Při organizování právnické osoby jakéhokoli typu se používají základy kancelářské práce. Je to poměrně náročný proces, kterého se účastní absolutně všichni zaměstnanci řídícího aparátu. Jedno oddělení se koneckonců zabývá vyplňováním a zpracováním dokumentace, druhé odpovídá za včasný pohyb těchto dokumentů prostřednictvím úřadů a pro třetí oddělení je tato informace vizuálním vodítkem při běžné práci.
Základy kancelářské práce mají legislativní základ a jako takovou základnu lze identifikovat jednotný státní systém kancelářské práce, který jasně odráží základní pravidla, doporučení a pokyny. Kromě toho je kontrolována celá cesta, kterou dokument jde od okamžiku jeho vytvoření po jeho odeslání do archivu. Pravděpodobně každý pracující člověk zná něco jako státní standard toho či onoho vzorku. Tyto standardy jsou ukázkovým příkladem hlavních ustanovení systému.
Samozřejmě, před vytvořením jednotného systému museli specialisté pečlivě pracovat, aby prostudovali nejdůležitější principy práce s papíry. Po dlouhou dobu byly studovány základy kancelářské práce s rozdělením ve fázi registrace, pohybem po divizích, aplikací, archivací do archivu. V důsledku zpracování obdržených informací bylo možné identifikovat obecné trendy odpovídající výrobní činnosti podniků jakékoli organizační a právní formy.
Základy kancelářské práce jsou zaměřeny na sjednocení systému vyplňování stejného typu dokumentů, aby byla zajištěna srovnatelnost údajů v rámci jedné země a dokonce i na mezinárodní úrovni. Standardizace a unifikace navíc šetří čas uživatelům hlášení, protože urychlují proces seznámení s dokumentem. Příkladem je formulář, tj. Dokument s předtištěnými podrobnostmi. Mohou být vyvíjeny a používány v rámci konkrétního podniku, v celostátním měřítku nebo v mezinárodní podobě. Kromě toho je třeba si uvědomit, že formulář není jen pohodlným pracovním dokumentem, který usnadňuje výrobní činnosti, ale také odráží pověst společnosti a míru její odpovědnosti. Před tím, než to dáte hmotě, měli byste pečlivě zkontrolovat gramotnost psaní každé rekvizity a správnost obecného designu.
Základy pracovního postupu naznačují potřebu registrace každého dokumentu procházejícího určitou oblastí během produkčních činností. Gramotnost specialisty spočívá v účelné distribuci všech dokumentů, jejich včasné registraci a také v racionálním seskupování informací podle vypracovaného schématu.
V současné době se koná mnoho seminářů, které odhalují hlavní techniky a tajemství této činnosti. Obzvláště populární jsou základy správy lidských zdrojů, protože oblast účetnictví zaměstnanců a uchazečů o pozici se vyznačuje velkým objemem dokumentů. V tomto ohledu provádějí specialisté rozsáhlou práci s cílem předpovědět počet volných pracovních míst pro nadcházející zvyšování kvalifikační úrovně zaměstnanců, certifikační akce a další věci. Kromě toho jsou všechny analytické práce týkající se zaměstnanců podniku také součástí správy personálních záznamů.
Zaměstnanci subdivize personálního účetnictví každoročně doplňují a objasňují již existující materiál. Zároveň je nutné sledovat soulad dokumentů s platnými právními předpisy. Specialisté jsou povinni včas zaslat zastaralou dokumentaci do archivu, kde bude uložena po stanovenou dobu, obvykle nejméně pět let. Mezi nejdůležitější úkoly tohoto oddělení patří příprava specializovaných dotazníků, které se používají, a příprava seznamu otázek, které pomohou během pohovoru.
Úspěch každého podniku spočívá v jeho kompetentní organizaci. Vedení i ostatní zaměstnanci potřebují vědět, co je kancelářská práce. Jaké jsou jeho vlastnosti a jaké dokumenty jsou považovány za důležité při činnosti organizace?
Co je kancelářská práce? Jakákoli společnost bez ohledu na formu vlastnictví může fungovat na základě různých cenných papírů. Jsou to rozkazy, dopisy, protokoly. Jsou označovány jako organizační a správní dokumenty. Kancelářská práce je práce na vytváření papírů, která se provádí podle obecně přijímaných standardů.
Podniky mají obvykle za tímto účelem v této oblasti speciální zaměstnance. V malých organizacích může mít každý zaměstnanec povinnosti sekretáře. Pokud rozluštíte podstatu pojmu (co je kancelářská práce), bude původ pojmu jasný. Jedná se o uchování oficiálních informací na konkrétním médiu.
V tomto procesu je vytvořen organizační a administrativní dokument, díky kterému jsou jasné další akce. Samotné slovo „kancelářská práce“ se objevilo už dávno, ale až od poloviny 20. století se stalo oficiálním.
K dispozici je základní papírování a papírování pro začátečníky. Díky nim se bude možné naučit organizovat právnické osoby všech typů. Jedná se o komplexní proces zahrnující všechny zaměstnance oddělení. Na jednom oddělení jsou dokumenty vyplňovány a zpracovávány a na druhém je sledován jejich pohyb.
Nyní existuje jednotný státní systém kancelářské práce, který specifikuje všechny standardy pro tuto oblast. Je důležité kontrolovat všechny fáze, kterými musí dokumenty projít. Používá se také státní norma, která nastiňuje pravidla pro provádění těchto prací.
K sjednocení vyplňování dokumentů jsou zapotřebí základy kancelářské práce a pracovního postupu pro začátečníky. To je nutné k zajištění srovnatelnosti informací v jedné zemi a v mezinárodní sféře. Díky standardizaci a unifikaci bude možné neztrácet spoustu času zprávám, protože je zjednodušen postup seznámení s referáty. Příkladem je formulář s náležitostmi. Jsou vyvinuty pro jednotlivou instituci, zemi nebo pro několik států. Formuláře svědčí o odpovědnosti firmy. Před hromadným tiskem je nutné zkontrolovat správnost zápisu dat.
Tok dokumentů zahrnuje povinnou registraci papírů, které jsou potřebné při produkčních činnostech. Gramotnost zaměstnance je spojena se správným rozdělováním dokumentů, jejich registrací a seskupováním. Nyní se konají různé semináře, kde se hovoří o technikách a tajemstvích této profese. Požadovanou oblastí je HR kancelářská práce, protože tato oblast zahrnuje práci s mnoha dokumenty.
V této oblasti jsou vyžadováni kompetentní odborníci. Kromě základního vzdělání musí pravidelně zvyšovat svou kvalifikaci, absolvovat certifikaci. Zaměstnanci také musí pracovat v analytické oblasti. Zaměstnanci vytvářejí osobní spisy zaměstnanců, doplňují a objasňují informace.
Jejich důležitou funkcí je kontrola souladu cenných papírů s právními normami. Specialisté musí včas zaslat zastaralé dokumenty do archivu, kde jsou uloženy po požadovanou dobu, obvykle nejméně 5 let. Mezi odpovědnosti patří vyplňování dotazníků používaných k zaměstnání, příprava otázek nezbytných pro organizaci pohovoru.
V každém podniku můžete slyšet slova jako „kancelářská práce“ a „pracovní postup“. Co to je? Této práci se věnují sekretářky, archiváři, zaměstnanci personálního oddělení. Nahrávání se nazývá fixace informací, výroba papírových a elektronických dokumentů.
Na něm se vyvíjí pracovní postup. Tento koncept se nazývá pohyb pokynu, dopis od jeho vytvoření po provedení. Dokumenty lze zaslat do archivu nebo zničit. V místě jejich vytvoření je pracovní tok externí a interní. Zdroj určuje cestu k příkazu, instrukci, písmenu.
Správa záznamů a správa dokumentů je založena na vlastních pravidlech. Musí být dodržovány, aby byly aktivity společnosti legální. Interní pracovní postup se provádí na základě následujících fází:
Pokud jde o fáze, externí pracovní postup je téměř stejný, ale mírně odlišný. Příspěvky jsou organizaci přenášeny zvenčí. Vydávají je nadřazené a podřízené společnosti, přidružené společnosti, úřady, soudy a občané. Musí být zaregistrováni, což potvrzuje jejich kontrolu. Následuje seznámení s nimi a provedení. V případě potřeby je vygenerována odpověď. Na konci je papír odeslán do archivu nebo zničen.
Existují i jiné typy toku dokumentů:
Pohyb příspěvků je zaznamenán ve zvláštních časopisech. Mohou být vydávány v různých formách, ale nejoblíbenější je nyní elektronická správa dokumentů.
Co je soudní řízení? Soudní případ předkládá odlišný seznam dokumentů a věcných důkazů. Díky správnému uložení a pohybu funguje donucovací systém v souladu se zákonem.
Vedení soudních záznamů ve srovnání s organizačními není dobrovolné. Vedou ho oprávněné osoby a jejich práce je pod dohledem. Má také fáze, včetně ničení papírů.
Mnoho zaměstnanců nezná základy papírování a pracovního postupu. Ale sekretářka má profesionální povinnosti. Tito pracovníci vykonávají hlavní činnost v oblasti dokumentační podpory vedení.
Z hlediska formy a práce je instituce:
Zásady oběhu dokumentů v instituci určuje forma sekretariátu. Tito zaměstnanci jsou odpovědní za papírování.
Základy kancelářské práce stanoví, že každý podnik musí mít normativní akt, který reguluje pohyb dokumentace. Vnitřní předpis podniku, založený na objednávce od vedení, se nazývá papírování.
Příspěvek má neurčitou platnost. Označuje původ dokumentu, uvádí pozice, jejichž podpisy jsou oficiální. Výuka zahrnuje návrhové vzorky, formuláře, formuláře.
Základy kancelářské práce a pracovního toku v podniku vám umožňují správně provádět tuto činnost. V malých firmách tuto práci obvykle provádějí zaměstnanci nebo manažer. Pokud taková povinnost není pro zaměstnance považována za přímou a není uvedena v pracovní smlouvě, musí být vydán příkaz k přidání těchto funkcí. Dokument musí popisovat povinnosti, odpovědnosti a náhradu škody.
Pokud v instituci pracuje alespoň jeden zaměstnanec, musíte si vytvořit pracovní dokumenty. Personální management se nazývá zajištění pohybu úředních listin souvisejících s činností lidí. Odpovědnosti nesou zaměstnanci personálního oddělení. Přijímají, zpracovávají a ukládají papíry.
Je jejich odpovědností zpracovávat osobní údaje, které jsou považovány za důvěrné. V pracovním toku personálu je důležité utajení a dodržování pravidel pro skladování papírů. Základy kancelářské práce vám umožní efektivně přizpůsobit práci lidí ve společnosti.
Ačkoli se digitální technologie nyní aktivně rozvíjejí, většina organizací prakticky nepoužívá optimalizaci pracovního toku. To zahrnuje použití papírové korespondence a pravidelných deníků. Důvodem je neochota inovovat a nedostatek peněz. Vedení však musí vzít v úvahu, že optimalizace s malou investicí vám umožní dosáhnout významného ekonomického efektu.
Takže teď znáte základy papírování. Doufáme, že tyto informace byly pro vás užitečné.
Při zahájení studia byste se měli nejprve seznámit se základními odbornými pojmy a definicemi, s nimiž se při práci s dokumenty neustále setkáváte.
Kancelářská práce je odvětví činnosti, které zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty.
Zpočátku se tento termín objevil v ústní řeči (pravděpodobně v 17. století) a znamenal proces řešení (výroby) případu: „podnikat“ - vyřešit problém. V průběhu rozhodování bylo nutné konsolidovat výsledek, například dosáhnout dohody. Za tímto účelem byly dokumenty vytvářeny od starověku, protože mluvené slovo je krátkodobé, může být zapomenuto, zkresleno během přenosu nebo není tak dobře pochopeno. Již v XVI století. slovo je použito byznys jako sbírka dokumentů vztahujících se k jakémukoli případu, vydání. Poprvé v tomto pojetí bylo slovo „podnikání“ zaznamenáno v dokumentech v roce 1584.
Moderní kancelářská práce zahrnuje:
Zajištění včasného a správného vytvoření dokumentů (dokumentace);
Organizace práce s dokumenty (příjem, převod, zpracování, účetnictví, registrace, kontrola, skladování, systemizace, příprava dokumentů k uložení, zničení).
Souběžně s pojmem „kancelářská práce“ v posledních desetiletích se jedná o pojem řídící dokumentace(SRNA). Jeho vzhled je spojen se zaváděním počítačových systémů do managementu a jejich organizační, softwarovou a informační podporou, která přibližuje terminologii používanou v počítačových programech a literatuře. V současné době jsou výrazy „kancelářská práce“ a „řídící dokumentace“ synonymní a používají se k označení stejné činnosti. Oba pojmy lze najít například v názvech dokumentů upravujících organizaci dokumentačních procesů: „Státní systém podpory dokumentace pro řízení“ a „Typické pokyny pro kancelářskou práci na ministerstvech a útvarech Ruské federace“.
Dokumentace je proces vytváření a formátování dokumentu. Státní norma definuje dokumentaci jako „zaznamenávání informací na různá média podle stanovených pravidel“.
Potřeba zaznamenávat informace se mezi lidmi objevila již ve starověku. „Dokumenty“ různých dob přežily dodnes a byly vytvořeny na hliněných tabulích, březové kůře, kamenných stélách atd. Způsoby aplikace informací byly také různé: kresba, grafika, psaní. V současné době v manažerské praxi používají hlavně dokumenty vytvořené jakýmkoli způsobem psaní - ručně, strojově, typograficky, počítačově, dále s využitím grafiky, kresby, fotografie, zvuku a videa a na speciálním materiálu (papír, film a fotografický film , magnetická páska, disk atd.). Vědecká disciplína se zabývá studiem vývoje metod dokumentace a nosičů informací - správa záznamů.
Organizace práce s dokumenty - to má zajistit pohyb dokumentů ve správě, jejich použití pro referenční účely a uložení. Termín je definován státní normou jako „organizace pracovního toku, ukládání a používání dokumentů při současné činnosti instituce“.
Tok dokumentů standardní hovory pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až do dokončení provedení nebo odeslání. Technologie pro práci s dokumenty zahrnuje:
Příjem a primární zpracování dokumentů;
Jejich předběžné zvážení a distribuce;
Registrace dokumentů;
Kontrola provádění dokumentů;
Informační a referenční práce;
Provádění dokumentů;
Posílám je;
Systematizace (formování případů) a aktuální ukládání dokumentů.
Pojďme odhalit některé z výše uvedených konceptů. Tak, Registrace prostředek záznam účetních údajů o dokumentu v předepsané formě, oprava skutečnosti jeho vytvoření, odeslání nebo přijetí, kontrola vyřízení dokumentů - soubor opatření zajišťujících jejich včasné provedení, vytvoření případu - seskupení provedených dokumentů do případ v souladu s nomenklaturou případů (systematizovaný seznam názvů případů zahájených v organizaci, s uvedením podmínek jejich uložení, vypracovaný předepsaným způsobem) a systematizace dokumentů v rámci případu.
Jakékoli rozhodnutí o správě je vždy založeno na informacích o zvažovaném problému nebo spravovaném objektu. Informace jsou totožné s pojmy: „data“, „informace“, „ukazatele“. Zákonem je zakotven následující výraz:
„Informace - informace o osobách, objektech, faktech, událostech, jevech a procesech bez ohledu na formu jejich prezentace.“
V každé oblasti lidské činnosti mají informace svá specifika, a proto se příslušně dělí na lékařské, vědecké, technické, technologické atd. Ve federálních úřadech a managementu, v institucích, organizacích a podnicích (bez ohledu na směr činnosti) a forma vlastnictví) informace o správě, které se používají pro účely správy objektu nebo struktur. Na informace o řízení je kladena řada požadavků: úplnost, účinnost, spolehlivost, přesnost, cílení a přístupnost pro lidské vnímání.
Dokumenty se používají v různých oblastech činnosti, oborech znalostí, sférách života a jsou předmětem výzkumu v mnoha vědních oborech. Proto je obsah pojmu „dokument“ nejednoznačný a závisí na odvětví a pro jaké účely se používá. Dokument je tedy pro právníky primárně způsobem dokazování nebo dokazování něčeho, pro historika - historický pramen, kybernetika - dokument - nositele informací a já, specialisty v oblasti managementu, to považuji za prostředek nápravy a přenos rozhodnutí managementu.
Federální zákon „O informacích, informatizaci a ochraně informací“ obsahuje následující definici pojmu „dokument“:
Dokument - tohle je informace zaznamenané na nosiči materiálu s podrobnostmi, které umožňují jeho identifikaci. Stejná definice je uvedena ve státním standardu pro pojmy a definice „Kancelářská práce a archivace“. Pro úplnější popis pojmu „dokument“ by měl být rovněž zveřejněn pojem „nezbytný“.
Každý dokument se skládá z řady základních prvků, které se nazývají podrobnosti (jméno, autor, adresát, text, datum, podpis atd.). GOST opravuje následující definici:
Podrobnosti o dokumentu - povinný designový prvek oficiální dokument?
Různé dokumenty se skládají z jiné sady podrobností. Počet podrobností je určen účelem vytvoření dokumentu, jeho účelem I, požadavky na obsah a formu tohoto dokumentu. U mnoha dokumentů je počet podrobností přísně omezen. U řady dokumentů stanoví počet a složení náležitostí legislativní a regulační akty. Ale v každém případě, jak vyplývá z definice, musí být informace zaznamenané na hmotném médiu formalizovány uvedením nezbytných podrobností. Teprve poté se stane dokumentem.
V dokumentové vědě je dokument považován za výsledek fixace (zobrazování) faktů, událostí, jevů objektivní reality a lidské duševní činnosti jakýmkoli vhodným způsobem na speciální materiál.
Dokumenty, které mají pevné (zobrazující) informace, tím zajišťují jejich uchování a hromadění, možnost předání jiné osobě, opakované použití, opakované a opakované včasné vracení. Ovlivňují různé oblasti lidské činnosti a dělí se na textová a grafická, tradiční (ručně psaná, psaná na stroji) a strojní média, vědecká, technická, osobní a oficiální atd.
Úřední dokumenty - tohle je dokumenty vytvořené právnickými nebo fyzickými osobami, vypracované a ověřené v souladu se zavedeným postupem. Mezi nimi je vytvořena speciální kategorie služba (manažerská) dokumenty, které jsou definovány státní normou jako oficiální dokumenty používané při běžné činnosti organizace.
Jako nositelé informací působí dokumenty jako nepostradatelný prvek vnitřní organizace jakékoli instituce, podniku, jakékoli firmy, zajišťující interakci jejich strukturálních částí a jednotlivých zaměstnanců. Jsou základem pro rozhodování managementu, slouží jako důkaz jejich implementace a zdroj pro zobecnění a analýzu, stejně jako materiál pro referenční a vyhledávací práci. V řídících činnostech dokument působí jednak jako předmět porodu, jednak jako výsledek porodu.
S nástupem psaní se objevily dokumenty. Dokumenty uchované na území našeho státu od starověku svědčí o dokumentaci různých aspektů života jednotlivců a státu.
Kronika, který vypráví o vztazích mezi staroruským státem (IX. - XII. stol.) a Byzancí, uvádí obsah dohod mezi nimi uzavřených. To naznačuje přítomnost diplomatické dokumentace. Diplomatické vztahy byly zaznamenány také v listinách. Diplom ověřil totožnost velvyslance, jeho oprávnění podepsat dohodu.
V XI století. vynikající písemné památky ruského práva: Ruská pravda, Yaroslavova pravda, Yaroslavichova pravda. Na začátku XII století. byly sloučeny do Stručná pravda.
Je důležité vědět, že velký význam přikládaný ochraně soukromého vlastnictví si vyžádal zaznamenat skutečnost, že jej vlastníte, různými dopisy. Charty také zaznamenávaly privilegia obchodníků, příjem církve, různé dohody, závěti.
V období feudální fragmentace (XIII. - XV. Století) byl v roce zaznamenán vývoj feudálních vztahů soukromé právo(záloha, listiny o prodeji pozemků a jiného majetku, otroctví, hypotéky, zaměstnanci, o půjčku peněz, movitý a nemovitý majetek, plné dopisy k prodeji do otroctví, dopisy o dovolené při odchodu do ϲʙᴏbody atd.) Vztahy mezi knížectví byla zakotvena ve smlouvách velkých a úslužných knížat. Vytvářejí se písemné památky práva - rozsudky... Nejvyšší autorita zaznamenala podřízené pokyny dovnitř směrnice... Soudní činnost byla doprovázena sestavováním soudních seznamů „právních dopisů, jiných než soudních dopisů“ z celého světa.
Budou přítomni úředníci - lidé, kteří vědí, jak pracovat s dokumenty.
Dokumenty vyprávěné na drahých materiálech - pergamen... Stojí za zmínku, že byl vyroben z kozí nebo telecí kůže a nejlepší odrůdy byly dodávány z hanzovních měst a Řecka. Stojí za to říci, že kvůli úspoře peněz byl text, který ztratil svou hodnotu a význam, odstraněn a list pergamenu byl použit znovu.
Toto je doba kumulace zkušeností v oblasti sepisování dokumentů, kdy se formovaly tradice v přípravě dokumentů, byly stanoveny způsoby jejich certifikace - podpisy, sponky, pečetě, vznikly fáze psaní dokumentu - koncept a bílá papír. Zároveň je nemožné hovořit o kancelářské práci jako o systému určitých pravidel v době existence staroruského státu a v době feudální fragmentace. to období kumulace tradic a zvyků při práci s úředními dokumenty.
Události [[říjen 1917 | říjen 1917]]. radikálně změnil systém státních institucí v Rusku. Nejvyšším orgánem státní moci byl Všeruský sjezd sovětů. Výkonným orgánem mezi kongresy byl Všeruský ústřední výkonný výbor (VTsIK). Nejvyšším řídícím orgánem byl Rada lidových komisařů (Sovnarkom). Sektorovými řídícími orgány byly lidové komisariáty (lidové komisariáty). Výbory (výkonné výbory)
První roky sovětské moci byly poznamenány hledáním pravidel pro organizaci kancelářské práce, která splňovala úkoly stanovené novou vládou.
Byly zveřejněny vyhlášky který upravoval postup legislativní činnosti (vyhláška SNK ze dne 30. října 1917 „O postupu schvalování a zveřejňování zákonů“, vyhláška SNK z 18. listopadu 1918 „O době vstupu v platnost legalizace a vládních nařízení“) Byl stanoven postup formalizace oficiálních sovětských dokumentů Usnesení Rady lidových komisařů ze dne 2. března 1918 „O formě státních institucí“; postup pro používání pečetí vyhláškami Všeruského ústředního výkonného výboru a Rady lidových komisařů ze dne 6. července 1922, sv. „O postupu při používání pečetí se státním znakem.“ Usnesení Rady dělnické a rolnické obrany z 8. prosince 1918 „O přesném a rychlém plnění příkazů ústřední vlády a odstraňování byrokracie“ mělo za cíl snížit tok dokumentů a nařídit nahradit korespondenci s telefonními jednáními, obchodními dokumenty - telefonními zprávami a zajištěním kontroly nad všemi administrativními dokumenty. Všechny sovětské instituce byly pověřeny povinností přesně a bezpochyby plnit rozhodnutí a příkazy ústřední vlády. Stejný cíl sledovala vyhláška „O zjednodušení kancelářské práce a korespondence v sovětských institucích“, kterou v prosinci 1918 připravila Konference o otázce zjednodušení kancelářské práce v sovětských institucích pod odborem právního poradce Státního lidového komisariátu Řízení.
1920-1930 let zvláštní období ve vývoji sovětské kancelářské práce, od called doby masového hnutí tzv vědecká organizace práce(NE) a vědecká organizace řídící práce(NOUT) Hnutí NOUT mělo významný dopad na formování a rozvoj kancelářské práce.
V rámci jeho hnutí byly otevřeny výzkumné ústavy: Taganrogské a kazanské ústavy vědecké organizace práce. Koordinací prací na NOT byla pověřena Rada pro vědeckou organizaci práce (Sovnot), zřízená v rámci kolegia Lidového komisariátu inspekce pracovníků a rolníků (NKRKI) v roce 1923.
Během tohoto období byly vytvořeny veřejné organizace zabývající se otázkami řízení: Klub administrativních pracovníků, Sdružení účetních pracovníků, Sdružení pracovníků managementu.
S výjimkou výše uvedeného se v rámci hnutí pro NOUT vytvářejí buňky (kanceláře, sektory atd.) NOUT v každé velké instituci a podniku.
Byly vydávány časopisy, na jejichž stránkách se uvažovalo o problémech řízení a práce s dokumenty: „Všimněte si, že techniky řízení“, „Otázky organizace a řízení“, „Systém a organizace“, „Čas“, „Organizace práce“. O problematice kancelářské práce je vydáváno mnoho literatury. Mezi nimi byl základní teoretický výzkum a manuály papírování pro studenty a odborníky z praxe.
Ve 20. letech 20. století byly vydány právní akty, v nichž se mimo jiné promítla problematika dokumentace: Ústava SSSR z roku 1924 objasnila druhy dokumentů vydávaných orgány státní moci a správy, postup jejich vydání. Dekrety Všeruského ústředního výkonného výboru SSSR zakládaly právo národních republik a regionů provádět kancelářskou práci ve státních orgánech v národních jazycích. Dokumenty zaslané mimo republiku musely být psány ve dvou jazycích: ruštině a národním jazyce, nebo pouze v ruštině.
Je důležité vědět, že vytvoření akciové společnosti pod NKRKI v roce 1925 mělo velký význam pro rozvoj sovětské kancelářské práce - Státní úřad pro organizační budování(Orgstroy)
Hlavní činností Orgstroya bylo racionalizace kancelářské práce.
Realizace výsledků vývoje, kterým se Orgstroy věnoval, vyžadovala jejich teoretické zdůvodnění, založené na seriózním vědeckém základě.
Taková instituce byla vytvořena v roce 1926 pod NKRKI Institute of Management Engineering(ITU)
ITU úzce spolupracovala s Orgstroyem. Metody a zkoušky, vědecky založené metody zlepšování kancelářské práce, vyvinuté ITU, aplikované v praxi Orgstroy, je zavedly do činnosti institucí: metoda přímého pozorování, dotazování (rozhovor), aktivace, fotografování, vlastní fotografie pracovní den, načasování. Všechny tyto metody se v současné době používají při studiu systému kancelářské práce, jeho analýze a vývoji návrhů racionalizace.
V 1928 Město ITU společně s Ústředním archivem RSFSR připravilo „Pravidla pro organizaci archivní části kancelářské práce ve státních, odborných a kooperativních institucích a podnicích RSFSR.“ Pravidla měla velký význam pro organizaci současného ukládání dokumentů při kancelářské práci a stanovila také postup pro jejich zničení.
V 1931 Město ITU vypracovalo návrh „Obecná pravidla pro dokumentaci a správu dokumentů“, z čehož vyplývá zavedení jednotných pravidel pro kancelářskou práci na úrovni celé Unie. Jednalo se o první pokus o vytvoření jednotného systému kancelářské práce, protože „Obecná pravidla ...“ se měla stát normativním základem pro vypracování pokynů pro kancelářskou práci pro každou sovětskou instituci a podnik. Avšak v důsledku likvidace ITU v dubnu 1932 nebyla pravidla dokončena a schválena. Po likvidaci ITU v SSSR neexistovalo jediné středisko pro vědecký rozvoj organizace kancelářské práce.
V historii kancelářské práce začalo dlouhé období resortní regulace práce s úředními dokumenty, každé oddělení v určitém čase rozhodovalo o otázkách organizace kancelářské práce svým způsobem.
Ústava z roku 1936 měla významný dopad na dokumentační procesy, poprvé v letech sovětské moci legislativně konsolidovala hierarchii řídících dokumentů a jasně definovala, jaké typy správních dokumentů má konkrétní orgán a řídící orgán, stejně jako instituce by měly vydávat organizace a podniky.
V 1943 Hlavní správa archivů SSSR učinila další pokus o vytvoření jednotné standardy při práci s úředními dokumenty... Návrh „Pokyny pro organizaci dokumentární části a ochranu dokumentárních materiálů při současné kancelářské práci institucí, organizací a podniků SSSR“ Zároveň nebyl dokument schválen podruhé.
Ve stejném roce první seznam typických dokumentů správy, který stanovil podmínky jejich skladování. Seznam se stal základem pro zkoumání hodnoty dokumentů jak v kancelářské práci, tak v archivu.
Nezapomeňte, že důležitým mezníkem pro rozvoj sovětské kancelářské práce bylo rozhodnutí vlády SSSR v roce 1959 o rozvoj jednotného státního systému kancelářské práce pro instituce a podniky v zemi založené na širokém využívání technických prostředků. Dekretem Rady ministrů SSSR ze dne 25. července 1963 „O opatřeních ke zlepšení archivnictví v SSSR“ byla hlavní organizace pro rozvoj jednotného státního systému správy záznamů (EGSD) jmenována hlavním archivem Ředitelství pod vládou SSSR (GAU SSSR). Byl vytvořen All-Union Scientific Research Institute of Documentation and Archive Affairs (VNIIDAD), jehož hlavním účelem byl rozvoj Unified State Statistics Service.
Je důležité si uvědomit, že současně začíná otázka personálního vzdělávání: na řadě středních škol od akademického roku 1962/63. d. bylo zahájeno školení studentů v oboru „Kancelářská práce“. V roce 1964 byl na Moskevském státním historickém a archivním institutu (MGIAI) otevřen první na Fakultě státní správy záznamů (FGD) SSSR, která školí odborníky s vyšším vzděláním, aby pracovali na podpoře správy dokumentů.
Od té doby VNIIDAD vyvíjí regulační a metodický rámec pro kancelářské práce, FGD (nyní Fakulta dokumentace Ruské státní univerzity pro humanitní obory) vyškolila odborníky na práci s dokumenty.
Upozorňujeme, že úzká spolupráce mezi společnostmi MGIAI a VNIIDAD měla významný vliv na rozvoj domácí kancelářské práce již v 70. a 80. letech. Byly zahájeny systematické, účelné studie teoretických a metodologických problémů dokumentace, které byly zakotveny v konkrétním aplikovaném vývoji národního charakteru.
Nezapomeňte, že nejdůležitější z nich se stal Jednotný státní systém kancelářské práce(EGSD), schválený Výborem pro vědu a technologii SSSR v září 1973.
Stojí za zmínku, že hlavními ustanoveními Unified State Statistics Service jsou if vědecky uspořádaný soubor pravidel, standardů, doporučení, která určovala a regulovala organizaci kancelářské práce v institucích, organizacích, podnicích SSSR. Jeho hlavním cílem je zlepšit organizaci kancelářské práce na jednom základě zavedením jednotných forem a metod práce s dokumenty.
Stojí za zmínku, že hlavní ustanovení EGSD stanovila pravidla pro dokumentování řídících činností (která se vztahovala pouze na organizační a administrativní dokumenty), obsahovala doporučení pro organizaci práce s dokumenty, určovala základy organizace práce zaměstnanců kanceláře a mechanizace kancelářských procesů. Poprvé v posledních desetiletích byl vytvořen komplexní systém kancelářské práce, který měl celostátní charakter, ale bohužel neobdržel oficiální status.
V 1988 Vedení SSSR Glavarkhiv schválilo jeho druhé vydání s názvem Unified State System for Document Management (EGSDOU). Je třeba říci, že ustanovení EGSDOU se rozšířila na všechny dokumentační systémy, včetně dokumentů vytvořených výpočetní technikou a mikrografií.
Druhým významným směrem zlepšování kancelářské práce bylo sjednocení a standardizace složení a pravidel pro zpracování řídící dokumentace, která se aktivně vyvíjí od 70. let.
První GOST pro organizační a administrativní dokumentaci (ORD) byly zavedeny v roce 1972 - GOST 6.38-72 „Systém organizační a administrativní dokumentace.
Je třeba poznamenat, že hlavní ustanovení "a GOST 6.39-72" Systém organizační a administrativní dokumentace. Ukázkový formulář ".
V souvislosti s vývojem Jednotného systému organizační a správní dokumentace (USORD) byly tyto GOST schváleny v novém vydání v roce 1978 a v roce 1990 revidovány a sloučeny do GOST 6.38-90 „Jednotný dokumentační systém“. Systém organizační a správní dokumentace. Požadavky na papírování ". Standardy pro ORD stanovily složení podrobností, pravidla pro jejich design a umístění, požadavky na formuláře, pro texty dokumentů a dokumenty vyrobené pomocí tiskových zařízení.
Samostatnou oblastí zlepšování práce s dokumenty se stalo sjednocení terminologie používané v kancelářské práci a archivaci. Interpretace termínů se stala jednoznačnou díky zavedení GOST 16487-70 „Kancelářská práce a archivnictví. Je třeba poznamenat, že termíny a definice “(revidováno v roce 1983 a 1998) Jednotná terminologie umožňuje jednoznačně vnímat normativně-metodologické dokumenty i speciální literaturu. Oficiální termíny se také používají při vývoji místních regulačních dokumentů v jakékoli organizaci.
Od 70. let 20. století byla do správy zavedena počítačová technologie a začíná vývoj nástrojů automatizované správy (ACS) pro řešení manažerských a produkčních problémů. Implementace automatizovaného kontrolního systému vyžadovala sjednocení dokumentů. V polovině 70. let byly schváleny první jednotné dokumentační systémy (SDS), které jsou komplexy vzájemně provázaných dokumentů vytvořených podle jednotných pravidel a požadavků, které obsahují informace potřebné pro řízení v konkrétní oblasti činnosti. Materiál publikovaný na webu http: //
Stojí za to říci - kompletní seznam USD je uveden v All-Union Classifier of Management Documentation (OKUD), publikovaném v roce 1983.
Jednotný systém organizační a správní dokumentace (USORD) byl zahrnut do USDA Je třeba poznamenat, že zahrnoval GOST 6.15.1-75 "Základní ustanovení", který stanovil účel a složení USORD, požadavky na formy a texty dokumentů, pravidla jejich schvalování a registrace; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, jakož i Album sjednocených forem dokumentů a Pokyny pro jejich použití.
Zvláštní význam systému liesy spočívá v jeho téměř univerzálním použití v institucích, organizacích a podnicích.
V 80. letech byla revidována regulační a metodická základna pro ukládání dokumentů v kancelářské práci a v archivech. V roce 1986 byla zveřejněna „Základní pravidla pro práci resortních archivů“, která obsahovala pravidla pro ukládání dokumentů, jejich formování do spisů, jejich zkoumání, účtování a doplňování archivu. V roce 1989 byl zveřejněn „Seznam standardních dokumentů vytvořených při činnosti státních výborů, ministerstev, resortů, institucí, organizací a podniků s uvedením doby skladování“, který byl také praktickým průvodcem pro každou službu správy kanceláře při organizaci skladování dokumentů.
V 80. letech byly vyvinuty časové standardy pro kancelářskou práci. Na základě stanovených vzorců mzdových nákladů bylo možné vypočítat kvantitativní složení zaměstnanců ve službě správy kanceláře.
Stojí za zmínku, že základem pro něj byly rozšířené časové standardy pro práci na kancelářské práci a Jednotné časové standardy (výstupy) pro strojopisné práce, vydané v roce 1988, vyvinuté Ústředním úřadem pro pracovní normy Státního výboru SSSR o pracovních a sociálních otázkách.
Rozvoj kancelářské práce v 70. a 80. letech byl základem pro organizaci kancelářské práce v Ruské federaci.
Tato třetí etapa v historii kancelářské práce se vyznačuje především významnými změnami v sociální a ekonomické sféře. Od 90. let 20. století začalo v Rusku aktivní zakládání nevládních organizací (akciové společnosti, společnosti s ručením omezeným, unitární podniky atd.), Ve většině těchto organizací byla kancelářská práce vytvořena znovu. Od počátku 90. let v Ruské federaci právní a regulační rámec se začal vyvíjet, který stanovil požadavky na oba dokumenty a práci s nimi.
Stručná historie kancelářské práce.
Moderní kancelářská práce: účel, funkce a principy.
Kancelářský pracovní systém
Kancelářské technologické koncepty
Pojem „administrativní práce“ se původně objevuje v ústním projevu (v 17. století) a vztahuje se na proces řešení (výroby) případu - „podnikání“ (řešení problému). Při řešení jakéhokoli problému se objevily dokumenty, které zajišťovaly dosažení dohody, přijaté rozhodnutí (protože ústní slovo je krátkodobé, může být zapomenuto, zkresleno během přenosu nebo není tak chápáno). Již v XVI století. slovo „případ“ se používá ve smyslu „kolekce dokumentů týkajících se jakéhokoli případu, vydání“. To bylo poprvé zaznamenáno v dokumentech v roce 1584.
V Rusku na začátku 17. století. se poprvé stalo Objednejte si kancelářskou práci. Podle objednávekv té době byly pojmenovány státní orgány. Dokumenty byly ve formě svitku, někdy desítky nebo dokonce stovky metrů dlouhé. Za Petra I. to bylo představeno vysokoškolská kancelářská práce , progresivnější ve srovnání s objednávkou. Vysoké školy byly nazývány ústředními institucemi odpovědnými za jednotlivá vládní odvětví. Kolegia byla vytvořena kancelář , existoval pozice tajemníka objevil se deníková forma registrace dokumentů... Na počátku 19. století. collegia byly nahrazeny ministerstva, kolegialita ve vedení byla nahrazena vedením jednoho muže... Vyvinula se výkonná kancelářská práce. Se objevily hlavičkové papíryúřední dokumenty, začalo zavedení mechanizace kancelářské práce.
Během let sovětské moci proces kancelářská práce byl upravenk centralizovanému řízenínárodní ekonomika... Byl nainstalován jednotný postup dokumentace implementováno standardní požadavky na formu a strukturu dokumentů bylo stanoveno standardní složení jejich informačních prvků... Bylo přijato pokus o implementaci Unified State System of Office Work (EGSD). Aby bylo možné používat výpočetní techniku v řadě průmyslových odvětví, existovalo zvládnuté systémy jednotné dokumentace vhodné pro tradiční metody zpracování dokumentů.
1.1. Moderní kancelářská práce: účel, funkce a principy
Moderní kancelářské práce definovaný normou jako "Obor činnosti zajišťující dokumentaci a organizaci práce s dokumenty", ty. celý proces od okamžiku, kdy se dokument objeví, dokud není zničen nebo přenesen do archivu.
Informační a dokumentační podpora managementu Jsem širší pojem, který z toho vyplývá kromě tradiční práce s dokumenty, informačními službami, tvorbou, údržbou a prací s databázemi.
V souladu s GOST R 51141-98 kancelářská práce (DOE) představuje obor činnosti, který zajišťuje „dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty". Tento koncept zahrnuje dvě úzce související a doplňkové oblasti:
Ø dokumentace;
Ø organizace práce s dokumenty
Proto kancelářská práce podniku zahrnuje dokumentující řídící činnosti podniku a (diagram 1)
Dokumentace řídících činností podniku – jedná se o soubor akcí prováděných podle určitých pravidel pro záznam a zpracování příslušných informací na hmotných médiích ve formě papírových nebo elektronických dokumentů.
Pod dokument je třeba chápat pevný (tj. zapsáno a správně naformátováno) „Na hmatatelném médiu informace s podrobnostmi – soubor obsahových a designových prvků, které zajišťují řádnou přípravu dokumentu s přihlédnutím k jeho funkčnímu účelu a jeho právní síle, což umožňuje jeho identifikaci “(GOST R 51141-98).
Zase správa podnikových dokumentů- tohle je soubor akcí prováděných podle určitých pravidel pro účtování, systematizaci, ukládání dokumentů a jejich pohyb(dodávka a příjem do skladovacích míst).
Dokumentace- tohle je spořádaný(tj. seskupené podle určitých pravidel) soubor dokumentů generovaných v průběhu podniku.
Jsou tu také "Neoficiální" definice kancelářské práce.
1.) Kancelářská práce- Jedná se o strukturální jednotku, jejíž kompetence zahrnuje obecnou organizaci dokumentování činností správy dokumentů v podniku.
2) Kancelářská práce- toto je pracovní oblast určená k provádění akcí týkajících se záznamu a zpracování informací na hmotných médiích, jakož i následného účtování, systematizace, ukládání a pohybu dokumentovaných informací (ve formě papírových nebo elektronických dokumentů). Ty. tohle je - jeden nebo více místností vhodně přizpůsobených k provádění uvedené akce a především pro účetnictví, systematizace, ukládání a pohyb dokumentů.
Schéma 1. Kancelářská práce jako směr řízení podniku
