Koosolekutel, koosolekutel, istungitel, konverentsidel.
Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite tegevust, nagu komisjonide ja ministeeriumide kolleegiumid, vallavalitsuse organid, aga ka teadlased, tehnilised, metoodilised nõukogud. Lisaks saab salvestada ka struktuuriüksuste juhtide, peadirektori asetäitjate ja direktorite koosolekuid.
Tavaline on protokollide koostamine ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse dokumenteerimiseks (konverentsid, koosolekud, seminarid jne).
Protokolli koostab sekretär koosolekul hoitavate märkmete põhjal. Need võivad olla lühikesed märkmed, ärakirjad või diktofonisalvestised. Protokolli koostamiseks kogub sekretär enne koosolekut aruannete ja sõnavõttude kokkuvõtteid, otsuste eelnõusid.
Protokoll väljastatakse ühisel vormil.
Protokolli pealkiri on kollegiaalse organi nimi või koosoleku liik... Näiteks pedagoogilise nõukogu koosoleku protokoll (mis?); struktuuriüksuste juhtide koosolekud jne.
Protokolli kuupäev on koosoleku kuupäev (protokollid koostatakse reeglina pärast koosolekut). Kui koosolek kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.
Näiteks: 21 — 24.07.2009 .
Protokolli number (indeks) on kalendriaasta või kollegiaalorgani ametiaja jooksul toimunud koosoleku järjekorranumber.
Protokolli tekst sisaldab järgmisi osi:
Protokolli sissejuhatavas osas on pealkirja järel esitatud koosoleku juhataja ja sekretäri nimed ja initsiaalid. Uuel real pärast sõna " Osales»Loetlege koosolekul viibivate ametnike nimed ja initsiaalid tähestikulises järjekorras.
Kui koosolekul oli ka teisi isikuid, siis pärast sõna „Osalesin” sõna „ Kutsutud»Ja kutsutud isikute nimekiri on näidatud, sel juhul on iga perekonnanime ees märgitud organisatsiooni ametikoht ja nimi.
Protokolli sissejuhatavas osas päevakord on märgitud.
See koosneb koosolekul arutatavate teemade loetlemisest ning fikseerib nende arutelu jada ja esinejate (esinejate) nimed. Iga päevakorrapunkt on nummerdatud araabia numbritega, see on sõnastatud eessõnade "O" või "Umbes" abil. Näiteks: "Haridusprogrammide kinnitamise kohta"; "Õppeaasta tulemuste kokkuvõtte kohta."
Iga punkti kohta on märgitud raportöör (selle teema koostanud ametnik).
Kooskõlas päevakorras olevate küsimuste jadaga koostatakse protokolli põhiosa tekst - see peaks sisaldama sama palju lõike kui päevakorras olevaid punkte.
Seega vormistatakse protokolli päiseosa alati ühtemoodi. Kuid protokolli teksti saab esitada erineval kujul: lühike või täielik.
Lühike protokoll- fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused. Selliseid protokolle koostatakse kõige sagedamini juhtudel, kui koosolek on operatiivse iseloomuga (vt joonis 1).
Täielik protokoll- sisaldab teavet mitte ainult arutatud küsimuste, tehtud otsuste ja esinejate nimede kohta, vaid ka piisavalt üksikasjalikke dokumente, mis annavad edasi koosolekul osalejate aruannete ja sõnavõttude sisu, kõik väljendatud arvamused, küsimused ja märkused, märkused, seisukohad. Täielik protokoll võimaldab dokumenteerida koosoleku üksikasjalikku pilti (vt joonis 2).
Riis. 1. Näide lühikesest protokollist
Mis tahes vormis protokolli kasutamisel jagatakse tekst nii paljudeks päevakorrapunktideks.
Igal sektsioonil on kolm osa: “HEARD”, “SPEAKED”, “DECIDED” (“DECIDED”), mis on trükitud vasakult veeriselt suurte tähtedega. See disain võimaldab teil tekstis esile tuua peaesineja kõne, küsimuse arutelus osalejad ja resolutiivosa, milles otsus on sõnastatud.
Osas " KUULATUD»Kõne tekst on öeldud. Teksti alguses uuel real, nimetavas käändes, märkige kõneleja perekonnanimi. Etenduse salvestus on perekonnanimest eraldatud kriipsuga. Kõne esitatakse ainsuses kolmandas isikus. Kõneprotokolli asemel on lubatud perekonnanime järel märkida (“Kõnesalvestis on lisatud”, “Ettekande tekst on lisatud”).
Viimasel juhul saavad aruanded protokolli lisaks.
Osas " RÄÄGITUD»Uue reaga nimetavas käändes märkige kõneleja perekonnanimi ja kriipsu järel kõne tekst või küsimus (kui kõne ajal seda kõnelejale küsiti).
Osas " OLI LAHENDATUD"(" OTSUSTATUD ") kajastab arutlusaluse küsimuse kohta tehtud otsust. Operatiivtekst trükitakse tervikuna protokolli mis tahes vormis.
Kogu protokolli tekst trükitakse 1,5 reavahega.
Protokolli koostab koosoleku sekretär. Protokollile kirjutab alla sekretär ja see esitatakse esimehele allakirjutamiseks 3 (kolme) tööpäeva jooksul pärast koosolekut.
Allkirjad on tekstist eraldatud 3 reavahega. Ametikoha nimi trükitakse vasaku veerise piirilt, perekonnanime viimane täht on piiratud parema veerisega.
Päeval, mil protokollile kirjutab alla esimees, tuleb see registreerida.
Väljavõte protokollist on täpne koopia originaalprotokolli teksti osast, mis on seotud päevakorras oleva küsimusega, mille kohta väljavõtet koostatakse. Väljavõte taasesitab kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatava osa, päevakorraküsimuse, mille jaoks väljavõtet koostatakse, ning teksti, mis kajastab küsimuse arutelu ja tehtud otsust. Väljavõtte protokollist kirjutab alla ainult sekretär, ta kinnitab ka selle. Sertifikaadi pealdis on kirjutatud käsitsi, koosneb sõnast "Tõene", märge koopia (väljavõtte) kinnitaja kohta, isiklik allkiri, perekonnanimi, initsiaalid ja kuupäev (vt joonis 3).
Protokolli väljavõtted asendavad mõnikord sellist direktiivi kui otsust. Sel juhul toimib väljavõte vahendina tehtud otsuste edastamiseks testamenditäitjatele. Sel juhul saadab näiteks juhatuse sekretär hiljemalt 2 (kaks) päeva pärast koosoleku protokolli allkirjastamist välja vastavatele täitjatele protokollide väljavõtteid teatud küsimuste kohta. Avaldustele kirjutab alla sekretär.
Teisele organisatsioonile saadetud protokollide väljavõtted peavad olema kohustuslikult kinnitatud pitseriga.
Protokolli ehtsad koopiad koostab kohtuasja sekretär vastavalt koosolekute tüübile. Näiteks "Üldkoosolekute protokollid", "Direktorite nõukogu koosolekute protokollid", "Direktoriga kohtumiste protokollid" jne. Juhtumi sees on protokollid süstematiseeritud numbrite ja kronoloogia järgi. Juhtumid moodustatakse kalendriaasta jooksul.
Protokollil on organisatsiooniliste ja haldusdokumentide süsteemis eriline koht. Ühelt poolt võib selle klassifitseerida teabedokumentideks (kuna see sisaldab teavet mõnede juhtimisküsimuste arutamise käigu kohta), ja teiselt poolt sisaldavad protokollid resolutiivosa ja seega võib neid käsitleda haldusdokumentidena. .
Protokoll - dokument, millega määratakse kindlaks arutelude käik ja otsuste tegemine koosolekutel, koosolekutel, istungitel, konverentsidel. Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite tegevust, nagu komisjonide ja ministeeriumide kolleegiumid, vallavalitsuse organid, aga ka teadlased, tehnilised, metoodilised nõukogud.
Aktsionäride koosolekud ja direktorite nõukogu koosolekud koostatakse kohustusliku protokolliga.
Protokollid esitatakse riigiasutustele registreerimiseks (näiteks kommertspankade, kaubandus- ja tööstuskodade registreerimisel jne). Samuti koostatakse protokoll ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse dokumenteerimiseks (konverentsid, koosolekud, koosolekud, seminarid jne).
Protokoll koostatakse märkmete põhjal, mida sekretär koosolekul käsitsi või diktofoni abil hoidis.
Sõltuvalt koosoleku tüübist ja kollegiaalse organi staatusest valitakse protokolli vorm: lühike, täielik või sõna -sõnalt.
Lühidalt protokoll - protokollib koosolekul arutatud küsimusi, esinejate nimesid ja tehtud otsuseid (vt lk 94). Sellist protokolli on soovitatav säilitada ainult juhtudel, kui koosolek on stenografiseeritud, ettekanded ja kõned esitatakse sekretärile või kui koosolek on operatiivse iseloomuga.
Täis protokoll ei salvesta mitte ainult arutatud küsimusi, tehtud otsuseid ja esinejate nimesid, vaid ka üsna üksikasjalikke dokumente, mis annavad edasi koosolekul osalejate aruannete ja sõnavõttude sisu, kõik väljendatud arvamused, küsimused ja vastused, märkused , positsioonid. Täisprotokoll võimaldab koosoleku üksikasjalikku pilti dokumenteerida (vt lk 95–96).
Lühikiri protokoll koostatakse koosoleku sõnasõnalise protokolli (ärakirja) põhjal ja see edastab sõna otseses mõttes iga küsimuse arutamise ja selle kohta otsuse tegemise protsessi.
Täielikud ja sõnasõnalised dokumendid koostatakse käsitsi kirjutatud sõnasõnaliste või lindistussalvestiste põhjal, mida hoitakse koosoleku ajal.
Kõik protokollide tüübid on koostatud ühisel vormil, mis sisaldab järgmisi üksikasju: asutuse nimi (organisatsioon, ettevõte), dokumendi tüüp (protokoll), kuupäeva koht, dokumendi register, protokolli koostamise koht, koht teksti pealkirja jaoks. Protokolli kuupäev on koosoleku kuupäev (protokollid koostatakse reeglina pärast koosolekut). Kui see kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.
Näiteks: 21-24.01.2000.
Protokolli number (indeks) on koosoleku järjekorranumber. Protokollid on kalendriaasta või kollegiaalorgani ametiaja jooksul nummerdatud.
Protokolli teksti pealkiri kajastab reeglina koosoleku või kollegiaalse tegevuse liiki ja on kooskõlas dokumendiliigi nimetusega. Näiteks: protokoll - juhatuse koosolekud; - töökollektiivi koosolekud; - struktuuriüksuste juhtide kohtumised.
Protokolli tekst sisaldab sissejuhatavat ja põhiosa.
Protokolli sissejuhatavas osas on pealkirja järel esitatud koosoleku juhataja ja sekretäri nimed ja initsiaalid (protokolli lühivormis see teave välja jäetakse). Uuele reale pärast sõna „Osalenud” loetlege koosolekule kutsutute perekonnanimed, kollegiaalse organi alaliste liikmete initsiaalid (tähestikulises järjekorras), perekonnanimed, initsiaalid ja ametikohad. Pikendatud koosoleku protokolli koostamisel ei ole osalejate nimesid kirjas, vaid nende koguarv on näidatud numbritega. Osalejate loendamine toimub vastavalt registreerimisnimekirjadele, mis edastatakse koosoleku sekretärile ja millest saab üks protokolli lisadest.
Päevakord on lisatud protokolli sissejuhatavasse ossa. See loetleb koosolekul arutatud küsimused koos esinejate (esinejate) nimedega ja fikseerib nende arutelu järjekorra. Koosoleku päevakord on reeglina eelnevalt koostatud ja see peaks sisaldama optimaalset arvu küsimusi, mida koosolekul saab arutada ja arutada.
Protokolli põhiosa tekst koostatakse vastavalt päevakorras kehtestatud küsimuste järjekorrale.
Protokolli teksti põhiosa sisaldab nii palju lõike kui päevakorras on punkte. Selle kohaselt on osad nummerdatud. Iga jaotis koosneb kolmest osast: "KUULATUD", "RÄÄGITUD", "OTSUSTATUD", mis on trükitud lõigust, et protokolli tekstis esile tõsta peaesineja kõne salvestused. küsimus ja koosoleku otsuse sõnastav resolutiivosa. Samal eesmärgil trükitakse protokolli tekstis iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid nimetavas käändes uuele reale. Kõne salvestus on perekonnanimest eraldatud sidekriipsuga, see on märgitud ainsuses kolmandas isikus.
Protokolli koostab koosoleku sekretär. Esimees ja sekretär kirjutavad alla.
Väljavõte protokollist on esialgse protokolli tekstiosa täpne koopia, mis on seotud päevakorrapunktiga, mille kohta väljavõtet koostatakse (vt lk 97). Samal ajal reprodutseerivad nad kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatava osa, päevakorrapunkti, mille kohta väljavõtet koostatakse, ning teksti, mis kajastab küsimuse arutamist ja tehtud otsust. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes koostab ka tõendi. See koosneb sõnast "True", märge koopia (väljavõtte) kinnitava isiku ametikoha kohta, isiklik allkiri, perekonnanimi, initsiaalid ja kuupäev. Kui väljavõte antakse mõnele teisele organisatsioonile esitamiseks, kinnitatakse see pitseriga.
Vaata ka:
Uus leht 1
Protokoll kui kollegiaalse otsuste tegemise viisi peegeldus
Koosoleku protokolli kasutatakse kollegiaalsete ja nõuandvate organite (kollegiad, nõukogud, komisjonid, koosolekud, koosolekud jne) tegevuse dokumenteerimiseks, nii alaliselt kui ka ajutiselt. Sageli peetakse koosolekute protokolle ärikohtumistel, läbirääkimistel poolte kokkulepete fikseerimiseks või muudel ühiselt välja töötatud tingimustel.
Koosoleku protokoll - dokument, mis sisaldab järjepidevat protokolli küsimuste arutamise ja otsuste tegemise kohta koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel, kollegiaalsete või arutavate organite koosolekutel.
Koosoleku protokoll kajastab tegevusi juhtimisotsuste ühiseks väljatöötamiseks ja vastuvõtmiseks. Reeglina kuuluvad organisatsiooni tegevuses kõige olulisemad ja põhimõttelisemad küsimused, mis nõuavad kollektiivset, ühist arutelu ja otsuste tegemist, kollegiaalse otsuse alusel.
Kollegiaalset otsustusmeetodit kasutatakse peaaegu iga organisatsiooni tegevuses, olenemata selle organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist ning tegevuse iseloomust näiteks organisatsioonides, millel on aktsiaseltsi vorm, tuginedes kollegiaalsusele aktsionäride üldkoosolekule, direktorite nõukogule (nõukogule), juhatusele, revisjonikomisjonile ja loenduskomisjonile opereerida. Lisaks saab igas organisatsioonis, kus on ainuisikuline täitevorgan, näiteks peadirektoriga, luua direktiive, nõukogusid, komisjone, et ühiselt arutada ja lahendada organisatsiooni erinevaid küsimusi.
Reeglina eelneb koosolekule palju ettevalmistustööd: koosoleku päevakorra koostamine, kollegiaalse organi liikmete ja teiste huvitatud isikute teavitamine, materjalide ettevalmistamine koosolekul arutamiseks vastavalt päevakavale (reeglina , see on viide kõne küsimusele või teesidele ja otsuse eelnõu), nende kopeerimine ja levitamine kõigile koosolekul osalejatele eelnevaks tutvumiseks, kohtumiseks ruumide ettevalmistamine jne.
Kollegiaalorgani koosolekule eelneb osalejate registreerimine, mida saab läbi viia erinevates vormides: alates kohalviibijate nimede kirjutamisest otse protokolli projekti (kui koosolekul osalejate arv ei ületa 15 inimest), koosoleku koosolekul osalenud kollegiaalse organi liikmete ja kutsutute nimekirja koostamine, märkides nende kohta kogu vajaliku teabe (ametikoht, töökoht) enne osalejate registreerimist tehniliste vahendite abil. Aktsiaseltside aktsionäride üldkoosolekute pidamisel peab koosolekul osalenud aktsionäride ja volitatud isikute nimekiri olema kinnitatud koosoleku juhataja allkirjaga. Volitatud isikuid saab kohalviibijate nimekirja kanda alles siis, kui on esitatud volikiri aktsionäri huvide esindamise õiguse kohta. Koosolekul osalejate registreerimine on äärmiselt oluline hetk, kuna kollegiaalse organi otsustel on õiguslik jõud ainult kvoorumi olemasolul ja ka siis, kui kõigil koosolekul osalejatel on piisavalt volitusi tehtud otsuste üle hääletamiseks.
Protokoll koostatakse koosoleku stenogrammi, koosoleku helisalvestise või koosoleku ajal hoitavate jämedate käsitsi kirjutatud märkmete, samuti koosolekuks ettevalmistatud materjalide (aruannete, sõnavõttude, viited, otsuste eelnõud, päevakord, osalejate nimekirjad jne).
Kui koosolek oli stenografiseeritud või salvestatud , pärast koosolekut dešifreeritakse stenogramm, kontrollitakse seda helisalvestisega ja vormistatakse (selliseid kirjeid nimetatakse ärakirjadeks või sõnasõnalisteks salvestusteks). Koosoleku ärakirjad või helisalvestised transkribeeritakse kas osade kaupa koosoleku ajal või vahetult pärast koosolekut, kuid igal juhul ei tohiks koosoleku stenogrammiks ja protokolliks ettenähtud aeg ületada 3-5 päeva päevast, mil peeti koosolek.
Kui koosoleku käik salvestati magnetofonile või diktofonile , pärast ärakirja transkribeerimist, ärakirja ja (või) protokolli transkribeerimist hoitakse helisalvestisega kassetti kindlaksmääratud aja jooksul (tavaliselt kahe nädala jooksul) koosolekute helisalvestust pakkuvas üksuses ja seejärel demagnetiseeritud. See aeg on vajalik võimalike küsimuste eemaldamiseks ja protokolli teksti selgitamiseks. Kollegiaalorgani juhi otsusega võidakse koosoleku protokoll väljastada pikaajaliseks arhiivide säilitamiseks.
Koosoleku käigu peegelduse täielikkuse seisukohast eristatakse terviklikke ja lühikesi protokolle.
Täielik protokollsisaldab protokolli kõigi koosolekul peetud kõnede kohta, lühidalt- ainult esinejate nimed ja kõne teema. Millist protokolli tuleks igal konkreetsel juhul säilitada, on sätestatud kollegiaalorgani kodukorras või otsustab kollegiaalse organi esimees.
Koosoleku protokoll on koostatud standardsetele A4 paberilehtedele. Protokolli kohustuslikud üksikasjad on järgmised: organisatsiooni nimi, dokumendiliigi nimi (PROTOKOLL), dokumendi kuupäev, registreerimisnumber, dokumendi koostamise koht, teksti pealkiri, allkirjad.
Protokolli üksikasjade registreerimine peab vastama standardile GOST R 6.30-2003 „Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberimajandusele ".
Protokolli kuupäevon sündmuse (koosoleku, koosoleku) kuupäev. Kuupäev täidetakse digitaalselt või verbaalselt-digitaalselt: 05.05.2005 või 05.02.2005.
Protokolli registreerimisnumber on koosoleku järjekorranumber kalendriaasta jooksul või valitud organi ajal. Protokollide registreerimisel ei säilitata spetsiaalseid registreerimis- ja raamatupidamisvorme (päevik, kaardi register), igale uuele protokollile antakse järjekorranumber, mis järgneb viimati toimikusse lisatud protokolli numbrile.
Koostamise koht protokoll on näidatud vastavalt vastuvõetud haldusterritoriaalsele jaotusele. Dokumendi koostamise koha nimi võib ära jätta, kui territooriumi nimi on organisatsiooni nimes: Moskva linnaduuma, Tveri piirkonna seadusandlik kogu.
Pealkiri tekstile on protokolli kohustuslik nõue. See peab olema grammatiliselt kooskõlas dokumendi tüübi nimega:
PROTOKOLL (mis?) Põhivara ümberhindamise komisjoni koosolekust
PROTOKOLL (mis?) Direktsiooni koosolekust
Protokolli tekstkoosneb kahest osast - sissejuhatav ja peamine. Sissejuhatav osa koostatakse protokolli täis- ja lühivormides identselt. Selles näidatakse: koosoleku juhataja ja sekretäri nimed, koosolekul osalejate ja kutsutud isikute nimed või koguarv, päevakord. Kollegiaalse organi liikmete või koosolekul hääleõiguslike isikute nimed on loetletud tähestikulises järjekorras, ilma nende seisukohti märkimata. Kui on märgitud kohalviibijate koguarv, antakse nende üldnimi ja registreerimisnimekirja olemasolu kohta märge:
Kohal: teadus- ja tehnikanõukogu liikmed koguses 25 inimest. (nimekiri on lisatud).
Isikud, kes ei ole kollegiaalse organi liikmed ja keda kutsutakse koosolekule arutatavate küsimuste ekspertidena või huvitatud isikutena, on loetletud sõna “Kutsutud:” järel, samuti tähestikulises järjekorras, kuid näidates ära oma ametikohad ja töökohad, kui nad on teiste organisatsioonide esindajad.
Koosoleku päevakorras on märgitud küsimus või küsimused, mis on koosolekul kaalumisel, kõneleja ametikoht ja perekonnanimi. Kui küsimusi on mitu, on need nummerdatud araabia numbritega ja paigutatud vastavalt nende raskusastmele, tähtsusele ja arutelu järjekorrale. Päevakorras olevad küsimused on üles ehitatud vastavalt valemile "mille kohta?"
Päevakorrapunktid tuleks sõnastada täpselt ja selgelt, kajastades arutatavate küsimuste olemust. Päevakorda ei ole soovitatav lisada punkti „Mitmesugust”.
Protokolli põhiosa tekst koosneb päevakorrapunktide arvu järgi eraldi osadest, millest igaüks on üles ehitatud vastavalt järgmisele skeemile:
1. KUULATUD:
RÄÄKIS:
OTSUSTATI: ( või: LAHENDATUD :)
Need protokolli võtmesõnad on trükitud suurte tähtedega ja punase joonega. Osad nummerdatakse araabia numbritega vastavalt päevakavale. Pärast sõna "KUULATUD:" nimetavas käändes märgitakse kõneleja perekonnanimi ja ainsuse 3. isiku kujul või eessõnaga "o" märgitakse ettekande sisu. Kui aruande tekst on olemas, tehakse kõneleja perekonnanime järele märge: (Aruande tekst on lisatud).
Peatükis "RÄÄGITUD:" ettekande arutelul osalenud isikute nimed on järjekindlalt välja toodud ja nende väljendatud arvamused sõnastatud. Kõnelejate nimed ja nende sõnavõttude sisu salvestatakse samamoodi nagu peaesineja kõne protokolli eelmises osas.
Vajadusel salvestab protokolli sama jagu kõnelejale esitatud küsimused ja tema vastused järgmisel kujul:
Küsimus: Kui tehakse otsus äriühingu aktsiate emiteerimiseks, kas on ette nähtud eelisaktsiate emiteerimine?
Vastus: Ei, emiteeritakse ainult lihtaktsiaid.
Küsimuse esitaja perekonnanime ei pruugita märkida.
Peatükis "OTSUSTATUD:" ("LAHENDATUD:") otsus fikseeritakse lühidalt, täpselt, lühidalt - nii et puudub mitmetähenduslik tõlgendus. Vastuvõetud otsused on sõnastatud ettekirjutavas vormis: "Kinnita ...", "Esita ...", "Tee muudatusi ...".Ühes küsimuses saab teha mitu otsust, sel juhul on need nummerdatud araabia numbritega. Vajadusel näidatakse koos otsusega ka hääletustulemused: poolthäälte arv „poolt”, „vastu”, „erapooletu”, samuti, kui hääletus oli salajane, siis hääletussedelite arv, mis saadi hääletas ja kuulutas kehtetuks.
Koosolekul või istungil osaleja saab tehtud otsuse kohta esitada eriarvamuse, mis esitatakse eraldi lehel ja lisatakse protokollile. Eriarvamuse sisu fikseeritakse protokollis pärast vastava otsuse fikseerimist.
Kui mõni dokument on protokolliga heaks kiidetud, tuleb see protokollile lisada ja sellel peab olema heakskiidutempel, näiteks:
Esimehe ja sekretäri allkirjad koosolekud viivad lõpule protokolli täitmise. Protokolli üks eksemplar on allkirjastatud. Vasakul on esimehe allkiri, paremal - sekretär.
Vastavalt kehtivatele õigusaktidele kirjutab koosolekute protokollidele mõnel juhul alla ainult koosoleku juhataja (eesistuja). Seadus näeb ette ka juhtumid, kus protokollidele kirjutavad alla kõik otsustuskogu liikmed. Näiteks,Föderaalseadus "Aktsiaseltside kohta" (edaspidi seadus) näeb ette (artikkel 68), et äriühingu direktorite nõukogu (nõukogu) koosoleku protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja, kes vastutab protokolli õigsuse eest.
Mis puutub aktsionäride üldkoosoleku koosoleku protokolli registreerimisse, siis seadus ei näe selle allkirjastamise korda üldse ette, art. Seaduse 63 sätestas ainult selle, milline teave on protokollis märgitud:
- aktsionäride üldkoosoleku koht ja aeg;
- koosoleku juhataja (eestseisus) ja sekretär, koosoleku päevakord.
Seadus ütleb ka, et äriühingu aktsionäride üldkoosoleku protokoll peab sisaldama kõnede põhisätteid, hääletamisele pandud küsimusi ja nende üle hääletamise tulemusi, koosoleku poolt vastu võetud otsuseid.
Protokolli lühendatud versioon
Lubatud on protokolli lühendatud versioon, milles on sõnad KUULATUD, RÄÄGITUD, OTSUSTATUD (OTSUSTATUD) pole trükitud. Päevakorras oleva küsimuse numbrit tähistava numbri järel märgitakse küsimuse sisu (päevakorrapunkt). Küsimuse sisu viimane rida on alla joonitud ning rea alla trükitakse kõneleja ja arutelus osalenute nimed (esmalt on märgitud peaesineja nimi ja seejärel esinejate nimed) nende esitamise järjekord). Pärast nimede täpsustamist tuuakse vajadusel lühidalt välja vaadeldava küsimuse olemus ja allpool on otsus (resolutsioon).
Huvitatud organisatsioonide ja üksikisikute teavitamiseks tehtud otsustest ning tehtud otsuste kinnitamiseks võib koostada protokolli väljavõtteid.
Väljavõte protokollist - dokument, mis on protokolli osa koopia. Väljavõttes esitatakse protokolli sissejuhatav osa (vormi üksikasjad, teave esimehe, sekretäri kohta, kes kohal olid), päevakorraküsimus, mille jaoks väljavõtet koostatakse, ja osa tekstist, mis kajastab küsimuse kaalumist ja selle kohta tehtud otsused. Avaldust ei kinnita esimehe ja sekretäri allkirjad. Protokolli väljavõtte õigusliku mõju andmiseks kasutatakse sekretäri koostatud nõutavat koopia sertifikaadi märki. Kui väljavõte dokumendist väljastatakse teisele organisatsioonile esitamiseks, kinnitab see organisatsiooni pitsatiga.
Uus leht 1
Protokolli registreerimise ettevalmistamine algab koosoleku kuupäeva ja kellaaja määramisega, küsimuste ringi määratlemisega, mida sellel arutatakse. See otsus vormistatakse tavaliselt päevakorras, mis protokolli koostamisel moodustab selle ühe osa ja enne koosolekut on dokument, millega koosolekust osavõtjaid teavitatakse. Protokoll koostatakse märkmete põhjal, mida sekretär koosolekul käsitsi või diktofoni abil hoidis.
Protokoll koostatakse ühisel vormil, mis sisaldab tavaliselt järgmisi üksikasju: asutuse nimi (organisatsioon, ettevõte), dokumendi liik (protokoll), numbri ja kuupäeva kinnitamise kohad, koht protokolli teksti jaoks, tühik teksti pealkirja jaoks.
Protokolli kuupäevon koosoleku päev (protokollid koostatakse reeglina pärast koosolekut). Kui koosolek kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev selle alguse ja lõpu kuupäevi, näiteks: 21. – 24.01.2002.
Protokolli number (indeks) on koosoleku järjekorranumber. Protokollid on kalendriaasta või kollegiaalorgani ametiaja jooksul nummerdatud.
Katse pealkiri protokoll erineb selle nõude ülesehitusest teistes dokumentides. Reeglina sisaldab pealkiri kollegiaalse tegevuse liiki (koosolek, koosolek, koosolek jne) ja kollegiaalse organi nime genitiivi puhul, näiteks: juhatuse koosoleku protokoll; töökollektiivide koosolekud; struktuuriüksuste juhtide koosolekud.
Protokolli tekst sisaldab sissejuhatavat ja põhiosa.
Protokolli sissejuhatavas osas on pealkirja järel esitatud koosoleku juhataja ja sekretäri initsiaalid ja perekonnanimed. Esimees - koosolekut läbiviiv ametnik, tema positsiooni ei ole protokollis märgitud; sekretär - koosoleku korraldamise ja selle tegevuse dokumenteerimise eest vastutav isik, s.t. protokolli koostamine ja täitmine. Alalistes kollegiaalsetes organites on sekretär ametnik (akadeemilise nõukogu sekretär, kolleegiumi sekretär jne).
Uuel real pärast sõna "Osalenud" loetlege tähestikulises järjekorras kollegiaalorgani alaliste liikmete initsiaalid ja perekonnanimed, samuti teistest organisatsioonidest koosolekule kutsutud isikute initsiaalid, perekonnanimed ja ametikohad. Sekretär koostab koosoleku päeval koosolekul osalejate nimekirja. nimekiri ei pruugi vastata algselt kavandatule. Protokolli koostamine algab koosolekul osalejate nimekirja koostamisega.
Pikendatud koosoleku protokolli koostamisel ei ole protokollis märgitud osalejate nimesid, vaid nende koguarv on näidatud numbritega. See määratakse registreerimise tulemuste põhjal. Registreerimisnimekirjad saadetakse koosoleku sekretärile ja need muutuvad üheks protokolli lisaks. Samal ajal näitab protokoll järgmist: Osales: 57 inimest. (nimekiri on lisatud).
Päevakord on lisatud protokolli sissejuhatavasse ossa. See koosneb koosolekul arutatavate teemade loetlemisest ning fikseerib nende arutelu jada ja esinejate (esinejate) nimed. Eelnevalt koostatud koosoleku päevakava peaks sisaldama optimaalset arvu küsimusi, mida saab koosolekul arutada ja arutada. Selle sisu määrab kohtumist juhtiv juht. Iga päevakorrapunkt on nummerdatud araabia numbritega ja algab eessõnaga "O" või "Umbes" (vastab küsimusele "Mille kohta?"). Iga punkti puhul on märgitud kõneleja - selle küsimuse ettekande koostanud ametniku - initsiaalid ja perekonnanimi.
Protokolli põhiosa tekst koostatakse vastavalt päevakorras kehtestatud küsimuste järjekorrale.
Teksti põhiosa peaks sisaldama nii palju lõike kui päevakorras olevaid punkte. Sektsioonid on nummerdatud sama numeratsiooniga nagu päevakord. Iga sektsioon koosneb kolmest osast: “HEARD”, “SPEAKED”, “DECIDED”, mis on trükitud vasakult veeriselt. Pärast protokolli testi sõna „KUULATUD” esitatakse peaesineja kõne salvestused; pärast sõna „RÄÄGITUD” - dokumendi arutelus osalejate avalduste protokollid; pärast sõna „LAHENDATUD” - vastava päevakorrapunkti resolutiivosa. Kui ühes küsimuses tehakse mitu otsust, nummerdatakse need araabia numbritega, esimene number näitab päevakorrapunkti numbrit, teine - vastuvõetud otsuse numbrit. Näiteks:
Tavaline protokollide koostamise praktika ei näe ette hääletamistulemuste fikseerimist, kuid mitmed protokollid (näiteks aktsionäride üldkoosoleku protokollid) näitavad hääletamisel osalenud isikute koguarvu ja häälte jagamine "poolt", "vastu", "erapooletu".
Koosolekul tehtud otsustele juhitakse töötajate tähelepanu, saates postiga protokolli koopiaid või resolutiivosa väljavõtteid. Samuti harjutatakse tehtud otsuste alusel muude haldusdokumentide, näiteks kollegiaalse organi otsuse või organisatsiooni juhi korralduse koostamist.
Protokolli tekstis trükitakse iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid uuele reale nimetava käände kujul. Kõne salvestuse esitlus (tavaliselt ainsuse kolmanda isiku kujul) on perekonnanimest eraldatud sidekriipsuga.
Sõltuvalt koosoleku tüübist ja kollegiaalse organi staatusest valitakse protokolli vorm. See võib olla lühike, täielik või sõna -sõnalt. Protokolli vormid erinevad üksteisest ainult koosoleku käigu kajastamise täielikkuse poolest, need ei erine kujunduse poolest.
Lühike protokoll - See on dokument, mis salvestab koosolekul arutatud küsimusi, esinejate nimesid ja tehtud otsuseid. Selliseid protokolle säilitatakse reeglina ainult juhtudel, kui koosolek on stenografiseeritud või kui koosolek on operatiivse iseloomuga. Sellise protokolli kohaselt on võimatu esitada küsimuse arutelu kulgu, avaldatud arvamusi, kommentaare, protokolli haldusosa väljatöötamise protsessi, s.t. juhtimisotsus.
V täielik protokoll protokollitakse mitte ainult arutatud küsimusi, tehtud otsuseid ja esinejate nimesid, vaid ka koosolekul osalejate aruannete ja sõnavõttude sisu, kõiki väljendatud arvamusi, esitatud küsimusi ja märkusi, märkusi, seisukohti. . Täielik protokoll võimaldab dokumenteerida koosoleku üksikasjalikku pilti.
Sõnaline protokoll on koostatud koosoleku sõnasõnalise protokolli (ärakirja) põhjal ja edastab sõna otseses mõttes iga küsimuse arutamise ja selle kohta otsuse tegemise protsessi. Pärast sissejuhatavat osa tehakse selliste protokollidega plaat “Kohtumine oli stenografiseeritud”. Ärakiri on protokolli kohustuslik lisa.
Protokollid koostatakse käsitsi kirjutatud, stenograafiliste või lindistuste põhjal, mida säilitatakse koosoleku ajal. Sekretär hoiab käsikirjalisi märkmeid, protokolli kvaliteet sõltub tema kvalifikatsioonist. Sellisel juhul on vajalik oskus arutada käsitletavate teemade olemust ja osata need täpselt kirja panna. Need märkmed on protokolli edasiseks registreerimiseks kavandatud materjalid. Mõnel juhul annavad koosolekul esinejad sekretärile oma sõnavõttude märkmeid (kokkuvõtteid), mis seejärel lisatakse protokolli teksti. Sagedamini peab aga sekretär lootma ainult enda kiir-, märkmete tegemise- ja kiirkirjaoskustele. Pärast koosolekut trükitakse sekretäri märkmed uuesti, toimetatakse ja vormistatakse ametliku dokumendina. Protokolli koostamise tähtajaks on praegu määratud kolm päeva.
Protokoll- dokument, milles nad salvestavad küsimuste arutamise kulgu ja otsustamist koosolekutel, koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel.
Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite tegevust, nagu komisjonide ja ministeeriumide kolleegiumid, vallavalitsuse organid, aga ka teadlased, tehnilised, metoodilised nõukogud. Välja arvatud eespool nimetatu, võib salvestada ka struktuuriüksuste juhtide, peadirektori asetäitjate ja direktorite koosolekuid.
Tavaline on protokollide koostamine ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, seminarid jne) dokumenteerimiseks.
Protokolli koostab sekretär koosolekul hoitavate märkmete alusel. Need võivad olla lühikesed märkmed, ärakirjad või diktofonisalvestised. Olgu öeldud, et protokolli koostamiseks kogub sekretär enne koosolekut raportite ja sõnavõttude teesid, otsuste eelnõud.
Protokoll väljastatakse ühisel vormil.
Protokolli pealkiri on kollegiaalse organi nimi või koosoleku liik... Näiteks pedagoogilise nõukogu koosoleku protokoll (mis?); struktuuriüksuste juhtide koosolekud jne.
Protokolli kuupäev on koosoleku kuupäev (protokoll koostatakse traditsiooniliselt pärast koosolekut). Kui koosolek kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.
Näiteks: 21 — 24.07.2009 .
Protokolli number (indeks) on kalendriaasta või kollegiaalorgani ametiaja jooksul toimunud koosoleku järjekorranumber.
Pange tähele, et protokolli tekst sisaldab järgmisi osi:
Protokolli sissejuhatavas osas on pealkirja järel esitatud koosoleku juhataja ja sekretäri nimed ja initsiaalid. Uuel real pärast sõna " Osales»Loetlege koosolekul viibivate ametnike nimed ja initsiaalid tähestikulises järjekorras.
Kui koosolekul oli isikuid teistest organisatsioonidest, siis pärast sõna „Osalesin” sõna „ Kutsutud»Ja näidatakse kutsutud isikute nimekiri, mille puhul iga perekonnanime ette märgitakse organisatsiooni ametikoht ja nimi.
Protokolli sissejuhatavas osas päevakord on märgitud.
See koosneb koosolekul arutatavate küsimuste loendist ja fikseerib nende arutelu järjekorra ning esinejate (esinejate) nimed. Pange tähele, et iga päevakorrapunkt on nummerdatud araabia numbritega, see on sõnastatud eessõnade "O "või" umbes ". Näiteks: "Haridusprogrammide kinnitamise kohta"; "Õppeaasta tulemuste kokkuvõtte kohta."
Iga punkti kohta on märgitud raportöör (selle teema koostanud ametnik)
Järjekorras, kus päevakorras on jada küsimusi, koostatakse protokolli põhiosa tekst - see peaks sisaldama sama palju lõike kui päevakorras olevaid punkte.
Kõige eelneva põhjal jõuame järeldusele, et protokolli päiseosa vormindatakse alati ühtemoodi. Kuid protokolli teksti saab esitada erineval kujul: lühike või täielik.
Lühike protokoll- fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused. Selliseid protokolle säilitatakse kõige sagedamini juhtudel, kui koosolek on operatiivse iseloomuga (vt joonis 3.3.)
Tasub öelda - täielik protokoll- sisaldab teavet mitte ainult arutatud küsimuste, tehtud otsuste ja esinejate nimede kohta, vaid ka piisavalt üksikasjalikke dokumente, mis annavad edasi koosolekul osalejate aruannete ja sõnavõttude sisu, kõik väljendatud arvamused, küsimused ja märkused, märkused, seisukohad. Tasub öelda - täielik protokoll võimaldab dokumenteerida koosoleku üksikasjaliku pildi (vt joonis 3.4)
Joonis nr 3.3. Näide lühikesest protokollist
Mis tahes vormis protokolli kasutamisel jagatakse tekst nii paljudeks päevakorrapunktideks.
Tasub öelda, et iga sektsioon koosneb kolmest osast.: “HEARD”, “SPEAKED”, “DECIDED” (“DECIDED”), mis on trükitud vasakult veeriselt suurte tähtedega. See disain võimaldab teil tekstis esile tuua peaesineja kõne, küsimuse arutelus osalejad ja resolutiivosa, milles otsus on sõnastatud.
Osas " KUULATUD»Kõne tekst on öeldud. Teksti alguses uuel real, nimetavas käändes, märkige kõneleja perekonnanimi. Etenduse salvestus on perekonnanimest eraldatud kriipsuga. Kõne esitatakse ainsuses kolmandas isikus. Kõne salvestamise asemel on lubatud perekonnanime järel märkida ("Kõne salvestis on lisatud", "Pange tähele, et aruande tekst on lisatud")
Viimasel juhul saavad aruanded protokolli lisaks.
Osas " RÄÄGITUD»Uue reaga nimetavas käändes märkige kõneleja perekonnanimi ja kriipsu järel kõne tekst või küsimus (kui kõne ajal seda kõnelejale küsiti)
Osas " OLI LAHENDATUD"(" OTSUSTATUD ") kajastab arutlusaluse küsimuse kohta tehtud otsust. Pange tähele, et operatiivtekst trükitakse täies ulatuses mis tahes protokolli vormis.
Pange tähele, et kogu protokolli tekst trükitakse 1,5 reavahega.
Protokolli koostab koosoleku sekretär. Protokollile kirjutab alla sekretär ja see esitatakse esimehele allakirjutamiseks 3 (kolme) tööpäeva jooksul pärast koosolekut.
Allkirjad on tekstist eraldatud 3 reavahega. Ametikoha nimi trükitakse vasaku veerise piirilt, perekonnanime viimane täht on piiratud parema veerisega.
Päeval, mil protokollile kirjutab alla esimees, tuleb see registreerida.
Väljavõte protokollist on täpne koopia originaalprotokolli teksti osast, mis on seotud päevakorras oleva küsimusega, mille kohta väljavõtet koostatakse. Väljavõte taasesitab kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatava osa, päevakorrapunkti, mille jaoks väljavõtet koostatakse, ning teksti, mis kajastab küsimuse arutamist ja tehtud otsust. Väljavõtte protokollist kirjutab alla ainult sekretär, ta kinnitab ka selle. Sertifikaadi pealdis on kirjutatud käsitsi, koosneb sõnast "True", märge koopia (väljavõtte) kinnitaja kohta, isiklik allkiri, perekonnanimi, initsiaalid ja kuupäev (vt joonis 3.5)
Protokolli väljavõtted asendavad mõnikord sellist haldusdokumenti nagu otsus. Sel juhul toimib väljavõte vahendina tehtud otsuste edastamiseks testamenditäitjatele. Sel juhul saadab näiteks aktsiaseltsi juhatuse sekretär hiljemalt 2 (kaks) päeva pärast koosoleku protokolli allakirjutamist vastutavale isikule protokolli väljavõtteid teatud küsimuste kohta täitjad. Avaldustele kirjutab alla sekretär.
Teisele organisatsioonile saadetud protokollide väljavõtted peavad olema kohustuslikult kinnitatud pitseriga.
Protokolli ehtsad koopiad koostab kohtuasja sekretär vastavalt koosolekute tüübile. Näiteks "Üldkoosolekute protokollid", "Direktorite nõukogu koosolekute protokollid", "Direktoriga kohtumiste protokollid" jne. Juhtumi sees on protokollid süstematiseeritud numbrite ja kronoloogia järgi. Juhtumid moodustatakse kalendriaasta jooksul.
