يعد تقرير تقويم الدفع الأداة الرئيسية لمراقبة التدفق النقدي للمؤسسة. تتيح لك البيانات المعروضة في التقرير مقارنة جداول التقويم للمدفوعات والإيصالات النقدية مع تنفيذها، وكذلك تقييم مستوى ملاءة المؤسسة على المدى القصير. هيكل تقرير "تقويم الدفع" عبارة عن جدول ثنائي الأبعاد، تحتوي أعمدته على فترات بتفاصيل يومية، وتحتوي الصفوف على مجموعات من الأقسام التحليلية المستخدمة في تخطيط المدفوعات والمقبوضات، وكذلك عند عكس المعاملات الفعلية حركة الأموال من خلال الحسابات الجارية للمؤسسة والخروج منها.
يعتمد إجراء حساب مبالغ أرصدة الأموال غير النقدية والنقدية المسحوبة في تقويم الدفع على ما إذا كانت فترة التقويم (اليوم) المعروضة تنتمي إلى الماضي أو الحالي أو المستقبلي (بالنسبة لتاريخ العمل) وتخضع لـ القواعد التالية:
فيما يلي أمثلة لنماذج تقرير "تقويم الدفع".
نموذج تقرير "تقويم الدفع".
لإنشاء التقرير، يجب عليك ملء الحقول التالية: فترة إنشاء تقويم الدفع، وتاريخ العمل، والمؤسسة التي سيتم إنشاء تقويم الدفع لها. عند فتح نموذج تقرير، يتم تعيين فترة افتراضية حيث يتم حساب تاريخ البدء من التاريخ الحالي مطروحًا منه يومين، ويتم حساب تاريخ الانتهاء من التاريخ الحالي بالإضافة إلى سبعة أيام. وبالتالي، بشكل افتراضي، يكون عمق عرض تقويم الدفع يومين، وأفق التخطيط سبعة أيام. يتم تعيين قيمة حقل "تاريخ العمل" مساوية لقيمة تاريخ النظام الحالي. يجب أن تكون قيمة هذه السمة ضمن الفاصل الزمني لفترة إنشاء التقرير. تأخذ سمة "المؤسسة"، عند فتح نموذج تقرير، تلقائيًا قيمة المؤسسة الرئيسية من الإعدادات الشخصية للمستخدم.
عند إنشاء تقرير، يمكن للمستخدم تكوين مجموعات الصفوف بشكل مستقل وفقًا للأقسام التحليلية التالية:
يتم إنشاء أعمدة التقرير فقط حسب الفترات التي تحتوي على تفاصيل حسب اليوم، ولا يتوفر تغيير التجميعات حسب الأعمدة.
تتم إدارة إعدادات التقرير باستخدام لوحة الإعدادات، التي يتم فتحها بالنقر فوق الزر "إعدادات" في لوحة الأوامر. تسمح لك إعدادات التقرير بضبط تجميع البيانات واختيارها وفرزها.
عند الاتصال لفك تشفير البيانات الموجودة في سطر تقويم الدفع، سيتم فتح تقرير "بطاقة التدفق النقدي".
يوفر نموذج التقرير إمكانية الإدخال السريع للمستندات التالية: "طلب الدفع" و"خطة استلام النقد" و"خطة الإنفاق النقدي". للقيام بذلك، في لوحة أوامر التقرير، افتح عنصر القائمة "إدخال مستند" وحدد نوع المستند المطلوب.
وفقًا لقواعد إدارة نظام "تقويم الدفع"، يتوفر تقرير "تقويم الدفع" للمستخدمين الذين لديهم مجموعات الحقوق التالية: "الحقوق الكاملة" أو "تخطيط الدفع".
مقدمة
من المفترض أن القارئ يعرف بالفعل ما هو تقويم الدفع ولماذا هو مطلوب، لذلك، سيتم مناقشة القضايا العملية فقط لتنظيم تقويم الدفع بشكل أكبر. بالإضافة إلى ذلك، من المستحسن أن يكون لديك الحد الأدنى من المعرفة بمصطلحات الميزانية (فهم مصطلحات مثل "الميزانية"، "الحد"، "العقود مقابل الفروقات"). إذا كان كل ما سبق واضحًا لك، أقترح عليك أن تقرر ما إذا كان النهج الذي يتضمن الاحتفاظ بتقويم الدفع في MS Excel صحيحًا بشكل عام؟ هناك آراء مختلفة ومتعارضة بشكل مباشر، لأن... الأمر ليس بهذه البساطة هنا. دعونا نحاول أن نكون موضوعيين. إذا كان لديك منتج برمجي تحتفظ فيه بسجلات تشغيلية أو محاسبية، فمن الأفضل لك على الأرجح الاحتفاظ بتقويم الدفع في هذا المنتج، حتى لو كانت وظيفته لا ترضيك تمامًا. إذا كنا نتحدث عن 1C، فربما يكون من المنطقي تعديله من أجل الحفاظ على تقويم الدفع في قاعدة البيانات. ولكن، كما هو الحال دائمًا، هناك استثناءات للقواعد، والتي يمكنك التعرف عليها في نهاية الجزء التالي من المقالة.
إيجابيات وسلبيات استخدام MS Excel كمنصة لتنظيم تقويم الدفع
قبل الحديث عن تنظيم تقويم الدفع في MS Excel، أريد أن أذكر العيوب الرئيسية لهذا النهج.
1) عدم وجود التحكم في التكامل المرجعي - لا يتحكم MS Excel في المستخدمين إذا كانوا يريدون حذف قيمة الخلية. يمكنك مكافحة ذلك بشكل غير مباشر عن طريق تثبيت حماية الخلية، أو استخدام وحدات الماكرو، ولكن يمكن أن تظهر المشكلة في أي وقت؛
2) مشكلة وضع التشغيل متعدد المستخدمين - يمكنك تنظيم نوع من وضع المستخدمين المتعددين في MS Excel إذا كنا نتحدث عن مستخدمين أو ثلاثة مستخدمين، ولكن إذا كان هناك المزيد من المستخدمين، فمن الأفضل التفكير في قاعدة البيانات؛
3) التحكم في الوصول والسرية - من السهل جدًا كسر جميع كلمات المرور في MS Excel، إذا رغبت في ذلك، حتى الشخص البعيد عن صناعة تكنولوجيا المعلومات يمكنه بسهولة العثور على العديد من هذه الطرق في المصادر المفتوحة. وبالتالي، يجب منح الوصول إلى الملف فقط للأشخاص الموثوق بهم؛
4) إعادة إدخال البيانات - على عكس 1C، لا توجد معالجة تبادلية جاهزة بين MS Excel وعميل البنك، بالطبع يمكن القيام بذلك، ولكن سيكون من الأرخص تعديل قاعدة البيانات التي تستخدمها من أجل الحفاظ على تقويم الدفع فيه. ومع ذلك، بالنسبة للكميات الصغيرة من العمليات، فإن استخدام المعالجة لا يوفر وفورات كبيرة في تكاليف العمالة؛
5) القيود المفروضة على حجم قاعدة البيانات - لن يتعامل برنامج MS Excel مع مجموعة كبيرة من البيانات، على الرغم من أن برنامج MS Excel يكفي لشركة متوسطة الحجم.
من كل ما سبق، يمكننا استخلاص الاستنتاج التالي - استخدام MS Excel لتنظيم تقويم الدفع مسموح به إذا تم استيفاء الشروط التالية في وقت واحد:
1) لا يتجاوز حجم معاملات الدفع يوميًا 20-30 مستندًا؛
2) لا يعمل أكثر من ثلاثة أشخاص موثوقين مع الملف؛
3) ليس لديك وظيفة تقويم الدفع في منتج برنامج المحاسبة أو المحاسبة التشغيلية الخاص بك.
آمل أن يكون واضحًا أن الشروط المذكورة أعلاه ليست عقيدة، ولكنها تسمح لنا "بالشعور" بالحدود المقبولة.
الآن بضع كلمات حول الفروق الدقيقة التي يمكن أن تفوق عيوب تنظيم تقويم الدفع في MS Excell. والحقيقة هي أنه بالإضافة إلى سجل الدفع نفسه وتقويم الدفع، يمكن لهذا الملف أيضًا أداء وظائف إضافية مفيدة - على سبيل المثال، إعداد الميزانيات والحد من المدفوعات المتعلقة بالميزانيات، ويمكن أن تكون أوجه القصور في MS Excel في إعادة إدخال البيانات يتم التعويض عن ذلك من خلال تنظيم تبادل ثنائي الاتجاه مع نظام الدفع الفرعي 1C. الحقيقة هي أنه إذا كنت ستعمل بشكل وثيق مع الميزانية، فإن الفعالية النسبية لـ MS Excel مقارنة بمنتجات برامج الميزانية المتخصصة يمكن أن تفوق بسهولة عيوب استخدام MS Excel كمنصة لتقويم الدفع. ولذلك، فإن المثال الذي تمت مناقشته في هذه المقالة يحتوي على الفور على عناصر الميزانية، وهي تحديد المدفوعات (بدون هذا لا أرى أي فائدة عملية في استخدام MS Excel لتنظيم تقويم الدفع). إذا كان لديك نظام ميزانية في MS Excel، فمن خلال إعداد ترجمة حدود الدفع إلى تقويم الدفع باستخدام صيغ بسيطة إلى حد ما، ستحصل على أداة ميزانية رخيصة وبسيطة وفعالة. الآن، بعد أن أوضحت إيجابيات وسلبيات تقويم الدفع MS Excel، يمكنك أن تقرر بنفسك ما إذا كنت تريد استخدام MS Excel لتقويم الدفع أم لا.
أود أيضًا أن أنبهك إلى أن الغرض من المقالة ليس وصف عملية تطوير تقويم الدفع الجاهز الذي يمكنك أخذه والبدء في استخدامه، لأنه في هذه الحالة لن تكون هناك حاجة للمقال، سيكون كافيًا لأخذ الملف المرفق وهذا لن يكون مقالا، بل كتابا. لذلك، فإن الغرض من المقالة هو إظهار منهجية ومبادئ إنشاء تقويم الدفع، مع مراعاة الفروق الدقيقة العملية في إعداد الجداول والصيغ في MS Excel. في المثال قيد النظر، تم إجراء العديد من التبسيطات حتى تتمكن من فهم المثال بسهولة وسرعة أكبر، ولكن أعدك أنه إذا كان لديك الحد الأدنى من المعرفة ببرنامج MS Excel وبعض الوقت للدراسة بعناية، فيمكنك تخصيص المثال المعطى لـ نفسك وسوف تعمل.
مفهوم إعداد تقويم الدفع في MS Excel
المفهوم هو كما يلي:
1) نقوم بإنشاء مصنفات رئيسية على أوراق منفصلة من كتاب MS Excel (بنود التدفق النقدي والبيانات المالية؛ للحصول على مثال عملي، قد تحتاج أيضًا، على سبيل المثال، الأطراف المقابلة والمنظمات والحسابات المصرفية/مكاتب النقد)؛
2) قمنا بتعيين المراسلات بين مواد DDS والمنطقة الفيدرالية المركزية؛
3) إنشاء ورقة بميزانية التدفق النقدي (CFB)؛
4) قم بإنشاء ورقة تحتوي على سجل المدفوعات (ستكون هذه الورقة هي مكان العمل الرئيسي)؛
5) نقوم بإنشاء ورقة تحتوي على سجل للحدود المتزايدة (للطلبات من خارج الميزانية للنفقات النقدية)؛
6) قم بإنشاء ورقة تحتوي على جدول بيانات يجمع كل البيانات اللازمة لتقويم الدفع؛
7) قم بإنشاء جدول ملخص "تقويم الدفع" - وهذا في الواقع هو هدفك؛
8) بالنسبة لنظام كامل، لا يزال من الجيد إنشاء تقرير يوضح تنفيذ موازنة التدفق النقدي، فهو ليس ضروريًا، لكني أوصي به.
سأضيف أيضًا أنه يمكنك أيضًا تكوين تحميل أوامر الدفع إلى 1C، وتحميل حقيقة المدفوعات وأرصدة الحساب/النقد من 1C. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إعداد تبادل الدلائل مع 1C، وخاصة تلك الكبيرة مثل الأطراف المقابلة. العملية إبداعية - ولكن إذا كان لديك فائض من الوقت والموارد، فإن الشيء الرئيسي هو عدم الانجراف في عملية التلميع، لأن برنامج MS Excel لا يزال به الكثير من أوجه القصور، وقد يكون من الأفضل توجيه طاقتك الإبداعية في هذه الحالة لنقل تقويم الدفع إلى قاعدة بيانات عادية.
نقوم بإنشاء المصنفات
لكل مصنف نقوم بإنشاء ورقة منفصلة، في حالتنا هذه هي أوراق "مصنف المقاطعة الفيدرالية المركزية" و"مصنف مقالات DDS".
هناك فارق بسيط آخر في دليل مقالات DDS - في كثير من الحالات لا تكون هناك حاجة إلى الإصدار الكامل من المصنف؛ النسخة الكاملة تتفهم وجود المجموعات وعناصر الدخل. في بعض الأحيان تحتاج فقط إلى قائمة عناصر DDS للمدفوعات. لهذه الأغراض، قم بإنشاء ورقة إضافية "العناصر DDS_Payments" 
دع النسخة الكاملة من دليل مقالات DDS "مباشرة" على الورقة "مصنف مقالات DDS". بعد ملء عناصر الدفع، قم بإنشاء قائمة نطاقات مسماة (علامة التبويب "الصيغ" - "تعيين اسم"). 
يمكن تحديد القيم الموجودة في نطاق عناصر DDS_Payment باستخدام روابط من المصنف الكامل لمقالات DDS.
إحدى الخطوات المهمة هي ربط مقالات DDS بالمنطقة الفيدرالية المركزية. بالإضافة إلى أن هذه هي الخطوة الصحيحة من وجهة نظر منهجية إدارة المؤسسة من خلال الميزانيات، فإنها ستسهل أيضًا بشكل كبير إدخال بيانات الدفع وستقلل من عدد الأخطاء. من الناحية الفنية، يتم تنظيم هذه الفرصة بكل بساطة - يتم إنشاء جدول على ورقة منفصلة، وتتم تسمية أعمدتها بأسماء المدير المالي، ويتم إدخال مقالات DDS المقابلة للمدير المالي في الصفوف. 
بعد ذلك، بالطريقة الموضحة مسبقًا (عن طريق تعيين اسم للنطاق)، يتم إنشاء قائمة مسماة خاصة بها لكل عقد مقابل الفروقات.
بالإضافة إلى المصنفات المدرجة، من الضروري أيضًا إنشاء قائمة بفترات التخطيط، والتي ستكون بمثابة فاصل لفترات الميزانية. على وجه الخصوص، تعد هذه القائمة مفيدة عند إدخال ميزانية التدفق النقدي وزيادة الحدود وإضافة طلبات إنفاق الأموال.
إدارة الميزانية (الحدود).
من أجل التحكم في المدفوعات الحالية للامتثال للميزانية، ستحتاج إلى جدولين - "ميزانية DDS" و"زيادة الحدود". لنقم بإنشاء أوراق تحمل نفس الاسم ونضع هذه الجداول عليها.
لضمان عدم الحاجة إلى كتابة عقود الفروقات وفترات التخطيط في كل مرة، يمكنك إضافة وظيفة لتحديد القيم من القائمة. دعونا نعرض ذلك باستخدام مثال عمود "CFD" - قم بتسليط الضوء على نطاق كبير بشكل واضح من عقود الفروقات (على سبيل المثال التدريبي، 20 سطرًا كافية، للحصول على مثال عملي، تحتاج إلى توفير ما لا يقل عن عشرة آلاف صف). بعد تحديد النطاق في علامة التبويب "البيانات" في كتلة زر "العمل مع البيانات"، انقر فوق الزر "التحقق من صحة البيانات"، في مربع الحوار الذي يفتح، في حقل "نوع البيانات"، حدد "قائمة"، و في حقل "المصدر" أدخل = واسم القائمة المسماة، في مثالنا سيبدو كما يلي: = CFO. 
بعد هذه التلاعبات، سيتم ملء حقل المدير المالي باختيار من القائمة، وهو أمر مريح للغاية بلا شك.
يجب تكوين التحديد في عمود "فترة التخطيط" بنفس الطريقة.
ومع ذلك، مع مقالات DDS، كل شيء أكثر تعقيدًا بعض الشيء. الاختيار من قائمة كاملة أمر غير مناسب، وهنا سنحتاج إلى القدرة على اختيار القيم من قائمة ثانوية.
من خلال تحديد ليس اسم القائمة في الحقل المصدر، ولكن الوظيفة INDIRECT()، التي تُرجع قائمة بالاسم، سنكون قادرين على عرض المقالات التي تتعلق بهذه المنطقة الفيدرالية المركزية للاختيار فقط!
إذا كنت ترغب في التحكم في المدفوعات من أجل امتثالها للميزانية (الحد من المدفوعات)، فسوف تواجه حتما مهمة تعكس حقيقة زيادة الحدود. لهذه الأغراض، في ورقة "زيادة الحدود"، قم بإنشاء جدول يحتوي على حقول التسجيل (الرقم والتاريخ)، بالإضافة إلى الحقول ذات المعنى (CF، عنصر DDS، فترة التخطيط والمبلغ). بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إضافة مصطلحات مخصصة، مثل "سبب زيادة الحد". يتم إعداد اختيار المنطقة الفيدرالية المركزية وفترة التخطيط وعناصر DDS بنفس الطريقة التي اتبعناها عند تطوير جدول ميزانية DDS.
سجل الدفع
سجل الدفع عبارة عن جدول يتم فيه تسجيل الدفعات المخططة والمكتملة والملغاة. إذا كانت هناك حدود للدفع، فستتمكن من رؤية أرصدة ميزانيتك، بالإضافة إلى إعداد مرشح يوفر لك أداة الموافقة على الدفع لتاريخ محدد.
يجب عليك اتباع النهج الأكثر مسؤولية لتصميم (ملاءمة) هذا الجدول بالذات، لأن... عليك أن تعمل معها كل يوم. من أجل توضيح إمكانيات MS Excel قليلاً على الأقل من حيث سهولة استخدام الواجهة، يتضمن المثال ماكرو يساعد على تبسيط تحديد التواريخ، أدناه سيتم عرض وظيفة الماكرو أثناء العمل، لكنك يمكنك رؤية نص الكود نفسه في المثال، وستتناول المقالة بالتفصيل هذا الأمر غير المنطقي - خاصة أنه يمكن إدخال التواريخ يدويًا بسهولة. 
لتسجيل المعاملات، قم بإنشاء أعمدة "رقم الطلب" و"تاريخ الطلب" و"رقم الدفع" و"تاريخ الدفع الفعلي". من وجهة نظر الحد من المدفوعات (الميزانية)، فإن الأعمدة الرئيسية هي "CFA"، و"عنصر DDS"، و"فترة التخطيط"، وبالطبع "المبلغ". يجب حساب عمود "رصيد الميزانية إذا دفعنا" - أي. يتم حسابها تلقائيًا لإبلاغ المستخدم بالوضع الحالي للميزانية. يعد عمود "تاريخ الدفع المرغوب" ضروريًا لتسهيل الموافقة على المدفوعات (في نسخة العمل، يُنصح بإضافة عمود "الموعد النهائي للدفع" آخر). لتسجيل حقيقة الموافقة على الدفع، أضف العمودين "تمت الموافقة عليه" و"تاريخ الدفع المخطط له". من خلال تصفية الجدول حسب المعلمات "مدفوع" = FALSE، "موافق عليه" = TRUE، تحصل على جدول يمكنك من خلاله إنشاء تقويم الدفع عن طريق تغيير تاريخ الدفع المخطط. من خلال إضافة عامل التصفية "تاريخ الدفع المخطط" = التاريخ الحالي، سوف تتلقى قائمة المدفوعات لهذا اليوم. 
دعونا نناقش الجوانب الفنية. باستخدام وحدات الماكرو، كما هو مذكور أعلاه، يمكنك تبسيط إدخال التواريخ عن طريق تمكين تحديدها من التقويم عن طريق النقر المزدوج على الخلية.
قم بإعداد المدير المالي وفترات التخطيط عن طريق الاختيار من نطاقات تحمل نفس الاسم، وقم بإعداد اختيار عناصر DDS من القوائم الثانوية بنفس الطريقة الموضحة في القسم الخاص بـ BDDS. ربما تكون اللحظة الأكثر صعوبة هي حساب رصيد الميزانية بعد تقديم الطلب. للقيام بذلك، يجب عليك استخدام الدالة SUMIFS() الممتازة.
يجب أن تقوم الصيغة "بسحب" ميزانية DDS (الحد الرئيسي من ورقة "ميزانية DDS") باستخدام الرابط CFO-DDS-Item-Planningperiod، وإضافة حد إضافي إليها من ورقة "زيادة الحدود" وطرحها جميع المبالغ المعتمدة مسبقًا في جدول "سجل المدفوعات" وفقًا لبيانات فترة التخطيط CFO-Article DDS، بما في ذلك السطر الحالي. يمكنك قراءة كيفية استخدام هذه الصيغة بالضبط في تعليمات MS Excel - حيث يتم شرح كل شيء بوضوح تام.
جدول الدفع
يتضمن تقويم الدفع جدولاً للمقبوضات النقدية والمدفوعات والأرصدة حسب الفترة (عادةً أيام). في MS Excel، تعتبر أداة "الجدول المحوري" مثالية للتمثيل الرسومي لتقويم الدفع؛ فيما يلي مثال لما يجب أن نحصل عليه كـ "مخرجات".
ومع ذلك، لكي يتم إنشاء جدول محوري، يجب إعداد جدول يحتوي على البيانات. في حالتنا، لهذه الأغراض، سنحتاج إلى جدول بيانات رباعي الأبعاد مع المورد "Sum". القياسات هي كما يلي:
التاريخ - سيتم تجميع الأعمدة حسب هذا التاريخ
النوع - أربع قيم محتملة - الرصيد الأولي والدخل والمصروفات والرصيد النهائي.
المؤشر - بالنسبة لنوع "المصروفات"، يعد هذا عنصر DDS؛ وبالنسبة للأنواع الأخرى، يكرر المؤشر النوع نفسه (الرصيد الأولي، والدخل، والرصيد النهائي).
الطرف المقابل - سيتم عرض الأطراف المقابلة للنفقات المخططة هنا.
يفترض المثال المقترح أنه سيتم إدخال الرصيد الافتتاحي الأولي والإيصالات المخططة يدويًا بواسطة المستخدم (يتم تمييز الحقول باللون الأصفر). سيتم حساب الحقول المتبقية. قبل البدء في إنشاء الجدول، حدد الأفق الزمني لتخطيط التدفق النقدي من حيث الأيام التي ستعتمد عليها. اخترت 9 أيام تقويمية. يجب أن تكون الخطوط الأولى المقابلة لأفق التخطيط ثابتة. أقوم لكل يوم بإنشاء ثلاثة أسطر، بالرصيد الأولي والاستلام والرصيد النهائي، ثم نفس الأسطر للتاريخ التالي وهكذا حتى نهاية أفق التخطيط.
ضع الجزء المستهلك تحت الكتل الثابتة. ستتغير هذه البيانات ديناميكيًا اعتمادًا على ما قمت بإدخاله في جدول "سجل الدفع".
الآن قليلا عن الصيغ. يتم ملء السطرين الأولين المتعلقين بيوم التخطيط الأول يدويًا. هذا هو الرصيد الأولي والدخل المخطط. في إصدار العمل، يُنصح بتكوين الرصيد الوارد بحيث يتم حسابه بناءً على أرصدة نقدية حقيقية، مع مراعاة الأموال العابرة (سيفي الجدول الذي يتم تحميله بشكل دوري من نفس 1C). يحتوي حقل الاستلام على المبلغ المتوقع للأموال التي تتوقع وصولها في التاريخ الأول. من حيث الدخل، الأمر نفسه ينطبق على الخطوط الثابتة المتبقية - مسألة ما يجب إدراجه في الدخل المتوقع يتم تحديدها لكل مؤسسة على حدة. تتيح تفاصيل سلاسل البيع بالتجزئة إنشاء ملفات تعريف تقويمية للإيرادات المتوقعة؛ بالنسبة لمؤسسات التصميم، يتم إعداد جدول الإيرادات بشكل فردي لكل فعل/مرحلة، وما إلى ذلك.
يجب أن تحتوي جميع التواريخ المحددة لأفق التخطيط، بدءًا من الثاني، على صيغ لحساب الرصيد الأولي والنهائي. هنا سيتعين عليك أيضًا استخدام الدالة SUMIFS().
مبدأ صيغة حساب الرصيد النهائي بسيط - فنحن نأخذ الرصيد الأولي للتاريخ المحسوب (يساوي الرصيد النهائي لليوم السابق)، ونضيف الدخل المتوقع ونطرح جميع مبالغ النفقات التي تم تحديدها بواسطة SUMIFS () تعمل حسب التاريخ الحالي في الكتلة التي تحتوي على جزء النفقات.
كيفية استخدام تقويم الدفع المطور.
من خلال العمل مع سجل الدفع، يمكنك تحديد مواعيد الدفع المخطط لها. في جدول بيانات تقويم الدفع، أدخل الرصيد النقدي المخطط والإيصالات المتوقعة. بعد ذلك، انتقل إلى ورقة "الكمبيوتر الشخصي" وانقر على "تحديث" في جدول ملخص "تقويم الدفع". بعد ذلك، ستتلقى تقويم الدفع في شكل مرئي.
لنفترض أنك غير راضٍ عن الجدول الزمني الحالي، على سبيل المثال، تريد تجنب الفجوة النقدية في 16 أكتوبر - انتقل إلى جدول "سجل المدفوعات"، وقم بتغيير تاريخ الدفع المخطط للتطبيق (وهو 600 ألف روبل ) إلى، على سبيل المثال، 18 أكتوبر.
تقوم بتحديث الجدول المحوري بتقويم الدفع مرة أخرى ويحرك دفع 600 ألف روبل. بتاريخ 18.10 ويعيد حساب الأرصدة النقدية في البداية والنهاية! 
كل شيء بسيط وفعال!
يحتل التخطيط المالي مكانًا مهمًا في نظام الإدارة المالية للمنظمة. في عملية التخطيط، تقوم المؤسسة بتقييم حالة مواردها المالية، وتحديد الفرص المتاحة لزيادة الموارد المالية والمجالات التي يمكن استخدامها بشكل أكثر فعالية. وفي هذه الحالة، يتم اتخاذ قرارات الإدارة بناءً على تحليل المعلومات المالية.
إن خطة استلام وإنفاق الأموال، التي تم وضعها للعام المقبل، والمقسمة حسب الشهر (ميزانية التدفق النقدي)، توفر فقط أساسًا عامًا لإدارة التدفق النقدي للمؤسسة. قد تتميز التدفقات النقدية للمنظمة خلال شهر واحد بديناميكيات عالية وعدم استقرار. يمكن للإدارة المالية التشغيلية أن تساعد في القضاء على أوجه القصور هذه.
تعد الإدارة المالية في الظروف الحديثة عنصرًا ضروريًا لنجاح الأعمال. يجب أن تتمتع المؤسسة التي تتتبع ديناميكيات الدخل والنفقات والمؤشرات المالية الرئيسية الأخرى بدقة وسرعة بقاعدة معلومات كافية لاتخاذ القرارات الإدارية والمالية الصحيحة اللازمة لنمو الشركة.
الإدارة المالية التشغيلية هي مجموعة من التدابير التنظيمية والمنهجية والتكنولوجية التي تضمن إدارة العمليات المالية الحالية والموارد المالية للمنظمة على المدى القصير (عادة ما يصل إلى شهر واحد). وعلى النقيض من نظام إعداد الميزانية، تخطط الإدارة المالية التشغيلية للمدفوعات بشكل أكثر تفصيلاً (حسب الطرف المقابل والغرض من الدفع) وتستخدم تفاصيل أكبر في فترات التخطيط (حتى يوم واحد).
ملحوظة.الأداة الرئيسية للإدارة المالية التشغيلية للمؤسسة هي تقويم الدفع. تقويم الدفع هو مستند مالي مخطط يوفر إدارة يومية لاستلام وإنفاق أموال المؤسسة.
يتيح لك تقويم الدفع الذي تم تطويره في المؤسسة حل المهام الرئيسية التالية:
تقليل خيارات التنبؤ لخطة استلام وإنفاق الأموال (متفائلة، واقعية، متشائمة) إلى مهمة حقيقية واحدة لتوليد التدفقات النقدية للمؤسسة خلال شهر واحد؛
مزامنة التدفقات النقدية الإيجابية والسلبية إلى أقصى حد ممكن، وبالتالي زيادة كفاءة التدفق النقدي للمؤسسة؛
التأكد من أولوية مدفوعات الشركة بناءً على معيار تأثيرها على النتائج النهائية لأنشطتها المالية.
التأكد إلى أقصى حد من السيولة المطلقة اللازمة للتدفق النقدي للمؤسسة، أي ملاءتها خلال فترة قصيرة الأجل؛
إدراج إدارة التدفق النقدي في نظام المراقبة التشغيلية (وبالتالي المراقبة الحالية) للأنشطة المالية للمؤسسة.
عند تنفيذ تقويم الدفع، تتمتع المؤسسة بالمزايا التالية:
يصبح من الممكن التنبؤ بالوضع المالي للشركة؛
زيادة شفافية عمليات إدارة الدخل والنفقات في المنظمة؛
وتزداد مرونة وصلاحية القرارات عندما تتغير الظروف الاقتصادية لعمل الشركة؛
تحسين سياسة الائتمان الخاصة بالمنظمة؛
تزداد درجة الموثوقية ومستوى الثقة في الشركة من جانب الدائنين والمستثمرين والمؤسسة الأم.
الغرض الرئيسي من تقويم الدفع— تشكيل جدول التدفق النقدي للفترة القادمة (من عدة أيام عمل إلى شهر واحد) بطريقة تضمن سداد جميع المدفوعات اللازمة وتقليل النقد الزائد في الحسابات وتجنب الفجوات النقدية.
انه مهم.قد يختلف محتوى تقويم الدفع (اعتمادًا على تفاصيل العمل وتفضيلات الموظفين المهتمين)، ولكن يجب أن يتضمن دائمًا بيانات عن الإيصالات والتصرفات، بالإضافة إلى الأرصدة النقدية المخططة (عادةً ما تكون مقسمة حسب اليوم والمصدر). .
يعرض الجدول مثالاً لتقويم الدفع لمتجر قطع غيار السيارات. ولتسهيل الفهم، يتم تقديم تقويم الدفع لمدة خمسة أيام عمل، وليس للشهر بأكمله.
|
تقويم الدفع لمتجر قطع غيار السيارات للأسبوع القادم، فرك. |
||||||
|
فِهرِس |
الأسبوع، المجموع |
اليوم الأول |
اليوم الثاني |
اليوم الثالث |
اليوم الرابع |
اليوم الخامس |
|
الرصيد النقدي في بداية الفترة |
39 648,96 |
39 649,96 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
|
التدفق النقدي الإيجابي |
736 495,40 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
|
بما في ذلك الإيرادات من بيع قطع الغيار |
||||||
|
التدفق النقدي السلبي |
712 379,27 |
136 114,49 |
251 162,98 |
107 919,71 |
79 937,62 |
137 244,47 |
|
مشتمل: إيجار |
||||||
|
رسوم الدولة إلى المحكمة |
||||||
|
تسليم البضائع |
||||||
|
الأجر |
||||||
|
الكمبيوتر، المعدات المكتبية، البرمجيات |
||||||
|
تركيب التوقيع |
||||||
|
خدمة تسجيل النقد |
||||||
|
الدفع لموردي قطع الغيار |
||||||
|
المساهمات الاجتماعية |
||||||
|
تأمين |
||||||
|
خدمات البنك |
||||||
|
خدمات الاتصالات |
||||||
|
الاحتياجات الاقتصادية |
||||||
|
كهرباء |
||||||
|
صافي التدفق النقدي |
24 116,13 |
11 184,59 |
-103 863,90 |
39 379,37 |
67 361,46 |
10 054,61 |
|
الرصيد النقدي في نهاية الفترة |
63 765,09 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
63 766,09 |
ستساعد المعلومات المتعلقة بتوزيع النفقات بمرور الوقت على تحديد اللحظات الأكثر خطورة من وجهة نظر الفجوات النقدية واتخاذ التدابير لإعادة توزيع عبء المدفوعات (على سبيل المثال، توزيع دفع الأجور وتحويلات الضرائب إلى الميزانية إلى أسابيع مختلفة، استخدم القرض في الوقت المحدد، وما إلى ذلك). لذلك، في مثالنا، من المتوقع أن يحصل الأسبوع المقبل على تدفق نقدي إيجابي بمبلغ 736495.40 روبل، وسيكون التدفق النقدي السلبي لهذه الفترة 712379.27 روبل. (انظر الجدول). وبالتالي، فإن صافي التدفق النقدي سيكون مساوياً لـ 24,116.13 روبل روسي. (زيادة في الرصيد النقدي من 39648.96 روبل روسي إلى 63765.09 روبل روسي). ومع ذلك، إذا قمنا بتوزيع التدفقات النقدية الإيجابية والسلبية المخططة على أساس يومي (بناء على فواتير الدفع الصادرة، وشروط الدفع المنصوص عليها في العقود، وما إلى ذلك)، يتبين أنه في نهاية اليوم الثاني لدى المنظمة عجز نقدي في مبلغ 53.029.35 فرك. للقضاء عليه، تحتاج الشركة إلى تأجيل بعض المدفوعات المخططة (على سبيل المثال، دفع ثمن البضائع المشتراة من الموردين أو شراء المعدات المكتبية) إلى اليوم التالي. إذا لم يكن ذلك ممكنا، فأنت بحاجة إلى استخدام قرض مصرفي قصير الأجل في شكل السحب على المكشوف.
ملحوظة.إحدى ميزات تقويم الدفع هي التحديث المستمر. في حالة عدم كفاية الأموال لتلبية جميع الطلبات المستلمة، يتم استخدام قواعد ترتيب المدفوعات اعتمادًا على نوعها ومستوى الأولوية.
من الناحية العملية، غالبًا ما ينشأ موقف عندما يتم تنفيذ خطة الإنفاق النقدي بالكامل (استنادًا إلى الطلبات المقدمة)، ويتم تنفيذ خطة الاستلام النقدي جزئيًا (وبالتالي، فإن المبلغ الإجمالي لطلبات الدفع يتجاوز الاستلام الفعلي للأموال). لتجنب الفجوات النقدية، يُنصح بترتيب جميع المدفوعات وفقًا لمستوى أولويتها (أهميتها). يعد الدفع مقابل العناصر ذات الأولوية العليا أمرًا إلزاميًا، بالنسبة للعناصر ذات الأولوية الأقل، مع مراعاة شروط إضافية. على سبيل المثال، يتم تلبية طلبات سداد الديون للموردين الرئيسيين للمنتجات والضرائب في المقام الأول، في حين يتم تمويل نفقات احتياجات العمل غير العاجلة وتحديث المعدات المكتبية عند استيفاء خطة المبيعات بنسبة 90٪ على الأقل.
تسلسل تشكيل تقويم الدفع
قبل البدء في إعداد الطلبات ومعالجتها، من الضروري تنفيذ مجموعة كاملة من الأنشطة لتطوير وتنفيذ تقويم الدفع في المؤسسة.
المرحلة الأولى- توليد البيانات المخططة. يتم تنفيذ هذه العملية في إطار إعداد الميزانية (موازنة التدفق النقدي) وهي مرحلة تحضيرية إلزامية. واستنادًا إلى البيانات المخططة (السنوية، مع تفاصيل شهرية)، يتم تقديم تفاصيل متعمقة للمقبوضات والمدفوعات.
المرحلة الثانية— تحديد قائمة التحليلات (بنود ميزانية التدفق النقدي، الأطراف المقابلة، العقود)، والتي سيتم في سياقها تشكيل تقويم الدفع. سيؤدي هذا إلى إنشاء أداة لمراقبة المدفوعات والإيصالات القادمة.
بعد تحديد قائمة المحللين، يتم تشكيل آلية لتجميع وتنفيذ تقويم الدفع. يتم تخطيط المقبوضات والمدفوعات بناءً على الطلبات المقدمة من أقسام العملاء. بعد التحقق من الامتثال للحدود المقررة، يتم تضمين المدفوعات المعلنة في تقويم الدفع. يعد تقويم الدفع المتوازن مع مبالغ المقبوضات والمدفوعات هو الأساس لتجميع سجل المدفوعات وتحويله للتنفيذ.
في المرحلة النهائيةتنفيذ تقويم الدفع، وآلية إعداده وتنفيذه منصوص عليها في الوثائق التنظيمية، والتي تمت الموافقة عليها بأمر داخلي وتكون إلزامية التنفيذ من قبل جميع إدارات وموظفي الشركة. يجب أن تحتوي الوثيقة الداخلية التي تحدد قواعد عمل نظام الدفع الخاص بالشركة على معلومات حول إجراءات معالجة طلبات الدفع والمواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين عن التنسيق والموافقة وواجبات وصلاحيات الموظفين وتسلسل الإجراءات. في معظم الحالات، تصف اللوائح الإجراء التالي للعمل مع تقويم الدفع (انظر الشكل).
مخطط عملية تنفيذ تقويم الدفع
من الناحية المثالية، يجب أن يكون الحفاظ على تقويم الدفع في المؤسسة آليًا. سيؤدي ذلك إلى تحسين كفاءة تلقي المعلومات المالية والقضاء على التأثير السلبي للعامل البشري على إدارة الشؤون المالية الحالية.
تقويم الدفع هو أداة للتخطيط التشغيلي والإدارة والتحكم في التدفقات النقدية للمؤسسة، بالإضافة إلى كونه أداة توفر مراقبة فعالة لعملية التسويات مع العملاء والموردين. لحل هذه المشكلات، يتضمن نظام تقويم الدفع ثلاث وحدات وظيفية رئيسية: تخطيط المدفوعات (المدفوعات)، والتخطيط لاستلام الأموال، وإنشاء مستندات الدفع.
تتيح لك وظيفة تقويم الدفع دمج المعلومات حول احتياجات المنظمة وأقسامها من الأموال مع الأحجام المتوقعة للإيصالات من المشترين (العملاء) والمصادر الأخرى في مساحة معلومات واحدة تضمن شفافية البيانات وإمكانية التنبؤ بها، و كما يزيد بشكل كبير من كفاءة إدارة النقد في المؤسسة.
أحد أهم متطلبات أي نظام مالي هو نظام لإدارة مستويات وصول المستخدم، والذي سيضمن ليس فقط تقييدًا واضحًا للوصول إلى البيانات السرية، ولكن أيضًا الحفاظ على راحة العمل مع تلك الكتل الوظيفية التي يحتاجها الموظفون لأداء مهامهم. مهام. توفر وحدة إدارة حقوق الوصول إلى وظائف تقويم الدفع فرصًا كبيرة لإدارة الحقوق على مستوى كائنات حلول التطبيقات (الأدلة والمستندات والتقارير) وعلى مستوى المؤسسات ومراكز المسؤولية المالية.
يتم عرض النموذج الوظيفي العام لنظام تقويم الدفع في الرسم البياني التالي.
جدول الدفع
قائمة الكتل الوظيفية الرئيسية لنظام تقويم الدفع:
تعد إدارة المدفوعات والتحكم في إنفاق الأموال إحدى المهام الرئيسية للتخطيط المالي، والشرط الرئيسي لحلها هو توافر معلومات واضحة ومنظمة وحديثة عن جميع المدفوعات غير النقدية المخططة والمدفوعات النقدية، وكذلك المستويات الحالية والمتوقعة للعرض النقدي. لتعكس المدفوعات المخططة في تقويم الدفع الخاص بالمؤسسة، تم تصميم مستند "تقويم الدفع: خطة الإنفاق النقدي"، والذي يسمح لك بتسجيل المدفوعات المخططة من حيث أنواع الأموال (النقدية وغير النقدية) وأماكنها التنسيب (الحسابات الجارية، مكاتب النقد)، ومن حيث توجيهات وأغراض استخدامها (بنود التدفق النقدي، المستلمون، العقود).
يتم توفير الراحة والكفاءة في عملية تخطيط ومراقبة تنفيذ المدفوعات من خلال عدد من الأدوات المتخصصة المصممة لتخطيط المدفوعات المتعلقة بالتدفقات النقدية المختلفة: موردي السلع والخدمات، ومدفوعات الأجور، والضرائب، وما إلى ذلك.
تم تصميم هذه الوحدة للإصدار اليومي لأوامر الدفع للبنك، وتضمن الترتيب النهائي للمدفوعات المخططة، مع مراعاة الأولويات المحددة. يتم إنشاء أوامر الدفع باستخدام المستند تقويم الدفع: سجل الدفع، والذي يتم تنفيذ العمل به من خلال مساعد "إنشاء سجلات الدفع"، والذي يسمح، بناءً على خطط الدفع المضمنة في تقويم الدفع الخاص بالمؤسسة، لإنشاء أوامر الدفع والتحكم (التنفيذ).
يتم تصدير أوامر الدفع التي تم إنشاؤها تلقائيًا إلى برنامج 1C: Accounting 8 ويمكن بعد ذلك تحويلها إلى البنك باستخدام معالجة التبادل القياسية مع نظام البنك والعميل. يمكن الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول هذه الوحدة على الصفحة التي تصف الإجراء الخاص بإنشاء مستندات الدفع.
توفر كتلة تخطيط الإيصالات النقدية الفرصة لموظفي الإدارات المسؤولة عن مراقبة التسويات مع الموردين والعملاء لتخطيط استلام الأموال للمجالات الرئيسية لأنشطة المؤسسة ومراقبة الوفاء بمواعيد الدفع وجداول الدفع. توفر إمكانيات هذه الكتلة:
لتعكس مبالغ الإيصالات المخططة، يتم توفير مستند "تقويم الدفع: خطة الاستلام النقدي". يتم توفير راحة المستخدمين الذين يعملون مع هذه المجموعة في نظام "تقويم الدفع" من خلال واجهة خاصة - "مساعد تخطيط إيصالات النقد"، والتي تجمع بين جميع البيانات اللازمة لمراقبة المبالغ المخططة ولتخطيط المدفوعات المتوقعة الجديدة.
من أهم مهام أي نظام مالي هو ضمان أمن المعلومات. يوفر نظام إدارة مستويات وصول المستخدم المضمن في نظام تقويم الدفع فرصًا كبيرة لإدارة الحقوق على مستوى الكائنات (الأدلة والمستندات والتقارير) وعلى مستوى الوصول إلى البيانات في سياق المنظمات ومراكز المسؤولية المالية. يوفر الإصدار الحالي من النظام ثلاث مجموعات محددة مسبقًا من الحقوق:
اليوم، يعتمد حدوث الفجوات النقدية في الشركة إلى حد كبير على مدى دقة المدير المالي للشركة في إعداد تقويم الدفع. هناك العديد من الوصفات التي تم اختبارها بالممارسة. سنخبرك في المقالة عن أقسام تقويم الدفع الخاصة بالشركة التي من المهم توفيرها وتقديم نموذج لتقويم الدفع.
عنصر مهم للعامل تقويم الدفع- سجل المدفوعات المخططة. كقاعدة عامة، يتم تسليم هذه الوثيقة إلى المدير المالي أو المدير العام للتوقيع. علاوة على ذلك، من الناحية المثالية، لا يحتوي سجل الدفع على أعمدة قياسية مثل تاريخ طلب الدفع وأرقام الحساب والاتفاقية واسم الطرف المقابل والمبلغ الواجب دفعه فحسب، بل يحتوي أيضًا على عدد من الحقول الإضافية التي ستساعد رئيس الشركة. إدارة الخزانة (أو المدير المالي، إذا لم يتم تخصيص وظيفة الخزانة هذه) لإنشاء تقويم الدفع، أي:
يمكننا أن نقول ذلك بأمان إعداد تقويم الدفع، لن يعمل أي شيء موثوق به خلال الأسبوع المقبل إذا لم يكن لدى الشركة لوائح للدفع. سيكون هناك دائمًا رؤساء الأقسام الذين سيطالبون بالدفع الفوري لهذه الفاتورة أو تلك. وهذا على الرغم من حقيقة أنه في الممارسة العملية، نادرا ما تنشأ المواقف عندما يكون من المستحيل التنبؤ بالحاجة إلى مدفوعات معينة قبل أسبوع على الأقل. في أغلب الأحيان، يكون "الإلحاح" هو سبب نسيان وإهمال الموظفين الأفراد، وهو أمر غير مقبول فيما يتعلق بالمال اليوم. تحدد لوائح الدفع قواعد ملء الطلبات وإجراءات الموافقة وكذلك المواعيد النهائية التي يمكن تقديم الطلب خلالها والوقت الذي سيتم فيه تنفيذه. على سبيل المثال، تشكيل طلب من قبل بادئ الدفع وقبوله من قبل رئيس القسم - كل يوم اثنين قبل الساعة 16.00، وإصدار النقد حسب الطلبات المتفق عليها - الأربعاء، الخميس، الجمعة بعد الساعة 11.00؛ الدفع غير النقدي لطلبات الأولوية الأولى - كل يوم خميس حتى الساعة 14.00، إلخ.
ضوابط إجراء المدفوعاتتمت الموافقة عليه بأمر من المدير العام للمؤسسة ولفت انتباه جميع الموظفين. بالمناسبة، أهم شيء في لوائح الدفع هو إيلاء اهتمام خاص لكيفية معالجة الطلب في حالة انتهاك الموعد النهائي لتقديمه أو تجاوز الحد الأقصى لبند الميزانية. لن يحدد هذا مسار العمل في المواقف غير المتوقعة فحسب، بل سيحفز الأشخاص أيضًا على اتباع اللوائح بشكل أكثر صرامة. على سبيل المثال، إذا تم تجاوز الموعد النهائي لتقديم الطلب، وكانت اللوائح الخاصة بهذه الحالة تنص على التواصل مع المدير المالي أو المدير العام، بالنسبة للغالبية العظمى من الموظفين، يعد هذا حافزًا جديًا لمواصلة إبلاغ الخدمة المالية بأي مدفوعات مقدماً. يمكنك تحميل ضوابط الدفع في أسفل المقال.
ومن المفارقات أن أصعب شيء هو التخطيط لمبلغ الأموال الواردة يوميًا في تقويم الدفع. في أغلب الأحيان يتصرفون على النحو التالي. يتم تقسيم المقبوضات المخططة في موازنة التدفق النقدي على عدد أيام العمل في الشهر ويتم إدخال الرقم الناتج في جدول الدفعمثل التدفق النقدي الوارد ليوم واحد. في الواقع، لا يوجد حل آخر، خاصة إذا كنا نتحدث عن شركة تعمل مع عملاء التجزئة دون إبرام عقود أولية. ولكن يجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار عند التخطيط للمدفوعات. على سبيل المثال، لدى الشركة أرصدة حسابات في بداية اليوم بقيمة 150 ألف روبل، ومن المتوقع استلام 300 ألف روبل. وبناء على هذه البيانات، من المخطط دفع فواتير بمبلغ 450 ألف روبل. ونتيجة لذلك، اتضح أنه من أصل 300 ألف روبل المخطط لها، تم استلام 200 ألف روبل فقط بحلول نهاية اليوم المصرفي. ويجب إعادة تصميم تقويم الدفع بالكامل. علاوة على ذلك، تم التخطيط لأرصدة الحسابات الجارية لتكون صفرًا، ولدى الشركة اتفاقية مع البنك تتعهد بموجبها بالحفاظ على الحد الأدنى من الرصيد في الحساب - 10 آلاف روبل. أدناه قدمنا مثال على تقويم الدفع.
من الأفضل أن تحدد مسبقًا ما هي حصة الأموال المخطط استلامها والتي يمكن استخدامها لدفع فواتير معينة. في أغلب الأحيان، يتم ذلك بخبرة، بناءً على خبرة الشركة أو بناءً على تحليل تدفق الأموال. علاوة على ذلك، من الأفضل في لوائح الدفع تحديد حجم رصيد التأمين مقدمًا في نهاية كل يوم عمل، والذي سيتم أخذه في الاعتبار عند إعداد تقويم الدفع.
وبالإضافة إلى كل شيء، لن يكون من الخطأ تضمين بيانات تقويم الدفع حول الحدود الحالية غير المسحوبة للشركة في إطار خطوط الائتمان. على سبيل المثال، يمكن الإشارة إلى هذه المعلومات في نفس مكان الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بالأرصدة الواردة. في هذه الحالة، سيتم عرض المعلومات حول القدرات المالية للمؤسسة في تقويم الدفع على أكمل وجه قدر الإمكان، وسيكون المدير المالي قادرا على إدارة الموارد المتاحة بشكل أكثر فعالية.
اليوم، بالنسبة للعديد من الشركات، من المعتاد أن الأموال المتاحة لا تكفي لدفع ثمن جميع الطلبات المقبولة. عادةً ما يؤدي هذا إلى اجتماع مع جميع رؤساء الأقسام لمناقشة المدفوعات التي يمكن تأجيلها. يتم إنفاق الكثير من الوقت والجهد على مثل هذا الإجراء. يمكنك إدارة الأموال بسرعة أكبر إذا كان كل طلب يشير إلى أولوية الدفع والموعد النهائي للدفع بموجب العقد. وبوجود هذه البيانات، سيتمكن المدير المالي من اتخاذ قرارات بشكل مستقل بشأن تأجيل مدفوعات معينة إلى تاريخ لاحق. وكقاعدة عامة، يتم سداد الأجور المتأخرة للموازنة والبنوك أولاً. والأولوية الثانية هي الأطراف المقابلة الرئيسية، التي يهدد انقطاع العلاقات معها الشركة بوقف الإنتاج أو فرض عقوبات كبيرة. الأولوية الثالثة هي جميع المدفوعات الأخرى.
بالمناسبة، لتسهيل تتبع الطلبات غير المدفوعة، من الأفضل ليس فقط الإشارة إلى حقيقة التنفيذ (أو عدم تنفيذ الطلب)، ولكن أيضًا تقديمها في تقويم الدفع، بالإضافة إلى التقسيم الكلاسيكي للمدفوعات حسب عناصر التكلفة، وكذلك التحليلات حسب الأطراف المقابلة. أسهل طريقة هي إنشاء تقويم الدفع في Excel. إذا تم إنشاؤها تقويم الدفع في إكسيل، سيكون كافيًا إدخال عمود إضافي للإشارة إلى المستلم. ونتيجة لذلك، سيكون من الممكن بسرعة عرض قائمة المدينين الذين يحتاجون إلى الدفع في المستقبل القريب.
بمجرد تجميع تقويم الدفع، كل ما تبقى هو تحديثه. كقاعدة عامة، يتم ذلك في نهاية اليوم بناءً على مقتطف من نظام البنك والعميل. بدلاً من البيانات المخططة، يتم إدخال معلومات حول الدفعات التي تم إجراؤها بالفعل والإيصالات، والأهم من ذلك، الأرصدة في تقويم الدفع. إذا لزم الأمر، فمن الممكن توفير إمكانية التحليل اليومي لانحرافات القيم المخططة عن القيم الفعلية. ولكن، كقاعدة عامة، يتم تبرير مثل هذا التحليل بناء على نتائج الأسبوع.
هناك فارق بسيط آخر يستحق النظر فيه عند إعداد تقويم الدفع لمؤسسة ما، وهو وضع خطة موسعة للإيصالات والمدفوعات، مقسمة على أسابيع (وليس على أيام) للشهر المقبل. سيساعدك هذا على التنقل بشكل أفضل في الدفعات القادمة، خاصة إذا تم تأجيل بعضها بالفعل بسبب نقص الأموال.
لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء تقويم الدفع وكيفية العمل معه، شاهد الفيديو. تروي القصة إيلينا ميتروفانوفا، رئيسة مشاريع OFER في IBS. كما قدمت أيضًا نموذجًا لتقويم الدفع.
