فقدان المستند بشكل لا رجعة فيه إذا نسي على متن الطائرة ، أو تم إتلافه عن طريق الخطأ أو عمدًا ، أو اختفى ببساطة في فوضى المكتب. تم استبعاد ضياع الوقت في البحث عن الملفات والمستندات ، والتي ، لسبب ما ، لم تكن في مكانها ، تمامًا. | ||
| استخدام أكثر ملاءمة للمساحة المادية والتكنولوجيا:يمكن تحرير الأمتار المربعة القيمة التي تحتلها الخوادم غير الضرورية والأجهزة الأخرى لتخزين المستندات. اعتمادًا على حالة المعلومات وأهميتها ، يمكن حذف المستندات والملفات بأمان بعد فترة الاحتفاظ بها. لا تساعد إدارة البيانات في الامتثال للوائح الشركة فحسب ، بل تعزز أيضًا الاستخدام الأكثر ملاءمة لمساحة التخزين. | ||
| زيادة شفافية العمل الداخلي للمنشأة: سيد(أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية) تسمح للمديرين بمراقبة حالة المستند ، في جميع مراحل الموافقة والموافقة عليها. بالإضافة إلى ذلك ، سيديسمح لك بالاتصال الفوري والسهل ليس فقط بالملف المطلوب ، ولكن أيضًا بتقرير كامل حول من قام بإنشائه ومن لديه حق الوصول إليه ومن قام بتحريره. | ||
| الاحتفاظ بسجل شخصي لكل ملف والوثائق ذات الصلة: سيدتسمح لك بإدارة علاقات العملاء والموردين مركزيًا. على سبيل المثال ، نقرة واحدة فقط على الماوس كافية لإحضار جميع المستندات الضرورية التي تحتوي على متطلبات تتعلق بأنواع مختلفة من العلاقات بين المنظمة والجهات الفاعلة الخارجية. | ||
| مزيد من المرونة فيما يتعلق بالموقع المادي للموظفين:بفضل إمكانيات الوصول الإلكتروني والتواصل ، يستطيع الموظفون العمل عن بُعد. وحتى في نفس الموقع الجغرافي ، لم يعد الموظفون بحاجة إلى انتظار إرسال نسخ ورقية من الملفات من مكتب قريب. | ||
| تحسين أمن المعلومات والوثائق:كما ذكرنا سابقًا ، تسمح لك قاعدة البيانات المركزية بعمل نسخ احتياطية من المستندات ، وبالتالي تقليل مخاطر الفقد العرضي أو المتعمد للملفات. في الوقت نفسه ، يتم قضاء وقت أقل في البحث عن المستند المطلوب ، إذا تم تغيير موقعه لسبب ما. | ||
| انخفاض تكاليف الطباعة والطوابع البريدية والأظرف والشحن:يمكن إرسال المستندات الورقية التي يتم إرسالها بين الإدارات أو الموردين إلكترونيًا. | ||
| تحسين رضا الموظفين والمديرين:يسمح تبسيط المهام اليومية للموظفين بالاستمتاع بسير عملهم بشكل أكبر. إن تحرير الموظفين من المهام المملة في كثير من الأحيان مثل التعامل مع الفواتير يتيح لهم تكريس أنفسهم لأنشطة أخرى. في الوقت نفسه ، يتمتع رؤساء الأقسام بمزيد من التحكم في عمل مرؤوسيهم. في النهاية ، قد تجد بعض المنظمات أن المدخرات تسمح لها بالانتقال إلى مستويات عمل جديدة. | ||
يمكن أن يحتوي أي نظام إلكتروني لإدارة المستندات على عناصر من كل فئة من الفئات أدناه ، ولكن معظمها لها توجه محدد في أحد المجالات المرتبطة بشكل أساسي بوضع المنتج.
| أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بوسائل متطورة لتخزين واسترجاع المعلومات(المحفوظات الإلكترونية - EA). الأرشيف الإلكتروني هو حالة خاصة لنظام إدارة المستندات الذي يركز على التخزين الفعال واسترجاع المعلومات. تتميز بعض الأنظمة بشكل خاص بسبب الوسائل المطورة للبحث عن النص الكامل: البحث الغامض ، والبحث الدلالي ، وما إلى ذلك ، والبعض الآخر - بسبب التنظيم الفعال للتخزين: HSM ، ودعم مجموعة واسعة من المعدات لتخزين المعلومات ، وما إلى ذلك. | ||
| أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مع أدوات سير العمل المتقدمة(WF). تم تصميم هذه الأنظمة بشكل أساسي لضمان حركة كائنات معينة على طول مسارات محددة مسبقًا (ما يسمى بـ "التوجيه الثابت"). في كل مرحلة ، يمكن أن يتغير الكائن ، لذلك يطلق عليه الكلمة العامة "العمل" (العمل). تسمى الأنظمة من هذا النوع أنظمة سير العمل - "تدفق العمل" (لسوء الحظ ، لا يوجد معادل دقيق لهذا المصطلح باللغة الروسية). يمكن ربط المستندات بالأعمال ، لكن المستندات ليست الهدف الأساسي لهذه الأنظمة. بمساعدة هذه الأنظمة ، من الممكن تنظيم أعمال معينة تُعرف جميع مراحلها مسبقًا ويمكن وصفها. | ||
| تركز أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على دعم إدارة المنظمة وتراكم المعرفة. هذه أنظمة "هجينة" تجمع عادةً بين عناصر النظامين السابقين. في هذه الحالة ، يمكن أن يكون المفهوم الأساسي في النظام هو المستند نفسه والمهمة التي يجب إكمالها. لإدارة مؤسسة ، يلزم وجود توجيه "صارم" و "مجاني" ، عندما يتم تعيين مسار المستند بواسطة الرأس ("يخربش" المستند الوارد) ، لذلك يمكن أن تكون كلتا التقنيتين بشكل أو بآخر موجودة في مثل هذا الأنظمة. تُستخدم هذه الأنظمة بنشاط في هياكل إدارة الدولة ، في مكاتب الشركات الكبيرة ، والتي تتميز بتسلسل هرمي متطور ، لديها قواعد وإجراءات معينة لحركة المستندات. في الوقت نفسه ، يقوم الموظفون بشكل جماعي بإنشاء المستندات وإعداد واتخاذ القرارات وتنفيذها أو التحكم في تنفيذها. | ||
عند تنفيذ مثل هذه الأنظمة في المؤسسات الكبيرة ، من المهم تحديد ما إذا كان النظام يوفر إمكانية الإدارة الفعالة ، ومعالجة كميات كبيرة من المعلومات ، والتكامل مع أنظمة إدارة الإنتاج المؤتمتة ، وقابلية التوسع ، والتنفيذ المرحلي ، ومحاسبة التوزيع الإقليمي ، والهيكل التنظيمي المعقد ، مبدأ قائم على الدور لتنظيم الوصول ، إلخ ...
| تركز أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على دعم التعاون(تعاون). هذا اتجاه جديد في مجال أنظمة سير العمل المرتبط بفهم تقلبات ظروف السوق في العالم الحديث والحاجة إلى "فقط الأكثر ضرورة" للحركة السريعة ، بدون ثقل غير ضروري ومفيد للغاية ولكنه ثقيل. مثل هذه الأنظمة ، على عكس الأنظمة السابقة ، لا تتضمن مفهوم التسلسل الهرمي في المنظمة ، ولا تهتم بأي إضفاء الطابع الرسمي على سير العمل. مهمتهم هي ضمان العمل المشترك للأشخاص في المنظمة ، حتى لو كانوا منفصلين جغرافيا ، والحفاظ على نتائج هذا العمل. عادة ما تنفذ في مفهوم "البوابات". يقدمون خدمات لتخزين ونشر الوثائق على الإنترانت ، والبحث عن المعلومات ، والمناقشة ، ووسائل تحديد المواعيد (الحقيقية والافتراضية). تجد مثل هذه الأنظمة عملاء من بين الشركات التجارية سريعة النمو ومجموعات العمل في الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية. | ||
| أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مع خدمات إضافية متقدمة.على سبيل المثال ، إدارة علاقات العملاء (CRM - إدارة علاقات العملاء) ، وإدارة المشروع ، والفواتير ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك (لاحظ أنه من حيث تعقيد الوظائف ، قد يختلف نظام سير العمل وخدمة CRM على سبيل المثال تعتمد النسب على المؤسسة. تعد وظيفة CRM اختيارية في سياق هذه المقالة.) | ||
عند اختيار مثل هذه المنصة ، ينبغي إيلاء الاهتمام الرئيسي لما يلي:
المتطلبات الوظيفية
| عام | محدد |
|---|---|
| ضمان إنشاء المستندات الإلكترونية (مسح ضوئي ، استيراد) | إنشاء مناقشات الوثيقة |
| القدرة على إضافة تعليقات على الوثائق | مقارنات لمحتوى الوثائق ، بما في ذلك الرسم |
| إنشاء روابط بين المستندات |
في الوقت الحالي ، ينتقل تبادل المستندات بين كيانات الأعمال والأفراد تدريجياً من الورق إلى الإلكتروني. يتمتع نظام إدارة المستندات الإلكترونية بعدد من المزايا مقارنة بالورق العادي - فهو يوفر الوقت ويزيد من كفاءة القرارات. يمكن بناء EDMS داخل الشركة وبين الشركات المختلفة عبر الإنترنت.
إدارة المستندات الإلكترونيةهو نظام عمليات لمعالجة المستندات في شكل إلكتروني. معظم برامج المحاسبة والموظفين الحديثة قادرة على إنشاء مستندات إلكترونية بتنسيق قياسي تم إنشاؤه على المستوى التشريعي. ولكن لكي يكون لمثل هذا المستند وزن قانوني ، يجب أن يوقعه الطرفان بتوقيع إلكتروني.
يمكن تقسيم تدفق المستندات الإلكترونية إلى نوعين كبيرين - تبادل المستندات داخل الشركة أو بين الشركات المختلفة عبر قنوات الاتصال. يُسمح بدمج هذين النظامين في نظام عالمي واحد.
يتطلب استخدام إدارة المستندات الإلكترونية داخل الشركة شراء حزمة البرامج الضرورية (منصة EDM) ، وكذلك المعدات اللازمة لتشغيلها (معدات الشبكة ، والخادم ، وما إلى ذلك).
من أجل تبادل المستندات بين الشركتين ، يلزم وجود مشغل لإدارة المستندات الإلكترونية. يضمن تسليم الرسائل ، ويتحكم في تنسيق المستندات المعاد توجيهها ، ويتطلب شهادة العمل مع البيانات ذات التوقيع الإلكتروني ، ويخزن أرشيفًا للوثائق.
انتباه!واحدة من هذه الخدمات هي. تعتبر المستندات الواردة من خلاله ذات أهمية قانونية إذا كانت تحمل علامة من EPC لكلا جانبي تدفق المستندات.
يتميز تدفق المستندات الإلكتروني بمزايا لا يمكن إنكارها على الورق:
على الرغم من المزايا الواضحة ، فإن أنظمة EDM لها أيضًا عيوب يمكن أن تمنع الشركة من التنفيذ.
وتشمل هذه:
يجب أن يضمن أي نظام لإدارة المستندات أداء العديد من الإجراءات:
انتباه!يجب أن يوفر تدفق المستندات الإلكتروني نفس القدرة على العمل مع المستندات ، مثل الورق التقليدي.
توفر الأنظمة المطورة الكبيرة الفرص:
بعد الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة ، لن يكون من الممكن في البداية التخلي تمامًا عن المستندات الورقية.
يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب:
ومع ذلك ، هناك اختلافات جوهرية في العمل مع الوثائق الإلكترونية والورقية. على سبيل المثال ، يجب طباعة مستند ورقي وتقديمه إلى المدير للتوقيع ، بينما يتم توقيع مستند إلكتروني في النظام نفسه. يمكن أن تضيع مستندات المحاسبة الورقية المرسلة إلى الطرف المقابل في البريد أثناء النقل ، بينما تصل المستندات الإلكترونية إلى المرسل إليه.
يتمثل الاختلاف الرئيسي بين العمل بنوعين من المستندات في تخزينهما. تدخل المستندات الإلكترونية على الفور إلى النظام ، حيث يمكن لجميع المستخدمين العمل معها. بالنسبة للمستندات الورقية ، يجب تنظيم الأرشيف ، حيث سيتم تخزينه بطريقة منظمة. في الوقت نفسه ، بعد دخول الشركة ، يجب مسح المستند الورقي ضوئيًا ، ويجب تحميل هذه النسخة الممسوحة ضوئيًا على النظام لمزيد من العمل.
انتباه!وبالتالي ، لا يزال يتعين تنفيذ العمل داخل الشركة في شكل إلكتروني فقط. إذا وصلت وثيقة ورقية ، فلن يظهر إلا من استلمها أو وقعها. في الوقت نفسه ، يتيح لك العمل بنسخة إلكترونية حماية النسخة الأصلية من أي خسارة تقريبًا ، كما يسمح للعديد من المستخدمين بالعمل معها مرة واحدة.
هناك العديد من أنظمة إدارة المستندات في السوق ، ولكل منها مزاياها وعيوبها. الأنظمة الأكثر شيوعًا هي:
| نظام | الخصائص | سعر |
| عمل | أحد أكبر برامج التبادل الإلكتروني للبيانات. وظائف رائعة وبساطة وسهولة في الاستخدام. | من 11 إلى 13.5 ألف روبل. لمكان عمل واحد |
| المنطق | يمكن استخدامه في الشركات من أي حجم ، وسهل التعلم ، والتخصيص المرن للمستخدم | من 4900 إلى 5900 لكل مقعد. |
| الفرات | يعتبر أكثر الأنظمة تقدمًا ، ويتضمن التسليم نظام قاعدة البيانات الخاص به وتصميمه الخفيف والممتع | من 5000 روبل لكل مكان عمل عند نشره على خادم المنظمة ، من 10000 روبل. عند وضعها على معدات المطور. |
| 1C: أرشيف | التكامل الكامل مع أي من منتجات 1C ، والقدرة على تخزين أي ملفات - نصوص ، رسوم ، فيديو وصوت. | من 12 إلى 57 ألف روبل. للبرنامج بأكمله. |
| الاتجاه | نظام مثالي للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، يمكنك الجمع بين المستندات الإلكترونية والمستندات الورقية. | من 7 آلاف روبل. ما يصل إلى 2 مليون روبل. للحصول على ترخيص |
| OPTIMA-WorkFlow | نظام جديد بدأ للتو في التطور بنشاط. هناك العديد من الميزات التي تنفرد بها هذا النظام. | من 55 إلى 75 ألف روبل. للحصول على ترخيص. |
أخذ مكانه في البيئة الإلكترونية للمؤسسة ، يجب أن يدعم نظام EDM بحرية تطبيقات الأعمال الأخرى التي تعمل بالفعل فيه أثناء التشغيل. على سبيل المثال ، من الضروري معالجة المستندات المحاسبية بحرية - الفواتير ، والأفعال ، والفواتير ، والتوكيلات ، وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يعمل نظام إدارة المستندات الإلكترونية مع الجميع بطريقة منسقة ، وأن يعمل بنفس البيانات. لذلك من الضروري أن يكون النظام قادرًا على الاحتفاظ بالدفاتر المرجعية التي يتم استخدامها في بيئة إلكترونية وأن يكون قادرًا على تحديث البيانات الموجودة فيها.
بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري مراعاة العمل مع البيانات الخارجية - البريد الإلكتروني والأسواق وما إلى ذلك.
عند اختيار EDF ، من الضروري الانتباه إلى إمكانية تفاعلها مع الوسائل الأخرى ومصادر البيانات المتاحة في المؤسسة. عادةً ما تتضمن الأنظمة الشائعة ، وبالتالي التي يتم تطويرها بنشاط ، العديد من الوحدات النمطية للبرامج الأكثر شيوعًا - 1C و Parus و Oracle وغيرها الكثير.
على سبيل المثال ، يمكن أن يسمح لك تدفق المستندات الإلكترونية لبرنامج 1C بتكوين واستلام وإرسال مستندات المحاسبة الإلكترونية مباشرة منه ، مع تأكيدها بتوقيع مؤهل.
إدارة المستندات الإلكترونية لها مزايا وعيوب وإيجابيات وسلبيات لاستخدامها في المؤسسة.
لتقييم "إيجابيات وسلبيات" إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية في الشركة ، يعد هذا جزءًا مهمًا للغاية عند التخطيط لهيكل الشركة ونوع تدفق المستندات الخاص بها. على الرغم من أن العديد من المديرين لا يولون اهتمامًا كافيًا لمسألة أتمتة سير العمل والعمليات التجارية بشكل عام ، فهؤلاء هم فقط هؤلاء المديرين الذين لا يعرفون فوائد سير العمل الإلكتروني.
تتجلى المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية في حقيقة أنه عند استخدامها ، ستعمل جميع أقسام وهياكل الشركة في مساحة معلومات واحدة. في هذا الصدد ، تزداد سرعة معالجة المستندات داخل الشركة بشكل كبير. أيضًا ، من العوامل المهمة التي تجعل تدفق المستندات الإلكترونية أعلى من المعتاد هو سلامة وأمن المستندات. تستخدم الأنظمة الحديثة تشفير البيانات ، والذي يمكن أن يمنع محاولات إنشاء تسرب للمعلومات. عند استخدام هذا النوع من سير العمل ، تزداد إنتاجية الموظفين وتقل احتمالية حدوث أخطاء في معالجة المستندات ، والتي تعتمد على مؤهلات الموظف. يعطي إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية تأثيرًا اقتصاديًا كبيرًا ، لكن تقييمه الكمي يعد عملية صعبة ، منذ ذلك الحين هناك عوامل كثيرة لتؤخذ في الاعتبار.
يتيح لك التأثير المباشر لتنفيذ النظام توفير الأموال التي يتم إنفاقها على المواد الاستهلاكية ، والدفع مقابل خدمات التسليم البريدية والبريد السريع ، وتصوير المواد ، وتقليل تكاليف العمالة. التأثير غير المباشر هو تلك المزايا الإدارية المهمة لعمل المنظمة: شفافية الإدارة ، ومراقبة الانضباط التنفيذي ، إلخ.
لذلك ، فإن إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية يسمح بما يلي:
1. أتمتة عملية التعامل مع المستندات بالكامل ؛
2. لضمان تنظيم العمل مع المستخدمين عن بعد ومجموعات المستخدمين ؛
3. توفير التكامل مع أنظمة البريد الإلكتروني الخارجية.
4. بناء القدرات الأساسية لنظام إدارة المستندات الإلكترونية باستخدام الوحدات النمطية ووجود أدوات مدمجة.
5. لضمان عملية العمل المتزامن في النظام لعدد غير محدود من المستخدمين ؛
6. لتحسين كفاءة العمل مع الوثائق.
7. لتحسين الثقافة المؤسسية للعمل مع الوثائق.
8. يقلل بشكل كبير من حجم سير العمل الورقي.
9. لتقليل وقت معالجة المستندات وإرسالها بشكل كبير ، ووقت البحث عن المستندات ، ووقت الاتفاق والموافقة على مسودات المستندات ؛
10. لضمان جميع عمليات التوثيق مع الاستخدام المتزامن للنسخ الإلكترونية والورقية من الوثائق ؛
11. تبسيط عملية تسجيل جميع أنواع المستندات (التسجيل من البريد الإلكتروني ونماذج الويب ، ودعم تدفق المسح الضوئي ، وتسجيل الملفات من أي تنسيق) ؛
12. لتوفير إدارة سير العمل (نقل الوثائق بين فناني الأداء) ؛
13. توفير عملية للعمل مع الوثائق ذات الصلة.
14. لضمان إدارة الوثيقة طوال دورة الحياة بأكملها ؛
15. لضمان شفافية جميع العمليات من لحظة إنشاء الوثيقة إلى لحظة تقديمها إلى الأرشيف ؛
16. حفظ تاريخ العمل مع المستندات (تتبع الوقت ومؤلفي جميع الإجراءات مع المستند ، وحفظ تعليقات العمل ، ودعم نسخ الملفات المرفقة) ؛
17. تتبع تاريخ إنشاء الوثيقة.
18. لتوفير عملية واضحة للموافقة والموافقة على الوثائق ؛
19. بناء نظام أوامر جيد الأداء.
20. لضمان رقابة صارمة على أداء الانضباط ؛
21. فرز الوثائق وفقا لأية معايير.
22. توفير البحث عن المعلومات من خلال الخصائص المختلفة والبحث في النص الكامل.
23. ضمان أتمتة جمع وتحليل البيانات الإحصائية المتعلقة بحركة الوثائق.
24. توفير تخزين أرشيفية للصور الإلكترونية للوثائق.
25. ضمان تنظيم حقوق الوصول.
26. توفير الوصول الفوري إلى الوثائق.
27. للحد من الفقد الكمي للوثائق.
28. زيادة إنتاجية العمل.
29. لتقليل تكلفة إعداد الوثائق لتقديمها إلى المحفوظات وحفظ الوثائق ؛
30. لإضفاء الأثر القانوني على المستندات الإلكترونية ؛
31. تقليل تكلفة البريد السريع والخدمات البريدية.
32. تقليل عدد الناقلات الداخلية والخارجية.
33. ضمان الحفاظ على قاعدة المعلومات والمراجع.
34- توفير إمكانات بحث متقدمة (البحث الإسناد ، البحث المتقدم ، البحث في النص الكامل مع مراعاة مورفولوجيا اللغة الروسية ، ودعم مجلدات البحث الديناميكي) ؛
35. دعم تسجيل المستندات الورقية والإلكترونية وفقًا لمتطلبات GDOU.
36 - دعم مسارات حركة المستندات (طرق متسلسلة ، متوازية ، حرة ، طرق مع شروط ، تأجيلات)
37. دعم سير العمل المختلط (إعداد المستندات الورقية والتقارير بالنماذج ، وطباعة بطاقة التسجيل للوثيقة ، والاحتفاظ بسجلات تخزين المستندات الأصلية) ؛
38. توافر الأدوات لتحليل سير العمل ، وإنشاء التقارير ، فضلا عن مراقبة الانضباط التنفيذي للموظفين (القدرة على إصدار التقارير والمراجع التحليلية ، التسجيل التلقائي) ؛
39. ضمان أمن المعلومات (دعم التوقيع الرقمي ، وتشفير البيانات ، والتسجيل ، والتمييز بين حقوق الوصول وأنظمة الأدوار ، ووجود تحكم داخلي في سلامة البيانات ونسخ احتياطي تلقائي).
ولكن مع كل مزايا نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، فإن له عيوبه. يجب أخذها في الاعتبار عند اتخاذ القرارات بشأن تنفيذ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. إذا كانت الشركة تنفذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية منذ تأسيسها ، فلن تسبب "ضغوطًا" للموظفين. وإذا تم اتخاذ القرار من قبل شركة لديها سير عمل منتظم لفترة طويلة ، فأنت بحاجة إلى أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أن إصلاح النظام يمكن أن يسبب عددًا من "الضغوط" للموظفين. كل ما هو جديد ، يتم قبوله بصعوبة. أيضًا ، يجب أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أن الشركة قد تتحمل تكاليف شراء البرامج وأنظمة إدارة المستندات ، بالإضافة إلى تنفيذها والمزيد من الصيانة.
هناك أيضًا ثغرات في أمن المعلومات. بما أن السوق مليء بالأقراص "المقرصنة" بقواعد البيانات التي تم تحميلها من الوكالات الحكومية الجادة التي تتمتع بحماية جيدة ، فماذا يمكن أن نقول عن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. المنافسة هي قانون العمل. يصعب على منافس عديم الضمير الحصول على معلومات منشورة على الورق: يمكن تخزين المستندات في غرف مختلفة ، وخزائن (طاولات ، وخزائن) ، ومجلدات متناثرة. إنه أسهل مع قواعد البيانات الإلكترونية. يستخدم المتسللون الحديثون الوصول عن بعد لاقتحام البرامج باهظة الثمن بأعلى درجة من الحماية.
العيب التالي هو الزيادة الحادة في تدفق المستندات. نتيجة لذلك ، لا تستطيع الخوادم التأقلم ، وتنخفض إنتاجية العمالة. في ظل وجود سير عمل ورقي ، فإن مثل هذا النطر الحاد أمر مستحيل.
وهناك عيب آخر هو زيادة تكاليف العمالة نتيجة لزيادة تدفق العمل. ليس لدى صاحب العمل الوقت الكافي للاستجابة بشكل مناسب لمثل هذه القفزات في صنع القرار بشأن قضايا الموظفين. الأحجام آخذة في الازدياد ، في حين أن الموظفين لا يزالون على حالهم.
بعد النظر في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يمكننا أن نستنتج أن له مزايا. وأوجه القصور وتنفيذها في المنظمة يعتمد على القائد. نظرًا لأن كل قائد مسؤول شخصيًا عن مدى إنتاجية أعماله.
