Kvalitu a efektivitu podniku do značnej miery určuje zavádzanie moderných vecí, ako je napríklad kancelárska technika, ktorá výrazne zjednodušuje a urýchľuje prácu personálu podniku.
Činnosť akejkoľvek organizácie sprevádza tvorba dokumentov. Evidencia dokumentov v súlade s platnými pravidlami zabezpečuje ochranu záujmov organizácie, zvyšuje efektivitu manažérskej práce. Správna organizácia práce s dokumentmi zahŕňa predovšetkým ich rozdelenie do skupín podľa účelu a zásad prípravy a vyhotovenia. Dnes, v kontexte každoročného mnohonásobného nárastu informačných tokov, je takmer nemožné predstaviť si jasnú interakciu medzi obchodnými firmami, bankovými štruktúrami, štátnymi podnikmi a organizáciami bez moderných telekomunikačných a komunikačných prostriedkov.
Akýkoľvek dokument na konci súvisiaceho riadenia alebo iných akcií na určitý čas je uložený v organizácii. Využívanie informačných technológií v manažmente, ktoré majú vysokú flexibilitu, mobilitu a schopnosť prispôsobiť sa rozdielne podmienky práca je nevyhnutnou podmienkou zvyšovania efektívnosti manažérskej práce. S prechodom na počítačové spracovanie obchodnej dokumentácie sa výrazne zvyšuje aj efektivita kancelárskej práce, ako neoddeliteľnej súčasti riadiacich činností.
Organizácia práce s dokumentmi ovplyvňuje kvalitu práce riadiaceho aparátu, organizáciu a kultúru práce vedúcich zamestnancov. Úspešnosť manažérskych činností ako celku závisí od toho, ako profesionálne je vedená dokumentácia.
Relevantnosť témy tejto práce je spôsobená skutočnosťou, že pravidlá pre organizáciu kancelárskej práce a prácu s kancelárskym vybavením v podniku sú už niečím nielen novým, ale potrebným, je už ťažké si predstaviť akýkoľvek podnik bez počítačov, tlačiarní , faxy a iné technické zariadenia, vďaka ktorým sa vykonáva činnosť podniku.
Cieľom tejto práce je preštudovať si pravidlá organizácie kancelárskej práce a práce s kancelárskou technikou, základy kancelárskej práce a určiť odporúčania na zlepšenie práce v tomto podniku.
1. Určiť teoretický základ papierovanie a práca s kancelárskym vybavením;
2. Zvážte význam riadenia kancelárskych prác na príklade podniku ORANGE TOUR LLC;
Táto práca pozostáva z úvodu, troch kapitol, záveru, zoznamu referencií a aplikácií.
Pojem „papierovačka“ charakterizuje súhrn prác na dokumentovaní riadiacich činností inštitúcií a organizovaní dokumentov v nich. Pojem „dokument“ definuje informácie zaznamenané akýmkoľvek spôsobom na akomkoľvek materiáli, zverejnené alebo prijaté akoukoľvek fyzickou alebo právnickou osobou v akejkoľvek organizácii na použitie pri jej činnostiach. Pojmy „manažment“, „informácie“, „papierovačky“, „dokument“ sú teda organicky prepojené.
Nie je náhoda, že autori, ktorí študujú evolúciu manažérskeho myslenia, začínajú svoju správu sumerským písmom na hlinených tabuľkách datovaných do tretieho tisícročia pred Kristom. Tieto prvé dokumenty obsahujú informácie o obchodných transakciách a zákonoch Sumeru a poskytujú dôkazy o existencii kancelárskej práce a manažérskych praktík v starovekom svete.
Riešenie problémov správy dokumentov v moderné obdobie prešiel vo vyspelých krajinách dvoma hlavnými etapami. Prvá etapa 1970-1980 V tom čase sa väčšina autorov domnievala, že „papierový manažment“ je nepotrebný a zastaraný. Druhá etapa kancelárskej práce však ukázala, že tok „papierov“ sa zvyšuje a dospelo sa k záveru, že existencia tradičnej kancelárskej práce a spracovania dokumentov na počítači bude veľmi dlhá.
V podmienkach rýchleho napredovania, trhových vzťahov a konkurencieschopnej ekonomiky rozhoduje o životaschopnosti podniku alebo organizácie včasné a správne riešenie strategických a taktických úloh.
Zdokumentované informácie sú základom manažmentu, jeho efektívnosť je z veľkej časti založená na produkcii a spotrebe informácií. IN moderná spoločnosť informácie sa stali plnohodnotným výrobným zdrojom, dôležitým prvkom sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia. V moderných podmienkach je na zlepšenie efektívnosti riadenia potrebné venovať dostatočnú pozornosť zlepšovaniu práce s dokumentmi, keďže každé manažérske rozhodnutie je vždy založené na informáciách, na servisnom dokumente.
Organizácia práce s dokumentmi ovplyvňuje kvalitu práce riadiaceho aparátu, organizáciu a kultúru práce vedúcich zamestnancov. Úspešnosť manažérskych činností ako celku závisí od toho, ako profesionálne je vedená dokumentácia. Obchodné informácie sú prezentované vo forme rôznych druhov dokumentov. Štúdie ukazujú, že 75 % pracovného času zamestnancov organizácií vynakladajú na ich prípravu, údržbu, vypĺňanie, kopírovanie a prenos. Podľa ISO (International Standards Organization) sa správa dokumentov stáva jedným z hlavných faktorov konkurencieschopnosti každého podniku. Znamená to špeciálnu organizáciu práce s dokumentmi a údajmi, koordináciu procesov tvorby, zmeny v distribúcii. Správne organizovaný case management skracuje čas potrebný na vyhľadávanie, zvyšuje presnosť a aktuálnosť informácií a odstraňuje ich redundanciu.
Pri trhových vzťahoch sa veľký význam prikladá mechanizácii a automatizácii kancelárskych procesov, ktoré zvyšujú produktivitu pracovníkov zapojených do riadenia.
Racionalizácii dokumentačnej podpory pre riadenie v podnikoch akejkoľvek formy vlastníctva je potrebné venovať veľkú pozornosť, pretože nedostatky vo formulácii tejto práce vedú k vážnym ťažkostiam v práci manažéra a podniku ako celku. Vďaka pokročilejšiemu systému správy dokumentov je dosiahnutý rýchlejší pohyb a vyhotovenie úradných dokumentov, ich uchovávanie, používanie a správny výber na štátne uloženie.
Práca každého manažérskeho aparátu, ako každá práca vo všeobecnosti dnes, stojí na základoch vedeckej organizácie práce. Každý proces organizácie práce musí byť metodicky rozložený na jednotlivé časti, až po tie najjednoduchšie operácie. Z premyslených, správne organizovaných operácií sa buduje kompletný reťazec vedeckej a organizačnej práce.
Princíp práce na informačných a dokumentačných službách sa redukuje na súbor rovnakých operácií. Len v niektorých organizáciách sa vykonávajú ručne, v iných - s pomocou mechanizácie, v iných - sú tieto procesy plne automatizované. Ale všetky tieto fázy papierovacieho cyklu práce s dokumentmi sú podobné. Preto by kompetentný pracovník administratívneho aparátu mal byť schopný nielen správne vypracovať a vyhotoviť dokumenty sám, ale aj vedieť, aké práce sa s týmito dokumentmi vykonávajú.
Bohužiaľ, mnohí manažéri podnikov, zamestnanci zodpovední za dokumentárnu podporu manažmentu, nie sú oboznámení so základmi modernej kancelárskej práce a ešte viac so zložitosťou vedenia záznamov.
Správna príprava a vyhotovenie dokumentov v súlade s novými normami je zároveň najdôležitejšou povinnosťou pracovníkov úradu. Informácie sú zaznamenané v dokumentoch, ktoré im dávajú organizačnú formu a pohybujú sa v čase a priestore. Dokumenty a dokumentárne informácie sú základom rozhodnutí manažmentu a sú ich materiálnym stvárnením, poskytujú právnu silu. Práca s dokumentmi by mala mať taký zabehnutý postup, aby zamestnanci neboli odvádzaní od hlavných výrobných cieľov podniku.
Špeciálnu kancelársku prácu upravujú zákony, ktorých výkon je spojený s vykonávaním hlavnej funkcie inštitúcie alebo organizácie (vymáhanie práva, vymáhanie práva, dozor, kontrola atď.). Vytváranie a systematizácia dokumentov vo veciach sa vykonáva podľa osobitných pravidiel a zakladanie vecí priamo nesúvisí s administratívnou prácou.
Hodnota racionálnej organizácie podpory dokumentácie spočíva v tom, že umožňuje zvýšiť efektivitu procesu riadenia. Existujúce pravidlá pre prácu s riadiacimi dokumentmi, kontrolu ich pohybu a uchovávania, informačnú prácu s nimi a ďalšie zložky kancelárskej práce zároveň vytvárajú optimálne podmienky pre skvalitňovanie riadiacich činností.
Prvky kancelárskej práce
 |  |
 |  |
Dokumentácia riadiacich činností pokrýva všetky procesy súvisiace so zaznamenávaním (fixovaním) na rôznych médiách a spracovaním informácií potrebných na realizáciu riadiacich činností podľa stanovených pravidiel. Dokumentácia sa vykonáva v prirodzenom jazyku (ručne písané dokumenty, dokumenty písané na stroji), ako aj v umelých jazykoch pomocou nových médií (dierne štítky, dierne pásky, magnetické pásky, disky atď.).
Jednota pravidiel dokumentovania riadiacich úkonov na všetkých úrovniach riadenia je zabezpečená využívaním Štátneho systému riadenia dokumentácie (GSDM) a jednotných systémov dokumentácie (UDS).
Tok dokumentov - pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania.
Organizácia pracovného toku je pohyb dokumentov v inštitúcii. Organizácia pracovného toku zabezpečuje racionálny pohyb dokumentov, vrátane operácií s dokumentmi a všetkých ich pohybov v riadiacom aparáte, t.j. ich vykonanie, osvedčenie, vykonanie a odoslanie.
Správa dokumentov je dôležitým článkom v kancelárskej práci, pretože určuje nielen pokyny pre pohyb dokumentov, ale aj rýchlosť tohto pohybu.
Tok dokumentov ako technický proces je rozdelený do niekoľkých častí – tokov, ktoré poskytujú priamu a spätnú väzbu v riadení. Pod dokumentovým tokom (tokom dokumentárnych informácií) sa rozumie existujúci alebo organizačný pohyb údajov v rámci informačného systému určitým smerom za predpokladu, že tieto údaje majú spoločný zdroj a spoločného príjemcu.
Toky dokumentov sa rozlišujú podľa smeru a vo vzťahu k objektu riadenia.
Podľa smeru sa rozlišujú horizontálne toky spájajúce organizácie rovnakej úrovne a vertikálne (vzostupné a klesajúce), ktoré spájajú organizácie rôznych úrovní.
Upstream sú vstupné dokumenty prijaté nadradenou organizáciou od podriadených organizácií.
Dolné toky sú dokumenty, ktoré posielajú vyššie orgány a vedenie podriadeným organizáciám.
Vo vzťahu k objektu riadenia sa rozlišujú toky vstupných, výstupných a interných dokumentov.
Obchodné princípy
Aby sme si osvojili poznatky o podnikovej výrobe, je potrebné objasniť jej princípy. Význam zásad pri organizácii kancelárskej práce spočíva v tom, že určujú východiskové pravidlá a všeobecné zásady. Hlavné zásady by mali zahŕňať:
Princíp zjednotenia
Princípom zjednotenia je redukcia akéhokoľvek objektu do jedinej formy, systému. Proces zjednotenia je vyjadrený vo vytvorení najvšeobecnejšieho univerzálneho modelu aplikovaného na množstvo objektov niektorými spoločnými znakmi. Na základe unifikácie v modernej kancelárskej práci sa napríklad vyvíjajú prvotné pravidlá pre vykonávanie dokumentačných operácií. Tieto pravidlá majú všeobecný charakter pre rezortné ministerstvá a sú špecifikované v ich regulačných a metodických aktoch.
Princíp štandardizácie
Princípom štandardizácie je stanovenie a aplikácia štandardu ako štandardu (vzorky), ktorý sa berie ako východisko pri porovnávaní iných podobných objektov s ním. Norma ako regulačný a metodický dokument je súbor noriem, pravidiel, požiadaviek na predmet normalizácie, schválených príslušným orgánom. Štandardizácia je najvyšším stupňom unifikácie vyjadreným v záväznej právnej forme.
Princíp konzistencie
Princíp systematickej normatívnej a metodickej úpravy kancelárskej práce je základom pre stanovenie jednotných požiadaviek na organizáciu kancelárskej práce.
Princíp centralizácie
Princíp centralizácie orgánov a metodického zabezpečenia práce úradu odráža význam príslušných funkcií v systéme orgánov a riadenia. Centrálny orgán pre kontrolu vedenia záznamov v Ruská federácia je štátny štandard a metodická kontrola - Rosarkhiv.
Princíp decentralizácie
Princíp decentralizácie kancelárskej práce sa prejavuje v tom, že každé ministerstvo, odbor, inštitúcia, podnik samostatne stanovuje úlohy služieb PEI vo svojich štruktúrnych odboroch na základe rezortných úloh. Tento princíp je zakotvený v štandardnom Návode na prácu v kancelárii.
Známky systematizácie dokumentov
|
|
Na rýchle nájdenie požadovaný dokument okrem mnohých iných musia byť okrem toho, že patria do toku dokumentov, systematizované podľa niektorých ďalších kritérií. Najjednoduchší spôsob, ako usporiadať dokumenty, je zoskupiť ich do prípadov, pričom dokumenty s niekoľkými spoločnými vlastnosťami sú spojené v rámci prípadu.
Na systematizáciu dokumentov o prípadoch sa v praxi spravidla používa niekoľko znakov a na obale prípadu sa vždy uvádza chronologický znak a znak znalca. Znaky zoskupovania dokumentov sa odrážajú v názve každého prípadu. Napríklad: kauza "Rozkazy náčelníka PZ na rok 2004." obsahuje menné, autorské a chronologické znaky. Na každom z týchto prípadov musí byť uvedená doba uloženia - znalecký znak.
Záhlavia prípadov v kancelárskej práci sú ustanovené osobitným dokumentom - nomenklatúra prípadu, ktorú musí každoročne kontrolovať odborná komisia ATS. Nomenklatúru schvaľuje vedúci odboru vnútra najmenej raz za päť rokov.
Nomenklatúra prípadov - ide o systematický zoznam názvov vecí podaných v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia, zostavený predpísaným spôsobom.
Teória a prax kancelárskej práce a archivácie zvýraznili znaky zoskupovania dokumentov do kartoték. Medzi tieto znaky patria: nominálne, predmetové, autorské, korešpondentské, geografické, chronologické, expertné.
Menný znak
Menný znak zahŕňa zoskupenie dokumentov s rovnakým názvom do jedného súboru - príkazy, protokoly, akty atď.
Predmet-otáznik
Atribút predmet-otázka je spojenie dokumentov k jednej problematike (predmetu) do jedného súboru, napr.: stavebné dokumenty, dokumenty o odbornej príprave a pod.
Korešpondenčný znak
Korešpondenčný znak je jasne vyjadrený, keď sa vytvorí korešpondencia s určitým korešpondentom; napríklad korešpondencia s dodávateľom.
Geografický znak
Geografický znak označuje zhodnosť dokumentov zodpovedajúcich jednému administratívno-územnému členeniu; napríklad korešpondencia s okresnými úradmi.
Chronologické znamenie
Chronologický prvok spája dokumenty z rovnakého časového obdobia. Napríklad plány práce na 1. polrok.
Odborné znamenie
Znalecký znak označuje celkovú dobu uchovávania dokumentov v jednom
skutku. Napríklad 3 roky skladovania.
Tok dokumentov
Tok dokumentov- zložitý proces, charakterizovaný rôznymi parametrami spojenými s procesmi dokumentácie a so všetkými činnosťami organizácie. Organizácia obehu dokumentov zahŕňa všetky operácie prijímania, odosielania, zostavovania, spracovania, certifikácie a odosielania dokumentov.
Hlavnými charakteristikami pracovného toku sú trasa pohybu od vytvorenia konceptu (alebo od prijatia) po založenie prípadu a čas strávený odovzdávaním dokumentov. Hlavným pravidlom organizácie pracovného postupu je rýchly prechod dokumentu najkratšou a najpriamejšou cestou s čo najmenším časom. Pri organizovaní pohybu dokumentov je potrebné dodržiavať tieto pravidlá:
· maximálne zníženie počtu prípadov prechodu dokumentov;
vylúčenie alebo maximálne obmedzenie spätného pohybu dokumentov;
maximálna jednotnosť v poradí prechodu a spracovania hlavných kategórií dokumentov.
Tok dokumentov ako technologický postup je rozdelená do niekoľkých častí – prúdov, ktoré zabezpečujú priame a spätné ovládanie. Vo vzťahu k riadiacemu aparátu sa rozlišujú toky prichádzajúcich, odchádzajúcich a vnútorných dokumentov.
 |
|||||||||
 |  |
||||||||
 |
Tok prichádzajúcich dokumentov
Došlý dokumentový tok tvoria dokumenty od vyšších organizácií (orgánov a vedenia ústredných úradov a pod.) Medzi tieto dokumenty patria smernice, normatívne a metodické akty, vyhlášky, príkazy, pokyny, rozhodnutia, pokyny, odporúčania, výzvy občanov.
Tok odchádzajúceho dokumentu
Výstupný tok dokumentov pozostáva z dokumentov vytvorených v organizácii a odoslaných mimo nej. Odchádzajúce dokumenty sa vytvárajú na základe prijatých písomných alebo ústnych žiadostí.
Interný tok dokumentov
Interný tok dokumentov pozostáva z dokumentov vytvorených a používaných v samotnom riadiacom aparáte, ktoré neprekračujú jeho hranice. Vnútorný tok zabezpečuje riešenie manažérskych úloh v rámci tej istej organizácie. Medzi takéto dokumenty patria predpisy, popisy práce, protokoly, dokumenty o plánovaní a podávaní správ, pravidlá, personálne tabuľky atď.
Schéma pohybu dokumentov v organizácii
 |
|||||||||
Časť prichádzajúcej dokumentácie
Všetky prichádzajúce (došlé) písomnosti do organizácie bez ohľadu na spôsob prijatia (pošta, telegraf, fax a pod.) sa prenášajú na konkrétneho úradníka.
Po prijatí písomnosti poštou pred otvorením obálky skontrolujú správnosť ich doručenia, neporušenosť obálky, ako aj dokumentov a príloh. Ak je v obálke služobný dokument, adresát ho po prečítaní vráti úradu na zaevidovanie. V niektorých prípadoch sa vracia aj samotná obálka (vždy sa uchovávajú obálky so sťažnosťami občanov).
Pred registráciou dokumentu si ho musíte najprv prezrieť.
Hlavným cieľom je identifikovať útvar alebo úradníka, ktorému je potrebné zaslať dokument na posúdenie. Je potrebné vziať do úvahy aj dôležitosť obsahu, zložitosť a novosť kladených otázok, typ dokumentu.
Na základe posúdenia dokumentu av súlade s funkciami štruktúrnej jednotky sa vykoná distribúcia došlých dokumentov.
Na všetkých registrovaných dokumentoch je v pravom dolnom rohu prvej strany nalepená evidenčná pečiatka:
|
Odtlačok pečiatky, dátumu, evidenčného čísla (v poradí čísel počnúc kalendárnym rokom) sa vykoná v deň prijatia dokumentu. Nie všetky dokumenty podliehajú registrácii. Je potrebné evidovať dokumenty pochádzajúce od vyšších orgánov, verejné organizácie, dôležité listy iných organizácií, výzvy občanov a pod.
Typy registrácie:
časopis;
Karta;
Počítač.
Vestník registrácie došlých dokumentov.
Evidenčné karty pre prichádzajúce dokumenty.
Časti karty sú vyplnené:
Prichádzajúce číslo a dátum registrácie;
Od koho dokument pochádza?
Dátum prijatého dokumentu a číslo odoslania;
Po prvej fáze registrácie sa dokumenty predkladajú na posúdenie vedúcemu organizácie alebo vedúcim štrukturálnych divízií.
Počet kópií registračnej karty je určený počtom kariet: kontrolné, referenčné, otázky, geografia atď.
Manažér musí dokumenty skontrolovať v deň ich prijatia. Podľa uznesenia dokument prechádza na zhotoviteľa. Od okamihu prevzatia zhotoviteľovi až do dokončenia diela je dokument v pracovnom priečinku. Dokument a všetky materiály s ním súvisiace sa odosielajú do prípadu, keď je práca na nich úplne dokončená.
Schéma odchádzajúcej dokumentácie.
| Registrácia dokumentov |
| Doručenie dátumu, indexu (čísla) na doklade |
Dokumenty odoslané (odchádzajúce) organizáciou prechádzajú niekoľkými fázami:
Vypracovanie dokumentu;
Jeho výroba;
koordinácia;
pozorovanie;
Podpisovanie;
Registrácia;
Odosielanie.
Na začiatku sa zostaví ručne napísaná verzia projektu a potom sa vytlačí. Pripravený návrh dokumentu sa predkladá na podpis vedúcemu. Pred predložením na podpis zhotoviteľ skontroluje správnosť obsahu, zostavenie a vyhotovenie dokumentu, dostupnosť víz a návrhov, ako aj materiálov, na základe ktorých bol vypracovaný.
Po podpísaní vedúceho dokumentu odoslaného organizáciou sa na prvý list dokumentu, ktorý je na formulári, uvedie dátum odchodu a registračné číslo.
Prvá kópia dokumentu je odoslaná adresátovi, druhá - so schvaľovacími vízami - zostáva v zložke organizácie.
Pre projektovaný dokument sa zadá registračná karta, ktorá obsahuje také prvky ako:
sériové registračné číslo a dátum;
Počet listov a kópií;
Komu bol dokument odoslaný;
Potvrdenie o potvrdenke alebo číslo registra;
Kto podpísal dokument;
Došlé číslo a dátum vykonávacieho dokumentu;
Číslo prípadu obsahujúce kópiu dokumentu, ktorý sa má zaslať, a originál dokumentu iniciatívy;
Značka prijatia odpovede, dátum.
Registrácia kariet umožňuje usporiadanie kariet podľa rôznych kritérií: chronologické, autorské, objektové atď. Kopírovaním kariet môžete uchovávať kartotéky ako v knižnici podľa rôznych kritérií. Vyhľadávanie je efektívnejšie ako pri časopisovej forme. Nevýhoda - možná strata kariet.
Evidenčný lístok zasielaného dokumentu
Registrácia do denníka je najspoľahlivejšia a odporúča sa so zvýšenými požiadavkami na zaistenie bezpečnosti dokumentov (pri práci tajnej kancelárie). Nevýhoda - pomalé vyhľadávanie
Vestník registrácie odoslaných dokumentov.
Počítačová registrácia je najpohodlnejší a najefektívnejší typ registrácie. Nevýhoda - možná strata informácií z technických príčin. Za týmto účelom vykonávajú zálohovanie registračné súbory.
Schéma práce s internými dokumentmi
Prechod interných dokumentov vo fáze ich prípravy a vyhotovenia je organizovaný v súlade so všeobecným postupom pre obeh odchádzajúcich dokumentov a vo fáze spracovania prichádzajúcich dokumentov. Interné dokumenty sú evidované po ich zvážení (podpísaní) vedením.
Návrhy administratívnych dokumentov po dohode s príslušnými štrukturálnymi útvarmi a právnym servisom podpisuje vedúci organizácie a zaeviduje v kancelárii alebo inom štrukturálnom útvare, kópie dokladov sa overia alebo sa originál zašle na rozmnožovaciu službu. . Overené kópie dokumentov sa zasielajú štrukturálnym divíziám organizácie av prípade potreby aj mimo nej.
Memorandá, osvedčenia, protokoly, správy a iné podobné interné dokumenty posudzuje úradník, ktorému sa zasielajú, a prenášajú do štruktúrnych jednotiek alebo zakladajú do príslušného spisu.
Postup pri odovzdávaní, evidencii, účtovaní interných dokladov určuje Pokyn o kancelárskej práci organizácie.
Odvolania a sťažnosti občanov
 |
|||
 |
|||
 |
 |
1. Občania Ruska majú právo posielať osobné a kolektívne výzvy štátnym orgánom a úradníkom.
Úradníci v rámci svojej pôsobnosti sú povinní:
Zvážte odvolania;
Robiť rozhodnutia;
Vykonajte potrebné kroky;
V časovom limite uveďte odôvodnenú odpoveď.
Za prácu pri posudzovaní výziev občanov sú osobne zodpovední vedúci organizácií.
2. Existujú tri typy odvolaní:
vyhlásenie;
veta.
3. Odvolania môžu byť:
individuálne (predkladá jedna osoba);
kolektívne (podávané v mene dvoch alebo viacerých osôb).
Sťažnosť
Sťažnosť - dokument, ktorý označuje žiadosti osobnej alebo verejnej povahy zamerané na realizáciu práv a záujmov občanov priznaných zákonom.
Vyhlásenie
Žiadosť môže obsahovať informácie o nedostatkoch v činnosti štátnych orgánov, podnikov, verejných organizácií.
Veta
- dokument, ktorý naznačuje potrebu zlepšenia práce štátnych orgánov, podnikov, verejných organizácií a odporúča spôsoby a prostriedky riešenia úloh.
4. Odvolania sa riešia:
nevyžadujúce špeciálne štúdium a dodatočné kontroly - do 15 dní;
vyžadujúce špeciálne štúdium a dodatočné kontroly - do 1 mesiaca.
Ak je na vyriešenie žiadosti alebo sťažnosti potrebné vykonať osobitnú kontrolu, vyžiadať si ďalšie materiály alebo prijať iné opatrenia, môže vedenie organizácie výnimočne predĺžiť lehotu na vyriešenie, najviac však o jeden mesiac, s oznámením žiadateľovi.
Kancelárska práca na odvolaniach občanov v štátnych organizáciách by mala prebiehať oddelene od vybavovania iných typov dokumentov.
Všetky odvolania sa evidujú v deň ich prijatia v účtovných formulároch:
Registračné denníky;
Skrinky na spisy.
Vestník evidencie odvolaní občanov
Dajte na odvolanie:
dátumy prijatia;
prichádzajúce číslo;
Pečiatka s evidenčným číslom sa umiestni do stredu spodného okraja prvej strany prihlášky.
Keď znova dostanete žiadosť:
je priradené nasledujúce sériové číslo:
je uvedené číslo prvého odvolania;
označené "Opakovať"
Odvolania občanov sa považujú za povolené:
ak sa zohľadnia otázky v nich uvedené;
boli voči nim prijaté potrebné opatrenia;
boli poskytnuté odpovede platná legislatíva a iné predpisy.
Dokument je nositeľom informácie.
Dokument - informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči s údajmi, ktoré umožňujú ich identifikáciu.
Úplnosť informácií je vyjadrená ich objemom, ktorý by mal byť dostatočný pre riadenie a odrážať všetky aspekty problematiky.
Dokument je úzko spätý so všetkými formami manažérskej činnosti, je prostriedkom na realizáciu funkcií zverených administratívnemu aparátu. Pôsobí ako hlavný nástroj obchodných vzťahov. Dokument je teda jedným z prostriedkov na posilnenie právneho štátu a kontroly.
Proces vytvárania a spracovania dokumentu môžu vykonávať fyzické aj právnické osoby, ktoré budú vystupovať ako autor dokumentu. V tomto smere je zvykom rozlišovať medzi dokladom osobného pôvodu a úradným dokladom.
Dokument by mal byť: zmysluplný a stručný, zrozumiteľný, správne naformátovaný. Akýkoľvek dokument pozostáva z množstva prvkov (dátum, text, podpis), ktoré sa nazývajú náležitosti. Každý typ dokumentu (objednávka, vyhláška, príkaz ...) má určitý súbor podrobností.
Okrem všeobecných požiadaviek na text úradných dokumentov je potrebné mať na pamäti, že každý typ dokumentu má svoje vlastné charakteristiky pri príprave a návrhu, svoju vlastnú schému na zostavenie textu.
Dokumenty, ktoré upravujú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach, ako aj o otázkach riadenia, vzájomného pôsobenia, zabezpečovania a regulácie činnosti orgánov, organizácií a úradníkov, sa nazývajú organizačné a administratívne dokumenty.
Organizačné a administratívne dokumenty sú rozdelené do troch hlavných skupín dokumentov:
organizačné (stanovy, predpisy, pravidlá, pokyny,);
administratívne (príkazy, pokyny, rozhodnutia);
informácie a referencie (akty, osvedčenia, správy a poznámky, protokoly).
Organizačné dokumenty
|
|||
Organizačné dokumenty(niekedy sa im hovorí organizačno-právne dokumenty) sú potrebné na vytvorenie organizácie, stanovenie jej štruktúry, určenie personálneho obsadenia a zloženia zamestnancov podľa pozície, určenie funkcií štrukturálnych jednotiek, poradných zborov, ustanovenie spôsobu fungovania, organizovať prácu a rozdeliť zodpovednosti medzi zamestnancov, určiť postup reorganizácie a likvidácie organizácie.
Organizačné a právne dokumenty obsahujú ustanovenia vychádzajúce z noriem správneho práva a záväzné. Tieto dokumenty sú právnym základom pre činnosť organizácie.
Organizačné a právne dokumenty musia byť schválené oprávneným orgánom - materskou organizáciou, vedúcim tejto organizácie, kolegiálnym orgánom alebo vedúcim štruktúrnej jednotky - v závislosti od druhu a druhu dokumentu. Organizačné dokumenty môže schváliť priamo vedúci, administratívnym dokumentom vedúceho (nariadením alebo pokynom) alebo kolegiálnym orgánom.
nariadenia
Predpisy sú normatívne akty, ktoré majú voľný kodifikačný charakter a určujú postup tvorby, kompetencie a organizácie práce.
Najbežnejším typom rezervy je dokument určený na právnu úpravu činnosti organizácie alebo štrukturálnej zložky. Predpis o organizácii určuje jej postavenie, postup pri jej vytváraní, jej miesto v systéme riadenia, pôsobnosť, povinnosti, postup pri reorganizácii a likvidácii. Nariadenie nadobúda účinnosť okamihom jeho schválenia.
charta
Charta - súbor pravidiel upravujúcich činnosť organizácií, inštitúcií, spoločností, ich vzťah k iným organizáciám a občanom, práva a povinnosti v rôznych oblastiach kontrolovaná vládou.
Charta je právny akt, ktorý určuje postup založenia, pôsobnosť organizácie, jej funkcie, úlohy a poradie práce. Toto je hlavné organizačný dokument v činnosti inštitúcie, organizácie
Základné funkcie a princípy kancelárskej práce
Hlavné funkcie kancelárskej práce: (z lat. funkcia - ʼʼspustenie, implementáciaʼʼ)
Ø poskytovanie - poskytovanie zdokumentovaných informácií pre proces podniku mimoriadne dôležitého množstva a obsahu;
Ø transformačné - transformácia nezdokumentovaných informácií na zdokumentované (vo forme papierovej resp elektronické dokumenty);
Ø účtovníctvo - je vyjadrená vo vytváraní systému účtovania dokumentov a priraďovaní účtovných prvkov k nim, čo im umožňuje ďalej identifikovať dokumenty v procese systematizácie, skladovania a pohybu;
Ø spracovanie - vyjadruje sa v riadnom nakladaní s dokumentmi a vykonávaní na tento účel úkonov pre nich systematizácia, skladovanie a pohyb;
Ø ovládanie - vyjadruje sa v „sledovaní“ stavu kancelárskej práce v procese fungovania s cieľom neustáleho zlepšovania.
Princípy(z lat. - ʼʼzačiatokʼʼ) - základné princípy, na základe ktorých sa rozvíjajú hlavné oblasti činnosti, určujú sa optimálne prostriedky a metódy na riešenie kancelárskych úloh v každej z oblastí:
· efektívnosť - fungovanie kancelárskej práce by malo prispievať k efektívnosti podniku ako celku;
· spoľahlivosť - zaručené uspokojovanie potrieb podniku v zdokumentovaných informáciách;
· aktuálnosť - požadované zdokumentované informácie by mal mať podnik k dispozícii do určitého dátumu (v určitom časovom období);
· zložitosť - koordinované a cieľavedomé uspokojovanie potrieb podniku v rôznych typoch dokumentovaných informácií, predovšetkým manažérskych;
· poriadkumilovnosť - zdokumentovaný pohyb informácií (medzi podnikom a jeho partnermi, ako aj v rámci neho) v súlade s funkčným účelom a „možnosťami“ kanálov výmeny informácií, ktoré poskytuje podniková schéma pracovného toku;
· flexibilita – schopnosť subsystému poskytovať zdokumentované informácie na vlastný vývoj na základe prevádzkových podmienok.
Zamestnanci manažmentu strávia prácou s dokumentmi v priemere 60 % svojho pracovného času. Objem technické práce s dokumentmi je často taký veľký, že zasahuje do produktívnych, kľúčových činností podniku. Z tohto dôvodu je racionálna organizácia kancelárskej práce vnímaná ako jedna z najdôležitejších úloh, ktorá zabezpečuje efektívne riadenie.
Organizácia kancelárskej práce závisí od:
Ø efektívnosť riadenia;
Ø ziskovosť;
Ø efektívnosť;
Ø kultúra práce zamestnancov
Vývoj nových informačných technológií v manažmente, nových kancelárskych programov prebieha na základe tradičných pravidiel kancelárskej práce (evidencia dokumentov, schvaľovanie, kontrola ich vyhotovenia, vyhotovenie, archivácia a pod.)
Organizácia a vedenie kancelárskej práce si vyžaduje odborné znalosti a zručnosti. Profesionálom v administratívnej sfére sa môžete stať až po zvládnutí pravidiel a techník pri práci s úradnými dokumentmi.
Vykonáva sa vedenie záznamov špeciálne jednotky(služby správy kancelárie) a v malých organizáciách a firmách - asistenti tajomníkov.
Opakujeme, že kancelárska práca pozostáva z dvoch neoddeliteľne spojených komponenty:
Ø dokumentácia;
Ø organizácia práce s dokumentmi.
Dokumentácia– zaznamenávanie informácií na rôzne médiá podľa stanovených pravidiel . Veľký priestor je venovaný pravidlám dokumentácie. Osobitná pozornosť sa venuje dizajnu detailov, požiadavkám na formuláre.
Požiadavky na text, vlastnosti jazyka a štýlu služobných dokumentov, postup pri ich úprave sú zvýraznené v samostatnej kapitole. Každý typ dokumentu (objednávka, protokol, list, akt a pod.) má svoje vlastné charakteristiky.
Pracovníci kancelárie by mali poznať technológiu práce s dokumentmi. Efektívna organizácia práce s dokumentmi poskytuje optimálne podmienky pre všetky typy práce s dokumentmi od ich vytvorenia alebo prijatia až po zničenie alebo odovzdanie do archívu.
Organizácia práce s dokumentmi zahŕňa organizáciu toku dokumentov, uchovávanie a používanie dokumentov v bežnej činnosti inštitúcie. Treba zdôrazniť, že organizácia práce s dokumentmi je niekedy tzv technológia správy dokumentov . Obsahuje:
tok dokumentov,
Registrácia dokumentov
kontrola nad termínmi,
nomenklatúra prípadov
organizácia aktuálneho ukladania dokumentov,
posúdenie hodnoty
· spracovanie prípadov,
príprava a odovzdanie prípadov do archívu organizácie.
Hlavné funkcie a princípy kancelárskej práce - pojem a typy. Klasifikácia a vlastnosti kategórie "Základné funkcie a princípy kancelárskej práce" 2017, 2018.
Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Uverejnené dňa http://allbest.ru
Úvod
1. Pojem dokumentu. Typy dokumentov
1.1 Organizačné dokumenty
1.2 Regulačné dokumenty
1.3 Informácie a referenčné dokumenty
1.4 Dokumenty o personáli
2. Klasifikácia dokumentov
2.1 Pojem klasifikácie dokumentov
2.2 Zatriedenie podľa informačnej zložky dokumentu
2.3 Triedenie podľa vecnej zložky dokumentu
2.4 Triedenie dokumentov podľa okolností ich fungovania vo vonkajšom prostredí
Záver
Bibliografia
Úvod
Riadiaca činnosť je vlastná všetkým inštitúciám, organizáciám a podnikom. Zahŕňa organizačné otázky, plánovanie, financovanie, sektorovú produkčnú prácu, kontrolu, výber a umiestňovanie personálu atď. V procese riadenia sa zhromažďuje, spracováva a prenáša obrovské množstvo informácií. Efektívnosť riadenia závisí od objemu, efektívnosti a spoľahlivosti informácií, z ktorých veľká väčšina je zaznamenaná v dokumentoch.
Legislatívne a regulačné akty stanovujú množstvo situácií, v ktorých je dokumentácia informácií povinná. Hmotnými nosičmi pevných informácií sú dokumenty.
V závislosti od konkrétnej situácie riadenia vznikajú desiatky rôznych typov dokumentov. Typ dokumentu by sa mal odlišovať od jeho rozmanitosti. Typ dokumentu kombinuje množstvo odrôd. Takže napríklad protokol je typ dokumentu.
Jeho druhy: zápisnica z porady, zápisnica z porady, protokol o výsluchu, protokol o nezhodách atď. Alebo: akt - druh dokumentu, jeho druhy - akt prijatia a odovzdania vecí, akt inventarizácie, akt nedostatku, atď.
Riadiaca činnosť je stanovená najmä organizačnými a administratívnymi dokumentmi (ORD). V rámci RRD existujú tri skupiny:
organizačný,
manažérsky,
Referenčné a informačné dokumenty.
Organizačné zahŕňajú stanovy, nariadenia, pokyny, pravidlá, personálne tabuľky. K administratívnemu - uznesenia, rozhodnutia, príkazy, pokyny, príkazy. Do skupiny referenčných a informačných dokumentov patria listy, telegramy, telefonické správy, správy a vysvetlivky, zmluvy, akty, osvedčenia, závery, posudky a pod. Súčasťou ORD je aj personálna dokumentácia, prípadne personálna dokumentácia. Ide o výpisy, certifikáty, charakteristiky, osobné karty, rôzne účtovné tlačivá.
Každá manažérska funkcia sa teda odráža v určitých dokumentoch, ktoré slúžia ako spôsob a prostriedok realizácie manažérskych rozhodnutí.
Účelom tejto práce je systematizovať, zhromažďovať a upevňovať poznatky o druhoch dokumentov používaných v riadiacich činnostiach, ich vývoji a klasifikácii.
Na dosiahnutie cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:
Klasifikácia dokumentov.
1. Pojem dokumentu. Typy dokumentov
Riadiaca činnosť sa odráža v dokumentoch, pomocou ktorých sa vykonávajú rôzne funkcie: logistika, cenotvorba, organizačná a administratívna atď.
Dokument je obchodný dokument potvrdzujúci nejakú skutočnosť alebo právo na niečo; toto oficiálne potvrdzuje totožnosť nositeľa; je to písomný dôkaz niečoho.
Z vedeckého hľadiska je dokument spôsob fixácie rôzne cesty na osobitnom materiáli informácií o skutočnostiach, udalostiach, javoch objektívnej reality a duševnej činnosti človeka.
Slovo „dokument“ sa do ruštiny dostalo za čias Petra I. a pôvodne malo význam písomného dôkazu. Potom sa objavujú pojmy „obchodný papier“, „úradný dokument“, „akt“ a zdôrazňuje sa dôležitosť dokumentu v riadení. Vyčleňujú sa „účtovné doklady“, „historické doklady“.
Pojem „dokument“ sa používa vo všetkých sférach verejnej činnosti. Takmer každé odvetvie poznania poskytuje svoj vlastný výklad tohto pojmu. Žiaľ, doteraz medzi odborníkmi v oblasti správy dokumentov, knižničnej vedy, informatiky a iných oblastí nepanuje jednota v chápaní pojmu „dokument“, a to aj napriek existencii množstva legislatívnych a oficiálnych definícií. Nedávno došlo k presunu sémantické zaťaženie v definícii „dokumentu“ od vecnej zložky po informáciu
1.1 Organizačné dokumenty
Činnosť inštitúcií je zaznamenaná v dokumentoch iný druh. Podľa súčasnej legislatívy zákonodarné a výkonné orgány Ruskej federácie vydávajú také dokumenty, ako sú rozhodnutia, dekréty, príkazy, uznesenia, príkazy, pokyny, pokyny.
Organizácie, inštitúcie, súkromné podniky vytvárajú stanovy, predpisy, pokyny atď.
Charta - súbor pravidiel upravujúcich činnosť organizácií, inštitúcií, spoločností občanov, ich vzájomný vzťah, práva a povinnosti v oblasti štátnej alebo hospodárskej činnosti.
Charty sú zložité dokumenty, ktorých štruktúru a obsah určujú samotní vývojári.
Generálne stanovy schvaľujú najvyššie orgány štátnej moci. Stanovy verejných podnikov a inštitúcií schvaľujú vyššie orgány (ministerstvá, rezorty).
Stanovy obecných podnikov schvaľujú okresné alebo mestské správy.
Zakladateľskú listinu súkromného podnikania schvaľujú vlastníci, kolektívy v správe kraja, kraja, mesta alebo okresu.
Náplň práce - organizačný a administratívny dokument s dlhou alebo trvalou platnosťou (do zavedenia nového), ktorý vymedzuje vedecké, technické, technologické, finančné a iné aspekty organizácie, jej útvarov a funkcionárov.
Náplň práce vypracúvajú vedúci štrukturálnych divízií, personálnych oddelení alebo HR špecialisti. Text je koordinovaný s právnikmi, ministerstvom práce a miezd. Náplň práce schvaľujú vedúci organizácie alebo pomocou administratívneho aktu.
Zmeny v pracovnej náplni vykonáva vedúci organizácie na základe príkazu alebo pomocou administratívneho aktu.
Text návodu má charakter náznakov. Odporúča sa jasná formulácia s príkazovými slovami: „mal by“, „má právo“, „povolené“, „zakázané“ atď. text je prezentovaný v tretej osobe alebo v neosobnej podobe.
Dňom nadobudnutia účinnosti pokynu je dátum jeho schválenia (ak nie je v texte uvedený iný dátum). Pokyn je vyhotovený na formulári A4. Pracovná náplň môže slúžiť ako podklad pre vypracovanie pracovnej zmluvy (zmluvy) a môže byť použitá pri riešení pracovných konfliktov a sporov.
Nariadenie - právny akt, ktorý určuje postup pri zakladaní, úlohách, povinnostiach, právach, zodpovednostiach a organizácii práce podniku ako celku a jeho štruktúrnych útvarov.
Ustanovenia sú:
Individuálne - o oddeleniach, dielňach, riadiacich jednotkách zahrnutých v schéme Organizačná štruktúra riadenie podniku;
Typické - o predajniach hlavnej výroby, štrukturálnych divíziách.
Predpisy sa vypracúvajú na pokyn vedúcich podnikov a z iniciatívy vedúcich štrukturálnych divízií.
Návrh nariadenia sa predkladá na schválenie vedúcemu podniku.
Predpis o organizácii sa schvaľuje pomocou administratívneho dokumentu vyššej organizácie.
Dátumom poskytnutia je dátum schválenia dokumentu, ak nie je v texte uvedený iný dátum.
Nariadenie je zložitý dokument. Jeho štruktúru a obsah zvyčajne určuje developerská inštitúcia.
Na hlavičkovom papieri podniku zostavujú personálnu tabuľku, v ktorej uvádzajú zoznam pozícií, informácie o počte zamestnancov, oficiálnych platoch, príspevkoch a mesačných mzdách.
Zoznam zamestnancov podpisuje zástupca vedúceho podniku, je dohodnutý s hlavným účtovníkom a schválený vedúcim podniku.
Schvaľovacia pečiatka uvádza celkový počet zamestnancov podniku a mesačné mzdy.
Zmeny v tabuľke zamestnancov sa vykonávajú na príkaz vedúceho podniku.
Štruktúra a personálne obsadenie je udržiavané v súlade so stanovami podniku. Uveďte všetky štrukturálne divízie, pozície a počet personálnych jednotiek pre každú pozíciu.
Dokument je vyhotovený na hlavičkovom papieri podniku. Podpisuje ho zástupca vedúceho podniku. Skoordinujte to s hlavným účtovníkom. Schválené riaditeľom podniku.
Všetky zmeny sa vykonávajú na príkaz riaditeľa.
1.2 Regulačné dokumenty
Administratívne dokumenty zohrávajú veľmi dôležitú úlohu v riadení inštitúcií, podnikov, organizácií.
Zverejňovanie administratívnych dokumentov je povinné: o organizačných otázkach, otázkach plánovania, výroby, výstavby, logistiky a predaja, financií a úverov, práce a miezd.
Vo všetkých prípadoch, keď súčasné predpisy neustanovujú povinné zverejnenie dokumentu, je výber písomnej alebo ústnej formy konania manažmentu v kompetencii riadiaceho orgánu (úradníka).
Nariadenia majú administratívny charakter. Sú adresované nižším alebo podriadeným organizáciám; skupiny alebo jednotlivci.
Medzi administratívne dokumenty patria: uznesenia, pokyny, príkazy, rozhodnutia, príkazy.
Schéma prípravy administratívnych dokumentov:
Komplexné štúdium problematiky, príprava návrhu dokumentu;
Koordinácia textu, jeho podpisovanie (pokyn, pokyn, príkaz);
Prerokovanie a prijatie dokumentu na zasadnutí kolegiálneho orgánu (vyhláška, rozhodnutie).
Návrhy administratívnych dokumentov môžu vypracovať štrukturálne divízie alebo jednotliví odborníci, ako aj pracovná skupina.
Príkaz (o hlavnej činnosti) - právny akt vydaný dekrétom vedúceho podniku, ktorý koná na základe jednoty velenia, na riešenie hlavných a operačných úloh podniku.
Objednávka je hlavným administratívnym dokumentom.
Vydávajú sa príkazy: postup pri prevádzke podniku, rozhodnutie o príkaze na organizáciu práce, organizačné opatrenia, pracovné listy, výsledky auditu atď.
Objednávky sa vydávajú iba v prípade potreby. Zmeny, doplnky, zrušenie objednávok sa vykonáva len na základe nových objednávok.
Text objednávky pozostáva zo zisťovacej a administratívnej časti.
Dátumom objednávky je dátum jej podpisu, začiatok jej konania. Objednávku podpisuje vedúci organizácie, v jeho neprítomnosti zástupca. Ak v návrhu príkazu nie je žiadny úradník, ktorého podpis je pripravený, príkaz sa vytlačí znova.
Vypracovaním objednávky je spravidla poverená štrukturálna jednotka, skupina osôb alebo jednotlivý úradník.
Zmeny a doplnky objednávky po podpise nie sú povolené bez súhlasu podpisovateľa dokumentu.
Dohodu uzavrite pečiatkou súhlasu. Schvaľovacia pečiatka obsahuje tieto prvky: slovo SÚHLASÍM, názov pozície, podpis, dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko), dátum.
Môžete si robiť kópie objednávok a výpisy z nich podľa zoznamu adries. So súhlasom vedúceho môžu byť vyhotovené ďalšie kópie.
Originály objednávok sa uchovávajú v kancelárii a nevydávajú sa na použitie.
Objednávky sa vydávajú na všeobecných alebo špeciálnych tlačivách, kde je názov dokumentu vytlačený typografickým spôsobom - OBJEDNÁVKA.
Podpísané objednávky sa prenesú na úrad (generálny odbor alebo sekretárka) na registráciu.
Výpis z objednávky – kópia časti dokladu. Výňatok je tá časť textu, ktorá je potrebná na prácu. Zisťovacia časť vo výpise sa zapíše v plnom rozsahu (ak je).
Poriadok - právny akt riadenia štátneho orgánu, je záväzný pre občanov a organizácie, ktorým je určený. Túto formu riadenia využívajú podniky, organizácie, ministerstvá, vláda, správa miest, krajov a pod.
Indikácia - administratívny dokument organizačného a metodického charakteru, vydaný orgánmi štátnej správy; ministerstvá, rezorty; organizácie o otázkach súvisiacich s procesom vykonávania príkazov, pokynov a iných dokumentov (pri pracovných cestách, ukladaní pokút a pod.).
Uznesenie - dokument, ktorý vydávajú najvyššie orgány štátnej moci - výbory a komisie vytvorené pod úradmi.
Rozlišovať medzi uzneseniami organizačného charakteru a rozhodnutiami určenými na vykonanie iným orgánom. Prvé umožňujú riešiť organizačné otázky činnosti komisií, výborov (záležitosti spojené s vytvorením orgánu, rozdelením zodpovednosti medzi členov, schvaľovaním plánu).
Druhé sú určené na vykonávanie podnikmi, inštitúciami, úradníkmi.
Uznesenia odhaľujú ekonomické, politické a organizačné problémy. Často sa pomocou uznesení schvaľujú rôzne regulačné dokumenty.
Rozhodnutie je administratívnym dokumentom kolegiálneho riadiaceho orgánu. Vydávajú ministerstvá, rezortné, vedecké rady.
Rozhodnutia vydávajú organizácie (s kolegiálnym vedením a s jednočlenným vedením), štátne orgány a verejné organizácie.
Text rozhodnutia pozostáva zo zisťovacej a administratívnej časti.
Rozhodnutie podpisuje predseda a tajomník kolegiálneho orgánu. Nemajú však právo meniť obsah textu.
1.3 Informácie a referenčné dokumenty
Väčšina dokumentov vytvorených inštitúciami je informačná a referenčná. Tieto doklady obsahujú informácie o skutočnom stave veci, ktoré slúžia ako podklad pre rozhodovanie a vydávanie správnych dokladov.
Referenčné dokumenty zahŕňajú: osvedčenia, správy a vysvetlivky, akty, listy, telegramy atď. Majú pomocný charakter vo vzťahu k organizačnej a administratívnej dokumentácii a nie sú záväzné. Informácie v nich obsiahnuté môžu podnietiť akciu, ale možno ich len vziať do úvahy.
Zákon je referenčným a informačným dokumentom.
Zostavené skupinou osôb na potvrdenie zistených skutočností alebo udalostí (akty inventarizácie, prevzatia a prevodu hmotný majetok, prípady, zničenie dokumentov, akty nehôd a pod.).
Takéto úkony predstavujú dočasné alebo trvalé poverenia oprávnené osobami alebo jedným úradníkom s uvedením dokladov potvrdzujúcich ich oprávnenie.
Niektoré zákony podliehajú schváleniu (kontrolného a revízneho charakteru, obsahujúce odporúčania a návrhy).
Zákon schvaľuje administratívna listina alebo vedúci, na ktorého pokyn bola listina vyhotovená alebo do ktorej pôsobnosti patrí obsah aktu.
Akt môže mať pečiatku schválenia.
Text zákona pozostáva z úvodnej a zisťovacej časti.
Akt podpisujú všetky osoby, ktoré sa podieľali na jeho príprave (stanoviská nie sú uvedené).
S úkonmi auditu a inšpekcie sa oboznámia všetky osoby, ktorých činnosti sa týkajú. Zároveň sa položí zhodná značka (Sú oboznámení s úkonom: podpis, dátum).
Ak existujú pripomienky, akt je potvrdený poznámkou: "Komentáre sú pripojené."
Akty sa vypracúvajú na jednotnom formulári. Interné akty nemožno vyhotoviť na tlačive.
Podrobnosti sú od seba oddelené 1, 5-3 intervalmi.
Protokol - dokument, ktorý fixuje priebeh prejednávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách a iných formách práce kolegiálnych orgánov.
Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.
Protokol podpisuje predseda a tajomník. Tajomník upraví text, oboznámi každého rečníka s nahrávkou jeho prejavu a dostane podpis rečníka, podľa nahrávky jeho prejavu. Zápisnice zo zasadnutí, na ktoré sa volí prezídium, podpisuje predseda a členovia prezídia.
Dátumom zápisnice je dátum zasadnutia. Ak stretnutie trvá niekoľko dní, uveďte dátum začiatku a cez pomlčku aj koniec stretnutia.
Číslo protokolu – poradové číslo, ktoré sa pripevňuje v priebehu kalendárneho roka.
Memorandum – informačný a referenčný dokument. Môže obsahovať vyhlásenie o akomkoľvek probléme alebo skutočnosti, závery a návrhy zostavovateľa, adresované vedúcemu jeho organizácie alebo nadriadenému orgánu.
V závislosti od obsahu a účelu sa poznámky delia na informačné a spravodajské.
V závislosti od adresáta sú poznámky interné (pôsobia v rámci organizácie) a externé (zaslané vyšším alebo iným organizáciám).
Dátum dokumentu je dátum jeho podpisu.
Memorandum môže byť vypracované tak na podnet autora, ako aj na pokyn vedenia. Účelom iniciatívneho memoranda je povzbudiť lídra k rozhodnutiu. Informatívne správy o pokroku by sa mali predkladať vedeniu nepretržite.
Text memoranda je rozdelený na dve časti. Prvým je konštatovanie skutočností, ktoré slúžili ako dôvod jeho zostavenia, druhým sú závery, stanoviská spracovateľa – organizácie alebo funkcionára.
Vysvetlivka - dokument vysvetľujúci obsah niektorých ustanovení hlavného dokumentu (plán, program, správa a pod.), prípadne vysvetľujúci dôvody porušenia pracovnej disciplíny, nesplnenia akéhokoľvek zadania.
Memo - forma internej korešpondencie. Posielajú ho zo štrukturálnych divízií alebo od úradníkov akémukoľvek adresátovi v rámci organizácie, okrem priamych manažérov.
List je zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu odosielané poštou. Slúži ako prostriedok komunikácie medzi inštitúciami, jednotlivcami, umožňuje komunikovať rôzne informácie, upozorňovať na udalosti.
List sa používa, keď nie je možné vyriešiť problém inými prostriedkami (osobný rozhovor, telefonický rozhovor).
Existuje mnoho typov listov: listy obsahujúce žiadosť, ponuku, nárok, žiadosť, vyžadujúce odpoveď. Existujú listy, ktoré obsahujú oznámenie, informácie, odmietnutie, pripomenutie a nevyžadujú odpoveď.
Pomoc - dokument potvrdzujúci akékoľvek skutočnosti alebo udalosti.
Referencie sú dvoch typov:
1. Certifikáty popisujúce a potvrdzujúce skutočnosti alebo udalosti vo výrobnej činnosti organizácie.
2. Osvedčenia potvrdzujúce právne skutočnosti: potvrdenie o mieste výkonu práce, štúdiu, zastávanej funkcii, mieste bydliska a pod. vydávajú sa na žiadosť dotknutej osoby alebo inštitúcie. Ide o najpočetnejšiu a denne zostavovanú skupinu referencií. Pri zostavovaní takýchto certifikátov sa spravidla používajú jednotné šablóny formátu A5.
Správa má veľký význam počas stretnutí, stretnutí, stretnutí.
Ak chcete urobiť dobrú správu, musíte určiť: účel dokumentu, pravidlá registrácie.
Správa môže slúžiť na dva účely:
1. Informovanie
2. Informovanie a presviedčanie.
Vypracovanie správy je zručnosť, ktorá si vyžaduje praktické zručnosti a kritickú analýzu návrhu správy.
Telegram - dokument, ktorý sa od ostatných odlišuje pomocou prenosu (telegrafom). Prenosová rýchlosť je niekedy potrebná, ak iná, pomalšia metóda spomaľuje vykonávanie.
Telefonická správa je zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu, odlíšené spôsobom prenosu textu – telefonicky. Zaznamenané príjemcom. Pohodlné na prenos naliehavých objednávok, oznámení a informácií. Tento druh dokumentu však môže existovať iba v rámci telefonického spojenia.
1.4 Dokumenty o personáli
Osobitnú skupinu dokumentov v kancelárskej práci tvoria dokumenty o personáli, odrážajúce právnu, pracovnú a obslužnú činnosť zamestnancov inštitúcií a organizácií.
Dokumenty o zamestnancoch vznikajú ako výsledok pracovnoprávnych vzťahov, ktoré vznikajú medzi inštitúciami a zamestnancami. Medzi takéto dokumenty patria: personálne objednávky, výpisy, pracovné knihy, osobné karty atď.
Povinné vedenie personálnej dokumentácie v podnikoch upravuje Zákonník práce, Pokyny na vedenie pracovných kníh a pod.
Personálny príkaz eviduje informácie o personáli:
Nábor zamestnancov;
Cestovanie za prácou;
Prepustenie z práce;
Stanovenie oficiálnych platov;
Prázdniny;
Služobné cesty;
Zmeny priezviska;
propagačné akcie;
Pokuty atď.
Personálne príkazy sú základom pre príslušné zápisy v iných dokumentoch (zošity, osobné karty, finančné doklady).
Žiadosť - dokument adresovaný organizácii alebo úradníkovi so žiadosťou o zamestnanie, prepustenie, preloženie, dovolenku.
Zamestnanec píše žiadosť spravidla ručne, v akejkoľvek forme alebo na formulári šablóny vyvinutej v tomto podniku.
Žiadosť o prácu.
Musí byť napísaný na papieri A4, pretože ide o všeobecne akceptovaný formát pre osobné súbory. Žiadosť o prijatie do zamestnania sa zakladá do osobného spisu zamestnanca.
Žiadosť o preloženie na inú pozíciu.
Tento typ aplikácie má nasledujúce funkcie. V adresátovi zamestnanec uvedie aktuálnu pozíciu av texte dôvody prevodu.
Žiadosti o študijné voľno, materskú dovolenku, rodinnú dovolenku a pod.
Pracovná zmluva (dohoda) - dohoda medzi pracovníkom a podnikom (inštitúciou, organizáciou), podľa ktorej sa pracovník zaväzuje vykonávať prácu v určitej špecializácii v súlade s harmonogramom práce a podnik (inštitúcia, organizácia) sa zaväzuje zaplatiť mzdy a zabezpečiť pracovné podmienky na základe dohody strán a ustanovené zákonom.
Existujú základné a dodatočné podmienky pracovnej zmluvy (zmluvy).
Zmluvy sú:
Na dobu neurčitú, t.j. na trvalé zamestnanie;
na dobu určitú, nie viac ako päť rokov;
Na dobu trvania konkrétnej práce.
Pracovná kniha je hlavným dokumentom potvrdzujúcim pracovné skúsenosti zamestnanca. Pracovné knihy zamestnancov sa vedú v podniku bez ohľadu na formu vlastníctva.
Zákon zakazuje mať viacero pracovných kníh.
Evidencia pracovného pomeru sa vedie len v mieste hlavného výkonu práce.
Stratu zošita alebo prílohy je potrebné nahlásiť administratíve na pracovisku.
Organizácia vedie dokumentáciu o účtovných formulároch a vyplnených pracovných knihách
K účtovným tlačivám a pracovným knihám a prílohám existuje kniha príjmov a výdavkov.
Pokladník môže viesť knihu príjmov a výdavkov v účtovnom oddelení podniku.
Tieto knihy musia byť očíslované, čipkované a zapečatené podpisom a pečaťou riaditeľa.
Životopis je dokument obsahujúci biografické informácie, ktoré osoba poskytuje pri uchádzaní sa o prácu.
Osobný list pre personálnu evidenciu (dotazník) - zoznam otázok o biografických údajoch zamestnanca, vzdelaní, pracovnej činnosti, rodinnom stave a pod.
Osobný list je povinný skontrolovať pracovník zodpovedný za dokumentovanie personálnych činností.
Dotazník je podobnou formou ako „Osobný záznamový list“ a obsahuje rovnaké stĺpce.
Osobná karta (tlačivo T-2) - hlavný účtovný doklad. Má štandardnú medzirezortnú formu schválenú štatistickými úradmi.
2. Klasifikácia dokumentov
2.1 Pojem klasifikácie dokumentov
Pojem „klasifikácia“ sa používa najčastejšie súčasne ako vo význame procesu, tak aj vo význame výsledku, t.j. sa chápe ako zoskupenie a ako jeho výsledkom získaná schéma. Na rozlíšenie medzi klasifikačným procesom a jeho výsledkom sa navrhuje použiť dva pojmy:
klasifikácia dokumentov - proces objednávania alebo distribúcie dokumentov do tried s cieľom zohľadniť vzťah medzi nimi a zostaviť schému triedenia;
Klasifikácia (lat. classik - kategória, skupina) dokumentov je systém ich podriadenosti, používaný ako prostriedok na vytváranie väzieb medzi triedami dokumentov, ako aj na orientáciu v ich rozmanitosti. Štruktúra klasifikácie je zvyčajne prezentovaná vo forme tabuľky alebo grafu.
Klasifikácia je jednou z metód poznania. Bez nej nie je možné študovať rozmanitosť existujúcich typov dokumentov, systematizovať ich a stanoviť rozdiely medzi typmi dokumentov, ktoré sa vyznačujú rôznymi charakteristikami. Komplexná klasifikácia odráža zákonitosti vývoja dokumentov, odhaľuje väzby medzi nimi, pomáha orientovať sa v akomkoľvek ich množstve a slúži ako základ pre ich usporiadanie v dokumentových systémoch. Má význam pre teóriu správy dokumentov a praktické činnosti súvisiace s dokumentmi a komunikáciu.
Pri klasifikácii dokumentov je obzvlášť dôležité mať na pamäti prinajmenšom tieto ustanovenia:
Znak, ktorým sa delenie robí, sa nazýva základ delenia a v tomto prípade vytvorené pojmy sa nazývajú členy delenia;
Rovnaké rozdelenie sa musí vykonať na rovnakom základe (požiadavka neprekrývania);
Súčet všetkých členov divízie sa musí rovnať celkovému objemu delenej koncepcie, t.j. rozdelenie musí byť vyčerpávajúce; ani nedostatočnosť, ani nadbytočnosť delenia nie je neprijateľná (požiadavky proporcionality);
členovia divízie sa musia vzájomne vylučovať (požiadavky vzájomnej exkluzivity);
Členovia divízie musia byť najbližšie k deliteľnému pojmu, nie je dovolené preskakovať z ďalšej podtriedy v rade do vzdialenej nad alebo pod ňou (požiadavka spojitosti).
Klasifikovať dokumenty znamená vykonávať ich viacstupňové, hierarchické a dichotomické delenie na rody, druhy, poddruhy, variety. Rod (trieda) je súbor (množina) dokumentov, ktoré majú určitý spoločný znak, ktorý odlišuje tento súbor od iných objektov. Ako členenie klasifikácie možno použiť rôzne znaky v závislosti od účelu klasifikácie. Trieda je vždy založená na najdôležitejšom znaku dokumentu, ktorý spĺňa účel triedenia. Trieda, ktorá zahŕňa iných, bude vo vzťahu k nim rodom a triedy, ktoré sú do nej zahrnuté, budú vo vzťahu k nemu druhmi. Tá istá trieda môže byť rod vo vzťahu k nižšej triede a druh vo vzťahu k vyššej triede. Trieda „kino-foto-fonodokumenty“ je teda druh vo vzťahu k triede „dokumenty“ a rod vo vzťahu k triede „filmové dokumenty“, „fotodokumenty“ a „fonodokumenty“. Rod (trieda) je prvou úrovňou delenia, ktorá je odhalená pomocou špecifických delení dokumentu.
Pohľad - druhá úroveň delenia. V tomto prípade je generický pojem „dokument“ rozdelený na špecifické pojmy, t.j. o typoch dokladov. Každý odkaz druhovej klasifikácie možno nazvať typom dokumentu podľa toho či onoho atribútu (podľa povahy znakového prostriedku, určeného na ľudské vnímanie, spôsobu dokumentácie, materiálneho nosiča atď.).
Tretia úroveň delenia je poddruh. Za ním nasleduje odroda a tak ďalej, až kým nie je určené konečné miesto konkrétneho dokumentu (jednotlivca) v tomto triedení.
Hierarchia - usporiadanie dokumentov v poradí od najvyššej po najnižšiu. Podľa toho je hierarchické usporiadanie dokumentov nasledovné: vydanie dokumentu neperiodické vydanie kniha.
Dichotómia – dôsledné rozdelenie dokladov jednej triedy na dva protikladné typy, poddruhy, variety a pod. Napríklad: publikovaný a nepublikovaný dokument, periodický a neperiodický dokument atď.
2.2 Zatriedenie podľa informačnej zložky dokumentu
Hlavné rysy klasifikácia podľa informačnej zložky dokumentu - obsah dokumentu; stupeň zovšeobecnenia informácií; typ znakov používaných na zaznamenávanie informácií; určené na ľudské vnímanie informácií; percepčný kanál postáv používaných na záznam obsahu; stupeň šírenia informácií; spôsob zaznamenávania informácií a pod.
a) Triedenie dokumentov podľa obsahu. Klasifikácie, ktoré sú založené na znaku obsahu (významu) dokumentu, sa nazývajú sémantické. Sú rozdelené na typy a poddruhy v súlade so znakom obsahu dokumentu podľa odborov vedomostí, tém, predmetov, problémov. Triedenie dokumentov podľa obsahu sa v praxi uskutočňuje pomocou rubrikátorov, klasifikátorov, klasifikačných tabuliek a pod. Predmet, predmet, ako aj hlavné sémantické aspekty možno popísať pomocou lexikálnych jednotiek (kľúčové slová, deskriptory), ktoré môžu slúžiť aj ako základ pre budovanie klasifikácie dokumentov.
Sémantické klasifikácie dokumentov majú veľký praktický význam v členení dokumentovej a komunikačnej sféry, a preto sú najrozvinutejšie. Patrí medzi ne päť verzií Knižničného a bibliografického triedenia (LBC), Univerzálne desiatkové triedenie (UDC), Deweyho desiatkové triedenie, Jednotné triedenie literatúry pre vydávanie kníh a ďalšie. Pre určité typy dokumentov existujú zmysluplné klasifikácie: napríklad klasifikátor štátnych noriem, Medzinárodná klasifikácia vynálezov. Organizácia väčšiny systémov na vyhľadávanie informácií a polí dokumentov je založená na týchto klasifikáciách.
b) Klasifikácia dokumentov podľa úrovne zovšeobecnenia informácií. Podľa úrovne zovšeobecnenia informácií sa dokumenty delia na primárne a sekundárne.
c) Klasifikácia dokumentov podľa charakteru symbolických prostriedkov fixácie informácií. Charakteristickým znakom dokumentu je, že informácie v ňom obsiahnuté sa prenášajú prostredníctvom určitých znakov. V klasifikáciách, ktoré zohľadňujú znaky znakových prostriedkov na fixovanie, prenos a vnímanie informácií osobou, sa rozlišujú textové a netextové dokumenty.
V textovom dokumente je znakom abeceda (písmená) prirodzeného jazyka. Textové dokumenty sa často označujú ako verbálne alebo verbálne. Verbálny dokument spravidla existuje v písomnej forme - slová (reč) sú na hmotnom nosiči pripevnené konvenčnými znakmi písma. Vďaka verbálnej metóde kódovania informácií je zabezpečený čo najpresnejší prenos významu. Pojem „textový dokument“ možno aplikovať nielen na písomné dokumenty, ale aj na zvukové dokumenty obsahujúce reč, inými slovami, na všetky textové dokumenty.
Jedným z hlavných typov textového dokumentu, v ktorom je informácia obsiahnutá akýmkoľvek spôsobom zápisu, je písomný dokument - najčastejšie ide o literárny dokument, ktorého obsah je vyjadrený slovne v písomnej forme. Netextový dokument je navrhnutý ako záznam s použitím hudobných, kartografických a iných nerečových znakov. Patria sem: ikonické, ideografické, znejúce a matričné dokumenty. Často sa nazývajú neverbálne (neverbálne).
Ikonický dokument je dokument, v ktorom je znak podobný odrazenému objektu (kresba, fotografia, film atď.). Rozmanitosť tejto triedy dokumentov je izografický dokument, v ktorom je obraz prenášaný systémom vizuálnych prostriedkov maľba, grafika, fotografia.
Ideografický dokument je dokument, v ktorom je symbolom symbol, ktorý neodráža skutočné predmety alebo javy (mapa, poznámky, kresba). Táto trieda dokumentov zahŕňa kartografické a hudobné dokumenty: kartografické obsahujú obrazy špeciálnych objektov - povrchu Zeme alebo iných nebeských telies - vyhotovené v špeciálnom znakovom systéme; a hudobný dokument je záznam hudobného diela s grafickými (popisnými) znakmi, ktoré sú špeciálnym systémom - notovým záznamom.
Znejúci dokument zachytáva a prenáša informácie pomocou zvukov. Ide o takzvaný fonodokument (gramofónová platňa, magnetický záznam).
Matricový dokument sa vykonáva pomocou „matrix jazyka“, t.j. pozostáva z kódových buniek-matíc, pomocou ktorých sú informácie zakódované vo forme dostupnej na „čítanie“ strojom (dierne štítky, magnetické a optické disky). Zvukové a matričné dokumenty patria do triedy technicky kódovaných dokumentov, ktoré obsahujú záznam, ktorý je možné prehrať len pomocou technických prostriedkov vrátane reprodukcie zvuku, premietacieho zariadenia alebo počítača.
Komplexný dokument v sebe spája dva alebo viac významných prostriedkov na fixovanie informácie (časopis s hudobnou aplikáciou vo forme gramofónovej platne; súbor fólií s textom; kniha s elektronickou hudobnou klaviatúrou atď.).
G ) Klasifikácia dokumentov podľa rozmeru záznamu informácií. Rozmer záznamu informácií určuje sa miesto, ktoré dokument (jeho materiálny základ) v priestore zaberá. Na tomto základe sa rozlišujú jedno-, dvoj- a trojrozmerné (objemové) dokumenty.V jednorozmernom prostredí sa informácie zaznamenávajú v Morseovej abecede (binárnom kóde) „v riadku“ alebo v lineárnom slede.
e) Klasifikácia dokumentov podľa ich účelu na vnímanie informácií . Informácie zaznamenané v dokumente pomocou určitých symbolických prostriedkov môže človek vnímať priamo aj nepriamo. Podľa predmetu vnímania sémantického obsahu sa všetky dokumenty delia na čitateľné človekom – môže ich „čítať“ priamo osoba, bez špeciálnych technických prostriedkov – a strojovo čitateľné, určené na automatickú reprodukciu informácií obsiahnutých v dokument pomocou magnetofónu, TV, tlačiarne, displeja atď. d. Záznam strojovo čitateľných dokumentov sa vykonáva zmenou štruktúry média.
Podľa ich vzhľadu človek nemôže povedať nič o povahe zápisu v takýchto dokumentoch, pretože bol vykonaný nejakým technickým spôsobom.
f) Klasifikácia dokumentov podľa kanála vnímania informácií . Informácie obsiahnuté v dokumente je možné vnímať rôznymi zmyslami (zrak, sluch, hmat). Podľa kanála vnímania znakov používaných na zaznamenávanie obsahu existujú vizuálne, hmatové, zvukové a audiovizuálne dokumenty.
g) Klasifikácia dokumentov podľa stupňa ich rozšírenosti rozlišuje dokumenty publikované, nezverejnené a nezverejnené.
i) Triedenie dokumentov podľa spôsobu dokumentácie . Podľa spôsobu dokumentovania (prípadne upevnenia informácie na nosič) sa rozlišujú dokumenty písané rukou, tlačené, mechanické, magnetické, fotografické, optické, laserové a elektronické.
2.3 Triedenie podľa vecnej zložky dokumentu
Druhou atribútovou zložkou dokumentu je jeho reálna (podstatná) podoba, materiálny základ nosiča informácie, ktorého znaky tvoria druhú skupinu z hľadiska samostatných dôvodov delenia dokumentov na druhy a poddruhy podľa materiálu nosiča informácie, podľa štruktúry materiálu a pod.
a) Triedenie dokumentov podľa materiálu nosiča informácií identifikuje triedy dokumentov na umelom a prírodnom materiálnom základe. Hlavnými druhmi moderných dokumentov na umelých médiách sú papierové a polymérové dokumenty (polymérna fólia a polymérová platňa).
b) Klasifikácia podľa materiálovej štruktúry alebo formy nosiča informácie . Každý dokument má určitú vonkajšiu podobu svojho hmotného nosiča. Formou (konštrukciou) dokumentu na bežnej úrovni sa kniha odlišuje od novín, gramofónová platňa od diskety, pričom treba mať na pamäti, že dokument je vyrobený vo forme knihy, disku, magnetu. páska atď.
Podľa materiálovej štruktúry nosiča informácií sú: listový doklad, kód, karta, páska, reklamácia, kombinované.
2.4 Triedenie dokumentov podľa okolností ich fungovania vo vonkajšom prostredí
Spoločným znakom triedenia, ktorý nesúvisí ani s obsahom, ani s formou dokumentu, je znak členenia súboru dokumentov podľa okolností ich fungovania vo vonkajšom prostredí, t. v čase a priestore. Patria sem: pravidelnosť publikovania, miesto a čas objavenia sa dokumentu vo vonkajšom prostredí a iné.
a) Triedenie dokumentov podľa pravidelnosti vydávania rozlišuje medzi periodickými a neperiodickými dokumentmi. Periodické dokumenty sú dokumenty, ktoré vychádzajú v určitých intervaloch v číslovaných alebo datovaných, podobne koncipovaných vydaniach (noviny, časopisy, seriály a priebežné publikácie). Neperiodické dokumenty - dokumenty vydané raz a bez pokračovania (knihy, mapy, plagáty, dierne pásky, optické disky, diskety, gramofónové platne a pod.). Okrem toho sa podľa pravidelnosti vydávania rozlišuje ročenka, štvrťročná, mesačná, týždenná, denná atď.
b) Triedenie dokumentov podľa doby výskytu vo vonkajšom prostredí. Podľa času výskytu dokumentu vo vonkajšom prostredí sa rozlišuje originál, originál, kópia, duplikát.
c) Klasifikácia dokumentov podľa miesta pôvodu rozlišuje miestny dokument (v rámci jedného kraja, mesta, jedného alebo viacerých okresov, podnikov, inštitúcií, domácností resp. vzdelávacia inštitúcia); regionálny dokument - vydávaný a distribuovaný v rámci jedného alebo viacerých subjektov federácie; národné alebo národné (v národnom meradle) a zahraničné alebo zahraničné (vydané alebo vytlačené v zahraničí).
Wzáver
Jednou z ústredných otázok pri organizácii informačných a dokumentačných služieb pre činnosť akejkoľvek inštitúcie, firmy, podniku je vytvorenie služby DOW (dokumentárna podpora manažmentu). Dnes už nikto nepotrebuje dokazovať dôležitosť informácií v oblasti manažmentu a každý manažér chápe, že o akejkoľvek otázke sa môže rozhodnúť len vtedy, ak má k danej problematike príslušné informácie. Čím rýchlejšie dostáva informácie a čím sú kompletnejšie, tým má väčšiu šancu na rozvoj najlepšie riešenie v čo najkratšom čase a predbehnite svojich konkurentov.
Nosič informácií je dokument na rôznych podkladoch.
Rast objemu informácií a teda aj dokumentov si vyžiadal zavedenie technológie na včasné spracovanie dokumentov a s príchodom počítačov aj samotných informácií.
V poslednej štvrtine dvadsiateho storočia obrovský nárast objemu informácií a zavádzanie výpočtovej techniky začali klásť zvýšené požiadavky na organizáciu informačných a dokumentačných služieb. V súlade s tým sa začali meniť požiadavky na služby súvisiace s informačnou a dokumentačnou podporou. V zahraničí sa čoraz častejšie dostávajú do názvu – služba správy informačných a dokumentačných zdrojov.
Ako viete, v každej organizácii sa vykonáva určitá práca v štátnej alebo verejnej správe. Každý riadiaci orgán potrebuje informačný systém, aby mohol vykonávať svoje funkcie. Samozrejme, existujú aj nezdokumentované – „priame“ riadenie, ale keďže drvivá väčšina manažérskej práce potrebuje opraviť svoje činy, je potrebné efektívny systém podpora správy dokumentácie.
Zloženie prakticky platných pravidiel pre dokumentáciu, formy dokumentov, technológie spracovania a uchovávania dokumentov priamo závisí od funkcií organizácie.
To môže vysvetľovať skutočnosť, že problematika správy dokumentov je v neustálom vývoji a zatiaľ nie je dostatočne vedecky a metodologicky prepracovaná. Veď reálne systémy dokumentárnej podpory riadenia v organizáciách závisia okrem iného od postavenia, náplne práce, rozsahu práv a právomocí, osobnosti jej vedúceho a celého systému riadenia ako celku. Napríklad účtovné povinnosti v malých firmách sú najčastejšie zverené vedeniu kancelárie a vo veľkých sú samostatnou funkčnou oblasťou, ale v oboch prípadoch by sa rovnaké operácie mali dokumentovať rovnakým spôsobom, v rovnakých ukazovateľoch a formách. Dokumenty.
Služby predškolských vzdelávacích inštitúcií sa v rôznych organizáciách kvantitatívne a kvalitatívne výrazne líšia, možno však zaznamenať nasledujúci trend - čím väčšia spoločnosť, tým viac činností súvisiacich s organizáciou informačných vzťahov a dokumentačnou podporou riadiaceho aparátu je oddelených do samostatných služieb. . Problém vývoja typov dokumentov v riadiacich činnostiach sa dnes javí ako jeden z najdôležitejších. Účelom práce bolo systematizovať, zhromaždiť a upevniť poznatky o druhoch dokumentov používaných v riadiacej činnosti, ich vývoji.
Na dosiahnutie cieľa boli vyriešené tieto úlohy:
Analýza typov dokumentov používaných v riadiacich činnostiach;
Štúdia vývoja dokumentov;
Klasifikácia dokumentov.
Bibliografia
kancelárske pracovné rekvizity s textovými dokumentmi
1. Tím "Kancelárska práca a správa dokumentov v podniku č. 1 2010" Vydavateľ: LLC "Business-Arsenal", január 2010, 97 s.
2. Zakharkina O.I., Gusyatnikova D.E., Shitova M.A. „Personálny servis podniku. Kancelárska práca, tok dokumentov a regulačný rámec” / Ed. Omega-L, 2009. 260 s.
3. Rogozhin M.Yu. "Dokumenty personálnej služby podniku" / Ed. HRUBÉ MÉDIÁ, ROSBUH, 2008, 281 s.
5. Rumun L.A. "Podpora dokumentácie" 3. vydanie, 2005, 224 s.
Hostené na Allbest.ru
Pravidlá vypĺňania pracovných zošitov. Príklady formulácií v pracovnom zošite. Administratívne dokumenty v podmienkach výlučného rozhodovania. Poradie ich vývoja, dizajn a zloženie detailov. Príprava informačných a referenčných dokumentov.
test, pridané 06.07.2010
Smery triedenia, štandardizácie a zjednocovania dokumentov. Skladba a umiestnenie podrobností na dokumentoch, pravidlá ich úpravy, termíny. Dokumenty o zamestnancoch podniku. Systematizácia, evidencia a ukladanie dokumentov.
návod, pridané 08.04.2010
Úloha tajomníka v riadiacej štruktúre. Organizačné, administratívne, informačné a referenčné dokumenty. Požiadavky na dokumentáciu. Organizácia obehu dokumentov a doručovanie dokumentov. Registrácia dokumentov, zostavovanie nomenklatúr prípadov.
ročníková práca, pridaná 12.05.2009
Prikaznaya, kolegiálne a ministerské systémy konania v predrevolučnom Rusku. Vývoj kancelárskej práce v sovietskych inštitúciách. Analýza moderných požiadaviek na registráciu detailov dokumentov. Obsah štandardu správy dokumentov.
semestrálna práca, pridaná 14.12.2016
Dokumenty podniku, ktoré odrážajú výrobné a ekonomické činnosti. Druhy dokumentov: organizačno-právne administratívne, informačné a referenčné, obchodné listy, dokumenty personálnej služby. Pravidlá pre prípravu a uchovávanie dokumentov.
abstrakt, pridaný 19.05.2011
Postup pri písaní listu, úkonu a osvedčenia na list A4 s uhlovým umiestnením údajov o pečiatke, pravidlá spracovania týchto dokumentov a ich právna sila. Postup pri zostavovaní memoranda, personálneho rozkazu, protokolu, telefonickej správy.
test, pridané 18.02.2011
Organizácia pracoviska tajomníka. Funkcie písania listu o otázkach poistenia. Príprava organizačných a administratívnych dokumentov na realizáciu. Pravidlá podrobností. Informačno-referenčné a administratívne dokumenty.
test, pridané 02.07.2010
Klasifikácia informácií a referenčných dokumentov (listy, správy a vysvetlivky) a pravidlá ich vypĺňania. Praktické uplatnenie vedomostí z kancelárskej práce na príklade vyhotovenia splnomocnenia, žiadosti o dovolenku, potvrdenia vysvedčení.
test, pridané 7.10.2010
Charakteristika moderných technických prostriedkov na tvorbu a spracovanie dokumentov. Druhy dokumentov: organizačné a právne, administratívne, informačné a referenčné. Hlavné spôsoby dokumentovania informácií. Používanie telekomunikácií.
ročníková práca, pridaná 3.11.2011
Zostavovanie a vyhotovenie, spracovanie, uchovávanie, vyhľadávanie dokumentov na požiadanie pracovníkmi administratívneho aparátu. Potreba odborných vedomostí a zručností pri organizovaní a udržiavaní kancelárskej práce. Formy dokumentov a maximálny súbor podrobností.
Povinnosť viesť evidenciu má spravidla tajomník. Táto pozícia nevyžaduje špeciálne vzdelanie a často prijíma uchádzačov s minimálnymi pracovnými skúsenosťami. Správa dokumentov je však zodpovedná a dôležitá záležitosť, úspešná prevádzka podniku do značnej miery závisí od jej presnosti a správnosti.
Podnikanie môže byť:
Zvládnuť sám základy kancelárskej práce nie je ťažké. Je lepšie začať najdôležitejším a najzákladnejším dokumentom - nomenklatúrou prípadov.
Ide o dokument so zoznamom všetkých „prípadov“ v organizácii. Pod "prípadom" sa v tomto prípade rozumie súbor obchodných dokumentov rovnakého typu alebo smeru.
Nomenklatúra je systém, ktorý vám umožňuje analyzovať dokumentárne aktivity podniku. Na jej zostavenie je potrebné určiť zoznam všetkých dostupných typov dokumentov. Potom ich kombinujte v smeroch.Každý typ má priradené číslo - kód, môže pozostávať z niekoľkých čísel alebo písmen, napríklad číslo, rok alebo dokonca mesiac vydania, ak je objem dokumentov významný.
Napríklad: 01/BU/2017, kde 01 je poradové číslo, BU je účtovníctvo, 2017 je rok. Označuje aj dobu uloženia a miesto v archíve, kedy tam bude prípad odovzdaný. Nomenklatúru môžete schváliť na určité obdobie – na rok, 3 roky alebo 5 rokov, ak sa neočakávajú žiadne zmeny. Pred schválením by obsah nomenklatúry mali skontrolovať vedúci katedier z hľadiska ich práce.
Nomenklatúra sa zostavuje za účelom pohodlnej archivácie dokumentov, ako aj na začlenenie prípadov do systému. Pomáha stručne načrtnúť základy kancelárskej práce, odráža hlavné typy obchodných dokumentov, berúc do úvahy charakteristiky podniku. Väčšinou sa zostavuje vo forme tabuľky – názov prípadu, kód (číslo), miesto v archíve, doba uloženia. Prípady sú najlepšie zoskupené podľa typu, oddelenia ich vydania.
Počet prípadov a druhov dokumentov priamo súvisí so špecifikami činnosti spoločnosti. Pracovný postup je často rozdelený do blokov, ktoré vedú odborníci v oblastiach práce. Existuje však zoznam, ktorý je typický pre každú spoločnosť, či už komerčnú alebo štátnu:
Prichádzajúce – prichádzajúce do organizácie zvonku – všetko, čo prišlo poštou, s kuriérmi, osobne doručené zástupcami iných organizácií.
Odchádzajúce - odoslané z organizácie - všetko adresované iným právnickým osobám, ale aj fyzickým osobám (odpovede, listy, rozhodnutia).
Interné - neprekračujú rámec organizácie, regulujúcej prácu podniku (príkazy, príkazy, nariadenia, nariadenia atď.).
Spravidla sa pre každý druh vedie samostatný registratúrny denník, v ktorom sa eviduje poradové číslo, dátum, meno, odkiaľ dokument pochádza alebo kam bol odoslaný a meno zodpovednej osoby.
Ak denník eviduje dokumenty odovzdané zamestnancom, v účtenke sa ponechá pole na podpis. V denníku je možné urobiť aj poznámku, v takom prípade bola podľa nomenklatúry uložená kópia.
Organizácia môže viesť aj záznamy o vnútorných pracovných cestách, účtovanie o doručení kľúčov, čase príchodu o hod pracovisko a dokonca aj telefonáty. Niekedy počet registračných kníh vedie k založeniu registra časopisov. Všetko závisí od potreby a prevládajúcej praxe v podniku.
Časopisy musia byť očíslované, zošité a zapečatené, aby sa vylúčila možnosť výmeny listu.
Účtovníctvo je základom kancelárskej práce a toku dokumentov. Počet časopisov a prípadov závisí od potrieb spoločnosti a túžby zaznamenať všetky dostupné dokumenty.
Po vypracovaní nomenklatúry prípadov a zoznamu požadovaných časopisov je rozumné vypracovať nariadenie o pracovnom postupe organizácie. Ide o nariadenie, ktoré vysvetľuje pravidlá pre zostavovanie, prenos, archiváciu všetkých dostupných papierov. Opisuje postup pre každý tok dokumentácie a stanovuje načasovanie jej presunu z jedného oddelenia do druhého.
Toto ustanovenie pomôže vyhnúť sa zmätku, presunu zodpovednosti a strate dôležitých obchodných dokumentov. Pre každý stream je predpísaná trasa - napr.: zverejnenie, schválenie, registrácia, odoslanie adresátovi, uloženie do archívu.
Začiatočníci, a nielen oni, často nevedia zistiť, v ktorých prípadoch je pečať organizácie potrebná a v ktorých nie. Odpoveď je veľmi jednoduchá: odchádzajúce formuláre sú certifikované pečaťou, pretože. prítomnosť pečate potvrdzuje pôvod listu. Vnútorné papiere nevyžadujú pečať, ako napr v tomto prípade stačí podpis vedenia.
Došlé dokumenty sa po ich registrácii prenesú na vedúceho na rozhodnutie a určenie osoby zodpovednej za vykonanie alebo odpoveď. Tiež nevyžadujú tlač. Nezamieňajte pečať a pečiatku. Pečiatky môžu byť veľmi odlišné, od „Číslo prichádzajúcej pošty...“ po „Kópia je správna“, a nemajú žiadnu právnu silu. Toto je len pomocný nástroj pre prácu sekretárky.
