Katiblər hər hansı bir şirkətin və ya təşkilatın mühüm üzvləridir. Uğurlu katibə olmaq üçün yaxşı davranışlara sahib olmalısınız 
və lazımi bacarıqlar, həmçinin şirkət siyasətlərini başa düşmək. Katibin vəzifələrinin həcmi və məzmunu müdirin rəsmi mövqeyindən asılıdır. Deməli, idarə rəisinin katibindən daha çox müəssisə rəhbərinin katibi məsuliyyət daşıyacaq. Katibin işində düzgün işgüzar etiket işin əsasını təşkil edir, xüsusən də müştərilər və digər vacib şəxslərlə işləyənlər üçün.
Katibin vəzifələri
Katibənin işgüzar etiketi ondan müdirinə qarşı nəzakətli olmağı və onu dəstəkləməyi tələb edir. Katib öz vəzifələrini layiqincə yerinə yetirmək üçün rəhbəri ilə bir komandada işləməyi bacarmalıdır. Katib müdirin üstünlükləri və işlədiyi şirkətin siyasəti ilə razılaşmalıdır.
Qeybətə yol verilmir, katibə şirkətin kommersiya fəaliyyəti ilə heç bir əlaqəsi olmayan işlərə qarışmamalıdır. Rəhbərinizlə tanış olmayın və köhnə məktəb dostunuz olsa belə, onu adı ilə çağırmayın.
Görünüş
Əksər şirkətlərdə katiblər çox ciddi vəzifələr tuturlar. Çox vaxt onlar müştərilər və şirkət rəhbərliyinin üzvləri ilə öz müdirinin adından ünsiyyət qururlar. Bu səbəbdən katibə şirkət siyasətinə uyğun geyinməlidir. Şirkətin geyim kodu mühafizəkar geyim tərzini nəzərdə tutursa 
, onda katibə şirkətin bütün digər işçilərini necə axtarmaq üçün nümunə olmalıdır. Bu, şirkətə, onun rəhbərlərinə və onunla məşğul olanlara hörməti göstərir. Əgər şirkətdə xüsusi geyim kodu yoxdursa, o zaman katibə yenə də işə səliqəli və təmiz gəlməsi tələb olunur.
İş üçün dar və açıq-saçıq paltarlar geyinməyin. Paltarlarınızın həmişə yuyulub ütüləndiyinə əmin olun. İşə qısa ətək geyinməyin. 
, və ayaqqabılarınız uyğun biznes tərzi olmalıdır. Çox vaxt bunlar düz bir altlıq və ya kiçik bir daban olan klassik nasoslardır. Əsas odur ki, belə ayaqqabılarla işləməkdə özünüzü rahat hiss edirsiniz. Makiyaj məsələsinə gəlincə, qadın katibə meydan oxumamaq üçün parlaq rənglərdən istifadə etməməlidir. Eyni şey zərgərlik üçün də gedir. Katibin xarici görünüşü mümkün qədər sadə və işgüzar, heç bir fırfırlar olmadan olmalıdır.
Davranış
Yaxşı iş etiketi katiblərdən işdə qızıl qaydaya riayət etməyi tələb edir. Katib ziyarətçilərlə necə davranmaq barədə başqalarına nümunə olmalıdır. Katib hamıya hörmətlə yanaşmalı və heç vaxt aşağı rütbəli insanlarla pis davranmamalıdır. Katibə tez-tez başqalarının sözünü kəsməməli və hələ də bunu etməli olsa, həmişə üzr istəməməlidir.
Ünsiyyət
Katibin işində telefon danışığı zamanı ədəb-ərkan çox önəmlidir. Şirkətə ilk dəfə zəng edən bir çox müştərilər bu barədə təəssüratlarını katibə ilə telefon danışığı əsasında formalaşdırırlar. Katib telefona dərhal cavab verəndə, yəni telefon üçüncü dəfə zəng çalmazdan əvvəl yaxşıdır. Telefon danışığında katib həmsöhbətinə qarşı mümkün qədər nəzakətli və diqqətli olmalıdır. Katibin işində həddindən artıq emosionallıq və əsəbilik göstərmək yolverilməzdir. Katib bütün telefon zənglərinə və müştəri sorğularına nəzakətlə və gülərüzlə cavab verməlidir.
Təşkilat
Katibin işində ən vacib funksiyalardan biri düzgün təşkilatçılıqdır. İş yeriniz təmiz və yaxşı təşkil olunmalıdır. Masanı kağızlarla doldurmayın. Müştərilərdən və ya digər şirkət ziyarətçilərindən menecerinizi görmək üçün gözləmələrini istəməli olduğunuz bir yerdə işləyirsinizsə, iş yerinizin layiqli göründüyünə əmin olun. Tərkibində əlavə maddələr olmamalıdır. Bütün vacib sənədlər ziyarətçilərin gözündən uzaq olmalıdır.
Katibin şəxsi keyfiyyətlərinə gəlincə, o, məsuliyyətli, ciddi, icraçı, məcburiyyətli, punktual, nəzakətli olmalıdır. Bu keyfiyyətlər olmadan onun işindəki bütün iş etiketləri sadəcə sıfıra endirilə bilər.
Katibin işgüzar etiketi ondan tələb edir ki, təkcə iş yerində deyil, həm də müdirin iş yerində olmasını təmin etsin. Katib rəisin iş stolunun sənədlər və digər kağızlarla dolu olmamasına, onun daima lazımi dəftərxana ləvazimatlarının olmasını və s.
Bir çoxları üçün katibin işi sadə görünməsinə və xüsusi bacarıq və qabiliyyət tələb etməməsinə baxmayaraq, hər kəs bu vəzifəni tuta bilməz.
1. Plan
Giriş 3
1. Katibin şifahi işgüzar nitq etiketi. dörd
1.1. İşgüzar ünsiyyət mədəniyyəti katibi.4
1.2. Telefon danışıqlarının aparılması üçün əsas etik tələblər. səkkiz
1.3. Müxtəlif iclasların hazırlanmasında katibin vəzifələri. on
1.4. Ziyarətçilərin qəbulunun təşkilində katibin rolu nədir. 13
2. Katibin yazılı işgüzar nitq etiketi. 16
2.1. İş məktubu yazmaq üçün etik tələblər. 16
2.2. İş məktubunun yazılış etiketi və mətni. on səkkiz
2.3. Teleqram, teletayp, telefon mesajı, faks necə verilir. 21
Nəticə 24
Ədəbiyyat 25
Giriş
Müasir dövrdə bir çox yeni peşələr meydana çıxır ki, bu da bir insanın bugünkü günə uyğun olmasını tələb edir. Katiblik peşəsi çoxdan mövcuddur. Amma indi tamam başqa məna kəsb edib. Özünü bu peşəyə həsr etmiş şəxsin geniş dünyagörüşü, katiblik işinin xüsusiyyətləri ilə bağlı bütün işgüzar və şəxsi keyfiyyətlər olmalıdır.
Peşəkar fəaliyyətindən yaranan insanlar arasında münasibətlərin mənəvi xarakterini təmin edən peşə etik davranış kodeksi adlandırmaq çoxdan adət olmuşdur.
Müasir katib bilməlidir: sənədli təminat üçün müddəalar və təlimatlar, müəssisənin, onun bölmələrinin rəhbərliyi. O, yazı yazmağı, fərdi kompüterdə işləməyi, orfoqrafiya və durğu işarələri qaydalarını, müxtəlif sənədləri çap edərkən materialın düzülmə qaydasını, vahid təşkilati və inzibati sənədlər sisteminin standartlarını və s.
Amma ən əsası o, yazılı və şifahi işgüzar nitqdə etiket bacarıqlarına malik olmalıdır. Bu işdə diqqətimizi məhz bu bacarıqlara yönəldəcəyik.
1. Katibin şifahi işgüzar nitq etiketi.
1.1. İşgüzar ünsiyyət mədəniyyəti katibi.
Katibin ünsiyyət mədəniyyətinin mühüm göstəriciləri nəzakət, düzgünlük, xoş niyyətdir. Katib üz ifadələrini, səs intonasiyalarını və jestləri mənimsəməlidir. Zəriflik, qonaqlar və işçilərlə münasibətdə nəzakət, müəyyən dərəcədə artistlik - bütün bunlar katibin uğurlu işini təmin edir.
Katib salamlaşma qaydalarını bilməlidir. Ziyarətçi qəbulda görünəndə, katibə salam verməli, oturmağı təklif etməlidir. Rəhbərlə, yüksək vəzifəli şəxslə ilk görüşdə və ya təşkilatın fəxri qonağı qəbul edilərkən katib ayağa qalxıb salam verməlidir. Əl sıxmaq lazımdırsa, o zaman masadan qalxmalı, ziyarətçinin yanına getməli və əl verməlisən (qadın bunu istəmirsə, əl sıxmamağa icazə verilir).
Katib ziyarətçini ilk dəfə görürsə, özünü tanıtmalıdır. Bundan sonra katibə gələnin adı, hansı məsələ ilə bağlı gəldiyi ilə maraqlanır. Nəzakətə riayət etmək, yalnız nəzakətli müraciət formalarından istifadə etmək, mehriban olmaq lazımdır.
İnsanlara hörmət gündəlik davranış normasına və başqaları ilə adi ünsiyyət tərzinə çevrilməlidir. Bu, katibin işidir.
Katib ziyarətçiləri qəbul edərkən telefonla şəxsi söhbətlər aparmamalı, həmçinin rəsmi sirləri açan söhbətlərdən çəkinməli, qeybətə yol verməməlidir.
Ziyarətçi görünəndə katibə makinada yazılmış xətti və ya telefon danışığını tamamlamalıdır. Hər hansı bir sənədin oxunması dayandırılmalı və ziyarətçinin qayğısına qalmalıdır.
Katib yadda saxlamalıdır ki, həmsöhbətin şəxsiyyətini başa düşmək və nəzərə almaq istəyi olmadıqda, adi “maskalar” dəstindən istifadə edildikdə (saxta nəzakət, həddindən artıq sərtlik, istehza, üstünlük, laqeydlik və s.) ), ziyarətçi öz hisslərini yaxşı bilir, bütövlükdə təşkilat haqqında təəssürat yaradır.
Katib, katib köməkçisi və ziyarətçilər arasında ünsiyyətin mühüm forması söhbətdir.
Katib müxtəlif yaşda, cəmiyyətdə tutduğu mövqedə və sinir sisteminin tipində olan insanlarla işgüzar söhbət aparmalıdır. Uğurlu söhbətin açarı səriştə, nəzakət, xoşməramlılıq, problemi tez həll etmək və ya həllində kömək göstərmək istəyidir. Katib həmsöhbətin psixoloji vəziyyətini qiymətləndirməli, problemin mahiyyəti haqqında fikir əldə etməli, ziyarətçiyə danışmaq imkanı verməlidir. Sual nə qədər təfərrüatlı və təfərrüatlı olarsa, düzgün həll yolunu tapmaq imkanı bir o qədər çox olar.
Ziyarətçiyə sual verə bilmək və xüsusən də onu dinləmək vacibdir.
Söhbətin tonu neytral olmalıdır. Problemin həllinin qeyri-mümkünlüyünü rədd etmək və təsdiqləməklə söhbətə başlaya bilməzsiniz. Bir qayda olaraq, bu, mənfi reaksiyaya səbəb olur və münaqişə vəziyyətinə gətirib çıxarır. Cavab mənfi olsa belə, katib nəzakətlə və mehribanlıqla həmsöhbətini bu nəticəyə çatdırmalı, müsbət qərarın mümkünsüzlüyünü inandırıcı şəkildə göstərməlidir. Söhbət zamanı ziyarətçinin sözünü kəsməməli, kənar işlərlə məşğul olmamalı, telefon danışıqları ilə söhbəti kəsməməlisən. Telefon zəng çaldısa, söhbətin növündən asılı olaraq, katibə telefonu götürür və telefon zəngini əlverişli vaxta keçirir və ya qonaqdan üzr istəyir və qısa müddətə telefon danışığı aparır.
Katibin işgüzar ünsiyyəti ziyarətçilərlə təmasla məhdudlaşmır. Onun işində ən mühüm yeri rəislə katibə münasibətləri tutur.
Mahiyyət etibarı ilə katib rəhbərin birinci köməkçisi funksiyalarını yerinə yetirir, ona iş vaxtının planlaşdırılmasında, nəzərdə tutulan tədbirlərin həyata keçirilməsində köməklik edir, onu xırda texniki işlərdən azad edir, yazışmaların, telefon danışıqlarının və ziyarətçilərin axınını süzgəcdən keçirir.
Bir təşkilatda katibin işi rəhbərin giriş brifinqi ilə başlayır. Menecer katibə iş üsulları, adi rejimi, şəxsi vərdişləri barədə ətraflı məlumat verməli, katibə qarşı qoyacağı əsas tələbləri tərtib etməli, katibin ixtisas dərəcəsini öyrənməlidir. Müdirlə katibə arasında lazımi işgüzar əlaqəni dərhal qurmaq mümkün deyil, vaxt sınağı, birgə iş tələb olunur.
İşin idarə edilməsi və təşkili sahəsində görkəmli mütəxəssis olan C.Harrison katib üçün zəruri olan aşağıdakı keyfiyyətləri qeyd edir:
1. Katib sənədlərdə səhvlərə yol verməməli və bununla da rəhbəri hər bir sənədi yoxlamaq zərurətindən azad etməlidir. Katib müdirə müstəqil işləyə biləcəyini sübut etmək üçün işləməlidir.
2. Telefonla danışarkən katib istənilən suala nəzakətlə cavab verməyi bacarmalı, idarənin fəaliyyətində məxfi sayılan məsələlərin həllini rəhbər öz katibinə etibar etməlidir.
3. Katib hesabat və jurnallarda olan ən mühüm faktları rəhbər üçün seçməyi bacarmalıdır ki, onu materialları ətraflı öyrənmək zərurətindən azad etsin.
4. Katib başa düşməlidir ki, təcili iş zamanı onun iş günü bitdikdən sonra qalması lazımdır.
5. Katib rəhbərin olmadığı yerdə məsələləri müstəqil həll etməkdə öz vəzifələrini və səriştə səviyyəsini aydın dərk etməli, rəhbər isə öz növbəsində əmin olmalıdır ki, katibin onun olmadığı müddətdə yarana biləcək işlərin öhdəsindən gələcəyinə əmin olmalıdır.
6. Rəhbər mütəmadi olaraq katibə bütün işləri barədə məlumat verməlidir ki, o, ona mümkün qədər kömək edə bilsin.
7. Lider öz səhvlərini etiraf etməyi və səhv etdiyi zaman üzr istəməyi bacarmalıdır.
8. Rəhbər katibin punktuallığına arxalanmalıdır və katib bilməlidir ki, rəhbər bəzən punktual ola bilər.
9. Hər iki tərəfə yumor hissi lazımdır.
10. Katibənin davranışı və işinin səmərəliliyi bütün işçilər üçün nümunədir.
11. Katib rəhbərin şəxsi həyatında baş verən hadisələri izləməli, məsələn, xüsusi günlər üçün güllərə, təbrik kartlarına və s.
Rəhbərlə katib arasında münasibətlərin uğurla inkişaf etməsi üçün birgə işi koordinasiya etmək, iş qaydalarını qurmaq lazımdır. Bu zaman müəssisənin konkret iş şəraiti, rəhbərin və katibin şəxsiyyəti nəzərə alınmalıdır: işə gəlmə vaxtı, alınan yazışmalar və cari işlər haqqında hesabat, iş vaxtı.
gün fasiləsi, ziyarətçilərin qəbulu, işdən ayrılma vaxtı.
Yaxşı katib nəzakətlə rəhbərə diqqət yetirməli və ona hörmətlə yanaşmalıdır. Katib rəhbərin nöqsanlarına sadiq olmalı, mümkünsə, öz işi ilə onları kompensasiya etməlidir.
Katibin əsas vəzifələrindən biri menecerlə işçilər arasında vasitəçi olmaq bacarığıdır. O, menecerlə digər işçilər arasında əlverişli işgüzar münasibətlər yaratmaq üçün hər cür səy göstərməlidir. İş rejimini və rəhbərin xarakterini bilən katib işçilərə rəhbərlərinin qəbulunu təşkil etməkdə kömək edə bilər, müəyyən bir sənədin tərtib edilməsinə kömək edə bilər, şəxsi tələbi təmin edə bilər və s.
Katibin iş təcrübəsində tez-tez katib rəhbərlər və işçilər arasında yaranan münaqişələri düzəltməli olduğu hallar olur. Burada çox şey katibin çətin vəziyyətlərdə davranışının çevikliyindən, öz emosiyalarını idarə etmək bacarığından asılıdır.
Katib bəzən rəhbərin adından danışmalı olur. Lazımi göstərişləri nəzakətlə və aydın şəkildə verə bilmək, onların icrasına nəzarət etmək çox vacibdir. Eyni zamanda, işçilərlə tanış münasibətlər, təkəbbür, bürokratiya və ya biganəliyin təzahürü yolverilməzdir.
Katibin öz müəssisəsinin müxtəlif şöbələrinin, eləcə də yuxarı və tabeliyində olan təşkilatların katibləri ilə yaxşı işgüzar əlaqələr qurması vacibdir.
1.2. Telefon danışıqlarının aparılması üçün əsas etik tələblər.
Katibin iş günü ərzində xeyli vaxt telefon danışıqları ilə məşğul olur. Telefon sayəsində qərarların qəbul edilməsinin effektivliyi artır, yazışmalara, başqa təşkilata səfərə və s. ehtiyac qalmır. Katibənin məsuliyyətinə telefon zənglərinin qəbulu, abunəçilərin cavablandırılması, zənglərin süzgəcdən keçirilməsi və zəruri hallarda qoşulmaq daxildir. menecer abunəçi ilə. Katibin vəzifəsi meneceri təşkilatın məsul işçisinin qərar verə biləcəyi problemlərdən azad etməkdir.
Telefon ünsiyyətinin etikası haqqında danışırıqsa, onda aşağıdakılara riayət etmək lazımdır:
- lazımsız təfərrüatlar olmadan, qısaca olaraq, yalnız ən vacib şey haqqında danışın;
- nəzakətli olun: mehriban ton, nəzakətli ünsiyyət formalarından istifadə, aydın diksiya;
- özünə hakim olmaq: söhbəti səbirlə, emosiyalarsız, sakit aparın;
- məxfi xarakter daşıyan məlumatı telefonla ötürmək mümkün deyil;
- ofis telefonunu şəxsi məsələlərlə bağlı söhbətlərlə zəbt etmək, xüsusən də ziyarətçilərin iştirakı ilə qəbuledilməzdir.
Yalnız zəruri hallarda bir iş məmurunun ev nömrəsinə zəng etməlisiniz.
Katibə zəng edərkən telefon danışıqlarının aparılması üçün əsas qaydalar aşağıdakılara endirilə bilər. Dərhal telefonu götürün, təşkilatın adını verin, özünüzü təqdim edin, fasilə verin, abunəçiyə özünüzü təqdim etmək üçün vaxt verin. Sonra "Axşamınız xeyir", "Salam" sözləri ilə salamlamaya cavab verərək, abunəçinin hansı suala zəng etdiyini öyrənin.
Katibin nə vaxt və hansı məsələlərdə rəhbərlə əlaqə saxlaması barədə aydın təsəvvürə malik olması vacibdir. Katib telefon zəngi qəbul edərkən təşkilatın və özünün adını düzgün formada qeyd edərək, abunəçinin hansı məsələ ilə bağlı zəng etdiyini, onun kim olduğunu öyrənməli, söhbətin aktuallığını qiymətləndirməlidir. İşçilər arasında vəzifələrin bölüşdürülməsini bilən katib, çağırışı problemin həllində səlahiyyətli işçiyə düzgün yönləndirə bilər.
Katib telefon zəngini başqa işçiyə yönləndirdiyi halda, abunəçi bu işçinin soyadını, adını, atasının adını, vəzifəsini və telefon nömrəsini göstərməlidir.
Abunəçinin sorğularına cavab vermək və müvafiq məlumatları axtarmaq üçün telefondan uzaqlaşmaq zərurəti yaranarsa, bu barədə abunəçini xəbərdar etməlisiniz. Lazımi məlumatları tapmaq mümkün olmadıqda, abunəçiyə geri zəng edə biləcəyi dəqiq vaxtı bildirməlisiniz.
Abunəçinin məşğul olduğunu bildirərək, abunəçinin bir daha zəng etməməsi üçün telefonu dayandırmaq yolverilməzdir. Belə “qəbul” katibin mədəniyyətinin aşağı olmasından xəbər verir. Düzgün cavab belə olardı: "Bağışlayın, görüş var. 20 dəqiqədən sonra zəng edin".
Katibdən yan keçərək (göstərilən hallar istisna olmaqla) başçıya heç bir telefon zəngi getməməlidir. Rəhbəri abonentlə birləşdirməzdən əvvəl katib ona abunəçini, vəzifəsini və təşkilatını, soyadını, adını, atasının adını və hansı sualla zəng etdiyini söyləməlidir. Katib ilkin söhbətin qeydini aparıbsa, onu rəhbərin qarşısına qoya və ya məsələnin mahiyyətini şifahi şəkildə bildirə bilərsiniz.
Katibin çağırdığı hallarda aşağıdakılara əməl etməlisiniz:
1. Söhbət zamanı tələb oluna biləcək bütün lazımi sənədləri hazırlayın. Təhrifə yol verməmək üçün istədiyiniz abunəçinin soyadını, adını, atasının adını, vəzifəsini dəqiqləşdirin.
2. Abunəçinin nömrəsini yığıb cavab aldıqdan sonra özünüzü və sizə lazım olan işçinin adını qeyd etməlisiniz. Katibdə bu məlumatlar yoxdursa, telefonla müvafiq məsələ ilə məşğul olan işçidən soruşmalısınız.
Uzun məsafəli telefon danışığı zamanı siz zəng etdiyiniz şəhərin adını, sonra özünüzü, rəhbərinizin vəzifəsini və qurumun adını qeyd etməlisiniz.
Qarşılıqlı tanışlıqdan sonra söhbətə ehtiyacın səbəbi bildirilməlidir. Bunu “Mənə tapşırılıb...”, “Məcbur olub üz döndəririk” sözləri ilə başlaya və sonra məsələnin mahiyyətini açıqlaya bilərsiniz.
Əgər söhbət başçı tərəfindən aparılmalıdırsa, telefon onun cihazına keçir.
Təqdimatdan sonra telefon mesajı ötürərkən deyirlər: "Telefon mesajını qəbul edin" - və həmsöhbətə qeyd üçün lazım olan hər şeyi hazırlamaq üçün vaxt verin.
Telefon danışıqlarının yekun sözləri onların nəticəsindən asılıdır. Yaxşı davranış qaydalarına uyğun olaraq, telefon danışığının sonunda kişi yalnız qadın onu yerə qoyduqdan sonra, tabeliyində olan - vəzifədə olan böyükdən sonra telefonu qapdırır. Hər halda, yekun qeydlərin artıqlığı arzuolunmazdır.
1.3. Müxtəlif iclasların hazırlanmasında katibin vəzifələri.
Hər bir təşkilatda kollegial müzakirə tələb edən məsələlərin həlli üçün müxtəlif yığıncaqlar, yığıncaqlar, konfranslar və s.
Çox vaxt yığıncaqların təşkili və hazırlanmasının pis olması ucbatından lüzumsuz olaraq gecikdirilir və səmərəsiz olur.
Təşkilatlarda ən böyük yığıncaqlar katib üçün məcburi olan və onların hazırlanması üçün bir sıra tədbirləri əvvəlcədən düşünməyə imkan verən bir plana uyğun olaraq keçirilir.
Rəhbər yüksək rütbəli rəhbərlə görüşə dəvət olunursa, o zaman katib onun üçün qabaqcadan lazımi sənədləri hazırlamalı, məruzənin mətnini çap etməli, iclasın tarixini, yerini və saatını rəhbərə dərhal xatırlatmalı, onun müddəti.
Adətən həftənin müəyyən bir günü və ya hər gün iş gününün əvvəlində keçirilən operativ müşavirənin hazırlanmasında katibin vəzifələrinə iştirakçılara məlumat vermək, onların vaxtında gəlmələrinə nəzarət etmək, işin təşkili barədə rəhbərə məlumat vermək daxildir. görünməyən işçilərin olmamasının səbəbləri. Əgər nədənsə rəhbərin dərhal əlaqəsini tələb edən bir vəziyyət yaranarsa, katib daxil olan məlumatları yazmalı, ofisə daxil olmalı, orada olanların diqqətini yayındırmamağa çalışmalı, rəhbərə qeyd təqdim etməli və onun göstərişlərini gözləməlidir. . Yığıncaq zamanı katib heç bir halda qəbul otağını tərk etməməlidir, çünki istənilən vaxt iclas iştirakçılarının onun köməyinə ehtiyacı ola bilər.
Planlaşdırılan görüşlər və çoxlu sayda iştirakçı ilə görüşlər üçün hazırlıq iclasdan 1,5-2 həftə əvvəl başlayır. Katib rəhbərlə birlikdə iclasın tarixini, yerini və vaxtını, onun gündəliyini, iştirakçıların, çıxış edənlərin siyahısını müəyyənləşdirir, həmçinin iclasın hazırlanmasına qurumun müxtəlif xidmətlərinin cəlb edilməsinin zəruriliyini müəyyənləşdirir.
Növbəti addım yığıncaq iştirakçılarını xəbərdar etməkdir. Katib rəhbərlə birlikdə telefon mesajının, dəvətnamənin mətnini tərtib edir.
Katib iclasın başlamasına 1-1,5 saat qalmış rəyasət heyətinin üzvləri üçün iclas materialları, təmiz kağız, karandaşlar və rəngli karandaşlar olan qovluq hazırlayır.
(qırmızı), kağız kliplər, yapışan lent, hökmdarlar, təmiz su və stəkan (dinamiklər üçün) və ya mineral su və s.
İştirakçıların qeydiyyatı iclasın başlamasına 30 dəqiqə qalmış başlayır.
Yığıncaqda dəvət olunmuş qonaqlar gəlibsə, onları zala aparıb ön sıralarda əyləşdirmək lazımdır. Görüş iştirakçılarının qalan hissəsi təsadüfi olaraq yerləşdirilir.
Rəhbərin yeri rəyasət heyətinin masasının ortasındadır, rəyasət heyətinin qalan üzvləri tutduqları vəzifələrə uyğun olaraq, fəxri yerlər rəhbərin sağında və solunda yerləşdirilir. Onlar ilk növbədə qadınlara - yığıncaq iştirakçılarına verilir.
Stenoqrafın iş yeri elə qurulmalıdır ki, o, natiqlərin nitqini yaxşı eşidə bilsin.
Katib iclasda iştirak etmirsə, deməli telefonda növbətçidir. İclas başlamazdan əvvəl, fasilələr zamanı və bağlandıqdan sonra katib, tələb olunarsa, iştirakçılara kömək etmək üçün otağa daxil olmalıdır.
Katib iclasda iştirak edirsə, onda onun vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir: materialların iclas iştirakçılarına paylanması, rəhbər üçün materialların və sənədlərin seçilməsi; menecerə gecikənlər barədə məlumat vermək; menecerə söz istəyən yığıncaq iştirakçıları haqqında mesaj; fasilə vaxtı xəbərdarlığı. İclas protokolunun aparılması katibə həvalə edilə bilər.
İclasın sonunda katib rəhbər və məruzəçilər ilə mətni düzəltməli, məruzə və çıxışların mətnlərini toplamalı, rəhbərlə iclas materiallarının göndəriləcəyi şəxslərin və qurumların siyahısını aydınlaşdırmalıdır.
İclas protokolunu tamamlamaq üçün adətən 2-3 gün vaxt lazımdır. Katib protokolu çap edir və təyinat yerinə göndərir. Katibin şəxsi nəzarəti altında
materialların yayılması, müşavirə stenoqramının işlənməsi kimi məsələlərin də həlli var.
Rəhbərin göstərişi ilə katib iclasın nəticələrini iclasda iştirak etməyən, lakin onun nəticələri barədə bilməli olan şəxslərə çatdırır.
Kiçik görüşlərdə katibin vəzifələrinə sərinləşdirici içkilər və stəkanlarla iş masasının qurulması daxil ola bilər. Yığıncaq iştirakçıları üçün külqabı və digər siqaret aksesuarları verilməməlidir.
1.4. Ziyarətçilərin qəbulunun təşkilində katibin rolu nədir.
Ziyarətçilərin qəbulunu üç növə bölmək olar:
müəssisənizin işçilərinin cari məsələlərlə bağlı qəbulu; digər təşkilatların nümayəndələrinin, o cümlədən nümayəndə heyətlərinin qəbulu; şəxsi məsələlərlə bağlı ziyarətçilərin qəbulu.
Katib qəbulun qapılarında ziyarətçilərin qəbul günləri və vaxtlarını göstərən lövhənin vurulmasını təmin etməyə borcludur; ziyarətçilərin uçotunu aparmaq və qəbul zamanı qəbul edilmiş qərarların icrasına nəzarət etmək; qəbul qaydasına və söhbətin vaxtına əməl edin.
Qəbul jurnalında müvafiq qeydlər etməklə əvvəlcədən görüş təyin etmək daha yaxşıdır.
Katib yadda saxlamalıdır ki, istənilən rütbəli ziyarətçi istisnasız olaraq yalnız katibin məruzəsindən sonra rəhbərin kabinetinə daxil ola bilər. Katib yuxarı təşkilatların nümayəndələri haqqında şəxsən hesabat verir. Ziyarətçidən gözləməsini xahiş etdikdən sonra o, menecerin kabinetinə daxil olur və qəbulu gözləyən qonaq haqqında məlumat verir. Bu halda, ziyarətçinin soyadını, adını, atasının adını, vəzifəsini və gəldiyi məsələni adlandırmaq məqsədəuyğundur. Katib domofondan istifadə edən ziyarətçi haqqında menecerə hesabat verə bilər və qəbula razılıq aldıqdan sonra ziyarətçini ofisə getməyə dəvət edir. Ziyarətçinin xarici geyimdə ziyarətçinin rəhbərinin kabinetinə dəvət edilməsi qəbuledilməzdir.
Ziyarətçi əvvəlcədən razılaşdırılmadan gəlibsə, katib onu dərhal rəhbərə bildirmək və ya görüş təyin etmək barədə müstəqil qərar vermək hüququna malikdir.
İmtina edildiyi halda, katib ziyarətçiyə onun qəbul olunacağı dəqiq tarixi və vaxtı bildirir.
Təşkilat işçilərinin cari məsələlərlə bağlı qəbulunu təşkil edərkən katib:
istənilən vaxt menecerə çıxışı olan şəxslərin dairəsini bilmək və onları maneəsiz buraxmaq;
cari məsələlərlə bağlı qəbul saatlarını qurumun bütün işçilərinin diqqətinə çatdırmaq;
səfərin müddəti üçün qaydaları müəyyən etmək və ziyarətçini bu barədə xəbərdar etmək;
selektor və ya telefondan istifadə edərək menecerə ziyarətçi haqqında məlumat verin.
Ziyarətçilərin menecerin qəbuluna başqa bir işçinin həll edə biləcəyi sualla getməsi qeyri-adi deyil. Katib ziyarətçini konkret məsələnin həllində səriştəli olan işçiyə yönəltmək üçün qurumun yüksək vəzifəli şəxsləri arasında vəzifələrin bölüşdürülməsini bilməlidir.
Ezam olunmuş işçilərin və müəssisələrin qəbulunu təşkil edərkən katib:
ziyarətçinin gəldiyi sualı tapın;
səyahət sertifikatını qeyd edin;
lazımi materialların seçilməsinə kömək etmək;
ezam olunmuş mütəxəssisin otellə təmin olunub-olunmadığını öyrənmək; deyilsə, bu məsələnin həllinə kömək edin, oteldən müəssisəyə ən əlverişli nəqliyyat marşrutunu izah edin.
Əgər qəbula nümayəndə heyəti gəlirsə, o zaman təşkilatın nümayəndə heyətini müşayiət edəcək əməkdaşının ayrılmasına əvvəlcədən diqqət yetirilməlidir. Xarici nümayəndə heyəti gələrsə, nümayəndə heyətinin üzvlərinə tərcüməçi və suvenirlər verilməsinə diqqət yetirilməlidir.
Lazım gələrsə, rəhbərin tələbi ilə katib başçıya və ziyarətçiyə (nümayəndə heyətinin üzvlərinə) çay və ya kofe hazırlayıb təqdim etməyi bacarmalıdır.
Hörmətsiz səbəblərdən qəbulun pozulmasına yol verilməməlidir. Ziyarətçinin dəvət olunduğu menecer yoxdursa, ziyarətçinin başqa səlahiyyətli işçi tərəfindən qəbul edilməsi zəruridir. Katib belə bir vəziyyətdə rəhbərin yoxluğuna görə üzr istəməli və onun olmamasının səbəbini izah etməlidir.
Katib şəxsi məsələlərlə bağlı ziyarətçilərin rəhbər tərəfindən qəbulunun təşkilinə xüsusi diqqət yetirməlidir. Bu cür qəbul üçün lider adətən müəyyən günləri ayırır.
Bütün növ qəbullar zamanı katibə özü bütün telefon zənglərini qəbul edir, dərhal həllini tələb edən məsələləri rəis müavinlərinə yönləndirir. Şəxsi məsələlər üzrə qəbula aidiyyatı olmayan işçilərin qəbulu zamanı sizi müdirin kabinetinə buraxmaq olmaz.
Söhbətin sonunda və qərar qəbul edildikdən sonra rəhbər özü yazır və ya katibə söhbətin nəticələrini müvafiq uçot blanklarında qeyd etməyi tapşırır. Rəhbər tərəfindən qəbul edilmiş qərarların icrasına nəzarət katib tərəfindən həyata keçirilir.
2. Katibin yazılı işgüzar nitq etiketi.
2.1. İş məktubu yazmaq üçün etik tələblər.
Mətnin başlanğıcı başlığın təfərrüatlarının altında yerləşir. O, bir sıra tələblərə tabedir, yəni: aydınlıq, qısalıq, dəqiqlik, ehtiyatlılıq və nəzakət.
Aydınlıq. Qeyri-səlis formulalardan, xüsusən də emosional rəngli olanlardan istifadə etməməlisiniz, məsələn: "Evin girişindəki divarlar dəbdəbəli şəkildə tamamlanacaq." Bu halda hansı materialların istifadə olunacağını dəqiqləşdirməlisiniz. Yazmaq lazım deyil: “Nümayəndəmiz ən qısa zamanda sizinlə görüşməyə yola düşür”, səfərin dəqiq tarixini müəyyənləşdirməyə dəyər. Yazının aydınlığı fikrin aydınlığından və sözlərin aydınlığından irəli gəlir. İstənilən yazışma yaxşı kargüzarlıq dilində yazılmalıdır. Xarici sözlərdən, hətta çox tanış olanlardan istifadə etmək tövsiyə edilmir, çünki bu, başa düşməkdə səhvlərə səbəb ola bilər.
qısalıq. Satış məktubu qısa və lakonik olmalıdır ki, ünvan sahibi gözləri ilə gözdən keçirərək tez düzgün qərar verə bilsin. Satış məktubu işləyən bir vasitədir, başqa heç nə yoxdur.
Dəqiqlik. İşgüzar münasibətlərdə həqiqətə bağlılıq mütləq şərtdir. Qeyri-dəqiqlik, xüsusən də yalanlar müştəri etibarının itirilməsinə səbəb ola bilər. Məsələn, çatdırılan malların ən yüksək keyfiyyətə malik olduğunu, keyfiyyətin isə normal olduğunu bəyan etmək lazım deyil. Bu, yalnız müştəriyə inamsızlığa səbəb olacaq. "Son məktubunuza cavab olaraq" deyil, "14 iyul tarixli məktubunuza cavab olaraq" və ya "bu ayın 14-də" yazmalısınız, çünki yazdığınız firma həmin intervalda başqa bir məktub göndərmiş ola bilər. hələ alınmayıb. “Bizim şərtlərimiz eyni maddə üzrə əvvəlki sifarişlərinizlə eynidir” deməyin, çünki bununla siz oxucunu əvvəlki yazışmalara istinad etməyə məcbur edirsiniz. Bu halda, əksinə, eyni mətnin şərtlərini təkrarlamaq, əgər bu doğrudursa, onların dəyişmədiyini göstərmək daha yaxşıdır.
Ehtiyat tədbiri. Məktubun müəllifi rəqibə və ya potensial rəqibə silah verməməlidir, çünki orada iş və rəqabət çox vaxt çox şiddətlidir. Məsələnin mahiyyətini təqdim edərkən o, firmanın mövcud vəziyyətinə istinad etməkdən çəkinməlidir. Məsələn, o, mallarının son real qiymətlərini deyil, yalnız danışmaq istədiyi baza qiymətlərini açıqlamalıdır. Bu, səmimiyyətsizlik deyil, taktiki gedişdir. Hər hansı bir işçi məktubu tamamlamazdan əvvəl onun şirkətin ümumi strategiyasına uyğun olduğundan əmin olmalıdır. Üstəlik, o, məsələn, şirkətin hüquq departamenti ilə məsləhətləşərək, özünü mümkün məhkəmə çəkişmələrindən qorumaq üçün bütün tədbirləri görməlidir. Belə ki, o, bu öhdəliyi yerinə yetirə biləcəyinə əmin deyilsə, müəyyən vaxtda ödəmə vədindən çəkinəcək. O, həmçinin malların hələ istehsal mərhələsində olduğu halda, müəyyən bir tarixə qədər malların çatdırılmasını vəd etməyəcək və buna görə də nəzərdə tutulan müddətin yerinə yetiriləcəyinə tam əmin olmaq olmaz.
Nəzakət. Müxbirinizin mövqeyi sizi qıcıqlandırırsa, bunu göstərməyə çalışmayın: o, inciyə bilər. Əgər iş ortağınız təcili e-poçta cavab verməkdə gecikirsə, onu zərərli olmaqda ittiham etməyin. Ola bilər ki, siz onun ünvanını dəqiq göstərməmisiniz və məktub poçtla sizə qaytarıla bilər. Məktubu ikinci dəfə nəzakətlə üzrxahlıqla yazın ki, ünvanı səhv yazmısınız. Səmimi etimad və məhəbbətinizi göstərmək üçün əvvəlki məktubun surətini göndərin. Əgər siz hələ də müxbirinizin cavab vermək istəməməsindən şübhələnirsinizsə, ona alındığını bildirən sifarişli məktub göndərin. Bəlkə də bu vəziyyətdə daha təkidli məktub göndərmək daha yaxşıdır, lakin nəzakət qaydalarını pozmadan.
2.2. İş məktubunun yazılış etiketi və mətni.
Müraciətin xarakteri iki məqam nəzərə alınmaqla seçilir:
- məktubu alan şəxs kimdir;
- onunla hansı növ münasibət saxlanılır. İki sadə qaydaya əməl etməlisiniz:
- tərəddüd etdiyiniz və necə müraciət edəcəyinizi bilmədiyiniz zaman “usta” və ya “xanım” ünvanından istifadə həmişə düzgündür və istənilən halda səhvə üstünlük verilir;
- insanın bir neçə vəzifəsi olduqda, ən vacibini seçin.
Əgər şərti ünvanlardan istifadə etmək istəyirsinizsə, o zaman başqa kişiyə yazan kişi onu yaxşı tanıyırsa, ona “hörmətli cənab X (soyad)” və ya “hörmətli... (ad və ata adı)” sözləri ilə müraciət edə bilər. . Qadına yazan kişi özünə belə müraciət edə bilər: “Xanım X (soyadı)”. Heç vaxt sadəcə olaraq "Cənab" və ya "Hörmətli cənab X (soyad)", nə də sadəcə "Xanım" və ya "Hörmətli xanım X" istifadə edilməməlidir.
Bundan əlavə, kommersiya yazışmalarında istifadə olunan ünvanları nəzərə alaraq, diqqət yetirilməlidir ki, əgər alıcının mühüm vəzifəsi varsa, bu, məsələn: "Cənab nazir", "cənab prezident" kimi vurğulanmalıdır. Fransada notariuslara, vəkillərə, məşhur sənətçilərə və sənətçilərə “maitre” deyə müraciət edirlər ki, bu da “usta”, “müəllim”, “müəllim”, “müəllim”, yəni çox hörmət edilən biri deməkdir. "Madam" və "Cənab" sözləri onlara istinad edərkən heç vaxt ixtisar edilmir.
Kargüzarlıq xidməti çox vaxt məzmunca çox oxşar məktublarla məşğul olur. Bu halda, bütün hərflərdə həmişə eyni olan bir neçə standart ifadələr istifadə olunur. Onları üç qrupa bölmək olar:
- hərfin əvvəli üçün söz;
- məktubun məzmununu əks etdirən mətn;
- nəzakət düsturları.
Burada hər qrup üçün bəzi nümunələr var. hərfi başlamaq üçün ifadə.
Qəbzi təsdiqləmək üçün:
“Məktubunuzu aldığımızı təsdiq edirik...”;
"Sizin məktubunuz ... aldıq";
tarixli məktubda göstərdiyiniz marağı yüksək qiymətləndiririk...”.
Bir şeyi təsdiqləmək üçün:
“Biz sizə... tarixli məktubumuzla məlumat vermişik”;
“Telefon danışığımızın davamında...”;
“Biz məktubumuzu bir daha təsdiq edirik ki...”.
Sifariş vermək üçün:
“Bizim ünvana tez bir zamanda göndərə bilərsiniz...”;
"Zəhmət olmasa qəbzi bildirişlə təsdiqləyin...";
"Növbəti sifarişi qəbul etməyinizi xahiş edirik ...".
Sifarişə cavab vermək üçün:
“Biz... tarixli məktubunuzda təklif olunan şərtləri qəbul edirik”;
“... məktubunuza cavab olaraq sizə əlavə göndəririk...”;
"Sifarişinizi qəbul etdiyiniz üçün təşəkkür edirik..."
məktubun məzmununu əks etdirən mətn:
"Mənə məlumat verə bilərsiniz...";
"Dəqiqləşdirsəniz, bizi məcbur edəcəksiniz ...".
Ödəniş tələb etmək üçün:
“Hesabınızın təhlili göstərir ki, siz ... məbləğində borcunuz qalırsınız”;
"Mümkün xətanın qarşısını almaq üçün sizə xatırladırıq ki, hesabımız..."
Pul köçürmək üçün:
“Siz bu əlavə edilmiş bank çeki (və ya poçt sifarişi) ilə birlikdə ... frank məbləğində tapa bilərsiniz və qəbzin təsdiqinə görə sizə minnətdar olarıq”;
“Hesabınıza əlavə olaraq, qəbul edin...”;
“Sizin hesabdan çıxarışa əlavə olaraq... sizin hesab nömrənizə... bankda... məbləğində ... məbləğində bir məbləğ köçürdük”.
Səhv tapmaq üçün üzr istəmək, imtina etmək:
"Sürülən xətaya görə üzr istəyirik...";
"Sizə məlumat verməkdən təəssüflənirik..."
İş məktublarında ən çox istifadə edilən bağlanış nəzakətlərindən bəziləri aşağıdakılardır:
“Dərin hörmətlə” naməlum şəxslərə münasibətdə istifadə edilən standart ifadədir;
"Ən xoş arzularla" daha tanış ifadədir, bərabərlər arasında, eləcə də tabeliyindən yuxarıya müraciət edərkən istifadə olunur;
"Sənə həsr olunur" - təchizatçı işəgötürənə xidmət göstərən müştəriyə müraciət edərkən istifadə olunan ifadə;
"Hörmətlə" - kiçikdən böyüyə müraciət edərkən;
"Dərin hörmətlə" - yüksək vəzifəli şəxsə, nazirə və s. ünvanlanan təntənəli məktublarda istifadə olunur.
Bəzən daha qısa ifadələr yazırlar, məsələn: “Hörmətlə”. Bu cür ifadələr, sifarişlər kimi şəxsiyyətsiz xarakter daşıyan hərflərdə istifadə olunur.
protokol mətni. Beynəlxalq kargüzarlıq dilində istifadə olunan bir neçə salam:
Nazir (Baş Nazir) üçün: "Cənab Nazir (Baş nazir) xahiş edirəm, səmimi hörmətimi bildirirəm";
senator (deputat) üçün: “Cənab senator, xahiş edirəm, mənim səmimi hörmətimi bildirirəm”;
şöbə müdiri üçün: “Xahiş edirəm, cənab... (F. İ. O.), dərin hörmətimi bildirirəm”;
şöbə müdirinin müavini üçün: “Xahiş edirəm, cənab... (F. İ. O.), səmimi hörmətimi təmin edin”.
İmza. Bu atribut adətən sağ alt küncdə mətnin altında yerləşir; onun tərkib hissələri bir-birinin altında (bir sütunda) düzülür:
əvvəlcə vəzifə, sonra imzanın özü üçün 5-7 interval və nəhayət, imzanın stenoqramı, yəni adının baş hərfi bir böyük hərflə və tam soyadı da böyük hərflərlə. Beləliklə, "İmza" atributu belə görünür:
Direktor (İmza) S. MORAN
2.3. Teleqram, teletayp, telefon mesajı, faks hazırlamaq.
Teleqram və teletayp - öz mətninin teleqraf, teletayp, telefon vasitəsilə ötürülməsi üsulu ilə əlaqədar ayrıca qrupa ayrılan sənədlər.
Teleqramlar müxtəlif kateqoriyalara bölünür: hökumət, təcili, kateqoriyadan kənar (sadə); etibarnamə teleqramları və s. Müxtəlif teleqramlar əsasən texniki məlumatların (çəkilişlərin, diaqramların) ötürülməsi üçün nəzərdə tutulmuş fototeleqramlardır.
Teletayp mesajları teletaypla (fərdi teleqraf) ötürülən teleqramlardır.
Teleqramlar və teletayp mesajları, bir qayda olaraq, xüsusi blanklarda çap olunur. Teleqram ünvanı poçt ünvanından qısadır, çox vaxt şərti olur (məsələn:
ROSTOV-DON ALMAZ). Sənədlərin mətni son dərəcə qısadır ("teleqrafik dil") - bağlayıcılar, ön sözlər, durğu işarələri olmadan. Lazım gələrsə, növün abreviaturalarından istifadə olunur: nöqtə, vergül və s. Mətndə düzəlişlərə yol verilmir. Rəqəmlər və rəqəmlər adətən kursivlə yazılır. Teleqramın mətni təşkilatın möhürü ilə təsdiq edilir.
Teleqramların və teletaypların təfərrüatları sol kənardan böyük hərflərlə çap olunur (sıfır nişan mövqeyi). Göndərən təşkilatın ünvanı ünvanı mətndən ayıran üfüqi xəttin altında kiçik hərflərlə (böyük hərflərdən başqa) çap olunur.
Teleqram dizaynına bir nümunə:
TƏCİLİ
ROSTOV-DON İNTEQRALI
MƏHSUL SINAQ GECİKTİ
AKSESUAR NÖQTƏSİ
BİZNESİNİZİ İKİ HƏFTƏ UZATIN
OTK RƏHBƏRİ İVANOV
Bryansk, Çay, 40
QCD rəhbəri (şəxsi imza) I. O. Soyadı
00.00.0000
möhür
Operativ məlumatların ötürülməsi üçün telefon mesajlarından istifadə olunur - telefonla ötürülən rəsmi mesajlar.
Telefon mesajının məcburi rekvizitləri bunlardır: ünvan sahibinin və ünvan sahibinin qurumlarının adları; vəzifəli şəxslərin vəzifəsi, soyadı, adı və atasının adı göstərilməklə “kimdən” və “kimə” rekvizitləri; telefon mesajının nömrəsi, ötürülməsi və qəbulu tarixi və vaxtı; telefon mesajını göndərən və qəbul edən şəxsin vəzifələri və adları; telefon nömrələri; mətn və imza.
Telefon mesajının başlığı olmalıdır, GOST R 6.30-97-yə uyğun olaraq iş məktubu üçün tərtib edilir, yəni "haqqında" və ya "haqqında" ön sözü ilə ifadə olunur (məsələn: "Dəyişdirilməsi haqqında" Şuranın iclaslarının vaxtı"; "Seminar iştirakçılarının gəlişi haqqında).
Ümumiyyətlə, telefon mesajları “teleqrafik dildə”, yəni qısa, dəqiq, sadə cümlələrlə yazılır. Telefon mesajının birinci hissəsində telefon mesajına sövq edən faktlar, ikinci hissədə görülmüş tədbirlər göstərilir. Telefonoqramlar birinci şəxslə ifadə edilir. Məsələn: "Müqavilənin başa çatdığını xatırladırıq." Telefon mesajının uzunluğu 50 sözdən çox olmamalıdır.
Müəssisələrin daxil olan və gedən telefon mesajları üçün xüsusi formalarının olması arzu edilir. Aşağıdakı forma tövsiyə olunur:
TELEFON QRAM
MƏTN
Ünvan ________________ Ünvan ______________________
(qurumun adı) (qurumun adı)
________________ KİMDƏN ____________________
(vəzifə, tam adı) (vəzifə, tam adı)
köçürmə vaxtı _h _dəq köçürmə vaxtı _h _dəq
Göndərən ________________ Qəbul edən _____________________
(soyad) (soyad)
Telefon nömrəsi _________ Telefon nömrəsi ________
Başlıq Başlığı
(imza)
Daxil olan telefon mesajlarının blanklarında “ünvan sahibi” rekvizitləri çap üsulu ilə, gedən telefon mesajları üçün blanklarda isə “ünvan” rekvizitləri mətbəə üsulu ilə çap edilməlidir.
Faks məlumat ötürmək üçün çox yayılmış bir üsuldur. Bu rahatdır, çünki orijinal mətn bütün xüsusiyyətləri ilə telefon mesajı sürətində ötürülə bilər. İstənilən A4 sənədi faksla göndərilə bilər. Göndərilən sənəd üçün xüsusi tələblər yoxdur, lakin mətn başa düşülən və bütün lazımi detallara malik olmalıdır. Faks tərtibatı aşağıda göstərilmişdir.
NAME Ünvan:
TƏŞKİLATLAR Vəzifə
Soyadı I.O.
00.00.0000 telefon nömrəsi_____
Faks-------
__ nömrəsindən __
Mətnə başlıq 1
MƏTN
Vəzifə (imza) I. O. Soyadı
Nəticə
Yuxarıda göstərilənlərin hamısını ümumiləşdirərək deyə bilərik ki, peşə etiketi insanlara münasibətin xarici təzahürü (başqaları ilə rəftar, ünsiyyət və salamlaşma formaları, şifahi və yazılı işgüzar nitqin etik mədəniyyəti) ilə əlaqəli davranış qaydalarının məcmusudur.
Sonuncu xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Çünki bizim dövrümüzdə müəssisə və qurum göndərdikləri işgüzar yazışmaların dizaynının keyfiyyətinə və bu qurumun, müəssisənin, firmanın işçiləri arasında etik ünsiyyət mədəniyyətinə görə tərəfdaşlar tərəfindən qiymətləndirilir.
Elə bir dövr yetişdi ki, istənilən səviyyəli rəhbərlər, menecerlər, katiblər, müxtəlif mütəxəssislər üçün ofis işini bilmək, işgüzar ünsiyyət etikası peşəkarlığın ayrılmaz əlamətinə çevrilib.
Yalnız peşəkar şifahi ünsiyyət etiketinə malik olmaq deyil, həm də iş məktublarının, teleqramların və digər iş yazışmalarının tərtibi, tərtibatı, göndərilməsi etiketinə riayət etmək vacibdir.
Ədəbiyyat
Axşam L.S. İşgüzar ünsiyyətin sirləri. Minsk, 1996.
Qolovin B.N. Nitq mədəniyyətinin əsasları. M., 1988.
Qromova N.M. İşgüzar yazışmaların əsasları. M., 1992.
Opalev A.V. İnsanlarla ünsiyyət qurmaq bacarığı. Biznes etiketi. M., 1996.
Romanov A.A. İşgüzar söhbətlərin qrammatikası. Tver, 1995.
Etika lüğəti. I.S.Kon tərəfindən redaktə edilmişdir. M., 1983.
İşgüzar yazışma kitabçası. M., 1996.
Feller M.D., Poltorak Yu.L. İstehsal sənədlərinin mətnlərinin tərtib edilməsi. M., 1990.
Şeinov V.P. İşgüzar əlaqənin psixologiyası və etikası. M., 1996.
Yager D. Biznes etiketi: iş dünyasında necə sağ qalmaq və uğur qazanmaq olar. M., 1994.
1 2
Bu səhifədəki iş mətn (qısaldılmış) formada nəzərdən keçirmək üçün təqdim olunur. Word formatında, bütün qeydlər, cədvəllər, rəqəmlər, qrafiklər, proqramlar və s. ilə tam dizayn edilmiş işi əldə etmək üçün onu YÜKLƏmağınız kifayətdir.
Katibin iş etiketinin əsaslarını niyə bilməli olduğunu və hansı fəaliyyət sahələrində onsuz sadəcə edə bilməyəcəyini sizə izah edəcəyik.
Bu faydalı sənədi yükləyin:
Biznes etikası cəmiyyətdə qəbul edilmiş, biznes proseslərinin iştirakçıları arasında qarşılıqlı əlaqə qaydasını müəyyən edən əxlaq normaları sistemidir. İşgüzar etiket bu normalara əsaslanan davranış qaydaları və qanunlarının məcmusudur. Bir şəxs karyera nərdivanını yüksəltməyi və ya peşəkar statusunu yaxşılaşdırmağı planlaşdırırsa, iş etiketinin əsaslarını bilmək lazımdır.
İşgüzar etiket katibə və ya menecer köməkçisinə kömək edəcək:
Şirkətin işgüzar etiketi də onun təşkilati və korporativ mədəniyyətinə uyğun formalaşır. Müəssisədə formalaşmış işgüzar münasibətlərin etikası rəhbərin seçdiyi idarəetmə tərzinin, istehsal proseslərinin nə qədər ciddi şəkildə tənzimlənməsinin nəticəsidir. Beləliklə, məsələn, daha az rəsmiləşdirilmiş, sərbəst işgüzar etika standartları İT və reklam sahəsi üçün xarakterikdir, standartlaşdırılmış istehsal üçün isə daha sərtdir.
İşgüzar etiketə praktikada katibin aşağıdakı kimi fəaliyyət sahələrini tənzimləyən bir qrup qaydalar daxildir:
Katibin funksionallığı ilə əlaqəli bütün iş etiketləri müəyyən edilmiş qaydalara riayət etməklə işi asanlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Sadalanan fəaliyyət sahələrinin hər birində işgüzar münasibətlərin etikası təkcə davranış və ünsiyyət tərzinə deyil, həm də xarici görünüşünə qoyulan tələblər üçün əsas kimi qoyulur.
"Katibin kitabçası" jurnalının eksperti əlavə sinif katibi üçün işgüzar qarderobun necə yaradılması barədə danışacaq.
İşgüzar etiket - bu tərif davranış qabiliyyətini nəzərdə tutur, lakin bu bacarıq peşəkar səriştələrə zəruri əlavədir. Katib və ya rəhbərin köməkçisi yüksək peşəkar keyfiyyətlərə malik olmalı, onun səlahiyyətlərinə aid olan məsələlərdə səriştəli olmalıdır. Yalnız bu halda, o, başını yayındırmadan və olmadıqda onu əvəz etmədən bu məsələlərin səlahiyyətli həllini təmin edə biləcək.
İşgüzar ünsiyyət etiketi həm iş vəzifələrinin, həm də birdəfəlik tapşırıqların vaxtında və keyfiyyətli icrasını nəzərdə tutur. Menecer əmin olmalıdır ki, katibədən tələb olunan hər şey vaxtında və səhvsiz yerinə yetiriləcək. Dəqiqlik və öhdəlik peşəkar uyğunluğun əlamətləridir.
Katib işarəsi. Rəhbərin tapşırıqlarını cədvəl şəklində necə qeyd etmək olar
İşgüzar etiket, işgüzar ünsiyyətin əsas qaydaları, hətta katibə menecerlə etibarlı münasibət qursa belə, tanışlığı istisna edir. Rəhbərə ad və “siz” deyə müraciət etməklə yanaşı, tabeçiliyin pozulması yolverilməzdir. Ancaq bu, diqqətin və diqqətsiz qayğının təzahürünü istisna etmir, məsələn, liderin paltosunu götürmək, ona sevimli peçenye ilə bir fincan çay təklif etmək.
Katib öz vəzifəsinə görə müdirinin şəxsi həyatında baş verən hadisələrdən xəbərdar ola bilər, lakin bunu heç vaxt heç kimlə müzakirə etməməlidir. İşgüzar etiketin icazə verdiyi yeganə şey menecerə ailə hadisələri və ad günləri haqqında vaxtında xatırlatma, belə hallar üçün hədiyyələrin seçilməsində və alınmasında köməkdir.
Və təbii ki, işgüzar etika anlayışı tam məxfiliyin qorunmasını, katibin və ya rəhbərin köməkçisinin öz kabinetində eşitdiyi hər şeyin açıqlanmamasını nəzərdə tutur. Bu qadağa həm də müdirin hər hansı tənqidinə, hətta o, həqiqətən onlara layiq olduğu halda da aiddir.
İşgüzar etiketin hansı etiket növünə aid olması sualına birmənalı cavab vermək olar - işgüzar etiketə. Nümayəndəlik funksiyalarını yerinə yetirən katibə gəldikdə, digər işçilərin davranışını və görünüşünü tənzimləyənlərdən daha sərt qaydalar var.
Hətta rəsmi geyim kodu olmayan və işçilərin xarici görünüşünə xüsusi tələblər qoyulmayan şirkətlərdə belə, katib işgüzar geyim koduna riayət etməyə borcludur. Qadınlar üçün bu üslub, eləcə də kişilər üçün bir rəngli kostyum təklif edir - şalvar və ya yubka ilə, ciddi kəsikli. Bluza, boyunbağı, broşun görünüşünü "canlandırın". Kostyumun rəng sxemində bir-birinə uyğun gələn iki və ya üç rəngdən istifadə etməyə icazə verilir. Ayaqqabılar kostyuma uyğun seçilir, daha tünd, klassik üslubda, alçaq dabanlı olmalıdır.
Katib işarəsi. Biznes qarderobunun əsas çalarları
Biznes etiketi zərgərlikdən tamamilə imtina etməyi tələb etmir. Üçdən çox olmayan miqdarda bahalı zərgərlik və ya zərgərlik ola bilər. Sırğa, üzük və nazik zəncir standart dəstdir. Böyük muncuqlardan tamamilə imtina etmək daha yaxşıdır, klassik seçim hər hansı bir kostyuma uyğun olacaq bir mirvari simidir.
Səliqəli saç düzümü, ciddi bir saç düzümü ilə düzəldilmiş uzun saçlar işgüzar etiketə uyğun olaraq görünüşü tamamlayacaqdır. Eyni zamanda, ucuz saç sancaqlarından, parlaq elastik bantlardan, hər cür halqalardan imtina etməlisiniz.
Əlbəttə ki, heç bir qadın ətirdən imtina edə bilməz, lakin bu tələb olunmur. Yalnız bu halda işgüzar etiket qaydalarına riayət etməli və kəskin, ədviyyatlı ətirli ətirlərdən istifadə etməməlisiniz.
Katib, rəhbərliyə gələn və ya şirkətlə əlaqə saxlayan qonaqları ilk qarşılayan şəxsdir. Katiblə ünsiyyətin ilk təəssüratının əlverişli olması vacibdir.
İşgüzar etika həmsöhbətə bərabər, qərəzsiz münasibəti nəzərdə tutur. Katib istənilən qonaqla mehribanlıqla, təbəssümlə qarşılanmalıdır. Eyni zamanda içəri girən rəhbər və ya fəxri qonaq deyilsə, qalxmaq lazım deyil. Ümumi qəbul edilmiş məişət etiketi qaydasından fərqli olaraq, qadın katib birinci əli verməməlidir. Ancaq o, təklif olunan əl sıxışmağa inamla və qətiyyətlə cavab verməlidir.
Katib işarəsi. Ziyarətçi növləri
Səfərinin məqsədini əvvəlcədən bildirməyən ziyarətçidən nəzakətlə özünü təqdim etməsi və səfərin məqsədi barədə danışması xahiş edilməlidir. Bu məlumatlara əsasən, katib ziyarətçi haqqında menecerə məlumat vermək və ya onu rəsmi qəbul zamanı qeyd etmək barədə müstəqil qərar vermək hüququna malikdir.
Görüşü gözləyən və ya menecerin ofisinə dəvət olunan ziyarətçiyə əvvəllər onun üstünlüklərini öyrənərək çay və ya qəhvə təklif edilməlidir.
Katib formal olaraq adi işçidir, amma əslində onun vəzifəsi digərlərindən fərqlidir. O, lideri təmsil edir və həmkarları ilə ünsiyyət zamanı bunu xatırlamaq lazımdır. Katib üçün ilk növbədə müdirin maraqları dayanır, lakin eyni zamanda o, "özünü təyin etməməli" və digər işçilərə hörmətlə yanaşmalıdır.
Katib işarəsi. Başqaları ilə məsafələrin növləri
İşçilərdən gələn sorğuların axınını tənzimləmək üçün katibə müəssisənin strukturunu dəqiq bilməli və hansı məsələlərin konkret bölmənin və ya işçinin səlahiyyətlərinə aid olduğunu başa düşməlidir. Ciddi iyerarxiyaya malik müəssisələrdə istehsal məsələlərinin rəhbərinə yalnız şöbə müdirləri buraxıla bilər. Ciddi bir iyerarxiyaya riayət etməyən şirkətlərdə katib məsələnin vacibliyinə və başçının "qəbuluna" qərar verərək, işgüzar etiket müddəalarını rəhbər tutur.
Katibin işgüzar etiketin əsaslarını bilməsi onu münaqişəli vəziyyətlərdə və təşkilati məsələlərlə bağlı mübahisələrdə arbitr edir. Bu, peşənin nüfuzunu və katibin statusunu artırır.
Katib işarəsi. Xarici və daxili ziyarətçilərlə qarşılıqlı əlaqə
İşgüzar etiketə görə, işgüzar görüşlərin, konfransların və görüşlərin keçirilməsi üçün təşkilati məsələlər ən çox katibə həvalə edilir. Onun əsas vəzifəsi belə tədbirlərin təşkilati dəstəyidir. O, təkcə qonaqları qəbul etmir, həm də çoxgünlük görüş planlaşdırılırsa, onları yerləşdirir.
Bundan əlavə, katib zəruri sənədlərin, prospektlərin, bülletenlərin və digər məlumat və nümayiş materiallarının hazırlanmasına cavabdehdir. O, təqdimatların və hesabatların nümayişi üçün zəruri olan texniki vasitələrin mövcudluğunu təmin edir.
Katib və onun köməkçiləri iclas başlamazdan əvvəl dəftərxana ləvazimatı və sənədləri paylayır, qonaqları oturma qaydalarına uyğun olaraq onlar üçün hazırlanmış yerlərə müşayiət edirlər. İclasların fasilələri zamanı katib iclas iştirakçılarını içki və qəlyanaltılarla təmin etməlidir.
“İnsanlar onları hiss etsinlər
mənalıdır və bunu səmimiyyətlə edin”.
DALE KORNEGI
Geniş mənada etika sosial həyat prosesində həyata keçirilən universal və spesifik əxlaqi tələblər və davranış normaları sistemi kimi başa düşülür. Müvafiq olaraq, işgüzar münasibətlərin etikası ictimai həyatın sahələrindən birini ayırır.
Ümumbəşəri insan normaları və davranış qaydaları əsasında xidmət münasibətlərinin etik normaları bəzi səciyyəvi xüsusiyyətlərə malikdir.
İşgüzar münasibətlərin etikası son vaxtlar daha çox diqqət çəkir. Bu, müvafiq fənlər üzrə universitet və aspirantura sistemində təlim proqramlarının həcminin artması ilə ifadə olunur. Bəzi məktəb kurikulumlarına, orta ixtisas təhsili sisteminə də ümumi davranış etikasının əsaslarının öyrənilməsi kursları daxil edilir və zaman keçdikcə təhsil müəssisələrinin belə kurslarla əhatəsi artır.
Eyni zamanda vurğulamaq lazımdır ki, “peşəkar rol” anlayışına təkcə əmək vəzifələrini yerinə yetirmək bacarığı deyil, həm də xarici mühitlə (həmkarlar, rəhbərlik, tabeliyində olanlar, müştərilər, tərəfdaşlar və s.) münasibətdə bacarıqlar daxildir. ) konkret vəzifə üçün müəyyən edilmiş məqsədlərin həyata keçirilməsi prosesində peşəkar vəzifələr və ya funksiyalar. İşgüzar münasibətlərin etikasına uyğunluq həm fərdi işçinin, həm də bütövlükdə təşkilatın peşəkarlığını qiymətləndirmək üçün əsas meyarlardan biridir.
Rəhbərin qəbul otağında çoxlu ziyarətçilər var və onun, rəhbərin və bütövlükdə təşkilatın siması katibin biliyindən və iş etikası qaydalarına riayət etməsindən asılıdır. İşgüzar etiketə riayət etməklə, katib eyni zamanda həm ziyarətçilər, həm də işçilər üçün müsbət nümunə rolunu oynayır.
Ziyarətçi müdirin kabinetinin qapısını döyməlidirmi?
Katib yerindədirsə, bu sual yaranmır: ziyarətçi haqqında ya menecerə hesabat verən, ya da (əgər onun müvafiq səlahiyyəti varsa) ofisə girməyə icazə verən odur.
Katib olmadıqda iş vaxtı qapıda döyülməsi qəbul edilmir . Ehtimal olunur ki, ofis sahibi ona güzəştə gedə biləcək heç bir iş görmür. Siz sadəcə qapını açmalısınız; lider tək deyilsə və ya telefonla danışırsa, qapını bağlayın və azad olana qədər gözləyin; pulsuzdursa, daxil olmaq üçün icazə istəyin.
AT qeyri-iş saatları qapını izləyir döymək ; Onu yalnız dəvəti eşitdikdən sonra aça bilərsiniz. Cavab yoxdursa, yenidən döyün (bəlkə də bir az daha yüksək səslə). Reaksiya olmadıqda, heç bir halda qapı açılmamalıdır! Axı, sahibi yerindədirsə, amma icazə verməyibsə, o, heç kimi görməyə hazır deyil və qonaq buna baxmayaraq, onun yanına gəlir. Sahibi yoxdursa, o, ziyarətçinin qapını bağladığı anda görünə bilər və ofisini tərk etdiyini düşünür. Onun yoxluğunda ofisdə kənar bir adamın olduğunu başa düşməyi çox az adam sevir.
Ziyarətçi kabinet sahibinə ancaq daxil olmaq üçün icazə alıb kabinetin astanasını keçdikdən sonra salam verməlidir (aşkaranı aşan salam yoxdur).
Biznes etikasının əsas qaydası tərəfdaş üçün rahatlıq yaratmaqdır.
Oturmaq üçün icazə aldıqdan sonra qonaq öz sualını yalnız sahibi danışmağa hazır olduğunu göstərdikdən sonra, məsələn: "Mən səni dinləyirəm" sözləri ilə söyləməyə başlamalıdır. Əvvəlki işi bitirmək üçün sahibinə vaxt verməlisiniz.
Söhbət zamanı hər bir tərəf həmsöhbətə diqqət yetirməlidir. Müsahiblər arasında məhsuldar söhbətin vizual təmasına kömək edir. Dinləyicinin yüngülcə başını tərpətməsi danışanı həvəsləndirir.
Görüşə gecikmək biznes etikasının kobud şəkildə pozulmasıdır. Ancaq bu baş verərsə, gecikən üzr istəməli və gecikmə üçün həqiqətən ciddi səbəblər göstərməlidir.
Gecikmiş üzr istəməyibsə, onu danlamaq adət deyil. İkinci qayda iş etikası belədir: Partnyorunuzun səhvlərinə diqqət yetirməyin.
İclasın vaxtına nəzarət etmək üçün (otaqda saat yoxdursa) iş dəftərinin yanında stolun üzərinə qol saatı qoyulur. Söhbətin əvvəlində bu edilmirsə, onda aşağıdakı texnikadan istifadə edə bilərsiniz: saat biləyin içərisinə doğru hərəkət edir və indi əllərinizi masaya qoyaraq (işgüzar görüşlərdə adət olduğu kimi) edə bilərsiniz. tərəfdaş tərəfindən fərq edilmədən siferblatına baxın.
Siz daha yüksək və ya bərabər statuslu bir iş adamından zəng aldınız. Söhbətin sonuna işarə vermək üçün üstünlük hüququ verilən şəxsdir. Axı onun nə qədər sualı olduğunu və onlara cavab alıb-almadığını yalnız o bilir. Bununla belə, zəng edən şəxs müraciətinin qısalığına ciddi şəkildə diqqət yetirməlidir. Buna nail olmağın yalnız bir yolu var - söhbətə yaxşı hazırlaşmaq, onun planını və əsas ifadələrini yazmaq.
Əgər işgüzar söhbət zamanı telefon zəng çalıbsa, o zaman sahibinin hərəkətləri onun hansı söhbətdən və hansı mərhələdə olmasından asılıdır. Son dərəcə vacib bir söhbət zamanı telefon qalxmır və ya qalxmır və dərhal qolun üzərinə qoyulur, bu da abunəçinin məşğul olduğunu bildirir.
Söhbətin sona çatdığı anda zəng çalındıqda telefon çıxarılır və zəng edənin söhbəti eşitməməsi üçün mikrofonu aşağı vəziyyətdə stolun üstünə qoyurlar. Bu, ziyarətçiyə söhbəti mümkün qədər tez bitirmək üçün bir siqnal kimi xidmət edir. Söhbət tam sürətlə gedirsə, alıcı götürülür, sahibi ziyarətçidən ona nə qədər vaxt lazım olduğunu soruşur və telefona deyir: "Zəhmət olmasa, yenidən zəng edin ...", vaxtı böyük bir fərqlə göstərir. Təyin olunmuş vaxtda geri zəng edən abunəçinin yenidən zəng etmək tələbini eşitməməsi vacibdir. Zəngi təxirə salmaqla inciməmək üçün kimin zəng etdiyini öyrənməmək tövsiyə olunur.
Ziyarətçinin qəbul otağında özünü qaydaya salması adət deyil - bunun üçün tualet otağı var. Katib ziyarətçiyə onun harada olduğunu söyləməlidir.
Ziyarətçi ofisə ona təyin olunmuş vaxtdan bir neçə dəqiqə əvvəl (5 dəqiqəyə qədər) dəvət oluna bilər, əgər başçı artıq buraxılıbsa. Buna görə də, üçüncü tərəf ziyarətçisinə özünü qaydaya salmaq və saat oxunuşlarında mümkün fərqi nəzərə almaq üçün təyin olunmuş vaxtdan ən geci 10 dəqiqə əvvəl qəbula gəlmək tövsiyə olunur.
Son iki vəziyyətə görə, neytral ərazidə görüş üçün təyin olunmuş vaxtdan 5 dəqiqə əvvəl gəlmək tövsiyə olunur.
Qapıda irəli atlamalısınız: kiçik - böyük, kişi - qadın, tabeliyində - lider. Tabeliyində olan şəxs öz yerini liderə verir. Bununla belə, onun qabağa keçmək hüququ var. Əvvəlcə keçmək hüququ olan başqasına yol verirsə, təşəkkür etməlidir. Qapıya eyni cinsdən, yaşdan və vəzifədən olan iki nəfər yaxınlaşdıqda, birinci getmək hüququ sağdakına verilir. Yalnız sağın sola yol vermək hüququ var: "Sənə yalvarıram ..." (sol səssizcə irəli keçir).
Əvvəlcə keçmək üçün dəvəti alan şəxs təşəkkür edib keçməlidir. Biznes etikasında öz tərbiyəsini nümayiş etdirərək (eyni zamanda - işgüzar etikadan xəbərsizliyini) qapıda sövdələşmək adət deyil, - vaxt daha bahadır.
İlk girən (yaxınlaşan) cinsindən asılı olmayaraq, eləcə də: tabeliyində olanlar - liderlərlə, kiçiklər - böyüklərlə, kişilər - qadınlarla qarşılanır. Eyni ardıcıllıqla özlərini təqdim edir və bir-birlərini təqdim edirlər.
Salamlaşarkən, özünüzü təqdim edərkən bir-birinizin gözlərinin içinə baxmaq lazımdır. Qarşılaşdığınız insanın sağlamlığı, ailə üzvlərinin işləri ilə maraqlanmaq adətdir.
salamlar
Katib qəbula daxil olan hər kəsi mehriban təbəssümlə qarşılayır.
Xüsusi qayda: katibə müdirini, baş menecerini və fəxri qonaqları həmin gün ilk dəfə görəndə masasından qalxaraq salamlayır.
Katib birinci əl sıxmamalıdır. Ancaq əl sıxmağa cavab vermək lazımdır. Əliniz ləng və cansız olmamalıdır.
Performans
Katib birbaşa yuxarı rəhbərlik istisna olmaqla, bütün ziyarətçiləri öz menecerinə təmsil edə bilər.
İş tapşırıqlarını yerinə yetirərkən katib özünü təqdim etməlidir.
İlk dəfə görüşdüyünüz şəxsə müraciət etmək lazımdırsa, ümumi ifadələrdən istifadə edin:
Özünüzü təqdim edin.
Hansı suala görə?
Qadınlar görüşəndə kişi ilə gedən ilk salamlaşır. Cütlüklər görüşəndə qadınlar bir-biri ilə, sonra kişilər qadınlarla, sonra kişilər bir-biri ilə salamlaşır.
Əl verən zaman qadından əlcəyi çıxarmaq tələb olunmur. İstisna onun qocaları salamlamasıdır. Bir qadının əlcəyi çıxarması xüsusi bir meyl əlamətidir.
Bizdə yalnız evli qadınlar üçün əl öpmək adətdir və bunu qapalı şəraitdə etmək daha məqsədəuyğundur. Əlini öpərkən kişi bir az əyilməlidir, eyni zamanda qadının əlini dodaqlarına yaxınlaşdırmalıdır. Qadın kişinin əyilməsinə səbəb olmadan əlini qaldırmalıdır.
Əgər işgüzar görüş iştirakçılarından biri asqırırsa, sakitcə üzr istəməlidir. Eyni zamanda, başqaları heç bir şey olmamış kimi davranırlar (asqırmağın qəbul edilmədiyini göstərir, ona görə də həvəs hiss edən şəxs profilaktik tədbir görməlidir, məsələn, sinusları və burun körpüsünü ovuşdurmalıdır).
Menecer ziyarətçiləri çay, qəhvə ilə müalicə etməyi tapşırıbsa, onların nəyə üstünlük verdiyini soruşmalısınız. Sifariş verilən qonaqlara xidmət edərkən onlara gülümsəmək lazımdır. Əgər orada olanlardan biri qaşıq atıbsa, onu götürmək adət deyil. Bu, qonaqlar getdikdən sonra ev sahibi tərəfindən ediləcək.
"Qüsursuz savadlı bir İcraçı Köməkçi tələb olunur." Vakansiya elanları olan saytların birində belə gülməli ifadəyə rast gəldim. Əslində savadlılıq səviyyəsini qüsursuzluğu kimin yoxlayacağı sualı açıq qaldı. Amma ağlıma maraqlı bir fikir gəldi.
Rus dilində “savadlı” sözünün bir neçə mənası var. Yaxşı katibin orfoqrafiya ilə dost olması apriori nəzərdə tutulur. Ancaq mənim fikrimcə, "səriştəli katib" təkcə günün və ya gecənin istənilən vaxtında "i" hərfi ilə "zhi-shi" yazan deyil, "yox" - əlbəttə ki, feldən ayrıdır. “Səriştəli” həm də “hər hansı xüsusi sahədə bilik və bacarıqlara malik olmaqdır”. Danışıq nitqində isə biz bu sözü “düzgün” və “düşünülmüş” məfhumlarının ekvivalenti kimi işlədirik.
Katib işi, hələ də davam edən stereotiplərin əksinə olaraq, asan və mürəkkəb olmayan kateqoriyasına aid deyil. Bədnam qəbul otağının bataqlığa çevriləcəyi, uzun müddət bataqlığa çevriləcəyi və ya karyera zirvəsinə qalxacağı uçuş zolağına çevriləcəyi yalnız müəyyən bir insandan asılıdır. Məncə, böyük əksəriyyət ikinci variantı bəyənir. Ancaq katiblik peşəsindən verdiyi bütün faydaları əldə etmək üçün işə bacarıqla yanaşmaq lazımdır.
Ediləcək ilk şey katib olduğunuza sevinməkdir. Bunun bir sıra səbəbləri var.
Səbəb #1
Kiçik bir şirkətdə və ya dar bir vəzifə dairəsi ilə katib vəzifəsi, hətta işəgötürənlərin ürəyinə çox əziz olan iş təcrübəsini hələ əldə edə bilməyənlər üçün də əldə edilə bilər. Səlahiyyətli katib , birinci yerdə qərarlaşaraq ən azı bir il işləyəcək. Bu müddət ərzində o, nəinki işdən maksimum götürməyə, həm də ətrafa necə baxmağa, qərar verməyə çalışacaq. Birdən katibə peşəsi çağırışa çevriləcək!
Səbəb #2
Bir çox şirkətlər hələ də “küçədən gələn” işçilərə deyil, tövsiyə ilə gələn və ya uzun müddət işləyənlərə daha çox güvənir. Buna görə də, vakant bir vəzifə olduğu halda, işəgötürən üçün katibə kənardan kimisə axtarmaqdansa, ona daha geniş səlahiyyətlər və daha yüksək əmək haqqı verməklə onu “qaldırmaq” daha asandır. Səlahiyyətli katib o, iş günü ərzində boş vaxtını “ICQ”da boş söhbətlərə və ya sonsuz kofe içməyə deyil, mümkün qədər şirkətin bütün işlərinə qarışmağa çalışır. Xoşbəxtlikdən bunun üçün imkanlar var - çoxlu məlumat onun əlindən keçir. Bundan əlavə, üç aydan sonra, maksimum altı aydan sonra, qəbul edərkən razılaşdırılmış vəzifələrin yerinə yetirilməsi üzrə iş dəfələrlə az vaxt sərf olunur, çox şey avtomatizmə gətirilir, səlahiyyətli mütəxəssis işə düzəlir və mümkün olan hər şeyi optimallaşdırır. optimallaşdırılmışdır. Bəs niyə boşaldılmış müvəqqəti resursları qonşu iş sahələrinin inkişafı üçün istifadə etməyək?
Səbəb #3
Müasir texnologiyalar bir çox katiblik funksiyalarının təməl daşıdır, ona görə də katiblər müasir ofis avadanlığının nailiyyətləri və proqram təminatı yeniləmələri haqqında ilk öyrənənlər arasındadır. Səlahiyyətli katib yeni kompüter proqramını öyrənmək fürsətini heç vaxt əldən verməyəcək və “köhnə üslubda” hərəkət etmək vərdişindən yapışmayacaq. Ofis üçün super dəbdəbəli avadanlıq alınarsa, o, şübhəsiz ki, onun bütün funksiyalarından necə istifadə edəcəyini öyrənəcəkdir. Bunlar yalnız faydalı bacarıqlar deyil, həm də CV-də əlavə bir xəttdir. Bundan əlavə, mənim təcrübəmə etibar edin, “işlətmək üçün hansı düyməni basmağı” özü müəyyən etməyi bacaran katib sistem inzibatçılarının lağ obyektinə çevrilmək riski daşımır və nəhayət, onların bizi ifşa etmək üçün səbəbləri var. atelyedəki həmkarları bütün İnternetin gülüş obyektinə çevrilir.
Səbəb #4
Şirkətlər fərqlidir və katibin vəzifələri çox vaxt əsas dəsti aşan funksiyaları əhatə edir. Səlahiyyətli katib mükəmməl başa düşür ki, qeyri-spesifik vəzifələrin uğursuz bir anlaşılmazlıq deyil, gələcəkdə əlavə bilik şəklində dividendlər gətirəcək və nəticədə əmək bazarında dəyərini artıracaq yeni, faydalı bir şey öyrənmək üçün böyük bir şansdır. Buna görə də, yeni bir vəzifə ilə qarşılaşdıqda, ona baş ağrısı kimi deyil, çağırış kimi yanaşır və özündə “mən də bunu edə bilərəm” yanaşmasını inkişaf etdirir. Tanışlarımdan biri bu peşəyə artıq kifayət qədər layiqli başqa təcrübə ilə gəldi və iki il "baş katib" işlədikdən sonra diqqətlə katib kreslosundan profil jurnalının redaktoru kürsüsünə keçdi.
