في الاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات.
توثق البروتوكولات أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة ، مثل كليات اللجان والوزارات ، والهيئات الحكومية البلدية ، وكذلك العلماء والمجالس الفنية والمنهجية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تسجيل الاجتماعات التي عقدها رؤساء الأقسام الهيكلية ونواب المديرين العامين والمديرين.
من الشائع وضع محاضر لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (مؤتمرات ، اجتماعات ، ندوات ، إلخ).
يتم وضع المحضر من قبل السكرتير بناءً على الملاحظات التي احتفظ بها في الاجتماع. يمكن أن تكون هذه ملاحظات قصيرة أو نصوص أو تسجيلات الإملاء. لإعداد المحضر ، يجمع السكرتير ملخصات التقارير والخطب ومسودات القرارات قبل الاجتماع.
بروتوكول صدر في نموذج مشترك.
سيكون عنوان البروتوكول اسم الهيئة الجماعية أو نوع الاجتماع... على سبيل المثال ، محضر اجتماع المجلس التربوي (ماذا؟). اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية ، إلخ.
تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع (كقاعدة عامة ، يتم وضع المحضر بعد الاجتماع). إذا استمر الاجتماع عدة أيام ، فإن تاريخ المحضر يتضمن تاريخي البدء والانتهاء.
على سبيل المثال: 21 — 24.07.2009 .
رقم (فهرس) المحضر هو الرقم الترتيبي للاجتماع خلال السنة التقويمية أو مدة ولاية الهيئة الجماعية.
نص البروتوكوليشمل الأجزاء التالية:
في الجزء التمهيدي من المحضر ، بعد العنوان ، يتم إعطاء الأسماء والأحرف الأولى من اسم الرئيس وسكرتير الاجتماع. في سطر جديد بعد كلمة " حضرها»بالترتيب الأبجدي ، اذكر أسماء المسؤولين الحاضرين في الاجتماع وأحرفهم الأولى.
إذا كان هناك أشخاص من الآخرين في الاجتماع ، ثم بعد كلمة "حضر" ، كلمة " مدعو»ويشار إلى قائمة الأشخاص المدعوين ، وفي هذه الحالة يُشار إلى مكانة المنظمة واسمها قبل كل لقب.
في الجزء التمهيدي من البروتوكول يشار إلى جدول الأعمال.
يتكون من سرد القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، وتحديد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المتحدثين). كل قضية على جدول الأعمال مرقمة بالأرقام العربية ، وقد تمت صياغتها باستخدام حروف الجر "O" أو "About". على سبيل المثال: "بشأن الموافقة على البرامج التعليمية" ؛ "على تلخيص نتائج العام الدراسي".
لكل بند يتم تعيين مقرر (المسؤول الذي أعد هذا العدد).
وفقًا لتسلسل القضايا على جدول الأعمال ، يتم وضع نص الجزء الرئيسي من البروتوكول - يجب أن يحتوي على العديد من الأقسام مثل العناصر المدرجة في جدول الأعمال.
وبالتالي ، يتم تنسيق جزء الرأس من البروتوكول دائمًا بنفس الطريقة. لكن يمكن تقديم نص البروتوكول في أشكال مختلفة: قصير أو كامل.
بروتوكول موجز- يحدد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يتم تدوين هذه المحاضر في أغلب الأحيان في الحالات التي يكون فيها الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية (انظر الشكل 1).
بروتوكول كامل- يحتوي على معلومات ليس فقط حول القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات التي تم اتخاذها وأسماء المتحدثين ، ولكن أيضًا سجلات مفصلة بشكل كافٍ تنقل محتوى تقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء التي تم التعبير عنها والأسئلة والملاحظات ، ملاحظات ، مواقف. يسمح المحضر الكامل بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع (انظر الشكل 2).
أرز. 1. مثال على بروتوكول قصير
عند استخدام أي شكل من أشكال المحاضر ، سيتم تقسيم النص إلى العديد من الأقسام مثل العناصر الموجودة في جدول الأعمال.
كل قسم من ثلاثة أجزاء: "سمع" ، "تكلم" ، "تقرر" ("تقرر") ، والتي تتم طباعتها من الهامش الأيسر بأحرف كبيرة. يسمح لك هذا التصميم بتسليط الضوء في النص على خطاب المتحدث الرئيسي ، والمشاركين في مناقشة القضية والجزء التشغيلي الذي يتم فيه صياغة القرار.
في الجزء " استمع»نص الخطاب مذكور. في بداية النص على السطر الجديد ، في الحالة الاسمية ، حدد اسم عائلة المتحدث. يتم فصل تسجيل الأداء عن اللقب بشرطة. يتم تقديم الخطاب بضمير الغائب بصيغة المفرد. يُسمح بالإشارة بدلاً من محضر الخطاب بعد اللقب ("محضر الخطاب مرفق" ، "مرفق نص التقرير").
في الحالة الأخيرة ، تصبح التقارير ملحقًا للبروتوكول.
في الجزء " تحدث»بسطر جديد في الحالة الاسمية ، أشر إلى لقب المتحدث وبعد شرطة ، نص الخطاب أو السؤال (إذا طُلب إلى المتحدث أثناء الخطاب).
في الجزء " تم حلها"(" تقرر ") تعكس القرار المتخذ بشأن القضية قيد المناقشة. تتم طباعة نص المنطوق بالكامل في أي شكل من أشكال الدقائق.
تتم طباعة نص البروتوكول بأكمله بمسافة 1.5 سطر.
يتم تحرير المحضر من قبل سكرتير الاجتماع. يوقع البروتوكول من قبل السكرتير ويقدم إلى الرئيس للتوقيع عليه خلال 3 (ثلاثة) أيام عمل بعد الاجتماع.
يتم فصل التواقيع عن النص بمسافة 3 أسطر. تتم طباعة عنوان المركز من حد الهامش الأيسر ، ويقتصر الحرف الأخير في الاسم الأخير على الهامش الأيمن.
في اليوم الذي يوقع فيه الرئيس على البروتوكول ، يجب أن يتم تسجيله.
مقتطف من المحضر هو نسخة طبق الأصل من جزء من نص المحضر الأصلي المتعلق بالمسألة المدرجة في جدول الأعمال والتي يتم إعداد المقتطف من أجلها. ينسخ المقتطف جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، ومسألة جدول الأعمال التي يتم إعداد المقتطف من أجلها ، والنص الذي يعكس مناقشة القضية والقرار المتخذ. يتم التوقيع على مقتطف من المحضر فقط من قبل السكرتير ، كما أنه يصادق عليه. نقش الشهادة مكتوب بخط اليد ، ويتكون من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على النسخة (المقتطف) ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى من الاسم والتاريخ (انظر الشكل 3).
في بعض الأحيان ، تحل مقتطفات من المحضر محل توجيه كقرار. في هذه الحالة ، يعمل المقتطف كأداة لإيصال القرارات المتخذة إلى المنفذين. في هذه الحالة ، يرسل سكرتير المجلس ، على سبيل المثال ، في موعد لا يتجاوز يومين (يومين) بعد التوقيع على محضر الاجتماع ، مقتطفات من المحضر حول بعض القضايا إلى المسؤولين التنفيذيين. يتم التوقيع على البيانات من قبل السكرتير.
المقتطفات من البروتوكولات المرسلة إلى منظمة أخرى تخضع لشهادة إلزامية مع ختم.
يتم تحرير نسخ أصلية من المحضر من قبل السكرتير في القضية حسب نوع الاجتماعات. على سبيل المثال ، "محاضر الاجتماعات العامة" ، "محاضر اجتماعات مجلس الإدارة" ، "محاضر الاجتماعات مع المدير" ، إلخ. داخل الحالة ، يتم تنظيم البروتوكولات من خلال الأرقام والتسلسل الزمني. يتم تشكيل القضايا خلال السنة التقويمية.
يحتل البروتوكول مكانة خاصة في نظام الوثائق التنظيمية والإدارية. من ناحية ، يمكن تصنيفها كوثائق معلومات (لأنها تحتوي على معلومات حول مسار مناقشة بعض قضايا الإدارة) ، ومن ناحية أخرى ، تحتوي البروتوكولات على جزء عملي ، وبالتالي يمكن اعتبارها وثائق إدارية .
بروتوكول - وثيقة تحدد مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والدورات والمؤتمرات.توثق البروتوكولات أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة ، مثل كليات اللجان والوزارات ، والهيئات الحكومية البلدية ، وكذلك العلماء والمجالس الفنية والمنهجية.
تخضع اجتماعات المساهمين واجتماعات مجالس الإدارة لمحاضر إلزامية.
يتم تقديم البروتوكولات إلى سلطات الدولة للتسجيل (على سبيل المثال ، عند تسجيل البنوك التجارية وغرف التجارة والصناعة ، وما إلى ذلك). كما يتم إعداد محاضر لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (مؤتمرات ، اجتماعات ، اجتماعات ، ندوات ، إلخ).
يتم وضع البروتوكول على أساس الملاحظات التي تم الاحتفاظ بها في الاجتماع من قبل السكرتير يدويًا أو باستخدام جهاز الإملاء.
اعتمادًا على نوع الاجتماع وحالة الهيئة الجماعية ، يتم تحديد شكل المحضر: قصير أو كامل أو حرفي.
نبذةمحاضر - يسجل القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة (انظر ص 94). يوصى بالاحتفاظ بمثل هذه المحاضر فقط في الحالات التي يتم فيها اختزال الاجتماع ، وتقديم التقارير والخطب إلى السكرتير ، أو عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية.
ممتلىءلا يسجل البروتوكول القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين فحسب ، بل يسجل أيضًا سجلات مفصلة إلى حد ما تنقل محتوى تقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء التي تم التعبير عنها والأسئلة والردود التي تم التعبير عنها. الملاحظات المواقف. يسمح المحضر الكامل بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع (انظر الصفحات 95-96).
الاختزاليتم وضع البروتوكول على أساس المحضر الحرفي للاجتماع (نسخة) وينقل حرفياً عملية مناقشة كل قضية واتخاذ قرار بشأنها.
يتم إعداد المحاضر الكاملة والحرفية على أساس التسجيلات الحرفية المكتوبة بخط اليد أو التسجيلات الشريطية التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماع.
يتم وضع جميع أنواع البروتوكولات في نموذج مشترك ، والذي يتضمن التفاصيل التالية: اسم المؤسسة (مؤسسة ، مؤسسة) ، نوع المستند (بروتوكول) ، مكان التاريخ ، فهرس المستند ، مكان وضع البروتوكول ، المكان للحصول على عنوان النص. تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع (كقاعدة عامة ، يتم وضع المحضر بعد الاجتماع). إذا استمر لعدة أيام ، فإن تاريخ البروتوكول يتضمن تاريخي البدء والانتهاء.
على سبيل المثال: 21-24.01.2000.
رقم (فهرس) المحضر هو الرقم الترتيبي للاجتماع. يتم ترقيم المحاضر ضمن السنة التقويمية أو مدة ولاية الهيئة الجماعية.
يعكس عنوان نص المحضر ، كقاعدة عامة ، نوع الاجتماع أو النشاط الجماعي ويتوافق مع اسم نوع المستند. على سبيل المثال: محاضر - اجتماعات مجلس الإدارة. - اجتماعات العمل الجماعي ؛ - اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية.
يتضمن نص البروتوكول الأجزاء التمهيدية والرئيسية.
في الجزء التمهيدي من المحضر ، بعد العنوان ، يتم تقديم الأسماء والأحرف الأولى من اسم الرئيس وسكرتير الاجتماع (في شكل قصير من المحضر ، يتم حذف هذه المعلومات). في سطر جديد بعد كلمة "حضر" ، قم بسرد الألقاب ، والأحرف الأولى من أسماء الأعضاء الدائمين في الهيئة الجماعية (بالترتيب الأبجدي) ، وألقابهم ، والأحرف الأولى من اسمهم ومواقف المدعوين إلى الاجتماع. عند إعداد محضر الاجتماع الموسع ، لا يتم سرد أسماء المشاركين ، ولكن يتم الإشارة إلى إجمالي عددهم بالأرقام. يتم عدّ المشاركين وفق قوائم التسجيل التي تُحال إلى سكرتير الاجتماع وتصبح من ملاحق المحضر.
يتم تضمين جدول الأعمال في الجزء التمهيدي من المحضر. يسرد القضايا التي نوقشت في الاجتماع بأسماء المتحدثين (المتحدثين) ويحدد تسلسل مناقشتهم. يتم وضع جدول أعمال الاجتماع ، كقاعدة عامة ، مقدمًا ويجب أن يتضمن العدد الأمثل من القضايا التي يمكن النظر فيها ومناقشتها في الاجتماع.
يتم وضع نص الجزء الرئيسي من المحضر وفقًا لتسلسل القضايا التي حددها جدول الأعمال.
يحتوي النص الأساسي لنص البروتوكول على العديد من الأقسام مثل العناصر المدرجة في جدول الأعمال. وفقًا لذلك ، يتم ترقيم الأقسام. يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء: "الاستماع" ، "المتحدث" ، "المقرر" ، والتي تتم طباعتها من الفقرة من أجل تسليط الضوء في نص المحضر على تسجيلات خطاب المتحدث الرئيسي ، والمشاركين في مناقشة القضية والجزء التشغيلي الذي يصوغ قرار الاجتماع. للغرض نفسه ، في نص البروتوكول ، تتم طباعة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث على سطر جديد في الحالة الاسمية. يتم فصل بيان محضر الخطاب عن اللقب بشرطة ، وهو مذكور في صيغة الشخص الثالث المفرد.
يتم تحرير المحضر من قبل سكرتير الاجتماع. يوقع الرئيس والسكرتير.
مقتطف من البروتوكول هي نسخة طبق الأصل من جزء نص المحضر الأصلي المتعلق ببند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف من أجله (انظر ص 97). وفي الوقت نفسه ، يتم استنساخ جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف من أجله ، والنص الذي يعكس مناقشة القضية والقرار المتخذ. يتم توقيع مقتطف من المحضر فقط من قبل السكرتير ، الذي يقوم أيضًا بإعداد نقش الشهادة. وهو يتألف من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على النسخة (المقتطف) ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى والتاريخ. إذا تم تقديم المقتطف لتقديمه إلى منظمة أخرى ، فيتم المصادقة عليه بختم.
أنظر أيضا:
صفحة جديدة 1
البروتوكول كانعكاس للطريقة الجماعية في اتخاذ القرارات
تستخدم محاضر الاجتماع لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية والاستشارية (كوليجيا ، المجالس ، اللجان ، الاجتماعات ، الاجتماعات ، إلخ) ، الدائمة والمؤقتة. في كثير من الأحيان يتم الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات في اجتماعات العمل أو المفاوضات لإصلاح الاتفاقات التي توصل إليها الطرفان أو غيرها من الشروط التي تم التوصل إليها بشكل مشترك.
محاضر الاجتماع - وثيقة تحتوي على سجل ثابت لمناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات واجتماعات الهيئات الجماعية أو التداولية.
يعكس محضر الاجتماع أنشطة التطوير المشترك واعتماد قرارات الإدارة. كقاعدة عامة ، تخضع أهم القضايا الأساسية في أنشطة المنظمة ، والتي تتطلب مناقشة جماعية ومشتركة واتخاذ القرار ، لقرار جماعي.
تُستخدم طريقة اتخاذ القرار الجماعي في أنشطة أي منظمة تقريبًا ، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني وطبيعة أنشطتها ، على سبيل المثال ، في المنظمات التي لها شكل شركة مساهمة ، يعمل الاجتماع العام للمساهمين ومجلس الإدارة (مجلس الإشراف) ومجلس الإدارة ولجنة التدقيق ولجنة الفرز على أساس الزمالة. بالإضافة إلى ذلك ، في أي منظمة ذات هيئة تنفيذية واحدة ، على سبيل المثال ، مع مدير عام ، ومديريات ، ومجالس ، يمكن إنشاء لجان لمناقشة وحل القضايا المختلفة لأنشطة المنظمة بشكل مشترك.
كقاعدة عامة ، يسبق الاجتماع الكثير من الأعمال التحضيرية: إعداد جدول أعمال الاجتماع ، وإبلاغ أعضاء الهيئة الجماعية والأطراف المعنية الأخرى ، وإعداد المواد للنظر فيها في الاجتماع وفقًا لجدول الأعمال (كقاعدة عامة) ، هذا مرجع حول قضية أو أطروحات الخطاب ومسودة قرار) ، ونسخها وتوزيعها على جميع المشاركين في الاجتماع للتعريف الأولي ، وإعداد أماكن الاجتماع ، وما إلى ذلك.
يسبق اجتماع الهيئة الجماعية تسجيل المشاركين ، والذي يمكن إجراؤه بأشكال مختلفة: من تدوين أسماء الحاضرين مباشرة في مسودة المحضر (إذا كان عدد المشاركين في الاجتماع لا يتجاوز 15 شخصًا) ، وتجميع قائمة بأعضاء الهيئة الجماعية الحاضرين في الاجتماع والمدعوين ، مع الإشارة إلى جميع المعلومات اللازمة عنهم (المنصب ، مكان العمل) قبل تسجيل المشاركين بمساعدة الوسائل التقنية. عند عقد اجتماعات الجمعية العمومية لمساهمي الشركات المساهمة ، يجب أن تصدق قائمة المساهمين والوكلاء الحاضرين في الاجتماع بتوقيع رئيس الاجتماع. يمكن إدراج الأشخاص المخولين في قائمة الحاضرين فقط عند تقديم توكيل رسمي للحق في تمثيل مصالح المساهم. يعد تسجيل الحاضرين في الاجتماع لحظة بالغة الأهمية ، حيث أن قرارات الهيئة الجماعية لها قوة قانونية فقط في حالة اكتمال النصاب القانوني ، وكذلك إذا كان لدى جميع المشاركين في الاجتماع صلاحيات كافية للتصويت على القرارات المتخذة.
يتم تحرير المحضر على أساس محضر الاجتماع أو التسجيل الصوتي للاجتماع أو على أساس الملاحظات المكتوبة بخط اليد الخام التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماع ، وكذلك المواد المعدة للاجتماع (نصوص التقارير والخطب ، المراجع ومشاريع القرارات وجدول الأعمال وقوائم المشاركين وما إلى ذلك).
إذا تم اختزال الاجتماع أو تسجيله بعد الاجتماع ، يتم فك شفرة المحضر ، والتحقق من التسجيل الصوتي وتحريره (تسمى هذه السجلات بنصوص أو سجلات حرفية). يتم تدوين النصوص أو التسجيلات الصوتية للاجتماع إما في أجزاء أثناء الاجتماع نفسه ، أو بعد الاجتماع مباشرة ، ولكن على أي حال ، يجب ألا يتجاوز الوقت المخصص للنسخة ومحاضر الاجتماع 3-5 أيام من يوم الاجتماع. عقد الاجتماع.
إذا تم تسجيل مسار الاجتماع على جهاز تسجيل أو ديكتافون ، بعد تدوين النص ، تم تدوين النص و (أو) المحاضر ، يتم الاحتفاظ بالكاسيت مع التسجيل الصوتي لفترة محددة (عادة في غضون أسبوعين) في الوحدة التي توفر التسجيل الصوتي للاجتماعات ، ثم ممغنطة. هذا الوقت مطلوب لإزالة الأسئلة المحتملة وتوضيح نص البروتوكول. بقرار من رئيس الهيئة الجماعية ، يجوز إصدار التسجيل الصوتي للاجتماع لتخزين أرشيفية طويلة الأجل.
من وجهة نظر اكتمال انعكاس مسار الاجتماع ، يتم تمييز الدقائق الكاملة والقصيرة.
بروتوكول كامليحتوي على سجل لجميع الكلمات في الاجتماع ، نبذة- فقط أسماء المتحدثين وموضوع الخطاب. يتم تحديد البروتوكول الذي يجب الاحتفاظ به في كل حالة محددة في النظام الداخلي للهيئة الجماعية أو يتم تحديده من قبل رئيس الهيئة الجماعية.
تم وضع محضر الاجتماع على أوراق قياس A4. التفاصيل الإلزامية للبروتوكول هي: اسم المنظمة ، واسم نوع المستند (PROTOCOL) ، وتاريخ المستند ، ورقم التسجيل ، ومكان إعداد المستند ، وعنوان النص ، والتوقيعات.
يجب أن يتوافق تسجيل تفاصيل البروتوكول مع GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية ".
تاريخ البروتوكولهو تاريخ الحدث (اجتماع ، اجتماع). يتم تنفيذ التاريخ بطريقة رقمية أو شفهية رقمية: 02/05/2005 أو 05 فبراير 2005.
رقم تسجيل البروتوكول هو الرقم الترتيبي للاجتماع خلال السنة التقويمية أو خلال مدة الهيئة المنتخبة. عند تسجيل البروتوكولات ، لا يتم الاحتفاظ بنماذج التسجيل والمحاسبة الخاصة (دفتر اليومية ، فهرس البطاقة) ، يتم تعيين رقم تسلسلي لكل بروتوكول جديد يتبع رقم الملف الأخير الذي تم إيداعه في الملف.
مكان التحضير من البروتوكول مبين وفقا للتقسيم الإداري الإقليمي المعتمد. يمكن حذف اسم المكان الذي تم فيه وضع المستند إذا تم تضمين اسم المنطقة في اسم المنظمة: دوما مدينة موسكو ، الجمعية التشريعية لمنطقة تفير.
عنوان للنص هو شرط إلزامي للبروتوكول. يجب أن يكون متوافقًا نحويًا مع اسم نوع المستند:
دقائق (ماذا؟) من اجتماع لجنة إعادة تقييم الأصول الثابتة
دقائق (ماذا؟) من اجتماع المديرية
نص البروتوكوليتكون من جزأين - تمهيدي ورئيسي. تم وضع الجزء التمهيدي بشكل متماثل في الأشكال الكاملة والمختصرة للبروتوكول. يجب أن تبين: أسماء رئيس وسكرتير الاجتماع ، وأسماء أو العدد الإجمالي للمشاركين في الاجتماع والأشخاص المدعوين ، وجدول الأعمال. يتم سرد أسماء أعضاء الهيئة الجماعية أو الأشخاص المشاركين في الاجتماع مع حق التصويت أبجديًا دون الإشارة إلى مواقفهم. إذا تمت الإشارة إلى العدد الإجمالي للحاضرين ، يتم إعطاء الاسم العام الخاص بهم ويتم عمل ملاحظة حول وجود قائمة التسجيل:
الحاضر: أعضاء المجلس العلمي والتقني وعددهم 25 شخصا. (القائمة مرفقة).
الأفراد الذين ليسوا أعضاء في الهيئة الجماعية والمدعوين إلى الاجتماع كخبراء في القضايا قيد المناقشة أو الأشخاص المهتمين يتم سردهم بعد كلمة "مدعوون:" ، أيضًا بالترتيب الأبجدي ، ولكن مع الإشارة إلى مواقعهم وأماكن عملهم ، إذا كانوا ممثلين لمنظمات أخرى.
جدول أعمال الاجتماع يشير إلى القضية أو القضايا التي هي موضوع النظر في الاجتماع ، والمنصب واللقب للمتحدث. في حالة وجود عدة أسئلة ، يتم ترقيمها بالأرقام العربية وترتيبها حسب درجة الصعوبة والأهمية وترتيب المناقشة. القضايا المطروحة على جدول الأعمال مبنية على صيغة "حول ماذا؟":
يجب صياغة بنود جدول الأعمال بدقة ووضوح ، بحيث تعكس جوهر القضايا التي تمت مناقشتها. لا يوصى بإدراج بند "متفرقات" في جدول الأعمال.
يتكون نص الجزء الرئيسي من المحضر من أقسام منفصلة وفقًا لعدد بنود جدول الأعمال ، كل منها منظم وفقًا للنظام التالي:
1. الاستماع:
تحدث من قبل:
مقرر: (أو: تم الحل :)
تتم طباعة هذه الكلمات الرئيسية للبروتوكول بأحرف كبيرة وبخط أحمر. يتم ترقيم الأقسام بالأرقام العربية حسب جدول الأعمال. بعد الكلمة "الاستماع:"في الحالة الاسمية ، يشار إلى لقب المتحدث وفي شكل الشخص الثالث المفرد أو مع حرف الجر "o" يتم ذكر محتوى التقرير. إذا كان هناك نص من التقرير ، يتم تدوين ملاحظة بعد اسم المتحدث: (مرفق نص التقرير).
في الفصل "تكلم:"يشار باستمرار إلى أسماء الأشخاص الذين شاركوا في مناقشة التقرير ، وصياغة الآراء التي عبروا عنها. يتم تسجيل أسماء المتحدثين ومحتوى خطاباتهم بنفس طريقة تسجيل كلمة المتحدث الرئيسي في الجزء السابق من المحضر.
إذا لزم الأمر ، يسجل نفس القسم من المحضر الأسئلة المطروحة على المتحدث وإجاباته في النموذج التالي:
سؤال: إذا تم اتخاذ قرار بإصدار أسهم الشركة ، فهل من المتوقع إصدار الأسهم الممتازة؟
إجابة: لا ، سيتم إصدار الأسهم العادية فقط.
قد لا تتم الإشارة إلى الاسم الأخير للشخص الذي طرح السؤال.
في الفصل "قررت:" ("تم الحل:")يتم تسجيل القرار بإيجاز ودقة وإيجاز - حتى لا يكون هناك تفسير غامض. تتم صياغة القرارات المتخذة في شكل إلزامي: "موافقة ..." ، "توفير ..." ، "إجراء التغييرات ...".يمكن اتخاذ عدة قرارات في موضوع واحد ، وهي في هذه الحالة مرقمة بالأرقام العربية. إذا لزم الأمر ، مع القرار ، يشار إلى نتائج التصويت: عدد الأصوات "لصالح" ، و "ضد" ، و "ممتنع عن التصويت" ، وكذلك إذا كان التصويت سريًا ، فإن عدد الأصوات الصادرة والمستلمة نتيجة التصويت وأعلن باطلة.
يجوز للمشارك في اجتماع أو جلسة تقديم رأي مخالف بشأن القرار المعتمد ، والذي تم وضعه في ورقة منفصلة ومرفقًا بالمحضر. يتم تسجيل محتوى الرأي المخالف في المحضر بعد تسجيل القرار المقابل.
إذا تمت الموافقة على أي مستند بواسطة البروتوكول ، فيجب إرفاقه بالبروتوكول وختم الموافقة ، على سبيل المثال:
توقيعات رئيس مجلس الإدارة والسكرتير تنتهي الاجتماعات من تنفيذ المحضر. تم التوقيع على نسخة واحدة من البروتوكول. على اليسار توقيع الرئيس ، على اليمين - السكرتير.
وفقًا للتشريع الحالي ، في بعض الحالات ، يتم توقيع محاضر الجلسات فقط من قبل الرئيس (الرئيس) في الاجتماع. كما ينص التشريع على الحالات التي يتم فيها التوقيع على البروتوكولات من قبل جميع أعضاء هيئة اتخاذ القرار. على سبيل المثال،ينص القانون الاتحادي "بشأن الشركات المساهمة" (المشار إليه فيما يلي باسم القانون) (المادة 68) على أن محاضر اجتماع مجلس الإدارة (المجلس الإشرافي) للشركة موقعة من قبل رئيس الاجتماع ، الذي هو المسؤول عن صحة الدقائق.
أما بالنسبة لتسجيل محضر اجتماع الجمعية العمومية للمساهمين ، فإن القانون لا ينص على الإطلاق على إجراءات التوقيع عليه ، في المادة. 63 من القانون حدد فقط ما هي المعلومات المشار إليها في البروتوكول:
- مكان ووقت الاجتماع العام للمساهمين ؛
- رئيس (هيئة رئاسة) وسكرتير الاجتماع جدول أعمال الاجتماع.
كما ينص القانون على أن محضر الاجتماع العام لمساهمي الشركة يجب أن يحتوي على الأحكام الأساسية للكلمات ، والموضوعات المطروحة للتصويت ، ونتائج التصويت عليها ، والقرارات التي اتخذها الاجتماع.
نسخة مختصرة من البروتوكول
يُسمح بنسخة مختصرة من البروتوكول ، وفيها الكلمات مستمع ، متحدث ، مقرر (تقرر)لم تتم طباعتها. بعد الرقم الذي يشير إلى رقم القضية في جدول الأعمال ، يتم ذكر محتوى القضية (بند جدول الأعمال). يتم وضع خط تحت السطر الأخير من محتوى السؤال ، ويتم طباعة أسماء المتحدث والمتحدثين في المناقشة أسفل السطر (يشار إلى اسم المتحدث الرئيسي أولاً ، ثم أسماء المتحدثين ، في ترتيب عرضها). بعد تحديد الأسماء ، إذا لزم الأمر ، يتم تحديد جوهر القضية قيد النظر بإيجاز ، وفيما يلي القرار (القرار).
لإبلاغ المنظمات والأفراد المهتمين بالقرارات المتخذة ، وكذلك لتأكيد القرارات المتخذة ، يمكن إعداد مقتطفات من المحضر.
مقتطف من المحضر - مستند يمثل نسخة من جزء من الدقائق. يستنسخ المقتطف الجزء التمهيدي من البروتوكول (تفاصيل النموذج ، ومعلومات عن الرئيس ، والسكرتير ، والحاضرين) ، ومسألة جدول الأعمال التي يتم إعداد المقتطف من أجلها ، وجزء من النص يعكس النظر في القضية والقرارات المتخذة بشأنها. البيان غير معتمد بتوقيعي رئيس مجلس الإدارة وأمين السر. لإعطاء أثر قانوني لمقتطف من المحضر ، يتم استخدام "نسخة علامة الشهادة" المطلوبة ، التي وضعها السكرتير. إذا تم إصدار مستخرج من مستند لتقديمه إلى منظمة أخرى ، فيتم المصادقة عليه بختم المنظمة.
صفحة جديدة 1
يبدأ التحضير لتسجيل البروتوكول بتحديد تاريخ ووقت الاجتماع ، وتحديد مجموعة القضايا التي سيتم النظر فيها فيه. عادة ما يتم إضفاء الطابع الرسمي على هذا القرار من خلال جدول الأعمال ، والذي سيشكل ، عند إعداد المحضر ، أحد أجزائه ، وقبل الاجتماع عبارة عن وثيقة يتم من خلالها إخطار المشاركين في الاجتماع. يتم وضع البروتوكول على أساس الملاحظات التي تم الاحتفاظ بها في الاجتماع من قبل السكرتير يدويًا أو باستخدام جهاز الإملاء.
يتم وضع البروتوكول على نموذج مشترك ، والذي يتضمن عادةً التفاصيل التالية: اسم المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، نوع المستند (بروتوكول) ، أماكن تثبيت الرقم والتاريخ ، مساحة لنص البروتوكول ، مسافة لعنوان النص.
تاريخ البروتوكولهو يوم الاجتماع (كقاعدة عامة ، يتم وضع المحضر بعد الاجتماع). إذا استمر الاجتماع عدة أيام ، فإن تاريخ المحضر يتضمن تواريخ بدايته ونهايته ، على سبيل المثال: 21-24.01.2002.
رقم البروتوكول (فهرس)هو الرقم الترتيبي للاجتماع. يتم ترقيم المحاضر ضمن السنة التقويمية أو مدة ولاية الهيئة الجماعية.
عنوان الاختباريختلف البروتوكول عن تصميم هذا الشرط في المستندات الأخرى. كقاعدة عامة ، يحتوي العنوان على إشارة إلى نوع النشاط الجماعي (اجتماع ، اجتماع ، اجتماع ، إلخ) واسم الهيئة الجماعية في الحالة المضافة ، على سبيل المثال: محضر اجتماع مجلس الإدارة. اجتماعات جماعية عمالية ؛ اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية.
يتضمن نص البروتوكول الأجزاء التمهيدية والرئيسية.
في الجزء التمهيدي من المحضر ، بعد العنوان ، يتم إعطاء الأحرف الأولى وألقاب رئيس وسكرتير الاجتماع. الرئيس - مسؤول يدير الاجتماع ، ولا يُذكر موقفه في المحضر ؛ السكرتير - الشخص المسؤول عن تنظيم الاجتماع وتوثيق أنشطته ، أي. إعداد وتنفيذ البروتوكول. في الهيئات الجماعية الدائمة ، يكون السكرتير مسؤولًا (أمين المجلس الأكاديمي ، سكرتير الكلية ، إلخ).
في سطر جديد بعد كلمة "حضر" ، ضع قائمة بالأحرف الأولى والألقاب الخاصة بالأعضاء الدائمين في الهيئة الجماعية بالترتيب الأبجدي ، بالإضافة إلى الأحرف الأولى والألقاب ومواقف الأشخاص المدعوين إلى الاجتماع من المنظمات الأخرى. يقوم السكرتير بوضع قائمة المشاركين في الاجتماع في يوم الاجتماع. قد لا تتطابق القائمة مع ما كان مقصودًا في الأصل. يبدأ إعداد المحضر بتجميع قائمة المشاركين في الاجتماع.
عند إعداد محضر الاجتماع الممتد ، لا يتم سرد أسماء المشاركين في المحضر ، ولكن يتم الإشارة إلى إجمالي عددهم بالأرقام. يتم تحديده بناءً على نتائج التسجيل. يتم تمرير قوائم التسجيل إلى سكرتير الاجتماع وتصبح أحد ملاحق المحضر. في نفس الوقت يشير البروتوكول إلى: حضر: 57 شخصا. (القائمة مرفقة).
يتم تضمين جدول الأعمال في الجزء التمهيدي من المحضر. يتكون من سرد القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، وتحديد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المتحدثين). يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع ، المُعد مسبقًا ، العدد الأمثل من القضايا التي يمكن النظر فيها ومناقشتها في الاجتماع. يتم تحديد محتواها من قبل القائد الذي سيقود الاجتماع. كل قضية على جدول الأعمال مرقمة بالأرقام العربية وتبدأ بحرف الجر "O" أو "حول" (يجيب على السؤال "حول ماذا؟"). لكل عنصر ، يشار إلى الأحرف الأولى ولقب المتحدث - المسؤول الذي أعد التقرير حول هذه المسألة -.
يتم وضع نص الجزء الرئيسي من المحضر وفقًا لتسلسل القضايا التي حددها جدول الأعمال.
يجب أن يحتوي نص النص على العديد من الأقسام مثل البنود المدرجة في جدول الأعمال. يتم ترقيم الأقسام بنفس ترقيم جدول الأعمال. يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء: "سمع" ، "متحدث" ، "تقرر" ، والتي تتم طباعتها من الهامش الأيسر. بعد كلمة "LISTENED" في اختبار المحضر ، يتم عرض تسجيلات خطاب المتحدث الرئيسي ؛ بعد كلمة "تحدث" - سجلات بيانات المشاركين في مناقشة القضية ؛ بعد كلمة "تم حلها" - بيان بالمنطوق من بند جدول الأعمال ذي الصلة. في حالة اتخاذ عدة قرارات بشأن قضية واحدة ، يتم ترقيمها بالأرقام العربية ، يوضح الرقم الأول رقم بند جدول الأعمال ، والثاني - رقم القرار المعتمد. على سبيل المثال:
لا تنص الممارسة المعتادة المتمثلة في تدوين المحضر على تحديد نتائج التصويت ، ومع ذلك ، فإن عددًا من المحاضر (على سبيل المثال ، محاضر الاجتماع العام للمساهمين) يشير إلى العدد الإجمالي للأشخاص الذين شاركوا في التصويت ، و توزيع الاصوات "لصالح" و "ضد" و "ممتنعون".
يتم توجيه انتباه الموظفين إلى القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع عن طريق إرسال نسخ من المحضر أو مقتطفات من جزء المنطوق. كما تتم ممارستها أيضًا لإعداد ، على أساس القرارات المتخذة ، مستندات إدارية أخرى ، على سبيل المثال ، قرار صادر عن هيئة جماعية أو أمر صادر عن رئيس منظمة.
في نص المحضر ، تتم طباعة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث على سطر جديد في شكل حالة اسمية. يتم فصل عرض تسجيل الخطاب (عادة في شكل ضمير المفرد الثالث) عن اللقب بشرطة.
اعتمادًا على نوع الاجتماع وحالة هيئة الزمالة ، يتم تحديد شكل المحضر. يمكن أن يكون قصيرًا أو كاملًا أو حرفيًا. تختلف أشكال المحاضر عن بعضها البعض فقط في اكتمال تغطية مسار الاجتماع ، ولا توجد اختلافات في التصميم.
بروتوكول موجز - وثيقة تسجل الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يتم الاحتفاظ بهذه المحاضر ، كقاعدة عامة ، فقط في الحالات التي يكون فيها الاجتماع مختزلاً أو عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية. وفقًا لمثل هذا البروتوكول ، من المستحيل تقديم مسار مناقشة القضية ، والآراء المعبر عنها ، والتعليقات ، وعملية تطوير الجزء الإداري من البروتوكول ، أي قرار الإدارة.
الخامس بروتوكول كاملليس فقط الموضوعات التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين يتم تسجيلها ، ولكن يتم أيضًا تسجيل محتوى التقارير والخطابات للمشاركين في الاجتماع ، وجميع الآراء التي تم التعبير عنها ، والأسئلة والملاحظات التي تم التعبير عنها ، والملاحظات ، والمواقف التي يتم نقلها. . يسمح المحضر الكامل بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع.
بروتوكول حرفييتم تجميعها على أساس المحضر الحرفي للاجتماع (نسخة) وتنقل حرفياً عملية مناقشة كل قضية واتخاذ قرار بشأنها. بعد الجزء التمهيدي ، يتم تدوين محضر "الاجتماع تم اختزاله" في مثل هذه المحاضر. النص هو ملحق إلزامي للمحضر.
يتم إعداد المحاضر على أساس التسجيلات المكتوبة بخط اليد أو الحرفية أو الشريطية التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماع. يحتفظ السكرتير بملاحظات مكتوبة بخط اليد ؛ وتعتمد جودة البروتوكول على مؤهلاته. في هذه الحالة ، مطلوب القدرة على فهم جوهر القضايا التي تمت مناقشتها والقدرة على تدوينها بدقة. هذه الملاحظات هي مواد مسودة لمزيد من التسجيل للبروتوكول. في بعض الحالات ، يقوم المتحدثون في الاجتماع بإعطاء السكرتير ملاحظات (ملخصات) من خطاباتهم ، والتي يتم تضمينها بعد ذلك في نص المحضر. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان ، يجب على السكرتير أن يعتمد فقط على مهاراته الخاصة في الاختزال وتدوين الملاحظات والاختزال. بعد الاجتماع ، تتم إعادة طباعة ملاحظات السكرتير وتحريرها وصياغتها كوثيقة رسمية. مدة إعداد البروتوكول محددة حاليًا بثلاثة أيام.
بروتوكول- وثيقة يسجلون فيها مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات.
توثق البروتوكولات أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة ، مثل كليات اللجان والوزارات ، والهيئات الحكومية البلدية ، وكذلك العلماء والمجالس الفنية والمنهجية. باستثناء ما سبق ، يمكن أيضًا تسجيل الاجتماعات التي يعقدها رؤساء الأقسام الهيكلية ونواب المديرين العامين والمديرين.
من الشائع وضع محاضر لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (مؤتمرات ، اجتماعات ، ندوات ، إلخ).
يتم وضع المحضر من قبل السكرتير على أساس الملاحظات التي احتفظ بها في الاجتماع. يمكن أن تكون هذه ملاحظات قصيرة أو نصوص أو تسجيلات الإملاء. تجدر الإشارة إلى أنه من أجل إعداد البروتوكول ، يقوم السكرتير بجمع أطروحات التقارير والخطب ومشاريع القرارات قبل الاجتماع.
بروتوكول صدر في نموذج مشترك.
سيكون عنوان البروتوكول اسم الهيئة الجماعية أو نوع الاجتماع... على سبيل المثال ، بروتوكول (ماذا؟) لاجتماع المجلس التربوي ؛ اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية ، إلخ.
سيكون تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع (يتم عادةً وضع المحضر بعد الاجتماع). إذا استمر الاجتماع عدة أيام ، فإن تاريخ المحضر يتضمن تاريخي البدء والانتهاء.
على سبيل المثال: 21 — 24.07.2009 .
سيكون رقم (فهرس) المحضر هو الرقم الترتيبي للاجتماع خلال السنة التقويمية أو مدة ولاية الهيئة الجماعية.
لاحظ أن نص البروتوكوليشمل الأجزاء التالية:
في الجزء التمهيدي من المحضر ، بعد العنوان ، يتم إعطاء الأسماء والأحرف الأولى من اسم الرئيس وسكرتير الاجتماع. في سطر جديد بعد كلمة " حضرها»بالترتيب الأبجدي ، اذكر أسماء المسؤولين الحاضرين في الاجتماع وأحرفهم الأولى.
إذا كان هناك أشخاص من منظمات أخرى في الاجتماع ، فبعد كلمة "حضر" ، كلمة " مدعو»ويشار إلى قائمة الأشخاص المدعوين ، وفي هذه الحالة يشار إلى منصب واسم المنظمة قبل كل لقب.
في الجزء التمهيدي من البروتوكول يشار إلى جدول الأعمال.
ويتكون من قائمة من الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، ويحدد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المتحدثين). علما أن كل قضية على جدول الأعمال مرقمة بالأرقام العربية ، وقد تمت صياغتها باستخدام حروف الجر "O " أو عن". على سبيل المثال: "بشأن الموافقة على البرامج التعليمية" ؛ "على تلخيص نتائج العام الدراسي".
لكل بند يتم تعيين مقرر (المسؤول الذي أعد هذا العدد).
في تسلسل مع سلسلة من القضايا في جدول الأعمال ، يتم وضع نص الجزء الرئيسي من البروتوكول - يجب أن يحتوي على العديد من الأقسام مثل العناصر المدرجة في جدول الأعمال.
بناءً على كل ما سبق ، توصلنا إلى استنتاج مفاده أن جزء الرأس من البروتوكول يتم تنسيقه دائمًا بنفس الطريقة. لكن يمكن تقديم نص البروتوكول في أشكال مختلفة: قصير أو كامل.
بروتوكول موجز- يحدد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. غالبًا ما يتم الاحتفاظ بمثل هذه المحاضر في الحالات التي يكون فيها الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية (انظر الشكل 3.3.)
يجدر القول - بروتوكول كامل- يحتوي على معلومات ليس فقط حول القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات التي تم اتخاذها وأسماء المتحدثين ، ولكن أيضًا سجلات مفصلة بشكل كافٍ تنقل محتوى تقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء التي تم التعبير عنها والأسئلة والملاحظات ، ملاحظات ، مواقف. يجدر القول - يسمح لك البروتوكول الكامل بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع (انظر الشكل 3.4)
الشكل رقم 3.3. مثال على بروتوكول قصير
عند استخدام أي شكل من أشكال المحاضر ، سيتم تقسيم النص إلى العديد من الأقسام مثل العناصر الموجودة في جدول الأعمال.
تجدر الإشارة إلى أن كل قسم يتكون من ثلاثة أجزاء.: "سمع" ، "تكلم" ، "تقرر" ("تقرر") ، والتي تتم طباعتها من الهامش الأيسر بأحرف كبيرة. يسمح لك هذا التصميم بتسليط الضوء في النص على خطاب المتحدث الرئيسي ، والمشاركين في مناقشة القضية والجزء التشغيلي الذي يتم فيه صياغة القرار.
في الجزء " استمع»نص الخطاب مذكور. في بداية النص على السطر الجديد ، في الحالة الاسمية ، حدد اسم عائلة المتحدث. يتم فصل تسجيل الأداء عن اللقب بشرطة. يتم تقديم الخطاب بضمير الغائب بصيغة المفرد. يُسمح بالإشارة بدلاً من تسجيل الخطاب بعد اللقب ("تم إرفاق تسجيل الخطاب" ، "لاحظ أن نص المحضر مرفق")
في الحالة الأخيرة ، تصبح التقارير ملحقًا للبروتوكول.
في الجزء " تحدث»بسطر جديد في الحالة الاسمية ، حدد اسم عائلة المتحدث وبعد شرطة ، نص الخطاب أو السؤال (إذا تم طرحه على المتحدث أثناء الخطاب)
في الجزء " تم حلها"(" تقرر ") تعكس القرار المتخذ بشأن القضية قيد المناقشة. لاحظ أن نص المنطوق مطبوع بالكامل بأي شكل من أشكال البروتوكول.
لاحظ أنه تتم طباعة نص البروتوكول بأكمله بمسافة 1.5 سطر.
يتم تحرير المحضر من قبل سكرتير الاجتماع. يوقع البروتوكول من قبل السكرتير ويقدم إلى الرئيس للتوقيع عليه خلال 3 (ثلاثة) أيام عمل بعد الاجتماع.
يتم فصل التواقيع عن النص بمسافة 3 أسطر. تتم طباعة عنوان المركز من حد الهامش الأيسر ، ويقتصر الحرف الأخير في الاسم الأخير على الهامش الأيمن.
في اليوم الذي يوقع فيه الرئيس على البروتوكول ، يجب أن يتم تسجيله.
مقتطف من المحضر هو نسخة طبق الأصل من جزء نص المحضر الأصلي ، والذي يتعلق بالمسألة المدرجة في جدول الأعمال والتي يتم إعداد المقتطف من أجلها. ينسخ المقتطف جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف من أجله ، والنص الذي يعكس مناقشة القضية والقرار المتخذ. يتم التوقيع على مقتطف من المحضر فقط من قبل السكرتير ، كما أنه يصادق عليه. نقش الشهادة مكتوب بخط اليد ، ويتكون من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على النسخة (المقتطف) ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى من الاسم والتاريخ (انظر الشكل 3.5)
في بعض الأحيان ، تحل مقتطفات من المحضر محل مثل هذا المستند الإداري كقرار. في هذه الحالة ، يعمل المقتطف كأداة لإيصال القرارات المتخذة إلى المنفذين. في هذه الحالة ، يرسل سكرتير ، على سبيل المثال ، مجلس إدارة شركة مساهمة ، في موعد لا يتجاوز يومين (يومين) بعد التوقيع على محضر الاجتماع ، مقتطفات من المحضر حول بعض القضايا إلى المنفذين المسؤولين. يتم التوقيع على البيانات من قبل السكرتير.
المقتطفات من البروتوكولات المرسلة إلى منظمة أخرى تخضع لشهادة إلزامية مع ختم.
يتم تحرير نسخ أصلية من المحضر من قبل السكرتير في القضية حسب نوع الاجتماعات. على سبيل المثال ، "محاضر الاجتماعات العامة" ، "محاضر اجتماعات مجلس الإدارة" ، "محاضر الاجتماعات مع المدير" ، إلخ. داخل الحالة ، يتم تنظيم البروتوكولات من خلال الأرقام والتسلسل الزمني. يتم تشكيل القضايا خلال السنة التقويمية.
