Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:
то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.
ФАЙЛЫ
Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.
Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).
Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.
В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.
Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:
Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:
При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.
К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.
Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.
Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.
Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.
После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.
В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.
В.Ю. Галенко, главный бухгалтер ОАО «Трансэлектромонтаж», действительный член ИПБ Московского региона
Одна из основных статей расходов в транспортных предприятиях, компаниях, имеющих на балансе автотранспорт, строительные машины и механизмы, – это затраты на горюче-смазочные материалы, аккумуляторы, автомобильные шины, ремонт и дорогостоящие запасные части. А значит, грамотно организованный учет и контроль за движением таких материально-производственных запасов имеет огромное значение. Мы начинаем цикл статей, посвященных этому вопросу. Начнем с учета ГСМ.
Определение горюче-смазочных материалов содержится в единственном нормативном правовом акте – Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях (утв. Минсельхозом России 16.05.2005).
Согласно пункту 3 указанного документа, к ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Прежде всего, организация должна установить нормы расхода ГСМ. Несмотря на то что документа, нормирующего списание ГСМ в целях налогового учета, нет, проверяющие строго следят за порядком оформления первичных документов по эксплуатации автотранспорта и механизмов, а также за экономическим обоснованием расходов на горючее.
Автотранспортные предприятия, организации, занятые в системе управления и контроля, предприниматели и другие юридические лица, независимо от форм собственности, эксплуатирующие автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации, должны, а прочие организации могут воспользоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»» (далее – Методические рекомендации).
Кроме того, для определения норм расхода ГСМ можно использовать данные различных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, автоматизированных систем контроля за топливом в баках и т. п. (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Если в рекомендациях нет норм расхода топлива для конкретной марки автомобиля, руководитель организации может своим приказом установить нормы, разработанные по индивидуальным заявкам научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике, либо руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля или специальной техники (письмо Минфина России от 14.01.2009 г. № 03-03-06/1/15).
При использовании типовых норм Минтранса России (а равно и при разработке норм самостоятельно) следует учитывать поправки к нормам (п. 5 Методических рекомендаций). В Методических рекомендациях также приведены формулы расчета нормативных значений расхода топлив для различных типов автомобилей.
Документами, подтверждающими расходование ГСМ автомобильным транспортом и специальной техникой, являются путевые листы автомобилей, маршрутные листы специальной техники, путевые листы строительных машин, рапорты о работе специальной техники, системы контроля пробега и т. п. С 1 января 2013 года в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
По мнению арбитражных судов, составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности (то есть являющихся субъектами транспортной деятельности). Как следствие, другие организации могут признавать расходы на ГСМ, другие затраты, связанные с транспортом, на основании иных документов без заполнения путевых листов (постановления ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60, от 11.05.2007 № КА-А40/2612-07, Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 по делу № А75-4440/2011, Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 по делу № А74-3569/2009).
Контролирующие же органы считают, что наличие путевых листов обязательно для всех организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт (письма Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51, ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ и т. п.), в том числе и по автотранспорту, взятому в аренду (для обоснования расходов на аренду) (письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2, от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 и т. п.).
Исходя из этого можно сделать вывод, что организациям, не являющимся субъектами транспортной деятельности, для учета эксплуатации автомобильного транспорта, использования ГСМ необходимо оформлять первичный учетный документ, отвечающий требованиям части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, имеющий в реквизитах:
На усмотрение организации в этот документ могут быть добавлены некоторые специфические реквизиты, позволяющие идентифицировать хозяйственную операцию и подтвердить расходы (показания спидометра, данные о водителе и т. д.).
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10. приказа Минтранса России № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Для налогового учета (при заполнении всех первичных документов учета работы машин и механизмов) рекомендуется указывать также информацию о расходе ГСМ, даже если пробег техники по вышедшему из строя спидометру (одометру) установить невозможно. В таком случае фактический пробег автомобиля необходимо подтверждать другими документами или измерениями (письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459, ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 «О порядке признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на ГСМ»).
А вот полное (детальное) описание маршрута не обязательно (хотя и допустимо) (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу № А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 отказано в передаче дела № А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления)).
Каким реквизитам путевого листа уделить особое внимание? Подсказку можно найти в письме ФНС России от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров».
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)).
Единицей измерения топлива на предприятиях, как правило, является литр, однако поставщики могут выставлять отгрузочные документы и в тоннах (килограммах). Чтобы перевести единицы измерения из одной в другую, необходимо использовать справочные данные о плотности топлива, которая измеряется в кг/куб. м.
В организациях, эксплуатирующих автомобильный транспорт (специальную технику), целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов (например, из литров в килограммы). Основываться можно на данных, приведенных в письме ФНС России от 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «О порядке пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в весовые»:
Примерную форму акта перевода единиц измерения см. ниже.
«Согласовано»
Главный инженер ПАО «Альфа»
____________________ Петров П. П.
«___»_______________ 20__ г.
АКТ перевода единиц измерения
Комиссия, назначенная приказом директора ПАО «Альфа» от _____№ ______, на основании действующего в Обществе «Положения-справочника о соотношении единиц измерения при переводе из одних в другие», утвержденного приказом директора ПАО «Альфа» от _____№ ____ в составе:
Председателя комиссии – Начальника (инженера) ПТО,
Членов комиссии: инженера отдела материально-технического обеспечения,
Кладовщика (материально ответственного лица).
Составили настоящий акт в том, что материально-производственные запасы, поступившие от ООО «Поставщик» по счету-фактуре № 123 от 05.08.2015 (требование, накладная № 123 от 05.08.15)0 оприходованы на склад № __ (в подотчет материально ответственного лица) в следующем количестве:
|
Наименование |
Номенклатурные номера |
Количество и единицы измерения по счету-фактуре |
Цена за единицу по счету-фактуре, руб. |
Соответствующее количество в единицах измерения Общества в результате перевода по нормам |
Цена за единицу после перевода, руб. |
|
Бензин А-76 |
2,565 т |
3 513,699 л |
|||
|
Бензин А-92 |
0,785 т |
1 032,895 л |
|||
Комиссия произвела подсчет, взвешивание и перевод в другие единицы измерения в соответствии с нормами, утвержденными законодательством.
Председатель комиссии: __________ начальник (инженер) ПТО
Члены комиссии:
Инженер отдела материально-технического обеспечения
Кладовщик (материально ответственное лицо)
Для контроля за движением горюче-смазочных материалов в компании целесообразно определить приказом руководителя ответственных лиц за составление отчетов, сроки предоставления таких отчетов в бухгалтерию, состав комиссии, форму отчета, другие показатели.
При поступлении ГСМ в организацию материально ответственное лицо (кладовщик) осуществляет проверку поступивших ценностей по количеству, сортам, маркам на соответствие данным, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя. При этом обеспечивается полный слив горюче-смазочных материалов и их своевременное оприходование. Хранение горюче-смазочных материалов должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов.
Места хранения ГСМ должны быть оборудованы поверенными (откалиброванными) измерительными приборами, инструментом, средствами измерения, специальной оснасткой и т. п. Также они должны отвечать требованиям противопожарной безопасности.
Расходы на горюче-смазочные материалы могут быть учтены в налоговом учете. Порядок их учета зависит от вида деятельности организации: они учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Естественно, при условии соответствия таких расходов критериям статьи 252 НК РФ (письма Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).
В целях налогового учета рекомендуется (хотя и необязательно, как следует из писем Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12) опираться на утвержденные в организации нормы расхода ГСМ.
При превышении фактического расхода топлива над установленным нормативно налогоплательщику целесообразно назначить комиссию и оформить специальным актом замер фактического расхода топлива на 100 км пробега (на 1 машино-час работы) и после этого отразить расход ГСМ при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011). Если организация по каким-либо причинам не может предоставить экономическое обоснование превышения лимита расхода топлива, то расходы сверх лимита относить на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль рискованно.
Иные же эксплуатационные расходы (приобретение незамерзающей жидкости для стекол, оплата мойки, стоянок, парковки и другие затраты) не нормируются и признаются в расходах в полном размере при соблюдении условий экономической обоснованности и документального подтверждения.
Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме. За наличный расчет ГСМ приобретаются работниками организации, и расчеты ведутся с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала) и чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию).
Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 4 «Банковские карты».
Топливные карты содержат информацию об объеме приобретенного неиспользованного топлива на текущий момент и позволяют ее держателю заправить бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного договором.
Топливные карты, равно как и талоны на право получения топлива, учитываются, как правило, на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».
При получении топливных карт или талонов от поставщика необходимо оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России № 71а) или иной первичный документ, утвержденный в организации, в котором указать марку бензина, серию и номера полученных топливных карт, талонов, их номинал в литрах.
Ежемесячно поставщик топлива представляет товарную накладную формы № ТОРГ-12, счет-фактуру, отчет об операциях по топливным картам (или талонам).
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н), для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо».
Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться в оперативном (аналитическом) учете и местах хранения либо по фактической себестоимости их приобретения, либо по учетным ценам (в зависимости от установленного в учетной политике метода).
Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). На это указывает пункт 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов».
Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации.
Если же аналитический учет МПЗ ведется по учетным (плановым) ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а отклонения (разница между стоимостью ценностей, исчисленной по учетным ценам, и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Согласно пункту 80 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н), в качестве учетных цен могут быть использованы:
При учете ГСМ по учетным (плановым) ценам их покупная стоимость, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н).
Учетные (плановые) цены – это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонений от рыночных цен – и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.
В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:
Бухгалтерские записи при поступлении ГСМ будут следующие:
Дебет 10.3 Кредит 60, 71
– поступили ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
– отражен «входной» НДС со стоимости поступивших ГСМ.
Записью Дебет 10 Кредит 15 отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)).
Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.
Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15, и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.
Рассмотрим порядок отражения поступления горюче-смазочных материалов по учетным (плановым) ценам на примере (См. пример 1).
|
Пример 1 |
АО «Альфа» в соответствии с учетной политикой имеет утвержденную калькуляцию (плановые цены) на бензин А-92 в размере 30 руб. (без НДС) за 1 литр. В августе 2015 года компания приобрела 5 000 л по цене 31 руб. (без НДС) и использовала его для заправки автомобильного транспорта и специальной техники. Услуги по доставке материала составили 17 700 руб. (в том числе НДС 18%). В бухгалтерском учете организации в августе 2015 года необходимо сделать следующие записи: Дебет 15 Кредит 60 – 155 00 руб. – приняты к учету поступившие ГСМ на основании расчетных документов поставщика; Дебет 19 Кредит 60 – 27 900 руб. – учтен НДС от приобретения ГСМ; Дебет 15 Кредит 60 – 15 000 руб. – включены в фактическую стоимость ГСМ расходы по доставке; Дебет 19 Кредит 60 – 2 700 руб. – учтен НДС по услугам на доставку; Дебет 10 Кредит 15 – 150 000 руб. – приняты к учету ГСМ по учетным ценам (5 000 л х 30 руб.); Дебет 68.НДС Кредит 19 – 30 600 руб. – принят к вычету НДС по приобретенным ГСМ и услугам по доставке; Дебет 16 Кредит 15 – 20 000 руб. – отражено превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой (155 000 руб. + 15 000 руб. – 150 000 руб.); – 20 000 руб. – списано превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой. В обратной ситуации (когда имеет место превышение плановой стоимости над фактической) необходимо отразить это превышение обратной записью «сторно» в такой же корреспонденции счетов. |
|
Пример 2 |
Добавим в условие предыдущего примера информацию о том, что на начало отчетного периода остаток по счету 10.3 по учетным (плановым) ценам составлял 800 000 руб., а списано в отчетном периоде 1 200 000 руб. Поступило материально-производственных запасов на 1 700 000 руб. (без учета НДС 18%). Остаток отклонений по дебету счета 16 на начало отчетного периода составляет 26 000 руб. Определим долю стоимости горюче-смазочных материалов, отпущенных в производство в отчетном периоде (расчеты по НДС опущены): 1 200 000 руб.: (1 700 000 руб. + 800 000 руб.) х 100% = 48%. Дебет 15 Кредит 60 – 1 700 000 руб. – определена фактическая себестоимость МПЗ; Дебет 10 Кредит 15 – 1 500 000 руб. – оприходованы материалы по учетным (плановым) ценам; Дебет 16 Кредит 15-200 000 руб. – отражено отклонение в стоимости материально-производственных запасов, приобретенных в отчетном периоде; Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10 – 1 200 000 руб. – списаны материально-производственные запасы в отчетном периоде; Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 16 – 108 480 руб. – списано отклонение в отчетном периоде ((26 000 + 200 000) х 48%). Остаток материально-производственных запасов по учетным (плановым) ценам по счету 10 составит 1 700 000 руб. + 800 000 руб. – 1 200 000 руб. = 1 300 000 руб., а остаток по дебету счета 16 составит 26 000 руб. + 200 000 руб. – 108 480 руб. = 117 520 руб. |
Если в текущем периоде списан не весь объем закупленных горюче-смазочных материалов, необходимо сумму остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений за месяц разделить на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости и умножить его на 100.
Это значение необходимо использовать при списании отклонения учетной стоимости израсходованных материалов (п. 87 Методических указаний по учету МПЗ). Если величина отклонений не превышает 10% учетной стоимости материалов или если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости) не превышает 5%, сумма отклонений может сразу списываться на счета учета затрат (п. 88 Методических рекомендаций по учету МПЗ).
При списании ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:
По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного периода может применяться только один способ оценки.
Списание ГСМ производится в зависимости от особенностей организации учета либо:
Если ГСМ был продан, его списание производится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
В процессе хранения горюче-смазочных материалов на складе организации, особенно когда объем хранения ГСМ большой, могут возникать, вследствие физических процессов, например, таких как испарение, потери, которые признаются естественной убылью. Выявление и списание естественной убыли осуществляются на основании данных проведенной инвентаризации. Списание горюче-смазочных материалов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.
Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей». В соответствии с этим порядком приказом Минэнерго России от 13.08.2009 № 364 утверждены нормы естественной убыли нефтепродуктов при их хранении. Данные нормы зависят от вида горюче-смазочных материалов и от климатической группы.
Бухгалтерские записи по учету недостачи в пределах норм естественной убыли будут следующие:
Дебет 94 Кредит 10.3
– отражена недостача ГСМ;
Дебет 44, 20, 25, 26 Кредит 94
– списана недостача в пределах норм естественной убыли;
Дебет 73.2, 91.2 Кредит 94
– сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновных или финансовых результатов организации.
Справка
Классификация, категорийность автомобильных дорог и правила их использования установлены постановлением Правительства РФ от 28.09.2009 № 767 «О классификации автомобильных дорог в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 08.11.2007 № 257-ФЗ «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Субъектами транспортной деятельности в соответствии с приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации» являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, предназначенных для перевозок пассажиров и грузов.
Предприятия, имеющие автомобили в собственности или аренде, неизбежно несут расходы, связанные с эксплуатацией этих автомобилей, в том числе на топливо. На практике возникают вопросы по документальному оформлению приобретения и списания ГСМ, бухгалтерским проводкам и признанию расходов для целей налогообложения.
Налог на прибыль
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.
Для чего нужны нормы расхода ГСМ
Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.
Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:
— информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;
— результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;
Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)
Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.
Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.
По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.
Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.
О путевом листе
Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).
Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).
Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).
Документальное оформление
В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:
— накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);
— чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).
Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:
1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;
2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;
3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);
4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.
Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?
Да, можно.
Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.
Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.
Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?
При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:
Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;
Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.
Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.
По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:
Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;
Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).
На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:
Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).
По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:
Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).
В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Постановлением Госкомстата России от 28.
смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки); 3) специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Талоны выдаются водителям по «Ведомости выдачи талонов на нефтепродукты», и водители, заправляя автомобиль, расплачиваются талонами за полученное топливо, а бензин, полученный по талонам, водители указывают в путевых листах. Ежемесячно проводится сверка результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств и определяется количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Порядок списания топлива имеет некоторые особенности, которые важно учитывать как водителю, так и сотрудникам бухгалтерии. Так, списываются ГСМ каждый месяц, но для этой операции требуются основания в виде таких документов:
Бухгалтер составляет специальный акт списания, который и дает право выдавать горюче-смазочные материалы водителю компании.
Подробный образец акта списания просмотреть детально вы сможете здесь.
Этот пример поможет правильно составить форму.
Списывать ГСМ в произвольной форме и не оформлять это документально запрещено. Расчет списания бензина по путевым листам непосредственным образом влияет на баланс компании и налогообложение.
В случае списания ГСМ и компенсации расходов сотруднику предлагаем ознакомиться с нормами, образец таблицы ниже: Объем двигателя легкового автомобиля Норматив (руб/мес.)
По счету 10 дебет - это приход топлива, кредит - его списание. По вышеприведенной формуле следует произвести расчет израсходованного объема топлива (фактическая либо нормативная величина).
Полученное количество нужно умножить на стоимость единицы запаса. Сумма, получившаяся в итоге, списывается.
Для списания используется проводка: Дебет - 20, 23, 25, 26, 44 Кредит - 10-3.
Заполняем путевой лист для списания ГСМ
Независимо от того, какую форму путевого листа будет использовать компания, есть общие правила его оформления. На каждый автомобиль оформляется один путевой лист.
Все путевые листы в компании надо пронумеровать.
Путевой лист не обязательно заполнять каждый день.
В компании может быть установлен иной порядок. Ограничен только максимальный срок действия путевого листа – один месяц.
Какая ещё информация, помимо указанной, должны быть в документе?
1) маршрут поездки;
2) пробег автомобиля;
3) показания спидометра.
Бухгалтер на основе путевого листа подтвердит стоимость списанного топлива.
В учете операцию надо отразить проводкой:
Дебет 20 (23, 26…) Кредит 10-3 – списаны расходы на ГСМ.
Если автомобиль приходилось ремонтировать, есть документы, подтверждающие этот факт, то ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 3 разрешает принимать данные расходы к зачету.
Стоит рассмотреть еще одну ситуацию использования транспорта: аренду машины, принадлежащей сотруднику компании. В этом случае можно пользоваться всеми теми же правилами, что и для собственного транспорта компании с несколькими ограничениями: — должен быть официально заключен договор аренды машины; — в договоре аренды должен содержаться пункт, в соответствии с которым все расходы по ремонту, обслуживанию, обеспечению ГСМ ложатся на арендатора.
А НДФЛ дир еще и возместить может (за жилье — учебу- лечение зубов. в конце концов.) Тут одно НО: аренда возможна только если авто оформлено на дира, в крайнем случае — на супругу законную (по праву общего владения).
И простая письменная форма доверенности тут явно не прокатит — нужна нотариальная. ДОГОВОР АРЕНДЫ № 07/2013 АВТОТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА
Добрый день! Наша фирма (ООО) на ОСНО. Основной вид деятельности - оптовая торговля.
Периодически оказываем услуги по грузоперевозкам. Клиент присылает нам заявку на перевозку его груза покупателю.
Выставляем Счет на…. Договор аренды автомобиля между организацией и директором Генеральный директор организации использует личный легковой автомобиль в служебных целях ежедневно.
Пошаговая инструкция 1.
Отразить методику списания ГСМ в учетной политике Для начала ваша учетная политика должна, разумеется, содержать сведения о учете расходов на ГСМ. 2.
Установить порядок ведения путевых листов 3. Прописать расходы на топливо в учетной политике для целей налогообложения Так что отмечаем себе отразить в налоговой учетной политике сведения о том, по какой статье расходов будут учитываться затраты на топливо и исходя из каких норм вы собираетесь контролировать и обосновывать эти расходы.
Но не все так просто, как кажется. Нужны ли нормы Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль. Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм дл списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.
Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки. Путевой лист без медосмотра Что не так.
Отметка о медосмотре водителя - обязательный реквизит путевого листа.
Но если это единственный недостаток в документе, маловероятно, что налоговики снимут расходы только из-за этого. Путевой лист без техосмотра
Какие могут быть путевые листы у тракторов и комбаинов
обычные путевые листы комбайнеров и трактористов. А4 формата, большие такие.
топливо покупается оптом два раза в год, перед посевом и уборкой
ага, только учет топлива никто не отменял.
Вы должны его выдавать каждому комбайну перед сменой, затем по путевому листу смотреть (пере)расход.
сколько кругов по какому полю они накатали, бред какой-то
на самом деле не бред. Если у вас честные трактористы — это очень хорошо, но составление документов никто не отменял. Кстати, обычно ГСМ воруют нещадно, а при уборочной тем более.
придется налаживать учет.
Суммы там не малые и их хотят сейчас кинуть в доход.
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Путевой лист - первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля.
На основании этого документа можно определить расход бензина. Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.
Программа учета путевых листов предназначена для ввода и проверки путевых листов, расчета расхода ГСМ. Аналитический учет ведется в разрезе водителей, автомобилей (единиц техники) и видов топлива. Рассмотрим назначение основных пунктов меню задачи «Учет ГСМ и путевых листов»:
1.1. План счетов – общий справочник программы, содержащий счета бухгалтерского учета.
1.2. Работники предприятия – общий справочник сотрудников предприятия.
1.3. Склады (подразделения, материально-ответственные лица) – справочник из Складского учета. Используется при получении ГСМ со склада предприятия.
1.4. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов предприятия.
1.5. Автомобили (единицы техники) – справочник транспортных средств предприятия. Здесь указывается информация о марке, модели, государственный регистрационный номер, субсчет затрат на списание ГСМ, субсчет для списания ГСМ сверх норм, грузоподъёмность, тип транспортного средства, нормы расхода ГСМ по видам топлива.
1.6. Виды ГСМ – справочник видов ГСМ для ускорения ввода путевых листов.
1.7. Типы автомобилей – справочник типов транспортных средств.
1.8. Дополнительное оборудование — справочник оборудования, используемого на специальных автомобилях.
1.8. Реквизиты собственной организации – общие константы предприятия: ИНН, наименование и т.д.
1.9. Справочник норм расхода топлива согласно распоряжению № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.
1.10. Места отправления/назнаяения — справочник наименований мест с адресом для удобного заполнения задания в путевом листе.
1.11. Маршруты — справочник мартшрутов транспортных средств.
2.1. Ввод путевых листов – основной пункт программы для ввода первичных документов. Представляет собой электронный журнал выдачи путевых листов предприятия. Рекомендуется, чтобы бланки путевых листов заполнялись вручную непосредственно водителями в соответствии с приказом Министерства транспорта РФ от 18 сентября 2008 г. № 152 об утверждении обязательных реквизитов путевого листа и порядка их заполнения. Для ввода нового путевого листа нажмите кнопку «F5 Добавить», в открывшемся окне «Карточка путевого листа» укажите номер, дату путевого листа, водителя из справочника сотрудников предприятия нажав кнопку «Водитель», транспортное средство из справочника «Автомобили» нажав кнопку «Автомобиль», используемое топливо, остаток ГСМ и показания спидометра при возвращении. Остаток ГСМ и показания спидометра при выезде будут скопированы программой из последнего путевого листа по указанному автомобилю. Если топливо было заправлено на складе предприятия укажите это нажав кнопку «Получено со склада». В случае заправки топливом на АЗС нажмите кнопку «Куплено по чекам». Далее можно рассчитать расход ГСМ по путевому листу, для этого нажмите кнопку F9 Расчет расхода. Проверьте визуально списание ГСМ и нажмите кнопку «Сохранить».
В форме «Карточка путевого листа» есть полезная функция «Подогнать пробег», которая позволяет избежать ошибок при заполнении путевого листа.
Для расчета списания ГСМ по специальной технике (экскаваторы, бурильные установки и проч.) используется графа «количество часов работы». Графа в форме ввода путевого листа «количество тонн/км» используется для расчета списания ГСМ для грузовых автомобилей, автопоездов с прицепом или полуприцепом. А графа «количество рейсов» необходима для списания ГСМ по норме количества рейсов. При использовании указанных методов списания ГСМ обязательно укажите в справочнике Автомобилей в пункте «нормы расхода по видам топлива» необходимые нормы: норма по количеству рейсов, норму по тонн/км, летнюю и зимнюю нормы по отработанным часам.
2.2. Остатки ГСМ в разрезе водителей
– пункт меню программы для ввода начальных остатков в разрезе автомобилей, водителей и видов ГСМ.
2.3. Пересчет путевых листов
– пункт меню служит для пересчета списания ГСМ по путевым листам за указанный период. Используется при обнаружении ошибок.
2.4. Передача остатков ГСМ между водителями
– журнал передачи остатков ГСМ от водителя к водителю в разрезе автомобилей и видов ГСМ.
3.1. Оборотная ведомость в разрезе водителей по указанному виду ГСМ за указанный период.
3.2. Итоговый свод по счетам – отчет по указанному виду ГСМ за указанный период с итоговыми суммами остатков и оборотов, а также итогов в разрезе проводок на списание ГСМ.
Разное – сервисный пункт программы, содержащий пункты «Упаковка» и «Переиндексация»,»Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ», «Регистрация программы».
Пункты «Упаковка» и «Переиндексация» необязательны к применению, но их реккомендуем выполнить после сбоев в сети энергоснабжения.
Пункт Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ»
необходим для установки периода действия зимних норм расхода ГСМ
, субсчета 71 счета для расчетов с подотчетными лицами по ГСМ, субсчета 10 счета учета ГСМ, варианта аналитического учета ГСМ, а также других констант программы.
Вы можете воспользоваться нашим специальным предложением – бесплатный доступ ко всем пунктам меню и возможностям программы на 7 дней
. Для этого необходимо зарегистрировать модуль «Учет путевых листов и списание ГСМ» программы НМА, выбрав пункт меню «Регистрация программы», и прислать нам код для разработчиков.
Программа «Учет ГСМ» проста в освоении, сочетает в себе быстроту и удобство ввода данных.
Начать использовать программу можно прямо сейчас, не дожидаясь начала месяца или отчетного периода: Порядок внедрения программы путевые листы и списание ГСМ.
Минтрансом Письмо Минфина от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 . Если на автомобиле установлена электронная система контроля пробега, то путевые листы можно не использовать. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма N 3)
Имеются две цифры: количество залитого топлива и пробег в километрах на этом топливе.
Делим первую цифру на вторую и получаем расход топлива на 1 км. Полученная цифра и будет нормативом, который нужно применять для списания топлива для данного автомобиля. Такие замеры проводятся для всех используемых на предприятии видов транспорта.
Определяется норма расхода топлива на 1 км. В дальнейшем при необходимости списания ГСМ в расходы достаточно будет взять этот норматив и умножить на пробег автомобиля, полученную величину списать в расходы организации. Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях.
Если первичные документы составлены по унифицированной форме, их можно принять к учету. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта: 1) журнал учета путевых листов (форма № 8); 2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3); 3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др.
аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ. Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.
Бухгалтерский учет ГСМ Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости.
В налоговом учете отражать списание бензина следует в счете под номером 10.
А если говорить об аналитическом учете, то он зависит от того, где располагаются ГСМ:
Порядок списания топлива имеет некоторые особенности, которые важно учитывать как водителю, так и сотрудникам бухгалтерии.
Так, списываются ГСМ каждый месяц, но для этой операции требуются основания в виде таких документов:
Бухгалтер составляет специальный акт списания, который и дает право выдавать горюче-смазочные материалы водителю компании. Подробный образец акта списания просмотреть детально вы сможете здесь. Этот пример поможет правильно составить форму.
В этом документе надо обязательно указать:
Списывать ГСМ в произвольной форме и не оформлять это документально запрещено.
Расчет списания бензина по путевым листам непосредственным образом влияет на баланс компании и налогообложение.
Любая компания, даже не специализирующаяся на транспортных перевозках, но имеющая свой автопарк или хотя бы один автомобиль, должна знать порядок и правила списания ГСМ, чтобы грамотно оформить эту процедуру и вести расчет.
Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) - 128 километров.
В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.
Таким образом, НРм = 30,2 - 21 = 634,27 литра. В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца.
путевой лист легкового такси (форма № 4); 5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п); 6) путевой лист автобуса (форма № 6); 7) путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.)); Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин. Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Для того чтобы затраты на ГСМ можно было признать в налоговых расходах, недостаточно одного факта приобретения топлива. Как показывает практика, налоговые органы требуют наличия путевых листов.
Насколько правомерен такой подход контролирующих органов? Давайте разбираться. По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходы признаются, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ)
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.
Привет! Вопрос вот в чем. У нас крупная нифига не транспортная контора.
У нас на балансе есть два трактора Т-25 для внутрицеховых нужд. В город не ходят, за территорию предприятия не выезжают. Могу ли я списывать ДТ по ежемесячному акту с указанием фактически отработанных моточасов и расчетом нормы расхода?
Или поставим вопрос по другому — как мне обосновать отсутствие на предприятии путевых листов на эту цеховую технику.
MagnumAE, есть два варианта: 1.
Недавно Госстат отменил приказ, которым утверждена типовая форма Путевого листа служебного легкового автомобиля (приказ № 95 .
вступил в силу 16.04.2013 г.). А каким документом в бухгалтерском и налоговом учете подтверждать расходы на ГСМ?
Расходы на горюче-смазочные материалы чаще всего составляют весомую долю в общехозяйственных или коммерческих расходах организации.
Их учет является одним из наиболее сложных участков бухгалтерского учета.
В предложенном материале автор подробно на примерах рассмотрел чаще всего возникающие вопросы по учету топлива в организациях, описал правила учета горюче-смазочных материалов, первичные учетные документы, подтверждающие приход и расход ГСМ.
Документ списание ГСМ предназначен для формирования движений по списанию ГСМ в бухгалтерском учете.
Механизм действия документа следующий на основании заданных параметров, документ заполняет таблицу путевых листов, по которым необходимо произвести списание топлива.
Затем нажатием на кнопку «Сформировать накладную», формируется документ «Требование накладная» типовой конфигурации.
Реквизиты Дата начала — начальная дата периода списания.
Представим себе ситуацию, в которой между организацией и работником заключен договор об использовании личного автомобиля для нужд организации.
Автомобиль используется только в пределах Республики Беларусь.
В связи с этим возникает вопрос: имеет ли организация право не оформлять на указанный автомобиль путевые листы? И в каком порядке следует производить учет ГСМ по указанному автомобилю?
Добрый день, помогите, пожалуйста разобраться: В частном предприятии (УСН с бухучётом) есть служебный автомобиль. Директор принял решение путевые листы не вести, в связи с тем, что требования Закона от 14.08.2007 № 278-З
« Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»
в части обязательного оформления работы автотранспорта путевым листом не распространяются на внутриреспубликанские автомобильные перевозки для собственных нужд (статья 2 Закона).
При надлежащем оформлении они могут быть отнесены на расходные статьи компании, тем самым уменьшая налогооблагаемую основу при расчете налога по прибыль.
Именно это является важной причиной для того, чтобы учету и списанию горюче-смазочных материалов на любом предприятии уделялось самое пристальное внимание. Успешность любого бизнеса. как известно, обеспечивается за счет того, что ни один из аспектов деятельности организации не должен оставаться без внимания.
Когда встает вопрос о том, как вести учет ГСМ в 2018 году, как списать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли, нужно разобраться, на какие нормы ориентироваться. Разберемся, как списать ГСМ по путевым листам, по факту, а не по нормам, без путевого листа, по топливным картам, а также покажем правильные проводки и документы.
Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля? Ответы на эти и другие злободневные вопросы вы найдете в статье.
Начнем с новации. Методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для ряда марок автомобилей, выпущенных с 2008 года, в очередной раз обновлены (распоряжение Минтранса от 06.04.2018 № НА-51-р). Примечательно, что документ действует с 4 апреля, однако в правовых базах появился совсем недавно. С «рекомендательными» документами такое случается.
Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.
Первый способ – позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.
Второй способ – создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина , например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.
Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры, что называется, на все случаи жизни: отдельно – для груженого и порожнего авто, отдельно – для летних и зимних поездок, отдельно – для простоя со включенным двигателем и т. д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.
Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.
Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете , и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.
Обратите внимание
Налогоплательщик вправе учесть расходы на бензин для служебного транспорта в объеме фактических затрат. Конечно, при условии, если расходы экономически оправданы и документально подтверждены (то есть при наличии путевых листов, чеков, квитанций).
Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой – это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу. Более распространен другой метод, суть которого заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также узнать по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.
Существуют и другие способы – например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.
Кстати, сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название – системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.
Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива – на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.
Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам и на основании этих документов спишет ГСМ. Минфин России против такого метода не возражает (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления. Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:
При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки. При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.
Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д. Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др.
Внимание
В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г.
Инфо
Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10-15 процентов. На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом).
Важно
Специальный акт для списания бензина Списание ГСМ - это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец - на этой странице выше).
Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы. Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия.
Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ. О путевом листе Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.
Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: — наименование и номер путевого листа; — сведения о сроке действия путевого листа; — сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; — сведения о транспортном средстве; — сведения о водителе. В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Документальное оформление В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании: — накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60); — чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).
ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.
Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.
Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.
Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива.
Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».
В статье вы найдете идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.
Акт контрольного заезда Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы.
Какие это будут размеры - дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально. Самый безопасный вариант - ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет.
По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ.
Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами. Для чего нужны нормы расхода ГСМ Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.
Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя).
Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения. Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).
