في الآونة الأخيرة ، أصبحت إدارة المستندات الإلكترونية كأحد أدوات التحول الرقمي للمؤسسات على شفاه الجميع. بدأت معظم المنظمات بالفعل في استخدام إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة ، وليس فقط مع الوكالات الحكومية ، أو تخطط للبدء في القيام بذلك في المستقبل القريب. لسوء الحظ ، لا يزال هناك بعض الالتباس في فهم ماهية التبادل الإلكتروني للبيانات بين الأطراف المقابلة ، ولهذا السبب نود أن نشرح هذه الظاهرة بلغة واضحة ويمكن الوصول إليها حتى تتاح لك الفرصة لاتخاذ قرار مستنير.
ما هي فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات مع الأطراف المقابلة؟
يقوم كل متخصص في الإدارة المالية يوميًا بإنشاء أو إعداد المستندات مع السلطات الضريبية أو صندوق المعاشات التقاعدية لروسيا أو الوكالات الحكومية الأخرى ، وكذلك مع الشركاء التجاريين. يتزايد باستمرار عدد المستندات التي تم إنشاؤها في شكل ورقي ولا يستلزم فقط تكاليف إضافية للورق و مواد مستهلكةللطباعة ، ولكن أيضًا تكاليف الحفاظ على المحفوظات ، حيث يجب تخزين الأوراق لفترة طويلة ، والتي يتم تنظيمها بدقة ووضوح شديد التشريعات الحاليةبلادنا. بالإضافة إلى ذلك ، يتم قضاء الكثير من الوقت في إنشاء المستندات وطباعتها وإرسالها إلى الأطراف المقابلة - وهذا يقلل من الكفاءة العامة للمحاسبة. لحل هذه المشكلة ، نقدم للشركات الحديثة التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة.
إذا كنت تقوم بالفعل بأتمتة عمليات عملك ، على سبيل المثال ، من خلال العمل في برنامج VLIS لإعداد التقارير الإلكترونية ، والذي يمكنه تحسين كل ما يتعلق بإعداد وإنشاء تقارير متنوعة لمعظم السلطات الإشرافية ، فيجب أن يكون سير العمل هو التالي على المسار من الرقمنة. يمكنك أتمتة تبادل الوثائق الداخلية والخارجية. علاوة على ذلك ، فإن التبادل الإلكتروني للبيانات الخارجية هو الذي يصنع العجائب ويسمح للمنظمات بالوصول إلى ارتفاعات غير مسبوقة!
دعنا نوضح ما يعنيه التبادل الإلكتروني للبيانات مع الأطراف المقابلة بأمثلة محددة. الانتهاء من كل اقتصادي عملية المحاسبةهو فعل الأداء. يجب على المحاسب طباعتها وإرسالها إلى الطرف المقابل للتوقيع. بعد ذلك ، يجب الاحتفاظ بالمستند وتخزينه في الأرشيف. كل هذا يستغرق وقتًا طويلاً وهو غير فعال بشكل عام عندما يكون من الممكن القيام به إلكترونيًا. لكن مثل هذا المثال يوضح بوضوح كيف أن عمليات التفاعل الخارجي للمنظمات الحديثة مع نظرائها غير مؤتمتة. على المرء فقط أن يتخيل كيف سيتم تحسين تكاليف المواد والوقت بعد أتمتة هذه الإجراءات الأولية من خلال إدخال إدارة المستندات الإلكترونية. على سبيل المثال ، إرسال مظروف إلى مدينة أخرى يكلف حوالي 50-60 روبل ويستمر من 4 إلى 7 أيام. للقيام بذلك في نظام إدارة المستندات (على سبيل المثال ، في SBIS Electronic Document Management) ، لن تنفق أكثر من 9 روبل ، وستستغرق العملية نفسها بضع ثوانٍ. بعد النقر على زر "إرسال" على الفور تقريبًا ، سيستلم الطرف المقابل نسخته وسيكون قادرًا على اتخاذ الإجراءات المطلوبة منه. إن الأثر الاقتصادي لإدخال التبادل الإلكتروني للبيانات ملحوظ للغاية ، خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة التي تجري عددًا من المعاملات يوميًا مع شركائها في العمل.
ميزات تنظيم التبادل الإلكتروني للبيانات مع الأطراف المقابلة
يهتم الكثيرون بسؤال منطقي تمامًا - كيف تتحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة؟ كيف بالضبط ينبغي تنظيم هذه العملية؟ بشكل عام ، هناك خياران لتطوير الأحداث في هذا الاتجاه:
بالطبع ، الخيار الأول هو الأفضل كثيرًا ، لأنه يسمح لك بتحسين العديد من المهام في مجال سير العمل الداخلي والخارجي.
من السهل جدًا معرفة ما إذا كان بإمكانك البدء في العمل مع طرف أو طرف آخر. في أغلب الأحيان ، مباشرة في البرنامج الذي تستخدمه ، في البطاقة التي تحتوي على معلومات حول الشركة ، يمكنك العثور على معلومات حول حالتها. على سبيل المثال ، سيشير VLSI إلى:
EDO: كيف تدعو الطرف المقابل؟
إذا كان الطرف المقابل الذي تتفاعل معه كثيرًا لا يستخدم التبادل الإلكتروني للبيانات ولم يتلق دعوة لاستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات ، فأنت تدعوه للانضمام مباشرة إلى النظام. للقيام بذلك ، ابحث عنه في دليل المؤسسات ، وتحقق من الحالة ، وتأكد من أن الشركة غير متصلة بـ VLSI ، وانقر على أيقونة الطائرة ، وسيقوم النظام بإرسال دعوة إليه.
على أي حال ، حتى إذا قمت بإرسال المستند إلى الطرف المقابل ، ولم يكن متصلاً بـ EDI ، فسيتلقى بالتأكيد رسالة بريد إلكتروني تفيد بأنك قد أرسلت إليه رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تعليمات حول كيفية الوصول إليه. على أي حال ، يمكنك التأكد تمامًا من أن وثيقتك ستصل بالتأكيد إلى المرسل إليه.
هل لديك اسئلة؟ اسألهم إلى مستشارينا!
نائب المدير العام لشركة Taxcom LLC
الغالبية العظمى من المحاسبين يستخدمون برامج الكمبيوتر المتخصصة ، ويقدمون تقارير إلكترونية إلى مكتب الضرائب والصناديق. فلماذا لا تتواصل "إلكترونيًا" مع نظرائك؟ لماذا تطبع رزمًا من الورق بينما يمكنك إنشاء المستندات الإلكترونية وتخزينها؟ تم إخبارنا بكيفية القيام بذلك من قبل شركة تقدم خدمات إدارة المستندات الإلكترونية.
إيغور فلاديميروفيتش ، من فضلك قل لنا ما هو - إدارة الوثائق الإلكترونية؟
إ. موراشكينتسيف: إدارة المستندات الإلكترونية- هذه طريقة لتنظيم العمل بالوثائق ، حيث يتم تشكيل الجزء الأكبر من أصولها في شكل إلكتروني ، دون استخدام الورق. يرجى ملاحظة أنه مع سير العمل هذا في شكل إلكتروني ، يتم إنشاء النسخ الأصلية ، وليس فقط النسخ الإلكترونية من المستندات الورقية. يمكن تجميع المستندات الإلكترونية وفقًا للصيغ المعتمدة في معظم برامج المحاسبة. ولكن من أجل أن يكون المستند الإلكتروني مهمًا من الناحية القانونية ، يجب ألا يمتثل فقط للتنسيقات المعتمدة وأن يكون لديه التفاصيل المطلوبة ، ولكن يجب أن يتم توقيعه أيضًا بتوقيع إلكتروني.
بعد إنشاء مستند ، يمكنك التوقيع عليه فورًا بتوقيع إلكتروني في العديد من برامج المحاسبة ، ولكن ليس في جميعها.
إذا تم إرسال مستند إلكتروني إلى الطرف المقابل ، فيجب إرساله وفقًا لإجراءات تبادل المستندات الإلكترونية.
وما هو هذا الإجراء لتبادل المستندات الإلكترونية؟ ما هي أنواع التوقيعات الإلكترونية التي يجب أن يتم التوقيع عليها في الوثيقة الإلكترونية؟
نحن ممتنون للموضوع المقترح للمقابلة مع كبير المحاسبين بشركة ذات مسؤولية محدودة "شركة" ANIS-98 "" أولغا فلاديميروفنا سالتيكوفا ،موسكو.
إ. موراشكينتسيف:بالنسبة إلى المستندات المختلفة ، سيكون هذا الترتيب مختلفًا. هناك متطلبات خاصة وأكثر صرامة للفواتير الإلكترونية. يجب توقيعها بتوقيع إلكتروني مؤهل محسن وإرسالها من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية أ أجل الموافقة. قرار من وزارة المالية مؤرخ في 25 أبريل 2011 برقم 50 ن.
التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز هو تناظرية لختم المنظمة إلى جانب توقيع الشخص المسؤول. مرفق شهادة مفتاح تحقق مؤهل. يمكن فقط لمراكز الشهادات المعتمدة إصدار مثل هذه التوقيعات الإلكترونية. قانون 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ. المستندات التي تم توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني بموجب قانون EDS القديم ، والذي لن يكون صالحًا بعد الآن القانون المؤرخ 10 يناير 2002 رقم 1-FZتعتبر موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل محسن.
في بعض الصناعات ، على سبيل المثال ، في صناعة المجوهرات ، من المستحسن النقل من خلال المشغل ليس فقط الخارجية ، ولكن أيضًا بعض المستندات الداخلية للمؤسسة. لا تحتاج المستندات الداخلية عادةً إلى التوقيع بتوقيع مؤهل محسن. وفقًا لقرار المنظمة نفسها ، قد يكون هناك ما يكفي من الدعم غير الماهر أو حتى البسيط التوقيع الإلكتروني.
يتم أيضًا إصدار التواقيع المحسنة غير المؤهلة من قبل سلطات إصدار الشهادات ، ويمكن أن تكون أرخص من التواقيع المؤهلة. التوقيع البسيط هو رمز أو كلمة مرور تسمح لك بتحديد منشئ المستند. يمكن عمل هذا التوقيع باستخدام برنامج الحاسب، وسيتطلب مصاريف أقل من الحصول على توقيع محسن.
يمكن إرسال المستندات الخارجية ، باستثناء الفواتير ، إلى الأطراف المقابلة عن طريق البريد الإلكتروني البسيط. باتفاق الطرفين ، يمكن توقيعها إما بتوقيع إلكتروني مؤهل محسّن أو محسّن غير مؤهل. لكن استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية الخاص أكثر ملاءمة ، حيث يتيح لك تلقي إشعار على الفور بأن شريكك قد تلقى المستند. ويمكنه ، بدوره ، التوقيع عليه فورًا وإرساله إليك.
ما هي أفضل طريقة لبدء تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية؟
إ. موراشكينتسيف:عادة ، تقرر الشركات التي لديها العديد من الأطراف المقابلة وكمية كبيرة من تدفق المستندات الخارجية التحول إلى استخدام المستندات الإلكترونية. نظرًا لأن تبادل المستندات الإلكترونية ، ولا سيما الفواتير ، لا يمكن إلا بالاتفاق المتبادل بين الأطراف الفقرة 1 من الفن. 169 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فأنت بحاجة أولاً إلى مناقشة إمكانية التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع نظرائك المنتظمين. ثم يجب عليك اختيار مشغل إدارة المستندات الإلكترونية وإبرام اتفاق معه. يتم نشر قائمة مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المدرجين في Trust Network of the Federal Tax Service الموقع الإلكتروني لدائرة الضرائب الفيدرالية .
ما هي المعايير التي يجب الاسترشاد بها عند اختيار عامل التشغيل؟
إ. موراشكينتسيف:كقاعدة عامة ، يتيح مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية تبادل المستندات الإلكترونية مع العديد من الأطراف المقابلة في وضع الاختبار. أثناء هذه "العملية التجريبية" ، ستتمكن من فهم الواجهة الأكثر ملاءمة لك وما إذا كان من السهل دمج برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام سير عمل المشغل.
كلما زادت صعوبة الجمع بين برنامج محاسبة ونظام إلكتروني لإدارة المستندات ، ارتفعت تكلفة تنفيذ النظام. انتبه إلى سعر إرسال المستندات الإلكترونية. عادةً ما يتم دفع رسوم إعادة التوجيه بنفس الطريقة المتبعة في اتصالات الهاتف المحمول: يدفع "المتصل" ، أي مرسل المستند الإلكتروني. غالبًا ما يلزم إرسال المستندات الإلكترونية كمجموعة. في هذه الحالة ، قد يتم فرض رسوم على إرسال حزمة من المستندات ، على سبيل المثال ، فاتورة وشهادة إتمام أو فاتورة.
هل من الضروري إبرام اتفاقية في نفس الوقت مع مركز إصدار الشهادات - منظمة تصدر التوقيعات الإلكترونية؟
إ. موراشكينتسيف:هذا أمر لا بد منه لسير العمل الخارجي. يجب أن يزود مركز الشهادات جميع المشاركين في تدفق المستندات بالتوقيعات الإلكترونية. الشركات التي تقدم التقارير إلكترونيا قد أبرمت بالفعل مثل هذه الاتفاقات. إذا كنت تستخدم سير العمل الداخلي فقط ، فهذا يعتمد على رغبتك. يمكن توقيع المستندات الداخلية بتوقيع إلكتروني بسيط ، وفي هذه الحالة لا يلزم إبرام اتفاقية مع سلطة إصدار الشهادات.
يمكن للمقاولين استخدامها أنظمة مختلفةإدارة المستندات الإلكترونية؟ أو هل يمكنك استلام المستندات فقط إذا أرسلها شريكك من خلال نفس المشغل؟
إ. موراشكينتسيف:الآن بين المشغلين ، للأسف ، لا يوجد تجوال داخلي حتى الآن. لذلك ، لتلقي المستندات ، تحتاج إلى الاتصال بنفس المشغل الذي تتصل به الشركة التي ترسل المستندات. لذلك إذا كان الأطراف المقابلة الخاصة بك تعمل من خلال مشغلين مختلفين ، من أجل تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة ، فسيتعين عليك إبرام اتفاقية مع كل من المشغلين.
نأمل أن يعمل التجوال خلال هذا العام وبعد ذلك سيكون من الممكن قبول المستندات المرسلة من خلال مشغلين آخرين.
هل من الضروري وصف استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية بشكل منفصل في العقود مع الأطراف المقابلة؟
إ. موراشكينتسيف:لا ، هذا غير مطلوب. يكفي تبادل رسائل البريد الإلكتروني العادية (قد لا تكون معتمدة بالتوقيعات الإلكترونية) أو الرسائل الورقية عن طريق الفاكس ، حيث يتم تأكيد الموافقة على استخدام المستندات الإلكترونية. كتاب وزارة المالية بتاريخ 01.08.2011 رقم 03-07-09 / 26. أو ، على سبيل المثال ، يمكن لأحد الطرفين دعوة الآخر من خلال عامل الهاتف الخاص به ، كما يحدث عند دعوة "الأصدقاء" على الشبكات الاجتماعية ، ويمكن للطرف الآخر قبول هذه الدعوة. ومع ذلك ، إذا كان الطرف المقابل لا يريد استلام المستندات إلكترونيًا ، فسيتعين عليك الاستمرار في إرسال المستندات الورقية إليه.
حسنًا ، اتفقنا مع الشركاء ، واخترنا مشغلًا أو حتى عدة مشغلين. ما العمل التالي؟
إ. موراشكينتسيف:نحتاج الآن إلى تكييف العمليات التجارية في الشركة لإدخال إدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع الأطراف المقابلة:
تطوير واعتماد إجراءات إدارة المستندات الإلكترونية ؛
إسناد المسؤولية عن صيانتها ؛
تنظيم أرشيف إلكتروني للوثائق المستلمة والمرسلة ؛
أن تحدد في السياسة المحاسبية قواعد إنشاء المستندات الإلكترونية واستلامها وتخزينها ، وتعيين المسؤولين عن تكوين وتوقيع المستندات الإلكترونية.يجب تزويد كل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية بتوقيع إلكتروني ، لأنه لا يمكنك نقل توقيعك إلى أشخاص آخرين.
هل أحتاج إلى طباعة وتخزين المستندات الإلكترونية في شكل ورقي؟
إ. موراشكينتسيف:لا ، هذا ليس ضروريًا ، على الرغم من أن الكثير من الناس يستمرون في القيام بذلك بالطريقة القديمة. يتم تخزين جميع المستندات الإلكترونية المرسلة والمستلمة في أرشيف إلكتروني. ويجب تنظيم أرشيفك الإلكتروني بطريقة ، إذا لزم الأمر ، على سبيل المثال ، بناءً على طلب مفتشية الضرائب ، يمكنك العثور بسرعة على المستندات المطلوبة وإرسالها إلى هيئة التفتيش في شكل إلكتروني ، حيث يتم الآن إرسال التقارير الإلكترونية .
وإذا طلب مكتب الضرائب أو المدقق نسخة ورقية من المستند الإلكتروني ، فهل يتبين أن هذه نسخة من المستند الإلكتروني وأن المستند الإلكتروني موقّع من الأطراف؟
إ. موراشكينتسيف:يمكن طباعة مستند إلكتروني والحصول على نسخة ورقية. ستتم طباعة هذه النسخة تلقائيًا على أنها نسخة ورقية من مستند إلكتروني ، وأن الأصل تم توقيعه بالتوقيعات الإلكترونية للأطراف. يمكن استخدام النسخة الورقية ، إذا تم تنفيذها بشكل صحيح ، أي مصدقة من توقيع وختم المنظمة أو موثقة ، بنفس طريقة استخدام نسخة من المستند الأصلي الورقي.
هل يمكن إنشاء جميع المستندات إلكترونيًا؟
إ. موراشكينتسيف:يمكن إنشاء المستندات في شكل ورقي وإلكتروني. إذا تم توقيع مستند إلكتروني بتوقيع إلكتروني مؤهل ، فإنه يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بيد الشخص. الفقرة 5 من الفن. 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ؛ الفقرة 1 من الفن. 6 من قانون 06.04.2011 رقم 63-FZ. بالنسبة للفاتورة وفاتورة TORG-12 وعمل العمل المنجز ، تمت الموافقة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية التنسيقات الإلكترونية. يمكن إنشاء مستندات أخرى بأي تنسيق ، مثل نص أو pdf.
لكن هناك وثيقة يجب وضعها على الورق. هذا هو بوليصة الشحن. لا يزال من غير الممكن ضمان إمكانية قراءتها الإلكترونية في العبور.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أيضًا إعداد المستندات التي تنظم العلاقة بين صاحب العمل والموظف ، على سبيل المثال ، طلب التوظيف ، وعقد العمل ، في شكل ورقي.
ما هي متطلبات المعدات لأجهزة الكمبيوتر المتصلة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟
إ. موراشكينتسيف:نفس الشيء بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر التي يتم من خلالها إرسال التقارير الإلكترونية إلى مكتب الضرائب والسلطات التنظيمية الأخرى. يجب أن يكون لكل مكان عمل متصل بنظام إدارة المستندات الإلكترونية قناة إنترنت مستقرة ويجب تثبيت برنامج Crypto-Pro أو برنامج آخر مشابه للعمل باستخدام المفاتيح الإلكترونية.
ما هي المخاطر التي يمكن أن تنشأ عند إنشاء وإرسال المستندات الإلكترونية وكيفية تجنبها؟
إ. موراشكينتسيف:لا توجد مخاطر جسيمة في رأيي. الشيء الوحيد هو أنه عليك توخي الحذر الشديد ، والقيام بكل شيء في الوقت المحدد وتجنب الأخطاء في المستندات الإلكترونية ، وخاصة في الفواتير. قواعد إصدار وإرسال الفواتير صارمة للغاية. ولتصحيح خطأ في الفاتورة المرسلة ، يجب إعادة إرسال الفاتورة المصححة.
ومع ذلك ، لا يمكنك إرسال فاتورة جديدة بأثر رجعي بتاريخ مضى بالفعل.
يحدث الترقيم المستمر للفواتير في برنامج المحاسبة. ولا يهم ما إذا كنت ترسل فواتير في شكل ورقي أو إلكتروني وما إذا كنت تستخدم خدمات مشغل واحد أو أكثر.
ما هي التكلفة التقريبية لإرسال واستلام مستند إلكتروني؟
إ. موراشكينتسيف:يتم تشكيل سعر ثابت في السوق لهذه الخدمات. اليوم يمكن أن يكون من 1 إلى 5 روبل. لإرسال مستند إلكتروني واحد. بالإضافة إلى ذلك ، وضع بعض المشغلين رسوم اشتراك. استلام المستندات الإلكترونية ، كقاعدة عامة ، مجاني.
على أي حال ، فهو أرخص من إرسال المستندات بالبريد العادي ، خاصة عبر مسافات طويلة. بالإضافة إلى تقليل تكلفة طباعة المستندات الورقية وتخزينها.
وفقًا لاستعراضات الشركات التي بدأت في إدخال إدارة المستندات الإلكترونية ، يمكن أن يكون التوفير عند التبديل إلى تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة في شكل إلكتروني حوالي 2 ٪ من إجمالي مبيعات الشركة.
سيكون من الأفضل للمؤسسات الدخول في اتفاقية بشأن تبادل المستندات الإلكترونية ، والتي ستحدد شكل إدارة المستندات الإلكترونية بين الشركات. ما هي بنود الاتفاقية التي ستساعد المنظمات على تجنب ادعاءات المفتشين الواردة في المقالة في الإجابة الكاملة.
المنطق
ما هو مهم أن تنعكس في الاتفاق على التبادل الإلكتروني للوثائق من أجل تجنب الخسائر الضريبية
إيكاترينا شيستاكوفا ، المدير العام لشركة Actual Management LLC ، دكتوراه. قانوني علوم
ديفيد أوكوليلوف ، مستشار الخدمة المدنية للدولة في الاتحاد الروسي ، الدرجة الثالثة
بالنسبة للتبادل الإلكتروني "الأساسي" ، يلزم الحصول على موافقة الطرفين
لن يكون من الممكن تبادل الفواتير دون اتفاق مع التبادل الإلكتروني للبيانات
من الضروري الموافقة مسبقًا على استخدام توقيع بسيط
معالآن يتحول المزيد والمزيد من الشركات إلى إدارة المستندات الإلكترونية ليس فقط من خلال الفحص ، ولكن أيضًا مع المقاولين (اقرأ المزيد أدناه). ومع ذلك ، على عكس تبادل المعلومات مع السلطات الضريبية ، لا تتم الموافقة قانونًا على إجراءات إعداد اتفاقية التبادل الإلكتروني للوثائق بين الشركات والموافقة عليها وتوقيعها.
اقرأ على E.RNK.RU
المزيد من الأشياء المفيدة
لقد قمنا بتطوير نموذج اتفاقية لتبادل المستندات الإلكترونية (يشار إليها فيما يلي باسم الاتفاقية) ، والتي حددنا فيها تنسيق إدارة المستندات الإلكترونية بين الشركات (انظر النموذج أدناه). دعونا نفكر في بنود مثل هذه الاتفاقية التي ستساعد الشركة على تجنب ادعاءات المفتشين. *
1. إن تحديد شكل الاتفاقية في السياسة المحاسبية يبرر حق الشركة في تبادل الأوراق بشكل إلكتروني
ترتبط إدارة المستندات الإلكترونية بإدارة المستندات الداخلية للشركة والمحاسبة وإعداد التقارير. في المقابل ، يجب الموافقة على مجموع طرق المحاسبة في السياسة المحاسبية (المادة 8 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ، من الآن فصاعدًا - القانون رقم 402-FZ).
لذلك ، إذا قررت شركة ما تقديم إدارة المستندات الإلكترونية ونظام التقارير الإلكترونية ، فيجب أن ينعكس هذا النظام في السياسة المحاسبية. في الوقت نفسه ، من المهم إصلاح:
- حجم إدارة الوثائق الإلكترونية ؛
- أشكال الوثائق الإلكترونية.
- إجراء تخزين التقارير الإلكترونية ؛
- الحالات التي تقوم فيها الشركة بدلاً من المستندات الإلكترونية بإعداد المستندات على الورق.
2. سيتم توضيح إشارة إلى طريقة التبادل الإلكتروني عند التعامل مع الأطراف المقابلة
يتم تحديد ترتيب وطريقة إدارة المستندات الإلكترونية للشركة بشكل مستقل. من المهم مراعاة فرقتين رئيسيتين.
أولاً ، يجب أن تحدد الاتفاقية ما إذا كانت المستندات الإلكترونية مكررة على الورق. على سبيل المثال ، ترسل الشركة TTN إلى الطرف المقابل في شكل إلكتروني ، ثم ترسل بعد مرور بعض الوقت نفس المستند في شكل ورقي (على سبيل المثال ، إذا لم يستلم الطرف المقابل المستند الإلكتروني). *
تجدر الإشارة إلى أن مثل هذا الإجراء الخاص بمعالجة المستندات يتم توفيره حاليًا للفواتير (البند 4 من قواعد الاحتفاظ بمجلة الفواتير المستلمة والصادرة المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي في ديسمبر 26 ، 2011 رقم 1137 "في نماذج وقواعد استكمال (صيانة) المستندات المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة").
ثانيًا ، يُنصح بالإشارة في الاتفاقية إلى ما إذا كانت الشركات تتبادل المستندات الإلكترونية مباشرةً (باستخدام برامج متخصصة أو عملاء بريد عادي) أو تتضمن مشغلًا لإدارة المستندات الإلكترونية (اقرأ المزيد أدناه). *
اقرأ على E.RNK.RU
كيفية صرف الفواتير الكترونيا
تنظم وزارة المالية الروسية بشكل صارم إجراءات التبادل الإلكتروني للفواتير (الأمر رقم 50n بتاريخ 25 أبريل 2011) ، حيث تم وصف الإجراء بأكمله في 23 فقرة. ومع ذلك ، فإن تبادل الفواتير الإلكترونية ليس بالأمر الصعب الذي قد يبدو للوهلة الأولى.
وفقًا لوزارة المالية الروسية ، من الممكن تأكيد حقيقة معاملة تجارية للأغراض الضريبية من خلال مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني مؤهل محسن. يمكن اعتبار الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو محسّن غير مؤهل بمثابة تماثل لمستند مع توقيع خطي مثبت على الورق ، فقط في الحالة التي ينص عليها القانون (خطاب بتاريخ 12.04.13 رقم 03-03-07 / 12250) .
اتضح أن الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو محسن غير مؤهل لن تؤكد نفقات الشركة (خطابات وزارة المالية الروسية بتاريخ 01.23.13 رقم 03-03-06 / 1/24 ، بتاريخ 12.25.12 لا. .20.12.12 رقم 03-03-06 / 1/710).
- بوليصة الشحن على شكل رقم TORG-12 ؛
- وثيقة قبول وتسليم الأعمال (الخدمات).
بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أن تتذكر أنه لا يمكن للشركات تبادل الفواتير إلا من خلال إشراك مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. لذلك ، إذا لم يكن لدى المنظمة اتفاقية مقابلة ، فمن المستحسن استبعاد الفواتير من قائمة المستندات الإلكترونية.
5. الإشارة إلى الترتيب الذي يتم تخزين المستندات الإلكترونية به سيحميها من التلف المبكر
لا يختلف إجراء تخزين المستندات الإلكترونية عن إجراء تخزين المستندات على الورق. لذلك ، يجب تخزين الفواتير الإلكترونية للفترة المخصصة لتخزين المستندات الورقية (البند 1.13 من إجراءات إصدار الفواتير واستلامها في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني المعتمد بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن). أذكر ذلك للأغراض محاسبةيتم الاحتفاظ بالوثائق الأساسية لمدة خمس سنوات ، ولأغراض الضرائب - أربع سنوات.
ولكن في الممارسة العملية ، هناك مخاطر فقدان المستند (على سبيل المثال ، في حالة تعطل الكمبيوتر أو في حالة نشوب حريق). لذلك ، يُنصح بتحديد إجراءات الحصول على نسخ من المستندات من الطرف المقابل في الاتفاقية (انظر تعليق الخبير أدناه).
ما الذي يجب أن تفعله الشركة التي قررت التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية. ما هي خوارزمية الإجراءات ، من أين نبدأ؟
أول شيء يجب فعله هو التفكير في النتائج التي تريد الشركة الحصول عليها. يوجد حاليا نوعان من خطوط العمل. هذا هو تدفق المستندات B2G ، أي بين المؤسسات والوكالات الحكومية. و B2B ، أي تبادل الأوراق بين الشركات. أما بالنسبة إلى B2G ، فنحن نتحدث عن الاتصال بالجهات الحكومية اللازمة لـ هذه المؤسسةحسب طبيعة أنشطتها. في بلدنا ، تقوم جميع الشركات بإبلاغ مكتب الضرائب.
علاوة على ذلك ، يعتمد كل شيء على مجال النشاط - على سبيل المثال ، تتاجر إحدى الشركات في المنتجات الكحولية ، وتؤثر شركة أخرى أثناء الإنتاج ، بطريقة أو بأخرى بيئة، شركة ثالثة تعمل في مجال خدمات التأمين ، السوق أوراق قيمةإلخ. من الضروري النظر إلى ما تطلبه السلطات الأخرى للإبلاغ. بعد تحديد قائمة الأقسام التي سنقوم بالإبلاغ عنها ، نحتاج إلى النظر في المقترحات التي يمكن أن يقدمها مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. بناءً على ذلك ، تختار الشركة خطة التعريفة المناسبة. علاوة على ذلك ، يتم إبرام اتفاقية ، وإعداد العدد المطلوب من التوقيعات الإلكترونية ، وتثبيت البرامج اللازمة ، وعقد الندوات لتعليم كيفية العمل مع هذا البرنامج. هذا كل شيء - تدفق المستندات مع الوكالات الحكومية له مكان يجب أن يكون.
- أخبرنا المزيد عن B2B؟
هذا ، كما قلت ، هو النوع الثاني من تبادل الوثائق الرقمية. يتم تنظيمه بين كيانات الأعمال. كل هذا يتوقف على الشركة المحددة. بعض وصفة طبية عامةبداية إرسال المستندات غير موجودة هنا. هناك حالات تكون فيها المؤسسة ملزمة ببساطة بالتبديل إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع نظرائها فقط من أجل البقاء.
فيما يتعلق بدخول المعيار الجديد حيز التنفيذ اعتبارًا من 1 يناير 2014 ، سيحتاج جميع مستخدمي EDS ، دون استثناء ، إلى الاتصال بمركز اعتماد لاستبدال شهادات المفاتيح. حتى الآن ، يتم التعرف على جميع الأوراق الافتراضية الموقعة بشهادة صالحة كمستندات مصدق عليها بتوقيع إلكتروني مؤهل.
على سبيل المثال: بدأت إحدى شبكات التجارة الرئيسية مؤخرًا العمل مع مورديها ، حيث قامت بتبادل الأوراق الرقمية حصريًا. وبالتالي ، من أجل توفير منتجاته لهذه الشبكة ، يحتاج المزارع إلى التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية.
هل هناك أي فائدة من التحول إلى التبادل الإلكتروني للبيانات للشركات الصغيرة والمتوسطة؟ يبدو أنه في الوقت الحالي لا يمكن للرقمية أن تعود بفائدة حقيقية إلا على المؤسسات الكبيرة.
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، فإن الانتقال إلى التبادل الإلكتروني للبيانات ليس بالمهمة الفائقة الآن. لكن يمكنك أن تنظر إليه ، "تشعر به". سرعة سير العمل - ستكون هذه ميزة. لكن استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات لا يتعلق فقط بالعلاقات مع المقاولين. وهذا يشمل العلاقات مع الهيئات الحكومية ، وهنا سيضطر رجال الأعمال إلى التبديل ، ولا توجد خيارات.
جدا آخر نقطة مهمةشيء واحد يجب أن تتذكره الشركات الصغيرة والمتوسطة هو أن استخدام التوقيع الإلكتروني في الأسواق هو وسيلة لتوسيع الأعمال التجارية. في الفترة من 2014 إلى 2015 ، يجب وضع 15 بالمائة من طلبات الدولة بين الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يجري الآن عمل جاد لجذب هذه الشركات للوفاء بأمر الدولة. وهذه فرصة حقيقية لتوسيع نطاق عملك. من سيرفض الحصول على عقد بقيمة 100-200 ألف روبل مع ضمان الدفع؟
هل هناك فوائد للشركات الصغيرة عند الدفع مقابل خدمات إدارة المستندات الإلكترونية؟ بعد كل شيء ، لا تتحول العديد من المنظمات إلى التبادل الإلكتروني للبيانات بسبب الخوف من الرسوم الجمركية المرتفعة.
قدمت مثالاً في الندوة اليوم: 995 روبل - مجموعة كاملة من الخدمات لإدارة الوثائق مع الوكالات الحكومية. إذا قمت بحساب تكلفة السفر في موسكو بواسطة وسائل النقل العام عدة مرات في السنة في السلطات حيث تحتاج إلى تقديم المستندات ، وحتى في كلا الاتجاهين ، فإن مبلغ النفقات سيكون قريبًا جدًا من التكلفة التي أعلنت عنها. .
إذا كان المحاسب غير "ودود" مع الكمبيوتر ، فهل من الممكن أن يخطئ؟ بشكل عام ، ما مدى صعوبة العمل مع مثل هذه البرامج؟
هناك عناصر التنسيق والتحكم المنطقي. إذا لم يكن هناك حقد في تشكيل المستند ، فمن المستحيل تقريبًا تفويته. حسنًا ، إذا تم القيام بشيء ما عن قصد أو كان المستخدم غافلًا ، فلا يوجد برنامج مضمون أن الشخص سيدخل 1000000 بدلاً من 1000.
لماذا برأيك لم ينتشر الانتقال إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق بعد؟ ما الذي يخيف الشركات؟
هل هو حقا مخيف؟ دعونا نرى ، لدينا في 63 [القانون الاتحادي بتاريخ 04/06/2011 رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني" - تقريبًا. ed.] القانون صاغ مفهوم ثلاثة أنواع من EDS. هذا أمر بسيط ، في الواقع هو مزيج من تسجيل الدخول وكلمة المرور. المحسن هو توقيع باستخدام حماية التشفير. والتوقيع الإلكتروني مؤهل ، وهو الذي يصدر عن مركز تصديق معتمد. يستخدم 90 بالمائة من الأشخاص في بلدنا معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور. سواء في أجهزة الصراف الآلي أو في الشبكات الاجتماعية أو في البريد الإلكتروني. بمعنى ، يمكننا القول أن كل شخص تقريبًا يستخدم توقيعًا بسيطًا.
مثل هذا العدد من التوقيعات الرقمية المستخدمة اليوم غير مريح لكل من مراكز التصديق و نظم المعلوماتولا للمستخدمين. آمل أن يكون لدينا خلال 2014-2015 التوحيد وأن ينخفض عدد التوقيعات.
أما بالنسبة للتوقيع المؤهل ، فإنه لا يزال قليل الاستخدام حيث. ولكن يتم استخدامه ، على سبيل المثال ، على البوابة. وكلما زادت الخدمات التي يمكن أن تقدمها ، زاد عدد الأشخاص الذين يستخدمون هذا التوقيع. لا يقتصر استخدامه على الخوف من الناس بقدر ما يقيده نقص الموارد التي يمكن استخدامه فيها.
مع قطاع الشركات لا يزال أسهل. تستخدم الآن حوالي نصف الشركات أنظمة إعداد التقارير الإلكترونية ، ويتم تنفيذها جميعًا باستخدام توقيع إلكتروني. وتوظف هذه الشركات نفس الأشخاص الذين يبدو أنهم يخشون التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية. لذا فإن هذا الخوف يشبه الأسطورة أكثر من كونه حقيقة.
- هل نتوقع أي تغييرات مهمة في تشريعات التبادل الإلكتروني للبيانات؟
بعد كل شيء ، يتحدث الكثيرون الآن عن النقص في المجال القانوني في هذا المجال ... لن أسميه نقصًا ، فهذه عملية طبيعية لتشكيل التشريع. في الواقع ، يعد الاستخدام الفعال للتوقيعات الإلكترونية في روسيا جيدًا إذا كانت هناك خمس سنوات. بطبيعة الحال ، لتشكيل راسخة الإطار التنظيمينظرا لتطور التكنولوجيا هو ببساطة مستحيل. الآن هناك عملية منهجية لتطوير التشريعات. مما يستحق الانتظار: هذا هو الإدخال النهائي للقانون 63 الخاص بالتوقيع الإلكتروني ورفض القانون الأول [القانون الاتحادي 10.01.2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني". أصبحت هذه القاعدة غير صالحة منذ 1 يوليو من هذا العام - تقريبًا. إد.]. بالمناسبة ، القانون مناسب تمامًا وفعال. لا توجد ثغرات واضحة في ذلك. إنه منظم للغاية. نأمل أن ينخفض عدد أنواع EDS مع تقديمها. الآن تقدم العديد من الوكالات الحكومية وأنظمة المعلومات متطلباتها الخاصة للتوقيعات الإلكترونية ، والتي لا تتماشى دائمًا مع القانون.
إن وجود مثل هذا العدد من التوقيعات الرقمية أمر غير مريح لا لمراكز إصدار الشهادات ولا لأنظمة المعلومات ولا للمستخدمين. تخيل أن لديك خمسة توقيعات على سلسلة المفاتيح الخاصة بك ، بينما تتذكر أن أحدها خاص بمكتب الضرائب ، والآخر لمنصة التداول ، والثالث لـ Rosreestr ، وما إلى ذلك. آمل أن يكون لدينا خلال 2014-2015 التوحيد وأن ينخفض عدد التوقيعات.
في نهاية مايو 2011 ، اتخذت وزارة المالية خطوة أخرى نحو إدخال إدارة المستندات الإلكترونية - ظهر أمر وافق على إجراء إصدار واستلام الفواتير الإلكترونية. ولكن من أجل أن تصبح حقيقية التأثير الاقتصاديمن استخدام التقنيات غير الورقية ، من المهم تحويل سير العمل بالكامل * إلى شكل إلكتروني. 1C مستعدة لتزويد مستخدميها بمثل هذه الفرص.
قانون الضرائب للاتحاد الروسي
فن. 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، بصيغته المعدلة. القانون الاتحادي المؤرخ 27 يوليو 2010 رقم 229-FZ).
القانون الاتحادي رقم 63-FZ بتاريخ 10 يناير 2002 رقم 1-FZ
بتاريخ 25.04.2011 رقم 50 ن
لطالما كانت الحاجة إلى التحول إلى التقنيات اللاورقية ناضجة في الاقتصاد. تنفيذ الصرف المستندات الإلكترونيةمع المقاولين له تأثير اقتصادي إيجابي: تقليل تكاليف المنظمات للمواد الاستهلاكية ، والخدمات البريدية ، والاحتفاظ بأرشيف للوثائق الورقية (تكاليف الورق ، والموظفين ، واستئجار مساحة للأرشيف ، وما إلى ذلك) ، وتقليل وقت المعالجة و تبادل البيانات وتقليل عدد الأخطاء والقدرة على البحث بسرعة ملفات مطلوبهفي الأرشيف الإلكتروني.
الآن تقوم الدولة بالكثير في هذا الاتجاه. في عام 2002 ، تم اعتماد قانون "حول التوقيع الرقمي الإلكتروني" ، والذي حدد الأهمية القانونية للوثائق الإلكترونية الموقعة مع EDS. لسوء الحظ ، لا تنطبق قواعد هذا القانون على الفواتير ، والتي كانت قاعدة خاصة في قانون الضرائب في الاتحاد الروسي. الآن تم رفع هذا القيد.
في الصيف الماضي ، تم تعديل قانون الضرائب للاتحاد الروسي للنص على إمكانية تجميع وإصدار الفواتير في شكل إلكتروني بموافقة متبادلة من أطراف المعاملة وتوافر الوسائل والقدرات التقنية لتلقي هذه الفواتير ومعالجتها ( المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، بصيغته المعدلة بالقانون الاتحادي المؤرخ 27 يوليو 2010 رقم 229-FZ).
في 6 أبريل 2011 ، وقع رئيس الاتحاد الروسي القانون الاتحادي رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني". يهدف القانون الجديد إلى القضاء على أوجه القصور في القانون الاتحادي الحالي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" ، وكذلك توسيع نطاق استخدام التوقيعات الإلكترونية.
وأخيرًا ، في 25 مايو 2011 ، أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن "بشأن الموافقة على إجراء إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني" تم تسجيله في وزارة العدل الروسية (رقم التسجيل 20860).
ينص الإجراء على أن إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني يتم من خلال واحد أو أكثر من مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية بوسائل تقنية متوافقة. يرجى ملاحظة أن استخدام الفواتير الإلكترونية مسموح به فقط بالاتفاق المتبادل بين أطراف المعاملة. وبالتالي ، فإن استخدام المستندات الإلكترونية هو حق ، وليس التزام ، للأطراف المقابلة. يحدد الإجراء اليوم الذي يجب اعتباره تاريخًا للإصدار وتاريخ استلام الفواتير الإلكترونية ، وينظم إجراءات إجراء التصحيحات عليها.
يدخل الإجراء حيز التنفيذ من لحظة نشره رسميًا (البند 2 من أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن). في الواقع ، يمكن تطبيقه بعد ظهور المشغلين المعتمدين لإدارة المستندات الإلكترونية * وموافقة دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا على تنسيقات الفواتير ، وسجل الفواتير المستلمة والصادرة ، ودفتر المشتريات ، ودفتر المبيعات في شكل إلكتروني (الفقرة 2 ، البند 9 ، المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
ملحوظة:
* يجب أن تتم الموافقة على إجراء اعتماد الشركات كمشغلين لإدارة المستندات الإلكترونية من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا. بعد اعتماد المشغلين ، سيتم الاتفاق معهم على آلية تبادل مناسبة ، ومن ثم دعمها في البرامج الاقتصادية لشركة 1C.
في البرامج الاقتصادية لشركة 1C ، سيتم تنفيذ إمكانية تجميع وإصدار الفواتير في شكل إلكتروني بعد الموافقة على المستندات والصيغ أعلاه.
كان إدخال الفواتير الإلكترونية بمثابة حافز لأوسع استخدام ممكن لوثائق المحاسبة والضرائب والمحاسبة المالية الأخرى في شكل إلكتروني.
الآن ، يتمتع برنامج "1C: Trade Management 8" بالقدرة على تبادل المستندات ، التي لا ينظم القانون تبادلها (على سبيل المثال ، الفواتير ، وبيانات الشحن ، وكتالوجات المنتجات ، وقوائم الأسعار ، والأوامر ، بما في ذلك المستندات بأي شكل) . التبادل المباشر "البائع - المشتري" ممكن من البرنامج (عن طريق البريد الإلكتروني أو دليل الملفات المشترك على الخادم).
عند تطوير آلية تبادل المستندات الإلكترونية في 1C: Enterprise 8 ، كانت المهمة هي تنفيذ آلية تكوين وتبادل بسيطة مع الواجهة الأكثر ملاءمة. يتم توقيع المستندات رقميًا وإرسالها إلى المستلم بلمسة زر واحدة. إذا اتفق المشاركون في التبادل فيما بينهم على أنه لا يجب أن تكون جميع المستندات المرسلة ذات أهمية قانونية ، فبالنسبة لأنواع معينة من المستندات ، من الممكن عدم استخدام EDS.
لسهولة الاستخدام ، يحتوي النظام على نظام موجه مدمج (بخطوات) ، والذي يُعلم المستخدم بالإجراء اللازم التالي عند التعامل مع مستند إلكتروني.
من أجل راحة المستخدمين ، ينفذ البرنامج أيضًا:
في المستقبل ، سيتم تنفيذ تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة في حلول أخرى تعتمد على منصة 1C: Enterprise 8.
في الختام ، نلاحظ مرة أخرى أنه مع إدخال تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة ، يصبح من الممكن تحسين جودة المعالجة وتبادل المعلومات ذات الصلة ، وتقليل عدد الأخطاء التي تحدث أثناء الإدخال "اليدوي" ، وكذلك لتقليل تعقيد ووقت معالجة المستندات.
